BL 4. Jaarrekening 2025 HFA

Drempelbedrag

1000 Kwartaal 1

(2) (3a) = (1) > (2) (3b) = (2) > (1)

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Ruimte onder het drempelbedrag Overschrijding van het drempelbedrag

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

209

98

81

91

791

902

919

909

-

-

-

-

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

(1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar (4a) (4b) (4c)

Begrotingstotaal verslagjaar Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat

1.400 1.400

(1) = (4b)*0,02 + (4c)*0,002 met een minimum van €1.000.000 als het begrotingstotaal kleiner of gelijk is aan 500 mln. En als begrotingstotaal groter dan € 500 Drempelbedrag 1000 miljoen is is het drempelbedrag gelijk aan € 10 miljoen, vermeerderd met 0,2% van het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat. (2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1 (5a) (5b) (2) - (5a) / (5b)

Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil) Dagen in het kwartaal Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen

18.822

8.895

7.418

8.386

90

91

92

92

209

98

81

91

Dit bedrag ligt onder de minimumnorm, zodat het bedrag van € 1.000.000,00 leidend is. Het bedrag dat HFA op de eigen bankrekening heeft staan is lager dan deze norm. HFA voldoet hieraan: via het schatkistbankieren benut de Rijksoverheid overtollige middelen. HFA volgt hiermee de voorschriften voor schatkistbankieren correct op en handelt rechtmatig. Renterisiconorm Doel van deze norm is het beperken van de gevolgen van een stijgende kapitaalmarktrente op de rentelasten van de organisatie. Dit wordt bereikt door een limiet te stellen aan dat deel van de vaste geldleningen waarover het rentepercentage in een bepaald jaar moet worden aangepast aan de geldende markttarieven. De norm stelt dat per 21

jaar maximaal 20% van de vaste schuld in aanmerking mag komen voor herfinanciering of renteherziening, waarbij een minimum geldt van € 2,5 mln. Over dat minimumbedrag mag dus altijd risico worden gelopen. Omdat HFA alles met eigen middelen financiert en dus geen geldleningen heeft afgesloten, overschrijdt HFA het minimum niet en voldoet aan de norm. HFA handelt rechtmatig. Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximumbedrag waarop een gemeente (en in het verlengde daarvan dus HFA) de financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar; netto vlottende schulden met een looptijd korter dan een jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,5% van de begroting. Doel van deze limiet is het beperken van de vlottende schuld. Opgemerkt wordt daarbij nog dat er een minimum geldt van € 300.000,-. Netto vlottende schulden met een looptijd korter dan een jaar schulden bedragen bij HFA ultimo 2025 minder dan € 200.000,- en dus voldoet HFA aan deze norm. HFA handelt rechtmatig.

22

3.5. Bedrijfsvoering 3.5.1. Organisatie inrichting

Opbouw Organisatie 2025 Omschrijving Formatie Directeur 1 Senior Archivaris 1 Archivaris 1 Junior Archivaris 1 Medewerker audiovisuele collectie en fondsenwerving 1 Communicatieadviseur 0,5 Studiezaalmedewerker/ PR 0,67 Functioneel Beheerder 1,78 Vrijwilligersmedewerker 0,11 Archiefmedewerker 0,55 Vrijwilligerscoördinator 0,67 Medewerker Administratie Financiën 0,33 P&O Adviseur ad interim 0,44 Managementondersteuner 0,78 Medewerker Administratie Financiën/ HRM 0,72 Senior Adviseur Digitale Informatie 1 Financieel Adviseur/ Controller ad interim 0,67 Junior Adviseur Digitale Informatie 1 Medewerker Specialist Metadatering 1 Ondersteunend medewerker Archieven 0,5 Projectmedewerker 0 Totaal 15,72

Fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte

Bezetting 1 1 1 1 0,89 0 0,67 1,78 0,11 0,55 0,67 0,33 0,44 0,78 0,72 1 0,67 0,89 0 0,5 1 15,0

Fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte

Op 31 december 2025 waren er 13 vrijwilligers bij Het Flevolands Archief werkzaam. HFA heeft wekelijks korte overleggen ingepland en organiseert maandelijks personeelsbijeenkomsten, waarbij de directeur en het MT het personeel bijpraten over het reilen en zeilen van HFA en waar kennisdeling centraal staat.

De maatschappelijke verantwoordelijkheid van HFA als overheidsorganisatie brengt met zich mee dat HFA vakkennis aanwendt om beleidsmatige koersen uit te zetten. HFA heeft constructief overleg met beleidsverantwoordelijken binnen rijk, provincies, gemeenten en waterschap. 3.5.2. Normaliseren rechtspositie ambtenaren Op 1 januari 2020 is het wetsvoorstel voor de normalisatie van de rechtspositie van ambtenaren (WNRA) in werking getreden. Normalisering van de rechtspositie betekent dat: a) het private arbeidsrecht van toepassing wordt op de rechtsverhouding tussen overheidswerkgevers en hun ambtenaren; b) de bestuursrechtelijke regels rond bezwaar en beroep in ambtenarenzaken komen te vervallen; c) de speciale regels voor het arbeidsvoorwaardenoverleg en de doorwerking daarvan worden vervangen door het reguliere CAO-recht en zijn verwerkt in CAO-Rijk. 3.5.3. Huisvesting HFA is samen met Batavialand huurder van het pand Oostvaardersdijk 01-13 te Lelystad, dat in eigendom is van de provincie. 23

De provincie Flevoland is in 2017 eigenaar van het vastgoed geworden. De provincie heeft een Plan van Aanpak opgesteld voor het onderhoud. De doelstelling van dit plan van aanpak is om inzicht te krijgen welke gebreken er op dit moment zijn in/aan het gebouw en hoe het achterstallig onderhoud opgepakt gaat worden, zowel preventief als meerjarig onderhoud. De prioriteit zal in 1e instantie liggen op het oplossen en verwerken van de diverse gebreken uit het verleden. Daarnaast wordt het meerjarig onderhoud inzichtelijk gemaakt voor een periode van 25 jaar, de zogenaamde MJOP/MJOB installatietechnisch/ bouwkundige overzichten. Hiermee heeft de provincie inzichtelijk wat zij jaarlijks moeten reserveren aan gelden voor meerjarig onderhoud. 3.5.4. Interne beheersing Interne beheersing is een proces, gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen in de volgende categorieën:  bereiken van strategische doelstellingen  effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen  betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging  naleving wet- en regelgeving. Er is en wordt vanuit de organisatie periodiek gerapporteerd in bestuursrapportages. Daarnaast voert de externe accountant op gezette tijden ook controles uit. 3.5.5.

BTW HFA is voor het grootste deel van zijn activiteiten geen ondernemer voor de Omzetbelasting, omdat geen sprake is van prestaties waar een rechtstreekse vergoeding tegenover staat. Voor bijdrage van het rijk is de vrijstelling van artikel 11-1-u Wet OB van toepassing. De bijdragen van de gemeenten, Provincie en waterschap zijn belast. 3.5.6. Duurzaamheid [Niet verplichte toelichting over hoe HFA als organisatie met duurzaamheid omgaat] HFA is een organisatie die zichtbaar is in de maatschappij. Deze voorbeeldfunctie stelt eisen aan duurzaamheid op het gebied van klimaat en energie, innovatie en materialen en consumenten. Daarnaast focust HFA ook meer op andere onderwerpen binnen de bedrijfsvoering, onder meer op het gebied van huisvesting en afvalscheiding. Overheidsorganisaties financieren HFA als organisatie met publieke middelen om (o.a. historische) informatie beschikbaar te stellen en te behouden voor huidige en toekomstige generaties. Het is daarom een redelijke verwachting [en dat bedoelen we met de voorbeeldfunctie] dat HFA als publieke instelling niet onnodig veel middelen verbruikt en bijvoorbeeld ook zuinig met energie omgaat.

