BL 2_Ontwerp Programmabegroting HFA 2023

PROGRAMMABEGROTING - PERIODE 2023 T/M 2026 -

HET FLEVOLANDS ARCHIEF MAART 2022

1. Samenstelling van het bestuur van Het Flevolands Archief (situatie 01-01-2022): Het Dagelijks Bestuur bestaat uit: De heer J. Schoone (namens gemeente Lelystad) Mevrouw A. Ponsioen (namens Het Rijk) De heer N.J. Appelman (namens provincie Flevoland)

Het Algemeen Bestuur bestaat uit: Het Dagelijks Bestuur De heer T. van Amerongen (namens gemeente Dronten) De heer F. Brouwer (namens gemeente Urk) De heer A. Poppe (namens waterschap Zuiderzeeland) De heer E.J. de Jonge (namens gemeente Zeewolde)

1

Inhoudsopgave 1.

Samenstelling van het bestuur van Het Flevolands Archief

2.

Voorwoord ................................................................................................................................. 3

3.

Inleiding...................................................................................................................................... 5

4.

Hoofdlijnen van de begroting ....................................................................................................... 6

5.

(situatie 01-01-2022): ...... 1

4.1

Algemeen ............................................................................................................................ 6

4.2

Indexering ........................................................................................................................... 6

4.3

Uitgangspunten Programmabegroting 2023 -2026 .................................................................. 7

Beleidsbegroting: programmabegroting ........................................................................................ 8 5.1

Programma Archivering ....................................................................................................... 8

5.2 Financiële Paragrafen ............................................................................................................... 24 6.

Financiële begroting .................................................................................................................. 32 6.1

Overzicht baten en lasten en de toelichting ......................................................................... 32

6.2 Overzicht structurele en incidentele baten en lasten ................................................................. 33 6.3 Meerjarenbegroting 2023 ......................................................................................................... 34 Vaststellingsbesluit .......................................................................................................................... 39

2

2. Voorwoord Voor u ligt de Programmabegroting 2023 – 2026 van Het Flevolands Archief (HFA), waarin de ambities en inspanningen van HFA in één programma is vastgelegd, te weten: •

Archivering

Dit programma bestaat uit producten, activiteiten en geldmiddelen en zijn gericht op het bereiken van vooral bepaalde maatschappelijke effecten. In het programma is beschreven hoe de effecten bereikt worden en is een raming van baten en lasten gemaakt. Het programma kent de volgende opbouw: 1. Wat willen we bereiken? 2. Wat gaan we daarvoor doen? 3. Wat mag het kosten? Dit is de zesde programmabegroting van HFA. Het hoogste orgaan van een publiekrechtelijke organisatie bepaalt de indeling van de Programmabegroting, dat binnen de kaders van het BBV. De andere planning & control documenten voor dat jaar volgen die indeling. Bij HFA is, samen met de partners, meermalen gesproken over een indeling van de Programmabegroting in één programma, het programma voor de primaire taken van HFA. Alle activiteiten van HFA staan immers rechtstreeks ten dienste van die primaire taken. Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Het Flevolands Archief heeft, gelet op artikel 32 van de gemeenschappelijke regeling, besloten goedkeuring te verlenen aan de indeling van de Programmabegroting van HFA in één programma, het programma archief. HFA is een openbaar lichaam met als doel om de archiefwettelijke taken van de deelnemers uit te voeren.

Deelnemers van HFA zijn: het Rijk, de provincie Flevoland, de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk, Zeewolde en het waterschap Zuiderzeeland. Het Flevolands Archief herbergt verhalen uit het dagelijks leven, is het jongste archief van Nederland, trekt belangstelling uit de hele wereld, deelt de ontwikkeling van het opbouwen van een gemeenschap, is het enige archief ter wereld waar de totstandkoming van een polder volledig is vastgelegd en waar je ook komt: onze verhalen spreken tot de verbeelding. Bij HFA ervaar je hoe het unieke leven op het jongste stukje Nederland is ontstaan, zich ontwikkelt en hoe we dit voor de toekomst op een vernieuwende en verbindende manier vastleggen en delen. HFA beheert de archieven over de grootste polder ter wereld en één van de grootste waterbouwkundige projecten die ooit zijn uitgevoerd. De basis van het archief is gevormd door de archieven van het Zuiderzeeproject uitgevoerd door het Rijk. Interessant hierbij is dat deze werkzaamheden veelal zijn vastgelegd op foto of film. Wat resulteert in een prachtige unieke beeldcollectie. Zowel bij onze interne als externe contacten vinden we bij HFA verbinding en samenwerking, betrouwbaarheid en authenticiteit, ontwikkeling, innovatie en toekomstbestendigheid maar ook welbevinden voor iedereen, gezondheid en geluksgevoel, belangrijk. 3

In de komende periode werken we opnieuw hard om de geïmplementeerde werkwijzen en systemen zo in te zetten dat alle medewerkers zich bewust zijn van sturing op output. Verkregen kengetallen van de afgelopen jaren zetten we ook dit jaar in bij de opzet van nieuwe projecten en efficiëntere inzet binnen reguliere taken. HFA heeft zich georiënteerd op de toekomstige positionering en het hiermee samenhangende verdere ontwikkelings- en toekomstperspectief. Dit werken we in de komende periode verder uit. Hierbij houden we oog voor de uittreding van het Rijk uit de Gemeenschappelijke Regelingen per 1 januari 2024, waarmee 2023 het laatste jaar vormt waarin we in deze vorm diensten verlenen aan het Rijk. Onze agenda voor de komende jaren wordt in sterke mate beïnvloed door belangrijke ontwikkelingen die op dit moment plaats vinden. Als Regionaal Historisch centrum (RHC) hebben ook wij, naast de al genoemde uittreding van het Rijk uit de Gemeenschappelijke Regelingen, ook te maken met de nieuwe archiefwet en de noodzaak een voorziening voor digitaal gevormd archief te realiseren. Ook zien we al een aantal jaren de veranderende gebruikersvragen en verschuiving in gebruik van het (digitale) archief, waar we verder op in blijven spelen. Kortom, de Nederlandse archiefwereld is volop in beweging.

De volledige gevolgen van al deze veranderende aspecten zijn op dit moment nog niet helder In 2020 -2022 hebben we te maken gekregen met een coronacrisis en bijbehorende maatregelen. Hier komt uit voort dat we in 2020- 2021 een financiële inspanning op dit gebied hebben geleverd om onze taken effectief op te kunnen pakken binnen de maatregelen. In 2022 hebben we in deze context steeds meer ingezet op hybride werken en op hybride dienstverlening. HFA is trots op zijn medewerkers die met deskundigheid en passie een bijdrage leveren om de missie en ambities te vervullen. Daarnaast wil HFA een lerende organisatie blijven die in contact staat met de samenleving en bereid is om zijn eigen optreden en dienstverlening te evalueren en te vernieuwen. Immers het toegankelijk houden en maken van het informatiebeheer over de geschiedenis van Flevoland doen wij samen! Lelystad, maart 2022

Namens het Managementteam van Het Flevolands Archief, De directeur,

Mw. drs. Marloes van der Sommen

4

3. Inleiding Deze programmabegroting volgt de vereisten uit het besluit begroting en verantwoording Gemeenten (BBV), waarin de volgende indeling van de begroting wordt voorgeschreven: > Beleidsbegroting Programma Paragrafen > Financiële begroting Overzicht van baten en lasten Financiële positie

Het programma van HFA In het hoofdstuk Archivering wordt het programma als volgt beschreven: •

Programmadoel. Beschrijving van het programma op hoofdlijnen.

•

Beoogde maatschappelijke effecten.

•

Effectindicatoren.

•

Wat gaan we hiervoor doen? Beschrijving van de projecten die volgen uit het programma.

•

Termijnagenda. Planning van de projecten t/m 2026. Dit overzicht wordt jaarlijks geactualiseerd.

•

Wat mag het kosten? Programmabudgetten t/m 2026.

