Rekenkamerrapport - Majeure Projecten - gemeente Maasdriel

Ook is niet duidelijk of er voor het restant van het project nog een risicovoorziening is opgenomen.42 In 2024 is in de budgetraming van de kadernota van 2025 een extra 5% risicovoorziening opgenomen.43 Dit is ook doorgevoerd in de SSK-kostenraming van het laatste deel van het project (waarover nog geen besluitvorming heeft plaatsgevonden).44

40 Gemeente Maasdriel. (2023, november). Programmabegroting 2024 – 2027. 41 Gemeente Maasdriel. (2023, 3 juli). Onderbouwing oorspronkelijke raming. 42 Gemeente Maasdriel. (2024, 6 maart). Zandmeren financieel overzicht versie 2. 43 Gemeente Maasdriel. (2024, 25 september). Zandmeren Budgetraming t.b.v. kadernota 2025. 44 Gemeente Maasdriel. (2024, 23 september). SSK-raming Zandmeren fase 3.

Rekenkamer Maasdriel | Sturen op majeure projecten | 26

Bij Kasteelplein Hedel is in de raming45 één post voor algemene kosten, winst en risico. Deze post bedraagt 15% van het subtotaal van de kosten. Twee stelposten (archeologie en het vervangen van een muur) en de VAT-kosten (samen 30,7%) van het totaal worden niet meegenomen in het berekenen van de grootte van de risicoreservering. Uit gesprekken blijkt dat niet alle voor de hand liggende risico’s zijn meegenomen. Een voorbeeld hiervan is het onderdeel explosieven dat niet is meegenomen in de aanvankelijke raming van kosten van het Kasteelplein.46 Voor de Zandmeren zijn in de projectopdracht enkele risico’s en beheersmaatregelen genoemd. Documentatie over de voortgang van deze beheersmaatregelen is niet aanwezig. Voor het Kasteelplein is ook geen documentatie van beheersmaatregelen aanwezig. 2.3.2. ZOR Bij het project ZOR zijn intensief risico’s geïnventariseerd. Uit interne mailcontacten blijkt dat de gemeentelijke organisatie streeft naar ‘een bovengemiddeld en kwalitatief goed risicomanagement’ voor de ZOR en dat er wordt gekozen om dit extern, buiten het projectteam, te beleggen.47 Uit de stichtingskostenbegroting48 blijkt dat voor de duur van het hele project kosten zijn ingeboekt voor een risicomanager voor 50 uur per jaar.

Om het risicomanagement bij de ZOR in te vullen worden meerdere risicosessies met het projectteam gehouden waarbij risico’s worden geïnventariseerd en opgenomen in een risicoregister. Ook worden de risico’s gekwantificeerd en worden beheersmaatregelen getroffen.49 Dit gebeurt met een gangbare methode, de RISMAN-methode (een systematische aanpak voor risicomanagement). In de sessies worden risico’s benoemd op de aspecten financieel, informatievoorziening, juridisch, maatschappelijk, organisatorisch, planning, politiek, ruimtelijk, technisch en veiligheid. Al deze risico’s worden voorzien van een inschatting van de financiële gevolgen en opgenomen in de risicoanalyse. Uit gesprekken blijkt dat voor de ZOR voor het hele plangebied risico’s in kaart zijn gebracht waarbij er veel aandacht is geweest voor bodemgesteldheid. De eerste kostenraming van de ZOR heeft een nauwkeurigheid van 50%. Dit betekent dat de kosten 50% hoger of lager uit kunnen vallen (€8.650.000 - €25.595.000). Hiermee wordt rekening gehouden door in de projectbegroting uit te gaan van de bovenkant van de raming: €25.595.000.50 Hierna is een specifiekere stichtingskostenbegroting opgesteld met een risicoreservering van 10% over alle netto kosten (kosten gecorrigeerd met verwervingsopbrengsten).

Hierbij is ook een indexering van alle kosten van 3% per jaar opgenomen.51 Na de start van het project is een uitgebreide risico-inventarisatie gemaakt. Op basis van de resultaten hiervan zijn financiële voorzieningen later opgenomen in het projectbudget. De benoemde financiële risico’s in de risicoanalyse kennen een minimale en een maximale verwachtingswaarde. De minimale en de maximale verwachtingswaarde worden berekend door de kans op optreden te vermenigvuldigen met de minimale respectievelijk maximale ingeschatte financiële impact. Voor de risicoreservering in de stichtingskostenbegroting wordt uitgegaan van de gemiddelde verwachtingswaarde.

