Bijlage 3 ICT NML Jaarverantwoording 2024 V1.7

Samen bouwen

aan de toekomst Informatiebeveiliging

''ICT NML voldoet voor 94% aan de verplichtingen''

1 jaar ICT NML en ECGeo

''Het sleutelwoord voor 2024 was zonder twijfel verandering''

Vooruitblik 2025

''Klantgerichtheid en innovatie staan centraal''

Voorwoord Ook 2024 is weer een dynamisch jaar geweest voor ICT NML! Een jaar van succes (ook de kleintjes tellen!), vallen en weer opstaan, leren, techniek, communiceren, samenwerken, samen werken, witte vlag hijsen, samenhang, perfecte storm creëren, lachen en ga zo maar door. Een prachtige visuele weergave van ons jaar vindt je terug in de woordwolk hieronder. Elk woord weerspiegelt een stukje van wat we samen hebben bereikt: van projecten tot samenwerking, successen, fouten maken en hiervan leren etc. Het laat zien waar we als organisatie voor staan. Er is veel gebeurd in 2024, en we hebben opnieuw stappen gezet in de doorontwikkeling en verdere professionalisering van onze organisatie. Niet alleen door het behalen van successen maar ook door te leren van dingen die niet goed gaan; want ook wij zijn net een echte organisatie met onze imperfecties. Ook hebben we ons uiterste best gedaan om de factor mens niet uit het oog te verliezen. Onze actieve personeelsvereniging, de zomerborrel, spelavonden en de inmiddels ‘beruchte’ kerstborrel zijn hier voorbeelden van. Werk neemt in het leven van mensen en binnen de samenleving een belangrijke plek in. Je werk maakt deel uit van wie je bent. Het bepaalt mede je identiteit, je plek in de samenleving, hoe je je kunt ontwikkelen, geeft structuur en een doel, en zorgt voor sociale contacten.

Als organisatie doen we dan ook ons uiterste best door te streven naar werk en werkomstandigheden die ‘prikkelend’ zijn. Daarmee kan werk zingeving toevoegen aan het leven van onze medewerkers.

Jürgen Tessers

TPM

SNELTREIN

PDC

KNIPPEREN

BEGROTING

VAKANTIE

INFORMATISERING

ECGEO

BEDRIJFSVOERING

TEAMS OMGANGSVORMEN

EXCHANGE

BESTUURLIJK

BENCHMARK

VISIE

ARCHIEFWAARDIG

AUTOMATISERING IMPERFECTIES

PROJECTEN

WERK/PRIVE

GREAT PLACE TO WORK

WERKPLEK

ISO27001

DAYWIZE AMBITIEUS

TEAMGEVOEL

RESULTATEN

Directeur ICT NML

2

Inhoudsopgave jaarverantwoording

2

Voorwoord - Jürgen Tessers

4

Gerealiseerd in 2024

5

Ontwikkeling, stabiliteit én snelheid - Joost Poulissen

8

1 jaar ICT NML en EC Geo: transitie, samenwerken en doorzetten Interview Jurgen Tessers en Rob Claassen

10

Vinkjes en verkeersregels - Joop Beris en Kevin Geeraets

12

ECGeo in 2024: een bijzonder jaar - Interview Sandi Mackowiak

15

Team Infra in 2024: doorontwikkelen en oogsten - interview Patrick Maes en Paul Hermans

18

Een vliegende start - interview Jeroen Jacobs

20

Jaarstukken| Financieel verslag 2024

74

Vooruitblik 2025: klantgerichtheid & innovatie centraal

3

SNELHEID

INNOVATIE

NTP-KLOK PLANMATIG BRK STRUCTUUR BAG

TOPDESK

Gerealiseerd in 2024 PROACTIEF ALWAYS-ON STRUCTUUR

BORGING

INTERNE DOORGROEI AFSCHALEN INHUUR

INTEGRATIE ECGEO LEVERANCIERSMANAGEMENT

BIO

OMGEVINGSWET

WINDOWS 11

FUNCTIONEEL BEHEER M365

AANBESTEDING REKENCENTRUM HARDWARE, WERKPLEKKEN, SMARTPHONES EN TABLETS

PATCHCYCLUS

OVERGANGSJAAR

EXPERTISE CENTRUM

ASANA

VEREENVOUDIGEN PROCESSEN

STABILITEIT INTERNE PROCESSEN EN APPLICATIES

PROFESSIONALISERING

BASTION 365 MANAGED LAPTOPS

BEGROTING

PROCESSEN OP ORDE

VERANDERING ALS CONSTANTE

STERKE IDENTITEIT

BGT

GT MOBIEL

UNIFLOW ONLINE

TOEKOMSTBESTENDIGE INTERNETVERBINDING VAN 1 GBIT NAAR 5 GBIT

PDC

BALANS

VOORBEREIDINGEN BRK

PRODUCT OWNERSHIP

FORMATIE

MULTIFUNCTIONALS

AANBESTEDING LUCHTFOTO DOORONTWIKKELING

GROEI

ACRONIS M365 BACKUP AMBITIEDOCUMENT

SECURE MANAGEMENT DOMEIN

AZURE PASSWORD RESET

STAGIAIRES

DOORONTWIKKELING GIS (KAARTVIEWER)

4

Ontwikkeling, stabiliteit én snelheid De kenmerken van ICT NML in 2024

Het was een jaar van indrukwekkende groei en ontwikkeling voor ICT NML. Waar we in het verleden vaker als rem op innovatie werden gezien, hebben we dit jaar het tegendeel bewezen. Gemeenten vragen soms om een pas op de plaats – een teken dat we echt snelheid hebben gemaakt. Tegelijkertijd hebben we de stabiliteit van onze dienstverlening aanzienlijk verbeterd. Grote systeemuitvallen behoren tot het verleden, en dat is een knappe prestatie gezien het spanningsveld tussen innovatie en stabiliteit.

Joost Poulissen

Teamleide De kracht van samenwerking en structuur r Onze vooruitgang is het resultaat van de inzet van onze gehele organisatie. Medewerkers en teams hebben niet alleen als organisatie, maar ook individueel mooie stappen gezet. Met tools als Asana, POP-plannen (product owner plannen) en een verbeterde inrichting in TOPdesk hebben we structuur gebracht in ons werk, wat bijdraagt aan efficiënter werken en betere resultaten. Opvallende successen Op het gebied van leveranciersmanagement hebben we grote stappen gezet: we hebben meer grip op onze relaties dan ooit tevoren. De uitrol van Windows 11 verliep soepel, ver voor de support-deadline. Ook zijn initiatieven zoals het Secure Management Domein en de Always-On Infrastructuur eindelijk concreet opgepakt, wat onze dienstverlening nog robuuster maakt. Daarnaast hebben we succes geboekt met belangrijke aanbestedingen en zijn grote projecten gestart, waaronder de migratie naar het GGI-Netwerk en de versterking van het M365 Functioneel Beheer.

Menselijke verhalen en teamontwikkeling Het personele succes is misschien wel het meest bijzondere: geen personeelsverloop binnen onze operationele ICT-teams, een zeldzame prestatie in deze tijd. Tegelijkertijd kregen we te maken met persoonlijke uitdagingen binnen het team, waarbij collega’s met ziekte geconfronteerd werden. Dit heeft ons als team nog hechter gemaakt.

5

Blik op 2025: Nieuwe kansen en uitdagingen Hoewel er veel is bereikt, liggen er ook voor 2025 genoeg uitdagingen in het verschiet. We willen de laatste verbeteringen doorvoeren in onze patchcycli en het IAM-proces stroomlijnen. Daarnaast richten we ons meer op klantgerichtheid, met als doel proactief te adviseren en gemeenten te begeleiden in de snel veranderende IT-wereld. Met het stevige fundament dat in 2024 is gelegd, zijn we klaar om door te bouwen. Samen blijven we stappen zetten, gedreven door innovatie, samenwerking en de kracht van onze mensen.

