Bijlage 2. Ontwerpbegroting HFA 2026-2029

PROGRAMMABEGROTING - PERIODE 2026 T/M 2029 -

HET FLEVOLANDS ARCHIEF MAART 2025

1

1. Samenstelling van het bestuur van Het Flevolands Archief (situatie 01-01-2025): Het Dagelijks Bestuur bestaat uit: De heer S. Kruis (namens gemeente Lelystad) Mevrouw A. Ponsioen (namens Het Rijk) De heer J. Klopman (namens provincie Flevoland)

Het Algemeen Bestuur bestaat uit: Het Dagelijks Bestuur De heer S. J. Lap (namens gemeente Dronten) De heer F. Brouwer (namens gemeente Urk) De heer J. Lodders (namens waterschap Zuiderzeeland) De heer S. Scheffer (namens gemeente Zeewolde)

2

Inhoudsopgave 1.

Samenstelling van het bestuur van Het Flevolands Archief (situatie 01-01-2025): .................. 2

2.

Voorwoord ..................................................................................................................... 4

3.

Inleiding .......................................................................................................................... 7

4.

Hoofdlijnen van de begroting ........................................................................................... 8 4.1.

Algemeen ................................................................................................................ 8

4.2.

Indexering ................................................................................................................ 8

4.3.

Uitgangspunten Programmabegroting 2026 -2029 ....................................................... 9

5.

Beleidsbegroting: programmabegroting .......................................................................... 10 5.1.

Programma Archivering ........................................................................................... 10

5.1.1.

Programmadoel: Wat willen we bereiken? ........................................................... 10

5.1.2.

Beoogde maatschappelijke effecten .................................................................. 10

5.1.3.

Effectenindicatoren ........................................................................................... 10

5.1.4.

Wat gaan we daarvoor doen? ............................................................................. 11

5.1.5.

Termijnagenda .................................................................................................. 21

5.1.6.

Programmabegroting ......................................................................................... 22

5.1.7.

Organisatie........................................................................................................ 23

5.1.8.

Normaliseren rechtspositie ambtenaren ............................................................. 23

5.1.9.

Huisvesting ....................................................................................................... 24

5.1.10.

Interne beheersing ............................................................................................. 24

5.1.11.

BTW ................................................................................................................. 24

5.1.12.

Duurzaamheid ................................................................................................... 24

5.1.13.

Automatisering .................................................................................................. 26

5.1.14.

Openbaarheidsparagraaf ................................................................................... 26

5.1.15.

Burgerparticipatie .............................................................................................. 27

5.2.

Financiële Paragrafen .............................................................................................. 28

5.2.1.

Onderhoud kapitaalgoederen ............................................................................ 28

5.2.2.

Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................ 29

5.2.3.

Financiering ....................................................................................................... 32

6.

Financiële begroting 6.1. Overzicht baten en lasten en de toelichting ........................ 36

6.2.

Overzicht structurele en incidentele baten en lasten ................................................ 38

6.3.

Balans 2026 – 2029 .................................................................................................. 50

Vaststellingsbesluit ............................................................................................................... 52

3

2. Voorwoord Voor u ligt de Programmabegroting 2026 – 2029 van Het Flevolands Archief (HFA), waarin de ambities en inspanningen van HFA in één programma zijn vastgelegd, te weten: •

Archivering

Dit programma bestaat uit producten, activiteiten en financiële middelen en is gericht op het bereiken van vooral bepaalde maatschappelijke effecten. In het programma hebben we beschreven hoe we de effecten willen bereiken en we hebben een raming van baten en lasten gemaakt. HFA hanteert de volgende opbouw in het programma: 1. Wat willen we bereiken? 2. Wat gaan we daarvoor doen? 3. Wat mag het kosten? Dit is de negende programmabegroting van HFA. Het hoogste orgaan van een publiekrechtelijke organisatie bepaalt de indeling van de Programmabegroting, binnen de kaders van het BBV. De andere planning & control documenten voor dat jaar volgen die indeling. Bij HFA werken we met een indeling van de Programmabegroting in één programma, het programma voor de primaire taken van HFA en dat is het programma Archivering. HFA is een openbaar lichaam met als doel om de archiefwettelijke taken van de deelnemers uit te voeren. Deelnemers van HFA zijn: het Rijk, de provincie Flevoland, de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk, Zeewolde en het waterschap Zuiderzeeland. In onze gezamenlijkheid zijn we efficiënter en kunnen we grotere kwaliteit bieden. Deelname in de Gemeenschappelijke Regeling betekent daarom een besparing van inspanning en kosten. Deze inspanningen staan natuurlijk in nauw verband met reële bijdragen die benodigd zijn om de organisatie gezond te houden.

Alleen zo kunnen de deelnemers in gezamenlijkheid op de juiste wijze inzet garanderen op de uitvoering van de wettelijke taken. Bij HFA onderzoek je het ontstaan en de ontwikkeling van de jongste provincie. Samen met jou maken wij de geschiedenis toegankelijk. Het Flevolands Archief heeft verhalen uit het dagelijks leven, is het jongste archief van Nederland, trekt voortdurend belangstelling uit de hele wereld, deelt de ontwikkeling van het opbouwen van een gemeenschap en is het enige archief ter wereld waar de totstandkoming van een polder volledig is vastgelegd. Waar je ook komt: onze verhalen spreken tot de verbeelding. HFA beheert de archieven over de grootste polder ter wereld en één van de grootste waterbouwkundige projecten die ooit zijn uitgevoerd. De basis van het archief is gevormd door de archieven van het Zuiderzeeproject uitgevoerd door het Rijk. Interessant hierbij is dat deze werkzaamheden veelal zijn vastgelegd op foto of film. Wat resulteert in een prachtige unieke beeldcollectie. In de nieuwjaarstoespraak sprak de commissaris van de koning van Flevoland, dhr. Gerritsen, over het belang van investeren. Dit onderschrijven we bij HFA. Zowel bij onze interne als externe contacten vinden we bij HFA investeren in welzijn en duurzaamheid, verbinding en samenwerking belangrijk. We zijn authentiek, betrouwbaar, compleet en deskundig.

Bij HFA hebben we respect voor mens en natuur. We investeren samen met burgers en deelnemers op toekomstbestendige wijze in onze kennis en informatie. Wij en onze informatie zijn oorspronkelijk, transparant en kloppend. We zijn goed in wat we doen en zijn daar trots op. In de komende periode willen we 4

blijven investeren in onze deelnemers door toezicht uit te voeren en adviezen te geven over informatie- en archiefbeheer. De aan ons toevertrouwde collecties gaan we zo goed mogelijk bewaren, behouden en beheren. We blijven verbinding zoeken met die burger, waarvoor we ook collecties zo toegankelijk mogelijk willen maken. De benodigde investering op deze taken is echter afhankelijk van de door onze deelnemers investering in daarbij passende financiële middelen. HFA heeft zich middels het meerjarenbeleidsplan 2025-2028 georiënteerd op de toekomstige positionering en het hiermee samenhangende verdere ontwikkelings- en toekomstperspectief. Vanaf 2024 hebben we met het bestuur de kaders voor de daar bijbehorende deelnemersbijdrage besproken om uiteindelijk per 2026 ook in te kunnen zetten op een robuuste en wendbare organisatie in de uitvoering van de wettelijke taken. Hierbij houden we, binnen onze bescheiden formatie, steeds systematische oog voor het waar mogelijk verminderen of elimineren van activiteiten die geen waarde toevoegen aan onze benodigde processen. Ook houden we de impact van de uittreding van het Rijk uit de Gemeenschappelijke Regelingen scherp in de gaten. Inmiddels is de datum van uittreden op per 1 januari 2027 gesteld.

