227 BL Onderzoeksrapport vergadermodel - EINDVERSIE

23

storend dat raadsleden soms slechte focus hebben op de daadwerkelijke inhoud, hier mag door voorzitters meer op gestuurd worden.’54

4.2.3 Criterium 3: Er is behoefte aan rust, ruimte en regelmaat in het vergaderproces. Criterium 3 (drie items; α =.814) is voldoende betrouwbaar en met een gemiddelde van 3.476 is de meerderheid van de respondenten het eens over dat het vergadermodel meer rust, ruimte en regelmaat biedt.55 Door een raadslid wordt overtuigend gesteld dat dit vergadermodel meer ritme en opties om onderwerpen kwalitatief inhoudelijk te bespreken biedt, wat bijdraagt aan het gevoel van rust en ruimte. ‘Een van de doelstellingen voor het nieuwe vergadermodel was ook om wat meer rust en ruimte in de agenda te krijgen. En ik denk, (...), dat dat lukt met dit model. Er is echt een duidelijke structuur, week één commissievergaderingen, week twee commissievergaderingen dan hebben we een week ‘niets’ is niet helemaal waar want die week wordt vaak gebruikt voor buitenraad, werkbezoek, dat soort dingen. En dan in week vier, is dan de besluitvormende raadsvergadering. Nou dat ritme, biedt voldoende mogelijkheid om kwalitatief een onderwerp goed te behandelen, maar het geeft ook rust en ruimte en regelmaat in het vergaderschema.’56

4.2.4 Criterium 4: Je moet kennis kunnen opbouwen. Het vergadermodel is daarop toegerust. De betrouwbaarheid van de schaal van criterium vier is voldoende om een interpretatie van het gemiddelde van 3.721 van dit variabele te geven (vier items; α = .826).57 Dit is een positieve uitkomst, en betekent dat de meeste raadsleden vinden dat er ruimte is om kennis op te bouwen in het model en zij beter gebruik kunnen maken van hun specialistische kennis. Ook bij dit criterium zijn er verschillen in hoe fracties aankijken tegen de kennis opbouw. Sommige fracties zien in dat het van belang is er op te letten dezelfde mensen bij dezelfde commissie te laten zitten, en letten hier op. ‘Ligt er aan per fractie, wij kijken er wel echt naar zeg maar, dat dezelfde mensen bij dezelfde onderwerpen zitten, juist om die kennis bij te houden.’58 Kleinere fracties hebben hier soms meer moeite mee, aangezien zij met minder personen het lastig vinden één vaste persoon per fractie aan een commissie te laten deelnemen. Voor sommigen zou de commissie beter zijn als er op toe wordt gezien dat er steeds dezelfde mensen zitten: ‘Je moet echt tegen commissieleden zeggen: er is één lid, namens één partij, die zit in de zaal.’59 Het perspectief van het college op de mogelijkheid tot kennisopbouw in het commissiemodel is kritischer.

Hoewel de geïnterviewde collegeleden positief tegenover het commissiemodel staan, zijn ze nog enigszins sceptisch tegenover de kennisopbouw. ‘Inhoudelijk vind ik het 54 Zie Bijlage IV. 55 Zie Bijlage II. 56 Appendix A, Interview 2, p. 15. 57 Zie Bijlage II. 58 Appendix A, Groepsgesprek, p. 22. 59 Appendix A, Interview 5, p. 49.

24

niet sterk, want de discussie wordt gevoerd met het college, niet met de raadsleden onderling.’60 Er zou volgens het college nog meer uit het commissiemodel kunnen worden gehaald. ‘Ik denk dat je ‘m nog wat intensiever zou kunnen gebruiken als je eerst denkt van dit zijn de thema’s, en iedereen die hier zit gaat zich daarop verdiepen, we doen hier dus ook aan een stukje deskundigheid vorming. (...) Als je dan toch die standaard-avond hebt, dus de dinsdag, en je houdt er al rekening mee als raadslid, dan zou het wel heel mooi zijn als je die toch voor verdieping zou kunnen gebruiken.’61

4.2.5 Criterium 5: Meer ruimte voor alle fases richting de besluitvorming (Dialoog, Discussie, Debat, Besluit). Het gemiddelde van criterium vijf is 3.943, wat betekent dat het heel positief is (vijf items; α = .804).62 Dit houdt in dat raadsleden vinden dat er genoeg ruimte is om hun standpunt te uiten en over standpunten gedachten uit te wisselen (bij commissie- en raadsvergaderingen). Het Lelystadse commissiemodel biedt ten opzichte van het sessiemodel meer ruimte tussen beeld- en oordeelsvorming in de commissies enerzijds en de besluitvorming in de raadsvergaderingen anderzijds, doordat er een week tussen de voorbereidende commissievergaderingen en de besluitvormende raadsvergaderingen zit. Daarnaast vinden voorbereidende - en besluitvormende sessies niet langer op dezelfde avond plaats.63 Dit zorgt ervoor dat raadsleden meer ruimte hebben om onderling standpunten uit te wisselen en moties en amendementen voor te bereiden voor de raadsvergadering. Uit de interviews kwam naar voren dat dit voor rust zorgt omdat er dan na commissievergaderingen tijd is om met de fractie een standpunt te vormen, voor het politieke debat in de raadsvergadering plaatsvindt. “Je hebt nu echt tussen de commissievergaderingen en de uiteindelijke raadsvergadering, (...) tijd ertussen zitten, om èn binnen je fractie te overleggen en te bespreken wat je gaat doen.

Eventueel andere fracties op te zoeken om gezamenlijk iets van te vinden. En vervolgens kun je in tijd van de raadsvergadering, want die ruimte wordt daar nu ook geboden in de agenda, kun je ook nog wel een stukje debat voeren.” 64

4.3 In hoeverre voldoet het vergadermodel aan de randvoorwaarden? 4.3.1 Randvoorwaarde 1: Voldoende voorbereidingstijd om kwalitatief voor te bereiden Randvoorwaarde één gaat over dat er voldoende voorbereidingstijd moet zijn om je als raadslid kwalitatief voor te bereiden op de vergaderingen. Voor randvoorwaarde één is een betrouwbare schaal geconstrueerd, voor commissievergaderingen (M=3.7; twee items; α = .734) en raadsvergaderingen (M=3.79; α = .705).65 Dit betekent dat de meerderheid van de respondenten zich voldoende voorbereid voelde om het woord te voeren en genoeg tijd had om vergaderingen voor te bereiden. Het commissiemodel zorgt ervoor dat er meer tijd zit 60 Appendix A, Interview 5 p. 48. 61 Appendix A, Interview 4, p. 40. 62 Zie Bijlage II. 63 Vgl. randvoorwaarde 9, paragraaf 4.3.7. 64 Appendix A, Interview 2, p.18. 65 Zie Bijlage II.

25

tussen de commissie - en raadsvergaderingen, wat kan verklaren dat raadsleden genoeg voorbereidingstijd ondervinden. Bij het groepsgesprek met de fracties kwam ook naar voren dat het voor sommigen nog niet helemaal duidelijk is dat de technische vragen voorafgaand aan de commissieavond moeten worden gesteld. Een reden dat dit soms nog niet helemaal soepel liep was dat het doorsturen van de technische vragen via iBabs soms niet goed ging. “Qua tijd en beantwoording (van de technische vragen) gaat het op zich wel goed. Wat er nu de laatste paar keer bleek was dat mensen het op concept zetten, dan gaan ze niet naar de griffie en dan worden ze niet doorgezet.”66 Daarnaast benoemde een raadslid dit als aandachtspunt: ‘(Sommigen) gingen dus hier, in de raadszaal, in de commissie, terwijl het daar niet voor bedoeld was, gingen ze hun technische vragen nog stellen. Politieke vragen kan wel, daar is het juist voor bedoeld, de commissie, maar de technische vragen dat moet dan allemaal al achter de rug zijn.’67 Dit is dus nog een aandachtspunt voor raadsleden en voorzitters van de vergaderingen, om te sturen op politiek debat in de commissies en de technische vragen daarvoor in te dienen.

4.3.2 Randvoorwaarde 2: Cultuur van vertrouwen waarin je praat over de hoofdzaken en deze scheidt van de details Randvoorwaarde twee gaat over de vergadercultuur, en staat eigenlijk los van het vergadermodel zelf. Een vergadermodel kan een goede basis vormen voor een cultuurverandering, maar dit is niet een gegeven. Wel is de schaal die gevormd is voor randvoorwaarde twee betrouwbaar en heeft het een hoog gemiddelde (M=3.986, twee items, α = .858).68 Dit betekent dat de vertrouwenscultuur als positief wordt ervaren. Bijna de meerderheid van de raadsleden, 49%, scoort ‘eens’ of ‘helemaal eens’ over de vraag over of er een vertrouwenscultuur heerst in de gemeenteraad. 65% scoort ‘eens’ of ‘helemaal eens’ als het gaat om de vertrouwenscultuur tussen de raad en het college.69 Een respondent geeft als reden hiervoor het raadsakkoord en het hebben van neutrale wethouders. ‘..en als ik ze bel dan zeggen ze ook, de eerste keer tenminste, ik ben ook jouw wethouder. Dat zijn ze in principe altijd natuurlijk, maar wel vanuit de intentie van ik ben er voor alle partijen. Toen dacht ik ohja, dat is ook zo. Dus dat helpt ook in onderlinge sfeer.’70 Dit perspectief vanuit raadsleden komt overeen met de ervaringen van de wethouders, van wie een stelt: ‘Wij zoeken ook, ook als heel college de raad veel op.

