BL 1_Jaarverslag toezicht informatiebeheer gemeente Lelystad 2022

Verslag van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven van De gemeente Lelystad 2022

Verslaglegging door: Joep Koorndijk versie 1.0

Inhoudsopgave

Versiebeheer .................................................................................................................................................... 4 Inleiding met samengevat actiepuntenlijst....................................................................................................... 5 Methodiek ........................................................................................................................................................... 7 Leeswijzer............................................................................................................................................................ 7 Samengevat actiepuntenlijst voor 2023 ............................................................................................................. 8 1: Lokale regelingen ....................................................................................................................................... 10 1.1 Archiefverordening en Beheerregeling Informatiebeheer .......................................................................... 10 1.2 Strategisch informatieoverleg (SIO) ............................................................................................................

10 1.3 De hotspotmonitor ...................................................................................................................................... 11 1.4 Archiefbeheer GR’s en andere samenwerkingsverbanden ......................................................................... 12 1.5 Uitbesteding archiefbeheerstaken .............................................................................................................. 14 2: Middelen en mensen .................................................................................................................................. 15 2.1 Capaciteit informatie- en archiefbeheer ..................................................................................................... 15 2.2 Kennis informatie- en archiefbeheer ........................................................................................................... 16 3: Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot .................................................................... 17 3.1 Archiefruimte(n) en applicaties ................................................................................................................... 17 3.2 Onderdeel gemeentelijke rampenplan........................................................................................................

18 4: Interne kwaliteitszorg en toezicht .............................................................................................................. 19 4.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer ................................................................................................................ 19 4.2 Archieforganisatie ....................................................................................................................................... 20 4.3 Betrekking archivaris .................................................................................................................................. 20 5: Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden ......................... 21 5.1 Geordend overzicht analoog en digitaal ..................................................................................................... 21 5.2 Bewaarstrategie e-mail, digitaal berichtenverkeer en sociale media ......................................................... 22 5.3 Metadatamodel .......................................................................................................................................... 23 5.4 Beheerstrategie en registratie in DMS ........................................................................................................

23 6: Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden ............... 24 6.1 Vervanging, besluiten en verklaringen ....................................................................................................... 24 6.2 Converteren en migreren ............................................................................................................................ 24

2 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

6.3 Vernietiging in (vak)applicaties .................................................................................................................. 25 6.4 Uitgevoerde vernietiging en verklaringen ................................................................................................... 25 6.5 Betrekking DIA bij vernietiging ................................................................................................................... 26 7: Overbrenging van archiefbescheiden ......................................................................................................... 27 7.1 Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn ............................................................................................ 27 7.2 Bouwvergunningen 2000-2010 ................................................................................................................... 28 8. Actiepuntenlijst .......................................................................................................................................... 30

3 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

Versiebeheer Versienummer 0.1

Datum Status 20-06- Concept 2023

0.2

29-062023 04-072023

Concept

12-072023

Definitief

0.3

1.0

Concept

Verstuurd aan Rosanne ten Caat (informatieadviseur) Margreet Bos (archivaris) Rosanne Margreet Rosanne Rob van Loon (recordmanager) Kitty van der Put (informatiespecialist) Ester Versloot (Informatiespecialist) Chris Blok (Teammanager DIA) Chris Blok (Teammanager DIA) Gemeente Lelystad (secretariaat)

Wijzigingen Eerste versie

Wijzigingen doorgesproken. Wijzigingen eerste concept doorgevoerd.

Definitieve versie.

4 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

Inleiding met samengevat actiepuntenlijst Voor u ligt het jaarverslag van de archivaris van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven van de gemeente Lelystad. Dit verslag geeft een weergave van de ontwikkelingen met betrekking tot het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Lelystad. Dit verslag is ook een advies van uw archivaris om in het informatie- en archiefbeheer van de gemeente te blijven investeren. De gemeente Lelystad heeft de taak om een effectieve uitvoering van het informatiebeheer te waarborgen. Constatering, aanpak, optimalisatie en terugkoppeling vindt cyclisch plaats. Jaarlijks wordt de gemeente bevraagd naar de stand van het informatiebeheer en wordt er een bevindingenrapportage opgesteld. Deze bevindingen worden uitgewerkt in actiepunten welke in een actieplan voor het komende jaar worden opgenomen. Naast het oppakken van nieuwe actiepunten blijft de aandacht ook uitgaan naar het wegwerken van nog openstaande actiepunten uit actieplannen welk de gemeente heeft opgesteld. Lelystad had voor 2022 een verbeterplan opgesteld. De gemeente had in het verbeterplan voor een aantal onderdelen een afwijkende status ten opzichte van latere bevindingen. Het is van belang dat alle partijen over de juiste informatie beschikken om tot een objectief en vooral bruikbaar actieplan te komen.

Het matchen van actiepunt met status om grip en inzicht op het informatiebeheer te krijgen is dan ook een belangrijk vertrekpunt. Onderstaand actiepuntenlijst is een aangepaste versie van het verbeterplan welke na een interne controleronde tot stand is gekomen. De actiepunten worden met de status ‘niet gestart’, ‘gestart’, ‘loopt’ en ‘afgerond’ aangeduid. De statussen niet gestart en afgerond spreken voor zich. Met gestart wordt hiermee bedoelt dat het actiepunt is opgenomen in een actieplan en er een beginpunt voor de concrete uitwerking is aan te wijzen maar dat hier nog niet mee is begonnen. Met loopt wordt hier het concreet oppakken en uitwerken van een actiepunt bedoelt, dit punt is ook het meest uitgestrekt omdat het kan betekenen dat de gemeente nog relatief kort met een actiepunt bezig is of het betreffende punt al bijna kan zijn afgerond. In 2022 stonden de volgende actiepunten voor de gemeente Lelystad in het verbeterplan centraal: Onderdeel Actiepunt 1.1 Archiefverordening delen met de Gedeputeerde Staten van provincie Flevoland 1.2 Het SIO instellen en zorgen dat de juiste rollen hierbij zijn aangehaakt. 1.3 Een eerste bijeenkomst van het SIO organiseren. 1.4 Afspraken inventariseren over het archiefbeheer met GR’s en andere samenwerkingsverbanden (SV’s).

Status Niet gestart Gestart Loopt Afgerond

5 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

1.5

1.6 1.7 1.8 1.9 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 4.1 4.2 4.3 4.4 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 6.1 6.2 6.3 7.1 8.1

Gemaakte afspraken met SV’s vastleggen middels ondertekende overeenkomsten. Toezien op het beheren en bewaren van deze overeenkomsten zodat de afspraken over het informatie- en archiefbeheer van wettelijke uitbestede taken ten alle tijden inzichtelijk gemaakt kan worden. Nagaan aan welke organisaties er archiefbeheertaken zijn gemandateerd en verwerken in een overzicht. De gemaakte overeenkomsten ten aanzien van de uitbesteding van de archiefbeheertaken verzamelen en verwerken in een register. Het toezicht instellen op SV’s en afspraken maken over de frequentie van het toezicht. Vaststelling Hotspot Covid-19 Inspectie Archiefruimte Kelder Plan van aanpak voor archiefruimte Burgerzaken