2026 is echter wel het jaar waarin we de overstap in cao maken en betreft tevens het laatste jaar waarin we in de tot nu toe reguliere vorm van GR-samenwerking diensten verlenen aan het Rijk. Het bestuur van HFA is vooralsnog voornemens om HFA in een verhoogde deelnemersbijdrage vanaf 2026 slechts een beperkt aantal noodzakelijke kosten te vergoeden en verhoogt de edepotbijdrage per deelnemer (nu) niet. Het bestuur kiest daarbij niet voor een eerder geschetst scenario van ‘toekomstbestendigheid’ en daarmee niet voor uitbreiding van de formatie voor ICT-deskundigen, archivarissen en het managementteam (MT). De meerjarenbegroting vanaf 2026 toont een financieel evenwicht tussen baten en lasten, omdat HFA niet meer middelen uit wil geven dan het beschikbaar heeft. In de praktijk komt HFA zonder formatiegroei mensen en middelen tekort om uitdagingen (uit het scenario van toekomstbestendigheid) goed aan te pakken. Dit betreft onder andere aandachtspunten op het gebied van ICT en werkdruk. HFA weet daarom niet of het de opgenomen plannen en het meerjarenbeleidsplan wel ten uitvoer kan brengen. De ontwikkelingen rond de nieuwe archiefwet, technologische innovaties en de zoektocht naar passende en nieuwe samenwerkingsvormen met het Rijk en met stakeholders in de regio beïnvloeden in sterke mate onze agenda en inzet van (financiële) middelen voor de komende jaren.

We blijven scherp op onze inzet in de verschuiving van gebruikersvragen en in gebruik van het (digitale) archief. Kortom, de Nederlandse archiefwereld blijft volop in beweging. De volledige gevolgen van al deze veranderende aspecten blijven lastig in te schatten, al is HFA zich zeer bewust van de risico’s. Aandachtspunt in de komende periode is dat met onvoldoende financiële middelen voor inzet op toekomstbestendigheid het voor HFA onhaalbaar is om het niveau van advisering, de digitaliseringstaken en de benodigde inzet op vernieuwing in hardware en software op het thema digitale veiligheid te waarborgen. Internationale ontwikkelingen blijven we volgen. HFA merkt natuurlijk ook gevolgen zoals inflatie. Op deze begroting passen we net zoals in voorgaande jaren de nationale consumentenprijsindex (cpi) toe. We blijven indexaties en inflatie nauwlettend volgen. Tot op heden is het onze overheid gelukt om de gevolgen hiervan beperkt te houden. 5

HFA is trots op de wendbaarheid en deskundigheid van haar medewerkers die met een klein team iedere keer weer grote resultaten heeft weten te boeken in de vervulling van de missie en ambities van onze organisatie. We hebben, anders dan veel andere organisaties, vooralsnog weinig moeite om de juiste krachten voor de uit te voeren taken te vinden. We hebben een gezonde organisatie met een goed op elkaar ingespeeld team, die ondanks de beperkte omvang zeer goed functioneert. Daarnaast blijft HFA een lerende organisatie die in contact staat met de samenleving, dit stimuleert en motiveert het team. We evalueren ons eigen optreden en onze dienstverlening vernieuwen deze steeds op passende wijze. Hoewel de meerjarenbegroting een financieel evenwicht tussen baten en lasten toont, kan HFA geen tegenvallers opvangen. We spreken de hoop uit om ook in 2026 - 2029 met de deelnemers en met voldoende middelen de juiste inzet te kunnen garanderen. Het toegankelijk houden en maken van het informatiebeheer over de geschiedenis van Flevoland doen immers wij samen! Lelystad, 3 april 2025 Namens het Managementteam van Het Flevolands Archief, De directeur,

Mw. drs. Marloes van der Sommen

6

3. Inleiding Deze programmabegroting volgt de vereisten uit het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), waarin de volgende indeling van de begroting wordt voorgeschreven: > Beleidsbegroting Programma Paragrafen > Financiële begroting Overzicht van baten en lasten Financiële positie Het programma van HFA In het hoofdstuk Archivering beschrijven we het programma als volgt: •

Programmadoel Beschrijving van het programma op hoofdlijnen.

•

Beoogde maatschappelijke effecten

•

Effectindicatoren

•

,,Wat gaan we hiervoor doen?” Beschrijving van de projecten die volgen uit het programma.

•

Termijnagenda Planning van de projecten t/m 2029. Dit overzicht actualiseren we jaarlijks.

•

,,Wat mag het kosten?” Programmabudgetten t/m 2029.

•

Vastgesteld beleid Interne beleidsdocumenten met betrekking tot het programma.

7

4.

Hoofdlijnen van de begroting

4.1.

Algemeen

Voor 2026 dekken we de inspanningen van HFA uit de reguliere bijdragen van de deelnemers, uit de structurele bijdrage voor de e-depotvoorziening en op projectbasis uit enkele toegekende fondsen en subsidies. Daarnaast zijn er bestemmingsreserves, die nodig zijn voor gewenste projecten om de ambities van de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling (GR-leden) waar te kunnen maken. Omdat deelnemers pas in 2026 met een verhoging van deelnemersbijdragen met € 0,3 miljoen pas dit structurele verschil tussen baten en lasten van HFA oplossen, zijn in 2026 een heel aantal bestemmingsreserves dan ook aan een eind. We sturen daarmee op enkel algemene reserves, waarbij we structurele taken uit een passende reguliere bijdrage van de deelnemers moeten bekostigen. Vanaf 2024 dragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling (GR) jaarlijks bij aan de gezamenlijke e-depotvoorziening. Deze structurele bijdrage is gebaseerd op gezamenlijke afspraken, waaronder een berekening via het ‘kostenmodel’, dat met bedragen per inwoner rekent. We verwachten met deze bijdrage en de overige structurele bijdragen (inclusief loon- en prijsbijstelling) voldoende middelen voor HFA te hebben om haar beleid en taken uit te voeren. HFA heeft nu met een viertal overheidsorganisaties gesprekken lopen om mogelijke Dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) aan te gaan en zo inspanningen van HFA vergoed te krijgen.

HFA gaat in 2026 verder met haar HFA is voornemens om eigen Producten en Diensten Catalogus (PDC). Hiermee maken we de producten en diensten, die we bieden aan de deelnemers en welke producten en diensten een extra inspanning vereisen, steeds verder inzichtelijk. Tot slot geven we de bij het uitwerken van de Programmabegroting 2026 – 2029 gehanteerde uitgangspunten weer.

4.2.

Indexering

Loonontwikkelingen Om zo dicht mogelijk aan te sluiten bij de systematiek van het rijk zijn in de Programmabegroting 2026 – 2029 voor de loonaanpassing de cao-wijzigingen als uitgangspunt gehanteerd. Op basis van de van de huidige CAO zijn de salarissen voor 2024 met meer dan 8% omhooggegaan en dit is ook verwerkt in de salariskosten in 2026 (met een verder toename van 1,5%). Vervolgens houden we voor 2027 en verder (net zoals voorgaande jaren) het percentage van 1,5% aan voor verwachte toekomstige stijgingen van personeelskosten. Hoewel die toekomstige toenames nog niet zijn afgesproken in een cao, is dit een voorzichtige en verstandige werkwijze. In toekomstige programmabegrotingen passen we dit vervolgens aan op basis van de werkelijke afspraken (die in de loop van 2025 tot stand komen). Prijsaanpassingen Voor prijsaanpassingen gaan we uit van het cijfer van het Centraal Planbureau (CPB). Deze instantie baseert dat weer op gegevens van het Centraal Bureau voor Statistiek (CBS). In het bijzonder hanteren we de nationale consumentenprijsindex (cpi). Op basis van het CPB (2024) is een prijsstijging toegepast van 3%.