Veel in gesprek, maar je merkt het met hen ook, en eh, tot nu toe heb ik echt het gevoel dat we de dingen gewoon samen doen. Dus dat vind ik heel plezierig.’71

66 Appendix A, Groepsgesprek, p. 33. 67 Appendix A, Interview 2, p. 19 68 Zie Bijlage II. 69 Zie Bijlage I. 70 Appendix A, Interview 1, p. 8. 71 Appendix A, Interview 4, p. 38.

26

4.3.3 Randvoorwaarde 3: (Vergader)discipline, waarbij termijnen handhaven de regel en niet de uitzondering is Randvoorwaarde drie gaat over het halen van deadlines, wat samenhangt met randvoorwaarde één, het goed kunnen voorbereiden van de vergaderingen. Randvoorwaarde drie heeft een gemiddelde van 3.667, wat betekent dat de meerderheid van de raad positief of neutraal is tegenover de gestelde deadlines en het halen van deadlines (drie items; α = .879).72 De normale deadlines worden dus over het algemeen goed ervaren, maar er zijn wel verschillende meningen tussen fracties. bijvoorbeeld voor werkende raadsleden die het lastig vinden als de deadline pas op maandag is: ‘Dat (de deadlines opgeschoven zijn naar maandag) vind ik dus zelf wel vervelend, want dan krijg ik op maandag de moties en dan heb ik geen tijd want ik werk gewoon door de week.’73. Dat fracties hier verschillend over denken wordt nog eens benadrukt ‘Ik was het ook eens met die vrijdag (...). Alleen hij is naar de maandag gezet omdat sommige dus later wilden. Die ligt dus heel erg uit elkaar.’74 Ondanks de verschillende meningen van fracties, kwam uit de enquête dat de vaste deadlines voor het normale vergaderschema goed werkten.

4.3.4 Randvoorwaarde 4: Later starten dan 19:00 uur voor de werkende raadsleden/fractieassistenten Deze randvoorwaarde is erg duidelijk. De starttijd is van 19:00 uur naar 19:30 uur verplaatst voor alle vergaderingen van het model. Het is dus duidelijk dat aan deze randvoorwaarde is voldaan. Van de respondenten is 68% het er mee eens of helemaal mee eens dat de nieuwe starttijd van 19.30 uur beter is.75 Er is dus overduidelijk een meerderheid van de raadsleden/fractieassistenten die de nieuwe starttijd beter vindt.

4.3.5 Randvoorwaarde 6: Partijen groot en klein moeten aan bod kunnen komen Deze randvoorwaarde heeft als doel dat zowel grote als kleine fracties genoeg aan bod komen tijdens vergaderingen. De respondenten zijn nogal verdeeld over of fractiegrootte een rol speelt tijdens vergaderingen. de meerderheid van de respondenten is van mening dat zowel bij commissievergaderingen (51%) als bij raadsvergaderingen (54%) fractieomvang een rol speelt. Bij raadsvergaderingen oordeelt de meerderheid dat elke fractie goed kan meekomen (57% ‘eens’ of ‘helemaal eens’). Echter, bij commissievergaderingen is dit meer verdeeld (maar 40% ‘eens’ of ‘helemaal eens’) en vindt men dat niet elke fractie even goed kan meekomen (zie Figuur 6).76

72 Zie Bijlage II. 73 Appendix A, Groepsinterview, p. 34. 74 Appendix A, Groepsinterview, p. 34. 75 Zie Bijlage I. 76 Zie Bijlage I.

27

Figuur 6 Commissievergaderingen

Raadsvergaderingen

Uit uitkomsten van de enquête, zien we dat de kleinste fracties niet het idee hebben dat fractieomvang een rol speelt bij commissie- of raadsvergaderingen. Zij vinden dat ze goed mee kunnen doen in zowel commissie - als raadsvergaderingen. Het kan zo zijn dat het voor de kleinere fracties wel meer vergaderingen betekent, omdat voor kleinere fracties het lastiger is om te zorgen dat één raadslid maar naar één commissieavond hoeft. Een raadslid stelde: ‘Daar moet je dus keuzes in maken. Je moet niet een heel vergadermodel gaan inrichten op kleine fracties.’77 en als reactie daarop: ‘Ik vind dat ook niet erg want dat is gewoon de werking van de democratie. Laten we daar dan niet moeilijk over doen.’78 Echter, kleine fracties zouden ook geen extra last moeten ondervinden aan een vergadermodel. Dit gebeurt ook niet, zo stelt een van de kleinere fracties dat het meekrijgen van alle commissievergaderingen goed te doen is door de aanwezige fractieondersteuning.79

4.3.6 Randvoorwaarde 7 & 8: Aantal vergaderavonden beperken/niet teveel versnipperen & aantal vergaderuren niet laten toenemen In het Lelystadse commissiemodel zijn er twee commissie avonden en een raadsvergadering. Het aantal vergaderingen is dus toegenomen ten opzichte van het vorige model. Dit is omdat de 2x2 structuur wordt gehanteerd in plaats van de 1x3 structuur (68% van de raadsleden is het ‘eens’ of ‘helemaal eens’ dat een 2x2 model beter is dan een 1x3 model).80 Daarnaast blijven de vergaderingen binnen de gestelde tijden, dus binnen de drie uur die per vergadering staat (zie figuur 7).81

77 Appendix A, p. 33. 78 Appendix A, p. 33. 79 Appendix A, p.7. 80 Zie Bijlage I. 81 ‘Dashboard Lelystad - iBabs RIS’, lelystad.bestuurlijkeinformatie.nl.; Raad van de gemeente

Lelystad, Raadsbesluit aanpassing vergadermodel, 1 november 2022.

28

Raadsleden geven in de interviews ook aan dat ze ook het gevoel hebben minder tijd kwijt te zijn aan vergaderingen. Er wordt een vergelijking gemaakt met het vorige vergadermodel. ‘Vergelijk nou eens alleen de vergaderingen, dan moet je ook appels met appels vergelijken. De BOB vergaderingen en de commissievergaderingen. En dan denk ik dat ik echt minder tijd aan commissievergaderingen kwijt ben.’82 Figuur 7

Deze grafiek geeft een overzicht van de gemiddelde vergaderuren van de raadsvergaderingen en de commissievergaderingen van gemeenteraad Lelystad van de periode januari tot en met mei 2023.

4.3.7 Randvoorwaarde 9: Besluitvorming niet op dezelfde avond als de voorbereidende sessie De meeste respondenten zijn erg tevreden over de scheiding van voorbereidende sessies en de besluitvorming. Dit is natuurlijk inherent aan het commissiemodel, waar besluitvorming alleen in de raadsvergaderingen plaatsvindt. Uit de enquête blijkt dat 63% dit goed vindt en maar 9% het hiermee oneens is.83

4.3.8 Randvoorwaarde 10: De juiste mensen moeten naar de juiste sessies kunnen gaan Deze randvoorwaarde stelt dat het commissiemodel wel de mogelijkheid moet bieden aan raadsleden om bij de juiste sessies aan te sluiten. De uitkomsten van de vragen die deze randvoorwaarden toetsen is een beetje tegenstrijdig. Bijna driekwart (71%) van de respondenten vindt dat ze aan kunnen sluiten bij de relevante commissievergaderingen, maar veel geven ook aan 29% dat behandeling van onderwerpen waar ze bij willen zijn tegelijk plaatsvindt (zie Figuur 8).84 82 Appendix A, Groepsinterview, p. 31. 83 Zie Bijlage I. 84 Zie Bijlage I.