45

Gemeente Maasdriel. (2021, 28 juli). Raming Kasteelruïne. Gemeente Maasdriel. (2021, 28 juli). Raming Kasteelruïne. 47 Gemeente Maasdriel (2022, 8 maart). Interne communicatie. 48 Gemeente Maasdriel. (2022, 13 oktober). Stichtingskostenbegroting Zuidelijke Ontsluitingsroute. 49 Gemeente Maasdriel. (2022, 9 juni). Logboek Compleet Zuidelijke Ontsluitingsroute (ZOR). 50 Gemeente Maasdriel. (2022, 17 februari). Definitieve projectopdracht Zuidelijke Ontsluitingsroute. 51 Gemeente Maasdriel. (2022, 13 oktober). Stichtingskostenbegroting Zuidelijke Ontsluitingsroute. 46

Rekenkamer Maasdriel | Sturen op majeure projecten | 27

Bij het project ZOR is een uitgebreide documentatie van beheersmaatregelen aanwezig. De gehouden risicosessies in november 2022, juli 2023 en augustus 2024 leiden tot een logboek waarin alle risico’s worden bijgehouden en waarin oorzaak, de kans op optreden, de financiële impact, de tijdsduur, de beheersmaatregelen en de verantwoordelijke hiervoor en de status is weergegeven.52 Bij status wordt weergegeven in bewerking, in control, onbekend, of accepteren. Er wordt ook een logboek bijgehouden waarin staat welke maatregelen zijn uitgevoerd. In de verslagen van de sessies in 2023 en 2024 komt niet naar voren dat nieuwe risico’s zijn geïnventariseerd. In gesprekken is naar voren gekomen dat in de voorbereiding van projectoverleggen de kostenraming wordt vernieuwd en dat hierbij ook naar nieuwe risico’s wordt gekeken. Op 27 juli 2023 stelt de externe risicomanager een projectrapportage op waarin hij verslag doet van het risicomanagement tot dan toe.

In de rapportage staat dat het risicoregister al veel vervallen risico’s kent en dat veel risico’s in bewerking zijn, iets wat duidt op het actief treffen van beheersmaatregelen.53 In augustus 2024 zijn in de top 10 risico’s alle risico’s vervallen door beheersmaatregelen of onderdeel geworden van een objectoverstijgende risicoreservering.54 Dit zijn risico’s die voor de gemeente in brede zin geldig zijn en waarvoor om deze reden een algemene risicoreservering is getroffen. 2.3.3. Overkoepelende bevindingen Binnen het project ZOR vindt risicomanagement plaats op een gestructureerde en methodische manier. De ZOR is het enige majeure project dat ook daadwerkelijk onderdeel is van de risicoparagraaf in de P&C-stukken. Bij Kasteelplein Hedel en Zandmeren ontbreekt het risicomanagement grotendeels. In het project ZOR is dit wel aanwezig. Hier wordt gewerkt met een gecertificeerde methodiek voor risicomanagement en is er een expert op dit onderwerp aangetrokken. Uit de documentatie rijst het beeld dat het project ZOR hierin een positieve uitzondering is in de gemeente Maasdriel. Dit blijkt uit interne emailcontacten waarin staat dat voor de ZOR sprake zal zijn van ‘bovengemiddeld goed’ risicomanagement. Dat het project ZOR hierin een uitzondering is wordt ondersteund door de observaties in de projecten Kasteelplein en Zandmeren.

