BIjlage 2 Begroting 2027 RAR
Tekst van het document
Investeringen bedrijfsmiddelen In de begroting 2027 en meerjarenraming 2028-2030 is rekening gehouden met de benodigde investeringen in bedrijfsmiddelen. Hierbij is onderscheid gemaakt in inventaris, ICT-middelen en vanaf 2026 ook de vernieuwing van de website. Voor deze bedrijfsmiddelen is een investeringsbegroting gemaakt voor de jaren 2024-2030. De investeringen zijn per jaar opgenomen in de staat van activa en worden op basis van lineaire afschrijving jaarlijks afgeschreven. Hierbij hanteren we afschrijftermijnen die passen bij de economische levensduur van het bedrijfsmiddel, waardoor de kosten zo evenredig mogelijk worden verdeeld over de gebruiksduur. Hieronder in het kort per onderdeel de begrotingsaspecten in de periode 2027 tot 2030. Inventaris De inventaris welke dateert uit 2012 is sinds 2022 volledig afgeschreven. En hoewel er vanaf 2023 in de begroting was voorzien in vervanging van deze inventaris, is er vooralsnog voor gekozen deze vervanging enige tijd uit te stellen en alleen daar waar nodig is vervanging uit te voeren. Zo zijn in 2024 de keuken en kantine ruimten vervangen. En is er daarnaast voor de jaren 2027 tot 2030 investeringen opgenomen voor het vervangen van kantoormeubilair en voor de vervanging van de aandrijving depotkasten welke toe zijn aan vervanging. Deze investeringen (in totaal over 4 jaar ca.
€ 350.000,-) worden na aanschaf op de balans voorzien als activa en zijn als jaarlijkse afschrijvingen in de exploitatiebegroting opgenomen. De afschrijvingen zijn opgenomen onder huisvestingskosten. ICT-middelen In de begroting 2027 en meerjarenraming 2028-2030 is rekening gehouden met de benodigde ICTinvesteringen. Dit zijn investeringen zoals de periodiek terugkerende vervanging en benodigde vernieuwing van aanwezige ICT apparatuur en infrastructuur. Deze investeringen (in totaal over 4 jaar ca. € 150.000,-) worden na aanschaf op de balans voorzien als activa en zijn als jaarlijkse afschrijvingen in de exploitatiebegroting opgenomen. De afschrijvingen zijn opgenomen onder automatiseringskosten.
Programmabegroting 2027 en meerjarenraming 2028-2030
Pagina 30 van 42
Website Ook de website is een onlosmakelijk deel van de dienstverleningstaken van het RAR. In het jaar 2026 is een vernieuwing van de website gepland. Deze investering (circa € 50.000,-) wordt op de balans voorzien als activa en zijn als jaarlijkse afschrijvingen in de exploitatiebegroting opgenomen. Hiervoor is een bestemmingsreserve gerealiseerd waar de komende jaren de afschrijvingslasten uit onttrokken kunnen worden. Waardoor de afschrijvingskosten niet op de exploitatie drukken.
3.3
Financiering
In de paragraaf financiering komen zoals, de naam al aangeeft, de aspecten rond de financiering aan de orde. In dit kader is het verplicht om onder meer te voldoen aan de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Geldleningen De geldmiddelen bestaan uit middelen in de rekening-courant en de corresponderende depositorekeningen. In 2008 zijn twee vaste geldleningen voor de toenmalige nieuwbouw afgesloten en deze zijn in 2009 opgenomen. Omdat de investeringskosten voor de nieuwbouw lager uit zijn gevallen, is de depotuitbreiding met een deel van de overblijvende financiële middelen gefinancierd. Rentelasten, renteresultaat en toerekening van rente De aan het programma toe te rekenen rente wordt bepaald door de externe rente die bestaat uit de rente die wordt betaald over afgesloten leningen. Beide leningen zijn annuïteitenleningen met een vaste rente gedurende de gehele looptijd. Lening A heeft een hoofdsom van € 2 miljoen en een looptijd van 20 jaar. De rente is gedurende de gehele looptijd 4,73%. Lening B heeft een hoofdsom van € 8 miljoen en een looptijd van 40 jaar. De rente is gedurende de gehele looptijd 4,78%. In de toerekening van rente aan de investeringen wordt uitgegaan van 4,75%. Schatkistbankieren, renteopbrengsten Sinds januari 2025 nemen we deel aan schatkistbankieren, waarbij rente wordt ontvangen over het depositosaldo.
De renteopbrengst hangt af van het saldo en de rentestand. Naast het voldoen aan de regelgeving (FIDO) zou onze deelname meer stabiliteit en bescherming bieden tegen negatieve rente. Het ministerie van Financiën heeft in 2025 voorstellen gedaan om de rentevergoeding te verlagen en het bodemtarief van 0% af te schaffen, waardoor negatieve rente kan ontstaan. Dit vormt een risico, omdat de werkelijke rentestand richting 2027 moeilijk te voorspellen is. In de begroting wordt daarom voorzichtig gerekend met 1,5% rente om mogelijke tegenvallers op te vangen. Kapitaallasten De looptijd en de aflossing van de beide leningen lopen gelijk aan de kapitaallastenberekening voor de investering van de nieuwbouw. Garantstelling deelnemende gemeenten aan BNG De deelnemende gemeenten staan op basis van artikel 8.e van de Financiële verordening Regionaal Archief Rivierenland 2025 voor de geldleningen garant bij de Bank Nederlandse Gemeenten.
Programmabegroting 2027 en meerjarenraming 2028-2030
Pagina 31 van 42
Berekening van het EMU3 -saldo Berekening EMU saldo
2026
2027
2028
2029
2030
Afschrijvingen ten laste van exploitatie
-€ 62.500 € 221.917
-€ 73.886 € 230.641
-€ 73.886 € 246.651
-€ 73.886 € 252.127
-€ 73.886 € 261.337
Uitgaven aan investeringen in (im)materiële vaste activa die op de balans worden geactiveerd
-€ 105.200
-€ 125.300
-€ 21.000
-€ 119.500
-€ 228.200
€0 € 54.217
€0 € 31.455
€0 € 151.765
€0 € 58.741
€0 -€ 40.749
Financieringsbehoefte
2026
2027
2028
2029
2030
A. Investeringen netto B. Afschrijvingen -/C. Aflossingen leningen Niew op te nemen leningen Vaste schuld 31-12
€ 105.200 € 221.917 € 284.051 €0
€ 125.300 € 230.641 € 297.805 €0
€ 6.542.490
€ 6.244.685
€ 21.000 € 246.651 € 341.587 €0 € 5.903.098
€ 119.500 € 252.127 € 249.228 €0 € 5.653.870
€ 228.200 € 261.337 € 181.367 €0 € 5.472.503
Exploitatie saldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, art 17c)
Mutaties voorzieningen Berekend EMU saldo
Financieringspositie
Kasgeldlimiet Het kasgeldlimiet wordt berekend op basis van 8,5% van het begrotingstotaal. De ontwikkeling van de kasgeldlimiet voor de komende jaren is als volgt: Berekening kasgeld Totale lasten c.q. begrotingstotaal Percentage regeling Kasgeldlimiet
2026
2027
2027
2028
2030
€ 3.555.581 8,2% € 291.558
€ 3.638.692 8,2% € 298.373
€ 3.729.568 8,2% € 305.825
€ 3.841.536 8,2% € 315.006
€ 3.967.162 8,2% € 325.307
Het RAR zal, gelet op liquiditeitspositie, geen gebruik hoeven te maken van het kasgeldlimiet. Renterisiconorm Om de (rente) risico’s op de leningenportefeuille te beheren, is de renterisiconorm van toepassing. Deze norm heeft als uitgangspunt dat de aflossingen en/of renteherziening in enig jaar nooit meer mag zijn dan 20% van het begrotingstotaal. Deze norm is gebaseerd op de Wet Financiering Decentrale Overheden. In de tabel is onder regel 5a is te zien dat het RAR voor de jaren 2027-2030 ruimschoots binnen de gestelde norm blijft. Berekening renterisiconorm 4 Totale lasten 4b Norm 4 Renterisiconorm
2026
2027
2027
2028
2030
€ 3.555.581 €0 € 711.116
€ 3.638.692 20% € 727.738
€ 3.729.568 20% € 745.914
€ 3.841.536 20% € 768.307
€ 3.967.162 20% € 793.432
3 EMU saldo is het financieringssaldo minus deelname aan bedrijven en inkomsten uit kredietverstrekking, uitgedrukt in geld, van een overheid die lid is van de Europese Monetaire Unie (EMU).
