227 BL Onderzoeksrapport vergadermodel - EINDVERSIE

Onderzoeksrapport

Evaluatie Commissiemodel voor raadsvergaderingen gemeente Lelystad

Door: Niek Blaauw (n.blaauw.1@student.rug.nl) Aafke Zeldenrust (a.j.a.zeldenrust@student.rug.nl) April - Juli, 2023

Voorwoord Donderdag 30 maart zaten wij, Niek Blaauw en Aafke Zeldenrust, studenten aan de Rijksuniversiteit Groningen, voor het eerst in de trein naar Lelystad. Na gereageerd te hebben op een oproep over een onderzoeksstage, was het balletje gaan rollen. Wat volgde waren een drietal hectische maanden, vol interessante gesprekken, enquêtes, mails en een heleboel schrijfwerk. En uiteindelijk ligt het resultaat er. Een evaluatieonderzoek over het vergadermodel van de raad van de gemeente Lelystad. Ons werd gevraagd om het vergadermodel van de gemeente Lelystad te evalueren, volgens een aantal criteria en randvoorwaarden, welke van tevoren al waren opgesteld. Na het maken van een plan van aanpak en een onderzoeksvoorstel, gingen we aan de slag. Naast het doen van literatuuronderzoek stelden we een enquête op, waarvan we de resultaten analyseerden. Met deze informatie in het achterhoofd namen we interviews af om meer context te kunnen krijgen over bepaalde onderdelen van het vergadermodel, en hielden we een (goed bezocht) groepsgesprek. Na alle nodige informatie verzameld te hebben, bogen we ons over het schrijven van het stuk. We willen onze begeleider, Jurgen Eshuis, bedanken voor de goede begeleiding tijdens onze (onderzoeks)stage.

Ook de overige collega’s van de griffie verdienen onze dank, voor het beantwoorden van vragen, het aanleveren van contactinformatie en het helpen zoeken naar bepaalde stukken. We willen de raadsleden Jelle Hijmissen en Rob Ros bedanken voor hun antwoorden op onze vragen tijdens de interviews, deze gaven een goed inkijkje in het vergaderproces van de Lelystadse raad. Het raadslid Judith Boertjens heeft ons geholpen met het invullen van de proef-enquête, waarvoor dank. Als laatste willen we de wethouders Annemieke Messelink-Dijkstra en Dennis Grimbergen bedanken voor de mogelijkheid om hen te interviewen. Deze gesprekken gaven ons zicht op het perspectief van het college op het Lelystadse vergadermodel. Niek Blaauw en Aafke Zeldenrust 6 juli 2023

1

Samenvatting De raad van de gemeente Lelystad heeft met ingang van dit jaar een nieuw vergadermodel. Na de vorige raadsperiode (2019-2022) heeft de raad besloten om een nieuw vergadermodel in te stellen. Zo ging men van het oude sessiemodel naar het nieuwe commissiemodel. Het doel van dit onderzoeksrapport is het evalueren van het nieuwe vergadermodel. Deze evaluatie wordt gedaan aan de hand van vijf criteria en 10 randvoorwaarden, opgesteld door een werkgroep die het vergadermodel tegen het licht houdt. Met dit doel in het achterhoofd is de onderzoeksvraag opgesteld: Hoe functioneert het commissiemodel en voldoet het vergadermodel aan de criteria en randvoorwaarden? Door middel van een literatuuronderzoek, een kort registratieonderzoek, het uitzetten van een enquête en het afnemen van een aantal interviews is antwoord gegeven op de hierboven genoemde vraag. Uit de resultaten blijkt dat het nieuwe vergadermodel goed scoort op tevredenheid. Raadsleden en fractieassistenten (de doelgroep van de enquête) zijn overwegend positief over het commissiemodel. Daarnaast wordt aan alle vijf criteria voldaan. Ook wordt aan zeven van de tien randvoorwaarden voldaan. Aan het einde van dit onderzoeksrapport worden een aantal opmerkelijke punten en aanbevelingen genoemd.

2

Inhoudsopgave 1. Inleiding ..............................................................................................................................5 1.2 Doel van het onderzoek ...............................................................................................6 2. Onderzoeksopzet ...............................................................................................................7 2.1 Onderzoeksmethoden ..................................................................................................7 2.1.1 Literatuuronderzoek ............................................................................................7 2.1.2 Enquête ...............................................................................................................7 2.1.3 Interviews ............................................................................................................8 2.1.4 Registratie onderzoek .........................................................................................8 2.1.5 Leeswijzer ...........................................................................................................8 3.

Hoe functioneert het nieuwe commissiemodel?.............................................................9 3.1 Het commissiemodel ....................................................................................................9 3.2 Overige vergadermodellen .........................................................................................11 3.3 Vergaderpraktijken .....................................................................................................12 3.4 Het raadsakkoord in Lelystad.....................................................................................12 3.5 Het commissiemodel in Lelystad................................................................................13 3.5.1 De structuur van de vergaderingen ...................................................................14 3.5.2 De agendacommissie........................................................................................14 3.5.3 Het fractievoorzittersoverleg..............................................................................15 3.5.4 De stakeholders ................................................................................................15 3.5.5 Overige bijzonderheden vergadermodel ...........................................................15 3.6 Criteria en

randvoorwaarden......................................................................................16 3.6.1 Criteria...............................................................................................................16 3.6.2 Randvoorwaarden .............................................................................................17 4. Onderzoeksresultaten ....................................................................................................20 4.A Structuur van de enquête...........................................................................................20 4.B Samenstelling respondenten .....................................................................................20 4.1 Zijn betrokkenen tevreden over het functioneren van het vergadermodel? ...............21 4.2 In hoeverre voldoet het vergadermodel aan de criteria?............................................22 4.2.1 Criterium 1: Verbinding inwoners/stakeholders bij het democratisch besluitvormingsproces van de raad............................................................................22 4.2.2 Criterium 2: Vergadermodel dat in zich heeft dat een ieder goed zijn rol pakken (en die kan per functie en situatie verschillen). ..........................................................23 4.2.3 Criterium 3: Er is behoefte aan rust, ruimte en regelmaat in het vergaderproces.

...................................................................................................................................24 4.2.4 Criterium 4: Je moet kennis kunnen opbouwen. Het vergadermodel is daarop toegerust. ...................................................................................................................24 4.2.5 Criterium 5: Meer ruimte voor alle fases richting de besluitvorming (Dialoog, Discussie, Debat, Besluit). .........................................................................................25 4.3 In hoeverre voldoet het vergadermodel aan de randvoorwaarden? ..........................25 4.3.1 Randvoorwaarde 1: Voldoende voorbereidingstijd om kwalitatief voor te bereiden .....................................................................................................................25 4.3.2 Randvoorwaarde 2: Cultuur van vertrouwen waarin je praat over de hoofdzaken en deze scheidt van de details ...................................................................................26

3

4.3.3 Randvoorwaarde 3: (Vergader)discipline, waarbij termijnen handhaven de regel en niet de uitzondering is ...........................................................................................26 4.3.4 Randvoorwaarde 4: Later starten dan 19:00 uur voor de werkende raadsleden/fractieassistenten.....................................................................................27 4.3.5 Randvoorwaarde 6: Partijen groot en klein moeten aan bod kunnen komen....27 4.3.6 Randvoorwaarde 7 & 8: Aantal vergaderavonden beperken/niet teveel versnipperen & aantal vergaderuren niet laten toenemen .........................................28 4.3.7 Randvoorwaarde 9: Besluitvorming niet op dezelfde avond als de voorbereidende sessie ...............................................................................................29 4.3.8 Randvoorwaarde 10: De juiste mensen moeten naar de juiste sessies kunnen gaan ...........................................................................................................................29 5.

