Accountantsverslag 2023 - gemeente Leusden.pdf
Tekst van het document
ACCOUNTANTSVERSLAG 2023
1 JULI 2024
Aan de gemeenteraad van de gemeente Leusden Postbus 150 3830 AD LEUSDEN
Geachte leden van de gemeenteraad,
Datum 1 juli 2024
Bij de jaarrekening 2023 van de gemeente Leusden zullen wij een controleverklaring met een goedkeurend oordeel betreffende de getrouwheid afgeven.
Ons kenmerk 1018782-ACV2023
De jaarrekening 2023 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leusden. Bij deze jaarrekening zullen wij op 1 juli 2024 een goedkeurende controleverklaring voor het getrouwe beeld verstrekken.
Behandeld door M. (Marijn) Klappe MSc RA
Wij bedanken de medewerkers van de gemeente Leusden voor de open en constructieve wijze van samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken.
Graag bieden wij u hierbij ons accountantsverslag met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2023 van de gemeente Leusden aan. Onze opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging van 19 september 2023. Dit verslag gaat in op onze belangrijkste bevindingen uit de controle van de jaarrekening 2023.
Met vriendelijke groet, Eshuis Registeraccountants B.V. Was Getekend: A. (Antine) van de Groep MSc RA Partner
Accountantsverslag 2023 gemeente Leusden
2
Inleiding
Inleiding Inhoudsopgave
Inhoudsopgave Samenvatting
Samenvatting Bevindingen
Bevindingen Rechtmatigheid
Rechtmatigheid Financiële positie
Financiële positie
▪ Bestuurlijke samenvatting controle 2023
4
▪ Belangrijkste bevindingen uit onze controle
8
▪ Rechtmatigheidsverantwoording
20
▪ De financiële positie van uw gemeente
28
▪ Financiële positie ▪ Resultaatanalyse
▪ Organisatie
32
▪ Administratieve organisatie en interne beheersing
▪ IT-audit
34
▪ Onze kijk op de algemene IT-beheersingsmaatregelen
Organisatie
Organisatie
▪ Betrouwbaarheid en continuïteit van IT omgeving
▪ Overige aangelegenheden
36
▪ Bijlagen
38
IT-audit
IT-audit
▪ Bijlage 1a: Niet-gecorrigeerde controleverschillen
Overig
Overig
▪ Bijlage 1b: Onzekerheden in de controle ▪ Bijlage 1c: In de controle opgenomen aanpassingen
Bijlagen
Bijlagen
▪ Bijlage 1d: Tekortkomingen in de toelichtingen ▪ Bijlage 1f: Bevindingen controle SiSa-bijlage 2023
▪ Bijlage 2: Onafhankelijkheid Accountantsverslag 2023 gemeente Leusden
3
Conclusies jaarrekeningcontrole 2023 Inleiding
Inleiding
Onderwerp
Beschrijving
Getrouwheidsoordeel
•
Wij geven een goedkeurend oordeel af voor de getrouwheid.
•
De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt € 1.050.000 respectievelijk € 3.150.000.
Fraudekwestie
•
Wij hebben bij de controle jaarrekening 2023 fraude geconstateerd, betreffende een dubieuze transactie met een verbonden partij. De betreffende frauduleuze transactie is geconstateerd door de eigen organisatie en gecorrigeerd. We lichten de fraudekwestie nader toe op pagina 16.
Pagina 16
Financiële positie
•
De financiële positie ultimo 2023 is verbeterd ten opzichte van 2022. Dit is met name het gevolg van het positieve resultaat over 2023 ad. € 5,1 miljoen.
Pagina 29
•
Het weerstandsvermogen bedraagt € 13,7 miljoen. Het weerstandsvermogen is ruim hoger dan de door de gemeente onderkende aanwezige risico’s ad € 7,1 miljoen.
•
In het najaar 2023 hebben wij onze interimcontrole uitgevoerd. Tijdens deze interimcontrole richten wij ons vooral op de opzet en bestaan van de administratieve organisatie. Onze bevindingen hebben wij in een management letter aan het college gerapporteerd. Onze algemene indruk van de gehele administratieve organisatie en interne beheersing is positief. Met name de beheersing van de geautomatiseerde omgeving verdient meer acute aandacht gezien het aantal openstaande bevindingen.
Pagina 33
•
Tijdens de werkzaamheden voor de 2023 jaarrekeningcontrole zijn voor gemeente Leusden de algemene IT beheersmaatregelen in opzet en bestaan beoordeeld van de meest kritische applicaties rond het sociaal domein, inkoopfactuurverwerking, belastingen en het grootboek. Wij hebben dit gedaan vanuit de gedeelde back office met de andere BLNP-gemeentes. Hiervoor hebben wij diverse General IT Controls rond de relevante informatiesystemen getoetst. In een aantal systemen is sprake van ontwikkelpunten. Daarbij is het vooral eerst van belang dat u formuleert op welke wijze u in BLNP-verband wilt samenwerken. Pas nadat dit besloten is, is het logisch om de IT-omgeving verder te ontwikkelen. U bent zich ervan bewust dat de duur van het beslistraject voor BLNP betekent dat u bepaalde ontwikkelpunten in de systemen niet voortvarend kunt oppakken. U bent in dit traject uiteraard ook afhankelijk van het overleg met de andere drie gemeenten, en zij van u.
Pagina 35
•
Wij hebben het door het management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingspraktijken geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij zijn van mening dat de verslaggevingspraktijken en de toegepaste inschattingen aannemelijk zijn en consistent worden gebruikt.
Pagina 9
Inhoudsopgave
Referentie Pagina 9
Inhoudsopgave Samenvatting
Samenvatting Bevindingen
Bevindingen Rechtmatigheid
Rechtmatigheid Interne beheersing
Financiële positie
Financiële positie Organisatie
Organisatie IT-audit
IT-audit Overig
Overig Bijlagen
Bijlagen Kwaliteit verslaggeving
Accountantsverslag 2023 gemeente Leusden
5
Conclusies jaarrekeningcontrole 2023 Inleiding
Inleiding
Onderwerp
Beschrijving
Controleproces
•
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave Samenvatting
•
Referentie
Bij de start van de controle waren de jaarstukken niet voor alle posten gereed, waaronder de SiSa en de Rechtmatigheidsverantwoording. Dit heeft geleid tot extra werkzaamheden na de geplande controleweken, maar ook extra inzet vanuit uw interne organisatie. Wij willen de ambtelijke organisatie graag bedanken voor hun inzet en flexibiliteit.
Grondexploitatie
•
Wij hebben het proces beoordeeld waarmee het management schattingsposten met betrekking tot de grondexploitatie bepaalt, en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Een en ander in de context van onze verklaring bij de jaarrekening als geheel. De uitgangspunten voor de grondexploitatie achten wij acceptabel.
Pagina 11
Overige Gemeente-specifieke onderwerpen
•
Wij hebben geen ongecorrigeerde controleverschillen (fouten en/of onzekerheden) in de verantwoorde informatie in de SiSa-bijlage 2023 geconstateerd.
Pagina 9
•
Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2023 niet strijdig zijn met de Wet normering topinkomens (WNT) en dat de jaarrekening 2023 van de gemeente Leusden voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT. Conform de afspraken met onze beroepsvereniging hebben wij het anti-cumulatiebeding voor de WNT niet gecontroleerd en dit ook gemeld in de controleverklaring.
