BL 2_Ontwerp Programmabegroting HFA 2023

Voor 2021 was gemiddelde kwartaalbedrag voor HFA op basis van het begrotingstotaal afgerond € 6.824, - (0,75% van € 909.862.- = exploitatieomvang). Dit bedrag ligt onder de minimumnorm, zodat het bedrag van € 250.000,00 leidend is. Met het ter beschikkingstellen van de suppletiegelden heeft HFA een hoger saldo dan de minimumnorm. In 2019 is het schatkistbankieren volledig ingericht. Renterisiconorm Doel van deze norm is het beperken van de gevolgen van een stijgende kapitaalmarktrente op de rentelasten van de organisatie. Dit wordt bereikt door een limiet te stellen aan dat deel van de vaste geldleningen waarover het rentepercentage in een bepaald jaar moet worden aangepast aan de geldende markttarieven. De norm stelt dat per jaar maximaal 20% van de vaste schuld in aanmerking mag komen voor herfinanciering of renteherziening, waarbij een minimum geldt van € 2,5 mln. Over dat minimumbedrag mag dus altijd risico worden gelopen. HFA heeft geen geldlening afgesloten wordt het minimum niet overschreden en wordt dus voldaan aan de norm. Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximumbedrag waarop een gemeente (en in het verlengde daarvan dus HUA) de financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2%. Doel van deze limiet is het beperken van de vlottende schuld.

Opgemerkt wordt daarbij nog dat er een minimum geldt van € 300.000,00 HFA voldoet aan deze norm, omdat er een financieringsoverschot is.

.

29

EMU-saldo Conform de voorschriften van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten) wordt een overzicht opgenomen van het berekende EMU-saldo van HFA. Dit geldt zowel voor het jaar voor het begrotingsjaar, als het begrotingsjaar zelf en het jaar volgend op het begrotingsjaar. Berekening EMU-saldo (Bedragen * € 1.000) Variabelen

2022

2023

2025

1

Exploitatiesaldo voor verrekening met reserves

191

127

58

2

Afschrijvingen ten laste van de exploitatie

22

18

16

3

Bruto dotaties aan voorzieningen t.l.v. exploitatie

0

0

4

Uitgaven aan investeringen in (im)materiële vaste activa die

0

0

0

0

0

0

op de balans worden geactiveerd

5

De in mindering op onder 4 bedoelde investeringen gebrachte ontvangen bijdrage van het Rijk, de Provincie, de Europese Unie en overigen

+6a

Verkoopopbrengsten uit desinvesteringen in (im)materiële vaste activa (tegen verkoopprijs)

-6b

Boekwinst op desinvesteringen in (im)materiële vaste activa

0

0

-7

Uitgaven aan verkoop van grond en de uitgaven aan bouw-,

0

0

woonrijp maken e.d.

+8a

Verkoopopbrengsten van grond (tegen verkoopprijs)

0

0

-8b

Boekwinsten op grondverkopen

0

0

30

-9

Betalingen ten laste van de voorzieningen

0

0

-10

Betalingen die niet via de exploitatie lopen, maar rechtstreeks

0

0

0

0

ten laste van de reserve worden gebracht en die nog niet vallen onder één van de ander genoemde posten

-11b

Boekwinst bij verkoop van deelnemingen en aandelen. (Vrijval ten gunste van algemene middelen van niet meer

Berekend EMU-saldo

213

145

31

74

6.

Financiële begroting

6.1

Overzicht baten en lasten en de toelichting

Onderdeel van het programmaplan is een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen, een overzicht van overhead, het bedrag voor de heffing vennootschapsbelasting en het bedrag voor onvoorzien. Voor het begrotingsjaar ziet dit er als volgt uit 2023

Baten

Lasten

Saldo

Archieven Algemene dekkingsmiddelen

-1.146.868 969.335 1.146.868

969.335

Overhead Heffing VPB Bedrag onvoorzien

50.305

Saldo baten en lasten

1.019.640 1.146.868

-127.227

Onttrekkingen en toevoegingen aan de reserves

127.227

0

127.227

Resultaat

1.146.867 1.146.868

0

Archieven: dit betreft de activiteiten t.b.v. de algemene dienstverlening aan partners en samenwerkingsovereenkomsten. Algemene dekkingsmiddelen: onder deze post zijn de bijdragen van de deelnemers in de gemeenschappelijk regeling verantwoord. Overhead: De overhead is opgezet conform de "Notitie Overhead "van juli 2016, opgesteld door de Commissie BBV. Met overhead wordt alle kosten bedoeld die samenhangen met de sturing en de ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Bedrag onvoorzien: Eenmalige (onvoorziene) bedragen/ compensatie Heffing VPB: HFA voorziet geen heffing VPB.

