RAAD_6. Toekomstplan en begroting 2027-2030 inclusief nieuwe gemeenten
Tekst van het document
Toekomstplan 2027-2030 en begroting
Toekomstplan en begroting inclusief nieuwe gemeenten 2025-2028
Toekomstplan en begroting 2027-2030 Tribuut belastingcentrum incl. nieuwe gemeenten
1
Inhoud Voorwoord.................................................................................................................................................................. 3 1.
Inleiding......................................................................................................................................................... 4 1.1
Missie, visie en kernwaarden ................................................................................................................... 4
1.2
Financiële uitgangspunten en kaders ...................................................................................................... 5
1.3
Overige ontwikkelingen ............................................................................................................................ 8
2.
Programmabegroting 2027 ........................................................................................................................... 9 2.1
Waardebepaling ....................................................................................................................................... 9
2.2
Gegevensbeheer WOZ .......................................................................................................................... 11
2.3
Heffen ..................................................................................................................................................... 12
2.4
Invordering en kwijtschelding ................................................................................................................. 14
2.5
Frontoffice (beantwoording vragen) ....................................................................................................... 16
2.6
Samenvatting programmaonderdelen .................................................................................................... 17
3.
Bedrijfsvoering ............................................................................................................................................ 18 3.2
Weerstandsvermogen en risicobeheersing ............................................................................................ 20
3.3
Risico’s ................................................................................................................................................... 21
3.4
Financiële kengetallen ............................................................................................................................ 25
3.5
Overhead ................................................................................................................................................ 26
3.6
Financiering ............................................................................................................................................ 26
4.
Financiële begroting ................................................................................................................................... 28 4.1
Financiële begroting ............................................................................................................................... 28
4.2
Toelichting op de opgenomen wijzigingen ............................................................................................. 28
4.3
Kostenverdeling per gemeente .............................................................................................................. 30
4.4
Balans ..................................................................................................................................................... 31
Bijlage 1: lasten per taakveld 2027 .......................................................................................................................... 32
Toekomstplan en begroting 2027-2030 Tribuut belastingcentrum incl. nieuwe gemeenten
2
Voorwoord Tribuut is volop in voorbereiding om de deelname van twee Achterhoekse gemeenten Aalten en Oude IJsselstreek per 1 januari 2027 mogelijk te maken. Hoewel zowel de colleges als de raden van beide gemeenten een positieve uitspraak hebben gedaan op deelname aan de GR Tribuut, is definitieve deelname pas laat dit jaar zeker. Daarom maken we twee begrotingen voor 2027-2030. Voor u ligt de versie met inclusief de twee nieuwe gemeenten. De reguliere begroting wordt gelijktijdig met dit document aangeboden aan het bestuur. Ruim voor en na de beoogde samenvoeging van beide gemeenten aan de GR Tribuut, moet er veel werk verzet worden. Data en dossiers moeten worden samengevoegd en processen moeten worden ingericht. Datacontroles op kwaliteit zijn veelal noodzakelijk. De ervaring leert dat het na samenvoeging nog 2 à 3 jaar vergt voordat het niveau van data en informatie op het gewenste niveau is. Omdat bereikbaarheid en klantgerichtheid hoge prioriteit hebben, denken we inwoners van de nieuwe gemeenten goed te kunnen bedienen. Een goede communicatie in samenwerking met de gemeenten Aalten en Oude IJsselstreek is daarbij cruciaal. Tribuut heeft in de begroting van 2026 op uitdrukkelijk verzoek van de deelnemende gemeenten besparingen gezocht om een bijdrage te leveren aan de financiële uitdagingen waar de gemeenten voor staan de komende jaren.
Met de kennis van nu durven we al te melden dat we die bezuinigingen reëel en haalbaar achten. Sterker nog, we denken door de verdere daling van de proceskosten een nog grotere besparing door te kunnen voeren. Als we dat doorrekenen kunnen we op basis van de begroting, die we voor 2026 hebben aangeleverd, een verdere besparing van ca. € 300.000,- doorvoeren. De oorzaak ligt in zowel lagere aantallen bezwaren en beroepen, als lagere uit te betalen proceskosten per bezwaar of beroep. De deelname van twee nieuwe gemeenten aan de GR zullen vooral de vaste kosten verminderen voor de deelnemende gemeenten. Dit voordeel is ook opgenomen in de begroting. Het zal een uitdaging zijn om die in het eerste jaar al te effectief te maken. Het speerpunt voor 2027 zal zijn om geautomatiseerde werkstromen verder te ontwikkelen. Niet alleen intern, maar ook gegevensuitwisseling met de deelnemende gemeenten willen we meer automatiseren. Dat geeft, door minder handwerk, minder kans op fouten en draagt zelfs bij een risicobeperking van fraude. Dat zijn wel processen waar we de medewerking van onze leveranciers voor nodig hebben. Het helpt ook de gemeenten beter en sneller (liefst realtime) te informeren. Tribuut zal zich verder ontwikkelen in het beveiligen van informatie. Een nadrukkelijk aandachtspunt.
In 2026 hebben we een plan van aanpak opgesteld waarvan we de belangrijkste aspecten al voor 2027 hebben gerealiseerd. Er blijft echter continu aandacht voor nodig. Daarvoor zullen we ons personeel trainen en praktische maatregelen nemen. De afspraken met onze leveranciers zullen we kritisch volgen. Ik kan daarbij afsluiten met onze kernwaarden die we in 2026 opnieuw hebben vastgesteld: SAMEN werken we aan een KLANTGERICHTE organisatie met een hoge KWALITEIT! Bert Groot Wesseldijk Directeur
Toekomstplan en begroting 2027-2030 Tribuut belastingcentrum incl. nieuwe gemeenten
3
1.
Inleiding
Voor u ligt de toekomstplan en begroting 2027-2030 van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Tribuut belastingcentrum. Tribuut voert de belastingtaak uit voor de gemeenten Apeldoorn, Brummen, Epe, Lochem, Voorst en Zutphen. Met ingang van 01-01-2027 krijgt Tribuut er twee gemeenten bij. Zowel de gemeente Aalten als Oude IJsselstreek treden toe tot de GR. Tribuut is een bedrijfsvoeringsorganisatie met een enkelvoudig bestuur. Dat betekent dat de afzonderlijke gemeenten autonoom zijn in het opmaken van beleid voor lokale belastingen en dat Tribuut daar op efficiënte wijze uitvoering aan geeft. Het bestuur van de reeds bestaande deelnemers van Tribuut heeft in januari 2026 een kadernota besproken en vastgesteld. In deze kadernota zijn de begrotingsuitgangspunten en de maatstaven die de kostenverdeling naar de gemeenten bepalen, vastgesteld. Deze maatstaven staan aan de basis van dit ontwerp voor wat betreft financiën.
1.1
Missie, visie en kernwaarden
Missie Professioneel Wij bieden een complete en betrouwbare dienstverlening aan op het gebied van WOZ, heffen en innen van lokale belastingen. We spelen flexibel in op de wensen van gemeenten en zorgen voor een efficiënte en zorgvuldige uitvoering. Daarbij zijn we kostenbewust en voeren we de belangrijke processen waar mogelijk in eigen beheer uit. Toegevoegde waarde Wij adviseren gemeenten actief bij nieuwe ontwikkelingen. Zo maken ze gebruik van onze kennis en ervaring. Door het uitwisselen van relevante gegevens, persoonlijk contact met inwoners en transparantie in ons werk, leveren we aantoonbare meerwaarde en realiseren we hoge tevredenheid. Medewerkers maken Tribuut Onze medewerkers voelen zich verantwoordelijk voor de kwaliteit van hun werk. Ze zijn goed geïnformeerd en blijven zich ontwikkelen. Samen werken we aan het realiseren van vernieuwingen die bijdragen aan kwaliteit, klantgerichtheid en kostenbesparing. Visie Kwaliteit Tribuut belastingcentrum is de betrouwbare uitvoeringsorganisatie voor WOZ, heffen en innen. Door samen te werken zorgen we voor continuïteit, hoge kwaliteit en een scherpe prijs. Om ons werk goed te kunnen blijven doen, investeren we actief in onze medewerkers en in automatisering. We staan open voor nieuwe taken en uitbreiding van gemeenten. Klantgericht Bij Tribuut vinden we klantgericht werken heel vanzelfsprekend.
We zijn goed bereikbaar, communiceren helder en zoeken persoonlijk contact. Ons motto is: “Goed geholpen, snel geregeld”. Daarmee willen we het vertrouwen van onze inwoners en ondernemers versterken. Samen Onze medewerkers voelen zich verbonden met Tribuut. Ze werken zelfstandig en nemen verantwoordelijkheid. Een goede balans tussen werk en privé staat centraal. Medewerkers waarderen Tribuut meer dan gemiddeld en daardoor zijn we een aantrekkelijke werkgever voor nieuwe medewerkers.
