07-07-2022 Bijlage 2. Accountantsverslag 2021 Gemeente Loon op Zand.pdf

Opvolging Qconcepts We hebben de controle van de Europese aanbestedingen afgerond. Hierbij hebben wij geconstateerd dat wederom sprake is van aanbestedingsonrechtmatigheden, echter dat deze in omvang lager zijn dan de bevindingen in 2020. Dit is deels te verklaren door de stappen die de organisatie al in dit kader heeft gezet, bijvoorbeeld door de invoering van het inhuurloket.

14/06/2022

31 Accountantsverslag 2021 Gemeente Loon op Zand

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening

Status bevindingen / aanbevelingen rapportages voorgaande jaren Aspect

Bevinding en opvolging

Aspect

Bevinding en opvolging

Vervolg

Opvolging Qconcepts Wij hebben geconstateerd dat u de prestatieleveringen betrekt in uw interne controle. De werkzaamheden worden zichtbaar vastgelegd. Middels deze werkzaamheden heeft u de geconstateerde onzekerheden ten aanzien van de WMO-bestedingen teniet gedaan. De bevinding is hiermee opgevolgd.

Verantwoordingstermijn Regio Hart van Brabant

Ondersteuningsplannen

Bevinding/aanbeveling ML 2020 Hoewel wij een verbetering zien ten opzichte van voorgaand jaar, constateren wij dat ondersteuningsplannen nog niet in alle gevallen zijn ondertekend door de zorgbehoevende. In voorkomende gevallen hebben wij vastgesteld dat de beschikking overeenkomstig het ondersteuningsplan is verstrekt, echter is door het uitblijven van ondertekening geen formele aanvraag ingediend. De beleidsregels bepalen dat, indien er geen separate schriftelijke aanvraag is ingediend, een ondersteuningsplan ondertekend dient te zijn wil dit als een zorgaanvraag fungeren. Wij adviseren om in lijn met de gemeentelijke beleidsregels ondersteuningsplannen te allen tijde door de zorgbehoevende te laten ondertekenen.

Bevinding/aanbeveling ML 2020 De uitvoering van de Jeugdzorg is door gemeente Loon op Zand gedelegeerd aan de gemeenschappelijke regeling Regio Hart van Brabant. Deze gemeenschappelijke regeling is ingericht volgens het delegatiemodel en kent daarmee haar eigen verantwoordingsplicht op het gebied van getrouwheid en rechtmatigheid. Voor de gemeentelijke verantwoording is de hoogste van de gemeentelijke bijdrage aan de gemeenschappelijke regeling van belang. Om deze hoogte betrouwbaar te kunnen vaststellen wordt gebruik gemaakt van de door de accountant van de gemeenschappelijke regeling gecontroleerde jaarrekening. Aandachtspunt is dat de verantwoordingstermijn die Regio Hart van Brabant hanteert niet past binnen de gemeentelijke planning & control cyclus. Aangevuld met het feit dat de deelnemende gemeenten afgelopen jaar geconfronteerd zijn met een nagekomen afrekening over het boekjaar, adviseren wij om tezamen met de andere deelnemende gemeenten aan te sturen op een tijdige aanlevering van financiële gegevens vanuit de gemeenschappelijke regeling. Zodoende kan in het gemeentelijke jaarrekeningtraject betrouwbare financiële verantwoording op dit onderdeel tijdig vormgegeven worden.

Ontwikkelingen voor uw organisatie

Bijlagen Materialiteit Communicatie Opvolging bevindingen

Opvolging Qconcepts Wij hebben tijdens de interim-controle 2021 reeds vastgesteld dat de ondersteuningsplannen, welke onderdeel uitmaken van onze steekproef, zijn ondertekend door de klant. Daarmee is deze bevinding opgevolgd.

14/06/2022

32 Accountantsverslag 2021 Gemeente Loon op Zand

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening

Status bevindingen / aanbevelingen rapportages voorgaande jaren Aspect

Bevinding en opvolging

Aspect

Bevinding en opvolging

Vervolg

Opvolging Qconcepts De situatie is ongewijzigd. Gemeente Loon op Zand heeft voor de jaarrekening op basis van de laatste prognose een inschatting gemaakt van de standen en stromen met betrekking tot de Jeugd-verantwoording 2021 en deze overeenkomstig verwerkt in de jaarrekening. Aangezien wij nog niet kennis hebben kunnen nemen van de werkzaamheden van de accountant van Regio Hart van Brabant, hebben wij nog geen inschatting kunnen maken van de potentiële onrechtmatigheden ten aanzien van de Jeugd-bestedingen over 2021.

Verplichtingenadministratie

Bevinding/aanbeveling ML 2020 Gemeente Loon op Zand werkt verplichtingenadministratie.