•

Vastgesteld beleid. Interne beleidsdocumenten met betrekking tot het programma.

5

4.

Hoofdlijnen van de begroting

4.1

Algemeen

Voor 2023 zal het beleid van HFA uit de bestaande middelen kunnen worden gedekt. Daarnaast zijn er bestemmingsreserves die nodig zijn voor gewenste projecten om de ambities van de GR-leden waar te kunnen maken. Ook zijn er de DTR- gelden die in de bestemmingsreserves opgenomen zijn voor de ontwikkeling van een eigen infrastructuur digitale duurzaamheid. Voor de aanpassingen die nodig zijn aan het Collectie Beheer Systeem voor een duurzame digitale infrastructuur, oriënteert HFA zich op een eerder benoemde projectfinanciering van de provincie van 55k in 2023. Voor de komende jaren wordt op basis van deze begroting verwacht dat geen aanvullende middelen (naast loon- en prijsbijstelling) vanuit de deelnemers beschikbaar hoeven te worden gesteld voor het uitvoeren van beleidsintensiveringen. Mochten intensiveringen nodig zijn, dan zal ernaar worden gestreefd om die waar mogelijk op te vangen binnen de voorliggende begroting. In 2023 oriënteren we ons verder op de ontwikkelingen rond inzet van Dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) en/of eventuele toetreding van nieuwe deelnemers in de Gemeenschappelijke Regeling en de daarbij behorende financiële inspanningen van de beoogde partijen. In 2022 zijn hier al stappen in gezet met oog op benodigde formatie bij uitbreiding van diensten aan mogelijke partners.

Voor het aansluiten van de partners op een gezamenlijke e-depot en de toekomstige opname van het digitaal archief van de partners van HFA is additionele financiering nodig. Op basis van de resultaten van de gezamenlijke visie digitale duurzaamheid en de businesscase e-Depot in 2020-2021 zullen vanaf 2022 nadere afspraken (kostenmodel) hierover worden gemaakt die in 2023 nog projectmatig kunnen worden ingezet en in 2024 concreet en structureel worden ingezet. Tot slot worden de bij het uitwerken van de Programmabegroting 2023 – 2026 gehanteerde uitgangspunten weergegeven.

4.2 Indexering Loonontwikkelingen Om zo dicht mogelijk aan te sluiten bij de systematiek van het rijk zijn in de Programmabegroting 2023 – 2026 voor de loonaanpassing de cao-wijzigingen als uitgangspunt gehanteerd. Op basis van de loonsommen 2022 zijn de salarissen voor 2023 met 2,0% omhoog gegaan.

Prijsaanpassingen Voor prijsaanpassingen wordt uitgegaan van het cijfer van het Centraal Planbureau (CPB). In het bijzonder wordt de prijsontwikkeling van het Bruto Binnenlands Product gehanteerd. Dit cijfer staat ook vermeld in de circulaire van het Gemeentefonds. Daarbij vindt jaarlijks een correctie plaats op basis van de gecorrigeerde cijfers over de voorliggende twee jaren. Zo wordt nooit te veel of te weinig geïndexeerd. Dit is ook de methode die door het rijk wordt gehanteerd. Op basis van het CPB (2020)is een prijsstijging toegepast van 1,4%.

6

BBV De begroting 2023 - 2026 is verder aangepast conform de vereiste overzichten. Daarvoor is een exploitatieoverzicht met algemene dekkingsmiddelen en overhead en is een overzicht met de structurele/incidentele exploitatie toegevoegd.

4.3

Uitgangspunten Programmabegroting 2023 -2026

Hieronder worden de technische uitgangspunten weergegeven die door HFA gehanteerd zijn bij het samenstellen van de programmabegroting 2023-2026: 1.

Voor de loonaanpassing worden de cao-wijzigingen als uitgangspunt genomen. Voor de prijsaanpassing wordt uitgegaan van de cijfers van het CPB. Jaarlijks vindt een correctie plaats op basis van de gecorrigeerde cijfers over de voorliggende twee jaren. Hiervoor is in beide gevallen met 2% stijging gerekend;

2. De begroting is exclusief btw opgesteld; 3. De salariskosten zijn begroot conform de maximale inschaling van de betrokken medewerkers en gebruteerd met werkgeverslast.

7

5.

Beleidsbegroting: programmabegroting

5.1 5.1.1

Programma Archivering Programmadoel: Wat willen we bereiken?

Het programma Archivering omvat alle taken die HFA uitvoert, zowel de primaire als ondersteunende taken die allemaal in dienst staan van de primaire taken. De bedrijfsvoering maakt het functioneren van de interne organisatie en van de front- en backoffice van HFA mogelijk. Het gaat hierbij om de huisvesting van de collectie en organisatie, de interne ICT-organisatie, personeelsbeheer, financiën, het informatiebeheer en de ontwikkeling van de organisatie. Deze projecten hangen nauw samen met de primaire taken van Het Flevolands Archief, die eveneens onder dit programma vallen. Het Flevolands Archief is een professionele beheerder van informatie waarbij duurzaamheid, toegankelijkheid en betrouwbaarheid kernwaarden zijn. Het takenpakket van Het Flevolands Archief wordt bepaald door de Archiefwet 1995 en de daaraan gerelateerde regelgeving. Ook de principes van de archivistiek en dienstverlening bepalen de werkzaamheden van Het Flevolands Archief. Dit leidt tot de volgende taken: 1. het acquireren, bewaren, beheren (en nader toegankelijk maken) van overheidsarchieven, zowel digitaal als fysiek; 2. het acquireren, bewaren, beheren en toegankelijk maken van particuliere archieven, zowel fysiek als digitaal; 3. het aanbieden van betrouwbare informatie aan een breed publiek in fysieke en/of digitale vorm; 4.

het gelegenheid geven tot (wetenschappelijk) historisch en genealogisch onderzoek; 5. het (mee)ontwikkelen en onderhouden van een e-Depot/ infrastructuur digitale duurzaamheid ten bate van het beheer van de digitale archieven van de deelnemers; 6. de archiefinspectie, zijnde het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archieven, ten behoeve van de deelnemers, zijnde de provincie Flevoland, de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk en Zeewolde en het waterschap Zuiderzeeland; 7. het fungeren als regionaal kennisinstituut met betrekking tot het archiefbeheer voor de deelnemers; 8. het verrichten van door één of meerdere deelnemers opgedragen andere taken.

5.1.2

Beoogde maatschappelijke effecten

Het programma Archivering levert een bijdrage aan het benutten van het maximale rendement van het beheer en de toegankelijkheid van de collectie voor onderzoek en educatie, zowel via internet als op locatie.

5.1.3

Effectenindicatoren

Voldoen aan de verplichtingen zoals vastgelegd in de GR en de Archiefwet.

5.1.4

Wat gaan we daarvoor doen?

Projecten in het programma Archivering De volgende projecten staan op de projectagenda voor de periode 2023 en verder:

Reguliere werkzaamheden Op dagelijkse basis houdt Het Flevolands Archief zich primair bezig met het beheer en behoud van overheids- en particuliere archieven. Naast materieel beheer van papieren archieven (inventariseren, bewerken, conserveren, restaureren) richten de werkzaamheden zich ook steeds meer op de verwerving en het beheren van digitale archieven. We werken in dat kader toe naar een infrastructuur voor duurzaam digitaal beheer, waar ook de deelnemers in de GR gebruik van gaan maken. 8

Een externe partij is vanaf 2018 voor HFA verantwoordelijk voor het onderhoud van hard- en software binnen de ICT-omgeving en systeembeheer, ter ondersteuning van eerder benoemde primaire taken. In 2023 sturen we opnieuw op een efficiënte en effectieve inzet van servicelevel agreement. We blijven nadere afspraken maken met deze externe partij op gebied van kwaliteit van dienstverlening en advisering. De functioneel beheerder binnen HFA heeft een brugfunctie in de communicatie van de behoeften van HFA en neemt de externe partij mee in de verdere behoeften rondom effectieve inzet van software en het vervolg op de efficiency-slag rondom de werkprocessen en projecten die direct gekoppeld zijn aan de ICT-omgeving, zoals de virtuele studiezaal, digitale duurzaamheid en digitale dienstverlening. De functioneel beheerders van Microsoft 365 hebben rechten gekregen om hun eerste beheertaken vorm te geven n.a.v. de initiële implementatie van M365. Zij monitoren het gebruik van de apps en wijzen op de afspraken rondom het informatiebeheer. Om het beheer van Microsoft 365 verder te stroomlijnen maken de functioneel beheerders verdere afspraken met de externe partij op het beheer van M365 als archiefomgeving. Ook toezicht op het informatiebeheer bij de partners en advisering omtrent uitvoering van de wettelijke taken behoort tot de primaire taken van HFA.