Toekomstplan en begroting 2027-2030 Tribuut belastingcentrum incl. nieuwe gemeenten
4
Kernwaarden
1.2
Financiële uitgangspunten en kaders
De budgetten voor structurele en incidentele kosten in de begroting 2027 worden geïndexeerd op basis van de prijsontwikkeling 2025, die in de septembercirculaire 2025 van de overheid is aangegeven: • • •
Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers: Prijs overheidsconsumptie, netto materieel: Prijs bruto binnenlands product (PIOFACH):
5,10%; 2,50%; 2,20%.
Voor de begroting over 2026 is de index geraamd zoals hierboven aangegeven. Deze index wordt toegepast op de werkelijke kosten in de jaarrekening van 2025. Voor het meerjarenperspectief worden de indexen uit dezelfde septembercirculaire toegepast.
Toekomstplan en begroting 2027-2030 Tribuut belastingcentrum incl. nieuwe gemeenten
5
Actualisatie maatstaven Deze begroting is opgesteld volgens de kostenverdeelsystematiek zoals die is vastgesteld door het bestuur van Tribuut in januari 2020. In deze methodiek worden, per activiteit en per cluster, de kosten vastgesteld. Deze worden op basis van verschillende verdeelsleutels over de deelnemers verdeeld. Verdeelsleutel # Woning # Niet Woningen Proceskosten-vergoeding #WOZ bezwaren # Aanslagregels totaal # Inlezen/verwerken # Stuf-Vordering # Controle grondslagen # Biljetten # Heffen bezwaren # KWS verzoeken Dwanginvordering # Klantcontacten
Aalten
Apeldoorn 12.363 1.585 € 10.517 375 41.653 12.983 3.784 250 16.035 29 140 € 27.767 1.922
Brummen 80.660 7.489 € 138.841 1.901 355.140 79.433 8.806 10.130 101.181 528 2.404 € 443.857 14.477
Epe
10.434 903 € 14.625 283 63.054 30.219 0 172 21.704 124 210 € 40.958 2.445
Toekomstplan en begroting 2027-2030 Tribuut belastingcentrum incl. nieuwe gemeenten
Lochem 16.032 2.030 € 21.732 437 87.126 32.572 1.833 1.051 20.417 132 253 € 68.447 3.047
16.793 2.291 € 17.222 423 87.833 47.069 2.457 1.303 22.801 102 251 € 68.326 3.805
6
Oude IJsselstreek Voorst Zutphen Totaal 17.598 11.027 24.747 189.654 2.047 1.715 2.225 20.285 € 9.192 € 24.834 € 49.310 € 286.273 695 259 566 4.939 78.364 49.362 112.999 875.531 16.150 21.393 25.167 264.986 214 1.428 8.157 26.679 541 304 204 13.955 20.648 14.497 32.830 250.113 16 73 617 1.621 974 157 690 5.079 € 59.291 € 37.055 € 106.216 € 851.917 2.500 2.180 4.448 34.824
Toelichting op de maatstaven ten behoeve van de begroting 2027 Algemeen: De maatstaven zijn geactualiseerd op basis van de aantallen Gouw over het jaar 2025. Woningen en niet-woningen: Betreft de te waarderen objecten (alle WOZ-objecten exclusief WOZ-vrijstellingen) die actief zijn/waren per 01-01-2025. Onbebouwde grond wordt buiten beschouwing gelaten bij het bepalen van de verdeelsleutel. Proceskostenvergoeding: Betreft de uitgekeerde proceskostenvergoedingen per gemeente in 2025. Bezwaren: Betreft het aantal ingediende bezwaren (verdeeld naar WOZ en Heffen) in 2025. Aanslagregels: Het totaal aantal verzonden aanslagregels van alle belastingsoorten in tijdvak 2025 (heffingsjaar voorafgaande aan het jaar waarin de kadernota en begroting worden opgesteld) exclusief de beschikkingsregels. Voor heffingen die achteraf worden opgelegd, is uitgegaan van het tijdvak 2024. Voor specifieke activiteiten zijn de bijbehorende aanslagregels inzichtelijk gemaakt. Biljetten: Het totaal aantal biljetten in tijdvak 2025. Kwijtscheldingsverzoeken: Betreft het aantal ingediende kwijtscheldingsverzoeken (exclusief automatische kwijtschelding) per gemeente in 2025. Inkomsten uit dwanginvordering: Het aandeel van de gemeenten in de totaal ontvangen inkomsten uit dwanginvordering in het jaar 2025 (exclusief invorderingsrente).
Klantcontacten: Betreft het aantal geregistreerde klantcontacten in 2025 per gemeente (telefoon en e-mail). Btw De budgetten in de begroting zijn exclusief btw geraamd. De betaalde btw wordt bijgehouden en zal tweemaal per jaar middels de transparantie/doorschuifmethode naar rato van de gemeentelijke bijdrage aan de deelnemende gemeenten worden doorgeschoven. De gemeenten kunnen deze btw vervolgens compenseren bij het btwcompensatiefonds. Vennootschapsbelasting Per 1 januari 2016 is vennootschapsbelasting voor overheidsbedrijven ingevoerd. Tribuut voert als GR alleen de belastingtaak voor de deelnemende gemeenten uit en verleent geen diensten aan derden. Hierom gaat Tribuut niet door de zogenaamde ‘ondernemerspoort’ en is vennootschapsbelasting voor Tribuut niet van toepassing. Dit is al vastgesteld door de belastinginspecteur. Beleidsarm De deelnemende gemeenten behouden autonomie op het beleid voor belastingen. De begroting 2027 is daarmee beleidsarm en gebaseerd op de geldende verordeningen en wetgeving. Eventuele beleidskeuzes door gemeenten die financiële gevolgen hebben voor de uitvoering, zullen in de loop van het jaar in een begrotingswijziging aan het bestuur van Tribuut worden voorgelegd.
Toekomstplan en begroting 2027-2030 Tribuut belastingcentrum incl. nieuwe gemeenten
7
1.3
Overige ontwikkelingen
Persoonlijk contact staat voor Tribuut centraal. Onze slogan “Goed geholpen, snel geregeld” vullen we in met een goede bereikbaarheid via onder andere telefoon en e-mail, maar ook via MijnOverheid en QR-tags die direct verwijzen naar hulpformulieren. We zien dat inwoners hier steeds vaker gebruik van maken. Om deze reden blijven we inzetten op terugbelafspraken met taxateurs, de zogenoemde informele bezwaren. Deze aanpak blijkt efficiënter dan het afhandelen van formele bezwaren. Wel vraagt deze werkwijze om extra personele inzet tijdens piekperiodes, zeker wanneer we de informele bezwaren binnen de bezwaartermijn willen afronden. Daarnaast gaat Tribuut gebruikmaken van het nieuwe landelijke platform ‘Check uw woning’. Via dit platform kunnen woningeigenaren op een uniforme manier secundaire objectkenmerken vaststellen, die vervolgens direct worden gekoppeld aan onze applicaties. Hiermee geven we invulling aan transparante interactie met inwoners en verbeteren we de kwaliteit van onze gegevens. Zowel de Waarderingskamer als het ministerie van BZK zijn positief over dit initiatief. Deze methodiek zal verder bijdragen aan een hogere datakwaliteit en meer betrokkenheid van inwoners. De drie basisregistraties BAG, WOZ en BGT werken gestructureerd samen aan het verbeteren van de gezamenlijke datakwaliteit.
Gemeenten en Tribuut maken gebruik van dezelfde applicatie wat de onderlinge communicatie over nieuwe en gewijzigde kenmerken versterkt. Dit leidt tot een duidelijke kwaliteitsslag binnen de basisregistraties. Een goede samenwerking en afstemming met de gemeentelijke BAG- en BGT-beheerders is hierbij essentieel.
Toekomstplan en begroting 2027-2030 Tribuut belastingcentrum incl. nieuwe gemeenten
8
2.
Programmabegroting 2027
Tribuut is georganiseerd op basis van de te onderscheiden belastingprocessen. Deze begroting sluit daarop aan. Voor de overhead worden geen bijdragen van de gemeenten verkregen; de gemeenten nemen immers de dienst ‘Uitvoering van de belastingtaak’ af van Tribuut en niet de middelen waarmee die dienst wordt verricht. De kosten van overhead zijn, op basis van het aantal fte’s, doorbelast naar programmaonderdelen 1.1 tot en met 1.5. Voor de leesbaarheid zijn de bedragen afgerond op duizendtallen. Door deze afronding kan het in sommige gevallen lijken alsof de bedragen niet correct optellen. Voor het overzicht van de geraamde lasten per taakveld verwijzen we naar bijlage 1.