Conclusie ..........................................................................................................................31 5.1 Meer gebruik maken van kennis opbouw...................................................................32 5.2 Aanwezig bij de juiste sessies en soepele overgang .................................................32 5.3 Vergaderpraktijk .........................................................................................................33 Literatuur ..............................................................................................................................34 Bijlage I - Enquête uitkomsten............................................................................................35 Bijlage II - Constructie variabelen en descriptieve statistieken ......................................40 Bijlage III - Vragenlijst enquête ...........................................................................................43 Bijlage IV - Tekstuele antwoorden......................................................................................48

4

1. Inleiding De gemeenteraad van Lelystad is vanaf januari 2023 overgestapt van een sessiemodel naar een commissiemodel voor vergaderingen. Bij het vaststellen van het nieuwe vergadermodel is besloten na zes maanden een raadsbrede evaluatie te laten uitvoeren.1 Daaruit moet blijken of met het commissiemodel wordt voldaan aan de vooraf opgestelde vijf criteria en tien randvoorwaarden van het nieuwe vergadermodel.2 De gemeente Lelystad werkt met een raadsakkoord, dat is opgesteld om meer samenwerking op bepaalde onderwerpen tussen partijen van de raad te bewerkstelligen. Een van de doelen van het Raadsakkoord 2022-2026 is om het huidige vergadermodel tegen het licht te houden. Op 27 september 2022 zijn, door een werkgroep die was ingesteld om het vergadermodel te vernieuwen, criteria en randvoorwaarden waar een nieuw vergadermodel aan zou moeten voldoen gepresenteerd. De werkgroep heeft later vastgesteld dat op basis van die criteria een commissiemodel een beter passend vergadermodel zou zijn. In het Raadsakkoord is het opzetten van de werkgroep om nieuwe vergadermogelijkheden te onderzoeken opgenomen, omdat er ontevredenheid was over het toenmalige vergadermodel. Op pagina 32 van het Raadsakkoord wordt dit toegelicht: “In Lelystad wordt vergaderd volgens een variant van het BOB-model.

Indertijd is hiervoor gekozen om efficiënter te vergaderen en belanghebbenden een betere plek te geven in het besluitvormingsproces. Inmiddels is veel ervaring opgedaan met dit vergadermodel dat behalve voordelen natuurlijk ook nadelen heeft. Daarom zal de raad onderzoeken of, en zo ja hoe, het vergadermodel en alle afspraken die daaromheen zijn gemaakt, kunnen bijdragen aan de gewenste nieuwe werkwijze of dat wijzigingen nodig zijn.”.3 De nieuwe werkwijze die de gemeenteraad wil hanteren is een nieuwe bestuurscultuur binnen de gemeente Lelystad, die zal moeten leiden tot een betere samenwerking met meer resultaten voor de samenleving.4 Het nieuwe vergadermodel zou dus ondersteuning moeten bieden aan de nieuwe werkwijze ofwel bestuurscultuur die de gemeenteraad graag wil creëren. Vandaar dat de criteria en randvoorwaarden van het nieuwe vergadermodel (het commissiemodel) zijn opgesteld vanuit het oogpunt om een nieuwe bestuurscultuur te bewerkstelligen. Die criteria hebben geleid tot het commissiemodel als het nieuwe vergadermodel voor de raad. Kritiek op het oude vergadermodel (sessie model/BOB model) bestond voornamelijk uit het gebrek aan rust, regelmaat en ruimte in het vergaderproces. In de criteria en randvoorwaarden die door de werkgroep zijn opgesteld is dus vooral aandacht besteed aan het ondervangen van deze problemen.

Deze criteria en randvoorwaarden dienen dus als belangrijk ijkpunt om de ervaren tevredenheid van raadsleden, burgemeester, het college en andere betrokken personen te toetsen.

1 Raad van de gemeente Lelystad, Raadsbesluit aanpassing vergadermodel, 1 november 2022, p. 2. 2 Griffie van de gemeente Lelystad, Besluitenlijst werkgroep vergadermodel, 8 augustus 2022, p. 2 &

3. 3 Raad van de gemeente Lelystad, Raadsakkoord 2022-2026, p.32. 4 Raad van de gemeente Lelystad, Raadsakkoord 2022-2026, p.33.

5

1.2 Doel van het onderzoek Naar aanleiding van de verandering van het vergadermodel is een verzoek vanuit de griffie van de gemeente Lelystad gekomen om een evaluatieonderzoek te doen van het nieuwe vergadermodel. Het onderzoek zal voornamelijk bestaan uit het toetsen van het nieuwe vergadermodel aan de criteria en randvoorwaarden die door de werkgroep zijn opgesteld. Daarnaast zal er worden gekeken naar algemene tevredenheid over het nieuwe vergadermodel. Bij het vaststellen van het nieuwe vergadermodel (commissiemodel) is besloten na zes maanden een raadsbrede evaluatie uit te voeren. Daaruit moet blijken of met het commissiemodel wordt voldaan aan vooraf opgestelde criteria en randvoorwaarden. Dit is die evaluatie. Het door ons uitgevoerde evaluatieonderzoek zal door de griffie worden gebruikt als startpunt voor verder overleg over aanpassingen aan het vergadermodel, zodat uiteindelijk aan alle criteria en randvoorwaarden kan worden voldaan. Het onderzoek zal alleen een evaluatie van het nieuwe vergadermodel zijn en er zal geen vergelijking met het vorige vergadermodel worden gemaakt.

6

2. Onderzoeksopzet Ons evaluatieonderzoek is opgebouwd rondom onze onderzoeksvraag. Deze luidt als volgt: Hoe functioneert het commissiemodel en voldoet het vergadermodel aan de criteria en randvoorwaarden? Om deze vraag te beantwoorden hebben we een viertal deelvragen opgesteld, waaronder ook een vraag om de subjectieve meningen over het functioneren van het vergadermodel te toetsen, zoals tevredenheid. Deelvragen: 1. Hoe functioneert het nieuwe commissie(vergader)model? 2. Zijn betrokkenen tevreden over het functioneren van het vergadermodel? 3. In hoeverre voldoet het vergadermodel aan de criteria? 4. In hoeverre voldoet het vergadermodel aan de randvoorwaarden? Dit document is gestructureerd op basis van de deelvragen. Allereerst gaan we in op de eerste deelvraag, over het functioneren van het nieuwe commissiemodel. We bespreken daar het commissiemodel in het algemeen, noemen een aantal andere vergadermodellen, en gaan vervolgens in op hoe het vergadermodel in Lelystad precies functioneert. Daarna gaan we in op de criteria en randvoorwaarden, deze leggen we uit met de verwachtingen van het commissiemodel in het achterhoofd. Vervolgens worden de uitkomsten van de enquête geanalyseerd. Allereerst wordt gekeken naar de tevredenheid over het vergadermodel, waarna de data over alle criteria en randvoorwaarden wordt geanalyseerd.

Deze bespreking wordt aangevuld met context uit de gehouden interviews. Als laatste volgt een hoofdstuk met conclusies en enkele aanbevelingen.

2.1 Onderzoeksmethoden Voor dit onderzoek hanteren we vier onderzoeksmethoden: literatuuronderzoek, een enquête, interviews, en registratieonderzoek. Voor het beantwoorden van de deelvragen zullen verschillende methoden worden gebruikt en gecombineerd.

2.1.1 Literatuuronderzoek Met het literatuuronderzoek proberen we een antwoord te geven op deelvraag één. We maken gebruik van artikelen, boeken en stukken van de griffie en de raad van de gemeente Lelystad.

2.1.2 Enquête De enquête wordt uitgezet onder raadsleden en fractieassistenten. De enquête wordt in Qualtrics gemaakt en wordt daarna via het e-mailadres van de gemeente Lelystad verspreid.5 De inhoud van de enquête bestaat voor het grootste deel uit vragen die de vorm hebben van een uitspraak waar de respondent op kan antwoorden op een vijfpuntsschaal met stappen van helemaal oneens tot helemaal eens. Aan het begin van de enquête worden

5 Voor het onderzoek hebben wij toegang gekregen tot het intranet van de gemeente Lelystad. De

enquêtes zullen dus vanaf een gemeente Lelystad e-mailadres worden verstuurd.

