BIJLAGE 2 Defonderzoeksrapport 16032021.pdf

• Geld – Financiële overzichten in het projectdossier voor de uitvoeringsfase zijn opgenomen in het dossier (periode 2017 tot en met 2018). • Organisatie: inrichting projectteam, samenstelling vastgelegd. Een memo gericht aan de stuurgroep om de rollen, taken, bevoegdheden en mandatering opnieuw vast te stellen, is opgenomen in het projectdossier. Er is geen besluit of een vaststelling van deze memo 24 van 39

Onderzoeksrapport proces Vernieuwbouw gemeentehuis Maasgouw

• •

aangetroffen. De afstemming met het projectteam is aanwezig inclusief de notulen. Een actorenanalyse is aanwezig. Uit de aangetroffen notulen en memo’s blijkt dat zowel de interneals externe stakeholders in kaart zijn gebracht en geregeld bij het project betrokken. De uitwerking van de beheersfactoren communicatie en informatie en tijd zijn aanwezig in het projectdossier. Beheersfactor Kwaliteit – het werk is volgens het bestek en PvE uitgevoerd. Daar waar er afwijkingen waren in de scope die niet binnen het mandaat van de projectleider vielen, is dit voorgelegd aan de stuurgroep.

Voor de uitvoeringsfase is een projectplan met de beheersfactoren opgesteld en zijn in het dossier ook verslagen van het periodieke projectteam, bouwteam en stuurgroep opgenomen. In de uitvoeringsfase zijn nog verschillende kleinere aanbestedingen gedaan die volgens de aanbestedingsregels zijn uitgevoerd. 2.7 Beheerfase (juni 2018 – december 2018) Het projectresultaat is opgeleverd. Het gebouw wordt overgedragen in beheer aan de gebruikers. We evalueren het project en benoemen leerpunten voor toekomstige projecten. Tenslotte vindt decharge van het projectteam plaats. Onze bevindingen over deze fase zijn: • •

•

•

De oplevering van het project was op 24-6-2018 en vanaf die datum is de garantieperiode van 1 jaar en de onderhoudsperiode ingegaan. De gemeente is op 27-7-2018 verhuisd. Op 1-11-2018 heeft een afsluitende projectgroep bijeenkomst plaatsgevonden en zijn de openstaande fysieke projectzaken overgedragen aan de staande organisatie. Op 8-12-2018 heeft de laatste stuurgroep plaatsgevonden en is decharge verleend aan de projectleider en de projectmanager. De decharge is in de bijlage opgenomen van het agendapunt: de vaststelling van de jaarstukken 2018 bij de raadsvergadering d.d.2-7-2019. In het handboek projectmatig werken is opgenomen dat het project bestuurlijk wordt afgerond met een eindrapportage. Deze evaluatie is onderdeel van de reguliere projectenrapportage en kijkt terug op het verloop van het project. Deze evaluatie is opgesteld en ingebracht in de raadsvergadering d.d. 2-7-2019. Beheersfactoren Geld en Tijd – Formele eindverantwoording over het projectbudget (plan versus Realisatie) ontbreekt. Evaluatie en analyse van de werkelijk bestede middelen (geld, arbeidsuren, doorlooptijd) afgezet tegen de raming ontbreekt. Specifieke aandachtspunten (risicoanalyse) die extra beoordeeld hadden moeten worden, ontbreken.

In de beheerfase is nazorg, financiële afronding en evaluatie van het project gedaan. Het evaluatierapport is opgesteld volgens de template in het handboek projectmatig werken. In het evaluatierapport is gelijk aan onze bevindingen geconstateerd dat te laat een projectadministratie is opgezet met een verplichtingenadministratie, waardoor een goede financiële budgetbewaking op budgetten, opdrachten en uitgaven ontbrak.

25 van 39

Onderzoeksrapport proces Vernieuwbouw gemeentehuis Maasgouw

Hoofdstuk 3 Toetsing onderzoeksvragen Dit hoofdstuk bevat de resultaten van de toetsing aan de onderzoeksnormen. De bevindingen van de toetsing aan de hand van de opgestelde onderzoeksvragen zijn weergegeven in tabel 5. Groen voldoet geheel aan de norm, Oranje voldoet gedeeltelijk aan de norm en Rood voldoet geheel niet aan de norm. A

Plan en besluitvorming

1

Hoe is het raadsbesluit ter zake van het project tot stand gekomen? Is dit tijdig gebeurd?

2

Hoe is de projectopdracht tot stand gekomen? Is dit tijdig gebeurd?

B

Sturing

3

Welke inhoudelijke en financiële kaders zijn gesteld over de vernieuwbouw en hoe zijn deze

Toetsing

onderbouwd? 4

Hoe zijn de gestelde kaders opgenomen en verwerkt in het aanbestedingsdocument (aanbestedingsstrategie, PvE en bestek) voor de vernieuwbouw van het gemeentehuis?

5

Hoe heeft de sturing in het project vorm gekregen en was dit adequaat voor dit project? Is er aangestuurd volgens de richtlijnen uit het handboek “Projectmatig Werken”?

C

Beheersing

6

Hoe is het aanbestedingstraject doorlopen en wat was het resultaat?

7

Op welke wijze is het bouwprojectmanagement vormgegeven?

8

Hoe was de bestuurlijke en organisatorische borging en risicoanalyse van het project georganiseerd?

9

Hoe heeft de (vertrouwelijke) besluitvorming in het project vorm gekregen en was dit adequaat voor dit project?

10

Is dit project beheerst volgens de richtlijnen uit het handboek “Projectmatig Werken”?

D

Verantwoording

11

Hoe heeft de verantwoording in het project vorm gekregen en was dit adequaat voor dit project?

12

Op welke momenten in het project is de gemeenteraad geïnformeerd en in hoeverre heeft de gemeenteraad actief bijgestuurd en kunnen bijsturen op het project?

E

Toezicht

13

In hoeverre is het project “Vernieuwbouw Gemeentehuis” binnen de gestelde kaders gebleven (financieel, kwaliteit en duur) (doelmatigheid)?

14

Heeft het project “Vernieuwbouw Gemeentehuis” qua effecten opgeleverd wat daarmee werd beoogd

(doeltreffendheid)? Tabel 5. Kader toetsing normen

3.1 Plan en besluitvormingstraject 3.1.1. Toetsing norm A1 Hoe is het raadsbesluit ter zake van het project geweest? Is dit tijdig gebeurd? Grotendeels voldaan. In het raadsbesluit van december 2013 heeft de raad ingestemd met het realiseren van een Publieksplein volgens de bijgevoegde startnotitie. Het voortraject van het project kent een looptijd van 8 jaar, namelijk van 2005 tot en met 2013. In deze periode werd het projectdoel steeds bijgesteld door actuele ontwikkelingen zoals een raadszaal en de overgang van de MER-OD naar het gemeentehuis Maasbracht. Er zijn verschillende locaties en scenario’s uitgewerkt waarbij de raad in staat is gesteld om keuzes te maken. Het college heeft op verzoek van de raad de verschillen tussen nieuwbouw, andere bestaande locaties en renovatie inzichtelijk gemaakt. De raad heeft hierbij heldere projectdoelen geformuleerd. 26 van 39

Onderzoeksrapport proces Vernieuwbouw gemeentehuis Maasgouw Uiteindelijk is er een keuze gemaakt die in de startnotitie uitgebreid beschreven is. Zo zijn de doelen, het financieel kader als de risico’s hierin uitgebreid opgenomen. 3.1.2. Toetsing norm A2 Hoe is de projectopdracht tot stand gekomen? Is dit tijdig gebeurd? Deels voldaan. De besluitvorming van het doorontwikkeld concept, de startnotitie, tot de definitieve projectopdracht heeft plaatsgevonden. Dit is alleen niet volgens de voorgeschreven manier zoals opgenomen in het handboek “Projectmatig Werken” gebeurt. Vandaar dat er gedeeltelijk aan voldaan is. De op te leveren beslisdocumenten zijn onvoldoende uitgewerkt en niet duidelijk in wie er bevoegd is om besluiten te nemen. Bijvoorbeeld in de startnotitie project realisatie Publieksplein van 19-122013 is in de projectinrichting niet opgenomen wanneer er een raadsbesluit vereist en of gewenst is. Verder ontbreken er criteria die de basis voor deze besluitvorming vormen. 3.2 Sturing 3.2.1. Toetsing norm B3 Welke inhoudelijke en financiële kaders zijn gesteld over de vernieuwbouw en hoe zijn deze onderbouwd? Deels voldaan. De inhoudelijke en financiële kaders zijn gesteld in de vorm van een aantal documenten zoals een ruimtelijk programma, een haalbaarheidsstudie met verschillende scenario’s.

