Concept jaarstukken BVEB 2023
Tekst van het document
25
BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB
De colleges en het bestuur hebben besloten om het ambitieniveau ‘basis’ te volgen, waarbij we de wettelijke fasering van de Woo volgen. Voor elke fase worden de documenten uit de betreffende categorie vanaf de wettelijk verplichte datum actief openbaar gemaakt. De BVEB voldoet aan het wettelijk minimum voor wat betreft het openbaar maken van overheidsstukken uit de categorieën, opgenomen in artikel 3.3 van de Woo, in de daartoe behorende fase. De verwachting is dat we in 2024, wanneer de technische voorbereidingen gereed zijn, het ambitieniveau Medium zal worden bereikt, waarbij de gemeenten en de BVEB zelf het initiatief nemen om bepaalde document categorieën vooruitlopend op besluitvorming te gaan publiceren.
6.4. Paragraaf Informatiebeveiliging 6.4.1. Waarom is Informatiebeveiliging belangrijk? Door de toenemende digitalisering is het zorgvuldig omgaan met (persoons-)gegevens van inwoners en organisaties van steeds groter belang. Een betrouwbare, beschikbare en correcte informatievoorziening is essentieel voor de dienstverlening van gemeenten. Als gemeenten de beveiliging van informatie en de gegevensbescherming van betrokkenen in het kader van privacywetgeving niet voldoende kunnen waarborgen, zijn het vertrouwen en de continuïteit van de bedrijfsvoering in het geding. Met grote risico’s als gevolg voor zowel inwoners als gemeenten.
6.4.1.1. Informatiebeveiliging Het jaar 2023 stond qua informatiebeveiliging in het teken van de uitvoering van de BIO. Sinds 2020 hebben gemeenten namelijk te maken met de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) als normenkader. Door de normenkaders van alle overheden te uniformeren tot één gezamenlijk normenkader, spreken alle overheden vanaf 2020 dezelfde taal op het gebied van informatiebeveiliging. De BIO helpt om ‘in control’ te zijn op het gebied van informatiebeveiliging. De invoering van dit normenkader biedt een aantal voordelen: • Extra nadruk wordt gelegd op risico bewust werken; • Het laat overheden op een vergelijkbare manier efficiënt werken aan informatiebeveiliging zodat niet iedereen zelf het wiel hoeft uit te vinden; • Het laat overheden aantoonbaar een betrouwbare partner zijn; • Het vermindert de auditlast. 6.4.1.1.1.
Doelstellingen informatiebeveiliging De belangrijkste doelstellingen van het in 2023 vastgestelde informatiebeveiligingsbeleid 2023-2026 binnen de organisatie zijn: • Managen van de risico’s binnen de informatiebeveiliging; • Adequate bescherming van bedrijfsmiddelen; • Minimaliseren van risico’s van menselijk gedrag; • Voorkomen van ongeautoriseerde toegang; • Garanderen van correcte en veilige informatievoorzieningen; • Beheersen van de toegang tot informatiesystemen; • Waarborgen van veilige informatiesystemen; • Adequaat reageren op incidenten; • Beschermen van kritieke bedrijfsprocessen; • Beschermen en correct verwerken van persoonsgegevens van burgers en medewerkers; • Waarborgen van de naleving van dit beleid. 6.4.1.1.2. Resultaten 2023 Een overzicht van belangrijke beheersmaatregelen en acties die in 2023 zijn uitgevoerd en hebben bijgedragen aan het realiseren van de Informatiebeveiligingsdoelstellingen:
26
BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB
• In 2023 is een nieuw Informatiebeveiligingsbeleid opgesteld voor onze organisaties voor de jaren 2023-2026. Hiermee zijn de kaders en de doelstellingen voor informatiebeveiliging vastgelegd voor de komende jaren. • Er is een gedragscode voor medewerkers opgesteld die de uitgangspunten beschrijft op het gebied van informatiebeveiliging. • Er is een start gemaakt met de invulling van Business Continuïteits Management (BCM) • Er is een heraudit uitgevoerd met betrekking tot de Wet Politiegegevens waarbij we verbeteringen hebben gerealiseerd ten opzichte van de initiële audit. • Het proces van instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers - en bijbehorende autorisatievraagstukken - is verder verbeterd en meer geautomatiseerd. Dit komt de informatiebeveiliging ten goede. • Er is een plan gemaakt om centrale systeem-logging verder vorm te geven zodat detectie van mogelijk verdachte voorvallen in de infrastructuur beter gesignaleerd kunnen worden en bij eventuele calamiteiten makkelijker onderzoek naar de oorzaak uit te voeren is. • Daarnaast is een cyber-incident response dienstverlening gecombineerd met training voor betrokken medewerkers uitgewerkt, die in 2024 operationeel wordt. 6.4.1.1.3. Collegeverklaring ENSIA ENSIA staat voor Eenduidige Normatiek Single Information Audit.
Het is een gezamenlijk project van het ministerie van Binnenlandse Zaken, de VNG, gemeenten, het ministerie van Sociale Zaken & Werkgelegenheid en het ministerie van Infrastructuur & Milieu. ENSIA heeft tot doel het verantwoordingsproces over informatieveiligheid bij gemeenten verder te professionaliseren door het toezicht te bundelen en aan te sluiten op de gemeentelijke Planning & Control-cyclus. Naast het afleggen van horizontale verantwoording richting de gemeenteraad regelt ENSIA ook de verticale verantwoording over informatiebeveiliging richting de verschillende ministeries. Het gaat hierbij om verantwoording over de BRP, Reisdocumenten, Suwinet, BAG, BGT, BRO en DigiD. Omdat gemeenten door het afgeven van een collegeverklaring verantwoording afleggen over de stand van zaken met betrekking tot informatieveiligheid is dit niet van toepassing voor de BVEB. De uitvoering van de werkzaamheden met betrekking tot ENSIA (inclusief de bijbehorende audits) worden gecoördineerd vanuit de BVEB. 6.4.1.1.4. Security Incidenten 2023 In 2023 is er een beveiligingsincident gemeld via TOPdesk die betrekking had op de BVEB. Er waren geen incidenten met een hoge impact. De incident registratie is gesplitst in beveiligingsincidenten, feitelijke incidenten en kwetsbaarheidsmeldingen die we van de Informatiebeveiligingsdienst (IBD) ontvangen.
De kwetsbaarheidsmeldingen worden nu niet meer behandeld als beveiligingsincident maar als kwetsbaarheidsmelding. Deze meldingen lopen via een ander proces en als gevolg daarvan brengen we preventief software patches aan. Het niet aanbrengen van deze patches zou kunnen leiden tot een incident. Het inrichten van dit proces draagt veel bij aan onze veiligheid. De kwetsbaarheidsmeldingen hadden vooral betrekking op landelijk en mondiaal gemelde software kwetsbaarheden en hebben de organisatie, mede door effectieve aanpassingen in het patch- en updateproces van software, geen schade toegebracht. Mede door het actualiseren van de ICT-foto ontvangen we van de IBD alleen nog relevante kwetsbaarheidsmeldingen. Door beter gebruik van TOPdesk voeren we het proces veel efficiënter uit. 6.4.1.1.5. Meerjarenperspectief In 2024 staat de verdere uitvoering van een aantal activiteiten vanuit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) op het programma. Binnen de BIO verschuift de nadruk van verplichte maatregelen naar risicomanagement. We krijgen daarbij ook een steeds beter beeld van onze kwetsbaarheden en werken projectmatig continu aan verbeteringen. De volgende activiteiten staan op de planning voor het jaar 2024: 1. Optimaliseren van de 'hardening' (volgens hoge security standaarden inrichten) van de systemen;
27
BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB
2. Verder uitvoering geven aan de inrichting van centrale logging van systemen zodat het bij eventuele calamiteiten makkelijker is om forensisch onderzoek uit te voeren; 3. Afronden van de opgestarte procesinrichting van Business Continuity Management (BCM); 4. Verdere uitwerking van de inrichting van de 'procesenvelop' binnen het zaaksysteem. Dit betekent onder andere de vastlegging van de elementen beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid, die een belangrijke rol spelen binnen informatiebeveiliging; 5. Een nieuwe 'purple team sessie' om de kwetsbaarheden binnen onze systemen beter te leren kennen en te mitigeren; 6. Verder vormgeven van het proces van assetmanagement en dan met name op het gebied van applicaties.
