24.205 BL 2 Rekenkamer Lelystad - eind rapport onderzoek geheimhouding

Cr. 3B.4. De geheimhouding is alleen op dat deel van het document gelegd waarvoor de geheimhoudingsgrond van toepassing is en bestrijkt niet meer dan noodzakelijk is voor de gegeven motivering.

Deels voldaan. Niet in alle onderzochte gevallen wordt expliciet een afweging gemaakt welke informatie of welke (delen van) documenten geheim moeten worden verklaard. Door het ontbreken van een heldere motivering (cr. 3B.3) is dit

en-vandelaar.nl

43

5. Analyse geheimhouding Cr. 3B.5. Bij het opleggen van geheimhouding is zo mogelijk een vervaldatum benoemd of Deels voldaan. In een groot deel van de documenten is geen vervaldatum of omstandigheid een omstandigheid waarop de geheimhouding vervalt. beschreven waarop geheimhouding vervalt. Cr. 3B.6. Van de geheimhouding wordt op de stukken melding gemaakt. Deels voldaan. In de meeste gevallen wordt melding gemaakt van geheimhouding op de stukken, maar niet altijd. Cr. 3B.7. De raad of de commissie heeft na het sluiten van de deuren in meerderheid besloten om al dan niet in beslotenheid te vergaderen.

Onbekend op basis van voorliggend onderzoek. Voldaan.

Cr. 3B.8.

Bekrachtigen: De raad bekrachtigt de geheimhouding in de eerstvolgende raadsvergadering.

Opheffen: Periodiek en/of na het verlopen van de vervaldatum wordt beoordeeld of de geheimhouding moet voortduren. Wanneer de geheimhouding na het verlopen Cr. 3B.9. van de vervaldatum wordt aangehouden wordt dit onderbouwd en wordt een nieuwe vervaldatum vastgesteld.

Cr. 3B.10.

Cr. 3B.11.

Niet voldaan. Er is geen overzicht van alle geheime documenten met vervaldata voor de geheimhouding. Ook wordt in de meeste gevallen geheimhouding opgelegd zonder een vervaldatum of conditie voor opheffen van geheimhouding te vermelden.

Opheffen: De geheimhouding wordt middels een besluit opgeheven door het daarvoor verantwoordelijke orgaan.

Voldaan.

Opheffen: Bij opheffing van de geheimhouding wordt het stuk tijdig en op een eenduidige en toegankelijke wijze openbaar gemaakt, ook als bij oplegging van de geheimhouding een eindtermijn is gesteld aan de geheimhouding.

Niet voldaan. Na opheffing van geheimhouding (van rechtswege) wordt een document waarop eerder geheimhouding rustte niet proactief gepubliceerd. De praktijk is eerder andersom; geheimhouding wordt opnieuw overwogen op het moment dat daar concrete aanleiding toe is, bijv. bij een Wobverzoek of raadsvragen. en-vandelaar.nl

44

5. Analyse geheimhouding 4. In hoeverre is er kennis bij de raad, de griffie, het college en de ambtelijke organisatie over landelijke wetgeving én het lokale formele beleid en werkproces (incl. rechten en plichten) op het gebied van geheimhouding? (praktijk - inzicht) Cr. 4.1. Raad, griffie, college en organisatie zijn bekend met wetgeving en lokale regels m.b.t. geheimhouding.

Cr. 4.2. Raad, griffie, college en organisatie kennen de relevante terminologie (geheim, besloten, openbaar/niet openbaar, vertrouwelijk, opleggen, bekrachtigen, opheffen, etc.) Cr. 4.3. Raad, griffie, college en organisatie kennen, ieder vanuit zijn/haar positie, de rechten en plichten t.a.v. geheimhouding en/of hebben deze kennis op professionele manier georganiseerd.

Deels voldaan. Kennis van geheimhouding is aanwezig bij de griffie en ten dele bij college, raad en organisatie. In de organisatie is de kennis van geheimhouding vooral aanwezig bij medewerkers van team Collegeagenda en bij medewerkers die door de aard van hun werk regelmatig met geheime informatie te maken hebben. Kennis van de voorwaarden en procedurevereisten voor geheimhouding is in veel mindere mate of niet aanwezig bij medewerkers die nooit, eenmalig of sporadisch met geheimhouding te maken hebben. Collegeleden vertrouwt m.b.t. geheimhouding op de deskundigheid van medewerkers. Deels voldaan. Idem cr. 4.1

Voldaan. Zoals aangegeven bij cr. 4.1 en 4.2 zijn niet alle medewerkers in dezelfde mate op de hoogte van de vereisten en regels rondom geheimhouding. Er is echter wel een werkproces uitgelijnd in het document ‘Strategisch kader & operationele richtlijn niet openbare besluitvorming’. In dit document staat per stap en voor diverse scenario’s wie welke rol heeft.

en-vandelaar.nl

45

5. Analyse geheimhouding 5. In hoeverre en op welke wijze maken de betrokken gremia expliciete afwegingen in de praktijk van het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding (m.n. bij het opleggen van geheimhouding)? (praktijk - afwegingsproces) Cr. 5.1.

Cr. 5.2.

Cr. 5.3.

In het besluit zijn de belangen van openbaarheid enerzijds en de belangen om geheimhouding in het specifieke geval op te leggen anderzijds beschreven.

Niet voldaan. In de meeste gevallen blijkt uit de motivering voor het opleggen van geheimhouding niet of onvoldoende of, en zo ja, welke belangenafweging is gemaakt. In de meeste gevallen wordt verwezen naar de juiste wetsartikelen uit de Gemeentewet en Wob. Ook wordt de grond (Wob) in de meeste gevallen vermeld in de besluitvormingsdocumenten. Dat is echter op zichzelf geen afweging. De motivering voor het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding Deels voldaan. In veel gevallen is er geen expliciete belangenafweging terug te vinden in de college- en is gestoeld op objectieve en controleerbare feiten, omstandigheden en raadsvoorstellen waarin geheimhoudingsbesluiten voor worden gelegd. Dit maakt dat het lastig is om overwegingen. te controleren in hoeverre er objectieve en controleerbare feiten, omstandigheden en overwegingen een rol hebben gespeeld om in voorkomende gevallen geheimhouding op te leggen. Uit de motivering voor het opleggen, bekrachtigen en opheffen van Niet voldaan. Zie cr. 5.1 geheimhouding blijkt dat één van de belangen zwaarder weegt.