8

Specifiek berekende het CPB recentelijke de nationale consumentenprijsindex (cpi) op 3,3% over 2024. Het ‘afgeleide cpi’ over 2024 is 2,4% en dat is de nationale consumentenprijsindex gecorrigeerd op effect van veranderingen in de tarieven van productgebonden belastingen (zoals btw en accijns op alcohol en tabak), subsidies en van consumptiegebonden belastingen (bijvoorbeeld motorrijtuigenbelasting). HFA heeft nauwelijks zulke uitgaven en daarom is het aanvaardbaar dat wij naar beneden afgerond hanteren als 3% in onze begroting. De Nederlandse Bank (DNB) heeft in december 2024 in haar analyse over inflatie deze geschat op 3,2% in 2025 en 2,8% voor 2026. Daarom rekent HFA met 3% voor (structurele) prijsstijgingen in deze begroting over de periode van 2026 tot en met 2029. BBV HFA geeft met de meerjarenbegroting 2026 - 2029 vereiste inzichten. We lichten bestemmingsreserves en mogelijke investeringen toe. Ook leggen we nader uit hoe bijdragen van deelnemers door indexaties veranderen ten opzichte van voorgaande begrotingen. Met een risico-inventarisatie kwantificeren we ook de impact van mogelijke (bedrijfs)risico’s. Hoewel dit niet verplicht is, neemt HFA een toelichting over duurzaamheid en burgerparticipatie op. In 2024 stelde HFA haar nieuwe Meerjarenbeleidsplan (MJBP) op voor de jaren 2025 - 2028.

4.3.

Uitgangspunten Programmabegroting 2026 -2029

Hieronder geven we de technische uitgangspunten weer die HFA hanteert bij het samenstellen van de programmabegroting 2026-2029: 1.

Voor de personeelskosten in 2026, nemen we de gerealiseerde lasten uit 2024 als uitgangspunt. Omdat via de cao geen verdere toename afgesproken is in 2025 en vakbonden dit vanaf 2026 opnieuw afspreken, houden we voorzichtigheidshalve een toename van 1,5% als uitgangspunt aan vanaf 2026. In 2024 namen salarissen meer dan 8% toe en daarom is het aanvaardbaar om komende tijd geen verdere, majeure aanpassingen daarin te verwachten.

2. Voor de prijsaanpassing van lasten (anders dan personeelskosten) gaan we uit van recente cijfers van het CPB voor de nationale consumentenprijsindex (cpi; 3%); 3. De begroting is exclusief btw opgesteld;

9

5.

Beleidsbegroting: programmabegroting

5.1. 5.1.1.

Programma Archivering Programmadoel: Wat willen we bereiken?

Het programma Archivering omvat alle taken die HFA uitvoert, zowel de primaire als ondersteunende taken die allemaal in dienst staan van de primaire taken. De bedrijfsvoering maakt het functioneren van de interne organisatie en van de front- en backoffice van HFA mogelijk. Het gaat hierbij om de huisvesting van de collectie en organisatie, de interne ICTorganisatie, personeelsbeheer, financiën, het informatiebeheer en de ontwikkeling van de organisatie. Deze projecten hangen nauw samen met de primaire taken van Het Flevolands Archief, die eveneens onder dit programma vallen. Het Flevolands Archief beheert op professionele wijze informatie waarbij duurzaamheid, toegankelijkheid en betrouwbaarheid kernwaarden zijn. De Archiefwet 1995 en de daaraan gerelateerde regelgeving bepalen het takenpakket van Het Flevolands Archief. Ook de principes van archivistiek en dienstverlening bepalen de werkzaamheden van Het Flevolands Archief. Dit leidt tot de volgende taken: 1. het acquireren, bewaren, beheren (en nader toegankelijk maken) van overheidsarchieven, zowel digitaal als fysiek; 2. het acquireren, bewaren, beheren en toegankelijk maken van particuliere archieven, zowel fysiek als digitaal; 3. het aanbieden van betrouwbare informatie aan een breed publiek in fysieke en/of digitale vorm; 4. het gelegenheid geven tot (wetenschappelijk) historisch en genealogisch onderzoek; 5.

het (mee)ontwikkelen en onderhouden van een e-Depotvoorziening/ infrastructuur digitale duurzaamheid ten bate van het beheer van de digitale archieven van de deelnemers; 6. de archiefinspectie, zijnde het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven, ten behoeve van de deelnemers, zijnde de provincie Flevoland, de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk en Zeewolde en het waterschap Zuiderzeeland; 7. het fungeren als regionaal kennisinstituut met betrekking tot het archiefbeheer voor de deelnemers; 8. het verrichten van door één of meerdere deelnemers opgedragen andere taken. 5.1.2. Beoogde maatschappelijke effecten Het programma Archivering levert een bijdrage aan het benutten van het maximale rendement van het beheer en de toegankelijkheid van de collectie voor onderzoek en educatie, zowel via internet als op locatie. HFA is een compacte organisatie met een formatie-omvang van ongeveer 15 FTE. Onze medewerkers vervullen meestal meerdere functies en HFA zet hen in op meerdere projecten. Onze gezamenlijke e-depotvoorziening en het geheel van onze organisatie met producten en diensten is dusdanig kostenefficiënt, dat wij een besparing vormen voor al onze deelnemers (ten opzichte van het individueel uitvoeren per overheidsorganisatie). 5.1.3. Effectenindicatoren Voldoen aan de verplichtingen zoals vastgelegd in de GR en de Archiefwet. 10

5.1.4.

Wat gaan we daarvoor doen?

Projecten in het programma Archivering De volgende projecten staan op de projectagenda voor de periode 2026 en verder, waarbij we in de realiteit van uitvoerbaarheid oog houden voor financiële tegenvallers in het kader van het ravijnjaar 2026: Reguliere werkzaamheden Op dagelijkse basis houdt Het Flevolands Archief zich primair bezig met het verwerven, beheren en behouden van overheids- en particuliere archieven. Naast materieel beheer van analoge archieven (inventariseren, bewerken, conserveren, restaureren) richten de werkzaamheden zich steeds meer op de verwerving en het beheren van digitale archieven. We werken in dat kader toe naar een infrastructuur voor duurzaam digitaal beheer, waar ook de deelnemers in de GR gebruik van kunnen maken. Wij zetten efficiënt in op de uitvoering van taken. Wanneer we door teruggang in capaciteit moeten afschalen op inzet, betekent dit dat we ook onze primaire, reguliere taken moeten afschalen. Deze taken zijn in de afgelopen zeven jaar complexer geworden door specifieke ondersteuning van onze deelnemers. We kunnen bij een beperkte, verhoogde deelnemersbijdrage minder investeren in ompakmateriaal, vervanging verouderde armatuur die benodigd is bij de behoud taken. Ook moeten we keuze maken in ureninzet in ontsluiting van het materiaal, waardoor we de dienstverlening aan de burger terug moeten schroeven.

Daarnaast zijn we genoodzaakt ureninzet in advisering aan onze deelnemers te verlagen en kunnen we geen uren inzetten op het verstevigen van ons netwerk en het actueel houden van onze kennis op het gebied van beheer en behoud. Een externe partij is vanaf 2018 voor HFA verantwoordelijk voor het onderhoud van hard- en software binnen de ICT-omgeving en systeembeheer, ter ondersteuning van eerder benoemde primaire taken. Sinds die tijd is HFA hard gegroeid en ook is het aantal medewerkers uitgebreid. Bij een groeiende organisatie hoort een passende IT-dienstverlening. In 2024 heeft een externe partij opnieuw een analyse gemaakt van de IT-dienstverlening, de hardware, software, opslag en beveiliging. De vraag was of deze nog voldoet aan de wensen, eisen en behoeften van de organisatie. In 2025 zijn we aan de hand van deze analyse aan de slag gegaan met een roadmap ‘van IV naar IT’. We hebben de benodigde volwassenheid vastgesteld, hebben benodigde rollen en processen ingericht en hebben de eerste stappen in de roadmap richting regieorganisatie gezet. We zijn gesprekken aangegaan om DAP en SLA bij de externe systeembeheerder te verbeteren. We hebben ingezet op de juiste communicatielijnen op zowel, strategisch, tactisch en operationeel niveau en de juiste proactieve houding in de ondersteuning van onze organisatie.