29

Figuur 8

Hier zijn een aantal verklaringen voor. Ten eerste is het inherent aan de parallelle commissies dat sommige onderwerpen parallel aan elkaar plaatsvinden. Daarnaast is het voor sommige fracties nog niet mogelijk om één persoon per commissievergadering in te zetten, wat kan verklaren waarom sommige respondenten aangeven dat behandeling van onderwerpen tegelijk gebeurt. Op zich zou het 2x2 model, zoals uit de reacties op vraag 4 in Figuur 8 blijkt, moeten zorgen dat de raadsleden zo veel mogelijk kunnen aansluiten bij de voor hen relevante commissievergaderingen. Uit de interviews kwam daarnaast nog naar voren dat het minder efficiënt is en voor minder rust zorgt als het wisselen van wethouders tussen de commissies niet goed verloopt. Uit het groepsinterview kwam zo naar voren dat er soms in een commissie moet worden gewacht als in een andere commissie een agendapunt uitloopt. ‘Wij hebben wel een paar keer nu meegemaakt, dat de ene sessie afgelopen is voor tijd, en dat we dan met de volgende sessie willen starten, alleen dan is de wethouder die over het onderwerp gaat nog bezig bij de andere sessie, en die loopt dan uit vervolgens, omdat die zich niet aan de tijd houden. Dus dan moet je in plaats van vijftien minuten misschien wel een half uur wachten, en dat vind ik heel inefficiënt.’85 Een tweetal oplossingen voor dit probleem kwam naar voren vanuit het groepsinterview zelf.

Als eerste zou de agendacommissie nog beter kunnen kijken naar hoe onderwerpen op de agenda komen en de wethouders worden ingepland; ‘vanuit mijn fractie is er ook commentaar wat betreft die aansluiting op die onderwerpen (...), misschien is dat iets voor de agendacommissie om te kijken of je toch niet onderwerpen (beter kan inplannen).’86 Daarnaast wordt als optie gegeven om nog eens te kijken naar de commissie indeling en deze eventueel aan te passen zodat wethouders minder hoeven te wisselen. Er zou dan wel in samenspraak met zowel de griffie en agendacommissie naar moeten worden gekeken. Een raadslid stelt: ‘Ik vind het een goed punt, de indeling van de commissies, (...) En dat lijkt me heel goed dat dat in samenspraak met de wethouders en de griffier gedaan wordt, en dat de agendacommissie dan…’, een ander vult aan: ‘gewoon nog een keer hoog over dan opnieuw die commissies verdelen.’87

85 Appendix A, Groepsinterview, p. 28 86 Appendix A, Groepsinterview, p. 28 87 Appendix A, Groepsinterview, p. 29

30

5. Conclusie Onze onderzoeksvraag luidt: Hoe functioneert het commissiemodel en voldoet het vergadermodel aan de criteria en randvoorwaarden? Allereerst hebben we in het tweede hoofdstuk uitgebreid antwoord gegeven op de eerste deelvraag: Hoe functioneert het nieuwe commissie(vergader)model? Vervolgens zijn we in het derde hoofdstuk ingegaan op de onderzoeksresultaten. De kwantitatieve uitkomsten van de enquête hebben we in een context geplaatst door middel van de kwalitatieve uitkomsten, te weten de interviews en het groepsgesprek. Ook de tweede en derde deelvragen zijn positief beantwoord. Uit de uitkomsten van de enquête blijkt dat respondenten over het algemeen erg tevreden zijn over het commissiemodel. Hiermee hebben we de tweede deelvraag: Zijn betrokkenen tevreden over het functioneren van het vergadermodel? beantwoord. Ook de derde deelvraag: In hoeverre voldoet het vergadermodel aan de criteria? is positief beantwoord, aangezien op basis van de enquêteresultaten aangetoond kan worden dat aan alle 5 de criteria is voldaan. Dan de laatste deelvraag: In hoeverre voldoet het vergadermodel aan de randvoorwaarden? Er kan gezegd worden dat er met zekerheid is voldaan aan de volgende randvoorwaarden: ● Voldoende voorbereidingstijd om kwalitatief voor te bereiden. ● Cultuur van vertrouwen waarin je praat over de hoofdzaken en deze scheidt van de details.

● Met (vergader)discipline, waarbij termijnen handhaven de regel en niet de uitzondering is. ● Later starten dan 19:00 uur voor de werkende raadsleden/fractie-assistenten. ● Aantal vergaderavonden beperken/niet te veel versnipperen. ● Aantal vergaderuren niet laten toenemen. ● Besluitvorming niet op dezelfde avond als de voorbereidende sessie. Dit blijkt, zoals uitgebreid in het vorige hoofdstuk beschreven, uit de data verkregen met de enquête. Dit betekent dat er aan drie van de tien randvoorwaarden niet is voldaan. Allereerst randvoorwaarde vijf, het opzetten van een Lange Termijn Agenda. Deze is niet gerealiseerd. Zoals eerder in het rapport genoemd, is deze randvoorwaarde ook niet meegenomen in dit onderzoek. Een invulling van een Lange Termijn Agenda zou in de toekomst wel een waardevolle toevoeging zijn aan het vergadermodel. Aan deze randvoorwaarde is dus (nog) niet voldaan.88 Uit de data van twee randvoorwaarden kan geen eenduidige conclusie worden getrokken. Het is dus niet zeker of aan deze randvoorwaarden is voldaan. Bij randvoorwaarde zes (Partijen groot en klein moeten aan bod kunnen komen.) gaat het voornamelijk over of alle fracties goed mee kunnen komen. Het verschil in antwoorden van de respondenten kan worden beïnvloed door politieke meningen en dat meningsverschillen tussen fracties hierover zullen blijven bestaan in het vergadermodel.

Wel is uit de data naar voren gekomen dat kleinere fracties juist positief oordelen over participeren in het commissiemodel. 88 Zie paragraaf 3.6.2.

31

Randvoorwaarde tien (De juiste mensen moeten naar de juiste sessies kunnen gaan. Dus aanwezig kunnen zijn bij de onderwerpen waar je woordvoerder bent (geen parallelle sessies in hetzelfde domein).) gaat over het aansluiten bij de juiste sessies door raadsleden. De antwoorden op de twee vragen hierover waren tegenstrijdig, aangezien bijna driekwart van de respondenten wel vond dat ze aan konden sluiten bij de voor hen relevante commissievergaderingen. Echter, bijna een derde van de respondenten benoemt dat de behandeling van onderwerpen waar ze bij willen zijn, tegelijk plaatsvinden. Er zou nog eens kunnen worden aangegeven dat het bijwonen van een vaste commissie de beste manier is om gebruik te maken van het commissiemodel. Dat kan ervoor zorgen dat raadsleden minder het gevoel krijgen dat ze iets missen in een andere sessie. Hieronder benoemen we nog wat opvallende punten uit het onderzoek, en doen we een aantal aanbevelingen.

5.1 Meer gebruik maken van kennis opbouw Kennisopbouw is een van de belangrijkste redenen dat er is gekozen voor een commissiemodel. De raad van Lelystad kan de commissies nog beter benutten om kennis op te bouwen dan nu gebeurd. Er zijn een paar punten waar op kan worden gelet zodat raadsleden nog meer kennis zouden kunnen opbouwen in commissies. Voor een goede kennisopbouw is het belangrijk om voorbereid naar vergaderingen te komen. Raadsleden gaven aan dat ze goed voorbereid zijn voor vergaderingen. Om te zorgen dat dit zo blijft, zou nogmaals het proces van het stellen van technische vragen uit kunnen worden gelegd en benadrukt dat in de commissievergaderingen de focus op politiek debat en beleidskeuzes ligt, in plaats van technische vragen van het dossier. Dit zodat de commissies effectiever worden gebruikt om kennis op te bouwen over onderwerpen of politieke debatten over de dossiers. Als laatst zou in commissies naast de agendapunten meer tijd kunnen worden genomen om inhoudelijke kennis en deskundigheid op te bouwen. Bijvoorbeeld door soms een agendapunt toe te voegen aan de agenda om een onderwerp meer uit te diepen.

5.2 Aanwezig bij de juiste sessies en soepele overgang De aanwezigheid van raadsleden bij de juiste sessies lukt goed. Echter, er zou nog eens kunnen worden gekeken naar de verdeling van onderwerpen tussen commissies. Ten eerste gaven sommige raadsleden aan dat de indeling van onderwerpen soms logischer kan, anderzijds blijft het lastig om onderwerpen zo te verdelen dat een commissie altijd precies de passende relevante onderwerpen heeft. Het kijken naar de indeling van commissies is ook relevant om te zorgen dat wethouders minder hoeven te wisselen of efficiënter kunnen wisselen. Er zou dan wel in samenspraak met zowel de griffie en agendacommissie naar moeten worden gekeken. Daarnaast is het een optie om als agendacommissie nog meer aandacht te besteden aan de agenda’s van commissies als wethouders moeten wisselen.

