Document · PDF

11-02-2021 Bijlage 3. Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten.docx

Raadsvergadering 11 februari 2021, gemeente Loon op ZandBij agendapunt: Raadsvoorstel controleverordening en programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten14.934 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Aanbestedingsdocument Voor de Meervoudig Onderhandse aanbesteding: Accountantsdiensten, kenmerk: 2020-05 Gemeente Loon op Zand

Copyright Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Aanbestedende Dienst. Vertrouwelijkheid Deze uitgave bevat vertrouwelijke informatie en dient als zodanig te worden behandeld. De onderhavige uitgave mag uitsluitend gebruikt worden in het kader van deze aanbestedingsprocedure. Enigerlei overige toepassing is nadrukkelijk niet toegestaan. Datum: 23 november 2020, versie definitief

Inhoudsopgave

DEEL 1

Aanbestedingsleidraad .............................................................................................3

Begrippenlijst ..............................................................................................................3

Algemene gegevens aanbesteding ...................................................................................4

De aanbestedingsprocedure............................................................................................6

DEEL 2

Programma van Eisen en Wensen...........................................................................11

Uitvoeringsvoorwaarden ..............................................................................................11

DEEL 3

Beoordelingsleidraad ..............................................................................................20

Uitsluitingsgronden.....................................................................................................20

Minimumeisen............................................................................................................20

Geschiktheideisen ......................................................................................................21

4.1

Eisen technische- en beroepsbekwaamheid......................................................................21

Gunningcriteria ..........................................................................................................22

Vaststellen beste inschrijving (wegen).............................................................................26

DEEL 4

Vormvereisten inschrijving/te gebruiken formulieren ...........................................29

Formulier 1 Meervoudig Onderhands Aanbestedingsdocument ..........................................................30 Formulier 2 Akkoord verklaring aanbestedingsprocedure ..................................................................31 Formulier 3 Opgave technische bekwaamheid ................................................................................32 Formulier 4 Eisen en Wensen ......................................................................................................34 Formulier 5 Prijsmatrix ..............................................................................................................36 DEEL 5

Bijlagen ..................................................................................................................37

Bijlage A1 Concept overeenkomst Accountantscontrole, kenmerk 2020-05............................................38 Concept overeenkomst Accountantscontrole ........................................................................38 Bijlage A2 ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN 2014 GEMEENTE LOON OP ZAND ...............................42

_________________________________________________________________________________________________________ Aanbestedingsdocument ”Accountantscontrole, Kenmerk 2020-05” Pagina 2 van 52 Gemeente Loon op Zand 2

DEEL 1Aanbestedingsleidraad

Begrippenlijst Begrip

Omschrijving

Aanbestedende Dienst

gemeente Loon op Zand

Aanbestedingsdocument

dit document met bijlagen

Dag

kalenderdag

Inschrijver

de natuurlijke of rechtspersoon die een inschrijving doet

Inschrijving

een aanbieding inclusief bijbehorende bescheiden door de inschrijver

Nota van Inlichtingen (NVI)

een schriftelijke weergave van de ten aanzien van het aanbestedingsdocument verstrekte inlichtingen

Opdracht

de opdracht voortvloeiend uit dit aanbestedingsdocument

Opdrachtnemer

de inschrijver aan wie de opdracht is verleend

Opdrachtgever

de Aanbestedende Dienst

Prijs

de prijsstelling ingediend door de inschrijver

Selectiecriteria

eisen die toezien op de kwaliteit van de inschrijver

Gunningcriteria

eisen die toezien op de kwaliteit van de inschrijving

Fictieve waarde

Fictieve korting waarmee de inschrijfprijs wordt verrekend tot een evaluatieprijs

Evaluatiewaarde

Inschrijfprijs minus fictieve waarde

BPKV

Beste Prijs Kwaliteit Verhouding

Algemene gegevens aanbesteding

2.1

Aanbestedende Dienst De raad van de gemeente Loon op Zand. Dit bestek is vastgesteld door het Auditcomité van de gemeente Loon op Zand, daartoe gemandateerd door de gemeenteraad van de gemeente Loon op Zand. Op grond van artikel 213 Gemeentewet wijst de gemeenteraad één of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek aan, belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij aan de raad verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. De beoordelingscommissie, bestaande uit het Auditcomité van de Raad (totaal vijf personen), beoordeelt de binnenkomende aanbiedingen en toetst ze aan het Programma van Eisen. Ziekte of andere persoonlijke omstandigheden kunnen er toe leiden dat de samenstelling wijzigt. De beoordelingscommissie wordt geadviseerd door de projectleider financiële beheersing, de medewerker interne controle en de raadsgriffier. De beoordelingscommissie wordt ondersteund door de inkoopadviseur van de gemeente Loon op Zand. De beoordelingscommissie brengt op grond van deze beoordeling een advies uit aan de gemeenteraad. De gemeenteraad maakt de uiteindelijke keuze aan wie de opdracht wordt verstrekt. De contactpersoon voor de accountant wat betreft de gemeenteraad van de gemeente Loon op Zand als opdrachtgever, is mw. A. Heijerman, raadsgriffier.

De contactpersoon van de gemeente Loon op Zand voor operationele zaken tijdens de uitvoering van de overeenkomst is dhr. P. de Waard, medewerker interne controle.

2.2

Gemeente Loon op Zand De gemeente Loon op Zand met 23.407 inwoners - bestaat uit de drie kernen Loon op Zand, Kaatsheuvel en De Moer. Een groot gedeelte van het natuurpark De Loonse en Drunense Duinen valt binnen de gemeentegrenzen. Het attractiepark De Efteling in Kaatsheuvel is wereldwijd bekend. Voor meer uitgebreide informatie over de gemeente Loon op Zand verwijzen wij u naar onze website www.loonopzand.nl

2.3

Naam aanbesteding en korte omschrijving van de opdracht Deze aanbesteding heeft als naam Accountantsdiensten 2021 – 2023, kenmerk 2020-05. De beoogde dienstverlening bestaat uit de hierna genoemde onderdelen: 

Certificerende functie gericht op het verstrekken van (goedkeurende) verklaringen bij de jaarrekening voor het onderdeel getrouwheid en rechtmatigheid en bij (deel)verantwoordingen.

Vanaf het moment dat de wettelijke verplichting bestaat voor het college tot het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring wordt de certificerende functie beperkt tot het onderdeel getrouwheid.

2.4



Een natuurlijke adviesfunctie



De controlerende functie met betrekking tot niet financiële informatie



Ondersteuning van de bestuurlijke functie van de gemeente (raad en college)

Communicatie Alle communicatie met betrekking tot deze aanbesteding gebeurt schriftelijk per e-mail. Voor de gemeente Loon op Zand geldt als contactpersoon en contactadres: Gemeente Loon op Zand

Bezoek- en afleveradres

t.a.v. dhr. A. van der Zanden

(Inkoopcoördinator gemeente Loon op Zand)

Postbus 7,

Anton Pieckplein 1

5170 AA Kaatsheuvel

5171 CV Kaatsheuvel

e-mail: a.vanderzanden@loonopzand.nl 2.5

Aard en duur van de opdracht De overeenkomst wordt aangegaan voor de periode 01-08-2021 tot en met 31-07-2024.