"HET MOOISTE RESULTAAT VAN 2024? DE GROEI VAN ONS TEAM. MET BEHEER EN INTERNE PROCESSEN OP ORDE, MINDER STORINGEN EN AFNEMENDE KWETSBAARHEDEN ZIJN WE KLAAR VOOR DE VOLGENDE STAP." - JOOST POULISSEN

6

Jurgen Tessers -Directeur-

& Rob Claassen

-Teamleider ECGeo-

7

Interview

''1 jaar ICT NML en ECGeo; transitie, samenwerken en doorzetten'' Het eerste jaar waarin ICT NML en ECGeo hun krachten bundelden, was er een van grote uitdagingen, maar vooral van mooie stappen vooruit. Het was een jaar van transitie, samenwerking en doorzetten. Jurgen Tessers en Rob Claassen blikken terug op een periode waarin veel werd gevraagd, maar waarin ook een stevig fundament is gelegd voor de toekomst. Een jaar vol veranderingen en doorbraken Het afgelopen jaar begon met grote uitdagingen: de integratie van twee organisaties, de afronding van de financiële administratie van 2023 en het opstellen van de prognose voor 2024. Ondanks deze aanzienlijke uitdagingen is er een solide basis gelegd. "Het was een zwaar jaar door de transitie en de hoge ambities die we onszelf hebben opgelegd," blikt Rob terug. "Maar het mooie is dat we onze dienstverlening hebben doorgezet. Iedereen binnen het team voelde die verantwoordelijkheid en dat maakt me trots." Jurgen herkent dit gevoel en benadrukt dat het jaar in het teken stond van verbetering en doorontwikkeling. "Het was veel, maar de zichtbare resultaten maakten het ontzettend waardevol." Van weerstand naar samenwerking De transitie ging niet zonder de nodige hobbels en het proces om de systemen en processen van ICT NML en ECGeo te integreren kostte meer tijd dan verwacht.

Toch werd de samenwerking gevonden en groeide er een positieve dynamiek. "We hebben nu echt het gevoel dat we op de juiste plek zitten," vertelt Rob. "Ik voel me onderdeel van ICT NML en ben trots dat we - in het jaar van de verandering - het label Great Place To Work hebben behaald." Hoewel de integratie flink wat tijd in beslag nam, ging het reguliere werk ook gewoon door. Het oppakken van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) namens vier gemeenten is hier een goed voorbeeld van. Hoewel dit project meer werk en complexiteit met zich meebracht dan verwacht, heeft het team het extra werk met toewijding opgepakt. Tegelijkertijd is er hard gewerkt aan de integratie van processen en systemen om de kosten onder controle te houden, met als doel dit in 2025 verder te optimaliseren. Professionalisering en groei Het jaar stond ook in het teken van verdere professionalisering. De organisatie heeft stappen gezet in projectaanpak, met het toepassen van het PRINCE2-principe als leidraad, in plaats van de eerdere meer ad-hoc benadering. Ook de interne processen, zoals HR en communicatie, zijn versterkt, wat de efficiëntie ten goede komt. Een belangrijke mijlpaal was de investering in informatiebeveiliging. Wat begon als een noodzakelijke stap, heeft zich in 2024 bewezen als een cruciale factor voor de weerbaarheid van de organisatie.

7 8

Trots op wat bereikt is Zowel Rob als Jurgen benadrukken de trots op de organisatie. "We hebben bestuurlijk comfort opgebouwd; onze deelnemers voelen zich eigenaar van ICT NML," vertelt Rob. "We hebben laten zien dat we de juiste dingen doen en hebben het vertrouwen gewonnen. Fouten mogen gemaakt worden, want we lossen ze op." Jurgen vult aan: "Het was een zwaar jaar, maar het feit dat we homogeniteit en samenhang in de organisatie hebben weten te behouden, ondanks alle veranderingen, zegt veel over het aanpassingsvermogen van het complete team." Lessen en uitdagingen Niet alles verliep zoals gehoopt. De plaatsingsprocedure nam meer tijd in beslag dan verwacht, wat voor onrust zorgde. Ook het BAG-project kostte meer tijd en energie dan voorzien. Daarnaast bleek de financiële inpassing van ECGeo in de administratie van ICT NML complexer dan verwacht. Toch kijken beide leiders met optimisme naar de toekomst. "Voor 2025 streven we ernaar om met eigen mensen verder te bouwen," zegt Rob. "Het is mooi om te zien dat veel van de ingehuurde krachten inmiddels hebben gekozen om bij ICT NML te blijven." Blik op de toekomst Voor 2025 zijn er duidelijke doelen: Voltooiing van de integratie, met de puntjes op de i; Een gezonde financiële boekhouding, met minder verrassingen; Een team dat op volle kracht draait, waarbij iedereen op de juiste plek zit met de juiste rol en expertise.

Daarnaast streven wij ernaar om het team meer rust te geven, zodat zij het werk goed kunnen doen en gezamenlijk de ambities kunnen realiseren. Rode draad van 2024: Verandering Het sleutelwoord voor 2024 was zonder twijfel verandering. Het was een jaar waarin samenwerking en aanpassingsvermogen centraal stonden. Rob en Jurgen zijn het erover eens: het fundament is nu stevig, en met de lessen uit 2024 kan de organisatie verder groeien. "We zijn nu met de juiste dingen bezig," zegt Jurgen. "Dat brengt al genoeg verandering met zich mee."

7 9

VINKJES EN VERKEERSREGELS In 2024 behaalde ICT NML een mooi resultaat: een score van 94% op de informatiebeveiligingsaudit van onze auditor BKBO. Dit wil zeggen dat ICT NML voor 94% voldoet aan de verplichtingen voor informatiebeveiliging zoals die gelden voor de Nederlandse overheid. Een resultaat om trots op te zijn, maar het werk is daarmee niet klaar. Dit betekent ook niet dat we nu volledig beveiligd zijn tegen allerlei risico’s. Hoe kan dat? Compliance Compliance betekent voldoen aan wet- en regelgeving en richtlijnen zoals de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Compliance is echter niet hetzelfde als beveiliging. Vergelijk het maar met het verkeer: ik kan me aan alle verkeersregels houden maar nog steeds te veel risico nemen en gevaarlijk zijn voor mezelf en anderen. Om echt veilig te rijden, moet ik namelijk niet alleen de verkeersregels volgen maar ook risico’s goed kunnen inschatten en verantwoordelijkheid nemen. Zo is het ook met informatiebeveiliging: compliance vormt de basis voor informatiebeveiliging, zoals verkeersregels de basis zijn voor veilig gedrag op de weg. De BIO wordt helaas vaak gebruikt als afvinklijstje: als alle vinkjes er staan, dan zijn we veilig. Het voorbeeld hierboven maakt ook duidelijk dat dit niet de juiste manier van denken is. Ja, compliance met o.a.

de BIO is belangrijk maar daarnaast moeten we oog hebben voor de risico’s die we lopen en informatiebeveiliging vormen tot een manier van werken en denken voor de hele organisatie. Net zoals veilig rijden, is dat een continu proces. Privacy Naast het mooie rapportcijfer van de auditor, is ook het invullen van onze vacature voor Information Security Officer een belangrijke mijlpaal geweest in 2024. Door het invullen van die vacature hebben we meer capaciteit gekregen voor informatiebeveiliging en kunnen we ook belangrijke onderwerpen als privacy meer aandacht geven. Wij als ICT NML verwerken de persoonsgegevens van onze eigen organisatie maar we verwerken namens onze deelnemers nog veel meer persoonsgegevens. Daarnaast hebben we ook te maken met leveranciers die als verwerkers optreden. Al die verwerkingen moeten in kaart gebracht worden, moeten we weten welke persoonsgegevens we waarvoor verwerken en hoe de leverancier hier als subverwerker mee omgaat. Daar hebben we nu flinke stappen in gezet, onder andere door het actualiseren van ons verwerkingsregister en het actualiseren van verwerkersovereenkomsten met diverse leveranciers. Ook is er een privacyverklaring opgesteld en gedeeld op onze website. Vooruitkijken In 2024 hebben we veel belangrijke vinkjes gezet en 2025 wordt opnieuw een spannend jaar.