6.4.1.2. Privacy In 2023 is wederom veel aandacht besteed aan het verder borgen van het onderwerp gegevensbescherming in het kader van privacywetgeving binnen de basisprocessen van de gemeentelijke organisaties. Naast privacywetgeving is ook aandacht besteed aan opkomende aandachtsgebieden zoals kunstmatige intelligentie (AI). Kunstmatige intelligentie is een snel groeiende technologie met veel toepassingsmogelijkheden die een grote impact hebben op de samenleving, waaronder ook de gemeentelijke organisaties, haar inwoners en werknemers. Het is belangrijk dat de organisaties nieuwe technieken op een verantwoorde manier inzetten, door voldoende maatregelen te treffen zodat rechten en vrijheden van personen voldoende blijven gewaarborgd. 6.4.1.2.1. Doelstellingen gegevensbescherming in het kader van privacywetgeving De belangrijkste doelstellingen van het vastgestelde privacybeleid zijn het beschermen van de rechten en vrijheden van personen en dan met name hun recht op bescherming van persoonsgegevens. Door een passende bescherming kunnen gemeenten aan de verplichtingen van privacywetgeving waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Wet politiegegevens (Wpg) voldoen, en blijft het vrije verkeer van persoonsgegevens mogelijk wat onder andere noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering van gemeenten. 6.4.1.2.2.
Resultaten 2023 Een overzicht van de belangrijkste maatregelen en acties die in 2023 zijn uitgevoerd en hebben bijgedragen aan het realiseren van de gegevensbeschermingsdoelstellingen: • In 2023 is het herziene privacybeleid vastgesteld; • De herziene procedure rechten van betrokkenen is vastgesteld waardoor de gemeentelijke organisaties nog beter in staat worden gesteld om verzoeken af te handelen die betrokkenen in kunnen dienen op basis van hun rechten uit de AVG en Wpg; • De gedragscode gegevensbescherming en de richtlijn met betrekking tot verantwoorde omgang generatieve AI zijn vastgesteld. Deze geven medewerkers van de gemeentelijke organisaties concrete praktische handvaten hoe veilig en verantwoord om te gaan met persoonsgegevens en nieuwe technieken zoals AI; • De hercontrole externe audit in het kader van de Wet politiegegevens (Wpg) is uitgevoerd voor de gemeente Maasdriel en ingediend bij de nationale toezichthouder de Autoriteit Persoonsgegevens conform wettelijke verplichtingen. De BVEB heeft de gemeentelijke organisatie ondersteund bij het adviseren en doorvoeren van verbeteringen; • Er zijn pré DPIA’s en DPIA’s (risicobeoordeling in het kader van gegevensbescherming) uitgevoerd binnen de organisaties op verwerkingen met hogere risico’s. 6.4.1.2.3.
Rechten van betrokkenen Betrokkenen kunnen onder de AVG en Wpg hun rechten uitoefenen door bijvoorbeeld inzage te vragen in de persoonsgegevens die onze organisatie van hen verwerkt. In 2023 zijn er geen verzoeken gericht aan de BVEB ingediend door betrokkenen om hun rechten uit te oefenen onder de AVG of Wpg. Er zijn 16 verzoeken afgehandeld namens Maasdriel en Zaltbommel.
28
BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB
6.4.1.2.4. Datalekken In 2023 zijn er vanuit de BVEB 8 incidenten intern gemeld die betrekking hebben op persoonsgegevens (datalekken). Er zijn geen datalekmeldingen ingediend door de BVEB bij de Autoriteit Persoonsgegevens, omdat er bij deze incidenten geen sprake was van een (hoog) risico voor betrokkenen. Meldingen bij de toezichthouder zijn wettelijk verplicht wanneer de inbreuk een (hoog) risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de persoon wiens gegevens betrokken zijn bij het datalek. Wanneer een datalek zich voordoet, wordt altijd een zorgvuldige afweging gemaakt door de privacy officer, eventueel met ruggespraak van de Functionaris Gegevensbescherming. Er zijn namens Maasdriel en Zaltbommel 27 incidenten afgehandeld. 6.4.1.2.5. Meerjarenperspectief Voor 2024 en opvolgende jaren staan de volgende activiteiten op de planning: 1. Verder structureel borgen van het onderwerp gegevensbescherming in de dagelijkse bedrijfsvoering en processen. 2. Transparantie omtrent gegevensverwerking verder vergroten richting betrokkenen. 3. Structureel uitvoeren van (wettelijke verplichte) risicobeoordelingen doormiddel van een pré Data Protection Impact Assessment (DPIA) en DPIA bij nieuwe, bestaande en gewijzigde processen. 4. Kennis vergroten m.b.t. risicobeheersing op het gebied van gegevensbescherming en risicobeheersing onderdeel uit laten maken van de rapportagestructuur. 5.
Domein specifieke kennis omtrent privacywetgeving verder vergroten binnen de afdelingen en teams. 6. Meer in control komen voor wat betreft het afsluiten van (verwerkers)overeenkomsten met leveranciers en samenwerkingspartners door dit structureel rapporteerbaar te maken. 7. Uitvoering geven aan verbeterplan Wet politiegegevens (Wpg) inclusief toezicht. 8. Kennis en bewustzijn vergroten met betrekking tot gegevensbescherming in relatie tot nieuwe technieken en wetgeving met betrekking tot kunstmatige intelligentie (AI)
29
BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB
7. Jaarrekening 7.1. Uitgangspunten De BVEB stelde de jaarrekening 2023 samen volgens de onderstaande uitgangspunten: • Wettelijke bepalingen; • Waarderingsgrondslagen balans.
7.1.1. Wettelijke bepalingen De BVEB stelde de jaarstukken van 2023 vast met inachtneming van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr).
7.1.2. Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. De activa en passiva worden opgenomen tegen nominale waarden, tenzij in deze grondslagen anders is vermeld. De afschrijvingen berekenen we conform de onder de vaste activa genoemde criteria. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidsgerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten verantwoord in het jaar dat uitbetaling plaats vindt. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen.
Algemene grondslagen voor de Rechtmatigheidsverantwoording De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening en op basis van de kadernota rechtmatigheid. Dat betekent dat: • De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties, alsmede de baten en lasten inzake de specifieke uitkeringen op grond van art. 17 Financiële-verhoudingswet; • De financiële rechtmatigheid waaronder het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat: • Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op 5 december 2023 door het Bestuur is vastgesteld; • Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij voor een aantal scenario’s in de financiële verordening is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn. Voor over- en onderscheidingen van baten, onderschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van investeringskredieten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan het Bestuur zijn gemeld. • Ten aanzien van het M&O criterium is de nota M&O beleid van onze organisatie leidend bij het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik.
Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.