De uitwerking van deze kaders is onvolledig; de afstemming van deze kaders is niet helder vastgelegd. Bij afwijkingen van de inhoudelijke en financiële kaders, die resulteerden in extra budgetaanvragen, zijn deze voorgelegd aan de raad. Gedurende de voortgang van het project zijn er keuzes gemaakt zoals de binnenring, nieuwe audio. Dit heeft tot de daarbij horende aanvullende kredietaanvragen geleid. De kredietaanvragen zijn onderbouwd en controleerbaar. Zij zijn als bijlagen bij de raadsbesluiten toegevoegd. Het zijn financiële overzichten in Excel die de aanvullende kredietaanvraag onderbouwen. Kortom de onderbouwing was bij elke kredietaanvraag aanwezig. 3.2.2. Toetsing norm B4 Hoe zijn de gestelde kaders opgenomen en verwerkt in het aanbestedingsdocument (aanbesteding strategie, PvE en bestek) voor de vernieuwbouw van het gemeentehuis? Voldaan. De gestelde kaders in termen van tijd, geld en kwaliteit zijn verwerkt in het aanbestedingsdocument (aanbestedingsstrategie, PvE en bestek). Naast de wettelijke vereisten zijn het PvE en het bestek getoetst door onder andere klankbordgroepen, de ondernemingsraad, een medewerkersgebruikersgroep. Er is een aanbestedingsstrategie (plan van aanpak inclusief planning en de uitvoering van de werkzaamheden) opgesteld.

De aanbestedingsstrategie is via de projectgroep, stuurgroep, Raadswerkgroep, presidium en het college afgestemd en goedgekeurd.

27 van 39

Onderzoeksrapport proces Vernieuwbouw gemeentehuis Maasgouw 3.2.3. Toetsing norm B5 Hoe heeft de sturing in het project vorm gekregen en was dit adequaat voor dit project? Is er aangestuurd volgens de richtlijnen uit het handboek “Projectmatig Werken”? Deels voldaan. De sturing van het project heeft vorm gekregen door een projectleider die verantwoordelijk was voor de dagelijkse sturing van het project en deel uitmaakte van een projectgroep. Er zijn gedurende het project diverse projectleiders geweest, zowel interne als externe. De onderlinge afwijkende werkwijzen betreffende dossieropbouw en onderlinge overdrachten was niet adequaat voor het project met uitzondering van de uitvoeringsfase. De wisselende samenstelling van de projectgroep is niet vastgelegd. 3.3 Beheersing 3.3.1 Toetsing norm C6 Hoe is het aanbestedingstraject doorlopen en wat was het resultaat? Deels voldaan. De aanbestedingsstrategie en de uiteindelijke gunning is in de raad besproken. De inschrijvingen en het verloop van het gunningstraject niet. De informatievoorziening van de ambtelijke organisatie naar college en van college naar de raad is niet consistent geweest en niet volgens bepaalde richtlijnen/ afspraken hierover. Het is lastig vast te stellen of de raad hierover geïnformeerd had moeten worden.

Dit komt onder andere door het ontbreken van een projectplan waarin de onderwerpen die ter besluitvorming aan de raad voorgelegd dienen te worden onderdeel van uitmaken. Van een aantal diensten waarvan de opdrachtwaarde > € 30.000, - ontbreekt het inkoopdossier. Hierdoor is de toetsing van de uitvoering op de aanbestedingsregels volgens het handboek “inkoop en aanbestedingsbeleid” niet te maken. In het project zijn de volgende aanbestedingen gedaan en de bijhorende dossiers aangetroffen. Aanbesteding

Maand

Losse Inventaris

2016-12

Tijdelijke huisvesting

2016-12

Sloopwerk

2017-4

Bouwkundig

2017-8

Elektrotechnische installaties

2017-8

Werktuigbouwkundige installaties Maatwerk (zonder binnenring)

2017-8

Tabel 6. Overzicht aanbestedingen

2017-12

Type aanbesteding Niet-Openbaar Europees Meervoudig onderhands Meervoudig onderhands Niet-Openbaar Europees Niet-Openbaar Europees Niet-Openbaar Europees Meervoudig onderhands

Aantal Inschrijvingen 5

Gegund

3

Dols Kantoorefficiency en Projectinrichting Boels

2

M. Spierings Sloopwerken

1

Maasveste Berben Bouw

4

Homij Technische Installatie

4

Breman Utiliteit Zuid

2

Van Zon Interieurbouw

28 van 39

Onderzoeksrapport proces Vernieuwbouw gemeentehuis Maasgouw Het resultaat van de aanbesteding was als volgt: Aanbesteding Losse Inventaris

Aanbestedingswaarde € 496.598, -

Type aanbesteding Niet-Openbaar Europees

Tijdelijke huisvesting

€ 233.807, -

Sloopwerk

€ 115.000, -

Bouwkundig

€ 3.108.193, -

Meervoudig onderhands Meervoudig onderhands Niet-Openbaar

Elektrotechnische installaties Werktuigbouwkundige installaties Maatwerk interieur (zonder binnenring)

€ 655.866.€ 808.425, € 157.146, -

Niet-Openbaar Europees Niet-Openbaar Europees Meervoudig onderhands

Tabel 7. Bevindingen aanbestedingen

Bevinding Inkoopdossier onvolledig, definitieve publicatie van de aanbesteding ontbreekt, inschrijvingen ontbreken in het projectdossier. Had Europees aanbesteed moeten worden. Bevinding accountant. Is volgens het Handboek “inkoop- en aanbestedingsbeleid” uitgevoerd. Volgens het handboek” inkoop- en aanbestedingsbeleid” uitgevoerd. Volgens het handboek” inkoop- en aanbestedingsbeleid” uitgevoerd. Volgens het handboek” inkoop- en aanbestedingsbeleid” uitgevoerd. Na intrekking opnieuw uitgezet volgens het handboek” inkoop- en aanbestedingsbeleid”.

In mei 2017 is bouw, installaties en maatwerk interieur als niet-openbare aanbesteding van 4 percelen uitgezet. Het proces verbaal ontbreekt in het aanbestedingsdossier. Uit de interviews blijkt dat voorafgaand aan de aanbesteding ook een marktconsultatie is gedaan, waaruit bleek dat er voldoende animo was. Daarna is de tender uitgezet. Voldoende aanmeldingen waren er voor de eerste 3 percelen. Perceel 4 “Maatwerk interieur” had 1 aanmelding. Deze is na de aanmelding ingetrokken. Voor de percelen 1”Bouwkundig”, 2”Elektrotechnische installaties” en 3 “Werktuigbouwkundige installatie” is de aanbesteding verdergegaan. Perceel 1 “Bouwkundig” had 4 aanmeldingen die door selectie kwamen, maar 3 bedrijven trokken zich terug. Op dat moment was er voor de gemeente Maasgouw de mogelijkheid om de aanbesteding voor Perceel 1 in te trekken. Uit de interviews, beschikbare documenten in het projectdossier blijkt dat niet expliciet vermeld is aan de raad dat er maar 1 inschrijving voor het perceel “Bouwkundig” was. Uit interviews blijkt dat de onderhandelingen met de aannemer nog liepen. 3.3.2 Toetsing norm C7 Op welke wijze is het bouwprojectmanagement vormgegeven? Voldaan. Het projectmanagement is mede vormgegeven door een interne projectleider met bouwtechnische ondersteuning die het gehele project aanwezig was.

