Document · PDF

Bijlage 2_E-formulier archief KPIs Gemeente Lelystad 2020

Raadsvergadering 7 september 2021, gemeente LelystadBij agendapunt: 212. Jaarverslag Toezicht Informatiebeheer 20209.045 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Handleiding E-formulier archief KPI's nr 1

Overzicht sheets Handleiding

Functie sheet Bevat toelichting, gebruiksinstructies en verklaring antwoordresultaten

Invulsheet-KPI

KPI Invulsheet voor de niet overgebrachte archiefbescheiden. In te vullen door gemeente/organisatie en gemeentearchivaris. Voor nuancering/context op het antwoord kan dit in de kolom "Toelichting op antwoord KPI-vraag of deelvragen".

Totaaloverzicht kort

Bevat een gecomprimeerd overzicht van de in "Archief KPI's N-O" ingevulde KPI resultaten.

Grafische weergave opties

Betreft drie sheets met diverse grafische resultaatweergaven, die eventueel, en naar keuze kunnen worden opgenomen in het KPI verslag.

Conordans oud-nieuw

Legt relatie tussen oud KPI kenmerk met nieuw KPI kenmerk voor alle KPI vragen.

U hoeft alleen de blauwe "Archief KPI's N-O" in te vullen. De volgende afkortingen worden gebruikt: KPI Kritische Prestatie Indicatoren LOPAI Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs NO Niet overgebrachte archieven O Overgebrachte archieven Voor verdere instructies over het invullen van de KPI verwijzen wij u naar de VNG Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) https://vng.nl/sites/default/files/2020-05/horizontale-verantwoording_20200430.pdf

Toelichting op resultaatwaardering van antwoorden score

Voldoet aan archiefwetgeving niet van toepassing voldoet voldoet deels onvoldoende

Ja Ja

Deels

Resultaat wanneer geheel aan de eis/voorziening/functionaliteit wordt voldaan. Resultaat wanneer dit een bevestiging betreft met een (licht) negatieve uitkomst. Voorbeeld. 2.2.c Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht (IBT)? 2.2.b Zijn er achterstanden in wettelijk verplichte werkzaamheden? Resultaat wanneer dit een bevestiging betreft van het ontbreken van een wettelijk vereiste voorziening/functionaliteit. Voorbeeld. 3.1.a is “nee” (niet) hebben van een archiefruimte die aan de eisen voldoet). En 3.1.b. is “ja” (rood) omdat archiefbescheiden dan in een ruimte worden geplaats die niet aan de eisen voldoet. Dat is namelijk dan de praktijk. Dan worden archiefbescheiden opgeslagen in een (voormalige) opslagruimte, voormalige kantoorruimte, etc. Resultaat wanneer niet geheel aan de vereiste voorziening/functionaliteit wordt voldaan. Voorbeeld. Er is wel een Archiefverordening, maar als naar het oordeel van de invuller/ toezichthouder aan de hand van de deelvragen blijkt dat niet alle componenten hierin 3.1.a zijn opgenomen. Het vereiste kan ook zijn dat bijvoorbeeld is “ja” of “deels” hebben van een archiefruimte die aan de eisen voldoet. Dan kan 3.1.b. is “deels” (oranje) zijn wanneer bij “ja” niet alle (te bewaren) archiefbesheiden in die archiefruimte zijn opgeslagen.

En bij “deels” wel alles opgeslagen, maar de ruimte voldoet maar gedeeltelijk aan alle eisen. Ook deze varianten komen voor in de praktijk.

Deels Spiegeling van Ja/rood. Daarnaast 6.a Vervanging, 6.3.c facultatieve stukkenlijst (vernietiging), 6.5.a Vervreemding. Dit betreffen geen verplichtingen Deels

Resultaat wanneer niet geheel aan de vereiste voorziening/functionaliteit wordt voldaan. Voorbeeld. Wanneer 3.1.a met "nee" is beantwoord, niet beschikken over archiefruimte, maar opslag in ruimte zonder vereiste voorzieningen (voormalig magazijn/kantoor/kelder).

Nee

Resultaat wanneer geheel niet aan de eis/voorziening/functionaliteit wordt voldaan

Nee

Spiegeling van Ja/oranje (2.2.b/c, 2.3.c)

Nee

Spiegeling van Ja/rood. Daarnaast 6.a Vervanging, 6.3.c facultatieve stukkenlijst (vernietiging), 6.5.a Vervreemding. Dit betreffen geen verplichtingen

N.v.t. Resultaat wanneer een bovenliggende vraag met “nee” is beantwoord, en de vervolgvragen (zo ja….) n.v.t zijn. Of betreft kpi vragen die betrekking hebben op mogelijke ontwikkelingen/gebeurtenissen/toepassingen die plaats kunnen vinden, maar niet moeten plaatsvinden. Wanneer niet plaatsgevonden. Bijvoorbeeld 1.4. Wijziging overheidstaken. 5.11 Voorzieningen compressie en encryptie.