2.1
Waardebepaling
Wat willen we bereiken en hoe gaan we dat doen? Succesvolle implementatie en herwaardering van 2 nieuwe gemeentes Doordat Tribuut uitbreidt met gemeente Aalten en Oude IJsselstreek, zal het team Waarderen de waardering gaan uitvoeren. Eerst moet de implementatie van gegevensbeheer succesvol zijn verlopen. Het team Waarderen kan dan na een uitgebreide controleslag (medio 2026), modelschatting (medio 2026) en de herwaardering gaan uitvoeren (eind 2026). Essentieel is dat gegevensbeheer succesvol is verlopen. Daarnaast is er capaciteit nodig van zowel onze vaste medewerkers als via uitbreiding van de formatie evenals ondersteuning door de softwareleverancier. Project ‘Check uw woning’ indien succesvol in 2026 verder uitbreiden De belanghebbende kan hierbij digitaal de primaire en secundaire kenmerken van een object controleren en/of aanpassen. Door de belanghebbende vanaf het begin te betrekken bij deze informatie, is de kans groot dat de diegene begrip heeft voor de waarde van het WOZ-object. In 2025 is er een pilot bij een aantal belastingsamenwerkingen op de secundaire kenmerken. In samenwerking met softwareleverancier starten we in 2026 met 1 gemeente. Wanneer dit succesvol blijkt, kan dit in 2027 uitgebreid worden. Optimaliseren van het proces bezwaar In het proces bezwaar is in 2025 gestart met het inrichten van AI voor het ontgrieven van de bezwaren.
Het doel is om efficiënter te werken. In 2026 wordt dit daadwerkelijk ingericht en kan dit voor het eerst gebruikt worden. In 2027 zullen wij dit verder door ontwikkelen voor andere delen van het bezwarentraject. We zijn bezig met Gouw om AI te gebruiken voor het ontgrieven. Zo kan de taxateur efficiënter gaan werken bij het afhandelen van de bezwaren. Verder gaan we in 2026 we het proces na de taxateur automatiseren. Dus meer geautomatiseerd verwerken van de uitspraak na fiatteren om dan automatisch de verminderen en brieven te generen. Bij het informele traject moet dit in 2026 al afgerond worden. Bij het formele traject loopt dit door in 2027. De vier sterren van de Waarderingskamer willen we behouden. We blijven ons werk verbeteren en laten aan de Waarderingskamer zien dat wij onze processen op niveau hebben. Stabiel en vakbekwaam team Het team Waarderen heeft door langdurige ziekte, vertrek van medewerkers en uitbreiden de laatste 3 jaar veel wijzigingen in de samenstelling gehad. We hebben nu een fijne formatie, welke we in verband met de nieuwe gemeentes in 2027 verder zullen uitbreiden. Het overkoepelend doel boven alles blijft om rust in het team te bewaren en een fijne werkomgeving te zijn voor de medewerkers.
Toekomstplan en begroting 2027-2030 Tribuut belastingcentrum incl. nieuwe gemeenten
9
Wat gaat het kosten? Programmaonderdeel 1.1: Waarderen (x €1.000) Lasten Waarderen Bezwaarafhandeling PKV Totaal lasten Baten Aalten Waarderen Bezwaarafhandeling PKV Totaal Apeldoorn Waarderen Bezwaarafhandeling PKV Totaal Brummen Waarderen Bezwaarafhandeling PKV Totaal Epe Waarderen Bezwaarafhandeling PKV Totaal Lochem Waarderen Bezwaarafhandeling PKV Totaal Oude IJsselstreek Waarderen Bezwaarafhandeling PKV Totaal Voorst Waarderen Bezwaarafhandeling PKV Totaal Zutphen Waarderen Bezwaarafhandeling PKV Totaal
Verdeel-sleutel #Objecten #Bezwaren PKV uitgekeerd
2025 € 1191 € 730 € 267 € 2187
2026 2027 2028 2029 2030 € 1362 € 1476 € 1531 € 1592 € 1655 € 835 € 905 € 938 € 976 € 1015 € 428 € 179 € 183 € 187 € 191 € 2989 € 2559 € 2652 € 2754 € 2861
#Objecten #Bezwaren PKV uitgekeerd
€0 €0 €0 €0
€0 €0 €0 €0
€ 102 € 69 €7 € 177
€ 106 € 71 €7 € 184
€ 110 € 74 €7 € 191
€ 114 € 77 €7 € 198
#Objecten #Bezwaren PKV uitgekeerd
€ 583 € 230 € 61 € 874
€ 668 € 447 € 226 € 1341
€ 603 € 348 € 87 € 1038
€ 625 € 361 € 89 € 1075
€ 650 € 376 € 91 € 1116
€ 676 € 390 € 93 € 1159
#Objecten #Bezwaren PKV uitgekeerd
€ 76 € 56 € 30 € 161
€ 85 € 52 € 26 € 163
€ 77 € 52 €9 € 138
€ 79 € 54 €9 € 142
€ 83 € 56 € 10 € 148
€ 86 € 58 € 10 € 154
#Objecten #Bezwaren PKV uitgekeerd
€ 123 € 116 € 46 € 285
€ 144 € 91 € 48 € 283
€ 132 € 80 € 14 € 225
€ 137 € 83 € 14 € 233
€ 142 € 86 € 14 € 242
€ 148 € 90 € 14 € 252
#Objecten #Bezwaren PKV uitgekeerd
€ 138 € 137 € 50 € 325
€ 156 € 86 € 56 € 298
€ 141 € 77 € 11 € 230
€ 147 € 80 € 11 € 238
€ 153 € 84 € 11 € 247
€ 159 € 87 € 11 € 257
#Objecten #Bezwaren PKV uitgekeerd
€0 €0 €0 €0
€0 €0 €0 €0
€ 141 € 127 €6 € 274
€ 146 € 132 €6 € 284
€ 152 € 137 €6 € 295
€ 158 € 143 €6 € 307
#Objecten #Bezwaren PKV uitgekeerd
€ 95 € 62 € 26 € 182
€ 108 € 57 € 19 € 184
€ 97 € 47 € 15 € 160
€ 101 € 49 € 16 € 166
€ 105 € 51 € 16 € 172
€ 109 € 53 € 17 € 179
#Objecten #Bezwaren PKV uitgekeerd
€ 176 € 129 € 55 € 359
€ 202 € 102 € 53 € 357
€ 183 € 104 € 31 € 318
€ 190 € 108 € 31 € 329
€ 198 € 112 € 32 € 342
€ 206 € 116 € 33 € 355
Totaal baten € 2187 € 2625 € 2559 € 2652 € 2754 € 2861 De cijfers over het jaar 2025 bedragen de werkelijk gemaakte kosten. De jaren vanaf 2026 betreffen de begrotingsbedragen.
Toekomstplan en begroting 2027-2030 Tribuut belastingcentrum incl. nieuwe gemeenten
10
2.2
Gegevensbeheer WOZ
Wat willen we bereiken en hoe gaan we dat doen? Integraal Objectenbeheer Het (volledig) realiseren van de WOZ-objectenkaart en starten met het vervolg de deelobjectenkaart. Het project Integraal Objectenbeheer vergroot het belang om objecten 1:1 te kunnen afbakenen ongeacht de verdeling van de kadastrale percelen. Grote voordeel is dat panden uit BAG en BGT en signalen die via de mutatiedetectie bij Tribuut binnenkomen kunnen worden gekoppeld. Team WOZ kan daardoor nieuwe informatie eenvoudiger en accurater automatiseren. Kanttekening hierbij is dat er ook een nieuwe taak bijkomt, namelijk het beheer van de objectgrenzen. Met Artificial Intelligence documenten lezen Met AI lezen van documenten, zoals NSW-besluiten en een leesbare samenvatting laten genereren. Met dit advies wordt een workflow klaargezet om de beoordeling te vereenvoudigen. We verwachten bij een besluit sneller de gevolgen voor de WOZ-objecten te kunnen begrijpen en te kunnen verwerken. Inrichten WOZ-tijdlijn Het inrichten van een WOZ-tijdlijn waarbij de voortgang van verschillen tussen LV en Gouw adequaat kunnen worden gemonitord. Doel is om gerelateerde processen aan te scherpen m.b.t. verstuurde beschikkingen, aantal bezwaren en aantal beroepen. Maandelijks (be)oordelen, afstemmen en toelichten, dit vormt de basis voor de Aprilvragenlijst en vervolgacties kunnen intern worden uitgezet.