Gestart

De planning voor het E-depot inzichtelijk maken en hierbij de te behalen mijlpunten voor 2022 benoemen Strategisch informatiebeleidsplan Nadere invulling Toezicht Inzichtelijk maken hoe de kwaliteitszorg in 2022 planmatig verbeterd zal worden. Kwaliteitszorgsysteem voor de archiefbewaarplaats. Aansturen op individuele bijdragen aan toegankelijkheid, transparantie en verantwoordingsplicht. Bewaarstrategie voor sociale media, en digitaal berichtenverkeer Beleid en functionaliteit e-mail archivering Metadatamodel verder uitwerken Beheerstrategie formuleren Veiligstellen/ ordening losse registraties in DMS Corsa Vervanging voor (langer) te bewaren archiefbescheiden in Djuma Verklaring van migratie Corsa → Djuma Digitale vernietiging in (vak)applicaties Plan van aanpak voor overbrenging bouwvergunningenarchief (2000-2010) Plan van aanpak digitale bewerking archief bouwvergunningen (1957-1999)

Gestart

Afgerond

Niet gestart Niet gestart Gestart Afgerond Niet gestart Het systeem van implementering voor digitaal werken bij Afgerond Burgerzaken in 2022 verder uitwerken. Voorbereidende acties digitale duurzaamheid Afgerond

Afgerond Afgerond Niet gestart Gestart Gestart Gestart Gestart Gestart Gestart Gestart Afgerond Gestart Loopt Gestart Gestart

Net als voorgaand jaar heeft de gemeente Lelystad in afstemming met de gemeentearchivaris besloten om ook voor 2022 een puntsgewijs jaarverslag op te stellen gebaseerd op doorlopende actiepunten in plaats van een verslag gebaseerd op de gedetailleerde KPI-vragenlijst. Door de focus te leggen op doorlopende actiepunten kan de gemeente doelgericht op verbetering en optimalisatie van het informatie en archiefbeheer sturen. Het streven van De gemeente Lelystad

6 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

en de gemeentearchivaris is om te werken richting een organisatie die is voorbereid op de toekomst van het informatie- en archiefbeheer. Hoewel de gemeente Lelystad belangrijke stappen heeft gezet in het optimaliseren van het informatie- en archiefbeheer blijven er aandachtspunten staan die door Lelystad in 2023 opgepakt dienen te worden Daarnaast is de transparantie van de gemeente in het in kaart brengen van de feitelijke situatie van het informatie- en archiefbeheer een belangrijk onderdeel waar in 2023 naar moet worden gekeken. In het overzicht welke aan het einde van dit verslag is opgesteld zijn de belangrijkste onderwerpen gebundeld zodat een overzichtelijk beeld van de belangrijkste ontwikkelingen en de in 2023 te nemen acties gevormd kan worden. Wanneer er geen acties nodig zijn op de behandelde onderdelen betekent dit niet dat er geen werkzaamheden te verrichten zijn maar dat er geen concrete in 2023 op te pakken acties aan gekoppeld zijn. Wanneer gedurende 2023 situaties ontstaan die tot acties leiden worden deze in het verslag van 2023 als zodanig benoemd. Per onderdeel wordt verderop in het verslag gedetailleerder ingegaan. Het is niet mogelijk om alle actiepunten in 2023 op te pakken. De gemeente Lelystad moet hier dan ook keuzes in maken en prioritering aanbrengen.

De voorbereiding, uitvoering en opvolging van de actiepunten in dit verslag als ook nieuwe ontwikkelingen vormen de rode draad die het toezicht van 2023 zullen bepalen.

Methodiek Dit jaarverslag is gebaseerd op de eerder opgestelde toezichtverslagen en de uitwerkingen van periodieke overleggen en tussentijdse bevindingen. Na een eerste versie wordt het verslag ter controle gedeeld waarbij de gemeente het verslag op feitelijkheid en een juiste weergave van de door de toezichthouder geconstateerde bevindingen kan controleren. Na een interne en externe controleronde op de verwerking van het wederhoor wordt het verslag definitief gemaakt en via de gemeentearchivaris aan het college van de gemeente aangeboden. Het college van B&W kan het jaarverslag gebruikten om verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad en richting de provincie in het kader van de Wet revitalisering generiek toezicht (2012).

Leeswijzer De nummering van de onderwerpen uit de KPI-vragenlijst komt overeen met de hoofdstuknummers in dit inspectieverslag. Niet elk onderwerp uit de KPI-vragenlijst zal in dit inspectieverslag worden behandeld. Een opsomming van de belangrijkste aanbevelingen leest u in

7 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

de actiepuntenlijst. Zo kunt u in één opslag zien aan welke punten de gemeente Lelystad nog dient te werken.

Samengevat actiepuntenlijst voor 2023 Onderdeel Actiepunt 1.1 Tref in 2023 voorbereidingen om zowel een nieuwe Archiefverordening als een nieuwe Beheerregeling Informatiebeheer op te stellen in lijn met de nieuwe Archiefwet. 1.2 Stel in 2023 een Instellingsbesluit voor het SIO op en laat het SIO bijeenkomen. 1.3

Stel een lijst op van voor Lelystad relevante gebeurtenissen die als hotspot aangemerkt kunnen worden, zoals Covid-19, leg deze voor bij het SIO en laat deze door het College vaststellen.

1.4

Stel in 2023 een register op voor alle andere samenwerkingsverbanden en verbonden partijen, werk deze uit en neem de periodieke controle van o.a. de vereiste normen, richtlijnen en regelingen aan de hand van een checklist hiervoor op in het, nog op te stellen, kwaliteitssysteem van de gemeente Lelystad.

1.5

Maak verdere afspraken over het concretiseren van het toezicht op de nietovergebrachte archieven van de gemeente Lelystad die bij verbonden partijen zijn ondergebracht.

2.1

Zorg ervoor dat er in 2023 voldoende capaciteit is om niet alleen de reguliere uitvoeringstaken op te pakken maar ook organisatie rondom zoals beheer en controle systematisch uit te kunnen voeren.

2.2

Inventariseer in 2023 welke processen er m.b.t. het informatie- en archiefbeheer bestaan, op welke wijze deze zijn vastgelegd en hoe effectief deze in de praktijk zijn, werk nieuwe procedures uit en concretiseer het eigenaarschap en/of de verantwoordelijkheid van deze procedures door dit vast te leggen in het kwaliteitssysteem.

3.1

Controleer in 2023 of binnen DIA de juiste kennis beschikbaar is en zorg ervoor dat kennisverdieping en kennisontwikkeling binnen DIA een continu proces is zodat DIA erop toe kan zien dat kennis in de organisatie wordt toegepast en nageleefd. Zorg in 2023 ervoor dat de archiefbescheiden van Burgerzaken in een goedgekeurde archiefruime worden bewaar en stel een plan waarin de bestemming van de bestaande archiefruimte wordt opgenomen.

3.2

Inventariseer bestaande rampen- of calamiteitsplannen voor Lelystad zelf en voor de externe opslaglocaties waar risicobeheersing voor de archiefbescheiden van Lelystad is opgenomen en werk dit uit in een overzicht of overkoepelend rampen- of calamiteitsplan.

4.1

Stel in 2023 een Kwaliteitssysteem en een handboek DIV op, implementeer deze en leg de periodieke evaluatie via PDCA vast. 8

Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

4.2 4.3

Stem het kwaliteitssysteem zoveel mogelijk af en zorg ervoor dat de archiefbewaarplaats voor het kwaliteitssysteem dezelfde taal spreekt als de gemeente Lelystad. Neem in het intakeproces van nieuwe applicaties de rol van de archivaris (en indien dit nog niet gedaan is, DIA) op als adviserende rollen en maak concrete afspraken met de archivaris waar formeel advies op gevraagd dient te worden en waar instemming van de archivaris vereist is.

