RKC Leiden Leiderdorp Jaarverslag 2021 Onderzoeksagenda 2022-2023
Tekst van het document
Jaarverslag 2021 / Onderzoeksagenda 2022-2023
2021 2021
Voorwoord
Voor u ligt het jaarverslag 2021 en de onderzoeksagenda 2022-2023 van de Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp, dat ik u namens de Rekenkamercommissie aanbied. Het jaarverslag biedt een terugblik en de onderzoeksagenda geeft een vooruitblik.
Op 1 januari 2018 begon de gezamenlijke Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp (RKC). In het raadsvoorstel waarin tot de gezamenlijke rekenkamercommissie werd besloten is vastgelegd dat er na twee jaar geëvalueerd zou worden. Dit traject heeft wat vertraging opgelopen door corona, maar in februari 2021 heeft een onafhankelijke commissie, bestaande uit Geeske Wildeman, Geerten Boogaard en Annita de Bruijne het evaluatierapport uitgebracht. Met de titel ‘Een goed rapport is pas het halve werk’ heeft de commissie de gemeenteraden geïnformeerd. In onze brief van 12 oktober 2021 hebben wij kenbaar gemaakt wat we met de aanbevelingen van de Evaluatiecommissie willen doen. De belangrijkste boodschap van de Evaluatiecommissie omarmen we voluit: wij willen graag doorgaan als Rekenkamercommissie voor de gemeenteraden van Leiden en Leiderdorp.
In het Jaarverslag 2021 geven we een overzicht van onze activiteiten en uitgaven van het afgelopen jaar. In de Onderzoeksagenda 2022-2023 presenteren wij onderwerpen die we de komende twee jaar mogelijk gaan onderzoeken. Deze lijst moet gezien worden als een ‘groslijst’. We zijn helaas niet in staat om alle gewenste onderwerpen te onderzoeken. We gaan graag met beide gemeenteraden in gesprek over de prioritering en verdere invulling van deze onderwerpen. Daarbij dient opgemerkt te worden dat we met een aantal onderwerpen al aan de slag zijn gegaan (rioleringen Leiden en Leiderdorp en burgerparticipatie Leiderdorp).
We bedanken de fracties en griffies van beide raden van harte voor de prettige samenwerking en gesprekken. Ook danken wij het College van B&W, de gemeentesecretaris en de ambtelijke organisatie van beide gemeenten voor hun coöperatieve opstelling en medewerking aan de onderzoeken van de RKC.
Hans van Egdom, Voorzitter Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp Leiden, 27 januari 2022
1
Inhoudsopgave
Jaarverslag 2021 1. Samenstelling Rekenkamercommissie 2. Onderzoeken 2021 2.1 Verbonden partijen 2.2 Het Bomenfonds (Leiden) en het Herplantfonds (Leiderdorp) 3. Communicatie 2021 3.1 Afstemming (intern) 3.2 Afstemming (extern) 3.3 Website en (social) media 4. Financieel verslag 2021 4.1 Inleiding 4.2 Inkomsten en uitgaven 2021
Onderzoeksagenda 2022-2023 5. Onderzoekstrategie 6. Onderzoeksagenda 2022-2023 6.1 Jeugdzorg (Leiden en Leiderdorp) 6.2 Budgettering grote projecten (Leiden) 6.3 Participatie (Leiderdorp) 6.4 Schoolhuisvesting (Leiden en Leiderdorp) 6.5 Riolering (Leiden en Leiderdorp) 6.6 De menselijke maat (Leiden en Leiderdorp) 6.7 Het Ikea terrein (Leiderdorp) 6.8 De Omgevingswet (Leiden en Leiderdorp)
7. Begroting 2022
Bijlage 1: Overzicht van de raadsbesluiten met aanbevelingen van de Rekenkamercommissie van Leiden en Leiderdorp over de periode 2019-2021
2
Samenstelling Rekenkamercommissie
Wij doen onafhankelijk onderzoek naar het beleid en de uitvoering van de gemeenten Leiden en Leiderdorp. Doen de gemeenten wat ze beloven en levert het ook op wat de bedoeling was? Hierin ondersteunen wij de gemeenteraad bij zijn controlerende taak. Onze commissie werkt onafhankelijk en bestaat uit maximaal zeven door de raden benoemde leden. De leden van de RKC kunnen voor maximaal twee termijnen van vier jaar worden benoemd.
De samenstelling van de Rekenkamercommissie was in 2021 als volgt: •
Hans van Egdom
voorzitter (1e termijn, loopt af 15 maart 2022)
•
Marije van den Berg
vicevoorzitter (1e termijn, loopt af 1 maart 2023)
•
Beatrice Snel
lid (2e termijn, loopt af 1 april 2025)
•
Rudi Turksema
lid (2e termijn, loopt af 1 april 2025)
•
Maurice Dister
lid (1e termijn, loopt af 15 maart 2022)
•
Laurens Beijen
lid (1e termijn, loopt af 1 maart 2023)
•
Janneke Jansen
lid (1e termijn, loopt af 1 maart 2023)
De tijdelijk ambtelijk secretaris van de Rekenkamercommissie is Rini Teunissen. Hij is bereikbaar via rekenkamer@leiden.nl. Per 1 april 2022 is deze functie vacant. Meer informatie over de leden van de Rekenkamercommissie, waaronder een overzicht van hoofd- en nevenfuncties kunt u vinden op de website van de Rekenkamercommissie.
2. Onderzoeken 2021
In 2021 hebben wij de volgende onderzoeken afgerond:
1. Verbonden partijen (zowel Leiden als Leiderdorp)
2. Het Bomenfonds in Leiden
3. Herplantfonds in Leiderdorp.
Voor de volledige inhoud van de uitgebrachte rapporten verwijzen wij u naar onze website. Hierna geven we kort weer wat de onderzoeken hebben opgeleverd.
3
2.1 Verbonden partijen In dit onderzoek stond de vraag centraal hoe gemeenteraadsleden beter invloed kunnen krijgen op allerlei samenwerkingsorganisaties waar de gemeente aan deelneemt.
Gemeenten werken steeds meer samen. Jeugdhulp, de GGD, de controle op milieuwetten, leerplicht, de economie in onze regio vooruithelpen, belasting innen, het zijn maar een paar voorbeelden waarvoor gemeenten onderling samenwerken in deze regio. De gemeenten Leiden en Leiderdorp maken deel uit van een groot aantal samenwerkingsorganisaties. Zo’n twintig procent van het gemeentebudget wordt uitgegeven via zo’n samenwerking. Van groot belang is het daarom dat de gemeenteraden, namens hun inwoners, goede informatie krijgen om te controleren of de afgesproken doelen worden gehaald.
Uit het onderzoek bleek dat beide gemeenteraden voldoende informatie krijgen om goed invloed te hebben op de samenwerkingen. Wat kan er nog beter? Dat is vooral: de informatie geschikt maken voor gemeenteraadsleden. Daar is niet per se méér informatie voor nodig, maar wel bétere informatie op de relevante momenten. De rekenkamercommissie adviseerde de gemeenteraden ook te kiezen aan welke samenwerkingen zij de meeste aandacht willen geven. Bijvoorbeeld aan samenwerkingsorganisaties met veel impact op het leven van inwoners en/of met grote financiële of uitvoeringsrisico’s. De invloed van raadsleden in de regionale samenwerking groeit wanneer raadsleden van verschillende gemeenten de krachten bundelen. Dit kan door afstemming en uitwisseling, maar bijvoorbeeld ook als raadsleden zich organiseren in een regionaal netwerk of platform.
Het onderzoek is onder begeleiding van de leden Maurice Dister en Marije van de Berg uitgevoerd door PROOF Adviseurs.
2.2 en 2.3. Bomenfonds en Herplantfonds
Voor zowel Leiden als Leiderdorp hebben wij onderzoek gedaan naar de kap en herplant van bomen bij ruimtelijke projecten. Daarbij is gekeken in hoeverre de gemeenten in staat waren door het beleid en de uitvoering het bomenbestand op peil te houden. In Leiden was het beleid vooral gericht op het instandhouden van de waarde van de omgekapte bomen. Bij kap van bomen moet er in Leiden vaak een bedrag gestort worden in het Bomenfonds. Dit geld dient gebruikt te worden voor de plant van vervangende bomen. De Rekenkamercommissie constateerde dat het Bomenfonds in Leiden sinds de invoering in 2012 flink is gegroeid en dat de gemeente tot nu toe onvoldoende in staat is
4
geweest met het geld in het fonds voldoende bomen te planten om de boomwaarde in Leiden te handhaven. Voor Leiderdorp constateerde de Rekenkamercommissie dat er scherpere keuzes nodig zijn om na te gaan hoe de gekapte bomen gecompenseerd kunnen worden: op basis van aantallen bomen, op basis van de waarde van de gekapte bomen of door het vervangen van bomen door ander groen.
