Agendabundel
Tekst van het document
3.
Een voordracht of aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van een lid van de raad van toezicht wordt gemotiveerd; voorts worden van de kandidaat vermeld zijn beroep, de betrekking die hij bekleedt of heeft bekleed voor zover die van belang zijn in verband met de vervulling van de taak van lid van de raad van toezicht; tevens wordt vermeld aan welke rechtspersonen hij reeds als lid van de raad van commissarissen of raad van toezicht is verbonden; indien zich daaronder rechtspersonen bevinden die tot eenzelfde groep behoren, kan met de aanduiding van die groep worden volstaan.
4.
De leden van de raad van toezicht worden benoemd voor een periode van ten hoogste vier (4) jaar. Een lid van de raad van toezicht is na ommekomst van deze periode herbenoembaar, met dien verstande dat de maximale zittingsduur acht (8) jaar bedraagt. Bij herbenoeming wordt rekening gehouden met de wijze waarop de kandidaat zijn taak als lid van de raad van toezicht heeft vervuld. De raad van toezicht kan een rooster van aftreden vaststellen volgens hetwelk zijn leden aftreden en met betrekking tot een dergelijk rooster nadere regels stellen.
T R I P Advocaten Notarissen
-8-
52100805/KAB/bd conceptdatum: 11 oktober 2024 versie “eind”
Een in een tussentijdse vacature benoemd lid van de raad van toezicht neemt op het rooster van aftreden de plaats van zijn voorganger in. 5.
Een lid van de raad van toezicht defungeert en diens lidmaatschap van de raad van toezicht eindigt derhalve: a.
door zijn overlijden;
b.
bij verlies van het vrije beheer over zijn vermogen;
c.
bij schriftelijk ontslag nemen (bedanken);
d.
door het verstrijken van de zittingsperiode waarvoor hij, met inachtneming van het ingevolge het hiervoor in lid 4 vastgestelde rooster van aftreden, is benoemd;
e.
door het op het betreffende lid van toepassing worden van een hoedanigheid of omstandigheid, welke volgens de profielschets als bedoeld in lid 2 met het lidmaatschap van de raad van toezicht onverenigbaar is;
f.
door zijn ontslag hem verleend door de raad van toezicht, bijvoorbeeld indien hij in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de stichting heeft gehandeld, zijn taak verwaarloost of duurzaam niet naar behoren vervult, de stichting op onredelijke wijze heeft benadeeld en/of een ernstig strafbaar feit heeft gepleegd dan wel wegens ingrijpende omstandigheden op grond waarvan het voortzetten van zijn lidmaatschap van de raad van toezicht in redelijkheid niet kan worden geduld, dan wel wegens andere gewichtige reden.
6.
De raad van toezicht is bevoegd een lid van de raad van toezicht te schorsen. Op een schorsing is het hiervoor in lid 5, aanhef en sub f. bepaalde van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat tot schorsing mede kan worden besloten op de grond dat een redelijk vermoeden bestaat van de hiervoor in lid 5, aanhef en sub f. bedoelde gronden. Een schorsing kan worden opgeheven bij besluit van de raad van toezicht; voorts vervalt een schorsing die niet binnen zes (6) maanden is gevolgd door een besluit tot opheffing of verlenging door de raad van toezicht, dan wel door ontslag van het betreffende lid van de raad van toezicht. Verlenging van een schorsing kan eenmalig plaatsvinden voor een periode van zes (6) maanden.
7.
Ingeval van ontstentenis of belet van een of meer leden van de raad van toezicht, vormen de andere leden van de raad van toezicht, respectievelijk vormt het andere lid van de raad van toezicht een bevoegde raad van toezicht. Voor zover sprake is
T R I P Advocaten Notarissen
-9-
52100805/KAB/bd conceptdatum: 11 oktober 2024 versie “eind”
van ontstentenis van een of meer leden van de raad van toezicht is de raad van toezicht gehouden zo spoedig mogelijk met inachtneming van deze statuten door benoeming in de vacatures te voorzien, onverminderd zijn bevoegdheid ten minste voorlopig in een zodanige vacature te voorzien door de benoeming van een waarnemend lid van de raad van toezicht. Voor zover sprake is van belet van een een of meer leden van de raad van toezicht is de raad van toezicht bevoegd, rekening houdend met dit belet, een of meer waarnemende leden van de raad van toezicht te benoemen. Tot waarnemend lid van de raad van toezicht kan slechts worden benoemd een natuurlijke persoon die met inachtneming van het bepaalde in dit artikel benoembaar is tot lid van de raad van toezicht. Richtsnoer bij een en ander is, dat zoveel mogelijk doorlopend een zodanig aantal, al dan niet waarnemende, leden van de raad van toezicht de taak van de raad van toezicht kan vervullen, als strookt met het laatstelijk vastgestelde aantal leden van de raad van toezicht, zulks onverminderd de bevoegdheid van de raad van toezicht om dat laatstbedoelde aantal, met inachtneming van het in lid 1 bepaalde, in dit verband lager vast te stellen. 8.
Ingeval van ontstentenis of belet van alle leden van de raad van toezicht, is de Raad van Bestuur, zo mogelijk in overleg met de ondernemingsraad en personeelsvertegenwoordiging, bevoegd een waarnemend lid van de raad van toezicht te benoemen. Tot waarnemend lid van de raad van toezicht kan slechts worden benoemd een natuurlijke persoon, die met inachtneming van het bepaalde in dit artikel benoembaar is tot lid van de raad van toezicht. Het aldus benoemde waarnemend lid van de raad van toezicht is gehouden onverwijld overeenkomstig het in lid 7 bepaalde te voorzien in de benoeming van, al dan niet waarnemende, leden van de raad van toezicht.