Programmabegroting 2027 en meerjarenraming 2028-2030
Pagina 32 van 42
Renterisico
2026
2027
2027
2028
2030
1 Renteherzieningen op vaste schuld 2 Aflossingen 3 Renterisico (1+2) 4 Renterisiconorm 5a Ruimte onder renterisiconorm (4<3) 5b Overschrijding renterisiconorm (3>4)
€0 € 284.051 € 284.051 € 711.116 € 427.066 €0
€0 € 297.805 € 297.805 € 727.738 € 429.933 €0
€0 € 341.587 € 341.587 € 745.914 € 404.327 €0
€0 € 249.228 € 249.228 € 768.307 € 519.079 €0
€0 € 181.367 € 181.367 € 793.432 € 612.066 €0
3.4
Bedrijfsvoering
Uitgangspunt formatie en personeelskosten De personele formatie en salariskosten voor de begroting 2027 zijn gebaseerd op de actuele formatie en personeelsplanning per maart 2026. De samenstelling van ons personeelsbestand betreft een mix van ervaren medewerkers en jonge talenten met groeipotentieel. Omwille van de financiële situatie van onze gemeenten en het beroep wat op ons is gedaan, hebben wij onze personele kosten zeer behoudend begroot en daarmee niet op de max van schaal. In reguliere zin is dit ook niet nodig. Echter kan dit, in deze uitdagende arbeidsmarkt met veel personeelsverloop, wel enige kwetsbaarheid met zich meebrengen bij het opvullen van vrijgekomen vacatures. Sinds meerdere jaren maakt het RAR gebruik van de diensten van de Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe (BvoWB) inzake de personeels- en salarisadministratie via een dienstverleningsovereenkomst. Ontwikkelingen formatie en personeelskosten De formatie op 01-03-2026 is 24,28 fte. Voor de begroting 2027 en meerjarenraming 2028-2030 is een beperkte groei voorzien als gevolg van aanvullende inkomsten. De verwachte ontwikkeling van de formatie is als volgt: Functie
2026
2027
2028
2029
2030
Directeur/streekarchivaris
1,00
1,00
1,00
1,00
1,00
Adjunct-directeur
1,00
1,00
1,00
1,00
1,00
Ondersteuning
0,56
0,56
0,56
0,56
0,56
Medewerkers
21,72
22,89
22,89
22,89
22,89
Totaal
24,28
25,45
25,45
25,45
25,45
Ziektevervanging Verzuim wordt in eerste instantie opgevangen in de eigen organisatie. In de begroting 2027 is voor een bedrag van € 29.500,- rekening gehouden met vervanging wegens ziekte (1,5% van de loonsom). Inhuur tijdelijk personeel Inhuur van tijdelijk personeel vindt deels plaats binnen het bestaande loonkostenbudget uit de vrijval van personeelskosten van niet of niet direct ingevulde vacatures. Daarnaast is in de begroting 2027 voor de inhuur van tijdelijk personeel een bedrag van € 36.700,- opgenomen.
Programmabegroting 2027 en meerjarenraming 2028-2030
Pagina 33 van 42
Werkzaak Voor 2027 zijn de kosten in de begroting opgenomen voor de inhuur via Werkzaak van 1,5 fte. Jaarlijks terugkerende arbeidskosten Het RAR dient vanuit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) in de begroting in te gaan op de zogenaamde jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Onder arbeidsrechtelijke verplichtingen worden verstaan de aanspraken op toekomstige uitkeringen door huidig dan wel voormalig personeel. Het BBV schrijft voor dat jaarlijkse arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume via de exploitatie moeten lopen. Als de verplichtingen niet van een vergelijkbaar volume zijn, dan moet hiervoor een voorziening worden getroffen. Sinds 2023 is het conform de BBV verplicht een voorziening te vormen voor spaarverlof en het deel bovenwettelijk verlof dat niet jaarlijks van gelijke omvang is. Bij het RAR is daar sinds 2025 sprake van. Met als gevolg dat we per 2025 een voorziening hebben getroffen voor (overmatig) bovenwettelijk verlof en IKB-verlof. De omvang van deze voorziening is anno 2025 € 51.706,- en bestaat uit verloftegoeden van ons huidig personeelsbestand. Deze is in de balans opgenomen onder de post overlopende passiva en jaarlijks zal de omvang van deze voorziening worden bepaald.
In de begroting gaan is het uitgangspunten dat deze in omvang gelijk zal blijven, daar hier op voorhand geen goede inschatting op te maken is.
Programmabegroting 2027 en meerjarenraming 2028-2030
Pagina 34 van 42
Financiële begroting
In dit deel: -
Het overzicht van baten en lasten en de toelichting De uiteenzetting van de financiële positie en de toelichting
Programmabegroting 2027 en meerjarenraming 2028-2030
Pagina 35 van 42
4 Financiële begroting 4.1
Overzicht van de baten en lasten en de toelichting Begroting 2026
Omschrijving programma
Lasten
Baten
€ 459.928
€ 106.100
€ 1.599.428
€0
Begroting 2027 Lasten
Baten
-€ 353.828
€ 505.280
€ 150.840
-€ 1.599.428
€ 1.656.180
€0
Saldo
Begroting 2028 Lasten
Baten
-€ 354.440
€ 496.190
€ 119.820
-€ 1.656.180
€ 1.725.740
€0
Saldo
Begroting 2029 Lasten
Baten
-€ 376.370
€ 508.080
€ 103.710
-€ 1.725.740
€ 1.803.400
€0
Saldo
Begroting 2030 Saldo
Lasten
Baten
-€ 404.370
€ 520.400
€ 107.760
-€ 412.640
-€ 1.803.400
€ 1.884.550
€0
-€ 1.884.550
Saldo
Programma Archiefbeleid Programma Archiefbeleid Personeelsk osten - programma Overige personeelsk osten
€ 63.500
€0
-€ 63.500
€ 65.520
€0
-€ 65.520
€ 66.950
€0
-€ 66.950
€ 68.470
€0
-€ 68.470
€ 70.040
€0
-€ 70.040
Huisvestingsk osten
€ 883.966
€ 18.786
-€ 865.180
€ 846.162
€ 2.760
-€ 843.402
€ 845.828
€ 2.820
-€ 843.008
€ 848.926
€ 2.880
-€ 846.046
€ 867.542
€ 2.950
-€ 864.592
Organisatie, beheer & administratie
€ 61.610
€0
-€ 61.610
€ 63.820
€0
-€ 63.820
€ 65.600
€0
-€ 65.600
€ 67.530
€0
-€ 67.530
€ 69.540
€0
-€ 69.540
Automatiseringsk osten
€ 151.310
€ 19.920
-€ 131.390
€ 150.040
€0
-€ 150.040
€ 163.120
€0
-€ 163.120
€ 162.850
€0
-€ 162.850
€ 155.950
€0
-€ 155.950
Rente- en financiering Totaal programma's
€ 1.030
€ 38.740
€ 37.710
€ 3.280
€ 37.500
€ 34.220
€ 3.350
€ 37.500
€ 34.150
€ 3.430
€ 37.500
€ 34.070
€ 3.510
€ 37.500
€ 33.990
€ 3.220.773
€ 183.546
-€ 3.037.226
€ 3.290.282
€ 191.100
-€ 3.099.182
€ 3.366.778
€ 160.140
-€ 3.206.638
€ 3.462.686
€ 144.090
-€ 3.318.596
€ 3.571.532
€ 148.210
-€ 3.423.322
€0
€ 3.309.535
€ 3.309.535
€0
€ 3.373.706
€ 3.373.706
€0
€ 3.495.542
€ 3.495.542
€0
€ 3.623.559
€ 3.623.559
€0
€ 3.745.065
€ 3.745.065
-€ 389.630
Algemene dekkingsmiddelen Overhead
€ 328.609
€0
-€ 328.609
€ 342.410
€0
-€ 342.410
€ 356.790
€0
-€ 356.790
€ 372.850
€0
-€ 372.850
€ 389.630
€0
Heffing VPB
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Onvoorzien
€ 6.200
€0
-€ 6.200
€ 6.000
€0
-€ 6.000
€ 6.000
€0
-€ 6.000
€ 6.000
€0
-€ 6.000
€ 6.000
€0
-€ 6.000
€ 3.555.581
€ 3.493.081
-€ 62.500
€ 3.638.692
€ 3.564.806
-€ 73.886
€ 3.729.568
€ 3.655.682
-€ 73.886
€ 3.841.536
€ 3.767.649
-€ 73.886
€ 3.967.162
€ 3.893.275
-€ 73.886
Personeelsk osten - overhead
Geraamde totaal saldo van baten en lasten
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
Reserve Egalisatie kapitaallasten WKO
€0
€0
€0
€0
€ 16.086
€ 16.086
€0
€ 16.086
€ 16.086
€0
€ 16.086
€ 16.086
€0
€ 16.086
€ 16.086
Reserve Digitalisering/Bedrijfsvoering
€0
€ 10.000
€ 10.000
€0
€ 10.000
€ 10.000
€0
€ 10.000
€ 10.000
€0
€ 10.000
€ 10.000
€0
€ 10.000
€ 10.000
Reserve E-depot
€0
€ 40.000
€ 40.000
€0
€ 40.000
€ 40.000
€0
€ 40.000
€ 40.000
€0
€ 40.000
€ 40.000
€0
€ 40.000
€ 40.000
Reserve Website
€0
€ 12.500
€ 12.500
€0
€ 6.300
€ 6.300
€0
€ 6.300
€ 6.300
€0