Daarnaast staan de ontwikkelingen rondom digitale archivering en de infrastructuur digitale duurzaamheid hoog op de agenda. Medewerkers van HFA zijn zowel intern als extern betrokken bij het ontwikkelen en waarborgen van digitale duurzaamheid. Deze ‘digitale verduurzaming’ komt tevens tot uitdrukking in het doorontwikkelen van de digitale dienstverlening. Bij het doorontwikkelen van de voorzieningen die nodig zijn voor de uitvoering van beheren van digitaal archief heeft HFA nauw contact met het netwerk van RHC’s. In 2023 gaan we verder met preserveren van alle digitale bestanden, we gebruiken de eerder opgestelde beslisboom op om digitaliseren van collecties én scanning on demand te vergemakkelijken. HFA maakt voor ons Collectie Beheer Systeem (CBS) gebruik van een SAAS-oplossing waarbij alle metadata en zichtexemplaren bij leverancier DE REE Archiefsystemen in Groningen staan. De back-ups van het CBS worden door DE REE op andere locaties in Nederland bewaard. Diverse toegangen zijn digitaal doorzoekbaar via het landelijke platform voor alle Mais Flexis (MF)gebruikers, www.archieven.nl en via www.hetflevolandsarchief.nl Dit betrof in eerste instantie een tijdelijke oplossing waarbij het Nationaal Archief (NA) de hosting betaalde totdat het landelijk CBS klaar was.

Ondanks dat op landelijk niveau andere beslissingen zijn genomen, blijven wij vooralsnog van deze oplossing gebruik maken. De RHC’s zijn verantwoordelijk voor een eigen CBS en ook voor het zoeken, vinden, tonen en bekijken van collecties. Vanaf 2021 heeft HFA zodoende deze voorziening zelf moeten betalen. Hier moet HFA een kostenpost van €19000 per jaar voor reserveren vanaf 2021, dus ook in 2023. HFA was al zelf verantwoordelijk voor kosten voor support, werkopdrachten, en publicatie &hosting via MDWS op archieven.nl. In 2023 gaan we daarnaast aan de slag met benodigde aanpassingen om het CBS goed aan te laten sluiten bij onze wensen en behoeften rond de duurzame digitale infrastructuur. HFA is ook in 2022 voortgegaan met het opnemen van metadata in MF en het koppelen van digitale bestanden en het verbeteren van het collectiebeheer. Dit zetten we voort in 2023. 9

Projecten Proj.nr. 1 en 2 Doorontwikkeling inrichten HFA-archief inclusief beheerbeleid, Informatiebeleidsplan en aanpassen Data Capaciteit In 2021 hebben we vervolgactiviteiten ingezet in de ingebruikname van M365 als digitale werkomgeving, in 2022 zijn we voortgegaan met herordenings- en beheerplan en de uitwerking van het bedrijfsarchief binnen M365. In 2022 hebben we volgende stappen gezet, met input van een extern expert op gebied van het informatiebeleidsplan waarin o.a. de visie van HFA op het informatiebeheer, doelstellingen, gewenste kaders en randvoorwaarden zijn beschreven. De behoefte aan aanvullende functionaliteit is in beeld gebracht en daar zetten we in 2023 verder op in. De kennis van de beheerders van M365 is vergroot. Naar aanleiding van ingezette pilots voor samenwerking met externen (o.a. de partners) geven we hier in 2023 op meer reguliere basis invulling aan. De behoefte aan functionaliteiten de ERP software van AFAS hebben we in 2022 verder opgepakt en ontwikkelen we in 2023 door. Het gaat om: -

De personeelsadministratie De salarisadministratie De financiële administratie (debiteuren, crediteuren, activa, reserves en voorzieningen, investeringen, banken, betalingsverkeer etc.) De contracten- en verplichtingenadministratie Workflow factuurafwikkeling Personele en financiële rapportages Medewerkers selfservice (verlofaanvragen, salarisstroken, eigen gegevens aanpassen)

De controller houdt toezicht op het geheel en om functiescheiding te bereiken heeft hij selectieve rechten. We monitoren en bestendigen de inzet hiervan vanaf 2023 en ontwikkelen dit op pragmatische wijze door op punten van behoefte in de periode 2023-2026 in te zetten. Door het overzetten van vele bestanden naar de cloud in de afgelopen jaren is er meer ruimte gekomen op de server (14 TB beschikbaar). We hebben de behoefte voor opslag buiten de cloud verder in beeld gebracht en hebben in 2022 stappen gezet om te voorzien in deze behoefte. In 2023 wordt de server gebruikt als werkopslag voor nog te verwerken en te beschrijven digitale bestanden. Digitale bestanden die verwerkt en beschreven zijn, verplaatsten we naar het e-Depot. In alle projecten blijven we in 2023-2026 sturen op eisen rondom (data- en document)veiligheid en AVG.

Inrichten financiële administratie conform BBV en wet- en regelgeving Reguliere werkzaamheden Op nagenoeg dagelijkse basis registreren we inkoopfacturen, verleende opdrachten en de financiële verplichtingen die daaruit voortvloeien. We verwerken ook nagenoeg dagelijks de bankafschriften. Ook sturen we facturen snel uit en bewaken we de openstaande vorderingen actief. Zo blijven onze budgetten actueel en onze risico’s beperkt. Proj.nr. 3 Monitoren Rechtmatigheidsverklaring

10

Een belangrijke ontwikkeling voor overheidsorganisaties in 2022 was de zogenaamde rechtmatigheidsverklaring. Om de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording mogelijk te maken, zijn wetsaanpassingen noodzakelijk in de Financiële Verhoudingswet, de Gemeentewet en de Provinciewet, maar ook om lagere regelgeving, zoals het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Deze wijzigingen zijn inmiddels vastgelegd hetgeen leidt dat bij de jaarrekening 2022 door de GR een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen dient te worden. In 2022 gaan we een vervolg geven aan de volgend maatregelen: • Compliance aan wetgeving en interne regels te borgen • Interne controle in het proces en het toepassen van het vier ogenprincipe zichtbaar te maken. • Een verbijzonderd intern controle plan op te stellen en uit te voeren. Dit blijft ook in de periode 2023-2026 onze aandacht houden. We voeren de Planning & Control cyclus uit en doen dat conform het BBV. Het doorontwikkelen van de ingerichte efficiënte ICT-organisatie voor financiën, de efficiencyslag en de opgezette kaders voor de projecten binnen digitale duurzaamheid en virtuele studiezaal, en de implementatie van (nieuwe) wet- en regelgeving heeft een grote weerslag op de werkzaamheden van 2023-2026.