Zo komt er een opvolger van de BIO, de BIO 2.0, treedt de Cyberbeveiligingswet in werking en gaan we voor het eerst samenwerken met een nieuwe auditor. Dus ook dit jaar is er weer genoeg te doen!

p o o J s & i r e B -CISO

n i v e K aets r e e G

n atio m r o cer i f -Inf f O rity u c Se

10 10

Sandi Mackowiak - Coördinator ECGeo-

11

Interview “ECGeo in 2024” “2024 was voor ECGeo een bijzonder jaar, niet in het minst door het samengaan met ICT NML. Dit had niet alleen flink wat organisatorische voeten in aarde, ook qua werkomgeving en samenwerken betekende dit veranderen. In combinatie met een groot aantal projecten, de uitwerking van een ambitiedocument en de integratie van processen en financiën, maakte dit een bijzonder jaar", aldus Sandi Mackowiak (coördinator). Meer dan alleen kaarten maken Wat begon als een team met een beheertaak, transformeerde naar een team dat ook adviseert, analyseert en informatie ontsluit. Vanuit onze rol als expertisecentrum voor geografische informatie hebben we ons werkgebied verder uitgebreid en verstevigd, met impact voor gemeenten als Roermond, Leudal, Weert en Nederweert. Sandi: "Bij ECGeo draait het dus om veel meer dan enkel het maken van kaarten. Alles wat met geometrie te maken heeft, raakt ons werk. We analyseren data, geven gericht advies en zetten ons in om geografische informatie op de juiste manier te ontsluiten. Onze core business, het bijhouden van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), blijft een belangrijke pijler, maar dit jaar zijn daar ook nieuwe verantwoordelijkheden bijgekomen, zoals de gebouwenregistratie (BAG)." Het team versterken en groeien Het jaar 2024 stond ook in het teken van teamontwikkeling.

We hebben niet alleen hard gewerkt aan de landing binnen ICT NML en aan projecten, maar ook aan het versterken van onze samenwerking en het uitbouwen van onze capaciteit. Dankzij de samenwerking met ICT NML kunnen we sneller stappen zetten en effectiever inspelen op nieuwe kansen. Een belangrijke mijlpaal was daarnaast ook het creëren van een eigen werkplek voor het team. Waar we voorheen slechts één of twee dagen per week vanuit één locatie konden samenwerken, beschikken we nu over een vaste gezamenlijke locatie. Dit maakt het delen van kennis veel eenvoudiger en het versterkt bovendien het teamgevoel aanzienlijk. Innovatie in tools en data Een belangrijke focus dit jaar lag op de voorbereidingen om KaartViewer (Geo Viewer) door te ontwikkelen. Deze tool, die we beheren en inrichten, is essentieel voor het visualiseren van geografische data. De daadwerkelijke doorontwikkeling vindt in 2025 plaats. Daarnaast zijn we gestart met het binnenhalen van kadastrale gegevens uit de Basisregistratie Kadaster (BRK), wat nieuwe mogelijkheden biedt voor analyse en advies. Ook het werken met beeldmateriaal, zoals luchtfoto’s en Street Smart-beelden, kreeg extra aandacht. Hiermee kunnen we onze analyses verder verdiepen en gemeenten ondersteunen met gedetailleerde inzichten voor projecten als woningbouw en de energietransitie.

13 12

Van beheer naar advies en analyse We hebben dit jaar grote stappen gezet om te evolueren van een beheerclub naar een echt GEO expertisecentrum dat gericht is op proactieve analyse en advies. Dit sluit aan bij ons streven om op ambitieniveau 2 te werken, zoals vastgelegd in ons ambitiedocument. Uitdagingen en kansen Sandi: "En hoewel 2024 een tropenjaar was, door de integratie met ICT NML, de vele projecten, het ambitiedocument, een ordentelijke begroting en een nog niet compleet team, hebben we een solide basis gelegd voor de toekomst. Ik geef het jaar dan ook 7,5. Dat cijfer weerspiegelt niet alleen de harde inzet van het team, maar ook de groei die we hebben doorgemaakt. Een stevige basis met volop ruimte om inhoudelijk en kwalitatief verder te groeien. In 2025 willen we onze expertise verder verdiepen en onze adviesrol versterken. De focus ligt op het leveren van meer inhoudelijke en kwalitatieve bijdragen aan de gemeenten en partners waarmee we samenwerken."

7 13

Patrick Maes - Coördinator team Infrastructuur-

&

Paul Hermans - Coördinator team Infrastructuur-

14

Interview

''Doorontwikkelen en oogsten'' Het jaar 2024 was voor de afdeling Infra een jaar van doorontwikkeling en het oogsten van de vruchten van een traject dat twee tot drie jaar geleden in gang is gezet. Coördinatoren Patrick Maes en Paul Hermans kijken met trots terug op een periode waarin structuur en samenwerking centraal stonden én waarin het fundament werd gelegd voor verdere innovatie en professionalisering. Van veranderingen naar structuur en duidelijkheid Het team Infra heeft in 2024 grote veranderingen ondergaan. Niet alleen in de werkwijze, maar vooral op het gebied van cultuur. "We hebben in het afgelopen jaar echt stappen gezet op het gebied van structuur en rolduidelijkheid," vertelt Patrick. "Het projectmatig werken is nu verankerd in ons dagelijks handelen. Iedereen weet wat van hem of haar wordt verwacht, en dat geeft rust en overzicht." Communicatie speelde daarbij een cruciale rol, zowel binnen het team als met andere afdelingen en de aangesloten gemeenten. Paul benadrukt het belang van proactief contact: "We moedigen het team aan om zaken bespreekbaar te maken en niet af te wachten, maar juist actief mee te denken, concrete stappen te zetten en proactief naar oplossingen te zoeken." Wat doet team Infra? De afdeling Infra bestaat uit twee hoofdonderdelen: Werkplekbeheer: gericht op alles wat gebruikers direct ervaren, zoals werkplekken en applicaties.

Systeem- en netwerkbeheer: verantwoordelijk voor onder andere servers, netwerken en internetverbindingen. Het team telt in totaal 23 medewerkers en is verdeeld over verschillende specialisaties. Patrick stuurt het team Systeem- en Netwerkbeheer aan, dat bestond in 2024 uit 8 personen. Paul is coördinator van team Werkplekbeheer met 13 medewerkers. Samen zorgen zij ervoor dat de infrastructuur van ICT NML robuust, veilig en up-to-date blijft. De teams zorgen er samen voor dat alle systemen en werkplekken up-to-date zijn, volgens een gepland schema. Deze regelmaat heeft geleid tot een betere balans, minder grote verstoringen en een sterk verbeterde beveiliging. Waar voorheen updates meer ad hoc werden uitgevoerd, is er nu een duidelijk plan dat voor iedereen helder is. Dit heeft gezorgd voor voorspelbaarheid en efficiëntie in het beheer.

15 19

Trots op het team Zowel Patrick als Paul zijn trots op wat het team het afgelopen jaar heeft bereikt. "We hebben als team een fantastische prestatie neergezet," zegt Paul. "We zijn gegroeid, hebben onze processen onder controle en kunnen snel schakelen doordat alles goed op orde is. De saamhorigheid en teamspirit vormen een sterke basis voor verdere groei." Een ander teken van succes is dat vacatures worden ingevuld en dat ingehuurde krachten en stagiaires ervoor kiezen om te blijven. Dat onderstreept de aantrekkelijkheid van het team en de organisatie als geheel. Vooruitblik op 2025: Innovatie en samenwerking Met een solide basis kan het team Infra nu verder kijken naar de toekomst. Een belangrijke mijlpaal in 2024 was de succesvolle uitrol van Windows 11 binnen de virtuele werkplek. Dit verliep soepel en resulteerde in minder uitzonderingen bij updates. In 2025 ligt de focus op het verder aanhalen van de contacten met gemeenten. Patrick benadrukt het belang van wederzijds begrip: "Het is essentieel dat er meer inzicht komt in de processen van beide kanten. Als er afspraken gemaakt worden op ambtelijk niveau, moeten die ook helder zijn voor applicatiebeheerders." Daarnaast zal 2025 het jaar worden waarin security een nog grotere rol gaat spelen, mede door ontwikkelingen zoals BIO, NIS2 (Network and Information Security directive) en AI (Artificial intelligence).

Het team verwacht dat gemeenten steeds meer inzicht willen in beveiligingsmaatregelen en Infra bereidt zich hierop voor. De grootste uitdagingen De grootste uitdaging blijft het bijhouden van alle technologische ontwikkelingen. "We kunnen niet alles zelf doen," zegt Patrick. "Daarom zetten we externe specialistische kennis in waar nodig en maken we weloverwogen keuzes." Klaar voor de toekomst Met de basis stevig op orde kan het team Infra zich in 2025 richten op verdere professionalisering en innovatie. De prioriteiten zijn duidelijk: Het versterken van de samenwerking met gemeenten; Verder investeren in beveiliging en innovatie; Zorgen voor een bezetting op volle kracht, waarbij iedereen in de juiste rol werkt. Patrick en Paul zijn het erover eens: 2024 was het jaar van structuur, groei en teamspirit. Het team is klaar om de volgende stappen te zetten in een steeds veranderende digitale wereld.