In de voorbereidingsfase was er een ontwerpteam en in de uitvoeringsfase het bouwteam. Het ontwerpteam bestond uit de bouwadviseurs, de architect en de interne projectleider. Het bouwteam bestond uit de aannemer, de installateurs, de projectleider en de werkvoorbereiders en de bouwtechnische ondersteuning. In de uitvoeringsfase waren er reguliere bouwteamvergaderingen waarbij de voortgang, projectrisico’s onderdeel waren. Per bouwteamvergadering zijn er notulen opgesteld. 3.3.3 Toetsing norm C8 Hoe was de bestuurlijke en organisatorische borging en risicoanalyse van het project georganiseerd? Deels voldaan. Bestuurlijke en organisatorische borging van het project. De organen (raad, College en ambtelijke organisatie) bewaken ieder vanuit hun eigen rol dit project. De rolomschrijving is in de startnotitie 29 van 39

Onderzoeksrapport proces Vernieuwbouw gemeentehuis Maasgouw opgenomen. Ook de bestuurlijke rolverdeling was opgenomen: dat de Raad stuurde op financiën, functionaliteit van het gebouw (“huis voor de gemeenschap”) en de wijze waarop de Raad zelf graag haar huisvesting ziet. Het College stuurt op het te introduceren werkconcept, de inrichting van het dienstverleningsconcept en de inrichting van het gebouw op het gebied van techniek en representatie. De ambtelijke organisatie heeft vooral een adviesrol alsook een uitvoerende rol. Er is een projectstructuur opgesteld bestaande uit Raadswerkgroep, stuurgroep, projectgroep en diverse werkgroepen op niveau van vakdiscipline. De Raadswerkgroep bestond uit de voorzitters van de fracties aangevuld met de portefeuillehouder. De Raadswerkgroep wordt ondersteund door een medewerker van de Griffie, de projectleider en eventuele specifieke deskundigen op het terrein van bouwkunde en techniek. In de beginfase komt de Raadswerkgroep regelmatig bij elkaar (maandcyclus) en in de bouwfase in een lagere frequentie (kwartaalcyclus). De stuurgroep bestond uit de portefeuillehouder, de ambtelijk opdrachtgever en de projectleider. Risicobeheersing. In de startnotitie, de projectopdracht zijn risico’s benoemd, maar die hebben niet geleid tot een risicoanalyse in een projectplan en analyses in de opvolgende fasen.

De risico’s die in de projectopdracht worden genoemd vormen een categorale opsomming in plaats van een analyse. In de projectopdracht worden risico’s ingedeeld in Technische risico’s, Operationele risico’s, Budgettaire risico’s, Bouwkundige risico’s en Bedrijfsmatig risico. In de rapportages (ProRaps) zijn risico’s opgenomen. Het ontbreekt aan een transparante risicoanalyse. Een risicoanalyse opgesteld door de actoren, die periodiek of minstens na afsluiting van een fase wordt bijgewerkt is niet aanwezig. De opgenomen reservering voor onvoorziene kosten is niet opgebouwd gebaseerd op de ingeschatte risico’s. 3.3.4 Toetsing norm C9 Hoe heeft de (vertrouwelijke) besluitvorming in het project vorm gekregen en was dit adequaat voor dit project? Grotendeels voldaan. In de startnotitie is de routing en inrichting van de besluitvorming van het project beschreven. Zo is de gelaagdheid benoemd, de bijbehorende taken en rollen zijn beschreven voor de bestuurlijk portefeuillehouder, ambtelijk opdrachtgever en projectleider. De bestuurlijke rolverdeling en de verantwoordelijkheid van de raad, het college en de ambtelijke organisatie is omschreven. De stuurgroep, projectgroep en werkgroep zijn ook omschreven. Wat echter onvoldoende uitgewerkt is, is de mandatering van de betrokkenen bij de besluitvorming.

Uit de interviews komt naar voren dat de besluitvorming en informatievoorziening door de geïnterviewde raadsleden als adequaat is ervaren. De Raadswerkgroep heeft een goede functie vervuld. In het geval van afwijkingen ten opzichte van de vooraf gestelde kaders, werd de Raad actief geïnformeerd en zo nodig om een besluit gevraagd. 3.3.5 Toetsing norm C10 Is dit project beheerst volgens de richtlijnen uit het handboek “Projectmatig werken”? Gedeeltelijk voldaan. Het project is niet volledig beheerst volgens de richtlijnen uit het handboek ”Projectmatig werken”. Bij de beheersing horen per projectfase bepaalde documenten aanwezig te zijn die bijdragen aan de projectbeheersing.

30 van 39

Onderzoeksrapport proces Vernieuwbouw gemeentehuis Maasgouw Een projectplan met onder andere een risicoanalyse, actorenanalyse, activiteitenoverzicht, planning, raming van middelen (mensen, personele uren, doorlooptijd, krediet), ontbreekt. Uit de interviews en de beschikbare documentatie in het dossier, blijkt dat de mijlpalen per projectfase ook daadwerkelijk opgeleverd zijn. De mijlpalen zijn niet altijd volgens de documenten uit het handboek “Projectmatig Werken” opgeleverd, maar met de volgende documenten: 1. Initiatiefase – beslissing om een project op te starten, de rollen te benoemen en welke fasen we doorlopen. De mijlpaal is de startnotitie van eind 2013 die in de raad is gebracht. 2. Definitiefase – De startnotitie is uitgewerkt in een Raadsvoorstel waarin de ideeën concreet worden gemaakt, vertaald naar bouwtechnische aspecten en onderbouwd met een financiële paragraaf, een voorlopig PvE, een haalbaarheidsstudie en exploitatieopzet. 3. Ontwerpfase - Op basis van het programma van eisen worden alternatieve oplossingen ontwikkeld om de beste oplossing te kiezen als basis voor de realisatie. Overeenstemming bereiken over de oplossing en de vormgeving van het projectresultaat. De oplossing wordt op haalbaarheid getoetst. De mijlpaal is het definitief PvE. Een definitief PvE was niet aanwezig in het projectdossier, wel in het aanbestedingsdossier. 4.

Voorbereidingsfase - Voorbereidende werkzaamheden om de realisatie vlekkeloos te laten verlopen (werkwijze afspreken, hulpmiddelen bestellen etc.). De mijlpalen zijn het bestek en de aanbesteding. De aanbesteding was in het najaar 2017 afgerond met de gunning van de bouw en installaties. 5. Uitvoeringsfase - Het project wordt daadwerkelijk gerealiseerd. Deze fase, de verbouwing, is 1 december 2017 gestart en met de verhuizing in juli 2018 afgerond. 6. Beheerfase - De mijlpaal het evaluatieverslag is eind 2018 opgeleverd, waarmee het project definitief is afgerond. Het evaluatieverslag is in het voorjaar 2019 als stuk in de raad gebracht. In de fasen tot najaar 2017 werden de aanpassingen uit het stuurgroepoverleg direct in de voortgangsrapportage aangepast. We hebben geen verslagen van het projectteamoverleg, het klankbordgroep overleg, OR overleg en andere werkgroepen gevonden. Vanaf de uitvoeringsfase werden door de projectleider notulen van het stuurgroepoverleg gemaakt, die ook in het projectdossier zijn opgenomen. Ook van de Projectgroep huisvesting geformeerd in najaar 2017 zijn verslagen in het dossier opgenomen evenals van de bouwvergaderingen. Bij het starten van een project zijn de inrichting van de financiële administratie, verplichtingenadministratie en financiële projectrapportages belangrijk voor de beheersing van het project.