Wij wensen u veel succes met het invullen van de KPI voor uw gemeente / archiefdienst. Op dit document Mocht u nog vragen zijnhebben, de volgende stel deze creative dan commons gerust. van toepassing: Naamsvermelding- Niet Commercieel - Gelijk delen 3.0 Nederland

Voor meer informatie zie:

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/nl/

organisatie:

[naam gemeente, GR, etc.]

[dd-mm-jjjj]

KPI-vraag niet overgebrachte archiefbescheiden (N-O)

(ja/deels/nee/ n.v.t)

Antwoord KPI nr.

LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

1.1

Verordening archiefzorg

1.1.a

Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?

Grondslag: Aw art 30.1 en 32.1 Praktijknorm: VNG model archiefverordening 1.1.b Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? Grondslag: AW art. 30.1

Toelichting op antwoord KPI-vraag- of deelvragen

De Archiefverordening 2020 is vastgesteld op 1/12/2020 en per 31/12/2020 in werking getreden.

Op 15/12/2020

Op dit moment zit de nieuwe beheerregeling (n.a.v. de Archiefverordening 2020) in vaststellingsprocedure.

Aw art. 32.2

1.2 1.2

Beheerregeling Informatiebeheer Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde beheerregeling Informatiebeheer inzake het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, en het beheer van de archiefbewaarplaats? Grondslag: Archiefverordening van de gemeente Praktijknorm: VNG model beheerregeling

1.2. Toelichting

De Beheerregeling Informatiebeheer is niet bij wet verplicht, maar wordt vrijwel altijd in een Archiefverotrdening verplicht gesteld ((vgl. het VNG model daarvoor).

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

1.3

Strategisch informatieoverleg (SIO)

1.3

Heeft het college als archiefzorgdrager een strategisch informatie overleg (SIO) ingesteld?

Grondslag: Toelichting op de wijziging van het Archiefbsluit 2012. Praktijknorm: VNG model aanwijzings- en benoemings-besluiten

Handreiking Strategisch Informatieoverleg (SIO) 1.3. Toelichting

Taken voor het SIO zijn in ieder geval vaststelling van een Hotspotmonitor (KPI 6.3.d) en advisering inzake vervreemding van archiefbescheiden die geen gevolg is van uitvoering van nieuwe wetgeving (KPI 6.5.c). Daarnaast kunnen bij het SIO andere taken en/of bevoegdheden worden belegd (zie Handreiking).

1.4

Wijziging Overheidstaken

1.4

Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? Grondslag: Aw art. 4 Wet algemene regels herindeling (ARHI) art. 70

Deze zijn beschreven in artikel 5 van de Beheerregeling.

Praktijknorm: Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (Verbonden partijen) (Juridische) voorzieningen die de zorgdrager zou moeten treffen zijn het opstellen van een akte van terbeschikkingstelling, of een verklaring van overbrenging dan wel 1.4.Toelichting vervreemding. Daarnaast moet de gemeentelijke organisatie zorgen voor het afsluiten van archieven en de (voorbereiding van) terbeschikkingstelling, overbrenging of vervreemding.

1.5

Gemeenschappelijke regelingen en andere intergemeentelijke samenwerkingsvormen

1.5.a

Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling en andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden?

Grondslag: Aw art. 40 Praktijknorm: Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (Verbonden partijen)

1.5.a Toelichting

Handreiking informatieveiligheid en samenwerkingsverbanden Het gaat hier om het op afstand zetten van de uitvoering van taken in gemeenschappelijke regelingen (GR). Dit kan alleen door middel van mandaat. Het college blijft dan archiefzorgdrager. [Wanneer een gemeente taken of bevoegdheden op basis van delegatie onderbrengt in een GR, is sprake van de overdracht van taken zoals bedoeld in KPI 1.4. Het college is dan niet langer archiefzorgdrager.] Als medeoprichter van een GR is het college verantwoordelijk voor opname van een archiefparagraaf in de GR-tekst waarin tenminste de bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt belegd voor het GR-archief. Als zorgdrager moet het college regels stellen aan creatie en beheer van gemeentelijke archiefbescheiden bij de GR, bijvoorbeeld door middel van dienstverleningsovereenkomsten. Sinds de invoering van de Aw 1995 zijn andere samenwerkings-verbanden in zwang gekomen waarover de wet niets zegt. Het is echter verstandig bij deze KPI ook te kijken naar het op afstand zetten van de uitvoering van taken in overheidsstichtingen en -NV’s en in publiek-private samenwerkingsverbanden (BV, NV, VOF). De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft informatie behorende bij uitgeplaatste taken worden hier niet bevraagd, en behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

1.5.b

ja Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijk GR-register, en is er een overzicht van andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert? Grondslag: Wg art. 27 Praktijknorm: Landelijk GR-register Voor nadere uitleg van het landelijk GR-register, ook in relatie tot WGR art. 27, zie https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/gemeenten-provincies-en1.5.b Toelichting waterschappen/gemeenschappleijke -regelingen.

1.6

Mandaatregeling archiefzorg

1.6

Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels?

Vervangingsbesluit Mandaat t.b.v. archiefbeheer Mandaat t.b.v. het opstellen en ondertekenen van vernietigingslijsten. Mandaat t.b.v. het overbrengen van archiefbescheiden

Grondslag: Awb Title 10.1 1.6. Toelichting

Bijvoorbeeld voor de vervanging van archiefbescheiden of voor opstellen en ondertekeningen van vernietigngslijsten.