30
BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB
• De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV alsmede onze eigen financiële verordening. Dit betekent dat: • Een verantwoordingsgrens van 3 % (zijnde € 302.348) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen; • Een rapporteringstolerantie van € 100.000 is gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen. Balans: Activa Materiële vaste activa Alle materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de aanschaf- of vervaardigingsprijs verminderd met investeringsbijdragen (subsidies) van derden, en eventueel in het verleden toegepaste extra of versnelde afschrijvingen. Materiële vaste activa worden lineair afgeschreven. Ter bepaling van de lengte van de afschrijvingsduur van een activum wordt de economische levensduur van het onderhavig activum aangehouden zoals deze is vastgelegd in de bijlage afschrijvingsbeleid bij artikel 8 van de financiële verordening art. 212. Investeringen kleiner dan € 50.000 worden niet geactiveerd. Eventuele duurzame waardeverminderingen worden onafhankelijk van het resultaat in aanmerking genomen. Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar worden gewaardeerd tegen nominale waarde.
Liquide middelen De liquide middelen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Overige activa De overige activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor oninbaarheid van activa wordt een voorziening gevormd. Hiervan is momenteel geen sprake. Balans: Passiva Algemene reserves en bestemmingsreserves De algemene reserves en bestemmingsreserves zijn gevormd conform door het bestuur genomen besluiten. Onttrekkingen aan deze reserves geschieden conform daartoe strekkende bestuursbesluiten. Kenmerk van de bestemmingsreserves is dat hieraan een specifieke bestemming is gegeven. Alle reserves zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. Voorzieningen De voorziening voor verplichtingen, verliezen en risico's is gewaardeerd tegen nominale waarde van de verplichting c.q. het voorzienbare risico. Langlopende en kortlopende schulden De langlopende en kortlopende schulden zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Overige passiva De overige passiva zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.
31
BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB
7.2. Balans ACTIVA
31-12-2023
31-12-2022
VASTE ACTIVA Materiële vaste activa Overige materiële vaste activa met economisch nut
2.309.156
2.081.148
Totaal Materiële vaste activa TOTAAL VASTE ACTIVA
2.309.156 2.309.156
2.081.148 2.081.148
VLOTTENDE ACTIVA Uiteenzettingen met een rentetypische looptijd kleiner dan 1 jaar Debiteuren Openbare Lichamen Uitzettingen in Rijksschatkist Overige vorderingen
112.519 460 13.262
208.875 136.889 19.762
Totaal Uiteenzettingen met een rentetypische looptijd kleiner dan 1 jaar
126.241
365.527
-
69.369
Liquide middelen Banksaldi Totaal Liquide middelen Overlopende activa Overige nog te ontvangen bedragen en vooruitbetaalde bedragen
69.369
923.974
626.812
Totaal Overlopende activa TOTAAL VLOTTENDE ACTIVA
923.974 1.050.215
626.812 1.061.707
TOTAAL ACTIVA
3.359.371
3.142.855
PASSIVA
31-12-2023
31-12-2022
VASTE PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserve Gerealiseerd resultaat
956.050 109.535
720.672 329.015
Totaal Eigen vermogen
1.065.585
1.049.687
Voorzieningen Voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico's
73.938
97.672
Totaal Voorzieningen
73.938
97.672
Vaste schulden met een rentetypische looptijd langen dan 1 jaar Onderhandse leningen van binnenlandse banken overige financiële instellingen Totaal Vaste schulden met een rentetypische looptijd langer dan 1 jaar TOTAAL VASTE PASSIVA VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende passiva met een looptijd korter dan 1 jaar Banksaldi Overige schulden Totaal Netto vlottende passiva met een looptijd korter dan 1 jaar Overlopende passiva Verplichtingen
500.000
1.000.000
500.000 1.639.523
1.000.000 2.147.359
529.398 737.303
366.635
1.266.701
366.635
453.147
628.861
Totaal Overlopende passiva TOTAAL VLOTTENDE PASSIVA
453.147 1.719.848
628.861 995.496
TOTAAL PASSIVA
3.359.371
3.142.855
32
BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB
7.2.1. Toelichting op balans per 31 december 7.2.1.1. Vaste activa Materiële vaste activa De BVEB kent geen immateriële en financiële vaste activa, alleen investeringen materiële vast activa met economisch nut in de categorie (art. 52) overige materiële vaste activa. Activabeleid Het beleid ten aanzien van investeringen en afschrijvingen is vastgelegd in de financiële verordening 2023 en sluit aan bij het bepaalde in de gemeentewet (artikel 212) en het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Hierin is vastgelegd dat: • De overgenomen activa wordt overgenomen conform de resterende afschrijvingen zoals ze voor beide deelnemers zijn bepaald; • Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 50.000 wordt niet geactiveerd; • Afschrijvingstermijn 5-7 jaar software (afhankelijk van de economische levensduur); • Afschrijvingstermijn 4-7 jaar hardware (afhankelijk van de economische levensduur); Overige materiële vaste activa met een economisch nut De overige materiële vaste activa met economisch nut zijn gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs. De vaste activa bestaan alleen uit overige materiële vaste activa. Het overzicht van overige materiële vaste activa wordt hieronder weergegeven. Deze bestaat alleen uit de categorie overige materiële vaste activa met economisch nut conform artikel 52, lid 1.G, BBV.
Hierin is onderscheid gemaakt tussen investeringen ten behoeve van automatisering en van informatisering. Daarnaast is er onderscheid gemaakt tussen activa die zijn overgeheveld van de deelnemers Maasdriel en Zaltbommel, en nieuwe activa. Overige materiële vaste activa met een economisch nut Informatisering Maasdriel Informatisering Zaltbommel Totaal Overname investeringen Automatisering
Boekwaarde Investeringen Afschrijvingen 1-1-2023 2023 2023 39.690 27.954 39.690 495.949
334.100
Boekwaarde 31-12-2023 11.736 -
27.954 139.688
11.736 690.361
Informatisering
1.545.509
255.359
193.809
1.607.059
Totaal Nieuwe investeringen Totaal Overige materiële vaste activa met economisch nut
2.041.458 2.081.148
589.459 589.459
333.497 361.451
2.297.421 2.309.156
In paragraaf 7.6 Investeringskredieten worden de investeringen per krediet weergegeven.
7.2.1.2. Vlottende activa Uiteenzettingen met een rentetypische looptijd kleiner dan 1 jaar In het onderstaande overzicht presenteert de BVEB de stand van de vorderingen. Deze zijn nominaal gewaardeerd.
33
BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB
Vorderingen
Boekwaarde 31-12-2023 63.252 49.267
Boekwaarde 31-12-2022 107.175 101.701
Totaal Debiteuren openbare lichamen Uitzettingen in Rijksschatkist
112.519 460
208.875 136.889
Totaal Uitzettingen in Rijksschatkist Creditnota Crediteuren Rente 4de kwartaal rekening courant
460 13.262
136.889 15.374 4.387
Totaal Overige vorderingen Totaal Vorderingen
13.262 126.241
19.761 365.526
Gemeente Maasdriel Gemeente Zaltbommel
Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit één bankrekening van de BNG. Hieraan gekoppeld is de mogelijkheid van een krediet in rekening courant tot 1 miljoen. Waarvan eind 2023 gebruik is gemaakt. Naam BNG banksaldi
Hieronder de berekening van het drempelbedrag schatkistbankieren.
