Bijlage 2. Ontwerpbegroting HFA 2026-2029

Locatie: met onze medegebruiker van het pand overleggen we structureel over huisvesting en afvalbeheer en hoe dat beter kan. Vooruitblik toekomst Voor wat betreft innovatie volgen we landelijke ontwikkelingen. Zo is er een andere Regionaal Historisch Centrum (RHC) dat nu test onder begeleiding van een deskundige of – wanneer medewerkers afwezig zijn – na het uitzetten van de ventilatie de kwaliteit van de collecties nog steeds in orde blijft (en wat het effect is op schimmelvorming). Inhoudelijk is een innovatie voor het duurzaam bewaren van informatie ook digitalisering. Door nu zaken die kunnen vergaan in te scannen, kan men vervolgens in de toekomst nog schrift-, foto- en filmmateriaal terugkijken en gebruiken. Met dit onderwerp zijn we dan ook volop bezig. Voorbeelden hiervan zijn ook transcriberen (door schriftelijke teksten via scanning om te zetten naar digitale teksten) en describeren (wat het vervolgens leesbaar maken is van oude tekst naar 25

huidige maatstaven voor taal). Zo maken we geschiedenis toegankelijk voor huidige en toekomstige generaties. HFA is, in samenspraak met de deelnemers in de GR, bezig een e-depotvoorziening te realiseren. Daarnaast hebben we via facilitair overleg ook diverse gesprekken over verduurzaming van het pand dat we van de Provincie huren. Deze gesprekken vinden plaats met zowel Provincie als de medehuurder, Batavialand. Uit een eigen inventarisatie blijkt dat meer dan de helft van de laptops en telefoons ouder is dan vijf jaar. We vervangen apparatuur wanneer dat noodzakelijk is en niet wanneer afschrijvingstermijnen verlopen. Hierbij is voor ons als archief natuurlijk wel dataveiligheid leidend.

5.1.13. Automatisering HFA heeft als (groeiende) organisatie een kleine formatie. De organisatie heeft twee functioneel beheerders. Softwarepakketten en oplossingen huurt HFA doorgaans bij externe leveranciers in. Automatisering bestaat bij HFA onder andere uit een supportsysteem met ondersteuning op de (interne of externe) werkplek. Het oplossen van storingen, ondersteuning van e-mail en kantoorsoftware, updaten en/of aanschaf van hardware (fysieke interne componenten en randapparatuur) en servers, het maken van back-ups en de aanschaf van fysieke en technische telecomcomponenten hebben we ingericht. Een externe systeembeheerder beheert dit, met de functioneel beheerders van HFA als eerste aanspreekpunt en achterwacht. HFA werkt volop samen met een in 2023 onderhands aanbestede leverancier aan de implementatie van de gezamenlijke e-depotvoorziening. Digitalisering van informatie en documentatie is een belangrijk aandachtspunt voor de organisatie. De ICT-omgeving van HFA verandert dusdanig snel en veel dat de organisatie in 2024 een onderzoek heeft uitgevoerd om nader in beeld te brengen wat HFA structureel nodig heeft aan middelen voor ICT op de lange termijn. De organisatie heeft de eerste actiepunten in beeld en uitgezet en overweegt hoe we de volgende stappen verder oppakken. Dit is echter afhankelijk van de beschikbare financiële middelen.

5.1.14. Openbaarheidsparagraaf Op basis van artikel 3.5 van de Wet Open overheid (WOO) benoemen wij hierbij welke beleidsvoornemens wij zoal hebben op het gebied van de WOO. In mei 2022 is de WOO in werking getreden. De WOO legt als opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) meer nadruk op publicatie en openbaarmaking van toegankelijke documenten. Hiervoor heeft HFA een contactfunctionaris, verantwoordelijk voor het beheer en toezicht op de openbaarmaking, aangewezen. In de wet WOO worden 11 categorieën voor informatie omschreven. HFA heeft de toegankelijkheid van openbaar toegankelijk stukken vereenvoudigt en de infrastructuur van o.a. de website hierop aangepast. Onze beleidsvoornemens in de periode 2026 – 2029 zijn onder andere: - Het laten functioneren van onze aangewezen contactfunctionaris, die verantwoordelijk is voor het beheer en toezicht op de openbaarmaking; 26

-

-

Het verder beheren van onze informatie-architectuur ten aanzien van de 11 categorieën voor informatie omschreven, die de WOO beschrijft; In 2024 heeft HFA ICT-deskundigen ingezet om te onderzoeken welke ontwikkelingen in de ICT-omgeving van HFA spelen. Dit heeft tot geleid tot inzichten en een roadmap, die HFA wil inzetten in de periode 2026 – 2029; We blijven werken aan het bewustzijn van onze medewerkers op het gebied van privacy, AVG en informatieveiligheid.

5.1.15. Burgerparticipatie [Niet verplichte toelichting over hoe HFA als organisatie met burgerparticipatie omgaat] In brede zin gaat burgerparticipatie over hoe burgers mee kunnen beslissen, betrokken worden en invloed kunnen hebben op wat in Nederland gebeurt. HFA hoort als publiekrechtelijk lichaam bij de overheid. Als organisatie zijn we bewust van onze rol ten behoeve van burgers. Participatie valt bij ons terug te vinden in bijvoorbeeld: A. Project als Vele Handen ‘Dijken van polders’ (zie onze publieksjaarverslagen), waarbij we de burger opriepen om metadata aan te vullen; B. Spin-off van Vele Handen waarbij we jongeren van mbo in contact brachten met ouderen om samen zoektermen te verzinnen en aan te leveren bij fotomateriaal (de ouderen vertelden wat ze op de foto’s zagen en de jongeren pasten dit aan op de computer). In de periode 2026 – 2029 gaat HFA hieraan verder werken met onder andere: 1.

‘Wij zijn Flevoland’ is een nieuw project waarmee we de hiaten in onze collecties proberen aan te vullen, middels community archiving, met verhalen en materiaal van ondergerepresenteerde groepen. In dat kader hebben we ook contact met een externe organisatie die moslima-archieven samenstelt en hebben we via de bibliotheek diverse contacten gelegd in Flevoland om in de toekomst ook met een dergelijk samenwerkingsproject te kunnen starten

2. Actief werven van particuliere collecties rond de aangewezen hotspots. Wij doen hier maandelijks een specifieke oproep voor middels onze socials. Dit betreft dus niet de hotspotmonitor die met name voor de overheden bedoeld is en wel de waardevolle aanvulling vanuit de burger. 3. Proactieve contacten met verenigingen om te horen wat zij belangrijk vinden om te bewaren voor het complete verhaal over Flevoland. 4. Actieve betrokkenheid bij ‘Het Verhaal van Flevoland’ vanuit de provincie. 5. HFA is samenwerkingspartner voor Techkwadraat regio Flevoland. In dit samenwerkingsverband gaat HFA samen met vele andere partijen om educatie en techniek dichter bij elkaar brengen voor burgers. Een van de gezamenlijke doelen is het geven van inzichten aan (jeugdige) burgers over mogelijkheden in technologieonderwijs. Overige 27

Bij HFA krijgen burgers ook de gelegenheid om als vrijwilliger te helpen om doelen van de organisatie te helpen realiseren. We bewaken dat vrijwilligerswerk daadwerkelijk het karakter van vrijwilligerswerk heeft en geen werk betreft, waarvoor bezoldiging nodig is. Waar mogelijk, bieden wij een werkervaringsplek (WEP) aan burgers aan, zodat zij door het opdoen van werkervaring de kans krijgen om een afstand tot de arbeidsmarkt te overbruggen.

5.2.

Financiële Paragrafen

Het jaarverslag dient volgens artikel 9 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) te bestaan uit een aantal paragrafen waarin de verantwoording is vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. Het betreft de paragrafen: 1.

Onderhoud kapitaalgoederen

2. Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing 3. Financiering 4. Bedrijfsvoering 5. Lokale Heffingen 6. Grondbeleid 7. Verbonden partijen Voor Het Flevolands Archief zijn de paragrafen Lokale Heffingen en Grondbeleid niet van toepassing. De paragraaf Verbonden Partijen is evenmin van toepassing, omdat er geen partijen zijn waarin het Flevolands Archief een bestuurlijk of financieel belang heeft. Onderstaand komen de resterende paragrafen aan bod.