De onderzoeken zijn uitgevoerd door de commissieleden Rudi Turksema en Hans van Egdom. Er is geen onderzoeksbureau gevraagd het onderzoek uit te voeren. Rudi en Hans vonden het uitvoeren van een onderzoek in eigen beheer erg leuk en leerzaam, maar deze ervaring heeft geleerd dat het veel tijd kost en we in de meeste gevallen voor dit onderzoekswerk een onderzoeksbureau zullen moeten inhuren.
5
3. Communicatie
3.1 Afstemming (intern)
Ook dit jaar hebben we gesprekken gevoerd met de fracties in Leiden en Leiderdorp. De onderwerpen die we hebben uitgewerkt in ons Onderzoeksplan 2022-2023 zijn onder andere hieruit voortgekomen. We zijn van mening dat een open en constructief gesprek met alle fracties van Leiden en Leiderdorp noodzakelijk is voor de kwaliteit van het werk. We bedanken de fracties voor hun feedback en suggesties.
Wij hebben jaarlijks een gesprek met de burgemeester, de griffier en de gemeentesecretaris van beide gemeenten over de (concept) onderzoeksagenda, zodat we met onze onderzoeken rekening kunnen houden met de ontwikkelingen binnen de gemeenten.
Naast deze afstemmingsmomenten hebben we ook overleggen die aan een specifiek onderzoek verbonden zijn. Voor elke onderzoek zijn meestal twee leden van de RKC verantwoordelijk. Bij aanvang van een onderzoek organiseren zij een gesprek tussen de betrokken ambtenaren en onderzoekers, waarbij zijzelf en een vertegenwoordiger van de griffie aanwezig zijn. Hierin wordt het proces rondom het onderzoek besproken. Als het relevant is overleggen we ook graag met mensen en organisaties, zoals adviesraden uit Leiden en Leiderdorp, die ons kunnen helpen bij het verbeteren van ons onderzoekswerk.
Het conceptrapport wordt aan de gemeentesecretaris van de betreffende gemeente(n) aangeboden voor ambtelijk hoor en wederhoor (AHWH). Dit betreft een controle op de vraag of de feiten wel kloppen. Rond de tijd van het AHWH gaan wij ook het gesprek aan met een afvaardiging van de griffie(s) voor de afstemming van de aanbieding en behandeling van de rekenkamerbrief en het onderzoeksrapport in de raad.
In 2021 zijn we verder gegaan met de proef om het AHWH ook mondeling te doen. Naast een schriftelijke reactie krijgen de betrokken ambtenaren ook mondeling de mogelijkheid te reageren op de feiten zoals gepresenteerd in onze rapporten. Wij zijn van mening dat in een gesprek het duidelijker kan worden welke feiten niet helemaal juist zijn weergegeven. Gelet op de positieve feedback gaan we hier ook in 2022 mee door.
3.2 Afstemming (extern)
Een aantal rekenkamercommissies in onze regio komt sinds 2013 periodiek bij elkaar om over de resultaten van de onderzoeken van individuele rekenkamers te spreken en te kijken of gezamenlijke onderzoeken mogelijk zijn. Het voornaamste doel is om elkaar te inspireren met goede ideeën. Dit jaar hebben wij de bijeenkomst helaas uit moeten stellen in verband met corona.
6
3.3 Website en (social) media
Onze website maakt onderdeel uit van de website van de gemeenteraad van Leiden. Hier zijn de onderzoeken, onderzoeksplannen en jaarverslagen te vinden. Ook de lopende onderzoeken worden op de site kort toegelicht. Onze presentaties en andere korte nieuwsberichtjes over ons werk worden eveneens op de site geplaatst.
De site is te bereiken via de link: www.rekenkamerleidenleiderdorp.nl
Het afgelopen jaar is gewerkt aan een nieuwe website. In een nieuw jasje dat voldoet aan de eisen van een toegankelijke website. We verwachten dat de site begin april 2022 ‘live’ gaat.
We hebben een LinkedIn -en twitteraccount. Daarnaast voegen wij onze rapporten toe aan de bibliotheek van de
@Rekenkamer_LL
NVRR.
Er zijn persberichten uitgegaan over de uitgebrachte onderzoeken wat tot media-aandacht voor de onderzoeken heeft geleid. Het onderzoek over het Bomenfonds in Leiden kreeg ook aandacht bij Unity TV.
7
4. Financieel verslag 2021
4.1 Inleiding
In de aanloopfase naar de gezamenlijke Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp is besloten om de hoogte van de budgetten van de voormalige Rekenkamer Leiderdorp en de voormalige Rekenkamercommissie Leiden te handhaven en samen te voegen, respectievelijk € 38.000 en € 63.730. Er is op dat moment besloten om de bestaande reserves nog gescheiden te houden. Na de evaluatie zou gekeken worden naar de berekening van het budget en de rol van de reserves. Inmiddels hebben de beide griffiers van Leiden en Leiderdorp daartoe voorstellen gedaan die in de beide gemeenteraden op 20 en 24 januari 2022 zijn besproken. Op basis van het besluit van de gemeenteraad zal de reserve de komende jaren gebruikt worden als dekking voor tekorten. Ons budget bedroeg in 2021 € 104.396. Vanwege diverse omstandigheden, waaronder het zelf uitvoeren van onderzoeken door leden van de RKC, is er een onderbesteding in 2021 van € 47.588. De reserve Rekenkamercommissie Leiden bedroeg op 1 januari 2020 € 127.639. In het jaar 2021 zijn er diverse bedragen van in totaal € 20.000 (kosten vernieuwing website) en € 51.452 (achterstallige boekhoudkundige verwerking ambtelijke ondersteuning aan Leiderdorp) ten laste van deze reserve gebracht omdat deze kosten geen directe relatie hadden met het jaar 2021.
De reserve van de Rekenkamer Leiderdorp (ten bedrage van 50.000 euro) vervulde een andere functie dan de reserve Rekenkamercommissie Leiden. De voormalige Rekenkamer Leiderdorp kon desgewenst een verzoek doen aan de Raad van Leiderdorp om extra onderzoeksbudget ter beschikking te stellen vanuit de reserve. De gezamenlijke Rekenkamercommissie heeft nog geen gebruik gemaakt van deze mogelijkheid.
Tot slot willen we kort toelichten dat het onderzoek naar het Bomenfonds in Leiden en Herplantfonds in Leiderdorp in eigen beheer is uitgevoerd. Hier zijn geen onderzoekskosten voor gerekend, maar wel (beperkt) extra vergadervergoedingen voor uitgekeerd aan de leden die het onderzoek hebben uitgevoerd. De vergadervergoedingen zijn hierdoor hoger en de onderzoekskosten lager dan oorspronkelijk was begroot. Het uitvoeren van de onderzoeken in eigen beheer is een belangrijke oorzaak van de lage onderzoekskosten in 2021. Wij verwachten niet dat de leden van de RKC structureel zelf onderzoeken uitvoeren. We zien dit daarom als een eenmalige meevaller.
8
4.2 Resultaat 2021 en ontwikkeling reserves
Begroting 2021
Realisatie 2021
Onderzoek Onderzoeken
82.487
33.947
Verbonden partijen
16.035
Jeugdzorg
15.412
Evaluatie RKC
2.500
Commissieleden Vergadervergoeding
20.000
20.406
Overige kosten
1.569
2.115
Totale uitgaven
104.056
56.468
Overige kosten
Resultaat
47.588
Realisatie 2021 Reserve RKC Leiden 1-1-2021
127.639
Onderschrijding 2021
+
47.588
Incidenteel ten laste van reserve 2021
-
71.452
Reserve RKC 1-1-2022
103.775
Reserve Rekenkamer Leiderdorp 1-1-2021
50.000
Saldo Reserve Rekenkamer 31-12-2021
50.000
9
Onderzoeksagenda 2022-2023 REKENKAMERCOMMISSIE LEIDEN-LEIDERDORP
10
5. Onderzoekstrategie
Missie Onze missie luidt als volgt: wij doen ten behoeve van de gemeenteraad en de burgers onafhankelijk onderzoek naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door de gemeente gevoerde beleid en de uitvoering daarvan, evenals naar de transparantie van de verantwoording daarover. Hiermee dragen wij bij aan de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad. Sinds 2018 doen wij ons werk voor zowel de gemeenteraad van Leiden als Leiderdorp. Onze taken en de rollen van de Raad en het College met betrekking tot rekenkameronderzoek zijn beschreven in de Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp 2017. We verwachten dat naar aanleiding van de evaluatie de verordening in 2022 zal worden aangepast.
