220010 Bijlage 2 Toelichting bij Reglement van orde gemeenteraad Leiden (inclusief zichtbare wijzigingen)

Artikel 147a, derde lid, bepaalt in tegenstelling tot artikel 147a, tweede lid, dat voor andere initiatiefvoorstellen geen verplichte behandeling voorgeschreven is. Dit betekent dat de raad (aanvullende) voorwaarden kan stellen aan het in behandeling nemen van een ander initiatiefvoorstel. Algemeen uitgangspunt is dat dualisering de versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de raadsleden inhoudt. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten. Voor een effectief gebruik van deze instrumenten is het wenselijk dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. Het ontbreken van drempelsteun bij het recht van initiatief staat ten dienste van een effectieve uitoefening van de inkadering en controle door de raad. Ook kleine fracties en individuele raadsleden worden zo in staat gesteld actief deel te nemen aan de controlerende, vertegenwoordigende en budgettaire functie. In het vierde lid van artikel 147a van de Gemeentewet is sinds 1 februari 2016 bepaald dat het college de gelegenheid moet krijgen om wensen en bedenkingen naar voren te brengen. Het college moet Pagina 17 van 23

immers de besluiten van de raad uitvoeren (artikel 160, eerste lid, onder b, van de Gemeentewet). Deze zgn. voorhangregeling is uitgewerkt in het derde lid van dit artikel uit het Rvo. Het is in eerste instantie aan de indiener om te beslissen wat hij met die inbreng doet en uiteindelijk beslist de raad over het al dan niet gewijzigde voorstel (MvT, Kamerstukken II 2012/13, 33691, 3, p. 2-3). Indien de wensen of bedenkingen van het college daar aanleiding toe geven kan de indiener van het voorstel eventuele wijzigingen doorvoeren. Hij of zij is daartoe echter niet verplicht, omdat de wet alleen aangeeft dat het college de mogelijkheid moet hebben om een visie op het initiatiefvoorstel te hebben. Er is geen verplichting om de wensen of bedenkingen ook daadwerkelijk in het voorstel te verwerken. Artikel 44. Interpellatie Dit artikel stelt nadere regels aan artikel 155 van de Gemeentewet. Het interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht. Het gaat om een recht van een volksvertegenwoordiger om tijdens een vergadering over een niet geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college of de burgemeester te vragen. Daarvoor is verlof van de raad nodig omdat de vergaderorde wordt doorbroken. De interpellatie kan zich zowel richten op het door het College gevoerde bestuur als dat van de burgemeester als bestuursorgaan van de gemeente.

De interpellatie vindt plaats tijdens de reguliere vergadering. Vaak gaat het om spoedeisende zaken waar snel een uitspraak van de Raad nodig is. Voor het houden van een interpellatie moet de Raad toestemming verlenen. Het interpellatierecht is met de inwerkingtreding van de Wet Dualisering Gemeentebestuur in 2002 een individueel recht geworden, net als het indienen van moties en amendementen. Een interpellatie kan gaan over elk actueel politiek onderwerp waarover de raad of een aantal fracties op korte termijn met het college willen praten. Een interpellatie moet door minimaal 8 raadsleden worden ondersteund, zodat ook kleinere fracties of een raadsminderheid een interpellatie kunnen afdwingen. Om te voorkomen dat wegens het late tijdstip van de raadsvergadering een interpellatie niet meer kan worden behandeld, is de bepaling opgenomen dat de interpellatie uiterlijk om 22.00 uur moet starten. In Leiden is het de praktijk het interpellatieverzoek geruime tijd voorafgaande aan de raadsvergadering aan te kondigen (tenminste 48 uur voor de aanvang van de vergadering), zodat ook de overige raadsleden op de hoogte zijn van het verzoek en tijdig een herziene agenda kan worden verstuurd. Er is geen format beschikbaar voor het indienen van een verzoek om interpellatie. Het geformuleerde verzoek kan op papier of per e-mail aan de griffier worden gezonden.

