Bijlage 1 Raadsvoorstel Besluitvorming concrete aanbevelingen rapporten Rekenkamercommissie Rapport Grip op projecten 2013

3.4

Projectbeheersing

L E I D R A A D P R O J E C T M A T I G W E R K E N E N P R O J E C T F O R M U L I E R E N ZIJN T O E G E P A S T

V o o r de invoering van w e r k e n op afspraak zijn de Leidraad projectmatig w e r k e n en een aantal van de b i j b e h o r e n d e projectformulieren toegepast. Er is in n o v e m b e r 2011 e e n projectopdracht opgesteld die is vastgesteld d o o r de bestuurlijk en ambtelijk o p d r a c h t g e v e r .

17

Daarnaast zijn er g e d u r e n d e de

looptijd van het project (van o k t o b e r 2011 tot en m e t n o v e m b e r 2012) drie voortgangsrapportages geschreven d o o r de p r o j e c t l e i d e r .

18

De laatste voortgangsrapportage is tevens de eindevaluatie van

het project. V O O R T G A N G S R A P P O R T A G E S Z I J N INZICHTELIJK M A A R D E K K E N NIET D E H E L E L O O P T I J D V A N H E T P R O J E C T

De voortgangsrapportages gaan gedetailleerd in op stand van zaken, activiteiten en knel- en a c t i e p u n t e n die te m a k e n h e b b e n met de in tabel 2 g e n o e m d e deelresultaten. Bijvoorbeeld over de inrichting van w e r k p l e k k e n , telefonische bereikbaarheid, het opstellen van w e r k p r o c e s s e n en t e l e f o o n p r o t o c o l l e n of b i j e e n k o m s t e n . Er zijn echter maar drie voortgangsrapportages o p g e s t e l d : t w e e in de realisatiefase en de laatste ter evaluatie van het project. Vanaf de invoering van w e r k e n op afspraak op 1 april 2012 tot nu (nazorgfase) zijn er tussentijds geen voortgangsrapportages opgesteld. Het volgen van de uitvoering van w e r k e n op afspraak is niet schriftelijk g e b e u r d .

3.5

De rol van de raad

De g e m e e n t e r a a d is bij w e r k e n op afspraak betrokken d o o r het v i s i e d o c u m e n t " A n t w o o r d © op de d i e n s t v e r l e n i n g " in s e p t e m b e r 2011 v o o r kennisgeving aan te n e m e n en in te s t e m m e n m e t de invoering van w e r k e n op afspraak. De raad is in de tussentijd niet g e ï n f o r m e e r d over de v o o r t g a n g van de invoering van w e r k e n op afspraak. De projectleider geeft aan dat nu het project geëvalueerd is de raad nog via een raadsinformatiebrief op de hoogte zal w o r d e n gebracht van de resultaten.

1 7

Gemeente Loon op Zand, Projectopdracht

1 8

M e t als data 17 januari 2 0 1 2 , 1 6 februari 2012 en 7 december 2012.

Eindrapportage

onderzoek projectmatig

werken op afspraak, 7 november 2011.

werken

19

Rekenkamercommissie

Dongen, Goirle, Loon op Zand

D E R A A D H E E F T D E M O G E L I J K H E I D G E H A D O M S T U R I N G TE G E V E N A A N DIT P R O J E C T

M e t de vaststelling van het v i s i e d o c u m e n t heeft de raad f o r m e e l kaders gesteld v o o r dienstverlening en o p d r a c h t gegeven v o o r de invoering van w e r k e n o p afspraak. Er h e b b e n zich bij de invoering van w e r k e n o p afspraak geen situaties of wijzigingen v o o r g e d a a n w a a r o v e r de raad zinvol geïnformeerd kon w o r d e n . Het o n d e r w e r p w e r k e n o p afspraak is bij de raadsbehandeling echter niet uitgebreid b e h a n d e l d . V a n actieve en w e l o v e r w o g e n kaderstelling d o o r de raad is geen s p r a k e .

3.6 1

19

Succes- en faalfactoren Projectmatig w e r k e n heeft e e n zinvolle bijdrage geleverd aan de succesvolle invoering v a n w e r k e n o p afspraak. Dit zit m e t name in het vaststellen v a n e e n projectopdracht bij college en directie. O n d e r de vlag van projectmatig w e r k e n is vervolgens e e n projectorganisatie ingericht die het g o e d mogelijk maakte o m w e r k e n o p afspraak in te regelen en w e r k p r o c e s s e n te o n t w e r p e n en af te s t e m m e n o p de verschillende vakafdelingen.

2

De zinvolle bijdrage heeft vooral betrekking o p de invoering v a n de manier van w e r k e n en de verschillende deelresultaten die b e n o e m d zijn. Het hoofdresultaat - het vestigen van kwalitatief hoogwaardige dienstverlening - is niet evalueerbaar gemaakt. De relatie tussen w e r k e n o p afspraak en de kwaliteit van dienstverlening is d a a r d o o r - los van de w a a r n e m i n g van m e d e w e r k e r s dat het goed loopt - moeilijk te leggen. Z o n d e r e e n evalueerbaar hoofdresultaat is een stevige o n d e r b o u w i n g van de keuze o m volledig op afspraak te gaan w e r k e n o o k moeilijk: wellicht h a d d e n a n d e r e m o d e l l e n ook tot goede resultaten kunnen leiden.

1 9

Gemeente Loon op Zand, Notulen van de commissievergadering

Bestuur en Middelen op 8 september

2011.

Eindrapportage

onderzoek projectmatig

werken

20

Rekenkamercommissie

Dongen, Goirle, Loon op Zand

4

Project 2: Fusie ISD-WML

4.1

Omschrijving van het project

In 2 0 1 0 h e b b e n de Intergemeentelijke Sociale Dienst (ISD) e n d e Dienst W e r k b e d r i j f v o o r gesubsidieerde arbeid activering en trajecten Midden-Langstraat ( W M L ) de mogelijkheden v o o r s a m e n w e r k i n g tussen beide organisaties laten o n d e r z o e k e n . Aanleiding v o o r d e verkenning was o n d e r andere de invoering van de W e t W e r k e n naar v e r m o g e n , de bezuinigingen die vanuit het Rijk op g e m e e n t e n e n instellingen a f k o m e n en de w e n s o m ook regionaal tot één beleid te k o m e n v o o r de o n d e r k a n t van arbeidsmarkt. De v e r k e n n i n g heeft bij beide organisaties e n bij d e drie o p d r a c h t g e v e n d e g e m e e n t e n (Loon o p Zand, H e u s d e n en Waalwijk) t o t de overtuiging geleid dat een fusie de beste oplossing is. Begin 2 0 1 1 zijn de v o o r b e r e i d i n g e n van het fusietraject gestart. In april 2011 zijn de drie g e m e e n t e r a d e n van Loon o p Zand, H e u s d e n e n Waalwijk akkoord gegaan m e t de fusie. M e t een stuurgroep o n d e r leiding van w e t h o u d e r M u l d e r van d e g e m e e n t e Heusden is de fusie vervolgens v e r d e r uitgewerkt.

Een externe procesbegeleider heeft m e t ambtelijke w e r k g r o e p e n o n d e r andere gewerkt aan e e n missie- e n v i s i e d o c u m e n t , het herzien van de gemeenschappelijke regeling, het o n t w e r p e n van een hoofdstructuur van de n i e u w e organisatie, het opstellen van e e n functieboek en een c o m m u n i c a t i e p l a n .

20

De nieuwe organisatie opent o n d e r de naam Baanbrekers zijn d e u r e n o p 1 januari 2013.

4.2

Projectresultaten

In tabel 3 zijn de b e o o g d e projectresultaten van het project fusie I S D - W M L beknopt w e e r g e g e v e n , in t e r m e n van inhoudelijke doelstellingen, financiën en planning, zoals de r e k e n k a m e r c o m m i s s i e deze heeft afgeleid uit de projectstukken. In de t w e e d e kolom is aangegeven in hoeverre deze projectresultaten feitelijk gehaald zijn.

Inhoudelijk

Beoogde projectresultaten

Feitelijke projectresultaten

Komen tot één nieuwe uitvoeringsorganisatie

1 M e t de fusie komt er één organisatie en

die:

dus één loket. Eén organisatie die

1 vanuit één loket effectief richting geeft

dienstverlening verzorgt aan alle

aan de uitvoering van de Wet werken naar

doelgroepen, kan goed vraaggericht

vermogen;

werken en zo uitvoering geven aan de Wet werken naar vermogen.