HRM Reguliere werkzaamheden Om het personeelsbeleid in 2021 verder te ontwikkelen, is opgeschaald in inzet. In 2022 hebben we een nieuw formatieplan geformuleerd gericht op functieopbouw om de structurele uitbreiding van werkzaamheden en taken met oog op de gewenste toekomstscenario’s voldoende stabiel in de periode 2023-2026 te kunnen uitvoeren. Ook de begeleiding van de vrijwilligers is onderdeel van HRM. In de afgelopen jaren hebben we ingezet op ontwikkeltrajecten voor zowel vrijwilligers als vrijwilligerscoördinator, en een verdere formalisering van de begeleiding met inzet van de verplichting van Verklaringen Omtrent Gedrag (VOG) voor bij HFA werkzame vrijwilligers, vrijwilligerscontracten en evaluaties. In 2022 hebben we met het oog op de maatregelen rond de covid-19 crisis ingezet op hybride vrijwilligerswerk en onze mogelijkheden hierin uitgebreid. In de periode 2023-2026 maken we dit robuuster en zorgen we voor continuïteit, naast fysieke werkzaamheden voor vrijwilligers op locatie. Projecten Proj.nr. 4 Doorontwikkelen verzelfstandigde inrichting HRM Bij het door ontwikkelen van het personeelsbeleid zijn in 2022 een aantal laatste onderdelen projectmatig opgepakt. Ook hebben we ons georiënteerd op te nemen stappen binnen de voorgestelde toekomstscenario’s voor HFA na 2022.

Vanaf 2023 gaan we dit verder uitwerken en halverwege het jaar zetten we concrete stappen in de verdere uitvoering. Het gaat hier om de volgende zaken: 1. Benchmark tussen de cao’s van Rijk, Provincie, Gemeente, en Waterschap. 2.

Personeels- & Salarisadministratie zo nodig omvormen naar nieuwe situatie.

3.

Functiewaardering aanpassen waar nodig, afhankelijk van de keuze van de CAO. 11

4.

Doorontwikkeling gezondheidsbeleid- en Arbobeleid.

5.

Hybride (digitaal werken) werken verder ontwikkelen

6.

Permanente formatiebeheer aansluitend bij de ontwikkeling van HFA.

7.

Werkbeleving van medewerkers (o.a. cultuur, werkomgeving).

Proj. Nr. 5 Opleidingsplan Om goed te kunnen inspelen op nieuwe technologieën en klantwensen, investeert HFA permanent in de ontwikkeling van de medewerkers. Voor deze beleidsperiode zullen vaardigheden en competenties van de medewerkers gericht op projecten 13 t/m 16 en 187 en 19 verder worden ontwikkeld. We hebben in 2022 het opleidingsplan opnieuw aan de Visie en infrastructuur Digitale Duurzaamheid (intern en extern) en het meerjarenbeleidsplan gekoppeld. Daarnaast hebben we in 2022 geïnvesteerd in Teamontwikkeling en de persoonlijke ontwikkeling van individuele medewerkers zodat we verder konden groeien als zelfstandige organisatie. Ook in 2023 - 2026 blijft de focus op permanente ontwikkeling van de medewerkers gericht op: •

Deskundigheidsontwikkeling op het van gebied van digitale toegankelijkheid, wetgeving, vrijwilligerscoördinatie en fondsenwerving.

•

Persoonlijke ontplooiing en individuele loopbaanontwikkeling van medewerkers

•

Wendbaarheid om flexibel om te kunnen gaan met de vragen van de samenwerkingspartners en om de vereiste dienstverlening te kunnen bieden

Proj. Nr. 6 Strategisch denken, tactisch handelen In de beleidsperiode t/m 2022 is geïnvesteerd in de implementatie van een organisatiebrede projectmanagementmethode en het opleiden van de medewerkers in het project- en programmamatig werken o.a. met een begeleider een intervisiecyclus gericht op digitale werkprocessen. Deze methode wordt inmiddels bij alle projecten uitgevoerd door de medewerkers en op pragmatische wijze aan actuele behoeften aangepast. De behoefte aan een brede inzet op gebied van strategisch denken, tactische handelen werd via een team brede coaching opgestart in 2021 en voortgezet in 2022. In 2023 concretiseren we de opgedane kennis en zetten we dit in middels communicatietechnieken. Op inhoudelijk vlak zijn de volgende stappen in dit ontwikkelproces: -

Zich ontwikkelen tot de (digitale) kennispartner gericht op het versterken van het inrichten van het informatiebeheer in de organisaties in de regio.

-

Als toezichthouder stimuleren van de samenwerking tussen gemeenten en gemeenschappelijke regelingen

-

Verder ontwikkelen van de interne digitale dienstverlening en datacapaciteit.

-

Intensiveren van de digitale samenwerking met andere archieven.

-

Versterken van de communicatie met het publieke domein. 12

Communicatie Reguliere werkzaamheden Om de zichtbaarheid van HFA te vergroten geven we continuerend aandacht aan toepassingen van de huisstijl en logo op diverse dragers in 2023-2026. Proj. Nr. 7 Update Plan van Aanpak Communicatie/ Social Media In 2017 is een algemeen communicatieplan voor Het Flevolands Archief opgesteld. In 2018 is gewerkt aan een Social Media Strategie. Op basis van dit plan en de strategie zijn in 2019 de contouren van een pragmatisch Plan van Aanpak opgesteld. In 2020 zijn meer concrete acties uitgezet om met een klein team het optimaal haalbare effect in bereik te krijgen. In 2021 is HFA aan de slag gegaan met een update van zowel communicatieplan, passend bij de huidige ontwikkelingen, de groei en de verzelfstandiging van de organisatie, maar ook PvA Communicatie rondom het aanhaken van partners en zichtbaarheid in de regio. In 2022 hebben we gestuurd op de eerste uitkomsten rond toetsing van onze dienstverlening en hebben we een bredere kwaliteitsmonitor ingezet, zo verbeteren we onze kwaliteit in interactie met het publiek. We zetten ook in 2023 in op profilering in de regio, het betrekken van de samenleving én betrokken zijn bij de samenleving. In 2023 zullen de uitingen via social media nog meer aanhaken bij gebeurtenissen in de provincie in verleden en heden om zo de betrokkenheid bij de provincie aan te halen.

Dit gaat door middel van een content kalender. Hierbij willen wij ook meer aansluiten op de communicatie van de partners over die onderwerpen. Proj. Nr.8 Gegevensbeheer/privacybeleid Als overheidsorganisatie rust op Het Flevolands Archief de verplichting om een Functionaris Gegevensbescherming aan te stellen die adviseert en toezicht houdt op de naleving van de AVG, informatieveiligheid en andere toepasselijke regelgeving. Het formuleren van privacy beleid, reviewen van privacy documenten en creëren van privacy bewustzijn en informatieveiligheid onder de medewerkers zijn taken die in de afgelopen periode zijn opgepakt. Bij de inrichting en implementatie van de digitale werkomgeving is rekening gehouden met de verwerking van persoonsgegevens en er zijn toetsingsmomenten ingebouwd die we in 2023 continueren. De taakverdeling van de FG en ondersteunende werkzaamheden/rollen zijn vastgesteld. In mei 2022 is de WOO in werking getreden. De WOO legt als opvolger van de WOB meer nadruk op publicatie en openbaarmaking van toegankelijke documenten. Hiervoor heeft HFA een contactfunctionaris, verantwoordelijk voor het beheer en toezicht op de openbaarmaking, aangewezen. In deze wet worden 11 categorieën voor informatie omschreven. Van deze 11 zijn er in 2022 al 9 gefaseerd openbaar gemaakt. In 2023 verwerken we de laatste 3 categorieën: Convenanten; Onderzoeksrapporten; Adviezen.

HFA heeft de toegankelijkheid van openbaar toegankelijk stukken vereenvoudigt en de infrastructuur van o.a. de website hierop aangepast. Na een eerste jaar van implementatie gaan we in 2023 doorontwikkelen met oog voor technologische ontwikkelingen en aanpassingen in wet- en regelgeving.