9.
Van belet is onder meer sprake in geval van schorsing of ondercuratelestelling van een lid van de raad van toezicht. Van belet is eveneens sprake bij ziekte of onbereikbaarheid van een lid van de raad van toezicht, als gevolg waarvan, ter beoordeling van de raad van toezicht, dit lid niet in staat is zijn taak uit te oefenen.
10. De door een lid van de raad van toezicht in functie gemaakte onkosten worden, mits deze genoegzaam kunnen worden aangetoond, door de stichting vergoed. Raad van toezicht: taak en bevoegdheden Artikel 8.
T R I P Advocaten Notarissen
- 10 -
52100805/KAB/bd conceptdatum: 11 oktober 2024 versie “eind”
1.
De raad van toezicht heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van de directie en op de algemene gang van zaken in de stichting en de met haar verbonden organisatie. Hij staat de directie met raad terzijde. Voorts oefent de raad van toezicht de rechten en bevoegdheden uit, welke hem volgens deze statuten toekomen. Bij de vervulling van hun taak en richten de leden van de raad van toezicht zich naar het belang van de stichting en de met haar verbonden organisatie.
2.
De leden van de raad van toezicht stellen in onderling overleg een taakverdeling vast. Enige taakverdeling laat de collectieve verantwoordelijkheid van de raad van toezicht onverlet.
3.
Door de zorg van de directie wordt voorzien in administratieve ondersteuning van de raad van toezicht. De raad van toezicht kan zich voorts voor rekening van de stichting door deskundigen laten bijstaan.
4.
Met betrekking tot de taakvervulling van de raad van toezicht kan de raad van toezicht, na de directie in de gelegenheid te hebben gesteld daarop haar zienswijze te geven, bij reglement nadere regels stellen, zulks met inachtneming van het bepaalde in de wet en de statuten.
Raad van toezicht: vergadering en besluitvorming Artikel 9. 1.
De raad van toezicht vergadert, indien een of meer leden van zijn leden zulks nodig achten, doch tenminste eenmaal per drie (3) maanden.
2.
Vergaderingen van de raad van toezicht worden bijeengeroepen door de voorzitter. Indien de voorzitter niet binnen twee weken nadat daarom door een ander lid van de raad van toezicht is verzocht een vergadering van de raad van toezicht heeft bijeengeroepen, is de verzoeker daartoe zelf bevoegd.
3.
Het bijeenroepen van een vergadering van de raad van toezicht heeft plaats bij schriftelijke oproeping, welke de agenda bevat en waaraan de eventuele vergaderstukken zijn toegevoegd. De termijn van oproeping bedraagt ten minste zeven (7) dagen, de dag van de oproeping en die van de vergadering niet meegerekend. De voorzitter is evenwel bevoegd in door hem te bepalen bijzondere omstandigheden de oproepingstermijn te verkorten tot acht en veertig (48) uur.
4.
Alle besluiten van de raad van toezicht worden genomen met volstrekte meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen, mits in die vergadering meer dan de helft
T R I P Advocaten Notarissen
- 11 -
52100805/KAB/bd conceptdatum: 11 oktober 2024 versie “eind”
van de in functie zijnde leden aanwezig zijn. Voor de toepassing van het in de vorige volzin bepaalde worden leden van de raad van toezicht ten aanzien waarvan sprake is van belet aangemerkt als zijnde niet in functie. Bij staken van stemmen is het voorstel verworpen. 5.
Elk lid van de raad van toezicht heeft in de vergadering van de raad van toezicht één (1) stem.
6.
Een lid van de raad van toezicht kan zich door een ander lid van de raad van toezicht bij schriftelijke volmacht doen vertegenwoordigen. Een lid van de raad van toezicht kan voor niet meer dan één ander lid van de raad van toezicht als gevolmachtigde optreden.
7.
Indien de raad van toezicht dit nodig oordeelt, is de directie verplicht de vergaderingen van de raad van toezicht bij te wonen en daarbij alle gewenste inlichtingen te verstrekken. Ten minste eens per jaar vergadert de raad van toezicht buiten aanwezigheid van de directie.
8.
Een lid van de raad van toezicht neemt niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming indien hij ter zake een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van de stichting en de met haar verbonden organisatie. Wanneer door het bepaalde in de vorige volzin door de raad van toezicht geen besluit kan worden genomen, omdat het aldaar bepaalde op alle in functie zijnde leden van de raad van toezicht van toepassing is, wordt het besluit niettemin genomen door de raad van toezicht, met dien verstande dat dit besluit algemene stemmen behoeft en de overwegingen die aan het besluit ten grondslag liggen schriftelijk worden vastgelegd.
9.
De raad van toezicht kan ook buiten vergadering besluiten, mits met schriftelijk uitgebrachte algemene stemmen van alle leden van de raad van toezicht.
Personeel Artikel 10. 1.
De directie benoemt en ontslaat het overige personeel van de stichting; dit personeel kan door de directie worden geschorst.
2.
De directie regelt de rechtspositie van het in het eerste lid bedoelde personeel.