5.2.1.

Onderhoud kapitaalgoederen

Ten aanzien van de in het BBV genoemde kapitaalgoederen zijn de inventaris en installaties, automatisering en materiaal van toepassing op HFA. Het BBV geeft aan dat gemeenten en provincies onder andere met betrekking tot wegen en gebouwen onderhoudsplanningen moeten hebben vanwege de soms grote bedragen en risico’s die aan kapitaalgoederen zijn verbonden. HFA beschikt niet over gebouwen waarvoor planmatig onderhoud is vereist. Het onderhoud van de panden komt voor rekening van de verhuurder. Derhalve heeft HFA geen meerjarenonderhoudsplan opgesteld. HFA is op dit moment gehuisvest in een gehuurd pand, te weten het pand Oostvaardersdijk 01-13. Het onderhoud voor dit pand behoort toe aan de verhuurder, Provincie Flevoland. Waardering en afschrijving van activa Conform het bepaalde in artikel 59 van het BBV worden alle materiële vaste activa met economisch nut geactiveerd. HFA beschikt niet over materiële vaste activa met een maatschappelijk nut. Investeringen schrijft HFA conform de nota ‘Investering- en afschrijvingsbeleid’ 2019 af met ingang vanaf het jaar volgend op het investeringsjaar. Als uitgangspunt voor het activeren geldt dat activering plaatsvindt rond objecten met een economische gebruiksduur, die aanzienlijk langer is dan één jaar en waarbij het activeren dus redelijk en aanvaardbaar is.

28

5.2.2. Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing Onder risico verstaat het BBV een mogelijke gebeurtenis die het realiseren van strategische of operationele doelen belemmert. Vanuit deze definitie hebben we de risico’s van HFA benoemd. Deze risico’s dekt HFA af door maatregelen als het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Regelmatig rapporteert HFA in tussentijdse bestuurlijke rapportages over de stand van zaken van de risico’s. HFA bespreekt daarbij of de organisatie beheersmaatregelen heeft uitgevoerd en of die het gewenste effect hebben. HFA gebruikt dat moment van bespreken om nieuwe risico’s in beeld te brengen en/of aanvullende beheersmaatregelen te treffen. Weerstandscapaciteit Bij de weerstandscapaciteit gaat het om de mate waarin HFA in staat is om middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Het BBV geeft aan dat het weerstandsvermogen bestaat uit: a. de algemene reserve b. de stille reserves c. de post voor onvoorziene uitgaven d. de onbenutte belastingcapaciteit Aangezien HFA alleen een algemene reserve heeft, is de weerstandscapaciteit op dit moment € 86.917,- (stand 31 december 2024). Het nog te bestemmen resultaat 2024 is € 0,-.

De onderdelen ‘stille reserves’, ‘onvoorziene uitgaven’ en ‘onbenutte belastingcapaciteit’ zijn voor HFA niet van toepassing. De bestemmingsreserves van HFA, welke niet meetellen in het weerstandsvermogen, waren op 31 december 2024 € 212.216 (na onttrekkingen). In totaal bedraagt het eigen vermogen van HFA € 233.404. De algemene reserve van HFA mag maximaal 10% van de bijdrage van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling zijn. De totale, reguliere bijdrage bedroeg € 1.053.797. De algemene reserve mag dan 10% hiervan bedragen en dat is € 105.379. De huidige stand van de algemene reserve is € 86.917 en valt daarmee binnen de norm. De omvang van de algemene reserve is dus in lijn met wat onze gemeenschappelijke regeling voorschrijft en is dus rechtmatig. Risicobeheersing Voor de bekostiging van de uitvoering van haar taken is HFA nagenoeg geheel afhankelijk van de bijdragen van het ministerie van OCW, de provincie Flevoland, de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk en Zeewolde en het waterschap Zuiderzeeland. Vanaf 2024 verkrijgt HFA voor de edepotvoorziening jaarlijkse bijdragen vanuit provincie, gemeenten en waterschap ter dekking van de structurele kosten van een e-depotvoorziening. In de financiële bijlage van de tekst van de Gemeenschappelijke Regeling (p.

13) is het volgende opgenomen over financiële risico‘s: ‘Er kunnen zich calamiteiten of andere onvoorziene omstandigheden voordoen, die niet binnen de eigen begroting van Het Flevolands Archief kunnen worden opgevangen en waarvoor de deelnemers dienen te voorzien in de kosten die hieruit voortvloeien. Gelet op de hierboven 29

genoemde structurele bijdragen, worden de kosten alsdan in beginsel volgens de volgende percentages verdeeld: Rijk (OCW/M&C) 49% De Provincie Flevoland 8% Gemeente Lelystad 20% Gemeente Dronten 10,5% Gemeente Urk 5% Gemeente Zeewolde 5,5% Waterschap Zuiderzeeland 2%’ Risico-inventarisatie Een risico is de kans op het optreden van een onvoorziene (doorgaans negatieve) gebeurtenis van materieel belang, met als gevolg uitstroom van middelen uit de organisatie. Zowel met Dagelijks Bestuur (DB) als met het Algemeen Bestuur (AB) heeft HFA risico’s (waaronder ook frauderisico’s) besproken. Voor frauderisico’s hebben we waar mogelijk passende maatregelen in de interne beheersing genomen. Bepaalde frauderisico’s doen zich vanwege de beperkte omvang van HFA als organisatie niet of zelden voor. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan samenspanning bij (Europese) aanbestedingen of fraude bij betalingen. Aanbestedingen komen zelden voor en indien zij zich voordoen, huurt de organisatie ter begeleiding externe expertise in. Betalingen controleren we zorgvuldig enerzijds en anderzijds is het aantal personen dat betalingen kan vervullen zeer beperkt. Dergelijke risico’s zijn met AB en DB besproken en in een intern, vertrouwelijk document vastgelegd als frauderisicoanalyse.

De risicoanalyse van HFA hebben we vertaald naar een risicoinventarisatie, waarin we meerdere (bedrijfs)risico’s vertaald hebben naar een mogelijke uitstroom van middelen door daarin de kans van optreden en omvang van mogelijke, benodigde middelen te betrekken. #

Thema

Gebeurtenis

Oorzaak

1 Partners

Samenwerking Batavialand vervalt / stagneert (beperkt operationeel risico) Brand of natuurramp depots

Mogelijke oplossingen

Financieel effect

Eens in de jaren

Verandering (Beperkt visie BL op operationeel samenwerking risico) (of een conflict)

Meer zelf betalen. Minder (synergie) voordelen wellicht.

€ 10.000

10

10

€

1.000

Calamiteit

Archieven ernstig beschadigd (of vernietigd)

1) CHV - plan; 2) Grootschalig conserveren en restauratie toepassen en alternatieve opslag

€ 100.000

25

4

€

4.000

3 Buitenwereld Ransomware

Hacken van database

Data niet meer Backup bestanden terugzetten toegankelijk

€ 50.000

10

10

€

5.000

4 Buitenwereld Exit-traject leverancier edepot

Diverse (faillissement, conflict, overmacht)

Uitfaseren applicatie, migratie naar nieuwe omgeving

€50.000

10

10

€

5.000

2 Calamiteit

Gevolg

Escrow overeenkomst, contracten herzien en migratie naar nieuwe, dan aan te schaffen alternatieve omgeving

30

Kans

Benodigde weerstandscapaciteit

#

Thema

Gebeurtenis

5 Buitenwereld Claim auteursrechten 6 Partners Huisvesting: andere locatie nodig door groei of aflopen contract 7 Intern Langdurige afwezigheid medewerkers of arbeidsconflict

Oorzaak

Gevolg

Mogelijke oplossingen

Financieel effect

Eens in de jaren

Onvolledige registratie Huurcontract loopt af en HFA groeit als organisatie meer dan verwacht Vertrek/ziekte medewerkers of verschil van inzicht