Primair is het onze taak om te zorgen dat zowel analoge informatie (papieren, filmmateriaal etc.) duurzaam bewaard en ook toegankelijk kan blijven: van dusdanige kwaliteit dat bijvoorbeeld dia’s nog zichtbaar zijn in de toekomst en informatie in bewaarde objecten niet vergaat. Bij aanschaf van nieuwe materialen, zowel voor depotruimte als kantoorruimte, kijkt HFA eveneens naar aspecten als circulair gebruik, recyclen en energieverbruik. Bij afgeschreven materialen kijkt HFA in eerste instantie binnen gemeente Lelystad naar mogelijkheden voor circulair gebruik. Voor wat betreft huisvesting is HFA huurder in een gebouw dat onder beheer van de Provincie Flevoland staat. De Provincie Flevoland heeft duurzaamheid ook hoog in het vaandel en kijkt bij inrichting en aanpassingen specifiek naar duurzame oplossingen. HFA deelt het pand met Batavialand. Beide huurders maken actief afspraken (en pakken deze in gezamenlijkheid op) op gebied van afvalscheiding, energieverbruik en inzet van duurzame oplossingen bij bijvoorbeeld ongediertebestrijding en schoonmaak. Nog geen verslaggevingsvereisten voor HFA voor wat betreft duurzaamheid Enerzijds heeft HFA dus die voorbeeldfunctie: meegaan in wat de maatschappij verwacht op het gebied van duurzaamheid. Anderzijds geldt dat formeel er nog geen duurzaamheidsverslaggevingsvereisten voor gemeenschappelijke regelingen zoals HFA zijn.

Dit komt hoofdzakelijk omdat er nog onduidelijkheid is over de 24

vragen: ,, Hoe meten we duurzaamheid?”, ,,Hoe verantwoorden we daarover?” en ,,Hoe kan een ander dat betrouwbaar controleren?” Wat HFA al doet is: A. Collectiebeheer: zorgen dat we onze archieven duurzaam bewaren en beheren. Klimaatbeheersing is daarbij belangrijk. Klimaatbeheersing onderzoeken we actief. Zo is het voor duurzaamheid van archiefmateriaal belangrijk dat we eventuele schimmels tijdig ontdekken; B. Organisatorisch: HFA is voor wat betreft materialen geen grootverbruiker. De medewerkers werken hybride en ook gaan medewerkers verspreid in een kleine bezetting naar ons kantoor en archief. Veel praktische zaken zijn al ingericht: zo gaat licht automatisch uit wanneer we een ruimte even niet gebruiken. Deze keuzes beperken ons energieverbruik; C. Locatie: met onze medegebruiker van het pand overleggen we structureel over huisvesting en afvalbeheer en hoe dat beter kan. Op de locatie gebruiken we geen plastic bekers. Met de verhuurder bespreken we mogelijkheden tot verduurzaming; D. Digitaal werken: HFA werkt in haar eigen administratie haast papierloos. We verwerken opdrachtverleningen en facturen digitaal. Door zo min mogelijk met papier te werken, verbruiken we minder natuurlijke grondstoffen. In het digitaal werken streven we duurzaamheid na door ons gebruik (in terabytes) te beperken door zo min mogelijke dubbele bestanden te gebruiken.

Tijdens interne meetings over thema-onderwerpen, maken we jaarlijks medewerkers daarvan bewust door het belang hiervan te benoemen. In 2024 heeft HFA ICT-deskundigen ingehuurd om te onderzoeken welke ontwikkelingen zoal in de ICT-omgeving van HFA zullen spelen. Uit een eigen inventarisatie blijkt dat meer dan de helft van de laptops en telefoons ouder is dan vijf jaar. We vervangen apparatuur wanneer dat noodzakelijk is en niet wanneer afschrijvingstermijnen verlopen. In 2025 schaften we nieuwe laptops en dockingstations aan. De oude laptops hebben we opgeslagen als reserve laptops. HFA gebruikt hardware zo lang mogelijk en vervangt pas wanneer dat noodzakelijk is. Dat is een goede instelling om duurzaam met middelen om te gaan. Vooruitblik toekomst Voor wat betreft innovatie volgen we landelijke ontwikkelingen. Zo is er een andere Regionaal Historisch Centrum (RHC) dat nu test onder begeleiding van een deskundige of – wanneer medewerkers afwezig zijn – na het uitzetten van de ventilatie de kwaliteit van de collecties nog steeds in orde blijft (en wat het effect is op schimmelvorming). Inhoudelijk is een innovatie voor het duurzaam bewaren van informatie ook digitalisering. Door nu zaken, die kunnen vergaan, in te scannen, kan men vervolgens in de toekomst nog schrift-, foto- en filmmateriaal terugkijken en gebruiken. Met dit onderwerp zijn we dan ook volop mee bezig.

Voorbeelden hiervan zijn ook transcriberen (door schriftelijke teksten via scanning om te zetten naar digitale teksten) en describeren (wat het vervolgens leesbaar maken is van oude tekst naar huidige maatstaven voor taal). Zo maken we geschiedenis toegankelijk voor huidige en toekomstige generaties. HFA is, in samenspraak met de deelnemers in de GR, bezig een e-depotvoorziening te realiseren. Daarnaast hebben we via facilitair overleg ook diverse gesprekken over verduurzaming van het pand dat we van de Provincie huren. Deze gesprekken vinden plaats met zowel Provincie als de medehuurder, Batavialand. Voor hardware overwegen we om bij vervanging nieuwe apparatuur aan te schaffen, die zo lang mogelijk mee kan. Ook willen we mogelijkheden onderzoeken om hardware te hergebruiken (refurbishment) . 3.5.7. Automatisering HFA heeft als (groeiende) organisatie een kleine formatie. De organisatie heeft twee functioneel beheerders. Softwarepakketten en oplossingen huurt HFA doorgaans bij externe leveranciers in.

25

HFA werkt in 2025 volop samen met een in 2023 onderhands aanbestede leverancier aan de implementatie van de gezamenlijke e-depotvoorziening. Digitalisering van informatie en documentatie is een belangrijk aandachtspunt voor de organisatie. 3.5.8. Misbruik & oneigenlijk gebruik Het Dagelijks Bestuur neemt maatregelen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. HFA heeft nog geen separaat geformaliseerd beleid op het gebied van archief- en informatiebeheer en in die zin geen overkoepelend beleid. In 2024 en 2025 heeft HFA samen met bestuur gesprekken gevoerd over frauderisicofactoren en beheersmaatregelen daarvoor. Met het bestuur heeft HFA besproken welke frauderisicofactoren zij het belangrijkst acht. HFA heeft vervolgens een frauderisicoanalyse opgesteld. Het bestuur, de directeur en het management van HFA passen meerdere maatregelen toe om te voorkomen dat de toegewezen, publieke middelen niet verkeerd of oneigenlijk gebruikt worden. De kleine omvang van de organisatie beperkt ook de kans hierop. De organisatie past interne controles toe, zoals het “zesogen-principe” toe bij het controleren van facturen en een spendanalyse op crediteurenniveau. Dergelijke maatregelen verkleinen de kans dat misbruik of oneigenlijk gebruik voorkomt. 3.5.9.

Financiële rechtmatigheid De rechtmatigheidsverantwoording in deze jaarrekening hanteert een grensbedrag omdat HFA alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te betrekken. Het Algemeen Bestuur heeft deze grens bepaald en bedraagt 2 % van de totale lasten exclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 38.878,-. HFA verantwoordt over het financieel rechtmatig handelen, zoals in haar financiële beheersverordening en normenkader 2025 benoemd staat. Praktisch houdt dit onder andere in: - het binnen de begroting besteden van middelen aan daarvoor bestemde doelen en op gepaste wijze daarover rapporteren aan het bestuur; - zich houden aan de Europese aanbestedingsregels; - het volgen van de regels van schatkistbankieren. HFA is een kleine overheidsorganisatie met specifieke taken op het gebied van archivering. De organisatie heeft geen complexe processen zoals het verstrekken van subsidies aan derden. Omdat de organisatie een beperkte omvang heeft, blijven de meeste diensten, die bij derden worden ingekocht, beneden Europese drempelbedragen. Gezien de ruime minimumgrenzen voor het schatkistbankieren, lukt het HFA ook om zich structureel aan de regels van het schatkistbankieren te houden.