In deze projecten is geen methodisch risicomanagement aanwezig en is het beheersen van risico’s afhankelijk van de inzet van de projectleider. Risico-analyses of inventarisaties zijn niet beschikbaar beschikbaar. Documentatie ten aanzien van beheersmaatregelen ontbreekt. Voor de Zandmeren zijn in de projectopdracht wel enkele risico’s en maatregelen beschreven. Dit betreft geen volledige risico-inventarisatie. Ook is er geen koppeling met een financiële risicovoorziening. Bij alle projecten is er in de kostenramingen wel op enige manier rekening gehouden met onvoorziene kosten. De manier waarop dit gebeurt is niet eenduidig. Bij Kasteelplein wordt deze post samengenomen met de algemene kosten. Dit is bij de andere projecten niet het geval. Naast het opnemen van onvoorziene kosten worden soms stelposten opgenomen voor kosten die nog niet volledig in kaart kunnen worden gebracht.

52

Gemeente Maasdriel. (2022, 9 juni). Risicoregister ZOR. RisLog B.V. (27 juli 2023). Risicorapportage Zuidelijke Ontsluitings Route (ZOR). 54 Gemeente Maasdriel. (2024, 19 augustus). Memo aan stuurgroep Voortgangsrapportage 19 ZOR. 53

Rekenkamer Maasdriel | Sturen op majeure projecten | 28

3. Rol van de raad In dit laatste hoofdstuk kijken we naar de rol van de raad bij majeure projecten in de gemeente Maasdriel. Hierbij kijken we ook naar de manier waarop het college voorziet in informatievoorziening over de voortgang van de majeure projecten. Daarmee geeft dit hoofdstuk antwoord op de volgende deelvragen: 5. a. b. 6.

Hoe wordt de raad door het college geïnformeerd over de (financiële) voortgang van majeure projecten? Hoe worden financiële, bestuurlijke, organisatorische en technische risico’s in de planvormingsfase van projecten in beeld gebracht? In hoeverre leidt dit tot beheersmaatregelen? Hoe worden risico’s gedurende de uitvoering van projecten daadwerkelijk beheerst? Op welke wijze geeft de raad zelf invulling aan de kaderstellende en controlerende rol bij majeure projecten?

3.1. Informatievoorziening aan de raad via P&C-cyclus 3.1.1. Informatievoorziening via P&C-cyclus Het college van Maasdriel informeert de gemeenteraad via de P&C-cyclus over (de voortgang van) de majeure projecten. De P&C-cyclus bestaat uit de kaderbrief, de programmabegroting, een bestuursrapportage en de jaarstukken. Majeure projecten zijn geen zelfstandig onderdeel in de P&Cstukken. De raad van Maasdriel ontvangt één keer per jaar een bestuursrapportage van het college. In deze tussentijdse evaluatie rapporteert het college over de financiële en programmatische afwijkingen ten opzichte van de programmabegroting. De P&C-cyclus bevat geen specifieke paragraaf over majeure projecten. Het college informeert de raad over het opstellen van de programmabegroting in de kaderbrief. In de kaderbrief van 2021 is niet specifiek aandacht voor projecten. Wel is in de kaderbrief aandacht voor de rekenrente bij investeringen. Dit heeft wel direct invloed op de financiën van een project. Vanaf 2022 zijn ook de beleidsprioriteiten van het college onderdeel van de kaderbrief. In de kaderbrieven is dan ook aandacht voor de impact op de gemeentefinanciën bij de verschillende projecten. In de programmabegroting is dit verder uitgewerkt. Majeure projecten krijgen wisselend aandacht in de programmabegroting In de programmabegrotingen is de mate van aandacht voor projecten verschillend.

In de periode 2020 – 2024 is de Zuidelijke Ontsluitingsroute altijd tekstueel toegelicht. Dit is niet geval voor het Kasteelplein Hedel en het project Zandmeren. Wel staan alle drie de projecten in het overzicht van investeringen en mutaties van reserves indien van toepassing. Het informatiegehalte van de toelichtende alinea’s met betrekking tot deze projecten is wisselend. In sommige gevallen wordt de planning en de financiële status toegelicht. In andere gevallen komen alleen de uit te voeren werkzaamheden inhoudelijk aan bod. In tabel 4 staat of er aandacht is geweest voor de projecten in de begroting. Tabel 4 mate waarin projecten aandacht krijgen in programmabegroting