Geldmiddelen Artikel 11. De geldmiddelen van de stichting worden gevormd door:
T R I P Advocaten Notarissen
- 12 -
52100805/KAB/bd conceptdatum: 11 oktober 2024 versie “eind”
a.
het stichtingskapitaal, dat bij de oprichting van de stichting is afgezonderd;
b.
de inkomsten uit in eigendom of beheer bij de stichting zijnde goederen;
c.
bijdragen van natuurlijke- en rechtspersonen;
d.
uit schenkingen, legaten en erfstellingen verkregen bedragen, met dien verstande dat erfstellingen door de stichting slechts kunnen worden aanvaard onder het voorrecht van boedelbeschrijving;
e.
geldleningen;
f.
alle overige inkomsten en baten van de stichting.
Boekjaar Artikel 12. Het boekjaar van de stichting valt samen met het kalenderjaar. Begroting Artikel 13. 1.
Jaarlijks voor een oktober stelt de directie de begroting voor het volgende boekjaar vast, zulks met inachtneming van het navolgende.
2.
Tenminste veertien dagen voor de vergadering, waarin de vaststelling van de begroting aan de orde zal worden gesteld, legt de directie het ontwerp van de begroting voor het volgende boekjaar ter goedkeuring voor aan de raad van toezicht.
Administratie, jaarrekening en kwijting Artikel 14. 1.
De directie is verplicht van de vermogenstoestand van de stichting en van alles betreffende de werkzaamheden van de stichting, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de stichting kunnen worden gekend.
2.
Per het einde van ieder boekjaar worden de boeken van de stichting afgesloten. Daaruit wordt door de directie een jaarrekening over het geëindigde boekjaar opgemaakt, bevattende een balans en een staat van baten en lasten, alsmede een kasstromenoverzicht, welke jaarrekening, ook aangeduid als: financieel jaarverslag, vergezeld van een rapport van een door de raad van toezicht te benoemen accountant, binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar aan de raad van toezicht ter goedkeuring worden aangeboden.
T R I P Advocaten Notarissen
- 13 -
52100805/KAB/bd conceptdatum: 11 oktober 2024 versie “eind”
Aan het financieel jaarverslag worden toegevoegd een door de directie op te maken bestuursverslag, indien en voor zover de stichting daartoe op grond van de op haar van toepassing zijnde wet- en regelgeving verplicht is, alsmede een door de raad van toezicht op te maken jaarverslag. De raad van toezicht stelt de directie in de gelegenheid advies uit te brengen omtrent de benoeming van de accountant. 3.
Het financieel jaarverslag wordt vastgesteld door de directie, na goedkeuring van de raad van toezicht en wel binnen zes maanden na afloop van het boekjaar.
4.
In verband met- doch afzonderlijk van de vaststelling van het financieel jaarverslag wordt door de raad van toezicht besloten omtrent kwijting van de directeuren en kan door de raad van toezicht worden besloten omtrent kwijting van leden van de raad van toezicht. Kwijting strekt zich, behoudens voor zover de daartoe bevoegde uitdrukkelijk anders besluit, uit over datgene dat in het financieel jaarverslag is opgenomen dan wel de daartoe bevoegde anderszins bekend is of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn.
Reglementen Artikel 15. De directie stelt, voor zover nodig, ter uitvoering van deze statuten en overigens tot het op de juiste wijze bereiken van het doel van de stichting een huishoudelijk reglement en eventueel verder wenselijke reglementen vast. Vaststelling van dergelijke reglementen behoeft de voorafgaande goedkeuring van de raad van toezicht. Reglementen mogen geen bepalingen inhouden, welke strijdig zijn met deze statuten. Statutenwijziging en ontbinding Artikel 16. 1.
De raad van toezicht is bevoegd de statuten van de stichting te wijzigen of de stichting te ontbinden. Een besluit als bedoeld in de vorige volzin kan door de raad van toezicht slechts worden genomen met een meerderheid van ten minste twee/derde der geldig uitgebrachte stemmen, in een vergadering, waarin ten minste drie/vierde gedeelte van het aantal leden van de raad van toezicht aanwezig of vertegenwoordigd is. Wanneer in een vergadering waarin een voorstel tot statutenwijziging of ontbinding aan de orde is niet ten minste drie/vierde gedeelte van het aantal leden van de raad van toezicht aanwezig of vertegenwoordigd is, zal in een ten hoogste
T R I P Advocaten Notarissen
- 14 -
52100805/KAB/bd conceptdatum: 11 oktober 2024 versie “eind”
vier (4) weken daarna bijeen te roepen en te houden tweede vergadering een meerderheid van ten minste twee/derde der uitgebrachte stemmen voldoende zijn, ongeacht het dan aanwezige of vertegenwoordigde aantal leden van de raad van toezicht. 2.
Alvorens te besluiten tot wijziging van de statuten of ontbinding der stichting neemt de raad van toezicht kennis van het schriftelijk ingewonnen oordeel van de directie ter zake.
3.
Bij ontbinding van de stichting geschiedt de vereffening door de directie, onder toezicht van de raad van toezicht.
4.
Tijdens de vereffening blijven de statuten zoveel mogelijk van toepassing.
5.
Een eventueel batig saldo van de ontbonden stichting wordt besteed ten behoeve van een algemeen nut beogende instelling als bedoeld in artikel 5b van de Algemene wet inzake rijksbelastingen met een soortgelijke doelstelling of van een buitenlandse instelling die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend het algemene nut beoogt en een soortgelijke doelstelling heeft.
OVERGANGSBEPALING Tenslotte verklaarden de verschenen personen, handelend als gemeld, dat bij wege van overgangsregeling bij de inwerkingtreding van de bij deze akte geconstateerde staturenwijziging de raad van toezicht wordt gevormd door de na te noemen twee (2) personen, te weten: a.