7

ook wat algemene vragen gesteld zodat duidelijk wordt tot welke groep de respondent behoort. Er wordt onderscheid gemaakt tussen twee groepen; raadsleden en fractieondersteuners. Daarnaast wordt gevraagd naar de fractie waartoe de respondenten behoren. Dit zal niet worden gebruikt in het onderzoek vanuit het oogpunt van anonimiteit, maar is nodig om inzicht te krijgen in de representativiteit van de respons. Het is namelijk wenselijk dat zo veel mogelijk kanten van het politieke spectrum vertegenwoordigd zijn in de respons.

2.1.3 Interviews Daarnaast hebben we twee wethouders en twee raadsleden die in de agendacommissie zitten ofwel deel uitmaken van de werkgroep vergadermodel geïnterviewd, als toevoeging op de enquête. Ook hebben we een groepsgesprek gehouden met vertegenwoordigers van zo veel mogelijk fracties. Deze interviews gebruiken we om de uitkomsten van de enquête te kunnen verdiepen en te interpreteren. De interviews zullen een semi-vaste structuur hebben. Vragen worden door ons voorbereid, maar we zullen ook veel ruimte laten om inbreng te krijgen van de geïnterviewden. De interviews zullen worden opgenomen en later worden uitgewerkt zodat de uitkomsten van de interviews kunnen worden geanalyseerd.6

2.1.4 Registratie onderzoek Voor kwantitatieve dataverzameling wordt voornamelijk gekozen omdat bepaalde randvoorwaarden/criteria kunnen worden getoetst door een analyse van de notulen van vergaderingen te maken. Randvoorwaarden zeven en acht hebben betrekking op efficiënt vergaderen en het tijdstip van aanvang van vergaderingen. De focus ligt op het in kaart brengen van een aantal gegevens zoals de vergaderduur en de vergadercyclus. De rest van het rapport is opgedeeld in de volgende onderdelen. Eerst zullen we ingaan op het commissiemodel in Lelystad en op een uitwerking van de criteria en randvoorwaarden in hoofdstuk 3. Daarna zullen we ingaan op de onderzoeksresultaten in hoofdstuk 4, bestaande uit de opzet van onze enquête en de samenstelling van de respondenten. In 4.1 gaan we in op de tevredenheid van respondenten, de uitkomsten per criteria bespreken we in hoofdstuk 4.2 en de uitkomsten per randvoorwaarde in hoofdstuk 4.3. We zullen eindigen met een conclusie.

2.1.5 Leeswijzer De rest van het rapport is opgedeeld in de volgende onderdelen. In hoofdstuk 2 zullen we ingaan op het commissiemodel in Lelystad en op de criteria en randvoorwaarden. Daarna zullen we ingaan op de onderzoeksresultaten in hoofdstuk 3, bestaande uit de opzet van onze enquête en de samenstelling van de respondenten. In 3.1 gaan we in op de tevredenheid van respondenten, de uitkomsten per criteria bespreken we in hoofdstuk 3.2 en de uitkomsten per randvoorwaarde in hoofdstuk 3.3. We zullen eindigen met een analyse en conclusie in hoofdstuk 4, waar we ook nog een aantal aanbevelingen doen.

6 Ook bij de verwerking van de geluidsopnamen van de interviews zal het data management plan

worden gevolgd.

8

3. Hoe functioneert het nieuwe commissiemodel? Gemeenteraden in Nederland gebruiken verschillende vergadermodellen. Een vergadermodel bepaalt hoe er door de gemeenteraad wordt vergaderd, op welke manier onderwerpen worden behandeld en hoeveel vergaderingen er zijn per tijdsperiode. Besluitvorming in de (plenaire) gemeenteraad kan op veel verschillende manieren worden voorbereid. Zo kunnen er commissievergaderingen plaatsvinden (deze commissievergaderingen kunnen verschillend worden ingevuld), kan er een presidium of een agendacommissie zijn die de agenda voorbereid, of zijn er zelfs werkbezoeken en ‘rondetafelgesprekken’.7 In dit hoofdstuk gaan we in op het functioneren van het vergadermodel van de gemeente Lelystad. Eerst bespreken we vergadermodellen in het algemeen. We gaan in op het raadscommissiemodel (hierna:commissiemodel), dat in Lelystad wordt gebruikt, noemen kort de overige in Nederland gebruikte vergadermodellen en geven het verschil tussen vergadermodellen en vergaderpraktijken. Vervolgens gaan we dieper in op hoe het commissiemodel in Lelystad wordt ingevuld.

3.1 Het commissiemodel In Lelystad hanteert men het commissiemodel (hierna: commissiemodel). Het commissiemodel is het meest gebruikte vergadermodel onder Nederlandse gemeenteraden.8 Dit vergadermodel vloeit voort uit de Gemeentewet. Uit de Gemeentewet volgt dat de gemeenteraad raadscommissies in kan stellen, die besluitvorming van de raad kunnen voorbereiden en met het college of de burgemeester kunnen overleggen.9 De gemeenteraad is vrij in het toebedelen van de taken van de raadscommissie. De commissies kunnen op verschillende manieren worden georganiseerd. De twee meest voorkomende invullingen zijn naar beleidsterreinen (functionele scheiding) en naar kerntaken (procesmatige scheiding). Als eerste is er de specialisatie op specifieke beleidsterreinen. Ook dit kan op verschillende manieren worden ingevuld. Immers, de Gemeentewet laat de gemeenteraad hierin vrij. In sommige gemeenten worden de beleidsterreinen over de commissies verdeeld op basis van de portefeuilles van de wethouders. In dit geval behandelt commissie A de beleidsterreinen uit de portefeuille van wethouder A, en behandelt commissie B de beleidsterreinen uit de portefeuille van wethouder B. Er zijn ook gemeenten waarin er bij de verdeling van beleidsterreinen niet gelet wordt op de portefeuilles van de verschillende wethouders.

Hier worden beleidsterreinen gegroepeerd op een andere basis, bijvoorbeeld omdat ze elkaar overlappen.10 Ten tweede is er de specialisatie op kerntaken. Hierbij leggen de commissies de focus niet op specifieke beleidsterreinen, maar op taken zoals het controleren van het

7 ‘Hoe werkt een vergadermodel?', periklesinstituut.nl. 8 Nationaal Raadsledenonderzoek 2019, p. 13. 9 Art. 82 lid 1 Gemeentewet. 10 Griffie van de gemeente Lelystad, Indeling commissies, 16 januari 2023.

9

college van burgemeester en wethouders, of specifiek toezien op financiële controle. In Lelystad is gekozen voor het indelen op basis van een functionele scheiding als in figuur 1.11 Figuur 1

Bron: Fennema, 2021.

De invulling van commissies is ingedeeld op beleidsterreinen, waarbij er niet wordt gelet op de portefeuilles van de wethouders.12 In het commissiemodel wordt besluitvorming in de (plenaire) gemeenteraad inhoudelijk voorbereid, zodat dit niet meer hoeft te gebeuren in de raad, en er dus kortere raadsvergaderingen zijn. In Lelystad wordt in de commissies aandacht besteed aan beeldvorming en oordeelsvorming, zodat in de raadsvergadering kan worden gefocust op de besluitvorming, bestaande uit eventueel politiek debat en stemming. Het gebruiken van de BOB-methode is een overblijfsel van het vorige vergadermodel dat nu nog steeds wordt gehanteerd in het commissiemodel. Verder wordt er bij commissiemodellen een keuze gemaakt in het aantal commissies. Er wordt vaak gekozen voor drie of vier commissies. Als er minder commissies zijn, is het commissiemodel niet meer functioneel. Immers, als er één of twee commissies zijn en deze vinden parallel aan elkaar plaats, dan is dit een verkapt sessiemodel. Wanneer er meer commissies zijn wordt het voor veel gemeenten een uitdaging om de vergadercyclus efficiënt in te delen. Daarnaast biedt het commissiemodel ruimte voor kennisopbouw doordat raadsleden zich in de commissies kunnen specialiseren op een aantal thema’s. Landelijk is er een verschil in de tijdsbesteding aan vergaderingen van gemeenten met raadscommissies en zonder raadscommissies.