Het bestuur van HFA is door middel van bestuursrapportages gedurende 2025 tijdig op de hoogte gesteld van eventuele afwijkingen ten opzichte van de begroting. HFA ziet bij het verstrekken van opdrachten aan derden (en eventuele verlengingen) erop toe dat opdrachtwaardes beneden grenzen van Europese aanbestedingsregels ligt. Met een jaarlijkse spendanalyse houdt HFA inzichtelijk dat zij inderdaad rechtmatig diensten van derden aanbesteed. Omdat HFA een kleine organisatie is, bevinden de meeste diensten zich qua contractwaarde ver beneden de Europese aanbestedingsgrens. HFA handelt rechtmatig in financiële zin met uitzondering van de hierna opgenomen afwijkingen.

26

De geconstateerde afwijkingen betreffen: Begrotingscriterium 1A. Overschrijding lasten 1B. Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten) 2. Ongeautoriseerde reservemutaties

Bedrag € 27 k €0k €0k

1. Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid € 0 k of te laat aan het algemeen bestuur zijn gemeld. Totaal begrotingsonrechtmatigheden 2. Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt verwezen naar dit vooraf vastgestelde beleid. Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden Voorwaardencriterium 3. Geen bevindingen M&O criterium 4. Geen bevindingen Totaal onrechtmatigheden Waarvan acceptabel Waarvan niet-acceptabel

€ 27 k

€ 27 k

€0k €0k

€ 27 k € 27 k €0k

De geconstateerde overschrijding lasten boven de vastgestelde rapportagegrens van € 19.439 licht HFA hier toe. HFA heeft ongeveer € 27k meer uitgegeven dan begroot is. Het betreft (1) een beperkte overschrijding van de personeelskosten (€ 6.622). Dit komt voornamelijk door de stijging van salarissen in cao rijk. En het betreft (2) een stijging in kosten voor bedrijfsvoering (€ 20.209), door uitgaven die HFA maakt vooruitlopend op de mogelijke uittreding van het Rijk als deelnemer in de gemeenschappelijke regeling. (1) OCW heeft voor de cao-stijging extra bijdragen betaald aan HFA enerzijds en vergoedt OCW HFA voor aanloopkosten voor de uittreding anderzijds. Netto heeft HFA daardoor geen overschrijding. HFA heeft het bestuur onder andere via bestuursrapportages en via bestuursvergaderingen hiervan op de hoogte gesteld. De overschrijding is daardoor acceptabel. (2) De kosten voor bedrijfsvoering nemen in 2025 toe door allerlei incidentele uitgaven, waarvoor HFA ook vergoedingen ontvangt van derden (die in de overige baten verantwoord zijn). De (bruto) begrotingsoverschrijding komt door de kosten van de mogelijke uittreding van het Rijk als deelnemer uit de gemeenschappelijke regeling (GR). Deze kosten bedragen ongeveer € 20k. Daarnaast maakt HFA tienduizenden euro’s kosten voor de caooverstap. Het Ministerie van OCW vergoedt HFA hiervoor.

De begrotingsoverschrijding is daardoor netto geen begrotingsonrechtmatigheid. Inhoudelijk schakelt HFA naast deskundigen voor het realiseren van een cao-overstap, externe expertise in om de uittreding van het Rijk te faciliteren. Hierbij valt te denken aan procesbegeleiding, juridische en financiële expertise. Over het vergoeden hebben OCW en HFA afspraken gemaakt. Jaarlijks declareert HFA dergelijke kosten van derden bij OCW. Omdat het Dagelijks Bestuur een 2e begrotingswijziging heeft voorgesteld in 2025 aan het Algemeen Bestuur, beperkt de organisatie de omvang van begrotingsoverschrijdingen. Alle overige afwijkingen van de begroting heeft HFA tussentijds en tijdig aan het bestuur gemeld via de 1e en 2e bestuursrapportage 2025. HFA heeft financieel rechtmatig gehandeld. 27

3.6. Openbaarheidsparagraaf Op basis van artikel 3.5 van de Wet Open overheid (WOO) reflecteren wij hierbij over hoe wij vorm hebben gegeven aan ons beleidsvoornemens op het gebied van de WOO. In mei 2022 is de WOO in werking getreden. De WOO legt als opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) meer nadruk op publicatie en openbaarmaking van toegankelijke documenten. Hiervoor heeft HFA een contactfunctionaris, verantwoordelijk voor het beheer en toezicht op de openbaarmaking, aangewezen. In de wet WOO worden 11 categorieën voor informatie omschreven. HFA heeft de toegankelijkheid van openbaar toegankelijk stukken vereenvoudigt en de infrastructuur van o.a. de website hierop aangepast. In 2025 blijft HFA zich bewust van haar rol. Zo blijft HFA kritisch nagaan hoe zij burgers kan helpen in het verkrijgen van toegang tot informatie van overheden. Specifiek helpt HFA op verzoek van het Nationaal Archief om burgers toegang te laten verkrijgen tot archieven uit de Tweede Wereldoorlog. Dit project betreft de tijdelijke voorziening van het Centraal Archief Bijzondere Rechtspleging (CABR). HFA heeft als Regionaal Historisch Centrum (RHC) een ondersteunende rol in het CABR-project. In 2025 vonden voorbereidende activiteiten plaats.

28

II. Jaarrekening Jaarrekening 2025 bestaande uit:

4. Balans per 31 december 2025 5. Overzicht van baten en lasten 2025 6. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat 7. Toelichting op de balans per 31 december 2025 8. Niet uit de balans blijkende verplichtingen 9. Toelichting op de verschillen tussen de Overzicht van baten en lasten 2025 en de begroting 2025 10. Wet Normering Topinkomens 11. Gebeurtenissen na balansdatum 12. Overzicht van gerealiseerde baten en lasten per taakveld

29

4. Balans per 31 december 2025 ACTIVA

31-12-2025 €

31-12-2024 €

Vaste Activa Materiële vaste activa - Investeringen met een economisch nut

121.958 121.958

Totaal vaste activa

130.750 130.750

121.958

130.750

Vlottende activa Overlopende activa - Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen - Overige nog te ontvangen bedragen Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen in s'Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige vorderingen Liquide middelen - Banksaldi

112.033

91.405

50.057

56.693

61.977

34.712 68.414

305.142

68.414

0 305.142

0

0 99.787

99.787

100.996 100.996

Totaal vlottende activa

280.234

497.544

Totaal generaal

402.192

628.294

0

0

Recht op verliescompensatie krachtens de Wet op de vennootschapsbelasting 1969

30

PASSIVA

31-12-2025 €

31-12-2024 €

Vaste Passiva Eigen vermogen - Algemene reserve - Bestemmingsreserve - Gerealiseerd resultaat - Overige leningen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer Voorzieningen - Voorziening spaarverlof

148.607 86.917 81.091 -19.401 0

299.143 86.917 212.226 0 0

25.617 25.617

Totaal vaste passiva

14.184 14.184

174.225

313.328

Vlottende passiva 111.958 - Overige kasgeldleningen - Banksaldi - Overige schulden

0 0 111.958

Overlopende passiva - Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume - de van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende bedragen van: - Het Rijk - Overige Nederlandse overheidslichamen Totaal vlottende passiva Totaal generaal Gewaarborgde geldleningen Garantstellingen

31

88.532 0 0 88.532

116.010

226.434

38.118

48.030

77.713 179

170.000 8.404 227.968 402.192

314.966 628.294

0 0

0 0

5. Overzicht van baten en lasten 2025

Nr.