2.6

De aanbesteding betreft Een Overheidsopdracht.

2.7

Verdeling in percelen De opdracht voor accountancy is niet onderverdeeld in percelen. De opdracht is geclusterd tot één opdracht. De uit te voeren werkzaamheden zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden onderdelen. Tevens zijn er voldoende bedrijven in de markt die kunnen voldoen aan de gestelde voorwaarden. Daarnaast zou het hanteren van een percelenregeling kunnen leiden tot verhoging van administratieve lasten voor de opdrachtgever, omdat een toename in contractmanagement voor (mogelijk) verschillende contracten en meerdere opdrachtnemers minder efficiënt is.

2.8

CPV-classificatie 79212000 Auditdiensten

De aanbestedingsprocedure

3.1

Type aanbestedingsprocedure Een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure

3.2

Communicatie De aanbestedende dienst kiest er in deze aanbieding voor om de communicatie met de inschrijver zoveel mogelijk langs elektronische weg (e-mail) te laten plaatsvinden.

3.3

Tijdschema De aanbestedende dienst is gerechtigd tussentijds de tijdsplanning aan te passen, met uitzondering van verkorting van wettelijk vastgestelde minimumtermijnen. Actie 12 februari 2021

Verzenden verzoeken om inschrijving

26 februari 2021

Uiterste termijn voor indienen van vragen door potentiële inschrijvers (uiterlijk 12:00 uur)

4 maart 2021

Uiterste dag beantwoording vragen in Nota van Inlichtingen

12 maart 2021

Termijn van inschrijving sluit om 12:00 uur

16 en 17 maart 2021

Presentaties worden ingepland vanaf 18:00 uur

22 maart 2021

Voorlopige gunning (onder opschortende voorwaarden)

12 april 2021

Einde opschortende termijn t.b.v. bezwaar overige inschrijvers. Tevens vervaltermijn t.b.v. niet-ontvankelijkheid vorderingen kort geding.

3.4

31 mei 2021

Raadsbesluit: formele bekrachtiging keuze accountant.

1 juni 2021

Ondertekening overeenkomst voor start per 1 augustus 2021

Stopzetting / wijziging De Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor om: -

de aanbestedingsprocedure tussentijds om haar moverende redenen op te schorten, af te breken en/of te beëindigen;

de tijdsplanning te wijzigen;

de opdracht (eventueel) niet te gunnen;

de opdracht niet te gunnen bij overschrijding van het budget.

Bovenstaande kan niet leiden tot enige aansprakelijkheid of schadeplichtigheid jegens de inschrijvers. Inschrijvers zijn zich hiervan bewust en aanvaarden het feit dat zij meedoen aan deze aanbesteding voor eigen rekening en risico.

De uiteindelijke definitieve gunning van de opdracht kan slechts plaatsvinden na goedkeuring en instemming van de Raad van de gemeente Loon op Zand. 3.5

Inlichtingen Vragen en opmerkingen over het aanbestedingsdocument en bijlagen en eventuele aanvullende stukken kunnen tot en met 26 februari 2021 ingediend worden via het emailadres genoemd onder 2.4. De Nota van Inlichtingen wordt u per mail toegestuurd. Indien door de potentiële inschrijver gewenst kan tot 26 februari 2021 een informerend gesprek plaatsvinden tussen de inschrijver en de gemeente (projectleider financiële beheersing en raadsgriffier). Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt en dit verslag wordt ook ter beschikking gesteld aan de andere inschrijvers. Inschrijvers kunnen dit gesprek aanvragen via het emailadres onder 2.4.

3.6

Tijd en plaats indienen inschrijving Het BPKV inschrijfdeel (bv plan van aanpak) dient afzonderlijk van de prijs te worden ingediend op de in het tijdschema 3.3 aangegeven datum, op het e-mail adres zoals opgeven bij 2.4. De inschrijver ontvangt een ontvangstbevestiging per mail. U dient het BPKV-deel van uw inschrijving geanonimiseerd aan te leveren. Op deze wijze kan de beoordelingscommissie uw stukken geheel onbevooroordeeld beoordelen. Op de envelop waarin u het BPKV-deel aanlevert is wel zichtbaar welke inschrijver het betreft. Een medewerker van de gemeente Loon op Zand zal de stukken vervolgens merken, zodanig dat voor hem/haar wel te herleiden is welke stukken bij welke inschrijver horen, echter niet voor de beoordelingscommissie. Het door u op dezelfde datum apart in te dienen inschrijvingsbiljet dient als vanzelfsprekend niet geanonimiseerd te zijn. Inschrijvingen die na de sluitingstermijn worden ontvangen zijn ongeldig en worden zonder meer uitgesloten van de procedure. Het risico van het ontbreken van informatie en/of antwoorden door onjuiste of onvolledige overname van overzichten, gegevens of verklaringen, berust bij inschrijver en kan leiden tot uitsluiting van verdere beoordeling of puntenverlies bij de beoordeling van de gunningcriteria.

Een inschrijver kan zijn inschrijving na de sluitingstermijn niet wijzigen, aanvullen en/of verduidelijken, tenzij de Aanbestedende Dienst daartoe een verzoek heeft gedaan. Aan een zodanig verzoek kan door de inschrijver geen aanspraak op de opdracht worden ontleend. De Aanbestedende Dienst kan verlangen dat de inschrijver zijn inschrijving nader toelicht, aanvult en/of voorziet van ondersteunende bescheiden. Nadrukkelijk wordt opgemerkt dat geen sprake is van een herkansing. Een verduidelijking of een aanvulling veronderstelt dat de inschrijving inhoudelijk

ongewijzigd blijft en dat de inschrijver zijn inschrijving uitsluitend op de gevraagde onderdelen nader concretiseert zodat de Aanbestedende Dienst een duidelijker beeld heeft van wat is aangeboden. De Aanbestedende Dienst is gerechtigd doch niet gehouden om alle op basis van het aanbestedingsdocument en bijlagen in te dienen gegevens en verklaringen op hun juistheid te controleren. 3.7

Samenwerkingsverbanden Een rechtspersoon kan zich slechts één maal aanmelden als inschrijver: of zelfstandig of in combinatie. Het na selectie vormen van combinaties anders dan waarvoor aanmelding heeft plaatsgevonden is niet toegestaan en zal alsnog leiden tot uitsluiting. Indien inschrijver niet zelfstandig de in dit aanbestedingsdocument gevraagde diensten kan of wenst te leveren, is het mogelijk om aan te melden in samenwerking met (een) andere onderneming(en). Maak hiervoor gebruik van DEEL 4 - formulier 1. Aanmelden in samenwerking kan op twee manieren: 1. In combinatie Inschrijven in combinatie met andere ondernemingen kan als een samenwerkingsverband waarbij elke deelnemer aan het samenwerkingsverband verklaart hoofdelijk aansprakelijk te zijn voor de gestanddoening van de verplichtingen die voortvloeien uit de aanmelding en eventuele inschrijving alsmede de eventuele uitvoering van het contract. De combinatie dient gezamenlijk te voldoen aan de selectiecriteria. Een combinatie geldt als één inschrijver. Indien er als combinatie wordt ingeschreven wordt aan de inschrijving toegevoegd: een verklaring van alle aan de combinatie deelnemende partijen waarin één partij wordt aangewezen als penvoerder voor de gehele combinatie. Na inschrijving kan de combinatie niet meer van deelnemers/combinanten wisselen. 2.