2 zodanig efficiënt is dat bezuinigingen vanuit het Rijk kunnen worden opgevangen;

2 Er is nog geen inzicht hoe efficiënt de fusieorganisatie zal opereren.

3 maximaal inzicht biedt in de output op lokaal én regionaal niveau zodat lokaal maatwerk en lokale verantwoording

3 In het fusietraject is een format ontwikkeld voor verantwoording en informatievoorziening van Baanbrekers

Schaepkens, Plan van aanpak Fusie ISD Midden Langstraat en Werkbedrijf

Midden Langstraat,

30 juni

2011.

Eindrapportage

onderzoek projectmatig

werken

21

Rekenkamercommissie

Dongen, Goirle, Loon op Zand

mogelijk blijven;

aan de gemeenten.

4 verbeterde dienstverlening biedt aan burgers die zich aan de onderkant van de

4 De kwaliteit van dienstverlening was geen expliciet onderwerp tijdens het

arbeidsmarkt bevinden en zoveel mogelijk van hen in staat stelt om naar vermogen te participeren.

Financiën

Organisatie- en planvormingskosten - Inhuur externe procesbegeleider: € 135.000 (bijdrage van Loon op Zand: € 28.000). -

Er is een raming gemaakt voor ambtelijke tijdsinzet door Loon op Zand. Exacte urenaantal is niet bekend.

Begroting Baanbrekers - Efficiencyvoordeel door de fusie bedraagt

fusietraject, omdat de gemeenten op zich tevreden waren over de dienstverlening van de ISD en de fusie als opgave al groot genoeg is. Organisatie- en planvormingskosten - Feitelijke kosten voor de inhuur van de procesbegeleider zijn bij de gemeente Loon op Zand niet in beeld. - De feitelijke urenbesteding is binnen de raming gebleven. Begroting Baanbrekers - Exacte efficiencyvoordeel is op dit moment nog niet bekend. Er zijn maatregelen getroffen o m hier in de

circa € 2 miljoen (inschatting op 17 april 2012). -

Jaarlijks tekort tot en met 2015 van € 3,3 miljoen euro (waarvan € 1 miljoen te

loop van 2013 meer duidelijkheid over te krijgen. -

dekken door Loon op Zand). -

Gemiddelde jaarlijkse bijdrage van Loon op Zand aan de begroting van de gefuseerde organisatie: € 1.072.000

-

Het exacte jaarlijkse tekort tot en met 2015 is afhankelijk van diverse ontwikkelingen en niet precies bekend. Naar verwachting is een hogere jaarlijkse bijdrage van Loon op Zand nodig. Omdat onzeker is hoe de inkomsten van Baanbrekers zich zullen ontwikkelen, heeft de raad bij behandeling van de meerjarenraming 2013-2016 van Baanbrekers niet ingestemd met een extra gemeentelijke bijdrage vanuit Loon op Zand voor 2013 en 2014.

Planning

Beoogde startdatum van de nieuwe

De nieuwe organisatie Baanbrekers gaat

gefuseerde organisatie is vastgesteld op 1 januari 2013.

inderdaad op 1 januari 2013 van start.

7aoe/ 3: beoogde

en feitelijke

projectresultaten

van het project fusie

ISD-WML.

F O R M U L E R I N G V A N P R O J E C T R E S U L T A T E N NIET E E N D U I D I G E N NIET R I C H T I N G G E V E N D V O O R H E T FUSIETRAJECT

De r e k e n k a m e r c o m m i s s i e heeft de b e o o g d e inhoudelijke projectresultaten in tabel 3 uit verschillende schriftelijke stukken gedestilleerd. Er is d o o r de verschillende b e s l i s d o c u m e n t e n heen (bijvoorbeeld de o p d r a c h t f o r m u l e r i n g aan de procesbegeleider, het plan van aanpak en de raadsvoorstellen uit 2011 en 2012) geen sprake van een eenduidig g e f o r m u l e e r d projectresultaat. In de b e s l i s d o c u m e n t e n w o r d e n verschillende b e w o o r d i n g e n gebruikt en keren niet alle vier de projectresultaten iedere keer terug. De g e f o r m u l e e r d e projectresultaten zijn d a a r m e e niet richtinggevend in de projectbeheersing. Dat wil zeggen: in stuurgroepvergaderingen en in raadsvoorstellen en de behandeling k o m e n de projectresultaten niet expliciet aan de orde en w o r d e n niet gebruikt o m de voortgang van het fusietraject te volgen en indien nodig bij te s t u r e n .

Eindrapportage

onderzoek projectmatig

werken

22

Rekenkamercommissie

4.3

Dongen, Goirle, Loon op Zand

Projectorganisatie

V o o r het fusietraject is een projectorganisatie ingericht die bestaat uit de e e r d e r g e n o e m d e stuurgroep en een aantal w e r k g r o e p e n . Een extern procesbegeleider o n d e r s t e u n t het hele traject. De voorzitter van de stuurgroep - w e t h o u d e r M u l d e r van de g e m e e n t e Heusden - t r e e d t als bestuurlijk o p d r a c h t g e v e r op namens de colleges van Heusden, Waalwijk en Loon o p Zand. In de stuurgroep zitten de directeuren van ISD en W M L en de g e m e e n t e s e c r e t a r i s s e n van de drie gemeenten.

21

Er zijn daarnaast vier w e r k g r o e p e n ingesteld: financiën, gemeenschappelijke regeling,

c o m m u n i c a t i e en P & O . In de w e r k g r o e p e n financiën en g e m e e n s c h a p p e l i j k e regeling w a r e n a m b t e n a r e n van de drie g e m e e n t e n v e r t e g e n w o o r d i g d . C o m m u n i c a t i e is namens de drie g e m e e n t e n d o o r Waalwijk ingevuld. De w e r k g r o e p P & O is ingevuld vanuit ISD en W M L . D E P R O J E C T O R G A N I S A T I E H E E F T FEITELIJK V O R M G E K R E G E N E N G E F U N C T I O N E E R D

De projectorganisatie heeft c o n f o r m bovenstaand plan v o r m gekregen en heeft adequaat g e f u n c t i o n e e r d . De stuurgroep is vanaf april 2011 frequent bij elkaar g e k o m e n en heeft het fusietraject aangestuurd en begeleid d o o r een projectplanning vast te stellen en verschillende b e s l i s d o c u m e n t e n uit te w e r k e n en v o o r te b e r e i d e n . V o o r b e e l d e n zijn een plan van aanpak v o o r 22

het fusietraject, missie, visie en strategische uitgangspunten v o o r de fusieorganisatie m e t de titel " A n d e r e kijk, n i e u w e k o e r s " (november 2011), een hoofdstructuur v o o r de n i e u w e fusieorganisatie (februari 2012), een sociaal plan (juni 2012) en een concept gemeenschappelijke regeling (november 2012). De g e m e e n t e Loon op Zand heeft via v e r t e g e n w o o r d i g i n g in de stuurgroep m e d e richting kunnen geven aan het fusietraject.

4.4

Projectbeheersing

E R IS G E E N H E R K E N B A R E M E T H O D I E K V O O R P R O J E C T M A T I G W E R K E N T O E G E P A S T

Er is geen duidelijk herkenbare m e t h o d i e k ingezet d o o r de stuur- en w e r k g r o e p e n o m het project te b e h e e r s e n . Er is geen leidraad projectmatig w e r k e n toegepast (niet van de g e m e e n t e Loon op Zand en ook niet van de andere t w e e g e m e e n t e n ) . De r e k e n k a m e r c o m m i s s i e heeft geen eenduidige p r o j e c t f o r m u l i e r e n of formats aangetroffen die wijzen op een eenduidige projectmatige aanpak. E R IS G E S T U U R D O P H E T B E H A L E N V A N D E P L A N N I N G . V O O R T G A N G S B E W A K I N G V A N I N H O U D E L I J K E P R O J E C T R E S U L T A T E N HEEFT NIET SYSTEMATISCH P L A A T S G E V O N D E N

De b e o o g d e startdatum van 1 januari 2013 v o o r de n i e u w e organisatie Baanbrekers w o r d t gehaald. Op het halen van de planning is d o o r de projectorganisatie actief gestuurd: aan het fusietraject ligt e e n heldere projectplanning ten grondslag die d e e l p r o d u c t e n , activiteiten en deadlines b e n o e m t .