1 2 3 4 5

6 7 8

9 10

Omschrijving

LASTEN Personeel Bedrijfsvoering Collectiebeheer, Archiefbeheersysteem, Dienstverlening en Archiefbewaarplaats e-Depot Projecten Afschrijvingen Bedrag voor de heffing van de vennootschapsbelasting Totaal lasten

Begroting na wijziging 2025 2e Berap

Primaire begroting 2025

Rekening 2024

Rekening 2025

1.216.556 226.405

1.103.404 214.942

1.375.000 255.000

1.381.622 275.209

50.701 171.393 27.930 22.541

88.970 135.000 0 30.000

92.000 120.000 61.213 21.791

86.191 119.173 59.914 21.791

0 1.715.526

0 1.572.316

0 1.925.004

0 1.943.900

BATEN Bijdragen en subsidies e-Depot Overige bijdragen en overige baten Incidentele baten en lasten

1.053.797 410.901 166.394 0

1.068.358 421.591 10.000 0

1.098.123 421.591 237.282 0

1.098.124 421.590 273.649 0

Totaal baten

1.631.092

1.499.949

1.756.996

1.793.363

Gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten

-84.434

-72.367

-168.008

-150.536

Dotaties aan reserves Onttrekkingen aan reserves

0 84.434

0 72.367

0 131.135

0 131.135

Gerealiseerde resultaat

0

0

-36.873

-19.401

32

Toelichting op de jaarrekening 2025

5.1.

Missie

De missie van Het Flevolands Archief luidt als volgt: Onderzoek bij HFA het ontstaan en de ontwikkeling van de jongste provincie. Samen met jou maken wij de geschiedenis toegankelijk Visie: waar we voor gaan • Collectie en archieven duurzaam toegankelijk; • Dynamisch en constant in beweging; • Zoveel mogelijk mensen bereiken met onze collecties, met huidige én toekomstige technieken. Dit betekent ook: • Dat HFA de eigen kennis en vaardigheden blijft ontwikkelen; • HFA vindt verbinding heel belangrijk. Dit uit zich in de samenwerking met onze partners en in het faciliteren van burgerparticipatie, want onze lokale en regionale kennis maakt het verschil. Dit doen we met en voor burgers en deelnemers. Het Flevolands Archief + herbergt verhalen uit het dagelijks leven + is het jongste archief van Nederland + trekt belangstelling uit de hele wereld + deelt de ontwikkeling van het opbouwen van een gemeenschap + is het enige archief ter wereld waar de totstandkoming van een polder volledig is vastgelegd De Collectie De basis van het archief is gevormd door de archieven van het Zuiderzeeproject uitgevoerd door het Rijk. Alle overheden in de provincie Flevoland, op twee na, zijn deelnemer in de gemeenschappelijke regeling.

Het Flevolands Archief is er voor overheden en burgers die voor recht en bewijs, onderwijs, onderzoek of cultuurbeleving gebruik willen maken van de collecties en diensten van Het Flevolands Archief. Onze kernwaarden zijn: * Welzijn en duurzaamheid: We hebben respect voor mens en natuur * Verbinding en samenwerking: Samen met burgers en deelnemers delen we op toekomstbestendige wijze onze kennis en informatie. * Authentiek, betrouwbaar en compleet: Wij en onze informatie zijn oorspronkelijk, transparant en kloppend * Deskundig: We zijn goed in wat we doen en zijn daar trots op (Meerjarenbeleidsplan 2025-2028).

5.2.

Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening

Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en gemeenten (BBV). De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de desbetreffende grondslag voor de specifieke balanspost anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Voor zover het BBV niet anders voorschrijft, zijn de baten en lasten toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben. Winsten nemen we slechts op voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en 33

risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar nemen we in acht, indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Vergelijkende cijfers: Ten behoeve van het inzichtsvereiste zijn de vergelijkende cijfers voor enkele posten aangepast volgens de rubricering in het huidige boekjaar. Deze aanpassingen hebben geen invloed op het vermogen en resultaat van de vergelijkende cijfers.

5.3.

Algemene grondslagen voor de Rechtmatigheidsverantwoording

De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening en op basis van de kadernota rechtmatigheid. Dat betekent dat: • De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties, en ook de baten en lasten inzake de specifieke uitkeringen op grond van art. 17 Financiëleverhoudingswet; • De financiële rechtmatigheid waaronder het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat: o Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op 18 december 2025 door het bestuur is vastgesteld; o Voor het begrotingscriterium geldt dat alle over- en onderschrijdingen van lasten, baten en/of investeringskredieten als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan het bestuur zijn gemeld. o Ten aanzien van het M&O criterium is de financiële beheersverordening van onze organisatie leidend bij het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

• De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de kadernota rechtmatigheid september 2025 van de Commissie BBV en ook onze eigen financiële verordening. Dit betekent dat: o Een verantwoordingsgrens van 2% (zijnde € 38.878,-) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen; o Een rapportagegrens van € 19.439,- is gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen.

34

6.

Grondslagen voor de waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat

6.1.

Grondslagen voor de waardering van activa

6.1.a Materiële vaste activa Conform het bepaalde in artikel 59 van het BBV worden alle materiële vaste activa met economisch nut geactiveerd. HFA beschikt niet over materiële vaste activa met een maatschappelijk nut. Investeringen schrijft HFA conform de nota ‘Investering- en afschrijvingsbeleid 2019’ lineair af met ingang vanaf het jaar volgend op het investeringsjaar. Als uitgangspunt voor het activeren geldt dat activering plaatsvindt objecten met een economische gebruiksduur, die aanzienlijk langer is dan één jaar en het activeren dus redelijk en aanvaardbaar is. De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingprijs verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. Ontvangen investeringssubsidies worden (deels) in mindering gebracht op de geïnvesteerde bedragen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met een eventuele residuwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming. Afschrijvingspercentage conform vorig jaar. De afschrijvingspercentages zijn als volgt: Maatschappelijk nut = M/ Economisch nut = E

Aantal jaren afschrijven

1. Immateriële activa a. Onderzoek- en ontwikkelingskosten

-

5

2. Materiële activa a. Gronden en terreinen

E

0

b. Bedrijfsgebouwen 1. Aanschaf / vervaardiging 2. Renovatie, restauratie en verbouw 3. Technische installaties bedrijfsgebouwen

E E E

40 40 15

c. Vervoermiddelen e.d. 1. Personenauto’s / bestelauto’s 3. Aanhangwagens

E E

7 10

e. Computers / automatiseringsapparatuur 1. Werkplekapparatuur 2. Software

E E

5 5

f. Machines, apparaten en installaties 1. Schoonmaakmachines 2. Minicontainers, vloeistofdichte containers 3. Installaties

E E E

10 10 10

g. Overige 1. Kantoormeubilair en overige vaste inrichting

E

5

35

6.1.b Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en andere overlopende activa HFA neemt deze posten op tegen nominale waarde onder aftrek van de noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid. 6.1.c Liquide middelen HFA neemt de liquide middelen op tegen nominale waarde en omvatten bank-, giro- en kassaldi.

6.2.

Grondslagen voor de waardering van passiva

6.2.a Eigen vermogen Het eigen vermogen bestaat uit: a. Algemene reserve De algemene reserve dient als algehele buffer om toekomstige tegenvallers te kunnen opvangen. b. Bestemmingsreserves Onder een bestemmingsreserve verstaat HFA een reserve waaraan door het Algemeen Bestuur een bepaalde bestemming is gegeven. Het gehele bedrag van de bestemmingsreserve ultimo het jaar dient onderbouwd te zijn met bestuursbesluiten van het algemeen bestuur dan wel opgenomen te zijn in het voorliggende voorstel tot resultaatbestemming. 6.2.b Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar HFA waardeert de vlottende passiva tegen de nominale waarde.

6.3

Grondslagen voor de bepaling van het resultaat

Bedrijfsopbrengsten a. Subsidiebaten Dit betreft de ontvangen subsidies voor projecten. Subsidiebaten verantwoordt HFA in het jaar waarop deze betrekking hebben. b. Overige baten en opbrengsten De opbrengst van aan derden geleverde goederen en diensten, exclusief de eventueel over de omzet geheven belastingen en onder aftrek van kortingen. c. Lonen, salarissen en sociale lasten Hierop verantwoordt HFA de loon- en salariskosten van het personeel. Onder loon- en salariskosten verstaat HFA het brutobedrag van de aan het boekjaar toe te rekenen loon- en salarissen vermeerderd met de uitbetaalde vakantierechten. d. Overige bedrijfskosten HFA berekent de overige bedrijfskosten op basis van historische kosten. Overige HFA heeft als richtlijn het tonen van niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen (NUBBRV) boven € 30.000,-.