6. In hoeverre weegt het belang van geheimhouding in dossiers waarop geheimhouding rust(te) op tegen het algemene belang van openbaarheid van bestuur? (proportionaliteit) Cr. 6.1. De feiten, omstandigheden en overwegingen in de motivering voor het opleggen, Deels voldaan. Door het ontbreken van een duidelijke belangenafweging (zie cr. 5.1 t/m 5.3) is het niet bekrachtigen en opheffen van geheimhouding zijn navolgbaar en controleerbaar. altijd mogelijk om achteraf te toetsen of geheimhouding op grond van feiten, omstandigheden en overwegingen terecht en correct is opgelegd. Echter, in de onderzochte gevallen waar geheimhouding is opgelegd gaat het vrijwel altijd om gevoelige informatie waarbij geheimhouding redelijk ‘voor de hand ligt’. Bijv. rondom aanbestedingen en financiële bijlagen, persoonsgegevens van medewerkers, etc. Cr. 6.2. Uit een reconstructie van de in het geheimhoudingsbesluit genoemde afwegingen Niet voldaan. Zie ook cr. 5.1 blijkt dat het belang van geheimhouding zwaarder weegt dan het belang van en-vandelaar.nl openbaarheid

46

5. Analyse geheimhouding 7. Welke rollen vervullen de raad, de griffie, het college en de ambtelijke organisatie in de geheimhoudingspraktijk en hoe is het samenspel tussen deze partijen op dit vlak? (praktijk - rollen & samenspel) Cr. 7.1.

De gemeente heeft werkprocessen waarin de wettelijke en lokale kaders voor geheimhouding geborgd zijn.

Cr. 7.2.

In de praktijk worden de daarvoor bedoelde werkprocessen gevolgd.

Deels voldaan. Hoewel zijn het werkproces en de verantwoordelijkheden in het document ‘Strategisch kader & operationele richtlijn niet openbare besluitvorming’ beschreven en zien we dat in de onderzochte gevallen geheimhouding een vaste patroon aan stappen doorloopt, toch zien we ook grote verschillen tussen dossiers. Deels voldaan. Zie cr. 7.1

8. Welke informatiepositie heeft de raad bij geheimhouding en in hoeverre is deze toereikend (ervaren)? Waarom wel of niet? (praktijk - rollen & samenspel) Cr. 8.1.

Cr. 8.2.

De raad is bekend met zijn rechten en plichten t.a.v. het opleggen, bekrachtigen Deels voldaan. Uit een gesprek met een afvaardiging van de gemeenteraadsleden blijkt dat onder en opheffen van geheimhouding en kent als zodanig zijn positie. raadsleden breed bekend is wat geheimhouding is, en dat raadsleden ervaring hebben met geheime informatie. Ook is bekend dat geheime informatie niet mag worden gebruikt in het openbare debat en dat deze informatie niet met inwoners, pers of derden mag worden gedeeld. Hoe de procedure precies luidt en meer specifieke zaken zoals of fractieondersteuners kennis mogen nemen van geheime informatie is niet breed bekend. De raadsleden leunen sterk op de kennis en professionaliteit van de griffie als het om geheimhouding gaat. Men gaat ervan uit dat de griffie geheimhoudingsvoorstellen controleert op (juridische) juistheid en volledigheid. De raad is in staat o.b.v. de bij zijn beschikbare informatie een afweging voor het Niet voldaan. Raadsleden geven in een raadsgesprek aan niet of nauwelijks zelf een afweging te maken opleggen, bekrachtigen en opheffen vangeheimhouding te maken. rondom geheimhouding, op een enkele uitzondering na. Raadsleden vertrouwen vrijwel blind op de adviezen en deskundigheid ter zake van de griffie.

en-vandelaar.nl

47

5. Analyse geheimhouding 9. In hoeverre spelen andere begrippen, die te maken hebben met openbaarheid van overheidsinformatie (zoals niet openbaar, niet actief openbaar gemaakt, besloten, vertrouwelijk en onder embargo), een rol in de geheimhoudingspraktijk van de gemeente Lelystad (voor de raad)? (lokaal beleid & werkprocessen en praktijk) Cr. 9.1. De gemeente hanteert een eenduidig terminologiekader in relatie tot het wettelijke geheimhoudingsbegrip.

Cr. 9.2. De gemeente hanteert de wettelijke en lokale kaders voor geheimhouding enkel in relatie tot het begrip ‘geheimhouding’, zodanig dat geen verwarring kan bestaan over de toepasselijkheid van de juridische kaders van geheimhouding. Cr. 9.3. Wanneer gebruik wordt gemaakt van het begrip ‘geheimhouding’, worden altijd de wettelijke regels en procedures van het wettelijke geheimhoudingsbegrip, vastgelegd in art. 25, 55, 86 Gemw, toegepast.

Deels voldaan. Over het algemeen wordt gesproken over ‘openbaar’, ‘niet openbaar’ en ‘geheim’; begrippen die ook in de context van de Gemeentewet en Wob een juridische betekenis hebben. We zien echter ook een aantal gevallen waarin wordt gesproken over ‘vertrouwelijk’, een begrip dat geen juridische betekenis heeft en mogelijk voor verwarring over de (niet) openbaarheid van het document kan zorgen. Deels voldaan. Zie cr. 9.1

Voldaan.

en-vandelaar.nl

48

5. Analyse geheimhouding 10. Wat is de betekenis van nieuwe/aanstaande wetgeving voor geheimhouding in de gemeente Lelystad? (wettelijke kaders) Cr. 10.1. De gemeente heeft tijdig voorbereidingen getroffen om haar beleid en praktijk rondom geheimhouding in lijn te brengen met de komende wettelijke kaders

Voldaan. Anticiperend op de Wet open overheid, die inmiddels de Wob heeft vervangen, heeft de gemeente haar interne werkinstructies en richtlijnen aangepast.

Cr. 10.2. College, raad en organisatie zijn bekend met de wijzigingen van de regels en procedures rondom geheimhouding als gevolg van de wetswijziging.

Voldaan.

en-vandelaar.nl

49

6. Conclusies en aanbevelingen Tot slot worden in hoofdstuk 6 de conclusies en aanbevelingen beschreven

en-vandelaar.nl

50

6. Conclusies en aanbevelingen 6.1 Conclusies

Ten aanzien van het eerste deel van de centrale vraag ‘Welke invloed heeft de geheimhoudingspraktijk van de gemeente Lelystad op de kwaliteit van het gevoerde bestuur van de gemeenteraad?’ concludeert Rekenkamer Lelystad/ & Van de Laar dat er in algemene zin tevredenheid bestaat over de geheimhoudingspraktijk binnen de gemeente Lelystad in de onderzochte periode 2018-2022, maar dat deze tegelijkertijd ook kwetsbaar is. Op basis van de in dit onderzoek beschikbare informatie werd er in deze periode relatief weinig geheimhouding bekrachtigd door de raad. De gebruikte Wob-gronden en de inhoud van de beschreven motivaties voor het opleggen en bekrachtigen van geheimhouding waren in lijn met wet- en regelgeving én passend bij de inhoud van de geheime documenten. Het geheimhoudingsbeleid was daarnaast rechtmatig. Geheimhouding werd en wordt in de gemeente Lelystad niet ervaren als een hoofdzaak en het doorlopen van het geheimhoudingsproces lijkt een formaliteit. Geheimhouding van documenten maar ook besloten bijeenkomsten zorgen ervoor dat er zonder terughoudendheid van de ambtelijke organisatie en/of het college, de raad meer geïnformeerd de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol kan vervullen.