Criteria Bij het maken van keuzes voor concrete onderzoeksonderwerpen richten wij ons zoveel mogelijk op gemeentelijk beleid dat de burger direct raakt of duidelijke consequenties heeft voor de burger. Daarbij laten wij ons vooral inspireren door onderwerpen die aangedragen worden door gemeenteraadsfracties en de eigen analyse van onderwerpen die zich voor rekenkameronderzoek lenen.
We hebben oog voor de ontwikkeling dat voor veel beleidsterreinen, zoals de decentralisatie in het sociaal domein, de gemeente niet alleen aan het stuur zit. Voor een effectieve en efficiënte uitvoering is samenwerking met andere gemeenten meer en meer noodzakelijk. Het feit dat we zowel voor Leiden als Leiderdorp onderzoek doen geeft een mooie kans om de problematiek die de gemeentegrenzen overstijgt in kaart te brengen. Als onderzoeksthema’s voor beide gemeenten van belang zijn zullen wij de onderzoeken oppakken en, indien dat nuttig is, ook de gemeenten met elkaar vergelijken.
Daar waar we een aantal jaren geleden de neiging hadden om de raden vooral te adviseren en te ondersteunen in hun kaderstellende werk zullen we voortaan vaker door een kritische beschouwing de raden helpen in hun controlerende rol zonder daarbij een ‘afrekenkamer’ te worden. De gemeenteraad kan natuurlijk heel mooi beleid uitstippelen, maar als daar in de uitvoering weinig van terecht komt, is het goed om daar aandacht aan te besteden. Ook daarin zien we voor onszelf een taak. We willen ook vooruitkijken door te onderzoeken op welke wijze het beleid en de uitvoering verbeterd kunnen worden door onder andere samen met de raadsleden na te denken hoe de Raad beter zijn rol kan uitoefenen. Dat kan onder andere door gedurende het onderzoek al in gesprek te gaan met de Raad en andere betrokken partijen om interactief te zoeken naar oplossingen voor de toekomst. Gelet op bovenstaande ontwikkeling willen we variëren in de soorten onderzoeken.
11
We zien het bovendien als onze taak om na te gaan of de besluitvorming over onze aanbevelingen een voldoende vervolg krijgt in de uitvoering en het beleid. Vanaf 2020 vragen wij bij elke rapport in onze aanbevelingen extra aandacht voor de ‘monitoring’ van onze aanbevelingen. Daarbij valt een onderscheid te maken tussen de aanbevelingen die gericht zijn op de rol van de gemeenteraad en aanbevelingen die gericht zijn op de rol van het College. Wij zijn verheugd dat in de planning en control-cyclus er nu standaard aandacht is voor de voortgangsrapportage van de aanbevelingen van de RKC die door de gemeenteraden zijn overgenomen. Bij sommige onderzoeksonderwerpen is het zeer goed mogelijk om burgers te betrekken met een specifieke expertise op het onderzoeksterrein. We streven ernaar om vanaf 2022 bij minimaal één onderzoek een burger een tijdelijke expertzetel aan te bieden in de commissie die verantwoordelijk is voor de begeleiding van een onderzoek.
Onderzoeksagenda Op basis van de inventarisatie van mogelijke onderzoeksonderwerpen stellen wij jaarlijks een onderzoeksagenda op die wordt besproken met de Raden. Op basis van deze besprekingen worden concrete onderzoeken gestart. In de regel laten wij het feitenonderzoek uitvoeren door een daartoe gespecialiseerd onderzoeksbureau1. Het feitenonderzoek en de daarop door ons vastgestelde rekenkamerbrief met aanbevelingen worden onder onze verantwoordelijkheid aan de Raden aangeboden.
We merken dat onze huidige onderzoeken vaak een lange doorlooptijd hebben en daarom soms minder goed aansluiten op actuele thema’s die in de lokale politiek spelen. We willen daarom gaan experimenteren met kleinere onderzoeken met een korte doorlooptijd, waarbij we dichter op de politieke actualiteit willen staan. Deze onderzoeken zullen vooral gericht zijn op het verzamelen van feiten die de gemeenteraden in hun taken kunnen ondersteunen. Ook kan het voorkomen dat we het van belang achten zelf een vooronderzoek uit te voeren alvorens een onderzoekopdracht uit te besteden. Op dit moment zijn we bezig met een vooronderzoek over het thema ‘budgettering grote projecten’. De onderzoeksagenda is mede samengesteld op basis van gesprekken die wij met de fracties, de Colleges, de griffies en de ambtenaren van beide gemeenten hebben gevoerd.
Wij zien onze onderzoeksagenda als een groslijst waar wij uit kunnen putten op het moment dat we de komende twee jaar nieuwe onderzoeken willen starten. Maar daarnaast zien we deze onderzoeksagenda ook als een aanleiding om met de Raden in gesprek te gaan over vragen die ze mogelijk hebben in relatie tot de onderwerpen die wij hebben geagendeerd. In de gesprekken horen we ook graag de bij de fracties bestaande gedachten over de prioritering in tijd en aandacht.
1
Het afgelopen jaar hebben we het onderzoek naar het Bomenfonds in Leiden en het Herplantfonds in Leiderdorp in eigen beheer uitgevoerd.
12
6. Onderzoeksagenda 2022/2023
Op basis van de onderzoekstrategie hebben wij besloten om 8 onderwerpen nader toe te lichten. Dit zijn de onderwerpen die we in 2022 of 2023 op willen pakken.
Onderwerpen
Deze onderwerpen zullen we niet allemaal uit kunnen voeren gelet op onze beperkingen in tijd en geld. Het
Jeugdzorg
onderzoek naar de verwijzing in de jeugdzorg is
Riolering
grotendeels voltooid en over het rapport en de
Participatie
rekenkamerbrief zal in 2022 de discussie in beide raden
Budgettering grote projecten
worden gevoerd. Het onderzoek is een vervolg op de
Schoolhuisvesting
Quickscan sociaal domein uit 2020. We zijn met de
De menselijke maat in de uitvoering
voorbereidingen voor de onderzoeken naar rioleringen in
Het Ikea terrein Leiderdorp
beide gemeenten en participatie in Leiderdorp inmiddels
De Omgevingswet
begonnen. Daarnaast loopt een vooronderzoek naar ‘budgettering grote projecten’.
Het is onze ambitie om jaarlijks voor Leiden en Leiderdorp twee grote onderzoeken uit te voeren en daarnaast een klein onderzoek voor zowel Leiden als Leiderdorp.
Per onderwerp geven we hieronder een korte toelichting. Wanneer we starten met een nieuw onderzoek zullen wij dit per brief aankondigen aan de gemeenteraden.
6.1. Jeugdzorg (Leiden en Leiderdorp)
In 2019 hebben wij zowel voor Leiden als Leiderdorp een quickscan uitgevoerd over het sociaal domein, die in 2020 aan de Raden zijn aangeboden. Dit heeft voor beide gemeenten geleid tot mogelijke thema’s voor vervolgonderzoek. Het thema “jeugd” kwam prominent naar voren als aandachtsgebied voor zowel Leiden als Leiderdorp. Dit thema is erg breed, vandaar dat we hebben gezocht naar een meer gerichte onderzoeksvraag voor beide gemeenten. We hebben niet alleen gekeken naar de resultaten van de quickscans, maar we hebben ook andere bronnen betrokken zoals de Monitor Sociaal Domein en CBS-cijfers. Op basis van een korte verkenning hebben we gekozen om onderzoek te laten uitvoeren naar de categorie ‘geen verwijzer’ bij de toegang tot de jeugdzorg. In Leiden en Leiderdorp is het aandeel ‘Jeugdhulp zonder verwijzer’ fors groter dan landelijk en bovendien de afgelopen jaren sterk toegenomen. Met het onderzoek geven we een analyse en zoeken naar verklaringen. Betere inzichten in de achtergrond van de cijfers kunnen de Raden helpen om gerichter te sturen.