23

Uit interviews blijkt dat de stuurgroep en de procesbegeleider strak h e b b e n toegezien op tijdige levering van die t u s s e n p r o d u c t e n d o o r de ambtelijke w e r k g r o e p e n . De r e k e n k a m e r c o m m i s s i e constateert dat er geen systematische voortgangsbewaking heeft plaatsgevonden van de inhoudelijke projectresultaten. Er zijn geen periodieke

Gemeente Loon op Zand, Opdrachtformulering

fusie ISD en WML, 2 mei 2011.

Zie bijvoorbeeld verslagen stuurgroep ISD-WML van 23 mei 2011 en 30 juni 2011. Schaepkens, Planning fusie ISD-WML, februari 2012.

Eindrapportage

onderzoek projectmatig

werken

23

Rekenkamercommissie

Dongen, Goirle, Loon op Zand

voortgangsrapportages aangetroffen die aangeven in hoeverre het fusietraject inhoudelijk gezien op koers ligt. Dat wil zeggen: naar de inhoudelijke projectresultaten uit o p d r a c h t f o r m u l e r i n g van mei 2011 w o r d t tussentijds niet expliciet t e r u g g e k o p p e l d . T u s s e n p r o d u c t e n zijn niet zichtbaar aan deze projectresultaten getoetst. Er is in ieder geval geen informatievoorziening van de procesbegeleider aan de stuurgroep, of van de w e r k g r o e p e n aan de procesbegeleider die daarop wijst. G E E N I N Z I C H T IN O R G A N I S A T I E - E N P L A N V O R M I N G S K O S T E N

De g e m e e n t e Loon op Zand heeft geen zicht op de feitelijke organisatie- en planvormingskosten die m e t het fusietraject g e m o e i d zijn en het aandeel van Loon op Zand daarin. Bij de organisatie is o n b e k e n d in hoeverre de begrote kosten voor inhuur van de externe procesbegeleider a € 135.000 (waarvan € 28.000 v o o r kosten van Loon op Zand) feitelijk zijn b e s t e e d .

24

D E E L N A M E A A N D E W E R K G R O E P E N HEEFT RELATIEF G R O T E A M B T E L I J K E TIJDSINZET G E V R A A G D

In het plan van aanpak was v o o r z i e n dat d e e l n a m e aan de w e r k g r o e p e n financiën en g e m e e n s c h a p p e l i j k e regeling van iedere g e m e e n t e ambtelijk een behoorlijke tijdsinvestering zou vragen.

25

Uit interviews blijkt dat ook de g e m e e n t e Loon op Zand hier rekening m e e heeft g e h o u d e n ,

maar dat het opstellen van een v o o r iedereen acceptabele verdeelsleutel " m e e r k r u i m " kostte dan was v o o r z i e n . B e t r o k k e n e n spreken van een ongestructureerd w e r k p r o c e s w a a r v o o r t d u r e n d nieuwe u i t z o e k p u n t e n uit v o o r t k w a m e n , die grote inzet vroegen in een kort tijdsbestek en die met beperkte ambtelijke capaciteit geleverd moest w o r d e n . Volgens hen was d o o r de procesbegeleider o n v o l d o e n d e v o o r z i e n w a t het zou vragen o m tot een acceptabele verdeelsleutel te k o m e n .

4.5

De rol van de raad

De raad van de g e m e e n t e Loon op Zand is op verschillende m o m e n t e n betrokken bij het fusietraject: In april 2011 is de raad ten principale akkoord gegaan met de fusie. In januari 2012 b e a n t w o o r d t het college schriftelijke vragen die d o o r de drie g e m e e n t e r a d e n zijn gesteld. Deze hadden o n d e r andere betrekking op de beëindiging van een tijdelijke c o n t r a c t e n bij W M L .

2 6

In februari, maart en mei 2012 zijn drie i n f o r m a t i e a v o n d e n georganiseerd o m de raad te i n f o r m e r e n over verschillende o n d e r d e l e n en keuzevraagstukken binnen het fusietraject. -

In mei 2012 stemt de raad definitief in met de fusie tussen ISD en W M L en stelt de m e e r j a r e n b e g r o t i n g 2013 van de fusieorganisatie vast. De raad verzoekt het college per m o t i e uit te z o e k e n hoe de voorgestelde verdeelsleutel zich v e r h o u d t tot de ontwikkeling van het t o e k o m s t i g participatiebudget voor de g e m e e n t e Loon op Zand.

D E R A A D HEEFT MEERDERE MOGELIJKHEDEN G E H A D V O O R STURING

De g e m e e n t e r a a d van Loon op Zand heeft gedurende het fusietraject v o l d o e n d e mogelijkheid gehad o m zijn sturende en c o n t r o l e r e n d e taak te vervullen. De raad is op verschillende m o m e n t e n in ruime mate g e ï n f o r m e e r d over de voortgang van het fusietraject. In het bijzonder de i n f o r m a t i e a v o n d e n h e b b e n een grote bijdrage geleverd aan zorgvuldige b e e l d v o r m i n g bij raadsleden: uit de verslagen

2 4

Bron: interviews.

2 5

Schaepkens, Plan van aanpak Fusie ISD Midden Langstraat

2 6

Gemeente Loon op Zand, Adviesnota fusietraject

en Werkbedrijf

Midden Langstraat,

30 juni

2011, p7.

Eindrapportage

onderzoek projectmatig

werken

en ontwikkelingen

isd, 23 januari 2012.

24

Rekenkamercommissie

Dongen, Goirle, Loon op Zand

blijkt dat uitgebreide informatieuitwisseling heeft plaatsgevonden tussen de projectorganisatie en de raadsleden, bijvoorbeeld over het herstructureringsfonds, het o m g a a n m e t tijdelijke c o n t r a c t e n , de gevolgen van de fusie v o o r de kwaliteit van dienstverlening en de regie van drie g e m e e n t e n op de fusieorganisatie.

27

De r e k e n k a m e r c o m m i s s i e constateert v e r d e r dat het college adequaat o p

raadsvragen heeft gereageerd en dat informatievoorziening aan de raad zich richt op vraagstukken die politiek gezien relevant z i j n .

28

D E R A A D HEEFT ZIJN S T U R E N D E E N C O N T R O L E R E N D E R O L A D E Q U A A T I N G E V U L D

De g e m e e n t e r a a d van Loon op Zand heeft zijn sturende en c o n t r o l e r e n d e rol adequaat ingevuld g e d u r e n d e het fusietraject. Dit blijkt in de eerste plaats uit de actieve opstelling van de raad en de expliciete wens o m b e t r o k k e n te zijn bij het fusietraject. De raad geeft bij besluitvorming op verschillende punten sturing aan het fusietraject: -

29

De raad geeft rekenschap van de o n z e k e r h e d e n over Rijksbijdragen en de inkomsten van de fusieorganisatie in 2013 en 2014. De raad vraagt het college hierover te i n f o r m e r e n .

-

De raad vraagt het college via een motie na te gaan hoe de voorgestelde verdeelsleutel zich v e r h o u d t dat de ontwikkeling van het participatiebudget dat Loon op Zand van het Rijk krijgt.

-

De raad stemt in m e t de m e e r j a r e n b e g r o t i n g 2013 van de fusieorganisatie, met uitzondering van extra bijdragen van Loon op Zand in 2013 en 2014.

4.6 1

Succes- en faalfactoren Er is in dit project geen duidelijke systematiek v o o r projectmatig w e r k e n toegepast, maar dat heeft niet direct negatieve c o n s e q u e n t i e s v o o r de behaalde projectresultaten: de fusieorganisatie komt er c o n f o r m planning, de inhoudelijke resultaten zijn grotendeels g e w a a r b o r g d of w o r d e n na het project v e r d e r uitgewerkt. Er is grip op de financiën v o o r zover dat met de kennis van nu mogelijk is. Blijkbaar w a r e n er via de ingerichte stuurgroep en w e r k g r o e p e n v o l d o e n d e w a a r b o r g e n v o o r realisatie van project, ook z o n d e r uitgebreide rapportages.