€ 6.300
€ 6.300
€0
€ 6.300
€ 6.300
Reserve Publicatiefonds
€0
€0
€0
€ 2.500
€ 4.000
€ 1.500
€ 2.500
€ 4.000
€ 1.500
€ 2.500
€ 4.000
€ 1.500
€ 2.500
€ 4.000
€ 1.500
Subtotaal mutaties reserves
€0
€ 62.500
€ 62.500
€ 2.500
€ 76.386
€ 73.886
€ 2.500
€ 76.386
€ 73.886
€ 2.500
€ 76.386
€ 73.886
€ 2.500
€ 76.386
€ 73.886
Toevoeging/onttrekking aan reserves:
Geraamde resultaat
€0
€0
€0
(In de saldokolommen geldt: - = nadelig en + = voordelig)
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 36 van 42
€0
€0
4.2
Uiteenzetting financiële positie en de toelichting
De uiteenzetting van de financiële positie bevat informatie over de balansposten in de begroting. Deze uiteenzetting moet op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording de volgende onderdelen bevatten: a. een raming voor het begrotingsjaar van de financiële gevolgen van het bestaande en het nieuwe beleid dat in het programma is opgenomen; b. een geprognosticeerde begin- en eindbalans van het begrotingsjaar, die ten minste de posten bevat om een het EMU-saldo te kunnen berekenen; c. het EMU-saldo over het vorig begrotingsjaar en de berekening van het geraamde bedrag over het begrotingsjaar alsmede het jaar volgend op het begrotingsjaar. Afzonderlijke aandacht wordt ten minste besteed aan: d. de jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume; e. de investeringen, onderscheiden in investeringen met een economisch nut en investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut; f. de financiering; g. de stand en het verloop van de reserves; h. de stand en het verloop van de voorzieningen. Ad a. Bestaande en nieuwe beleid In de begroting 2027 is geen nieuw beleid opgenomen. De toelichting hierop is opgenomen in Hoofdstuk 1, programma archiefbeleid. Ad b. en c. Geprognosticeerde begin- en eindbalans Deze balans is opgenomen in bijlage 1. Ad d.
Jaarlijks terugkerende arbeidskosten Deze informatie is opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. Ad e. Investeringen In de programmabegroting 2027 en de meerjarenraming 2027-2030 zijn investeringen opgenomen met betrekking tot ICT, website en inventaris. Deze informatie is opgenomen in de paragraaf 3.2 Kapitaalgoederen. Ad f. Financiering Deze informatie is opgenomen in de paragraaf financiering. Ad g. en h. Reserves en voorzieningen Het overzicht van reserves en voorzieningen voor de jaren 2027-2030 is opgenomen in bijlage 2.
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 37 van 42
BIJLAGEN Bijlage 1: Geprognosticeerde begin- en eindbalans 2025-2030 Rekening 2025
Begroting 2026
Begroting 2027
Begroting 2028
Begroting 2029
Begroting 2030
ACTIVA Materiele vaste activa Gebouwen Gronden Inventaris ICT Website
4.376.021 738.243 96.877 103.019 -
4.203.611 738.243 86.323 119.264 50.000 5.314.160
4.027.578 738.243 125.769 156.760 43.750 5.197.441
3.851.108 738.243 110.215 129.383 37.500 5.092.101
3.666.256 738.243 194.660 103.413 31.250 4.866.449
3.472.624 738.243 369.106 95.713 25.000 4.733.822
4.700.685
Vlottende activa Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar Schatkistbankieren 2.662.811 Debiteuren 28.836 Belastingen en premies sociale verzekeringen -
2.334.007 30.000 -
2.110.315 30.000 -
1.920.493 30.000 1.950.493
1.514.190 30.000 -
2.691.647
2.364.007
Liquide middelen
155
155
-
-
-
-
Overlopende activa
42.180
15.000
15.000
15.000
15.000
15.000
8.048.142
7.576.603
7.247.415
6.831.942
6.508.828
6.259.874
Totaal activa
2.140.315
1.730.006 30.000 1.760.006
1.544.189
PASSIVA Eigen Vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves Resultaat boekjaar
211.000 736.639 65.177
211.000 663.113 1.012.816
Vreemd vermogen
-
Langlopende schulden Kortlopende schulden Aflossingsverplichtingen langlopende schulden Crediteuren Belastingen en premies sociale verzekeringen Overlopende passiva Totaal passiva
6.542.490
284.050 24.205 84.320
211.000 561.730
211.000 487.844
211.000 413.957
211.000 346.371
874.113
772.730
698.844
624.958
-
-
-
-
6.244.685
297.805 50.000 100.000
€ 5.653.870
5.903.098
341.587 50.000 100.000
249.228 50.000 100.000
557.371 -
€ 5.472.503
181.367 50.000 100.000
€ 5.282.310
190.193 50.000 100.000
392.575
447.805
491.587
399.228
331.367
100.261
10.000
80.000
€ 80.000
€ 80.000
€ 80.000
8.048.142
7.576.603
7.247.415
6.831.942
6.508.828
6.259.874
Programmabegroting 2027 en meerjarenraming 2028-2030
Pagina 38 van 42
340.193
Bijlage 2: Overzicht van reserves en voorzieningen 2025-2030 Stand 31-12-2025
Mutaties 2026
Stand 31-12-2026
Mutaties 2027
Stand 31-12-2027
Mutaties 2028
Stand 31-12-2028
Mutaties 2029
Stand 31-12-2029
Mutaties 2030
Stand 31-12-2030
Voorziening/vreemd vermogen
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Totaal voorzieningen
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Reserves/eigen vermogen Reserve Weerstandsvermogen Reserve Egalisatie kapitaallasten WKO Reserve Publicatiefonds Reserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering Reserve E-depot Reserve Website Reserve Metamorfoze Reserve Dak reparatie
€ 211.000 € 261.260 € 40.025 € 250.196 € 58.021 € 100.000 € 27.496 €0
€0 -€ 16.086 -€ 1.500 -€ 40.000 -€ 10.000 -€ 6.300 €0
€ 211.000 € 245.173 € 38.525 € 210.196 € 48.021 € 93.700 € 27.496
€0 -€ 16.086 -€ 1.500 -€ 40.000 -€ 10.000 -€ 6.300 -€ 27.496
€ 211.000 € 229.087 € 37.025 € 170.196 € 38.021 € 87.400 €0
€0 -€ 16.086 -€ 1.500 -€ 40.000 -€ 10.000 -€ 6.300 €0
€ 211.000 € 213.001 € 35.525 € 130.196 € 28.021 € 81.100 €0
€0 -€ 16.086 -€ 1.500 -€ 40.000 -€ 10.000 -€ 6.300 €0
€ 211.000 € 196.914 € 34.025 € 90.196 € 18.021 € 74.800 €0
€0 -€ 16.086 -€ 1.500 -€ 40.000 -€ 10.000 €0 €0
€ 211.000 € 180.828 € 32.525 € 50.196 € 8.021 € 74.800 €0
Totaal reserve
€ 947.999
-€ 73.886
€ 874.113
-€ 101.383
€ 772.730
-€ 73.886
€ 698.844
-€ 73.886
€ 624.958
-€ 67.586
€ 557.371
Programmabegroting 2027 en meerjarenraming 2028-2030
Pagina 39 van 42
Programmabegroting 2027 en meerjarenraming 2028-2030
Pagina 40 van 42
Bijlage 3: Format voor de begroting van de deelnemende gemeenten Informatie voor deelnemende gemeenten over de effecten en de betrokkenheid hierbij van de gemeenschappelijke regeling RAR. 1. Naam 2. Rechtsvorm 3. Adres en Vestigingsplaats 4. Doelstelling en openbaar belang
Regionaal Archief Rivierenland Gemeenschappelijke Regeling J.S. de Jongplein 3, 4001 WG Tiel Het Regionaal Archief heeft tot doel het binnen het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis en vervult daartoe de volgende taken: a) de zorg voor en/of het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers; b) het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht; c) het beheer van in de archiefbewaarplaats uitgeplaatste archiefbescheiden van de deelnemers (indien van toepassing); d) de zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van instanties die niet bestuurlijk in de regeling participeren en waaraan op contractbasis diensten worden verleend, en e) het stimuleren van de lokale en de regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie relevant bronnenmateriaal op het gebied van de lokale- en regionale geschiedenis.