Bij dit project ontbreken in het projectdossier gedetailleerde financiële overzichten met overschrijdingen per deelbudget in het projectdossier. Vanaf de uitvoeringsfase is de financiële verantwoording goed in het projectdossier aanwezig. Zo is een uitsplitsing van het budget naar project deelresultaten en een verplichtingenadministratie opgezet. 3.4 Verantwoording 3.4.1 Toetsing norm D11 Hoe heeft de verantwoording in het project vorm gekregen en was dit adequaat voor dit project? Deels voldaan. De verantwoording van het project is gedeeltelijk ingericht op basis van het handboek “Projectmatig Werken”. De verantwoording van het project sluit aan met de vaste rapportagemomenten naar de gemeenteraad die gelden: de 1e ProRap in juli en de 2e ProRap in 31 van 39

Onderzoeksrapport proces Vernieuwbouw gemeentehuis Maasgouw oktober. De twee extra ingebouwde controlemomenten die gelden voor majeure projecten en bijbehorende rapportages (januari en april) ontbreken. De verantwoording dient plaats te vinden aan de hand van de GOCKIT-beheersfactoren (Geld, Organisatie, Communicatie, Kwaliteit, Informatie en Tijd). De uitwerking van de beheersfactoren is niet adequaat voor dit project volgbaar uitgewerkt. Hierdoor is het verloop van een project door de tijd niet altijd te volgen. Bijvoorbeeld de aanbesteding van de sloopwerkzaamheden. Deze zijn niet in de planning (als vooraankondiging van activiteiten en besluitvorming na de rapportageperiode) in de 2e ProRap 2016 opgenomen. In de 1e ProRap 2017 wordt dit wel onder stand van zaken opgenomen met namen van de uitvoerders erbij en de melding dat de aanbesteding is uitgezet. Daarnaast is de besluitvorming die de projectgroep wil naar aanleiding van een voortgangsrapportage niet consistent en overzichtelijk opgenomen in de voortgangsrapportage. 3.4.2 Toetsing norm D12 Op welke momenten in het project is de gemeenteraad geïnformeerd en in hoeverre heeft de gemeenteraad actief bijgestuurd en kunnen bijsturen op het project? Deels voldaan. De rapportagecyclus van projecten die als majeure projecten zijn bestempeld dienen twee extra rapportages op te leveren volgens dezelfde opzet als de ProRaps.

De ambtelijke- en bestuurlijke opdrachtgevers ontvangen deze rapportage elk kwartaal; 2 van deze 4 rapportages wordt ook doorgeleid naar de gemeenteraad in de ProRaps. Deze extra rapportages zijn niet in het projectdossier aangetroffen. Het is niet vastgelegd of de gemeenteraad geïnformeerd is en of zij tijdig heeft kunnen bijsturen. 3.5 Toezicht 3.5.1 Toetsing norm E 13 In hoeverre is het project Vernieuwbouw Gemeentehuis binnen de gestelde kaders gebleven (financieel, kwaliteit en duur)? Voldaan. Het instellen van een Raadswerkgroep met de leden van het presidium zorgde voor een goede informatievoorziening naar de raadsleden. De Raadswerkgroep werd geconsulteerd en betrokken in besluitvorming. En de leden van de Raadswerkgroep informeerden de raadsleden uit de eigen politieke partij. Volgens het projectdossier en de afgenomen interviews is het project binnen de kaders van kwaliteit opgeleverd. Wel dient te worden opgemerkt dat het project later dan gepland is opgeleverd en dat een overschrijding van de kosten heeft plaatsgevonden van € 337.230- ofwel 5% van de totale opdrachtsom. De gestelde kaders vanuit de Raad; sober, doelmatig en duurzaam zijn vertaald naar het PvE, naar ontwerp en aanbesteed werk. Door kostenbesparingen in het bestek, is de aanneemsom teruggebracht binnen het totaal beschikbaar gesteld budget.

32 van 39

Onderzoeksrapport proces Vernieuwbouw gemeentehuis Maasgouw

Figuur 2: Driehoek met beheersfactoren tijd, geld en kwaliteit

3.5.2 Toetsing norm E14 Heeft het project Vernieuwbouw Gemeentehuis qua effecten opgeleverd wat daarmee werd beoogd? Voldaan. Het evaluatieverslag van de interne projectevaluatie is ter informatie in de raad gebracht. De evaluatie heeft een aantal leerpunten opgeleverd. De sterke punten in het project zijn geweest:  De heldere projectstructuur;  Een tijdige en adequate besluitvorming door verantwoordelijken;  Een nauwe betrokkenheid van bestuur en de medewerkers in de projectvoorbereiding en realisatie;  Een strakke planning en sturing door projectverantwoordelijken in de uitvoeringsfase. De leerpunten vanuit het project in de evaluatie waren:  Leerpunt is dat budgetbewaking bij een majeur project breder weggezet dient te worden. Denk hierbij aan een budgetbewakingscommissie met de controller als een van de betrokkenen. Vanaf projectstart dient de verplichtingenadministratie ingericht te zijn. Op het moment van projectstart was dit niet het geval. De inrichting van de financiële administratie heeft alsnog eind 2017-begin 2018 plaatsgevonden. De financiële verankering lag vooral bij de projectleider.  Bij oplevering beter rekening houden met vakantieperiodes. De oplevering van het gebouw heeft plaatsgevonden kort voor de bouwvakperiode van de aannemers en installateurs. We hebben tijdens het vakantiereces weinig problemen ervaren met de opgeleverde werken.

Het afhandelen van opleverpunten heeft hierdoor wel langer geduurd dan strikt noodzakelijk. Hiermee is een stukje extra overlast aan de organisatie aan de orde geweest.  Het tijdig inschakelen van de IT-discipline bij start van het project. We hebben de impact van de IT-componenten in het project onderschat.  Het College heeft passende maatregelen getroffen om aanbestedingsfouten in de toekomst te vermijden.

33 van 39

Onderzoeksrapport proces Vernieuwbouw gemeentehuis Maasgouw

Bijlagen

Bijlage 1 Geïnterviewden

Nr. Naam

Rol in project

Datum afspraak

1

Marcel Richter

fractievoorzitter van Partij Welzijn Maasgouw-50PLUS

17 april 2020

2

Bert Zeegers

fractievoorzitter VVD

24 april 2020

3

Clemens Meerts

fractievoorzitter Liberale Volkspartij

24 april 2020

4

Gerrit Vervoort

fractievoorzitter Lokaal Belang

24 april 2020

5

Henny van Soest

griffier

1 mei 2020

6

Sylvano Oosterwaal

raadslid van fractie Nieuw Links Maasgouw

7 mei 2020

7

Huub Hannen

ambtelijke opdrachtgever (gehele periode) en intern projectleider (dec 2013 – jun 2014)

6 mei 2020

8

Jacinto Holten

interne projectleider (okt 17 - dec 18)

8 mei 2020

9

Maurice van der Linden

externe bouwprojectleider (gehele periode)

8 mei 2020

10

Ivo Linssen

interne projectleider (aug 16 - okt 17)