13
6.2 Budgettering grote projecten (Leiden) Regelmatig worden de gemeenteraden geconfronteerd met tegenvallende ramingen of kostenoverschrijdingen bij grote projecten. We willen onderzoeken of het budgetteringsproces op orde is. Aan de hand van enkele projecten in Leiden zal onderzocht worden wat de oorzaken zijn van de overschrijdingen en of in de voorbereiding kosten en mogelijke risico’s voldoende in kaart worden gebracht en realistisch worden begroot. Voor de gemeente Leiden kan daarbij gebruik worden gemaakt van de aanbevelingen van het raadsonderzoek ‘Leiden, stad van ambities’, dat 10 jaar geleden is gedaan.
6.3. Participatie (Leiderdorp) We stellen voor om in Leiderdorp een onderzoek te doen naar participatieprocessen in de fase van 'uitvoering en beheer' van beleid en plannen. We willen onderzoek doen naar de manier waarop de gemeente in de uitvoering- en beheerfase belanghebbenden, betrokkenen en belangstellenden betrekt en met hen samenwerkt. In hoeverre zien zij bij het uitvoeren van beleid, plannen en projecten terug wat zij in de voorbereidende trajecten hebben aangedragen? Welke manieren van samenwerking benut de gemeente om tijdens de uitvoering de wijsheid van bewoners te benutten?
We willen op zoek naar de mogelijkheden om de uitvoering slimmer, goedkoper of democratischer te doen (meedenken, meewerken, meebeslissen). In hoeverre kunnen ongewenste effecten van besluiten, die immers in de uitvoering naar voren komen, leiden tot tijdige interventies? Hoe is het gesteld met de ‘feedback loop’ van uitvoering naar beleid? We onderzoeken tot slot op welke manier de gemeenteraad haar controlerende rol zo passend mogelijk kan vervullen in de uitvoerings/beheer-fase, dus na het 'politieke besluit' (momenten, vormen, maar ook rolopvatting). 6.4. Schoolhuisvesting (Leiden en Leiderdorp)
In Leiden en in Leiderdorp staan veel schoolgebouwen waarvoor de gemeenten samen met de schoolbesturen verantwoordelijk voor zijn. Het gaat daarbij om scholen in het primair, speciaal en voortgezet onderwijs. Schoolhuisvesting is een grote post binnen de begroting van de gemeenten. In november 2020 kondigde de gemeente Leiden aan om 24 miljoen euro extra uit te trekken voor onderwijshuisvesting. De extra miljoenen zijn bestemd voor nieuwbouw, renovatie en vernieuwbouw in de periode tot 2026. Voor de jaren erna is men nog op zoek naar extra budget. De Rekenkamercommissie wil onderzoek doen naar de meerjarenplannen 14
schoolhuisvesting, de degelijkheid van deze plannen en de financiering ervan waarbij specifiek aandacht is voor de plannen om oudere schoolgebouwen klimaatneutraal te maken.
6.5. Riolering (Leiden en Leiderdorp)
Gemeenten staan voor grote opgaven op het gebied van het onderhoud en de vernieuwing van de riolering. In 2022 worden de kosten van het taakveld riolering in Leiden geraamd op € 11,2 miljoen en in Leiderdorp op € 1,9 miljoen. Te verwachten is dat de kosten de komende jaren zullen toenemen. Een deel van de oudere riolering heeft het einde van zijn levensduur bereikt, en bovendien worden er als gevolg van de klimaatverandering steeds hogere eisen gesteld aan de capaciteit van de riolering. In verband daarmee is ervoor gekozen om bij nieuwbouw en ook bij vervanging van riolen de afval- en hemelwaterafvoer zo veel mogelijk te scheiden. In beide gemeenten is het beleid erop gericht dat de kosten van de riolering worden gedekt uit de opbrengst van de rioolheffing voor inwoners en bedrijven. In Leiderdorp ligt de dekkingsgraad al een paar jaar dichtbij 100%; in 2022 wordt die geraamd op 95%. In Leiden wordt het tarief in 2022 fors verhoogd, waardoor de dekkingsgraad stijgt tot 94%. Bij toename van de kosten is een verdere verhoging van de rioolheffing te verwachten. De Rekenkamercommissie wil onderzoeken of het ingezette beleid zoals dat nu wordt uitgevoerd voldoende tegemoet komt aan de eisen die moeten worden gesteld en of de eerdere ramingen van de kosten, en daarmee van de ontwikkeling van de rioolheffing, juist zijn.
6.6. De menselijke maat in de uitvoering (schuldhulpverlening) (Leiden en Leiderdorp)
Burgers komen op allerlei manieren met de gemeente in aanraking. In het sociaal domein kan in de uitvoering van het beleid de behandeling van de problematiek grote gevolgen hebben voor het welzijn van de burger. Op basis van het vastgestelde beleid is het lang niet altijd mogelijk rekening te houden met de specifieke situatie van degene die een beroep doet op de gemeente. De ruimte die de individuele ambtenaar krijgt of neemt om rekening te houden met de menselijke maat is essentieel. In een onderzoek willen we in relatie tot het thema schuldhulpverlening deze problematiek nader onderzoeken.
6.7. Het Ikea terrein (Leiderdorp) In Leiderdorp was er een plan voor een vestiging van Ikea. Uiteindelijk kwam die er niet. De vraag is hoe effectief het beleid is geweest van de gemeente Leiderdorp in relatie tot het bedrijventerrein en de vestiging van de woongigant en welke lessen hieruit kunnen worden getrokken.
15
6.8. De Omgevingswet (Leiden en Leiderdorp)
Elk jaar komen er verzoeken van verschillende fracties om een onderzoek te doen naar de voorbereiding of de werking van de Omgevingswet. Het onderwerp is zeker geschikt voor een mooi onderzoek van de Rekenkamercommissie. Gelet op de verwachte invoering van de Omgevingswet per 1 juli 2022 is een onderzoek ernaar wellicht wat voortijdig. We willen het onderwerp echter wel op onze groslijst houden.
Overig
In ons vorige onderzoeksplan hadden we nog het idee om een onderzoek te starten naar citymarketing in Leiden. We wilden onderzoeken in hoeverre citymarketing haar doelen behaalt en met name de rol daarin van de Leidse culturele instellingen. Het lijkt ons op dit moment gelet op de gevolgen van de coronapandemie niet opportuun dit onderzoek op onze lijst te handhaven. Maar we houden het thema wel in onze gedachten.
16
7. Begroting 2022
In de aanloopfase naar de gezamenlijke Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp is besloten om de hoogte van de budgetten van de voormalige Rekenkamer Leiderdorp en de voormalige Rekenkamercommissie Leiden te handhaven en samen te voegen. Na de evaluatie van de Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp is gekeken naar de berekening van het budget in relatie tot de reserves. In een brief van de griffie Leiden van 14 januari 2022 aan de Leidse gemeenteraad is een voorstel voor de toekomstige financiële afspraken voor de Rekenkamercommissie uiteengezet. In een bijlage bij het voorstel van het presidium aan de Raad Leiderdorp van de griffie Leiderdorp (bijlage 1, versie 17-1-2022) is dit voorstel op gelijke wijze gedaan.
De gemeenteraden van Leiden en Leiderdorp ondersteunen de ambities en het daarbij benodigde budget voor de Rekenkamercommissie. De wens van de RKC voor een structurele dekking passend bij de uitkomsten van de evaluatie en de daaraan gekoppelde ambitie wordt nog niet gehonoreerd door de gemeenteraden. Uitgesproken is dat er uiterlijk in 2025 een structurele dekking dient te komen voor het budget van de RKC. De optredende tekorten worden vooralsnog gedekt uit de gezamenlijke reserve Leiden en Leiderdorp zoals die in de begroting van Leiden tot uiting komt. Op basis van bovenstaande afspraken bedraagt in 2022 het budget van de RKC € 164.876.2 en is als volgt te specifiëren: Ambtelijke ondersteuning Onderzoeken Vergadervergoeding leden Contributies Overige kosten (w.o. website)
60.138 80.000 20.300 1.269 3.169
Totaal
164.876
De dekking van het budget is op basis van de voorstellen van de griffiers als volgt te specificeren.