5. Relatie met taakveld overhead
De bijdrage aan het RAR is voor de gemeenten een last die verantwoord wordt op Taakveld 0.4 Overhead (zie paragraaf 2.3.2 Overzicht van de kosten van Overhead).
6. Deelnemende gemeenten
Buren, Culemborg, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Betuwe en Zaltbommel.
7. Bestuurlijk belang
De deelnemende gemeenten zijn vertegenwoordigd in het Algemeen en het Dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief Rivierenland. Daarnaast zijn raadsleden betrokken bij de AB-vergaderingen via een BOV-constructie (beeldvormende en oordeelsvormende vergadering).
8. Financieel belang
Het aan het RAR ter beschikking gesteld bedrag is niet verhaalbaar als het RAR failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Eigen Vermogen per 31-12-2025 : Reserves € 947.639 en een batig saldo € 65.177 Vreemd Vermogen per 31-12-2025: € 7.035.326 Voor 2027 is de totale gemeentelijke bijdrage begroot op € 3.105.806 (zie paragraaf 2.3.1 voor de verdeling over de deelnemende gemeenten). info@regionaalarchiefrivierenland.nl www.regionaalarchiefrivierenland.nl Telefoon 0344 - 612 230 Laag
9. Eigen Vermogen 10. Vreemd Vermogen 11. Gemeentelijke bijdrage 12. Email 13. Website 14. Telefoon 15. Risicoprofiel
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 41 van 42
Bijlage 4: Beleidsnotitie Risicomanagement en Weerstandsvermogen
Programmabegroting 2027 en meerjarenraming 2028-2030
Pagina 42 van 42
Beleidsnota risicomanagement en weerstandsvermogen 2024 - 2028
Auteurs Datum Ons kenmerk Versiebeheer/status
Letty Kil en Ella Kok-Majewska 24-11-2023 1628-24248 Versie 1.0 ter bespreking in het DB 12 februari
Pagina 1 van 16
Managementsamenvatting Het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) is een gemeenschappelijke regeling waaraan zeven gemeenten in het westelijk Gelders rivierengebied deelnemen en dienstverleningsovereenkomsten heeft met Waterschap Rivierenland en andere gemeenschappelijke regelingen in de regio. Daarnaast doet het Regionaal Archief Rivierenland dienst als historisch informatie‐ en documentatiecentrum. Bij het realiseren van de doelen en het uitvoeren van haar taak horen kansen en bedreigingen. In het financieel beleid spelen risicomanagement en weerstandsvermogen dan ook een belangrijke rol. Risicomanagement is het geheel van activiteiten en maatregelen gericht op het expliciet en systematisch omgaan met en het beheersen van risico’s. Weerstandsvermogen is een element in de financiële houdbaarheid van de begroting en de financiële positie van het Regionaal Archief Rivierenland. In het bijzonder geldt dat het weerstandsvermogen een rol speelt als middel om dreigende onverwachte financiële tegenvallers het hoofd te bieden. Het risicomanagementbeleid bij het RAR heeft tot doel de continuïteit van de organisatiedoelen te waarborgen en de vermogenspositie beschermen. Het RAR wil actief haar risico’s beheersen en kunnen opvangen en wil voorkomen dat incidentele tegenvallende financiële resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten.
Om dit doel te bereiken worden risico’s periodiek geïnventariseerd en onderzocht hoe hier in de bedrijfsvoering op te anticiperen zodat er passende beheersmaatregelen genomen worden. Met de inzet van deze beheersmaatregelen blijft er nog altijd een financieel restrisico over. Op grond van wettelijke voorschriften is het RAR verplicht voorzieningen te vormen om dergelijke kwantificeerbare risico’s op te vangen. De beschikbare weerstandscapaciteit van de organisatie zijn de aanwezige middelen om dergelijke restrisico’s mee op te vangen. Indien deze in voldoende mate aanwezig zijn heeft het RAR mogelijkheid om ook in ongunstige tijden haar activiteiten te kunnen voortzetten. Deze notitie geeft inzicht in benodigde weerstandcapaciteit op basis van de risico’s en zet dit af tegen het beschikbare weerstandcapaciteit in de periode 2024 tot en met 2028. De conclusies uit deze periodieke inventarisatie van risico’s en duiding van weerstandsvermogen zijn: • Een groot deel van de geïdentificeerde risico’s (9 van de 14 risico’s) kunnen worden opgevangen in de bedrijfsvoering van de organisatie.
Dit zijn veelal risico’s die een structureel en/of verplicht karakter hebben en kunnen indien nodig tijdig opgenomen worden in de begrotingscyclus mochten deze zich aandienen; • Voor de overige geïdentificeerde risico’s (5 van de 14 risico’s) geldt dat ze incidenteel van aard zijn en veelal om een directe oplossing, dan wel handeling vragen om de gevolgschade te minimaliseren. In eerste instantie dienen dergelijke risico’s door het RAR zelf te worden beheerst met behulp van middelen uit de huidige begroting dan wel middels een daarvoor geëigende voorziening ofwel weerstandscapaciteit. • De beschikbare weerstandscapaciteit over de jaren 2024 tot en met 2028 biedt, gezien de risico’s, voldoende weerstandsvermogen. • Het RAR zorgt middels haar (meerjaren)begroting ervoor dat de beschikbare weerstandscapaciteit niet onder de norm komt te liggen, welke is vastgesteld door het Algemeen Bestuur in 2014. • Deze nota vraagt tot 2028 niet om een begrotingswijziging ten opzichte van de meerjarenbegroting 2025‐2028.
Pagina 2 van 16
Inhoudsopgave Managementsamenvatting ..................................................................................................................... 2 Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 3 1
2
3
Inleiding ........................................................................................................................................... 4 1.1
Doelstellingen van deze nota .................................................................................................. 4
1.2
Totstandkoming van deze nota ............................................................................................... 4
1.3
Leeswijzer ................................................................................................................................ 5
Risicomanagement .......................................................................................................................... 6 2.1
Wat is risicomanagement? ...................................................................................................... 6
2.2
Risicomanagementbeleid RAR ................................................................................................ 6
2.3
Risico’s en beheersmaatregelen.............................................................................................. 7
2.4
Kwantificeren van risico’s ........................................................................................................ 8
Weerstandsvermogen ..................................................................................................................... 9 3.1
Benodigde weerstandscapaciteit ............................................................................................ 9
3.2
Beschikbare weerstandscapaciteit .......................................................................................... 9
3.3
Weerstandsvermogen: de ratio en systematiek ................................................................... 11
3.4
Conclusies voor inrichting van het weerstandsvermogen .................................................... 12
Bijlage 1 : Risico’s en beheersmaatregelen ........................................................................................... 13
Pagina 3 van 16
1 Inleiding Het Regionaal Archief Rivierenland is een gemeenschappelijke regeling waaraan 7 gemeenten in het westelijk Gelders rivierengebied deelnemen: Buren, Culemborg, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Betuwe en Zaltbommel en dienstverleningsovereenkomsten heeft met Waterschap Rivierenland en andere gemeenschappelijke regelingen in de regio. Daarnaast doet het Regionaal Archief Rivierenland dienst als historisch informatie‐ en documentatiecentrum. Basis van de regeling is de uitvoering van de Archiefwet waarin het beheer en de beschikbaarstelling van openbare archieven is geregeld. Het RAR heeft als taak deze te bewerken, beheren, bewaren en toegankelijk te maken en houden voor het publiek. Volgens de wet is het RAR ook belast met toezicht op de (nog) niet overgebrachte archieven. Bij het realiseren van de doelen en het uitvoeren van onze taak horen kansen en bedreigingen. In het financieel beleid spelen risicomanagement en weerstandsvermogen dan ook een belangrijke rol. Risicomanagement is het geheel van activiteiten en maatregelen gericht op het expliciet en systematisch omgaan met en het beheersen van risico’s. Weerstandsvermogen is een element in de financiële houdbaarheid van de begroting en de financiële positie van het Regionaal Archief Rivierenland.