Tegelijkertijd stond het geheimhoudingsproces zelf en de zorgvuldigheid waarmee geheimhouding werd opgelegd in de onderzochte periode ook een zuiver democratisch proces in de weg. Raadsleden ervaarden en ervaren ook anno 2023, zelf nauwelijks hinder van de geheimhoudingspraktijk bij het vervullen van de kaderstellende, controlerende

en volksvertegenwoordigende rol. Zij profiteerden zelfs van ‘geheimhouding’ en ‘besloten overleggen’ omdat zij hierdoor beter geïnformeerd hun werk konden doen. Maar dit onderzoek laat ook zien dat de geheimhoudingspraktijk een risico vormde voor de kwaliteit van het gevoerde bestuur. Omdat raadsleden door deze praktijk waarin veelal kwalitatieve argumenten ontbreken, niet altijd weloverwogen geheimhoudingsbesluiten konden bekrachtigen. Én omdat door onzorgvuldigheden in het geheimhoudingsproces het risico bestond dat er informatie niet openbaar besproken kon worden, terwijl dit wel het geval zou moeten zijn. Op basis van voorliggend onderzoek is niet precies te bepalen wat de exacte impact van de geheimhoudingspraktijk op de kwaliteit van het gevoerde bestuur is. 6.1.1 Hinder van geheimhouding op kwaliteit gevoerde bestuur door raad moeilijk vast te stellen: raad ervaart weinig hinder van geheimhouding al staat de geheimhoudingspraktijk een zuiver democratisch proces in de weg In algemene zin werd in de onderzochte raadsperiode 2018-2022 én anno 2023 het opleggen van geheimhouding niet als hinderlijk ervaren voor de kwaliteit van het gevoerde bestuur. Echter voorliggend onderzoek laat zien dat de geheimhoudingspraktijk in deze periode een zuiver democratische proces in de weg stond.

Raadsleden ontvingen veelal niet de informatie die nodig was om de rechtmatigheid en de proportionaliteit van afzonderlijke geheimhoudingsbesluiten te bekrachtigen. Veelal ontbrak een goede motivering van de afweging tussen het belang van openbaarheid en het belang van en-vandelaar.nl 51

6. Conclusies en aanbevelingen geheimhouding waardoor raadsleden niet weloverwogen konden instemmen met geheimhoudingsbesluiten. Het afwegingsproces was beperkt navolgbaar. De raad had in de onderzochte raadsperiode binnen de gemeente Lelystad bovendien beperkt zicht op het aantal stukken waarop geheimhouding rustte en de rechtmatigheid en proportionaliteit ervan. Dit als gevolg van het veelvuldig werken met open einde regelingen, het ontbreken van een centraal geheimhoudingsregister, het ontbreken van een werkwijze waarbij structureel geheimhoudingsbesluiten worden heroverwogen, het ontbreken van verslaglegging van (besloten) vergaderingen waarin keuze geheimhouding en/of onderliggende informatie worden besproken én het ontbreken van een centrale regie op het geheimhoudingsproces waarin veel schakels actief zijn. Hierdoor was het beperkt mogelijk om structureel te bepalen ten aanzien van welke stukken geheimhouding opgeheven kon worden zodat deze informatie in de openbaarheid besproken kon worden. Door het regelmatig opleggen van geheimhouding op volledige documenten en het veelvuldig werken met open einde regelingen, kon de raad niet in de openbaarheid spreken over de inhoud van deze stukken. Mits hier goede gronden voor zijn, is dit wenselijk. Maar indien dit niet het geval is, is dit hinderlijk voor het democratische proces.

Ook het lekken van geheime informatie, deed afbreuk aan het democratische proces. Hierdoor kwam druk te staan op dit proces en kwam de rol van de gemeente, ambtenaren, de raad en/of inwoners in het gedrang. Incidenteel werd in de onderzochte periode onbewust en bewust geheime informatie gelekt. Onbewust wanneer raadsleden niet scherp hadden wie precies welke informatie mocht inzien, wanneer raadsleden per ongeluk geheime informatie tijdens openbare bijeenkomst bespraken of wanneer de griffie per ongeluk een geheim stuk openbaar maakte (zoals dit bij de casus Werkeiland het geval was). Bewust wanneer raadsleden opzettelijk informatie deelden over een onderwerp als onderdeel van hun strategie om invloed uit te oefenen op het democratische proces. Dat er bewust en onbewust gelekt

werd, laat zien dat het binnen de gelederen houden van informatie niet altijd eenvoudig is. Het merendeel van de raadsleden vindt dat er op zeer beperkte schaal gelekt werd in de vorige raadsperiode. En indien hier sprake van was, werden mensen aangesproken op hun gedrag al volgden er geen consequenties. Het hielp in het geheimhoudingsproces niet dat raadsleden beperkt kennis hebben van geheimhouding. Vooral kennis over welke kwalitatieve argumenten nodig zijn om een geheimhoudingsbesluit te kunnen bekrachtigen én wie wanneer wel of niet geheime informatie mag inzien. Maar ook het gebrek aan inzicht in welke consequenties (wettelijk) verbonden zijn aan het lekken van informatie.

Op basis van de in dit onderzoek beschikbare informatie is niet precies te bepalen in welke mate de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol van de raad precies werd ondermijnd en wat de precieze implicaties waren voor de kwaliteit van het gevoerde bestuur. 6.1.2 Geheimhouding is een formaliteit en geen hoofdzaak in het democratisch bestuurlijke proces Er was in de onderzochte raadsperiode (en is anno 2023) weinig tot geen discussie in de ambtelijke organisatie, het college en de raad over het opleggen van geheimhouding in de gemeente Lelystad. Er moet worden vastgesteld dat geheimhouding vooral een formaliteit was omdat de focus en aandacht primair uitging naar de inhoud van de dossiers. Of een document geheim moest worden, was een bijzaak die aan het einde van het proces van belang werd (wanneer de nota werd geschreven en bepaald werd of geheimhouding moest worden opgelegd voordat het werd doorgeleid voor behandeling naar het college en/of raad). De keuze voor het opleggen van geheimhouding werd in de onderzochte gevallen besproken aan verschillende tafels: zowel ambtelijk als bestuurlijk door het college en de raad. Maar het onderliggende afwegingsproces tussen het belang van opleggen geheimhouding en het belang en-vandelaar.nl 52

6. Conclusies en aanbevelingen van openbaarheid en de daarbij horende argumenten, werd niet structureel door alle betrokkenen even expliciet doorlopen. Veelal omdat deze keuze als vanzelfsprekend werd ervaren. 6.1.3 Geheimhouding lijkt proportioneel in onderzochte gevallen Over het geheel genomen lijkt geheimhouding in de onderzochte gevallen terecht en proportioneel te zijn opgelegd. Er zijn geen aanwijzingen gevonden van doelbewuste pogingen om informatie zoveel mogelijk geheim te maken. En ook niet van een cultuur waarbij geheimhouding te pas en te onpas werd opgelegd. Meestal werd geheimhouding opgelegd bij documenten waar sprake is van financiën en aanbestedingen, sterk tegenstrijdige belangen, persoonsgegevens van personeel en/of derden, etc. Zo ook in de nader bestudeerde documenten/dossiers. Het voorkomen van schade aan derden is een belangrijke gemene deler in de keuze voor het opleggen van geheimhouding in de nader onderzochte cases (dit naast het strategische belang van gemeente om info geheim te houden). 6.1.4 Geheimhoudingsproces grotendeels conform wet- en regelgeving en lokaal beleid, maar niet altijd even zorgvuldig Voorliggend onderzoek laat zien dat het beleid en werkprocessen/-instructies conform wet- en regelgeving waren in de onderzochte periode 2018-2022 en anno 2023.

