BL 1_Jaarverslag toezicht informatiebeheer gemeente Lelystad 2022

Actiepunt: - Stel een proces op voor over te brengen archief, implementeer deze in de organisatie en zie erop toe dat deze correct wordt uitgevoerd. - Regel in 2023 de formele overbrenging van de nog over te brengen bouwvergunningen. Adviespunt: - Geen adviespunt.

7.2 Bouwvergunningen 2000-2010 De gemeente Lelystad beschikt over een bouwvergunningenblok die formeel nog niet voor overbrenging in aanmerking komt, namelijk het blok bouwvergunningen 2000-2010. Dit analoge archiefblok bevindt zich momenteel op een externe opslaglocatie. De gemeente maakt voor haar dienstverlening gebruik van een gedigitaliseerd schaduwarchief. Hier is geen vervanging op toegepast en formeel gezien dient er met de analoge bescheiden te worden gewerkt. Hoewel de overbrengingstermijn nog niet is verstreken is de gemeente voornemens om het blok vervroegd over te brengen. Het is van belang dat de gemeente aantoonbaar kan maken dat de bronbestanden volledig, authentiek en integer zijn en wat er met het gedigitaliseerd schaduwarchief dient te gebeuren. Omdat er in het verleden vervanging heeft plaatsgevonden waarbij het proces onvoldoende in kaart is gebracht dient Lelystad voor formele overbrenging de 28 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

nodige werkzaamheden te verrichten om de goede, geordende en toegankelijke staat van de vervangen archiefbescheiden aan te kunnen tonen. Het voornemen is om de vervroegde overbrenging van dit blok in begin 2024 gereed te hebben.

Actiepunt: Zie erop toe dat het blok Bouwvergunningen begin 2024 gereed is voor vervroegde overbrenging naar de archiefbewaarplaats. - Voer in 2023 de nodige werkzaamheden uit om de goede, geordende en toegankelijke staat van de nog over te brengen bouwvergunningen te borgen. Adviespunt: - Omdat er geen schaduwarchief achtergehouden mag worden na overbrenging is het van belang dat wordt vastgelegd wat er met het gedigitaliseerd schaduwarchief dient te gebeuren.

29 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

8. Actiepuntenlijst 1.

Lokale regelingen

1.1

Archiefverordening

Tref in 2023 voorbereidingen om zowel een nieuwe Archiefverordening als een nieuwe Beheerregeling Informatiebeheer op te stellen in lijn met de nieuwe Archiefwet.

1.2

Strategisch Informatieoverleg (SIO)

Stel in 2023 een Instellingsbesluit voor het SIO op. Organiseer in 2023 de bijeenkomst van het SIO.

1.3

De hotspotmonitor

Stel een lijst op van voor Lelystad relevante gebeurtenissen die als hotspot aangemerkt kunnen worden en leg deze voor bij het SIO. Stel het advies op voor vaststelling van de Hotspot Covid-19 in het SIO en laat deze door het College vaststellen.

1.4

Archiefbeheer Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden

Stel een register op voor alle andere samenwerkingsverbanden en verbonden partijen. Werk het register van Verbonden Partijen in 2023 verder uit. Neem de controle op samenwerkingsverbanden en verbonden partijen op in het, nog op te stellen, kwaliteitssysteem van de gemeente Lelystad. Stel een checklist op voor het controleren van de samenwerkingsverbanden en verbonden partijen om na te gaan of alle vereiste normen, richtlijnen en regelingen aanwezig zijn.

1.5

Uitbesteding archiefbeheerstaken

Maak verdere afspraken over het concretiseren van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven van de gemeente Lelystad die bij verbonden partijen zijn ondergebracht. 30

Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

2. Middelen en mensen 2.1

Capaciteit informatie- en archiefbeheer

Zorg ervoor dat er in 2023 voldoende capaciteit is om niet alleen de reguliere uitvoeringstaken op te pakken maar ook organisatie rondom zoals beheer en controle systematisch uit te kunnen voeren.

2.2

Kennis informatie- en archiefbeheer

Inventariseer in 2023 welke processen er m.b.t. het informatie- en archiefbeheer bestaan, op welke wijze deze zijn vastgelegd en hoe effectief deze in de praktijk zijn. Zie er in 2023 op toe dat er aandacht geschonken wordt aan het uitwerken en het volgen van nieuwe vastgelegde procedures. Werk in 2023 aan concretiseren van eigenaarschap voor werkzaamheden, benoem verantwoordelijken en controleer/acteer, via instrumenten als PDCA-cyclus op de toegewezen verantwoordelijkheid. Controleer in 2023 of binnen DIA de juiste kennis beschikbaar is en zorg ervoor dat kennisverdieping en kennisontwikkeling binnen DIA een continu proces is. Controleer in 2023 als DIA of kennis in de organisatie toegepast en nageleefd wordt in concrete uitvoering.