5.1

Werk in 2023 concreet beleid uit voor archivering in het algemeen: Breng alle procesgebonden informatie onder in beheer, maak DIA regievoerend verantwoordelijk op informatiebeheer en blijf actief in het vergroten van het verantwoordelijkheidsbesef bij medewerkers.

5.2

Werk in 2023 een bewaarstrategie uit en neem hierin archivering van e-mail, sociale media en berichten(apps) mee.

5.3

Zorg ervoor dat de implementatie van MDTO in 2023 wordt uitgevoerd en afgerond.

5.4

Stel een Archievenoverzicht op waarin status, locatie en bestemming van archieven zichtbaar wordt, Stel op basis hiervan een overzicht en plan van aanpak op van alle archiefachterstanden en werk het toevoegen van de ongeregistreerde documenten in 2023 bij.

6.1

Controleer het Handboek Vervanging 2022 op relevantie.

6.2

Werk een workflow uit voor de processen waarbij de archivaris betrokken dient te worden en neem DIA en de archivaris in deze workflow op en werk met behulp van deze workflow een overzicht uit van verwachte processen van conversie en migratie als gevolg van de aanschaf van nieuwe applicaties.

6.3

Ga in 2023 verder met het opschonen van de applicatie van Domein Sociaal, blijf hier als DIA, met kennis van vernietiging, wel nauw bij betrokken.

6.5

Breng achterstanden in vernietiging in kaart in het, nog op te stellen, Archievenoverzicht, werk de achterstanden in vernietiging weg en breng alle procesgebonden informatie onder in beheer bij DIA om vernietiging buiten DIA om te voorkomen. Stel een proces op voor over te brengen archief, implementeer deze in de organisatie en zie erop toe dat deze correct wordt uitgevoerd en regel in 2023 de formele overbrenging van de nog over te brengen bouwvergunningen.

7.1

7.2

Zie erop toe dat het blok Bouwvergunningen begin 2024 gereed is voor vervroegde overbrenging naar de archiefbewaarplaats en voer de nodige werkzaamheden uit om de goede, geordende en toegankelijke staat van de nog over te brengen bouwvergunningen te borgen.

9 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

1: Lokale regelingen Hoofdvraag: Voldoen de vastgestelde regelingen en besluiten aan de wettelijke eisen?

1.1 Archiefverordening en Beheerregeling Informatiebeheer De gemeente Lelystad beschikt over de Archiefverordening 2020 en de Beheerregeling Informatiebeheer 2022. Beiden zijn opgesteld volgens het VNG-model en bevatten de verplichte elementen. De Archiefverordening is eind 2020 vastgesteld en gedeeld met de archivaris en GS en de Beheerregeling is in 2022 vastgesteld en gedeeld. Hoewel beide regelingen vrij recentelijk zijn bijgewerkt is het zo dat met de komst van de nieuwe Archiefwet de beide interne regelingen opnieuw dienen te worden bijgewerkt. Het is van belang dat beide interne regeling elkaar aanvullen en zo weinig mogelijk overlap vertonen om onduidelijkheden te voorkomen. Er is nu sprake van doublure waardoor het aanpassen van beide regelingen wenselijk is om onduidelijkheid te voorkomen. De beheerregeling informatiebeheer mist begripsbepaling over vernietiging, dit is gezien de ontwikkelingen op het gebied van, met name, digitale vernietiging wenselijk om op te nemen. Het vastleggen van metadata voor archiefbescheiden dient ook nader gespecificeerd te worden.

Ook is het wenselijk om specifieke afspraken toe te voegen over onder andere de vertrouwelijkheid van informatie; wat er dient te gebeuren met archiefbescheiden in het geval van vervreemding of privatisering; preservering van archiefbescheiden; het uitlenen van niet-overgebracht archief; en de rol van de gemeentearchivaris bij het proces van vernietiging. Hoewel deze onderdelen het informatie- en archiefbeheer ten goede zullen komen is het begrijpelijk dat dit gelijktijdig met de inhoudelijke wijziging als gevolg van de nieuwe Archiefwet doorgevoerd zullen worden. Het is wel mogelijk voorbereiding te treffen en conceptpassages op te stellen. Actiepunt: - Tref in 2023 voorbereidingen om zowel een nieuwe Archiefverordening als een nieuwe Beheerregeling Informatiebeheer op te stellen in lijn met de nieuwe Archiefwet. Adviespunt: - Neem de aanvullingen voor de Beheerregeling alvast op in een nieuw conceptmodel maar wacht met vaststelling tot invoering van de Nieuwe Archiefwet om wijzigingen te harmoniseren met wet- en regelgeving.

1.2 Strategisch informatieoverleg (SIO) Een SIO is een adviesorgaan van de gemeente waar vraagstukken over informatiebeheer worden behandeld door experts binnen en, indien nodig, buiten de gemeentelijke organisatie om beleidsmatige wijzigingen van het informatiebeheer aan het college van B&W voor te stellen. Het is 10 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

van belang dat het SIO zo is samengesteld dat de stem die het SIO uit kan dragen gewichtig genoeg is om: 1) als representatie van het gehele informatiebeheer van de gemeente op te treden en verandering door kan voeren en; 2) gewichtig genoeg is om besluitvorming op het hoogste overlegniveau van de gemeentelijke organisatie te beïnvloeden. Omdat het SIO een adviserende taak op strategisch niveau vervult voor de gemeente is het van belang dat het SIO is opgebouwd uit de juiste, voor de gemeente Lelystad, verplichte deelnemers of dat deze bij mandatering correct zijn vertegenwoordigd. Het SIO van de gemeente Lelystad is vastgelegd in de Beheerregeling Informatiebeheer 2022. De gemeente heeft ook de leden aangewezen in het, op 30 maart 2022 vastgestelde, aanwijzingsbesluit SIO 2022. Het SIO is in 2022 nog niet bij elkaar gekomen. Er is geen instellingsbesluit genomen waardoor taakomschrijving, reikwijdte, doelstelling en verantwoordelijkheden van het SIO en leden van het SIO niet inzichtelijk is. Taken die in het SIO thuishoren, zoals het aanwijzen van gebeurtenissen als hotspot, heeft buiten het SIO plaatsgevonden. Zo heeft de gemeente Covid-19 als gebeurtenis wel als hotspot vast laten stellen, maar wel zonder tussenkomst of advisering van het SIO. Ondanks de aanwijzing en instelling van het SIO is er nog geen uitvoering aan het SIO gegeven.

Het is van belang dat het SIO in 2023 bij elkaar gaat komen en een frequentie voor de bijeenkomsten afspreekt en zich daaraan committeert.

Actiepunt: - Organiseer in 2023 de bijeenkomst van het SIO. - Stel in 2023 een Instellingsbesluit voor het SIO op. Adviespunt: - Gebruik de eerste bijeenkomst van het SIO in 2023 om voorafgesproken, maar niet geformaliseerde, afspraken over hotspots afwijkingen van vernietiging zoals vastgesteld in de selectielijsten organisatorisch vast te laten stellen.