Hoewel de intenties om afspraken rondom geheimhouding na te leven er waren én er was nagedacht over de procesgang en vereisten rondom geheimhouding, zijn in dit onderzoek ook diverse onvolkomenheden geconstateerd in de geheimhoudingspraktijk die een democratisch proces in de weg stonden. De invulling van het geheimhoudingsproces en de wijze waarop de afweging tussen openbaarheid en geheimhouding werd gemaakt, varieerde. Dit was sterk afhankelijk van de interpretatie van geheimhoudingsafspraken door de behandelend ambtenaar en de eventuele

betrokkenheid van een jurist. Tezamen leidde dit tot verschillen in de zorgvuldigheid en volledigheid waarmee geheimhoudingsbesluiten werden onderbouwd: variërend van volledig conform wet- en regelgeving en lokaal beleid daar waar de afweging tussen openbaarheid en geheimhouding expliciet werd beschreven. Tot in strijd met wet- en regelgeving en lokaal beleid daar waar deze afweging ontbrak en mogelijk zelfs helemaal niet werd gemaakt. Ook de mate waarin verslagen tijdens besloten vergaderingen werden gemaakt en/of gearchiveerd varieerde. Daarnaast werd zichtbaar dat binnen de onderzochte raadsperiode in de gemeente Lelystad relatief weinig aandacht uitging naar de laatste stap in het geheimhoudingsproces van opleggen, bekrachtigen én opheffen. Het veelvuldig werken met open einde regelingen en het ontbreken van een centraal overzicht van alle geheimhoudingsdocumenten schuurde met weten regelgeving waarin ook het opheffen van geheimhouding een cruciaal element is in het geheimhoudingsproces om te kunnen voldoen aan het uitgangpunt ‘openbaar, tenzij’. Ook het bewust en het onbewust lekken van geheime informatie is in strijd met wet- en regelgeving en lokaal beleid. Hoewel raadsleden elkaar hier onderling op aanspraken, werd in in de onderzochte raadsperiode werd hier niet stevig op ingegrepen.

Binnen dit onderzoek werden diverse verklaringen zichtbaar voor de onzorgvuldigheid in het geheimhoudingsproces, namelijk: het ontbreken van centrale regie op het geheimhoudingsproces, de aanwezigheid van vele schakels in een geheimhoudingsproces met een te krappe doorlooptijd, werkinstructies die weinig houvast bieden (omdat ze multiinterpretabel zijn en weinig context bieden voor een goede onderbouwing van de keuze voor geheimhouding) én het ontbreken van kennis en vaardigheden op het gebied van geheimhouding (bij ambtenaren en raad). In het geheimhoudingsproces werd en wordt ook anno 2023 weinig ruimte ervaren voor de toetsing van de onderbouwing van de keuze voor geheimhouding (vooral op het moment dat en-vandelaar.nl

53

6. Conclusies en aanbevelingen stukken bij Bureau Collegeagenda liggen). Ook ontbreekt het aan een duidelijke rollen van sleutelfiguren in dit proces. In het geheimhoudingsproces vertrouwt de raad sterk op de expertise van de griffie én alle schakels die in het proces hieraan vooraf zijn gedaan (college, Bureau Collegeagenda, juristen en behandelend ambtenaren). Maar niet altijd hebben deze betrokkenen een expliciete plek met een duidelijke verantwoordelijkheid in het geheimhoudingsproces (formeel en feitelijk). Vooral de juristen niet waar zowel ambtenaren als het college en raadsleden op leunen. Dit maakt het geheimhoudingsproces kwetsbaar: niet alleen in de onderzochte periode 2018-2022 maar ook anno 2023. Ook al zijn er mogelijkheden in het geheimhoudingsproces waarop eventuele fouten en onvolkomenheden alsnog (deels) worden hersteld.

6.2 Aanbevelingen aan de raad Op basis van voorgaande conclusies uit voorliggend rapport komt Rekenkamer Lelystad/ & Van de Laar tot zes aanbevelingen voor de raad (en indirect het college en de ambtelijke organisatie) van de gemeente Lelystad ten aanzien van geheimhouding. Daarmee wordt deels antwoord gegeven op het tweede deel van de centrale vraag, namelijk: welke lessen kunnen worden geleerd uit het rekenkameronderzoek naar geheimhouding in Lelystad voor de toekomst van de gemeente(raad) Lelystad op het gebied van geheimhouding?’

1 Investeer in kennis en afspraken over geheimhouding bij de raad

Geef de griffie de opdracht om in afstemming met de raad een (vierjaarlijkse) leercyclus over geheimhouding op te zetten ter bevordering van de kennis van de raad over geheimhouding en de ontwikkeling van het bijbehorende handelingsrepertoire Agendeer één (of meerdere) momenten per jaar voor een bespreking tussen college en raad over geheimhouding

2 Investeer in de kennis van Draag het college op om de opdracht te geven om jaarlijks een workshop te organiseren met enkele ambtenaren over geheimhouding de ambtelijke staf over geheimhouding 3 Investeer in een zorgvuldige geheimhoudingswerkwijze die recht doet aan wet- en regelgeving en lokale afspraken over geheimhouding

Overzicht aanbevelingen

Vraag het college (en griffie) om collegevoorstellen en raadsvoorstellen om geheimhouding op te leggen te verbeteren Vraag het college (en griffie) om het geheimhoudingsproces (inclusief stukkenstroom richting college en raad) te optimaliseren Vraag het college om samen met de griffie te komen met een register waarin overzichtelijk alle stukken te vinden zijn waarop geheimhouding is opgelegd. Én agendeer jaarlijks één moment voor een bespreking van een geactualiseerd register van geheime stukken door de raad. Geef de griffie de opdracht om van elke vergadering met gesloten deuren een verslag te maken en deze te archiveren als een geheim document. Tenzij de raad beslist om geheimhouding op dit verslag op te heffen.

en-vandelaar.nl 54

6. Conclusies en aanbevelingen Hieronder op basis van de conclusies van voorliggend onderzoek een drietal aanbevelingen. Het is van belang om per aanbeveling met de griffie en/of het college een termijn af te spreken waarop deze aanbeveling wordt opgepakt. 1.