•
Wij hebben de rechtmatigheidsverantwoording gecontroleerd op haar getrouwheid in lijn met de handreiking 1152 van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants. In lijn met deze handreiking hebben wij afzonderlijke werkzaamheden gedaan op de werkzaamheden van de VIC-functie, op het voorwaarde-, M&O-, en begrotingscriterium. Het college heeft voor € 1.170.000 rechtmatigheidsfouten geconstateerd en € 485.000 aan onduidelijkheden. Dit is onder de verantwoordingsgrens van € 3.153.000. De rechtmatigheidsafwijkingen groter dan de rapporteringsgrens van € 50.000 zijn toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering. Voor verdere toelichting verwijzen wij naar hoofdstuk “Rechtmatigheid.”
Samenvatting Bevindingen
Bevindingen Rechtmatigheid
Rechtmatigheid Financiële positie
Financiële positie Organisatie
Organisatie IT-audit
IT-audit
Rechtmatigheidsverantwoording
Pagina 21
Overig
Overig Bijlagen
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Leusden
6
Conclusies jaarrekeningcontrole 2023
Inleiding
Inleiding Onderwerp
Beschrijving
Referentie
Schatkistbankieren
•
Met de Wet verplicht schatkistbankieren zijn alle decentrale overheden verplicht om hun overtollige middelen in de schatkist aan te houden (= alle middelen boven een per decentrale overheid te bepalen limiet). Voor uw gemeente geldt voor 2023 per kwartaal een limiet van € 1.459.000. Decentrale overheden dienen in de jaarrekening verantwoording af te leggen over het gemiddelde banksaldo per kwartaal en de over- dan wel onderschrijding van de toegestane limiet. Uit de verantwoording van het schatkistbankieren over 2023 - zoals opgenomen in de toelichting op de balans - blijkt dat de gemeente Leusden in geen van de kwartalen een overschrijding laat zien.
Pagina 19
Sociaal domein
•
U heeft deze taken uitbesteed aan de gemeente Amersfoort. Over boekjaar 2023 is ook voor hen het rechtmatigheidsoordeel verlegd van accountant naar college. U heeft met de betreffende gemeente afspraken gemaakt over de rechtmatigheidsverantwoording. De gemeente Amersfoort heeft gerapporteerd over de rechtmatigheid, verwijzend naar het controleprotocol. Voor het onderwerp M&O is besproken dit voor 2024 verder vorm te geven.
Pagina 18
Voorzieningen
•
Leusden heeft voor veel objecten zoals panden, bruggen en wegen een onderhoudsvoorziening gevormd. Een aantal van deze voorzieningen is wel onderbouwd met een plan, maar dat plan begint gedateerd te raken. Ook is te zien dat een aantal voorzieningen erg klein is en de vraag mag dan gesteld worden of de voorziening nog realistisch gebruikt wordt voor de werkelijke verplichting. U geeft aan dat de voorzieningen in 2024 aan een nieuwe beoordeling worden onderworpen. Wij adviseren u om de kleine en/of irrelevante voorzieningen te actualiseren en indien nodig op te heffen. Met het achterblijven van onderhoud loopt u het risico op achterstallig onderhoud met verkorting van de levensduur van het object tot gevolg. Voor achterstallig onderhoud bent u overigens gehouden een voorziening te vormen. Wij adviseren u om deze overwegingen ook te betrekken in uw actualisatie in 2024.
Pagina 14
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave Samenvatting
Samenvatting Bevindingen
Bevindingen Rechtmatigheid
Rechtmatigheid Financiële positie
Financiële positie Organisatie
Organisatie IT-audit
IT-audit Overig
Overig Bijlagen
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Leusden
7
Inleiding
Inleiding Inhoudsopgave
Inhoudsopgave
Wij verstrekken een controleverklaring bij de jaarrekening 2023 met een goedkeurend oordeel betreffende de getrouwheid.
Geen feitelijke niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot SiSa-bijlage
Wij hebben onze controle van de jaarrekening 2023 van gemeente Leusden uitgevoerd, en verstrekken een controleverklaring met een goedkeurend oordeel betreffende de getrouwheid bij deze jaarrekening.
Wij hebben geen ongecorrigeerde controleverschillen (fouten en/of onzekerheden) in de verantwoorde informatie in de SiSa-bijlage 2023 geconstateerd.
Samenvatting
Samenvatting Bevindingen
Bevindingen Rechtmatigheid
Rechtmatigheid Financiële positie
Geen feitelijke niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot het vermogen en het resultaat Wij hebben tijdens een controlebevinding geconstateerd, betreffende de te hoog verantwoorde schulden in het kader van SiSa regelingen (overlopende passiva) totaal € 72.548. In onze controle zijn verder geen niet-gecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd groter dan onze rapporteringsdrempel die van invloed zijn op het vermogen of het resultaat van de gemeente. Hiervoor verwijzen wij naar de bijlage A1a.
Financiële positie
Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Wij hebben tijdens onze controle geen niet-gecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd groter dan onze rapporteringsdrempel die van invloed zijn op de WNT. Conform de afspraken met onze beroepsvereniging hebben wij het anticumulatiebeding voor de WNT niet gecontroleerd en dit ook gemeld in de controleverklaring. Onze opdracht is ongewijzigd uitgevoerd
Fouten en onzekerheden in de PGB bestedingen
Met de opdrachtbevestiging van 19 september 2023 heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2023.
De PGB-bestedingen zijn door uw gemeente (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft een controleverklaring met een oordeel met beperking bij de verantwoordingen 2023 verstrekt, vanwege rechtmatigheidsafwijkingen.
Naast de opdrachtbevestiging zijn bepalend (geweest) voor onze controle:
Als gevolg van de fouten in de verantwoorde PGB-bestedingen in de jaarrekening 2023 van de SVB leidt dit tevens tot een afwijking in onze controle voor de getrouwheid en de rechtmatigheid. Deze afwijking is niet opgenomen in het (verplichte) overzicht van controleverschillen omdat deze kleiner is dan de rapportagedrempel ad € 50.000.
De reikwijdte van onze controle staat omschreven in de opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking of wijziging in de reikwijdte van onze controle. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2023 voldoende voor de doelstelling van onze controle.
Organisatie
Organisatie IT-audit
IT-audit Overig
Overig Bijlagen
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Leusden
•
Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).
•
De Controleverordening gemeente Leusden (op grond van artikel 213 van de Gemeentewet).
9
Inleiding
Inleiding Inhoudsopgave
Inhoudsopgave Samenvatting
Wij zijn onafhankelijk van de gemeente Leusden
Goedkeuringstoleranties
Ons zijn geen relaties bekend tussen Eshuis Registeraccountants B.V. en haar zusteren of dochterondernemingen en de gemeente, die naar ons professionele oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Onze volledige onafhankelijkheidsbevestiging is te vinden in bijlage 2 bij deze rapportage.
Samenvatting
€ 3.150.000
Er zijn geen belangrijke wijzigingen in de verslaggevingsregels Bevindingen
Bevindingen Rechtmatigheid
Rechtmatigheid Financiële positie
Financiële positie
Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de resultaten van de gemeente. Daarnaast vereisen zij van het management het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, vaak vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken die inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente zijn uiteengezet in de toelichting in de jaarrekening 2023.