2

Kernvraag is v e r d e r of de g e m e e n t e Loon op Zand bij een intergemeentelijk project als deze fusie v o l d o e n d e grip heeft op v e r l o o p en resultaten. Niets wijst e r o p dat dat niet zo is: z o w e l bestuurlijk als ambtelijk heeft Loon op Zand v o l d o e n d e inbreng in het fusietraject kunnen h e b b e n . De g e m e e n t e r a a d is s a m e n m e t de raden van H e u s d e n en Waalwijk uitgebreid g e ï n f o r m e e r d en heeft op voorzet van het college bijgestuurd en niet ingestemd met extra bijdragen vanuit Loon o p Zand v o o r 2013 en 2014.

Zie bijvoorbeeld Verslag informatiebijeenkomst en Waalwijk

t.b.v. raadsleden gemeenten Loon op Zand, Heusden

i.v.m. fusie ISD-WML, 15 februari 2012.

Zie bijvoorbeeld Gemeente Loon op Zand, Preadvies samenvoeging Gemeente Loon op Zand, Preadvies samenvoeging Gemeente Loon op Zand, Woordelijk

Eindrapportage

onderzoek projectmatig

verslag van de raadsvergadering

werken

ISD WML, 17 april 2012.

ISD WML, 17 april 2012. op 24 mei 2012.

25

Rekenkamercommissie

Dongen, Goirle, Loon op Zand

5

Project 3: Wijkgericht werken

5.1

Omschrijving van het project

In 2007 heeft de g e m e e n t e Loon o p Zand de mogelijkheden v e r k e n d o m d e leefbaarheid en sociale cohesie in straten e n buurten te vergroten via een structurele, integrale wijkaanpak. Binnen z o ' n wijkaanpak w e r k e n verschillende partners s a m e n m e t b e w o n e r s . W o n i n g c o r p o r a t i e Casade was al b e g o n n e n m e t een v o r m van wijkgericht w e r k e n . De g e m e e n t e Loon op Zand heeft het initiatief g e n o m e n o m t e kijken of dit kon w o r d e n v e r b r e e d . De g e m e e n t e r a a d heeft in januari 2008 gekozen v o o r d e invoering van wijkgericht w e r k e n . O p 19 maart 2 0 0 9 h e b b e n de g e m e e n t e Loon o p Zand, Casade W o o n d i e n s t e n , Stichting Triangel / De T w e r n e n het p o l i t i e t e a m Waalwijk het convenant wijkgericht w e r k e n o n d e r t e k e n d e n is wijkgericht w e r k e n f o r m e e l van start gegaan, in eerste instantie v o o r e e n periode van drie jaar (tot en m e t 31 d e c e m b e r 2011). De uitgangspunten zijn in 2008 v e r d e r uitgewerkt. Enkele kernpunten zijn: -

S a m e n m e t wijkpartners bijdragen aan een zorgzame s a m e n l e v i n g en robuuste wijken (leefbaar, met v o l d o e n d e v o o r z i e n i n g e n , een sterke sociale structuur, veilig kunnen leven en opgroeien).

-

De ambitie o m in de periode t o t 2015 t o e te groeien van additioneel w i j k b e h e e r naar zelfbeheer. Z e l f b e h e e r houdt in dat er in alle wijken een wijkbeheerorganisatie is m e t actieve b e w o n e r s die eigen t a k e n , v e r a n t w o o r d e l i j k h e d e n e n budgetten h e b b e n als het gaat o m de leefbaarheid e n sociale cohesie in hun wijk. Focus o p d e fysieke en sociale leefomgeving en aansluiting bij initiatieven die er al zijn.

-

W i j k t e a m s als spil in de uitvoering van het wijkgericht w e r k e n . In de wijkteams zijn alle wijkpartners v e r t e g e n w o o r d i g d . Evaluatie en d o o r o n t w i k k e l i n g van wijkgericht w e r k e n eind 2 0 1 1 .

Ook na de c o n v e n a n t p e r i o d e is wijkgericht w e r k e n voorgezet. In de werkwijze zijn in 2012 geen wezenlijke veranderingen aangebracht. Het integraal jaarplan 2012 laat zien dat het jaar vooral e e n v o o r z e t t i n g is bestaande a c t i v i t e i t e n .

30

W e l is besloten dat wijkgericht w e r k e n in de t o e k o m s t m e e r

als instrument w o r d t ingezet o m ontwikkelingen in het sociale d o m e i n het hoofd t e bieden (de drie transities). Op w e l k e manier precies w o r d t nu o n d e r z o c h t .

5.2

Projectresultaten

In tabel 4 zijn de b e o o g d e projectresultaten van het project Wijkgericht w e r k e n beknopt w e e r g e g e v e n , in t e r m e n van inhoudelijke doelstellingen, financiën e n planning, zoals de r e k e n k a m e r c o m m i s s i e deze heeft afgeleid uit de projectstukken. In de t w e e d e kolom is aangegeven in h o e v e r r e deze projectresultaten feitelijk gehaald zijn. Beoogde projectresultaten Inhoudelijk

De oorspronkelijke hoofdambitie van wijkgericht

Het ambitieniveau is lopende het

werken is o m in de periode tot 2015 van

project naar beneden bijgesteld:

additioneel wijkbeheer (fase 1) via integraal

zelfbeheer realiseren in alle wijken is te

wijkbeheer (fase 2) toe te groeien naar

hoog gegrepen. Eind 2011 is

zelfbeheer (fase 3) in Kaatsheuvel-Oost,

geconstateerd dat er nog een aantal

Gemeente Loon op Zand, Integraal

Eindrapportage

Behaalde projectresultaten

onderzoek projectmatig

wijkplan 2012, zonder datum.

werken

26

Rekenkamercommissie

Dongen, Goirle, Loon op Zand

Kaatsheuvel-West en Loon op Zand.

jaren nodig is om toe te groeien naar integraal wijkbeheer.

Daarnaast zijn verschillende inhoudelijke resultaten geformuleerd waar wijkgericht werken aan moet bijdragen: - Samenwerken aan een prettige w o o n - en leefomgeving in de drie wijken Kaatsheuvel-

-

-

in de periode 2009-2011 wel verschillende resultaten opgeleverd: - Infrastructuur voor samenwerking

Oost, Kaatsheuvel-West en Loon op Zand door het bevorderen en in stand houden van een goede sociale, economische en fysieke infrastructuur. Komen tot leefbare buurten, betrokken bewoners en een verbeterde dienstverlening door instellingen en de gemeente.

-

Betrokken inwoners die verantwoordelijkheid dragen voor elkaar en hun woonomgeving,

-

samenwerkende instanties die vraaggericht werken, verbeterde dienstverlening en leefbare buurten. Komen tot robuuste en zorgzame wijken en

-

Tegelijkertijd heeft wijkgericht werken

buurten en het tot stand brengen van de samenwerking tussen gemeente,

-

-

Bekendheid van wijkgericht werken Extra financiële middelen Integrale aanpak (sparren, bekendheid met eikaars werk, korte lijnen, verwijzen, dubbel werk voorkomen). Gestructureerde aanpak van fysieke en sociale aspecten van buurten. Uitbreiding aantal betrokken organisaties bij het wijkgericht werken Toegenomen sociale samenhang

-

Verbeteringen in de openbare ruimte

-

Aanpak overlast Versteviging sociale structuren in de

-

wijk Bewonersparticipatie M e e r vertrouwen van bewoners in

professionele partijen in de wijken en burgers die daarvoor nodig is.

organisaties Financiën

Wijkcoórdinatie

2009-2011: € 305.456

Wijkcoórdinatie 2009-2011 (personeelskosten wijkcoördinatoren): € 390.000 waarvan €

waarvan €214.579 door de gemeente

240.000 voor rekening van Loon op Zand.

Loon op Zand.

Wijkbudgetten

2009-2011 (activiteiten

door buurtbewoners):

met en

€ 500.500 waarvan €

261.000 voor rekening van Loon op Zand.

Wijkbudgetten

2009-2011: € 500.761

waarvan € 145.000 door de gemeente Loon op Zand. Vanuit de gemeente Loon op Zand is er dus sprake van onderbesteding.

Planning

In de notitie uitgangspunten is oorspronkelijk

Het feitelijke tijdpad ziet er als volgt uit:

het volgende tijdpad vastgesteld:

-

Voorbereidingen hebben inderdaad

-

Aanstelling eerste wijkcoördinator op

-

2008: voorbereiding wijkgericht werken

-

2009-2011: start wijkgericht werken en

-

plaatsgevonden in 2008.

invoeren integraal wijkbeheer.