Jaar

2020

2021

2022

2023

2024

Zuidelijke ontsluitingsroute

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Kasteelplein Hedel

Nee

Ja

Ja

Nee

Nee

Zandmeren

Nee

Ja

Ja

Nee

Ja

Rekenkamer Maasdriel | Sturen op majeure projecten | 29

De bestuursrapportage geeft wisselend inzicht in de planning en financiën van verschillende majeure projecten. Vanaf 2021 gebruikt Maasdriel het stoplichtmodel in de bestuursrapportage. Per programma is aangegeven of conform planning en financiën verloopt. Oranje betekent dat dit onzeker is en rood betekent dat de planning niet wordt gehaald of dat het budget wordt overschreden. Niet in alle gevallen wordt toegelicht waarom een project niet groen is. Zo krijgt het kasteelplein Hedel in 2021 oranje op het gebied financiën, maar staat in het inhoudelijke kopje niet toegelicht waarom. Verder wisselt het type projecten dat apart aandacht krijgt in de bestuursrapportage. In tabel 5 staat weergegeven of er aandacht is voor projecten uit het casusonderzoek in de bestuursrapportages. Tabel 5 Aandacht voor projecten Maasdriel in de bestuursrapportages

Jaar

2020

2021

2022

2023

2024

Zuidelijke ontsluitingsroute

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Kasteelplein Hedel

Nee

Ja

Ja

Nee

Nee

Zandmeren

Nee

Ja

Nee

Nee

Ja

De status van investeringen is goed zichtbaar in de jaarrekeningen, maar de mate waarin de planning en financiën van projecten worden toegelicht is wisselend. De jaarverslagen (2020 – 2023) van de gemeente Maasdriel bevatten sinds 2021 voor projecten een apart kopje waarin een toelichting staat van de status van het project. Hiervoor hanteert de gemeente ook het stoplichtmodel voor planning en financiën. Wanneer er een oranje of rode kleur staat bij een project, is niet in alle gevallen duidelijk wat hiervan de betekenis is. Zo heeft het uitvoeringsprogramma Zandmeren in de jaarstukken van 2021 een oranje kleur op het aspect planning, zonder dat hier een toelichting bij staat. Ook valt het op dat projecten niet jaarlijks onderdeel zijn van de jaarstukken, terwijl deze nog niet zijn afgerond. Het Kasteelplein Hedel krijgt in 2023 geen aandacht in de jaarstukken. Dit project loopt door tot 2024. Al met al is de toelichting op de voortgang van een project, zowel financieel als planning, wisselend. In tabel 6 staat weergegeven of er aandacht is voor projecten uit het casusonderzoek in de jaarstukken. De status van de investeringen is goed zichtbaar in de jaarrekening. Zie hiervoor tabel 7. Projectrisico’s krijgen zeer beperkt aandacht: alleen projectrisico’s met betrekking tot de ZOR zijn in de jaren 2022 en 2023 opgenomen in de jaarstukken.

Tabel 6 Aandacht voor projecten Maasdriel in de jaarstukken

Jaar

2020

2021

2022

2023

Zuidelijke ontsluitingsroute

Ja

Ja

Ja

Ja

Kasteelplein Hedel

Nee

Ja

Ja

Nee

Zandmeren

Nee

Ja

Ja55

Nee

55

Zandmeren wordt benoemd in de jaarstukken van 2022 als onderdeel van een breder programma.

Rekenkamer Maasdriel | Sturen op majeure projecten | 30

Tabel 7 mate waarin projecten zijn opgenomen in overzichten van (lopende) investeringen of budgetoverhevelingen

Jaar

2020

2021

2022

2023

Zuidelijke ontsluitingsroute

Ja

Ja

Ja

Ja

Kasteelplein Hedel

Ja

Ja

Ja

Ja

Zandmeren

Ja

Ja

Ja

Ja

Projectrisico’s krijgen zeer beperkt aandacht in de jaarstukken De jaarstukken bevatten ook een paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Onderdeel van deze paragraaf is een risico-inventarisatie van de gemeente Maasdriel. Van de casusprojecten is hierin alleen aandacht voor de Zuidelijke Ontsluitingsroute in de jaarstukken van 2022 en 2023. In 2022 staat hierover het volgende: Het project ZOR is een groot project voor Maasdrielse begrippen en wijkt af van de dagelijkse activiteiten van de organisatie. Hierdoor kent het project een verhoogd risicoprofiel. Risicobeheersing is een steeds belangrijker wordend aspect van onze projectmanagement.56 Aan dit risico is geen bedrag gekoppeld, omdat het project in de opstartfase verkeert en pas in 2023 een financiële begroting wordt opgesteld. De jaarstukken van 2023 bevatten dezelfde tekst. Naast dit projectspecifieke risico worden in de jaarstukken ook algemene risico’s genoemd die ook op projecten van toepassing zijn, zoals prijsstijgingen van grondstoffen. Deze risico’s zijn middels bedragen gekwantificeerd.