Het verzoek dient in ieder geval te bevatten een omschrijving van het onderwerp, de reden waarom het onderwerp aan de orde wordt gesteld en welke inlichtingen of informatie men wil ontvangen. De spreektijd bij een interpellatiedebat is in 2009 uitgebreid. Dit geeft de interpellant(en) de gelegenheid drie maal het woord te voeren (voorheen: twee maal). Reden hiervoor was de interpellant de gelegenheid te geven evt. moties in te dienen of te reageren op de reactie van de portefeuillehouder voordat de andere fracties hun mening geven. Tevens is toen de spreekgelegenheid van de overige fracties en het college uitgebreid (in totaal twee maal het woord voeren). Dit laatste lijkt voor de overige fracties niet nodig, daarom wordt voorgesteldwordt de interpellant(en) in de eerste termijn het woord gete geven. Daarna volgt de reactie van het college. In de tweede termijn opnieuw de interpellant(en) (waar zo nodig moties kunnen worden ingediend) en tot slot na de spreekgelegenheid van de andere fracties en het college in tweede instantie. De overige fracties Pagina 18 van 23

krijgen de gelegenheid niet meer dan eenmaal het woord te voeren, tenzij de raad hen hiertoe verlof geeft. Artikel 45. Schriftelijke vragen Het vragenrecht stelt de leden van de raad in staat informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het college of de burgemeester behoren. Het karakter van deze vragen is primair van informatieve strekking. Op grond van deze bepaling kan een raadslid schriftelijke vragen stellen aan het college of de burgemeester, al naar gelang wie verantwoordelijk is. Deze dient de vragensteller gemotiveerd in kennis te stellen indien de beantwoording niet binnen de gestelde termijnen kan plaatsvinden. Niet de voorzitter, maar het college of de burgemeester geeft daarom het schriftelijke antwoord. In de praktijk zal een schriftelijk antwoord van het college vaak door de desbetreffende portefeuillehouder gegeven worden (artikel 168 van de Gemeentewet). Het schriftelijke vragenrecht is een belangrijk instrument voor de raad om minder dringende vragen beantwoord te krijgen. Voor vragen die snel om antwoord vragen zijn andere instrumenten beschikbaar zoals de actualiteit in de raadsvergadering of de rondvraag in de raadscommissie. Schriftelijke vragen kunnen door ieder raadslid worden gesteld aan de burgemeester of aan het college van Burgemeester en Wethouders. (nb.

schriftelijke vragen moeten worden onderscheiden van technische vragen, dit zijn vragen naar feiten, verhelderingen, toelichtingen etc. die zonder politieke stelling name kunnen worden beantwoord.) Door het stellen van schriftelijke vragen kan de aandacht worden gevestigd op bepaalde problemen. Schriftelijke vragen kunnen ook gezamenlijk door fracties worden ingediend. Schriftelijke vragen kunnen alleen door raadsleden worden ingediend, niet door duoraadsleden. Het raadslid stuurt de vragen per email aan de griffier, daarvoor wordt een formulier door de griffier beschikbaar gesteld.. De griffier stuurt na het (eventueel) geven van (technisch) advies, de vragen door naar het college en de pers en de leden van de raad. Na beantwoording van de vragen door het college worden de antwoorden door het bureau secretaris naar de griffier gestuurd. De griffier stuurt de antwoorden elektronisch door aan alle raadsleden. De vragen en antwoorden worden genummerd in de volgorde van beantwoording. De lijst met schriftelijke vragen en de antwoorden wordt op de gemeentelijke website gepubliceerd. Als het raadslid niet tevreden is met de antwoorden of nadere vragen wil stellen naar aanleiding van de antwoorden dan kan hij in de eerstvolgende raadsvergadering na ontvangst van de antwoorden mondeling nadere inlichtingen over het antwoord te vragen aan degene die het antwoord heeft gegeven.

Het negende tiende lid regelt dat de vragensteller na het geven daarvan nog eenmaal het woord krijgt om aanvullende vragen te stellen. Het is op dat moment niet mogelijk voor andere raadsleden zich in die uitwisseling van vraag en antwoord te mengen. Dat kan wel in de eventueel daaropvolgende discussie, De voorzitter kan aan andere raadsleden het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college of aan de burgemeester vragen te stellen over hetzelfde onderwerp. Dit is verder niet gereguleerd. Indien de vragensteller van mening is dat de beantwoording van de vragen tot een besluit van de raad moet leiden, kan hij het recht van initiatief of het interpellatierecht benutten om het onderwerp of het voorstel op de agenda van de raad te krijgen.