Als hoofdaannemer / onderaannemer Het is toegestaan om te werken met onderaanneming. De inschrijver (hoofdaannemer) is en blijft hoofdelijk aansprakelijk voor het nakomen van de overeenkomst indien de aanbieding wordt geaccepteerd.

3.8

Holdingmaatschappij Indien de inschrijver deel uitmaakt van een concern/holdingmaatschappij en voor het voldoen aan selectiecriteria gebruik maakt van gegevens of documenten van de concern/holdingmaatschappij dan dient DEEL 4 - formulier 1 ingevuld te zijn.

3.9

Geldigheidsduur inschrijving De inschrijving dient een geldigheidsduur te hebben van 60 dagen gerekend van de uiterste datum van ontvangst van de inschrijvingen.

3.10

Rechtsbescherming Op de aanbestedingsprocedure is Nederlands recht van toepassing. Geschillen die ontstaan naar aanleiding van onderhavige aanbesteding dienen te worden voorgelegd aan de bevoegde (Voorzieningen)rechter in het arrondissement Zeeland-West-Brabant.

3.11

Klachtenregeling Aanbestedingswet De Aanbestedingswet 2012 opent de mogelijkheid voor inschrijvers en aanbestedende diensten om over de aanbesteding een klacht in te dienen tijdens de procedure. De regeling is enkel bedoeld voor klachten en niet voor het stellen van (aanvullende) vragen. De inschrijver kan een klacht indienen bij de klachtenprocedure van de gemeente Loon op Zand middels een e-mail aan info@loonopzand.nl Wij wijzen u er op dat het indienen van een klacht in beginsel geen opschortende werking heeft voor deze aanbestedingsprocedure.

3.12

Aanvullende voorwaarden bij de procedure 1.

Door ondertekening van formulier 2 (DEEL 4) van dit aanbestedingsdocument verklaart inschrijver volledig en onvoorwaardelijk akkoord te gaan met dit aanbestedingsdocument.

Aan dit aanbestedingsdocument en het doen van een inschrijving kunnen geen rechten worden ontleend.

De in deze offerteaanvraag gestelde eisen en vragen zijn gebaseerd op de op dit moment bekende huidige en toekomstige situatie bij de gemeente. De in dit document gevraagde oplossingen zijn gebaseerd op de op het moment van schrijven bekende en beschikbare technologie. Ontwikkelingen in de techniek of in de markt kunnen er voor de gemeente aanleiding toe zijn om van inschrijvers te verlangen dat op het moment van levering van de prestatie wordt voldaan aan de dan vigerende standaarden en prestaties.

Dit aanbestedingsdocument is met grote zorg samengesteld. Mocht de inschrijver echter onvolkomenheden, tegenstrijdigheden of gebreken constateren dan verzoeken wij hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk melding te maken bij de Aanbestedende Dienst om zo nodig een en ander te corrigeren of bij te stellen. Na de gunningbeslissing kan de inschrijver hier geen beroep meer op doen.

Inschrijver verklaart akkoord te gaan met de inhoud van de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Loon op Zand door ondertekening van formulier 2, zie DEEL 4. De algemene leveringsvoorwaarden en andere voorwaarden van de inschrijver zijn expliciet uitgesloten. Enige verwijzing naar eigen algemene voorwaarden maakt de inschrijving ongeldig.

Bij constatering dat de gegadigde over betreffende aanbesteding enig contact heeft gezocht met medewerkers van de gemeente Loon op Zand, collegeleden, leden van de beoordelingscommissie of het projectteam, uitgezonderd contact volgens bovenstaande procedure, waar dusdanig informatie is verstrekt welke gevolgen heeft voor de aanbesteding, zal de inschrijver niet meer voor beoordeling in aanmerking komen en wordt uitgesloten van de procedure.

Inschrijvers hebben geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, gemaakt in het kader van deze aanbesteding.

Alle correspondentie tijdens en na de procedure gebeurt in de Nederlandse taal.

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Aanbestedende Dienst. Potentiële inschrijvers mogen voor het opstellen van de offerte een beperkt aantal kopieën maken.

10.

Dit aanbestedingsdocument en de daarop ingediende inschrijvingen bevatten vertrouwelijke informatie en dienen als zodanig te worden behandeld. Alle informatie mag uitsluitend gebruikt worden in het kader van deze aanbestedingsprocedure. Enigerlei overige toepassing is nadrukkelijk niet toegestaan. Deze bepaling geldt zowel voor de Aanbestedende Dienst als de inschrijver.

11.

De door inschrijver genoemde bedragen zijn in euro’s (exclusief BTW).

12.

De opgeleverde documenten, geleverde goederen e.d. tijdens deze aanbesteding en de uitvoering daarvan worden eigendom van opdrachtgever.

13.

Het staat een inschrijver niet vrij om naast een inschrijving overeenkomstig het aanbestedingsdocument, bij de inschrijving varianten en/of alternatieven in te dienen, tenzij daar in het aanbestedingsdocument uitdrukkelijk om wordt gevraagd.

14.

De door inschrijver verstrekte informatie wordt niet geretourneerd.

15.

Op die plaatsen in de offerteaanvraag waar mogelijkerwijs gesproken wordt over merknamen, typen, fabricage, procedés, etc. en waarbij het wellicht handelt om een unieke zaak, dient in een dergelijk geval aansluitend aan het bewuste tekstdeel de zinsnede “of gelijkwaardig” te lezen.

16.

Inschrijvers (en indien van toepassing, elk der combinanten) dienen zich te onthouden van gedragingen die in strijd zijn met het bij of krachtens het Nederlandse of Europese mededingingsrecht bepaalde (waaronder met artikel 6 Mededingingswet c.q. artikel 81 EGVerdrag strijdig overleg voorafgaande aan de aanbesteding waarbij de in te dienen prijzen en voorwaarden, voorwaarden van werkverrichting en/of de wijze van inschrijven onderling wordt afgestemd).

17.

In geval van tegenstrijdigheden tussen de besteksbepalingen en de Algemene Inkoopvoorwaarden prevaleren de besteksbepalingen. In geval van tegenstrijdigheden tussen de Nota van Inlichtingen en de overige onderdelen van het aanbestedingsdocument, prevaleert de Nota van Inlichtingen.

DEEL 2

Programma van Eisen en Wensen

Uitvoeringsvoorwaarden De navolgende uitvoeringsvoorwaarden zijn van toepassing op deze aanbesteding.

1.1. Verzekering(en) Opdrachtnemer zal in verband met de (mogelijke) risico’s met betrekking tot (de uitvoering van) de Opdracht c.q. de Overeenkomst één of meerdere adequate en in de branche te doen gebruikelijke verzekeringen afsluiten en afgesloten houden gedurende de duur van de Opdracht respectievelijk de Overeenkomst. 1.2. Conflicterende belangen Gedurende de looptijd van de overeenkomst zal de opdrachtnemer geen belangen behartigen die met de belangen van de opdrachtgever conflicteren. Dit dient de opdrachtnemer in voorkomende gevallen vooraf kenbaar te maken aan het Auditcomité. 1.3. Overmacht De opdrachtnemer en de gemeente hebben het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang op te schorten, wanneer het als gevolg van overmacht voor de opdrachtnemer tijdelijk of blijvend onmogelijk is geworden de overeenkomst na te komen. 1.4. Onvolkomenheden Indien de inschrijver onvolkomenheden of tegenstrijdigheden ontdekt in dit Programma van Eisen, dan dient de opdrachtgever hiervan schriftelijk op de hoogte te worden gesteld. Als blijkt dat naderhand dit document onvolkomenheden bevat en deze niet door de inschrijver zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de inschrijver. Het indienen van een aanbieding houdt in dat met de bepalingen van deze aanbestedingsprocedure wordt ingestemd.