Boekjaar 2023
€ 1.050.000
€ 50.000
Organisatie
Organisatie IT-audit
IT-audit
Wij hebben het door het management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingspraktijken geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij zijn van mening dat de verslaggevingspraktijken en de toegepaste inschattingen aannemelijk zijn en consistent worden gebruikt.
Overig
Overig Bijlagen
Bijlagen
€ 2.520.000
Boekjaar 2022
Wij hebben de jaarrekeningcontrole 2023 uitgevoerd met inachtneming van de volgende goedkeuringstoleranties, zoals opgenomen in de door u vastgestelde controleverordening:
€ 42.000
€Accountantsverslag 2023 gemeente Leusden
€ 840.000
€ 500.000€ 1.000.000 € 1.500.000 € 2.000.000 € 2.500.000 € 3.000.000 € 3.500.000 Materialiteit
Onzekerheden
Rapporteringstolerantie
10
Inleiding
Inleiding
Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening, met uitzondering van de door ons geconstateerde onzekerheden De jaarstukken 2023 van uw gemeente bestaan uit:
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave
•
Het jaarverslag 2023 (programmaverantwoording en verplichte paragrafen).
•
De jaarrekening 2023 (balans met toelichting, overzicht van baten en lasten in de jaarrekening met toelichting en de SiSa-bijlage).
Samenvatting
Samenvatting Bevindingen
Bevindingen Rechtmatigheid
In het onderdeel “programmaverantwoording” van het jaarverslag dient informatie te worden opgenomen met betrekking tot de vragen: wat hebben we gedaan, wat hebben we bereikt en wat heeft het gekost? De programmaverantwoording vormt samen met de verplicht voorgeschreven paragrafen (over o.a. weerstandsvermogen, bedrijfsvoering, etc.) het jaarverslag.
Rechtmatigheid Financiële positie
Financiële positie Organisatie
Organisatie
Op basis van Nederlandse wetgeving en de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NVCOS) 720 is de accountant verplicht bepaalde werkzaamheden uit te voeren met betrekking tot het jaarverslag en de andere informatie die in de jaarstukken is opgenomen. Als onderdeel van dit vereiste hebben wij de volgende werkzaamheden uitgevoerd: •
Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag de vereiste informatie bevat op basis van artikel 24 lid 2, artikel 25 en artikel 26 BBV.
•
Wij hebben, voor zover wij kunnen beoordelen, vastgesteld dat de verklaringen van de gemeenteraad in het jaarverslag en de andere informatie zoals opgenomen in de jaarstukken verenigbaar zijn met de beweringen en verklaringen die in de jaarrekening zijn opgenomen.
•
Wij hebben vastgesteld dat de verklaringen in het jaarverslag overeenstemmen met de resultaten van de uitgevoerde controlewerkzaamheden.
IT-audit
IT-audit Overig
Overig Bijlagen
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Leusden
De grondexploitaties zijn geactualiseerd De balanspost met de belangrijkste schattingselementen in de jaarrekening van de gemeente Leusden betreft de voorraad onderhanden werk, waaronder de bouwgronden in exploitatie (grondexploitaties). De balanspost is relatief groot, met een omvang van € 5,1 miljoen. Dit bedrag vertegenwoordigt het vermogen dat u al in de grondexploitatie heeft geïnvesteerd. Daar tegenover staan nog te realiseren baten groot € 12,5 miljoen en lasten groot € 4,5 miljoen. De nog te realiseren baten en lasten vormen samen met de boekwaarde de basis voor het uiteindelijke resultaat van de lopende projecten. Per project moet bepaald worden of er sprake is van een verwacht verlies, waarvoor een voorziening getroffen moet worden, of winst. De totale verwachte winst mag u gedurende het boekjaar als resultaat nemen. In 2023 heeft Leusden 8 exploitaties, waarvan 5 grondexploitaties en 3 faciliterende exploitaties. Van de 5 grondexploitaties zijn er 2 bedrijfsterreinen en 3 woningbouwlocaties. Controlewerkzaamheden grondexploitaties De risico’s voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot vier P’s:
•
Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt. Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn
•
Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in vooral de woningbehoefte. Is er een kritische analyse gemaakt van de ‘mix’ van woningen (huur, koop, vrije kavel appartementen, etc.) in de projecten, in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente?
11
Inleiding
Inleiding
•
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave Samenvatting
Samenvatting Bevindingen
Bevindingen Rechtmatigheid
Rechtmatigheid
•
Prijs: de verkoopprijzen van woningen, en dus van grond, hebben langere tijd onder druk gestaan. Deze situatie is omgeslagen in een grote vraag naar woningen en grond, waardoor de grondprijs zich in een hoog tempo in positieve zin ontwikkelt. Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd en welke grondprijzen bovenwaarts moeten worden bijgesteld als gevolg van de grotere vraag en de positieve marktontwikkelingen? Plankosten: door de toenemende vraag naar woningen en dus naar bouwcapaciteit is sprake van een toenemende stijging van de bouwkosten. Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd en welke prijzen bovenwaarts moeten worden bijgesteld als gevolg van de grotere vraag en de hierbij horende prijsontwikkelingen?
Actualisaties grondexploitaties De balanswaarde is in 2023 toegenomen van € 3,5 miljoen naar € 5,1 miljoen (geïnvesteerd vermogen). De stijging bestaat vooral uit de laatste investeringen in Valleipark en Mastenbroek II. De grondexploitaties zijn door u voor de jaarrekening 2023 opnieuw doorgerekend (geactualiseerd), en waar nodig zijn door u de verwachtingen bijgesteld, waarmee tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd, en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen. Het verwachtte positieve resultaat bedraagt € 3,8 miljoen (2022: € 3,2 miljoen). De verbetering wordt met name veroorzaakt door de resultaten Mastenbroek II. Valleipark
Financiële positie
Financiële positie Organisatie
Organisatie IT-audit
IT-audit
Tussentijdse winstneming Op grond van het BBV heeft uw gemeente in het boekjaar 2023 per saldo € 227.000 aan tussentijdse winst genomen op de grondexploitaties. De winst wordt op de complexen de Buitenplaats en Valleipark genomen. In de andere complexen is nog geen sprake van verkopen en geen sprake van winst. De nu nog resterende complexen sluiten allen op of rond de nullijn. Dat heeft vooral te maken met stijgende bouwkosten. De gehanteerde grondprijzen zijn marktconform.
Valleipark is inmiddels afgerond en afgesloten, waarbij een resultaat ven € 206.000 is gerealiseerd. Het totale resultaat bedraagt € 2.850.000. Ten opzichte van 2023 is er met name sprake van meevallers bij de uitvoering van het parkaanleg.
Overig
Overig Bijlagen
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Leusden
12
Inleiding
Inleiding
Actualisatie grondexploitaties (vervolg) Nog te maken kosten
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave Samenvatting
Samenvatting
De nog te maken kosten staan onder druk: de markt is krap en prijzen stijgen, echter neemt dit af ten opzichte van voorgaande jaren. In de actualisatie voor 2024 zijn de kosten in de lopende complexen 3% voor 2024 en 2,5% voor 2025 en verder geïndexeerd.