In 2026 willen we verder inzetten op de juiste balans in ‘in house’ en externe expertise, op informatiemanagement, Regie- en IT-beheer, project- en portfoliomanagement, klant- en ketensamenwerking en Governance en Compliance. Hierbij moeten we echter rekening houden met slechts een beperkte, verhoogde deelnemersbijdrage. Met beperkte middelen kunnen we slechts in minieme mate investeren in actuele kennisvergaring om de benoemde taken intern op te pakken. Ook moeten we keuzes maken in de in de analyse benoemde investeringen op gebied van hardware en software. Hiermee moeten we constateren dat we de benodigde volwassenheid naar alle waarschijnlijkheid onvoldoende kunnen bereiken in de komende jaren. Dit brengt grote risico’s op gebied van informatieveiligheid met zich mee. De Senior Adviseur Digitale Informatie (sr ADI) monitort met de functioneel beheerders het vervolg op de efficiency-slag rondom de werkprocessen en projecten die direct gekoppeld zijn 11

aan de ICT-omgeving. Denk hierbij aan de virtuele studiezaal, digitale duurzaamheid en digitale dienstverlening. Ook hier moeten we constateren dat we zonder de benodigde investering op gebied van toekomstbestendigheid de actuele technologische ontwikkelingen onvoldoende kunnen volgen en daarmee de burger aanzienlijk minder van dienst zijn. De functioneel beheerders blijven het gebruik van de apps en wijzen op de afspraken rondom het informatiebeheer monitoren. Om het beheer van Microsoft 365 verder te stroomlijnen bespreekt het projectteam intern archiefbeheer intern afspraken over het beheer van M365 als archiefomgeving. Daarnaast maakt de afdeling IT een risicoanalyse van de back-up en continuïteit bij calamiteiten. Ook toezicht op het informatie- en archiefbeheer bij de deelnemers en advisering omtrent uitvoering van de wettelijke taken behoort tot de primaire taken van HFA. Met minder capaciteit beschikbaar door de beperkte inzet van een verhoogde deelnemersbijdrage (die niet voorziet in formatiegroei), moet de ureninzet in advisering omlaag. Daarnaast blijft de doorontwikkeling rondom digitale archivering en de infrastructuur digitale duurzaamheid hoog op de agenda staan. Ook hier moeten we keuzes in doorlooptijd en mogelijkheden in maatwerk voor onze deelnemers maken door de mogelijke beperkingen in capaciteit waar we ons mee geconfronteerd zien.

Medewerkers van HFA zijn zowel intern als extern betrokken bij het ontwikkelen en waarborgen van digitale duurzaamheid. Deze ‘digitale verduurzaming’ komt ook tot uitdrukking in het doorontwikkelen van de digitale dienstverlening. Bij het doorontwikkelen van de voorzieningen die nodig zijn voor de uitvoering van beheren van digitaal archief heeft HFA nauw contact met het netwerk van RHC’s. Voor 2026 moeten we binnen de beschikbare structurele bijdragen bepalen hoeveel tijd we hiervoor beschikbaar kunnen maken. In 2026 gaan we verder met preserveren van alle digitale bestanden, we actualiseren de beslisboom om digitaliseren van collecties én scanning on demand te vergemakkelijken. Zo stellen we, indien we beschikken over voldoende capaciteit, meer collecties digitaal beschikbaar aan het publiek, rekening houdend met de AVG. HFA maakt voor haar Collectie Beheer Systeem (CBS) gebruik van een SAAS-oplossing waarbij alle metadata en zichtexemplaren bij leverancier DE REE Archiefsystemen in Groningen staan. DE REE bewaart de back-ups van het CBS op andere locaties in Nederland. Diverse toegangen zijn digitaal doorzoekbaar via het landelijke platform voor alle MAIS Flexis (MF)-gebruikers, www.archieven.nl en via www.hetflevolandsarchief.nl. Ook nemen wij deel aan het platform www.wiewaswie.nl, de landelijke database voor personen.

Dit platform ontsluit openbare gegevens van burgerlijke stand, militieregisters en Zuiderzeesteunwet. In 2025 is dit uitgebreid met het bevolkingsregister. Hier reserveert HFA een kostenpost van €25.000 per jaar voor vanaf 2021, dus ook in 2026, voor de opslag en het hosten. In 2023, 2024 en 2025 zijn we daarnaast aan de slag gegaan met benodigde aanpassingen om het CBS goed aan te laten sluiten bij onze wensen en behoeften rond de duurzame digitale infrastructuur. Dit vormt de basis voor de stabiele en structurele inzet in 2026. Ook de raadpleegomgeving e-Depot in combinatie met het collectiebeheersysteem wordt in 2026 voltooid en blijvend geoptimaliseerd. We moeten bepalen in hoeverre dit maatwerk betreft en zodoende gerealiseerd binnen de beschikbare reguliere deelnemersbijdrage. 12

HFA gaat ook in 2026 voort met het opnemen van metadata in MF en het koppelen van digitale bestanden en het verbeteren van het collectiebeheer. De snelheid waarmee we dit inzetten is afhankelijk van de beschikbare capaciteit in uren. De uitvoering van alle benoemde projecten in deze programmabegroting, kan HFA enkel goed inzetten als de reguliere werkzaamheden, de basis van de organisatie, voldoende geborgd is. Projecten Projectnummer 1 en 2 Doorontwikkeling inrichten HFA-archief inclusief beheerbeleid, Informatiebeleidsplan en aanpassen Data Capaciteit In 2025 is HFA begonnen met de inrichting van het bedrijfsvoeringarchief. In 2026 zetten we de projecten vanuit het programmaplan van het bedrijfsvoeringarchief voort. Deze projecten dragen bij aan de verdere professionalisering van het informatiebeheer binnen het interne bedrijfsvoeringarchief van HFA. We actualiseren ons informatiebeleidsplan om onze visie tot 2028 te weerspiegelen en zetten de eerste stappen om deze visie concreet te realiseren en verder te ontwikkelen. Om een gestructureerde en duurzaam toegankelijke inrichting van ons bedrijfsvoeringarchief te waarborgen, voeren we stapsgewijs verbeteringen door. We benutten de kennis en ervaring die we hebben opgedaan tijdens eerdere pilots met externe experts en onze deelnemers.

Door automatische kenmerken toe te voegen aan documenten die we binnen de organisatie aanmaken, zorgen we ervoor dat het bedrijfsvoeringarchief in 2026 optimaal duurzaam toegankelijk is. Daarnaast blijven we beheerders van M365 actief informeren over softwarewijzigingen en -mogelijkheden door middel van trainingen. In 2024 en 2025 hebben we een nieuwe opslagomgeving in gebruik genomen als werkruimte (atelier) voor bestanden die we nog moeten verwerken en beschrijven. In 2025 en 2026 inventariseren we de ontwikkelingen binnen deze opslagomgeving, aangezien het aantal digitale bestanden blijft toenemen. Gedigitaliseerde en verwerkte bestanden brengen we vervolgens over naar het Collectiebeheersysteem of het e-Depot. AFAS gaan we ook onder de loep nemen om te kijken of we alles wel goed hebben ingesteld en of de rechten kloppen die de gebruikers hebben. Dat gaan wij ook doen voor de financiële administratie, contracten- en verplichtingenadministratie en voor diverse rapportages. De personeels- en salarisadministratie beheren we ook in AFAS. We houden voor steeds meer projecten urenregistraties bij. Ook in 2026 blijven we actief sturen op naleving van eisen rondom informatiebeveiliging, cyberveiligheid en de AVG. In 2025 heeft HFA een roadmap opgesteld waarin we maatregelen hebben vastgesteld om te groeien in bedrijfsvolwassenheid en blijvend te voldoen aan wet- en regelgeving.

Dit omvat onder andere het voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de Cybersecuritywet. De maatregelen en procedures op het gebied van informatiebeveiliging en cybersecurity voeren we volgens een vastgestelde projectplanning uiten waar mogelijk verbeteren we dit. Ook op het gebied van privacy blijven we verbeteringen doorvoeren. Om het bewustzijn van medewerkers te behouden en vergroten, organiseren we regelmatig kennissessies en trainingen.