Het in behandeling nemen van het Programma van Eisen door de opdrachtgever houdt in dat de inschrijver instemt met alle bovenstaande voorwaarden voor deze aanbestedingsprocedure. Door het accepteren van een eventuele opdracht verplicht de inschrijver zich om aan de in dit Programma van Eisen gevraagde functionaliteit en daarbij minimaal aan de gestelde specificaties te voldoen. Er zal altijd sprake zijn van een resultaatsverplichting bij de inschrijver om de gevraagde functionaliteit te realiseren. 1.5.

Algemene inkoopvoorwaarden De Aanbestedende Dienst wijst de algemene voorwaarden van inschrijver nadrukkelijk van de hand. De inschrijver gaat ermee akkoord dat de normaal door zijn onderneming te hanteren voorwaarden niet van

toepassing zijn. Uitsluitend Algemene Inkoopvoorwaarden 2014 gemeente Loon op Zand , welke als bijlage aan deze offerteaanvraag zijn toegevoegd, zullen van toepassing zijn. Middels indiening van de inschrijving gaat de inschrijver uitdrukkelijk akkoord met deze voorwaarden. Voor de aansprakelijkheidsstelling wordt artikel 13 van de Algemene Voorwaarden voor de dienstverlening door openbare accountantskantoren, zoals vastgesteld door het Overlegorgaan Openbare Accountantskantoren (OPAK) van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) gehanteerd. Artikel 13 luidt als volgt: 1. Opdrachtnemer zal zijn werkzaamheden naar beste kunnen verrichten en daarbij de zorgvuldigheid in acht nemen die van een registeraccountant kan worden verwacht. Indien een fout wordt gemaakt doordat de opdrachtgever hem onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, is opdrachtnemer voor de daardoor ontstane schade niet aansprakelijk. Indien de opdrachtgever aantoont dat hij schade heeft geleden door een fout van opdrachtnemer die bij zorgvuldig handelen zou zijn vermeden, is opdrachtnemer voor die schade slechts aansprakelijk tot een maximum van driemaal het bedrag van het honorarium voor de desbetreffende Opdracht over het laatste kalenderjaar, tenzij er aan de zijde van opdrachtnemer sprake is van opzet of daarmee gelijk te stellen nalatigheid. 2.

Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer voor vorderingen van derden wegens schade die veroorzaakt is doordat de opdrachtgever aan Opdrachtnemer onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, tenzij opdrachtgever aantoont dat de schade geen verband houdt met verwijtbaar handelen of nalaten zijnerzijds dan wel veroorzaakt is door opzet of grove schuld van opdrachtnemer. De bepaling is niet van toepassing voor opdrachten tot onderzoek van de jaarrekening zoals bedoeld in artikel 393 Boek 2 BW. Indien niet voldaan kan worden aan één van de overige bepalingen van de Algemene Inkoopvoorwaarden of aan artikel 13 van de Algemene Voorwaarden die zijn vastgesteld door de OPAK van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), dient de inschrijver deze bepaling(en) en de reden hiervoor te vermelden door een vraag te stellen in de inlichtingenronde én een alternatief tekstvoorstel te doen. Middels indiening van de inschrijving gaat de inschrijver uitdrukkelijk akkoord met deze voorwaarden. 1.6. Meerwerk Kosten voor meerwerk worden niet zonder meer geaccepteerd. U stemt ermee in dat over eventueel meerwerk afspraken worden gemaakt met het afdelingshoofd FBI van de gemeente. Indien u van oordeel bent dat u geconfronteerd wordt met kosten voor meerwerk, dan dient opdrachtgever hierover vooraf schriftelijke toestemming te hebben verleend.

Zonder schriftelijke toestemming kan meerwerk niet worden gefactureerd. Ook dient een factuur m.b.t. meerwerk gespecificeerd in uren per medewerker te worden onderbouwd. Onder deze voorwaarde horen ook de werkzaamheden welke, na opdrachtverstrekking, het gevolg zijn van wetswijzigingen. _________________________________________________________________________________________________________ Aanbestedingsdocument ”Accountantscontrole, Kenmerk 2020-05” Pagina 12 van 52 Gemeente Loon op Zand 12

Meerwerk als gevolg van verscherpt toezicht op de opdrachtnemer zal niet (zonder meer) als meerwerk gefactureerd kunnen worden. Bij een wijziging van de opdracht door de Gemeente zal de overeengekomen vergoeding in evenredigheid tot de meer of minder te verrichten werkzaamheden en eventuele overige kosten worden aangepast. Het gaat hierbij om belangrijke wijzigingen in de controleprocedures, wijziging van taken, onvoorziene taken, omvangrijke organisatieveranderingen, uitbesteden van bedrijfsonderdelen etc.

2. Relevante achtergrondinformatie bij de uitvoering van de opdracht 2.1. De huidige inrichting van de AO/IC Jaarlijks maakt de verbijzonderde interne controle functie een IC-plan. Hier in staat beschreven welke processen / thema’s geselecteerd zijn voor verbijzonderde interne controle. De inhoud van het IC-plan wordt vastgesteld door het College. Per controleobject is een werkprogramma opgesteld met een risicoanalyse en de vastlegging van de controlewerkzaamheden. Op dit moment wordt de interne controle uitgevoerd door de medewerker interne controle die aangestuurd wordt door het afdelingshoofd FBI. De medewerker interne controle zorgt voor het vastleggen van de bevindingen, conclusies en aanbevelingen per onderdeel en in een totaal overzicht per jaar in het IC-plan. De onderzoeken sluiten aan op de controles van de accountant. De resultaten en details van de onderzoeken staan ter beschikking van de accountant bij de interim controle en de controle op de jaarrekening. Vanuit een breed gedragen ambitie (toekomstperspectief, bestuursakkoord en organisatievisie) om te komen tot het herstel van de financiële balans is een ontwikkeling gestart gericht op het versterken van de financiële beheersing. De ontwikkeling van de AO/IB behoort tot één van de uit te werken richtingen. Deze uitwerking zal vanaf het eerste kwartaal 2021 meer vorm krijgen.

De implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording zal hierin direct worden meegenomen. 2.2. Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van het verslagjaar 2021 ontstaat naar alle verwachting de wettelijke verplichting voor colleges van burgemeester en wethouders van gemeenten om zelf een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen. Deze wordt opgenomen in de jaarrekening. Hiermee leggen decentrale overheden zelfstandig verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. De gemeente Loon op Zand treft hier op dit moment de nodige voorbereidingen voor. Zo starten we begin 2021 om de interne controle en verbijzonderde interne controle conform de te verwachten wetswijziging in te richten. Onze gemeente is hierin groeiende en wet zetten steeds meer stappen in de goede richting. Processen zijn voorzien van een procesbeschrijving, een risico-analyse en beheersmaatregelen om de grootste risico’s af te dekken.