1.3 De hotspotmonitor Op grond van artikel 5 lid 1 sub e van het Archiefbesluit 1995 dient een zorgdrager over een selectielijst te beschikken met een opsomming van criteria om archiefbescheiden van vernietiging uit te zonderen. Deze eis werd langere tijd door de trendanalyse mogelijk gemaakt. De trendanalyse richtte zich echter op het achteraf beschrijven van lange-termijnontwikkelingen. De laatste jaren is 11 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

gebleken dat, zeker in een digitale en vluchtige omgeving, het risico op informatieverlies bij toepassen van een trendanalyse groter is geworden. Vanaf 2017 is de hotspotmonitor als instrument ter vervanging van de trendanalyse ontwikkeld omdat een hotspotmonitor beter voorziet in het snel selecteren van bescheiden kort na vorming in een digitale omgeving en praktischer toepasbaar is. De hotspot-monitor is eenvoudiger uit te voeren en beperkt zich tot het werkingsgebied van de betrokken zorgdrager. Het signaleren van hotspots en het selecteren van de betreffende archiefbescheiden kan kort op de gebeurtenis of kwestie plaatsvinden. De vigerende selectielijsten voor de gemeente Lelystad voorzien in het toepassen van de hotspotmonitor als instrument. Lelystad heeft deelgenomen aan de regionale bijeenkomsten met vertegenwoordiging door de recordmanager. De aanbevelingen die naar aanleiding van deze bijeenkomsten zijn opgeleverd worden meegenomen in een voorstel voor het aanwijzen van hotspots en andere thema's. Waar uitzondering van vernietiging tot een van de selectielijst afwijkende waardering leidt dient een SIO-advies in de besluitvorming worden opgenomen. Een van de specifieke thema’s die al langer bekendstaat als ‘verplichte’ hotspot is Covid-19. Dit onderwerp is al door de gemeente Lelystad als hotspot aangemerkt.

Informatie die in het kader van de aanwijzing van Covid-19 als hotspot voor bewaring in aanmerking komt is in kaart gebracht en veiliggesteld. Om het proces formeel in te bedden is het noodzakelijk dat de gemeente de gebeurtenis nog wel als hotspot in het SIO vast laat stellen.

Actiepunt: - Stel een lijst op van voor Lelystad relevante gebeurtenissen die als hotspot aangemerkt kunnen worden en leg deze voor bij het SIO. - Stel het advies op voor vaststelling van de Hotspot Covid-19 in het SIO en laat deze door het College vaststellen. Adviespunt: - Blijf aangesloten bij regionale bijeenkomsten over de hotspotmonitor. - Zoek voor complexe en uitgebreide thema’s aansluiting bij andere zorgdragers en verdeel hierbij specifieke onderwerpen.

1.4 Archiefbeheer GR’s en andere samenwerkingsverbanden Er zijn twee overkoepelende vormen van samenwerkingen die door de gemeente Lelystad vastgelegd dienen te worden. Enerzijds bestaat het wettelijk register van Gemeenschappelijke Regelingen (GR’s). Hierin worden alle Gemeenschappelijke Regelingen en daaraan verbonden deelnemers opgenomen. Lelystad heeft in het Register van overheidsorganisaties een lijst met alle 12 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

GR’s opgenomen waaraan de gemeente deelneemt. De gegevens van de gemeente zijn in het overheidsregister actueel. Anderzijds dient Lelystad een intern overzicht van alle verbonden partijen en samenwerkingsverbanden op te stellen. In dit overzicht worden alle samenwerkingsverbanden van de gemeente opgenomen waarmee alle aan en door de gemeente Lelystad gemandateerde primaire taken en processen inzichtelijk worden gemaakt. In dit overzicht worden alle relevante afspraken zoals dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s), Dossier Afspraken en Procedures (DAP), archiefverordeningen en regelingen met betrekking tot het informatiebeheer opgenomen te worden zodat de gemeente en de gemandateerde partijen de kwaliteit van het informatiebeheer kunnen borgen. De gemeente Lelystad besteedt regelmatig taken uit aan externe partijen. De samenwerkingsvormen verschillen en per samenwerkingsvorm kan de verantwoordelijkheid voor archiefbeheer anders zijn belegd. Vanaf 2020 is Lelystad bezig met het inventariseren van de verbonden partijen en de afspraken die met deze partijen zijn gemaakt. Lelystad is vanaf 2021 gestart met het maken van nieuwe en het aanvullende van bestaande afspraken en heeft enkele samenwerkingsverbanden benaderd en contactpersonen aangewezen. In 2022 is hier door de gemeente verder gedeeltelijk invulling aan gegeven.

Het streven van de gemeente is om dit actiepunt eind 2023 te hebben afgerond, dit is een inschatting en kan nog wijzingen naar aanleiding van ervaringen met de eerste 3 partijen. Om de kwaliteit van het informatiebeheer bij de verbonden te partijen te borgen is het belangrijk dat Lelystad inzichtelijk maakt welke verbonden partijen voor Lelystad relevant zijn, welke afspraken er met welke partijen zijn gemaakt en welke actiepunten er nog per partij opgepakt dienen te worden. Dit dient in een register voor verbonden partijen uitgewerkt te worden. De gemeente Lelystad beschikt nog niet over een dergelijk uitgewerkt register.

Actiepunt: - Stel een register op voor alle andere samenwerkingsverbanden en verbonden partijen. - Werk het register van Verbonden Partijen in 2023 verder uit. - Neem de controle op samenwerkingsverbanden en verbonden partijen op in het, nog op te stellen, kwaliteitssysteem van de gemeente Lelystad. [zie actiepunt 4.1] - Stel een checklist op voor het controleren van de samenwerkingsverbanden en verbonden partijen om na te gaan of alle vereiste normen, richtlijnen en regelingen aanwezig zijn. Adviespunt: - Ga de samenwerking aan met andere gemeentes in de regio om het toezicht op verbonden partijen te stroomlijnen. 13 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

-

Om voor een goede archiefzorg te zorgen is het van belang dat de gemeente weet waar deze haar archiefzorg heeft uitbesteed en hoe de externe archiefzorg is geregeld. Dit moet verder in kaart worden gebracht.

1.5 Uitbesteding archiefbeheerstaken Beheertaken van overgebracht archief zijn bij verbonden partijen ondergebracht, vaak als taken van de overkoepelende taken van verbonden partijen. De aan Lelystad gekoppelde archiefdienst kan belast worden met het toezicht op het archiefbeheer van de verbonden partijen. Er is in 2022 een eerste contact geweest tussen de toezichthouder en het Werkbedrijf. Deze is echter niet verder opgepakt. In 2023 zal dit verder opgepakt worden.

Actiepunt: - Maak verdere afspraken over het concretiseren van het toezicht op de nietovergebrachte archieven van de gemeente Lelystad die bij verbonden partijen zijn ondergebracht. Adviespunt: - Er zijn nog geen richtlijnen voor het toezicht op de verbonden partijen. Stel in samenspraak met de archiefdienst richtlijnen op voor het toezicht en beheer van nietovergebracht archief bij verbonden partijen en toets deze middels een ‘casuspartij’ door middel van uitvoering op haalbaarheid. - In het register van Verbonden Partijen is het ook van belang op te nemen van welke applicaties, waarin primaire processen van de gemeente worden vastgelegd, de verbonden partijen gebruik maken. Deze applicaties kunnen opgenomen worden in aparte werkbladen voor het applicatieoverzicht van de gemeente.

14 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

2: Middelen en mensen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

2.1 Capaciteit informatie- en archiefbeheer De gemeente Lelystad dient voldoende mensen, middelen en capaciteit te hebben om de wettelijk verplichte taken rondom het informatiebeheer van de organisatie gedegen uit te kunnen oefenen. De verschuiving van traditionele taken van informatie- en archiefbeheer naar een integrale werkvorm betekent dat alle medewerkers van de organisatie meer verantwoordelijkheid heeft gekregen en zich gedeeltelijk bezig dient te houden met het informatiebeheer van de organisatie, of het nu gaat om het toekennen van de juiste metadata aan documenten en/of zaken of het op orde brengen van de eigen werkomgeving zoals mailboxen. Deze integrale benadering van informatiebeheer betekent dat het lastiger wordt om concrete uitspraak te doen over de capaciteit van het informatie- en archiefbeheer omdat voormalige

DIV-taken

nu

onderdeel

van

vaak

reguliere

taakuitvoering

vallen.

