Overdrachtsdocument gemeenteraad Lochem 2022-2026

38 Van raad tot daad

worden geagendeerd aan een tafel als minimaal drie fracties hierom vragen. Behandeling ingekomen post De raad ontvangt regelmatig brieven vanuit inwoners en organisaties. De griffie verwerkt deze ingekomen post in Notubiz. De raad stelt vast hoe brieven worden afgehandeld. Wat kun jij doen na ontvangst van de RAADgever? Het advies is om na ontvangst van de RAADgever de raadsvoorstellen en memo’s binnen een redelijke termijn door te nemen. Door dit te doen voordat agendering plaatsvindt, kunnen raadsleden de vertegenwoordiger van hun fractie in de agendacommissie adviseren over de gewenste behandeling van een raadsvoorstel of memo. Wanneer raadsleden technische vragen hebben, kunnen zij deze tijdig laten uitzetten. Dit geeft de ambtelijke organisatie meer ruimte om vragen zorgvuldig te beantwoorden.

Raadsleden gebruiken NotuBiz onder meer om vergaderingen voor te bereiden. Zij bekijken agenda’s, lezen stukken, zoeken achtergrondinformatie op en maken notities. Tijdens vergaderingen ondersteunt NotuBiz raadsleden bij actieve deelname. Raadsleden hebben stukken direct bij de hand, maken annotaties en volgen live de bespreking van onderwerpen. P&C-cyclus De Planning- en Control cyclus (P&C-cyclus) biedt de gemeenteraad inzicht in de beleidsdoelstellingen van de gemeente, de benodigde financiële middelen en de mate waarin de gemeente deze doelstellingen realiseert. Met de P&C-cyclus stuurt de raad op beleid en financiën en houdt de raad grip op de uitvoering. De cyclus bestaat uit verschillende producten die de gemeenteraad vaststelt.

Jaarrekening Met de jaarrekening legt het college financieel verantwoording af over een boekjaar. De jaarrekening laat zien hoe de gemeente middelen heeft besteed en in hoeverre zij beleidsdoelen heeft gerealiseerd. De accountant controleert de jaarrekening, versterkt een controleverklaring en geeft aanbevelingen voor verbetering. Kadernota Met de kadernota stelt de gemeenteraad de beleidsmatige en financiële kaders vast voor de komende begroting en de drie daaropvolgende jaren. De kadernota vormt het strategische sturingsinstrument waarmee de raad focus aanbrengt en koers bepaalt. Bestuursrapportage Met de bestuursrapportage informeert het college de raad over afwijkingen ten opzichte van de vastgestelde begroting in het eerste half jaar van het lopende jaar. Op basis hiervan kan de raad bijsturen. Begroting Met de begroting stelt de raad voor het volgende jaar vast welke activiteiten de gemeente in de komende jaren uitvoert en welke financiële middelen daarvoor beschikbaar zijn. De begroting werkt de kaders uit de kadernota concreet uit. Ook neemt de raad met de begroting kennis van de ramingen van de komende vier jaren.

Van raad tot daad 39

Participatie Participatie betekent dat inwoners, bedrijven en organisaties deelnemen aan de voorbereiding en uitvoering van beleid. Zij oefenen daarmee invloed uit op besluiten en plannen van de overheid of nemen zelf initiatieven. De gemeente onderscheidt daarbij verschillende vormen van participatie, die oplopen in mate van invloed Informeren De gemeente verstrekt informatie over plannen en besluiten. Raadplegen De overheid haalt reacties op bij inwoners, bedrijven en organisaties, bijvoorbeeld via een inspraakavond of een enquête. Adviseren Hierbij vraagt de overheid betrokkenen om advies over een initiatief en betrekt zij dit advies bij de verdere uitwerking. Coproduceren Bij coproduceren werken overheid en betrokkenen samen aan de uitwerking van plannen, bijvoorbeeld door gezamenlijk te ontwerpen. (Mee)beslissen Hierbij nemen betrokkenen samen met de overheid besluiten of draagt de overheid die besluitvorming (deels) over. De gemeenteraad stelt de participatieverordening en het participatiebeleid vast. Met deze documenten bepaalt de raad de kaders voor de wijze waarop de gemeente met initiatieven en participatie omgaat.

40 Van raad tot daad

Agressie, intimidatie of bedreiging Raadsleden kunnen te maken krijgen met agressie, intimidatie of bedreiging. De gemeenteraad hecht daarom groot belang aan een veilige werkomgeving voor raadsleden. Wanneer zich signalen voordoen, kunnen raadsleden deze bespreken met de burgemeester of griffier. Zij fungeren als eerste aanspreekpunt. Daarnaast kunnen raadsleden gebruikmaken van het landelijke Netwerk Weerbaar Bestuur. Dit netwerk zet zich in voor de veiligheid van raadsleden en biedt advies en ondersteuning. Het netwerk is 24 uur per dag bereikbaar via telefoonnummer: 070-3738314 en via het e-mailadres: info@ondersteuningsteamwb.nl

Raadscommissies en rekenkamer De gemeenteraad werkt met verschillende commissies en raadswerkgroepen. Die de raad ondersteunen bij de voorbereiding, uitvoering en controle van raadswerk. Het presidium doet aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad in het algemeen en de Politieke Avond en Raadsvergadering in het bijzonder. In het presidium nemen de fractievoorzitters, voorzitter van de raad, vicevoorzitter en de griffier deel. De agendacommissie stelt de agenda’s vast voor de raadsvergadering en de Politieke Avond. De commissie bepaalt welke onderwerpen er op de agenda komen en in welke volgorde deze worden behandeld. De agendacommissie bestaat uit de fractievoorzitters, de voorzitter van de raad, de vicevoorzitter van de raad en de griffier.

De werkgeverscommissie oefent het werkgeverschap namens de raad uit voor de griffie. Twee raadsleden maken deel uit van deze commissie. De vertrouwenscommissie adviseert de gemeenteraad bij de benoeming en herbenoeming van de burgemeester en voert klankbordgesprekken met de burgemeester. De rekenkamer ondersteunt de gemeenteraad bij de controlerende taak door onafhankelijk onderzoek uit te voeren. De rekenkamer bestaat uit drie onafhankelijke leden en onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gevoerde gemeentelijke bestuur.

De auditcommissie ondersteunt de gemeenteraad bij de uitoefening van de controlerende taak. De commissie verricht adviserende en voorbereidende werkzaamheden op het gebied van financiën, interne controle en risicobeheersing. Daarnaast verstrekt de auditcommissie opdrachten aan de externe accountant.

Van raad tot daad 41

42 Van raad tot daad