Bevindingen
Bevindingen Rechtmatigheid
Rechtmatigheid
Nog te realiseren opbrengsten In de actualisatie zijn conform voorgaand jaar vanuit het voorzichtigheidsbeginsel geen kostenstijgingen doorgevoerd, tenzij met ontwikkelende partijen contractuele afspraken zijn gemaakt over een jaarlijkse indexering, waaronder Mastenbroek II.
Financiële positie
Financiële positie Organisatie
Organisatie IT-audit
IT-audit
Rente De afgelopen jaren was de rente historisch laag. Inmiddels liggen die jaren achter ons en stijgt de rente weer. Conform de notitie ‘Grondbeleid in begroting en jaarstukken van de commissie BBV moet de aan de grondexploitaties toe te rekenen rentetarief worden gebaseerd op de opslagrente of de rentelast van de financiering die specifieke voor de grondexploitatie is aangetrokken. Binnen de gemeente Leusden is wellswaar sprake van projectfinanciering maar niet direct toe te rekenen aan de grondexploitaties. Er is derhalve geen rente toegerekend aan de grondexploitaties.
Overig
Overig Bijlagen
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Leusden
Disconteringsvoet De disconteringsvoet is conform de notitie ‘Grondbeleid in begroting en jaarstukken’ van de commissie BBV gelijk aan de maximale meerjarig streefpercentage van de Europese Centrale Bank voor de inflatie van de Eurozone, namelijk 2% vanaf 2023.
13
Inleiding
Inleiding Inhoudsopgave
Inhoudsopgave Samenvatting
Samenvatting Bevindingen
Bevindingen
Belangrijkste conclusies waardering grondexploitaties
Actualisering voorzieningen
Als onderdeel van de controle van de waardering van de bouwgronden in exploitatie voeren wij een risicoanalyse uit ter bepaling van het risicoprofiel van de individuele grondexploitaties en de hierdoor bestaande kans op een materiële fout in de waardering ervan. Hierbij betrekken wij de huidige boekwaarde, het geprognosticeerde resultaat en de aard en omvang van de nog te realiseren baten en lasten (liggen hier al contracten/overeenkomsten aan ten grondslag of niet). Wij hebben op grond van de door ons verrichte werkzaamheden inzake de waardering van de grondexploitaties vastgesteld dat uw gemeente:
Op meerdere onderhoudsvoorzieningen blijven de werkelijke bestedingen achter bij de geplande bestedingen. De omvang van de jaarlijkse onderhoudskosten reflecteert dit ook. Een voorziening voor groot onderhoud is bestemd voor majeure kosten die bijdragen aan de levensduur van een object. Kleine onderhoudswerkzaamheden horen via het resultaat te lopen.
•
Beschikt over actuele ramingen van de nog te realiseren baten en lasten.
•
Beschikt over een deugdelijke onderbouwing van de gehanteerde uitgangspunten in de grondexploitaties
•
Externe deskundigheid heeft ingeschakeld ter onderbouwing van de geraamde grondprijzen en grondopbrengsten.
•
Een niet onaannemelijk niveau heeft bepaald van de nog te maken plan- en civiele kosten.
Rechtmatigheid
Rechtmatigheid Financiële positie
Financiële positie Organisatie
Organisatie
Wij hebben begrepen dat u in het komende jaar de onderhoudsplannen gaat herijken. Wij willen onze bovenstaande constateringen daarbij onder uw aandacht brengen. Van belang voor een goed onderhoudsplan is dat het compleet is en gestaafd kan worden met externe kostenopgaves. Dit is nodig om te voorkomen dat afdelingen ‘potjes’ op de balans gaan maken om met hun begroting uit te komen. Klein onderhoud hoort onderdeel te zijn van de meerjarenbegroting. Daarvoor is een strakke begrotingsdiscipline nodig. Vanwege de stijging van de prijzen kan het nodig zijn om de bestaande voorzieningen te verhogen; dit zal de actualisatie moeten uitwijzen.
De uitgangspunten die in de grondexploitaties en dus in de jaarrekening 2023 zijn verwerkt, zijn door ons beoordeeld en als aannemelijk aangemerkt. Voorzieningen
IT-audit
IT-audit Overig
Overig Bijlagen
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Leusden
Uw gemeente heeft geen voorzieningen gevormd voor verliezen, risico’s of verplichtingen die hun oorsprong vinden in het huidige boekjaar of eerdere boekjaren, maar waarvan de (verwachte) uitgaven in de toekomst liggen. Binnen de voorzieningen maakt u conform het BBV onderscheid naar voorzieningen voor ‘verplichtingen, verliezen en risico’s’, ter ‘egalisering van kosten’ (‘groot onderhoud’), en ‘voor middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is’.
14
Inleiding
Inleiding
De beoordeling door het college van burgemeester en wethouders van het risico van materiële fouten in de jaarrekening als gevolg van fraude of van het overtreden van wet- en regelgeving
Wij merken op dat de gemeente in haar paragraaf bedrijfsvoering minimale aandacht specifieke aandacht (de vereisten) heeft besteed aan frauderisicobeheersing.
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave Samenvatting
Samenvatting Bevindingen
Bevindingen Rechtmatigheid
Rechtmatigheid
Als onderdeel van onze controle vragen wij uw organisatie jaarlijks om inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude of van het overtreden van wet- en regelgeving (corporate compliance), inclusief de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat u daarbij hanteert, alsook de communicatie daarover met het personeel en met de gemeenteraad (of met de auditcommissie). Tijdens deze gesprekken heeft uw organisatie aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s, waaronder het belang van corporate compliance en de analyse van corruptievraagstukken.
Als uw accountant zijn we vol vertrouwen dat de gemeente op de goede weg is om een robuust kader voor fraudepreventie te ontwikkelen en te handhaven. We blijven de gemeente attenderen om ervoor te zorgen dat deze inspanningen worden versterkt en effectief worden uitgevoerd, met als uiteindelijk doel het beschermen van de financiële belangen van de gemeenschap en het bevorderen van een cultuur van vertrouwen en integriteit.
Financiële positie
Financiële positie Organisatie
Organisatie IT-audit
IT-audit Overig
Overig Bijlagen
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Leusden
De gemeente Leusden beschikt over een eigen frauderisicoanalyse. In het huidige klimaat van toenemende complexiteit en uitdagingen op het gebied van financiën en bestuur, benadrukt de gemeente het cruciale belang van fraudepreventie op alle niveaus van de organisatie. Het waarborgen van integriteit en transparantie in alle activiteiten van de gemeente is niet alleen een verantwoordelijkheid, maar ook een essentieel onderdeel van het publiek vertrouwen. Fraudepreventie is een dynamisch en continu proces dat voortdurend evolueert om gelijke tred te houden met veranderende omstandigheden en opkomende risico's. Het beleid en het werkplan van de gemeente vormen solide leidraden voor het implementeren van effectieve antifraudebeheersing. We hebben vastgesteld dat deze documenten een gedegen basis bieden voor het identificeren, analyseren en aanpakken van potentiële frauderisico's op een gestructureerde en proactieve manier. Wij adviseren u als vervolgstap om ook in BLNP-verband aandacht besteed aan fraudebewustzijn- en preventie. Door signalen, methodes en ervaringen met ervaringen met elkaar te delen maakt u het fraudebeleid krachtiger.