Investeer in kennis en afspraken over geheimhouding bij de raad. ❑ Geef de griffie de opdracht om in afstemming met de raad een (vierjaarlijkse) leercyclus over geheimhouding op te zetten ter bevordering van de kennis van de raad over geheimhouding en de ontwikkeling van het bijbehorende handelingsrepertoire. Een cyclus waarin raadsleden kennis kunnen nemen van wet- en regelgeving en lokale afspraken rondom geheimhouding en er ruimte is om deze afspraken eigen te maken. Het verdient aanbeveling om als raad tijdens deze cyclus stil te staan bij de wijze waarop raadsleden omgaan met geheimhouding én de rol van de raad, agendacommissie, raadscommissies en fractieassistenten. Zeker in het licht van gewijzigde wet- en regelgeving. Ook dient helderheid gecreëerd te worden over de (nieuwe) consequenties van het schenden van afspraken over geheimhouding. Dit laatste als basis voor een cultuur waarin het lekken van geheime informatie geen optie meer is.

Hieronder enkele suggesties voor de ontwikkeling van de leercyclus: • Presentatie afspraken geheimhouding tijdens introductieprogramma van de nieuw geïnstalleerde raad; • Structureel terugkerende interactieve masterclass over geheimhouding gedurende zittingsperiode raad; • Jaarlijkse bespreking van een geheimhoudingsregister (zie ook aanbeveling 6); • Inbouwen van reflectiemomenten op het moment dat het geheimhoudingsproces en/of de keuze om geheimhouding op te leggen ter discussie staat. Aanbeveling 1 veronderstelt dat door de griffie op een voor de raad centrale plek structureel informatie wordt aangeboden over het geheimhoudingsproces in Lelystad.

❑ Agendeer één (of meerdere) momenten per jaar voor een bespreking tussen college en raad over geheimhouding. Dit om samen helderheid te krijgen over de rollen en spelregels in het geheimhoudingsproces. Bespreek daarbij precaire/opvallende cases om de afspraken rondom geheimhouding samen te doorgronden en concrete (verbeter)afspraken te maken. Maak in het bijzonder werkafspraken over wanneer geheimhouding proportioneel is én de rollen van het college en de raad (en daar waar gewenst ook de ambtelijke organisatie) in het geheimhoudingsproces. Tijdens het gesprek over rollen dient oog te zijn voor de volgende rollen: • Voorzitter van de raad (en tevens burgemeester): De voorzitter zou bij de bespreking van geheime stukken of besloten bijeenkomsten (een deel van) raadsleden standaard expliciet kunnen informeren over de status van een stuk en/of de informatie in een bijeenkomst én met wie deze informatie gedeeld mag worden. Dit om de raad goed in positie te brengen. Eenzelfde rol kan de griffie en/of de agendacommissie en/of voorzitters van een raadscommissie vervullen wanneer informatie gedeeld wordt die geheim is maar waarbij de voorzitter van de raad niet aanwezig is. • Griffie: De griffie zou een meer stevige positie moeten krijgen in de driehoek bij het bespreken van de agenda en de stukken die naar de raad moeten.

Door vroegtijdige betrokkenheid komt de griffie in positie om stukken waarbij geheimhouding aan de orde is níet voor de raadsvergadering te agenderen en/of niet naar de raad te sturen als hij/zij daar redenen voor ziet. Het is aan de griffie om scherp toe te zien op het nut en de noodzaak van het opleggen van geheimhouding, de wijze waarop een belangenafweging is gemaakt en in hoeverre dit begrijpelijk is verwoord voor raadsleden. • Raadsleden: Sta stil bij de rol die (delen van) de raad dient te vervullen ten aanzien van geheimhouding. En hoe hier in de praktijk invulling aan wordt gegeven in en-vandelaar.nl afstemming met de griffie, het college, de ambtelijke organisatie en de samenleving.

55

6. Conclusies en aanbevelingen 2.

Investeer in de kennis van de ambtelijke staf over geheimhouding. ❑

Draag het college op om de opdracht te geven om jaarlijks een workshop te organiseren met enkele ambtenaren die veelvuldig te maken hebben met geheimhouding om samen het werkproces geheimhouding te bespreken en eigen te maken. In het bijzonder met oog voor de uitdaging om zorgvuldig een belangenafweging tussen openbaarheid en geheimhouding te maken en deze expliciet in college- en raadsvoorstellen op te nemen. Deze workshop kan worden gebruikt om het beleid dat op een centrale plek wordt aangeboden, structureel aan te scherpen.

•

Vraag het college om het Bureau Collegeagenda structureel een centrale regierol te geven in het geheimhoudingsproces. Het Bureau dient scherp toe te zien op het nut en noodzaak van het opleggen van geheimhouding, de correctheid van een belangenafweging en of dit begrijpelijk is beschreven. Indien dit ontoereikend is, moet het Bureau Collegeagenda wijzigingen kunnen doorvoeren (of hier opdracht toe kunnen geven aan de behandelend ambtenaar). Deze positie kan alleen nog worden overruled door de gemeentesecretaris of de burgemeester.

•

Vraag het college om juristen structureel een duidelijke positie te geven in het geheimhoudingsproces. Dit om de informele rol die zij anno 2023 vervullen structureel formeel een plek te geven. Deze juristen zijn aan zet op het moment dat het concept voorstel opleggen geheimhouding wordt getoetst en bij voorkeur ook eerder in het proces wanneer een behandelend ambtenaar het voorstel schrijft voor het opleggen van geheimhouding. Zeker wanneer het cases betreft die niet vaak voorkomen en de routine om een geheimhoudingsvoorstel voor te bereiden, ontbreekt.

•

Geef de griffie de opdracht om van elke vergadering met gesloten deuren een verslag te maken en deze te archiveren als een geheim document. Tenzij de raad beslist om geheimhouding op dit verslag op te heffen.

3. Investeer in een zorgvuldige geheimhoudingswerkwijze die recht doet aan wet- en regelgeving en lokale afspraken over geheimhouding. ❑ Vraag het college (en griffie) om collegevoorstellen en raadsvoorstellen gericht op het opleggen van geheimhouding te verbeteren op het gebied van: •

Kwalitatieve argumentatie voor geheimhouding opnemen in college-/ raadsvoorstel.

•

Duidelijke datum/conditie(s) opheffen geheimhouding opnemen in documenten.

•

Duidelijke aanduiding geheim document met watermerk/vermelding op stuk.

•

Niet altijd hele documenten geheim maken. Vaak is het opleggen van geheimhouding op delen ervan voldoende.

❑ Vraag het college (en griffie) om het geheimhoudingsproces (inclusief stukkenstroom richting college en raad) te optimaliseren: •

Vraag het college om voor stukken waar geheimhouding aan de orde is in het proces één week extra (in totaal bijna twee weken) in te bouwen tussen het moment dat de steller van een stuk het document agendeert voor de bespreking van de college agenda en de daadwerkelijke bespreking in het college.