Raadsleden in gemeenten zonder commissies besteden gemiddeld 30% aan vergaderingen, raadsleden in gemeenten met raadscommissies gemiddeld 28,4%.13 Van die 28,4% wordt gemiddeld 7,5% besteed aan commissievergaderingen en 5,5% aan raadsvergaderingen.14 Deze verdeling is vergelijkbaar met de tijdsbestedingen aan commissievergaderingen en raadsvergaderingen in andere vergadermodellen. Aangezien 11 Fennema 2021, p. 32. 12 Griffie van de gemeente Lelystad, Indeling commissies, 16 januari 2023. 13 Nationaal Raadsledenonderzoek 2019, p. 36 14 Bijlagen Nationaal Raadsledenonderzoek 2019, p. 6

10

grotere gemeenten vaak op meer beleidsterreinen complexe dossiers hebben, is het commissiemodel bij grotere gemeenten met > 50.000 inwoners het meest gebruikelijk (zie figuur 2). Figuur 2

Bron: Nationaal Raadsledenonderzoek 2019.

Een commissiemodel kan dus verschillende scheidingen hebben, waar in Lelystad voor een functionele scheiding is gekozen. Daarna wordt het aantal commissies bepaald en de vorm van parallelle vergaderingen gekozen. In Lelystad is gekozen voor vier commissies met een 2x2 model. Verder is het commissiemodel het beste model als raadsleden willen specialiseren en kennis willen opbouwen. De tijdsbesteding aan de vergaderingen die met het vergadermodel samenhangen (dus de commissievergaderingen en raadsvergaderingen) zijn gemiddeld genomen vergelijkbaar met andere vergadermodellen.

3.2 Overige vergadermodellen Naast het in Lelystad gebruikte commissiemodel zijn er nog vier andere vergadermodellen te onderscheiden.15 Ten eerste is er het vergadermodel waarbij de gemeenteraad geen raadscommissies instelt en waarbij onderwerpen voorbereid worden tijdens fractievergaderingen. Hierbij is er dus enkel een plenaire raadsvergadering, en vinden er geen commissievergaderingen plaats. Dit model wordt vooral gehanteerd in kleinere gemeenten, waarbij de gemeenteraad kleiner is. Ook is er het zogeheten ‘agendacommissiemodel’. Hierbij stelt de raad één raadscommissie in, de zogeheten agendacommissie. Deze bereidt de plenaire raadsvergadering voor en bepaalt de agenda voor deze vergadering. Daarnaast is er de weinig gebruikte 'rondetafel methode', waarbij experts en inwoners bij de behandeling van bepaalde onderwerpen kunnen aanschuiven. Deze meer informele manier van vergaderen (naast de plenaire raadsvergaderingen) is vooral gericht op burgerparticipatie. Het laatste vergadermodel is het sessie model. Dit is het vorige vergadermodel van de gemeenteraad van Lelystad. Het sessiemodel laat meerdere inhoudelijke vergaderingen voorafgaand aan de raadsvergadering plaatsvinden. In het sessiemodel wordt vaak de BOBmethode als besprekingsmethode toegepast. Bij deze methode staan de letters BOB voor Beeldvorming, Oordeelvorming en Besluitvorming.

De besluitvorming die plaatsvindt in de plenaire raadsvergadering wordt meer gefaseerd voorbereid in dit vergadermodel. Eerst vindt er een beeldvormende sessie plaats, om zo veel mogelijk perspectieven en achtergrondinformatie op tafel te krijgen. Daarna wordt tijdens de oordeelvormende sessies het politieke waardeoordeel gevormd. Op deze manier zou de besluitvorming in de plenaire 15 Nationaal Raadsledenonderzoek 2019, p. 12 & 13.

11

gemeenteraad meer weloverwogen tot stand komen. Bij dit vergadermodel is de kanttekening dat gemeenteraden op veel verschillende manieren vorm geven aan de begrippen beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming, waardoor er niet overal op dezelfde manier wordt vergaderd. Ook kan de BOB-methode worden toegepast in andere vergadermodellen, zoals het commissiemodel.

3.3 Vergaderpraktijken Belangrijk om op te merken is dat er onderscheid bestaat tussen het vergadermodel dat door een gemeenteraad wordt gehanteerd, en de vergaderpraktijk die in een gemeenteraad heerst. Waar vergadermodellen nog redelijk af te bakenen en te definiëren zijn, het gaat immers om de vergaderstructuur, is dat voor vergaderpraktijken anders. Bij vergaderpraktijken gaat het meer om ‘gewoonten’ van de raad. Denk hier aan de manier waarop spreektijd wordt verdeeld, of hoe de volgorde van sprekers wordt bepaald. Hier bestaan grote verschillen tussen gemeenten. Zoals wordt gesteld in het rapport van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) over vergaderpraktijken: ‘zoveel gemeenten, zoveel vergaderpraktijken’.16 Ook bij de aanpassing van het vergadermodel is hier door de werkgroep vergadermodel en de gemeenteraad rekening mee gehouden. Het raadsvoorstel dat de aanpassing van het vergadermodel betreft, plaatst hierover een kanttekening: ‘Welk vergadermodel ook wordt gekozen, het model verandert op zich nog niet de onderlinge omgangsvormen en werkafspraken.

De vergaderdiscipline staat of valt met de inzet en betrokkenheid van alle deelnemers aan de vergadering om zich aan de gemaakte afspraken te houden.’ Hoewel het soms moeilijk is om het vergadermodel enerzijds en de vergadercultuur anderzijds van elkaar te onderscheiden, is het belangrijk om een opmerking over de vergadercultuur te maken. Op deze manier wordt het onderwerp van dit onderzoek gedeeltelijk afgebakend. Aangezien het doel van dit onderzoek de evaluatie is van het vergadermodel, zijn de vergaderpraktijken en de vergadercultuur in Lelystad dus niet het onderwerp van dit rapport.

3.4 Het raadsakkoord in Lelystad De gemeenteraad Lelystad heeft in 2022 een raadsakkoord gesloten voor de periode 20222026. Een raadsakkoord is een alternatief voor een coalitieakkoord, en in Lelystad is hierdoor een nieuwe werkwijze van de raad tot stand gekomen. Er is een aantal aanleidingen geweest voor het raadsakkoord, waaronder een wens voor meer samenwerking en een soepelere besluitvorming.17 De afgelopen jaren zijn steeds meer Nederlandse gemeenten gaan werken met raadsakkoorden, in 2018 waren dit al 56 gemeenten (16% van alle gemeenten).18 Het raadsakkoord van de gemeenteraad Lelystad is volledig gebaseerd op het model van raadsbrede steun, dus de agenda van de gemeente van de komende jaren wordt door de gemeenteraad bepaald (zie Figuur 3). Daarnaast werkt 16 Op het tweede gezicht 2009, p. 17. 17 Raad van de gemeente Lelystad, Raadsakkoord 2022-2026. p. 33. 18 Van Kalken e.a. 2021, p. 1.