1 februari 2009 en tweede op 1 juli

2009-2011: ondersteunen pilots zelfbeheer.

2009.

2012-2015: introduceren vormen van

-

zelfbeheer. -

2015: integraal wijkbeheer en zelfbeheer en feitelijke

-

Integraal wijkbeheer en zelfbeheer zijn anno 2012 nog niet gerealiseerd.

ingevoerd. Tabel 4: beoogde

Pilots zelfbeheer zijn nog niet uitgevoerd.

projectresultaten

van het project

Wijkgericht

werken.

P R O J E C T R E S U L T A T E N ZIJN NIET E E N D U I D I G G E F O R M U L E E R D

De b e o o g d e inhoudelijke projectresultaten in tabel 4 zijn afkomstig uit verschillende schriftelijke s t u k k e n . Er is d o o r verschillende k e r n d o c u m e n t e n rond het wijkgericht w e r k e n heen geen sprake van

Eindrapportage

onderzoek projectmatig

werken

27

Rekenkamercommissie

Dongen, Goirle, Loon op Zand

e e n e e n d u i d i g g e f o r m u l e e r d projectresultaat dat als duidelijke rode draad v o o r het wijkgericht w e r k e n kan d i e n e n . Er is sprake van een groot aantal projectresultaten dat o n d e r de n o e m e r van ' d o e l e n ' , 'gewenste resultaten' of ' a m b i t i e n i v e a u ' w o r d t g e n o e m d . In interviews k o m t naar v o r e n dat bij de v o o r b e r e i d i n g van wijkgericht w e r k e n in 2008 bewust is gekozen v o o r een brede doelstelling w a a r alle wijkpartners zich in k o n d e n h e r k e n n e n en van waaruit zij zinvolle koppelingen kunnen m a k e n naar hun eigen organisatiedoelstellingen. K O P P E L I N G T U S S E N A C T I V I T E I T E N E N P R O J E C T R E S U L T A T E N IS N I E T M O G E L I J K

Projectresultaten zijn in globale t e r m e n en niet erg m e e t b a a r g e f o r m u l e e r d . Dat wil zeggen dat moeilijk vast te stellen is of projectresultaten ook w o r d e n gehaald en w a n n e e r je daar als g e m e e n t e (of andere wijkpartner) t e v r e d e n over mag zijn. De koppeling tussen activiteiten in de wijken en de projectresultaten is d a a r m e e ook moeilijk te leggen: w e l k e activiteiten met en d o o r b e w o n e r s dragen nu in w e l k e m a t e bij aan robuuste wijken, leefbaarheid of een g o e d e sociale, e c o n o m i s c h e en fysieke infrastructuur? Uit interviews blijkt dat de g e m e e n t e s a m e n met wijkpartner Casade w e l heeft g e p r o b e e r d o m deze koppeling beter te leggen. Hiervoor is een groot aantal kwantitatieve indicatoren o n t w i k k e l d w a a r m e e de ontwikkeling van wijken kon w o r d e n gevolgd. M e n v o n d deze in de praktijk van het wijkgericht w e r k e n weinig bruikbaar. Er w o r d t nu bekeken of er kan w o r d e n gewerkt m e t 'storytelling', een m e t h o d e waarbij concrete verhalen van b e w o n e r s en hun activiteiten in de wijk de resultaten van wijkgericht w e r k e n laten zien.

5.3

Projectorganisatie

V o o r wijkgericht w e r k e n is een projectorganisatie ingericht m e t t w e e niveaus: een stuurgroep en de wijkteams. In de stuurgroep h e b b e n wijkpartners g e m e e n t e Loon op Zand, Casade W o o n d i e n s t e n , de politie en Stichting Triangel / De T w e r n op m a n a g e m e n t n i v e a u zitting. De stuurgroep w o r d t v o o r g e z e t e n d o o r de w e t h o u d e r wijkgericht w e r k e n . De stuurgroep is o p d r a c h t g e v e r van de w i j k t e a m s en bewaakt de algehele voortgang en m a t e waarin projectresultaten w o r d e n bereikt. V o o r de wijkindeling is aangesloten bij de indeling die Casade hanteert: Kaatsheuvel-Oost, Kaatsheuvel-West en Loon op Zand. In ieder van de drie wijken is een wijkteam actief o n d e r leiding van een w i j k c o ö r d i n a t o r die in dienst is van een van de wijkpartners. De wijkteams bestaan uit m e d e w e r k e r s van de verschillende wijkpartners en zijn verantwoordelijk v o o r de uitvoering van het wijkgericht w e r k e n s a m e n m e t b e w o n e r s .

De strategisch b e l e i d s m e d e w e r k e r wijken v o r m t de schakel tussen stuurgroep en w i j k t e a m s : deze is secretaris van de stuurgroep, informeert de stuurgroep over de w e r k z a a m h e d e n van de wijkteams, zorgt v o o r rapportages, c o ö r d i n e e r t de w i j k c o ö r d i n a t o r e n en b e w a a k t de s a m e n h a n g m e t andere beleidsterreinen.

31

D E INGERICHTE PROJECTORGANISATIE FUNCTIONEERT N A A R TEVREDENHEID V A N B E T R O K K E N E N

De projectorganisatie die in de notitie uitgangspunten en het convenant wijkgericht w e r k e n is b e s c h r e v e n , is ook feitelijk ingericht. De keuze v o o r het organisatiemodel van wijkgericht w e r k e n is w e l o v e r w o g e n gemaakt: er is in 2008 zorgvuldig gekeken naar de voor- en nadelen van verschillende m o d e l l e n en w e n s e n van de verschillende wijkpartners. Zo is er bewust gekozen geen n i e u w e

Gemeente Loon op Zand, Uitgangspunten

Eindrapportage

onderzoek projectmatig

wijkgericht

werken

werken, februari 2008.

28

Rekenkamercommissie

Dongen, Goirle, Loon op Zand

afdelingen te creëren bij de partners (bijvoorbeeld een gemeentelijke afdeling wijkbeheer), m a a r w i j k t e a m s met een coördinerende taak en v o l d o e n d e b e v o e g d h e d e n o m direct m e t b e w o n e r s te kunnen s a m e n w e r k e n . Rollen, taken en v e r a n t w o o r d e l i j k h e d e n zijn gedetailleerd u i t g e w e r k t .

32

Uit

interviews blijkt dat de gekozen projectorganisatie naar w e n s functioneert.

5.4

Projectbeheersing

D E LEIDRAAD P R O J E C T M A T I G W E R K E N E N B I J B E H O R E N D E F O R M U L I E R E N ZIJN NIET T O E G E P A S T

De Leidraad projectmatig w e r k e n van de g e m e e n t e Loon op Zand is niet toegepast binnen wijkgericht w e r k e n . Wijkgericht w e r k e n is v o o r b e r e i d en van start gegaan in 2 0 0 8 / 2 0 0 9 v o o r d a t de Leidraad projectmatig w e r k e n is o n t w i k k e l d in 2 0 1 0 . Desgevraagd geven b e t r o k k e n e n aan dat na de introductie van projectmatig w e r k e n nog w e l is o v e r w o g e n o m een projectopdracht op te stellen en a n d e r e projectformulieren te gebruiken. Hier is niet v o o r gekozen, o m d a t dit in de beleving van b e t r o k k e n e n w e i n i g m e e r w a a r d e had. Binnen wijkgericht w e r k e n w e r k t e m e n inmiddels al met eigen formats. ... M A A R B I N N E N W I J K G E R I C H T W E R K E N W O R D T W E L S Y S T E M A T I S C H E N G E S T R U C T U R E E R D G E W E R K T

Dat de Leidraad projectmatig w e r k e n niet w o r d t gebruikt, wil niet zeggen dat er binnen wijkgericht w e r k e n niet systematisch en gestructureerd w o r d t gewerkt aan het behalen en b e w a k e n van de projectresultaten. Dit blijkt uit: -

het gebruik van f o r m u l i e r e n o m activiteiten in de wijken te beschrijven inclusief d o e l e n , behaalde resultaten, betrokkenheid van wijkpartners en b e w o n e r s , en m i d d e l e n ;

33

-

het gebruik van actiepuntenlijsten o m initiatieven van b e w o n e r s goed o p te kunnen v o l g e n ;

-

het jaarlijks vaststellen van een v e r g a d e r s c h e m a v o o r alle w i j k t e a m s ;

-

34

35

het opstellen van e e n integraal wijkplan waarin activiteiten v o o r een jaar zoveel mogelijk w o r d e n uitgewerkt. Er zijn integrale wijkplannen opgesteld v o o r 2 0 1 0 - 2 0 1 1 en 2 0 1 2 ; de jaarrapportages over de jaren 2 0 0 9 en 2 0 1 0 en de algehele evaluatie van het wijkgericht w e r k e n die naar het einde van de c o n v e n a n t p e r i o d e in 2 0 1 1 is u i t g e v o e r d .