Ontwikkelingen voor uw organisatie

Bijlagen

Opvolging bevindingen

Afwezigheid liquiditeitenplanning

Bevinding/aanbeveling ML 2020 Gemeente Loon op Zand stelt liquiditeitenplanning op.

geen

formele

Opvolging Qconcepts Wij hebben van u vernomen dat u geen gedetailleerde liquiditeitsprognose heeft, maar dat u op hoofdlijnen op de liquiditeitspositie stuurt. Wekelijks wordt de liquiditeitspositie bekeken en kijkt u vooruit naar de te verwachten inkomsten en uitgaven. Tevens wordt regelmatig contact onderhouden met financiële instellingen om voldoende zicht te houden op de ontwikkelingen op de kapitaalmarkt.

14/06/2022

met

een

Opvolging Qconcepts Wij hebben van u vernomen dat de verplichtingenadministratie onderhanden is. Recentelijk heeft een pilot plaatsgevonden en de verwachting is dat de verplichtingenadministratie volgend jaar geïmplementeerd wordt. Door de verplichtingenadministratie zal ook het proces van prestatieleveringen verbeterd worden.

Materialiteit Communicatie

niet

Mandatering medewerkers SA

Bevinding/aanbeveling ML 2020 Bij sommige medewerkers is bij indiensttreding een akte van aanstelling opgemaakt, welke is ondertekend door een medewerker P&O in plaats van een (door de gemeentesecretaris of afdelingshoofd) getekende arbeidsovereenkomst.

Opvolging Qconcepts Als gevolg van de Wnra beschikken alle medewerkers nu over een arbeidsovereenkomst welke is getekend door de gemeentesecretaris of een afdelingshoofd. Dit hebben wij ook tijdens de interim-controle 2021 reeds vastgesteld.

33 Accountantsverslag 2021 Gemeente Loon op Zand

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening

Status bevindingen / aanbevelingen rapportages voorgaande jaren Aspect

Bevinding en opvolging

Aspect

Bevinding en opvolging

IT contractmanagement

Bevinding/aanbeveling ML 2020 Uw vorige accountant heeft een bevinding in de management letter 2020 opgenomen inzake IT contractmanagement. U heeft ons aangegeven dat deze bevinding betrekking heeft op de afhankelijkheid van gemeente Loon op Zand inzake Equalit.

Vervolg

Wij bevelen u aan om: - Een organisatiebrede frauderisicoanalyse op te stellen; - Bij het opstellen van de diverse P&C-documenten zichtbaar te refereren aan deze frauderisico-analyse; - De in de frauderisicoanalyse te beschrijven (interne) beheersingsmaatregelen ‘verbijzonderd’ te toetsen; - Monitoren dat waarborgen getroffen zijn / werkzaamheden zijn uitgevoerd waardoor de geïdentificeerde frauderisico’s allen tot een aanvaardbaar laag niveau zijn teruggebracht.

Ontwikkelingen voor uw organisatie

Opvolging Qconcepts Ter opvolging van deze bevinding heeft u een onderzoek verricht inzake de IT dienstverlening. Uit het 1ste deel van de rapportage blijkt dat o.a. sprake is van achterstallig onderhoud. In het 2de deel van het onderzoek zal de SOLL positie in kaart worden gebracht en de route ernaartoe. Wij ontvangen graag de uitkomsten en rapportage zodra ook het 2de deel van het onderzoek heeft plaatsgevonden.

Bijlagen Materialiteit Communicatie Opvolging bevindingen Fraude risicoanalyse

14/06/2022

Bevinding ML 2021 Wij hebben geconstateerd u geen frauderisicoanalyse heeft opgesteld. Wel wordt per werkprogramma / proces van de VIC een separate risicoanalyse opgenomen, echter gaat deze verder dan enkel frauderisico’s. Het opstellen van een frauderisicoanalyse is belangrijk met het oog op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording.

Opvolging De bevinding is ten tijde van de jaareindecontrole nog niet opgevolgd. Inkopen en betalingen

Bevinding ML 2021 Tijdens de interim-controle hebben wij ten aanzien van het proces inkopen en betalingen de volgende 2 bevindingen geconstateerd: 1) Na uitvoering van de steekproef is geconstateerd dat van enkele geselecteerde inkopen geen bewijs van de prestatielevering voorhanden is, dan wel dat dit bewijs onvoldoende geschikt is als prestatieverklaring. 2) Na uitvoering van de steekproef is geconstateerd dat een medewerker financiën een inkoopfactuur in K2F heeft geautoriseerd in plaats van de budgethouder. Uw ambtelijke organisatie was in de veronderstelling dat dit technisch onmogelijk was.