13

Beheer en Toezicht Beheer papieren archief Reguliere werkzaamheden Toezicht op het informatiebeheer bij de deelnemers in de GR en advisering omtrent uitvoering van de wettelijke taken behoort tot de primaire taken van HFA. Hoewel digitalisering en digitale duurzaamheid steeds meer de dagelijkse basis bepalen, blijven we ook in 2021 oog houden voor het papieren archief in ons beheer. Projecten Proj. Nr.9 Optimaliseren Archieftoezicht In de afgelopen jaren zijn verdere stappen gezet in het optimaliseren van de toezichthoudende taken, zoals aanpassingen in wijze van verslaglegging en structureel periodiek overleg. Het toezicht is in deze periode geïntensiveerd voor specifieke vraagstukken en thema-inspecties (in overleg met de GR deelnemers). Naast het monitoren van lopende overbrengingen zijn we in gesprek met de zorgdragers gebleven over archivering bij de bron en vernietigingsprocessen, waar we in 2022 meer op hebben kunnen inzetten. Met de GR partners waarvoor de archivaris van HFA als toezichthouder is aangewezen, hebben we in 2022 nadere afspraken gemaakt over het toezicht op het informatiebeheer. In 2023 zullen we dit op dezelfde wijze continueren. Daarbij zal ook aandacht zijn voor de modernisering van de Archiefwet en de implicaties hiervan. Indien nodig maakt HFA gebruik van een externe partij om zo voldoende bezetting te borgen. Proj. Nr.

10 Inventariseren De laatste nog niet geïnventariseerde archieven in het quarantaine depot en in het gewone depot hebben we in 2022, voor zover mogelijk, opgepakt. Voor de bewerking van deze archieven hebben we in 2022 een prioritering aangebracht. Bij deze prioritering is rekening gehouden met historisch belang, eventuele beperkingen openbaarheid/auteursrechten en omvang van het archief. Het inventariseren van de geselecteerde archieven is zoveel mogelijk door de eigen medewerkers uitgevoerd. Waar nodig, is advies en/of ondersteuning van externen gevraagd. Voor het inventariseren van digitale archieven heeft HFA in 2022 nieuwe kennis verworven en hebben we best practices verkend, die we in 2023 gaan inzetten bij deze laatste nog te inventariseren archieven. We verwachten dit in 2023 af te ronden. Proj. Nr. 11 Overbrenging Bouwvergunningen Alle gemeenten die zijn aangesloten bij HFA hadden een achterstand in het overbrengen van de bouwvergunningen. In 2020 is gestart met het in kaart brengen van de actuele stand van zaken per partner. De situatie was dat de gemeenten nog inzage verleenden aan de burger, terwijl het archief dat ouder is dan 20 jaar aan HFA als aangewezen archiefbewaarplaats overgebracht behoord te worden om daar verder beheerd te worden. Daarmee voldeden gemeenten niet aan hun wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit de Archiefwet 1995.

Per partner hebben we in kaart gebracht welke stappen nodig waren om de overbrengingen te formaliseren. We hebben randvoorwaarden geformuleerd en werkwijze met betrekking tot bewerking, beheer en toegankelijk maken van de bouwvergunningen. Het betreft hier zowel analoge als digitale archieven met bouwvergunningen. We hebben in 2022 diverse deelprojecten met de verschillende partners opgezet en gaan verder met de afronding van deze projecten in 2023. Proj. Nr. 12 Hotspots Sinds de invoering van de selectielijst 2017 zijn overheden verplicht om een lokaal uitgevoerde hotspotmonitor vast te stellen, met als doel het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die van grote invloed zijn op de werkzaamheden en besluitvormende processen van de overheidsorganisatie. Door de zorgdragers die zijn aangesloten bij Het Flevolands Archief waren nog 14

geen hotspots vastgesteld. Het Flevolands Archief wil in dit proces een ondersteunende en een faciliterende rol spelen. De ervaring die we daarbij opdoen gebruiken we om ook een eigen hotspotmonitor op te zetten. We hebben daartoe in 2022 een procesbeschrijving voor de hotspotmonitor opgesteld. Het doel was drieledig: 1) 2) 3)

aansturen op een uniforme werkwijze voor het organiseren en uitvoeren van de hotspotmonitor, vaststelling van lokale hotspots door de partners en vaststelling van regionale hotspots in samenwerking met de partners.

De uitrol bij de partners heeft in 2022 plaats gevonden. In 2023 zetten we in op verdere implementatie van de hotspotmonitor voor zowel HFA zelf als voor de deelnemers in de GR.

Beheer digitaal archief Reguliere werkzaamheden Het beheren van digitaal archief is een taak waar HFA in de afgelopen jaren de contouren voor heeft uitgezet. De vraagstukken rondom digitale archivering en aansluittrajecten op een digitale infrastructuur, een e-Depot, staan hoog op de agenda. Medewerkers van HFA zijn zowel intern als extern betrokken bij het ontwikkelen en waarborgen van digitale duurzaamheid. Deze ‘digitale verduurzaming’ komt tevens tot uitdrukking in het door ontwikkelen van de digitale dienstverlening. Bij het optuigen van de voorzieningen die nodig zijn voor de uitvoering van deze taken maakte HFA gebruik van de landelijke infrastructuur voor duurzaam digitaal beheer, zoals die werd ontwikkeld door het Nationaal Archief en de RHC’s. In 2021 besloot Nationaal Archief om dit traject niet voort te zetten HFA moest op zoek naar een andere mogelijkheid om een digitale infrastructuur in te richten. HFA heeft zich vervolgens georiënteerd op de mogelijkheden binnen het netwerk van RHC’s. Hier bleken onvoldoende mogelijkheden te bestaan om samen te bouwen aan een e-Depot. In 2022 heeft HFA zodoende ingezet op de ontwikkeling van een eigen e-Depot passend bij de wensen van de deelnemers in de GR. In 2023 zetten we in op implementatie en doorontwikkeling om zo per 1 januari 2024 een volledig operatieve digitale infrastructuur werkend te hebben.

We hebben een scenarioverkenning uitgevoerd binnen de mogelijke netwerken. In 2023 blijven we voortgaan met preserveren van alle digitale bestanden en zetten we opnieuw stappen in de ontwikkeling van open data en linked data. In 2021 hebben we een beslisboom opgesteld om digitaliseren van collecties én scanning on demand te vergemakkelijken. Op gebied van scanning on demand en digitaal te ontsluiten collecties houden we innovatieve ontwikkelingen zoals digitale transcriptie (OCR) nauwgezet in de gaten met als doel ook het publiek steeds beter digitaal te bedienen. Projecten Het initiële aansluitproces e-Depot en de daaropvolgende pilots zijn uitgevoerd door de werkgroep eDepot, waarin medewerkers van HFA gezamenlijk optrokken met de deelnemers en periodiek overleg voeren. Vanwege de uittreding van het Rijk stopt de beschikbaarheid van het e-Depot van het Nationaal Archief in 2024. Daarom heeft de werkgroep e-Depot zich opnieuw georiënteerd op het gebied van digitale duurzaamheid. In 2021 heeft HFA in samenspraak met de GR-deelnemers een visie digitale duurzaamheid en businesscase e-Depot opgesteld. In 2022 heeft het team hierop voortgebouwd door een Programma van Eisen voor een gezamenlijk e-Depot op te stellen, een aanbesteding voor een eDepotvoorziening te realiseren en een nieuwe Roadmap digitale duurzaamheid en informatiebeheer op 15

te stellen. In 2023 rollen we de nieuwe digitale infrastructuur uit voeren we pilots in het nieuwe e-Depot uit met de GR-deelnemers en ontwikkelen we het informatiebeheer van de organisatie verder.

Proj. Nr 13 Voortgang e-Depot: Vormgeven visie Digitale Duurzaamheid en bijbehorende dienstverlening HFA heeft in 2022 via een aanbesteding een nieuwe e-Depotvoorziening aangeschaft. Ook is de dienstverlening voor digitale en analoge archivering verder verduidelijkt in de producten- en dienstencatalogus. In 2023 zetten we de ontwikkelingen voort en gaan we verder met de aansluiting van de GR-partners op het e-Depot. Ook gaat HFA verder met het doorontwikkelen van het interne informatiebeheer.