3.2. Informatievoorziening over projecten buiten P&C-cyclus In 2023 heeft de raad een integrale voortgangsrapportage ontvangen over projecten De gemeenteraad heeft begin 2023 een algemene voortgangsrapportage over verschillende projecten ontvangen. Met de voortgangsrapportage wordt een toezegging aan de raad afgedaan om een compleet beeld te geven van lopende projecten en eventuele risico’s in beeld te brengen. Het financiële overzicht dat is bijgeleverd biedt echter geen inzicht in de risicoreservering en de voorziene risico’s. Wel is voor ieder project een verwacht eindsaldo opgenomen.57 In de voortgangsrapportage is ook aandacht voor de Zandmeren en het Kasteelplein meegenomen. 3.2.1. Informatievoorziening ZOR via presentaties en voortgangsrapportages In het raadsgesprek komt naar voren dat de raad duidelijke kaders heeft kunnen stellen voor de ZOR. De raad wordt jaarlijks via een raadsinformatieavond geïnformeerd over de ZOR aan de hand van presentaties. In deze presentaties wordt amendement A2021-25 aangehaald als aanleiding voor de presentatie, waarin de raad voorstelt om na 1 en na 2 jaar een beslisnota voor te leggen over voortgang project ZOR en daarin tevens de status en voortgang verplaatsing zandbedrijven mee te nemen.58 De presentaties richten zich op de voortgang en geven inzicht in de kosten en risico's van de ZOR.

56

Gemeente Maasdriel. (2023). Jaarstukken 2022. p. 83. Gemeente Maasdriel. (2023, 23 maart). Voortgangsrapportage projecten team Realisatie en beheer. 58 CDA Maasdriel, Samen Sterk Maasdriel en D66 Maasdriel. (2021, 9 december). Amendement Voorkeurstracé Zuidelijke Ontsluitingsroute. A2021-25. p.1. 57

Rekenkamer Maasdriel | Sturen op majeure projecten | 31

•

• •

•

1e presentatie (2022): De gemeente zit binnen de oorspronkelijk begrote bandbreedte, maar dan wel met minder onzekerheid.59 Wel wordt hierbij aangegeven dat er nog onzekerheden zijn voor de investeringskosten met betrekking tot het renteniveau. Daarnaast worden de top-10 risico’s benoemd. Deze zijn van financiële, juridische en organisatorische aard. 2e presentatie (2023): Uit de presentatie aan de raad uit 2023 blijkt dat er nog steeds binnen de oorspronkelijke bandbreedte wordt gebleven met minder onzekerheid. 60 3e presentatie (2024): De beheersing van risico's en kansen komen aan bod. Ook richt de presentatie zich op de ontwikkeling van kosten, reserveringen, financiën en lasten. Hieruit blijkt dat er niets verandert in de begroting van 2025 voor de hoogte van de kosten van de ZOR. Ook worden de structurele lasten in de begroting mogelijk lager.61 4e presentatie (2024): De wethouder heeft in december 2024 een presentatie gegeven over de ZOR. Hierin is aangegeven dat de ZOR disproportioneel en onbetaalbaar is geworden door de kostenstijging. Het college heeft daarom voorgesteld om het project te herijken en deze uitkomsten in 2025 te bespreken met de raad.