Procesoptimalisatie Het optimaliseren van de processen en de kwaliteit op de primaire kenmerken voor de nieuwe gemeenten die per 2027 aansluiten. Vanaf dat moment is het vergelijken met het Tribuut-format en het verwerken van bevindingen in eigen hand. Wat gaat het kosten? Programmaonderdeel 1.2: Gegevensbeheer WOZ (x €1.000) Lasten Verdeelsleutel 2025 2026 2027 2028 2029 2030 Gegevensbeheer #Objecten € 1597 € 1971 € 2555 € 2647 € 2749 € 2855 Totaal lasten € 1597 € 1971 € 2555 € 2647 € 2749 € 2855 Baten Aalten #Objecten 0 0 € 170 € 176 € 183 € 190 Apeldoorn #Objecten € 798 € 985 € 1073 € 1112 € 1154 € 1199 Brummen #Objecten € 103 € 127 € 138 € 143 € 148 € 154 Epe #Objecten € 162 € 200 € 220 € 228 € 237 € 246 Lochem #Objecten € 173 € 214 € 232 € 241 € 250 € 260 Oude IJsselstreek #Objecten €0 €0 € 239 € 248 € 257 € 267 Voorst #Objecten € 116 € 143 € 155 € 161 € 167 € 173 Zutphen #Objecten € 245 € 302 € 328 € 340 € 353 € 367 Totaal baten € 1597 € 1971 € 2555 € 2647 € 2749 € 2855 De cijfers over het jaar 2025 bedragen de werkelijk gemaakte kosten. De jaren vanaf 2026 betreffen de begrotingsbedragen.
Toekomstplan en begroting 2027-2030 Tribuut belastingcentrum incl. nieuwe gemeenten
11
2.3
Heffen
Wat willen we bereiken en hoe gaan we dat doen? Eén aanslagbiljet voor alle gemeenten samen We streven ernaar om aanslagen van verschillende gemeenten te bundelen op één aanslagbiljet. Op dit moment ontvangt een eigenaar met meerdere panden in verschillende gemeenten nog meerdere aanslagen. In de nieuwe situatie worden deze samengevoegd tot één aanslagbiljet, wat zorgt voor meer duidelijkheid en overzicht. Belastingsoorten Aalten en Oude IJsselstreek Alle belastingsoorten van de nieuwe gemeenten moeten worden afgestemd op onze werkwijze. Dit betekent dat op verschillende vlakken aanpassingen nodig zijn, zodat we ook voor deze gemeenten op dezelfde manier aanslagen kunnen opleggen als voor de huidige deelnemers.
Wat gaat het kosten? Programmaonderdeel 1.3: Heffen (x €1.000) Lasten Algemene werkzaamheden Verzenden aanslagen Inlezen en verwerken grondslagen Stuf-Vorderingen Controleren grondslagen Bezwaarafhandeling Totaal lasten Baten Aalten Algemene werkzaamheden Verzenden aanslagen Inlezen en verwerken grondslagen Stuf-Vorderingen Controleren grondslagen Bezwaarafhandeling Totaal Apeldoorn Algemene werkzaamheden Verzenden aanslagen Inlezen en verwerken grondslagen Stuf-Vorderingen Controleren grondslagen Bezwaarafhandeling Totaal Brummen Algemene werkzaamheden Verzenden aanslagen Inlezen en verwerken grondslagen Stuf-Vorderingen Controleren grondslagen Bezwaarafhandeling Totaal Epe Algemene werkzaamheden Verzenden aanslagen Inlezen en verwerken grondslagen Stuf-Vorderingen Controleren grondslagen Bezwaarafhandeling
Verdeel-sleutel #Aanslagregels #Biljetten #Aanslagregels #Aanslagregels #Aanslagregels #Bezwaren
2025 € 1100 € 141 € 97 € 58 € 80 € 68 € 1543
2026 € 912 € 87 € 199 € 21 € 26 € 46 € 1292
2027 € 1045 € 172 € 238 € 24 € 16 € 55 € 1550
2028 € 1081 € 176 € 248 € 25 € 17 € 57 € 1604
2029 € 1120 € 180 € 259 € 26 € 17 € 60 € 1663
2030 € 1162 € 185 € 271 € 27 € 18 € 62 € 1725
#Aanslagregels #Biljetten #Aanslagregels #Aanslagregels #Aanslagregels #Bezwaren
€0 €0 €0 €0 €0 €0 €0
€0 €0 €0 €0 €0 €0 €0
€ 50 € 11 € 12 €3 €0 €1 € 77
€ 52 € 11 € 12 €4 €0 €1 € 80
€ 54 € 12 € 13 €4 €0 €1 € 83
€ 56 € 12 € 13 €4 €0 €1 € 86
#Aanslagregels #Biljetten #Aanslagregels #Aanslagregels #Aanslagregels #Bezwaren
€ 508 € 68 € 32 € 21 € 63 € 20 € 712
€ 418 € 42 € 65 €7 € 21 € 10 € 563
€ 426 € 69 € 71 €8 € 12 € 18 € 604
€ 440 € 71 € 74 €8 € 12 € 19 € 625
€ 457 € 73 € 78 €9 € 13 € 19 € 648
€ 473 € 75 € 81 €9 € 13 € 20 € 672
#Aanslagregels #Biljetten #Aanslagregels #Aanslagregels #Aanslagregels #Bezwaren
€ 108 €8 € 13 €0 €1 €1 € 131
€ 90 €5 € 27 €0 €0 €1 € 123
€ 76 € 15 € 27 €0 €0 €4 € 122
€ 78 € 15 € 28 €0 €0 €4 € 126
€ 81 € 16 € 30 €0 €0 €5 € 131
€ 84 € 16 € 31 €0 €0 €5 € 136
#Aanslagregels #Biljetten #Aanslagregels #Aanslagregels #Aanslagregels #Bezwaren
€ 125 € 14 € 13 €4 €6 €4
€ 104 €9 € 28 €2 €2 €3
€ 104 € 14 € 29 €2 €1 €4
€ 108 € 14 € 31 €2 €1 €5
€ 112 € 15 € 32 €2 €1 €5
€ 116 € 15 € 33 €2 €1 €5
Toekomstplan en begroting 2027-2030 Tribuut belastingcentrum incl. nieuwe gemeenten
12
Totaal Lochem Algemene werkzaamheden Verzenden aanslagen Inlezen en verwerken grondslagen Stuf-Vorderingen Controleren grondslagen Bezwaarafhandeling Totaal Oude IJsselstreek Algemene werkzaamheden Verzenden aanslagen Inlezen en verwerken grondslagen Stuf-Vorderingen Controleren grondslagen Bezwaarafhandeling Totaal Voorst Algemene werkzaamheden Verzenden aanslagen Inlezen en verwerken grondslagen Stuf-Vorderingen Controleren grondslagen Bezwaarafhandeling Totaal Zutphen Algemene werkzaamheden Verzenden aanslagen Inlezen en verwerken grondslagen Stuf-Vorderingen Controleren grondslagen Bezwaarafhandeling Totaal
€ 167
€ 148
€ 155
€ 161
€ 167
€ 173
#Aanslagregels #Biljetten #Aanslagregels #Aanslagregels #Aanslagregels #Bezwaren
€ 125 € 16 € 19 €4 €7 €4 € 175
€ 104 € 10 € 40 €2 €2 €3 € 161
€ 105 € 16 € 42 €2 €2 €3 € 170
€ 109 € 16 € 44 €2 €2 €4 € 177
€ 113 € 16 € 46 €2 €2 €4 € 183
€ 117 € 17 € 48 €3 €2 €4 € 190
#Aanslagregels #Biljetten #Aanslagregels #Aanslagregels #Aanslagregels #Bezwaren
€0 €0 €0 €0 €0 €0 €0
€ 104 € 10 € 40 €2 €2 €3 € 161
€ 89 € 14 € 15 €0 €1 €1 € 119
€ 92 € 15 € 15 €0 €1 €1 € 123
€ 95 € 15 € 16 €0 €1 €1 € 128
€ 99 € 15 € 17 €0 €1 €1 € 132
#Aanslagregels #Biljetten #Aanslagregels #Aanslagregels #Aanslagregels #Bezwaren
€ 71 € 10 €9 €3 €2 €3 € 97
€ 59 €6 € 19 €1 €1 €2 € 88
€ 59 € 10 € 19 €1 €0 €2 € 92
€ 61 € 10 € 20 €1 €0 €3 € 96
€ 63 € 10 € 21 €1 €0 €3 € 99
€ 66 € 11 € 22 €1 €0 €3 € 103
#Aanslagregels #Biljetten #Aanslagregels #Aanslagregels #Aanslagregels #Bezwaren
€ 165 € 24 € 10 € 26 €1 € 35 € 262
€ 138 € 15 € 20 € 10 €0 € 26 € 209
€ 136 € 23 € 23 €7 €0 € 21 € 209
€ 140 € 23 € 24 €8 €0 € 22 € 216
€ 145 € 24 € 25 €8 €0 € 23 € 225
€ 151 € 24 € 26 €8 €0 € 24 € 233
Totaal baten € 1543 € 1292 € 1550 € 1604 € 1663 € 1725 De cijfers over het jaar 2025 bedragen de werkelijk gemaakte kosten. De jaren vanaf 2026 betreffen de begrotingsbedragen.