16 19

Jeroen Jacobs - Controller -

Een vliegende start bij ICT NML Jeroen Jacobs blikt terug op 2024 Sinds 1 september 2024 maakt Jeroen Jacobs deel uit van het MT van ICT NML als controller. Hij stapte letterlijk op een rijdende trein, midden in een dynamisch jaar vol veranderingen en uitdagingen. Met een financiële en fiscale achtergrond en afkomstig van gemeente Roermond, bracht Jeroen meteen zijn expertise en frisse blik in het team. Zijn eerste maanden waren intensief, maar vooral positief. "De kennismaking met de collega's en het managementteam was ontzettend warm. De sfeer is informeel, collegiaal en iedereen is enorm behulpzaam," blikt Jeroen terug. Snel schakelen vanaf dag één Als nieuwkomer had Jeroen vanzelfsprekend veel vragen, maar dankzij de open en toegankelijke cultuur van ICT NML vond hij snel zijn weg. Hij was veel op de werkvloer te vinden, om niet alleen de materie eigen te maken, maar ook om de mensen te leren kennen. Een van de grootste uitdagingen in de beginperiode was de overgang van de salarisadministratie en het HR-systeem naar ICT NML per januari 2024. "Dat proces liep nog niet vlekkeloos," vertelt Jeroen. "Er waren hiaten en fouten die we moesten oplossen.

Gelukkig hebben we dat in het vierde kwartaal volledig rechtgetrokken en zijn die processen nu op orde." Extra aandacht voor HR en ECGeo Naast de reguliere financiële verantwoordelijkheden kreeg Jeroen ook een rol in HR-toezicht en een juiste salarisadministratie. Het was essentieel om de salaris- en HR-processen voor de medewerkers goed te regelen en hen tijdig te informeren, zeker gezien de extra belasting door het opnemen van de ECGeo medewerkers binnen ICT NML. "Het ouderschapsverlof bleek een ingewikkelde regeling, maar ook dat hebben we nu goed op de rit." De integratie van ECGeo bracht ook extra uitdagingen met zich mee. Het werd duidelijk dat de inrichting van de administratie niet aansloot op de behoefte aan rapportages en inzichten. Dit vormde een extra puzzel voor Jeroen – een uitdaging die hem op het lijf geschreven was. "Het is prettig om te zoeken naar hoe je eigen wensen kunt laten aansluiten op de wettelijke verplichtingen. Het geeft voldoening om dat goed in te richten, zodat aan de informatiebehoefte wordt voldaan." Op weg naar een nieuwe financiële inrichting De voorbereidingen voor een volledige herinrichting van de administratie zijn in 2024 gestart. De implementatie staat gepland voor maart 2025.

Deze nieuwe structuur voldoet niet alleen aan de wettelijke verplichtingen vanuit het Besluit Begroting en Verantwoorden (BBV), maar ook aan de verantwoording richting CBS (Iv3) (Centraal Bureau voor de statistiek) (Informatie voor Derden) en de toezichthouder (provincie). Tenslotte biedt de nieuwe inrichting ook betere managementinformatie. Deze nieuwe inrichting helpt ook de begroting voor de samenwerkingsmodules opnieuw op te bouwen en zorgt voor een nog betere aansluiting bij de organisatiewensen.

7 18

Nieuwe regelgeving en kritische controle Een belangrijk moment was het vaststellen van de nieuwe financiële verordening, controleverordening en het controleprotocol door het bestuur afgelopen februari . De voorbereidingen daarvan vonden in december plaats. Door wijzigingen in wet- en regelgeving ligt de rechtmatigheidsverklaring namelijk niet langer bij de accountant, maar bij het bestuur. De accountantsverklaring focust zich sindsdien alleen op de getrouwheid van de jaarcijfers. Een dynamisch jaar vol groei Jeroen kijkt terug op 2024 als een dynamisch jaar, waarin hij niet alleen zijn plek vond binnen ICT NML, maar ook de kans kreeg om direct impact te maken. "Het was een jaar waarin samenwerking centraal stond. Ondanks de uitdagingen ben ik blij met mijn overstap. ICT NML is een fijne, dynamische organisatie met een prettige cultuur: toegankelijk en levendig." Blik op 2025: rust, balans en vruchten plukken Voor 2025 heeft Jeroen een duidelijke wens: meer rust creëren. "Nu de systemen op orde zijn en beter aansluiten bij de wensen van de organisatie, kunnen we de vruchten plukken van waar we in 2024 in hebben geïnvesteerd. Extra ondersteuning op HR-vlak zal ook bijdragen aan een betere balans." Met een stevige basis gelegd in 2024, is de organisatie klaar om de volgende stappen te zetten.

Voor Jeroen betekent dit verder bouwen aan een solide financiële structuur en bijdragen aan een toekomst waarin ICT NML zich kan blijven ontwikkelen als betrouwbare partner voor alle betrokken gemeenten.

7 19

Jaarstukken

Financieel verslag 2024

20 23

Inhoud jaarstukken Jaarverslag 22

Financiële samenvatting en samenwerkingsmodules

26

Programmaverantwoording

34

Programma Automatisering (ICT) Programma Informatisering (ECGeo) Programma Bedrijfsvoering Overzichten

35

Paragrafen

27 29 32

50

Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Paragraaf financiering Paragraaf Bedrijfsvoering Paragraaf Wet open overheid (Woo)

51

Jaarrekening

35 40 44

51 52 53 55 60 67 67 70

Balans per 31 december 2024 Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 2024 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Toelichting op de balans Toelichting op het overzicht baten en lasten in de jaarrekening 2024 Overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld Rechtmatigheidsverantwoording Controleverklaring van de onafhankelijke accountant

24 21

Financiële samenvatting Met ingang van 1 januari 2024 is ECGeo toegetreden tot de gemeenschappelijke regeling ICT NML. Sindsdien is ICT NML verantwoordelijk voor een tweetal samenwerkingsmodules: ICT en Geo. Met de 1e begrotingswijziging 2024 zijn de financiële consequenties van deze toetreding opgenomen in de begroting 2024. Sindsdien bestaat de begroting uit een drietal programma’s: 1. Automatisering (ICT); 2. Informatisering (ECGeo); 3. Bedrijfsvoering. De jaarrekening 2024 van ICT NML sluit met een voordelig financieel resultaat van € 600.079 (2023: € 141.198), waarbij het tekort van € 353.350 op de centrale lasten bij de samenwerkingsmodule Geo al als vordering is verwerkt in de jaarrekening. Dit resultaat kan als volgt worden verdeeld over de twee samenwerkingsmodules:

Bovenstaande resultaten komen tot stand door allereerst de baten en lasten die betrekking hebben op het programma Bedrijfsvoering en de post onvoorzien te verdelen over de twee samenwerkingsmodules ICT en Geo. Deze verdeling vindt plaats op basis van de door het bestuur vastgestelde formatie in fte’s binnen het programma Automatisering (ICT) en Informatisering (ECGeo). De toerekening aan de beide modules ziet er financieel als volgt uit:

Na de toerekening van deze lasten aan de beide samenwerkingsmodules kan per module op basis van de totale lasten van die samenwerkingsmodule de verdeling over de deelnemende gemeenten gemaakt worden, waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen de centrale lasten van een module en de gemeente specifieke lasten.