32

5.3 Vergaderpraktijk Wat voornamelijk opvalt is dat er vooral opmerkingen of verbeterpunten liggen in de vergaderpraktijk. Er is weinig tot geen kritiek op het vergadermodel zelf. De vergaderpraktijk en de vergadercultuur veranderen is lastiger. Het kan productief zijn om als raad een keer een discussie te voeren over wat de verwachtingen zijn qua omgang met elkaar en invulling van bepaalde aspecten voor het vergadermodel. Een onderwerp dat uit de interviews naar voren is gekomen, is het voorzitten van de commissies. De voorzitters verschillen van elkaar en zijn verschillend in hoe ze omgaan in het hanteren van de tijd voor agendapunten en het leiden van debat/discussies. Het is goed om hier nog eens kritisch naar te kijken. Wat wordt verwacht van de voorzitters? Zouden de voorzitters onderling meer kennis moeten delen? Dit is echt een voorbeeld van vergadercultuur waar de raad samen met de voorzitterspoule nog een discussie over kan voeren.

33

Literatuur Bijlagen Nationaal Raadsledenonderzoek, Nijmegen: Daadkracht 2019. ‘Dashboard Lelystad - iBabs RIS’, lelystad.bestuurlijkeinformatie.nl R. Fennema, Invloed van het vergadermodel op de vergadercultuur van gemeenteraden (afstudeerscriptie Leeuwarden), 2021. ‘Hoe werkt een vergadermodel?’, periklesinstituut.nl. ‘Inspreken op de agenda’, lelystad.nl. Griffie van de gemeente Lelystad, Besluitenlijst werkgroep vergadermodel, 8 augustus 2022 Griffie van de gemeente Lelystad, CONCEPT raadsvoorstel Aanpassing vergadermodel, 29 september 2022 Griffie van de gemeente Lelystad, Indeling commissies, 16 januari 2023. Griffie van de gemeente Lelystad, Raadsvoorstel aanpassing vergadermodel, 29 september 2022. Van Kalken e.a., Een routekaart voor raadsakkoorden: varianten, ervaringen en lessen, Rotterdam-Leiden: Erasmus School of Law, Erasmus School of Social and Behavioral Sciences & Stichting Thorbecke Leerstoel 2021. Nationaal Raadsledenonderzoek, Nijmegen: Daadkracht 2019. Op het tweede gezicht. Gemeentelijke vergaderpraktijken nader beschouwd, Den Haag: VNG 2009. Raad van de gemeente Lelystad, Raadsakkoord 2022-2026, vastgesteld in de raadsvergadering van 28 juni 2022.. Raad van de gemeente Lelystad, Raadsbesluit aanpassing vergadermodel, 1 november 2022.

Raad van de gemeente Lelystad, Raadsbesluit vaststelling Reglement van Orde voor de raad van Lelystad 2022, 20 december 2022.

34

Bijlage I - Enquête uitkomsten ENQUÊTE UITKOMSTEN

Helemaal oneens

Oneens

Neutraal

Eens

Helemaal Eens

Geen mening

1. Ik vind dat de commissievergaderingen soepel verlopen.

3%

5%

30%

49%

14%

0%

2. Ik vind dat de raadsvergaderingen soepel verlopen.

3%

19%

19%

51%

5%

3%

3. Ik ben tevreden over de manier waarop wordt vergaderd.

3%

14%

24%

49%

8%

3%

4. Het vergaderen in commissies zorgt ervoor dat ik me gehoord voel.

3%

8%

22%

54%

11%

3%

5. De nieuwe starttijd (19:30) bevalt mij beter dan de oude starttijd (19:00).

3%

19%

11%

19%

49%

0%

6. De verdeling van twee parallelle commissievergaderingen op twee verschillende avonden is goed.

3%

11%

16%

51%

19%

0%

7. Ik vind het huidige 2x2 commissiemodel beter dan een 1x3 commissiemodel (drie commissies die op één avond vergaderen).

3%

11%

16%

30%

38%

3%

1.Bij de commissievergaderingen worden vaak belangenorganisaties betrokken als het gaat over een specifiek onderwerp.

6%

11%

29%

46%

6%

3%

2. Er zijn genoeg mogelijkheden voor burgers om inspraak te hebben in de commissievergaderingen.

0%

14%

11%

54%

17%

3%

3. Relevante belangenorganisaties schuiven vaak genoeg aan bij commissievergaderingen.

6%

20%

20%

46%

9%

0%

3. Wanneer een onderwerp binnen mijn expertise ligt, heb ik het gevoel dat er naar mij wordt geluisterd.

3%

3%

11%

14%

3%

Commissievergaderingen

66%

35

4. Het lukt me aan te sluiten bij de (voor mij) relevante commissievergaderingen.

0%

6%

23%

60%

11%

0%

5. Behandeling van onderwerpen waar ik bij wil zijn, gebeurt tegelijkertijd doordat commissievergaderingen parallel aan elkaar plaatsvinden.

0%

34%

31%

26%

3%

6%

6. De agenda zorgt ervoor dat de commissievergaderingen gestructureerd verlopen.

0%

6%

17%

66%

11%

0%

7. Er wordt genoeg tijd aan zowel het college als aan de raadsleden/fractieassistenten gegeven in commissievergaderingen.