Pagina 19 van 23

Hoofdstuk 4: Begroting en Rekening Artikel 46. Procedure begroting en artikel 47. Procedure jaarrekening In deze artikelen wordt de procedure voor de begroting en jaarrekening vastgelegd. De desbetreffende procedure wordt jaarlijks bepaald. In afwijking van artikel 23 lid 2 vindt de spreekvolgorde plaats op volgorde van het aantal zetels waarbij wordt begonnen met de grootste oppositiepartij en vervolgens de grootste coalitiepartij. Artikel 48. Informatie en verantwoording Leden van de raad (of in voorkomende gevallen de burgemeester, een wethouder of de gemeentesecretaris), die lid zijn van een algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling, verrichten daar hun taak zowel als leden van dat bestuur en als vertegenwoordiger van en in naam van de gemeente. Voor de wijze, waarop zij in het bestuur van de gemeenschappelijke regeling functioneren, zijn zij verantwoording verschuldigd aan de raad die hen heeft aangewezen. Ook de gemeenschappelijke regeling dient over deze verantwoordingsplicht en over de informatieverstrekking aan de raad bepalingen te bevatten. In het eerste lid van dit artikel is een regeling getroffen voor mondelinge verslaglegging in de raadsvergadering. En wordt in lid 2 aangegeven dat bespreking in een commissie kan plaatsvinden.

Het is zinvol de bepalingen van dit artikel ook van toepassing te verklaren op andere organisaties, waarin de raad een of meer van zijn leden heeft benoemd. Hierbij valt te denken aan privaatrechtelijke rechtspersonen en vennootschappen, zoals een (raad van commissarissen van) een NV. Hierin voorziet het vierde vijfde lid. Hoofdstuk 5: Besloten vergaderingen Artikel 49. Algemeen Dit artikel is letterlijk overgenomen uit de gemeentewet. Alleen de raad zelf kan bepalen dat de vergadering besloten is. In principe dienen de vergaderingen van de raad en commissies in het openbaar worden gehouden. Dit houdt in dat iedereen die een (raads)vergadering wil bijwonen dat in principe ook kan. Met het oog op bepaalde belangen van de gemeente kan de raad of een commissie echter besluiten een besloten vergadering te houden. Iedere raads- en commissievergadering dient in ieder geval openbaar te beginnen. Daarna kunnen op voorstel van een vijfde van het aantal leden dat aanwezig is of op voorstel van de voorzitter van de raad of commissie de deuren worden gesloten (artikel 23 Gemeentewet). Nadat de deuren zijn gesloten, beslist de raad of commissie of met gesloten deuren zal worden vergaderd. De wetgever heeft niet bepaald wie er bij de besloten vergadering aanwezig kan zijn. In ieder geval zijn naast de raadsleden de burgemeester en de griffier aanwezig.

Op grond van artikel 21 Gemeentewet heeft ook de wethouder toegang. De raad kan zelf beslissen wie er verder bij kan zijn. De bepalingen van het reglement zijn niet van toepassing, voor zover het toepassen van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal de raad moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Pagina 20 van 23

Artikel 50. Verslag In dit artikel wordt beschreven hoe dient te worden gehandeld bij een verslag van een besloten vergadering. Het verslag van een besloten vergadering is niet openbaar, tenzij de raad anders beslist. Het verslag kan dan ook niet met een beroep op artikel 10 van de WOB worden opgevraagd. De aantekeningen/verslag van een besloten vergadering kunnen echter op een dergelijke wijze worden opgesteld dat er geen informatie instaat die vertrouwelijk is. Aan het eind van een vergadering kan dan ook bepaald worden of het verslag van een besloten vergadering vertrouwelijk geheim is. Wordt besloten dat het verslag vertrouwelijk geheim is dan dient deze in een besloten vergadering te worden vastgesteld. Dit verslag ligt ter inzage bij de griffier. Artikel 51 Besloten vergadering In artikel 24 Gemeentewet worden vier onderwerpen genoemd waarover nooit in beslotenheid gesproken kan worden. Dit zijn onder andere de toelating van nieuw benoemde leden, benoeming en ontslag van wethouders, vaststelling en wijziging van de begroting en jaarrekening of de invoering of wijziging van gemeentelijke belastingen. Artikel 52. Geheimhouding Wat besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 25 jo artikel 55 van de Gemeentewet noodzakelijk.