29 mei 2020

11

Erik Kempkens

Initiatie heropstart project 2013 als hoofd bedrijfsvoering

29 mei 2020

12

Stan Backus

interne projectleider (juli 14 - mrt 16)

4 juni 2020

13

Stef Strous

bestuurlijk opdrachtgever (gehele periode)

4 juni 2020

34 van 39

Onderzoeksrapport proces Vernieuwbouw gemeentehuis Maasgouw Bijlage 2 Documentenoverzicht Datum

Document

Van wie

Beschrijving

2019/12

Startnotitie onderzoek RKC

RKC

2019/07

Voorstel Raadsvergadering, punt 7 Accountantsverslag 2018

projectleider accountant

Startnotitie Verbouwing gemeentehuis in Maasgouw Voorstel vaststelling jaarstukken 2018: bijlage 4 evaluatierapport Publieksplein Accountantsverslag 2018 gemeente Maasgouw

projectleider

Evaluatierapport Publieksplein

2018/12

Voorstel Raadsvergadering, agendapunt 2e Prorap 2018

projectleider

2018/09

Notitie aan Stuurgroep

projectleider

2018/07

Memo gemeenteraad

College B&W

2018/07

Plan van aanpak Inhuizen

projectgroep

voortgangsrapportage project realisatie Publieksplein 2018 Inzake vraag over toegankelijkheid verbouwing d.d. 18/09/2018 Toepassing hardheidsclausule gemeentelijk aanbestedingsbeleid Draaiboek inhuizen

2018/07

Budgetbewaking 27-07-18

projectleider

Budget- verplichtingen-prognose overzicht

2018/07

Accountantsverslag 2017

accountant

Accountantsverslag 2017 gemeente Maasgouw

2018/07

Controleverklaring 2017

accountant

Controleverklaring 2017 gemeente Maasgouw

2018/06

Stuurgroep

projectleider

2018/06

College B&W

2018/06

Memo voor audit commissie/gemeenteraad Stuurgroep 11/06

Beantwoording vragen beveiliging van het gemeentehuis Reactie college op controleverklaring accountant bij jaarstukken 2017 Verslag projectvoortgang # 11

2018/05

Amendement CDA

2018/05

2018/05

Voorstel Raadsvergadering, agendapunt 04 Verbouwingskrediet gemeentehuis dekking Notulen Bouwvergadering 07/05 Notulen Bouwvergadering 28/05 1e Prorap 2018

raadsfractie gemeente College B&W

2018/04

Stuurgroep 05/04

2018/04 2018/04

2019/06 2019/02

projectleider

Compaan

Krediet verbouwing gemeentehuis en aanschaf AV media raadszaal Voorstel beschikbaar stellen kredieten voor AVmiddelen raadszaal en meerkosten verbouwing Toelichting en uitwerking verbouwingskrediet gemeentehuis Maasbracht Verslag bouwvergadering # 10

Compaan

Verslag bouwvergadering # 11

projectleider projectleider

voortgangsrapportage project realisatie Publieksplein 2018 Verslag projectvoortgang # 9

Stuurgroep 26/04

projectleider

Verslag projectvoortgang # 10

Notulen Bouwvergadering 09/04 Notulen Bouwvergadering 24/04 INK-2018-002-JH/EV Losse Inventaris- losse inventaris Stuurgroep

Compaan

Verslag bouwvergadering # 8

Compaan

Verslag bouwvergadering # 9

projectleider

Beoordeling en gunningsbrieven (5 inschrijvers)

projectleider projectleider

2018/03

INK-2018-002-JH/EV Losse Inventaris Scorematrix Budgetbewaking 13-03-18

projectleider

Beantwoording vragen n.a.v. bijeenkomst Raadswerkgroep 2018/02 Beoordeling prijs/ kwaliteit inschrijvingen offerte losse inventaris Budget- verplichtingen-prognose overzicht

2018/03

Budgetbewaking 30-03-18

projectleider

Budget- verplichtingen-prognose overzicht

2018/05 2018/05 2018/05

2018/04 2018/03 2018/03 2018/03

projectleider

35 van 39

Onderzoeksrapport proces Vernieuwbouw gemeentehuis Maasgouw 2018/03

Memo

Compaan

2018/03

Stuurgroep 15/03

projectleider

Zienswijze gemeente Maasgouw vraagstelling Boels Zanders d.d. 21-02-18 Verslag projectvoortgang # 8

2018/03

Notulen Bouwvergadering 12/03 Notulen Bouwvergadering 26/03 Notitie aan Stuurgroep

Compaan

Verslag bouwvergadering # 6

Compaan

Verslag bouwvergadering # 7

projectleider

Inzake verdiepingsvragen 20/02/2018

projectleider

themabijeenkomst raad

2018/02

Presentatie voortgang huisvestingsproject 2018 Bindend Adviesovereenkomst

2018/02

Procedureel verslag

2018/02

Raadswerkgroep verbouwing gemeentehuis Overeenkomst gemeente Maasgouw- Zon Interieurbouw BV Stuurgroep 22/02

Boels Zanders Advocaten Boels Zanders Advocaten Staf gemeente

Arbitrage inzake aannemingsovereenkomst perceel 1 Bouwkundig Procedureel verslag bindende adviesprocedure vernieuwbouw gemeentehuis Maasbracht Bindend advies Boels Zanders Advocaten meningsverschil Maasgouw & Maasveste Opdrachtverlening volgens INK-2018-027-JH Maatwerkmeubilair

2018/03 2018/03 2018/03

2018/02 2018/02

projectleider projectleider

Verslag projectvoortgang # 7

Compaan

Verslag bouwvergadering # 4

Compaan

Verslag bouwvergadering # 5

2018/01

Notulen Bouwvergadering 05/02 Notulen Bouwvergadering 19/02 Stuurgroep

projectleider

2018/01

Presentatie Raadswerkgroep

Projectleider

Beantwoording vragen over maatwerkmeubilair Publieksplein Maasbracht Aanbesteding Maatwerk Inkoop

2018/01

projectleider

gemeente Maasgouw beoordeling inschrijvingen

projectleider

Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding losse inventaris Beoordeling prijs/ kwaliteit inschrijvingen offerte maatwerkmeubilair

2018/01

Prijsformulier aanbesteding audio-visuele middelen INK-2018-002-JH/EV Losse Inventaris INK-2018-027-JH Maatwerkmeubilair Scorematrix Stuurgroep 11/01

projectleider

Verslag projectvoortgang # 5

2018/01

Stuurgroep 25/01

projectleider

Verslag projectvoortgang # 6

2018/01

Notulen Bouwvergadering 22/01 Presentatie Maatwerk Inkoop

Compaan

Verslag bouwvergadering # 3

projectleider

stand van zaken maatwerk raad

projectleider

2017/12

INK-2017-027-EV audio visuele middelen INK-2018-027-JH Maatwerkmeubilair Voorstel Raadsvergadering, agendapunt 17 Stuurgroep

Compaan

Offerteaanvraag meervoudig onderhandse aanbesteding Offerteaanvraag meervoudig onderhandse aanbesteding maatwerkmeubilair Herziening Inkoop- en aanbestedingsbeleid 201712-14 Bevoegdheden project Publieksplein Maasbracht

2017/12

Budgetbewaking 20-12-17

projectleider

Budget- verplichtingen-prognose overzicht

2017/12

Stuurgroep 21-12-2017

projectleider

Verslag projectvoortgang

2017/12

Stuurgroep 21/12

projectleider

Verslag projectvoortgang # 4

2017/12

Notulen Bouwvergadering 04/12 Notulen Bouwvergadering 18/12

Compaan

Verslag bouwvergadering # 1

Compaan

Verslag bouwvergadering # 2

2018/02 2018/02

2018/01 2018/01

2018/01 2017/12 2017/12 2017/12

2017/12

projectleider

projectleider College B&W

36 van 39

Onderzoeksrapport proces Vernieuwbouw gemeentehuis Maasgouw 2017/12 2017/12

Voorstel Raadsvergadering agendapunt 17 2e Prorap 2017

afdeling Ontwikkeling projectleider

2017/11

Stuurgroep

projectleider

Voorstel tot herziening inkoop- en aanbestedingsbeleid voortgangsrapportage project realisatie Publieksplein 2017 Inkoop maatwerkmeubilair