Bijdrage Leiden Bijdrage Leiderdorp Vrijval reserves (jaarlijks)
108.202 36.068 20.606
Totale dekking
164.876
2
Voor 2021 was het budget lager (€ 104.396). Het verschil is te verklaren vanwege het feit dat in 2021 de kosten van ambtelijke ondersteuning (€ 60.138) nog geen deel uitmaakten van het budget, maar op het budget van de griffie Leiden drukten conform de afspraken die gemaakt waren bij de start van de gezamenlijke Rekenkamercommissie.
17
Herijking over uiterlijk 4 jaar Uiterlijk na vier jaar wordt bezien of de begroting van de RKC inderdaad structureel hoger uitvalt. In dat geval wordt die structurele verhoging doorgevoerd en wordt tevens de begroting van Leiden en Leiderdorp structureel aangepast (volgens de verhouding 75 – 25 %). Het moment dat deze aanpassing wordt doorgevoerd hangt mede af van de stand van zaken van de reserve, waarbij het streven is dat er een minimale reserve van 20.000 euro (ca. 10%) beschikbaar is voor de RKC (zie voorstellen griffiers januari 2022). De reserve van Leiderdorp valt niet onder deze afspraken en blijft vooralsnog beschikbaar voor onderzoeken die niet in het budget van de RKC passen.
18
Bijlage 1: Overzicht van de raadsbesluiten met aanbevelingen van de Rekenkamercommissie van Leiden en Leiderdorp over de periode 2019-2021 Toelichting De raden van zowel Leiden als Leiderdorp hebben ingestemd met het voorstel om jaarlijks stil te staan bij de opvolging van de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp: •
Leiden: RV 20.0022 van 23 april 2020
•
Leiderdorp: Z/20/101480/199474 van 13 juli 2020
Hierin zijn de volgende besluiten vastgelegd: 1. Het College rapporteert jaarlijks in de jaarrekening, als deel van de planning en control-cyclus, over de voortgang van de uitvoering en afdoening van besluiten die een relatie hebben met de aanbevelingen die voortkomen uit de rapporten van de Rekenkamercommissie LeidenLeiderdorp. 2. De Raad beoordeelt jaarlijks de voortgang en afdoening van de eigen besluiten in relatie tot de aanbevelingen die voortkomen uit de rapporten van de Rekenkamercommissie LeidenLeiderdorp en die gericht zijn op de kaderstellende en controlerende rol van de Raad. 3. Dat in beide gevallen wordt teruggekeken op de besluiten naar aanleiding van rapporten van de Rekenkamercommissie van de afgelopen drie jaar tenzij de Raad eerder heeft geoordeeld dat dit in relatie tot specifieke besluiten niet meer nodig is. 4. De Raad verzoekt de Rekenkamercommissie de besluiten genoemd in punt 2 op te nemen in het jaarverslag van de Rekenkamercommissie zodat de raad hier bij de bespreking van dit jaarverslag een oordeel over kan vormen. 5. In de raadsvoorstellen over de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie wordt helder onderscheid gemaakt tussen de aanbevelingen waar het College over rapporteert en de aanbevelingen die de Raad zelf zal beoordelen. De afgelopen drie jaar is het onderscheid waarover wordt gesproken bij punt 5 nog niet gemaakt.
We hebben daarom de totale lijst met besluiten opgenomen met een indicatie of het rapporteren over de opvolging eerder een actie is van de raad of het college. De besluiten zijn op onderwerp en chronologische volgorde geordend. Het is voor de Rekenkamercommissie onduidelijk of onderstaand overzicht op een goede manier bijdraagt aan de monitoring van de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie door de gemeenteraden. Wij horen graag uw mening hierover.
19
Het betreft de raadsbesluiten over: •
Digitale veiligheid (2019) Leiden: RV 19.0044 d.d. 23 mei 2019 Leiderdorp: Z/19/079032/151309 d.d.20 mei 2019
•
Woningbouwopgave (2019) Leiden: RV 19.0115 d.d. 14 november 2019 Leiderdorp: Z/19/090941/178144 d.d.25 mei 2020
•
Klachtenbehandeling Leiderdorp (2019) Leiderdorp: Z/20/097582/197467 d.d.22 juni 2020
•
Leiden Bio Science Park (2020) Leiden: RV 20.0126 d.d.15 december 2020
•
Duurzaamheid (2020) Leiden: RV 21.0008 d.d.8 april 2021 Leiderdorp: Z/ 20 / 111899 / 225933 d.d.29 maart 2021
•
Bomenfonds Leiden (2021) Leiden: RV 21.0029 d.d.29 april 2021
•
Verbonden partijen (2021) Leiden: RV 21.0138 d.d.21 december 2021 Leiderdorp: RV Z/21/124826/260377 d.d.31 januari 2022 (voorstel)
•
Herplantfonds Leiderdorp (2021) Leiderdorp: RV Z/21/124827/261165 d.d.31 januari 2022 (voorstel)
De besluitpunten zijn per onderzoek, per gemeente opgenomen in de tabellen hierna.
20
RV 19.0044 gemeenteraad Leiden 23 mei 2019 Aanbevelingen rapport Rekenkamercommissie ‘Digitaal gedrag: veilig en verantwoord’, aangeboden op 11 maart 2019 Besluitpunt 1. In te stemmen met de conclusies van het rapport van de Rekenkamercommissie ‘Digitaal gedrag: veilig en verantwoord’. 2. De volgende aanbevelingen uit het rapport van de Rekenkamercommissie ‘Digitaal gedrag: veilig en verantwoord’, over te nemen: a. Aanbeveling 1: Los de concrete kwetsbaarheden op die bleken uit de penetratietesten
Raad x
College
x x
b.
Aanbeveling 2: Maak de organisatie en de medewerkers ervan bewust dat het grootste risico voor de digitale veiligheid, het (eigen) gedrag is.
x
c.
Aanbeveling 3: Verbeter de beveiliging. Onderzoek of de fysieke (kantoor)locaties beter kunnen worden beveiligd en verlaag hiermee de kans op misbruik van interne systemen. Maak waar mogelijk gebruik kan worden gemaakt van ‘two factor authentication’. Dit zorgt ervoor dat wanneer kwaadwillenden toegang hebben gekregen tot de inloggegevens van een gebruiker, er alsnog geen gebruik van gemaakt kan worden omdat de tweede factor (bijvoorbeeld sms-token, vingerafdruk, push-bericht, USBtoken, etc.) ontbreekt.
x
d.
Aanbeveling 4: Controleer de ontwikkelingen binnen digitale veiligheid op de drie kwetsbaarheden (het gedrag, de actualiteit en de informatievoorziening) en op de beschikbaarheid van voldoende middelen. Vraag het College op deze onderwerpen te rapporteren.
x
3. De volgende aandachtspunten uit het rapport van de Rekenkamercommissie ‘Digitaal gedrag: veilig en verantwoord’, over te nemen:
x
3.1 Gedrag: 1. Zorg dat het beveiligingsbewustzijn verbetert en actief wordt onderhouden, door voorlichting en training van medewerkers. Train medewerkers hoe ze een phishing e-mail kunnen herkennen en wat ze moeten doen bij het ontvangen van een phishing e-mail.
3.3.1
2. De aanschaf van nieuwe apparatuur of digitale diensten brengt veiligheidsrisico’s mee. Zorg dat medewerkers zich hiervan bewust zijn en zorg dragen voor het (laten) updaten en controleren van de digitale veiligheid. 3. Zorg voor een helder overzicht van aanwezige systemen, applicaties, infrastructuur en contracten met leveranciers, zodat zicht is op bevoegdheden, netwerkpoorten, aanwezige services en eenvoudig te misbruiken kwetsbaarheden, bijvoorbeeld met een vulnerability scanner. 4. Besteed in het bijzonder aandacht aan het aanspreken van onbekenden op kantoorlocaties, aangezien de geconstateerde kwetsbaarheden vooral van binnenuit (vanuit toegang tot het netwerk) te gebruiken waren. 5. Personeel moet dus integer zijn, bewust zijn op mogelijke indringers, phishingmail kunnen herkennen en wachtwoorden voor zich houden. Houd er rekening mee dat er nu vooral gewerkt wordt op basis van vertrouwen.