225

Samenwerkingsmodule ICT

De lasten voor de samenwerkingsmodule ICT zijn als volgt te specificeren:

De centrale lasten van deze module worden enerzijds op basis van de verdeelsleutel hoeveelheid Terabytes verdeeld over de deelnemers en anderzijds op basis van de verdeelsleutel aantal gebruikers. De gemeente specifieke lasten hebben betrekking op één specifieke gemeente en kunnen dan ook direct aan deze gemeente toegerekend worden. Dit leidt tot de navolgende verdeling van de lasten over de gemeenten:

Op basis van de begroting zijn reeds voorschot bijdragen aan de gemeenten in rekening gebracht:

25 23

In de jaarrekening 2024 is de afrekening van de gemeente specifieke lasten reeds verwerkt als een nog te factureren bijdrage aan de gemeenten. Per gemeente ziet dit er als volgt uit:

Dit leidt uiteindelijk tot het navolgende (centrale) resultaat voor de samenwerkingsmodule ICT:

Samenwerkingsmodule Geo

De lasten voor de samenwerkingsmodule Geo zijn als volgt te specificeren:

25 24

De centrale lasten van deze module worden op basis van de verdeelsleutel aantal plaatsbepalingspunten verdeeld over de deelnemers. De gemeente specifieke lasten hebben betrekking op de bestede uren aan het uitvoeringsprogramma van ECGeo. Deze uren zijn besteed aan één specifieke gemeente en kunnen dan ook direct aan deze gemeente toegerekend worden. Dit leidt tot de navolgende verdeling van de lasten over de gemeenten:

Op basis van de begroting zijn reeds voorschot bijdragen aan de gemeenten in rekening gebracht:

Doordat de samenwerkingsmodule Geo over het verslagjaar 2024 een tekort heeft gerealiseerd, is in de jaarrekening 2024 naast de afrekening van de gemeente specifieke lasten ook reeds een afrekening van de centrale lasten verwerkt als een nog te factureren bijdrage. Per gemeente ziet dit er als volgt uit:

Door het opnemen van deze nog te factureren bijdragen (centraal én gemeente specifiek) resteert er in de jaarrekening 2024 een nihil resultaat voor de samenwerkingsmodule Geo.

25 25

Voorstel resultaatbestemming Het gerealiseerde resultaat 2024 bedraagt € 600.079 en heeft uitsluitend betrekking op de samenwerkingsmodule ICT. ICT NML stelt voor om het voordelige resultaat 2024 als volgt te bestemmen: Vanuit het voordelige resultaat uit de samenwerkingsmodule ICT een bedrag van € 50.000 te reserveren in een bestemmingsreserve incident response, waarmee het structurele jaarlijkse budget van € 50.000 voor incident response in de begroting voortaan kan komen te vervallen; Het restant van het voordelige resultaat uit de samenwerkingsmodule ICT ter hoogte van € 550.079 terug te betalen aan de deelnemende gemeenten. Na vaststelling van de voorgestelde resultaatbestemming door het bestuur ziet de verdeling van de terugbetaling over de gemeenten als volgt uit:

Programmaverantwoording Vanuit de visie ICT NML is het volgende geformuleerd met betrekking tot dit programma: “ICT Noord- en Midden Limburg (ICT NML) is een gerenommeerde dienstverlener die zowel de lokale overheid als haar ketenpartners: helpt te excelleren door snel, goed en slim gebruik te maken van technische mogelijkheden; aanzet tot synergie-effecten; maximaal ontzorgt. ICT NML biedt in beginsel een gemeenschappelijk automatiseringsplatform waarop het goed samenwerken is. Dit is een bijkomstige voorwaarde voor verdere (digitale) samenwerking. ICT NML heeft ondernemerschap hoog in het vaandel. Het is een wendbare en weerbare organisatie die borg staat voor de kwaliteit van dienstverlening en voorbereid is op de toekomst. Niet alleen haar eigen toekomst, maar ook op de toekomst van haar deelnemers. De basis tot samenwerken is neergezet. De volgende kernwaarden geven daarbij richting aan ons handelen en gedrag: passie, eenvoud, flexibiliteit en vertrouwen.”

25 26

Programma automatisering (ICT) Wat waren de ontwikkelingen / bijzonderheden in 2024?

De regulier geplande hard -en software vervangingen zijn conform planning uitgevoerd, dit betreffen: Product – Servers: de server hardware is vervangen. Product – Applicaties: het onderhoudscontract op de software waarmee we back-ups maken is verlengd. Product – Storage: de hardware voor de opslag van de back-up (DataDomain) is vervangen De onderstaande projecten hebben in 2024 een vervolg gekregen. Nieuw werkplekconcept In 2023 is gestart met het uitrollen van het nieuwe werkplekconcept op basis van managed apparatuur. In 2024 heeft de uitrol naar de overige gemeenten plaatsgevonden. In 2025 de laatste twee gemeenten (Weert en Nederweert), waarna dit project is afgerond. SIEM-SOC In 2024 zijn de middelen beschikbaar gekomen om de in 2023 geïmplementeerde oplossing definitief neer te zetten. Ook zijn er extra systemen toegevoegd aan het SIEM en is de continue ontwikkeling hiervan geborgd via de Product Ownership processen. Functioneel beheer M365 diensten Vanaf eind 2024 is het M365-team op volle sterkte. De basis inrichting van de M365-omgevingen van alle deelnemende gemeenten heeft inmiddels plaatsgevonden. In 2025 zetten we de puntjes op de i en gaan we aan de slag met het in beheer nemen van de andere M356-producten.

Wat hebben we bereikt?

Het innovatievermogen is in 2024 verder toegenomen. Mooi voorbeeld hiervan is het feit dat Windows 11 in de virtuele werkplek versneld en zonder noemenswaardige problemen is uitgerold. Dit is gerealiseerd ruim voor het verstrijken van de deadline van Microsoft m.b.t. het vervallen van de ondersteuning. Ter vergelijking, Windows 10 was pas ruim 1 jaar na het verstrijken van de deadline van Microsoft volledig bij de deelnemende gemeenten uitgefaseerd. Ook in 2024 is verdere invulling gegeven aan de visie van ICT NML. Eind 2024 heeft het bestuur ingestemd met de uitbreiding van de dienstverlening van ICT NML met het functioneel beheer van TOPdesk voor alle deelnemende gemeenten. Dit levert bij de gemeenten die TOPdesk al in gebruik hebben vanaf 2025 een mooi synergievoordeel op. In 2024 zijn het aantal grote incidenten waarbij een Computer Emergency Response Team (CERT) is ingezet teruggebracht tot een minimum, wat aantoont dat de stabiliteit van de automatiseringsomgeving is verbeterd.

25 27

Wat hebben we daarvoor gedaan?

Binnen het Team Servicedesk is een groep medewerkers gevormd die senior gedrag vertonen. Deze groep neemt de lead in de doorontwikkeling van processen en werkwijzen. Voor het Team Infrastructuur geldt dat de ingeslagen weg uit 2023 in 2024 een vervolg heeft gekregen. Beheersprocessen zoals patch -en vulnerability management zijn opgezet en in werking getreden. Product Ownership is geïmplementeerd wat enerzijds leidt tot een verhoogd niveau van eigenaarschap en anderzijds tot een verhoging van de innovatiekracht en het tempo waarin de innovaties elkaar opvolgen. Het klanttevredenheidsonderzoek heeft geleid tot een aantal concrete aanbevelingen welke door het Team Servicemanagement samen met de operationele ICT-teams zijn opgepakt en hebben geleid tot verbeteringen.

Wat heeft het gekost?

Belangrijkste afwijkingen tussen de realisatie en de begroting (na wijziging) 2024 van de centrale en gemeente specifieke lasten zijn als volgt:

25 28

Programma Informatisering (ECGeo) Wat waren de ontwikkelingen / bijzonderheden in 2024?

ECGeo heeft in 2024 verdere doorontwikkeling ingezet op het gebied van interne processen en applicaties. Een van de doelen van 2024 was het borgen van dienstverlening voor de deelnemende gemeenten met minimale impact. Hierin is ECGeo geslaagd en zijn alle vragen beantwoord. Ook is inhuur in de loop van 2024 verder afgeschaald en zijn de openstaande formatieplaatsen ingevuld. Dit zorgt voor een stabiel team waarin kennis naar de toekomst toe geborgd kan worden. De personele capaciteit is ingezet voor het verankeren van taken binnen het team, waarbij is gekeken op welke manier de dienstverlening verder kan worden geprofessionaliseerd. Met de steun van de organisatie werd dit in 2024 mogelijk gemaakt. ECGeo is volledig geïntegreerd in de bedrijfsvoering van ICT NML en maakt, daar waar van toepassing, gebruik van de reeds bestaande processen van ICT NML. Dit in het kader van harmonisatie en als één organisatie waar ECGeo nu onderdeel van uitmaakt. Het jaar 2024 was het overgangsjaar waarin ECGeo samengevoegd werd tot één team met een sterke identiteit. Een identiteit waarmee ECGeo voor de komende jaren zich wil door ontwikkelen tot hét Expertise Centrum waar het voor wil staan. Om dit te bewerkstelligen, is in opdracht van het bestuur ICT NML een ambitiedocument opgesteld, waarin de ambitie is uitgezet voor de komende drie jaar.