15
Rapporteren over fraude Inleiding
Inleiding Inhoudsopgave
Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie (NBA) een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude in de jaarrekening maar ook met betrekking tot omkoping, corruptie, ondermijning en de naleving van andere wet- en regelgeving.
Inhoudsopgave Samenvatting
Samenvatting Bevindingen
Bevindingen Rechtmatigheid
Rechtmatigheid Financiële positie
Financiële positie Organisatie
Organisatie IT-audit
IT-audit Overig
Overig Bijlagen
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Leusden
De aandacht voor het thema fraude en integriteit neemt de laatste jaren steeds verder toe. Het zorgt ervoor dat organisaties steeds vaker gevraagd wordt transparant te zijn in de visie, het beleid en het toezicht op het integer handelen in alle geledingen van de organisatie. Dat gaat dus niet alleen over fraude maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik, het hanteren van gedragscodes en de naleving van andere regelgeving bijvoorbeeld op het gebied van arbeidsomstandigheden en milieu. Dit geldt niet alleen op de werkvloer, maar vraagt ook iets van organisatie en bestuur. Met ingang van 2022 is het op grond van de verslaggevingsregels voor veel organisaties verplicht om in het jaarverslag te rapporteren over de fraudegevoeligheid van de organisatie. Voor gemeenten geldt een aanbeveling om hierover te rapporteren vanuit de kadernota rechtmatigheid. Voor gemeenten geldt echter vanuit Artikel 2:391 lid 1 BW dat voornaamste risico’s dienen te worden toegelicht in onder andere de paragraaf bedrijfsvoering. Wij dienen als uw accountant er op toe te zien dat het college B&W rapporteert over de voornaamste frauderisico’s en het fraudemanagement van de gemeente. De afgelopen jaren hebben we steeds aandacht gevraagd voor het opstellen van een (fraude)risicoanalyse en de rapporteringsverplichting in veel sectoren is een volgende stap in dit proces.
De gemeente Leusden beschikt over een stelsel aan maatregelen om fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan. Dit is benoemd in de jaarrekening, namelijk in paragraaf Bedrijfsvoering. Hiertoe verwijzen wij ook in onze controleverklaring in sectie “Controle-aanpak frauderisico’s”. De accountant maakt zelf ook een inschatting van de frauderisico’s binnen een organisatie, en vormt zich een beeld van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen en te bezien of deze maatregelen effectief zijn.
In iedere organisatie bestaat een risico op het doorbreken van de interne beheersing door het management bij de totstandkoming van schattingen. We beoordelen in het kader van onze controle de interne processen op deze schattingen en doen detailcontroles op de uitgangspunten en aannames die aan significante schattingen ten grondslag liggen. Ook zijn we alert op ongebruikelijke transacties, samenwerkingsrelaties en de naleving van procedures die mede tot doel hebben transparantie en integer handelen te bevorderen. Elementen daaruit zijn controles op de prestatielevering bij inkooptransacties, het naleven van het inkoopbeleid en aanbestedingsregels. Fraude en integriteit Tijdens de jaarrekeningcontrole 2023 hadden wij bij de SiSa-controle vermoeden van verslaggevingsfraude bij een transactie met een verbonden partij ingevolge de regeling Sport- en beweegakkoord 2022. De transactie werd frauduleus bevonden doordat een uitvoerend medewerker van de gemeente Leusden de verbonden partij heeft gevraagd een aanvullende factuur te sturen in 2023 over boekjaar 2022 zodat geen sprake zou zijn van onderbesteding op het budget. Er lagen geen prestaties ten grondslag aan de factuur. Daarmee werd getracht om een terugbetaling aan het rijk te voorkomen. Dit wordt gezien als misbruik van overheidsgeld door misleidende verantwoordingsinformatie en daarmee verslaggevingsfraude.
De transactie is primair geconstateerd door de 3e lijn via het opmaken van het balansdossier. Echter kent de gemeente geen fraude escalatieladder of beleid op dubieuze transacties waardoor in de lijn geen adequate opvolging is gegeven aan de constatering. Wij hebben het college en de ambtelijke organisatie gevraagd passend onderzoek en passende maatregelen te nemen op het gebied transacties met verbonden partijen, cultuur en AO/IB. Een deel van het onderzoek is afgerond en wijst uit dat het een incident betreft. Het college en de ambtelijke organisatie zullen nog acteren op het cultuuraspect en de kwaliteit van de AO/IB in deze fraudecasus.
16
Inleiding
Inleiding Inhoudsopgave
Inhoudsopgave Samenvatting
Samenvatting Bevindingen
Wij hebben de betreffende fraude primair besproken met het management, het college van burgemeester en wethouders, omdat het management primaire verantwoordelijk is voor het voorkomen en detecteren van fraude, inclusief het invoeren en onderhouden van interne-beheersingsmaatregelen met betrekking tot de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving, de werking en de efficiency van de bedrijfsvoering, en de naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Als accountant verkrijgen wij een redelijke, maar geen absolute, zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat, als gevolg van fraude of fouten.
Bevindingen Rechtmatigheid
Rechtmatigheid Financiële positie
Financiële positie Organisatie
Organisatie IT-audit
IT-audit
Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing. Onze controle is uitgevoerd met een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle fouten en fraudes hebben ontdekt. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel-kritisch uitgevoerd en hebben professionele oordeelsvorming toegepast, in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen.
Continuïteitsbeoordeling In het kader van de jaarrekeningcontrole beoordelen wij ook het vermogen van de gemeente om de activiteiten in de komende twaalf maanden voort te zetten. Elementen die we in deze beoordeling betrekken zijn onder meer de vermogenspositie, de begroting voor het komende boekjaar, de afhankelijkheid van eigen inkomsten, de risico’s die u zelf identificeert en uiteraard ook de risico’s die wij als uw accountant signaleren. Vanwege de geopolitieke situatie, de inflatie, de energieprijsontwikkeling en ontwikkelingen in de regelgeving voor accountants is, net als bij het onderwerp fraude, steeds vaker informatie in de controleverklaring opgenomen over de continuïteitsbeoordeling die wij uitvoeren. Om die reden vragen wij uw aandacht voor deze beoordeling. De continuïteitsafwegingen worden bij u veelal expliciet gemaakt en zijn onderdeel van het proces waarin organisatie en bestuur worden betrokken. Bijvoorbeeld in de meerjarenbegroting en de beleidsplannen voor het aanstaande ‘ravijnjaar’. Dit heeft haar weerslag in bijvoorbeeld paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing, waarin u aandacht heeft voor uw risicobeheersing en de gestelde norm kengetallen waarop de provincie Utrecht haar beoordeling baseert.
Overig
Overig Bijlagen
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Leusden
17
Inleiding
Inleiding Inhoudsopgave
Sociaal domein (3 decentralisaties) Voor de jaarrekeningcontrole 2023 hebben wij – met inachtneming van de Audit Alert Sociaal Domein van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) – de door uw gemeente getroffen maatregelen om te komen tot een getrouwe besteding van de zorg in natura (Wmo en Jeugd, exclusief PGB’s) geëvalueerd.
Inhoudsopgave PGB’s en Sociale Verzekeringsbank Samenvatting
Samenvatting Bevindingen
Bevindingen Rechtmatigheid
De PGB-bestedingen zijn (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft een controleverklaring met beperking bij de verantwoordingen 2023 verstrekt. Voor de gemeente Leusden heeft de accountant van de SVB fouten voor getrouwheid en rechtmatigheid geconstateerd. De geconstateerde fouten vallen onder de rapporteringstolerantie, waardoor deze niet staan benoemd in de bijlage 1.