Claims van derden Huidige locatie voldoet wellicht niet meer

Schikken

€ 20.000

10

10

€

2.000

Uitbreiding nodig op huidige locatie of verhuizen

€ 60.000

3

33

€

20.000

€70.000

3

33

€

23.333

Benodigd weerstandsvermogen

€

60.333

Huidig weerstandsvermogen (algemene reserve nu) Verhouding (beschikbaar/nodig)

€

86.917

Onvoldoende Inhuren van tijdelijke capaciteit medewerkers. voor uitvoeren Overwegen te verzekeren taken

Kans

Benodigde weerstandscapaciteit

De risico-inventarisatie is geen uitputtende opsomming en bevat wel de belangrijkste risico’s, voor zover deze bekend zijn ten tijde van het opstellen van deze meerjarenbegroting. Het weerstandsvermogen heeft betrekking op de relatie tussen enerzijds weerstandscapaciteit oftewel financiële positie (liquiditeit en solvabiliteit) en anderzijds de niet voorzienbare risico’s welke van materiële betekenis kunnen zijn voor de financiële positie. De algemene reserve bevat als weerstandvermogen € 86k, terwijl de mogelijke impact van risico’s een omvang van ongeveer € 62k voorschrijft. Het verhoudingsgetal is voor HFA na 2024 daarom ongeveer 1,4. 1,4 is groter dan 1. Het niveau van het weerstandsvermogen is zo bezien voldoende. Het is verstandig voor HFA en haar deelnemers om te overwegen om (1) aanvullende, specifieke bestemmingsreserves te vormen voor betreffende risico’s en/of (2) de algemene reserve te verhogen bij gelegenheid. Vergelijking met voorgaande begroting Een van de belangrijkste risico’s na 2023 was het (door HFA) betalen van kosten voor de voorgenomen uittreding Rijk uit de gemeenschappelijke regeling zonder tegemoetkoming van het Rijk. Het Rijk heeft kenbaar gemaakt in 2027 uit te treden uit de regeling.

Omdat HFA en OCW inmiddels meerdere afspraken hebben gemaakt over het vergoeden van HFA door het Rijk bij uittreding, is duidelijk dat dit geen enorme hoeveelheid eigen middelen meer van HFA zal kosten. Het is daarom geen noemenswaardig risico meer na 2024. De jaarrekening van 2023 benoemde en becijferde al het risico op toenemende huisvestingskosten. Omdat het managementteam (MT) van HFA in 2024 meerdere scenario’s heeft beschreven voor het bestuur en het huidige huurcontract mogelijk afloopt in 2027, is de kans dat dit risico zich voordoet groter (omdat de afloopdatum dichterbij is). Het bedrag is nu op €60k geschat (i.p.v. € 50k).

31

1,44

Verbonden partijen Het Flevolands Archief (HFA) is als gemeenschappelijke regeling een verbonden partij voor: a. het Rijk; b. de provincie Flevoland; c. de gemeente Dronten; d. de gemeente Lelystad; e. de gemeente Urk; f. de gemeente Zeewolde; g. het waterschap Zuiderzeeland. HFA heeft zelf geen samenwerkingsverbanden met derde partijen met een verantwoordelijkheid of beslissingsbevoegdheid in een bestuur.

5.2.3. Financiering Algemeen ‘Treasury’ is het sturen en beheersen van het verantwoorden en het toezicht houden op: a. de financiële vermogenswaarden; b. de financiële geldstromen; c. de financiële posities en d. de hieraan verbonden risico’s. De treasuryparagraaf is voor de begroting en jaarrekening verplicht gesteld. Dit vloeit direct voort uit de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Het belangrijkste uitgangspunt volgens deze wet is het beheersen van risico’s. Dat uit zich in twee kwaliteitseisen. Zo is het aangaan en verstrekken van geldleningen door HFA alleen toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. Daarnaast moeten uitzettingen een prudent karakter hebben en mogen ze niet gericht zijn op het genereren van inkomsten door het lopen van overmatige risico’s. Om de risico’s verder te beperken worden de kasgeldlimiet en de renterisiconorm door de Wet FIDO gehanteerd. Wegens de in begin 2021 vastgestelde mandaat- en ondermandaatregeling bleek een Treasurystatuut niet nodig voor HFA. Daarmee verviel de noodzaak en heeft HFA geen verdere actie ondernomen. Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB) De wet vSB (zonder leenfaciliteit) houdt in dat decentrale overheden en door hen opgerichte gemeenschappelijke regelingen, al hun overtollige liquide middelen en beleggingen moeten aanhouden bij het ministerie van Financiën.

Er is een vrijstellingsgrens voor het afstorten van overtollige liquide middelen. Het bedrag dat buiten het schatkistbankieren mag worden gehouden is het drempelbedrag van € 1.000.000,-. Omdat HFA zelf regelmatig bedragen overstort naar het Rijk en een begroting heeft van circa € 1,8 miljoen, is het voor HFA realiseerbaar om zich aan de regels van het schatkistbankieren te houden.

32

Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar 2024 (1)

Drempelbedrag

1000 Kwartaal 1

(2) (3a) = (1) > (2) (3b) = (2) > (1)

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Ruimte onder het drempelbedrag Overschrijding van het drempelbedrag

Kwartaal 2

Kwartaal 4

Kwartaal 3

92

110

98

78

908

890

902

922

-

-

-

-

Omdat de begroting van HFA in de periode 2026 - 2029 een jaarlijkse omvang van ongeveer € 1,6 miljoen aan lasten heeft, is het drempelbedrag van € 1 miljoen leidend. In 2024 is HFA hier in alle kwartalen ruim onder gebleven. Momenteel voldoet HFA aan de normen van het schatkistbankieren en handelt hierin rechtmatig. Omdat de begrote lasten komende jaren nog steeds een drempelbedrag van € 1 miljoen zullen betekenen, zal HFA komende jaren ook gewoon aan het schatkistbankieren kunnen voldoen doordat het al regelmatig overtollige middelen afstort aan het Rijk. Renterisiconorm Doel van deze norm is het beperken van de gevolgen van een stijgende kapitaalmarktrente op de rentelasten van de organisatie. Dit wordt bereikt door een limiet te stellen aan dat deel van de vaste geldleningen waarover het rentepercentage in een bepaald jaar moet worden aangepast aan de geldende markttarieven. De norm stelt dat per jaar maximaal 20% van de vaste schuld in aanmerking mag komen voor herfinanciering of renteherziening, waarbij een minimum geldt van € 2,5 mln. Over dat minimumbedrag mag dus altijd risico worden gelopen. Omdat HFA alles met eigen middelen financiert en dus geen geldleningen heeft afgesloten, overschrijdt HFA het minimum niet en voldoet aan de norm. HFA handelt rechtmatig.

Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximumbedrag waarop een gemeente (en in het verlengde daarvan dus HFA) de financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,5% van de begroting. Doel van deze limiet is het beperken van de vlottende schuld. Opgemerkt wordt daarbij nog dat er een minimum geldt van € 300.000,-. De meerjarenbalans in deze begroting toont structureel dat kortlopende schulden beneden dit bedrag blijven in de periode 2026 – 2029 volgens onze prognose. Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) Op 15 mei 2016 is het BBV gewijzigd. In de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ moeten de volgende 4 kengetallen worden opgenomen. De kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Deze kengetallen hebben geen functie als normeringsinstrument maar zijn bedoeld om de financiële positie van HFA voor de Algemeen Bestuursleden inzichtelijker te maken. 33

31-12-2025

31-12-2026

31-12-2027

31-12-2028

31-12-2029

Netto schuldquote

0%

6%

6%

5%

5%

Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen

-1%

-12%

-13%

-14%

-15%

Solvabiliteit (EV/TV)

64%

50%

51%

52%

53%

Structurele exploitatieruimte

5%

10%

7%

7%

7%

Netto schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de organisatie ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Omdat HFA geen leningen heeft en wel financiële vaste activa [door vooral de vordering op het Rijk uit hoofde van het schatkistbankieren], is de ‘netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen’ nul of dichtbij nul. HFA heeft geen langlopende schulden, heeft voldoende middelen vanuit begroting en bestemmingsreserves voorhanden en is in die zin gezond qua financiering. Solvabiliteit Solvabiliteitsratio’s zijn indicaties voor het vermogen van een organisatie om aan haar verplichtingen op lange termijn te voldoen. Afgelopen jaren was het solvabiliteitsratio van HFA doorgaans hoger dan 65% en regelmatig 70%. In de meerjarenbalans daalt dit verhoudingspercentage [van eigen vermogen ten opzichte van totaal vermogen] omdat het vreemd vermogen komende jaren hoger schatten dan in het voorgaande jaren was, omdat in 2024 vooruitontvangen bedragen van het Rijk voor de cao-overstap onder overlopende passiva staan en in een jaar of vijf worden aangewend.