6%

11%

9%

63%

11%

0%

8. Als raadslid/fractieassistent krijg ik minder spreektijd wanneer een agendapunt door het college is aangedragen.

11%

49%

23%

9%

0%

9%

9. Er is genoeg tijd in commissievergaderingen om alle punten goed te bespreken.

3%

14%

23%

43%

17%

0%

10. Er zijn te veel agendapunten per vergadering.

11%

46%

29%

6%

6%

3%

11. Er wordt te snel door alle agendapunten heen gegaan omdat er tijdnood is.

14%

37%

17%

23%

9%

0%

12. Er is over het algemeen genoeg ruimte voor iedereen om zijn standpunt over een agendapunt te uiten.

0%

14%

14%

57%

14%

0%

13. Commissievergaderingen duren te lang.

11%

43%

37%

6%

3%

0%

14. Door in een vaste commissie te zitten heb ik het gevoel dat ik kennis opbouw over de besproken onderwerpen.

11%

11%

14%

29%

34%

0%

15. Er wordt veel informatie gedeeld in de commissievergaderingen.

3%

9%

20%

57%

11%

0%

16. De commissievergaderingen zijn een goede inhoudelijke voorbereiding op de besluitvorming in de raadsvergadering.

3%

6%

23%

43%

26%

0%

36

17. Doordat onderwerpen per domein worden behandeld komt mijn pecialistische kennis beter tot zijn recht.

3%

9%

14%

57%

17%

0%

18. Ik ben voldoende voorbereid op de onderwerpen waarover ik het woord voer.

0%

9%

9%

60%

23%

0%

19. Ik heb te weinig tijd om commissievergaderingen goed voor te bereiden.

17%

34%

26%

20%

3%

0%

20. Vergaderstukken voor commissievergaderingen zijn op tijd beschikbaar.

6%

17%

20%

49%

6%

3%

21. Fractieomvang speelt een rol bij de commissievergaderingen.

6%

14%

26%

31%

20%

3%

22. Elke fractie kan even goed meedoen met commissievergaderingen.

9%

20%

11%

31%

17%

11%

23. De gestelde deadlines voorafgaand aan commissievergaderingen zijn haalbaar.

3%

17%

29%

46%

6%

0%

24. Bovengenoemde deadlines worden gehaald.

3%

20%

40%

31%

3%

3%

25. Bovengenoemde deadlines worden te vaak verlengd.

9%

40%

37%

6%

0%

9%

1. Er is over het algemeen genoeg ruimte voor iedereen om zijn standpunt over een agendapunt te uiten.

3%

9%

14%

43%

23%

0%

2. Tijdens raadsvergaderingen kan ik goed mijn standpunt over een onderwerp kwijt.

3%

9%

11%

40%

17%

0%

3. Er is vaak te weinig tijd om standpunten van anderen te horen.

6%

43%

17%

23%

0%

0%

4. Het debat tijdens raadsvergaderingen zorgt ervoor dat er goed geïnformeerd wordt gestemd over agendapunten.

0%

20%

23%

37%

11%

0%

5. Er is voldoende ruimte voor de voorbereiding van moties en amendementen.

0%

17%

26%

43%

9%

3%

Raadsvergaderingen

37

6. Voorbereiding van - en besluitvorming 0% over onderwerpen zijn voldoende van elkaar gescheiden.

9%

17%

46%

17%

3%

7. De agenda zorgt ervoor dat de raadsvergaderingen gestructureerd verlopen.

3%

0%

20%

49%

23%

0%

8. Er wordt genoeg tijd aan zowel het college als aan de raadsleden gegeven in raadsvergaderingen.

0%

0%

26%

43%

23%

3%

9. Er is genoeg tijd om alle agendapunten goed te bespreken.

0%

6%

14%

51%

20%

3%

10. Er zijn te veel agendapunten per vergadering.

9%

51%

20%

14%

0%

0%

11. Er wordt te snel door alle agendapunten heen gegaan omdat er tijdnood is.

11%

46%

23%

11%

3%

0%

12. Raadsvergaderingen duren te lang.

9%

46%

23%

14%

3%

0%

13. Ik ben voldoende voorbereid op de onderwerpen waarover ik het woord voer.

3%

6%

3%

54%

20%

0%

14. Ik heb te weinig tijd om raadsvergaderingen goed voor te bereiden.

9%

49%

11%

14%

0%

0%

15. Er is een vertrouwenscultuur binnen de gemeenteraad.

9%

9%

20%

40%

9%

6%

16. Er is een vertrouwensrelatie tussen de gemeenteraad en het college.

0%

9%

14%

51%

14%

3%

17. Fractieomvang speelt een rol bij de raadsvergaderingen.

6%

17%

17%

40%

14%

0%

18. Elke fractie kan even goed meedoen met raadsvergaderingen.

6%

14%

11%

43%

14%

6%

19. Vergaderstukken voor raadsvergaderingen zijn op tijd beschikbaar.

3%

9%

20%

54%

9%

0%

20. De gestelde deadlines voorafgaand aan raadsvergaderingen zijn haalbaar.

3%

9%

26%

46%

6%

0%

21. Bovengenoemde deadlines worden gehaald.

3%

0%

37%

40%

6%

3%

38

22. Bovengenoemde deadlines worden te vaak verlengd.

9%

37%

31%

6%

3%

3%

39

Bijlage II - Constructie variabelen en descriptieve statistieken Deze bijlage geeft een overzicht van de schalen die zijn gebruikt en de betrouwbaarheid ervan. Een (N) achter een vraag betekent dat die vraag negatief is geformuleerd, een hogere score betekent dan alsnog een positieve uitkomst. De schaal is van helemaal oneens (1) naar helemaal eens (5). Daarnaast is er een optie (6) weet ik niet / geen mening. De Cronbach alpha geeft de mate van samenhang van verschillende enquêtevragen aan, en of die vragen het construct (het variabele) goed meten.. Wanneer de alpha >0.7 is dan kan men het variabele in één keer interpreteren. Wanneer dit niet het geval is gaan we in de resultaten-analyse in op de antwoorden op de verschillende vragen. TEVREDENHEID VERGADERMODEL (M=3.588; SD=0.736; Cronbach’s alpha=0.742) 1. Ik vind dat de commissievergaderingen soepel verlopen. 2. Ik vind dat de raadsvergaderingen soepel verlopen. 3. Ik ben tevreden over de manier waarop wordt vergaderd. 4. Het vergaderen in commissies zorgt ervoor dat ik me gehoord voel. CRITERIA VERGADERMODEL CRITERIA 1 (M=3.524; SD=0.894; Cronbach’s alpha=0.819) 1. Bij de commissievergaderingen worden vaak belangenorganisaties betrokken als het gaat over een specifiek onderwerp. 2. Er zijn genoeg mogelijkheden voor burgers om inspraak te hebben in de commissievergaderingen. 3.

Relevante belangenorganisaties schuiven vaak genoeg aan bij commissievergaderingen. CRITERIA 2 (M=3.821; SD=0.362; Cronbach’s alpha=0.603) 1.Wanneer een onderwerp binnen mijn expertise ligt, heb ik het gevoel dat er naar mij wordt geluisterd. 2. De agenda zorgt ervoor dat de commissievergaderingen gestructureerd verlopen. 3. Er wordt genoeg tijd aan zowel het college als aan de raadsleden/fractieassistenten gegeven in commissievergaderingen. 4. Als raadslid/fractieassistent krijg ik minder spreektijd wanneer een agendapunt door het college is aangedragen. (N) CRITERIA 3 (M=3.476; SD=0.947; Cronbach’s alpha=0.814) 1.Er is genoeg tijd in commissievergaderingen om alle punten goed te bespreken. 2. Er zijn te veel agendapunten per vergadering.(N) 3. Er wordt te snel door alle agendapunten heen gegaan omdat er tijdnood is. (N) CRITERIA 4 (M=3.721 ; SD=0.866; Cronbach’s alpha=0.826)

40

1.Door in een vaste commissie te zitten heb ik het gevoel dat ik kennis opbouw, over de besproken onderwerpen. 2. Er wordt veel informatie gedeeld in de commissievergaderingen. 3. De commissievergaderingen zijn een goede inhoudelijke voorbereiding op de besluitvorming in de raadsvergadering. 4. Doordat onderwerpen per domein worden behandeld komt mijn specialistische kennis beter tot zijn recht. CRITERIA 5 (M=3.943; SD=1.019; Cronbach’s alpha=0.804) 1. Er is over het algemeen genoeg ruimte voor iedereen om zijn standpunt over een agendapunt te uiten (bij commissievergaderingen). 2. Er is over het algemeen genoeg ruimte voor iedereen om zijn standpunt over een agendapunt te uiten (bij raadsvergaderingen). 3.Tijdens raadsvergaderingen kan ik goed mijn standpunt over een onderwerp kwijt. 4.Er is vaak te weinig tijd om standpunten van anderen te horen (bij raadsvergaderingen). (N) 5. Het debat tijdens raadsvergaderingen zorgt ervoor dat er goed geïnformeerd wordt gestemd over agendapunten. RANDVOORWAARDEN VERGADERMODEL RANDVOORWAARDE 1 Commissievergaderingen (M=3.7; SD=0.859; Cronbach’s alpha=0.734 ) 1. Ik ben voldoende voorbereid op de onderwerpen waarover ik het woord voer. 2. Ik heb te weinig tijd om vergaderingen goed voor te bereiden. (N) Raadsvergaderingen (M=3.785; SD=1.482; Cronbach’s alpha=0.705) 1. Ik ben voldoende voorbereid op de onderwerpen waarover ik het woord voer.

2. Ik heb te weinig tijd om vergaderingen goed voor te bereiden. (N) RANDVOORWAARDE 2 (M=3.9857; SD=1.32; Cronbach’s alpha=0.858). 1.Er is een vertrouwenscultuur binnen de gemeenteraad. 2. Er is een vertrouwensrelatie tussen de gemeenteraad en het college. RANDVOORWAARDE 3 Commissievergaderingen (M=3.095; SD=0.712 ; Cronbach’s alpha=0.377 ). 1.De gestelde deadlines voorafgaand aan commissievergaderingen zijn haalbaar. 2. Bovengenoemde deadlines worden gehaald. 3. Bovengenoemde deadlines worden te vaak verlengd.(N) Raadsvergaderingen (M=3.667 ; SD=1.362 ; Cronbach’s alpha=0.879). 1.De gestelde deadlines voorafgaand aan commissievergaderingen zijn haalbaar. 2. Bovengenoemde deadlines worden gehaald. 3. Bovengenoemde deadlines worden te vaak verlengd.(N) RANDVOORWAARDE 4 (M=3.724 ; SD=0.802; Cronbach’s alpha=0.468) 1. De nieuwe starttijd (19:30) bevalt mij beter dan de oude starttijd (19:00). 2. Commissievergaderingen duren te lang. (N) 41

3. Raadsvergaderingen duren te lang. (N) RANDVOORWAARDE 5 - Niet opgenomen in dit onderzoek. Niet in de enquête vragen over opgenomen. Geen data over beschikbaar. RANDVOORWAARDE 6 (M=3.129; SD=1.172; Cronbach’s alpha=0.582) 1.Fractie omvang speelt een rol bij de raadsvergaderingen. (N) 2. Elke fractie kan even goed meedoen met commissievergaderingen. Raadsvergaderingen (M=3.343 ; SD=1.305; Cronbach’s alpha=0.693). 1..Fractie omvang speelt een rol bij de commissievergaderingen. (N) 2.Elke fractie kan even goed meedoen met raadsvergaderingen. RANDVOORWAARDE 7 & RANDVOORWAARDE 8 (M=3.851; SD=0.863; Cronbach’s alpha=0.436) 1. De verdeling van twee parallelle commissievergaderingen op twee verschillende avonden is goed. 2. Ik vind het huidige 2x2 commissiemodel beter dan een 1x3 commissiemodel (drie commissies die op één avond vergaderen). RANDVOORWAARDE 9 Besluitvorming gescheiden (M=3.886; SD=1.00; Cronbach’s alpha=0.554 ). 1.Er is voldoende ruimte voor de voorbereiding van moties en amendementen. 2. Voorbereiding van - en besluitvorming over onderwerpen zijn voldoende van elkaar gescheiden. RANDVOORWAARDE 10 (M=3.486 ; SD=0.733; Cronbach’s alpha=0.362) 1.Het lukt me aan te sluiten bij de (voor mij) relevante commissievergaderingen. 2. Behandeling van onderwerpen waar ik bij wil zijn, gebeuren tegelijkertijd doordat commissievergaderingen parallel aan elkaar plaatsvinden. (N)

42

Bijlage III - Vragenlijst enquête INLEIDING Deze enquête gaat over het vergadermodel van de gemeenteraad van Lelystad. Na een algemeen gedeelte vragen we u te reageren op een aantal stellingen over commissievergaderingen. Als laatste volgen een aantal stellingen over raadsvergaderingen. Het invullen van de enquête duurt ongeveer 15 minuten. Alvast bedankt voor het invullen van deze enquête.