De

informatiehuishouding, en team DIA van de gemeente Lelystad is gebaseerd op het toezien en toepassen van professionele kennis van informatie- en archiefbeheer binnen de organisatie, met het oog op deze moderne en brede invulling van de afdeling dient de formatie daarvoor ingericht en ingevuld te zijn. In het jaarplan van DIA voor 2023 zijn de belangrijkste aandachtspunten op het gebied van informatiebeheer benoemd en aan actiehouders gekoppeld. De gemeente heeft in theorie voldoende capaciteit om alle werkzaamheden uit te voeren, het is wel van belang dat de organisatie het risico van het (tijdig) wegvallen van personeel kan ondervangen. Een verdeling van werkzaamheden gebaseerd op de maximale bezetting betekent een hoge werkdruk en risico op achterstand bij (tijdelijke) uitval van personeel. In de praktijk kampt Lelystad met achterstanden in vernietigen en het niet tijdig overbrengen van archieven. Lelystad beschikt nog niet over voldoende uitgewerkte procesbeschrijvingen, controlemechanieken en interne controles op uitoefening en naleving van processen en controles. In de praktijk is dit veelal aangegeven als gevolg van een gebrek aan capaciteit. Lelystad dient ervoor te zorgen dat er in de praktijk voldoende capaciteit is bij DIA om deze achterstanden op te pakken en weg te werken. Actiepunt:

15 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

-

Zorg ervoor dat er in 2023 voldoende capaciteit is om niet alleen de reguliere uitvoeringstaken op te pakken maar ook organisatie rondom zoals beheer en controle systematisch uit te kunnen voeren. Adviespunt: - Zorg ervoor dat de taken m.b.t. het informatiebeheer in de organisatie helder en goed belegd zijn zodat bij uitval van personeel dit niet zorgt voor oplopen van achterstanden. [Zie ook actiepunt 4.1]

2.2 Kennis informatie- en archiefbeheer De gemeente Lelystad heef in 2022 nagenoeg dezelfde bezetting als in 2021. De vaste bezetting wordt voor overbrengingen en bewerkingen van archiefblokken ondersteund met externe inzet. Medewerkers van Lelystad en DIA volgen cursussen en wonen kennissessies bij om nieuwe ontwikkelingen in informatiebeheerland te volgen en waar mogelijk toe te passen. De kennisverdieping van DIA verschilt per medewerker en beslaat niet de gehele afdeling. Een deel volgt opleidingen en cursussen en zijn bij wat betreft kennis. Een ander deel van de afdeling volgt wel kennissessie maar geen opleidingen. Het is nodig dat de gehele afdeling op hetzelfde kennisniveau opereert zodat de kwaliteit van de kennis van de afdeling niet medewerker afhankelijk is. Lelystad is gebaat bij het opstellen en volgen van de in theorie vastgelegde procedures. Er wordt onvoldoende aandacht geschonken aan de uitwerking en opvolging van planmatige processen. Processen worden veelal formeel uitgewerkt maar in de realiteit niet of onvoldoende gevolgd omdat processen gevuld zijn met veel onnodige of inefficiënte en vertragende stappen.

Het is van belang dat de organisatie haar processen stroomlijnt, ervoor zorgt dat alle medewerkers over de juiste kennis beschikken om te begrijpen hoe en ook waarom een processtap op de vastgestelde wijze doorlopen dient te worden en de commitment weet te borgen om opgedane kennis uit te werken en toepast in concreet toepasbare processen.

Actiepunt: - Inventariseer in 2023 welke processen er m.b.t. het informatie- en archiefbeheer bestaan, op welke wijze deze zijn vastgelegd en hoe effectief deze in de praktijk zijn. - Zie er in 2023 op toe dat er aandacht geschonken wordt aan het uitwerken en het volgen van nieuwe vastgelegde procedures. - Werk in 2023 aan concretiseren van eigenaarschap voor werkzaamheden, benoem verantwoordelijken en controleer/acteer, via instrumenten als PDCA-cyclus op de toegewezen verantwoordelijkheid.

16 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

-

Controleer in 2023 of binnen DIA de juiste kennis beschikbaar is en zorg ervoor dat kennisverdieping en kennisontwikkeling binnen DIA een continu proces is. - Controleer in 2023 als DIA of kennis in de organisatie toegepast en nageleefd wordt in concrete uitvoering. Adviespunt: - Zorg ervoor dat medewerkers zich ondersteund blijven voelen in het opdoen en toepassen van nieuwe kennis. - Voer een inventarisatie van het kennisniveau van DIA uit. - Laat DIA afdelingsbrede opleidingen volgen om het kennisniveau van de gehele afdeling op hetzelfde niveau te brengen.

3: Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

3.1 Archiefruimte(n) en applicaties De archiefruimte van de gemeente Lelystad is in 2021 door de toezichthouder gecontroleerd en goed bevonden voor de (tijdelijke) opslag van het nog niet-overgebracht materiaal. De archiefruimte van Burgerzaken voldoet niet aan de eisen van de Archiefwet. Het optimaliseren kost zodanig veel tijd en geld en de afdeling werkt meer digitaal waardoor aanpassing van de fysieke ruimte in 2022 geen prioriteit heeft gekregen. Met het verantwoordelijke team Stadswinkel is gekeken naar de mogelijkheid om archivering op een andere manier in te richten, hier is door de focus op het implementeren van een nieuw systeem voor digitaal werken geen invulling aan gegeven. Zolang de ruimte bij Burgerzaken niet geschikt is voor de opslag van niet-overgebracht archief mag deze niet in gebruik worden genomen en moeten de archiefbescheiden van Burgerzaken in een andere goedgekeurde archiefruimte worden opgeslagen. De gemeente werkt incrementeel met het nieuwe zaaksysteem Djuma. Er worden meer koppelingen gelegd tussen vakapplicaties en het DMS van de gemeente Lelystad. In november 2022 is de koppeling tussen iBurgerzaken en Djuma gerealiseerd waarna stukken uit burgerzaken in het DMS kunnen worden opgeslagen. De resultaten voor het digitaal werken, zoals de synchronisatie van zaaktype en resultaattype, zijn nog niet volledig uitgewerkt en moeten worden herzien.

Het is van belang dat bij het implementeren van koppelingen met het DMS de juiste metadata voor beheer van archiefbescheiden worden opgenomen, voor waardering en selectie is dit nog niet altijd het geval.

17 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

Actiepunt: - Zorg in 2023 ervoor dat de archiefbescheiden van Burgerzaken in een goedgekeurde archiefruime worden bewaard. - Verbeter de archiefruimte bij Burgerzaken wanneer de gemeente deze in gebruik wil nemen of stel een plan op om gebruik van de ruimte uit te faseren. Adviespunt: - Overweeg de ruimte van Burgerzaken een andere bestemming te geven en pas een andere bewaarstrategie toe voor de stukken van Burgerzaken zoals toepassen van vervanging. - Neem waardering en selectie bij het maken van koppelingen met het DMS mee zodat archiefbescheiden in het DMS over de juiste metadata beschikken.