34 Accountantsverslag 2021 Gemeente Loon op Zand

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Ontwikkelingen voor uw organisatie

Bijlagen Materialiteit Communicatie Opvolging bevindingen

Status bevindingen / aanbevelingen rapportages voorgaande jaren Aspect

Bevinding en opvolging

Aspect

Bevinding en opvolging

Vervolg

1) Teneinde te kunnen steunen op de werkzaamheden van de VIC-functie bevelen wij aan om het beleid rondom de documentatie van prestatieleveringen aan te scherpen. Wij adviseren om in dit kader ook kennis te nemen van de BADO-notitie ‘Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheden.’ 2) Naar aanleiding van de bevinding gaat uw VICmedewerker een (data-) analyse uitvoeren waarna integraal kan worden geconcludeerd of deze ongewenste functievermenging in 2021 meerdere keren heeft plaatsgevonden dan wel of eventueel andere onjuiste autorisaties van inkoopfacturen hebben plaatsgevonden. Afhankelijk van de uitkomsten van deze analyse bepalen wij of wij kunnen steunen op de beheersingsmaatregelen binnen het inkoopproces.

Belastingen

Bevinding ML 2021 Wij hebben geconstateerd dat de VIC-werkzaamheden ten aanzien van het belastingproces bestaan uit het uitvoeren van een lijncontrole en een controle (steekproef) of de juiste tarieven in GISVG zijn ingevoerd in overeenstemming met de geldende verordening. Wij bevelen aan om naast de reeds uitgevoerde werkzaamheden ook werkzaamheden uit te voeren ten aanzien van de aansluiting van de WOZwaarden in de aanslag met de taxatiewaarde in GISVG (steekproef). In overleg met uw VIC-medewerker zijn de voorgestelde werkzaamheden reeds tijdens de interimcontrole 2021 opgepakt en uitgevoerd. Wij verzoeken u deze werkzaamheden ook in het werkprogramma van volgende jaren te implementeren.

Opvolging 1) Wij zullen u bij de interim-controle 2022 informeren over de voortgang van deze aanbeveling 2) De geplande data-analyse is uitgevoerd. Hieruit komen geen bevindingen naar voren. Wij bevelen aan om deze data-analyse te integreren als vast onderdeel van uw VIC-werkzaamheden.

14/06/2022

Opvolging Wij zullen deze aanbeveling meenemen bespreking van de geplande controlewerkzaamheden.

in de interne

35 Accountantsverslag 2021 Gemeente Loon op Zand

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening

Status bevindingen / aanbevelingen rapportages voorgaande jaren Aspect

Bevinding en opvolging

Aspect

Bevinding en opvolging

Leges

Bevinding ML 2021 Wij bevelen u aan om procesbeschrijvingen secretarieleges en leges omgevingsvergunningen op te stellen en te formaliseren. Daarnaast bevelen wij u aan om een zichtbare controle uit te voeren (en te documenteren) door een andere medewerker dan de medewerker welke de nieuwe tarieven in overeenstemming met de geldende verordening heeft ingevoerd (zowel ten aanzien van tarieven secretarieleges als leges omgevingsvergunningen).

Vervolg

Opvolging De werkzaamheden zijn uitgebreid, zoals hierboven weergegeven. Ook zijn deze werkzaamheden vanaf heden geïntegreerd in het werkprogramma van de VIC.

IC aanmelding eigen bijdrage CAK

Bevinding ML 2021 Wij adviseren u om in het interne controleplan WMO tevens de controle op de volledigheid van de aanmeldingen aan het CAK op te nemen. Deze controle kan uitgevoerd worden door vast te stellen dat bij de cliënten welke vallen in de steekproef ook daadwerkelijk zijn aangemeld bij het CAK.

Ontwikkelingen voor uw organisatie

Bijlagen Materialiteit

Opvolging Wij zullen tijdens de interim-controle 2022 de opvolging van deze aanbeveling toetsen. Ten aanzien van de verantwoorde leges hebben wij ten behoeve van de jaarrekening 2021 voldoende gegevensgerichte werkzaamheden uitgevoerd.

Communicatie Opvolging bevindingen

Lonen en salarissen

14/06/2022

Bevinding ML 2021 Wij hebben geconstateerd dat de steekproef van de VIC inzake salarismutaties (indienst-, uitdiensten salarismutaties) bestaat uit 15 te controleren salarismutaties over heel 2021. Dit aantal komt niet overeen met onze controlemethodologie. Om op de VICwerkzaamheden te kunnen steunen dienen in totaal 30 salarismutaties gecontroleerd te worden over het hele boekjaar.

Opvolging Wij zullen tijdens de interim-controle 2022 de opvolging van deze aanbeveling toetsen. Ten aanzien van de verantwoorde eigen bijdragen van het CAK hebben wij ten behoeve van de jaarrekening 2021 voldoende gegevensgerichte werkzaamheden uitgevoerd.

36

Qconcepts Reitscheweg 45 5232 BX ‘s-Hertogenbosch t +31 (0)73 - 61 32 510 e info@qconcepts.nl i qconcepts.nl

14/06/2022