36

7. Toelichting op de balans per 31 december 2025 Toelichting op de Activa 1. Materiële vaste activa

Boekwaarde per 01-01-2025 Investeringen Desinvesteringen Afschrijvingen Boekwaarde afgesloten activa Boekwaarde per 31-12-2025 Cumulatieve aanschaffingswaarde Cumulatieve afschrijvingen Boekwaarde pr 31-12-2025

Verbouwing 59.098 0 0 3.879 0 55.218

ICT 50.328 12.998 0 13.221 0 50.107

Archief inventaris Inventaris algemeen totaal 21.325 130.750 0 12.998 0 0 4.691 21.791 0 0 16.634 121.958

70.733 15.514 55.218

179.764 129.657 50.107

192.466 175.832 16.634

442.962 321.004 121.958

De materiele vaste activa (MVA) bedragen iets meer dan € 0,1 miljoen en bestaan voor HFA hoofdzakelijk uit (1) kosten van voorgaande verbouwingen, die destijds geactiveerd zijn en waarover afgeschreven wordt en (2) ICTmiddelen. Onder de voorgaande verbouwingen behoort ook een specifieke ruimte voor het audiovisuele depot (van ca. €32k) bij de archiefruimte van HFA. Deze ruimte is in het verleden gebouwd en ingericht om daar koelcellen te kunnen plaatsen, zodat HFA onder andere films en dia’s gekoeld kan bewaren om verzuring tegen te gaan. HFA verwacht het project in de toekomst af te ronden door koelcellen en een sluis te plaatsen. HFA schrijft daarom nog niet af over de huidige ruimte, die nog zeer lange tijd bruikbaar is. ICT-middelen betreffen enerzijds laptops en anderzijds server storage capaciteit. De MVA nemen af in 2025, omdat de omvang van afschrijvingen (ca. € 22k) groter zijn de aanschaf van o.a. laptops en docking stations (ca. € 13k).

2. Vlottende activa a. Uitzettingen

b.

Uitzettingen Vorderingen op openbare lichaam s'Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan ëën jaar Totaal

31-12-2025 68.414 68.414

31-12-2024 305.142 305.142

De uitzettingen bestaan uit liquide middelen, die het Rijk beheert namens HFA op basis van het principe van schatkistbankieren. Dit is daarom een vordering op de Rijksoverheid. Deze vordering neemt in 2025 in sterke mate af. Samen met de liquide middelen op de ING-bank heeft HFA na 2025 ongeveer € 0,17 miljoen aan liquide middelen. Eind 2024 was dit nog minder dan € 0,3 miljoen. De afname komt door uitgaven voor de nieuwe CAO waar een vooruit ontvangen bijdrage van het ministerie van OCW voor de cao-overstap (€ 170k) was ontvangen in 2024. De uitgaven hebben plaatsgevonden in 2025. Deze middelen verantwoordt HFA onder de vlottende passiva. Vergelijkende cijfers In 2024 stond in de jaarrekening [bij vlottende activa] €6k als overige vorderingen weergegeven. Deze €6k is nu aangepast naar vorderingen op openbare lichamen (totaal €6k). Qua aard past dat bij die overlopende activa. Liquide middelen 37

Liquide middelen Banksaldi ING bank Totaal

31-12-2025

31-12-2024

99.787 99.787

100.996 100.996

Het drempelbedrag van het schatkistbankieren is € 1.000.000. De overige tegoeden zijn direct aanwendbaar voor HFA. De liquiditeitspositie blijft stabiel.

b. Overlopende activa De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden: Overlopende activa Vooruitbetaalde bedragen Overige nog te ontvangen bedragen Totaal

31-12-2025 50.057 61.977 112.033

31-12-2024 56.693 34.712 91.405

De overlopende activa bestaan ultimo 2025 uit vooruitbetaalde bedragen en vorderingen openbare lichamen. De vooruitbetaalde bedragen zijn in 2025 in beperkte mate afgenomen en bestaan onder andere uit: Vooruitbetaalde bedragen Contributies en abonnementen Verzekeringen Advieskosten Licentie / servicekosten Kosten arbodienst Studie en opleidingskosten Overigen (kosten dienstverlening en archief) Kosten e-Depot Totaal

31-12-2025 322 3.171 0 1.801 0 0 4 44.759 50.057

31-12-2024 963 2.529 0 222 728 6.048 2.343 43.859 56.693

De afname in 2025 (van ca. 6k) komt vooral door minder vooruitbetalingen voor opleidingen. Vooruitbetaalde zaken betreft reguliere bedrijfsvoering (ICT) en minder personeelskosten (zoals Studie en opleidingskosten). Overige nog te ontvangen bedragen Vordering op OCW (aanloopkosten uittreding Rijk) Teruggave RVO voor gebruik e-herkenning BTW Nog te ontvangen subsidie en bijdrage Rente schatkistbankieren Overige vorderingen op deelnemers in GR (overheidsorganisaties) Omzetbelasting Totaal

38

31-12-2025 19.978 0 5.622 1.557 17.712 17.107 61.977

31-12-2024 0 24 6.115 2.209 6.047 20.317 34.712

De overlopende activa bestonden in 2025 voor een groot deel (€ 17k) uit een vordering op het Rijk, specifiek omzetbelasting. Daarnaast had HFA vorderingen op deelnemers van HFA. Dat zijn overige nog te ontvangen bedragen en voorheen omschreven we dit als vorderingen op openbare lichamen. Omdat HFA al kosten maakt vooruitlopend op het uittreden van het Rijk als deelnemer, brengt HFA deze kosten jaarlijks in rekening bij OCW om te vergoeden. Over geheel 2025 is dit bedrag €19k. OCW gaat dit bedrag controleren en dan via de periodieke betaalmomenten van het Nationaal Tarief samen met de reguliere bijdragen uitkeren aan HFA in 2026. De kosten voor de uittreding zijn het gevolg van beleidsvoornemens (en acties) van OCW als specifieke deelnemer in de gemeenschappelijke regeling en komen daarom logischerwijs ook voor rekening van het Rijk als deelnemer. Over de betaling en afwikkeling heeft HFA in 2024 afspraken gemaakt met OCW. De afspraak is dat OCW dergelijke, directe kosten als gevolg van de mogelijke uittreding als deelnemer komende jaren blijft vergoeden aan HFA. Eind 2025 heeft HFA nog €62k aan nog te ontvangen bedragen. Dit bestaat naast een nog te ontvangen vergoeding voor in 2025 gemaakte kosten voor uittreding van het Rijk, uit omzetbelasting, nog te ontvangen rente en vorderingen op andere overheden (waaronder deelnemers in de gemeenschappelijke regeling).