3. Omschrijving van de accountantscontrole 3.1. Algemene gegevens ten behoeve van de accountantscontrole Vanaf het boekjaar 2021 heeft de gemeente het voornemen een meerjarige overeenkomst aan te gaan voor een periode van drie veslagjaren. De opdracht omvat accountantsdiensten, die leiden tot een verklaring bij verantwoording. Dit Programma van Eisen is vastgesteld door het Auditcomité daartoe gemandateerd door de gemeenteraad van Loon op Zand. De gemeenteraad van Loon op Zand heeft de beoordelingscommissie gemandateerd om de gunning door de gemeenteraad voor te bereiden. De beoordelingscommissie bereidt bovenstaand voorstel voor en zal de inschrijvingen inhoudelijk toetsen aan de in dit Programma van Eisen gestelde criteria. Alle geïnteresseerde partijen kunnen inzicht verkrijgen in de huidige jaarverslagen van de gemeente via de website van de gemeente, zodat inzicht verschaft wordt in de gebruikte systematiek hiertoe. 3.2. Wettelijke kaders bij de uitvoering van de accountantsdiensten De primaire functie van de accountant is het als onafhankelijk deskundige uitvoeren van de accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet. Ingevolgde artikel 213, lid 1 Gemeentewet heeft de gemeenteraad de verordening conform artikel 213 vastgesteld.

In deze verordening zijn nadere regels omtrent de accountantscontrole vastgelegd. Verder zal de controle gebaseerd moeten zijn op andere wettelijke regelingen, controleprotocollen van diverse ministeries en gemeentelijke verordeningen, nota’s en richtlijnen. 3.3. Beschrijving van de opdracht  De opdrachtgever wil een meerjarige contract aangaan met een opdrachtnemer voor de controle van de jaarrekening(en) conform artikel 213 van de gemeentewet. De opdrachtnemer wordt hierbij verantwoordelijk voor: o

Controle van de jaarrekening overeenkomstig wettelijke bepalingen in acht nemend de verordening conform artikel 213 Gemeentewet;

Eventuele aanvullende diensten.

Het contract is resultaatgericht en kent een vast tarief voor het bereiken van de omschreven resultaten inzake de controle van de jaarrekening en de interim controle (inclusief SISA, sociaal domein en werkzaamheden voortvloeiend uit jaarlijkse aandachtsgebieden opgelegd vanuit AFM en voortvloeiend uit strengere eisen NV COS). De opdrachtgever verlangt een deugdelijke rapportage over de controlewerkzaamheden. De opdrachtnemer zal, binnen de controlewerkzaamheden, tevens voor de opdrachtgever de natuurlijke adviesfunctie vervullen over alle van belang zijnde zaken welke voortvloeien uit het accountantsonderzoek, alsmede het voeren van overleg met en het geven van een toelichting aan de opdrachtgever. De opdrachtgever gaat er van uit dat deze zaken in alle redelijkheid in de aanbieding zijn ingesloten. _________________________________________________________________________________________________________ Aanbestedingsdocument ”Accountantscontrole, Kenmerk 2020-05” Pagina 15 van 52 Gemeente Loon op Zand 15

De opdrachtgever verwacht van de accountant dat er voldoende aantoonbare kennis en ervaring aanwezig is rondom de specifieke gemeentelijke ontwikkelingen en regelgeving. De opdrachtnemer dient zich aan de wettelijke eisen omtrent de jaarrekening en eventuele aanvullende diensten te houden. 3.3.1. Onafhankelijkheid De opdrachtgever hecht bij advisering en dienstverleningsopdrachten zeer grote waarde aan de onafhankelijkheid, onpartijdigheid en objectiviteit van de dienstverlening door opdrachtnemer. Om deze reden wil de opdrachtgever / contractant bij aanvullende opdrachten, gedurende de looptijd van het contract, per opdracht toetsen of deze de onafhankelijkheid beïnvloedt. 3.4. Inhoudelijke beschrijving van de opdracht 3.4.1.

Controle werkzaamheden De controle moet gebaseerd zijn op de actuele regelgeving. Daarbij moet in het bijzonder worden gedacht aan de Gemeentewet (m.n. art.212 en 213), het actuele Besluit begroting en verantwoording, de Wet Gemeenschappelijke regelingen, de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO), het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten enz., maar ook de geldende gemeentelijke regelingen en verordeningen. Tevens dienen risico´s die de gemeente loopt enerzijds gerelateerd aan de opgemaakte jaarrekening en anderzijds uit hoofde van gewijzigde externe ontwikkelingen die van invloed (kunnen) zijn op de gemeentelijke exploitatie, actief gesignaleerd te worden. De verbijzonderde interne controlewerkzaamheden, zoals deze door de gemeente worden uitgevoerd liggen vast in de Interne Controleplannen. Bij de werkzaamheden dient ook rekening te worden gehouden met benodigde overlegsituaties. Binnen de reguliere controle & rapportage werkzaamheden dient de opdrachtnemer rekening te houden met specifieke wensen van de opdrachtgever. Concreet betekent dit dat de opdrachtnemer jaarlijks bij de jaarrekening of interimcontrole maximaal drie specifieke zaken, aan te geven door de opdrachtgever(per gemeente), betrekt in zijn controle en hierover rapporteert.

3.4.2.

Controleproducten van de opdrachtnemer 

De tussentijdse controlewerkzaamheden en het verslag van bevindingen (managementletter) hieromtrent.

3.4.3.



De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen inzake de jaarrekening.



Aanvullende opdrachten, per geval schriftelijk te verlenen.

Controletoleranties en strekking accountantsverklaring Bij de controle worden de wettelijke minimumeisen ten aanzien van de goedkeurings- en rapporterings toleranties gevolgd. De raad behoudt zich het recht voor om deze toleranties aan te scherpen. Om die reden wordt gevraagd de consequenties inzichtelijk te maken van het aanscherpen van de toleranties.

3.5. De voorwaarden van de accountantscontrole 3.5.1.

Controlefilosofie Als maatstaf voor een stimulerende bijdrage aan de verdere verfijning van het planning en controlinstrumentarium geldt de mate waarin de controle- en advieswerkzaamheden gericht zijn op de verbetering en ontwikkeling van adequaat beheer, dat niet alleen zicht geeft op risicomarges maar deze risico's ook adequaat beheerst.

3.5.2.

De rapportages/ evaluaties en toelichting De accountant dient in de rapportages opbouwend kritisch te zijn naar de organisatie toe. Hij dient de rapportages transparant op te stellen dat wil zeggen dat de bevindingen duidelijk te volgen zijn, in rapportages een consistente gedragslijn is te volgen (ook over de drie gemeenten heen vergelijkbaar) en tekortkomingen en risico’s tijdig te signaleren zijn en hierbij oplossingsgerichte adviezen te verstrekken. In het rapport van bevindingen dienen naast standaardonderwerpen (inleiding, accountantsverklaring, algemene ontwikkelingen, verslaglegging, balans, risico‘s en overige bevindingen) ook onderwerpen op te worden opgenomen betreffende geconstateerde fouten, tekortkomingen, gebreken en onzekerheden. Hiervan dient een foutenpercentage te worden opgenomen in de rapportage. Uit het rapport moet duidelijk blijken dat de accountant de organisatie kent. Tevens dient de accountant positieve ontwikkelingen die in het oog springen in zijn rapportage op te nemen, de rapportages op elkaar af te stemmen en te zorgen voor een zelfde niveau van rapporteren. In de managementletter dient specifiek in gegaan te worden op aspecten welke de bedrijfsvoering raken zoals verbeter - aandachtspunten.