Rechtmatigheid
Zorg in Natura/Jeugdzorg en WMO Deze taken zijn uitbesteed aan de gemeente Amersfoort. Vanwege de wijziging van het rechtmatigheidsoordeel heeft u met deze partij afspraken gemaakt over de inrichting van de rechtmatigheidscontrole. Van de gemeente Amersfoort is een verantwoording ontvangen voorzien van een verklaring van hun accountant. In deze verklaring wordt verwezen naar rechtmatigheid in het controleprotocol. Als aandachtspunt geven wij mee om voor het onderwerp M&O nadere afspraken te maken. Wat opvalt is dat de bestedingen in Jeugd sterk stijgen. Dit ligt aan zowel meer toestroom van cliënten als zwaardere hulpvraag als stijgende kosten van de zorgaanbieders. Taakgerichte bekostiging Na een aanbesteding is een nieuwe contractpartner voor specialistische jeugdhulp gecontracteerd voor de regio Amersfoort. U bent deelnemer in dit nieuwe contract dat als bijzonder kenmerk heeft dat het uitgaat van taakgerichte bekostiging. Taakgerichte bekostiging gaat uit van een intensieve informatievoorziening tussen contractgever en nemer. Daarbij wordt de traditionele productieverantwoording met controleverklaring van de accountant losgelaten. De controle op bestedingen en de verantwoording ligt bij de gemeente Amersfoort. Zij hebben al meerdere jaren ervaring met deze manier van verantwoorden.
Vanaf 1 januari 2024 gaat uw organisatie zelf ook een bijdrage leveren aan de taakgerichte verantwoording. Het is de bedoeling dat u daarmee meer grip (en inzicht) krijgt in de geleverde prestaties en de daaraan verbonden kosten.
Financiële positie
Financiële positie Organisatie
Organisatie IT-audit
IT-audit Overig
Overig Bijlagen
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Leusden
In de BADO-notitie van 13 maart 2018 inzake PGB-verantwoordingen is opgenomen dat de gehele populatie van verstrekte PGB-gelden als onzeker moet worden gewogen, indien de gemeente geen werkzaamheden verricht aan de prestatielevering. Gezien dit het geval is, is € 627.619 als onzeker opgenomen (WMO € 205.573 en Jeugdwet € 422.046) in onze afweging van het oordeel.
18
Schatkistbankieren Inleiding
Inleiding Inhoudsopgave
Inhoudsopgave Samenvatting
Samenvatting Bevindingen
Bevindingen Rechtmatigheid
Rechtmatigheid Financiële positie
Met de Wet verplicht schatkistbankieren zijn alle decentrale overheden verplicht om hun overtollige middelen in de schatkist aan te houden (= alle middelen boven een per decentrale overheid te bepalen limiet). Voor uw gemeente geldt voor 2023 per kwartaal een limiet van € 1.459.000. Decentrale overheden dienen in de jaarrekening verantwoording af te leggen over het gemiddelde banksaldo per kwartaal en de overdan wel onderschrijding van de toegestane limiet. Uit de verantwoording van het schatkistbankieren over 2023 - zoals opgenomen in de toelichting op de balans - blijkt dat de gemeente Leusden in geen van de kwartalen een overschrijding laat zien.
Wij hebben geen fouten geconstateerd met betrekking tot de naleving van de Wet Normering topinkomens (WNT) De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 2013 van toepassing. Doelstelling van de wet is te verhinderen dat instellingen in de publieke en semipublieke sectoren rechtens in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen. Voor gemeenten geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. De bezoldiging voor een topfunctionaris mag voor 2023 niet meer bedragen dan € 223.000 per jaar. Daarnaast dienen gemeenten de salarissen openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. In 2023 hebben wij geen overschrijdingen van de grensbedragen voor topfunctionarissen en overige medewerkers geconstateerd.
Financiële positie Organisatie
Organisatie IT-audit
IT-audit Overig
Overig Bijlagen
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Leusden
19
Inleiding
Inleiding Inhoudsopgave
Inhoudsopgave Samenvatting
Samenvatting Bevindingen
Bevindingen Rechtmatigheid
Rechtmatigheid Financiële positie
Financiële positie Organisatie
Stand van zaken rechtmatigheidsverantwoording per 13 mei 2024
Rechtmatigheid uitgelegd
Zoals we eerder aan u gerapporteerd hebben, heeft het Rijk besloten dat met ingang van 2023 niet langer de accountant maar het college verantwoording aflegt en een conclusie trekt over het rechtmatig handelen binnen de gemeente Leusden. Onze rol beperkt zich tot het toetsen of de rechtmatigheidsverantwoording, die in de jaarstukken wordt behandeld in de rechtmatigheidsverantwoording en de toelichting daarop in de paragraaf bedrijfsvoering, en de bevindingen die voortvloeien uit de interne controles en anderszins zijn geconstateerd, getrouw weergeven.
Rechtmatigheid houdt in dat alle handelingen van de gemeente in overeenstemming zijn met de geldende wet- en regelgeving. Dit omvat onder andere aanbestedingen, omgevingswet, arbeidsomstandigheden en subsidievoorwaarden. In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording wordt de focus gelegd op de financiële rechtmatigheid, waarbij het college moet worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig zijn uitgevoerd. In 2005 zijn negen criteria vastgesteld om het begrip financiële rechtmatigheid concreet te maken. Het college legt in de jaarrekening verantwoording af over al deze criteria. De eerste zes criteria, die gerelateerd zijn aan de getrouwheid van de financiële informatie, worden weerspiegeld in de balans en de staat van baten en lasten. De overige drie criteria, die specifiek gaan over rechtmatigheid, worden behandeld in de rechtmatigheidsverantwoording.
Begin 2024 zijn decentrale overheden en accountants geconfronteerd met de mededeling van het ministerie van BZK dat het regelgevend kader voor de rechtmatigheidsverantwoording nog niet af is. De gemeentewet en de wet gemeenschappelijke regelingen zijn weliswaar gewijzigd maar dat geldt niet voor uw verslaggevingsregels, het BBV, en voor onze controlecriteria, zoals opgenomen in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Inmiddels is bekend geworden dat de Algemene Rekenkamer heeft aangegeven fundamentele bezwaren te hebben tegen de voorgestelde regelgeving. Dat houdt snelle aanpassing van de regels tegen.
Organisatie IT-audit
IT-audit Overig
Overig Bijlagen
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Leusden
Dat betekent niet dat de rechtmatigheidsverantwoording niet kan worden opgesteld of dat de controle daarop nog niet is uitgevoerd, omdat op basis van de conceptregelgeving en de daarop gebaseerde uitspraken en toelichtingen, veel mogelijk is. Onze cijfermatige controles ondervinden hier geen hinder van en u bent zelf aan de slag gegaan met de rechtmatigheidsverantwoording. Inmiddels heeft BZK in IBI Nieuwbrief 121 en 122 decentrale overheden gevraagd om, conform de gewijzigde Gemeentewet, “gewoon” een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening. Daarmee is begin maart 2024 duidelijkheid gekomen, waardoor organisaties en accountants verder kunnen. Als accountants betreuren we deze, voor ons niet beïnvloedbare, en voor ons beide lastige, omstandigheden. We houden u aangesloten op de actuele ontwikkelingen en verwachten niet dat de afgifte van de controleverklaring die staat gepland vertraging zal oplopen.