12

Lelystad met neutrale wethouders, dit betekent dat alle partijen kunnen solliciteren op een wethoudersfunctie, aangezien er geen oppositie-coalitie structuur is.19 Interessant voor dit onderzoek is dat raadsakkoorden ook afspraken bevatten over onderlinge verhoudingen tussen gemeenteraad en college, waaronder ook de manier van vergaderen valt.20 In het Raadsakkoord 2022-2026 is aangegeven dat het vergadermodel tegen het licht ging worden gehouden en dat hiervoor een speciale werkgroep zou worden ingesteld. De werkgroep is begin juli 2022 gevormd en heeft criteria en randvoorwaarden voor een nieuw model opgesteld, waarna door de raad voor een commissiemodel is gekozen. Figuur 3

Bron: Van Kalken e.a. 2021

3.5 Het commissiemodel in Lelystad Het commissiemodel van de gemeenteraad Lelystad is een 2x2 commissiemodel. Dit 2x2 commissiemodel houdt in dat er vier commissies zijn. In de eerste week van de maand vindt op dinsdag de behandeling van twee commissies plaats (gelijktijdig, dus parallel), en in de tweede week volgt de behandeling van de overige twee commissies. De raadsvergadering vindt plaats op de laatste donderdag van de maand. Dit is dus een commissiemodel met een vierwekelijkse cyclus, die begint met de twee weken commissievergaderingen en wordt opgevolgd door een raadsvergadering in de vierde week. De indeling van het model is volgens een functionele scheiding, en de commissies zijn ingedeeld op vier beleidsterreinen: Ruimte, beheer, energie & duurzaamheid (BED), Maatschappij (M), Ruimte ontwikkeling & bereikbaarheid (ROB) en Bestuur, middelen & economie (BME).21 De commissies BED en M vergaderen op één avond parallel aan elkaar en de commissies ROB en BED vergaderen de week erop.22 Deze verdeling is tot stand gekomen op basis van overlap tussen beleidsterreinen, er is dus niet gelet op de portefeuilles van de verschillende 19 Raad van de gemeente Lelystad, Raadsakkoord 2022-2026, p. 33; Van Kalken 2021, p. 6. 20 Van Kalken e.a. 2021, p. 69. 21 Griffie van de gemeente Lelystad, indeling commissies, 16 januari 2023.

22 Griffie van de gemeente Lelystad, Raadsvoorstel aanpassing vergadermodel, 29 september 2022,

p. 4.

13

wethouders. De commissies die de minste overlap hebben vergaderen op dezelfde avond, zodat raadsleden goed kunnen kiezen welke commissie zij bijwonen.23

3.5.1 De structuur van de vergaderingen Alle vergaderingen van het vergadermodel beginnen om 19:30 uur en de eindtijd is gezet op 22:30 uur. De reden voor de starttijd is voornamelijk om werkende raadsleden en fractieassistenten meer tijd en rust te geven voordat ze naar de vergadering komen. De onderwerpen op de agenda van de commissies worden op verschillende manieren behandeld. Hiervoor moeten de begrippen beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming nader worden toegelicht. Deze vergadermethode behoort meer tot de vergadercultuur dan het vergadermodel. Tijdens commissievergaderingen worden agendapunten opgedeeld in beeldvormende en oordeelsvormende punten. Dit houdt in dat bij beeldvormende agendapunten vooral informatie wordt ingewonnen of gedachte uitwisselingen in een vroegtijdig stadium kunnen plaatsvinden. Dit is ook het moment voor het betrekken van burgers en belangenorganisaties bij de bespreking van onderwerpen.24 Oordeelsvormende agendapunten houden in dat er tijdens de commissievergadering bepaald wordt of een agendapunt door kan naar de raadsvergadering of dat er bijvoorbeeld nog een keer over moet worden vergaderd binnen de commissie. Daarnaast wordt tijdens een oordeelsvormende commissiebijeenkomst politiek debat gevoerd over onderwerpen.

Het is van belang hierbij te vermelden dat dan alle technische vragen zijn gesteld en voornamelijk over politieke verschillen kan worden gedebatteerd.25 De inhoudelijke besluitvorming vindt alleen plaats tijdens de raadsvergaderingen, daar wordt gestemd over de geagendeerde onderwerpen die (meestal) al in de commissies zijn behandeld. In de raadsvergadering wordt ook besloten over moties en amendementen.

3.5.2 De agendacommissie Naast het bepalen van de commissies en de vergadercyclus, is ook de rol en taakverdeling met betrekking tot het vormen van de agenda’s voor de vergaderingen van belang. Deze taak wordt vervuld door de agendacommissie, die vergadert en besluiten neemt met betrekking tot de agendavorming en andere structuuraspecten van de vergaderingen. De taken van de agendacommissie zijn: a. voorbereiden en vaststellen programma’s van raadsbijeenkomsten, commissies en raadsvergaderingen; b. bewaken kwaliteit van raadsstukken; c. afstemmen van raadsactiviteiten; d. huishoudelijke en organisatorische zaken (structuuraspecten). De agendacommissie bestaat uit vijf leden, om te zorgen dat er altijd een besluit kan worden genomen. Naast deze vijf personen zitten ook altijd de griffier en de voorzitter van de raad als adviseur bij de vergaderingen.Het proces van de agendacommissie loopt als volgt. De raadsleden of het college van B&W kunnen stukken indienen voor de agenda van de commissies. Deze agenda- en raadsvoorstellen moeten goed worden onderbouwd, en de

23 Griffie van de gemeente Lelystad, Raadsvoorstel aanpassing vergadermodel, 29 september 2022,

p. 4. 24 Reglement van orde voor de raad van Lelystad 2022. 25 Reglement van orde voor de raad van Lelystad 2022.

14

agendacommissie beoordeelt hoeveel tijd er komt voor het voorstel en of de onderbouwing voldoende is.26

3.5.3 Het fractievoorzittersoverleg Naast de raad is er op dezelfde dag als de agendacommissie vergadering aansluitend een fractievoorzittersoverleg gepland. Het fractievoorzittersoverleg bestaat uit alle voorzitters van de in de raad vertegenwoordigde fracties. Daarnaast zijn de griffier als adviseur en de burgemeester als voorzitter van het overleg ook aanwezig. De scheiding tussen de agendacommissie en het fractievoorzittersoverleg is van belang. Het fractievoorzittersoverleg wordt belast met: bespreking van spoedeisende politieke zaken, bespreking van de veiligheidsportefeuille van de burgemeester en bespreking van het functioneren van de raad en de samenwerking met het college (de cultuuraspecten).27

3.5.4 De stakeholders Criteria één van het vergadermodel is dat er ‘verbinding inwoners/stakeholders bij het democratisch besluitvormingsproces van de raad’ moet zijn. Belanghebbenden of inwoners moeten de optie hebben om in te kunnen spreken zodat ze actiever betrokken worden bij het raadswerk.28 Er zijn twee opties gecreëerd in het vergadermodel om te zorgen dat de raad meer contact met burgers kan hebben en meer input krijgt. De burgers kunnen of in de commissies of tijdens de raadsvergadering inspreken. Bij de commissies kunnen burgers meepraten en inspreken op onderwerpen die op de agenda staan én onderwerpen die niet op de agenda staan. Aangezien in de commissies ruimte is voor beeld- en oordeelsvorming, is hier de ruimte om over de onderwerpen op de agenda in te spreken (bij oordeelvormend geagendeerde onderwerpen) of mee te praten (bij beeldvormend geagendeerde onderwerpen). Daarnaast kunnen burgers in de raadsvergaderingen alleen inspreken over onderwerpen die niet op de agenda staan. In raadsvergaderingen vindt alleen politiek debat en besluitvorming plaats, plaats over onderwerpen die eerder in een raadscommissie zijn behandeld en waarbij in- of meespreken mogelijk was. Daarom is ervoor gekozen dat er alleen over niet-geagendeerde onderwerpen kan worden ingesproken tijdens de raadsvergadering.

Op de website van de gemeente is aangegeven dat burgers zich vooraf kunnen aanmelden voor het inspreken. De verzoeken komen binnen bij de griffier, die besluit wanneer tijdens de vergadering de burger mag meepraten of inspreken. De agendacommissie komt hier dus niet aan te pas, aangezien burgers zich nog tot 24 uur voor de vergadering kunnen aanmelden.29 Echter, als burgers op de publieke tribune aanwezig zijn bij een vergadering en voorafgaand aan de vergadering aangeven dat ze willen inspreken, kan dit altijd. Naast het meepraten of inspreken van individuele burgers, worden voor sommige onderwerpen ook belangenorganisaties uitgenodigd indien de griffie, de agendacommissie, of andere raadsleden dit relevant vinden voor een onderwerp.