Proj. 14,15,16 Digitale dienstverlening: website/ontsluiting collecties/ Virtuele studiezaal HFA zet in 2023 opnieuw in op het doorontwikkelen van digitale dienstverlening en brede toegankelijkheid. Het archief is daarom bereikbaar via diverse digitale klantkanalen zoals de chat, de website, het forum Vele Handen, Facebook, Instagram, LinkedIn en Twitter. Ook weten mensen het archief via e-mail goed te bereiken. In 2023 houden we deze kanalen goed up to date en we houden de nieuwste ontwikkeling binnen digitale klantencontacten bij. We starten waar nodig en mogelijk met nieuwe klantkanalen passend bij de actuele behoefte en houden daarbij de brede toegankelijkheid in het oog. Ook gaan we de virtuele studiezaal verder uitbreiden, we zetten scanning-on-demand voort, net als het ontsluiten van digitale en analoge kranten via de website, het ontsluiten van handgeschreven stukken middels digitale transcriptie (meest geraadpleegde bronnen) en het online aanvragen van stukken. We blijven daarin ontwikkelen naar vraag en behoefte van onze klant. In 2021 en 2022 hebben we de digitale dienstverlening verbeterd voor mensen met een (auditieve en/of visuele) beperking, door stappen te zetten richting certificering met het keurmerk Drempelvrij voor toegankelijke websites.

Deze ontwikkelingen zetten we in 2023 uiteraard voort door de ontwikkelingen op dit gebied te volgen en alle nieuwe publicaties volledig toegankelijk te publiceren. In 2022 hebben we het Vele handen project ingezet als blauwdruk voor andere participatieprojecten en spin- offs. Binnen participatieprojecten is het belangrijk om deelnemers aan te trekken en te behouden. We zetten ook in 2023 diverse kanalen zoals onze sociale media, website en externe partijen hiervoor in. Voor heel 2023 moeten we betrokken deelnemers van informatie voorzien en we controleren de voortgang van het project. Naast de ingeplande evaluatie- en bijstuurmomenten vinden er met regelmaat brainstormsessies plaats voor het vergroten van het publieksbereik of het opzetten van spin-offs.

Proj. Nr. 17 DTR3 digitalisering Het Rijk is voornemens om tien % van de rijkscollectie, welke berusten in de rijksarchiefbewaarplaatsen te digitaliseren. Dit om zo een betere ontsluiting en gebruik van de collectie te betrachten. Sinds 2015 wordt er jaarlijks per RHC 50 m. aan archiefbescheiden gedigitaliseerd. Tranche 7 voor HFA is in 2021 (na bestandsopname en goedkeuring) voorbereid en is opgehaald in 2022, verwerkt en geretourneerd. Tranche 8 is in 2022 voorbereid en wordt naar verwachting in 2023 opgehaald en verwerkt. In 2023 pakken we tranche 9 op. 16

In 2022 heeft HFA ingezet op een bijzondere wijze van toegankelijk maken voor publiek, met extra aandacht voor deze door het Rijk gedigitaliseerde collecties. HFA gaat uit van een voortzetting van dit traject en deze samenwerking met het Rijk in 2023. Na digitalisering worden scans van de archiefbescheiden gekoppeld aan de inventarisbeschrijvingen in het Collectiebeheersysteem en beschikbaar gesteld aan het brede publiek. In 2023 formuleren we vervolgstappen op de op bijzondere wijze toegankelijk maken van de gedigitaliseerde collectie, we gaan aan de slag met de kengetallen die we in 2022 hebben opgehaald rond alternatieve wijze van visualisatie op de website en/of aandacht voor de collecties middels publieksparticipatie en formuleren vervolgstappen.

Proj. Nr. 18 Audiovisuele collecties In de afgelopen jaren is ingezet op digitalisering van zowel videobanden als filmmateriaal gegenereerd voor de Rijksdienst IJsselmeer Polders (RIJP). Het materiaal dat geen beperking heeft op auteursrechten en via onze website toegankelijk is, wordt door bezoekers zeer goed bekeken. Het is daarom de moeite waard om de komende jaren te blijven inzetten op het digitaliseren en ontsluiten van beeldmateriaal. Ook hebben we ingezet op de inrichting van een depotruimte voor audiovisueel materiaal. In de komende periode zetten we het werk aan de audiovisuele collecties bij HFA projectmatig voort. We hebben door middel van een stappenplan aandacht voor de kwetsbare digitale dragers en audiodragers van magnetisch materiaal. In 2023 gaan we hiermee verder en hebben we aandacht voor mogelijke actieve acquisitie voor aanvulling van de beeldcollectie. Waar mogelijk zetten we in op breed publieksbereik met het materiaal, niet alleen regionaal, maar ook op nationaal of zelfs op internationaal niveau, waarbij we rekening houden met ontsluiting en mogelijke communicatie in het Engels.

Proj. Nr. 19 Implementeren en uitbouwen stappenplan auteursrechten In 2021 hebben we onze kennis op gebied auteursrechten zowel verbreed als verdiept. We hebben een duidelijke visie en helder beleid voor nog te verwerven archieven geformuleerd. Daarin hebben we ook aansluitvoorwaarden meegenomen. HFA heeft op gebied van auteursrechten een aanpak gekozen die per project ingezet kan worden. In 2021 hebben we voor de betreffende projecten een regulier moment ingebouwd om de auteursrechten op te pakken middels de aangereikte beslisbomen en clearingstools. Zo is zowel kennis als inzet geborgd. Om te zorgen dat auteursrechten geen belemmering vormen voor het zichtbaar maken van nieuwe collecties, maken we ook in 2023 gebruik van daarvoor opgestelde beslisbomen en zogenoemde ‘clearingstools’. Dit is een voortzetting van de stappen die op auteursrechtelijk gebied al zijn gezet. Ook binnen de (digitale) dienstverlening hebben we hier in 2023 aandacht voor door het bewustwordingstraject uit 2021 en blijven we de opgedane (teambrede) kennis inzetten.

17

5.1.5

Termijnagenda

Activiteit

2022

Project nr. 1 en 2 Doorontwikkeling inrichten HFA-archief inclusief beheerbeleid, Informatiebeleidsplan en aanpassen Data Capaciteit Project nr. 1 en 2 Inzet ERP software van AFAS en doorontwikkeling Project nr. 3 Monitoren Rechtmatigheidsverklaring Project nr. 4 Doorontwikkelen verzelfstandigde inrichting HRM Project nr. 5 Opleidingsplan Project nr. 6 Strategisch denken, tactisch handelen Project nr. 7 Toepassing huisstijl en logo op diverse dragers Project nr. 7 Update Plan van Aanpak Communicatie/ Social Media Project nr. 8 Gegevensbeheer/privacybeleid Project nr. 9 Optimaliseren Archieftoezicht Project nr. 10 Inventariseren Project nr. 11, 12 Overbrengen Overheidsarchieven: Inventariseren en Overbrenging Bouwvergunningen Opzet en insteek rond Hotspots Project nr. 13 Voortgang E-depot/ infrastructuur Digitale Duurzaamheid Project nr. 13 Opstellen Producten en Diensten Catalogus 18

2023

2024

2025

2026

Project nr. 14, 15, 16 Digitale dienstverlening: website/ontsluiting collecties/ Virtuele studiezaal Project nr. 17 DTR3 digitalisering Project nr. 18 Audiovisuele collecties Project nr. 19 Plan van Aanpak auteursrechten/Implementeren en uitbouwen

19

Programmabegroting 2023 - 2026 Programma

Archivering

Omschrijving

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Saldo lasten

1.146.867

1.097.902

1.090.394

1.090.394

Saldo baten

1.019.640

1.039.027

1.039.027

1.039.027

Saldo

-127.227

-58.875

-51.367

-51.367

127.227

58.875

51.367

51.367

0

0

0

0

Toevoegingen aan reserves Onttrekkingen aan reserves

Saldo Programma

Toelichting: Betreft een raming van kosten voor o.a. personeelskosten en benodigde overige middelen voor het programma, waarbij meerjarig rekening is gehouden met o.a. loon- en prijsstijgingen. De raming voor de baten betreft een toerekening van de geraamde ontvangsten van derden en deelnemers aan dit programma e.e.a. conform de uitwerking volgens financiële bijlage van de Gemeenschappelijke regeling HFA.