36

H E T A M B I T I E N I V E A U V O O R W I J K G E R I C H T W E R K E N IS T U S S E N T I J D S N A A R B E N E D E N B I J G E S T E L D , M A A R DIT IS NIET EXPLICIET V A S T G E S T E L D

De h o o f d a m b i t i e o m in de periode tot 2 0 1 5 toe te groeien naar zelfbeheer in alle wijken is tussentijds losgelaten. Uit interviews blijkt dat wijkpartners al vrij snel na de start van wijkgericht w e r k e n h e b b e n geconstateerd dat die ambitie te hoog gegrepen was. In de n a b e s c h o u w i n g van de evaluatie 2 0 0 9 - 2 0 1 1 is dit ook g e c o n s t a t e e r d . De r e k e n k a m e r c o m m i s s i e constateert dat deze bijstelling niet expliciet heeft plaatsgevonden. Uit interviews blijkt dat de ambitie van wijkteams in de praktijk was o m ( 1 ) een g o e d e s a m e n w e r k i n g tussen wijkpartners en een gezamenlijke werkwijze tot stand te brengen en ( 2 ) b e w o n e r s b e t r o k k e n h e i d en -organisatie enigszins van de grond te krijgen. De

Gemeente Loon op Zand, Uitgangspunten 3 3

wijkgericht

werken, februari 2 0 0 8 .

Zie bijvoorbeeld Gemeente Loon op Zand, Jaarverslag 2010, mei 2 0 1 1 .

3 4

Zie bijvoorbeeld Gemeente Loon op Zand, Actiepuntenlijst

Kaatsheuvel-Oost,

3 5

Zie bijvoorbeeld Gemeente Loon op Zand, Vergaderschema

wijkteams

Zie bijvoorbeeld Gemeente Loon op Zand, Evaluatie rapportage

1 november 2 0 1 2 .

2012.

wijkgericht

werken 2009-2011,

9

september 2 0 1 1 .

Eindrapportage

onderzoek projectmatig

werken

29

Rekenkamercommissie

Dongen, Goirle, Loon op Zand

stuurgroep heeft v o o r de eerste periode het accent gelegd op t w e e t h e m a ' s : fysieke leefbaarheid en sociale cohesie. V o o r 2012 en v e r d e r k o m e n daar - in het licht van de drie transities - zorg en welzijn bij. Het loslaten van de z e l f b e h e e r a m b i t i e is w e l i s w a a r besproken in de stuurgroep, maar geleidelijk naar de achtergrond v e r d w e n e n en niet goed verankerd d o o r bestuurlijke besluitvorming in het college.

5.5

De rol van de raad

De rol van de raad bij wijkgericht w e r k e n is in de notitie uitgangspunten als ' k a d e r s t e l l e n d ' o m s c h r e v e n . Er is vastgelegd dat de raad periodiek w o r d t bijgepraat over de voortgang. Het is niet de bedoeling dat raadsleden een rol h e b b e n in de uitvoering van wijkgericht w e r k e n . De raad is o p de volgende m o m e n t e n betrokken bij wijkgericht w e r k e n : -

De raad heeft eind 2007 ingestemd m e t de invoering van wijkgericht w e r k e n . De raad heeft in mei 2008 een presentatie gehad over de uitgangspunten v o o r wijkgericht w e r k e n . De notitie uitgangspunten is ter kennisgeving aan de raadscommissie M e n s en Maatschappij. De raad is februari 2010 met een raadsinformatiebrief g e ï n f o r m e e r d over de voortgang van wijkgericht w e r k e n en heeft kennis kunnen n e m e n van de jaarrapportage 2009 en het integraal wijkplan 2 0 1 0 - 2 0 1 1 .

37

De raad heeft het kader v o o r de evaluatie wijkgericht w e r k e n 2009-2011 in augustus 2011 vastgesteld. -

38

De raad heeft kennis g e n o m e n van de resultaten van de evaluatie over 2009-2011 en nieuw budget ter beschikking gesteld v o o r 2012 en verder.

De raad is op verschillende m o m e n t e n inderdaad ' k a d e r s t e l l e n d ' b e t r o k k e n , zoals v o o r g e n o m e n in de notitie uitgangspunten. De feitelijke betrokkenheid van de raad bij wijkgericht w e r k e n is echter beperkt: betrokken a m b t e n a r e n n o e m e n de aandacht van de raad v o o r wijkgericht w e r k e n beperkt en schatten in dat raadsleden w e i n i g zicht h e b b e n o p de resultaten die binnen wijkgericht w e r k e n w o r d e n geboekt. DE R A A D IS N I E T IN D E G E L E G E N H E I D G E W E E S T O M T E S T U R E N O P B I J S T E L L I N G V A N H E T A M B I T I E N I V E A U

Eerder constateerde de r e k e n k a m e r c o m m i s s i e al dat het loslaten van zelfbeheer g a a n d e w e g en niet erg expliciet is g e b e u r d . De raad is hierover niet tussentijds g e ï n f o r m e e r d en heeft niet de mogelijkheid gehad o m hierover te d e b a t t e r e n en bij te sturen. De raad is d o o r het college nog niet b e t r o k k e n bij het bespreken van de koers v o o r het wijkgericht w e r k e n in de t o e k o m s t . Het beleidsplan 'wijkgericht w e r k e n vanaf 2 0 1 2 ' w a a r in de p r o g r a m m a b e g r o t i n g 2013-2016 naar w o r d t v e r w e z e n , is nog niet o p g e s t e l d .

39

Gemeente Loon op Zand, Raadsinformatiebrief Gemeente Loon op Zand, Evaluatiekader

Gemeente Loon op Zand, Programmabegroting

Eindrapportage

onderzoek projectmatig

wijkgericht

wijkgericht

werken

werken, 17 februari 2010.

werken, 5 september 2011.

2013-2016,18

september 2012, p51.

30

Rekenkamercommissie

5.6 1

Dongen, Goirle, Loon op Zand

Succes- en faalfactoren De brede afbakening van wijkgericht w e r k e n en de globale f o r m u l e r i n g van projectresultaten m a k e n projectbeheersing moeilijk. O p papier h e b b e n wijkgericht w e r k e n en de wijkteams een e n o r m breed w e r k v e l d en m o e t e n zij bijdragen aan een groot aantal doelstellingen w a a r v a n onduidelijk is w a t er precies mee bedoeld w o r d t . Activiteiten en resultaten koppelen is hierdoor lastig. Loon op Zand is hier overigens niet uniek in: ook a n d e r e g e m e e n t e n w o r s t e l e n met het m e e t b a a r en tastbaar m a k e n van begrippen als leefbaarheid en sociale cohesie.

2

De brede afbakening en het grote aantal projectresultaten m a k e n ook dat de h o o f d a m b i t i e o m te groeien van additioneel w i j k b e h e e r naar zelfbeheer makkelijk naar de achtergrond verdwijnt. Bijstelling van dit ambitieniveau is reëel en begrijpelijk, maar bezien vanuit projectmatig w e r k e n dient dit dan w e l expliciet te g e b e u r e n . Het houdt in feite e e n serieuze wijziging van de p r o j e c t o p d r a c h t en ook een politieke keuze in. De g e m e e n t e r a a d van Loon op Zand heeft niet de mogelijkheid gehad o m hierop te s t u r e n . Hier staat tegenover dat de raad deze h o o f d a m b i t i e waarschijnlijk ook niet scherp op het netvlies heeft gehad bij besluitvorming over de notitie uitgangspunten en nu ook niet heeft. M e e r scherpte en afbakening in de projectresultaten hadden hieraan bij kunnen dragen.