26 Griffie van de gemeente Lelystad, Raadsvoorstel aanpassing vergadermodel, 29 september 2022. 27 Griffie van de gemeente Lelystad, Raadsvoorstel aanpassing vergadermodel, 29 september 2022. 28 ‘Inspreken op de agenda’, lelystad.nl. 29 ‘Inspreken op de agenda’, lelystad.nl.

15

3.5.5 Overige bijzonderheden vergadermodel Voor iedere fractie is er de mogelijkheid om maximaal twee fractieassistenten aan te wijzen, die de raadsleden ondersteunen door bijvoorbeeld aanwezig te zijn bij commissievergaderingen waar het raadslid zelf niet bij kan zijn. Dit komt bij de gemeente Lelystad veel voor omdat er veel kleine fracties zijn, en de commissievergaderingen parallel plaatsvinden. Daarnaast heeft Lelystad een poule van raadsleden, die de commissievergaderingen met een rouleersysteem voorzitten.30

3.6 Criteria en randvoorwaarden De werkgroep die het vergadermodel tegen het licht moest houden, heeft een vijftal criteria opgesteld waaraan het vergadermodel dient te voldoen. Voor een verdere invulling van het vergadermodel zijn een tiental randvoorwaarden in het leven geroepen.31 Deze criteria en randvoorwaarden vormen samen de grondslag waarop de keuze voor het nieuwe vergadermodel is gebaseerd. De vijf criteria en 10 randvoorwaarden worden hierna kort toegelicht.

3.6.1 Criteria ●

Verbinding inwoners/stakeholders bij het democratisch besluitvormingsproces van de raad. Het eerste criterium dat is opgesteld slaat op het samenspel tussen de samenleving en de gemeenteraad. Van belang hierbij is dat ‘belanghebbenden moeten kunnen meespreken’. Ook moeten inwoners actiever kunnen worden betrokken bij het werk van de raad.32 Inwoners kunnen inspreken in raads- en commissievergaderingen. Ook andere organisaties kunnen worden uitgenodigd om mee te praten over een onderwerp waarbij zij betrokken zijn. ● Vergadermodel dat in zich heeft dat een ieder goed zijn rol kan pakken. Het tweede criterium gaat over discipline, zoals het handhaven van spreektijden en de tijdsmatige behandeling van de agendapunten. Hier hoort ook het belang van goede voorbereidingen van de agendacommissie (agendasetting en verantwoordelijkheid van kwaliteit van stukken) en voorbereiding door de raadsfracties en het college bij. Ook is de rol van de commissievoorzitters van belang. Met dit doel in het achterhoofd krijgen de commissievoorzitters een training.33 ● Er is behoefte aan rust, ruimte en regelmaat in het vergaderproces. Planning, maar ook termijnen en deadlines vallen onder dit criterium. Uiteindelijk is een commissiemodel een vergadermodel, wat dit zou kunnen faciliteren.

Het hebben van een vaste vergaderschema waarin bij elke commissie steeds dezelfde onderwerpen worden behandeld, zorgt ervoor dat onderwerpen minder door elkaar heen lopen en er dus meer rust in het vergaderproces zit. Een duidelijke agenda waar eventueel terugkerende onderwerpen op kunnen komen kan bijdragen aan rust en regelmaat in wat er besproken wordt in de commissie- en raadsvergaderingen. Hernieuwde agendering, continuïteit in

30 Art. 5, lid 3, Reglement van orde voor de raad van Lelystad 2022. 31 Griffie van de gemeente Lelystad, Besluitenlijst werkgroep vergadermodel, 8 augustus 2022, p. 3. 32 Griffie van de gemeente Lelystad, Besluitenlijst werkgroep vergadermodel, 8 augustus 2022, p. 2. 33 Deze training heeft inmiddels plaatsgevonden.

16

aanwezigheid bij commissievergaderingen en raadsleden die minder tijd kwijt zijn aan hun raadswerk dan bij andere vergadermodellen, kunnen bijdragen aan het gevoel van rust, ruimte en regelmaat.

● Je moet kennis kunnen opbouwen. Het vierde criterium slaat op het opbouwen van (dossier)kennis door raadsleden. Het opbouwen van kennis geschiedt doordat woordvoerders over een bepaald onderwerp altijd bij de voor hen relevante vergaderingen aanwezig kunnen zijn. Door de functionele scheiding (indeling op basis van beleidsterreinen) van de commissies vindt er minder parallelle agendering van onderwerpen op hetzelfde beleidsterrein plaats. Beleidsterreinen zijn geclusterd in commissies omdat ze raakvlakken hebben, en dus kunnen raadsleden in principe meer expertise opbouwen. Een commissiemodel (met een functionele scheiding) is dus geschikt voor kennisopbouw. ● Meer ruimte voor alle fases richting de besluitvorming. Besluitvorming vindt in een gemeenteraad over het algemeen plaats binnen een vast stramien. Eerst wordt men geïnformeerd over een bepaald onderwerp. Vervolgens heeft men de gelegenheid om van gedachten te wisselen, en is er plaats voor debat. Als laatste worden de knopen doorgehakt, de besluitvorming. Hoewel deze fases meer afgekaderd lijken te zijn in het sessie model, leent ook het commissiemodel zich voor een goede afbakening van de fases richting de besluitvorming. Echter, deze fases spelen zich niet meer af in aparte sessies, maar binnen de op beleidsterreinen georiënteerde commissies.

3.6.2 Randvoorwaarden Naast de bovengenoemde criteria waaraan het vergadermodel moet voldoen, zijn er een tiental randvoorwaarden opgesteld.34 Deze betreffen de invulling van het vergadermodel. Een aantal van de gestelde randvoorwaarden vertonen overeenkomsten met de eigenschappen van het commissiemodel, andere randvoorwaarden hebben meer met de vergaderpraktijk in Lelystad te maken. Randvoorwaarden, zoals opgesteld door de werkgroep vergadermodel.35 1. Voldoende voorbereidingstijd om kwalitatief voor te bereiden. 2. Cultuur van vertrouwen waarin je praat over de hoofdzaken en deze scheidt van de details. 3. Met (vergader)discipline, waarbij termijnen handhaven de regel en niet de uitzondering is. 4. Later starten dan 19:00 uur voor de werkende raadsleden/fractie-assistenten. 5. Goede invulling van een Lange Termijn Agenda voor bewuste agendering en communicatie naar inwoners toe. 6. Partijen groot en klein moeten aan bod kunnen komen. 7. Aantal vergaderavonden beperken/niet te veel versnipperen. 8. Aantal vergaderuren niet laten toenemen.

34 Griffie van de gemeente Lelystad, Besluitenlijst werkgroep vergadermodel, 8 augustus 2022, p. 3. 35 Griffie van de gemeente Lelystad, Besluitenlijst werkgroep vergadermodel, 8 augustus 2022, p. 3.

17

9. Besluitvorming niet op dezelfde avond als de voorbereidende sessie. 10. De juiste mensen moeten naar de juiste sessies kunnen gaan. Dus aanwezig kunnen zijn bij de onderwerpen waar je woordvoerder bent (geen parallelle sessies in hetzelfde domein). Volgens de eerste randvoorwaarde moet er voldoende voorbereidingstijd zijn, zodat raadsleden zich kwalitatief kunnen voorbereiden. Als relevante stukken pas kort voor een commissie- of raadsvergadering beschikbaar zijn, dan hebben raadsleden minder tijd om zich inhoudelijk voor te bereiden op de vergaderingen. Deze randvoorwaarde slaat dan ook op een duidelijke deadline voor stukken. Met een deadline waardoor stukken tijdig beschikbaar zijn, is er meer rust en ruimte in het vergader proces, het derde criterium. Ook zal de mogelijkheid tot kennisopbouw (het vierde criterium) vergroot worden. Ten tweede moet er ‘een cultuur van vertrouwen zijn, waarin men praat over hoofdzaken en deze scheidt van details’.36 Deze randvoorwaarde gaat over de vergadercultuur. Dit staat dus enigszins los van het vergadermodel, aangezien een vergadermodel ‘op zich nog niet de onderlinge omgangsvormen en werkafspraken’ verandert.37 De derde randvoorwaarde slaat op (vergader)discipline. Termijnen, interrupties en spreektijden moeten gehandhaafd worden. Een grote rol is hier weggelegd voor de commissievoorzitters.