1.7

Uitbesteden Archiefbeheer(staken)

1.7

Worden er archiefbeheer(deel)taken uitbesteed? Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid?

Grondslag: BW boek6 Gemw art. 160 en 165 1.7. Toelichting Denk bij het uitbesteden van archiefbeheertaken of -diensten aan: inhuur personeel; huur archiefruimte, archiefbewaarplaats of e-depot; het extern laten bewerken of restaureren van papieren archieven; het laten hosten van digitale gegevens. Wanneer de hele documentaire informatievoorziening is uitbesteed (bijvoorbeeld in een shared service centre) of het beheer van de statische archieven is uitbesteed aan een externe archieforganisatie, dan is sprake van een op afstand gezette taak als bedoeld in KPI 1.5.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

1.8

Publicatie en bekendmaking

1.8

Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) en / of https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad?

Grondslag: Wet elektronische publicaties per 1-1-2021. Praktijknorm: Gemeenteblad op website: officielebekendmakingen.nl 1.8.Toelichting

De inwerkingtreding van de Wet electronische publicaties is gepland 1 jan. 2021. Vanaf dat moment moeten regelingen en bekendmakingn van de overheid via DROP op https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad worden gepubliceerd. Drop wordt beheerd door KOOP, Kennis en Exploitatiecentrum voor Officiele Overheidspublicaties. Zie https://www.koopoverheid.nl/vooroverheden/gemeenten-provincies-en-waterschappen/drop

MIDDELEN EN MENSEN Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

2.1

Middelen

2.1

vraag beantw. in € 1.270,470,00 Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter kolom beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor Toelichting c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop? Grondslag: Aw art. 30.2 2.1. Toelichting De volgende kostensoorten zijn relevant: loon personeel, externe inhuur personeel, opleiding personeel, materialen voor het papieren archief (zippels, verpakking e.d.), externe bewerking archieven, vernietiging, bouw/inrichting archiefruimte (ook digitaal), huur archiefruimte of opslag, externe digitalisering archieven, scanners, software DMS/RMA, software DSP/ZTC, archiefdienst of aansluiting bij externe archieforganisatie (archiefbewaarplaats), aansluiting documentenwacht. Er zijn geen kengetallen beschikbaar.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

2.2

Mensen, kwantitatief tbv beheer

2.2.a

Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

vraag beantw. in 11,29 fte kolom Toelichting

Grondslag: Aw art. 32 Er zijn geen kengetallen beschikbaar

2.2.a. Toelichting

deels

2.2.b

Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden?

Op dit moment zijn er nog steeds achterstanden in het koppelen van losse reagistraties aan dossiers in Corsa. De achterstand is afgelopen jaar aanzienlijk ingelopen, echter nog niet volledig weggewerkt. Zal naar verwachting in 2021 worden afgerond. Er zijn wel maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat documenten direct aan dossiers worden gekoppeld.

2.2.b Toelichting Het gaat hier om structurele achterstanden die binnen de dagelijkse uitvoering van de beheerwerkzaamheden met de normale personeelsbezetting en toegekende middelen niet zijn weg te werken. Voorbeelden niet-overgebrachte archieven: - analoge en digitale dossiervorming in behandelfase; - document- en dossierregistratie; - beheer (ook materieel) van afgehandelde analoge en digitale dossiers; - bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de analoge cq. digitale informatie; - de (voorbereiding van de) vernietiging van informatie; - de (voorbereiding van de) overbrenging van de informatie naar de archiefbewaarplaats. Voorbeelden overgebrachte archieven: - ontsluiting; - materiële verzorging, - aanbrengen van openbaarheidsbeperkingen; - beschikbaarstelling aan het publiek; - inrichten van – of op andere wijze voorzien in – een beheeromgeving voor digitale informatie (digitaal depot, e-depot). Let op: particuliere archieven die zijn opgenomen in de bewaarplaats vallen onder het regime van de Archiefwet. Dus ook achterstanden bij de particuliere archieven vermelden.Naast boven 2.2.c

Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie?

2.3

Mensen, kwalitatief tbv beheer

2.3.a

Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 4.2.) Grondslag: Aw art. 32.2 2.3.b Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan?

2.3.c

nee

Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie?

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

2.4

Mensen, kwantitief tbv toezicht

2.4

Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers.

vraag beantw. in Toezicht taken zijn gedelegeerd aan de GR Het kolom Flevolands Archief (HFA). Deze taken zijn nu belegd binnen de functie gemeente archivaris. Binnen HFA Toelichting bestat deze functie op dit moment uit 1,67 FTE.

Grondslag: Aw art. 32.2 Praktijknorm: Rekennorm formatie (inter-)gemeentelijke archiefinspectie (LOPAI/KVAN/BRAIN) 2010

ARCHIEFRUIMTEN, APPLICATIES, ARCHIEFBEWAARPLAATS EN E-DEPOTS Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

3.1

Archiefruimten, applicaties en serverruimten

3.1.a

Beschikt de gemeente over een of meer (analaoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en –besluit genoemde eisen voldoen?