❑ Vraag het college om samen met de griffie te komen met een register waarin overzichtelijk alle stukken te vinden zijn waarop geheimhouding is opgelegd. Én agendeer jaarlijks één moment voor een bespreking van een geactualiseerd register van geheime stukken door de raad. In dit register dient te worden aangegeven wanneer geheimhouding is opgelegd/ bekrachtigd, wanneer geheimhouding moet worden heroverwogen en wanneer deze is opgeheven. Dit register van geheime stukken dient één keer per jaar aan het college en de raad voorgelegd te worden om te beoordelen of de geheimhouding kan worden opgeheven of nog moet voortduren. Op dat moment moet dan opnieuw een belangenafweging plaatsvinden. Op deze manier en-vandelaar.nl wordt inzichtelijk op welke stukken geheimhouding rust en ten aanzien van welke stukken de geheimhouding is opgeheven.

56

BIJLAGEN

en-vandelaar.nl

57

A. Lijst geraadpleegde bronnen en respondenten Documenten openbaar

•

Document Lelystad - Bijlage 3 Feitenrelaas De Botter - Openbaar.docx - iBabs RIS (bestuurlijkeinformatie.nl) Realisatie Multifunctionele accommodatie (MFA) De Botter te Lelystad - Details – TenderNed

Kaders Lelystad • • Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad (2020) • Gedragscode Lelystad (2013) Landelijke wetgeving • Gedragscode raad (2015) • Gemeentewet (GemW) • Gedragscode college B&W (2015) • Wet open overheid (Woo) • Kadernota niet-openbare besluitvorming gemeente Lelystad (2008) • Wet openbaarheid van bestuur (Wob) • Format formulering besluit geheimhouding (Intranet tegel: versies begin 2022 en begin 2023) • Wet bevorderen integriteit en kwaliteit openbaar bestuur • Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Lelystad (versies 2015 en 2020) Interviews • Document ‘Hoe kan ik een geheim stuk indienen in het Besluitvormingsportaal?’ (Intranet: 2017 gepubliceerd) • Directiesecretaris • Document ‘Formulering-besluit-geheimhouding-voorstellen’ (Intranet: 2014 laatste • Bestuursjurist • Gemeentesecretaris gewijzigd) • Griffie (griffier en griffiermedewerker) Casuïstiek kwalitatieve analyse • Adjunct griffier • Agenda Lelystad - Commissie Ruimte Beheer, Energie & Duurzaamheid dinsdag 7 maart 2023 • Oud gemeentesecretaris 19:30 - 22:30 - iBabs RIS (bestuurlijkeinformatie.nl): • Groepsgesprek college B&W https://lelystad.bestuurlijkeinformatie.nl/Agenda/Index/1ea5672a-fbd5-42cf-9024• Groepsgesprek Lelystad Haven Werkeiland (drie betrokken ambtenaren) b04105707c51#658573db-22d4-4cb0-af86-d8b78af407db • Gesprek

betrokken ambtenaar Overdrachtsplan Jeugdzorg B.V. • Document Lelystad – Motie verzoek bestemmingswijziging Werkeiland: • Gesprek betrokken ambtenaar Porteum https://lelystad.bestuurlijkeinformatie.nl/Agenda/Document/e0811bbf-b0d5-417c-ab18• Gesprek betrokken ambtenaar Scenario-keuze vervangende nieuwbouw basisschool De 1f17f1b5bf8f?documentId=dcde4d73-4b09-42ef-895aSchakel d1727c8ee0cc&agendaItemId=f3adfef7-d68d-4b89-8df6-66f310ae551e • Groepsgesprek vertegenwoordiging raad • Document Lelystad - Informatienota voortgang Porteum - iBabs RIS (bestuurlijkeinformatie.nl)

www.en-vandelaar.nl

58

B. Normenkader Deelvraag en normen 3. In hoeverre zijn het beleid voor en de praktijk van (het opleggen, bekrachtigen en opheffen van) geheimhouding van het gemeentebestuur van Lelystad in overeenstemming met de wettelijke en eigen kaders op dit vlak? (rechtmatigheid) 3A. Normen voor het beleid voor opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding • 3A.1. In het gemeentelijke beleid (al dan niet vastgesteld door de raad) is het proces van opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding stapsgewijs en volledig beschreven. • 3A.2. Het gemeentelijke beleid is openbaar. • 3A.3. Het gemeentelijke beleid wordt periodiek geëvalueerd en bijgesteld. • 3A.4. Het gemeentelijke beleid is in lijn met nationale wet- en regelgeving over het opleggen van geheimhouding. • 3A.5. In het gemeentelijk beleid staat het proces beschreven van kennisneming, registratie en archivering van geheime stukken. • 3A.6. Er is een centraal register van stukken waarop geheimhouding rust. Dat geeft op overzichtelijke wijze weer op welke stukken wanneer geheimhouding is opgelegd en bekrachtigd en wanneer geheimhouding zou moeten of kunnen worden opgeheven. 3B. Normen voor de praktijk van geheimhouding Opleggen: • 3B.1. De geheimhouding is door het orgaan op een correcte wettelijke grond uit de Gemeentewet opgelegd. • 3B.2. In het besluit is verwezen naar een wettelijke grondslag uit art. 10 Wob. • 3B.3.

In het besluit is een motivering voor geheimhouding gegeven en uit deze motivering blijkt dat een afweging is gemaakt tussen het belang van openbaarheid en het belang om in het specifieke geval geheimhouding op te leggen, o.b.v. art. 10 Wob. • 3B.4. De geheimhouding is alleen op dat deel van het document gelegd waarvoor de geheimhoudingsgrond van toepassing is en bestrijkt niet meer dan noodzakelijk is voor de gegeven motivering. • 3B.5. Bij het opleggen van geheimhouding is zo mogelijk een vervaldatum benoemd of een omstandigheid waarop de geheimhouding vervalt. • 3B.6. Van de geheimhouding wordt op de stukken melding gemaakt. • 3B.7. De raad of de commissie heeft na het sluiten van de deuren in meerderheid besloten om al dan niet in beslotenheid te vergaderen.

www.en-vandelaar.nl

59

B. Normenkader Deelvraag en normen 3. In hoeverre zijn het beleid voor en de praktijk van (het opleggen, bekrachtigen en opheffen van) geheimhouding van het gemeentebestuur van Lelystad in overeenstemming met de wettelijke en eigen kaders op dit vlak? (rechtmatigheid) Bekrachtigen: • 3B.8. De raad bekrachtigt de geheimhouding in de eerstvolgende raadsvergadering. Opheffen: • 3B.9. Periodiek en/of na het verlopen van de vervaldatum wordt beoordeeld of de geheimhouding moet voortduren. Wanneer de geheimhouding na het verlopen van de vervaldatum wordt aangehouden wordt dit onderbouwd en wordt een nieuwe vervaldatum vastgesteld. • 3B.10. De geheimhouding wordt middels een besluit opgeheven door het daarvoor verantwoordelijke orgaan. • 3B.11. Bij opheffing van de geheimhouding wordt het stuk tijdig en op een eenduidige en toegankelijke wijze openbaar gemaakt, ook als bij oplegging van de geheimhouding een eindtermijn is gesteld aan de geheimhouding. 4. In hoeverre is er kennis bij de raad, de griffie, het college en de ambtelijke organisatie over landelijke wetgeving én het lokale formele beleid en werkproces (incl. rechten en plichten) op het gebied van geheimhouding? (praktijk - inzicht) • 4.1. Raad, griffie, college en organisatie zijn bekend met wetgeving en lokale regels m.b.t. geheimhouding. • 4.2.