2017/11

Introductie projectgroep

projectleider

Interne ondersteuning huisvestingsproject

2017/11

College B&W

2017/11

Presentatie informatieavond start verbouwing Budgetbewaking 03-11-17

projectleider

Presentatie informatieavond start verbouwing gemeentehuis Maasbracht Budget- verplichtingen-prognose overzicht

2017/11

Stuurgroep 30/11

projectleider

Verslag projectvoortgang # 3

2017/11

Stuurgroep 9/11

projectleider

Verslag projectvoortgang # 2

2017/10

Budgetbewaking 16-10-17

projectleider

Budget- verplichtingen-prognose overzicht

2017/10

Verslag Stuurgroep #1

stuurgroep

Vergadering Stuurgroep 19/10

2017/10

Stuurgroep 19/10

projectleider

Verslag projectvoortgang # 1

2017/09

Memo Toelichting kostenreductie Toelichting kosten reducerende maatregelen Notitie Presidium/ Raadswerkgroep Publieksplein Raadsinformatiebrief/0656-

projectleider

Bouwtechnische werkzaamheden verbouwing gemeentehuis Overzicht koste reducerende maatregelen gemeentehuis Maasbracht Aanschaf BIS-Digiraad: aanvullende informatie

Raadsgriffier

2017/07

Notitie Presidium/ Raadswerkgroep Publieksplein Notitie Presidium/ Raadswerkgroep Publieksplein INK-2017-IL-001 Overzicht aanbesteding 042- Nota van Inlichtingen

2017/07

1e Prorap 2017

projectleider

2017/06

projectleider

2016/12

Tendernet dossier INK-2017IL-001 INK-2017-IL-001 Aankondiging van een opdracht Presentatie informatieavond verbouwing Proces Verbaal Tijdelijke Huisvesting Voorstel aan B&W

2016/12

2e Prorap 2016

projectleider

2016/09

Voorstel aan B&W

projectleider

2016/09

Voorstel Raadsvergadering, agendapunt 03 Voorstel Raadsvergadering, agendapunt 03

College B&W

2017/09 2017/08 2017/08 2017/07 2017/07 2017/07

2017/05 2017/02 2017/01

2016/07

projectleider Raadsgriffie College B&W

Stand van zaken aanbesteding bouwkundige werkzaamheden gemeentehuis Beantwoording vragen kosten tijdelijke huisvesting/ budget verbouwing Publieksplein

Raadsgriffier

Aanschaf BIS-Digiraad

projectleider

Tendernet samenvatting nationaal niet openbare aanbesteding verbouwing gemeentehuis Inschrijvers: Nota van Inlichtingen # 2

Compaan

projectleider College B&W projectleider projectleider

College B&W

voortgangsrapportage project realisatie Publieksplein 2017 Nota van Inlichtingen, Inschrijvingen, Bestekken 4 deelpercelen Tendernet nationaal niet openbare aanbestedingsprocedure Verbouwing Presentatie informatieavond verbouwing gemeentehuis Maasbracht Beoordeling offertes uitvraag tijdelijke huisvesting Keuze procedures aanbestedingen verbouwing gemeentehuis Maasbracht voortgangsrapportage project realisatie Publieksplein 2016 Aanbesteding tijdelijke huisvesting gemeentehuis Maasbracht Voorstel vaststelling controleverklaring 2015 en accountantsverslag 2015 Voorstel tot het verstrekken van een krediet voor vernieuwbouw gemeentehuis

37 van 39

Onderzoeksrapport proces Vernieuwbouw gemeentehuis Maasgouw 2016/07

College B&W

2016/07

Voorstel Raadsvergadering, agendapunt 03 1e Prorap 2016

2016/01

Informatienotitie scenario's

projectleider

Voorstel verstrekken krediet vernieuwbouw gemeentehuis Maasbracht voortgangsrapportage project realisatie Publieksplein 2016 Rapport scenario's verbouwing

2015/12

Handboek "Projectmatig werken" Handboek "Projectmatig werken" 2e Prorap 2015

projectorganisatie

Herziene leidraad voor projectmatig werken

afdeling Ontwikkeling projectleider

2015/07

Voorstel B&W Vaststelling vernieuwde handboek PMW aanbestedingsdocument

afdeling Ontwikkeling projectleider

2015/07

1e Prorap 2015

projectleider

2015/04

Controleverklaring accountant Toelichting werkzaamheden architect v.1 Verslag Raadswerkgroep

accountant

Afsprakenkader voor majeure projecten in d gemeente Maasgouw voortgangsrapportage project realisatie Publieksplein 2015 Vaststellen nieuwe handboek "Projectorganisatie 3.0" INK-SB-2015-003 Offerteaanvraag meervoudig onderhands, termijnstaat, concept overeenkomst voortgangsrapportage project realisatie Publieksplein 2015 Controleverklaring jaarrekening 2014

Overeenkomst gemeente Maasgouw- Compaan 2e Prorap 2014

projectleider

Voorstel Raadsvergadering, agendapunt 09 1e Prorap 2014

College B&W

Voorstel Raadsvergadering, agendapunt 14 Inkoop en aanbestedingsbeleid Rekenkamerrapport

College B&W

Handboek “Projectmatig Werken Gemeente Maasgouw”

2015/12 2015/12 2015/11

2015/02 2015/01 2014/11 2014/11 2014/07 2014/07 2013/12 2013/01 2012/11 2010/02

projectleider

projectleider Raadsgriffier

projectleider

Werkzaamheden gedurende realisatie Publieksplein Maasgouw Werkbezoek gemeentehuizen Weert en Cranendonck tijdelijk verrichten werkzaamheden

projectorganisatie

voortgangsrapportage project realisatie Publieksplein 2014 Voorstel tot Voorbereidingskrediet realisatie Publieksplein voortgangsrapportage project realisatie Publieksplein 2014 Voorstel tot vaststelling startdocument project realisatie Publieksplein Leidraad inkoop- en aanbesteding

RKC

Sturing en beheersing van grote projecten

projectorganisatie

Leidraad projectmatig werken

projectleider

38 van 39

Onderzoeksrapport proces Vernieuwbouw gemeentehuis Maasgouw Bijlage 3 Normen

1

2

3

4

5

6

7

Normen plan en besluitvorming De aanbevolen inrichting inzake het besluitvormingsproces vanuit het rekenkamer rapport ‘Sturing en beheersing van grote projecten d.d. 20-12-2012 en het handboek “Projectmatig Werken ”is toegepast bij het raadsbesluit. De aanbevolen inrichting inzake het besluitvormingsproces vanuit het rekenkamer rapport ‘Sturing en beheersing van grote projecten d.d. 20-12-2012 en het handboek “Projectmatig Werken” is toegepast bij de projectopdracht. Normen Sturing Het College heeft de haalbaarheid van het project en het projectdoel onderzocht, inclusief een analyse van risico, daarop en raadsbesluit genomen waarbij het project duidelijk is afgebakend in de aspecten tijd, geld en kwaliteit. De vastgestelde scope die ook terugkomt in het raadsbesluit dient door vertaald te zijn in het aanbestedingsdocument

De voorgeschreven sturing in een project zoals in het handboek “Projectmatig Werken” is opgenomen zal getoetst worden. Normen Beheersing Het aanbestedingstraject zal worden getoetst aan de juridische kaders zoals in het inkoop- en aanbestedingsbeleid van gemeente Maasgouw 2018 is opgenomen. De vormgeving van het bouwprojectmanagement wordt omschreven naar aanleiding van het handboek “Projectmatig Werken”.