Het bestuur heeft eind 2024 ingestemd met het ambitieniveau 2, waarmee ECGeo in staat wordt gesteld om de doorontwikkeling te gaan verwezenlijken. ECGeo zal in 2025 van start gaan met deze doorontwikkeling. Voor wat betreft onze bestaande producten en diensten is gekeken naar verbetering van onze applicaties, vereenvoudigen van processen en het onder controle krijgen van de kosten. Hierin zijn een aantal voorstellen gedaan t.b.v. de uitbreiding van onze dienstverlening. Ook zijn er diverse processen inzichtelijk gemaakt (o.a. het jaarlijkse mutatiedetectie project), zodat er meer grip op deze processen is gekregen. Tenslotte zijn afspraken gemaakt met diverse leveranciers om de kosten in bedwang te houden en de kwaliteit te verhogen. Met de BsGW zijn in 2024 afspraken gemaakt over periodieke afstemmingen.

Wat hebben we bereikt?

Met de overgang van de ECGeo activiteiten naar ICT NML werd een stabiele organisatie beoogd waarin borging en doorontwikkeling van de dienstverlening meer centraal komt te staan. ECGeo heeft deze transitie goed doorstaan. De medewerkers zijn tevreden en voelen zich thuis binnen ICT NML. De samenwerking verloopt goed, zowel op het gebied van optimalisatie van bedrijfsvoering en op het gebied van wederzijdse kruisbestuiving van taken. De transitie is daarmee in 2024 succesvol afgerond. In 2024 heeft ECGeo een aantal trajecten doorlopen in het kader van verhoging kwaliteit en uitbreiding dienstverlening: BAG (Basisadministratie Adressen en Gebouwen) De BAG is opgenomen in de Producten en Diensten Catalogus (PDC). De BAG wordt nu centraal en collectief beheerd door ECGeo. Een intensief traject op het gebied van harmonisatie van applicaties en processen, waarin is gebleken dat er veel impact was op de capaciteit van ECGeo m.b.t. het borgen en naar verwachting, verhogen van de kwaliteit van de BAG. Een traject dat nog steeds gaande is, maar waarvan succesvolle afronding in zicht is. BGT (Basisadministratie Grootschalige Topografie) In 2024 een project gestart om de kwaliteit van de BGT te verhogen en te integreren met de BAG (BGT optimalisatie). Dit om optimale afstemming voor beide basisadministraties te bewerkstelligen en kwalitatief hoogwaardige informatie te kunnen verstrekken.

29

BRK (Basisadministratie Kadaster) Ook is onderzocht wat de mogelijkheden zijn van het collectief aanbieden van de gegevens van de BRK. De verwachting is dat ECGeo dit in het 2e kwartaal 2025 kan gaan aanbieden ter uitbreiding van onze dienstverlening. Hiermee is ECGeo de juiste voorbereidingen aan het treffen om in te kunnen spelen op de landelijke en wettelijke verplichtingen omtrent basisregistraties. Omgevingsplannen In het kader van de invoering van de Omgevingswet per 1 januari 2024 en het bijbehorende omgevingsplan (gemeentelijke regels voor de fysieke leefomgeving) heeft ECGeo de gemeenten ondersteund met het tekenen van locaties of delen van het grondgebied. Afgelopen jaar heeft ECGeo geometrie van het omgevingsplan verstrekt, een inventarisatie van plandelen opgesteld en met diverse gemeenten gestart met een omgevingsplan pilot gebied. Inmiddels ziet ECGeo steeds meer aanvragen binnen komen ten behoeven van de Omgevingswet. Beeldmateriaal Ieder jaar verzorgt ECGeo het beheer en de verstrekking van beeldmateriaal voor de deelnemende gemeenten. In 2024 heeft een aanbesteding plaatsgevonden ten behoeven van de luchtfoto. Na gunning begin 2024 is gebleken dat de gegunde partij niet kon voldoen aan de gestelde eisen en is gekozen om het contract te beëindigen met een minimale financiële impact. ECGeo heeft een alternatief kunnen aanbieden aan de deelnemende gemeenten.

Het beeldmateriaal is verstrekt, maar heeft door dit traject wel een vertraging opgelopen. Voor 2025 is inmiddels een nieuwe gunning gedaan en is de verwachting dat tijdig beeldmateriaal ter beschikking kan worden gesteld.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

De integratie heeft zorggedragen voor professionalisering van ECGeo. Daarnaast heeft ECGeo initiatief genomen in het kader van verhogen van kwaliteit ten behoeven van de BAG, BGT en de voorbereidingen getroffen voor de BRK. Ook zijn processen geoptimaliseerd en afspraken met gemeenten verscherpt. Ook is kritisch gekeken naar de kosten van ECGeo. Inhuur is verder afgeschaald en de formatie is ingevuld. Om de zichtbaarheid van ECGeo te vergroten is een zichtbaarheidsplan opgesteld. Hierin zijn duidelijke stappen gedefinieerd op welke wijze wij in contact blijven met de deelnemende gemeenten en op welke wijze wij de producten en diensten van ECGeo kunnen blijven promoten. Ook is een plan van aanpak uitgewerkt om ons centrale Geo-informatie systeem (KaartViewer) in samenwerking met de gemeenten verder te ontwikkelen. Dit om meer geo-informatie op een juiste manier en kwaliteit te kunnen verstrekken conform de wensen van de deelnemende gemeenten. ECGeo heeft nu de eerste stappen gezet om hét beoogde Expertise Centrum te worden voor de toekomst.

Wat heeft het gekost?

30

Belangrijkste afwijkingen tussen de realisatie en de begroting (na wijziging) 2024 van de centrale en gemeente specifieke lasten zijn als volgt:

31

Programma Bedrijfsvoering Het programma Bedrijfsvoering bestaat uit de PIOFACH taken: personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting.

Wat waren de ontwikkelingen / bijzonderheden in 2024?

Aan het begin van 2024 zijn we gestart met een inhaalslag rondom beleid. Het bleek niet altijd duidelijk welke regels van toepassing waren op zaken zoals verzuim, urenregistratie, en gedragsregels. Door middel van een reeks beleidsdocumenten en verankering ervan in onze organisatie hebben we dit aangepakt. Inmiddels zijn onderwerpen als de klokkenluidersregeling en huisregels helder beschreven en beschikbaar gesteld via ons intranet. Deze documenten vormen een belangrijke basis voor een efficiënte bedrijfsvoering. Een van de hoogtepunten dit jaar was de integratie van ECGeo binnen ICT NML. Na een zorgvuldige voorbereiding is ECGeo nu officieel onderdeel van onze organisatie. Ook de bedrijfsvoeringprocessen zijn geoptimaliseerd, waardoor de kwaliteit is verbetert. In januari 2024 zijn we live gegaan met het HR-systeem Daywize, ondersteund door Crowe HR Services voor onze salarisadministratie. Hoewel de implementatie uitdagend was, functioneren de meeste onderdelen inmiddels goed. Momenteel wordt gewerkt aan de optimalisatie van in-, dooren uitstroomprocessen, inclusief de IKB-module Tasper binnen Daywize. De Archiefregeling stelt dat overheidsorganisaties alle archiefwaardige documenten duurzaam beheren. Naar aanleiding van een toetsing door de gemeente Roermond hebben we hierin flinke stappen gezet.