ALGEMENE VRAGEN 1. Wat is uw functie? - Ik ben raadslid. - Ik ben fractieassistent. De volgende twee vragen zullen worden gebruikt om de representativiteit van de uitkomsten van de enquête te toetsen. Deze resultaten blijven volledig vertrouwelijk en zullen niet aan de uitkomsten in de eindrapportage worden gekoppeld. 2. Hoelang bent u raadslid/fractieassistent? - Sinds de verkiezingen van maart 2022. - Voor de verkiezingen van maart 2022 was ik al raadslid/fractieassistent. 3. -

Voor welke fractie bent u actief? VVD JongLelystad Leefbaar Lelystad GroenLinks ChristenUnie PvdA InwonersPartij Partij voor de Vrijheid D66 Mooi Lelystad SP Forum voor Democratie CDA

DEEL 1 Aangeven mening op schaal van helemaal oneens - helemaal eens. 43

1. Ik vind dat de commissievergaderingen soepel verlopen. a. [Invulvak] Waarom vindt u dat? (Optioneel) 2. Ik vind dat de raadsvergaderingen soepel verlopen. a. [Invulvak] Waarom vindt u dat? (Optioneel) 3. Ik ben tevreden over de manier waarop wordt vergaderd a. [Invulvak] Waarom vindt u dat? (Optioneel) 4. Het vergaderen in commissies zorgt ervoor dat ik me gehoord voel. a. [Invulvak] Waarom vindt u dat? (Optioneel) 5. De nieuwe starttijd (19:30) bevalt mij beter dan de oude starttijd (19:00). a. [Invulvak] Waarom vindt u dat? (Optioneel) 6. De verdeling van 2 parallelle commissievergaderingen op 2 verschillende avonden (4 in totaal) is goed. a. [Invulvak] Waarom vindt u dat? (Optioneel) 7. Ik vind het huidige 2x2 commissiemodel beter dan een 1x3 commissiemodel (drie commissies die op één avond vergaderen). a. [Invulvak] Waarom vindt u dat? (Optioneel) [Invulvakken] - Wat is er goed aan het huidige vergadermodel? (Deze vraag is niet verplicht). - Wat zijn de verbeterpunten van het huidige vergadermodel? (Deze vraag is niet verplicht).

DEEL 2 | STELLINGEN OVER COMMISSIEVERGADERINGEN Let op, dit gedeelte gaat alleen over commissievergaderingen. Aangeven mening op schaal van helemaal oneens - helemaal eens. 1. Bij de commissievergaderingen worden vaak belangenorganisaties betrokken als het gaat over een specifiek onderwerp 2. Er zijn genoeg mogelijkheden voor burgers om inspraak te hebben tijdens de commissievergaderingen 3. Relevante belangenorganisaties schuiven vaak genoeg aan bij commissievergaderingen [Invulvak] - Voegt het waarde toe dat burgers kunnen inspreken in commissievergaderingen? (Deze vraag is niet verplicht) Aangeven mening op schaal van helemaal oneens - helemaal eens. 1. Wanneer een onderwerp binnen mijn expertise ligt, heb ik het gevoel dat er naar mij wordt geluisterd. 2. Het lukt me aan te sluiten bij de (voor mij) relevante commissievergaderingen. 44

3. Behandeling van onderwerpen waar ik bij wil zijn, gebeuren tegelijkertijd doordat commissievergaderingen parallel aan elkaar plaatsvinden. 4. De agenda zorgt ervoor dat de commissievergaderingen gestructureerd verlopen 5. Er wordt genoeg tijd aan zowel het college als aan de raadsleden gegeven in commissievergaderingen 6. Als raadslid krijg ik minder spreektijd wanneer een agendapunt door het college is aangedragen 7. Er is genoeg tijd in de commissievergaderingen om alle punten goed te bespreken 8. Er zijn te veel agendapunten per commissievergadering 9. Er wordt te snel door alle agendapunten heen gegaan omdat er tijdnood is 10. Er is over het algemeen genoeg ruimte voor iedereen om zijn standpunt over een agendapunt te uiten 11. Commissievergaderingen duren te lang. [Invulvak] - Wilt u nog iets kwijt over de hierboven genoemde stellingen? (Optioneel) Aangeven mening op schaal van helemaal oneens - helemaal eens. 1. Door in een vaste commissie te zitten heb ik het gevoel dat ik kennis opbouw over de besproken onderwerpen. 2. Er wordt veel informatie gedeeld in de commissievergaderingen 3. De commissievergaderingen zijn een goede inhoudelijke voorbereiding op de besluitvorming in de raadsvergadering. 4. Doordat onderwerpen per domein worden behandeld komt mijn specialistische kennis beter tot zijn recht. 5.

Ik ben voldoende voorbereid op de onderwerpen waarover ik het woord voer. 6. Ik heb te weinig tijd om commissievergaderingen goed voor te bereiden. 7. Vergaderstukken voor commissievergaderingen zijn op tijd beschikbaar. 8. Functieomvang speelt een rol bij de commissievergaderingen. 9. Elke fractie kan even goed meedoen met commissievergaderingen. 10. De gestelde deadlines voorafgaand aan commissievergaderingen zijn haalbaar. 11. Bovengenoemde deadlines worden gehaald. 12. Bovengenoemde deadlines worden te vaak verlengd. [Invulvak] - Wilt u nog iets kwijt over de hierboven genoemde stellingen? (Optioneel)

DEEL 3 | STELLINGEN OVER RAADSVERGADERINGEN Let op, dit gedeelte gaat alleen over raadsvergaderingen. Aangeven mening op schaal van helemaal oneens - helemaal eens. 1. Er is over het algemeen genoeg ruimte voor iedereen om zijn standpunt over een agendapunt te uiten 45

2. Tijdens raadsvergaderingen kan ik goed mijn standpunt over een onderwerp kwijt 3. Er is vaak te weinig tijd om standpunten van anderen te horen 4. Het debat tijdens raadsvergaderingen zorgt ervoor dat er goed geïnformeerd wordt gestemd over agendapunten. 5. Er is voldoende ruimte voor de voorbereiding van moties en amendementen. 6. Voorbereiding van - en besluitvorming over onderwerpen zijn voldoende van elkaar gescheiden. 7. De agenda zorgt ervoor dat de raadsvergaderingen gestructureerd verlopen. 8. Er wordt genoeg tijd aan zowel het college als aan de raadsleden gegeven in raadsvergaderingen. 9. Er is genoeg tijd om alle agendapunten goed te bespreken. 10. Er zijn te veel agendapunten per raadsvergadering. 11. Er wordt te snel door alle agendapunten heen gegaan omdat er tijdnood is. 12. Raadsvergaderingen duren te lang. [Invulvak] - Wilt u nog iets kwijt over de hierboven genoemde stellingen? (Optioneel) Aangeven mening op schaal van helemaal oneens - helemaal eens. 1. Ik ben voldoende voorbereid op de onderwerpen waarover ik het woord voer. 2. Ik heb te weinig tijd om raadsvergaderingen goed voor te bereiden. 3. Er is een vertrouwenscultuur binnen de gemeenteraad. 4. Er is een vertrouwensrelatie tussen de gemeenteraad en het college. 5. Fractieomvang speelt een rol bij de raadsvergaderingen. 6. Elke fractie kan even goed meedoen met raadsvergaderingen. 7.

Vergaderstukken voor raadsvergaderingen zijn op tijd beschikbaar. 8. De gestelde deadlines voorafgaand aan raadsvergaderingen zijn haalbaar. 9. Bovengenoemde deadlines worden gehaald. 10. Bovengenoemde deadlines worden te vaak verlengd. [Invulvak] - Wilt u nog iets kwijt over de hierboven genoemde stellingen? (Optioneel)

AFSLUITING Mocht u nog op- of aanmerkingen hebben over deze enquête, dan kunt u deze hieronder kwijt. Bij eventuele vragen kunt u een mail sturen naar n.blaauw@lelystad.nl of aja.zeldenrust@lelystad.nl. Daarnaast kunt u voor vragen of opmerkingen over de enquête bellen naar Niek (06-21-98-61-07) of Aafke (06-20-80-9397). [Invulvak] Klik nog één keer door om uw antwoorden op te slaan.

46

Hartelijk dank voor het invullen van deze enquête. Uw antwoorden zijn geregistreerd.

