Bijlage 1: Raadsbesluit Herziening Algemene subsidieverordening (inclusief de Algemene subsidieverordening Maasgouw en de toelichting daarop)

De aard van de verplichtingen zal doorgaans worden afgestemd op de specifieke situatie van de subsidieontvanger en de activiteiten waarvoor subsidie wordt verstrekt. Het opnemen van een uitputtende lijst van mogelijke verplichtingen in de verordening zou de overzichtelijkheid en flexibiliteit van de regeling niet ten goede komen. Voorbeelden van verplichtingen die het college op grond van dit artikel kan opleggen zijn: • Het verzekeren van goederen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de gesubsidieerde activiteit; •

Het hanteren van bepaalde arbeidsvoorwaarden voor het personeel van de subsidieontvanger;

•

Het vormen van financiële reserves;

•

Voorschriften over de inrichting van de administratie;

•

De verplichting om vooraf toestemming te verkrijgen van het college voor het aangaan van bepaalde rechtshandelingen, zoals bedoeld in artikel 4:71 van de Algemene wet bestuursrecht.

Het is van belang voor de verantwoording, dat op een heldere manier wordt aangegeven wat met de verlening van de subsidie wordt verlangd. Oftewel: welke indicatoren leiden tot beantwoording van de vraag of de prestatie is geleverd. Toegevoegd is dat de op te leggen subsidieverplichtingen ook kunnen strekken tot verwezenlijking van het doel van de subsidie. Let op: ingeval van een directe subsidievaststelling (dus zonder een voorafgaand subsidieverleningsbesluit) wordt met “verplichting” zoals bedoeld in lid 2 sub b (de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten) een aanduiding van de activiteiten waarvoor subsidie wordt verstrekt bedoeld. Hiermee wordt bedoeld dat er dus geen voorwaarde voor het uitvoeren van de activiteiten in het vaststellingsbesluit wordt opgenomen: daarvan wordt immers uitgegaan bij directe vaststelling. Artikel 11 Betaling en bevoorschotting Dit artikel regelt de bevoorschotting van subsidies. In dit artikel is bepaald dat er geen voorschot wordt verstrekt, mits de subsidie wordt verleend voor activiteiten die vooraf financiering vereisen. In het tweede lid wordt er gesproken over ‘activiteiten die vooraf financiering vereisen’. Dit betreft bijvoorbeeld kosten die vóór de start van een project moeten worden gemaakt, zoals aanbetalingen, inhuur van derden of materiaalkosten.

Als deze kosten niet (of slechts beperkt) kunnen worden voorgeschoten door de aanvrager zelf, kan een (gedeeltelijke) bevoorschotting noodzakelijk zijn.

Z/25/151673

In artikel 4:95 van de Awb wordt al een en ander geregeld met betrekking tot bevoorschotting. Als voorschotten worden verstrekt, dan worden deze voorschotten automatisch (ambtshalve) verstrekt volgens het in de subsidieregeling of de verleningsbeschikking opgenomen bevoorschottingsritme. De bevoorschottingsbeschikking kan ambtshalve gegeven op het moment van de verleningsbeschikking. De bevoorschottingsbeschikking kan in hetzelfde besluit worden opgenomen als de verleningsbeschikking. Mocht er in de verleningsbeschikking geen rekening zijn gehouden met een eventuele bevoorschotting, dan kan hiervoor een aparte bevoorschottingsbeschikking worden genomen. De subsidieaanvrager hoeft dus geen aanvraag voor bevoorschotting in te dienen of tussentijdse overzichten van prestaties of uitgaven te overleggen. Dit leidt tot lastenbesparingen bij zowel de subsidieontvanger als de subsidieverstrekkende gemeente. Het derde lid spreekt voor zich. Het vierde lid biedt het college de mogelijkheid om in bijzondere gevallen af te wijken van de regels die staan in het tweede en derde lid. Het gaat hier dus om een discretionaire bevoegdheid: het college mag hiervan afwijken, maar is daartoe niet verplicht.