Grondslag: Aw art. 21.1 Ab art. 13 Ar art. 27-46, 57 en 59

Praktijknorm Checklist van de Permanente commissie bouwzaken archiefinspecteurs 3.1.b

Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren en op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden? Grondslag: Aw art. 21.1 Ab art. 13

3.1.c 3.1.c Toelichting

3.4

Ar art. 27-46, 57 Beschikt het college over een applicaties -DMS / RMA en procesapplicaties waarmee de ja noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd? Onder informatiebeheertaken verstaan we de onderdelen van het beheer die in hoofdstuk 6 t/m 8 van deze handreiking aan de orde komen. De normen ISO-16175-2 (internationaal) en NEN2082 (nationaal) bevatten te stellen eisen aan applicaties gebruikt voor informatiebeheer. De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in DMS / RMA en vakapplicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO.

Onderdeel gemeentelijk rampenplan

3.4

Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen?

Er is wel een geactualiseerd crisisplan voorhanden, echter lijkt het erop dat de procedures t.b.v. veiligstellen van objecten met een cultuurhistorische waarde ontbreken.

Grondslag: Wet veiligheidsregio's art. 3; Praktijknorm: Handreiking regionaal risicoprofiel Risicoprofielen van de veiligheidsregio's. 3.4.Toelichting

Het regionaal risicoprofiel is een inventarisatie en analyse van de in een veiligheidsregio aanwezige risico’s, inclusief relevante risico’s uit aangrenzende gebieden. Het risicoprofiel moet zijn vastgesteld door de veiligheidsregio (en is daar ook op te vragen). De handreiking onderscheidt zes vitale belangen. Punt 6 betreft de veiligheid van cultureel erfgoed.

3.5

Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming

3.5.a

Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan, en een veiligheidsplan voor het e-depot (of de edepots)? Praktijknorm: Leidraad calamiteitenplan archieven LOPAI (2002), nu BRAIN

3.5.a toelichting

De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in edepot(s) en (andere) applicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. De VNG Informatiebeveiligingsdienst (IBD) heeft een aantal zogenaamde operationele kennisproducten beschikbaar voor aspecten van informatiebeveiliging, zie https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/kennisproducten-ibd/

3.5.b

Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4)

nee

Praktijknorm: Handreiking crisisorganisatie in collectiebeherende instellingen (RCE, 2016)

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

4.1

Kwaliteitssysteem archiefbeheer

4.1.a

Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd?

deels

Grondslag: Archiefregeling art. 16; Praktijknorm: KIDO 4.1.a. toelichting

Een kwaliteitssysteem is het geheel van “organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg”. De archiefwetgeving schrijft niet voor hoe een kwaliteitssysteem vormgegeven moet worden, maar stelt in de toelichting op de Archiefregeling dat “elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken”. De organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en in hoeverre aan bepaalde standaarden wordt voldaan en dat regelmatig interne toetsing en evaluatie plaatsvinden.

4.1.b

Zo ja of deels, welk systeem?

Grondslag: Archiefregeling art. 16; Zo ja of deels, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? Grondslag: Archiefregeling art. 16; Praktijknorm: KIDO

4.1.c

4.3

Gekwalificeerde gemeentearchivaris

4.3.a

Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de welovergebrachte? Grondslag: Aw art. 32.1, 3.2.2 en 32.3 Aanpassingswet WNRA art. 8.0 Praktijknorm: Model aanwijzingsbesluit VNG

4.3 Toelichting

4.3.b

De Wet Normalisatie Rechtspositie Ambtenaren (Wnra) treedt met ingang van 1 januari 2020 in werking. De Archiefwet wordt daarop aangepast (art. 32 voor gemeenten). In de praktijk betekent het dat benoemingsbesluiten vanaf 2020 moeten worden omgezet in aanwijzingsbesluiten.

Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek? Grondslag: Aw art. 32.1

4.4 4.4

vraag beantw. in Handboek kwaliteit informatiebeheer kolom Toelichting

Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Grondslag: Aw art. 32.2 Praktijknorm: VNG model archiefverordening

4.4. Toelichting

Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.

ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

5.1 5.1

Geordend overzicht analoog en digitaal

Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? Grondslag: Aw art.3 en 21.2 Ab art 12

5.1. Toelichting

deels

Wordt nader in kaart gebracht in Q1 / Q2 2021

Ar art. 18 en 23 Naast post- of dossierregistratie-, zaak- en documentmanagementsystemen, die over archieffunctionaliteit beschikken conform NEN 2082, zijn meestal tal van andere informatiesystemen in gebruik die wij hier samenvatten onder de noemer 'vakapplicaties'. Bij deze kpi zijn twee zaken van belang: 1) de mate waarin de gemeente het gehele informatiebeheer in kaart heeft. Kijk niet alleen naar het post- of dossierregistratie-, zaak- of documentmanagementsysteem, ook de gemeentelijke website, verplicht digitaal te bewaren ruimtelijke plannen (DURP) en andere applicaties waarin zich te bewaren informatie bevindt, moeten in het overzicht zijn opgenomen. Denk daarom aan het opvragen van een compleet overzicht van systemen/applicaties die in gebruik zijn; 2) hoe groot het percentage archiefbescheiden is dat ter archivering wordt aangeboden (capture). In hoeverre leggen medewerkers bijvoorbeeld werkarchieven aan (in mailprogrammatuur, op netwerkschijven of op papier) die niet bij de afdeling DIV of in een te archiveren applicatie terechtkomen? De hoeveelheid e-mails die wordt gearchiveerd in vergelijking met het totaal aantal e-mails dat de organisatie binnenkomt kan als indicatie dienen. Let ook op projecten die op andere locaties worden uitgevoerd en op het gebruik van sociale media.