47

Bijlage IV - Tekstuele antwoorden Ik vind dat de commissievergaderingen soepel verlopen.

nvt nog steeds te weinig of te veel tijd er zit structuur en duidelijkheid in, we zijn afgelopen periode weleens zoekende geweest. Maar wordt steeds duidelijker Veel gesprek mogelijk, meer rust Teveel technisch Soms wel soms niet Soms is het onduidelijk hoe laat welk onderwerp begint en moeten we wachten. Sommige voorzitters hebben geen overzicht en houden zich niet aan de regels Meer op onderwerpen geclusterd ipv met de bobsessies waar alles door elkaar liep. Beter te verdelen ook. Efficiënt en veel minder vergaderuren Het zijn duidelijk afgebakende onderwerpen en er is meer ruimte voor debat/gesprek. Wel storend dat raadsleden soms slechte focus hebben op de daadwerkelijke inhoud, hier mag door Voorzitters meer op gestuurd worden. Het loopt soepel, maar afhankelijk van de voorzitter hoeveel ruimte voor debat er gegeven wordt. Gezien de onervarenheid van de meeste voorzitters en dat we allemaal moeten wennen gaat het best goed. Ik heb er vertrouwen in dat dit nog verder verbeterd. Gestructureerd Geen controle over aangeboden stukken vooraf behalve een agendaverzoek indienen. Er zijn vergaderingen die goed lopen maar ook vergaderingen waar rigide geopereerd wordt door de voorzitter met een te formalistische stijl. Er is voldoende tijd om de onderwerpen te bespreken.

Een heel aantal mensen moesten wennen aan het nieuwe model Duurt vaak langer dan nodig De voorzitters hameren soms te strikt op de tijd en de agendacommissie plant de commissies niet altijd logisch in De commissieleden zijn doorgaans goed voorbereid. Dat hangt af van de kwaliteit van de voorzitter en het collegelid dat aanwezig is.

48

Ik vind dat de raadsvergaderingen soepel verlopen.

zijn enkele partijen die consequent teveel tijd claimen. voorzitter moet er nog een beetje inkomen. Sommigen krijgen te veel ruimte om door te blijven gaan. nvt Weinig ruimte voor debat die in de commissies dan al gevoerd zouden moeten zijn. Geen ruimte meer voor technische vragen Voorzitter mag de vergadering strakker leiden. Voorzitter maakt er soms een potje van Spreektijden daar waar nodig (mag vaker worden ingezet) en verder door de commissie vergaderigen veel al afgevangen Soms wat onduidelijkheid over welke afspraken er zijn, maar over algemeen meer ruimte voor bespreking en debat. Soms te weinig echt debat Sommige collega’s praten om het praten waardoor het langer duurt Na het drama met de vorige waarnemende burgemeester ben ik blij dat olv Ineke het veel soepeler gaat Minder ruimte voor herziening van voorgenomen besluit, debat is niet altijd voldoende gevoerd tijdens de commissies. Het gaat weer over de inhoud en niet over andere raadsleden Het feit dat het inhoudelijk debat in de commissies plaatsvindt vergroot daar de kwaliteit van het gesprek en zorgt ervoor dat raadsvergaderingen soepeler verlopen. Er ontstaan discussies over onderwerpen die al zijn besproken in de commissies Er is weer ruimte voor debat.

Dit vind ik moeilijk te verklaren of het aan het nieuwe model ligt of aan de wissellingen die twgelijkertijd met het model hebben plastals gevonden van bepaalde posities Dit model De voorzitter is niet kundig. Actualiteit deel mooie toevoeging; voorzitterschap nog wat haperend

49

Ik ben tevreden over de manier waarop wordt vergaderd.

Hybride vergaderen zou ook een optie moeten zijn. Met ervaring in de raad elders ben ik gewend aan het commissiemodel, het bevalt mij voordelen van commissie model onvoldoende meer rust zo en regelmaat nvt Het kan altijd beter, maar voor nu met het nieuwe model doen we het helemaal niet slecht. De beide commissies ruimte lijken erg op elkaar qua onderwerp en dat verschil is mij nog niet geheel duidelijk Als volksvertegenwoordiger moet je op elk moment een vraag kunnen stellen door wellicht aanvullende informatie die daarvoor niet bekend was. Met het raadsakkoord als basis, gaat het vrijwel uitsluitend over de inhoud. Zie vorige antwoorden Soms is er veel herhaling en soms wordt er niet logisch geagendeerd Commissies gevoerd door assistenten missen aansluiting in de besluitvorming, gebrek aan duidelijk debat. Alles lijkt op mega spoed in de besluitvorming. Beantwoording TV. MV, SV lijkt erg lastminute, waardoor er minder tijd is om voorafgaand aan de vergaderingen weinig tijd lijkt te zijn voor onderling overleg. Verloopt soms te rommelig, er worden teveel zaken bijgehaald die niet ter zake doen en sommige partijen spelen nog teveel op de man Vaak buiten de agenda veel. De regelmaat van de geplande vergaderingen geven rust en regelmaat.

We zijn nog tekort bezig om hier een goed afgewogen oordeel over te kunnen vellen Teveel coalitieakkoord Commissie werkt beter dan politieke markten

50

Het vergaderen in commissies zorgt ervoor dat ik me gehoord voel.

Het is niet meer of minder dan bij het andere model als woordvoerder nu eigen commissie nvt Ik had met het oude model ook geen moeite Als fractie-assistent kan ik mijn kennis en kunde actief inzetten. Ik krijg ruimte om mijn inbreng te doen en om in gesprek met mijn collega's te gaan. Teveel op de man

51

De nieuwe starttijd (19:30) bevalt mij beter dan de oude starttijd (19:00).

Mag wat mij betreft zelfs naar 20.00 uur, dat is denk ik beter te combineren voor de collega’s die overdag ook werken. Als wij de oude starttijd zouden hanteren, dan zouden we ook eerder afronden. Dat vind ik wenselijker. Bij de oude tijd moet ik al rond 18:20 weg dat verstoirt het avond eten ket het gezin Raadswerk is nog steeds "vrijwillig"en veel mensen werken en dan is 19.30 een goede starttijd kan langer doorgaan iets meer tijd voor diner echt super, veel beter te doen als je overdag buiten Lelystad werkt nvt Het was altijd enorm haasten toen we nog om 19.00 uur begonnen Het geeft rust om thuis te eten zonder gejaag Ik heb kinderen en ben de zorgende ouder. Met werk en kids fijner meer tijd voor gezin Er zit nu meer tijdsdruk op 19:00 is niet haalbaar als je een baan hebt in de randstad. de tijd om te kunnen voorbereiden en rustig te starten Ik ben liever niet te laat klaar vanwege mijn werk waarvoor ik vaak de volgende dag weer vroeg op moet. 19 uur zou daarom nog beter zijn. Maar 19:30 is ook prima werkbaar. Geen gehaast om op tijd te komen Zonde tijd Hoe vroeger je start hoe vroeger je klaar bent 20:00 zou ook mogen

52

De verdeling van 2 parallelle commissievergaderingen op 2 verschillende avonden (4 in totaal) is goed.

Dan kan het werk verdeeld worden op zich heel goed, soms wat onduidelijk waarom wat in welke commissie nvt Rust en ruimte in de agenda. Indien de tijdsbelasting hetzelfde blijft en avonden niet groeien in omvang Sommige commissies overlappen meerdere portefeuilles waardoor het soms nodig kan zijn van woordvoeder te wisselen terwijl de start en begin tijd van de onderwerpen in de verschillende sessies niet synchroon lopen. Gaat voor alsnog goed. Wel moeten fracties eventueel overwegen en kijken dat ze de portefeuilles herverdelen indien nodig We hebben 2 zetels. Maar de kadernota had in één gezamenlijke sessie gemoeten. er wordt binnen de commissies nog teveel van personen gewisseld, het is vaak dat men per onderwerp woordvoerder is dan dat deze de gehele commissie doet Overzichtelijk Teveel voor diverse portefeuillehouder Efficiënt vergaderen.