Eindrapportage

onderzoek projectmatig

werken

31

Rekenkamercommissie

Dongen, Goirle, Loon op Zand

Bijlagen G e r a a d p l e e g d e bronnen

SCHRIFTELIJKE S T U K K E N (IN C H R O N O L O G I S C H E V O L G O R D E )

G e m e e n t e Loon op Zand, Standaard

projectcommunicatie,

G e m e e n t e Loon op Zand, Spelregels projectmatig G e m e e n t e Loon op Zand, Processchema

zonder datum.

werken, z o n d e r d a t u m .

gebiedsontwikkeling

G e m e e n t e Loon op Zand, Procedure

buurtschouw,

G e m e e n t e Loon op Z a n d , Besturing-

en managementfilosofie,

G e m e e n t e Loon op Zand, Adviesnota

integrale

zonder datum.

wijkgerichte

G e m e e n t e Loon op Z a n d , Kopij voor burgerjaarverslag, G e m e e n t e Loon op Z a n d , Uitgangspunten G e m e e n t e Loon op Zand, Notitie

G e m e e n t e Loon op Z a n d , Adviesnota

28 s e p t e m b e r 2000. aanpak,

14 augustus 2 0 0 7 .

2008.

wijkgericht

uitganspunten

Loon op Zand, zonder d a t u m .

werken, februari 2008.

wijkgericht

uitgangspunten

werken, 24 april 2008.

organisatie

wijkgericht

werken Loon op Zand,

19 juni 2008. G e m e e n t e Loon op Zand, Format projectoverdrachtsdocument, G e m e e n t e Loon op Zand, Format

voortgangsreportage

G e m e e n t e Loon op Z a n d , Persbericht

ondertekenen

G e m e e n t e Loon op Zand, Convenant

wijkgericht

6 februari 2009.

project, convenant

werken,

6 februari 2 0 0 9 . wijkgericht

werken, februari 2009.

19 maart 2 0 0 9 .

Artikel Gezandt, juni 2 0 0 9 . G e m e e n t e Loon op Z a n d , Flyer wijkgericht G e m e e n t e Loon op Zand, Wijkgericht

werken, 28 s e p t e m b e r 2009.

werken Loon op Zand, 25 s e p t e m b e r 2009.

G e m e e n t e Loon op Zand, Integraal

wijkplan

G e m e e n t e Loon op Zand, Evaluatie

rapportage

G e m e e n t e Loon op Z a n d , Jaarrapportage

wijkgericht

werken 2010-2011,

wijkgericht

wijkgericht

wijkgericht

G e m e e n t e Loon op Zand, Overdrachtsdocument

PMO.

Projecten,

werken 2009, 21 januari 2010.

werken 2009, januari 2010.

G e m e e n t e Loon op Zand, Raadsinformatiebrief

Interne Bedrijfsvoerings

2010.

werken,

17 ferbuari 2010.

19 juni 2 0 1 0 .

G e m e e n t e Loon op Zand, Leidraad Projectmatig

werken, 27 juli 2010.

G e m e e n t e Loon op Zand, Nieuwsbrief

wijkgericht

werken, s e p t e m b e r 2010.

P S W , Eerste verkenning

WML-ISD, 3 n o v e m b e r 2010.

Samenwerking

G e m e e n t e Loon op Zand, Raadsinformatiebrief

regeling

G e m e e n t e Loon op Zand, Opdrachtformulering,

5 april 2 0 1 1 .

G e m e e n t e Loon op Z a n d , Opdrachtformulering

fusie ISD en WML, 2 mei 2 0 1 1 .

G e m e e n t e Loon op Zand, Preadvies samenwerking Verslag stuurgroep

onderkant

arbeidsmarkt,

27 januari 2 0 1 1 .

ISD WML, 5 april 2 0 1 1 .

ISD-WML, 23 mei 2 0 1 1 .

G e m e e n t e Loon op Zand, Jaarverslag

2010, mei 2 0 1 1 .

Schaepkens, Plan van aanpak Fusie ISD Midden

Langstraat

en Werkbedrijf

Midden

Langstraat,

30 juni

2011. Verslag stuurgroep

ISD-WML, 30 juni 2 0 1 1 .

G e m e e n t e Loon op Zand, Preadvies werken op afspraak,

Eindrapportage

onderzoek projectmatig

werken

23 augustus 2 0 1 1 .

32

Rekenkamercommissie

Dongen, Goirle, Loon op Zand

G e m e e n t e Loon op Z a n d , Visiedocument

gemeentelijke

G e m e e n t e Loon op Zand, Evaluatiekader

wijkgericht

G e m e e n t e Loon op Zand, Notulen

dienstverlening

Loon op Zand, augustus 2 0 1 1 .

werken, 5 s e p t e m b e r 2 0 1 1 .

van de commissievergadering

Bestuur en Middelen

op 8

september

2011. G e m e e n t e Loon op Zand, Evaluatie

rapportage

G e m e e n t e Loon op Zand, Projectopdracht Duinkoerier, Bezuiniging

wijkgericht

werken op afspraak,

geen invloed wijkgericht

G e m e e n t e Loon op Z a n d , Notulen

werken 2009-2011,

9 september 2011.

7 november 2011.

werken, 9 n o v e m b e r 2 0 1 1 .

raadsvergadering,

10 n o v e m b e r 2 0 1 1 .

Stuurgroep ISD-WML, "Andere kijk, nieuw koers" - Missie, visie en strategische

uitgangspunten

Intergemeentelijk

22 n o v e m b e r 2 0 1 1 .

Bedrijf voor Werken naar Vermogen

G e m e e n t e Loon op Zand, Integraal

wijkplan

G e m e e n t e Loon op Zand, Vergaderschema

in de Midden

Langstraat,

2012, z o n d e r d a t u m . wijkteams

2012.

G e m e e n t e Loon op Z a n d , Voortgangsrapportage

werken op afspraak,

G e m e e n t e Loon op Zand, Adviesnota

en ontwikkelingen

fusietraject

17 januari 2012. isd, 23 januari 2012.

G e m e e n t e Loon o p Zand, Voortgangsrapportage

werken op afspraak,

16 februari 2 0 1 2 .

G e m e e n t e Loon op Z a n d , Voortgangsrapportage

werken op afspraak,

7 december 2012.

Verslag informatiebijeenkomst

gemeenten

t.b.v. raadsleden

Loon op Zand, Heusden en

Waalwijk

i.v.m. fusie ISD-WML, 15 februari 2012. Stuurgroep ISD-WML, Hoofdstructuur

fusieorganisatie

WML en ISD-ML, 6 februari 2 0 1 2 .

Schaepkens, Planning fusie ISD-WML, februari 2012. G e m e e n t e Loon op Zand, Preadvies samenvoeging G e m e e n t e Loon op Z a n d , Woordelijk

ISD WML, 17 april 2012.

verslag van de raadsvergadering

G e m e e n t e Loon op Z a n d , Projectopdracht

implementatie

G e m e e n t e Loon op Zand, Format projectopdracht G e m e e n t e Loon op Zand, Programmabegroting

op 24 mei

drie transities,

2012.

21 juni 2012.

Loon op Zand, s e p t e m b e r 2012. 2013-2016,18

september 2012.

RESPONDENTEN

Naam

Functie

M e v r o u w M . van Bavel

Gemeentesecretaris

De heer P. Bexkens

A f d e l i n g s h o o f d Ruimtelijke Ontwikkeling

De heer W . C . Luijendijk

Burgemeester

M e v r o u w N. Hazelzet

Adviseur W e r k en Inkomen

De heer J. Lam

Strategisch Beleidsadviseur Wijkgericht W e r k e n

De heer S. van den Nieuwenhuijzen

A f d e l i n g s h o o f d M a a t s c h a p p i j en Veiligheid

De heer E. Franken

Griffier

De heer H. Rutten

A f d e l i n g s h o o f d Dienstverlening

Eindrapportage

werken

onderzoek projectmatig

33

Rekenkamercommissie

Dongen, Goirle, Loon op Zand

Normenkader De w a a r b o r g e n v o o r sturing en controle op projecten en de toepassing hiervan in de praktijk zijn getoetst aan o n d e r s t a a n d n o r m e n k a d e r . De n o r m e n zijn g e o r d e n d naar de zeven o n d e r z o e k s v r a g e n . 1

W E L K E VOORSCHRIFTEN V O O R STURING EN CONTROLE O P PROJECTEN KENT DE GEMEENTE L O O N O P ZAND?

a

Er is een recent (max. 5 jaar) d o o r het college vastgesteld kader v o o r projectmatig w e r k e n

b

Binnen de reguliere planning & control cyclus bestaan duidelijke uitgangspunten v o o r informatieverstrekking over projecten aan de raad tbv besluitvorming, voortgangsbewaking en v e r a n t w o o r d i n g

2

I N H O E V E R R E V O L D O E N DIE V O O R S C H R I F T E N A A N A L G E M E E N G E L D E N D E N O R M E N V O O R D E A A N S T U R I N G VAN PROJECTEN?