32

6.2 Overzicht structurele en incidentele baten en lasten Begroting

Begroting

Begroting

Begroting

2023

2024

2025

2026

Structureel

1.019.640

988.722

988.722

988.722

Incidenteel

127.227

109.180

101.672

101.672

Totaal Lasten

1.146.867

1.097.902

1.090.394

1.090.394

LASTEN

Baten

0

Structureel

969.335

989.027

989.027

989.027

Incidenteel

50.305

50.000

50.000

50.000

Totaal baten

1.019.640

1.039.027

1.039.027

1.039.027

Saldo (baten - lasten)

-127.227

-58.875

-51.367

-51.367

Onttrekkingen en toevoegingen reserves

127.227

58.875

51.367

51.367

0

0

0

0

Resultaat

HFA is in staat de toekomstige (2024 ev.) reguliere lasten te dekken vanuit de reguliere inkomsten. Voor begrotingsjaar 2023 is dat helaas niet het geval en zal gebruik gemaakt worden van incidentele gelden.

33

6.3 Meerjarenbegroting 2023-2026

Meerjarenbegroting

Omschrijving

rekening 2021

Begroting 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Lasten Personeel

713.301

724.770

739.265

739.265

739.265

739.265

Bedrijfsvoering

177.052

197.885

200.655

203.465

203.465

203.465

Dienstverlening en Archiefbewaarplaats

32.654

81.909

83.056

84.717

84.717

84.717

E-depot en DTR

137.639

100.000

102.000

54.198

50.000

50.000

Afschrijvingen

8.642

21.589

21.891

16.257

12.947

12.947

1.069.288

1.126.153

1.146.868

1.097.902

1.090.394

1.090.394

1.043.269

934.711

969.335

988.722

988.722

988.722

4.289

305

50.305

50.305

50.305

50.305

1.047.558

935.016

1.019.640

1.039.027

1.039.027

1.039.027

-21.731

-191.138

-127.227

-58.875

-51.367

-51.367

Collectiebeheer, Archiefbeheersysteem

Totaal lasten

Baten Bijdragen rijk, gemeenten en provincie en waterschap Overige bijdragen en overige baten

Totaal baten

Saldo van baten en lasten

Reserve mutaties Toevoegingen aan reserves

236.191

0

0

0

Onttrekkingen aan reserves

55.000

191.138

127.227

58.875

51.367

51.367

Resultaat

159.460

0

0

0

0

0

De vastgestelde begroting 2022-2025 is besproken in de bestuursvergadering van 5 juli 2021.

Toelichting op de lasten en baten: Lasten Personeel Met betrekking tot de personeelslasten als onderdeel van de beheerskosten geldt dat voor de HFA de rechtspositieregeling van het rijk van toepassing is. De raming salarissen inclusief vakantiegelden en overige personele lasten is gebaseerd op de bestaande inzet vermeerderd met de indexering. Bedrijfsvoeringskosten

34

De lasten zijn gebaseerd op de begroting 2022 en voor 2023 e.v. verhoogd met een prijsindex van 1,014%.

Collectiebeheer / Archiefbeheersysteem /Dienstverlening en Archiefbewaarplaats De lasten zijn gebaseerd op de begroting 2022 en voor 2023 e.v. verhoogd met een prijsindex van 1,014% Het Flevolands Archief maakt gebruik van een eigen archiefbeheersysteem, zijnde Mais Flexis om de beheerde archieven en collecties goed te kunnen beheren. In Mais Flexis worden de toegangen op de archieven en collecties, de fysieke bergplaats, de bezoekersregistratie, de uitleenadministratie, de beperkingen van de openbaarheid etc. gecombineerd. Het archiefbeheersysteem vormt de basis voor de presentatie van de archieven op de website. Het NA heeft tot 2020 kosten voor de hosting op zich genomen, maar vanaf 2021 heeft HFA deze voorziening zelf moeten betalen. Hier moet HFA een kostenpost €19000 per jaar voor reserveren vanaf 2021.

E-Depot en DTR De lasten zijn gebaseerd voor de begroting 2022en voor 2023 e.v. verhoogd met een loonindex van 1,02%. Groot deel van de kosten betreft personele inhuur kosten. In 2021-2022 is, middels de businesscase, het traject infrastructuur digitale duurzaamheid verder uitgewerkt en hopen we meer inzicht in de kosten te verkrijgen. Vanaf 2022 wordt er vanuit het Rijk incidentele compensaties verstrekt. Vertaling van de hieronder bedrage zijn opgenomen in bovenstaand tabel, De gemaakte afspraken zijn samengevat als volgt. 1. RHC’s ontvangen eenmalig in totaal een bedrag van € 100.000 voor een gezamenlijke ontwikkeling van (e-)producten en (e-)diensten. 2. RHC’s ontvangen eenmalig en individueel een bedrag van € 100.000 (in totaal 11 x 100.000 = € 1,1 mln.) voor aanloopkosten e-depot. 3. RHC’s ontvangen ieder een zogeheten kenniscomponent op het terrein van informatie, archief en digitalisering. Deze bedraagt als vast bedrag (d.w.z. geen indexering) € 50.000 per RHC gedurende vijf jaar. Na vijf jaar stopt deze overbruggingstoelage

17. Afschrijvingen De afschrijvingskosten zijn berekend op basis van de geraamde boekwaarden van de investeringen per 31 december 2021. Afschrijvingen vinden conform de nota Investerings- en Afschrijvingsbeleid plaats op de volgens het BBV gebruikelijke afschrijvingstijdsduren.