Een groot deel van de gestelde KPI’s is behaald, wat ons dichter brengt bij volledige archiefwaardigheid. Eind 2024 is afgesloten met de aanschaf en inrichting van een digitaal archiefsysteem. Tevens zijn een aantal beleidsdocumenten afgerond en worden deze begin 2025 voorgelegd aan het bestuur ter vaststelling. De jaarlijkse TPM-audit (Third Party Mededeling) leverde mooie resultaten op. De auditor sprak lof uit over het SIEM/SOC-systeem, incidentmanagement, POP-plannen (product owner plannen), en kwartaalrapportages van de CISO. Ook de verbeteringen in leveranciersmanagement en het nieuwe verwerkingsregister werden geprezen. Deze ontwikkelingen brengen ons dichter bij onze doelstellingen op het gebied van informatiebeveiliging en procesoptimalisatie. De volgende ambitie op het gebied van informatiebeveiliging is het treffen van de noodzakelijke voorbereidingen voor het doorlopen van het ISO27001 certificeringstraject. Tot slot hebben we deelgenomen aan de ICT Benchmark. Deze vergelijking toont aan dat ICT NML op het gebied van basis ICT-dienstverlening € 4 per inwoner lager scoort dan benchmarkgemeenten en gelijk staat aan shared service centers. Bovendien is onze ICTvolwassenheid met 1,5 punt boven het benchmarkgemiddelde een prestatie om trots op te zijn.

32

Wat hebben we bereikt?

Hierboven is uiteengezet wat we in 2024 als gemeenschappelijke regeling hebben bereikt op het gebied van bedrijfsvoering. Rondom het verder optimaliseren van ondersteunende bedrijfsprocessen is geïnvesteerd in zowel de ‘harde’ kant: centraal en toegankelijk vastleggen van onze bedrijfsprocessen inclusief eigenaarschap, een start maken met procesbeschrijvingen, procesdiagrammen etc. als de ‘zachte’ kan: het proces-denken, een denk- en cultuuraspect wat langzaam van wal komt. Als we het hebben over een juiste, tijdige, betrouwbare, stabiele en volledige informatievoorziening te realiseren en deze te waarborgen, heeft onze workplace-management tool ons enorm geholpen in het centraliseren van taken en heeft het mailverkeer doen verminderen. Het project archiefwaardig worden gaat ons helpen met het optuigen van een digitaal geheugen waar (minimaal) archiefwaardige documenten worden opgeslagen die te allen tijde kunnen worden geraadpleegd. Bij het implementeren van nieuwe informatiesystemen zoals OneDrive geldt de regel afscheid nemen van iets ‘ouds’. Zo is de traditionele homedrive op ‘read-only’ gezet en zal deze uiteindelijk worden verwijderd. De gedachtegang hierachter is dat we op een eenduidige manier persoonlijke en gezamenlijke gegevens opslaan: juist, tijdig en toegankelijk.

In 2024 hebben er gesprekken plaatsgevonden over de huidige inrichting en ‘slagkracht’ van de governance. Het doel van deze gesprekken is het minimaliseren van bedrijfsrisico’s door de inzet van een verbeterde govenance structuur. In het 1e kwartaal 2025 zal in het opdrachtgeversoverleg (OGO) hier een terugkoppeling over volgen en dit nader worden uitgewerkt.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

Bovenstaande is mogelijk gemaakt door de tomeloze inzet en collectieve denkkracht van de gemeenschappelijke regeling, zowel van de medewerkers van ICT NL als van de deelnemers. We zijn net een echte organisatie met onze imperfecties. Er gaat veel goed en er zijn altijd zaken die voor verbetering vatbaar zijn. Samenwerken is samen-hard-werken waarbij communicatie en elkaars wondere wereld proberen te begrijpen belangrijk is. Geen aannames doen, niet (ver)oordelen, niet tijdens het ‘luisteren’ een antwoord formuleren maar: communiceer, kom je afspraken na, zoek (fysieke) toenadering en kijk zo af en toe eens een half uur naar buiten om inspiratie op te doen. Om hier een bijdrage aan te leveren zetten we binnen ICT NML geregeld een coaching traject in, omdat we ervan overtuigd zijn dat verandering begint bij een kritische zelfreflectie.

Wat heeft het gekost?

33

Belangrijkste afwijkingen tussen de realisatie en de begroting (na wijziging) 2024 zijn als volgt:

Overzichten Overzicht algemene dekkingsmiddelen

Voor de bedrijfsvoeringorganisatie ICT NML zijn de algemene dekkingsmiddelen niet van toepassing.

Overzicht kosten van overhead

De kosten van overhead voor ICT NML zijn verantwoord onder het programma Bedrijfsvoering. Een afzonderlijk overzicht is voor ICT NML dan ook niet aan de orde.

Overzicht heffing vennootschapsbelasting

In 2020 is bekrachtigd dat de Gemeenschappelijke Regeling ICT NML valt onder de vrijstelling van artikel 8f, lid 1, onderdeel c Wet op de vennootschapsbelasting 1969. Hierdoor is de Gemeenschappelijke Regeling, voor zover de huidige activiteiten en de wijze van het bijdragen in de kosten niet wijzigen, vrijgesteld tot het doen van aangiften vennootschapsbelasting.

Overzicht onvoorzien

ICT NML heeft in de begroting een post onvoorzien opgenomen van € 50.000. Indien onvoorziene kosten zich in een jaar voordoen, dan worden deze lasten verantwoord en toegelicht binnen het desbetreffende programma. In 2024 zijn geen lasten onder de post onvoorzien verantwoord.

34

Paragrafen Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Risicomanagementbeleid vastgesteld

In 2020 heeft ICT NML het risicomanagementbeleid vastgesteld. Met het toepassen van risicomanagement streeft ICT NML de volgende doelstelling na: het sturen op risico’s; het inzichtelijk maken van de risico’s die de organisatie loopt; zorgdragen dat risico’s zo weinig mogelijk effect hebben op de uitvoering van bestaand beleid en voorzieningen; zorgdragen voor de continuïteit van de dienstverlening; beheersen van processen in de organisatie; het maken van verantwoorde keuzes met betrekking tot het al dan niet nemen van risico’s; voldoen aan de wettelijke vereisten omtrent het weerstandsvermogen uit de Besluit begroting en verantwoording (BVV); risicobewustzijn van (medewerkers van) de organisatie stimuleren en vergroten optimaliseren van de risicokosten (kosten van preventie, verzekeringspremies en eigen schades).

Risicomanagementproces

Het risicomanagementproces is het continue proces van risico’s in beeld krijgen, kwantificeren en afwegen of en welke beheersmaatregelen er genomen moeten worden. Het doorlopen van het risicomanagementproces is dus het uitvoeren van een risicoanalyse. Het risicomanagementproces kan per organisatieonderdeel of project worden doorlopen en het kan zo vaak worden doorlopen als men wenst. Het risicomanagementproces bestaat uit de stappen context, identificatie, analyse en beoordeling, afwegen alternatieven, uitvoeren beheer strategie en evaluatie.

Identificatie risico’s

In deze fase worden alle potentiële risico’s geïdentificeerd. Hierbij valt te denken aan een breed scala aan soorten risico’s, zoals milieurisico’s, aansprakelijkheidsrisico’s, materiële risico’s, etc. ICT NML kiest ervoor om de risico’s van onderuit de organisatie naar boven te laten komen (bottom-up benadering). Deze benadering zorgt ervoor dat de risico’s op teamniveau worden benoemd. Dit is een praktische benadering omdat risico’s op deze manier worden benoemd door degenen die dagelijks het werk uitvoeren waarin de risico’s zich kunnen voordoen.

35

Analyse en beoordeling risico’s

Na het in kaart brengen van de risico’s kunnen deze geanalyseerd worden. De analyse bestaat uit een inschatting van de kans dat een gebeurtenis optreedt, waarbij tevens wordt aangegeven wat de gevolgen van het optreden van het risico kunnen zijn. In de processtap analyse en beoordeling worden de risico’s dus gekwantificeerd. Deze kwantificering gebeurt op basis van de hierna genoemde klassen. Bij beoordeling wordt gekeken naar de kwaliteit, uniformiteit en volledigheid van het risicoprofiel.

Kans

Voor de beoordeling van de kans worden 5 klassen gebruikt. Het referentiebeeld dat erbij genoemd staat kan worden gebruikt als hulpmiddel bij het bepalen van de kans.

Gevolg

Voor alle risico’s wordt nagegaan of deze financiële gevolgen met zich meebrengen. Daarnaast is het mogelijk dat een gebeurtenis gevolgen heeft voor het imago van de organisatie. Er zijn ook gebeurtenissen met enkel imagogevolgen mogelijk. Voor de beoordeling van de financiële gevolgen van een risico worden de volgende klassen met bijbehorende bandbreedtes gehanteerd.