Het college deelt ook een twee keer per jaar voortgangsrapportages met de gemeenteraad met betrekking tot de ZOR. Deze gaan expliciet in op de risico’s en de financiën van het project. In de eerste rapportage uit mei 2023 had het belangrijkste risico te maken met de planning, omdat de datum voor publicatie en ter inzagelegging van het ontwerpbestemmingsplan voor 1 januari 2024 niet haalbaar was.62 In de tweede rapportage van 2023 was dit risico inmiddels achterhaald.63 In de meest recente rapportage van mei 2024 is het risicoprofiel aangepast voor de ontwikkeling van de grondverwerving en bouwkosten. Bovendien wordt er genoemd dat er nog risico’s met betrekking tot de zienswijzen, beroepsprocedures en de financiële en maatschappelijke haalbaarheid zijn in het vervolgproces.64 De technische en schriftelijke vragen die door de raadsleden zijn gesteld gaan niet in op de kosten of risico's van de ZOR. 3.2.2. Informatievoorziening Kasteelplein Hedel De gemeenteraad is tussentijds niet geïnformeerd over de voortgang van de het project Kasteelplein Hedel. Dit beeld wordt bevestigd in het raadsgesprek. In de Slotwijziging 2024 staat dat er en overschrijding is geweest van €390.000 voor het project. Om die reden is het investeringskrediet met dat bedrag. De raad wordt op een later moment via een raadsinformatiebrief geïnformeerd wordt over de oorzaken van de overschrijding.65 3.2.3.

Informatievoorziening Zandmeren De gemeenteraad heeft in de periode 2022 – 2024 via verschillende kanalen en op verschillende manieren informatie ontvangen. In maart 2022 ontving de gemeenteraad een uitgebreide rapportage. In de rapportage staat, naast een toelichting op het project, dat er op dat moment nog een definitief planvoorstel wordt ontwikkeld. Daarnaast is er aandacht in een aparte paragraaf voor onzekerheden en risico’s. Hier wordt benoemd dat er voor de grotere onderdelen van het plan nog een risicoanalyse zal

59

Gemeente Maasdriel. (2022, 15 november). Presentatie ZOR. Gemeente Maasdriel. (2023, 21 november). Presentatie ZOR. 61 Gemeente Maasdriel. (2024, 3 september). Presentatie ZOR. 62 Gemeente Maasdriel. (2023, 1 mei). Raadsvoortgangsrapportage ZOR. p.4. 63 Gemeente Maasdriel. (2023, 31 december). Raadsvoortgangrapportage ZOR. p.6. 64 Gemeente Maasdriel. (2024, mei 2025). Raadsvoortgangrapportage ZOR. p.3. 65 Gemeente Maasdriel. (2024, 19 december). Slotwijziging 2024. 60

Rekenkamer Maasdriel | Sturen op majeure projecten | 32

worden opgesteld.66 De raad ontving deze rapportage, voordat zij het krediet hebben vastgesteld. Voorafgaand aan de kredietverstrekking door de raad heeft ook een presentatie aan de gemeenteraad over het project plaatsgevonden.67 Op 1 juli 2022 heeft een fractie uit de gemeenteraad een aantal schriftelijke vragen naar aanleiding van het raadsvoorstel. 68 Deze vragen hebben betrekking op de toegankelijkheid van de Zandmeren, de kwaliteitsborging van het zwemwater en op de financiën. Op 19 oktober 2022 beantwoordt het college deze vragen. De gemeenteraad heeft bij het besluit om krediet te verlenen unaniem de motie Waterscouting aangenomen. Hierin wordt het college opgeroepen om ook in gesprek te gaan met de Scoutinggroep over hun wensen bij de ontwikkeling van de Zandmeren.69 Op 19 april 2023 krijgt de gemeenteraad een presentatie over de gebiedsontwikkeling van de Zandmeren. De raads- en commissieleden stellen hierbij verschillende vragen. De wethouder beantwoordt enkele vragen schriftelijk. De vragen hebben betrekking op de financiering, de scouting en het ontwerpen van een landmark.70 In mei 2023 stelt een fractie raadsvragen over de Zandmeren. Deze gaan zowel over de invulling van het project als over de financiën. 71 In mei 2024 stuurt de wethouder een brief over de voortgang van het project Zandmeren.