34
Stand per 31-12-2023 -
Stand per 1-1-2023 69.369
BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB
Drempelbedrag schatkistbankieren Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar 2023 '(1)
1.000 Kwartaal 1
'(2) (3a) = (1) > (2)
(3b) = (2) > (1)
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Ruimte onder het drempelbedrag Overschrijding van het drempelbedrag
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
183
192
188
122
817
808
812
878
-
-
-
-
(1) Berekening drempelbedrag 2.023 (4a)
(4b)
Begrotingstotaal verslagjaar Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat
(4c) (1) = (4b)*0,0075 + (4c)*0,002 met een minimum van €250.000 tot 1 juli 2021, daarna een minimuum van € 1.000.000 Drempelbedrag
9.450
9.450
-
1.000
(2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil) 16.491 17.427 17.264 (5a) Dagen in (5b) het kwartaal 90 91 92 Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden (2) - (5a) / (5b) 183 192 188 middelen
Kwartaal 4
11.262 92
122
Toelichting: er heeft geen overschrijding plaatsgevonden ten opzichte van de drempel. Overlopende activa Op de balans zijn drie aparte posten opgenomen met vooruitbetaalde bedragen. Dit is gedaan om een helder beeld te geven van de financiële stand van zaken. De post vooruitbetaalde bedragen l&A bestaat uit reeds betaalde facturen sec voor I&A waarvan het goed/de dienst in het komend jaar of komende jaren wordt geleverd en een meerjarig karakter heeft. De post vooruitbetaalde bedragen gaat om kosten die gedurende het boekjaar vooruitbetaald zijn. De andere post vooruitbetaalde bedragen bestaat uit facturen met factuurdatum eind 2023 die betrekking hebben op exploitatiekosten 2024. Alle posten van Overlopende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.
35
BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB
In het onderstaande overzicht presenteert de BVEB de vooruitbetaalde bedragen en nog te ontvangen bedragen. Overlopende activa
Boekwaarde 31-12-2023 65.795 29.870 617.291 200.503
Boekwaarde 31-12-2022 455.863 70.276 100.673 -
Nettoloon Bruto IKB
10.364 151
-
Totaal Vooruitbetaald Totaal Overlopende activa
923.974 923.974
626.812 626.812
Vooruitbetaalde bedragen Vooruitbetaalde bedragen I&A Overige vooruitbetaald bedragen Te verrekenen BTW
7.2.1.3. Vaste passiva Eigen vermogen Het verloopoverzicht van het eigen vermogen presenteert de BVEB in onderstaande tabel. Eigen vermogen Algemene bedrijfsreserve
Saldo 1-1-2023 -
Resultaat bestemming 329.015
Toevoeging 2023 -
Onttrekking 2023 -329.015
Saldo 31-12-2023 -
Totaal Algemene bedrijfsreserve Kapitaallasten Conference rooms Kapitaallasten ZaakSysteem
47.410 627.000
329.015
-
-329.015 -15.590
31.820 627.000
Frictiekosten ICT Projecten
46.262 329.015
-78.047
Totaal Bestemmingsreserves Gerealiseerd resultaat
720.672 329.015
-329.015
329.015 109.535
-93.637
956.050 109.535
Totaal Gerealiseerd resultaat
329.015 1.049.687
-329.015 -
109.535 438.550
-422.652
109.535 1.065.585
Totaal Eigen vermogen
46.262 250.968
De BVEB kent momenteel geen Algemene bedrijfsreserve. Het bestuur heeft bij de bestuursrapportage 2023 besloten het bedrijfsresultaat van 2022 in te zetten ter dekking van lopende Projecten en de Implementatie Organisatieontwikkeling voor het totale bedrag. De Bestemmingsreserve is grotendeels gevormd ter dekking van de kapitaallasten conference rooms en zaakgericht werken. Daarnaast is er nog een klein deel bestemd voor Frictiekosten ICT ter dekking van dubbele exploitatiekosten bij overstap naar nieuwe applicaties. Voorzieningen Voorzieningen
Voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico's Voorziening voormalig personeel Voorziening verlofsparen Totaal Voorzieningen
Saldo Toevoegingen Aanwendingen 1-1-2023 2023 2023
Vrijgevallen bedragen 2023
Saldo 31-12-2023
55.252
3.768
43.333
11.920
3.767
42.420 97.672
27.751 31.519
43.333
11.920
70.171 73.938
Voorziening voormalig personeel In 2020 is een voorziening gevormd ten behoeve van wachtgeldverplichtingen bij vertrek van medewerkers. In 2023 is hiervan € 43.333 aangewend om aan die verplichtingen te kunnen voldoen en viel het restant van de voorziening voor boekjaar 2023 voor een bedrag van € 11.920 vrij. Daarnaast hebben we de voorziening met € 3.767 verhoogd om aan toekomstige verplichting te kunnen voldoen. Voorziening verlofsparen
36
BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB
Sinds 1 januari 2022 kunnen medewerkers bovenwettelijke vakantie-uren sparen (dit wordt in de cao ‘verlofsparen’ genoemd). Hiermee bouwen de medewerkers verlofspaar-uren op. Met deze verlofspaar-uren kunnen bovenwettelijke vakantie-uren worden ingezet op een manier die aansluit bij de persoonlijke levens- en carrièreplanning en het gemeentelijke vitaliteitsbeleid. Verlofspaaruren hebben geen verjaringstermijn. De omvang van deze uren heeft een waarde van € 70.171 per 31 december 2023. Aangezien er bij verlofsparen sprake is van arbeidskosten gerelateerde verplichtingen die een niet voorspelbare opbouw (en daarmee ook onvoorspelbare afbouw) kennen, moet hier een voorziening voor gevormd worden. Vaste schuld met een rentetypische looptijd > 1 jaar De BVEB beschikt over één langlopende lening. Deze heeft een looptijd van 7 jaar en wordt lineair afgelost. De rentebetaling in 2023 was € 3.000. Naam Lening BNG
Oorspr. Hoofdsom 3.500.000
Stand per 1-1-2023 1.000.000
Afsluiten 2023
Aflossing 2023 500.000
Stand per 31-12-2023 500.000
7.2.1.4. Vlottende passiva Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit één bankrekening van de BNG. Hieraan gekoppeld is de mogelijkheid van een krediet in rekening courant tot 1 miljoen.Hiervan is eind 2023 gebruik gemaakt. Naam BNG banksaldi
Stand per 31-12-2023 529.398
Stand per 1-1-2023 -
Netto vlottende passiva met een rente typische looptijd < 1 jaar In het onderstaande overzicht presenteert de BVEB de stand van de schulden. Deze zijn nominaal gewaardeerd. Overige schulden
Boekwaarde 31-12-2023 546.868
Boekwaarde 31-12-2022 295.722
Totaal Crediteuren Gemeente Maasdriel Gemeente Zaltbommel
546.868 104.645 71.945
295.722 32.904 38.009
Regionaal Archief Rivierenland BNG rente 4de kwartaal rekening courant
13.793 52
-
Totaal Crediteuren Openbare Lichamen Totaal Overige schulden
190.435 737.303
70.913 366.635
Crediteuren
Overlopende passiva De overlopende passiva bestaat uit nog te betalen bedragen en kosten. De specificatie is als volgt: Overlopende passiva Nog te betalen bedragen Transitorische rente Loonheffing Bruto IKB
Boekwaarde 31-12-2023 250 330.018 -
Boekwaarde 31-12-2022 7.053 500 317.590 403
Nettoloon UWV Te verrekenen BTW Nog te betalen kosten (systeemrekening)
117.410
224 8.165 146.726 148.200
Verplichtingen Totaal Overlopende passiva
453.147 453.147
628.861 628.861
37
5.469
BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB
Niet uit de balans blijkende verplichtingen De BVEB heeft momenteel de volgende verplichting lopen boven de € 214.000 aan contractwaarden: • Centric Netherlands B.V. contractwaarde licentiekosten € 599.400 (6/8-deel van € 799.200 over periode 1-1-2022 tot 31-12-2030). • Visma Reat contractwaarde licentiekosten €391.750 (9/10 deel van € 435.278 over de periode 1-1-2023 tot 31-12-2032) • Dustin contractwaarde Microsoft licenties € 450.485 (1,5/2 deel van € 600.647 over de periode 1-7-2023 tot 1-7-2025) Vennootschapsbelasting Omdat de baten en lasten direct worden doorbelast naar de deelnemers wordt er geen winst behaald en is er dus geen sprake van Vennootschapsbelasting. Gebeurtenissen na balansdatum Niet van toepassing
7.3. Overzicht van baten en lasten Lasten
Primitieve begroting 2023 569.290 254.244 151.527 82.921 1.250.738 1.056.703
Rekening 2022
Begrotings wijzigingen 2023 365.679 -151.527 18.618 163.169
Totale Rekening Saldo begroting 2023 2023 619.923 474.249 145.674 101.539 48.018 53.521 1.219.872 1.555.267 -335.395
Directie Bedrijfsbureau Services Human Resource Management Informatisering en Automatisering
4.112.902
5.116.258
233.794
5.350.052
4.984.756
365.296
Financiën Juridische Zaken Algemene Dekkingsmiddelen Onvoorzien Totaal Lasten
2.067.858 790.446 -2.123 8.789.111
1.950.599 795.260 33.025 25.000 9.465.537
56.473 162.809 -38.000 811.015
2.007.072 958.069 -4.975 25.000 10.276.552
2.054.968 868.742 -15.736 14.361 9.984.625
-47.896 89.327 10.761 10.639 291.927
-14.159
14.159
Baten Directie Bedrijfsbureau Services Human Resource Management Informatisering en Automatisering
-
-
-
-
-30.436
-
-
-
-206
206
Financiën Juridische Zaken
-90.237 -88
-
-
-
-50.276 -4.093
50.276 4.093
-3.935.702 -4.559.230 -8.615.693
-4.346.902 -5.102.885 -9.449.787
-221.720 -260.280 -482.000
-4.568.622 -5.363.165 -9.931.787
-4.568.622 -5.363.165 -10.000.521
68.734
173.418
15.750
329.015
344.765
-15.896
360.661
Storting in reserve Onttrekking aan reserve Saldo Reservemutaties
-502.432 -502.432
-15.750 -15.750
-329.015 -329.015
-344.765 -344.765
-93.639 -93.639
-251.126 -251.126
Totaal resultaat
-329.015
-
-
-
-109.535
109.535
Bijdrage Maasdriel Bijdrage Zaltbommel Totaal Baten Saldo van lasten en baten Reservemutaties
38
BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB
7.3.1. Toelichting op overzicht van baten en lasten Afwijkingen op de gewijzigde begroting Het resultaat van de jaarrekening ten opzichte van de begroting laat een voordeel zien van € 350.000. Waarbij we meegeven dat we bij de bestuursrapportage geen tussentijdse aanpassingen hebben gemaakt op de budgetten 2023, met uitzondering van de loon- en prijsstijgingen en de bestemming resultaat 2022 voor de projecten en implementatie organisatieontwikkeling. Daarnaast is er € 25.000 extra budget voor het investeringskrediet Mobile Devices Organisaties en € 50.000 voor Herinvestering vaste en mobiele werkplekken beschikbaar gesteld. De verschillen tussen de begroting en de realisatie worden hieronder toegelicht. Directie (voordeel € 146.000) Personeelskosten Directie Op de personele kosten blijft € 54.000 over doordat de programmadirecteur op 1 juni is gestart. Projecten en Implementatie Organisatieontwikkeling Bij de bestuursrapportage 2023 is € 329.000 beschikbaar gesteld voor de nog lopende projecten uit 2022 en voor de implementatie organisatieontwikkeling. Hiervan is € 28.000 uitgegeven aan softwarekosten voor Key2Financiën, € 5.000 aan HR21, € 154.000 aan E-HRM en € 50.000 aan de implementatie Organisatieontwikkeling. Per saldo blijft er dan € 92.000 over aan nog niet bestede gelden.
Services (voordeel € 54.000) PersoneelskostenServices Na goedkeuring van het Organisatieplan is de vacature voor servicemanager opgesteld en op 1 juli 2023 ingevuld. Hierdoor is € 54.000 aan personeelsbudget niet besteed. Human Resource Management (HRM) (nadeel € 321.000) Personeelskosten HRM En 2021 en 2022 zijn 2 aanvullende projecten gestart: E-HRM en Recruitment. Recruitment is in 2021 als project opgepakt door het hoge verloop binnen de drie organisaties, gecombineerd met een krappe arbeidsmarkt. In 2021 is daarvoor een eenmalige incidentele financiëring toegekend van € 139.000,-. De problematiek van verloop en krappe arbeidsmarkt is niet opgelost en zelfs toegenomen. Daarom is ervoor gekozen om dit project voort te zetten. Ondanks het ontbreken van financiëring in 2022 en 2023 hebben we mogelijkheden gevonden om het recruitment team grotendeels te continueren. De kosten hiervoor waren voor 2023 € 154.000. In 2023 zijn deze recruitmentkosten gedekt binnen de normbegroting van de BVEB, uit de ruimte die is ontstaan door het niet invullen van de managementfuncties. In de loop van 2023 is deze ruimte, ten gevolge van de implementatie van het organisatieplan, vervallen en is het recruitment team afgebouwd.
De opbrengst van de inzet van het recruitmentteam, gestart in 2021, op volle sterkte in 2022 en afgebouwd in 2023 is in onderstaande tabel goed te zien (bron: ABP): Jaartal ' 2021 ' 2022 ' 2023
Aantal instroom 45 72 50
Aantal uitstroom 45 45 61
167
151
De investering heeft er toe geleid dat we in totaal meer hebben kunnen werven dan er uitstroom was (167 instroom versus 151 uitstroom). In 2023 hebben we de zeer hoge uitstroom (25% meer) niet volledig kunnen compenseren. E-HRM als project, waartoe in 2021 al was besloten, is in 2023 voortgezet en afgerond. De kosten hiervoor zijn gedekt uit de lopende begroting.
39
BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB
Verder zijn we er in 2023 door de krapte op de arbeidsmarkt niet in geslaagd om de personele bezetting op HRM vast in te vullen. We hebben daardoor op een aantal functies moeten inhuren. Deze inhuur was duurder dan de beschikbare vacaturegelden. Tenslotte is begin 2023 op directieniveau en in samenspraak met de drie ondernemingsraden geconstateerd dat we achterstanden uit het verleden hadden op het Personeelshandboek en de personele regelingen. En in het verlengde daarvan ook op de procedures en werkwijzen die toezien op de besluitvorming met de medezeggenschap. Om deze achterstanden in te lopen is vanaf het 2e kwartaal 2023 tot en met het 1e kwartaal 2024 incidentele capaciteit ingehuurd. Samen levert dit een tekort op van € 225.000. Verder is door voormalig personeel aanspraak gemaakt op WW-uitkeringen waarvoor we als overheidsorgaan eigenrisicodrager zijn. Het hiervoor geraamde budget is niet toereikend en in dit jaar is het budget met € 36.000 overschreden. Salarisadministratie Het afsluiten van een nieuw 10-jarig contract met Visma Raet per 1 januari 2023 heeft in 2023 een kostenbesparing opgeleverd van € 28.000. Personeel en organisatie De implementatie van de Organisatieontwikkeling BVEB is halverwege 2023 gestart. Na een half jaar zijn er nog geen conclusies aan verbonden.