13

Op deze manier blijven we als HFA werken aan een betrouwbare en toekomstbestendige informatiehuishouding. Inrichten financiële administratie conform BBV en wet- en regelgeving Reguliere werkzaamheden We bewaken de voortgang van HFA in het uitvoeren van begrotingen. Het doorontwikkelen van de ingerichte efficiënte ICT-organisatie voor financiën, de efficiencyslag en de opgezette kaders voor de projecten binnen digitale duurzaamheid en virtuele studiezaal, en de implementatie van (nieuwe) wet- en regelgeving, maar ook het eventueel uitblijven (of beperkt blijven) van een verhoogde deelnemersbijdrage hebben impact op werkzaamheden van 2026-2029. Projectnummer 4 Diverse producten P&C-cyclus We voeren de Planning & Control cyclus uit en doen dat conform het BBV. In de periode 2026 – 2029 blijft HFA jaarrekeningen, begrotingen, bestuursrapportages en publieksjaarverslagen opstellen. Dit helpt HFA en haar bestuur om doelen te stellen en over besteding van middelen te verantwoorden. Projectnummer 4.1 Doorontwikkeling interne controle De rechtmatigheidsverantwoording zelf is een stuk tekst in de jaarrekening, waarin wij als organisatie bevestigen rechtmatig te hebben gehandeld.

Praktisch voeren we daarom wat interne controles uit op rechtmatigheid, zoals onder andere op het correct Europees aanbesteden, het terecht onttrekken aan bestemmingsreserves en het vaststellen dat we binnen de begroting werken. In 2026 gaan we verder met compliance op het gebied van financiële rechtmatigheid. We gaan onder andere: • Een intern controleplan of eventueel een verbijzonderd intern controle plan uitvoeren. Praktisch gaan we het interne controleplan opstellen, uitvoeren en zichtbaar maken (ook voor onze accountant) hoe wij zelf rechtmatigheid hebben gecontroleerd gedurende 2026. Dit blijven we jaarlijks doen. HRM Reguliere werkzaamheden Onder reguliere werkzaamheden HRM vallen advisering van directeur en MT over ontwikkelingen van het HRM-beleid, toepassing van uitvoeringsregels, correspondentie en individuele vraagstukken rond werknemers. Vanwege de invoering van de nieuwe cao per 1 januari 2026 toetsen en passen we ons beleid aan en informeren en communiceren we daarover met medewerkers. Ook de verwerking van cao-wijzigingen, tijdige betalingen van salarissen, updaten salarisadministratie vallen onder de reguliere werkzaamheden Na de invoering van de nieuwe cao gaan we in 2026 verder werken aan het inbedden van de cao in de organisatie, onder andere verder uitwerking van regelingen passend bij de cao WSGO.

We zoeken afstemming met andere HRM-adviseurs en nemen deel aan bijeenkomsten. Hoe de zo verkregen informatie te benutten en in te zetten voor HFA bekijken we voor de komende jaren verder en werken we uit. 14

Vanaf 2026 gaan we ook terugkijken op het gevoerde cao-veranderingstraject: ,,Hebben we de juiste stappen gezet? Hebben we de medewerkers voldoende en tijdig geïnformeerd? Was de tijdsplanning realistisch? Is onze personeelsadministratie up-to-date?” In de basis veranderen de reguliere werkzaamheden weliswaar niet, maar een veranderingstraject heeft altijd een impact op de organisatie en de medewerkers en is belangrijk dat we kritisch terug gaan kijken. Verder hebben we op reguliere basis aandacht voor vrijwilligers(beleid) en het begeleiden van de inzet en ontwikkeling van de vrijwilligers. Het landelijk NOV (Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk)- Goed Geregeld keurmerk dat HFA in 2025 ontving, laat zien aan de buitenwereld dat vrijwilligers bij HFA in goede handen zijn en de organisatie een goed vrijwilligersbeleid en -management heeft. We zorgen in 2026 dat we het hebben van dit keurmerk goed onder de aandacht brengen, We actualiseren in 2026 de diverse componenten die van belang zijn binnen ons vrijwilligersbeleid en daarmee in het behouden van dit keurmerk. We kunnen deze taken enkel uitvoeren als we daarvoor voldoende capaciteit in ureninzet kunnen waarborgen.

Projectnummer 4 Doorontwikkelen inrichting HRM In 2025 hebben we de benodigde stappen gezet rond de invoering van de nieuwe cao per 2026, het nieuwe Functiewaarderingssysteem HR21 en het aanpassen van het HRM-beleid. In de beleidsperiode 2026-2029 evalueren we het proces rond de invoering van de nieuwe cao. In het MT bespreken en besluiten we welke stappen we verder zetten. Bij HR21 gaan we afwegen of we een medewerker laten certificeren voor dit functiewaarderingssysteem of dat het, onder andere vanuit kostenoverwegingen en omdat naar verwachting HFA niet veel nieuwe functies erbij krijgt, verstandiger is om gebruik te maken van een externe adviseur, mocht HFA een herwaarderingstraject moeten oppakken. Uitvoering RI&E en doorontwikkeling gezondheids- en Arbobeleid We blijven kritisch kijken naar de belastbaarheid van onze medewerkers. Ook zorgen we dat we blijven voldoen aan onder andere Arbovereisten zoals veilig werken, een gezond werkklimaat, werk-privé balans passend en veilig meubilair, inzet van passende ICT mogelijkheden. We hebben aandacht voor verzuim en re-integratie, maar ook werkbeleving. Regelmatige afstemming over de voortgang van veilig werken tussen Preventiemedewerker en HRM met de Directeur. Deelname aan BHV-traingen. Permanente aandacht voor gezond en veilig werken is niet gebonden aan een bepaalde periode maar is een wettelijk verplichting van werkgevers.

Dat betekent dat we kritisch blijven kijken naar flexibele inzet van de medewerkers. De uitwerking en de adviezen uit de in 2025 uitgevoerde PAGO kunnen ons daarvoor richtlijnen geven in 2026. De RI&E moet iedere vier jaar uitgevoerd of bijgesteld worden. De laatste RI&E is in 2023 uitgevoerd, in 2026 kijken we terug naar het uitgevoerde plan van aanpak en bekijken we of er alleen een bijstelling noodzakelijk is. Mocht HFA verhuizen naar een andere locatie dan is HFA verantwoordelijk voor het verplicht op laten stellen van een nieuwe RI&E. Strategisch Personeelsplan Het aantal medewerkers is vanaf 2020 gegroeid en gezien het dienstverleningspakket verwachten wij dat het aantal medewerkers toeneemt. Voor HFA is deze groei reden om vanaf 2026 te 15

overwegen een vaste HR-adviseur/HR Manager in dienst te nemen. De inzet van de huidige adviseur bedraagt nu gemiddeld 16 uur per week en groeit naar verwachting uit naar 20 uur per week. Ook de inzet van de Financieel adviseur/Controller is in de afgelopen jaren gegroeid. In 2025 hebben we een Strategisch personeelsplan uitgewerkt met een doorkijk naar de periode 2026-2029, wat we per 2026, na vaststelling door het bestuur verder uitrollen. We kijken kritisch naar onze formatie op onder andere de volgende punten: •

Hebben we een evenwichtige verdeling van kennis en kunde;

•

Ontwikkelingen bij onze deelnemers en overige externe ontwikkelingen z.a. wet- en regelgeving;

•

Kunnen we met de huidige formatie voldoen aan onze dienstverleningsafspraken;

•

Investeren in opleiding/ontwikkeling: organisatie, individueel, team, dit is een doorlopend proces en niet gebonden aan jaren, wel kiezen we voor accenten in de komende beleidsperiode. Te denken valt aan ICT-ontwikkelingen, Coachen van medewerkers;

•

Budgetbeheer, waar investeren we in en hoeveel en wanneer.