Toekomstplan en begroting 2027-2030 Tribuut belastingcentrum incl. nieuwe gemeenten
13
2.4
Invordering en kwijtschelding
Wat willen we bereiken en hoe gaan wij dat doen? Loonvorderingen zelf uit gaan voeren Op basis van het door Tribuut opgelegde dwangbevel is er een wettelijke titel voor het doen van een loonvordering. Het doel is om loonvorderingen voortaan in eigen beheer uit te voeren in plaats van deze uit te besteden. Door dit proces intern te organiseren, kan er meer regie worden gehouden op de uitvoering, doorlooptijden en kwaliteit. Minder dossiers doorzetten naar de deurwaarder Het streven is om het aantal dossiers dat wordt doorgezet naar de deurwaarder te verminderen. Dit kan onder andere worden bereikt door zelf de loonvorderingen uit te voeren. Ook effectiever in te zetten op communicatie, betalingsregelingen en andere vormen van minnelijke invordering zal hieraan bijdragen. Door tijdig contact te zoeken en maatwerk te bieden, kan in veel gevallen een gang naar de deurwaarder worden voorkomen, wat zowel kostenbesparend werkt als de relatie met de belastingplichtige ten goede komt.
Wat gaat het kosten? Programmaonderdeel 1.4: Invordering (x €1.000) Lasten Kwijtscheldingen Betalingsverkeer Dwanginvordering Totaal lasten Baten Aalten Kwijtscheldingen Betalingsverkeer Dwanginvordering Totaal Apeldoorn Kwijtscheldingen Betalingsverkeer Dwanginvordering Totaal Brummen Kwijtscheldingen Betalingsverkeer Dwanginvordering Totaal Epe Kwijtscheldingen Betalingsverkeer Dwanginvordering Totaal Lochem Kwijtscheldingen Betalingsverkeer Dwanginvordering Totaal Oude IJsselstreek Kwijtscheldingen Betalingsverkeer Dwanginvordering Totaal Voorst
Verdeel-sleutels #KWS verzoeken #Biljetten Invorderingskosten
2025 € 433 € 513 € 318 € 1264
2026 € 461 € 575 € 342 € 1378
2027 € 551 € 683 € 439 € 1673
2028 € 571 € 708 € 453 € 1732
2029 € 593 € 735 € 469 € 1797
2030 € 616 € 763 € 485 € 1865
#KWS verzoeken #Biljetten Invorderingskosten
€0 €0 €0 €0
€0 €0 €0 €0
€ 17 € 44 € 14 € 75
€ 17 € 45 € 15 € 77
€ 18 € 47 € 15 € 80
€ 19 € 49 € 16 € 83
#KWS verzoeken #Biljetten Invorderingskosten
€ 226 € 250 € 181 € 657
€ 258 € 275 € 186 € 719
€ 286 € 276 € 229 € 791
€ 297 € 286 € 236 € 819
€ 308 € 297 € 244 € 850
€ 320 € 309 € 253 € 882
#KWS verzoeken #Biljetten Invorderingskosten
€ 37 € 30 € 12 € 79
€ 36 € 34 € 14 € 84
€ 25 € 59 € 21 € 105
€ 26 € 61 € 22 € 109
€ 27 € 64 € 23 € 113
€ 28 € 66 € 23 € 118
#KWS verzoeken #Biljetten Invorderingskosten
€ 32 € 51 € 27 € 110
€ 31 € 58 € 31 € 120
€ 30 € 56 € 35 € 121
€ 31 € 58 € 36 € 125
€ 32 € 60 € 38 € 130
€ 34 € 62 € 39 € 135
#KWS verzoeken #Biljetten Invorderingskosten
€ 31 € 57 € 29 € 117
€ 30 € 65 € 33 € 128
€ 30 € 62 € 35 € 127
€ 31 € 65 € 36 € 132
€ 32 € 67 € 38 € 137
€ 33 € 70 € 39 € 142
#KWS verzoeken #Biljetten Invorderingskosten
€0 €0 €0 €0
€0 €0 €0 €0
€ 62 € 56 € 31 € 149
€ 64 € 58 € 32 € 154
€ 67 € 61 € 33 € 160
€ 69 € 63 € 34 € 166
Toekomstplan en begroting 2027-2030 Tribuut belastingcentrum incl. nieuwe gemeenten
14
Kwijtscheldingen Betalingsverkeer Dwanginvordering Totaal Zutphen Kwijtscheldingen Betalingsverkeer Dwanginvordering Totaal
#KWS verzoeken #Biljetten Invorderingskosten
€ 16 € 37 € 16 € 69
€ 16 € 42 € 18 € 76
€ 19 € 40 € 19 € 77
€ 19 € 41 € 20 € 80
€ 20 € 43 € 20 € 83
€ 21 € 44 € 21 € 86
#KWS verzoeken #Biljetten Invorderingskosten
€ 90 € 89 € 53 € 232
€ 89 € 101 € 60 € 250
€ 82 € 90 € 55 € 227
€ 85 € 93 € 56 € 235
€ 88 € 96 € 58 € 243
€ 92 € 100 € 61 € 253
Totaal baten € 1264 € 1378 € 1673 € 1732 € 1797 € 1865 De cijfers over het jaar 2025 bedragen de werkelijk gemaakte kosten. De jaren vanaf 2026 betreffen de begrotingsbedragen.
Toekomstplan en begroting 2027-2030 Tribuut belastingcentrum incl. nieuwe gemeenten
15
2.5
Frontoffice (beantwoording vragen)
Wat willen we bereiken en hoe gaan we dat doen? Wij willen de bezwaren van onze inwoners ook zoveel mogelijk via de robot inboeken Wij willen verdere vooruitgang boeken in het gebruik van AI om het proces van het registreren en verwerken van bezwaarschriften te automatiseren. Daarbij ligt de nadruk niet alleen op bezwaarschriften van bedrijven of bezwaren van No Cure No Pay (NCNP) bureaus. Maar ook op het verwerken van uiteenlopende en minder gestructureerde bezwaarschriften van particulieren. Het doel is om deze technologie breder en effectiever in te zetten, zodat alle typen bezwaren efficiënter, consistenter en met minder handmatig werk worden ingeboekt. Mijn zaken verder implementeren Concreet betekent dit dat de belastingplichtigen in MijnTribuut hun diverse zaken overzichtelijk kunnen inzien. Het doel is om de gebruikservaring te verbeteren door meer overzicht en inzicht te bieden. Dan hoeven zij Tribuut niet meer te bellen om relevante informatie te vinden en volgen. Nieuwe telefooncentrale Vanaf 1 januari 2027 komt er een nieuwe telefooncentrale. In de loop van dat jaar wordt deze steeds verder ingericht en verbeterd, zodat alles goed werkt en prettig is in gebruik voor zowel medewerkers als inwoners en bedrijven . Wat gaat het kosten? Programmaonderdeel 1.5: Frontoffice (x €1.000) Lasten Klantcontacten Totaal Lasten
Verdeel-sleutel #Klant-contacten
2025 € 779 € 779
2026 € 936 € 936
2027 € 987 € 987
2028 € 1025 € 1025
2029 € 1065 € 1065
2030 € 1108 € 1108
Baten Aalten #Klant-contacten 0 0 € 54 € 57 € 59 € 61 Apeldoorn #Klant-contacten € 386 € 498 € 410 € 426 € 443 € 460 Brummen #Klant-contacten € 48 € 54 € 69 € 72 € 75 € 78 Epe #Klant-contacten € 87 € 96 € 86 € 90 € 93 € 97 Lochem #Klant-contacten € 82 € 92 € 108 € 112 € 116 € 121 Oude IJsselstreek #Klant-contacten €0 €0 € 71 € 74 € 76 € 80 Voorst #Klant-contacten € 44 € 48 € 62 € 64 € 67 € 69 Zutphen #Klant-contacten € 132 € 147 € 126 € 131 € 136 € 141 Totaal Baten € 779 € 936 € 987 € 1025 € 1065 € 1108 De cijfers over het jaar 2025 bedragen de werkelijk gemaakte kosten. De jaren vanaf 2026 betreffen de begrotingsbedragen.