Hierdoor zijn aan het einde van het jaar maar een beperkt aantal incidentele beloningen toegekend. Waardoor er eind 2023 nog ruimte is op het budget voor bijzondere beloningen. Ondanks het stimuleren en toezeggingen aan personeel voor het volgen van een opleiding/training in 2023 is er opleidingsbudget op de begroting over. Samen blijft hiervoor ongeveer € 58.000 aan budget over in 2023. Vrijval voorziening Voormalig personeel (incidenteel) De uitgaven uit de in 2023 gereserveerde gelden in de voorziening voormalig personeel vielen dit jaar € 8.000 lager uit dan verwacht. Informatisering en Automatisering (I&A) (voordeel € 365.000) Personeelskosten I&A Het resultaat op de personele kosten voor het team I&A is een tekort van € 4.000. Automatiseringskosten Over 2023 is er € 66.000 minder aan telefoniekosten gemaakt. Een deel van de kosten verviel omdat de organisaties nu bellen via Microsoft Teams (via het internet). De belkosten en het onderhoudscontract van de oude telefooncentrale zijn ook vervallen. Het project van de nieuwe CC4all telefooncentrale is niet doorgegaan in 2023. Een telefooncentrale voegt extra telefoonfunctionaliteiten toe boven op de functionaliteit van Microsoft Teams. Bijvoorbeeld het aan de beller laten weten op welke plek deze staat in de wachtrij.
Advieskosten Informatisering en Automatisering Een aantal kleinere projecten, bijvoorbeeld het project Digitale Handtekening en de hier boven benoemde telefooncentrale zijn niet doorgegaan. Hierdoor zijn € 65.000 minder aan advieskosten gemaakt. Informatiseringskosten Vanuit de primaire begroting was er al € 38.000 beschikbaar aan indexatiekosten voor software. Daarnaast is er bij de bestuursrapportage nog eens € 130.000 beschikbaar gesteld. Ondanks de € 168.000 aan extra middelen voor software komen we nog altijd € 49.000 tekort om de prijsstijgingen van software op te kunnen vangen. Kapitaallasten In 2022 liep een aantal grote investeringsprojecten vertraging op. Dit komt door: • de complexiteit en de beschikbare capaciteit; • te kiezen voor kwaliteit in plaats van snelheid; • lange levertijden van benodigde hardware.
40
BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB
Hierdoor vallen de kapitaallasten voor 2023 incidenteel € 294.000 lager uit dan begroot. Incidentele ontwikkelingen Informatisering De incidentele ontwikkelingen op informatisering bestaat in 2023 uit drie onderdelen, redesign websites, Wet open Overheid en interne en externe dienstverlening. Waarbij we op het laatste onderdeel een kleine overschrijding hebben van € 7.000 incidenteel. Financiën (voordeel €2.000) Personeelskosten Financiën Het voordeel op de personeelskosten van team Financiën komt voornamelijk omdat de bijdrage vanuit Maasdriel voor de werkzaamheden voor arbeidsmigranten niet is begroot in 2023. Dit levert een voordeel op van € 30.000. Daarnaast hebben we onderuitputting op de salariskosten en terugontvangen personele kosten van uit het UWV (ouderschapsverlof). Hier staan kosten van inhuur tegenover, wat uiteindelijk resulteert in € 2.000 voordeel. Juridische Zaken (voordeel € 93.000) Personeelskosten JZ Team Juridische Zaken heeft een voordeel op de personele kosten doordat er per 1 februari 2023 geen inhuur meer is van de Functionaris Gegevensbescherming. Deze functie wordt per 1 februari 2023 ingevuld door een medewerker in vaste dienst en tevens gecombineerd met die van Privacy Officer. Ook was er een aantal maanden een vacature in het team. Dit levert een totaal voordeel op van € 93.000.
Algemene dekkingsmiddelen (voordeel € 11.000) Het voordeel van de algemene dekkingsmiddelen is al toegelicht in hoofdstuk4 Algemene Dekkingsmiddelen. Onvoorzien (voordeel € 11.000) De post onvoorzien is in 2023 deels aangewend voor de pilot Samenwerkingsportaal iObjecten (zie paragraaf 5.1 Onvoorzien). Reservemutaties (nadeel € 251.000) Doordat de bestemmingsreserve Project pas in het najaar 2023 ter beschikking kwam is € 251.000 hiervan niet besteed in 2023, maar zal pas in 2024 worden besteed.
7.3.2. Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector Op 1 januari 2013 is de Wet normering topinkomens (WNT) in werking getreden. De WNT is van toepassing op de BVEB. Het voor de BVEB toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2023 € 223.000. Het betreft het algemene bezoldigingsmaximum. Vanaf de oprichting van de BVEB hebben de gemeentesecretarissen van de beiden gemeenten gezamenlijk de rol van (onbezoldigde) directeur op zich genomen. In de loop van 2021 is er door het bestuur voor gekozen een eigen bezoldigd directeur aan te stellen. Vanaf 1 november 2021 vervult Benno Cerutti deze rol.
41
BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB
Naam Topfunctionaris B.K.F. Cerutti C.A.H. Zondag M.A. de Raaf H. van Kooten E. van Hoften K. Bouchtaoui A. Sørensen
Functie Directeur Bestuurder (Voorzitter tot en met 31-07-23) Bestuurder (Voorzitter vanaf 01-08-23) Bestuurder Bestuurder Bestuurder Bestuurder
Periode 01-01-2023 / 31-12-2023 01-01-2023 / 31-12-2023 18-07-2023 / 31-12-2023 01-01-2023 / 15-04-2023 01-01-2023 / 20-05-2023 01-01-2023 / 31-12-2023 18-07-2023 / 31-12-2023
Bezoldiging Bezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd
Hieronder conform de WNT, artikel 4.1 lid 1a het overzicht voor de openbaarmaking: Gegevens 2023 Bedragen x € 1 Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in 2023 Omvang dienstverband in fte Dienstbetrekking?
BKF Cerutti Directeur 1/1 – 31/12 1 Ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn
€ 113.479 € 17.531
Subtotaal
€ 131.010
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum -/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag
€ 223.000 n.v.t.
Gegevens 2022 Bedragen x € 1 Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in 2022 Omvang dienstverband in fte Dienstbetrekking?
BKF Cerutti Directeur 1/1 – 31/12 1 Ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn
€ 103.365 € 18.212
Subtotaal
€ 121.577
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum -/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag
€ 216.000
Bezoldiging Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling
n.v.t. € 121.577 n.v.t. n.v.t.
7.3.3. Baten en lasten per taakveld Realisatie per taakveld
Baten 2023
Lasten 2023
Saldo 2023
0.4 Overhead 0.5 Treasury 0.8 Overige baten en Lasten 0.10 Mutaties reserves 0.11 Resultaat van de rekening Totaal Taakvelden