De volgende criteria vallen onder ons getrouwheidsoordeel: •
Calculatiecriterium
•
Valuteringscriterium
•
Adresseringscriterium
•
Volledigheidscriterium
•
Aanvaardbaarheidscriterium
•
Leveringscriterium
De volgende criteria vallen onder de rechtmatigheidsverantwoording: •
Voorwaardencriterium
•
Begrotingscriterium
•
Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
21
Getrouwheid rechtmatigheidsverantwoording
Inleiding
Inleiding Inhoudsopgave
Inhoudsopgave Samenvatting
Samenvatting Bevindingen
Bevindingen Rechtmatigheid
Rechtmatigheid Financiële positie
Financiële positie
Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet ook van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording van het college, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. En die verantwoording is ‘waar’, dus getrouw. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de gemeenteraad en het college, over de (financiële) rechtmatigheid, met als doel om zowel de kaderstellende als de controlerende rol van de raad te versterken. Wij evalueren de huidige status van de kaderstelling en de drie afzonderlijke criteria, waarover door het college verantwoording afgelegd moet worden.
Organisatie
Organisatie IT-audit
IT-audit
Status kaderstelling Of het nu de financiële kaders van de begroting zijn, de verordeningen of de beleidsmatige kaders in de vorm van visies en nota’s, het is bijna altijd het college dat de kaders formuleert. De raad stelt deze kaders al dan niet na enige discussie en soms met amendementen vast.
De gemeente Leusden heeft de kaders tijdig geactualiseerd, maar de wet van de remmende voorsprong is ook op u van toepassing. De verschillende interpretaties, uitspraken en aanpassingen in de landelijke regelgeving hebben ook geleid tot een de facto aanscherping in de toepassing van de criteria. Met name op het vlak van begrotingsrechtmatigheid is in de laatste maanden na veel discussie nog het nodige aangepast. Dit heeft voor uw gemeente uiteindelijk ook geresulteerd in een op 23 mei 2024 Nota beleidskaders rechtmatigheidsverantwoording inzake hoe om te gaan met begrotingsafwijkingen in het kader van het begrotingscriterium. Werkzaamheden accountant t.a.v. de rechtmatigheidsverantwoording De accountant dient, in overeenstemming met de NBA-handreiking 1152, op basis van de evaluatie van de opzet en het bestaan van de werkzaamheden van de VIC-functie per proces te beoordelen of deze kwalificeert als een effectieve beheersingsmaatregel waarop de accountant kan steunen. Bij het bepalen van de aard, timing en omvang van controlewerkzaamheden verricht de accountant werkzaamheden om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen over de effectieve werking van de VICfunctie als interne beheersingsmaatregel over het gehele boekjaar. Dit betreft een mix van de volgende werkzaamheden: •
Vaststellen dat uitgevoerde werkzaamheden conform de geplande werkzaamheden zijn;
•
Inspecteren van de werkdocumenten, onderliggende documentatie en rapportages op onderlinge consistentie en het bespreken van de VIC uitkomsten met de controller en functionarissen van de VIC-functie;
•
Vaststellen dat er voldoende en geschikte informatie is verkregen om de VICfunctie in staat te stellen redelijke conclusies te trekken, waaronder het inspecteren van de onderliggende brondocumentatie die door de VIC-functie is gebruikt bij de uitvoering van de werkzaamheden;
Overig
Overig
Als gevolg van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording hebben veel decentrale overheden kaderstellingen geactualiseerd. In onze controle hebben wij ons gebaseerd op de volgende kaders:
Bijlagen
•
Controleverordening
•
Financiële verordening
•
Normenkader, inclusief verantwoordingsgrens
•
Nota beleidskaders rechtmatigheidsverantwoording
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Leusden
22
Inleiding
Inleiding
•
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave Samenvatting
Samenvatting
Reperformance van de VIC, waarbij eveneens wordt vastgesteld dat de bevindingen in de rapportages van de VIC-functie consistent zijn met de uitkomsten van de uitgevoerde werkzaamheden. Naast de reperformance voert de accountant ook eigen gegevensgerichte werkzaamheden en deelwaarnemingen uit op transacties die door de cliënt niet in de werkzaamheden (uitgevoerde steekproef, spend analyse, deelwaarneming) zijn betrokken;
•
Aan de hand van de notulen / actielijst vaststellen dat de rapportages van de VICfunctie inhoudelijk zijn behandeld in het MT / de directie;
•
Vaststellen dat er follow-up wordt gegeven aan de geconstateerde bevindingen.
Bevindingen
Bevindingen
Monitor rechtmatigheidsverantwoording
Rechtmatigheid
Rechtmatigheid Financiële positie
Financiële positie Organisatie
Organisatie
Zoals benoemd gaat het in de rechtmatigheidsverantwoording om drie criteria, te weten het voorwaarden-, M&O-, en begrotingscriterium. Het college heeft in de paragraaf bedrijfsvoering openheid en transparantie betracht in het rapporteren van geconstateerde onrechtmatigheden, zelfs wanneer deze onder de vastgestelde verantwoordingsgrens van de raad blijven. Hoewel dit niet strikt noodzakelijk is op basis van formele vereisten, getuigt deze benadering van een sterke toewijding aan integriteit en verantwoording.
Verantwoordingscriterium Het voorwaardencriterium betreft de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen. Deze eisen of voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en omvatten aspecten zoals doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het voorwaardencriterium richt zich met name op aandachtspunten zoals naleving van eigen voorwaarden bij subsidieverstrekking, vermijding van niettoegestane staatssteun, aanbestedingen, naleving van de Participatiewet, modelverordeningen 212 en 213a, bevoegdheden, personeelslasten en verordeningen. Het uitgangspunt betreft het door het college vastgestelde normenkader. Rechtmatigheidsverantwoording rechtmatigheidsfouten, zoals geconstateerd door de VIC-functie Begrotingscriterium
€ 471.000
Voorwaardencriterium
€ 699.000
M&O-criterium
IT-audit
IT-audit Overig
Overig Bijlagen
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Leusden
Door de volledige omvang van onrechtmatigheden te rapporteren, ongeacht de financiële drempel, toont het college een hoog niveau van verantwoordelijkheid en betrokkenheid bij het beheer van publieke middelen. In de tabel hiernaast is een samenvatting opgenomen van de informatie zoals benoemd onder Rechtmatigheidsverklaring in de paragraaf bedrijfsvoering.
€ 0
Totale rechtmatigheidsfouten
€ 1.170.000
Verantwoordingsgrens (3% van 100,5 miljoen)
€ 3.153.000
Ruimte onder de grens goedkeurend oordeel rechtmatigheid
€ 1.983.000
23
Inleiding
Inleiding Inhoudsopgave
Inhoudsopgave
Op basis van de vastgestelde materialiteit van 3% en de daadwerkelijke gerealiseerde baten en lasten worden de volgende significante processen onderkend, in lijn met de aanpak van uw VIC-functie:
Indien onze conclusie overeenstemt met die van uw functie, levert dit ons zekerheid op met betrekking tot de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.