3.2 Onderdeel gemeentelijke rampenplan Gezien de verspreide locaties van archiefbescheiden van Lelystad is het van belang dat in kaart wordt gebracht waar gegevens zich bevinden, welke risico’s die locaties lopen en wat eventuele acties zijn die er per locatie opgepakt worden. Er dient een overkoepelend plan te zijn inclusief een plan per locatie. Zo moet Lelystad aan kunnen tonen dat er een specifiek plan voor de archiefbescheiden van Lelystad aanwezig is bij, bijvoorbeeld Karmac, HFA of een van de samenwerkingsverbanden in het geval van een calamiteit aldaar.

Actiepunt: - Inventariseer bestaande rampen- of calamiteitsplannen voor Lelystad zelf en voor de externe opslaglocaties waar risicobeheersing voor de archiefbescheiden van Lelystad is opgenomen. - Werk bovenstaande uit in een overzicht of overkoepelend rampen- of calamiteitsplan. Adviespunt: - Neem in bovenstaand overzicht of plan de overeenkomsten met betrokken partijen op als bijlage en deel deze met de archivaris.

18 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

4: Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

4.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer In 2020 is de gemeente Lelystad van start gegaan met het actualiseren van een meerjarenbeleidsplan voor het informatiebeleid. Hierin heeft de gemeente nieuwe kaders en doelstellingen vastgelegd. In 2022 heeft de gemeente meerdere activiteiten uit dit plan opgepakt. De gemeente beschikt echter niet over een vastgesteld kwaliteitssysteem. In een kwaliteitssysteem ziet de gemeente erop toe dat plannen regelmatig tegen het licht worden gehouden. Met een kwaliteitssysteem toetst de gemeente niet alleen op haalbaarheid en effectiviteit van het plan, maar ook of er bijstelling nodig is, of de uitgevoerde acties goed zijn geland en of er follow-ups van acties nodig zijn. Een kwaliteitssysteem is onontbeerlijk om de effectiviteit van beleidsplannen te borgen. Omdat Lelystad nog niet over een vastgesteld kwaliteitssysteem beschikt, is het uitvoeren van beleidsplannen geen duurzame oplossing voor het verbeteren van het informatiebeheer. De gemeente Lelystad beschikt niet over een standaard handboek voor DIV. Omdat er geen handboek is zijn werkafspraken op basaal niveau niet altijd duidelijk en is er veel sprake van overtollig overleg waarbij werkafspraken opnieuw worden besproken of in tegenstelling tot eerder gemaakte afspraken worden uitgevoerd. Er is op deze wijze geen institutioneel geheugen bij de gemeente Lelystad voor het informatiebeheer.

Deze werkwijze zorgt ervoor dat het informatiebeheer bij de gemeente Lelystad niet duurzaam kan worden geborgd. De combinatie van het ontbreken van een vastgestelde werkwijze (het handboek) en een manier om toe te zien op de kwaliteit van het uitvoeren van werkzaamheden (kwaliteitssysteem) zorgt ervoor dat er geen waarborgen afgegeven kunnen worden over de kwaliteit van het informatiebeheer bij Lelystad.

Actiepunt: - Stel een Kwaliteitssysteem op en geef hier uitvoering aan. - Stel een handboek DIV op en zie er in het kwaliteitssysteem op toe dat het handboek periodiek wordt geëvalueerd. - Het handboek DIV en een kwaliteitssysteem vormen belangrijke pijlers voor het informatiebeheer; geef hier de hoogst mogelijke prioriteit aan. Adviespunt: - Kom met een concreet plan om zowel het handboek als het kwaliteitssysteem simultaan maar wel incrementeel in te voeren.

19 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

4.2 Archieforganisatie De gemeente Lelystad heeft overgebracht archief in de archiefbewaarplaats ondergebracht. Hoewel dit verslag over het niet-overgebracht archief gaat, is een kwaliteitssysteem overstijgend en bevat daarom ook (een koppeling met) het kwaliteitssysteem van de archiefbewaarplaats. De archiefbewaarplaats beschikt niet over een vastgesteld kwaliteitssysteem. Omdat beide organisaties niet over een kwaliteitssysteem beschikken is het mogelijk om de kwaliteitszorg voor beide organisaties te koppelen en dezelfde controlemomenten en punten af te spreken.

Actiepunt: - Stem het kwaliteitssysteem zoveel mogelijk af en zorg ervoor dat de archiefbewaarplaats voor het kwaliteitssysteem dezelfde taal spreekt als de gemeente Lelystad. Adviespunt: - Stem voor overeenkomstige kwaliteitsaspecten gezamenlijke controlepunten en momenten af.

4.3 Betrekking archivaris De gemeente Lelystad voert een periodiek overleg met de archivaris over het informatiebeheer. Dit overleg wordt ook in 2023 voortgezet. De relevante ontwikkelingen worden daarin meegenomen en afgestemd. Voor zover dit buiten de doelstelling/reikwijdte van het SIO valt wordt dit ook op operationeel/tactisch niveau doorgevoerd. Overeenkomstig artikel 2 van de Archiefverordening en artikel 4 lid 2 van de Beheerregeling Informatiebeheer dient de archivaris betrokken te worden bij processen van conversie, migratie en vervanging van archiefbescheiden. Omdat applicaties regelmatig worden bijgewerkt, aangepast en vervangen is het van belang dat zowel team DIA als de archivaris helder hebben wanneer en op welke wijze zij betrokken worden bij de vervanging van applicaties, hier zijn nog geen concrete afspraken over vastgelegd. Het is van belang dat heldere en concrete afspraken worden gemaakt wanneer de archivaris in het proces bij de gemeente wordt betrokken om erop toe te zien dat, overeenkomstige de interne regelgeving van Lelystad, het proces correct wordt doorlopen. Actiepunt: - Neem in het intakeproces van nieuwe applicaties de rol van de archivaris (en indien dit nog niet gedaan is, DIA) op als adviserende rollen. - Maak concrete afspraken met de archivaris waar formeel advies op gevraagd dient te worden en waar instemming van de archivaris vereist is.

Adviespunt: 20 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

-

Betrek de archivaris vroegtijdig bij, toekomstige, aanbestedingen van nieuwe applicaties die het informatiebeheer raken voor het werven van advies en voorbereiden van de vereiste instemming.

5: Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

5.1 Geordend overzicht analoog en digitaal De gemeente Lelystad heeft primair beleid opgesteld waarin is vastgelegd dat archiefwaardige informatie opgeslagen dient te worden in het DMS. Desondanks bevindt zich nog veel (ongestructureerde) informatie buiten het DMS. Het is van belang dat medewerkers zich bewust zijn van het risico van het bewaren van informatie buiten het daarvoor bestemde DMS. Overeenkomstig het beleid en de visie van de gemeente Lelystad hebben de medewerkers van de organisatie meer verantwoordelijkheid voor het op orde houden van hun eigen werkomgeving. Hiermee zijn alle medewerkers gedeeltelijk verantwoordelijk voor de transparantie en verantwoordingsplicht van de gemeente. Het is belangrijk dat dit besef erkend wordt door en leeft onder de medewerkers van de gemeente. DIA is de verantwoordelijke afdeling voor het kenbaar maken en onderhouden van dit besef. Accountmanagement hiervoor is bij DIA al opgepakt, en aanspreekpunten bij interne afdelingen met DIA zijn afgestemd. In 2022 is DIA verdergegaan met het formuleren van algemeen beleid voor archivering en een bewaarstrategie voor digitale informatie welke o.a. gebruikt wordt om voor te bereiden op de WOO. Het hieraan eerder gekoppelde actiepunt van het uitvoeren van voorbereidende acties is echter niet concreet genoeg om te bepalen of dit het gewenste resultaat heeft opgeleverd.