In het bijzonder geldt dat het weerstandsvermogen een rol speelt als middel om dreigende onverwachte financiële tegenvallers het hoofd te bieden.
1.1
Doelstellingen van deze nota
Deze nota heeft een aantal doelstellingen: 1. Stimuleren en vergroten risicobewustzijn. Het actief uitvoeren van risicomanagementbeleid, draagt bij aan een vergroot risicobewustzijn van de organisatie. Bewust zijn van onzekerheden en het belang van de beheersing daarvan creëert een structuur van continue analyse, beoordeling en ordening. 2. Inzicht krijgen in de risico’s en de eventuele mogelijkheden om deze te beheersen. Dankzij risicomanagementbeleid worden de risico’s inzichtelijk en vormt het de basis voor het beheersen van de risico’s: welke risico’s verzekeren we, dragen we zelf of stellen we andere beheersmaatregelen voor op? 3. Inzicht in de beschikbare middelen of wel de beschikbare weerstandscapaciteit om de gevolgschade van dergelijke risico’s op te kunnen vangen. Alsmede een toets of er voldaan wordt aan de vastgestelde norm voor het benodigde weerstandsvermogen 4. Voldoen aan wettelijke verplichting (BBV).1 Met deze notitie wordt mede invulling gegeven aan artikel 7, lid 1b van de Financiële verordening Regionaal Archief Rivierenland 2023. Hierin is bepaald dat het Dagelijks Bestuur zorg draagt voor het beheersen van de risico’s die kunnen leiden tot financiële gevolgen. In het kader van artikel 10, lid 2 van de eerder genoemde verordening is in het proces tevens stilgestaan bij de frauderisico’s en bij mogelijke maatregelen ter voorkoming ervan.
1.2
Totstandkoming van deze nota
Deze nota is tot stand gekomen op basis van de samenwerking met een externe adviseur op het gebied van risicomanagement en weerstandsvermogen. Ten grondslag aan deze nota liggen de eerder geproduceerde notitie over risicomanagement en weerstandsvermogen bij het RAR uit 2014 en geüpdatet in 2017 en 2021. Eenzelfde methodiek is ook nu weer gehanteerd en de risico’s uit 1
Volgens het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) en de financiële verordening zijn gemeenten en gemeenschappelijke regelingen verplicht jaarlijks inzicht te geven in de risico’s die zij lopen en dienen zij een toelichting te geven op het weerstandsvermogen in de jaarstukken.
Pagina 4 van 16
deze notities zijn in de inventarisatie meenomen als input. Het totaal aan actuele risico’s is geïnventariseerd in een risicosessie die werd gefaciliteerd door de externe adviseur waaraan een speciaal daarvoor samengesteld kernteam van medewerkers deelnam. Vooraf werd ieder van hen gevraagd aan te geven welke risico’s zij zagen voor het RAR, in welke mate deze risico’s worden beheerst en wat de eventuele financiële gevolgen zouden zijn. Daarbij is gekozen voor een zo ruim mogelijke indeling, teneinde de deelnemers uit te nodigen alle denkbare risico’s voor het RAR in ogenschouw te nemen. In de risicosessie zijn vervolgens inzichten en opvattingen uitgewisseld, waarmee een gedeeld inzicht werd verkregen over de risico’s van het RAR en over de vervolgstappen die nodig zijn voor verdere beheersing van de risico’s. Aan de sessie werd ook deelgenomen door het lid van het Dagelijks Bestuur dat financiën als aandachtsgebied heeft. Zijn rol was die van klankbord voor de andere deelnemers. De uitkomsten van de risicosessie zijn vervolgens vertaald naar kwantificeerbare risico’s die als input hebben gediend voor het benodigde weerstandscapaciteit en het weerstandsvermogen.
1.3
Leeswijzer
In hoofdstuk 2 wordt de methode voor risicomanagement uiteengezet, waarbij wordt ingegaan op risicomanagementbeleid, de geïdentificeerde risico’s, de methodiek voor het kwantificeren en beheersen van de risico’s. Hoofdstuk 3 gaat in op het weerstandsvermogen, hoe wordt dit berekend en welke hoogte van de weerstandsratio wordt nagestreefd? Ook wordt inzichtelijk gemaakt wat de benodigde en beschikbare weerstandscapaciteit is.
Pagina 5 van 16
2 Risicomanagement 2.1
Wat is risicomanagement?
Risicomanagement is het periodiek inventariseren van risico’s en de mogelijkheid om in de bedrijfsvoering hierop te anticiperen en passende beheersmaatregelen te nemen. Een risico is de kans dat een gebeurtenis zich voordoet. Het gaat dan om die risico’s die een wezenlijk (negatief) effect hebben op de (continuïteit van de) bedrijfsvoering. Risicomanagement raakt zowel de financiële als de niet-financiële risico’s. Het is geen exacte wetenschap. Wij willen benadrukken dat risico’s niet altijd exact te kwantificeren zijn.
2.2
Risicomanagementbeleid RAR
Het risicomanagementbeleid is de basis voor het verankeren van risicomanagement in de organisatie en vormt het kader waarbinnen risicomanagement wordt uitgevoerd. Het beleid is gestoeld op de uitgangspunten van risicomanagement2 en wordt periodiek vastgesteld. Elke vier jaar wordt het beleid ten aanzien van risicomanagement en weerstandsvermogen geëvalueerd en zo nodig herzien. Wanneer binnen deze vier jaar actuele ontwikkelingen ertoe leiden dat er behoefte is aan een eerdere herziening, wordt hierop geanticipeerd. Primair uitgangspunt is dat de deelnemende gemeenten op grond van de gemeenschappelijke regeling uiteindelijk gezamenlijk aansprakelijk zijn voor de financiële resultaten van het RAR. Om de volgende redenen is er voor gekozen om voor het RAR een eigen beleidskaders voor risicomanagement te ontwikkelen en om binnen de gemeenschappelijke regeling financiële weerstand te bouwen: • Om risico’s actief te beheersen en het RAR ook zelf verantwoordelijkheid te laten nemen voor de bedrijfsvoering en de resultaten; • Op grond van wettelijke voorschriften is het RAR verplicht voorzieningen te vormen voor kwantificeerbare risico’s, verplichtingen en verliezen.
Het RAR hanteert de volgende uitgangspunten voor het risicomanagement: • Het RAR wil de continuïteit van de organisatiedoelen waarborgen en de vermogenspositie beschermen; • Het RAR wil actief haar risico’s beheersen en kunnen opvangen en wil voorkomen dat incidenteel tegenvallende financiële resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten.
Denk hierbij aan het proces van identificeren van risico’s het vaststellen van beheersmaatregelen en het kwantificeren van het restrisico, het uitvoeren van het plan en evalueren.
2
Pagina 6 van 16
2.3
Risico’s en beheersmaatregelen
In de risicosessie zijn de risico’s geïnventariseerd vanuit een zo breed mogelijk aantal invalshoeken en risicocategorieën, te weten: - Politiek bestuurlijk / maatschappelijk - Organisatorisch - Financieel - Juridisch - Personeel Ook is gekeken naar beheermaatregelen per risico en de mogelijke financiële schade mocht het risico zich voordoen. Het totaal overzicht aan geïdentificeerde risico’s is opgenomen in bijlage 1. Totaal zijn er 14 risico’s geïdentificeerd als mogelijk risico voor de bedrijfsvoering van het RAR. De uitkomst van deze risicosessie kunnen als volgt worden samengevat: - Een groot deel van de risico’s (9 stuks) zijn ontwikkelingen van buitenaf die tijdig gesignaleerd kunnen worden en veelal ook een structureel en/of verplicht karakter hebben om hier als RAR op te anticiperen. Wat betekend dat dit tijdig opgenomen kan worden in de begrotingscyclus (P&CCyclus). De eventuele kosten hiervan hebben veelal een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten. Van dergelijke risico’s is het niet nodig om eventuele (incidentele) gevolgschade op te nemen in het benodigde weerstandscapaciteit (zie bijlage 1 voor de toelichting op deze 9 risico’s). - Het overige deel van de risico’s (5 stuks) is niet op deze wijze op te vangen.