3.2 Actualiteit: 1. Actualiseer het digitale veiligheidsbeleid aan de (technologische) ontwikkelingen. Het informatiebeveiligingsbeleid stamt uit 2016, het beleid gegevensbescherming uit 2015. Een belangrijke ontwikkeling sindsdien die een plek moet krijgen in het beleid
21
Overige punten
is de inwerkingtreding van de AVG. Omdat er nog veel onduidelijkheden waren rondom de specifieke consequenties van de AVG hebben de gemeenten ervoor gekozen om het beleid pas na inwerkingtreding te actualiseren. 2. Laat periodiek audits en penetratietesten uitvoeren door gespecialiseerde bureaus. Voer risicoanalyses en evaluaties uit en pas op basis van de uitkomsten het digitale beveiligingsbeleid aan. Dat geldt ook voor risico’s door nieuwe zwakheden, die dagelijks ontstaan door de voortschrijdende technologie en de inventiviteit van hackers. 3. Installeer security updates zo snel mogelijk na verschijning. Maak afspraken met leveranciers van apparatuur over het beheren en updaten van systemen. 4. Implementeer netwerkscheiding zodat er beter onderscheid gemaakt kan worden tot toegang tot systemen, applicaties en netwerkservices. 3.3 Informatievoorziening 1. De afhandeling en monitoring van verbeteracties is niet altijd zichtbaar voor de raad. Vanuit de Plan-Do-Check-Act-cyclus is er wel inzicht op de ‘check’, maar minder op de ‘act’. Het verdient aanbeveling om de informatievoorziening over de afhandeling van toegezegde verbeteracties aan de raad hierop aan te passen. 2. Ga na of de gemeente periodiek penetratietesten laat uitvoeren door experts. Vraag specifiek om vertrouwelijk geïnformeerd te worden over de eventueel gevonden kwetsbaarheden en de daarop ondernomen acties.
3. De komende jaren zullen meer medewerkers die betrokken zijn bij digitale veiligheid, gaan werken voor de Leidse Regio in plaats van voor afzonderlijke gemeenten. Het is daarbij zaak om goed zicht te houden op de verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Zeker bij incidenten, is het noodzakelijk om dit goed in beeld te hebben. Nu zijn er in beide gemeenten geen specifieke procedures opgesteld voor een dergelijke (fictieve) situatie, anders dan de reguliere veiligheidsplannen. 4. Zorg dat inzichtelijk wordt gemaakt of er voldoende middelen zijn voor informatiebeveiliging. 4. Het college te verzoeken bovengenoemde aanbevelingen, voor zover ze zijn bevoegdheid betreffen, uit te werken en deze te betrekken bij het beleid over digitale veiligheid en de raad daarover te informeren.
x
Z/19/079032/151309 gemeenteraad Leiderdorp 20 mei 2019 Aanbevelingen rapport Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp Digitaal gedrag Veilig en Verantwoordelijk, aangeboden op 11 maart 2019 1. Gelet op de conclusies en aanbevelingen uit het rapport van de Rekenkamercommissie 'Digitaal gedrag', het college op te dragen uitvoering te geven aan de aanbevelingen: a) Los de concrete kwetsbaarheden op die bleken uit de penetratietesten. b) Maak de organisatie en de medewerkers ervan bewust dat het grootste risico voor de digitale veiligheid, het (eigen)gedrag is. c) Verbeter de beveiliging. Onderzoek of de fysieke (kantoor)locaties beter kunnen worden beveiligd en verlaag hiermee de kans op misbruik van interne systemen. Maak waar mogelijk gebruik van 'two factor authentication'. Dit zorgt ervoor dat wanneer kwaadwillenden toegang hebben gekregen tot de inloggegevens van een gebruiker, er alsnog geen gebruik van gemaakt kan worden omdat de tweede factor (bijvoorbeeld sms-token, vingerafdruk, push-bericht, USB-token, etc.) ontbreekt. d) Controleer de ontwikkelingen binnen digitale veiligheid op de drie kwetsbaarheden (het gedrag, de actualiteit en de informatievoorziening) en op de beschikbaarheid van voldoende middelen. Vraag het College op deze onderwerpen te rapporteren.
22
x
2. Het college te verzoeken de raad voor 1 december te informeren over het aangekondigde programma informatiebeveiliging en de raad periodiek in de jaarstukken te rapporteren over het thema digitale veiligheid en de door de rekenkamer geschetste aandachtspunten m.b.t. de thema's gedrag, actualiteit en informatievoorziening erbij te betrekken'.
x
RV 19.0115 gemeenteraad Leiden 14 november 2019 Aanbevelingen rapport Rekenkamercommissie ‘Haalbaar maar…Woningbouwopgave Leiden en Leiderdorp tot 2030’, aangeboden 26 september 2019 Besluitpunt Raad College 1. In te stemmen met de conclusies van het rapport van de Rekenkamercommissie x ‘Haalbaar maar…Woningbouwopgave Leiden en Leiderdorp tot 2030’ 2. De volgende aanbevelingen uit het rapport van de Rekenkamercommissie x ‘Haalbaar maar…Woningbouwopgave Leiden en Leiderdorp tot 2030’, over te nemen: a) Aanbeveling 1: Stuur op het betrekken van alle stakeholders (inclusief x bewoners) bij de ontwikkelstrategie en een actiegerichte agenda en bepaal als gemeenteraad expliciet je plek en taak in de verschillende fases van dat proces. b)
Aanbeveling 3: Krijg en houd in beeld hoe het staat met de woningbouwopgave door een instrument als de (Leidse) woningbouwmonitor periodiek prioriteit te geven op de raadsagenda en laat het college het resultaat mede beschrijven aan de hand van de negen criteria. Besteed hierbij onder meer aandacht aan: A. de realisatie van het percentage sociale huurwoningen; B. de realisatie van studentenwoningen; C. de kwaliteit van de participatie en de relatie met planuitval en vertraging; D. de verhouding tussen harde en zachte plannen, met name voor de periode vanaf 2023; E. de ‘plancapaciteit’ in de gemeente;
x
x
c)
Aanbeveling 4: Wees actief betrokken bij regionale keuzes en de evaluatie daarvan in relatie tot de woningbouwopgave.
x
x
d)
Aanbeveling 5: Stel momenten vast om stil te staan bij de wijze en het moment waarop over de woningbouwopgave gesproken wordt (zowel vooraf als in de evaluerende fase) en maak hier concrete afspraken over met het College. Ga zo nu en dan, buiten de formele beslismomenten, met het college in gesprek over lopende en aanstaande projecten en bespreek de mogelijke afwegingen mede in relatie tot de 9 criteria. Nodig daarbij zo nodig inwoners, ontwikkelaars en andere betrokkenen of experts bij uit.
x
e)
Aanbeveling 6: Eis als raad dat de controlerende rol goed vervuld kan worden tijdens de fase van de totstandkoming van plannen (vroege initiatieffase, b.v. door een Nota van Uitgangspunten) en tijdens de uitvoering van plannen (na het besluit in de raad), door je als raad mede aan de hand van de 9 criteria over lopende en aankomende projecten te laten informeren waarbij de geconstateerde dilemma’s en de gemaakte afwegingen concreet gemaakt worden. Bespreek de afzonderlijke projecten nooit zonder ‘uit te zoomen’ naar de grotere opgave en de uitgangspunten die in de kaderstellende documenten zijn geformuleerd.
x
f)
23
x
Z/19/090941/178144 gemeente Leiderdorp 25 mei 2020 Aanbevelingen rapport Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp Woningbouwopgave Leiden-Leiderdorp, aangeboden 26 september 2019 A.
B.
Op grond van de aanbevelingen die zowel betrekking hebben op Leiden als op Leiderdorp, voor de specifieke situatie van Leiderdorp als volgt focus aan te brengen:
1.
Het college te verzoeken alle beleidskaders rondom het woonbeleid bij elkaar te voegen en een discussie over prioriteiten in de gemeenteraad voor te bereiden,
x
2.
daarbij de belangrijkste dilemma's/keuzemogelijkheden van uw Raad uit te drukken aan de hand van de in het rapport beschreven 9 criteria,
x
3.
hierbij waar zinvol te kiezen voor een gebiedsgerichte aanpak.
x
4.
Het college te verzoeken u periodiek te informeren over de ontwikkelingen rondom de woonopgave in relatie tot de door u gestelde kaders en waar nodig raadsbesluiten tot bijsturing voor te bereiden.
x
5.