Als in een besloten vergadering door de raad geheimhouding wordt opgelegd geldt dit voor alle personen die aanwezig zijn in de vergadering op het moment dat de geheimhouding wordt opgelegd en voor allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen. De geheimhouding geldt tot het moment dat de raad die opheft. Uit artikel 55, vierde lid Gemeentewet vloeit voort dat door het college vertrouwelijk aan leden van de raad overgelegde stukken vertrouwelijk geheim blijven totdat het college de verplichting tot geheimhouding opheft. Als de stukken ook aan de raad zijn voorgelegd, is de raad tot opheffing van de vertrouwelijkheid geheimhouding bevoegd. Het opleggen van geheimhouding t.a.v. bepaalde stukken of bepaalde informatie heeft als consequentie dat degenen die van die geheime informatie kennis dragen verplicht zijn tot geheimhouding. Door de oplegging van geheimhouding kan door burgers geen beroep meer worden gedaan op de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB). In de aangehaalde artikelen wordt aan de raad de mogelijkheid geboden de geheimhouding van stukken op te heffen; stukken die niet per se aan hem behoeven te zijn overgelegd. Het kan dus (zie bijvoorbeeld artikel 86, tweede lid, van de Gemeentewet) gaan om de situatie dat de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd ten aanzien van stukken die hij aan de raadscommissie heeft overgelegd.

De raadscommissie kan dan aan de raad verzoeken de geheimhouding op te heffen (indien de burgemeester daar niet toe bereid is). In het onderhavige artikel is nu ter zake een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor. Op grond van artikel 25, derde en vierde lid, kan geheimhouding worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen. De opgelegde geheimhouding met betrekking tot aan de raad overgelegde stukken vervalt, indien de raad de oplegging niet in zijn eerstvolgende vergadering die volgens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, wordt bekrachtigd. Pagina 21 van 23

Wanneer het college vertrouwelijke stukken aan de raad aanbiedt met betrekking tot een onderwerp waarover in de raad besluitvorming moet plaatsvinden, wordt de geheimhouding bekrachtigd door middel van een raadsbesluit. Als de raad niet van plan is de opgelegde geheimhouding te bekrachtigen, kan het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met de raad overleg voeren. Deze besloten vergadering kan dan gaan om de vraag waarom de raad de geheimhouding wil opheffen. Als de raad een opgelegde geheimhouding opheft of niet bekrachtigt, wil dat niet zeggen dat de desbetreffende stukken dan “automatisch” openbaar zijn. De Wet openbaarheid van bestuur (Wob) is nog steeds op deze stukken van toepassing. Wanneer om openbaarmaking wordt verzocht moet dat verzoek dus aan de uitzonderingsgronden in de Wob worden getoetst om tot een besluit te komen over het al dan niet openbaar maken van de betreffende documenten. Dan kan uiteraard blijken dat er inmiddels geen grond meer is om openbaarmaking te weigeren.

Hoofdstuk 6: Toehoorders en Pers Artikel 53. Toehoorders en pers De hier aangegeven procedurebepalingen worden wat betreft het handhaven van de orde aangevuld door artikel 26 van de wet. De voorzitter heeft de bevoegdheid om toehoorders die de orde verstoren te doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toegang te ontzeggen. Zie hiervoor ook artikel 26 Rvo. Artikel 54. Geluid- en beeldregistraties Aangezien de vergaderingen van een de raad in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden te worden met de privacy van insprekers of publiek. Raadsleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat burgers die inspreken niet gefilmd mogen worden, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistraties. Artikel 55. Richtlijnen gebruik mobiele telefoons Het gebruik van mobiele telefonie (en andere communicatiemiddelen) is sinds 2012 gemeengoed geworden. Het oude artikel verbood het gebruik van mobiel telefoonverkeer in de raadzaal, tenzij de voorzitter vanwege zwaarwegende redenen toestemming had gegeven de mobiele telefoon stand-by te laren staan.

Dit is niet langer uitvoerbaar (voor zover dit in de praktijk al gebeurde). Daarom is dit artikel aangepast, zodat de voorzitter kan ingrijpen wanneer het gebruik van communicatiemiddelen in de raadzaal inbreuk maken op de orde van de vergadering. Hoofdstuk 7: Slotbepalingen Artikel 56. Uitleg reglement Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 57. Inwerkingtreding Dit artikel behoeft geen toelichting.

Pagina 22 van 23

Pagina 23 van 23