Voor deze risico’s geldt dat ze incidenteel van aard zijn en veelal om een directe oplossing, dan wel handeling vragen om de gevolgschade te minimaliseren. In eerste instantie dienen dergelijke risico’s door het RAR zelf te worden beheerst met behulp van middelen uit de huidige begroting dan wel middels een daarvoor geëigende voorziening ofwel weerstandscapaciteit. Hieronder is van deze 5 risico’s die in eerste instantie door het RAR zelf moeten worden beheerst, aangegeven wat de kans van optreden is, alsmede een inschatting van de financiële gevolgen (range van minimaal tot maximaal), indien het risico zich daadwerkelijk voordoet (restrisico). Risico
Kans
Financieel gevolg (inschatting restrisico)
Politiek bestuurlijk en maatschappelijk Uittreding van een deelnemer of beëindiging van een overeenkomst Organisatorisch Afhankelijkheid specialistische leveranciers Organisatorisch Calamiteiten met schade aan gebouw en archief Organisatorisch Cybercriminaliteit Juridisch Naleven van de wet- en regelgeving
Minder dan 1 maal per 5 jaar
€ 300.000 - € 500.000
Minder dan 1 maal per 5 jaar
€ 300.000 - € 500.000
Minder dan 1 maal per 5 jaar
€ 300.000 - € 500.000
1 maal per 5 jaar
€ 50.000 - € 150.000
Minder dan 1 maal per 5 jaar
€ 25.000 - € 75.000
Bij het bepalen van het financiële gevolg van het risico’s wordt steeds uitgegaan van het restrisico, ofwel: het initiële risico minus de effecten van de beheersmaatregelen. Om tot een weloverwogen besluit te komen in beheersmaatregelen, is steeds de effectiviteit en proportionaliteit van de maatregel in overweging genomen. Zoals in hoeverre is het beïnvloedbaar? Zijn de maatregelen die hieruit voortvloeien ook daadwerkelijk uitvoerbaar en in verhouding tot het resultaat? Is het niet goedkoper om het risico te accepteren in plaats van premie te betalen aan de verzekeraar? Een uitgebreide omschrijving van de beheersmaatregelen per risico is te vinden in bijlage 1.
Pagina 7 van 16
2.4
Kwantificeren van risico’s
In deze paragraaf wordt besproken op welke wijze we de risico’s omzetten in gekwantificeerde risico’s die te samen de omvang van een weerstandscapaciteit bepalen als middel om dreigende onverwachte financiële tegenvallers het hoofd te kunnen bieden. Tijdens de kwantificering van de risico’s wordt steeds uitgegaan van het restrisico, hierin zijn de effecten van de beheersingsstrategie reeds afgetrokken van het initiële risico dat wordt gelopen. Zoals eerder aangegeven zijn risico’s niet altijd exact te kwantificeren. Om deze reden worden de risico’s gewaardeerd de hand van een wegingsmethodiek met een klasse voor kans en voor gevolg, zie de tabellen hieronder. Dit is een beproefde methodiek in risicomanagement en geeft inzicht in een te reserveren capaciteit voor de risico’s te samen. Kans Klasse 1 2 3 4 5
Gevolg Klasse 1 2 3 4 5
Aantal keren
Kans
Minder dan 1 maal per 5 jaar 1 maal per 5 jaar 1 maal per 2 jaar 1 maal per jaar Meerdere keren per jaar
0,2 0,4 0,6 0,8 1,0
Gevolg
Inschatting omvang restrisico
Verwachtingswaarde
Zeer klein gevolg Klein gevolg Gemiddeld gevolg Groot gevolg Zeer groot gevolg
€ 1 – € 25.000 € 25.000 – € 75.000 € 75.000 – € 125.000 € 125.0000– € 175.000 > € 175.000
€ 15.000 € 50.000 € 100.000 € 150.000 €250.000
Zoals blijkt uit de tabellen, worden er 5 kans- en 5 gevolgklassen gehanteerd. Om tot een inschatting van het risico te komen worden beide scores met elkaar vermenigvuldigd (kans x verwachtingswaarde). Gekwantificeerde risico’s. Op basis van deze uitgangspunten komen we tot de volgende kwantificering van de risico’s. Deze leveren samen een te reserveren capaciteit van € 200.000,-. Risico Politiek bestuurlijk en maatschappelijk Uittreding van een deelnemer of beëindiging van een overeenkomst Organisatorisch Afhankelijkheid specialistische leveranciers Organisatorisch Calamiteiten met schade aan gebouw en archief Organisatorisch Cybercriminaliteit Juridisch Naleven van de wet- en regelgeving
Totaal aan risico’s
Kans
Verwachtingswaarde
Capaciteit
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,4
€ 100.000
€ 40.000
0,2
€ 50.000
€ 10.000
€ 200.000
Klasse Kans Gevolgen 1
Pagina 8 van 16
3 Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen van het RAR geeft inzicht in hoeverre zij het vermogen heeft om ook in ongunstige tijden haar activiteiten te kunnen voortzetten. Om tot het weerstandsvermogen te komen dienen we zowel het benodigde weerstandscapaciteit (risico’s) als de beschikbare weerstandscapaciteit (middelen) inzichtelijk te hebben. Hieruit valt meteen de sterke link met risicomanagement op te maken, want: welke ongunstige, financiële gevolgen riskeren wij als organisatie? In dit hoofdstuk beschrijven we wat we verstaan onder de begrippen weerstandscapaciteit en weerstandsvermogen, waarbij we tevens een overzicht geven van deze capaciteiten voor het RAR. Vervolgens wordt ingegaan op de hoogte van de ratio en hoe om te gaan met afwijkingen.
3.1
Benodigde weerstandscapaciteit
De benodigde weerstandscapaciteit is het bedrag dat nodig is om de financiële gevolgen van de risico’s op te vangen. Met andere woorden, de financiële impacts van alle risico’s te samen vormen het benodigde weerstandscapaciteit. Hieronder het overzicht van het benodigde weerstandsvermogen van het RAR (uit paragraaf 2.4). Risico Politiek bestuurlijk en maatschappelijk Uittreding van een deelnemer of beëindiging van een overeenkomst. Organisatorisch Afhankelijkheid specialistische leveranciers Organisatorisch Calamiteiten met schade aan gebouw en archief Organisatorisch Cybercriminaliteit Juridisch Naleven van de wet- en regelgeving
Totaal aan risico’s
3.2
Kans
Verwachtingswaarde
Capaciteit
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,4
€ 100.000
€ 40.000
0,2
€ 50.000
€ 10.000
€ 200.000
Beschikbare weerstandscapaciteit
De middelen en mogelijkheden waarover het RAR beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken, behelst de beschikbare weerstandscapaciteit. Het is een buffer die ervoor zorgt dat de organisatiedoelstellingen, het bestaande beleid en het voorzieningenniveau niet direct in gevaar komen wanneer risico’s werkelijkheid worden. De beschikbare weerstandscapaciteit bestaat bij het RAR bestaan uit de volgende componenten: 1. Eigen vermogen in de vorm van reserves In het eigen vermogen kent het RAR twee type reserves. De eerste is de algemene reserve welke als buffer dient ter afdekking van risico's en om incidentele tegenvallers op de vangen (bij het RAR heet deze reserve dan ook ‘Weerstandsvermogen’). De tweede is de bestemmingsreserves. Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve waaraan een bepaalde bestemming (doelstelling) is gegeven en derhalve voor het realiseren van die doelstelling geoormerkt is. Binnen de bestemmingsreserves zijn er een tweetal categorieën te onderscheiden. De zogenaamde beklemde bestemmingsreserves en de niet-beklemde bestemmingsreserves.
Pagina 9 van 16
Beklemde bestemmingsreserves
De beklemde bestemmingsreserves zijn bestemmingsreserves waar als gevolg van eerder besluitvorming een harde claim op ligt en dus geen onderdeel vormen van de beschikbare weerstandscapaciteit. Reserves ter afdekking van de kapitaallasten van investeringen zoals bij de reserve ‘Website’ zijn voorbeelden hiervan. Niet beklemde bestemmingsreserves De niet beklemde bestemmingsreserves zijn bestemmingsreserves waar geen harde claim op ligt. Deze reserves vormen wel onderdeel van de beschikbare weerstandscapaciteit. Voorbeelden van dergelijke reserves zijn de bestemmingsreserve als ‘E-depot’ en ‘Digitalisering en bedrijfsvoering’. Deze reserves hebben uiteraard een doel, maar hier liggen nog geen concrete claims op.