Toekomstplan en begroting 2027-2030 Tribuut belastingcentrum incl. nieuwe gemeenten
16
2.6
Samenvatting programmaonderdelen
Programmabegroting (x € 1.000) 1.1: Waarderen 1.2: Gegevensbeheer WOZ 1.3: Heffen 1.4: Invordering 1.5: Frontoffice Totaal
2025 € 2.186.750 € 1.597.473 € 1.543.456 € 1.263.866 € 779.224 € 7.370.769
2026 € 2.624.866 € 2.058.014 € 1.266.401 € 1.423.035 € 900.816 € 8.273.132
2027 € 2.558.996 € 2.555.476 € 1.549.604 € 1.672.531 € 987.363 € 9.323.970
2028 € 2.651.595 € 2.647.433 € 1.603.835 € 1.731.592 € 1.025.184 € 9.659.639
2029 € 2.754.074 € 2.748.999 € 1.663.291 € 1.796.741 € 1.065.341 € 10.028.445
2030 € 2.860.844 € 2.854.818 € 1.725.170 € 1.864.582 € 1.107.640 € 10.413.054
Bijdragen gemeenten Aalten €0 €0 € 553.493 € 573.530 € 595.560 € 618.535 Apeldoorn € 3.426.574 € 4.160.760 € 3.916.416 € 4.056.893 € 4.211.204 € 4.372.112 Brummen € 522.315 € 595.317 € 572.245 € 592.895 € 615.563 € 639.206 Epe € 811.586 € 831.602 € 807.683 € 836.833 € 868.869 € 902.279 Lochem € 872.468 € 877.040 € 867.632 € 899.098 € 933.659 € 969.715 Oude IJsselstreek €0 €0 € 851.510 € 882.302 € 916.184 € 951.514 Voorst € 507.702 € 630.149 € 547.155 € 566.846 € 588.476 € 611.033 Zutphen € 1.230.124 € 1.178.264 € 1.207.837 € 1.251.242 € 1.298.930 € 1.348.659 Dekking algemene reserve €0 €0 €0 €0 €0 €0 Totaal € 7.370.769 € 8.273.132 € 9.323.970 € 9.659.639 € 10.028.445 € 10.413.054 De cijfers over het jaar 2025 bedragen de werkelijk gemaakte kosten. De jaren vanaf 2026 betreffen de begrotingsbedragen.
Bovenstaande tabel geeft een overzicht van de totale lasten en baten van het programma en de individuele bijdragen van de deelnemers aan het programma. Incidentele baten en lasten Er worden in 2027 of volgende jaren geen incidentele lasten of baten verwacht.
Toekomstplan en begroting 2027-2030 Tribuut belastingcentrum incl. nieuwe gemeenten
17
3.
Bedrijfsvoering
Dit hoofdstuk gaat over de stand van zaken en beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. De in deze begroting opgenomen formatie ziet u hieronder uitgetekend in het organogram:
Personeel Na toetreding van beide gemeenten verwachten we ongeveer 7 FTE toe te moeten voegen aan ons personeelsbestand. De totale formatie komt daarmee op 62,3 FTE. Het personeel is de belangrijkste factor voor Tribuut. Belangrijke prestatie-indicatoren zijn een medewerkerstevredenheid van tenminste een 7,5 en een ziekteverzuim van maximaal 5%. Hier is vanaf de start van Tribuut grotendeels aan voldaan en dit willen wij blijven nastreven. In 2024 is er opnieuw een MTO gehouden en hieruit is gebleken dat de tevredenheid wordt gewaardeerd met een 7,8. De betrokkenheid van onze medewerkers is hoog en daar zijn we trots op. Dat past ook bij het uitgangspunt dat de verantwoordelijkheid laag in de organisatie kan liggen. Van iedere medewerker wordt verwacht om mee te denken om de processen efficiënter te maken. Door de hele organisatie kan iedereen meehelpen om procesverbeteringen door te voeren. Er moet ruimte zijn om te experimenteren met nieuwe mogelijkheden om zo creatief naar oplossingen te kunnen zoeken. Het doel is om eind 2026 opnieuw een MTO uit te voeren. Wat willen we bereiken?
Toekomstplan en begroting 2027-2030 Tribuut belastingcentrum incl. nieuwe gemeenten
18
Alle medewerkers dragen bij aan het continu verbeteren van de dienstverlening tegen redelijke kosten met behoud van medewerkerstevredenheid en een laag ziekteverzuim. Wat gaan we doen? Zoals al eerder beschreven, gaan wij door met het verbeteren van onze processen. De teamleiders sturen de medewerkers rechtstreeks aan en hebben, doordat zij zelf ook op de werkvloer aanwezig zijn, inzicht in hoe het met de medewerker gaat. Jaarlijks voeren de teamleiders minimaal één HR-gesprek die vastgelegd wordt. Voor medewerkers met mantelzorgtaken bieden we een training aan hoe daarmee om te gaan in relatie tot het werk. Verder hebben wij eenmaal per maand een ‘Faustpraat’ waar het MT en de teamleiders de laatste ontwikkelingen delen om zo iedereen op de hoogte te houden wat er speelt bij Tribuut. IT Tribuut heeft een dubbele doelstelling: meer kwaliteit realiseren tegen lagere kosten. Deze dubbele doelstelling is alleen mogelijk door verdergaande verbetering en digitalisering van het verzamelen en verwerken van gegevens en het gebruik hiervan in de dienstverlening. Goede automatisering maakt ons ook minder gevoelig voor onverwachte hoge aantallen bezwaren. Met het belang van de IT stijgt ook de afhankelijkheid van leveranciers en kwetsbaarheid van de onderneming bij incidenten.
Wat willen we bereiken? Het beheren en ontwikkelen van de IT-faciliteiten vindt plaats via vijf processen: besturing, inrichting, informatiemanagement, changemanagement en incidentmanagement. Om de IT optimaal te laten bijdragen aan de organisatiedoelen (kwaliteit verhogen, kosten verlagen en klanttevredenheid verhogen door continu te verbeteren), is gekozen voor een strategie waarin functionaliteiten ‘as a service’ (SaaS) worden ingekocht waar het goed en veilig kan. Gemeente Apeldoorn ondersteunt ons voor het overige ICT en desktop-beheer en daarmee zullen we goede afspraken maken omtrent deze ontwikkeling en de ondersteuning. Verder willen we informatiebeveiliging formaliseren en verder professionaliseren. Wat gaan we doen? Door het ‘verSaaSen’ van IT-applicaties (in een online omgeving plaatsen bij de leverancier) is het belangrijk om de koppelingen tussen de systemen goed en veilig in te richten. Deze koppelingen zijn nodig voor het verder stroomlijnen van datagericht werken. Daarvoor is medewerking van de leveranciers nodig en dus is het maken van strikte afspraken noodzakelijk. We gaan de rol van regievoering op deze applicaties nadrukkelijker naar ons toe trekken. De doelstelling is om meer gegevensuitwisseling geautomatiseerd te laten verlopen. Dus zonder tussenkomst van medewerkers. Dat voorkomt de kans op fouten.
We gaan een CISO/PO aanstellen en met extern toezicht een objectief beeld toevoegen over de kwaliteit van onze informatiebeveiliging. Huisvesting Sinds mei 2025 zijn we gehuisvest aan de Fauststraat 3 in Apeldoorn. We hebben daarmee een mooi pand met een professionele verhuurder. De groei van extra gemeenten zal niet direct leiden tot krapte in de huisvesting, omdat de uitbreiding van personeel bij toevoeging van een gemeente beperkt is. Wat willen we bereiken? Het realiseren van een Arbo technisch comfortabele en veilige werkplek die klimaat technisch goed is ingericht. Een moderne inrichting, zodanig dat de werkplekken en faciliteiten ondersteunend zijn aan het continu verbeteren. De locatie is goed bereikbaar met zowel auto als OV en er is voldoende parkeergelegenheid. Wat gaan we doen? We richten ons op optimaal gebruik van de mogelijkheden die het pand ons biedt. Samen met de preventiemedewerker richten we ons op goed gebruik, zoals de sta-functie van het bureau. Maar ook op gezond gedrag tijdens kantooruren en eventuele hulpmiddelen daarvoor. Het A&O-fonds biedt ons daar hulpmiddelen voor. Aandachtspunten die uit het MTO komen pakken we op waar nodig. In control Tribuut streeft ernaar om duurzaam in control te zijn, zodat inwoners, gemeenten en andere belanghebbenden er op kunnen vertrouwen dat de bedrijfsvoering correct, rechtmatig en betrouwbaar verloopt.
Met name voor de belastingopbrengsten is het van belang dat het proces volledig beheerst wordt. Immers, de belastingopbrengsten Toekomstplan en begroting 2027-2030 Tribuut belastingcentrum incl. nieuwe gemeenten
19
beslaan een substantieel deel van de opbrengsten van een gemeente. Tribuut heeft het risicomanagement geactualiseerd en streeft naar een proactieve risicohouding met bijbehorende controles. Wat willen we bereiken? Een doorontwikkeling van de beheersmaatregelen en rapportages, zodanig dat deze niet naast het werk als ‘extra taak’ moeten worden ingericht, maar dat deze helpen bij de uitvoering en verbetering daarvan. Tevens het inrichten van een goede controlecyclus met een passende archivering. We willen ook een betere vastlegging van processen zodat iedereen over goede beschrijvingen kan beschikken. Wat gaan we doen? We zetten de lijn voort waarin risicomanagement het uitgangspunt is voor de te nemen beheersmaatregelen. Om recht te doen aan de verschillende belanghebbenden, betrekken we hierbij niet alleen interne medewerkers, maar ook bestuur, accountant en gemeenten. Dit leggen we jaarlijks vast in een controleplan waarin we ook informatiebeveiliging-, privacy, DigiD, archivering en eventueel andere controles combineren, omdat er regelmatig overlap in zit. Met de mogelijkheden die het LLBP ons biedt voor standaard belastingprocessen willen we meer aandacht aan procesbeschrijvingen en vooral de vastlegging daarvan realiseren.