3.5.3.

Adviespotentieel De natuurlijke adviesfunctie houdt in gevraagd en ongevraagd adviseren van het ambtelijk en bestuurlijk management, waarbij de vragen die betrekking hebben op de gevraagde werkzaamheden niet mogen leiden tot meerwerkkosten. Het gaat om alle activiteiten ten behoeve van het management voor zover de relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de opdrachtnemer, zoals de opzet en werking van de administratieve organisatie, (verbijzonderde) interne controle, de doelmatigheid, automatisering en informatievoorziening, subsidiemogelijkheden, fiscale zaken, risico’s en dergelijke. Dat zijn adviezen die: 

een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen;

 een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van bepaalde rapportages;  met betrekking tot ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen van nieuwe procedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie;  voortvloeien uit bevindingen in andere gemeenten;  voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied;  voortvloeien uit informatie van de rijksoverheid c.q. wettelijke bepalingen.

De uitvoering dient op eigen initiatief van de opdrachtnemer, dan wel op verzoek van de gemeentesecretaris, concerncontroller, college en/of raad plaats te vinden. Het betreft adviezen van beperkte omvang. De opdrachtgever houdt de opdrachtnemer op de hoogte van de ontwikkelingen binnen het gemeentelijk apparaat. Bij ontwikkelingen op het gebied van financieel beheer, administratieve organisatie en interne controle wordt van de opdrachtnemer een kritische, actieve meedenkende en ondersteunende rol verwacht. In dit licht moet de opdrachtnemer gezien worden als een ‘sparringpartner’, die ideeën kan en wil leveren over verbetering van instrumenten en daarbij tevens oog heeft voor de organisatorische- en beheersconsequenties. Dit betekent dat de opdrachtnemer een uitgewerkte visie heeft op het ‘wat’ en ‘hoe’ van een moderne gemeentelijke organisatie. 3.5.4.

Samenstelling controleteams Bij samenstelling van het controleteam is deskundigheid inzake de te controleren dienst vereist. Wisselingen in de samenstelling van het controleteam dienen, t.g.v. extra interne belasting / kosten voor de opdrachtgever, zoveel mogelijk te worden beperkt. Ook dient het controleteam voor aanvang van een nieuw controlejaar de aangereikte stukken van voorgaande jaren zo veel als mogelijk te betrekken en gebruiken zodat er geen dubbele (reeds aanwezige/bruikbare) informatie verstrekt hoeft te worden, dit ter voorkoming van extra belasting van zowel opdrachtnemer als opdrachtgever. Binnen het team dient een goede kennisoverdracht plaats te vinden en de rolverdeling moet duidelijk zijn. Het team dat de tussentijdse controle uitvoert dient uit efficiency oogpunt in principe ook de eindcontrole uit te voeren. De opdrachtnemer dient de intentie uit te spreken dat minimaal de verantwoordelijke partner ca / eindverantwoordelijke ca en eerst verantwoordelijke voor de uitvoering van de controle, de eerste drie jaar dezelfde personen blijven. Indien naar het oordeel van de contractant sprake is van onvoldoende gekwalificeerd personeel, is de opdrachtnemer verplicht tot onmiddellijke vervanging over te gaan, met in achtneming van het hiervoor bepaalde en zonder financiële consequenties voor de opdrachtgever.

Hierbij wordt ook verstaan onvoldoende geïnstrueerd personeel. De opdrachtgever verwacht van de opdrachtnemer dat medewerkers in het controleteam vooraf over specifieke informatie van de opdrachtgever beschikken (Contactpersonen, bevindingen van voorafgaande jaren, actuele problemen, gangbare procedures en werkwijzen). De opdrachtnemer dient bij inschrijving de opleiding, ervaring, functie almede de rollen van de samenstelling van het team van deskundigen welke voor de opdrachtgever ingezet zal gaan worden te verstrekken. Minimale vereiste hierbij is dat de partner ca / eindverantwoordelijke ca / eerst verantwoordelijke RA is. De opdrachtnemer is verplicht om in geval van wijziging hierin gedurende de looptijd van het contract de contractant terstond hiervan in kennis te stellen. De contractant heeft het recht om in voorkomende gevallen, mits er duidelijk zwaarwegende en aannemelijk gemaakte redenen voor zijn, van de dienstverlener te verlangen een teamlid door een ander persoon te laten vervangen.

Daarnaast dient er vanuit de opdrachtnemer één contactpersoon te zijn gedurende de looptijd van het contract als aanspreekpunt voor alle opdrachtgevers. 3.5.5.

Contactpotentieel De accountantswerkzaamheden moeten in nauwe samenwerking met de gemeentelijke organisatie worden verricht. Het contactpotentieel geeft de mate aan waarin verwacht mag worden, dat effectief en doelmatig kan worden samengewerkt. Meer concreet gaat het om de vraag in hoeverre de strategische oriëntatie, de besturingsfilosofie en de bedrijfscultuur van het accountantskantoor op die van de opdrachtgever zijn afgestemd.

3.5.6.

Continuïteit De factor continuïteit geeft de zekerheid aan waarmee verwacht mag worden dat de betrokken accountant de gemeentelijke overheid duurzaam als een van zijn primaire markten zal beschouwen. Van belang is hoe lang deze al in de gemeentelijke markt actief is, of in de laatste vijf jaar een actief acquisitiebeleid is gevoerd en welke resultaten daarbij zijn bereikt.

3.5.7.

Communicatie/ coördinatie Interne communicatie (uitwisseling van kennis en ervaring) tussen controlemedewerkers is een noodzakelijke voorwaarde voor het uitvoeren van een efficiënte en effectieve controle. Vereist is een uitstekende coördinatie en afstemming tussen controlemedewerkers onderling en tussen controlemedewerkers en partner ca / eindverantwoordelijke ca. Er dient uitsluitend te worden gewerkt volgens een van tevoren met de contractant afgesproken planning.

3.5.8.

Op te leveren stukken Minimaal 4 weken voorafgaand, aan zowel de interimcontrole als de controle op de jaarrekening, dient een overzicht beschikbaar te zijn t.b.v. de op te leveren stukken. Dit dient een overzicht te zijn dat niet voor allerlei uitleg vatbaar is maar waar de vragen duidelijk en helder zijn zodat bij de controlemomenten hierover geen verschil van mening kan ontstaan. Eventueel kan het overzicht vooraf mondeling of schriftelijk toegelicht worden.

DEEL 3

Beoordelingsleidraad

Uitsluitingsgronden De inschrijver toont aan dat voor hem geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn. De inschrijver doet dit door DEEL 4 – formulier 1 in te vullen. De inschrijver verklaart dat de inschrijving op de onderhavige opdracht niet tot stand is gekomen onder invloed van een overeenkomst, besluit of gedraging in strijd met het Nederlandse of Europese mededingingsrecht.