8

De borging en risicoanalyse van het project dient ingeregeld te zijn zoals in het handboek “Projectmatig Werken” is opgenomen.

9

Besluitvorming in het project zal worden getoetst aan de beslissingsbevoegdheden inclusief achterliggende besluitvormingsdocumenten zoals opgenomen in het handboek “Projectmatig Werken”.

Toetsing Er zijn afspraken gemaakt tussen de raad en het College gemaakt over de inrichting van de informatievoorziening.

Resultaat

De projectopdracht is voor de vaststelling aan de raad voorgelegd.

Toetsing Er is een probleemanalyse aanwezig. De formulering van de doelstellingen zijn specifiek en meetbaar (per beheersfactor) geformuleerd.

Alternatieve oplossingsrichtingen uitgewerkt per beheersfactor zijn onderdeel van de uiteindelijke keuze van de projectscope. De formulering van de projectscope en bijbehorende resultaten is duidelijk vastgelegd. De sturing van het project (zoals de interne projectorganisatie, de rollen en taken) is uitgewerkt in een projectopdracht en plan. Toetsing De vereiste procedure en de bijbehorende documenten volgens het handboek “Inkoop en aanbestedingsbeleid” van de gemeente Maasgouw. De opzet en inrichting van de interne projectorganisatie (vertaald in samenstelling projectgroep, vergaderschema, besluitenlijst etc.) afgezet tegen het handboek Projectmatig werken. De fasedocumenten en beslismomenten in de planning in relatie tot de verantwoordingsinformatie (tijdig en volgens de frequentie), die naar de Raad is verstuurd. Geconstateerde afwijkingen in de scope van het project zijn tijdig en expliciet gemeld aan de raad (stukken) en besluitvorming daaromtrent.

39 van 39

Onderzoeksrapport proces Vernieuwbouw gemeentehuis Maasgouw 10

11

12

13

14

De beheersing van het project zal worden getoetst aan de richtlijnen zoals opgenomen in het handboek “Projectmatig Werken”. Normen Verantwoording De verantwoording van het project is opgesteld volgens het opgenomen format in het handboek “Projectmatig Werken”. Het College zorgt dat de verantwoording van projecten in de P&C cyclus worden opgenomen en gerapporteerd aan de raad.

Normen Toezicht De wijze van sturing en verantwoording maakt dat raadsleden in staat zijn om de kwaliteit van de uitvoering van het project te waarborgen (doelmatig).

Beoordelen of project het beoogde resultaat gaf (doeltreffend).

Voortgangsrapportages over de GOCKIT beheersfactoren inclusief risicoparagraaf zijn tijdig en aan de raad aangeboden. Toetsing Uit de jaarstukken dient de realisatie van de projectdoelstellingen naar voren te komen De rapportages ten behoeve van de Raad dienen de scope, de afwijkingen van de projectscore, risico’s uitgewerkt per beheersfactor (GOCKIT) te bevatten inclusief een risicoparagraaf. Toetsing De uitvoering van het project past binnen de gestelde kaders. De frequentie en kwaliteit van de verantwoordingsinformatie zijn van dien aard dat de Raad tijdig kon acteren inzake verander- en of beslispunten (volgens gemaakte afspraken tussen College en raad over afwijkingen, besluiten ed.). Evaluatierapport, eventuele verbetervoorstellen voor het handboek “Projectmatig Werken”.

40 van 39

Onderzoeksrapport proces Vernieuwbouw gemeentehuis Maasgouw Bijlage 3 Begrippen en afkortingen Nr.

Document

Beschrijving

1

Actorenanalyse

2

Beheerfase

3

Bestek

4

College B&W

Een actorenanalyse bepaalt de actoren in je omgeving, hun houding ten opzichte van het project (positief, neutraal, negatief, onbekend) en hun invloed ten opzichte van het project. De actorenanalyse wordt verder uitgewerkt tot een krachtenveldanalyse. Voor elk project maken we een actorenanalyse en nemen die op in het projectdossier. De actorenanalyse actualiseren we zodra daar aanleiding toe is, maar ten minste aan het begin van een nieuwe projectfase. Gebruiken en onderhouden van het projectresultaat. Activiteiten: financiële eindafrekening: rekeningen betalen, subsidies gereed melden, financiële projectadministratie sluiten. Project evalueren. Projectteam opheffen. Einde van het project kenbaar maken binnen de organisatie Resultaten: evaluatieverslag, subsidievaststellingsbesluit, verleende décharge aan projectteam Beslisdocument: in de projectopdracht aangeven wie beslist of het project is afgerond. Dit bestek is een omschrijving van het bouwwerk en de bijbehorende werkzaamheden. Daarnaast zijn ook alle technische en juridische bepalingen aangeven. De materialen en de uitvoeringsvoorwaarden zijn ook in het bestek beschreven zodat de aannemer precies weet wat er gebouwd moet worden en wat er verder van de aannemer wordt verwacht. In een bestek wordt het geplande gebouw ook gevisualiseerd. Dit gebeurt aan de hand van tekeningen.

De bestektekeningen zorgen samen met de technische beschrijving voor de basis van het bestek. College Burgemeester & Wethouders

5

Concept projectopdracht

6

Definitiefase

7

Definitieve projectopdracht

8

GOCKIT beheersfactoren

9

Initiatiefase

10

Krachtenveldanalyse

11

Meervoudig onderhands

De concept projectopdracht is een eerste aanzet om te komen tot de formele projectopdracht en wordt gemaakt om met de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgevers samen een goed inhoudelijk gesprek te kunnen voeren over doel, nut en noodzaak van het project. In de concept projectopdracht worden vooral de feitelijkheden beschreven, zodat de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgevers zich een goed beeld kunnen vormen van de problematiek, de mogelijke oplossingsrichtingen en de potentiële risico’s. Beslissen over de eisen waar het resultaat aan moet voldoen. Eisen en wensen inventariseren. Projectteam samenstellen. Activiteitenplanning maken. Beheerfactoren kwantificeren. Haalbaarheid en risico’s bepalen. Resultaten: Intentieovereenkomst, Programma van eisen, Nota Publiekrechtelijke Kaders, Exploitatieopzet, Stedenbouwkundige studie, Samenwerkingsovereenkomst, Business case, Projectplan Beslisdocument: in de projectopdracht aangeven welk document door wie wordt vastgesteld, waarbij de mandaatregeling binnen de gemeente in ieder geval in acht wordt genomen Met de input vanuit de gesprekken met het MT, het College en de Raadscommissie Projecten wordt het concept doorontwikkeld tot definitieve projectopdracht. Deze wordt vastgesteld door de gemeenteraad.

Sturingsparameters GOCKIT – Geld, Organisatie, Communicatie, Kwaliteit, Informatie en Tijd Beslissen of we het project gaan oppakken: kan het en willen we het? Vaststellen van het probleem: de aanleiding, het doel, het globale resultaat. Het project afbakenen. Risico’s en principiële haalbaarheid verkennen, stilstaan bij neveneffecten. Randvoorwaarden formuleren. Concept projectopdracht opstellen en bespreken met opdrachtgevers. Projectopdracht formuleren. Resultaat: Projectopdracht. Beslisdocument: Projectopdracht, vast te stellen door de gemeenteraad. De essentie van een krachtenveldanalyse is in beeld brengen wie de actoren in de projectomgeving zijn en hoe zij zich tot het project verhouden. Zijn ze betrokken of niet, hoe denken zij over het project en waar liggen relaties die van invloed zijn op de onderlinge beïnvloeding en standpuntbepaling? Het actorenveld en de houding van actoren kunnen gedurende een project wijzigen. Het verdient daarom aanbeveling om de krachtenveldanalyse op gezette tijden – bijv. bij elke faseovergang – kritisch te toetsen. Aanbestedingsprocedure waar u vraagt een aantal inschrijvers een offerte in te dienen. U dient deze inschrijvers op objectieve gronden uit te kiezen. Daarna gunt u de opdracht aan de aanbieder die de economisch meest voordelige inschrijving doet. Er bestaat in principe geen ruimte tot onderhandelen.