Voor overgebrachte archieven kan gekeken worden naar de mate waarin aanwinsten en nog te bewerken archieven zijn opgenomen in het archiefbeheersysteem.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

5.2

Authenticiteit en context analoog en digitaal

5.2.a.

5.2.a Toelichting

Invulling van kpi 5.2.a.1 – 5.2.a.5: Niet-overgebrachte archieven: Gegevens over archiefbescheiden worden vastgelegd in de metadatavelden van systemen. Kpi 5.2 moet op verschillende niveaus worden beantwoord: 1) of de gebruikte (postregistratie-, zaak- of documentmanagement)systemen en applicaties beschikken over de vereiste metadatavelden om de hieronder bij kpi 5.2.a.1 t/m 5.2.a.5 geformuleerde vereisten vast te leggen. In dat geval kan worden volstaan met het kijken naar systeemspecificaties; 2) of de gemeente deze metadatavelden ook gebruikt; en 3) of deze metadatavelden consequent en kwalitatief goed zijn ingevuld. Voor dit laatste is een uitgebreider onderzoek noodzakelijk (bijvoorbeeld met behulp van een steekproef). Geef aan op welk niveau de kpi is beantwoord. Overgebrachte archieven: Voor overgebrachte archieven moeten de metagegevens zijn geborgd door een toegang (inventaris of plaatsingslijst op dossierniveau) per archief en een beheersysteem voor de gehele collectie. Voor nadere uitleg over metagegevens, zie: tagegevens, zie https://www.gemmaonline.nl/index.php/Verdieping_metagegevens.

5.2.a.1

- de inhoud, structuur en verschijningsvorm;

5.2.a.1 Toelichting In de meeste (maar lang niet alle) gevallen voldoen als beschrijving van inhoud, structuur en verschijningsvorm metadata over:

- identificatiekenmerk - uiterlijke vorm -inhoudsomschrijving (bijvoorbeeld omslag, doos) resp. aggregatieniveau (bijvoorbeeld zaakdossier) - inhoudsbeschrijving - datering Eisen aan inhoud, structuur en verschijningsvorm zijn soms al vastgelegd in de sjablonen die voor documenten worden gebruikt. 5.2.a.2 5.2.a.3 5.2.a.4 5.2.a.5

- wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt; - de samenhang met andere archiefbescheiden; - de uitgevoerde beheeractiviteiten; - de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden.

ja ja ja ja

5.2.a.5 Toelichting Dit moet worden vastgelegd wanneer men kiest voor emulatie als bewaarstrategie. Emulatie is de methode waarbij de technische omgeving die noodzakelijk is voor het

uitvoeren van oude programma’s, softwarematig wordt nagebootst. Als gekozen wordt voor open formaten zijn deze gegevens minder relevant.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

5.3 5.3

Systeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? Grondslag: Aw srt. 3 en 21.1 Ab art 12

Ar art 20 Praktijknorm: Weten of vergeten? Handreiking voor het toepassen van de Algemene verordening gegevensbescherming in samenhang met de Archiefwet in de dagelijkse praktijk van het informatiebeheer bij de overheid

5.3. Toelichting

5.4 5.4

Website digi Toegangkelijkheid Het archiveringssysteem moet minimaal doorzoekbaar zijn met behulp van een van de onder 5.2.A.1, 5.2.A.2 en 5.2.A.3 genoemde metagegevens. Wat als redelijke termijn beschouwd kan worden, hangt mede af van het werkproces. Voor de overgebrachte archieven is beoordeling van ‘redelijke termijn’ afhankelijk van de afspraken die zijn vastgelegd in een Handvest Dienstverlening.

Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden? Grondslag: Aw art. 21.1 AB art. 11 AR art. 3-8 en 14-15 Praktijknorm: Goedgekeurde printers (COT) Geschikt papier (LOPAI, 2013)

5.4. Toelichting

Onder duurzaamheid verstaat men het “leesbaar en interpreteerbaar houden gedurende de wettelijk bepaalde bewaartermijn”.

5.5

Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog

5.5

Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden? Grondslag: Aw art. 21.1 Ab art. 11

Ar art. 9-13 Praktijknorm: Archiefregling bijlage 2 (ICN -kwaliteitseisen) 5.5. Toelichting

Onder verpakkingsmaterialen verstaan we: archiefmappen en –omslagen; tabstroken; archiefdozen; etiketten.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

5.6

Systeem voor duurzaamheid analoog

5.6

Waarborgt het archiveringssysteem c.q zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden?