20

5.1.7

Organisatie

Per 2022 is de organisatie als volgt samengesteld:

Opbouw Organisatie

Directeur Archivarissen Studiezaal medewerker Functioneel beheerder Archiefmedewerker filmcollectie Archiefmedewerker /vrijwilligerscoördinator

1 fte 1,67 fte 0,67 fte 0,67 fte 0,89 fte 0,89 fte

Archiefmedewerker

0,55 fte

P&O Adviseur ad interim Managementassistent Medewerker Administratie Financiën/HRM Controller ad interim Projectleider e-Depot Trainee e-Depot Totaal

0,44 fte 0,44 fte 0,67 fte 0.44 fte 0,78 fte 0,89 fte 10 fte

21

Op 31 december 2021 waren er 12 vrijwilligers bij Het Flevolands Archief. Er worden wekelijks korte overleggen ingepland en maandelijks personeelsbijeenkomsten georganiseerd, waarbij het personeel door de directeur en het MT wordt bijgepraat over het reilen en zeilen van HFA en waar kennisdeling centraal staat. De maatschappelijke verantwoordelijkheid van HFA als overheidsorganisatie brengt met zich mee dat HFA-vakkennis aanwendt om beleidsmatige koersen uit te zetten. Er vindt constructief overleg plaats met beleidsverantwoordelijken binnen rijk, provincies, gemeenten en waterschap.

3.5.2. Normaliseren rechtspositie ambtenaren Op 1 januari 2020 is het wetsvoorstel voor de normalisatie van de rechtspositie van ambtenaren (WNRA) in werking getreden. Normalisering van de rechtspositie betekent dat: a. het private arbeidsrecht van toepassing wordt op de rechtsverhouding tussen overheidswerkgevers en hun ambtenaren; b. de bestuursrechtelijke regels rond bezwaar en beroep in ambtenarenzaken komen te vervallen; c. de speciale regels voor het arbeidsvoorwaardenoverleg en de doorwerking daarvan worden vervangen door het reguliere CAO-recht en zijn verwerkt in CAO-Rijk.

3.5.3. Huisvesting HFA is samen met Batavialand huurder van het pand Oostvaardersdijk 01-13 te Lelystad, dat in eigendom is van de provincie. De provincie Flevoland is in 2017 eigenaar van het vastgoed geworden. 3.5.4. Interne beheersing Interne beheersing is een proces, gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen in de volgende categorieën: 1.

bereiken van strategische doelstellingen

2. effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen 3. betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging 4. naleving wet- en regelgeving. Er is en wordt vanuit de organisatie periodiek gerapporteerd in bestuur rapportages. Daarnaast voert de externe accountant op gezette tijden ook controles uit. 3.5.5. BTW HFA is voor het grootste deel van zijn activiteiten geen ondernemer voor de Omzetbelasting, omdat geen sprake is van prestaties waar een rechtstreekse vergoeding tegenover staat. Voor bijdrage van het rijk is de vrijstelling van artikel 11-1-u Wet OB van toepassing. De bijdragen van de gemeenten, Provincie en waterschap zijn belast. 22

3.5.6. Duurzaamheid HFA is een organisatie die zichtbaar is in de maatschappij. Er worden vanuit deze voorbeeldfunctie eisen gesteld aan duurzaamheid op het gebied van klimaat en energie, innovatie en materialen en consumenten. Daarnaast zal HFA ook meer focussen op andere onderwerpen binnen de bedrijfsvoering onder meer op het gebied van huisvesting en afvalscheiding.

3.5.7. Automatisering In 2018 vond de implementatie van de nieuwe ICT- omgeving plaats. Voor de nieuwe kantooromgeving geldt dat HFA als zelfstandig organisatie in het huidige pand opereert. Data van de ‘oude’ organisatie is verdeeld tussen HFA en Batavialand, waarbij de data en bedrijfsprocessen van HFA in het nieuwe netwerk zijn opgenomen. Een supportsysteem met ondersteuning op de (interne of externe) werkplek, het oplossen van storingen, ondersteuning van e-mail en kantoor-software, updaten en/of aanschaf van hardware (fysieke interne componenten en randapparatuur) en servers, het maken van back-ups en de aanschaf van fysieke en technische telecomcomponenten zijn ingericht en worden beheerd door de systeembeheerder van HFA welke gedetacheerd is via Avance ICT Groep Nederland, met mogelijkheden tot overleg met de ICT-afdeling van HUA en met de functioneel beheerder van HFA als achterwacht. BECISDIOR is aangetrokken voor de implementatie en projectleiding van nieuwe onderdelen en intern informatiebeheer binnen SharePoint in de organisatie.

5.1.15 Investerings- en afschrijvingsoverzicht 2023- 2026

Programma Verbouwingen en inrichtingen Computerapparatuur

Archivering Begroting 2023 12.947 5.301

Begroting 2024 12.947 3.310

Begroting 2025 12.947 0

Begroting 2026 12.947 0

18.248

16.257

12.947

12.947

HFA heeft een 2021 een begin gemaakt met het inventariseren van ICT en Facilitaire artikelen. Dit zal als basis vormen om in 2022 te komen tot een nieuw meerjarig investeringsplan.

23

5.2 Financiële Paragrafen Het jaarverslag dient volgens artikel 9 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) te bestaan uit een aantal paragrafen waarin de verantwoording is vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. Het betreft de paragrafen: 1.

onderhoud kapitaalgoederen

2. weerstandsvermogen en risicobeheersing 3. financiering 4. bedrijfsvoering 5. lokale heffingen 6. grondbeleid 7. verbonden partijen Voor Het Flevolands Archief zijn de paragrafen Lokale Heffingen en Grondbeleid niet van toepassing. De paragraaf Verbonden Partijen is evenmin van toepassing, omdat er geen partijen zijn waarin het Flevolands Archief een bestuurlijk of financieel belang heeft. Onderstaand komen de resterende paragrafen aan bod.

5.2.1

Onderhoud kapitaalgoederen

Ten aanzien van de in het BBV genoemde kapitaalgoederen zijn de inventaris en installaties, automatisering en materiaal van toepassing op HFA. Het BBV geeft aan dat gemeenten en provincies onder andere met betrekking tot wegen en gebouwen onderhoudsplanningen moeten hebben vanwege de soms grote bedragen en risico’s die aan kapitaalgoederen zijn verbonden. HFA beschikt momenteel niet over gebouwen waarvoor planmatig onderhoud is vereist. Het onderhoud van de panden komt voor rekening van de verhuurder. Derhalve is geen meerjarenonderhoudsplan opgesteld. HFA is op dit moment gehuisvest in een gehuurd pand, te weten het pand Oostvaardersdijk 01-13. Het onderhoud voor dit pand behoort toe aan de verhuurder, Provincie Flevoland. Waardering en afschrijving van activa Conform het bepaalde in artikel 59 van het BBV worden alle materiële vaste activa met economisch nut geactiveerd. HFA beschikt niet over materiële vaste activa met een maatschappelijk nut. Investeringen zullen conform de nota ‘Investering- en afschrijvingsbeleid’ 2019 worden afgeschreven met ingang vanaf het jaar volgend op het investeringsjaar. Als uitgangspunt voor het activeren geldt dat activering plaatsvindt vanaf €10.000 per object. Voornemens is om de nota in 2022 te herzien en het te activeren bedrag verlagen naar € 5.000, - per object.