Structurele exploitatieruimte Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een organisatie heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. HFA heeft geen geldleningen opgenomen en financiert lopende uitgaven met lopende inkomsten en bijdragen van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling en overige bijdragen. De structurele exploitatieruimte is positief. Dit betekent dat structurele inkomsten voldoende zijn om kosten van structurele aard te kunnen dekken. Dit is ook een indicatie dat HFA financieel gezond is. Rechtmatigheid In jaarrekeningen neemt HFA een rechtmatigheidsverantwoording op. Daarbij hanteert het bestuur een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het Algemeen Bestuur bepaald en bedraagt 3 % van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee doorgaans ongeveer 34

€55.000,-. De rapporteringsgrens is overigens 1 % van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. HFA verantwoordt met de jaarrekening over het financieel rechtmatig handelen, zoals in haar financiële beheersverordening 2024 en normenkader 2024 benoemd staat. Praktisch houdt dit onder andere in: -

het binnen de begroting besteden van middelen aan daarvoor bestemde doelen en op gepaste wijze daarover rapporteren aan het bestuur;

-

zich houden aan de Europese aanbestedingsregels;

-

het volgen van de regels van schatkistbankieren.

HFA is een kleine overheidsorganisatie met specifieke taken op het gebied van archivering. De organisatie heeft geen complexe processen zoals het verstrekken van subsidies aan derden. Omdat de organisatie een beperkte omvang heeft, blijven de meeste diensten, die de organisatie bij derden inkoopt, beneden Europese drempelbedragen. Gezien de ruime minimumgrenzen voor het schatkistbankieren, lukt het HFA ook om zich structureel aan de regels van het schatkistbankieren te houden. Het management stelt het bestuur van HFA gedurende het lopende boekjaar telkens door middel van bestuursrapportages tijdig op de hoogte van eventuele afwijkingen ten opzichte van de meerjarenbegroting. EMU-saldo HFA heeft geen EMU-saldo berekend. Dit komt omdat het EMU-saldo slechts relevant is voor het verantwoorden door gemeentes, provincies en rijksoverheden over hun eigen organisaties in EU verband. Het verband leggen tussen uitgaande en binnenkomende geldstromen is daarom niet relevant voor een gemeenschappelijke regeling zoals HFA.

35

6.

Financiële begroting

6.1.

Overzicht baten en lasten en de toelichting 2026

Baten 1.925.541

Programma Archieven

Lasten 1.833.833

1.925.541

Algemene dekkingsmiddelen

Saldo 91.708 1.925.541

Heffing VPB

0

0

Bedrag onvoorzien

0

0

516.763

-516.763

20.000

1.000

19.000

1.905.541

1.316.070

589.471

Taakveld 0.1 Overhead Taakveld 0.5 Treasury Taakveld 5.5 Cultureel Erfgoed

91.708

Saldo baten en lasten Onttrekkingen en toevoegingen aan de reserves (Taakveld 0.10 mutaties reserves)

-91.708 0

0

0

Resultaat (Taakveld 0.11 resultaat van de rekening baten en lasten) Onderdeel van het programmaplan is een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen, een overzicht van overhead, het bedrag voor de heffing vennootschapsbelasting en het bedrag voor onvoorzien. Volledigheidshalve hebben we hierbij ook inzicht gegeven in diverse taakvelden van HFA. Voor het begrotingsjaar ziet dit er als volgt uit Archieven: Archivering is het programma, waarop alle baten en lasten van HFA betrekking hebben. Algemene dekkingsmiddelen: onder deze post hebben we de bijdragen van de deelnemers in de gemeenschappelijk regeling verantwoord. Overhead: De overhead bevat het relatieve deel van personeelskosten dat volgens de BBV notitie overhead daartoe te rekenen valt. Praktisch hebben we het relatieve deel aan overheadsfuncties in de totale formatie in FTE (gebaseerd op cijfers uit jaarrekening 2024) toegepast op begrote personeelskosten en zo toegerekend aan dit taakveld. Taakveld Treasury betreft bankkosten en/of rentes. Taakveld Cultureel Erfgoed betreft de primaire taken van HFA op het gebied van archivering. Bedrag onvoorzien: Eenmalige (onvoorziene) bedragen/ compensatie. HFA begroot onvoorziene kosten niet separaat. Enerzijds beschouwen 10% van de kosten als zijnde incidenteel van aard,

36

anderzijds hebben we de algemene reserve en/of bestemmingsreserves voor generieke of specifieke tegenvallers. Heffing VPB: HFA voorziet geen heffing VPB. HFA verricht immers geen activiteiten waarvoor de organisatie vennootschapsbelastingplichtig is.

37

6.2.

Overzicht structurele en incidentele baten en lasten

Lasten

Begroting

Begroting

Begroting

Begroting

2026

2027

2028

2029

Structureel

1.650.450

1.693.076

1.738.058

1.783.858

Incidenteel

183.383

188.120

193.118

198.206

Totaal Lasten

1.833.833

1.881.196

1.931.175

1.982.065

Structureel

1.830.541

1.826.418

1.873.595

1.922.112

Incidenteel

95.000

55.000

60.000

60.000

Totaal baten

1.925.541

1.881.418

1.933.595

1.982.112

Saldo (baten - lasten)

91.708

222

2.420

47

Onttrekkingen en toevoegingen reserves

-91.708

-222

-2.420

-47

0

0

0

0

Baten

Resultaat

HFA schat in dat 10% van de jaarlijkse lasten een incidenteel karakter heeft. Ook beschouwt HFA de overige baten als incidenteel. HFA past het voorzichtigheidsbeginsel toe (om baten te schatten wanneer zij zeker zijn en kosten in te schatten wanneer HFA deze verwacht). Omdat we begrotingsneutraal begroten, is het begrote resultaat telkens nul in komende jaren. Wel geldt dat we om bestemmingsreserves zo goed mogelijk aan te wenden, te zijner tijd hogere onttrekkingen voor kunnen stellen gedurende de betreffende jaren. Zoals gebruikelijk stelt het management van HFA dergelijke onttrekkingen of dotaties op gepaste wijze voor in bestuursrapportages en bestuursvergaderingen.

38

6.3.