Bij besluitvorming rondom individuele projecten uit te zoomen naar deze algemene beleidskaders en prioriteiten; en daarnaast het College te vragen de keuzes die bij individuele projecten zijn gemaakt te verantwoorden binnen die kaders.
6.
Het college te verzoeken bij projectvoorbereiding (het moment van) de inbreng van de raad en de inbreng van belanghebbenden en betrokkenen passend vorm te geven en een degelijk participatie-procesontwerp deel uit te laten maken van de voorstellen aan uw raad.
x
Het college te verzoeken in afstemming met de raadsgriffie het gestelde onder A uit te werken in een procesvoorstel, waarin ook actieve betrokkenheid van de raad wordt geborgd.
x
x
Z/20/097582/197467 gemeenteraad Leiderdorp 22 juni 2020 Aanbevelingen rapport Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp, Klachtenbehandeling Leiderdorp, aangeboden 16 juni 2019 Besluitpunt A. Het college te verzoeken aanbeveling 1 t/m 3 uit te werken: 1. Vraag het College om een concrete uitwerking over hoe signalen en de afhandeling daarvan voortaan worden vastgelegd. Geef het College daarbij de volgende opdracht mee: • Maak concrete werkafspraken over de wijze van administreren en afdoening van de signalen. • Verbeter de wijze van vastlegging en afhandeling van signalen en zorg daarbij dat ook de voortgang en doorlooptijd goed te volgen is. • Tref maatregelen om te voorkomen dat de gewenste afhandeling niet in gevaar komt door de wijze waarop het ambtelijk apparaat georganiseerd is en het succes te veel afhankelijk dreigt te worden van de inzet van individuele ambtenaren. • Zorg ervoor dat er ook gestuurd wordt op het proces om de daarbij gestelde normen te kunnen toetsen. Beleg deze taak op een logische plek binnen de organisatie.
24
Raad x
College x
•
Spreek medewerkers aan op het niet nakomen van de afspraken en bevorder daarmee een dienstverlenende houding van het ambtelijk apparaat.
2.
Vraag het College om in een verbeterplan aan te geven hoe invulling wordt gegeven aan de volgende punten met als doel de terugkoppeling naar aanleiding van signalen te verbeteren: • Het onderscheid tussen verschillende momenten bij de terugkoppeling (bij ontvangst, bij langere doorlooptijden en bij afsluiting). • De aansluiting in de communicatie bij de verwachtingen van de inwoner, rekening houdend met het feit dat de inwilliging van een wens niet altijd zichtbaar is voor de persoon die het signaal heeft afgegeven. Een adequate terugkoppeling leidt tot meer tevredenheid bij de inwoner, zelfs indien zijn wensen niet worden ingewilligd. • De mogelijkheid om in de digitale omgeving ruimte te geven voor de inwoner om aan te geven of en hoe zij verder geïnformeerd willen worden.
x
3.
Vraag het college in kaart te brengen welke investeringen in ICT en personeel nodig zijn om terug te koppelen naar de inwoners over de behandeling van hun signalen op een manier die past bij de wens van de inwoners, en neem een besluit over die investeringen.
x
B. Het college te verzoeken, mede aan de hand van het debat in het politiek forum van 15 juni 2020 en de raad van 22 juni 2020, een voorstel aan de raad te doen voor de uitwerking van aanbeveling 4 en 5 van de Rekenkamercommissie en de raad hiermee in staat te stellen haar controlerende rol in te nemen.
x
4.
Laat het politiek debat niet afhangen van incidenten, maar voer als gemeenteraad periodiek het gesprek met het college over de prestaties rondom de behandeling van signalen: • Stel indicatoren vast aan de hand waarvan het gesprek gevoerd kan worden over de dienstverlening. Te denken valt hier aan aantallen, doorlooptijd, tevredenheid etc. • Zorg ervoor dat deze indicatoren zowel de politieke discussie scherpen als het ambtelijk handelen op de werkvloer weerspiegelen en kunnen sturen. • Maak budget vrij voor voorzieningen die het college in staat stellen om de feiten in relatie tot de indicatoren te presenteren waardoor een constructief gesprek mogelijk wordt, juist wanneer incidenten zich voordoen (want waar gecommuniceerd wordt, zullen die er altijd zijn).
x
5.
Maak bovenstaande afspraken zo concreet mogelijk. • Leg vast welke informatie wanneer door het door het College wordt aangeleverd en spreek af hoe vaak en wanneer de rapportages over de behandeling van signalen aan de Raad zullen worden aangeboden.
x
RV 20.0126 gemeenteraad Leiden 15 december 2020 Aanbevelingen rapport Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp ‘Leiden Bio Science Park’, aangeboden 7 oktober 2020
25
Besluitpunt 1. Het college te verzoeken binnen drie maanden na dit raadsbesluit heldere tussendoelen te formuleren bij de doelstellingen uit het beleidsakkoord gericht op het Leiden Bio Science Park;
Raad
College x
2.
Het college te verzoeken de raad, naast de rapportages in het kader van de planning- en control cyclus, eenmaal per jaar afzonderlijk te informeren over de ontwikkelingen bij het Leiden Bio Science Park en daarbij aan te geven in hoeverre het bereiken van de geformuleerde doelstellingen op koers ligt en daarbij in te gaan op de effecten van de inspanningen om bedrijven aan te trekken en op de samenwerking daarbij met andere partijen.
x
3.
Het college te verzoeken om jaarlijks, bij de in het vorige punt genoemde informatieverschaffing, een bijeenkomst te organiseren waarvoor de gehele raad wordt uitgenodigd om over de ontwikkeling van het gebied te spreken;
x
4.
Te bepalen dat bij het agenderen van zaken met betrekking tot het Leiden Bio Science Park in een raadscommissie de leden van de andere raadscommissies daarop uitdrukkelijk geattendeerd zullen worden.
5.
Het college rapporteert over de voortgang met betrekking tot punten 1, 2 en 3 en dat de raad punt 4 bewaakt.
x
x
RV 21.0008 gemeenteraad Leiden 8 april 2021 Aanbevelingen rapport Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp, ‘Duurzaamheid’, aangeboden 26 november 2020 Besluitpunt 1. In te stemmen met de conclusies van het onderzoeksrapport Evaluatie duurzaamheidsbeleid gemeente Leiden (CE Delft, november 2020) en van de brief van de Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp Duurzaam Leiden: worstelen met de ambities van 26 november 2020; 2.
Het college te verzoeken om:
a.
een voorstel te doen voor het formeel vastleggen van de doelen van het duurzaamheidsbeleid en daarbij aan te geven via welke indicatoren de realisatie van het beleid kan worden bijgehouden; inzichtelijk te maken welke extra tussendoelen worden beoogd en welke middelen worden ingezet om de eerder vastgestelde en toekomstige doelstellingen te halen; daarbij ook in te gaan op het bredere instrumentarium: juridische en fiscale instrumenten; ; jaarlijks geïntegreerd te rapporteren over de realisatie van de doelstellingen, de ingezette instrumenten en de daarmee gemoeide kosten
b.
c. d.
College
x
3.
Het voornemen uit te spreken om:
e.
regelmatig met het college in gesprek te gaan over de uitvoeringsprogramma's; daarbij prioriteit te geven aan die zaken waar de gemeente zelf invloed op heeft;
f.
Raad x
26
g.
h. 4.
afspraken met het college te maken over het informeren van de raad over het realiseren van de doelstellingen, de ingezette instrumenten en de daarmee gemoeide kosten; jaarlijks samen met het college de effectiviteit van de ingezette instrumenten te evalueren; Dat het college over de voortgang rapporteert van punt 2 en dat de raad de voortgang van punt 3 bewaakt.
x
x
Z/ 20 / 111899 / 225933 gemeenteraad Leiderdorp 29 maart 2021 Aanbevelingen rapport Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp Duurzaamheid, aangeboden 26 november 2020 Besluitpunt 1. Het college te verzoeken periodiek te rapporteren over het bereiken van de doelstellingen uit de Duurzaamheidsagenda, over de effectiviteit van de ingezette instrumenten en de daarmee gemoeide kosten, en over de ontwikkelingen bij de subthema's waarvoor nog geen doelstellingen zijn vastgesteld; a. b.
c.
d.
e.
f.
2.