3.2
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Om te voorkomen dat we financiële tegenvallers achteraf in rekening moeten brengen bij de deelnemende gemeenten, vormt Tribuut een algemene reserve. Tribuut loopt namelijk, zoals elke organisatie, verschillende risico’s. Een deel hiervan wordt al afgedekt door het treffen van maatregelen, zoals het afsluiten van verzekeringen. De risico’s worden verder ingeschat om met passende maatregelen waar mogelijk te voorkomen. De post ‘onvoorzien’ van € 50.000,- vervalt dit jaar omdat het Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV) dit niet meer toelaat. Dat maakt goed risicomanagement nog belangrijker. Op grond van de GR Tribuut belastingsamenwerking zijn de deelnemers verplicht ervoor zorg te dragen dat Tribuut te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen. Dit betekent dat de deelnemende gemeenten zelf ook maatregelen moeten treffen om eventuele risico’s af te dekken. De weerstandscapaciteit van Tribuut bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet voorziene uitgaven (financiële tegenvallers) te dekken. Om de risico’s voor de latende gemeenten verder te beperken, heeft Tribuut in de Gemeenschappelijk Regeling de mogelijkheid opgenomen om een reserve te vormen van maximaal 5% van de exploitatiekosten.
Toekomstplan en begroting 2027-2030 Tribuut belastingcentrum incl. nieuwe gemeenten
20
3.3
Risico’s
Risicoanalyse In deze paragraaf schalen we risico’s in een tolerantiematrix in op kans en impact. De kleur vertalen we in de mate van waarschijnlijkheid dat een risico voorkomt en waarmee het risico dan ook financieel gedekt moet worden met een algemene reserve.
Laag
Kans
Hoog
In deze paragraaf zijn alleen de risico’s uit het risicomanagement opgenomen die op dit moment ingeschat worden op een werkelijk financieel risico. In het vastgestelde risicomanagement 2022 – 2026 is een volledige opsomming gegeven van alle ingeschatte strategische en operationele risico’s.
4
7
9
2
5
8
1
3
6
Laag
Hoog Impact
Bron: House of Control, COSO Enterprise Risk Model
De groene risico’s worden ingeschat op een waarschijnlijkheid van 25% van het risico. De oranje risico’s worden ingeschat op een waarschijnlijkheid van 50% van het risico. De rode risico’s worden ingeschat op een waarschijnlijkheid van 75% van het risico. Voor een risico dat 0% scoort, nemen we geen bedrag op. Een risico dat na beoordeling 100% scoort, staat niet in de risicoparagraaf, maar wordt opgenomen in de begroting. 1.
Strategische risico’s: betreft globale doelen en is afgestemd op de missie.
Uitstappen gemeente Het is duidelijk dat de grootte van de gemeente bepalend is voor de financiële consequenties. De gevolgen zijn lastig te bepalen. Mocht een gemeente uitstappen, dan zal de financiële impact moeten worden bepaald. Vervolgens zal met de achterblijvende gemeenten worden afgesproken hoe dit verrekend kan worden. De inschatting is dat vooral de overhead zal worden verdeeld over minder gemeenten. Ook in de uitvoering kunnen we dan niet direct de bezetting aanpassen naar de nieuwe werkelijkheid en daar gaan ook kosten mee gepaard. De impact is dus hoog. De overhead (inclusief automatisering) betreft ruim €2 miljoen (deel personeel, huisvesting, financiering, organisatie en advieskosten). Gemiddeld is dat ca. € 350.000,- per gemeente. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: We houden 4-jaarlijks een evaluatie van de GR en daar betrekken we het bestuur en de raden bij. We voeren regelmatig ambtelijk gesprekken met de regiefunctionarissen over onze dienstverlening. De kans op het uitstappen van een gemeenten is laag. Het is voor een gemeente niet eenvoudig het zelf te organiseren. De impact is hoog als een gemeente vertrekt. Dit risico wordt ingeschat op oranje.
Toekomstplan en begroting 2027-2030 Tribuut belastingcentrum incl. nieuwe gemeenten
21
Onvoldoende gekwalificeerd personeel Het is moeilijk om gekwalificeerd personeel te vinden. Door uitstroom verliezen we kwalitatief personeel en de instroom is vaak onervaren op ons werkgebied. Een kleine 50% van ons personeel is 50 jaar of ouder en daarmee krijgen we jaarlijks ook uitstroom door pensionering. Tot op heden lukt het elke keer nog gemotiveerd personeel zelf op de leiden. Maar door het opgeven van de Trainee (i.v.m. besparingsopgave) wordt dit risico wel groter. Gemiddeld mogen we een verloop van 5 à 6 mensen verwachten. We merken dat de arbeidsmarkt iets verandert door de nieuwe Wet DBA (waardoor we geen ZZP’ers meer kunnen verhuren in reguliere werkzaamheden) waardoor we meer relevante reacties krijgen op vacatures. Echter hebben we bij uitbreiding ook meer personeel nodig. Als we voor 3 personen geen invulling kunnen vinden en moeten inhuren, dan zijn de kosten daarvan gemiddeld € 40.000,- hoger dan direct dienstverband. Dat zou een risico van € 120.000,- betekenen. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: We leiden medewerkers veelal zelf op. We hebben de teams voldoende groot om dat te kunnen leveren. Zolang het verloop beperkt blijft, is dat ook mogelijk. Strategische personeelsplanning is noodzakelijk om vroegtijdig actie te ondernemen voor vervanging. De kans en de impact schatten we in op midden.
Dit risico wordt ingeschat op oranje Hack of gijzelsoftware Externe dreiging op onze digitale omgeving komt steeds vaker voor, ook bij lokale overheden. Door een hack of gijzelsoftware wordt de uitvoering platgelegd. Met het herstellen daarvan gaan heel veel uren en vooral heel veel kosten gepaard. Uit ervaringen bij gemeenten die dit al eens hebben meegemaakt, gaat het vaak over enkele tonnen tot een half miljoen euro. Tribuut is geen complexe organisatie, maar we schatten het risico toch in op ongeveer € 200.000,-. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: We professionaliseren op dit moment de informatiebeveiliging binnen Tribuut. Er is een externe CISO aangesteld om onze eigen junior te begeleiden. We maken afspraken met leveranciers over informatiebeveiliging. Professionals van gemeente Apeldoorn ondersteunen ons is in het beheer van hardware en externe verbindingen. We trainen personeel structureel. De kans op dit risico is hoog. De impact is hoog. Dit risico wordt ingeschat op rood 2.
Operationele risico’s: betreft effectief en efficiënt gebruik van de middelen en realisatie van de belastingopbrengst.
Grote toename van bezwaren Door een wetswijziging is de proceskostenvergoeding aangepast. Mocht in enig jaar het aantal bezwaren verdubbelen ten opzichte van het laatst bekende jaar, dan moeten we meer externen inhuren en de kans op proceskosten vergroot. Met de ervaring van 2025 kunnen we dit risico beperken in volume. De kans op een verdubbeling van de bezwaren is er nog altijd, maar het zullen in aantal veel minder bezwaren zijn en het aandeel NCNP is veel lager. De personele inzet is nog steeds wel hoger, maar beperkter dan in het verleden. Uitgaande een verdubbeling van de bezwarenplaats voor 2027 zullen we ca. € 75.000,- aan extra arbeid moeten inhuren en ca. € 50.000,- aan proceskosten. Totaal is dat € 125.000,-. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: we zetten in op goede communicatie gericht op direct contact met Tribuut. We doen dit samen met de gemeenten en plaatsen nieuwsberichten in lokale stadsbladen, social media en de websites. We hebben het aanslagbiljet in 2024 aangepast en geven uitleg dat zelf bellen makkelijker en goedkoper is. Ook kunnen inwoners via de QR-tag zelf een afspraak maken met een taxateur. Daarnaast zijn er filmpjes en visuals gemaakt om de belastingplichtigen uit te leggen om direct contact met de gemeente of samenwerkingsverband op te nemen.
Natuurlijk werken we continu aan de kwaliteit van gegevens die gebruikt worden bij het waarderen van objecten. Toekomstplan en begroting 2027-2030 Tribuut belastingcentrum incl. nieuwe gemeenten
22
De kans dat de bezwaren verdubbelen is laag. Ook de impact is laag omdat we de processen hierop steeds beter beheersen. Dit risico wordt ingeschat op oranje. 3.
Personeel: betreft personeel en de benodigde competenties.