•
EU-aanbestedingsproces
•
Subsidieverstrekkingsproces
•
Belasting- en heffingsproces
•
Omgevingsvergunningsproces
•
Grondverkoopproces
•
Proces rondom de participatiewet, jeugdwet en WMO
Na zorgvuldige analyse en uitvoering van onze controlewerkzaamheden in het kader van het voorwaardencriterium, concluderen wij dat wij voldoende controlewerkzaamheden hebben verricht om te steunen op de effectieve werking van de VIC-functie als interne beheersingsmaatregel gedurende het gehele boekjaar. Deze inspanningen hebben ons voorzien van voldoende en geschikte controle-informatie om onze conclusies te onderbouwen en een betrouwbare basis te bieden voor de rechtmatigheidsverantwoording.
•
Personeelsproces
•
Treasuryproces
Aanbesteden (onderdeel van voorwaardencriterium)
•
Proces rondom dotaties en ontrekkingen reserves
Het voldoen aan de aanbestedingswet is verplicht voor de gemeente. De uitkomsten ten aanzien van de procesgang met betrekking tot het inkoop en aanbestedingsproces zijn gerapporteerd in de managementletter. Wij hebben de uitkomsten van uw interne aanbestedingsanalyses beoordeeld en concluderen, net als u, dat voor een bedrag van afgerond € 699.000 als onrechtmatig moeten worden aangemerkt. De grootste onrechtmatigheden hebben betrekking op met name inhuurcontracten van verschillende functionarissen, waaronder inhuur adviseur RO, inhuur jurist, inhuur receptionisten en inhuur medewerkers Burgerzaken.
Samenvatting
Samenvatting Bevindingen
Bevindingen Rechtmatigheid
Rechtmatigheid Financiële positie
Financiële positie Organisatie
Organisatie IT-audit
IT-audit Overig
Overig
Overige processen die als significant kunnen worden gezien, zoals het digitale factuurverwerkingsproces en het proces rondom de verwerking van inkomensoverdrachten (baten), betreffen processen die nagenoeg geheel alleen relevant zijn vanuit getrouwheidsaspecten. Deze vallen daarmee buiten de controle van uw VIC-functie en valt daarmee onder onze verantwoordelijkheid. Als onderdeel van onze controlewerkzaamheden hebben wij systeemgerichte werkzaamheden uitgevoerd met betrekking tot het voorwaardencriterium. Hierbij hebben wij ons laten leiden door de werkzaamheden van uw VIC-functie met betrekking tot deze processen. Om de betrouwbaarheid van de rechtmatigheidsverantwoording te toetsen, hebben wij voor een deel van de werkzaamheden van de VIC-functie een herbeoordeling uitgevoerd.
Bijlagen
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Leusden
Tijdens deze herbeoordeling hebben wij specifieke deelwaarnemingen geselecteerd en deze opnieuw beoordeeld om te bepalen of wij tot eenzelfde conclusie komen als uw VIC-functie.
24
Begrotingscriterium Inleiding
Inleiding Inhoudsopgave
Inhoudsopgave Samenvatting
Samenvatting Bevindingen
Bevindingen Rechtmatigheid
Rechtmatigheid Financiële positie
Financiële positie Organisatie
Organisatie
Het begrotingscriterium heeft betrekking op het budgetrecht van de raad. Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, en ook de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s. In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de raad zijn vastgesteld en ook is in de begroting krediet geraamd voor geplande investeringen. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn. De financiële beheershandelingen moeten tot stand komen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting. Die grens is hard, overschrijden is per definitie onrechtmatig. Dit omdat de afwijking een inbreuk vormt op het budgetrecht van de raad. Zoals benoemd heeft u een addendum vastgesteld op de financiële verordening. Hierin heeft u afspraken gemaakt over hoe om te gaan met bijvoorbeeld onderbestedingen, tijdigheid en onderprestatie. Het is de vraag of u vindt dat u tijdig geïnformeerd bent als de over- en onderschrijdingen gemeld worden in de jaarrekening en worden toegelicht.
Het gaat daarbij om overschrijdingen van de begrote exploitatielasten op programmaniveau maar ook over overschrijding van investeringslasten op het niveau van de door de raad beschikbaar gestelde investeringskredieten.
Wij hebben in onderstaande tabel alle bruto begrotingsafwijkingen weergeven en vervolgens de acceptabele begrotingsafwijkingen in mindering gebracht, waardoor alleen de daadwerkelijke onrechtmatigheden overblijven uit hoofde van het begrotingscriterium. U heeft als raad op 23 mei 2024 de nota beleidskaders rechtmatigheidsverantwoording aangepast zodat batenafwijkingen en lastenonderschrijdingen bij het vermelden hiervan op zijn laatste in de jaarrekening nog als tijdig moet worden gezien. Tijdige afwijkingen zijn acceptabel volgens de kadernota en leiden dus niet tot nadere bestuurlijke discussie. Batenafwijkingen en lastenonderschrijdingen zijn als ze acceptabel zijn eveneens rechtmatig. Lastenoverschrijdingen zijn altijd onrechtmatig en wegen mee in het rechtmatigheidsoordeel, ook als ze tijdig gemeld (en dus acceptabel) zijn. Begrotingscriterium Lasten- en kredietoverschrijdingen (altijd onrechtmatig)
€ 327.000 € 144.000
Batenafwijkingen (alleen bij onacceptabel onrechtmatig)
€0
Lastenonderschrijdingen (alleen bij onacceptabel onrechtmatig)
€0
Totale bruto begrotingsafwijkingen
€ 471.000
IT-audit
IT-audit Overig
Overig Bijlagen
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Leusden
Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van raad.
25
Inleiding
Inleiding Inhoudsopgave
Inhoudsopgave Samenvatting
Samenvatting
Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Onder misbruik wordt verstaan: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of uitkeringen te verkrijgen, dan wel met het doel om voor een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Misbruik van overheidsgelden kan gelijk worden gesteld met het plegen van fraude, door onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Bij fraude passen beheersmaatregelen zoals fraudepreventie, handhaving, fraudeopsporing en sancties.
Bevindingen
Bevindingen Rechtmatigheid
Rechtmatigheid Financiële positie
Financiële positie Organisatie
Organisatie IT-audit
IT-audit Overig
Overig Bijlagen
Bijlagen
Accountantsverslag 2023 gemeente Leusden
Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan (de ‘geest van de wet’). De beheersmaatregelen die daarbij passen zijn: handhaving, voorlichting, analyse toepassing en actualisering wet- en regelgeving. Ook dit kan tot een onrechtmatigheid leiden. Het college is verantwoordelijk voor het inrichten van effectieve maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsregels om overheidssubsidies en bijdragen te ontvangen dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Voor het M&O criterium steunt u voor het sociaal domein op de verantwoordingen van SDO Support en de gemeente Amersfoort. Bij Amersfoort gaat u uit van het M&O beleid van de gemeente Amersfoort. Wij merken overigens op dat dit niet formeel is vastgesteld. Ook wordt het M&O beleid niet meegenomen met de controle van de accountant van de gemeente Amersfoort. Vanwege tijdsgebrek heeft u geen aanvullende werkzaamheden kunnen verrichten.
Voorzichtigheidshalve neemt u de invoerdingen inzake de bijstand (aflossingen hierbuiten gelaten) op als onduidelijkheid voor een toaalbedrag van € 168.000.