5.2.2

Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing

Onder risico wordt verstaan een mogelijke gebeurtenis die het realiseren van strategische of operationele doelen belemmert. Vanuit deze definitie zijn de risico’s van HFA benoemd. Deze risico’s worden afgedekt door maatregelen als het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Regelmatig zal in tussentijdse bestuurlijke rapportages worden 24

gerapporteerd over de stand van zaken van de risico’s. Besproken zullen daarbij worden of beheersmaatregelen zijn uitgevoerd en of die het gewenste effect hebben. Dat moment van bespreken wordt ook gebruikt om nieuwe risico’s in beeld te brengen en/of aanvullende beheersmaatregelen te treffen. Weerstandscapaciteit Bij de weerstandscapaciteit gaat het om de mate waarin HFA in staat is om middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Het BBV geeft aan dat het weerstandsvermogen bestaat uit: a. de algemene reserve b. de stille reserves c. de post voor onvoorziene uitgaven d. de onbenutte belastingcapaciteit Aangezien HFA alleen een algemene reserve heeft, is de weerstandscapaciteit op dit moment € 86.917,- (stand 31 december 2021). De onderdelen “stille reserves”, “onvoorziene uitgaven” en “onbenutte belastingcapaciteit” zijn voor HFA niet van toepassing. De bestemmingsreserves van HFA, welke niet meetellen in het weerstandsvermogen, waren op 31 december 2021 € 476.814,-, In totaal bedraagt het eigen vermogen van HFA dus € 778.191. De algemene reserve van HFA mag maximaal 10% van de bijdrage van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling zijn. De totale bijdrage exclusief DTR bedroeg € 931.505,-. De algemene reserve mag dan 10% hiervan bedragen en dat is € 93.150,-.

De huidige stand van de algemene reserve bedraagt € 86.917,- en is daarmee lager dan de norm. Risicobeheersing Voor de bekostiging van de uitvoering van zijn taken is HFA nagenoeg geheel afhankelijk van de bijdragen van het ministerie van OCW, de provincie Flevoland, de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk en Zeewolde en het waterschap Zuiderzeeland. Deze bijdragen zijn opgenomen in de financiële bijlage bij de nieuwe GR die in 2017 in werking is gegaan. In de financiële bijlage van de tekst van de Gemeenschappelijke Regeling (p. 13) is het volgende opgenomen over financiële risico‘s: ‘Er kunnen zich calamiteiten of andere onvoorziene omstandigheden voordoen, die niet binnen de eigen begroting van Het Flevolands Archief kunnen worden opgevangen en waarvoor de deelnemers dienen te voorzien in de kosten die hieruit voortvloeien. Gelet op de hierboven genoemde structurele bijdragen, worden de kosten alsdan in beginsel volgens de volgende percentages verdeeld: Rijk (OCW/M&C) 49% De Provincie Flevoland 8% Gemeente Lelystad 20% Gemeente Dronten 10,5% Gemeente Urk 5% Gemeente Zeewolde 5,5%

25

Waterschap Zuiderzeeland 2%

Een risico is de kans op het optreden van een onvoorziene positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieel belang. Het weerstandsvermogen heeft betrekking op de relatie tussen enerzijds weerstandscapaciteit oftewel financiële positie (liquiditeit en solvabiliteit) en anderzijds de niet voorzienbare risico’s welke van materiële betekenis kunnen zijn voor de financiële positie. Hierna worden de belangrijkste risico’s weergegeven, voor zover deze bekend zijn ten tijde van het opstellen van deze jaarrekening. Risico’s die van invloed kunnen zijn op de toekomstige financiële positie / weerstandsvermogen zijn: •

Op termijn uittreding Rijk uit de gemeenschappelijke regeling;

•

Structurele financiering opname archieven aangesloten gemeenten, Provincie en waterschap in het nog te ontwikkelen e-Depot

•

Wijziging in de hoogte van de bijdrage door de deelnemers;

•

Wijzigingen in de gemeenschappelijke regeling;

•

Niet uitvoeren Onderhoudsplan huisvesting Provincie

•

Samenwerking Batavialand vervalt/ stagneert

•

WW-verplichtingen.

•

Vennootschapsbelasting (is HFA wel/niet belastingplichtig)

•

Verhuizing HFA

26

Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) Op 15 mei 2016 is het BBV gewijzigd. In de paragraaf 'Weerstandsvermogen en risicobeheersing' moeten de volgende 4 kengetallen worden opgenomen. De kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Deze kengetallen hebben geen functie als normeringsinstrument maar zijn bedoeld om de financiële positie van HUA voor de Algemeen Bestuursleden inzichtelijker te maken. 31-12-2022

31-12-2023

31-12-2024

31-12-2025

31-12-2026

Netto schuldquote

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Netto schuldquote

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Solvabiliteit (EV/TV)

75

70

36

30

39

Structurele exploitatieruimte

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Solvabiliteit Solvabiliteitsratio’s zijn indicaties voor het vermogen van een organisatie om aan haar verplichtingen op lange termijn te voldoen. De % na 2022 zijn opgenomen zijn op basis van schatting van de meerjarig balans. Structurele exploitatieruimte Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een organisatie heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. HFA heeft geen geldleningen opgenomen en financiert lopende uitgaven met lopende inkomsten en bijdragen van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling en overige bijdragen. Er is sprake van een sluitende begroting, zodat er geen structurele exploitatieruimte is. Rechtmatigheid In de Gemeenschappelijke Regeling is opgenomen dat jaarlijks een jaarrekening wordt opgesteld met een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid, afgegeven door een accountant. Het gaat hierbij om de rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole, waarbij moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit blijft beperkt tot handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen. Behalve een oordeel over de getrouwheid, wordt ook een expliciet oordeel gevraagd over rechtmatigheid.

In het kort gezegd betekent dit dus dat de accountant een oordeel wordt gevraagd of gewerkt is volgens vastgestelde afspraken en regelgeving.

27

Verbonden partijen Het Flevolands Archief (HFA) is als gemeenschappelijke regeling een verbonden partij voor: a. het Rijk; b. de provincie Flevoland; c. de gemeente Dronten; d. de gemeente Lelystad; e. de gemeente Urk; f. de gemeente Zeewolde; g. het waterschap Zuiderzeeland. HFA heeft zelf geen samenwerkingsverbanden met derde partijen met een verantwoordelijkheid of beslissingsbevoegdheid in een bestuur.

5.2.3

Financiering

Algemeen ‘Treasury’ is het sturen en beheersen van het verantwoorden en het toezicht houden op: a. de financiële vermogenswaarden; b. de financiële geldstromen; c. de financiële posities en d. de hieraan verbonden risico’s.

De treasuryparagraaf is voor de begroting en jaarrekening verplicht gesteld. Dit vloeit direct voort uit de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Het belangrijkste uitgangspunt volgens deze wet is het beheersen van risico’s. Dat uit zich in twee kwaliteitseisen. Zo is het aangaan en verstrekken van geldleningen door HUA alleen toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. Daarnaast moeten uitzettingen een prudent karakter hebben en mogen ze niet gericht zijn op het genereren van inkomsten door het lopen van overmatige risico’s. Om de risico’s verder te beperken worden de kasgeldlimiet en de renterisiconorm door de Wet FIDO gehanteerd.

Wegens de in begin 2021 vastgestelde mandaat- en ondermandaatregeling bleek een Treasurystatuut niet nodig voor HFA. Daarmee verviel de noodzaak en is geen verdere actie ondernomen.

28

Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB) De wet vSB (zonder leenfaciliteit) houdt in dat decentrale overheden en door hen opgerichte gemeenschappelijke regelingen, al hun overtollige liquide middelen en beleggingen moeten aanhouden bij het ministerie van Financiën. Er is een (kleine) vrijstellingsgrens voor het afstorten van overtollige liquide middelen. Het bedrag dat buiten het schatkistbankieren mag worden gehouden. Als het gemiddelde kwartaalbedrag van de tegoeden minder is dan 0,75% van het begrotingstotaal (met een minimum van € 250.000,00), mag dit op de eigen bankrekeningen blijven staan.