10.000.521
9.986.000 -15.736 14.361
14.522 15.736 -14.361 93.639 -109.535
42
93.639 10.094.160
109.535 10.094.160
BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB
7.4. Incidentele baten en lasten Hieronder ziet u een overzicht van de incidentele baten en lasten.
Incidentele Lasten Implementatie Organisatieontwikkeling Personele kosten E-HRM Materiele kosten HR21 Totaal Projecten en Implementatie organisatieontwikkeling Incidentele ontwikkelingen Informatisering Voormalig personeel (toevoeging voorziening) Totaal incidentele lasten
Beschik-baar budget begroting 2023 -
Besteding 2023
Saldo 31-12-2023
78.049 154.511 4.658
250.966 -154.511 -4.658
-
329.015
329.015
237.217
91.798
90.000
-
90.000
97.731
-7.731
90.000
329.015
419.015
3.768 338.716
-3.768 80.299
-329.015
-329.015
-78.049
-250.966
-
-329.015
-329.015
-11.920 -89.968
11.920 -239.047
-90.000
-
-90.000
-248.748
-158.748
Incidentele Baten Projecten en Implementatie Organisatieontwikkeling (onttrekking aan reserve) Voormalig personeel (vrijval voorziening) Totaal incidentele baten Saldo incidentele baten en lasten
Toevoeging Totaal resultaat beschik-baar bestemming budget 2023 2022 329.015 329.015 -
Projecten en Implementatie Organisatieontwikkeling Bij de bestuursrapportage 2023 is de algemene reserve omgezet naar een bestemmingsreserve en beschikbaar gesteld voor Projecten en Implementatie Organisatieontwikkeling. Hiervan is in 2023 nog € 5.000 uitgegeven voor de afronding van het project HR21 om de laatste bezwaarschriften af te kunnen ronden. Verder hebben we gedurende 2023 € 155.ooo aan personele kosten E-HRM gemaakt voor de ingebruikname van de digitale Verlofmodule, (door de komst van verlofsparen), het reviseren van bestaande Youforce modules, ingebruikname van Youforce Reporting en de Youforce-App voor medewerkers en managers. Tot slot zijn we in het najaar gestart met de Implementatie van de Organisatieontwikkeling wat tot eind 2023 € 78.000 heeft gekost. Incidentele ontwikkelingen Informatisering De incidentele ontwikkelingen Informatisering bestonden in 2023 uit onderstaande onderdelen: Redesign websites In 2015 zijn de websites van de gemeenten geharmoniseerd, aanbesteed en geïmplementeerd. De focus lag hierbij op de 'toptaken aanpak' waarbij diensten aan de inwoner centraal komen te staan op de site. Gezamenlijk met de overgang naar cloud hosting en de realisatie van nieuwe technische toepassingen en e-formulieren. Minder aandacht was er toen voor de eigenheid van de gemeente zelf op de website: de uitstraling.
Met dit incidentele budget is voor beide gemeenten een eigen look-and-feel gecreëerd waarmee we een flink aantal jaar vooruit kunnen. We kwamen uit met een begroot budget van € 40.000 voor beide gemeenten op een investering van € 39.690 en een restant van €310. Doorontwikkeling interne en externe digitale dienstverlening In het kader van de doorontwikkeling interne en externe dienstverlening zijn een aantal zaken gerealiseerd. Zo brachten we de afsprakenmodule en de formulierengenerator naar de cloud, moderniseerden we de belastingenapplicatie in Zaltbommel en voerden we een aantal technische
43
BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB
en functionele verbeteringen door in de burgerzakenapplicaties van beide gemeenten. Ook investeerden we in innovaties voor het zaaksysteem van de organisaties. De totale uitgaven in 2023 hierop overschrijden de begrote middelen met € 8.041. Wet Open Overheid Voor de implementatie van de Wet Open Overheid is jaarlijks een budget beschikbaar gesteld om de uitvoering van de wet te realiseren. Deze uitvoering zit bijvoorbeeld in de aanschaf en implementatie van software om teksten waar nodig te kunnen anonimiseren voorafgaand aan publicatie. Maar ook de koppeling van deze software met het Zaaksysteem. Voormalig personeel Sinds 2020 hebben we een voorziening voormalig personeel. De vrijval en toevoeging aan de voorziening hebben een incidenteel karakter. De verwachting was dat deze verplichting gedurende 2023 zou eindigen, echter door ziekte van een ex-medewerker zijn de verplichtingen in tijd doorgeschoven en de verwachting is dat deze nu begin 2024 zal eindigen.
7.5. Structurele reservemutaties Binnen de BVEB kennen we vanaf 2022 voor het eerst structurele reservemutaties. Vanaf 2022 was er begroot dat er gestart zou worden met de structurele dekking van de kapitaalslasten Conference rooms en Zaakgericht werken uit deze reserve. Het project Zaakgericht werken is afgerond in het voorjaar van 2023, wat tot gevolg heeft dat in 2024 wordt gestart met afschrijving op dit project en de structurele dekking dan gaat plaatsvinden. De dekking kapitaallasten Conference rooms is in 2022 gestart conform planning. Daarnaast kennen we een incidentele reservemutatie betreffende de overheveling van het gerealiseerde resultaat van 2022. Dit heeft bij de jaarrekening 2022 de bestemming algemene reserve gekregen. Bij de bestuursrapportage 2023 is dit omgezet en beschikbaar gesteld in een bestemmingsreserve projecten en implementatie organisatieontwikkeling. Hiervan is in 2023 € 78.047 besteed. Reserves
Algemene reserve Bestemmingsreserve Frictiekosten Bestemmingsreserve Video Conference Rooms Bestemmingsreserve Zaaksysteem Bestemmingsreserve Projecten Gerealiseerd resultaat Totaal reserves
Stand per 1-1-2023
Resultaat bestemming
-
329.015
Toevoeging 2023
Onttrekking structureel 2023
Onttrekking incidenteel 2023 -329.015
46.262
Te verwachten saldo 46.262
47.410
15.590
31.820
627.000
627.000 329.015
329.015
-329.015
109.535
1.049.687
-
438.550
78.047
250.968 109.535
15.590
-250.967
1.065.585
7.6. Investeringsoverzicht In 2023 hebben we een weer een aantal projectinvesteringen afgerond. De laatste onderdelen uit de harmonisatiekalender 2017 horen hier bijvoorbeeld bij. Zo sluiten we de investeringen voor de 'aanbesteding en implementatie zaaksysteem' en 'doorontwikkeling zaakgericht werken' af en ook het krediet 'gewenste aanvullende koppelingen zaaksysteem'. De oude zaaksystemen zijn in een innovatief project 'Overdracht naar e-depot (koppeling RAR)' overgedragen aan de de regionale archiefdienst en ook dit project hebben we met succes afgerond.
44
BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB
Een andere ontwikkeling die tot zijn einde loopt is de realisatie van E-HRM. Hiervoor ronden we ook een aantal kredieten af zoals 'doorontwikkeling managementinformatie', 'Raet upgrade verzuimmanager' en 'Raet 2 factor authentication'. Er zijn mooie stappen gemaakt en we kunnen een tijd vooruit met onze digitale personeelsadministratie. Een aantal vervangingskredieten, met name op noodzakelijke technische vervangingen, schuiven door. Daarbij moet gezegd worden dat deze projecten doorgaans flink gevorderd of intussen afgerond zijn, en dat we in 2024 ook afrondingen verwachten. Het gaat hierbij om: • Uitfasering Xtendis DMS; • Vervanging netwerkinfrastructuur; • Vervanging telefooncentrale, callcentre software; • Herinvestering vaste en mobiele werkplekken. Voortgang Via bijgaand overzicht informeren we u over de voortgang van de huidige projecten.