Wilhelmina Maria Alexandra Anna Zuidema – Haans, geboren op twee juni negentienhonderdtweeënzeventig; en
b.
Margaretha Elisabeth Sophia Vegt, geboren op zeven augustus negentienhonderdnegenenzestig,
welke een bevoegde raad van toezicht vormen en onverwijld zullen zorgen voor de benoeming van een drietal additionele leden van de raad van toezicht en voor de benoeming van een directeur. SLOT De verschenen personen zijn mij, notaris, bekend. WAARVAN AKTE in minuut verleden te Leeuwarden op de datum in het hoofd van deze akte vermeld. Na zakelijke opgave van de inhoud van deze akte en een toelichting daarop aan de verschenen personen, hebben zij verklaard tijdig van de inhoud van deze akte te hebben
T R I P Advocaten Notarissen
- 15 -
52100805/KAB/bd conceptdatum: 11 oktober 2024 versie “eind”
kennisgenomen, te zijn gewezen op de gevolgen die daaruit voor partijen voortvloeien en met beperkte voorlezing van deze akte in te stemmen. Vervolgens is deze akte – na beperkte voorlezing – door de verschenen personen en onmiddellijk daarna door mij, notaris, ondertekend.
Risicoanalyse verdere verzelfstandiging De Harmonie Inleiding In het verlengde van de aanbiedingsbrief volgt onderstaand de actualisatie van de risicoanalyse die de gemeente Leeuwarden eind december 2021 is toegezonden. De actualisatie van de risicoanalyse is nodig. Er zijn aanvullende inzichten ontstaan met betrekking tot de verkenning naar de mogelijke verdere verzelfstandiging van De Harmonie en het verzoek van directie en bestuur van De Harmonie om te kunnen werken conform de hedendaagse eisen van de governance code1 in de sector en te kunnen werken zoals de wet voorschrijft. In het afgelopen jaar zijn diverse stappen gezet in de voorbereiding van de beoogde verdere verzelfstandiging en daarbij passende statutenwijzigingen. Ook zijn er veranderde (markt)omstandigheden die aandacht verdienen. Om deze redenen hechten directie en bestuur van De Harmonie eraan om de risicoanalyse te actualiseren. In deze risicoanalyse bespreken wij de belangrijkste aspecten die een succesvolle en verantwoorde verdere verzelfstandiging van De Harmonie waarborgen. De aspecten zijn verschillend van aard en hebben achtereenvolgens betrekking op: 1. 2. 3. 4. 5.
Wijziging governance: tweefasen-aanpak Vastgoed Culturele en sociaal–maatschappelijke functies Financiële risico’s Slotbeschouwing
Opnieuw hechten Bestuur en directie er nadrukkelijk aan te onderstrepen dat De Harmonie niet op zichzelf staat, maar juist onderdeel wil uitmaken van de brede culturele en sociaalmaatschappelijke infrastructuur van Leeuwarden en de provincie. De Harmonie vindt het van wezenlijk belang om als integraal onderdeel van de leefbaarheid en het vestigingsklimaat van de stad Leeuwarden en de provincie Fryslân toegevoegde waarde te bieden. Hierin is de samenwerking met andere organisaties essentieel om deze toegevoegde waarde te maximaliseren. Hiervoor is het nodig dat de gemeente flankerend beleid voert (bijvoorbeeld via subsidievoorwaarden) om zo deze samenwerking te versterken.
1. Wijziging governance: tweefasen-aanpak De gemeente en De Harmonie zijn al geruime tijd in gesprek over de noodzaak tot wijziging van de governance met in het verlengde daarvan de wijziging van de statuten. Deze noodzaak wordt door geen van beide partijen betwist. De gesprekken zijn vooral gegaan over enerzijds de wens van De Harmonie te willen werken vanuit de Governance Code Cultuur en te voldoen aan de WBTR2 en anderzijds de wenselijkheid van de gemeente en De Harmonie om sluitende voorwaarden, financiële kaders (w.o. aansprakelijkheid van de gemeente) overeen te komen, zodat de verdere verzelfstandiging kan worden geëffectueerd. Diverse overleggen hebben inmiddels geleid tot een voor zowel De Harmonie als de gemeente begaanbare weg. Voor de detailinformatie hieromtrent wordt verwezen naar de notitie van Rotshuizen Geense Advocaten inzake de noodzaak van de statutenwijziging met daarbij de voorgestelde statuten voor fase 1 en fase 2.
Gebruik is gemaakt van de expertise in de culturele sector van adviesbureau KplusV, expertise van Rotshuizen Geense Advocaten en branchegegevens van de VSCD (Vereniging van Schouwburg- en Concertgebouwdirecties). 2 Wet bestuur en toezicht rechtspersonen; van kracht per 1 juli 2021. 1
16 november 2023
1
In het kort wordt de beoogde weg om te komen tot de statutenwijziging als volgt voorgesteld: De wijziging van de governance vindt plaats in twee fasen. In de eerste fase wordt het Raad van Toezichtmodel geïntroduceerd met vooralsnog behoud van invloed van en (financiële) aansprakelijkheid voor de gemeente. Hierdoor kan worden gewerkt conform de Governance Code Cultuur en kunnen de statuten met inachtneming van de eisen uit de WBTR worden aangepast. De governance van De Harmonie voldoet dan aan de bestuurlijke wensen en eisen van deze tijd en, niet onbelangrijk, voldoet dan aan de wet. In deze fase verandert de statutaire aansprakelijkheid van de gemeente jegens De Harmonie niet. De tweede fase is erop gericht om De Harmonie op verantwoorde wijze financieel onafhankelijk van de gemeente te kunnen laten opereren. Om dit mogelijk te maken, is het nodig goede afspraken te maken over het (beheer) van het vastgoed en de (meerjaren)subsidie in relatie tot de ambitie en het benodigde weerstandsvermogen, om binnen kaders op eigen benen te kunnen staan. Over deze aspecten wordt nu reeds gesproken en nagedacht, maar ze zijn nog niet vervat in een sluitende set van afspraken. Zodra deze set van afspraken er is, kunnen de statuten fase 2 worden bekrachtigd en wordt de financiële aansprakelijkheid, binnen de kaders van de dan gemaakte afspraken, opgeheven.