Er is bijvoorbeeld nog geen checklist van documentstandaarden voor de organisatie. Er moeten nog specifieke stukken worden opgesteld om ‘digitale duurzaamheid’ te kaderen in beleid. Wanneer deze beleidsstukken beschikbaar zijn gaat DIA een campagne starten om besef en bewustzijn in de organisatie te verspreiden.

Actiepunt:

21 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

-

Werk in 2023 concreet beleid uit voor archivering in het algemeen: Breng alle procesgebonden informatie onder in beheer, maak DIA regievoerend verantwoordelijk op informatiebeheer. - Blijf ook in 2023 acties uitvoeren om besef van verantwoordelijkheid bij medewerkers te vergroten. Adviespunt: - Blijf inzetten op het kenbaar maken en bevorderen van de eigen verantwoordelijkheid van alle medewerkers binnen de organisatie.

5.2 Bewaarstrategie e-mail, digitaal berichtenverkeer en sociale media De gemeente Lelystad heeft net als andere zorgdragers te maken met de verplichting en de wens om andersoortige informatie te archiveren die van belang is voor het reconstrueren van de organisatorische geschiedenis en als bewijs kan dienen. Informatie die zich in e-mails, sociale media of berichtenapps bevindt dient ook op een wettelijk vereiste manier te worden gearchiveerd. Het beleid en de mogelijkheden hieromheen zijn echter niet sluitend waar de gemeente een zekere mate van vrijheid heeft om te bepalen welke, hoe, wanneer en hoeveel informatie uit deze bronnen ze wilt archiveren. SMS- en Whatsappberichten vallen formeel onder de WOB (nu: WOO) en dienen daarmee voor bewijsvoering gedurende hun geldende bewaartermijn duurzaam bewaard te worden. Hiervoor moet Lelystad over beleid en een bewaarstrategie beschikken. Momenteel beschikt Lelystad niet over vastgesteld beleid en een vastgestelde bewaarstrategie voor het verzamelen, bewaren, beheren en beschikbaar stellen van deze vormen van digitale informatie. De gemeente is wel begonnen met het formuleren van beleid van digitale informatie in het algemeen, sociale media, berichten(apps) en e-mail. Het is van belang dat de gemeente hier in 2023 verder aan werkt.

Actiepunt: - Werk in 2023 een bewaarstrategie uit en neem hierin archivering van e-mail, sociale media en berichten(apps) mee. Adviespunt: - Het is onmogelijk om alle andersoortige informatiestromen gelijk integraal in een bewaarstrategie te vangen. Blijf hier realistisch in en werk op basis van prioritering. - Blijf aangehaakt bij themasessie op platforms als KIA die gaan over archivering van sociale media en e-mail.

22 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

5.3 Metadatamodel De gemeente Lelystad werkt aan de vaststelling van een metadatamodel op basis van MDTO. Het is de bedoeling dat dit metadatamodel organisatiebreed wordt ingevoerd. De implementatie van MDTO wordt gelijkgeschakeld aan de implementatie van zaakgericht registreren. Het metadatamodel is uitgewerkt maar wordt pas geïmplementeerd zodra zaakgericht registreren is ingevoerd. De implementatie van zowel zaakgericht registreren als het uitrollen van MDTO heeft in 2022 vertraging opgelopen en de afronding is bijgesteld naar eind 2023.

Actiepunt: - Zorg ervoor dat de implementatie van MDTO in 2023 wordt uitgevoerd en afgerond. Adviespunt: - Kies bij vertraging voor afdelingsgewijs implementeren van MDTO in plaats van organisatiebreed en stem de actiepunten daarop af.

5.4 Beheerstrategie en registratie in DMS De gemeente Lelystad heeft te maken met een groot deel losse documenten die niet in het DMS worden beheerd en daardoor aan de aandacht van DIA ontsnappen. Het is van belang dat DIA vat krijgt op het beheer van deze losse documenten door ze te registeren en aan de juiste dossiers te koppelen. Wanneer dit niet gebeurt is dat een groot risico omdat de goede, geordende en toegankelijke staat, zeker van deze documenten en daarmee ook de dossiers waar ze deel van uitmaken, in essentie niet kan worden geborgd. DIA heeft in 2022 verder gewerkt aan het wegwerken van de achterstanden van deze losse documenten en ongeregistreerde documenten. Nog niet alle losse documenten zijn geregistreerd en bijgewerkt. DIA gaat in 2023 verder met het wegwerken van deze achterstanden. Een belangrijk middel om alle archiefbescheiden van de organisatie in kaart te hebben en te beheren is een archievenoverzicht. Lelystad beschikt niet over een archievenoverzicht, of het overzicht dat de gemeente gebruikt is ontoereikend. Het is van belang dat, om problemen als het bestaan van losse: ongeregistreerde documenten te voorkomen door het Archievenoverzicht actueel te houden.

Actiepunt: - Werk het toevoegen van de ongeregistreerde documenten in 2023 bij. - Stel een Archievenoverzicht op waarin status, locatie en bestemming van archieven zichtbaar wordt. 23 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

-

Stel een overzicht op van alle archiefachterstanden en maak een plan van aanpak in het wegwerken van deze achterstand. Adviespunt: - Geen adviespunt.

6: Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

6.1 Vervanging, besluiten en verklaringen Lelystad beschikt over een actueel Handboek Vervanging voor de doorlopende vervanging van alle op termijn te vernietigen archiefbescheiden ontvangen en geregistreerd in Corsa van 1 januari 2014. Met het uitfaseren van Corsa en de implementatie van Djuma is een nieuw generiek Handboek Vervanging nodig voor stukken in zowel Corsa als Djuma. In het nieuwe handboek is als bijlage toegevoegd dat Vervanging voor de, per 1 januari 2020 in Djuma opgenomen documenten, van toepassing is op zowel permanent als op termijn te vernietigen documenten. Dit handboek is op 15 februari 2022 vastgesteld en geïmplementeerd. Actiepunt: - Controleer het Handboek Vervanging 2022 op relevantie. Adviespunt: - Neem de controle op het Handboek Vervanging mee in het, nog op te stellen Kwaliteitssysteem.

6.2 Converteren en migreren De gemeente heeft in 2022 nieuwe applicaties in gebruik genomen waarbij archiefbescheiden zijn verplaatst. Er heeft niet bij elke uitgefaseerde en nieuw aangeschafte applicaties een correcte procedure van conversie en migratie plaatsgevonden. In meerdere gevallen is de archivaris of DIA niet op de hoogte gebracht van de vermeende conversie en/of migratie van archiefbescheiden. Hiermee heeft de gemeente een risico gelopen omdat van de nieuwe applicaties de daaronder opgeslagen archiefbescheiden niet volledig kan worden vertrouwd op de authenticiteit, integriteit, 24 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

validiteit en verschijningsvorm van de archiefbescheiden. Het is van belang dat de gemeente volledig in kaart brengt hoe processen van migratie en conversie verlopen en erop toeziet dat er een procedure wordt aangehouden waarbij de archivaris en DIA consequent worden aangehaakt. Om te voorkomen dat de archivaris of DIA bij toekomstige processen van conversie en migratie worden meegenomen dient er een workflow te worden geïmplementeerd waarbij de archivaris en DIA als actor worden opgenomen. Actiepunt: - Werk een workflow uit voor de processen waarbij de archivaris betrokken dient te worden en neem DIA en de archivaris in deze workflow op. - Werk een overzicht uit van verwachte processen van conversie en migratie als gevolg van de aanschaf van nieuwe applicaties. Adviespunt: - Geen adviespunt.