Raad
daarbij inzichtelijk te maken wat de samenhang is tussen beleid en indicatoren; inzichtel|k te maken op welke zaken de gemeente direct invloed heeft en op welke indirect en hierbij prioriteít te geven aan die zaken waar de gemeente zelf invloed op heeft; daarbij in te gaan op de vraag welke extra maatregelen nodig zijn om een positieve impuls te geven aan de mogelijkheid van het bereiken van de reductiedoelstellingen voor CO2 in2O25 en 2050; tevens in te gaan op de vraag wat er moet worden gedaan om de opwekking van duurzame energie in Leiderdorp in de richting van het regionaal afgesproken niveau te brengen; daarbij aan te sluiten bij de sturingsmomenten van de RES en de Omgevingsdienst, zodat er niet alleen over de voortgang, maar ook over een eventuele aanpassing van de regionale strategie kan worden gesproken; inzicht te geven in de mogelijkheden om fiscale en financiële instrumenten in te zetten en in de mogelijke kosten en opbrengsten. x
De raad spreekt het voornemen uit om: a. b. c.
d.
e.
College x
regelmatig met het college in gesprek te gaan over de uitvoeringsprogramma's. daarbij prioriteit te geven aan die zaken waar de gemeente zelf invloed op heeft; Het college te verzoeken jaarlijks in de jaarrekening, als deel van de planning en control-cyclus, te rapporteren over de ingezette instrumenten en de voortgang met betrekking tot de duurzaamheidsdoelstellingen. Het college te verzoeken om standaard een duurzaamheids-paragraaf op te nemen in raadsvoorstellen die aan de Raad van Leiderdorp worden voorgelegd. Deze paragraaf beschrijft de impact van zo'n voorstel op de doelstellingen in de Duurzaamheidsagenda; Het college te verzoeken in de duurzaamheidsaanpak meer aandacht te besteden aan concrete acties die leiden tot energiebesparing, en de voortgang daarvan mee te nemen in de periodieke rapportage over de uitvoering van de duurzaamheidsagenda. RV 21.0029 gemeenteraad Leiden 29 april 2021 Aanbevelingen rapport Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp,
27
Bomenfonds Leiden, aangeboden 22 februari 2021 Besluitpunt 1. De conclusies van de rekenkamercommissie over te nemen en de aanbevelingen en suggesties te betrekken bij de behandeling van de nieuwe bomenverordening; 2. In de nieuwe bomenverordening een heldere keuze te maken inzake het advies van de rekenkamercommissie om het doel van het bomenbeleid in relatie tot kap en herplant te beperken tot het handhaven van de waarde van het bomenbestand en het bomenfonds niet te gebruiken om het overige groen te bekostigen.
3.
Raad x
x
x
Het college te verzoeken om het beleid eenvoudiger en beter uitvoerbaar te maken: a.
b.
c.
College x
Verplicht bij alle kapvergunningen het doen van een storting in het Bomenfonds om beter te garanderen dat vergunninghouders hun compensatieplannen daadwerkelijk uitvoeren. Voer voor deze stortingen één eenduidige administratie, waarin zowel de compensatie van bomen én boomwaarde als de uitputting van budgetten wordt bijgehouden. Gebruik deze administratie om serieus werk te maken van handhaving van de compensatieplannen.
4.
Het college te verzoeken om met een voorstel te komen om de kosten van administratie en handhaving te financieren door middel van een opslag op de stortingen in het Bomenfonds;
x
5.
Het college te verzoeken voor het einde van het jaar te rapporteren over de (voorgenomen) verbeteringen in de administratie rondom het bomenfonds.
x
RV 21.0138 gemeenteraad Leiden 21 december 2021 Aanbevelingen rapport Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp, ‘De werking van samenwerking’ (verbonden partrijen), aangeboden 11 oktober 2021 Besluitpunt Raad 1. ln te stemmen met de conclusies van het onderzoeksrapport "De x informatievoorziening van de Raad bij verbonden partijen" en de brief van de Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp "De werking van doorwerking" van 11 oktober 2021; 2.
ln te stemmen met de in de rekenkamerbrief van 11 oktober 2021 vermelde aanbevelingen voor de gemeenteraad van Leiden, te weten: 2.1. Bepaal aan welke tafel raadsleden, griffie, college en ambtelijke organisatie elkaar periodiek ontmoeten voor het gesprek over het samenwerken als zodanig: wat komt er op ons af, wat betekent dat voor de raad en welke informatie is gewenst? 2.2. Bespreek hoe de raad de vertaalslag gaat maken van de informatiestromen naar politieke en maatschappelijke keuzes. Peíl daarbij op een raadssensitieve wijze de informatiebehoefte, los van de bestaande voorschriften en procedures. Zorg voor regelmatige en toegankelijke informatie aan de raad die uitdaagt en verleidt tot het nemen van de rol die de raad in deze discussies dient te nemen. 2.3. Kies op basis van risico en maatschappelijke impact welke samenwerkingen de komende raadsperiode bijzondere aandacht vragen en geef aan die verbanden prioriteit in tijd, op agenda's en in politieke energie.
28
x
College
2.4. Overweeg om bij de geprioriteerde samenwerkingsverbanden te gaan werken met twee raadsrapporteurs die het samenwerkingsverband volgen. De raadsrapporteurs nemen kennis van zienswijzen van andere gemeenten en brengen gevraagd en ongevraagd 'neutraal' advies uit aan de raad. 2.5. Zet het gesprek over verbinding met raadsleden van andere gemeenten voort. 3.
Het college te verzoeken de aanbevelingen vermeld in de rekenkamerbrief van 11 oktober 2021 gericht aan het college over te nemen, te weten: 3.1. Maak een actueel en beknopt gemeentelijk kader voor de samenwerking, bijvoorbeeld via een aanvulling of actualisering van het huidige Beleidskader Verbonden Partijen. Geef aandacht aan de vraag: op welk moment en met welke informatie wordt de raad bij de samenwerking betrokken. Wat mogen raad, college, ambtelijke organisatie, griffie en samenwerkingsverbanden van elkaar op welk moment verwachten, zodat ieder zijn rol goed kan vervullen. Formuleer dit 'positief', vanuit de wensen en mogelijkheden. De raad verzoekt het college om dit beleidskader voor de zomer van 2O22 naar de raad de sturen; 3.2. Zie erop toe dat de voorstellen aan de raad helder en eenduidig verwijzen naar dit eigen kader. Gebruik in ieder geval ondubbelzinnige terminologie: het eigen gemeentelijk kader voor Leiden is iets anders dan de beleidskaders of de kadernota van een verbonden partij zelf , of regionale afspraken over de financiering van verbonden partijen dan wel wettelijke kaders die voor een samenwerkingsverband gelden. 3.3.
Zet de raadsvoorstellen met betrekking tot de financiële stukken van verbonden partijen strakker en eenduidiger op: de kadernota en een voorlopige jaarrekening zijn ter informatie, en bij de ontwerpbegroting kan een zienswijze worden gegeven. Beschikt de raad daarnaast nog over andere 'positieve' mogelijkheden, bijvoorbeeld op grond van een eigen gemeentelijk kader of regionale afspraken, vermeld dit dan eveneens in het voorstel en gebruik hiervoor een eenduidige taal.
x
4.
x
Het college te verzoeken om in 2023 te rapporteren aan de raad over de voortgang van de uitvoering van de aanbevelingen in de rekenkamerbrief van 11 oktober 2021.
RV Z/21/124826/260377 gemeenteraad Leiderdorp 31 januari 022 Aanbevelingen rapport Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp, ‘De werking van samenwerking’ (verbonden partrijen), aangeboden 11 oktober 2021 Voorstel tot besluit: Raad 1. De aanbevelingen uit de brief van de Rekenkamercommissie over te nemen en het college te verzoeken deze voor te bereiden. De aanbevelingen zijn:
a.
Maak een actueel en beknopt gemeentelijk kader voor de samenwerking, bijvoorbeeld via een aanvulling of actualisering van het huidige Beleidskader Verbonden Partijen. Geef aandacht aan de vraag: op welk moment en met welke informatie wordt de raad bij de samenwerking betrokken. Wat mogen raad, college, ambtelijke organisatie, griffie en samenwerkingsverbanden van elkaar op welk moment verwachten, zodat ieder zijn rol goed kan vervullen. Formuleer dit ‘positief’, vanuit de wensen en mogelijkheden. Essentieel hierbij is dat de raad in staat wordt gesteld het gesprek te voeren over hoe de raad de vertaalslag gaat maken van de informatiestromen naar politieke en maatschappelijke keuzes. Daarbij is de