Naar de mening van alle partijen is deze tweefasen aanpak wenselijk om de eerste (wettelijk) noodzakelijke fase niet te vertragen. De tussen de gemeente en De Harmonie overeen te komen set van voorwaarden en afspraken, waarbij De Harmonie financieel onafhankelijk van de gemeente de toekomst met vertrouwen tegemoet kan gaan, vergt uiterste zorgvuldigheid en daardoor tijd. Bovendien duldt de eerste fase feitelijk gezien geen uitstel meer. Onderstaand wordt nader ingegaan op die aspecten die voor het komen tot de set van voorwaarden en afspraken voor fase 2 van groot belang zijn.
2. Vastgoed Eigendomssituatie De Harmonie stelt zich op het standpunt dat de gemeente Leeuwarden het eigendom van het vastgoed behoudt. Eigendom van het vastgoed is voor de stichting nimmer een doel op zich geweest, haar focus moet liggen op het uitvoering geven aan de primaire culturele en sociaalmaatschappelijke activiteiten. Bovendien brengt overdracht van het vastgoed in de praktijk de nodige juridische, fiscale en financiële voetangels en klemmen met zich mee, die een feitelijke overdracht van het eigendom van het vastgoed vooral kunstmatig van aard maken. De Harmonie is een kernvoorziening voor de stad en provincie. De gemeente zou daar voldoende grip op moeten willen houden. Vastgoedbeheer huurdersdeel / rentmeesterschap De Harmonie hecht wel aan haar huidige rol van vastgoedbeheerder van De Harmonie voor zover het het huurdersdeel betreft. Dat borgt (I) veiligheid, (II) het kunnen voldoen aan de (Arbo-) wetgeving, (III) het creëren van de ambiance die nodig is voor eigentijdse vrijetijdsbeleving en niet op de laatste plaats (IV) waardebehoud/functionaliteit van een multifunctioneel theater. Het huidige vastgoed wordt, conform de afspraken, sinds jaar en dag met zorg en expertise door de gemeente en De Harmonie beheerd.
De beheerorganisatie van De Harmonie heeft aangetoond dat zij in staat is de verplichtingen met betrekking tot het meerjaren (groot) onderhoud, het rentmeesterschap, tot tevredenheid van alle stakeholders in te vullen.
16 november 2023
2
Stedelijke ontwikkelingen / overige ontwikkelingen In de Omgevingsvisie gemeente Leeuwarden – Vergroenen verbinden verwaarden – onderstreept de gemeente Leeuwarden de waarde van cultuur voor een vitale en aantrekkelijke binnenstad.3 Cultuur heeft een positieve impact op de leefomgeving en draagt bij aan de kwaliteit van leven van alle inwoners. Uitgaande van de huidige eigendomssituatie en het vastgoedbeheer wil De Harmonie samen met de gemeente, ondernemers en culturele en maatschappelijke partners bouwen aan een sterke culturele infrastructuur. Daarbij is het de ambitie om de noodzakelijke upgrade van De Harmonie te verbinden met kansrijke stedenbouwkundige ontwikkelingen in de stad, zoals het opnieuw inrichten van het Harmoniekwartier.4 De ambitie gaat uit van het meer naar buiten brengen van theater en muziek5 door meer buiten de muren te programmeren (‘de vierde zaal’), door het gebouw aan de omgeving aan te passen en de vitaliteit van de binnenstad te versterken (terras verplaatsen, meer ‘reuring’ rond De Harmonie). In het kader van de verdere verzelfstandiging is het daarom tevens van belang vast te stellen hoe om te gaan met bijvoorbeeld de ontwikkeling van het Harmonieplein en de (hiermee samenhangende) verbouwing van de entree van De Harmonie. Maar ook bijvoorbeeld de ontwikkeling van een multifunctionele ontmoetingsplek (huiskamer- en podiumfunctie ).
De Harmonie stelt zich op het standpunt dat noodzakelijke/ wenselijke verbouwingen die samenhangen met stedelijke ontwikkelingen of ontwikkelingen die voorvloeien uit de culturele maatschappelijke functie van De Harmonie worden gefinancierd door de eigenaar van de accommodatie. De (aanvullende) onderhoudsverplichtingen die daaruit voorvloeien dienen door de gemeente aan De Harmonie te worden vergoed middels de daarvoor geoormerkte subsidie met passende afspraken over indexatie en afschrijvingstermijnen. De gedachtegang hierbij is dat het volledige eigendom van De Harmonie bij één partij moet blijven. Bovendien is De Harmonie in de praktijk niet in staat om vreemd vermogen aan te trekken voor verbouwingen in een accommodatie waarvan zij niet de eigenaar is. Uitgangpunt is dat elke verbouwing c.q. uitbreiding van het vastgoed van De Harmonie moet worden bezien als een businesscase op zichzelf en dat door alle belanghebbenden moet worden beoordeeld welke (financiële) consequenties (exploitatie / onderhoudsverplichtingen e.d.) hieruit voortvloeien en waar de opbrengsten en kosten neerdalen. Het ligt voor de hand dat De Harmonie en de gemeente in de uitwerking van een degelijke businesscase volledig samen optrekken vanuit een gedeeld belang.