Toelichting op Passiva 3. Vaste Passiva Eigen vermogen Het in de balans opgenomen eigen vermogen bestaat uit de volgende posten: Algemene reserve

Boekwaarde per Toevoegingen 31-12-2024

Algemene reserve Bestemmingsreserves Gerealiseerd resultaat Totaal

86.917 212.227 0 299.143

Dotaties

0 0 0 0

Onttrekkingen 0 0 0 0

Boekwaarde per 3112-2025

0 131.135 19.401 150.536

86.917 81.091 -19.401 148.607

De toereikendheid en rechtmatigheid van de algemene reserve staat in het jaarverslag al toegelicht in paragraaf 3.2 bij ‘weerstandscapaciteit’ en de ‘risico-inventarisatie’. De specifieke onttrekkingen per reserve zijn via tussentijdse bestuursrapportages voorgesteld aan het bestuur en vervolgens na besluitvorming uitgevoerd. Over 2025 onttrekt HFA onttrekt HFA €131k aan middelen om die aan doelen van bestemmingsreserves te besteden. Vervolgens resteert een tekort van (negatief) € 19.401,-. Dit wijkt iets af van het begroot resultaat 2025. a. Bestemmingsreserves

Bestemmingsreserve Afschrijvingslasten geconditoneerde depotruimte Audiovisuele Collectie (AV-collectie) Knelpunten personeelspot Afschrijvingslasten herinrichting studiezaal Totaal Bestemmingsreserve

Boekwaarde 31-12-2024

Toevoegingen (bestemming resultaat 2025 )

74.000 109.854 28.372 212.226

-

Dotaties

Onttrekkingen -

17.402 109.854 3.879 131.135

boekwaarde 31-12-2025 56.598 24.493 81.091

Afschrijvingslasten geconditioneerde depotruimte Audiovisuele Collectie (AV-collectie) In voorgaande jaren heeft HFA middelen verkregen om een separate depotruimte voor audiovisueel materiaal te realiseren. Ter dekking hiervan heeft HFA destijds middelen gereserveerd in deze bestemmingsreserve om de toekomstige afschrijvingslasten na ingebruikname te dekken. De depotruimte voor de AV-collecties zijn wel ingericht, maar nog niet in gebruik. Er is een mutatie op de bestemmingsreserve gedaan in 2025. HFA heeft in 2025 samen meerdere acties verricht, waarmee we inzichten verkregen dat het wel uitvoerbaar is om een gekoelde ruimte in het bestaande gebouw in te richten. Komende jaren gaan wij samen met onze verhuurder provincie Flevoland acties ondernemen om dit depot in te richten. De kosten van een onderzoek door externe deskundigen 39

(over het huisvestingsvraagstuk van HFA op lange termijn) heeft ook betrekking hierop en de kosten daarvan onttrekken we in 2025 in deze bestemmingsreserve. Bestemmingsreserve knelpuntenpot personeel. De bestemmingsreserve knelpuntenpot personeel bevat middelen om knelpunten op te vangen bij ziekte of langdurige uitval van medewerkers op cruciale posities en andere aangelegenheden rondom het personeel (zoals vanuit wet- & regelgeving). In 2025 heeft het bestuur een mutatie laten plaatsvinden van circa € 109k, zodat deze bestemmingsreserve volledig is aangewend. In 2025 onttrekt HFA ook de middelen hieruit, die nodig zijn voor de jaarlijkse dotatie aan de voorziening voor spaarverlof. Afschrijvingslasten herinrichting studiezaal In voorgaande jaren heeft HFA geïnvesteerd in de herinrichting van de studiezaal. De kosten van de investering schrijft HFA na ingebruikname in 5 jaar lineair af. Vanaf boekjaar 2022 schrijft HFA dit af. De afschrijvingen en onttrekkingen zet HFA komende jaren voort. Voorzieningen Voorzieningen Voorziening spaarverlof Totaal

31-12-2025 25.617 25.617

31-12-2024 14.184 14.184

Verloopoverzicht voorziening spaarverlof

Beginstand 2024 Dotaties Onttrekkingen Eindstand 2025

€ 14.184 € 11.433 €0 € 25.617

Vanaf 2023 heeft HFA een voorziening gevormd voor toekomstige verplichtingen door aanwending van spaarverlof van huidige medewerkers. Vanuit voortschrijdend inzicht schrijven de richtlijnen van de BBV dit voor. De post ‘voorziening spaarverlof’ is gebaseerd op de door medewerkers via de interne IKB-formulieren 2023, 2024 en 2025 opgegeven uren spaarverlof. De uren zijn op basis van het bruto-uurloon per jaareinde 2025 omgerekend. De kosten hiervan onttrekt HFA overigens uit de daarvoor bedoelde bestemmingsreserve ‘knelpuntenpot personeel’. Komende jaren past HFA dit telkens aan op basis van door medewerkers aangewende IKB-uren voor spaarverlof enerzijds en het bruto-uurloon per jaareinde anderzijds. 4. Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De vlottende passiva bestaan uit (a) overige schulden en (b) overlopende passiva. De in de balans opgenomen netto-vlottende schulden kunnen als volgt gespecificeerd worden:

Belastingen en premies sociale verzekeringen Crediteuren Loonheffing Netto lonen Totaal

31-12-2025 43.481 65.604 2.873 111.958

31-12-2024 29.598 54.176 4.758 88.532

De overige schulden bestaan voor het grootste deel facturen, die per jaareinde destijds nog niet betaald waren. 40

De specificatie van de overlopende passiva is als volgt: Overlopende passiva - Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume - de van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren uitgesplitst naar de ontvangen bedragen van: - Het Rijk - Overige Nederlandse overheidslichamen Totaal

31-12-2025

31-12-2024

38.118

48.030

77.713 179 116.010

178.404 0 226.434

De overlopende passiva bestaan enerzijds uit verplichtingen waarvan per jaareinde nog geen factuur was ontvangen destijds en anderzijds uit vooruit ontvangen bijdragen van overheidsorganisaties. De in de balans opgenomen van Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren, kunnen als volgt gespecificeerd worden: Verloopoverzicht Het Rijk Overige Nederlandse overheidslichamen:

-

Koninklijke Bibliotheek

Totaal van de van EU en NL overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor specifieke uitkeringen die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren

€ 170.000,-

€ 92.287,-

€ 0,-

€ 0,-

Saldo 31 december 2025 € 0,€ 77.713,-

€ 8.404,-

€ 8.225,-

€ 0,-

€ 0,-

€ 0,-

€

179,-

€ 8.404,-

€ 8.225,-

€ 0,-

€ 0,-

€ 0,-

€

179,-

€ 178.404,-

€100.512,-

€ 0,-

€ 0,-

€ 0,-

€ 77.892,-

Saldo 1 januari Bestedingen 2025

Ontvangen bedragen

Vrijgevallen Terugbedragen betalingen

HFA heeft in 2024 al bedragen vooruit ontvangen van de Nationale Bibliotheek (KB) voor een subsidieproject, dat HFA in 2025 ten dele in uitvoer brengt. Het Rijk heeft in 2024 HFA alvast €170k gegeven vooruitlopend op kosten, die HFA maakt voor een cao-overstap. Dit is onderdeel van afspraken, die OCW en HFA hebben gemaakt vooruitlopend op de uittreding van het Rijk. Na de overstap verwacht HFA nog zo’n vijf jaar lang kosten te maken als gevolg van de verandering in cao’s. De bestedingen in 2025 bestaan uit een vergoeding voor externe kosten en inzet van de organisatie rondom de cao-overstap. Omdat HFA de cao-overstap (van cao rijk naar cao sgo) in januari 2026 gerealiseerd heeft, had de organisatie veel voorbereidende inspanningen hiervoor in de periode 2023 tot en met 2025. Om de overstap mogelijk te maken was HFA onder andere afhankelijk van externe salarisadministratie, een HR-adviesbureau, ingehuurde senior HR-adviseur en een ingehuurde senior financieel adviseur.