De leidraad Projectmatig w e r k e n gaat in op alle k e r n e l e m e n t e n die volgens gangbare m o d e l l e n van projectmatig w e r k e n nodig zijn. In de leidraad w o r d t t e n m i n s t e aandacht besteed aan het begrip project, projectfasering, formats en inhoud van werk- en b e s l i s d o c u m e n t e n (bestuursopdracht, projectplan e t c ) , rollen, taken en b e v o e g d h e d e n , projectbeheersing in t e r m e n van i n h o u d , tijd en geld, projectorganisatie en risicomanagement. 3

H O E ZIJN D E Z E V O O R S C H R I F T E N I N G E B E D IN D E W E R K W I J Z E V A N D E O R G A N I S A T I E ?

a

De leidraad Projectmatig w e r k e n w o r d t toegepast op alle projecten van de g e m e e n t e Loon op Zand. Afhankelijk van complexiteit, politieke gevoeligheid en financiële o m v a n g w o r d e n de e l e m e n t e n van de leidraad volledig of gedeeltelijk toegepast op het betreffende project.

b

De leidraad Projectmatig w e r k e n is v o l d o e n d e praktisch / geeft v o l d o e n d e concrete handreikingen. Alle spelers kunnen eruit o p m a k e n projectmatig w e r k e n in hun dagelijkse w e r k v o r m krijgt.

4

H O E IS D E K A D E R S T E L L E N D E E N C O N T R O L E R E N D E R O L V A N D E G E M E E N T E R A A D B I N N E N D E T O E G E P A S T E WERKWIJZE V O R M G E G E V E N ?

a

Binnen Projectmatig w e r k e n is helder aan in w e l k e situaties de raad bij een project b e t r o k k e n is en hoe de kaderstellende en c o n t r o l e r e n d e rol dan v o r m krijgt.

b

Binnen Projectmatig w e r k e n is helder op w e l k e m o m e n t e n en op w e l k e manier de g e m e e n t e r a a d d o o r het college w o r d t g e i n f o r m e e r d over projecten. De afspraken over informatievoorziening o n d e r s t e u n e n de raad bij besluitvorming.over projecten. A a n te leveren informatie o m v a t o.a. projectplan, p r o b l e e m a n a l y s e , projectafbakening, financiële o n d e r b o u w i n g , b e s l u i t v o r m i n g s m o m e n t e n en rol van de raad daarbij, projectorganisatie en v e r a n t w o o r d e l i j k h e d e n , wijze van informatievoorziening aan de raad.

5

O P W E L K E W I J Z E H E E F T D E S T U R I N G E N C O N T R O L E IN D E P R A K T I J K P L A A T S G E V O N D E N ?

leder project is beschreven aan de hand van de volgende vragen: a

W a t was de inhoud van het project? Te behalen projectresultaat in t e r m e n van kwaliteit, tijd en geld.

b

O p w e l k e wijze is v o r m gegevens aan het project? Bestuursopdracht, projectplan, projectorganisatie, projectfasering, r o l l e n / t a k e n en v e r a n t w o o r d e l i j k h e d e n , procedures/werkwijze

Eindrapportage

onderzoek projectmatig

werken

34

Rekenkamercommissie

c

Dongen, Goirle, Loon op Zand

O p w e l k e m a n a g e m e n t n i v e a u s / b e s t u u r s l a g e n en op w e l k e wijze is invulling gegeven aan sturing en controle van het project?

d

O p w e l k e wijze is informatievoorziening over het project ingericht (kwaliteit, tijd, geld en risico's)?

e

O p w e l k e wijze is er s a m e n g e w e r k t tussen interne spelers en met betrokken externe partijen (burgers, bedrijven, b e l a n g e n g r o e p e n , ketenpartners etc.)?

f

W e l k projectresultaat is behaald, in hoeverre wijkt dit af (kwaliteit, tijd, geld) van de projectdoelstelling? Op w e l k e wijze en in welk stadium is over de afwijkingen gerapporteerd?

g

Hoe is het projectresultaat te verklaren? W e l k e bijdrage levert projectmatig w e r k e n hieraan?

h

Is een (interne) evaluatie van het project uitgevoerd? W e l k e leerpunten heeft dit o p g e l e v e r d en tot w e l k e acties heeft dit geleid?

6

IN H O E V E R R E H E E F T DIE S T U R I N G E N C O N T R O L E A A N D E G E M E E N T E L I J K E V O O R S C H R I F T E N C . Q . A L G E M E E N GELDENDE N O R M E N V O O R DE AANSTURING V A N PROJECTEN V O L D A A N ?

a

De v o o r g e s c h r e v e n werk- en b e s l i s d o c u m e n t e n zijn feitelijk gebruikt en op het juiste niveau vastgesteld.

b

Het te realiseren projectresultaat is bij aanvang van het project smart g e f o r m u l e e r d in t e r m e n van kwaliteit, tijd en geld.

c

De projectorganisatie is in de verschillende projectfases vooraf bepaald en heeft ook feitelijk v o r m gekregen,

d

B e v o e g d h e d e n en v e r a n t w o o r d e l i j k h e d e n m e t betrekking tot het project zijn eenduidig vastgesteld (voor interne en eventueel externe partijen),

e f

Te hanteren p r o c e d u r e s / w e r k w i j z e s bij het project liggen vast. Er is sprake van een gestructureerde projectplanning (projectplan, faseplannen) en voortgangsbewaking (doel, tijd, geld),

g h

Er is sprake van een gestructureerd en systematisch risicomanagement, De interne en externe informatievoorziening is op orde (financiële projectadministratie, projectdossier, projectrapportages),

i

Er w o r d t intern en extern constructief s a m e n g e w e r k t m e t oog op het behalen van het projectresultaat. Er is over en w e e r goed v e r w a c h t i n g e n m a n a g e m e n t over de voortgang en ieders inbreng.

h

Er is g o e d ingespeeld op o n v e r w a c h t e o m s t a n d i g h e d e n . Projectresultaat, -aanpak en organisatie w o r d e n tussentijds bijgesteld/bijgestuurd indien nodig. De leidraad Projectmatig w e r k e n w o r d t niet rigide/klakkeloos toegepast en werkt niet contraproductief.

7

IN H O E V E R R E H E E F T D E R A A D Z I J N S T U R E N D E E N C O N T R O L E R E N D E T A A K V O O R D E V E R S C H I L L E N D E PROJECTEN A D E Q U A A T K U N N E N V E R V U L L E N ?

a

Informatievoorziening aan de raad over projecten vindt plaats c o n f o r m de gemaakte afspraken.

b

De raad stelt kwalitatief goede kaders vast.

c

De raad beschikt over de benodigde informatie o m de voortgang van het project te k u n n e n m o n i t o r e n en w a a r nodig bij te sturen

Eindrapportage

onderzoek projectmatig

werken

35

Rekenkamercommissie

d

Dongen, Goirle, Loon op Zand

Op basis van de g e f o r m u l e e r d e kaders w o r d t de raad g e ï n f o r m e e r d over de voortgang van het project, eventuele afwijkingen ten opzichte van de planning (tijd/geld/kwaliteit) en verklaringen daarvoor, risico's en risicobeheersing, beslispunten,

e

O p basis van de g e f o r m u l e e r d e kaders w o r d t de raad g e i n f o r m e e r d over de afronding van het project; uitkomsten interne evaluatie, resultaat versus plan, voldaan aan randvoorwaarden tijd/geld/kwaliteit, verbeterpunten.

f

Z o w e l college als raad stellen zich actief op o m de benodigde informatie te verstrekken c.q. te verkrijgen.

Eindrapportage

onderzoek projectmatig

werken

36