53

Ik vind het huidide 2x2 commissiemodel beter dan een 1x3 commissiemodel (drie commissies die op één avond vergaderen.

kleinere partijen kunnen meestal bezetten ineffcient en onduidelijk Ik denk dat gezien de overlap de ruimte commissies misschien wel samengevoegd kunnen worden. Nu nog geen volle agenda van de commissies nvt Er valt in mijn ogen voldoende onderscheid te maken. Resultaat is dat de avonden weliswaaar iets korter zijn geworden maar ik vraag mij oprecht af Homeland dit zo blijft Nu kunnen er bij een commissievergadering van één partij meer woordvoerders zijn. Zo kunnen we beter specialiseren en zo een beter geïnformeerde raad zijn. Zie antwoorden hiervoor Er is zo altijd dekking te vinden. Een betere verdeling van agendapunten en beter behapbaar voor kleinere fracties. Omdat met veel kleine partijen het onmogelijk is om de menskracht op de juiste manier te verdelen, die kans moeten partijen wel krijgen kans op korte avond groter Dat is vooral voor de kleinere fracties echt een moeilijk model en dat komt het goede gesprek niet ten goede. ik zou er meer van moeten weten om dit te kunnen beoordelen, echter er is binnen het stadhuis geen mogelijkheid om dit te realiseren, kan niet worden uitgezonden. 3 commissies op 1 avond is minder vergadertijd

54

Wat zijn de positieve punten van het huidige vergadermodel? (Deze vraag is niet verplicht)

Meer structuur Het feit dat er soortgelijke onderwerpen zijn. Meer rust, ruimte Rust, regelmaat, ruimte voor het debat voor een onderwerp direct in het raadsoverleg moet worden beslist voor mij even zoeken naar termijnen . je kan makkelijker een ver meer rust en regelmaat; duidelijkheid door hele avond over 1 domein spreken Meer tijd voor het voorbereiden Laagdrempeliger om input te geven Er is meer rust en ruimte in de agenda. Plus duidelijkheid qua schema, duidelijkheid over besluitvorming etc. Avonden zijn iets korter nu meer ruimte voor agenderen en bespreken onderwerpen. Zie antwoorden hiervoor Duidelijker takenpakket 2x2 Met een goede verdeling van taken binnen de fractie kan de woordvoerder altijd bij zijn onderwerpen aanwezig zijn. Meer ruimte voor de debat en inhoud Meer de tijd om alles goed te bespreken als raad onderling. niet elke week nog raadsvergadering waar je op moet wachten na BOBsessie Gericht op inhoudelijke discussie alleen besluitvormende (raadsvergadering)vergadering op 1 avond Daar zijn jullie voor

55

Wat zijn de verbeterpunten van het huidige vergadermodel? (Deze vraag is niet verplicht)

Logisch agenderen van stukken (welke commissie) Houding sommige raadsleden kan nog wat verbeterd als het gaat om de vergaderafspraken let op vakanties van Lelystadse scholen! Let op de insprekers betere leiding, efficientere tijdsbesteding, meer debat. agendering in commissies; misschien toch naar 3 commissies? Duidelijker hoe punten op de agenda komen Naarmate we langer hiermee werken, zal het steeds soepeler gaan. Afleren stellen technische vragen. duidelijkheid aanbrengen in stukken die direct oordeelsvorming op de agenda staan. Voorzitters spelen erg belangrijke rol. Hebben we nu teveel voorzitters??? Voorzitters van vergaderingen lijken niet altijd helder te hebben welke afspraken er zijn over agendering, volgorde, stemmen, etc. Spreektijden vaker inregelen. Cyclus rondom de kadernota is te krap qua tijd. Minder flexibiliteit Integraal meer ruimte voor interrupties op het debat Bij kadernota en begroting moeten alle commissies betrokken worden. Spreektijden strakker hanteren Echt wel werken met de klok, want anders lastig prioriteit stellen.

structureel spreektijden hanteren Ik vermoed dat de kijker op de publiekte tribune en via internet de besluitvorming soms te veel voorgekookt zullen vinden en daardoor in het algemeen te weinig debat Meer politieke vragen Daar zijn jullie voor Het duurt langer voor een raadsvergadering komt en er dus daadwerkelijk besluiten worden genomen. Heb het idee dat het daardoor oanger duurt. Ook zou ik liever di de fractievergaderingen willen en do dan de commissies en raadsvergaderingen

56

Voegt het waarde toe dat burgers kunnen inspreken in commissievergaderingen? (Deze vraag is niet verplicht)

zeker Dat voegt zeker toe, maar ik vraag me af of burgers voldoende van deze mogelijkheid op de hoogte zijn. Soms. Ja erg veel waarde ja ja is essentieel Ja het voegt zeker waarde toe. Meer bekendheid en pro-actiever uitnodigen door de griffie wel belangrijk Ja zeker Ja Absoluut Jazeker voor beeldvorming. Wel belangrijk om dan aan te geven door de voorzitter dat de politiek dan gaat bespreken en dit niet altijd betekent dat inspreker zijn/haar zin krijgt Absoluut. Absoluut, omdat zij bij de onderwerpen belanghebbende zijn en vanuit die rol hun mening kunnen inbrengen. ja Soms wel, soms niet. Ben ook nieuwsgierig naar mensen die zich van nature niet snel laten horen. Nee. Wordt niet veel mee gedaan naar mijn gevoel. Zeker Jazeker, het is noodzakelijke inbreng in het belang van zowel de burger als het raadslid. Soms, maar vaak zijn het te persoonlijke zaken waar je niet altijd op in kunt gaan soms ja Ja, uiteraard, enkel wel eens jammer dat het te vaak dezelfden zijn. Ja Zeker, brengt de politiek dichter bij de burger Dat zeker. Want we doen dit tenslotte voor de inwoners. Wel vind ik dat ik ze ook mogen inspreken over onderwerpen die juist die avond woeden behandeld. Dan weet je meteen de mening van de inwoner

57

Wilt u nog iets kwijt over de hierboven genoemde stellingen? (Optioneel)

Stellingen over commissievergaderingen – Deel 1 Soms wordt onnodig gehaast gedaan, dus de voorzitter probeert een onderwerp er doorheen te jagen terwijl het best mogelijk zou zijn om er meer tijd voor te nemen. Soms is er teveel tijd voor een onderwerp waardoor we moeten wachten tot het volgende onderwerp kan beginnen. Agenda commissie zou nog beter de onderwerpen kunnen plannen; nu is een commissie niet geheel met onderwerpen gevuld aan het begin was er tijdnood, nu gaat het beter Nee. Tijdnood gebeurt niet structureel, maara als het gebeurt is het wel heel vervelend. soms wordt er te gehaast omdat er een bepaalde tijd is ingepland, terwijl de vergadering helemaal niet lang duurt. Uitlopen van geplande tijd ten behoeve van bespreken onderwerpen moet leidend zijn. niet de geplande agenda. College krijgt soms langer de tijd dan raadsleden waardoor het debat snel moet worden afgeraffeld Soms duren de vergaderingen te lang door herhaling van zetten en uitweiden over niet-relevante aanverwante zaken. Dat is jammer Raadsleden gaan vaak buiten de orde vergaderen, brengen niet relevante zaken in. erg lastig om ergens expertise in te hebben, zonder dat het een conflict van belangen is. Ik heb nog geen overvolle agenda gezien bij de commissievergaderingen, daardoor tijd genoeg om ze te behandelen Vaak is de ene commissie dossier vroeger klaar waardoor de anderen moeten wachten.

Niet iedereen kan aan bod komen doordat sommige raadsleden uitgebreid de tijd nemen en peaten om het praten

58

Wilt u nog iets kwijt over de hierboven genoemde stellingen? (Optioneel)

Stellingen over commissievergaderingen – Deel 2 soms lukt het door drukte niet om voorbereiding goed te doen, zeker als antwoorden op vragen laat komen Ik heb helemaal geen vaste commissie, de huidige structuur is niet perse een verbetering Nee. Welke deadlines? De tijd die gereserveerd staat voor de behandeling van de kadernota is kort en de voorbereidingstijd ook. Ik heb duidelijk een andere norm voor de term 'specialist' dan in deze enquete wordt gebruikt. Een specialist zou enige opleiding/cursus moeten hebben gedaan op een onderwerp. Niet al enige tijd een mening hebben over hetzelfde onderwerp. Met name voor kleinere fracties is het denk ik vaak kiezen en dat lijkt mij voor hen lastig. Als grootste partij kunnen wij onze mensen prima verdelen over de commissies. De voorbereiding begint al bij plaatsing van de stukken bij de agendacommissie vergaderingen, vele collega's doen dit niet Het is nou eenmaal zo dat je niet bij alle commissies kunt zijn vanwege het aantal zetels. Daar hoeft geen rekening mee gehouden te worden

59

Wilt u nog iets kwijt over de hierboven genoemde stellingen? (Optioneel)

Stellingen over raadsvergaderingen – Deel 1 voorzitter lijkt soms te weinig goed voorbereid door de griffie, daarom lopen vergaderingen soms chaotisch; meer structuur hier en duidelijke voorbereiding en briefing van belang Debat mag wel wat vaker plaatsvinden ipv meningen spuien Spreektijden kunnen nog bijdragen aan strakker vergaderen. Niet van toepassing op alle partijen. Raadsvergaderingen duren te lang omdat de usual suspects het podium kapen en er niet aan spreektijden wordt vastgehouden. Dat zou een hoop schelen erg graag werken met de klok bij raadsvergadering zodat elke partij steeds moet prioriteren welk debat? Standpunten kunnen haast alleen uitgedragen worden in stemverklaring. Er wordt zelden echt van gedachten gewisseld. verzoek om 1e en 2e termijn goed te hanteren met spreektijden Altijd dezelfde partijen aan het woord Vaak geen debat maar vraag en antwoord met het college Wat ik al steeds zeg. Raadsleden praten om het praten