De Harmonie ambieert dus geen eigenaarschap van de accommodatie maar wel de functie van vastgoedbeheerder voor het huurdersdeel, waar De Harmonie in afstemming met de gemeente verantwoordelijkheid voor draagt. In de situatie dat sprake is van een verdere verzelfstandiging van De Harmonie moeten de afspraken omtrent het vastgoedbeheer in een zuivere publiekprivate verhouding worden overeengekomen (contractuele inhoudelijke en financiële borging). Het gaat hierbij om een strikte demarcatie van de activa, het overeengekomen onderhoudsniveau, het valideren van de onderhoudsbudgetten, de wijze van verantwoorden en de hierbij behorende financiële consequenties, waaronder duidelijke indexatie-afspraken.
3
Ook het recente Coalitieakkoord 2022-2026 onderstreept deze belangrijke waarde van cultuur: ‘Met een toonaangevend aanbod van cultuur en evenementen zet Leeuwarden zich regionaal, nationaal en internationaal op de kaart.’ 4 Zie ook de brochure De Harmonie en omgeving. 5 Zie ook de koers van De Harmonie 2022-2026: Vernieuwen en verbinden: De Harmonie: Het theater van de toekomst.
16 november 2023
3
3. Culturele en sociaal maatschappelijke functies De Harmonie voert in opdracht van de gemeente Leeuwarden (primair) een breed geformuleerde culturele opdracht uit. De volgende constateringen zijn daarbij van belang: 1. De Harmonie ontvangt hiervoor een budgetsubsidie, geoormerkt voor de reguliere exploitatie, de huur, het onderhoud en de (toekomstige) vervangingsinvesteringen (afschrijvingen). 2. Binnen de subsidie voor de reguliere exploitatie, is geen sprake van een geoormerkte subsidie voor de culturele programmering (zie ad2). 3. De exploitatie van de zakelijke functie van De Harmonie zoals de (voorstellingsgebonden) horeca, evenementen, festivals, en congressen e.d. levert belangrijke dekkingsbijdragen in de exploitatie om de subsidiebehoefte te minimaliseren. 4. Een duidelijke sociaal-maatschappelijke opdracht ten behoeve van het bevorderen van een vitaal leefklimaat voor (primair) de burgers van Leeuwarden ontbreekt op dit moment, maar is wel van groot belang om de functie van kernvoorziening te borgen. Ad2) In het rapport van KplusV (november 2019) is aangegeven dat theaters met een bovengemiddelde artistieke opdracht zijn aangewezen op geoormerkte programmasubsidies. In het rapport wordt ook geconcludeerd dat De Harmonie kostendekkend programmeert. Door het ontbreken van een geoormerkte programmasubsidie wordt De Harmonie gedwongen om risicoarm te programmeren.
In het KplusV rapport wordt geconcludeerd dat zonder aanvullende (geoormerkte) programmasubsidie het geen reële verwachting is dat De Harmonie een bovenregionaal, hoofdstedelijk of zelfs landelijk onderscheidend (artistiek) programma kan bieden. KplusV adviseert, indien de gemeente van De Harmonie vraagt om een provinciaal / landelijk onderscheidend cultureel programma te bieden, hiervoor ook de financiële kaders te scheppen. Deze kaders zijn tot op heden nog niet met elkaar overeengekomen. De Harmonie is al jaren met de gemeente hierover in gesprek; voor een onderscheidende programmering is een aanvullende programmasubsidie nodig van € 300.000 op jaarbasis. In dit verband wordt eveneens verwezen naar de brief uit 2019 van De Harmonie aan de gemeente en de hieruit voorvloeiende scenario-analyse in de Cultuurnota (scenario B). In de situatie van een verdere verzelfstandiging betekent het bovenstaande dat strikter dan tot op heden het geval is, invulling moet worden gegeven aan de opdrachtformulering aangaande de te programmeren culturele, sociaal-maatschappelijke en zakelijke functies van De Harmonie, en dat hiervoor dus adequate subsidiekaders moeten worden overeengekomen. Dit is nodig, omdat nu geen discussie mogelijk is of nu wel of niet aan de gemeentelijke opdracht is/kan worden voldaan.
In de toekomstige opdrachtformulering moet de goede balans worden gevonden tussen kwaliteit (cultureel/sociaal-maatschappelijk) en kwantiteit (financieel). Dit vraagt om onderscheid te maken tussen: • Culturele programmering (programma-budget): − programmering zonder verdiencapaciteit − programmering met verdiencapaciteit • Sociaal-maatschappelijke programmering (sociaal-maatschappelijk budget) • Zakelijke programmering Gepleit wordt in de subsidieafspraken met de gemeente in de toekomst een duidelijk onderscheid te maken in bovenstaande functies. Bewerkstelligd dient te worden dat in de exploitatie sprake is van communicerende vaten van enerzijds programmering zonder verdiencapaciteit en anderzijds programmering met verdiencapaciteit. Dit betekent dus dat financiële effecten van de programmering per functie meer dan in het verleden inzichtelijk dienen te worden gemaakt.