Doorontwikkeling Team Financieel Door de groei van de organisatie en verminderde inzet van externe adviseurs hebben we de actuele werkzaamheden ingedeeld in strategisch, tactisch en operationeel. In 2026 verschaffen we voortgaande duidelijkheid aan de medewerkers over hun primaire taken en verantwoordelijkheden, gericht op transparantie en inzet van deskundigheid en vaardigheden. Dit doen we in het verlengde van het traject dat in 2024 en 2025 al is ingezet. Dit traject is gericht op effectiviteit en efficiëntie. De uitwerking van deze plannen zijn we 2025 gestart, maar dit loopt door naar de komende jaren omdat ook de overweging van het in dienst nemen van een financieel adviseur /Controller zijn impact heeft op toekomstige ontwikkelingen en dynamiek binnen het team. Projectnummer 5 Opleidingsplan Om goed te kunnen inspelen op nieuwe technologieën en actuele klantwensen, investeert HFA permanent in de ontwikkeling van de medewerkers. We willen ook in 2026 met de medewerkers in gesprek over verbinding en over de vraag: ,,Wat hebben we van elkaar nodig en hoe?”. Daarnaast zijn we, in het licht van de afspraken in de nieuwe archiefwet en de daarin beklonken opleidingseis nauw in contact met de diverse opleiders op gebied van informatiebeheer en met de werkgroep van KVAN op gebied van aanloopopleidingen en ‘leven lang leren’ trajecten.

We blijven ons zo ook in 2026 actief inzetten om de opleidingsmogelijkheden te clusteren en de juiste focus branche-breed, en voor HFA specifiek, te houden. Deze doorontwikkeling van onze organisatie die nodig is om goed te blijven inspelen op actuele situaties is enkel haalbaar met de juiste investering. Bij het uitblijven van een verhoogde deelnemersbijdrage of bij slechts een beperkte verhoging, moet HFA hier minder inzet op plegen. Communicatie Reguliere werkzaamheden 16

HFA is ook in de periode 2026-2029 steeds op zoek naar nieuwe manieren en mogelijkheden om onze de huisstijl en logo op diverse dragers toe te passen. Zo dragen we steeds opnieuw op creatieve wijze bij aan onze zichtbaarheid en naamsbekendheid. Met beperkte financiële mogelijkheden, kan HFA in 2026 echter niet optimaal investeren in dragers met het logo. Ook uren inzet op zichtbaarheid en naamsbekendheid staat onder druk. Projectnummer 6 Update Plan van Aanpak Communicatie/ Social Media We bouwen onze naamsbekendheid in 2026 verder uit met gebruikmaking van nieuwe socialmediaplatformen als Bluesky. Door veranderende regelgeving van Facebook en Instagram is de kans dat fake news geplaatst gaat worden groter. In verband met de betrouwbaarheid van onze organisatie en onze nieuwsberichten zoeken wij uit of we alternatieven voor Facebook en Instagram kunnen gaan gebruiken. Wij blijven streven naar een goede en betrouwbare informatievoorziening voor zowel burgers als ambtenaren van de deelnemers doormiddel van nieuwsbrieven en factsheets

Projectnummer 7 Gegevensbeheer/privacybeleid Als overheidsorganisatie rust op Het Flevolands Archief de verplichting om functionarissen aan te stellen die adviseren en toezicht houden op de naleving van privacywet- en regelgeving. We controleren cyclisch de digitale werkomgeving hierop. We organiseren regelmatig kennissessies om het bewustzijn van privacy en informatieveiligheid bij medewerkers te behouden en te vergroten. De Wet open overheid (Woo) regelt het recht op informatie over wat de overheid doet, waarbij er meer nadruk ligt op publicatie en openbaarmaking van toegankelijke documenten. Een belangrijk onderdeel van de Woo is de verplichting tot actieve openbaarmaking van 17 informatiecategorieën door alle bestuursorganen. HFA voert de naleving en uitvoering van openbaar toegankelijke stukken in het kader van de Woo gefaseerd uit in lijn met de landelijke wet- en regelgeving en gaat hier in 2026 mee verder. Beheer en Toezicht Archieftoezicht HFA voert toezicht uit op het informatie- en archiefbeheer bij de deelnemers en adviseert ook haar deelnemers daarover. De deelnemers brengen via periodieke en strategische overleggen de archivaris op de hoogte. Daarnaast monitort HFA de gemaakte samenwerkingsafspraken met de zogeheten Verbonden partijen en past deze waar nodig aan.

Beheer papieren archief Reguliere werkzaamheden Toezicht op het informatie- en archiefbeheer bij de deelnemers in de GR en advisering omtrent uitvoering van de wettelijke taken is een primaire taak van HFA. Hoewel digitalisering en digitale duurzaamheid steeds meer de dagelijkse basis bepalen, blijven we ook in 2026 oog houden voor het papieren archief in ons beheer. HFA rapporteert in haar toezichtverslagen aan de deelnemers jaarlijks over het materieel beheer en behoud van de overgebrachte archieven en collecties. In 2025 is het Collectiehulpverleningsplan geactualiseerd en geïmplementeerd, aangevuld met een Integrated Pest management plan. Hierin zijn de verantwoordelijken, procedures en werkwijze gedurende een calamiteit met betrekking tot de archieven en collecties beschreven. In 2026 monitoren we dit in de jaarlijkse ingestelde cyclus. Daarnaast gaan we verder met het 17

digitaliseren van papieren archieven in het kader van o.a. Scanning on demand. Inzet op deze taken moet HFA bij een slechts beperkte verhoging van de deelnemersbijdrage naar beneden bijstellen, Hiermee lopen we het risico dat we het behoud van de collecties onvoldoende kunnen monitoren, waardoor verval kan optreden. Mogelijkheden voor temporisering van ontsluiting door digitalisering moeten we overwegen. Dit maakt dat de collecties bij temporisering, vooralsnog minder goed vindbaar zijn en ambtenaren van de deelnemers voor inzage fysiek naar de studiezaal moeten komen.

Projectnummer 8 Optimaliseren Archieftoezicht HFA stelt richtlijnen en handreikingen op die de deelnemers kunnen gebruiken voor specifieke en actuele vraagstukken in hun informatiehuishouding. De toezichthoudende taken hebben we uiteengezet in de PDC van HFA. In overleg met de deelnemers en andere geïnteresseerden in de regio organiseren we kennissessies over relevante onderwerpen uit het toezichtsveld. Verder blijven we in gesprek met zorgdragers over (lopende) overbrengingen en vernietigingsprocessen. Met de GR deelnemers en aangesloten gemeenschappelijke regelingen en andere verbonden partijen waarvoor de archivaris van HFA als toezichthouder is aangewezen continueren we de werkwijze zoals we die in 2025 opgezet hebben. Hierbij blijven we de ontwikkelingen in het kader van de modernisering van de Archiefwet en de implicaties hiervan volgen. Indien nodig maakt HFA gebruik van een externe partij om zo voldoende bezetting op inspectie te borgen. Met een beperkte, verhoogde deelnemersbijdrage zetten we minder in op kennissessies en moeten we overlegmomenten door gebrek aan capaciteit verminderen.

Projectnummer 9 Toegankelijk maken Flevolandse bronnen (en rechtstitels) Voor de bewerking van ongeïnventariseerde archieven volgen we de daarvoor opgestelde prioriteringslijst. Bij deze prioritering hebben we rekening gehouden met de staat van het materiaal, eventuele beperkingen van de openbaarheid/auteursrechten en de omvang van het archief. Waar de omvang te groot of staat van het materiaal te slecht is, vragen we advies en/of ondersteuning van externen. De bewerkte archieftoegangen komen via de eigen website van HFA online beschikbaar. Wanneer de benodigde financiële middelen onvoldoende beschikbaar zijn, temporiseren we deze inzet. Met het temporiseren lopen we het risico dat de staat van het materiaal achteruit gaat.