Raad, griffie, college en organisatie kennen de relevante terminologie (geheim, besloten, openbaar/niet openbaar, vertrouwelijk, opleggen, bekrachtigen, opheffen, etc.) • 4.3. Raad, griffie, college en organisatie kennen, ieder vanuit zijn/haar positie, de rechten en plichten t.a.v. geheimhouding en/of hebben deze kennis op professionele manier georganiseerd. 5. In hoeverre en op welke wijze maken de betrokken gremia expliciete afwegingen in de praktijk van het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding (m.n. bij het opleggen van geheimhouding)? (praktijk - afwegingsproces) • 5.1. In het besluit zijn de belangen van openbaarheid enerzijds en de belangen om geheimhouding in het specifieke geval op te leggen anderzijds beschreven. • 5.2. De motivering voor het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding is gestoeld op objectieve en controleerbare feiten, omstandigheden en overwegingen. • 5.3. Uit de motivering voor het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding blijkt dat één van de belangen zwaarder weegt. Zie tevens norm 3B.3: “In het besluit is een motivering voor geheimhouding gegeven en uit deze motivering blijkt dat een afweging is gemaakt tussen het belang van openbaarheid en het belang om in het specifieke geval geheimhouding op te leggen, o.b.v. art. 10 Wob.”.

www.en-vandelaar.nl

60

B. Normenkader Deelvraag en normen 6. In hoeverre weegt het belang van geheimhouding in dossiers waarop geheimhouding rust(te) op tegen het algemene belang van openbaarheid van bestuur? (proportionaliteit) • 6.1. De feiten, omstandigheden en overwegingen in de motivering voor het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding zijn navolgbaar en controleerbaar. • 6.2. Uit een reconstructie van de in het geheimhoudingsbesluit genoemde afwegingen blijkt dat het belang van geheimhouding zwaarder weegt dan het belang van openbaarheid. 7. Welke rollen vervullen de raad, de griffie, het college en de ambtelijke organisatie in de geheimhoudingspraktijk en hoe is het samenspel tussen deze partijen op dit vlak? (praktijk - rollen & samenspel) • 7.1. De gemeente heeft werkprocessen waarin de wettelijke en lokale kaders voor geheimhouding geborgd zijn. • 7.2. In de praktijk worden de daarvoor bedoelde werkprocessen gevolgd. 8. Welke informatiepositie heeft de raad bij geheimhouding en in hoeverre is deze toereikend (ervaren)? Waarom wel of niet? (praktijk - rollen & samenspel) • 8.1. De raad is bekend met zijn rechten en plichten t.a.v. het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding en kent als zodanig zijn positie. • 8.2. De raad is in staat o.b.v. beschikbare informatie een afweging voor het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding te maken. 9.

In hoeverre spelen andere begrippen, die te maken hebben met openbaarheid van overheidsinformatie (zoals niet openbaar, niet actief openbaar gemaakt, besloten, vertrouwelijk en onder embargo), een rol in de geheimhoudingspraktijk van de gemeente Lelystad (voor de raad)? (lokaal beleid & werkprocessen en praktijk) • 9.1. De gemeente hanteert een eenduidig terminologiekader in relatie tot het wettelijke geheimhoudingsbegrip. • 9.2. De gemeente hanteert de wettelijke en lokale kaders voor geheimhouding enkel in relatie tot het begrip ‘geheimhouding’, zodanig dat geen verwarring kan bestaan over de toepasselijkheid van de juridische kaders van geheimhouding. • 9.3. Wanneer gebruik wordt gemaakt van het begrip ‘geheimhouding’, worden altijd de wettelijke regels en procedures van het wettelijke geheimhoudingsbegrip, vastgelegd in art. 25, 55, 86 Gemw, toegepast. 10. Wat is de betekenis van nieuwe/aanstaande wetgeving voor geheimhouding in de gemeente Lelystad? (wettelijke kaders) • 10.1. De gemeente heeft tijdig voorbereidingen getroffen om haar beleid en praktijk rondom geheimhouding in lijn te brengen met de komende wettelijke kaders. • 10.2. College, raad en organisatie zijn bekend met de wijzigingen van de regels en procedures rondom geheimhouding als gevolg van de wetswijziging.

www.en-vandelaar.nl

61

C. Proces selectie casuïstiek Selectie cases De keuze voor het aantal te bestuderen dossiers én cases en de precieze selectie vond plaats in afstemming met sleutelfiguren in de gemeente Lelystad en de RK van Lelystad: •

Selectie procedurele analyse: Een drietal criteria werden gehanteerd voor het trekken van de steekproef van 15 dossiers: 1

2

3

Spreiding gremia dat geheimhouding heeft opgelegd

Raad (art. 25) College (art. 55) Commissie en (art. 86)

Spreiding gebruikte Wob-grond: in termen van aantal én betekenis voor het lokaal gevoerde bestuur

Art. 10 Wob - lid 1 sub a t/m d - lid 2 sub a t/m g

Spreiding jaartallen

2018 t/m 2022

Daar het onderzoek in het teken staat van het in beeld brengen van de geheimhoudingspraktijk in de gemeente Lelystad en de betekenis hiervan voor de kwaliteit van het gevoerde bestuur door de raad, werd voor het merendeel – binnen tien dossiers – gekeken naar dossiers waarbij geheimhouding werd opgelegd door de raad (art. 25). Om ook een beeld te krijgen van de mate waarin door het college op een juridisch juiste en proportionele wijze geheimhouding wordt opgelegd, werden vijf dossiers bestudeerd waarin het college geheimhouding heeft opgelegd. Bij het selecteren van de dossiers werd niet alleen gekeken naar de spreiding van gebruikte Wob-gronden in termen van aantallen maar ook in termen van betekenis voor het lokaal gevoerde bestuur. Op die manier werd zowel inzicht verkregen in de Wob-gronden die verhoudingsgewijs vaak voorkomen in Lelystad (namelijk lid 1d en lid 2e van artikel 10 Wob verbonden aan persoonsgegevens en de persoonlijke levenssfeer) als artikelen die minder

vaak voorkomen maar ook van betekenis zijn voor het lokaal gevoerde bestuur gezien de aard van de Wob-grond. De Wet openbaarheid van bestuur kende verschillende gronden om een stuk niet openbaar te hoeven maken. Via de geheimhoudingsbepalingen in de Gemeentewet werkten die gronden in artikel 10 door in de mogelijkheid om geheimhouding op te leggen op stukken. De uitzonderingsgronden zijn op twee manieren te categoriseren: 1.