6.3 Vernietiging in (vak)applicaties De gemeente Lelystad maakt gebruik van vakapplicaties. Een groot deel van deze vakapplicaties beschikt niet over een geautomatiseerde vernietigingsfunctionaliteit. Daarmee is de vernietiging vanuit deze applicaties, voor zover informatie niet naar het DMS wordt verplaatst, afhankelijk van handmatige uitvoering van de vernietiging. In 2022 is extra aandacht geschonken aan de vernietiging vanuit Sociaal Domein, hier zijn in het begin van 2022 aanvullende eisen aan archivering gesteld. Opschonen van de applicatie van Sociaal Domein is in 2022 ook opgepakt, omdat het om een andere beheeromgeving dan het DMS gaat is de verantwoordelijkheid voor deze actie belegd bij het team van Sociaal Domein. In 2023 zal dit verder worden opgepakt.

Actiepunt: - Ga in 2023 verder met het opschonen van de applicatie van Sociaal Domein, blijf hier als DIA, met kennis van vernietiging, wel nauw bij betrokken. Adviespunt: - Werk aan een geautomatiseerde vernietigingsfunctionaliteit.

6.4 Uitgevoerde vernietiging en verklaringen DIA is bij voor de lopende en in kaart gebrachte vernietiging. De afdeling voert consequent controle uit op het tijdig vernietigen van de bij de afdeling bekende bescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen. Er is een vastgelegde procedure voor de vernietiging waarbij de 25 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

afdeling staten van vernietiging opstelt, deze door de archivaris en de vakafdeling laat controleren en uiteindelijk na meerdere controles de daadwerkelijke vernietiging uit laat voeren. Van elke, op de wijze, uitgevoerde vernietiging wordt een besluit van vernietiging opgesteld. Zodoende is van de reguliere vernietiging het proces alsmede de stukken die zijn vernietigd te reconstrueren. DIA stelt periodiek een overzicht op met de status van de actuele en lopende vernietigingslijsten waarbij naast de inhoud van de vernietigingslijst ook streefdata, betrokken afdelingen en de op moment van opstellen te acteren partij aangegeven staat. Zo wordt in een oogopslag duidelijk welke lijsten wanneer worden behandelt en wie er voor een specifieke lijst aan zet is. De in beeld gebrachte vernietiging van 2022 is zodoende bij en de achterstanden op deze lijst zijn in kaart gebracht en worden in een planning op korte termijn weggezet.

Actiepunt: - Geen actiepunt. Adviespunt: - Geen adviespunt.

6.5 Betrekking DIA bij vernietiging Hoewel de gemeente Lelystad consequent vernietiging uitvoert voor de bescheiden die bij DIA in beeld zijn gebracht, is de organisatie als geheel niet bij met de reguliere vernietiging van archiefbescheiden. Er zijn substantiële achterstanden in de vernietiging bij de afdelingen VTH, Sociaal Domein, Bedrijfsvoering en IB. Deze achterstanden zijn onder andere het gevolg van het niet goed in kaart brengen van de aanwezige archiefbescheiden binnen de organisatie als gevolg van het ontbreken van een Archievenoverzicht. DIA kan daarmee in de organisatie niet de regievoerende rol over beheer van informatieobjecten vervullen die het is toebedeeld. Het bestaan van achterstanden in de vernietiging, het uitvoeren van onrechtmatige vernietiging van archiefbescheiden, te lang bewaren van archiefbescheiden of het ‘kwijtraken’ van archiefbescheiden [zie 5.4] zijn allemaal risico’s en gevolgen die hieraan gekoppeld kunnen worden. In 2022 zijn er gevallen bekend waarbij archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen niet volgens het correcte proces zijn vernietigd. DIA heeft zodra deze vernietiging is geconstateerd de juiste stappen genomen om de afdeling erop te wijzen dat er een verplichte procedure is voor het vernietigen van archiefbescheiden en vervolgens de vernietiging

26 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

alsnog gedocumenteerd middels ‘verklaringen van onrechtmatige vernietiging’. Door deze procedure is het in de geconstateerde gevallen helder waar voor vernietiging controle heeft plaatsgevonden en waar niet. Actiepunt: - Breng achterstanden in vernietiging in kaart in het, nog op te stellen, Archievenoverzicht - Werk achterstanden in vernietiging weg - Breng alle procesgebonden informatie onder in beheer bij DIA, voorkom vernietigingen buiten het beheer van DIA om. Adviespunt: - Blijf bij het inzetten om de ondersteunende en adviserende taak van DIA inzetten op bewustzijn rondom vernietiging. - Bouw in vernietigingsmodules in zaakapplicaties waar mogelijk een fiatfunctie voor DIA-medewerkers (vierogenprincipe) om het risico op onrechtmatige vernietiging te minimaliseren. - Voorkom onrechtmatige vernietiging vanaf netwerkschijven en mailboxen.

7: Overbrenging van archiefbescheiden Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

7.1 Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn De gemeente Lelystad dient archief dat voor bewaring in aanmerking komt en ouder is dan 20 jaar over te brengen naar de archiefbewaarplaats. De staat en periode van archieven en de periode waarop ze overgebracht moeten worden moet onder andere uit het nog op te stellen archievenoverzicht blijken. Momenteel beschikt Lelystad over archief dat ouder is dan 20 jaar maar nog niet gereed is voor overbrenging. Lelystad heeft globaal wel in kaart welke archiefblokken er voor overbrenging in aanmerking komen. Zo heeft de gemeente in 2022 aangegeven een start te maken met de bewerking van het algemeen archiefblok 2000-2010 voor overbrenging. Lelystad beschikt over meerdere, nog formeel over te brengen, archiefblokken met bouwvergunningen, namelijk: -

Openbaar Lichaam Zuidelijke IJsselmeerpolders, toekomstig gebied gemeente Lelystad, bouwvergunningen 1957-1979 (collectie 0071);

27 Verslag van het toezicht op de gemeente Lelystad; versie. 1.0

-

Openbaar Lichaam Zuidelijke IJsselmeerpolders, grondgebied gemeente Lelystad en de gemeente Lelystad, films bouwvergunningen, 1957-2000 (collectie 0422);

-

Gemeente Lelystad, bouwvergunningen 1980-1999 (collectie 0094).

Al deze archiefblokken dienen nog formeel overgebracht te worden. Er is enige vertraging in de overbrenging geweest omdat het aantonen van de goede, geordende en toegankelijke staat van bovenstaande blokken aangetoond diende te worden. De gemeente heeft hier in 2022 aan gewerkt en het streven is om deze blokken in 2023 formeel over te brengen naar de archiefbewaarplaats. Het proces van overbrenging wordt in algemene zin niet altijd correct uitgevoerd. Voorafgaand aan overbrengingen dient een archiefbewerkingsplan te worden opgesteld waarin aantoonbaar wordt gemaakt welk archief op welke wijze wordt bewerkt voor overbrenging. Dit vindt zelden plaats waardoor overbrenging niet procesmatig plaatsvindt en controles op de kwaliteit van over te brengen archief achteraf vaak nodig blijkt. Hierdoor bestaat in algemene zin een aanzienlijk risico op de kwaliteit van het over te brengen archief van de gemeente Lelystad.