Projectnummer 10 Overbrenging Bouwvergunningen Per deelnemer hebben we in kaart gebracht welke stappen nodig zijn om de overbrengingen voor de bouwvergunningen te formaliseren en een correcte wijze van inzage te borgen. Het betreft hier zowel analoge als digitale archieven met bouwvergunningen. HFA houdt ook in 2026 toezicht op de lopende planning bij de deelnemers, zodat zij ook hun laatste archiefblokken tijdig overbrengen. Inzet en het leveren van maatwerk door HFA is afhankelijk van beschikbare middelen

18

Beheer Digitaal Archief Reguliere werkzaamheden De afgelopen jaren heeft HFA zich gericht op het opzetten van de e-depotvoorziening. In 2025 resulteerden de pilots met de deelnemers, samen met de ontvangen feedback en aanpassingen, in de volledige livegang van de e-Depotvoorziening. In 2026 optimaliseren we de digitale dienstverlening voor de GR-deelnemers en verbonden partijen verder. We voeren gezamenlijk overbrengingen en uitplaatsingen uit en ondersteunen deelnemers bij vraagstukken rondom metadata mapping, migratie en digitale archivering. Daarnaast oriënteren we ons op nieuwe mogelijkheden op het gebied van (linked) open data. We volgen de nieuwste ontwikkelingen in de archiefsector op de voet en passen deze waar mogelijk toe om onze digitale dienstverlening te verbeteren. We blijven de e-Depotvoorziening doorontwikkelen en nemen de GR-deelnemers hierin passend mee. Met beperkte financiële middelen kan HFA niet goed inzetten op verbetering van de digitale dienstverlening. Ook de mogelijkheid tot leveren van maatwerk in behoeften van de deelnemers is dan in slechts summiere mate mogelijk.. Projectnummer 11 Voortgang e-Depot Van 2023 tot en met 2025 heeft de projectgroep e-Depot de aanbesteding, implementatie en ingebruikname van het e-Depot gerealiseerd. In 2026 plannen we de eerste grote evaluatie van de voorziening.

We geven deze evaluatie zorgvuldig vorm en voeren deze gezamenlijk met de GRdeelnemers uit, zodat het projectteam tot een gedragen conclusie kan komen voor de dienstverlening in de komende jaren. Daarnaast ontwikkelen we in 2026 de interne informatiehuishouding verder door. We maken ons eigen bedrijfsvoeringsarchief klaar voor de (toekomstige) overbrenging naar het e-Depot, zodat we de bedrijfsarchieven van HFA op een digitaal duurzame en toegankelijke manier kunnen bewaren. Zo zetten we verdere stappen naar een volwassen informatiehuishouding. Projectnummer 12, 13, 14 Digitale dienstverlening: website/ontsluiting collecties/ Virtuele studiezaal In 2026 gaat HFA verder met het doorontwikkelen van digitale dienstverlening en brede toegankelijkheid. Het archief is bereikbaar via diverse digitale klantkanalen zoals de chat, de website (virtuele studiezaal), WieWasWie en diverse sociale media. De klanten weten ons goed te bereiken via e-mail, chat en scanning-on-demand. De website is goed toegankelijk voor bezoekers met een beperking en ook het e-Depot is geïntegreerd in onze website. De collectiebeheerders blijven mogelijke uitbreiding van scanning-on-demand onderzoeken. HFA zet het doorzoekbaar maken van scans voort, met in achtneming AVG-regels.

Projectnummer 15 DTR3 digitalisering Het rijk digitaliseert nog steeds jaarlijks 50 meter van de rijkscollectie, welke berusten in de fysieke rijksarchiefbewaarplaatsen. In 2026 verwacht het Nationaal Archief tranche 11 op te halen en te digitaliseren. De archiefmedewerkers en vrijwilligers bereiden de te digitaliseren archieven 19

voor. Na digitalisering koppelt de functioneel beheerder de scans van de archiefbescheiden aan de inventarisbeschrijvingen in het Collectiebeheersysteem en stellen deze beschikbaar aan het brede publiek. Ook in 2026 maakt de archiefmedewerker de scans doorzoekbaar, met in achtneming van de AVG regels. Projectnummer 16 Audiovisuele- en fotocollecties In de afgelopen jaren heeft HFA ingezet op digitalisering van verschillende soorten dragers aan audiovisueel (AV)- en fotomateriaal. Omdat dit soort materialen van onschatbare historische waarde zijn, gaan we in 2026 en verder projectmatig door met het digitaliseren, ontsluiten en toegankelijk maken van zowel Rijks als particulier AV- en fotomateriaal. In 2026 zetten we de implementatie van het beheer en behoud stappenplan voort en hebben we speciale aandacht voor dragers die op dit moment de meest urgente materiële zorg nodig hebben. In 2026 formuleert de AV-medewerker een meerjarenplan voor de digitalisering van de nog niet gescande (voormalige) Rijksdienst AV- en fotocollecties en voert deze stapsgewijs uit. Ook blijven we inzetten op de inrichting van een depotruimte voor het audiovisueel- en fotomateriaal. Binnen de toekomstige huisvestigingsplannen streven we naar een vaste, geschikte plek voor de verschillende audiovisuele- en fotografische dragers.

Investeringen op dit gebied zijn afhankelijk van beschikbare financiële middelen. De AV-medewerker heeft een evaluatie uitgevoerd en voor 2026 nieuwe aandachtspunten benoemd. De komende jaren benoemen we nieuwe thema’s en projecten binnen het AV-en fotomateriaal en maken we vanaf 2026 actief gebruik van het materiaal in educatie- (Bronnen in de klas, Geschiedenislokaal) en participatie- gerichte projecten (Wij Zijn Flevoland) al dan niet in samenwerking met andere instituten en organisaties binnen Flevoland en daarbuiten. In 2024 hebben we het acquisitiebeleid voor AV-en fotomateriaal geactualiseerd waardoor we de komende jaren meer mogelijkheden hebben om actief nieuwe stukken aan deze collecties toe te voegen. Binnen deze mogelijkheden richten we ons ook in 2026 specifiek op het acquireren van particuliere archieven en het identificeren en invullen van de ‘blinde vlekken binnen onze AV- en fotocollecties, met als doel een meer inclusieve weergave van de diverse gemeenschappen die in Flevoland wonen. Dit werken we middels een stappenplan in 2026 verder uit. De werkzaamheden rond acquireren hangen volledig samen van beschikbare capaciteit in uren inzet en materialen die benodigd zijn voor beheer en behoud van het materiaal.

20

5.1.5.

Termijnagenda

Activiteit

2025

Project nr. 1 en 2 Doorontwikkeling inrichten HFA-archief inclusief beheerbeleid, Informatiebeleidsplan en aanpassen Data Capaciteit Project nr. 3 Monitoren Rechtmatigheidsverantwoording Project nr. 4 Doorontwikkelen inrichting HRM Project nr. 5 Opleidingsplan Project nr. 6 Update Plan van Aanpak Communicatie/ Social Media Project nr. 7 Gegevensbeheer/privacybeleid Project nr. 8 Optimaliseren Archieftoezicht Project nr. 9 Toegankelijk maken Flevolandse bronnen (en rechtstitels) Project nr. 10 Overbrenging Bouwvergunningen Project nr. 11 Voortgang e-Depot Project nr. 12, 13, 14 Digitale dienstverlening: website/ontsluiting collecties/ Virtuele studiezaal Project nr. 15 DTR3 digitalisering Project nr. 16 Audiovisuele- en fotocollecties

21

2026

2027

2028

2029

5.1.6. Programmabegroting

Omschrijving Saldo lasten Saldo baten Saldo Toevoegingen aan reserves Onttrekkingen aan reserves Saldo Programma

Begroting

Begroting

Begroting

Begroting

2026 1.833.833

2027 1.881.196

2028 1.931.175

2029 1.982.065

1.925.541

1.881.418

1.933.595

1.982.112

91.708

222

2.420

47

-91.708

-222

-2.420

-47

0

0

0

0

0

0

0

0

Toelichting: Het enige programma dat HFA kent is het programma ‘Archivering’. Alle baten en lasten en eventuele dotaties en onttrekkingen zijn dus toe te rekenen aan dit programma. Dit betreft een raming van kosten voor o.a. personeelskosten en benodigde overige middelen voor het programma, waarbij meerjarig rekening is gehouden met o.a. loon- en prijsstijgingen. De raming voor de baten betreft een toerekening van de geraamde ontvangsten van derden en deelnemers aan dit programma e.e.a. conform de uitwerking volgens financiële bijlage van de Gemeenschappelijke regeling HFA.