41

8. Niet uit de balans blijkende (rechten en) verplichtingen Niet uit de balans blijkende verplichtingen HFA kent de volgende verplichtingen met een langlopend karakter:

Inkoop- en afnameverplichtingen

Bedrag

ICT (automatisering, software, onderhoud) Internet en telefoonkosten Huur (onbelast) Inhuur e-Depotvoorziening Reiskosten Diverse abonnementen Huisvestingskosten Beheersing klimaat depots

€ 79.144 Tot en met 2027 € 13.250 Per jaar € 128.100 Tot en met 2027 € 104.652 Tot en met 2027 € 44.760 Per jaar € 11.500 Per jaar € 8.043 Per jaar € 110.000 Tot en met 2027 € 800 Per jaar

Overige verplichtingen ten aanzien van spaarverlof (voorheen bovenwettelijk verlof) Medewerkers van HFA hebben recht op IKB-uren en die kunnen zij ook aanwenden voor (toekomstig) spaarverlof. Op de balans staat hiervoor een voorziening van circa € 26k. Er zijn IKB-uren, die nog niet opgenomen zijn per 31-122025, maar in de toekomst, indien niet op andere wijze aangewend, alsnog aan het spaarverlof zouden kunnen worden toegevoegd. Voorheen was dit bovenwettelijk verlof. De mogelijke verplichting hiervoor bedraagt voor HFA per jaareinde naar schatting tussen de €10k en €20k. Niet uit de balans blijkende rechten Rechten op OCW in verband met kosten voor mogelijke uittreding van het Rijk als deelnemer in de GR Als gevolg van het beleidsvoornemen van het Rijk om te stoppen als deelnemer in de gemeenschappelijke regeling Het Flevolands Archief (GR HFA), maakt HFA al kosten om die mogelijke uittreding te kunnen faciliteren. Omdat deze keuze het gevolg is van acties van het Rijk (Ministerie van OCW), heeft HFA recht om dergelijke kosten vergoed te krijgen. HFA en OCW hebben hierover afspraken gemaakt. Per jaar is de omvang van gemaakte kosten doorgaans enkele tienduizenden euro’s. Tot op heden heeft OCW HFA jaarlijks vergoed voor tussentijds in rekening gebrachte kosten.

Per jaareinde is het mogelijk dat er echter nog meer van zulke kosten al gemaakt zijn, waarvoor HFA ook recht op een vergoeding heeft.

42

9. Toelichting op de verschillen tussen de Overzicht van baten en lasten 2025 en de begroting 2025 Toelichting verschillen jaarrekening 2025 – begroting na wijziging 2025 Lasten: 1. Personeel

Personeel Salarissen, pensioen en sociale lasten Extern personeelsleden Overige personeelskosten Dotatie voorziening spaarverlof Totaal

Jaarrekening 2024 821.762 309.696 75.390 9.709 1.216.556

Primaire begroting 2025 922.000 89.404 82.000 10.000 1.103.404

Verschil jaarrekening Begroting na wijziging 2025 - begroting na 2025 2e berap Jaarrekening 2025 wijziging 2025 1.036.500 1.031.186 -5.314 257.500 272.092 14.592 71.000 66.911 -4.089 10.000 11.433 1.433 1.375.000 1.381.622 6.622

De personele lasten zijn in hoger dan in 2024. Enerzijds komt dit omdat de organisatie in 2025 tijdelijk meer externe medewerkers en adviseurs heeft ingehuurd voor de cao-overgang en uittreding Rijk. Daarnaast heeft HFA externen ingehuurd om zieke medewerkers te vervangen. De lasten liggen in 2025 in lijn met de begroting na wijziging door de tweede bestuursrapportage (2e berap). Vanaf 2023 geven medewerkers van HFA jaarlijks aan welke IKB-uren zij omzetten in spaarverlof. De kosten hiervan voegen we door middel van een dotatie toe aan een ‘voorziening spaarverlof’, die de waarde van deze verplichting per balansdatum weergeeft. Zoals ook bij de bestemmingsreserves is toegelicht, onttrekken we deze kosten van de bestemmingsreserve ‘knelpuntenpot personeel’. 2. Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering Huisvesting Organisatie Totaal

Primaire Jaarrekening 2024 begroting 2025 93.830 96.400 132.575 118.542 226.405 214.942

Verschil jaarrekening Begroting na wijziging 2025 - begroting na 2025 2e berap Jaarrekening 2025 wijziging 2025 104.770 104.078 -693 150.230 171.131 20.901 255.000 275.209 20.209

Het grootste deel van de kosten voor bedrijfsvoering betreft jaarlijks terugkerende kosten, zoals huisvesting, accountantskosten en inhuur van adviseurs. De kosten voor bedrijfsvoering nemen in 2025 toe door allerlei incidentele uitgaven, waarvoor HFA ook vergoedingen ontvangt van derden (die in de overige baten verantwoord zijn). De bedrijfsvoeringskosten zijn ongeveer €20k hoger dan begroot. De (bruto) begrotingsoverschrijding komt door de kosten van de mogelijke uittreding van het Rijk als deelnemer uit de gemeenschappelijke regeling (GR). Deze kosten bedragen ongeveer € 20k. Daarnaast maakt HFA tienduizenden euro’s kosten voor de cao-overstap. Het Ministerie van OCW vergoedt HFA hiervoor. De begrotingsoverschrijding is daardoor netto geen begrotingsonrechtmatigheid. Inhoudelijk schakelt HFA naast deskundigen voor het realiseren van een cao-overstap, externe expertise in om de uittreding van het Rijk te faciliteren. Hierbij valt te denken aan procesbegeleiding, juridische en financiële expertise. Over het vergoeden hebben OCW en HFA afspraken gemaakt. Jaarlijks declareert HFA dergelijke kosten van derden bij OCW.

43

3. Archieven, collecties en dienstverlening

Primaire Archieven, collecties en dienstverlening Jaarrekening 2024 begroting 2025 Collectiebeheer 47.941 88.970 Archiefbeheersysteem 0 0 Dienstverlening 2.760 0 Archiefbewaarplaats 0 0 Totaal 50.701 88.970

Verschil jaarrekening Begroting na wijziging 2025 - begroting na 2025 2e berap Jaarrekening 2025 wijziging 2025 92.000 86.191 -5.809 0 0 0 0 0 0 0 0 0 92.000 86.191 -5.809

In 2025 zijn de uitgaven voor collectiebeheer (€ 86k) hoger dan in 2024 (+ € 38K). De stijging is voornamelijk toe te wijzen aan het hosten van archieftoegang € 25k en het digitaliseren van de collectie € 4K. In 2024 bleek dat een softwareleverancier bepaalde gebruikerslicenties jaarlijks per abuis bij het Nationaal Archief in rekening heeft gebracht. HFA heeft met het NA afgesproken dat HFA deze vanaf 2025 voortaan zelf betaalt. 4. e-Depot en Projecten

e-Depot e-Depot Totaal

Primaire Jaarrekening 2024 begroting 2025 171.393 135.000 171.393 135.000

Verschil jaarrekening Begroting na wijziging 2025 - begroting na 2025 2e berap Jaarrekening 2025 wijziging 2025 120.000 119.173 -827 120.000 119.173 -827

HFA richt een e-depotvoorziening in: het e-Depot. Dit is een ontwikkeling waar alle RHC's mee bezig zijn. Net als andere archieven gebruikt HFA een e-Depot om digitale informatie langdurig en toegankelijk te kunnen archiveren en publiekelijk beschikbaar te stellen. HFA heeft de implementatiefase in 2025 afgerond en is gestart met eerste projecten (pilots) met gemeentes Lelystad en Dronten. De uitgaven aan het e-Depot zijn in lijn met begrote bedragen. Naar schatting is in 2025 minstens € 0,5 miljoen aan e-Depot gerelateerde activiteiten besteed. Dit zit naast de directe uitgaven op deze kostencategorie (€ 119k) vooral in personele inzet. De totale inzet betreft onder andere: I. Inzet eigen personeel (waaronder een senior adviseur digitale informatie, een junior adviseur digitale informatie en een drietal functioneel beheerders); II. Inzet externe deskundigen voor de gezamenlijke e-Depot voorziening, waaronder een adviseur digitale informatie; III. Ondersteuning vanuit MT (waaronder inzet van een senior archivaris); IV. Kosten voor maatwerkoplossingen in de (zoals de ontwikkeling van een RM-tool om bestanden correct over te kunnen zetten naar de e-Depot voorziening); V. Advisering door externe deskundigen over raadpleegomgeving/publiekswebsite.

Projecten Projecten Totaal

Jaarrekening 2024 27.930 27.930

Primaire begroting 2025 0 0

Verschil jaarrekening Begroting na wijziging 2025 - begroting na 2025 2e berap Jaarrekening 2025 wijziging 2025 61.213 59.914 -1.299 61.213 59.914 -1.299

Onder de kostencategorie ‘projecten’ vallen andere projectmatige uitgaven dan e-Depot. Het betreft diverse projecten binnen de primaire taken van het archief, zoals werkzaamheden voor ‘collectie Lely’, waarvoor HFA penvoerder is en de gemeente Lelystad kosten vergoedt. Het betreft kosten van derden en ook de inzet van een (junior) archivaris van HFA.. In 2025 voert HFA ook een drietal projecten uit met subsidiemiddelen. De uitgaven aan projecten passen binnen begrote bedragen.