Artikel 12 Meldingsplicht De subsidieontvanger is verplicht tijdig (zonder nodeloos tijdsverloop) te melden bij de gemeente als het aannemelijk is dat de gesubsidieerde activiteit niet, niet tijdig, niet geheel of niet volgens alle daaraan verbonden verplichtingen zal worden verricht. In dat geval zal de subsidie lager of op nihil worden vastgesteld of zullen nadere afspraken worden gemaakt over het aanpassen van de verplichtingen, bijvoorbeeld het geven van meer tijd voor de uitvoering van de activiteiten. Bij het niet voldoen aan deze meldingsplicht kan, als dat achteraf mocht blijken, met toepassing van artikel 4:49 Awb alsnog de subsidievaststelling worden ingetrokken, omdat de ontvanger wist en behoorde te weten dat de vaststelling onjuist was. Terugvordering van de subsidie, inclusief wettelijke rente van het hele subsidiebedrag, kan in zo'n geval proportioneel worden geacht, omdat de ontvanger dan misbruik maakte van het gegeven vertrouwen, dat ten grondslag ligt aan de onderhavige subsidieverordening. Artikel 13 Vergoeding vermogensvorming Sommige organisaties ontvangen jarenlang een subsidie en bouwen uit die subsidie voorzieningen en reserves op. Het is gewenst dat dit vermogen terugvloeit naar de gemeente (de gemeenschap), wanneer daar aanleiding toe bestaat, bijvoorbeeld bij het beëindigen van de activiteiten.

Op grond van artikel 4:41 van de Awb kan in een verordening worden geregeld dat de subsidieontvanger aan de subsidieverstrekker een vergoeding moet betalen, als de subsidie heeft geleid tot vermogensvorming. Vermogensvorming is de toename van het vermogen van een subsidieontvanger als gevolg van een van de vijf in het tweede lid van artikel 4:41 genoemde gebeurtenissen. Artikel 4:41, eerste lid, aanhef en onder a, van de Awb geeft aan dat een vergoeding verschuldigd is aan het bestuursorgaan, mits dit bij wettelijk voorschrift of bij subsidieverlening is bepaald. Artikel 15 van de verordening geeft hieraan invulling. In het eerste lid staat dat Bij subsidies in deze bandbreedte kan in de subsidiebeschikking of regeling worden opgenomen dat een vergoeding verschuldigd is bij vermogensvorming, als een situatie uit artikel 4:41, tweede lid, van de Awb zich voordoet. Dit is een facultatieve bepaling (kan bepaling): het college hoeft dit niet altijd op te nemen, maar kan dit doen als het risico op vermogensvorming aanwezig is. Dit is bijvoorbeeld wordt verleend en pas na verantwoording wordt vastgesteld, dan kan de te veel ontvangen subsidie worden verrekend in een lagere vaststelling.

In het tweede lid is geregeld dat bij hogere subsidiebedragen (vanaf €125.000) een vergoeding in beginsel verplicht is als er sprake is van vermogensvorming én wanneer een situatie voordoet zoals bedoeld in artikel 4:41, tweede lid, van de Awb. In het tweede lid van artikel 4:41 van de Awb staat het volgende: Z/25/151673

De vergoeding is slechts verschuldigd als: a. de subsidieontvanger voor de gesubsidieerde activiteiten gebruikte of bestemde goederen vervreemdt of bezwaart of de bestemming daarvan wijzigt; b. de subsidieontvanger een schadevergoeding ontvangt voor verlies of beschadiging van voor de gesubsidieerde activiteiten gebruikte of bestemde goederen; c. de gesubsidieerde activiteiten geheel of gedeeltelijk worden beëindigd; d. de subsidieverlening of de subsidievaststelling wordt ingetrokken of de subsidie wordt beëindigd, of e. de rechtspersoon die de subsidie ontving wordt ontbonden. Bij de beoordeling of een vergoeding verschuldigd is, dient er naast het beoordelen of er sprake is van een van de gevallen genoemd in het tweede lid van artikel 4:41 van de Awb, ook gekeken te worden of er sprake is van een causaal verband tussen de subsidie die is verleend en de opgebouwde vermogensvorming. Er ontstaat namelijk alleen een vergoedingsplicht wanneer er een causaal verband is tussen beiden. Er moet een vermogenstoename hebben plaatsgevonden, waarvan vaststaat dat deze niet zou hebben plaatsgevonden als de subsidie niet zou zijn verleend. In artikel 4:41, eerste lid, aanhef en onder b, van de Awb staat dat de hoogte van de vergoeding bij wettelijk voorschrift moet worden bepaald. Het derde lid van artikel 15 in de Asv geeft hier deels uitvoering aan.

Aangezien het niet mogelijk is om voor alle gevallen een specifieke berekening van de hoogte van de vermogensvorming in de Asv op te nemen, zal dit per geval in de subsidieregeling of in de subsidieverleningsbeschikking moeten worden opgenomen. De drempelbedragen genoemd in dit artikel zien op de in totaliteit ontvangen subsidies door een subsidieontvanger. Artikel 14 Egalisatiereserve In dit artikel staan de bepalingen opgenomen die betrekking hebben op het vormen van reserves en voorzieningen. De bepaling van de egalisatiereserve is gebaseerd op artikel 4:72 van de Awb. Een egalisatiereserve is een reserve van de subsidieontvanger waaraan als bestemming het dekken van exploitatierisico’s is verbonden. De reserve wordt gevormd om tot een gelijkmatige verdeling van lasten te komen. Op grond van artikel 4:58 van de Awb is artikel 4:72 van de Awb alleen van toepassing op per kalender- of boekjaar verstrekte subsidie aan een rechtspersoon en bovendien enkel als dat in de ASV, een subsidieregeling of bij de subsidieverlening is bepaald. De verplichting een egalisatiereserve te vormen als bedoeld in het eerste lid kan dus enkel aan rechtspersonen worden opgelegd, voor per kalender- of boekjaar verstrekte subsidies.