22

5.1.7.

Organisatie

Per 31 december 2024 is de organisatie als volgt samengesteld: Opbouw organisatie Omschrijving

Formatie in FTE 1

Bezetting in FTE 1

Senior Archivaris

1

1

Archivaris

1

1

Junior Archivaris

1

1

Medewerker audiovisuele collectie en fondsenwerving

1

0,89

Communicatieadviseur

0,5

0

Studiezaalmedewerker/PR

0,67

0,67

Functioneel Beheerder

1,78

1,78

Directeur

Vrijwilligersmedewerker

0,11

0,11

Archiefmedewerker

0,55

0,55

Vrijwilligerscoördinator

0,67

0,67

Medewerker Administratie Financiën

0,33

0,33

P&O Adviseur ad interim

0,44

0,44

Managementondersteuner

0,78

0,78

Medewerker Administratie Financiën/HRM

0,72

0,72

Senior Adviseur Digitale Informatie

1

1

0,67

0,67

Junior Adviseur Digitale Informatie

1

0,89

Medewerker Specialist Metadatering

1

0

Ondersteunend medewerker Archieven

0,5

0,5

Totaal

15,72

14

Financieel Adviseur/Controller ad interim

Op 31 december 2024 waren er 13 vrijwilligers bij Het Flevolands Archief. We plannen wekelijks korte overleggen in en organiseren maandelijks personeelsbijeenkomsten, waarbij de directeur en het MT de medewerkers bijpraat over het reilen en zeilen van HFA en waar kennisdeling centraal staat. De maatschappelijke verantwoordelijkheid van HFA als overheidsorganisatie brengt met zich mee dat HFA vakkennis aanwendt om beleidsmatige koersen uit te zetten. We hebben constructief overleg met beleidsverantwoordelijken binnen rijk, provincies, gemeenten en waterschap.

5.1.8. Normaliseren rechtspositie ambtenaren Op 1 januari 2020 is het wetsvoorstel voor de normalisatie van de rechtspositie van ambtenaren (WNRA) in werking getreden. Normalisering van de rechtspositie betekent dat: a. het private arbeidsrecht van toepassing wordt op de rechtsverhouding tussen overheidswerkgevers en hun ambtenaren; 23

b. de bestuursrechtelijke regels rond bezwaar en beroep in ambtenarenzaken komen te vervallen; c. de speciale regels voor het arbeidsvoorwaardenoverleg en de doorwerking daarvan worden vervangen door het reguliere cao-recht en zijn verwerkt in cao Rijk.

5.1.9. Huisvesting HFA is samen met Batavialand huurder van het pand Oostvaardersdijk 01-13 te Lelystad, dat in eigendom is van de provincie. De provincie Flevoland werd in 2017 eigenaar van het vastgoed. Het huidige contract loopt medio 2027 af. De optie tot verlenging bestaat bij wederzijds goedkeuren. HFA heeft in de loop der jaren, met een groeiend takenpakket en een groeiende formatie, nieuwe behoeften in huisvesting gekregen. Daarnaast hebben we te maken met een gebiedsontwikkeling waar we in onze huisvesting rekening mee moeten houden. HFA onderzoekt sinds 2023 daarom de uitvoerbaarheid van verschillende huisvestingsscenario’s samen met de provincie Flevoland als samenwerkend partner. Uitbreiding van beschikbare ruimte behoeft extra financiële inspanning. Het Algemeen Bestuur (AB) heeft hier een beperkte hoeveelheid extra middelen voor beschikbaar gesteld met de voorgenomen verhoging van deelnemersbijdragen, waartoe het AB in maart 2025 besloot.

5.1.10. Interne beheersing Interne beheersing is een proces, gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen in de volgende categorieën: 1.

bereiken van strategische doelstellingen;

2. effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen; 3. betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging; 4. naleving wet- en regelgeving. De organisatie rapporteert periodiek aan het bestuur door middel van bestuursrapportages. Daarnaast voert de externe accountant op gezette tijden ook controles uit op de jaarrekening.

5.1.11. BTW HFA is voor het grootste deel van zijn activiteiten geen ondernemer voor de Omzetbelasting, omdat geen sprake is van prestaties waar een rechtstreekse vergoeding tegenover staat. Voor bijdrage van het rijk is de vrijstelling van artikel 11-1-u Wet OB van toepassing. De bijdragen van de gemeenten, provincie en waterschap zijn belast.

5.1.12. Duurzaamheid [Niet verplichte toelichting over hoe HFA als organisatie met duurzaamheid omgaat] HFA is een organisatie die zichtbaar is in de maatschappij. Vanuit deze voorbeeldfunctie stelt de maatschappij eisen aan duurzaamheid op het gebied van klimaat en energie, innovatie en verbruik van materialen. Daarnaast focust HFA ook meer op andere onderwerpen binnen de bedrijfsvoering. Denk hierbij bijvoorbeeld aan huisvesting en afvalscheiding. 24

De aangesloten overheden financieren HFA als organisatie met publieke middelen om (o.a. historische) informatie beschikbaar te stellen en te behouden voor huidige en toekomstige generaties. Het is daarom een redelijke verwachting [en dat bedoelen we met de voorbeeldfunctie] dat HFA als publieke instelling niet onnodig veel middelen verbruiken en bijvoorbeeld ook zuinig met energie omgaan. Primair is het onze taak om te zorgen dat we zowel analoge (papier, filmmateriaal etc.) als digitale informatie duurzaam bewaren en toegankelijk houden: van dusdanige kwaliteit dat bijvoorbeeld dia’s nog zichtbaar zijn in de toekomst en informatie in bewaarde objecten niet vergaat. Bij aanschaf van nieuwe materialen, zowel voor depotruimte als kantoorruimte, kijkt HFA naar aspecten als circulair gebruik, recyclen en energieverbruik. Bij afgeschreven materialen kijkt HFA binnen, in eerste instantie, gemeente Lelystad naar mogelijkheden voor circulair gebruik. Voor wat betreft huisvesting is HFA huurder in een gebouw dat onder beheer van de Provincie Flevoland staat. De Provincie Flevoland heeft duurzaamheid ook hoog in het vaandel en kijkt bij inrichting en aanpassingen specifiek naar duurzame oplossingen. HFA deelt het pand met Batavialand.

Beide huurders maken actief afspraken (en pakken deze in gezamenlijkheid op) op gebied van afvalscheiding, energieverbruik en inzet van duurzame oplossingen bij bijvoorbeeld ongediertebestrijding en schoonmaak. Nog geen verslaggevingsvereisten voor HFA voor wat betreft duurzaamheid Enerzijds heeft HFA dus die voorbeeldfunctie: meegaan in wat de maatschappij verwacht op het gebied van duurzaamheid. Anderzijds geldt dat formeel er nog geen duurzaamheidsverslaggevingsvereisten voor gemeenschappelijke regelingen zoals HFA zijn. Dit komt hoofdzakelijk omdat er nog onduidelijkheid is over de vragen: ,,Hoe meten we duurzaamheid?”, ,,Hoe verantwoorden we daarover?” en ,,Hoe kan een ander dat betrouwbaar controleren?” Wat HFA al doet is: A. Collectiebeheer: zorgen dat onze archieven duurzaam zijn en blijven. Klimaatbeheersing is daarbij belangrijk. Klimaatbeheersing onderzoeken we actief. Zo is het voor duurzaam bewaren van archiefmateriaal belangrijk dat we eventuele schimmels tijdig ontdekken; B. Organisatorisch: HFA is voor wat betreft materialen geen grootverbruiker. De medewerkers werken hybride en ook gaan medewerkers verspreid in een kleine bezetting naar ons kantoor en archief. Veel praktische zaken hebben we al ingericht: zo gaat licht automatisch uit wanneer we een ruimte even niet gebruiken. Deze keuzes beperken ons energieverbruik; C.