16 november 2023
4
Het gaat hier ook om het permanent afwegen van keuzes en het inzichtelijk maken van de kosten en baten ervan. Het pleidooi wordt mede versterkt door de landelijke tendens dat theaters in toenemende mate een rol toebedeeld krijgen ter ondersteuning van gemeentelijke sociaalmaatschappelijke (inclusieve) doelstellingen, waarin in co-creatie met het brede maatschappelijke en culturele veld nieuwe en aanvullende programmering tot stand komt.
4. Financiële risico’s in het licht van de verdere verzelfstandiging Het doel van een verdere verzelfstandiging is, naast het reguleren van een passend eigentijds model voor bestuur en toezicht, het toekomstbestendig borgen van de inhoudelijke en de zakelijke relatie tussen de gemeente en de stichting. In deze relatie past een duidelijke set van afspraken, waarbinnen de (exploitatie)-verantwoordelijkheden en de financiële aansprakelijkheden van de gemeente en De Harmonie worden verankerd. Deze set van afspraken maakt onderdeel uit van fase 2, waarin het financieel onafhankelijk van de gemeente opereren van De Harmonie het uitgangspunt is. Bij een verdere verzelfstandiging in fase 2, waarin De Harmonie dus financieel onafhankelijk van de gemeente opereert, verandert het risicoprofiel van De Harmonie aanzienlijk. De Harmonie wordt immers risicodrager voor eventuele exploitatietekorten. Er is sprake van het verschuiven van de exploitatierisico’s van de gemeente naar De Harmonie. Exploitatierisico’s kennen diverse oorzaken. Deze oorzaken verdienen in de set van de te maken afspraken nadrukkelijk aandacht. Onderstaand volgt een nadere toelichting: 1. Beïnvloedbare oorzaken: Het is vanzelfsprekend dat De Harmonie in de bedrijfsvoering stuurt op het maximaliseren van de met de gemeente overeen te komen ambities en tegelijkertijd stuurt op het minimaliseren van exploitatierisico’s.
In de situatie van de verdere verzelfstandiging wordt De Harmonie dus verantwoordelijk / aansprakelijk voor de exploitatietekorten voor zover hieraan door haar beïnvloedbare oorzaken ten grondslag liggen. Het gaat hier om redelijkerwijs voorspelbare en beïnvloedbare bedrijfsrisico’s, die de gemeente en De Harmonie in een nadere fase overeenkomen. De Harmonie is een cultureel-maatschappelijke kernvoorziening die voor de uitoefening van haar functies zonder gemeentelijke subsidie niet zelfstandig kan bestaan. Deze constatering maakt dat het voor het bestuur en de directie van De Harmonie essentieel is dat er afspraken worden gemaakt om, in het kader van de verdere verzelfstandiging in fase 2, De Harmonie in staat te stellen om risico’s op basis van beïnvloedbare oorzaken die zich mogelijk in de toekomst zullen gaan voordoen te beheersen. Hiertoe dienen afspraken te worden gemaakt met betrekking tot: • Weerstandsvermogen (Algemene vrije reserve). • Bestemmingsreserve (Covid-19). • Egalisatiereserve (reserve egalisatie meerjarenonderhoud). 2. Niet beïnvloedbare oorzaken: Het is echter niet vanzelfsprekend dat oorzaken die niet direct beïnvloedbaar zijn door De Harmonie, eveneens voor rekening en risico van De Harmonie komen. Voorbeelden van deze niet beïnvloedbare oorzaken zijn: • Gemeentelijke beleidskeuzes in het initiëren of toestaan van concurrerende evenementen/festivals e.d.
in de stad, waardoor andere culturele stakeholders (onbedoeld maar wel degelijk) een groter financieel risico lopen (overkill aanbod / mismatch cultuuragenda).
16 november 2023
5
•
Wisseling van het gemeentebestuur, waardoor cultuurbeleid wijzigt en mogelijke negatieve effecten van dat beleid neerslaan op De Harmonie. • Noodgedwongen gemeentelijke bezuinigingen, van welke oorzaak en omvang dan ook, waardoor het subsidiebudget voor De Harmonie wordt gekort. • Neerwaartse bijstelling van het cultuurbeleid met gevolgen voor de aard en omvang van de programmering met neerwaartse gevolgen voor het subsidiebudget. • Noodzakelijke tijdsgeestinvesteringen in gebouw en inventaris, waaronder ICT. • Externe factoren (zoals bijvoorbeeld Covid-19, krapte op de arbeidsmarkt, ontwikkeling loongebouw, maar ook extreme prijsstijgingen van bijvoorbeeld de energie). • Landelijke politieke beleidskeuzes. Ook om De Harmonie in staat te stellen om risico’s op basis van niet beïnvloedbare oorzaken die zich mogelijk in de toekomst voor zullen gaan doen te beheersen, dienen in fase 2 van de verdere verzelfstandiging afspraken te worden gemaakt. Treffende voorbeelden van door De Harmonie zelf niet beïnvloedbare oorzaken die voor 2023 impact hebben op de exploitatie zijn de extreme lastenstijgingen voor energie, reguliere inkoop en de inkoop van voorstellingen (mede als gevolg van de extreem hoge inflatie). Alleen al voor de energielasten bedraagt voor 2023 naar verwachting de lastenstijging € 475.000.