Nr

Omschrijving

Meerjarenbegroting 2025-2028

Realisatie 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Begroting 2028

Begroting 2029

Lasten 1.216.556

1.103.404

1.264.804

1.283.776

1.303.033

1.322.579

226.405

214.942

247.390

263.032

280.923

299.350

50.701

88.970

91.639

94.388

97.219

100.136

199.323

135.000

200.000

205.000

210.000

215.000

22.541

30.000

30.000

35.000

40.000

45.000

1.715.526

1.572.316

1.833.833

1.881.196

1.931.175

1.982.065

1.053.797

1.068.358

1.403.558

1.445.665

1.489.035

1.533.706

410.901

421.591

426.983

380.753

384.561

388.406

166.394

10.000

95.000

55.000

60.000

60.000

Totaal baten

1.631.092

1.499.949

1.925.541

1.881.418

1.933.595

1.982.112

Saldo Toevoegingen aan reserves en voorzieningen Onttrekkingen aan reserves en voorzieningen

-84.434 0

-72.367 0

91.707 91.707

221 221

2.420 2.420

47 47

84.434

72.366

0

0

0

0

Saldo van baten en lasten

0

0

0

0

0

0

1 Personeel 2 5, 7, 9,1 1

Bedrijfsvoering Collectiebeheer, Archiefbeheersysteem Dienstverlening en Archiefbewaarplaats E-depot en projecten

13 15 Afschrijvingen Totaal lasten

2 4

Baten Bijdragen rijk, gemeenten en provincie en waterschap Bijdrage Edepot Overige bijdragen en overige baten

Toelichting op de lasten en baten: NB I: Zoals gebruikelijk, zijn de cijfers over 2025 onveranderd ten opzichte van de meerjarenbegroting 2025 – 2028. Eventuele begrotingsaanpassingen stelt het management via bestuursrapportages op gepaste wijze voor aan het bestuur van HFA. Saldo van baten en lasten na onttrekkingen of dotaties In 2026 begroten we een dotatie van meer dan € 90k. In daaropvolgende jaren kennen dotaties een beperkte omvang. HFA begroot een dotatie, wanneer de organisatie een overschot heeft. HFA heeft begrotingsneutraal begroot: door middel van dotaties of onttrekkingen is het uiteindelijke, begrote resultaat telkens € 0,-. Het positieve resultaat vooraf onttrekkingen of 39

dotaties is van beperkte omvang en komt hoofdzakelijk doordat deelnemers van HFA vanaf 2026 (mits het bestuur daarmee akkoord gaat) via reguliere bijdragen de organisatie compenseren voor gestegen kosten. Hierdoor ontstaat een begrotingsevenwicht in 2026. De volgende zaken zijn nog niet begroot: 1.

Indexering van de Rijksbijdrage in 2025 en verder Het Rijk bepaalt autonoom de indexatie over de rijksbijdragen en keert deze indexering doorgaans in het derde kwartaal van een jaar uit. In voorgaande jaren indexeerde het Ministerie van OCW meer dan wij hadden begroot. Het effect varieert tussen €20k en €30k per jaar. Voor 2025 en verder is deze indexatie niet begroot: we verwachten dat deze door inflatie ook weer tienduizenden euro’s zal omvatten. Dit is een niet-begroot voordeel.

2. Verhoging van deelnemersbijdrage en/of bijdrage voor e-Depot vanaf 2027 Tot en met 2026 betaalt het ministerie van OCW € 50k per jaar aan HFA voor de opstartfase van een e-depotvoorziening. Vanaf 2027 vervalt deze bijdrage. Hoewel HFA aan het bestuur heeft voorgesteld om deelnemers dit te laten compenseren via de eigen bijdrages voor de e-depotvoorziening, heeft het bestuur hier nog niet toe besloten. HFA blijft (om op hetzelfde niveau dienstverlening te kunnen voortzetten) wel uitgaven behouden voor het e-Depot. Het bestuur kan ook overwegen om HFA via de reguliere bijdragen te compenseren vanaf 2027. 3. Ontwikkelingen in ICT HFA heeft in een recent verzoek aan het bestuur gedaan om meer uit te geven aan ICT. Meerdere ontwikkelingen, zoals risico’s rondom hacking, datalekken en privacyschendingen, vormen reden voor HFA om meer uit te willen geven aan ICT. Omdat het bestuur slechts voornemens is om een minimale verhoging daarvoor in de verhoging van deelnemersbijdrage te verwerken, zijn deze uitgaven als toekomstige ontwikkeling nog niet volledig begroot. HFA heeft meer middelen nodig dan beschikbaar zijn. Lasten Personeel Met betrekking tot de personeelslasten als onderdeel van de beheerskosten geldt dat voor HFA de rechtspositieregeling van het Rijk van toepassing is.

De raming salarissen inclusief vakantiegelden en overige personele lasten is in eerste instantie gebaseerd op de bestaande lasten uit de jaarrekening 2024. Vervolgens verhogen wij dit bedrag met de indexering (van 1,5% gebaseerd op de minimale verwachting voor nog te maken cao-afspraken vanaf 2026) en wat verwachte uitgaven rondom de cao-overstap. Bedrijfsvoeringskosten De lasten zijn gebaseerd op de begroting 2025 en voor 2026 – 2029 verhoogd met een prijsindex van 3%. In 2026 schatten we deze kosten eenmalig hoger in, omdat HFA tot de uittreding van het Rijk als deelnemer nog aanloopkosten hiervoor maakt. OCW vergoedt deze weliswaar (en dat hebben we ook begroot in de overige baten), maar vanuit het idee van reëel begroten hebben we deze kosten (ondanks het begrotingsneutrale effect) volledigheidshalve opgenomen. Vanaf 2027 verwachten we een verandering in huisvesting en meer kosten voor duurzaamheid. Daarom begroten we € 35k extra voor bedrijfsvoeringskosten vanaf 2027. In 2028 en 2029 begroot 40

HFA een verdere groei van uitgaven voor bedrijfsvoering, omdat we beschikbare middelen inzetten voor uitdagingen op het gebeid van ICT. Collectiebeheer/ Archiefbeheersysteem /Dienstverlening en Archiefbewaarplaats De lasten zijn gebaseerd op de begroting 2025 en voor 2026 - 2029 verhoogd met een prijsindex van 3%. Het Flevolands Archief maakt gebruik van een eigen collectiebeheersysteem (CBS), zijnde MAIS Flexis om de beheerde archieven en collecties goed te kunnen beheren. MAIS Flexis combineert de toegangen op de archieven en collecties, de fysieke bergplaats, de bezoekersregistratie, de uitleenadministratie, de beperkingen van de openbaarheid etc. Het collectiebeheersysteem vormt de basis voor de presentatie van de archieven op de website. E-Depot en projecten De lasten voor e-Depot en projecten zijn gebaseerd voor de lasten in de jaarrekening van 2024 en schatten we structureel in op circa €200k vanaf 2026 in deze kostencategorie voor uitgaven aan derden. In de jaren daarop neemt dit toe. Het grootste deel van de kosten voor het edepotvoorziening betreft overigens salariskosten (en die begroot HFA onder personeelskosten). Het bestuur heeft eind 2022 een schatting van € 0,4 miljoen aan structurele kosten voor de edepotvoorziening aanvaard als zijnde reëel. Een deel hiervan is bedoeld ter dekking van drie FTE voor medewerkers om het e-Depot in te richten en te beheren.

Daarnaast verwacht HFA kosten voor ontwikkeling en implementatie, de aanschaf van ICT-middelen en jaarlijkse licentiekosten voor software van een SaaS-dienstverlening door een externe leverancier. Afschrijvingen De afschrijvingskosten hebben we berekend op basis van de geraamde boekwaarden van de investeringen per 31 december 2024 en onze verwachte investeringen in komende jaren. In 2025 stelt HFA een ICT-plan op om meer inzicht te verkrijgen in mogelijke investeringen in ICTmiddelen. HFA verwacht vervangingsinvesteringen uit te voeren voor meerdere laptops en mobiele telefoons, die al ouder zijn dan vijf jaar. Afschrijvingen vinden conform de nota Investerings- en Afschrijvingsbeleid plaats op de volgens het BBV gebruikelijke afschrijvingstijdsduren. Investerings- en afschrijvingsoverzicht 2026- 2029 Programma Begroting

Begroting

Begroting

Begroting

2026

2027

2028

2029

Verbouwingen en inrichtingen

10.000

10.000

10.000

10.000

Computerapparatuur

20.000

25.000

30.000

35.000

30.000

35.000

40.000

45.000

HFA heeft recentelijk geïnvesteerd in enerzijds verbouwingen van haar werkomgeving (zoals aanpassingen aan de studiezaal en inrichting depot voor audiovisuele collecties) en anderzijds in 41

ICT-middelen (waaronder een storage met aanzienlijk meer terabytes opslag voor het e-Depot). Deze ontwikkelingen zetten zich in de periode 2026 – 2029 voort. De begrote bedragen zijn [vooruitlopend op toekomstige investeringen en een ICT-plan] voor beide categorieën en vooral ICT-middelen hoger begroot dan op dit moment aan afschrijvingen nodig is voor bestaande activa. HFA verwacht onder andere veel oude laptops en mobiele telefoons te vervangen. In de periode 2026-2029 overwegen we onder andere de volgende investeringen: 1. Een sluis en andere aanpassingen aan het depot voor de audiovisuele collectie (AV); 2. Vervanging van oude hardware (laptops, mobiele telefoons en dergelijke) voor medewerkers; 3. Klimaattechnische aanpassingen aan depots; 4. Een nieuwe firewall (upgrade in hardware en software); 5. Een in hoogte verstelbare ‘ompaktafel’; 6. Meubilair voor een ‘scanstraat’/’scankamer’ (tafeltjes, eenvoudige bureaustoel); 7. Verrijdbare bijzetkastjes; 8. Stellingkasten voor een (toekomstige) opslagruimte bij de kantoorwerkplekken (voor het veilig opslaan van computerapparatuur en andere hardware); 9. In hoogte verstelbare balie studiezaal; 10. Nieuwe servers. Met de bestuursrapportages houdt het management van HFA het bestuur op gepaste wijze op de hoogte van voorgenomen investeringen. Deze investeringen zijn afhankelijk van de beschikbare financiële middelen.