Deze procedure is toegestaan voor opdrachten onder de EU-drempel.

41 van 39

Onderzoeksrapport proces Vernieuwbouw gemeentehuis Maasgouw 12

MER-OD

13

Mijlpalen

14

Niet openbaar Europees

15

Ontwerpfase

16

P&C cyclus

17

Presidium

18

Projectfasering

19

Projectplan

20

ProRap

21

PvE

22

Raadswerkgroep

23

Risicoanalyse

24

Scope

Het gezamenlijke servicecentrum van de gemeentes Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen (MER) en Ondersteunende Diensten (OD). Een mijlpaal is het einde van een projectfase (projectmatig werken) of een punt in een project waarop een belangrijk besluit moet worden genomen. Wanneer de mijlpaal het einde van de projectfase is, betekent dit dat de opdrachtgever moet besluiten of het project verder gaat, of dat het gestopt wordt. Aan het einde van een projectfase besluit de opdrachtgever niet alleen over de inhoudelijke punten, maar neemt zij ook een besluit over de projectbeheersing (tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie). Aanbestedingsprocedure begint met een aankondiging van de opdracht. De gegadigden en de inschrijvingen beoordeelt u in 2 verschillende ronden. De gegadigden moeten voldoen aan gestelde minimum(geschiktheids)eisen. Er mogen op hen geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn. In de eerste ronde selecteert u uit alle aanmeldingen de meest geschikte gegadigden (meestal 5) op basis van vooraf opgestelde en gecommuniceerde selectiecriteria. De geselecteerden nodigt u uit om een inschrijving te doen. In de tweede ronde beoordeelt u de inschrijvingen. U gunt de opdracht op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding, de laagste prijs of op laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit. Onderhandelen is niet toegestaan.

Akkoord bereiken over de oplossing en vormgeving van het resultaat. Beschikbare kennis verzamelen, ontbrekende kennis aanvullen d.m.v. onderzoeken. Maken van schetsen en ontwerpen. Bijstellen van de activiteitenplanning. Risico’s en haalbaarheid controleren. Beheerfactoren bewaken. Resultaten: Onderzoeksresultaten, Stedenbouwkundige studie, Inrichtingsplan, Grondexploitatie, Aanvraag voorbereidingskrediet, Realisatieovereenkomst, … Beslisdocument: in de projectopdracht aangeven welk document door wie wordt vastgesteld, waarbij de mandaatregeling binnen de gemeente in ieder geval in acht wordt genomen. Een Planning & Control cyclus, beginnend met een meerjarenplan, een plan voor de jaarlijkse activiteiten (begroting) en eindigend met het vaststellen van het jaarresultaat en het samenstellen van de jaarrekening. Het bewaken van de uitvoering van activiteiten middels voortgangsrapportages zorgt ervoor dat de bedrijfsvoering 'in control' blijft. Het presidium bestaat uit de voorzitter van de raad en de fractievoorzitters. Het presidium wordt bijgestaan door de raadsgriffier. We sluiten elke fase van een project duidelijk af: we vragen van het college een beslissing over de resultaten van de af te ronden fase en een ‘groen licht’ voor de vervolgfase. Deze beslismomenten integreren we waar mogelijk in college- en/of raadsvoorstellen die op dat moment aan de orde zijn.

Denk dan bijvoorbeeld aan het voorbereidings- of uitvoeringskredieten, en het aangaan van overeenkomsten met derden: hiervoor is toch al vaak een raads- of collegebesluit nodig. Voor elk project stelt de projectleider met het projectteam een projectplan op dat in ieder geval bevat: de eisen waar het projectresultaat aan moet voldoen c.q. de randvoorwaarden die worden gesteld, een actorenanalyse een activiteitenoverzicht, een projectplanning, een raming van benodigde middelen (mensen, personele uren, doorlooptijd, krediet), een risicoanalyse) en indien van toepassing: specifieke aandachtspunten waarop het project geëvalueerd moet worden De ambtelijk opdrachtgever keurt het projectplan goed nadat het MT het plan heeft besproken. Aan het begin van elk kwartaal controleren we de voortgang van het project aan de hand van de beheerfactoren GOCKIT. Onze ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgevers ontvangen deze rapportage elk kwartaal; twee van deze vier rapportages worden ook doorgeleid naar de gemeenteraad in de Project Rapportage (ProRaps). In de bouwkunde is het programma van eisen (PvE) het document dat door de opdrachtgever wordt gemaakt en dat in het bouwproces wordt gebruikt door de architect om op basis van de kaderstelling in het document het te ontwerpen gebouw maximaal bruikbaar te maken voor de opdrachtgever.

Bij belangrijke onderwerpen kan de gemeenteraad raadswerkgroepen in het leven roepen. Voor het project Vernieuwbouw Gemeentehuis is een raadswerkgroep met de fractievoorzitters opgezet. Uitkomsten koppelt de werkgroep terug aan de raad die dan besluiten kan nemen. De essentie van een risicoanalyse is zicht krijgen op zaken die het verloop van het project nadelig zouden kunnen beïnvloeden; het treffen van maatregelen om deze zo veel mogelijk te kunnen voorkomen; het oplossingen snel inzetbaar te hebben wanneer risico’s toch optreden. Met de scope wordt bepaald wat het project wel en niet is en wat het project wel en niet moet bewerkstelligen. De scope is een omschrijving van dat wat gedaan moet worden, de projectresultaten.

42 van 39

Onderzoeksrapport proces Vernieuwbouw gemeentehuis Maasgouw 25

Uitvoeringsfase

26

Verplichtingenadministratie

27

Voorbereidingsfase

Het project uitvoeren binnen de daarvoor vastgestelde kaders. Activiteiten: maken of invoeren volgens plan. Instrueren gebruikers en onderhouders. Opstellen van een beheerplan of nazorgplan. Beheerfactoren bewaken. Resultaten: oplevering van het afgesproken projectresultaat en bijbehorende producten Beslisdocument: in de projectopdracht aangeven wie beslist of het resultaat is behaald Een verplichtingenadministratie is dan een administratie waarbij alle verplichtingen worden vastgelegd en bewaakt. Op het moment dat een bestelling geplaatst wordt een deel van het budget besteed. Omdat in de regel nog geen factuur ter zake is ontvangen is de claim op het budget niet zichtbaar in de financiële administratie. Als gevolg hiervan heeft de budgethouder niet altijd zicht op de actuele stand van zaken ten aanzien van het aan hem toegekend budget en dit brengt risico’s met zich mee. Beslissen hoe we het project gaan uitvoeren. Maken van een realisatieplan. Inkopen of inhuren van middelen. Contracteren van derden. Ideeën ontwikkelen over beheer/nazorg. Beheerfactoren bewaken. Resultaten: Vergunningen, Ontheffingen, Bestek, Directieraming, beslisdocument Uitvoeringskrediet, Beslisdocument: in de projectopdracht aangeven welk document door wie wordt vastgesteld, waarbij de mandaatregeling binnen de gemeente in ieder geval in acht wordt genomen.

43 van 39