Grondslag: Ab art. 11 Praktijknorm: Checklists van de Permanente commissie bouwzaken archiefinspecteurs 5.6. Toelichting

Voor papieren archiefbescheiden is het creëren van goede condities voor bewaring (zoals het verpakken in zuurvrije materialen en opslag in een archiefruimte die aan de eisen voldoet) in principe voldoende om te zorgen dat bewaarde bescheiden bij raadpleging na 100 jaar ‘geen noemenswaardige achteruitgang’ laten zien. Voor overgebrachte archieven is het regelmatig ompakken van papieren archieven noodzakelijk en het monitoren (en vastleggen) van de klimaatcondities van de bewaarplaats.

5.7

Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer

5.7

Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden? Praktijknorm: RODIN versie 2 (2017) Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)

GEMMA Softwarecatalogus Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) 5.7. Toelichting

Het gebruik van RODIN is geen wettelijke verplichting. In de GIBIT heeft met name art. 28 betrekking op archivering. Een essentieel onderdeel van duurzaam beheer , informatiebeveiliging, is genormeerd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Zie daarvoor: https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/product/baseline-informatiebeveiliging-overheid-bio/

5.8

Aanvullende metagegevens digitaal

5.8.

Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? (zie ook 5.2) Grondslag: Ar art. 24 Praktijknorm: TMLO versie 1.1 (2014)

nee

MDTO (consultatieversie, april 2020) 5.8. Toelichting

Onder ‘aanvullende’ metagegevens verstaat de archiefwetgeving technische metadata, die worden gebruikt om informatiedragers te beschrijven. In het TMLO zijn ze te vinden onder element nummer 21. Voor zover technische metadata wel worden vastgelegd, moeten ze zijn opgenomen in het metagegevensschema (zie KPI 5.2).

5.9

Opslagformaten

5.9

Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht? Grondslag: Ar art. 26.1 Praktijknorm: Lijst open standaarden Forum Standaardisatie Handreiking voorkeursformaten Nationaal Archief

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

5.10 5.10

Functionele eisen Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? Grondslag: Ar art. 17, 21 en 22

5.10. Toelichting

In een digitale omgeving moet in bepaalde gevallen ook het 'gedrag' van archiefbescheiden worden vastgelegd. Het gaat vooral om informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie (zoals 3D-bestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites). De gemeente moet dus weten welke afwijkende informatieobjecten in de organisatie gebruikt worden en kiezen voor opslag in gestandaardiseerde open formaten die functionele eisen/gedrag behouden. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van de bewaarstrategie.

5.11

Voorzieningen compressie en encryptie

5.11.a

Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken?

n.v.t.

Gemeente Lelystad maakt geen gebruik van compressieen/of encryptie. Waar nodig worden de zaken als vertrouwelijk gearchiveerd en zijn alleen toegankelijk voor de geautoriseerde mederwerkers. Dit wordt 2x per jaar geaudit.

Grondslag: Ar art. 26.2-3 Praktijknorm: Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) 5.11.a Toelichting

5.11.b 5.11.c

Voor uitleg van deze begrippen zie: https://nl.wikipedia.org/wiki/Datacompressie https://nl.wikipedia.org/wiki/Encryptie Gebruik van compressietechniek is alleen toegestaan voor zover verlies van informatie geen invloed heeft op de in de in de Archiefregeling gestelde eisen voor toegankelijke en geordende staat. Het meest wenselijke is als de compressie verliesvrij ongedaan kan worden gemaakt (lossless compressie). En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden? ja Ja, zie hierboven. Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van n.v.t. de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?

VERVANGING, CONVERSIE/MIGRATIE, VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN. Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

6.1

Vervanging, besluiten en verklaringen.

6.1.a

Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]?

Grondslag: Aw art. 7; Ab art. 6.1 6.1.a Toelichting

Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad)

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens?

6.1.b

Grondslag: Ab art. 6.1 BW art. 2.:10, lid 4 Ar art. 26.b Praktijknorm: Handreiking vervanging archiefbescheiden, versie 2.0 6.1.b Toelichting

Bij de beschrijving van de reikwijdte van het vervangingsproces moet ook worden vermeld of het gaat om retrospectieve vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden die zijn gevormd voorafgaand aan het besluit, of om routinematige vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties als onderdeel van de digitalisering van de gehele informatiehuishouding.

6.1.c.

Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt? Grondslag: Ab art. 6.2 en 8 Ar art. 26.b Praktijknorm: Handreiking vervanging archiefbescheiden, versie 2.0

6.2

Converteren en migreren

6.2.a

Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden?

Kanttekening: het huidige vervanging wordt alleen toegepast bij de op termijn te vernietigen archiefbescheiden.

Grondslag: Ar art. 25 Conversie is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere, migratie is het overgaan naar andere software. De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld in relatie tot een ICT-protocol waarin is beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk is. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van een bewaarstrategie.