Fase 1 deel 1 is afgerond van het project met een overschrijding van €75.000. De plannen voor het vervolg worden deels gewijzigd doordat het financieel of technisch niet haalbaar is. Hierover wordt de raad later nader geïnformeerd.72 Uit het raadsgesprek blijkt dat de raad het gevoel heeft onvoldoende sturing te hebben kunnen geven aan de verschillende fasen van Zandmeren. Zo werden er voor dit project geen verschillende alternatieven gepresenteerd. Bovendien gaf de raad aan dat er weliswaar informatieavonden hebben plaatsgevonden, maar dat er voor hun gevoel op dat moment geen mogelijkheid meer was om sturing te geven op de gepresenteerde plannen. 3.2.4. Overkoepelende bevindingen De Zuidelijke Ontsluitingsroute en Zandmeren krijgen veel aandacht in de informatievoorziening. Dit vindt plaats via zowel de P&C-cyclus als via bijvoorbeeld presentaties en raadsmemo’s. Hier is gevraagd door de raad om hier op vaste momenten over geïnformeerd te worden. Het college informeert de raad bij de andere projecten vooral als hij daarom vraagt. Het college heeft de raad pas eind 2024 geïnformeerd over overschrijding op het project Kasteelplein Hedel, terwijl dit sinds half 2024 bekend was.

66

Gemeente Maasdriel. (2022, 2 maart). Brief Gebiedsontwikkeling Zandmeren 2030. Gemeente Maasdriel. (2022, 5 juli). Presentatie Zandmeren 2030. 68 VVD Maasdriel. (2022, 1 juli). Schriftelijke vragen omtrent gebiedsontwikkeling Zandmeren 2030. 69 SSM, GroenLinks Maasdriel, VVD Maasdriel, CDA Maasdriel en D66 Maasdriel. (2022, 7 juli). Motie Krediet gebiedsontwikkeling zandmeren. M2022-13. 70 Gemeente Maasdriel. (2023, 21 april). Memo Zandmeren. 71 Gemeente Maasdriel. (2023, 9 mei). Memo Zandmeren. 72 Gemeente Maasdriel. (2024, 28 mei). Raadsinformatiebrief ontwikkeling recreatiegebied De Zandmeren. 67

Rekenkamer Maasdriel | Sturen op majeure projecten | 33

De raad vult haar kaderstellende en controlerende rol in op inhoud, financiën en informatievoorziening. Dit heeft de raad naast het verstrekken van het krediet gedaan door het stellen van schriftelijke vragen en het indienen van moties. De raad heeft haar kaderstellende rol ingevuld ten aanzien van informatievoorziening over de ZOR. Voor de andere projecten waren geen afspraken gemaakt over (tussentijdse) informatievoorziening. 3.2.5. Reflectie van gemeenteraad op sturing op projecten In het raadsgesprek komt naar voren dat de raad weinig grip ervaart op de sturing op (majeure) projecten en zou hier graag verbetering inzien. De raad heeft het gevoel dat de informatievoorziening hem niet in staat stelt om tijdig bij te kunnen sturen of beslissingen te kunnen nemen. Genoemde oorzaken hiervoor zijn het ontbreken van vaste kaders voor risicomanagement en kostenramingen. Dit leidt tot onvoldoende inzicht in de haalbaarheid van (majeure) projecten. In het raadsgesprek worden ook een aantal verbeteringen voor de rolinvulling van de raad benoemd. De raad wil een actievere rol pakken door meer sturing te geven aan het proces, ook door te reflecteren op de werkwijze van de raad. Denk daarbij aan het type vragen die raad stelt en hoe de raad stuurt op hoofdlijnen in plaats van details.

Tot slot zou de raad behoefte hebben aan een zogenaamd spoorboekje, waarin staat hoe de raad haar kaderstellende en controlerende rol ten aanzien van (majeure) projecten effectief in kan vullen.