Oonderstaande indicatoren geven aan waar we staan met het project: Status Project in tijd Conform planning of gereed Onzeker wel of niet conform planning Knelpunt niet conform planning Status project in geld Conform begroting Onzeker wel of niet conform begroting Knelpunt niet conform begroting Investeringskredieten 7.011.101 Aanbesteding en implementatie Zaaksysteem 7.011.105 Digitale Dienstverlening 7.011.112 Doorontwikkeling Zaakgericht Werken 7.011.113 Vervanging telefooncentrale, callcenter software 7.011.120 Doorontwikkeling managementinformatie 7.011.138 Digitalisering/ontsluiting akten burgerlijke stand 7.011.141 Gewenste aanvullende koppelingen Zaaksysteem 7.011.147 Overdracht naar E-depot (koppeling RAR) 7.011.148 Indentificatie personen en documenten publieksbalie 7.011.151 Raet Upgrade Verzuimmanager 7.011.152 Raet 2 factor authentication 7.011.159 Uitfaseren Xtendis DMS 7.011.604 Vervanging serverinfrastructuur 7.011.609 Oracle licenties en upgrade 7.011.611 Vervanging netwerkinfrastructuur 7.011.622 Mobile Devices Organisaties 2023 7.011.623 Herinvestering vaste en mobiele werkplekken 2023
45
Status in tijd
Status in geld
BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB
Overschrijding krediet in tijd Uitfaseren Xtendis DMS Dit krediet voor de uitfasering van het DMS Extendis, dat gebruikt wordt voor dossiervorming bij het sociaal domein in Maasdriel namens beide gemeenten, is een aantal jaar geleden beschikbaar gesteld. Op dit moment wordt het systeem echter nog als archief geraadpleegd en is er nog geen urgentie en capaciteit om dit te veranderen. Dit project wordt komend jaar in overleg heroverwogen. Vervanging netwerkinfrastructuur De vervanging van de netwerkinfrastructuur bestond uit twee meervoudig onderhandse aanbestedingen. Een voor het draadloze netwerk en een voor het vaste netwerk. Vanwege diverse technische, maatschappelijke en lokale ontwikkelingen duurde het project voor het draadloze netwerk langer dan oorspronkelijk gepland. Beide projecten zijn begin 2024 afgerond. Vervanging telefooncentrale, callcentersoftware De vervanging van de telefooncentrale vond plaats en inmiddels bellen de organisaties met Teams. Het onderdeel KCC-software, een extra module voor de baliemedewerkers van beide gemeenten, loopt vertraging op vanwege aanpassingen in de onderliggende technische structuur van Microsoft. Dit probleem speelt landelijk en wordt zo snel mogelijk opgelost. Het restant van dit krediet gebruiken we ten behoeve van de afronding, daarna sluiten en schrijven we het krediet af.
Herinvestering vaste en mobiele werkplekken De herinvestering vaste en mobiele werkplekken omhelst de vervanging van de huidige werkplekken voor een meer flexibele combinatie van laptops en docking stations. Voor de aanschaf van deze hardware in bulk en later gefaseerd is eerst een raamovereenkomst aanbesteed waarbinnen deze inkopen vallen. Deze Europese aanbesteding vergde wat meer tijd, daarom schuift het afhankelijke project vervanging vaste en mobiele werkplekken ook door. We verwachten dit voor de zomer van 2024 af te ronden. Overschrijding krediet in geld Geen Vervallen investeringskredieten Digitalisering/ontsluiting akten burgerlijke stand Na herhaaldelijk doorschuiven van dit krediet, kiezen we ervoor deze nu af te sluiten. De behoefte is op dit moment niet aanwezig om op dit onderwerp door te pakken. Bij hernieuwde urgentie of interesse in de toekomst starten we een projectvoorstel met budgetaanvraag. Financieel overzicht per project In onderstaande tabellen is inzichtelijk gemaakt welke investeringskredieten in 2023 afgesloten worden, kunnen vervallen of doorlopen naar 2024 en verder. Daarnaast kunt u inzien wat het voor 2023 beschikbare (restant-) projectbudget is en wat eraan besteed is.
46
BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB
Afgesloten investeringskredieten Aanbesteding en implementatie 7.011.101 Zaaksysteem
Primitieve begroting 2023
Begrotings wijzigingen 2023
Totale begroting 2023
Besteding
Saldo
88.972
88.972
64.553
24.419
7.011.105 Digitale Dienstverlening Doorontwikkeling Zaakgericht 7.011.112 Werken Doorontwikkeling 7.011.120 managementinformatie Gewenste aanvullende 7.011.141 koppelingen Zaaksysteem Overdracht naar E-depot 7.011.147 (koppeling RAR) Indentificatie personen en 7.011.148 documenten publieksbalie
22.028
22.028
26.098
-4.070
99.890
99.890
87.848
12.042
1.378
1.378
2.000
-622
2.916
2.916
2.261
655
34.047
34.047
36.399
-2.352
7.625
7.625
-
7.625
7.011.151 Raet Upgrade Verzuimmanager 7.011.152 Raet 2 factor authentication Mobile Devices Organisaties 7.011.622 2023 Totaal afgesloten investeringen
20.000 5.000
20.000 5.000
20.000 5.000
-
Vervallen investeringskredieten Digitalisering/ontsluiting akten 7.011.138 burgerlijke stand Totaal vervallen investeringen Lopende investeringskredieten Vervanging telefooncentrale, 7.011.113 callcenter software 7.011.159 Uitfaseren Xtendis DMS Vervanging 7.011.604 serverinfrastructuur Database (Oracle) netwerk 7.011.609 infrastructuur Vervanging 7.011.611 netwerkinfrastructuur Herinvestering vaste en mobiele 7.011.623 werkplekken 2023 Totaal lopende investeringskredieten Totaal investeringskredieten 2023
76.125
25.000
101.125
99.016
2.109
357.981
25.000
382.981
343.175
39.806
Primitieve begroting 2023
Begrotings wijzigingen 2023
Totale begroting 2023
Besteding
Saldo
40.000
-
40.000
40.000 40.000
-
40.000
-
40.000
Primitieve begroting 2023
Begrotings wijzigingen 2023
Totale begroting 2023
Besteding
Saldo
14.455
14.455
11.200
3.255
25.000
25.000
-
25.000
776.783
776.783
35.689
741.094
255.000
255.000
-
255.000
100.206
100.206
103.957
-3.751
500.000
50.000
550.000
95.438
454.562
1.671.444
50.000
1.721.444
246.284
1.475.160
2.069.425
75.000
2.144.425
589.459
1.554.966
7.7. Rechtmatigheid programma Overhead (Bedrijfsvoering) Hieronder een analyse van de afwijkingen op lasten en baten voor het programma Overhead tussen de begroting na wijziging en de jaarstukken:
47
BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2023 JAARSTUKKEN BVEB
Begroting na wijziging 2023
Jaarstukken 2023
10.257.000 -9.932.000 325.000
9.986.000 -10.001.000 -15.000
Jaarstukken t.o.v. begroting na wijjziging 271.000 69.000 340.000
Toevoeging aan reserve Onttrekking aan reserve Saldo Reservemutaties
-345.000 -345.000
-94.000 -94.000
-251.000 -251.000
Totaal resultaat
-20.000
-109.000
89.000
Lasten Overhead Baten Overhead Saldo van lasten en baten Reservemutaties
Het verschil tussen de begroting (na wijziging) en het werkelijke saldo van baten en lasten is € 89.000 voordelig. De belangrijkste afwijkingen zijn de volgende: • Bij de bestuursrapportage in september 2023 is het volledige budget uit de Algemene reserve beschikbaar gesteld via een Bestemmingsreserve Projecten voor de implementatie organisatieontwikkeling BVEB voor een bedrag van € 329.000. Daar deze gelden pas in september beschikbaar werden gesteld kon het gehele plan niet meer voor het einde van het jaar worden gerealiseerd en loopt de uitvoering hiervan door in 2024 en 2025. In 2023 is hiervan € 78.000 besteed, wat resulteert in een lagere onttrekking van de bestemmingsreserve van € 251.000. • Het overige voordeel op lasten wordt veroorzaakt door een saldo van in totaliteit € 20.000, zijnde meer lasten op personele kosten, minder lasten op kapitaallasten en minder materiële kosten. • Het voordeel op de baten is ontstaan door uitkeringen vanuit het UWV bij de diverse teams en geleverde diensten door team Financiën voor werkzaamheden omtrent internationale arbeidskrachten. De begrotingsafwijking op het programma Overhead ligt onder de rapporteringstolerantie en is hiermee niet onrechtmatig en hoeft niet opgenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording.
Verantwoordelijkheid Directie De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het bestuur op 5 december 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het bestuur bepaald en bedraagt 3 % van de totale begrote lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 302.348.