2. Post voor onvoorzien in de begroting De begroting van het RAR bevat een verplichte post voor onvoorziene lasten vanuit de verslaggevingsvoorschriften. Deze is jaarlijks ca. € 5.000 (op basis van de begroting 2022). De post onvoorzien heeft als doel onvoorziene uitgave op te vangen. Gezien de geringe omvang van deze post tellen we deze niet mee in de berekening van de weerstandscapaciteit. Voor de berekening van het weerstandscapaciteit wordt de algemene reserve en de niet beklemde bestemmingsreserves meegeteld. Waarbij voor de niet beklemde bestemmingsreserves geldt dat er in de begroting en meerjarenramingen voor komende jaren (2024 tot 2028) concrete plannen zijn die zorgen voor een claim op deze reserve. Dit zorgt ervoor dat deze bestemmingsreserves in de tijd in omvang zullen afnemen, en daarmee de weerstandscapaciteit zal verminderen. Onderstaand is de afname van deze reserves over de jaren 2024 – 2028 en het effect ervan op de beschikbare weerstandscapaciteit inzichtelijk gemaakt.
Reserves
Algemene reserve Reserve Weerstandsvermogen Bestemmingsreserves Reserve E-depot Reserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering Reserve Website (beklemde reserve)
Totaal
Beschikbaar weerstands-capaciteit
Omvang reserve per 31-12-2023
per 31-12-2023
per 31-12-2024
per 31-12-2025
per 31-12-2026
per 31-12-2027
per 31-12-2028
€ 211.000
€ 211.000
€ 211.000
€ 211.000
€ 211.000
€ 211.000
€ 211.000
€ 58.021 € 200.848
€ 58.021 € 200.848
€ 48.021 € 160.848
€ 38.021 € 120.848
€ 28.021 € 80.848
€ 18.021 € 40.848
€ 8.021 € 848
€ 100.000
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€ 569.869
€ 469.869
€ 419.869
€ 369.869
€ 319.869
€ 269.869
€ 219.869
Pagina 10 van 16
3.3
Weerstandsvermogen: de ratio en systematiek
Wanneer zowel de benodigde- als de beschikbare weerstandscapaciteit in beeld is gebracht, kan men het weerstandsvermogen berekenen. De uitkomst van die berekening vormt de ratio weerstandsvermogen. Beschikbare weerstandscapaciteit (middelen) Benodigde weerstandscapaciteit (risico’s)
Ratio weerstandsvermogen =
Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen is vastgesteld welke ratio het RAR nastreeft. Hiertoe is gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel. Ratio weerstandsvermogen > 2,0 1,4 < x < 2,0 1,0 < x < 1,4 0,8 < x < 1,0 0,6 < x < 0,8 < 0,6
Waardering Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende
De geldende ratio van het weerstandsvermogen is door het Algemeen Bestuur van het RAR in 2014 vastgesteld op minimaal 1. Het RAR streeft zodoende naar een weerstandsvermogen welke minimaal voldoende is. De volgende redenen zijn hiervoor aan te dragen: - Onnodig opbouwen van reserves wordt voorkomen, - Weerstandsvermogen voorkomt dat incidentele tegenvallende financiële resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten.
Beschikbare weerstandscapaciteit Geïnventariseerde risico’s Ratio weerstandsvermogen Waardering
Omvang per 31-12-2023 € 469.869
Omvang per 31-12-2024 € 419.869
Omvang per 31-12-2025 € 369.869
Omvang per 31-12-2026 € 319.869
Omvang per 31-12-2027 € 269.869
Omvang per 31-12-2028 € 219.869
€ 200.000
€ 200.000
€ 200.000
€ 200.000
€ 200.000
€ 200.000
2.4
2.1
1.9
1.6
1.4
1.1
Uitstekend
Uitstekend
Voldoende
Voldoende
Ruim voldoende
Ruim voldoende
Het huidige weerstandsvermogen anno 2024 kan gewaardeerd worden als uitstekend.
Pagina 11 van 16
3.4
Conclusies voor inrichting van het weerstandsvermogen
Op basis van de berekeningen in paragraaf 3.3 komen we tot de volgende conclusies: • De beschikbare weerstandscapaciteit biedt, gezien de risico’s, voldoende weerstandsvermogen als deze zich beweegt tussen de €200.000 (factor 1) en €280.000. (factor 1,4). • Het RAR zorgt ervoor dat de beschikbare weerstandscapaciteit niet (langdurig) onder voorgenoemde drempelwaarden komt te liggen. • Deze nota vraagt tot 2028 niet om een begrotingswijziging ten opzichte van de meerjarenbegroting 2025‐2028. Het RAR hanteert de volgende uitgangspunten voor inzetten, aanvullen en afromen van de weerstandscapaciteit: • Indien risico's zich voordoen kan een beroep gedaan worden op de weerstandscapaciteit, waarbij ook een (bestuurlijke) afweging wordt gemaakt tussen andere mogelijkheden om de gevolgen van risico’s op te vangen. • De weerstandscapaciteit is toereikend genoeg om de totale berekende restrisico’s van tezamen € 200.000 te kunnen opvangen. Niettemin kan een risico zich voordoen, hoe klein de kans ook is. In het geval dat dit gebeurt en de omvang ervan de beschikbare weerstandscapaciteit overschrijdt, dan staan de deelnemende gemeenten garant voor de dekking van het verschil, conform artikel 7, lid 1 e van de Financiële Verordening Regionaal Archief Rivierenland 2023.
• Wanneer een beroep wordt gedaan op de weerstandscapaciteit waardoor deze minder wordt dan voldoende (minder dan ratio 1), wordt besloten tot concrete maatregelen ter aanvulling van de weerstandscapaciteit en worden meevallers ingezet om het tekort aan te vullen. • Als de beschikbare weerstandscapaciteit hoger is dan voldoende (hoger dan ratio 1,4) wordt bestuurlijk besloten bij het vaststellen van de (meerjaren)begroting en het bespreken van de jaarrekening hoe omgegaan wordt met dit deel van de reserves. Het surplus van beschikbare weerstandscapaciteit kan in principe worden vastgelegd in de vorm van een beklemde reserve. Voor de verwerking in de Planning en Control‐cyclus (P&C-cyclus) van het RAR worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: • De Beleidsnota ‘Risicomanagement en weerstandsvermogen’ is uitgangspunt voor de paragraaf weerstandsvermogen, zoals die in de begroting en de jaarrekening naar voren komt. Bij het opstellen van de (meerjaren)begroting en de jaarrekening wordt deze nota als uitgangspunt genomen, en wordt jaarlijks een globale toets van de risico’s en het weerstandsvermogen gedaan. • De Beleidsnota ‘Risicomanagement en weerstandsvermogen’ wordt vierjaarlijks herzien en aangeboden worden aan het Dagelijks Bestuur ter vaststelling. En daarna gaat deze ter kennisgeving naar het Algemeen Bestuur.
Pagina 12 van 16
Bijlage 1 : Risico’s en beheersmaatregelen Risico 1.
Uittreding van een deelnemer of beëindiging van een overeenkomst. Bijvoorbeeld een gemeente en/of het Waterschap Rivierenland
Politiek bestuurlijk en maatschappelijk Aanwezige beheersmaatregelen
Rest risico
Deelnemers kunnen besluiten op enig moment niet meer deel te willen nemen dan wel niet meer gebruikt te willen maken van onze diensten. In de gemeenschappelijke regeling is geregeld op welke wijze deelnemende gemeente mogelijkerwijs zou kunnen uittreden. Hierin is opgenomen dat er afspraken worden gemaakt over de kosten bij uittreden. Het financieel risico is hiermee gedekt, want de blijvende gemeenten staan garant voor de gemaakte afspraken. En is er geen restrisico voor uittreding van een deelnemende gemeenten. De overeenkomst die het RAR met het Waterschap Rivierenland heeft eindigt op 31 december 2024 en wordt stilzwijgend telkens met twee jaar verlengd, tenzij 12 maanden van tevoren is opgezegd. De relatie tussen de contractanten is goed, het Waterschap heeft recentelijk nieuwe opdrachten aan het RAR gegeven, de kans dat niet wordt verlengd is derhalve klein. De financiële gevolgen zijn niettemin aanzienlijk. Behalve een inkomstenderving ad € 200.000 op jaarbasis, zullen bij beëindiging van de overeenkomst ook frictiekosten moeten worden betaald. Deze kosten vormen het rest risico. Teneinde de kans op een eventuele beëindiging van een DVA, alsmede de financiële gevolgen ervan, zo veel mogelijk te beperken, wil het RAR wederom lange termijn afspraken maken met het Waterschap, waarbij ook gekeken wordt naar de voorwaarden voor mogelijke uittreding.