Verklaringen en bewijzen 1. De aanbestedende dienst kan een inschrijver verzoeken om binnen een redelijke termijn (7 kalenderdagen) bewijsstukken te overleggen van hetgeen verklaard is in het Aanbestedingsdocument. 2. Bewijsmiddelen die ouder zijn dan zes maanden voor de datum van inschrijving worden als niet recent aangemerkt en dus verworpen.

Minimumeisen De minimumeisen zijn: -

de inschrijving is op tijd ingediend

de inschrijving is in de Nederlandse taal gesteld

de inschrijving is volledig

de inschrijving is ingediend overeenkomstig de eisen zoals die zijn gesteld in dit aanbestedingsdocument

het DEEL4, formulier 1, is naar waarheid ingevuld, (rechtsgeldig ondertekend) en bij de inschrijving gevoegd

leidinggevend en verantwoordelijk personeel van de betreffende levering/dienst/werk beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift

De inschrijving is niet manipulatief.

Het niet van toepassing zijn van één of meerdere minimumeisen leidt tot directe uitsluiting van de aanbestedingsprocedure.

4. Geschiktheideisen 4.1

Eisen technische- en beroepsbekwaamheid Technische bekwaamheid De aanbestedende dienst stelt de volgende geschiktheidseisen met betrekking tot technische bekwaamheid: 

Inschrijver dient te beschikken over de kerncompetentie ‘ervaring met het uitvoeren van interim- en jaarrekeningcontroles bij overheidsinstanties conform de voor de opdrachtgever geldende vereisten’. Dit kan aangetoond worden middels twee referenties op dit terrein met een opdrachtwaarde van minimaal € 30.000,- per jaar, waarbij de ervaring met het uitvoeren van de interim- en jaarrekeningcontroles (inclusief SISA en sociaal domein) beiden onderdeel uitmaken van de referentie. De inschrijver dient aan te tonen dat hij beschikt over deze kerncompetenties door het overleggen van twee referenties in de afgelopen vijf jaar.

Door het ondertekenen van het aanbestedingsdocument voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten verklaart inschrijver dat hieraan wordt voldaan. Op eerste verzoek van de gemeente verstrekt de inschrijver binnen vijf kalenderdagen na dat verzoek voor elk van de opgegeven referenties conform bijlage 5 een bewijs. Inschrijver dient voor de opgegeven kerncompetenties een tevredenheidsverklaring te overleggen met daarin: 

Omschrijving van de opdracht



De naam van de opdrachtgever met vermelding van een contactpersoon



De opdrachtwaarde



De periode van uitvoering van de opdracht (ingangsdatum en looptijd)



Tevredenheidsverklaring van de opdrachtgever

Indien een inschrijver niet of onvoldoende kan bewijzen dat hij over de bovenstaande kerncompetentie beschikt, zal de inschrijving worden uitgesloten van de aanbestedingsprocedure. Voor het specificeren van deze gegevens dient de inschrijver hiervoor gebruik te maken van Formulier 2 uit DEEL 4. Op dit formulier is ruimte voor één referentie. Het formulier dient dus minimaal twee maal ingevuld te worden. De opdrachtgevers behouden zich het recht voor informatie in te winnen bij opdrachtgevers vermeld op de referentielijst. In geval van inschrijving in combinatie dient minimaal één combinant te beschikken over de gevraagde bewijsstukken. In het voorkomende geval dat een inschrijver zich beroept op de technische bekwaamheid van andere natuurlijke of rechtspersonen verstrekt hij op eerste verzoek van de aanbestedende dienst binnen vijf kalenderdagen na dat verzoek een bewijsmiddel waarmee hij aantoont dat hij daadwerkelijk en onherroepelijk kan beschikken over deze natuurlijke of rechtspersonen voor de uitvoering van deze opdracht. Wanneer een inschrijver zich beroept op de technische bekwaamheid van andere natuurlijke

of rechtspersonen dient hij bij de uitvoering ook daadwerkelijk gebruik te maken van deze natuurlijke of rechtspersonen. Beroepsbekwaamheid De aanbestedende dienst stelt de volgende geschiktheidseisen met betrekking tot beroepsbekwaamheid: 

Het verrichten van de dienst is voorbehouden aan de beroepsgroep der Registeraccountants (als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2, Burgerlijk Wetboek). De aard en omvang van de werkzaamheden bepaalt de accountant op basis van de Gedrag- en Beroepsregels (deugdelijke grondslag).



De Inschrijver moet volgens de eisen die gelden in het land waar hij is gevestigd ingeschreven zijn in het beroepenregister of handelsregister en dient dit aan te tonen door een kopie van een actueel uittreksel uit het handelsregister bij de Kamer van Koophandel of gelijkwaardig bij de inschrijving te voegen. Uit het uittreksel uit het handelsregister moet duidelijk de wettelijke tekenbevoegdheid van personen blijken. Het uittreksel mag niet eerder gedateerd zijn dan 6 maanden voor de aanbestedingsdatum.

Indien de ondertekening geschiedt door een ander dan die is vermeld in het register dient tevens (een kopie van) de daartoe vereiste volmacht bij de inschrijving te worden gevoegd. 5. Gunningcriteria De inschrijvingen worden beoordeeld op basis van het gunningscriterium Beste Prijs Kwaliteit Verhouding (BPKV). Hierbij wordt de kwaliteit afgezet tegenover de prijs. We hanteren hiervoor de methode Gunnen Op Waarde. 

In deze methode worden aan de kwaliteit(sub)criteria, zoals beschreven in het Programma van Eisen fictieve kortingen gekoppeld



De ingediende inschrijvingen worden door de beoordelaars beoordeeld; zij kennen punten toe aan de (sub)criteria



De toegekende punten worden omgezet naar fictieve kortingen



Alle fictieve kortingen worden opgeteld en afgetrokken van de inschrijfprijs



Aldus ontstaat per inschrijver een evaluatieprijs



De laagste evaluatieprijs is de winnaar

In deze aanbestedingsprocedure gaan wij uit van 80% voor kwaliteit en 20% voor prijs1. De opdrachtsom is door ons geraamd op € 150.000,- exclusief BTW (€ 50.000 per jaar). Let wel, aan deze raming kunt u geen rechten ontlenen.