Het college kan bij een verleningsbeschikking voor een subsidie die per kalender- of boekjaar wordt verstrekt en die meer dan € 50.000 bedraagt bepalen dat de subsidieontvanger een egalisatiereserve dient te vormen (eerste lid). In dat geval komt het verschil tussen het vastgestelde subsidiebedrag en de kosten van de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend ten gunste of ten laste van de egalisatiereserve. De reserve wordt dus gevormd uit exploitatieoverschotten om eventuele toekomstige tekorten op te vangen. Naast een door het college opgelegde verplichting kan op grond van het tweede lid elke subsidieontvanger het college verzoeken een egalisatiereserve te mogen vormen. Omdat de egalisatiereserve dient om tekorten in het ene jaar te compenseren met overschotten in het andere jaar, heeft de toepassing van het eerste of tweede lid alleen zin bij subsidies die in een reeks van jaren achter elkaar worden verstrekt. Dit artikel is bedoeld om een doelmatige besteding en beheer van subsidiegelden te waarborgen. Daarnaast dient het als stimulans voor de subsidieontvanger om efficiënt met het subsidiegeld om te gaan. Z/25/151673

Artikel 15 Verantwoording en vaststelling eenmalige subsidies tot €50.000 Eenmalige subsidies tot €5.000: ambtshalve vaststelling Voor subsidies tot €5.000 is er sprake van een ambtshalve vaststelling. Dit betekent dat de subsidieontvanger geen formele aanvraag tot vaststelling hoeft in te dienen. Wel dient de subsidieontvanger aan te tonen dat de activiteiten zijn uitgevoerd en dat aan de verplichtingen is voldaan. Op welke manier en binnen welke termijn de subsidieontvanger dient moet aantonen, wordt geregeld in de subsidieregeling of in de verleningsbeschikking. Eenmalige subsidies tussen de €5.000 en €50.000: aanvraag tot vaststelling Bij hogere bedragen (tussen de €5.000 en €50.000) is een actieve handeling van de subsidieontvanger vereist, namelijk: het indienen van een aanvraag tot vaststelling. Deze aanvraag dient uiterlijk 13 weken na afloop van de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, ingediend te worden. Als deze aanvraag niet binnen de 13 weken-termijn wordt ingediend, dan geldt hetgeen is opgenomen in artikel 18: als de aanvraag tot subsidievaststelling niet wordt ingediend binnen de 13 weken-termijn, dan gaat het college zes weken na een eenmalig rappel over tot ambtshalve vaststelling. Artikel 16

Verantwoording en vaststelling jaarlijkse en meerjarige subsidies tot €50.000

Jaarlijkse en meerjarige subsidie tot €15.000: direct vastgesteld In het eerste lid is opgenomen dat jaarlijkse of meerjarige subsidies tot €15.000 direct worden vastgesteld. Dit houdt in dat er direct een betalingsverplichting ontstaat. Er vindt dan niet eerst een subsidieverlening plaats. Jaarlijkse en meerjarige subsidie tussen €15.000 en €50.000: aanvraag tot vaststelling Bij hogere bedragen (tussen de €5.000 en €50.000) is een actieve handeling van de subsidieontvanger vereist, namelijk: het indienen van een aanvraag tot vaststelling. Deze aanvraag wordt ingediend vóór 1 juni van het jaar na afloop van het kalenderjaar waarin de activiteiten zijn verricht. Dit artikel geldt voor zowel subsidies die per kalenderjaar worden verleend als subsidies die per boekjaar worden verleend. Het derde lid bepaalt, dat de subsidieontvanger moet aantonen dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn uitgevoerd. In beginsel gelden daarvoor de documenten zoals deze zijn opgenomen in het derde lid. Het college kan op grond van het vierde lid bepalen om ook anderen, of minder dan, de in dit lid bedoelde gegevens te laten overleggen. Dit moet dan wel vooraf duidelijk worden gemaakt. Er kunnen daarbij verschillende instrumenten worden gebruikt, zoals bestuurs- en activiteitenverslagen, een deskundigenverklaring of andere bewijsstukken (bijvoorbeeld een publicatie) enz.