€ 300.000 - € 500.000
2.
Nieuwe wet- en regelgeving Zoals o.a. de Archiefwet die naar verwachting in 2025 van kracht wordt.
Eventuele wijzigingen in de wetgeving (zoals de Archiefwet) kunnen invloed hebben op ons takenpakket. Aangezien het RAR in zijn taakuitvoering altijd moet voldoen aan de wetgeving komen dergelijke wijzigingen in taken terug in de begrotingscyclus (P&C-Cyclus). De eventuele kosten hiervan hebben een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. Hierdoor is er geen (incidenteel) restrisico.
€0
3.
Technologische ontwikkelingen Technologische ontwikkelingen zoals automatisering en AI, die van invloed zijn op de omvang en wijze van de uitoefening van de primaire taak.
Technologische ontwikkelingen brengen zowel risico’s als ook kansen met zich mee. Hierdoor kan het voorkomen dat investeringen sneller nodig zijn dan voorzien en/of dat reeds gedane investeringen niet meer renderen en nieuwe nodig zijn. Ook hiervoor geldt dat dergelijke wijzigingen worden opgenomen in de begrotingscyclus (P&C-Cyclus). De eventuele kosten hiervan hebben een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting.. Hierdoor is er geen ( incidenteel) restrisico.
€0
4.
Nieuw beleid als gevolg van nieuw bestuur Bij het aantreden van een nieuw bestuur (elke 4 jaar) is de kans op koerswijziging aanwezig.
Ook hiervoor geldt dat dergelijke wijzigingen worden opgenomen in de begrotingscyclus (P&C-Cyclus). De eventuele kosten hiervan hebben een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting.. Hierdoor is er geen ( incidenteel) restrisico.
€0
Pagina 13 van 16
5.
Wereldwijde ontwikkelingen zoals een pandemie, oorlog en/of natuurramp De financiële gevolgen van een pandemie zoals de corona crisis, maar ook de oorlog in Oekraïne met de enorme prijsstijgingen zijn niet te voorzien in de begroting.
Risico
Hiervoor is geen beheersmaatregel op te nemen, anders dan de gecreëerde post onvoorzien, waarmee dergelijke onvoorziene tegenvallers op te vangen zijn. Indien deze post niet afdoende is, zal het tekort bij de jaarrekening door de deelnemende gemeenten worden opgevangen. Indien de kosten een structurele doorwerking hebben, zullen deze in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. Hierdoor is er geen ( incidenteel) restrisico.
Organisatorisch Aanwezige beheersmaatregelen
€0
Rest risico
6.
Afhankelijkheid specialistische leveranciers Het RAR is voor haar taakuitvoering afhankelijk van de inzet van een tweetal essentiële (software) systemen. Het wegvallen of niet goed functioneren van deze systemen heeft negatieve gevolgen voor een goede taakuitvoering.
De huidige leveranciers van het archiefbeheersysteem en documentmanagementsysteem van het RAR staan goed aangeschreven en zijn leidend in hun branche. De kans dat één van hen noodgedwongen zijn bedrijfsvoering beëindigt moet als zeer klein worden ingeschat. Indien dit zich onverhoopt toch voordoet dan kunnen de financiële gevolgen in termen van vervangingsinvesteringen aanzienlijk zijn. Om dit risico beter in beeld te krijgen is het RAR voornemens om in het komende jaar bedrijfsinformatie op te vragen van deze leveranciers en zo een beter beeld te krijgen van hun reputatie en solvabiliteit. Zo kan bij twijfel het RAR zelf het initiatief nemen om tijdig naar een andere leverancier uit te kijken en over te stappen. Dit neemt niet weg dat een dergelijke overstap ook altijd aanzienlijke migratiekosten met zich meebrengt. Deze kosten vormen het rest risico.
€ 300.000 - € 500.000
7.
Calamiteiten met schade aan gebouw en archief tot gevolg Er is een risico aanwezig op een calamiteiten zoals brand, wateroverlast, inbraak of vandalisme. Dit levert mogelijk gevolgschade.
Het RAR heeft een actueel calamiteitenplan en is afdoende verzekerd tegen directe water- en brandschade aan het gebouw. De opstal verzekering is tegen herbouwwaarde, welke om de 5 jaar opnieuw wordt getaxeerd. Dit geldt ook voor de inboedel zoals de kantoorinventaris en de bedrijfsuitrusting. Archiefstukken zijn echter niet te verzekeren. De kans dat calamiteiten zich voordoen moet als zeer klein worden ingeschat, mede doordat het gebouw uit 2012 is en voldoet aan alle wettelijke (veiligheids)voorschiften. En door het toepassen van adequate detectiesystemen kan in veel gevallen snel geacteerd worden waarmee het risico van verlies van archiefstukken beperkt blijft. Documenten die bij een brand verloren gaan, kunnen niet worden vervangen en brengen dan ook geen kosten met zich mee. Wel kunnen de kosten van het opruimen van deels beschadigde archiefstukken, het restaureren van beschadigde stukken en het tijdelijk onderbrengen van de niet beschadigde stukken aanzienlijk zijn.
€ 300.000 - € 500.000
8.
Cybercriminaliteit Ondanks goede en actuele beveiligingsmaatregelen blijven cybercriminelen continue hun aanvalsplannen aanpassen om hieromheen te werken. Er is dus altijd een risico/kans dat ze zullen slagen. Dit levert vrijwel altijd gevolgschade.
Deze vorm van criminaliteit komt tegenwoordig regelmatig voor bij de overheid. De kans dat een cyberaanval slaagt moet evenwel als betrekkelijk klein worden ingeschat, gezien de goede inrichting van de logische toegangsbeveiliging van de systemen. Ook zijn de financiële gevolgen relatief beperkt, gezien het feit dat het RAR beschikt over goede back up-systemen en met de verwerkers van gegevens overeenkomsten (inclusief een Service Level Agreement SLA) zijn afgesloten, die mede
€ 50.000 – 150.000
Pagina 14 van 16
voorzien in een borging van de integriteit van de gegevensverwerking. Dit neemt niet weg dat een dergelijke voorval altijd kosten met zich meebrengt, zoals herstel en reparatiekosten en eventueel extra beveiligingsmaatregelen die hierbij komen kijken. Deze kosten vormen het rest risico.
Risico
Financieel Aanwezige beheersmaatregelen
Rest risico
Rentefluctuaties Renterisico kan voor optreden door veranderingen in de rentestanden. Dit kan leiden tot nadeel door een rentestijging of het niet profiteren van rentedalingen voor aangetrokken gelden. Voor uitstaande gelden kan het leiden tot een nadeel als de rente daalt.
Het renterisico is beperkt aanwezig. Voor de middelen die aangetrokken zijn geldt een vast rentepercentage. Het RAR heeft relatief gezien veel uitstaande middelen. Hiervoor is geen beheersmaatregel op te nemen, anders dan de gecreëerde post onvoorzien, waarmee dergelijke onvoorziene tegenvallers op te vangen zijn. Indien deze post niet afdoende is, zal het tekort bij de jaarrekening door de deelnemende gemeenten worden opgevangen. De eventuele kosten hiervan hebben een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. Hierdoor is er geen (incidenteel) restrisico.
€ 0,-
10. Projectmanagement gesubsidieerde projecten Aan de (project)subsidies het RAR krijgt zijn voorwaarden verbonden. Onder andere voor de tijdigheid en verantwoording van bestede gelden. Indien het RAR hier niet aan kan voldoen kunnen gelden (deels) worden teruggevorderd.
Er wordt actief gestuurd op goed projectmanagement en financieel voortgangsoverleg ofwel het is een voorwaarde om het project te willen doen. Toch zijn dit veelal projecten in samenwerking met derden en blijft dit risico bestaan. Buiten deze beheersmaatregel is er niets anders dan de gecreëerde post onvoorzien, waarmee dergelijke onvoorziene tegenvallers op te vangen zijn. Indien deze post niet afdoende is, zal het tekort bij de jaarrekening door de deelnemende gemeenten worden opgevangen. Hierdoor is er geen (incidenteel) restrisico.