Rekenkamer Maasdriel | Sturen op majeure projecten | 34

Bijlage 1. Onderzoeksverantwoording Uitvoering van het onderzoek Het onderzoek is gestart op 8 juli 2024 met een startgesprek met een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie. In dit startgesprek zijn de onderzoeksopzet en het informatieverzoek toegelicht. De ambtelijke organisatie is vervolgens aan de slag gegaan om de benodigde informatie aan de onderzoekers aan te leveren. Dit zijn onder andere de kaders voor majeure projecten binnen Maasdriel voor bijvoorbeeld risicomanagement en kostenramingen. Ook is er een lijst van majeure projecten opgevraagd bij de organisatie. De eerste documenten hebben de onderzoekers eind juli ontvangen. In augustus zijn de onderzoekers begonnen met het analyseren en bestuderen van de documenten. De resultaten van de documentanalyse zijn vervolgens getoetst en verder verdiept in vijf interviews. Van deze gesprekken is een gespreksverslag op hoofdlijnen gemaakt, dat ook door de geïnterviewden is geaccordeerd. Daarnaast zijn de onderzoekers in gesprek gegaan met de raad over majeure projecten in de gemeente Maasdriel. Een overzicht van de gevoerde interviews is opgenomen in bijlage 2. Het overzicht en de totstandkoming van de casussen is opgenomen in bijlage 3. Alle onderzoeksresultaten zijn gebundeld in deze rapportage.

De conceptversie van de nota van bevindingen is op 23 januari 2025 aan de organisatie aangeboden voor het ambtelijk wederhoor. Het ambtelijk wederhoor is een feitelijke check op de rapportage en is op 14 februari 2025 ontvangen. Hierna is de definitieve rapportage, bestaande uit een bestuurlijke nota en nota van bevindingen op 25 februari 2025 aangeboden aan het college voor een bestuurlijke reactie. Deze is op 26 maart 2025 ontvangen en vervolgens opgenomen in de bestuurlijke nota. Hierna is de rapportage aangeboden aan de gemeenteraad van Maasdriel.

Rekenkamer Maasdriel | Sturen op majeure projecten | 35

Bijlage 2. Geraadpleegde bronnen Gesprekspartners In het kader van dit onderzoek is gesproken met verschillende betrokkenen. Hieronder staat voor alle gesprekspartners genoemd wat hun functies zijn en op welke datum we hen hebben gesproken.

Functie

Datum

Concerncontroller

12 september 2024

Civiel projectleider Kasteelplein Hedel & Zandmeren

26 november 2024

Projectleider en projectsecretaris ZOR

5 december 2024

Portefeuillehouder Kasteelplein Hedel & Zandmeren

9 december 2024

Portefeuillehouder ZOR

9 december 2024

Gesprek met afvaardiging van raadsleden

4 februari 2025

Geraadpleegde bronnen In de lopende tekst is door middel van voetnoten vermeld op welke documentatie de bevindingen zijn gebaseerd.

Rekenkamer Maasdriel | Sturen op majeure projecten | 36

Bijlage 3. Casusselectie In dit onderzoek kijkt de rekenkamer nader naar drie projecten binnen de gemeente Maasdriel. Dit doet de Rekenkamer om de uitvoeringspraktijk van projecten te illustreren. In de onderzoeksopzet ging de Rekenkamer uit van de volgende selectiecriteria: • • •

De projecten zijn inmiddels afgerond, maar recent genoeg uitgevoerd en daarmee relevant om de huidige aanpak te duiden; Het gaat om projecten die betrekking hebben op verschillende beleidsterreinen; Er wordt verwacht dat uit de projecten lessen te trekken zijn voor de brede aanpak van grote projecten.

Ten tijde van het onderzoek bleek dat de gemeente Maasdriel nog geen majeure projecten heeft afgerond, omdat deze term pas sinds 2022 gebezigd wordt. Uit de gesprekken en documentatie kwam naar voren dat projecten met een bestuurlijk opdrachtgever als groot project kunnen worden aangeduid. Daarnaast is binnen de organisatie nog geen specifieke werkwijze voor majeure projecten ten opzichte van normale projecten/programma’s met een bestuurlijk opdrachtgever. De Rekenkamer heeft daarom gekozen voor een majeur project dat nog niet is afgerond, een deelproject van het majeure project/programma Masterplan Maas en een normaal project met bestuurlijk opdrachtgever. De volgende projecten zijn nader onderzocht ter illustratie: • • •

Kasteelplein Hedel o Geen majeur project, maar wel een bestuurlijk opdrachtgever en zo goed als afgerond. Zuidelijke Ontsluitingsroute o Majeur project, voorlopig nog niet afgerond. Zandmeren o Onderdeel van majeur project Masterplan Maas en zo goed als afgerond.

Rekenkamer Maasdriel | Sturen op majeure projecten | 37