Die zullen deze instrumenten moeten handhaven, en er in vergaderingen op toezien dat men zich aan spreektijden houdt. Deze randvoorwaarde is grotendeels een uitwerking van het tweede criterium. De vierde randvoorwaarde is duidelijk. Er wordt gesteld dat vergaderingen later moeten starten dan 19:00 uur, aangezien sommige raadsleden en fractieassistenten deze tijd niet redden in verband met hun werk. Inmiddels is de starttijd aangepast naar 19:30.38 Als vijfde randvoorwaarde is gesteld een ‘goede invulling van een Lange Termijn Agenda voor bewuste agendering en communicatie naar inwoners toe’.39 Deze ‘Lange Termijn Agenda’ zou een beter beeld moeten geven omtrent onderwerpen die later in het jaar op de agenda komen te staan, zodat de raad beter kan anticiperen op deze onderwerpen. Echter, van een Lange Termijn Agenda is het tot op heden niet gekomen. Een Lange Termijn Agenda staat los van de keuze voor het commissie- dan wel sessiemodel. In beide modellen zou een Lange Termijn Agenda kunnen passen. Deze behandelen we dus verder niet. Vervolgens is er de zesde randvoorwaarde: ‘partijen groot en klein moeten aan bod kunnen komen’. Dit houdt in dat alle partijen, ongeacht de fractiegrootte, goed mee moeten kunnen doen in de gemeenteraad.

Allereerst bestaat er voor fracties de mogelijkheid om fractieassistenten te benoemen, die de fractie kunnen vertegenwoordigen in commissievergaderingen. Bij een commissiemodel met een functionele scheiding zijn er een stuk minder parallelle sessies, en dus zou het voor kleinere fracties makkelijker moeten zijn om mee te doen. 36 Griffie van de gemeente Lelystad, Besluitenlijst werkgroep vergadermodel, 8 augustus 2022, p. 3. 37 Griffie van de gemeente Lelystad, Raadsvoorstel aanpassing vergadermodel gemeenteraad, p. 5. 38 Raad van de gemeente Lelystad, Raadsbesluit aanpassing vergadermodel, 11 oktober 2022. 39

Griffie van de gemeente Lelystad, Besluitenlijst werkgroep vergadermodel, 8 augustus 2022, p. 3.

18

De zevende en achtste randvoorwaarden gaan over het aantal vergaderavonden en het aantal vergaderuren. Deze moeten worden beperkt en mogen niet toenemen. Het aantal vergaderavonden is naast de keus voor het commissiemodel ook afhankelijk van de keus voor hoe het vergaderschema wordt ingedeeld. Hoe meer parallelle vergaderingen er zijn, hoe minder vergaderavonden. Hoe minder parallelle commissies er zijn per vergaderavond, hoe minder uren er wordt vergaderd. In Lelystad zijn er per maand twee vergaderavonden voor commissies met twee commissies per avond en één vergaderavond voor de raadsvergadering. In Lelystad is er in totaal twaalf uur voor de commissievergaderingen gepland en drie uur voor de maandelijkse raadsvergadering. De negende randvoorwaarde betreft de besluitvorming. Deze dient niet op dezelfde avond plaats te vinden als de voorbereidende sessie. In het commissiemodel houdt dit in dat commissievergaderingen (zowel het beeldvormende als het oordeelsvormende deel) niet op dezelfde avond plaatsvinden als de besluitvormende raadsvergadering. Deze randvoorwaarde staat los van het vergadermodel, aangezien het loskoppelen van deze sessies meer te maken heeft met de indeling van het vergaderschema. Als tiende randvoorwaarde is gesteld dat de juiste raadsleden en fractieassistenten naar de juiste sessies kunnen gaan.

Dat betekent dat je als raadslid of fractieassistent aanwezig kunt zijn bij het onderwerp waarover jij het woord voert. Er moeten dan geen parallelle sessies in hetzelfde domein plaatsvinden. Verwacht wordt dat door toepassing van het commissiemodel en de functionele indeling van commissies dit doel wordt bevorderd. Deze randvoorwaarde houdt verband met het vierde criterium (kennisopbouw). Als raadsleden minder sessies missen, zijn zij beter in staat kennis op te bouwen omtrent het onderwerp waarover zij het woord voeren.

19

4. Onderzoeksresultaten In dit hoofdstuk worden de resultaten van de enquête besproken. Per deelvraag bespreken we de data, om zo een antwoord te kunnen geven op de deelvragen. De vragenlijst van de enquête, zoals respondenten deze te zien hebben gekregen, is bijgevoegd als bijlage bij dit onderzoeksrapport.40 Voordat per deelvraag de resultaten worden besproken, wordt eerst kort de enquête als geheel toegelicht.

4.A Structuur van de enquête De enquête is in vier stukken onderverdeeld. Het eerste deel bestaat uit een gedeelte om informatie te krijgen over de respondent zelf, zo kan de samenstelling van de respondenten worden geanalyseerd. Dit eerste gedeelte is nodig om de representativiteit van de enquête te kunnen waarborgen. Vervolgens zijn er drie ‘inhoudelijke’ gedeelten. Deze gedeelten bestaan grotendeels uit stellingen over het vergadermodel van de gemeenteraad. Bij de stellingen kan de respondent aangeven waar hij of zij staat door een keuze te maken tussen verschillende opties. Deze opties zijn: ‘helemaal oneens’; ‘oneens’; ‘neutraal’; ‘eens’; ‘helemaal eens’; ‘weet ik niet/geen mening’ en ‘niet op mij van toepassing’. Bij elk gedeelte zijn open invulvakken inbegrepen, zodat respondenten hun standpunt nader toe kunnen lichten als zij dit willen.41 Ook zijn er een aantal open vragen gesteld, waarbij de respondent door middel van een invulvak antwoord kan geven op de gestelde vraag. Het eerste gedeelte betreft een aantal stellingen en een tweetal open vragen, welke bedoeld zijn om de tevredenheid van de respondenten te toetsen ten opzichte van het vergadermodel, zodat een antwoord kan worden gegeven op de eerste deelvraag: ‘zijn betrokkenen tevreden over het functioneren van het vergadermodel?’.

Vervolgens is er een gedeelte met stellingen over commissievergaderingen, waarna een gedeelte volgt met stellingen over raadsvergaderingen. Bij deze laatste twee gedeelten zijn de meeste criteria en randvoorwaarden omgezet in stellingen, waarover de respondenten nogmaals hun mening kunnen geven. De enquête wordt afgesloten door een eindpagina, waar respondenten de mogelijkheid krijgen om eventuele op- of aanmerkingen achter te laten.42

4.B Samenstelling respondenten De enquête is uitgezet op vrijdag 12 mei en is afgesloten op woensdag 24 mei om 12:00 uur. Gedurende deze dagen hebben 43 personen de enquête (deels) ingevuld. We hebben de enquête naar 55 personen gestuurd, alle raadsleden van de raad van de gemeente Lelystad (37 personen) en alle fractieassistenten (18 personen). Van de respondenten hebben 35 personen de enquête volledig ingevuld en tot het einde afgemaakt. Twee van de respondenten hebben alleen het tweede gedeelte van de enquête ingevuld, dat over tevredenheid ging.