Baten Bijdragen Rijk, gemeenten, provincies, waterschap en derden Conform artikel 19, derde lid, van de gemeenschappelijke regeling past HFA de bijdragen jaarlijks aan op de correctie voor loon- en prijsstijgingen. Dit kan HFA vanwege de formele bevoegdheden van de wetgever niet bindend aan het Rijk opleggen. Daarom staat in de regeling dat de bijdrage van de Minister jaarlijks ‘kan’ worden aangepast. De afspraak is dat deze aanpassing als regel (voor zover de wetgever daarvoor de nodige middelen ter beschikking stelt) jaarlijks plaatsvindt. Voor de bijdragen van de provincie, de gemeenten en het waterschap geldt dat HFA deze jaarlijks aanpast met het door provinciale staten voor dit doel jaarlijks vastgestelde percentage voor loon- en prijsstijgingen die geldt voor goederen/diensten. Momenteel heeft HFA aan het bestuur voorgesteld om de reguliere bijdragen vanaf 2026 aanzienlijk te verhogen voor (1) noodzakelijke kosten, (2) reëel begroten om de organisatie in huidige omvang in stand te houden en (3) toekomstbestendigheid. Op basis van een besluit uit een vergadering van het Algemeen Bestuur in maart 2025, begroten wij een verhoging van de reguliere bijdragen voor (1) noodzakelijke kosten en voor (2) reëel begroten voor andere, noodzakelijke ontwikkelingen om de organisatie in stand te houden.

42

Gr deelnemers

Historische Historische bijdrage volgens indexaties GR HFA t/m 2025

Bijdrage 2025

Voorgestelde, minimale aanpassing voor noodzakelijke kosten & reëel begroten instandhouding organisatie in Totale 2026 bijdrage 2026

Rijksbijdrage

€ 416.000

€ 142.097

€ 558.097

€ 164.248

€ 722.345

Provincie Flevoland

€ 66.765

€ 12.506

€ 79.271

€ 26.816

€ 106.087

Gemeente Lelystad

€ 167.560

€ 31.386

€ 198.946

€ 67.040

€ 265.986

Gemeente Dronten

€ 88.571

€ 16.591

€ 105.162

€ 35.196

€ 140.358

Gemeente Zeewolde

€ 48.251

€ 9.038

€ 57.289

€ 16.760

€ 74.049

Gemeente Urk

€ 43.612

€ 8.170

€ 51.782

€ 18.436

€ 70.218

Waterschap Zuiderzeeland

€ 15.000

€ 2.811

€ 17.811

€ 6.704

€ 24.515

Totaal

€ 845.759

€ 222.599

€ 1.068.358

€ 335.200

€ 1.403.558

Gehanteerde indices: Rijksbijdrage en de overige deelnemers prijsindex 3% op basis van de nationale consumentenprijsindex (cpi) van het Centraal Planbureau (CPB). Hoewel het Rijk als deelnemer vermoedelijk vanaf 1 januari 2027 uittreedt, heeft zij toegezegd haar bijdrage aan HFA voort te zetten. Voor de begroting verandert de berekeningssystematiek van bijdragen daarom nu niet. Bijdragen e-Depot Vanaf 2022 verstrekt het Rijk incidentele compensaties. Vertaling van de relevante bedragen zijn opgenomen in onze begroting 2025 - 2028 (€ 50k jaarlijks tot en met 2026): RHC’s ontvangen ieder een zogeheten kenniscomponent op het terrein van informatie, archief en digitalisering. Deze bedraagt als vast bedrag (d.w.z. geen indexering) € 50.000 per RHC gedurende vijf jaar [van 2022 tot en met 2026]. Na vijf jaar stopt deze overbruggingstoelage. De deelnemers van de GR (minus het Rijk) maken, zoals gezamenlijk in 2023 afgesproken, de volgende jaarlijkse bedragen over vanaf 2024 ter financiering van structurele kosten voor de edepotvoorziening. Deze bijdrage is voor 2025 aangepast op de meeste recente cijfers van inwonersaantallen van gemeentes (2024), zoals het Centraal Bureau voor Statistiek (CBS) die verzameld heeft voor gemeentes. Het inwonersaantal van de provincie is verkregen via allecijfers.nl.

43

Bijdrage e-depotvoorziening per deelnemer van 2026 Organisatie Lelystad Dronten Urk Zeewolde Provincie Flevoland Waterschap Zuiderzeeland Totaal

€ per jaar € € € € € € €

115.610 60.987 30.192 32.861 99.182 38.151 376.983

Via het ‘kostenmodel’ is deze bijdrage op basis van inwonersaantallen (in kolom ‘Q’) als volgt berekend:

Organisatie

P (= prijs)

Lelystad Dronten

€ 1,10 € 1,10

Urk

€ 1,10

Zeewolde Provincie Flevoland Waterschap Zuiderzeeland

Q (= eenheid) 84.080

U (= G (= R (= A (= uitzongrootte) risico) archief) dering)

C (=correctie)

€ per jaar

1

1

1

1,25

1

€ 115.610,00

44.354

1

1

1

1,25

1

€ 60.986,75

21.958

1

1

1

1,25

1

€ 30.192,25

€ 1,10

23.899

1

1

1

1,25

1

€ 32.861,13

€ 1,10

450.826

0,16

1

1

1,25

1

€ 99.181,72

€ 1,10

84.080 0,33

1

1

1,25

1

€ 38.151,30 € 376.983

Totaal

1.

Indexering van de bijdrage voor het e-Depot

Vanaf 2024 dragen deelnemende gemeentes, de provincie en het waterschap aanvullende middelen bij voor de gezamenlijk e-depotvoorziening. Deze is met het ‘kostenmodel’ gebaseerd op onder andere een bijdrage van €1,10 per burger. Dit bedrag per burger is niet geïndexeerd sinds 2022. Vanaf 2027 draagt OCW geen € 50k per jaar meer bij. Om realistisch te begroten en de e-depotvoorziening in de huidige omvang in stand te houden, begroot HFA vanaf 2027 een bijdrage van € 1,35 per burger. Na een besluit van het bestuur past HFA dit aan in toekomstige begrotingen. Om het vervallen van de tijdelijke bijdrage van OCW van €50k jaarlijks te compenseren, is een verhoging naar € 1,25 per burger noodzakelijk vanaf 2027. Omdat de bijdrage per burger sinds 2024 niet is geïndexeerd, adviseert HFA het bestuur om een aanpassing naar €1,35 per burger vanaf 2026 toe te passen in het kostenmodel. Het bestuur kan alsnog besluiten dit te doen vanaf 2027. Overige baten De raming voor ‘overige bijdragen en overige baten’ heeft HFA gebaseerd op werkelijke baten

44

2024 en voor 2026 – 2029 structureel aangepast, door voor een viertal zaken per jaar voorzichtig baten te schatten: (1) Aanloopkosten uittreding Rijk HFA krijgt een vergoeding van OCW voor gemaakte aanloopkosten voor de mogelijke uittreding van het Rijk als deelnemer in de gemeenschappelijke regeling. HFA schat dit op € 30.000,- in 2026; (2) Rentebaten De rentebaten bevinden zich inmiddels rond de twintigduizend euro op jaarbasis. € 20.000,- blijft dan een voorzichtige en gepaste begrote waarde voor overige opbrengsten; (3) Opbrengsten uit eventuele dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) HFA verleent diensten aan deelnemende overheidsorganisaties. De deelnemers in de gemeenschappelijke regeling HFA (GR HFA) hebben ook verbonden partijen, waarop archivarissen van HFA inspecties uitvoeren. Omdat deze inspanningen in omvang zijn toegenomen afgelopen jaren, voert het management van HFA gesprekken met deze andere overheidsorganisaties om een gepaste vergoeding af te spreken in dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s). Opbrengsten hiervoor zijn vanaf 2025 op €10k per jaar begroot, met een groei naar €20k per jaar in 2029. Omdat het gaat om vier partijen en een verwachte omvang tussen de € 5k en €10k per jaar per partij, zijn de begrote bedragen voorzichtig geschat.