6.2.a Toelichting

6.2.b

Wordt/is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt? Grondslag: Ar art. 25

Praktijknorm: Leidraad migratie (WFA) 6.2.b Toelichting

De verklaring moet een specificatie bevatten van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd/gemigreerd en aangeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of nadien aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat wordt voldaan. Het is wenselijk dat getoetst wordt op informatiebehoud van gegevens, raadpleegbaarheid van meegemigreerde brondocumenten en functionaliteit van het systeem.

6.3

Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst

6.3.a

Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbeheiden? Aw art. 5 en 9 Ab art. 2-5

Grondslag:

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst?

6.3.b

Grondslag: Aw art. 5 Ab art. 2-5 Praktijknorm: Selectielijst 2012, 2017 en 2020 Selecielijst 1983 Voor archiefbescheiden gedateerd t/m 1995 geldt de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (1983). Voor archiefbescheiden gedateerd vanaf 1996 tm 2016 is dat de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (2005, geactualiseerd juni 2012). Voor archieven vanaf 2017 tot en met 2019 geldt de selectielijste 2017. Voor archieven geormd na 2017 geldt de selectielijste 2020. 6.3.c Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst? nee 6.3.d Is er een Hotspotmonitor vastgesteld? nee Grondslag: Aw art. 5 Ab art. 2-5 Praktijknorm: Selectielijst 2020 par. 1.3 en 1.5 Handreiking periodieke hotspot-monitor decentrale overheden (Archief2020 2017) 6.3.b Toelichting

6.3.d Toelichting

Een hotspotmonitor is een integraal onderdeel van de (inter)gemeentelijke selectielijst 2017 en verder.

6.4

Vernietiging en verklaringen

6.4.a

ja Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Grondslag: Aw art. 3 Ab art.8 De archiefzorgdrager is verplicht de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken te vernietigen, uitzonderingen daargelaten. Dit geldt ook voor kopieën 6.4.a Toelichting en backups. 6.4.b

Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? Grondslag: Aw art. 3 Ab art.8

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

6.5

Vervreemding, besluiten en verklaringen

6.5.a

6.5.a Toelichting

6.5.b.

Van vervreemding [overdracht van eigendom] is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie (zorgdrager of nietoverheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk.

Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? Grondslag: Aw art. 8

6.5.c

nee

Zo ja, heeft de zorgdrager het Strategisch Informatieoverleg (SIO), of als dat niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding?

n.v.t.

Grondslag: Ab art. 7 Praktijknorm: Handreiking Strategisch Informatieoverleg (SIO) 6.5.c Toelichting

6.5.d

Bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding moeten tenminste worden betrokken: een door de zorgdrager aangewezen persoon binnen de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor de informatiehuishouding en de gemeentearchivaris, mits deze is benoemd.

Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? Grondslag: Ab art. 8

n.v.t.

6.5.d Toelichting

Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad)

OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na bij wet astgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

7.1 7.1.a

Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn.

Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of E depotvoorziening? Grondslag: Aw art. 3 en 12-13 Ab art. 9.1 en 12

7.1.b

Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht?

vraag beantw. In kolom Toelichting

7.1.c.

Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging?

vraag beantw. In kolom Toelichting

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

7.2 7.2

Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? Grondslag: Ab art. 9.3

7.3 7.3

Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering (vervallen) Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet binnen de wettelijke overbengingstermijn overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd bij en ontvangen van gedeputeerde staten? Grondslag: Aw art. 13.3-4

n.v.t.

totaal ja totaal deels totaal Nee n.v.t.

47 3 6 6 62

Niet overgebrachte archiefbescheiden Totaal beantwoord 62 % 100,0 Niet overgebrachte archiefbescheiden 10,0 5,0 6,0 5,0 18,0 15,0 3,0

voldoet

voldoet deels

49 voldoet 79,0

4 voldoet deels 6,5

voldoet

voldoet deels

10 3 5 4 14 11 2

0 2 0 1 1 0 0

KPI niet overgebrachten archiefbescheiden voldoet 1. Lokale regelingen 2. Middelen en mensen 3. Archiefruimte, applicaties, archiefbwaarplaats en E-depot 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht

zie tabblad grafiek voldoet deels

100,0 60,0 83,3 80,0

0,0 40,0 0,0 20,0

5. Ordening, autenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid 77,8

5,6

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding 73,3 7. Overbrenging archiefbescheiden 66,7

0,0 0,0

niet overgebracht voldoet 1. Lokale regelingen 10 2. Middelen en mensen 3 3. Archiefruimte, applicaties, archiefbwaarplaats en E-depot 5 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht 4 5. Ordening, autenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid 14 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding 11 7. Overbrenging archiefbescheiden 2

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

voldoet deels 0 2 0 1 1 0 0

formule

VERT.ZOEKEN(B2;gemnr!A:B;2;ONWAAR)

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

ja deels nee n.v.t. Antw. In kolom Toelichting

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

zie KPI verslag

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

onvoldoende

n.v.t.

3 onvoldoende 4,8

6 n.v.t. 9,7

onvoldoende

n.v.t.

0 0 1 0 1 1 0

0 0 0 0 2 3 1

onvoldoende

n.v.t.

0,0 0,0 16,7 0,0

0,0 0,0 0,0 0,0

5,6

11,1

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

6,7 0,0

20,0 33,3

onvoldoende

n.v.t.