40 Zie Bijlage III. 41 Zie Bijlage IV. 42 Zie Bijlage IV.

20

Het eerste gedeelte van de enquête bestond uit een drietal vragen over de respondenten zelf, om een beeld te kunnen krijgen van de groep. Allereerst vroegen we de respondent naar diens functie (raadslid of fractieassistent). Hieruit volgt dat de groep van 43 respondenten bestaat uit 34 raadsleden en 9 fractieassistenten. Daarnaast werd gevraagd naar hoe lang een respondent al raadslid of fractieassistent is. Hieruit volgt dat van de 43 respondenten 20 personen sinds de vorige gemeenteraadsverkiezingen van maart 2022 actief zijn als raadslid, en dat iets meer dan de helft van de respondenten (23 personen) al eerder dan maart 2020 actief waren. Als je deze vraag uitsplitst naar functie, dan blijkt dat bijna 60% van de raadslid-respondenten al eerder dan maart 2022 in de raad zitten. De fractieassistent-respondenten zijn iets minder lang actief, twee derde van hen is actief sinds de vorige gemeenteraadsverkiezingen, een derde van hen is al langer actief als fractieassistent (zie figuur 4). Figuur 4

Als laatste werd gevraagd naar de fractie van de respondent. Hier is naar gevraagd om een beeld te krijgen van de groep respondenten, om te kunnen garanderen dat niet slechts één kant van het politieke spectrum is vertegenwoordigd. Over de politieke partij van respondenten wordt geen figuur in dit onderzoek begrepen. Het aantal respondenten per politieke partij verschilt van één respondent tot 6 respondenten. Van elke partij heeft ten minste één persoon de enquête ingevuld, dus is het volledige politieke spectrum van de gemeenteraad vertegenwoordigd.

4.1 Zijn betrokkenen tevreden over het functioneren van het vergadermodel? Voor evaluatie van het nieuwe vergadermodel is het van belang eerst te weten te komen of het nieuwe vergadermodel aan de verwachtingen voldoet. Aan de hand van vier vragen uit de enquête hebben we een variabele ‘tevredenheid’ gemaakt, waar we descriptieve statistieken van hebben genomen. De schaal van ‘tevredenheid’ is betrouwbaar (vier items; α = .742).43 Het gemiddelde van de variabele ‘tevredenheid’ was 3.58, wat tussen ‘neutraal’ en ‘eens’ ligt op de schaal gebruikt bij de enquête en meer neigend naar ‘eens’. Op elk van de vier vragen was de meerderheid het ‘eens’ of ‘helemaal eens’ wat aangeeft dat 43 Zie Bijlage II.

21

raadsleden (en/of fractieassistenten) over het algemeen tevreden zijn over het vergadermodel.44 Ook uit de tekstuele antwoorden van de enquête blijkt dat raadsleden over het algemeen tevreden zijn over het vergadermodel. Een aantal positieve punten wordt vaak genoemd. Zo zijn er meerdere opmerkingen over rust en regelmaat, het derde criterium. Er zou meer rust zijn, en ook de planning zorgt ervoor dat er meer regelmaat wordt ervaren. Een andere terugkerende positieve opmerking betreft de inhoud. Zo stelt een respondent: ‘het gaat weer over de inhoud en niet over andere raadsleden’.45 Een andere respondent heeft als positief punt dat het vergadermodel meer is ‘gericht op inhoudelijke discussie’.46 Hoewel respondenten over het algemeen tevreden zijn met het vergadermodel, zijn er ook een paar verbeterpunten. Een terugkerend thema is daarbij de rol van de commissievoorzitters. Zo stellen respondenten over het soepel verlopen van commissievergaderingen: ‘dat hangt af van de kwaliteit van de voorzitter’. Een andere respondent is het daarmee eens: ‘sommige voorzitters hebben geen overzicht en houden zich niet aan de regels’.

Sommige voorzitters zouden te strikt omgaan met de tijd en opereren te ‘rigide’.47 Respondenten stellen echter ook dat men moet wennen aan het nieuwe model, maar dat het steeds beter gaat: ‘Gezien de onervarenheid van de meeste voorzitters en dat we allemaal moeten wennen gaat het best goed. Ik heb er vertrouwen in dat dit nog verder verbetert.'48 Over het algemeen kwam uit de enquête dat de respondenten tevreden zijn met het nieuwe vergadermodel. Op alle vragen met betrekking tot tevredenheid gaf meer dan de helft van de respondenten aan het ‘eens’ of ‘helemaal eens’ zijn. Er kan dus geconcludeerd worden dat respondenten overwegend tevreden zijn over het functioneren van het vergadermodel.

4.2 In hoeverre voldoet het vergadermodel aan de criteria? Zoals eerder besproken zijn er verschillende criteria opgesteld, waar het vergadermodel aan moet voldoen. In dit deel gaan we per criteria aan de hand van de enquête uitkomsten en interviews beoordelen of er aan de criteria is voldaan. Voor uitwerkingen van de statistiek en hoe de variabelen voor de criteria zijn opgesteld is meer uitleg opgenomen in Bijlage II.49 Niet altijd wordt het criterium of de randvoorwaarde als geheel beoordeeld, maar er zal ook op de uitkomsten per vraag worden ingegaan.

4.2.1 Criterium 1: Verbinding inwoners/stakeholders bij het democratisch besluitvormingsproces van de raad. Dit criterium is betrouwbaar en heeft een gemiddelde van 3.524 (drie items; α = .819). Dit betekent dat we kunnen stellen dat aan criterium één is voldaan, aangezien het gemiddelde tussen neutraal en eens ligt. Bij interpretatie van deze uitkomst is het belangrijk te melden 44 Zie Bijlage I. 45 Zie Bijlage IV. 46 Zie Bijlage IV. 47 Zie Bijlage IV. 48 Zie Bijlage IV. 49 Zie Bijlage II

22

dat dit is hoe raadsleden/fractieassistenten aankijken tegen de betrokkenheid van burgers. Dit is dus geen indicatie van hoe burgers zelf denken over betrokkenheid bij het raadswerk. De vragen focusten zich vooral op of er genoeg mogelijkheden voor burgers waren om bij de raad te komen inspreken of meespreken. De raad zelf acht dat dit voldoende is, dus de raad vindt de mogelijkheden die het vergadermodel biedt tot burgerparticipatie voldoende.

4.2.2 Criterium 2: Vergadermodel dat in zich heeft dat een ieder goed zijn rol pakken (en die kan per functie en situatie verschillen). De betrouwbaarheid van de schaal van criterium 2 is niet voldoende (vier items; α =.603) dus zullen we per vraag kijken naar de respons op de vragen.50 Dit criterium gaat voornamelijk over meer vergaderdiscipline en heeft ook te maken met de voorzitters van de commissievergaderingen en hoe zij hun rol pakken. Voor dit criterium hebben we een aantal uiteenlopende vragen gesteld. Vraag 1 is opgesteld om het gevoel dat raadsleden hebben met betrekking tot of ze genoeg de mogelijkheid hebben om hun standpunt te uiten. Hier reageert dan ook duidelijk de meerderheid positief op (66% = eens; 14 % = helemaal eens) (zie figuur 5).51 Figuur 5

Daarnaast hebben vragen twee, drie en vier betrekking op de structuur in de vergaderingen, en of raadsleden vinden dat ze genoeg spreektijd krijgen. Dit wordt ook positief ervaren door de meerderheid van de respondenten. Een van de respondenten stelt: ‘Er is voldoende tijd om de onderwerpen te bespreken.’52 De agenda zorgt dus volgens de meeste respondenten voor een gestructureerde vergadering en er is een goede verhouding in de spreektijd die de raadsleden en het college krijgen. Verder blijkt uit de interviews en de open vragen van de enquête dat dit criterium ook erg samenhangt met de rol van voorzitters. Zo zijn er positieve reacties: ‘Het loopt soepel, maar afhankelijk van de voorzitter hoeveel ruimte voor debat er gegeven wordt.’ of ‘Op zich denk ik dat het wel goed gaat’.53 Daarnaast wordt aangegeven dat er ook ruimte voor verbetering is, voornamelijk dat er kan worden gezorgd voor meer sturing op de inhoud tijdens commissievergaderingen. ‘Wel 50 Zie Bijlage II. 51 Zie Bijlage I. 52 Zie Bijlage IV. 53 Appendix A, Groepsinterview, p.25; zie Bijlage IV.