(4) Vergoedingen van het Rijk voor de cao-overstap van HFA Eind 2024 heeft HFA van OCW € 170k ontvangen vooruitlopend op kosten, die HFA mogelijk maakt in een cao-overstap. De kosten daarvan zijn deels voor een periode van vijf jaar na de overstap. In de eerste jaren verwacht HFA bij de overstap zelf extra kosten te maken (voor het bepalen van nieuwe salarissen, aanpassingen in het salarissysteem en dergelijke). In 2026 schat HFA € 35k daarom van deze middelen uit de overlopende passiva aan te wenden (als overige baten) en vanaf 2027 schat HFA dit op € 20k per jaar. De opgenomen schattingen zijn passend gezien de incidentele aard, de beperkte omvang van de overige baten en de gemaakte afspraken met onder andere het Ministerie van OCW hierover.

45

Toelichting over bestemmingsreserves Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Na 2024 zien naar verwachting de bestemmingsreserves er als volgt uit: Omschrijving BR voor beheer en behoud Audiovisuele en fotocollectie (AVcollectie)

Stand per 31 december 2024 74.000

BR Knelpuntenpot personeel

109.854

Afschrijvingslasten herinrichting studiezaal

28.363

Totaal bestemmingsreserves

212.217

Algemeen De (specifieke) onttrekkingen aan deze bestemmingsreserves zijn nog niet bepaald voor 2025 en verder. De afschrijvingsreserves voor het depot van de audiovisuele collecties (AV) en voor de studiezaal hebben een structureel karakter. Vanaf 2025 schrijft HFA minstens € 4k per jaar en vanaf 2026 wellicht €7k hierop af in totaal en onttrekt deze aan bestemmingsreserves. Zoals gebruikelijk is, doet HFA tijdens de begrotingsjaren door middel van bestuursrapportages voorstellen aan het bestuur om op gepaste wijze aan deze bestemmingsreserves middelen te kunnen onttrekken. Toelichting per bestemmingsreserve – bestaande bestemmingsreserves BR voor beheer en behoud Audiovisuele en fotocollectie (AV-collectie) In voorgaande jaren heeft HFA middelen verkregen om haar audiovisuele en fotocollectie (AVcollectie) te beheren en te behouden. HFA heeft de ambitie om de separate depotruimte voor audiovisueel materiaal optimaal in gebruik te nemen. Ter dekking hiervan heeft HFA destijds middelen gereserveerd in deze bestemmingsreserve om de toekomstige afschrijvingslasten na ingebruikname te dekken. De omvang van deze bestemmingsreserve is gebaseerd op de oorspronkelijk geschatte omvang van projecten rondom de audiovisuele projecten.

Het is voor 2026 - 2029 de verwachting dat HFA deze depotruimte intensiever kan gebruiken en ook nieuwe digitaliseringsacties op de collectie uit kan voeren. Onttrekking van de reserve vindt op zijn vroegst vanaf 2026 plaats omdat dit het boekhoudkundige gebruik van HFA is bij investeringen (om een jaar na ingebruikname van activa te beginnen met afschrijven). De jaarlijkse afschrijvingen vanaf 2026 zijn dan circa € 3k per jaar om in tien jaren af te schrijven. Met onze AV-medewerker schatten we vervolgens in hoe we de resterende middelen inzetten om eerder gestelde doelen voor de audiovisuele- en fotocollectie te realiseren op de lange termijn (inclusief digitalisering). HFA heeft in het verleden al middelen geïnvesteerd in deze depotruimte en wil plannen maken om de technische uitdagingen op het gebied klimaatbeheersing op te lossen. Audiovisueel materiaal heeft voor langdurige bewaring een gekoelde ruimte nodig.

46

Bestemmingsreserve knelpuntenpot personeel. De bestemmingsreserve knelpuntenpot personeel bevat middelen om knelpunten op te vangen bij ziekte of langdurige uitval van medewerkers op cruciale posities en andere aangelegenheden rondom het personeel (zoals vanuit wet- & regelgeving). In recente jaren heeft HFA middelen aan deze bestemmingsreserve toegevoegd. HFA heeft in 2024 hier middelen uit onttrokken om het begrotingstekort op salariskosten te dekken en ook middelen aan de voorziening voor spaarverlof toe te voegen. Ook niet-begrote tegenvallers (zoals cao-ontwikkelingen) kan HFA in eerste instantie met deze bestemmingsreserve opvangen. Afschrijvingslasten herinrichting studiezaal In voorgaande jaren heeft HFA geïnvesteerd in de herinrichting van de studiezaal. De kosten van de investering schrijft HFA na ingebruikname in 5 jaar af. Vanaf boekjaar 2022 schrijft HFA hierover af en dit bedraagt circa € 4k per jaar. De afschrijvingen en onttrekkingen zet HFA komende jaren voort. Toelichting per bestemmingsreserve – mogelijk nieuw te vormen bestemmingsreserves Het bestuur kan in de toekomst overwegen om nieuwe bestemmingsreserves te vormen. Dit kan bijvoorbeeld uit het resultaat over toekomstige jaren gebeuren. Onderwerpen van projecten, waarvoor het bestuur van HFA nieuwe bestemmingsreserves kan vormen, zijn onder andere: 1.

Toekomstbestendigheid De mogelijke uittreding van het Rijk als deelnemer in de gemeenschappelijke regeling (in 2027) betekent voor HFA organisatorische en bestuurlijke inspanningen. Deze inspanningen zijn wellicht groter dan wat we in de reguliere begroting doorgaans begroten. Daarom kan HFA het vormen van een bestemmingsreserve overwegen om zo extra middelen hiervoor beschikbaar te maken. Toekomstbestendigheid kan in brede zin bijvoorbeeld ook opleiding van personeel betreffen.

2. Huisvesting Samen met de provincie, die zowel deelnemer in de gemeenschappelijke regeling als onze huidige verhuurder is, onderzoekt HFA scenario’s voor huisvesting op de lange termijn. Medio 2027 loopt het huidige contract af. Een eventuele al dan niet gedeeltelijke verhuizing betekent extra kosten. Een bestemmingsreserve kan daarin voorzien. 3. Overige (bedrijfs)risico’s In de risico-inventarisatie van deze meerjarenbegroting staan risico’s, die het bestuur eerder in beeld heeft gebracht. Deze hebben we vertaald naar kans van optreden in jaren en impact. Het bestuur kan overwegen om voor dergelijke risico’s aanvullende bestemmingsreserves te vormen. Een voorstel om nieuwe bestemmingsreserves te vormen kan het management van HFA bijvoorbeeld via de 1e bestuursrapportage 2025 aan het bestuur doen.