Baten Bijdragen rijk, gemeenten, provincies en derden

35

Conform artikel 19, derde lid, van de gemeenschappelijke regeling worden de bijdragen jaarlijks aangepast aan de correctie voor loon- en prijsstijgingen. Dit kan vanwege de formele bevoegdheden van de wetgever niet bindend aan het Rijk worden opgelegd. Daarom staat in de regeling dat de bijdrage van de Minister jaarlijks ‘kan’ worden aangepast. De afspraak is dat deze aanpassing als regel (voor zover de wetgever daarvoor de nodige middelen ter beschikking stelt) jaarlijks plaatsvindt. Voor de bijdragen van de provincie, de gemeenten en het waterschap geldt dat deze jaarlijks worden aangepast met het door provinciale staten voor dit doel jaarlijks vastgestelde percentage voor loon- en prijsstijgingen die geldt voor goederen/diensten.

Indicatieve deelnemers bijdrage Rijksbijdrage Provincie Flevoland Gemeente Lelystad Gemeente Dronten Gemeente Zeewolde Gemeente Urk Waterschap Zuiderzeeland Totaal

begroting 2023 492.991 74.002 185.723 98.172 53.481 48.340 16.627 969.335

Gehanteerde indices: Rijksbijdrage loonindex 2% en prijsindex 2% Voor de overige deelnemers loonindex 2%, maar een prijsindex van 1.4% Overige bijdragen Voor de periode 2023-2026 zal er geen aanvullende DTR-gelden verstrekt worden.

Overige baten De raming is gebaseerd voor de begroting 2023 op werkelijke baten en voor 2023 e.v. verhoogd met een prijsindex van 1,014%.

Incidentele baten en lasten Deze zijn vooralsnog pro memorie geraamd. Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves. Eind december 2021 is er een herziene nota RV vastgesteld in het bestuur. Vooralsnog wordt er volstaan met een verwijzing naar het desbetreffende document. Zie onderstaand tabel

36

Er is met het opstellen van de jaarrekening 2021 een wijziging in huidige stand per 31-12-2021.

Balans 2023 – 2026

BALANS VAN HET FLEVOLANDS ARCHIEF Activa Vaste activa: Materiele vaste activa Vlottende activa: Vorderingen /Uitzettingen Liquide middelen Overlopende passiva

Passiva Vaste passiva Eigen vermogen: Algemene reserve Bestemmingsreserves Gerealiseerd resultaat Netto vlottende schulden: Kortlopende schulden

31-12-2022

31-12-2023

31-12-2024

31-12-2025

31-12-2026

95.363

95.363

95.363

95.363

95.363

650.000 15.000 50.000 810.363

525.000 15.000 25.000 660.363

375.000 15.000 24.799 510.162

300.000 15.000 17.291 427.654

200.000 15.000 17.291 327.654

31-12-2022

31-12-2023

31-12-2024

31-12-2025

31-12-2026

86.917 521.867

86.917 374.656

86.917 98.245

86.917 40.737

86.917 40.737

201.579 810.363

198.790 660.363

325.000 510.162

300.000 427.654

200.000 327.654

37

Toelichting op de balans 2023-2026 Activa Vaste activa De boekwaarden zijn gebaseerd op de waarden per 31 december 2021. Vlottende activa De raming 2022-2026 voor Vorderingen (uitzetting) en liquide middelen zijn gebaseerd op schattingen. Passiva Eigen vermogen De algemene reserve blijft binnen een bedrag van 10% van de bijdrage van de partners. Bestemmingsreserve is cf. meerjarige begroting/resultaat Kortlopende schulden De raming 2023-2026 voor kortlopende schulden is gebaseerd een schatting.

38

Vaststellingsbesluit Directeur en managementteam van Het Flevolands Archief Als ontwerpbegroting vastgesteld en aangeboden aan het Algemeen Bestuur op 7 juli 2022 De directeur van Het Flevolands Archief

mw. drs. M.P.H. van der Sommen

Algemeen Bestuur Vastgesteld door het Algemeen Bestuur van Het Flevolands Archief op 7 juli 2022

de directeur,

de voorzitter,

mw. drs. M.P.H. van der Sommen

dhr. J. Schoone 39