Risicoscore

Met behulp van de risicoscore kunnen risico’s worden geprioriteerd en wordt inzichtelijk welke risico’s de grootste invloed hebben op het realiseren van de doelstellingen. De risicoscore wordt bepaald door de klassen van kans en gevolg te vermenigvuldigen volgens onderstaande formule. Risicoscore = kans x gevolg Als hulpmiddel bij de uitvoering van risicomanagement maakt ICT NML gebruik van het risicomanagementinformatiesysteem NARIS. Alle risico’s die worden geïdentificeerd worden met bijbehorende kans en gevolgklassen opgenomen in NARIS. Het systeem wordt gebruikt bij het berekenen van de benodigde weerstandscapaciteit.

30 36

Inventarisatie risico’s Binnen ICT NML zijn de risico’s in beeld gebracht. Conform het vastgestelde beleid is vervolgens aangegeven wat de kans is dat een risico zich voordoet en wat het mogelijk financieel effect is. Uiteindelijk zijn deze inschattingen binnen het MT getoetst en reëel bevonden.

Nadere toelichting per risico: 1.Diefstal en fraude kan altijd voorkomen. ICT NML zorgt in haar procedures en richtlijnen (waaronder functiescheiding) dat de kans hierop wordt geminimaliseerd. Toch blijft er op dit punt een restrisico dat elke organisatie loopt. Daarnaast is ook brand een risico dat in elk gebouw bestaat. De kosten hiervan zijn meegenomen in de berekening. 2.Vanuit het HRM beleid wordt zorgvuldig omgegaan met personeel. Desondanks is langdurig ziekteverzuim een risico dat elke organisatie loopt. Regulier ziekteverzuim is opgenomen in de begroting maar er is geen budget opgenomen voor langdurig ziekteverzuim. Derhalve wordt hier een risico gelopen. 3.Het dreigingslandschap is de laatste jaren veranderd. Er wordt voortdurend geprobeerd in systemen binnen te dringen. Aanvallen zijn vaak deskundiger van aard. Ondanks voortdurende investeringen in digitale veiligheid blijft er een restrisico waar rekening mee moet worden gehouden (zie ook 7 langdurige uitval ICT systemen). 4.ICT NML hanteert een aanbestedingsbeleid en zet inkoopadviseurs in bij het aangaan van contracten. Desondanks kunnen er zowel tijdens de aanbesteding als tijdens de uitvoering van een contact verschillen in mening ontstaan. Indien dit zich voordoet is extra juridische ondersteuning noodzakelijk.

5.Ondanks dat er zorgvuldig met het personeel wordt omgegaan kan zich de situatie voordoen dat er (gedwongen) afscheid moet worden genomen van een medewerker. De hiervoor te nemen lasten zijn niet opgenomen in de begroting (transitievergoeding, juridische kosten etc.)

37

6. Gezien het dreigingslandschap (zie ook punt 3) is er een kans van langdurige uitval van ICT systemen (Storing vliegverkeer Eindhoven). Ondanks permanente investeringen in de beveiliging, optimalisering van procedures blijft er een restrisico waar rekening mee moet worden gehouden. Daarnaast kan een langdurige uitval ook ontstaan door een hardware storing of een incident in de omgeving. Gezien de zeer forse aanvallen die we zien in onze omgeving (Defensie, Crowdstrike) is het risico aanzienlijk. 7. Door het gebrek aan aanbod in de arbeidsmarkt, is het goed mogelijk dat bepaalde vacatures lang open blijven staan. Om deze gaten op te vangen zal er extern ingehuurd moeten worden. Dit is over het algemeen fors duurder dan bij vaste inhuur. 8. Uit het recente verleden blijkt dat leveranciers onverhoopt forse indexaties kunnen toepassen waardoor de gerealiseerde kosten hoger liggen dan de verwachte kosten. Dit leidt tot de volgende risicomatrix:

Weerstandsvermogen

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Dit verband is in onderstaande figuur schematisch weergegeven.

38

Het is van belang te weten of er sprake is van een toereikend weerstandsvermogen. Als het risicoprofiel bekend is kan een relatie worden gelegd tussen de financieel gekwantificeerde risico’s en de daarbij benodigde weerstandscapaciteit en de beschikbare weerstandscapaciteit. De benodigde weerstandscapaciteit die uit de risicosimulatie voortvloeit, kan worden afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit. De uitkomst van die berekening vormt het weerstandsvermogen.

Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen dient te worden vastgesteld welke ratio ICT NML nastreeft. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel.

ICT NML heeft in het verleden gekozen voor een ratio van 1,0. Een ratio van 1,0 wordt gezien als voldoende. In overleg met de gemeenten is ervoor gekozen om ten minste 50% van het weerstandsvermogen bij ICT NML op te bouwen. De deelnemende gemeenten nemen het overige deel op in hun weerstandsvermogen.

Benodigde weerstandscapaciteit

ICT NML onderscheidt zoals in de risicomatrix zichtbaar, vijf categorieën: Groen: risicoscore is 4 punten of minder, Oranje: risicoscore is 5 t/m 7 punten, Rood: risicoscore is meer dan 7 punten. De rode risico’s worden extra gemonitord. Op basis van bovenstaande risico’s is volgens risicosimulatie (Monte-Carlo-methode) het noodzakelijke weerstandsvermogen bepaald bij een zekerheidspercentage van 90%. Het benodigde weerstandsvermogen van ICT NML bedraagt na deze risicosimulatie afgerond € 1.010.000. Zoals eerder aangegeven wordt in overleg met de deelnemende gemeenten ervoor gekozen om ten minste 50% van het weerstandsvermogen bij ICT NML zelf op te bouwen en het restant van het noodzakelijke bedrag zullen de deelnemende gemeenten zelf opnemen in hun weerstandsvermogen.

39

Beschikbare weerstandscapaciteit De beschikbare weerstandscapaciteit is op dit moment de volgende (afgerond): Algemene reserve 31-12-2024 € 506.000 Totaal € 506.000 Bij een noodzakelijke weerstandscapaciteit binnen ICT NML van € 505.000 (50% van € 1.010.000) voldoet dit bedrag nu aan de norm. De ratio weerstandsvermogen bedraagt nu 0,50. ICT NML heeft nu een ratio van het bij ICT NML op te bouwen bedrag van 1,00. Voor de jaarrekening 2024 dient een bedrag van € 504.000 als achtervang binnen de weerstandscapaciteit van de deelnemende gemeenten beschikbaar te zijn. Dit is op basis van de verdeelsleutels voor de programma’s als volgt te verdelen naar de deelnemende gemeenten: Asten Leudal Nederweert Roermond Someren Venlo Weert Totaal

.

€ 23.000 € 30.000 € 34.000 € 132.000 € 26.000 € 160.000 € 99.000 € 504.000

Kengetallen

Vanuit de BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) is het verplicht om in de begroting over de volgende kengetallen te rapporteren:

Paragraaf Financiering

Met de financieringsparagraaf wordt beoogd de transparantie van het treasury beleid en treasury beheer te vergroten en meer inzicht te geven in de (financierings)risico’s en de beheersing daarvan. Bij de inwerkingtreding van de Wet Financiering decentrale overheden (fido) is het opnemen van een financieringsparagraaf in de begroting en in de rekening voorgeschreven. Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) schrijft de onderwerpen binnen de financieringsparagraaf voor. De grondslag voor de treasury functie van ICT NML wordt gevormd in het door het bestuur vastgestelde treasury statuut. In het treasury statuut zijn de kaders opgenomen waarbinnen het bestuur de financieringsfunctie mag uitoefenen.

40

Het treasury beleid is erop gericht binnen de financiële mogelijkheden van ICT NML een zo optimaal rendement te verkrijgen dan wel de lasten zo veel mogelijk te reduceren. Hierbij moeten de risico’s zo goed mogelijk worden beheerst. De belangrijkste algemene doelstellingen van het treasury beleid zijn: 1. Het verzekeren van een duurzame relatie met de financiële markten om tegen acceptabele condities te financieren; 2. Het beschermen van vermogens- en (rente-) resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s; 3. Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities; 4. Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de wet fido, de Ruddo, respectievelijk de limieten en richtlijnen van dit treasury statuut. Doordat ICT NML geen langlopende schulden is aangegaan, loopt zij geen renterisico.