47

Toelichting per bestemmingsreserve – ‘oude’ bestemmingsreserves om wellicht aan te vullen Bestemmingsreserves, die in het verleden volledig zijn aangewend Met de jaarrekeningen over 2022 en 2023 heeft HFA meerdere bestemmingsreserves volledig benut. De deelnemers in de gemeenschappelijke regeling hebben in het verleden financiële middelen bijgedragen voor specifieke doelen. In voorgaande jaren heeft HFA deze middelen aangewend als financiering voor activiteiten, die deze doelen helpen realiseren. Onderstaande tabel geeft weer welke benutte bestemmingsreserves dit betreft: Omschrijving

Stand per 31 december 2024

BR Ontwerp en implementatie ICT

0

BR Ontwerp en implementatie Financiën

0

BR Collectiebeheerssysteem

0

BR Digitalisering meest geraadpleegde bronnen

0

BR Opleidingen

0

BR DTR en e-Depot

0

Het doel van deze bestemmingsreserves was zoal: Bestemmingsreserve ontwerp en implementatie ICT Deze bestemmingsreserve voor ICT bevatte middelen voor ontwerp, implementatie en doorontwikkeling van de ICT-omgeving van HFA in brede zin. Een doel van de bestemmingsreserve is het inrichten van een efficiënte ICT-organisatie voor de diverse primaire en ondersteunende taken van het archief. Het betreft onder meer de inrichting van de kantoorautomatisering, het treffen van voorbereidingen voor de projecten e-Depot, nieuwe website, informatiebeheer intern en de implementatie van (nieuwe) wet- en regelgeving. Bestemmingsreserve ontwerp en implementatie Financiën Deze bestemmingsreserve voor financiën bevatte voorheen middelen voor ontwerp, implementatie en doorontwikkeling van de financiële aspecten van HFA in brede zin. Praktisch gezien ging het om optimalisatie van financiële zaken. HFA kan vanuit het resultaat nieuwe middelen toevoegen hieraan om verdere optimalisatie van financiële processen bij HFA voort te zetten. Bestemmingsreserve CBS Aan de bestemmingsreserve collectiebeheersysteem (CBS) heeft HFA in recente jaren middelen toegevoegd en onttrokken. Deze bestemmingsreserve is bedoeld voor het opvangen van de extra organisatiekosten voor de aansluiting op het collectiebeheersysteem (CBS).

Het kan dan bijvoorbeeld gaan om aanvullende opleiding, conversie of verbetering van aanvullende databestanden.

48

Bestemmingsreserve DTR en e-Depot In voorgaande jaren heeft HFA middelen vanuit de Rijksoverheid ontvangen om verder vorm te kunnen geven aan digitalisering van rijksarchieven. Tot 2021 heette dit Digitale Taken Rijk (DTR). Daar hoorde tot die tijd ook de gezamenlijke ontwikkeling van het e-Depot met het Rijk bij. HFA ontving daarnaast in voorgaande jarenmiddelen van zijn deelnemers om een e-depotvoorziening voor de eigen organisatie en voor zijn deelnemers (minus het Rijk) op te kunnen zetten. Dit omdat de gezamenlijke ontwikkeling van een e-Depot met het Rijk is gestaakt. HFA gebruikt daarom deze middelen voor het opstarten van een eigen e-depotvoorziening. Een dergelijke bestemmingsreserve kunnen we in de toekomst gebruiken voor allerlei projectmatige uitdagingen in de doorontwikkeling van de gezamenlijke e-depotvoorziening Bestemmingsreserve digitalisering meest geraadpleegde bronnen De bestemmingsreserve digitalisering meest geraadpleegde bronnen is onder andere bedoeld voor het digitaliseren van 20 procent van alle voldoende ontsloten archieven van gemeenten, waterschap en provincie (totaal ca. 500 m) die onderzoekers, ambtenaren en burgers regelmatig raadplegen. We verlenen hierin voorrang aan collecties waar de meeste vraag naar is.

In voorgaande jaren heeft HFA veel aandacht besteed aan scanning on demand door eigen personeel hiervoor in te zetten om documenten te scannen. Inmiddels besteden we door de grote vraag een deel hiervan uit. Bestemmingsreserve opleidingen De bestemmingsreserve opleiding is bedoeld om HFA als lerende organisatie en zijn werknemers nog meer gelegenheid te beiden voor het opdoen en doorontwikkelen van kennis, expertise en vaardigheden.

49

6.3.

Balans 2026 – 2029

BALANS VAN HET FLEVOLANDS ARCHIEF Activa Vaste activa: Materiele vaste activa

31-12-2024 31-12-2025 31-12-2026

31-12-2027

31-12-2028 31-12-2029

130.750

206.592

120.750

105.750

85.750

60.750

Uitzettingen

339.830

47.321

354.172

359.393

371.813

386.860

Liquide middelen

100.996

84.713

100.996

100.996

100.996

100.996

Overlopende activa

56.717

13.031

56.717

56.717

56.717

56.717

628.294

351.657

632.635

622.856

615.276

605.323

31-12-2024 31-12-2025 31-12-2026

31-12-2027

Vlottende activa:

Passiva

31-12-2028 31-12-2029

Vaste passiva Eigen vermogen

299.144

226.777

318.484

318.705

321.125

321.172

Voorzieningen

14.184

4.542

34.184

44.184

54.184

64.184

314.966

120.337

279.966

259.966

239.966

219.966

628.294

351.657

632.635

622.856

615.276

605.323

Netto vlottende schulden: Kortlopende schulden

NB: Zoals gebruikelijk, zijn de cijfers over 2025 onveranderd ten opzichte van de meerjarenbegroting 2025 – 2028. Recente ontwikkelingen uit 2024, die zich voortzetten in de meerjarenbalans vanaf 2026, zijn (1) jaarlijkse toename voor de voorziening voor spaarverlof en (2) onder overlopende passiva van OCW vooruit ontvangen bedragen voor de cao-overstap, waarvoor HFA komende jaren nog kosten maakt. HFA geeft de cijfers van het eigen vermogen als totaal weer. Het eigen vermogen is de som van algemene reserve, bestemmingsreserves en resultaat.

50

Toelichting op de balans 2026-2029 Activa Vaste activa De boekwaarden hebben we gebaseerd op de waarden per 31 december 2024 en vervolgens aangepast met wat schattingen voor mogelijke investeringen en begrote afschrijvingen. Vlottende activa De raming 2026-2029 voor Vorderingen (uitzetting), overlopende activa en liquide middelen hebben we in eerste instantie gebaseerd op waarden uit de jaarrekening 2024. Vervolgens hebben we [voor balansevenwicht] een toename van de activa geschat om de verwachte stijging in het eigen vermogen en vreemd vermogen te volgen. Passiva Eigen vermogen Het eigen vermogen is nu als de som van algemene reserve, bestemmingsreserve en resultaat weergegeven. De algemene reserve blijft naar verwachting binnen een bedrag van 10% van de bijdrage van de deelnemers (waaronder de bijdrage vanuit de Rijksoverheid). Dat is rechtmatig. Bestemmingsreserve ontwikkelen zich in de praktijk naar gelang het resultaat. De bestemmingsreserves nemen af door de begrote onttrekkingen of nemen toe door begrote dotaties, die zich in de meerjarenbegroting voordoen om begrotingsneutraal te blijven. De bestemmingsreserves zijn elders in deze meerjarenbegroting uitgebreider toegelicht. Kortlopende schulden De raming 2026-2029 voor kortlopende schulden hebben we gebaseerd op de jaarrekening 2024 met als aanname dat deze gelijksoortig blijft.

We verwachten wel afnames, omdat we onder de overlopende passiva van OCW middelen hebben ontvangen voor de cao-overstap en die verwachten we ook aan te wenden in de periode 2026 – 2029.

51

Vaststellingsbesluit Aangeboden door de directeur van Het Flevolands Archief Als ontwerpbegroting 2026-2029 opgesteld en aangeboden aan het Algemeen Bestuur op 26 juni 2025. De directeur van Het Flevolands Archief

mw. drs. M.P.H. van der Sommen

Algemeen Bestuur Vastgesteld door het Algemeen Bestuur van Het Flevolands Archief op 3 juli 2025.

de directeur,

de voorzitter,

mw. drs. M.P.H. van der Sommen

dhr. S. Kruis 52