Extra loonstijging door CAO-onderhandelingen CAO onderhandelingen leveren altijd enige onzekerheid op. De huidige CAO loopt tot maart 2027. We begroten volgens de septembercirculaire van het jaar T-2. Dus de begroting van 2027 is gebaseerd op de indexcijfers van september 2025. Goede kans dat de werkelijke loonstijging groter is dan het geïndexeerde budget in de begroting. Ervaring leert dat een afwijking van 2% maar zo kan ontstaan. 2% extra loonkostenstijging (inclusief premies en inhuur) resulteert in een risicobedrag van ca. € 130.000,-. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: Tribuut heeft geen invloed op de onderhandelingen. Het advies is om de reserve ruim voldoende te vullen zodat een wijziging van de CAO opgevangen kan worden. De kans op dit risico lijkt met de huidige inflatie relatief laag. De impact is midden. Dit risico wordt ingeschat op groen 4.
PIOFACH (personeel/informatie/organisatie/financiën/algemene zaken/communicatie/huisvesting): betreft de overige taken die dienend zijn aan de bedrijfsvoering van Tribuut.
Extra prijsstijging door inflatie Indexatie wordt in veel contracten doorberekend. De mate waarin is echter verschillend. We volgen alle indexeringen die worden doorberekend exact op de contractafspraken. Een aantal contracten wordt geïndexeerd met inflatiecijfers dat overeenkomt met de gebruikte index in de septembercirculaire. Door de onrustige wereldeconomie kan de inflatie oplopen tussen de publicatie van de septembercirculaire in 2025 en de contractverlengingen eind 2026. Hierdoor kunnen de kosten oplopen met 2% extra. Als we dat berekenen over de kosten van automatisering en organisatie/advieskosten dan is dit een risico van € 40.000,- structureel. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: Tribuut sluit nieuwe contracten, zeker met ICT leveranciers het liefst af op GIBIT voorwaarden. Daarvan is indexering op lange termijn misschien niet voordeliger, maar wel veel constanter en daarmee voorspelbaar. De CPI zelf is niet te beïnvloeden. Bestaande contracten zijn niet achteraf aan te passen. Voor andere nieuwe leveranciers zal Tribuut zoveel als mogelijk de Stedendriehoek voorwaarden hanteren. De kans op dit risico is op dit moment laag. De impact is hoog.
Dit risico wordt ingeschat op oranje Nieuw telefoonsysteem Ons telefoonsysteem zou in 2023 opnieuw aanbesteed moeten worden (we draaien mee op de aanbesteding van gemeente Apeldoorn), maar die aanbesteding is mislukt. In 2026 zal er opnieuw een aanbesteding worden uitgezet. We gaan deze keer zelf een contract aanbesteden als Tribuut. Daarom nemen we een risico op van € 30.000,structureel. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: Wat betreft de telefooncentrale volgen we de aanbesteding van gemeente Apeldoorn (onze DVO-aanbieder hiervoor). Door een grotere schaal van de aanbesteding is het prijsrisico waarschijnlijk lager. De kans op dit risico schatten we op midden. De impact is ook midden. Dit risico wordt ingeschat op oranje
Toekomstplan en begroting 2027-2030 Tribuut belastingcentrum incl. nieuwe gemeenten
23
Organiseren van IT omgeving Tribuut heeft, omdat de IT dienstverlening van Apeldoorn wordt afgenomen, altijd geleund op de expertise van die gemeente voor informatiebeveiliging. We zijn daarmee afhankelijk van de dienstverlening van gemeente Apeldoorn. Apeldoorn heeft al aangegeven dat er een onderzoek plaatsvindt naar de invulling van dienstverlening aan derden. Wat dit betekent is nog niet direct in te schatten, maar we zien wel een trend dat het voor Apeldoorn steeds lastiger wordt om de personele bezetting rond te krijgen en de kosten toenemen. Het DVO-contract loopt tot en met 2026. Nieuwe contractafspraken kunnen leiden tot hogere kosten of beperking van dienstverlening. De ervaring leert dat extern inhuren van gespecialiseerde taken vaak meer tijd en geld kost. We schatten dit risico in op € 50.000,-. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: Apeldoorn heeft toegezegd dat verandering van dienstverlening niet direct zal worden doorgevoerd. Voor het wijzigen van afspraken staat 1 jaar opzeggingstermijn. Beperkte kostenveranderingen worden pas bij een stijging van meer dan 5% doorgevoerd. De kans op risico is midden. De impact schatten we ook op midden. Dit risico wordt ingeschat op oranje. Overzicht ingeschatte financiële risico’s: Risico
Waarschijnlijkheid
Omvang
Risicobedrag
Uitstappen gemeente
€
350.000
50%
€
175.000
Onv. gekwalificeerd personeel
€
120.000
50%
€
60.000
Hack of gijzelsoftware
€
200.000
75%
€
150.000
Grote toename van bezwaren
€
125.000
25%
€
31.250
CAO afspraken
€
130.000
25%
€
32.500
Inflatie
€
40.000
50%
€
20.000
Telefoonsysteem
€
30.000
50%
€
15.000
IT omgeving DVO
€
25.000
50%
€
12.500
€
496.250
Risicobedrag
Algemene Reserve Einde boekjaar 2024 (na winstbestemming)
€
387.597
Bij: winst 2025
€
756.897
AF: voorstel uit te keren aan gemeente
-€
772.394
Weerstandvermogen
€ 372.100*
*) 5% van de totale lasten over 2025
Toekomstplan en begroting 2027-2030 Tribuut belastingcentrum incl. nieuwe gemeenten
24
Ratio Weerstandvermogen Risicobedrag
€ 496.250
Weerstandsvermogen
€ 372.100
De dekkingsratio
0,75
Om deze dekkingsratio te beoordelen, wordt landelijk de onderstaande matrix gebruikt. Deze matrix concludeert dat het weerstandsvermogen beoordeeld moet worden met onvoldoende. Tabel beoordeling risicovermogen Categorie Weerstandsvermogen
Beoordeling
A
>2
Uitstekend
B C
1,4<x<2,0 1,0<x<1,4
Ruim voldoende Voldoende
D
0,8<x<1,0
Matig
E F
0,6<x<0,8 <0,6
Onvoldoende Ruim onvoldoende
Bij de beoordeling van het weerstandsvermogen gelden de volgende overwegingen: In de GR is opgenomen dat de omvang van de reserves maximaal 5% van de jaarlijkse exploitatielasten mogen zijn. Niet alle risico’s zullen in hetzelfde jaar voorkomen, echter is een kansberekening daarop lastig te bepalen. Mochten zich grotere risico’s voordoen, dan zal een begrotingswijzing worden opgemaakt en voorgelegd aan het bestuur. Een begrotingswijziging moet voor zienswijzen lang de raden van de deelnemende gemeenten. Omdat het bestuur de gemeenten niet extra wil belasten en de reserve op de maximale 5% staat, is een tijdelijke lagere dekkingsratio aanvaardbaar voor het bestuur.
3.4
Financiële kengetallen
Op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording moet een aantal kengetallen in de paragraaf Weerstandsvermogen worden opgenomen. In onderstaande tabel worden deze kengetallen gepresenteerd: Financiële kengetallen
Realisatie 2025
Begroting 2026
1a. Netto schuldquote
-10,1%
-10%
1b. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen
-10,1%
-10%
2. Solvabiliteitsratio
41,0%
41%
3. Grondexploitatie
NVT
NVT
4. Structurele exploitatieruimte
NVT
NVT
5. Belastingcapaciteit
NVT
NVT
De balans van Tribuut per ultimo 2025 bestaat voornamelijk uit overlopende activa en passiva. Er zijn met ingang van 2020 vaste activa aanwezig. Deze vaste activa vertalen zich in mobiele devices, meubilair en kantoorinrichting. Zowel de netto schuldquote als de solvabiliteitsratio worden daarom beïnvloed door het saldo van de langlopende lening dat per ultimo 2025 op de balans van Tribuut staat.
Toekomstplan en begroting 2027-2030 Tribuut belastingcentrum incl. nieuwe gemeenten
25
3.5
Overhead
Kosten van Overhead (x € 1.000) Inhuur processen Personeelskosten algemeen Automatisering Huisvesting Financiën Organisatie / Communicatie / Advieskosten Projectkosten
2025 2026 2027 2028 2029 2030 € 17.352 € 25.000 € 49.000 € 51.058 € 53.356 € 55.757 € 1.040.676 € 1.243.784 € 1.468.142 € 1.526.563 € 1.591.394 € 1.659.051 € 1.008.935 € 1.029.526 € 261.447 € 266.942 € 272.796 € 278.784 € 156.932 € 208.133 € 204.369 € 209.269 € 214.119 € 219.074 € 133.100 € 131.166 € 148.547 € 150.084 € 151.573 € 153.149 € 219.816 € 314.404 € 207.318 € 210.371 € 213.458 € 216.621 €0 €0 €0 €0 €0 €0