0 0 1 0 1 1 0

0 0 0 0 2 3 1

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

waardering NO

Antw. In kolom Toelichting

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

0 0 0

0 0 0 ja

0 0 0

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

0 ja

0 0 0

0 vraag beantw. in kolom Toelichting 0 0

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

0 vraag beantw. in kolom Toelichting 0 deels

deels

ja ja

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

vraag beantw. in kolom Toelichting

ja ja

nee

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

deels

vraag beantw. in kolom Toelichting ja

deels

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

ja 0

ja ja ja ja

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

nee

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

n.v.t.

ja n.v.t.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

ja nee

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

n.v.t.

0 vraag beantw. In kolom Toelichting vraag beantw. In kolom Toelichting

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

n.v.t.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

KPI

KPI uitvraag

LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Verordening archiefzorg Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?

1.1 1.1.a

serultaat

1.1.b

Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?

1.2

Beheerregeling Informatiebeheer

1.2

Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde beheerregeling Informatiebeheer inzake het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, en het beheer van de archiefbewaarplaats?

1.3

Strategisch informatieoverleg (SIO)

1.3

Heeft het college als archiefzorgdrager een strategisch informatie overleg (SIO) ingesteld?

1.4

Wijziging Overheidstaken

1.4

1.5

Gemeenschappelijke regelingen en andere intergemeentelijke samenwerkingsvormen

1.5.a

1.5.b

Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijk GR-register, en is er een overzicht van andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert? Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels?

1.6 1.6

ja ja

0 ja

1.7

Uitbesteden Archiefbeheer(staken)

1.7

1.8

Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) en / of https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad?

2.1 2.1

Middelen Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop?

2.2

Mensen, kwantitatief tbv beheer

2.2.a

1.8

zie KPI verslag

Zie KPI verslag

2.2.b 2.2.c

Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie?

2.3

Mensen, kwalitatief tbv beheer

2.3.a

Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 4.2.)

2.3.b

Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan?

2.3.c 2.4 2.4

Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie? Mensen, kwantitief tbv toezicht Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers.

nee

ARCHIEFRUIMTEN, APPLICATIES, ARCHIEFBEWAARPLAATS EN E-DEPOTS Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

3.1

Archiefruimten, applicaties en serverruimten

3.1.a

Beschikt de gemeente over een of meer (analaoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en –besluit genoemde eisen voldoen?

3.1.b

Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren en op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden?

3.1.c

3.4 3.4

Beschikt het college over een applicaties -DMS / RMA en procesapplicaties waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd? Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen?

3.5

Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming

3.5.a

Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan, en een veiligheidsplan voor het e-depot (of de edepots)?

3.5.b

Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4)

nee

Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

4.1 4.1.a

Kwaliteitssysteem archiefbeheer Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd?

4.1.b

Zo ja of deels, welk systeem?

4.1.c

Zo ja of deels, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem?

4.3 4.3.a

Gekwalificeerde gemeentearchivaris Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de welovergebrachte? Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek?

4.3.b 4.4 4.4

deels ja

Zie KPI verslag

deels zie KPI verslag ja

ja ja

5.1

Geordend overzicht analoog en digitaal Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur?

5.1

deels

5.2

Authenticiteit en context analoog en digitaal

5.2.a.

Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld: - de inhoud, structuur en verschijningsvorm; - wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt; - de samenhang met andere archiefbescheiden; - de uitgevoerde beheeractiviteiten;

5.2.a.1 5.2.a.2 5.2.a.3 5.2.a.4

5.2.a.5 - de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden. 5.3

Systeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal

5.3

Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden? Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden? Systeem voor duurzaamheid analoog Waarborgt het archiveringssysteem c.q zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden?

5.4 5.4 5.5 5.5 5.6 5.6

5.7 5.7 5.8 5.8. 5.9 5.9 5.10 5.10 5.11

Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden? Aanvullende metagegevens digitaal Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? (zie ook 5.2) Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht? Functionele eisen Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? Voorzieningen compressie en encryptie

ja ja ja ja ja

0 ja

nee ja

5.11.a

Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken?

n.v.t.

5.11.b

En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden?

5.11.c

Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?

n.v.t.

6.1

Vervanging, besluiten en verklaringen.

6.1.a

Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]?

6.1.b

Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens?

6.1.c.

6.2.a

Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden?

6.2.b

Wordt/is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt?

6.3

Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbeheiden? Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst?

ja ja

6.2

6.3.a 6.3.b

6.3.c 6.3.d 6.4 6.4.a 6.4.b

6.5 6.5.a

6.5.b. 6.5.c

Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst? Is er een Hotspotmonitor vastgesteld? Vernietiging en verklaringen Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? Vervreemding, besluiten en verklaringen

nee nee

Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd, niet als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers expliciet wordt voorgeschreven? Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? Zo ja, heeft de zorgdrager het Strategisch Informatieoverleg (SIO), of als dat niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding?

nee

ja ja

n.v.t. n.v.t.

6.5.d

Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt?

7.1

Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn.

7.1.a

Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of E depotvoorziening?

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Lelystad&id=26bf7c74-b50f-49ec-97f0-4dcd7b3fbda6