44

5. Afschrijvingen

Afschrijvingen Totaal

Primaire Jaarrekening 2024 begroting 2025 22.541 30.000 22.541 30.000

Verschil jaarrekening Begroting na wijziging 2025 - begroting na 2025 2e berap Jaarrekening 2025 wijziging 2025 21.791 21.791 0 21.791 21.791 0

In 2025 zijn de afschrijvingslasten in lijn met 2024. Overige HFA heeft geen onvoorziene uitgaven begroot voor boekjaar 2025 en daarom ook niet als separate categorie in de jaarrekening verantwoord. In de huidige begrotingssystematiek is dit geen separate post. HFA verricht ook geen activiteiten waarover zij vennootschapsbelasting dient te betalen. Het bedrag voor de heffing van de vennootschapsbelasting is daarom € 0,-.

45

Baten 6. Bijdragen Rijk, provincie en gemeenten en bijdragen e-Depot. In de staat van baten en lasten staan ‘bijdragen Rijk, provincie en gemeenten’ en ‘e-Depot. In de jaarrekening van 2024 stond dit nog als één post verantwoord. Omdat HFA dit als twee posten begroot, verantwoorden wij dit als twee posten. Voor 2025 ziet dit er als volgt uit, inclusief vergelijkende cijfers: Overige bijdragen en overige baten Bijdragen rijk, gemeenten en provincie e-Depot Totaal

Primaire Begroting na wijziging Jaarrekening 2025 begroting 2025 2025 2e berap 1.053.797 1.068.358 1.098.123 1.098.124 421 .591 410.901 421.591 421.590 1.519.714 1.464.698 1.489.949 1.519.714

Jaarrekening 2024

In 2025 blijven de bijdragen voor e-Depot in lijn met 2024. Daarnaast ontvangt HFA jaarlijks een tijdelijke bijdrage van OCW die HFA jaarlijks (voor € 50k) tot 2026 inzet onder de noemer ‘kenniscomponent’, specifiek bedoeld voor ontwikkelingen rond overheidsdigitalisering. HFA wendt deze middelen in 2025 ook aan voor het e-Depot.

De reguliere baten per deelnemer zijn als volgt:

Bijdrage Rijk, Provincie en gemeenten Rijksbijdrage Provincie Flevoland Gemeente Lelystad Gemeente Dronten Gemeente Zeewolde Gemeente Urk Waterschap Zuiderzeeland Totaal

Verschil jaarrekening 2025Primaire Begroting na wijziging begroting na Jaarrekening 2024 begroting 2025 2025 2e berap Jaarrekening 2025 wijziging 2025 563.162 558.097 587.862 587.863 1 76.222 79.271 79.271 79.271 0 191.295 198.946 198.946 198.946 0 101.117 105.162 105.162 105.162 0 55.085 57.289 57.289 57.289 0 49.790 51.782 51.782 51.782 0 17.126 17.811 17.811 17.811 0 1.053.797 1.068.358 1.098.123 1.098.124 1

De baten bestaan voornamelijk uit vaste bijdragen per deelnemer van de gemeenschappelijke regeling van Het Flevolands Archief (GR HFA). De baten zijn €1k hoger dan begroot. Dit is een afrondingsverschil. Gebruikelijk bepaalt het Rijk zelfstandig of en hoe het HFA (en andere RHC’s) voor inflatie compenseert via haar autonome indexatiemethoden. Jaarlijks leidt dit tot verschillen tussen wat wij verwachten/begroten en wat wij uiteindelijk aan baten realiseren.

7. Overige bijdragen en overige baten

Overige bijdragen en overige baten Overige baten Totaal

Primaire Jaarrekening 2024 begroting 2025 166.394 10.000 166.394 10.000

Verschil jaarrekening Begroting na wijziging 2025 - begroting na 2025 2e berap Jaarrekening 2025 wijziging 2025 237.282 273.649 36.367 237.282 273.649 36.367

De overige baten zijn in 2025 hoger dan begroot en hoger dan in het voorgaande jaar. Dat komt onder andere omdat OCW HFA meerdere kosten vergoed rondom de mogelijke uittreding van het Rijk als deelnemer in de gemeenschappelijke regeling (GR). HFA verricht in 2025 meer inspanningen hiervoor dan oorspronkelijk verwacht. Deze vergoedingen bestaan onder andere uit: 46

(a) een vergoeding voor de kosten, die HFA maakt vooruitlopend op de voorgenomen uittreding van het Rijk als deelnemer (ca. € 24k); (b) een tegemoetkoming van OCW voor de cao-stijging in 2025 (€ 70k); (c) een vergoeding van het Rijk voor de cao-overstap (ca. €97k). HFA heeft deze kosten formeel niet allemaal begroot, wel gemaakt en grotendeels al vergoed gekregen van het Ministerie van OCW. # Omschrijving 1 Bijdrage van OCW voor de cao-stijging in 2025 2 Diverse subsidies 3 Bijdrage van OCW - aanloopkosten uittreding Rijk als deelnemer 4 Eerder ontvangen middelen van OCW ter compensatie van cao-overstap 5 Rente 6 Inkomsten uit dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met verbonden partijen van deelnemers 7 Vergoeding van gemeente Lelystad voor inzet HFA voor collectie Lely (o.a. digitalisering, inventarisatie en beschikbaar stellen collectie voor burgers) 8 Vergoeding van Nationaal Archief voor inzet HFA voor project CABR 9 Overige. Diverse doorbelastingen aan derden Totaal

Bedrag in € 1.000 70 40 24 97 13 10 10

7 2 273

Andere overige baten betreffen kosten, die HFA namens gemeentes in rekening gebracht krijgt door derden en HFA vervolgens aan deze gemeentes doorbelast. Hierbij valt te denken aan trainingen, die deelnemers zo gezamenlijk kunnen bijwonen, en inspanningen voor de ‘collectie Lely’, waarin HFA op verzoek van gemeente Lelystad penvoerder is. Vanaf 2025 voert HFA ook structureel projecten uit met subsidies van deelnemers of externe fondsen. Deze projecten betreffen activiteiten op het gebied van archief- en informatiebeheer, die ook op het beleidsterrein van de subsidieverstrekkers vallen. Naast diensten voor eigen deelnemers, voert HFA ook diensten uit voor verbonden partijen van deelnemers. Bij een grote omvang daarvan, ontvangt HFA een vergoeding daarvoor, die waar mogelijk is afgesproken door middel van een dienstverleningsovereenkomst (DVO). De overige baten betreffen verder ook andersoortige opbrengsten, zoals de vergoedingen die gebruikers van de studiezaal bijdragen ter dekking van het gebruik van faciliteiten (zoals het kopiëren van documenten). Dit zijn beperkte bijdragen die bedoeld zijn om gebruikers kosten te helpen dekken. In 2025 is ook een bedrag van circa € 13k ontvangen aan rentebaten. 10. Incidentele baten en lasten

Incidentele baten en lasten Incidentele baten en lasten Totaal

Jaarrekening 2024

Primaire begroting 2025

0 0

0 0

In 2025 zijn er geen incidentele baten en lasten geweest. 47

Begroting na wijziging 2025 2e berap

Verschil jaarrekening 2025 - begroting na Jaarrekening 2025 wijziging 2025 0 0 0 0 0 0

11. Dotaties aan reserves

Dotaties aan reserves Dotaties reserves Totaal

Jaarrekening 2024

Primaire begroting 2025

0 0

0 0

Begroting na wijziging 2025 2e berap

Verschil jaarrekening 2025 - begroting na Jaarrekening 2025 wijziging 2025 0 0 0 0 0 0

In 2025 zijn er geen dotaties aan reserves geweest, zoals al uit de toelichting op de bestemmingsreserves blijkt.