Voor kleinere subsidies zou, bijvoorbeeld in het geval van een speeltoestel, kunnen worden volstaan met het mailen van een foto daarvan of iets dergelijks. Ook hiervoor biedt het vierde lid de mogelijkheid. Artikel 17 Verantwoording subsidies > € 50.000 Bij subsidies van 50.000 euro of meer wordt uitgegaan van de traditionele afrekening van subsidies, namelijk op basis van gerealiseerde kosten en baten. In het tweede lid staat opgesomd welke documenten de aanvraag tot subsidievaststelling moet bevatten. Het derde lid geeft het college de bevoegdheid om andere, of minder dan, de in het tweede lid genoemde gegevens en bescheiden op te vragen. Artikel 18 Berekening van uurtarieven, uniforme kostenbegrippen Dit artikel schrijft voor dat als het college bij de bepaling van de subsidiabele kosten gebruik maakt van uurtarieven, de berekeningswijze hiervan en de voorgeschreven definities in een subsidieregeling vastgelegd dienen te worden. De aanvrager zal daarmee dan bij zijn aanvraag rekening moeten houden. Bij Z/25/151673

subsidies waarop een Europees steunkader van toepassing is, is het college hierin beperkt tot tarieven en kostenbegrippen die voldoen aan de eisen van het toepasselijke steunkader. Artikel 19 Vaststelling subsidie Het eerste lid bevat – overeenkomstig artikel 4:13 van de Awb – de termijn waarbinnen de beschikking gegeven dient te worden. Wel bestaat de mogelijkheid tot verdagen (tweede lid). Het merendeel van de aanvragen zal binnen deze beslistermijn kunnen worden afgehandeld. Meer ingewikkelde aanvragen vergen soms meer tijd. De verdaging van de beslistermijn – voor de duur van ten hoogste de in het tweede lid nader bepaalde termijn – biedt dan uitkomst. Een besluit tot verdaging op grond van het tweede lid is appellabel (dit in tegenstelling tot een mededeling op grond van artikel 4:14 van de Awb dat de – eventueel verdaagde – termijn niet gehaald wordt). Dat wil zeggen dat er bezwaar en beroep tegen dit besluit kan worden ingediend. Uiteraard mogen van de aanvrager alleen die gegevens verlangd worden die noodzakelijk zijn voor het beoordelen van de verantwoording. Op grond van het derde lid kan het college – naast de situaties genoemd in deze Algemene subsidieverordening - categorieën van subsidies of subsidieontvangers aanwijzen voor wie de subsidie wordt vastgesteld zonder dat hiervoor door de subsidieontvanger een aanvraag moet worden ingediend.

Hierdoor kunnen de administratieve lasten voor zowel de subsidieaanvrager als de subsidieverstrekker worden bespaard. Artikel 20 Hardheidsclausule In de hardheidsclausule is zo concreet en nauwkeurig mogelijk aangegeven op welke onderdelen van de regeling deze clausule van toepassing is. De te treffen voorziening, die niet in de verordening is voorzien, dient altijd binnen de doelstellingen van de subsidie te passen. De toepassing van de hardheidsclausule dient beperkt te blijven tot individuele gevallen. Zodra de toepassing van een hardheidsclausule voor bepaalde gevallen voldoende is uitgekristalliseerd en daardoor een bestendig karakter heeft gekregen, dient dit beleid in de Algemene subsidieverordening of subsidieregeling te worden neergelegd. Toegevoegd is dat de hardheidsclausule ook kan gelden voor de op deze verordening gebaseerde subsidieregelingen. Artikel 21 Slotbepalingen Alle slotbepalingen over intrekking, overgangsbepalingen, inwerkingtreding en citeertitel zijn nu verwerkt in één artikel. Het vierde lid van dit artikel gaat over het ‘omhangen’ van de subsidieregelingen. Een verordening kent vaak diverse uitvoeringsbesluiten, zoals nadere regels, aanwijzingsbesluiten (van plaatsen waar of tijden waarop bepaalde regels gelden of juist niet gelden), beleidsregels, vergunningen, ontheffingen en dergelijke.

Bij vervanging van een verordening door een nieuwe (zoals hier het geval is) is het vaak niet nodig dat al deze uitvoeringsbesluiten worden vervangen met een nieuw besluit; niet zelden kunnen ze nog uitstekend dienstdoen, maar dan in juridische zin gebaseerd op een artikel van de nieuwe verordening. Dan moeten ze worden ‘omgehangen’, d.w.z. aan hun nieuwe grondslag worden opgehangen. Dit wordt geregeld met het vierde lid van artikel 21. Op deze manier gelden de subsidieregelingen die op basis van de vorige Asv zijn vastgesteld, ook onder de nieuwe Asv.

Z/25/151673