1 Het betreft hierbij de percentages op basis van de door ons gebruikte raming om te komen tot het berekenen

van de fictieve kortingen. _________________________________________________________________________________________________________ Aanbestedingsdocument ”Accountantscontrole, Kenmerk 2020-05” Pagina 22 van 52 Gemeente Loon op Zand 22

Om de kwaliteit van de inschrijvingen te bepalen wordt de inschrijvers gevraagd om een aantal stukken te vervaardigen, die zullen worden beoordeeld volgens een later in dit aanbestedingsdocument toegelichte procedure. Op hoofdlijnen bestaan de door de inschrijvers voor deze aanbesteding te vervaardigen stukken uit: 

Plan van aanpak totale kwaliteit van dienstverlening o Controlefilosofie en –aanpak o Visie op de natuurlijke adviesfunctie o Flexibiliteit o Besparingspotentieel o Weergave van het contractpotentieel



Presentatie

Beschrijving criteria: 

Controlefilosofie en –aanpak De inschrijvende partij wordt gevraagd om de controlefilosofie en –aanpak weer te geven. U maakt bij uw controleaanpak gebruik van moderne digitale data-analysemethoden en u hanteert een goede balans tussen gegevensgerichte versus systeemgerichte controles. Beantwoordt u de onderstaande vragen (in maximaal 2.000 woorden = 4 A4’s): -

Omschrijf uw algemene visie en filosofie en geef in het bijzonder aan wat uw meerwaarde is ten opzichte van andere organisaties

Geef uw visie op de controle op rechtmatigheid waarbij u onderscheid maakt tussen de huidige situatie en vanaf het moment van de rechtmatigheidsverantwoording

Uw verwachtingen met betrekking tot interne controles en de administratieve organisatie, geef aan welke druk dit legt bij de ambtelijke organisatie en wat u verwacht ten aanzien van de aan te leveren stukken.

Hoe is kennisborging over de gemeente specifieke aspecten in het controleteam geregeld?

Geef aan hoe u de gemeente vooraf (tijdig) van informatie voorziet over de aan te leveren gegevens tijdens interim controle en jaarrekening controle.

Geef aan hoe u de gemeente kunt bijstaan om voor het verslagjaar 2021 tot een rechtmatigheidsverantwoording te komen, welke rol u hierin zou willen vervullen, wat de gemeente vooral zelf moet doen en hoe u een en ander in de tijd zou uitzetten.



Visie op natuurlijke adviesfunctie

Inschrijvers worden gevraagd aan te tonen dat zij in staat zijn om gestalte te geven aan de natuurlijke adviesfunctie, zoals de opdrachtgever die blijkens het Programma van Eisen verlangt. Hiervoor vragen wij de inschrijver zijn visie op de natuurlijke adviesfunctie aan te geven per doelgroep van de gemeentelijke organisatie. Beantwoordt u de onderstaande vragen (in maximaal 500 woorden = 1 A4): -

Hoe ziet u uw adviesfunctie met betrekking tot de laatste actuele ontwikkelingen?

Kunt u beschrijvend aangeven waaruit uw evaluatie en rapportage bestaat, waarin wijzigingen van verslaggeving worden aangegeven?

Kunt u beschrijvend aangeven hoe u omgaat met het gevraagd en ongevraagd advies geven met betrekking tot de ambtelijke organisatie?

Kunt u aangeven welke communicatie er plaats dient te vinden vanuit een natuurlijke adviesfunctie en hoe u dat toepast?



Flexibiliteit

Wij vragen u aan te geven op welke wijze omgegaan wordt met afspraken omtrent de planning van de voor de opdrachtgever uit te voeren werkzaamheden. Beantwoordt u de onderstaande vragen (in maximaal 500 woorden = 1 A4): -

Kunt u ingaan op de wijze waarop de planning wordt vormgegeven, de wijze van overleg over de planning en eventuele noodzakelijke bijstelling als gevolg van interne ontwikkelingen binnen gemeenten, alsmede de mogelijkheden die het accountantskantoor heeft om flexibel in te kunnen spelen op zich wijzigende omstandigheden.

Geef een omschrijving hoe om te gaan met mogelijke stagnatie van controlewerkzaamheden. Hierbij speelt het geen rol wie de veroorzaker is van de stagnatie.

Geef aan wat de doorlooptijd voor de jaarrekening en de interimcontrole volgens u dient te zijn.

Geef aan hoe de samenstelling van uw team er uit ziet.



Besparingspotentieel

Inschrijvers wordt gevraagd aan de hand van werkafspraken aan te geven welke besparingsmogelijkheden er voor de gemeente zijn. Beantwoordt u de onderstaande vraag: -

Geef aan welk besparingspotentieel mogelijk is voor de gemeenten. Geef per potentiële besparing middels de SMART-methodiek aan welke financiële consequenties dit binnen het contract heeft.



Contactpotentieel De accountantswerkzaamheden dienen in nauwe samenwerking met de betrokken medewerkers van de opdrachtgever te worden verricht. Deze samenwerking is er ook tussen de accountant en het MT, gemeentebestuur, het Auditcomité en griffier. Het contactpotentieel geeft de mate aan waarin verwacht mag worden, dat effectief en doelmatig kan worden samengewerkt. Daarnaast is het van belang dat uw rapporten van bevindingen en managementletters van een kwalitatief hoog niveau zijn en gericht zijn op de doelgroepen als raad, college en ambtelijke organisatie. Geef aan hoe uw visie is met betrekking tot de communicatie gedurende het gehele controleproces. Beantwoordt u de onderstaande vragen (in maximaal 500 woorden = 1 A4’s):  Geef een beschrijving van de wijze waarop u aan de verschillende samenwerkingen vorm zult geven.  Omschrijf, op basis van eerder voorgestelde werkwijze, het aantal fysieke contactmomenten, het aantal digitale contactmomenten en het aantal uren dat u daadwerkelijk bij de klant aanwezig zult zijn.  Geef aan hoe de wijze van samenwerking ingezet zal worden om de controlerende rol van de raad te ondersteunen.  Beschikt uw organisatie over een standaard communicatieprotocol en hoe ziet deze er uit?

 Geef aan hoe u communiceert met zowel de leden van de gemeenteraad als met de uitvoerende medewerkers op de diverse afdelingen van de organisatie. 

Presentatie Na de beoordeling van de subcriteria uit het plan van aanpak worden de inschrijvers, op 18 januari 2021, in de gelegenheid een presentatie te geven voor de leden van de beoordelingscommissie over de inhoud van de ingediende inschrijving. Het tijdstip van de presentatie wordt de inschrijver tijdig meegedeeld. U dient er van uit te gaan dat deze presentatie digitaal plaatsvindt. Voor de presentatie is 50 minuten gereserveerd, opgebouwd als volgt:

5 minuten voor een korte introductie

30 minuten voor de toelichting over de subcriteria uit het plan van aanpak inclusief hoe u omgaat met IT in relatie tot de opdracht

15 minuten voor vragen van de beoordelingscommissie.

De presentatie dient in ieder geval te worden verzorgd door de directeur/ partner én de eerst verantwoordelijke medewerker die de werkzaamheden binnen de opdrachtgever zal leiden. Het is toegestaan voor overige medewerkers van het controleteam om de presentatie bij te wonen. In de onderstaande tabel staan de kwaliteits(sub)criteria en de maximale fictieve waarde die de criteria voor ons vertegenwoordigen. De criteria zijn inhoudelijk reeds in dit hoofdstuk toegelicht. Criterium

Subcriterium

Plan van aanpak

 Controlefilosofie en –aanpak

€ 36.000

 Visie op de natuurlijke adviesfunctie

€ 18.000

 Flexibiliteit

€ 12.000

 Besparingspotentieel

€ 6.000

 Weergave van het contractpotentieel

€ 12.000

Presentatie

Maximale fictieve korting

€ 36.000

De “kwaliteit” van de inschrijving zal op basis van de navolgende tabel worden beoordeeld, per beoordelaar. Kwalificatie

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=LoonOpZand&id=353da61c-8a08-4335-a62b-d374d9a2e188