3. 3.1

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Archiefruimte(n) en applicaties

Zorg in 2023 ervoor dat de archiefbescheiden van Burgerzaken in een 31

Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

goedgekeurde archiefruime worden bewaard. Verbeter de archiefruimte bij Burgerzaken wanneer de gemeente deze in gebruik wil nemen of stel een plan op om gebruik van de ruimte uit te faseren. 3.2

Onderdeel gemeentelijke rampenplan

Inventariseer bestaande rampen- of calamiteitsplannen voor Lelystad zelf en voor de externe opslaglocaties waar risicobeheersing voor de archiefbescheiden van Lelystad is opgenomen. Werk bovenstaande uit in een overzicht of overkoepelend rampen- of calamiteitsplan.

4. Interne Kwaliteitszorg en Toezicht 4.1

Kwaliteitssysteem archiefbeheer

Stel een Kwaliteitssysteem op en geef hier uitvoering aan. Stel een handboek DIV op en zie er in het kwaliteitssysteem op toe dat het handboek periodiek wordt geëvalueerd. Het handboek DIV en een kwaliteitssysteem vormen belangrijke pijlers voor het informatiebeheer; geef hier de hoogst mogelijke prioriteit aan.

4.2

Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark

Stem het kwaliteitssysteem zoveel mogelijk af en zorg ervoor dat de archiefbewaarplaats voor het kwaliteitssysteem

32 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

dezelfde taal spreekt als de gemeente Lelystad. 4.3

Betrekking Archivaris

Neem in het intakeproces van nieuwe applicaties de rol van de archivaris (en indien dit nog niet gedaan is, DIA) op als adviserende rollen. Maak concrete afspraken met de archivaris waar formeel advies op gevraagd dient te worden en waar instemming van de archivaris vereist is.

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 5.1

Geordend overzicht analoog en digitaal

Werk in 2023 concreet beleid uit voor archivering in het algemeen: Breng alle procesgebonden informatie onder in beheer, maak DIA regievoerend verantwoordelijk op informatiebeheer. Blijf ook in 2023 acties uitvoeren om besef van verantwoordelijkheid bij medewerkers te vergroten.

5.2

Bewaarstrategie e-mail, digitaal berichtenverkeer en sociale media

Werk in 2023 een bewaarstrategie uit en neem hierin archivering van e-mail, sociale media en berichten(apps) mee.

5.3

Metadatamodel

Zorg ervoor dat de implementatie van MDTO in 2023 wordt uitgevoerd en afgerond.

5.4

Beheerstrategie en registratie in DMS

Werk het toevoegen van de ongeregistreerde documenten in 2023 bij.

33 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

Stel een Archievenoverzicht op waarin status, locatie en bestemming van archieven zichtbaar wordt. Stel een overzicht op van alle archiefachterstanden en maak een plan van aanpak in het wegwerken van deze achterstand.

6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden 6.1

Vervanging, besluiten en verklaringen

Controleer het Handboek Vervanging 2022 op relevantie.

6.2

Converteren en migreren

Werk een workflow uit voor de processen waarbij de archivaris betrokken dient te worden en neem DIA en de archivaris in deze workflow op. Werk een overzicht uit van verwachte processen van conversie en migratie als gevolg van de aanschaf van nieuwe applicaties.

6.3

Vernietiging in (vak)applicaties

Ga in 2023 verder met het opschonen van de applicatie van Domein Sociaal, blijf hier als DIA, met kennis van vernietiging, wel nauw bij betrokken.

6.4

Uitgevoerde vernietiging en verklaringen

Geen actiepunt.

6.5

Betrekking DIA bij vernietiging

Breng achterstanden in vernietiging in kaart in het, nog op te stellen, Archievenoverzicht Werk achterstanden in vernietiging weg

34 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

Breng alle procesgebonden informatie onder in beheer bij DIA, voorkom vernietigingen buiten het beheer van DIA om.

7. Overbrenging van archiefbescheiden 7.1

7.2

Overbrenging na bij wet vastgestelde Termijn

Bouwvergunningen 2000-2010

Stel een proces op voor over te brengen archief, implementeer deze in de organisatie en zie erop toe dat deze correct wordt uitgevoerd. Regel in 2023 de formele overbrenging van de nog over te brengen bouwvergunningen. Zie erop toe dat het blok Bouwvergunningen begin 2024 gereed is voor vervroegde overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Voer in 2023 de nodige werkzaamheden uit om de goede, geordende en toegankelijke staat van de nog over te brengen bouwvergunningen te borgen.

35 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0