Relatieve en absolute weigeringsgronden

2.

Vage en concrete weigeringsgronden

De absolute weigeringsgronden waren opgenomen in het eerste lid van artikel 10 Wob. Deed één van deze gronden zich voor, dan mocht/mag informatie überhaupt niet openbaar worden gemaakt. Bij gemeenten ging het dan met name om de gronden bedrijfs- en fabricagegegevens en persoonsgegevens. In het tweede lid van artikel 10 Wob waren de relatieve weigeringsgronden opgenomen. Daarbij moest altijd een afweging worden gemaakt tussen het algemene belang van openbaarmaking tegen het bijzondere belang dat met de weigeringsgrond werd gediend. Vooral in die tweede categorie speelt het onderscheid tussen vage en concrete weigeringsgronden een rol, waarbij overheden vaak een voorkeur lijken te hebben voor de vagere gronden. Hoe vager een grond is, hoe makkelijker het is een redenering te bouwen dat daarvan sprake is. De meest vage grond was daarbij het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling (2f en 2g), gevolgd door economische of financiële belangen van de overheid (2b). Concreet betekende dit voor het trekken van de steekproef dat een selectie werd gemaakt op basis van frequentie waarop Wob-grond verhoudingsgewijs voorkomt én de inhoudelijke aard van de weigeringsgronden. Het accent ligt hierbij op relativiteit en vaagheid. en-vandelaar.nl

62

C. Proces selectie casuïstiek •

Selectie casuïstiek kwalitatieve analyse: Bij het selecteren van vier cases voor diepgaand onderzoek werd gebruik gemaakt van diverse criteria, namelijk: -

Leerrijke cases waarbij het afwegingsproces opleggen geheimhouding complex was (ofwel cases met ‘rafelrandjes’)

-

Mix verschillende onderwerpen/domeinen

-

Mate van politieke aandacht: waar mogelijk grote dossiers in gemeente Lelystad (ook in toekomst). Dit betekent dat de dossiers onder geheimhouding aan de raad zijn verstrekt (dus niet louter geheimhouding opgelegd door het college)

-

Het onderwerp of dossier is afgebakend en behapbaar. Ter illustratie: geheimhouding op tientallen documenten voor planontwikkeling gedurende vele jaren is niet haalbaar

-

Jaar waarin geheimhouding is opgelegd, valt in raadsperiode 2018-2022

en-vandelaar.nl

63

D. Relevante wetsartikelen geheimhouding (oud) Artikel 25 Gemeentewet Lid 1. De raad kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de raad worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de raad haar opheft. Lid 2. Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van de stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. Lid 3. De krachtens het tweede lid opgelegde verplichting tot geheimhouding met betrekking tot aan de raad overgelegde stukken vervalt, indien de oplegging niet door de raad in zijn eerstvolgende vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, wordt bekrachtigd. Lid 4.

De krachtens het tweede lid opgelegde verplichting tot geheimhouding met betrekking tot aan leden van de raad overgelegde stukken wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel, indien het stuk waaromtrent geheimhouding is opgelegd aan de raad is voorgelegd, totdat de raad haar opheft. De raad kan deze beslissing alleen nemen in een vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht.

Artikel 55 Gemeentewet Lid 1. Het college kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan het college worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat het college haar opheft. Lid 2. Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de burgemeester of een commissie, ten aanzien van de stukken die zij aan het college overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel de raad haar opheft. Lid 3. Indien het college zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft. en-vandelaar.nl

64

D. Relevante wetsartikelen geheimhouding (oud) Artikel 86 Gemeentewet Lid 1. Een commissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de commissie worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de commissie haar opheft. Lid 2. Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de voorzitter van een commissie, het college en de burgemeester, ieder ten aanzien van stukken die hij aan een commissie overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel de raad haar opheft. Lid 3. Indien een commissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft.

Wet openbaarheid van bestuur (Wob) – artikel 10 lid 1 en 2 Lid 1. Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft achterwege voor zover dit: a. b. c. d.

de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen; de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden; bedrijfs- en fabricagegegevens betreft, die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld; persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 2 van hoofdstuk 2 van de Wet bescherming persoonsgegevens, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt.

en-vandelaar.nl

65

D. Relevante wetsartikelen geheimhouding (oud) Lid 2. Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen:

a. b. c. d. e. f. g.

de betrekkingen van Nederland met andere staten en met internationale organisaties; de economische of financiële belangen van de Staat, de andere publiekrechtelijke lichamen of de in artikel 1a, onder c en d, bedoelde bestuursorganen; de opsporing en vervolging van strafbare feiten; inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen; de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie; het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden.

en-vandelaar.nl

66

E. Visualisatie verschil geheimhoudingsregels: oud & nieuw

en-vandelaar.nl Bron: https://vng.nl/sites/default/files/2023-03/Factsheet-geheimhouding.pdf

67

E. Visualisatie verschil geheimhoudingsregels: oud & nieuw

en-vandelaar.nl Bron: https://vng.nl/sites/default/files/2023-03/Factsheet-geheimhouding.pdf

68

F. Proces werkwijze geheimhouding

en-vandelaar.nl

69

F. Proces werkwijze geheimhouding

en-vandelaar.nl

70

F. Proces werkwijze geheimhouding

en-vandelaar.nl

71

& Van de Laar B.V. Emmasingel 29-11 5611 AZ Eindhoven 085 - 747 06 18 info@en-vdl.nl en-vandelaar.nl

& Van de Laar is een onafhankelijk organisatieadviesbureau met denkers én doeners voor de publieke sector. Onze adviseurs zijn op missie: bijdragen aan een weerbare en wendbare publieke sector. Sámen met onze opdrachtgevers werken wij resultaatgericht, betrokken en met energie aan hun maatschappelijke- en organisatievraagstukken. Helpen bij de ontwikkeling van organisaties, teams en mensen. Herijken van governance, structuur en sturing. Versterken van leiderschap. Vormgeven, evalueren en doorontwikkelen van samenwerkingsverbanden. Verkennen van de bestuurlijke toekomst van gemeenten. Begeleiden van ambtelijke integratie, ontvlechting en herindeling. Versterken van participatief werken. Grip aanbrengen op het sociaal domein. Bevorderen van klimaatadaptatie en duurzaamheid. Doen van onafhankelijk onderzoek. Een greep uit de vraagstukken waarop onze ervaren adviseurs én jonge talenten graag hun hersens kraken én waarvoor zij met passie hun handen uit de mouwen steken. & Van de Laar B.V. is lid van de Raad van Organisatieadviesbureaus.

Onderzoek & Advies | Procesbegeleiding & Realisatie | &VDL Academy | Interim, Executive Search & Werving 72en Selectie