Het is evident dat dergelijke extreme omstandigheden niet zonder steun in de reguliere bedrijfsvoering kunnen worden geabsorbeerd. De set van definitieve afspraken dient op het moment van effectuering van de verdere verzelfstandiging te worden gevalideerd en gewaardeerd tegen de op dat moment geldende feitelijke financiële waarden. Om voor dit moment (peildatum november 2022) een beeld te vormen van de orde van grootte van deze waarden is een financiële projectie opgesteld voor de periode tot en met 2025. Deze voorlopige financiële projectie is weergegeven in bijlage 1, de financiële meerjarenbegroting tot en met 2025. Onderstaand wordt ingegaan op de verschillende aspecten. Weerstandsvermogen (algemene vrije reserve) Het weerstandsvermogen is het eigen vermogen waarover ‘de onderneming’ vrij kan beschikken indien aanwending van het vermogen het doel van ‘de onderneming’ dient. Het vermogen kan / moet worden aangewend ter dekking van: • Exploitatietekorten (normale bedrijfsrisico’s). • Investeringen in innovatie. Het eigen vermogen van De Harmonie bestaat feitelijk op dit moment uit (I) de Algemene reserve en (II) de Bestemmingsreserve6.
De omvang van het weerstandsvermogen is maatstaf voor de financiële vitaliteit van de organisatie en belangrijk om te beoordelen of De Harmonie zelfstandig in staat is normale (door De Harmonie beïnvloedbare) bedrijfsrisico’s op te vangen en te investeren in de ontwikkeling van de organisatie / dienstverlening (innovatief vermogen). De omvang van een gezond (minimaal) weerstandsvermogen kan op verschillende manieren worden berekend. Verschillende methodes resulteren in de praktijk in min of meer vergelijkbare waarden. Wij hanteren een minimaal weerstandsvermogen gebaseerd op een solvabiliteit van 30%7.
Het stichtingskapitaal en de bestemmingsfondsen zijn vanwege de beperkte financiële omvang, in deze beschouwing buiten beschouwing gelaten. 7 De solvabiliteit is de mate waarin de organisatie in staat is financiële tegenslagen op te vangen. In de algemene literatuur wordt van een goede solvabiliteit gesproken indien deze ratio tussen de 25% en de 40% bedraagt. 6
16 november 2023
6
Uitgaande van een geprognosticeerd8 balanstotaal9 van € 3.636.000 ultimo 2022, bedraagt het minimaal noodzakelijke weerstandsvermogen voor De Harmonie dan€ 1.091.000. Hierbij zijn de onderstaande opmerkingen van belang: 1. De geprognosticeerde Algemene reserve bedraagt ultimo 2022 € 458.000. De suppletie naar een minimaal noodzakelijke Algemene reserve bedraagt dan dus eenmalig € 633.000. 2. Belangrijk is niet uitsluitend het op peil brengen van een zeker weerstandsvermogen, maar ook het op peil houden van het weerstandsvermogen. Daarvoor is het noodzakelijk dat, in tegenstelling tot de hedendaagse praktijk De Harmonie ruimte heeft om te innoveren. Stilstand is achteruitgang. De Harmonie moet in staat zijn om in een genormaliseerde subsidierelatie reguliere schommelingen in de exploitatie te kunnen financieren. Tegelijkertijd moet er in de exploitatie ook ruimte zijn om te innoveren zonder dat dit ten koste gaat van het weerstandsvermogen. Zonder een aanvullend innovatiebudget vindt op de langere termijn reductie van het weerstandsvermogen plaats. Normaal gesproken wordt innovatie betaald uit een hiervoor begroot innovatiebudget of, in geval van een reservering, betaald uit een jaarlijkse dotatie van het positieve bedrijfsresultaat aan het weerstandsvermogen.
Voor De Harmonie wordt voorgesteld voor de verzelfstandigde organisatie een innovatiebudget te begroten van 2% van de totale omzet. Het gaat om een jaarlijks bedrag van € 115.000. Het verkrijgen van een innovatiebudget is essentieel om zelfstandig voort te kunnen bestaan. De organisatie moet blijvend worden ontwikkeld en aangepast aan de huidige tijdgeest waarin inclusiviteit, publieksverbreding, (co-)produceren en strategische personeelsplanning belangrijke sleutelwoorden zijn. Alleen op deze wijze is een gezond economisch model realiseerbaar. De Harmonie vraagt hiervoor een aanvullende subsidie en kan zich voorstellen dat met de gemeente nadere afspraken worden gemaakt over de aanwending van deze (geoormerkte) subsidie, en in het verlengde daarvan afspraken over de maximale omvang van het weerstandsvermogen. Dit om te voorkomen dat bij structurele positieve jaarlijkse exploitatieresultaten, onnodig beslag wordt gelegd op maatschappelijke middelen. Als gedachterichting wordt een maximaal weerstandsvermogen van € 2.000.000 als realistisch beoordeeld. Dit betekent dat indien dit vermogen wordt overschreden, de gemeente in overleg met De Harmonie de subsidie (tijdelijk) kan korten of aanvullende bestemmingsreserves kan toestaan. 3.
Het berekende minimale weerstandsvermogen heeft uitsluitend betrekking op de beoordeling van normale bedrijfsrisico’s en noodzakelijke ruimte om de organisatie / dienstverlening te ontwikkelen/ te innoveren. Het betreft dus het vermogen ter dekking van de gevolgen van door De Harmonie Beïnvloedbare oorzaken. 4. Het opbouwen van aanvullend weerstandsvermogen ter dekking van de gevolgen van door De Harmonie Niet Beïnvloedbare oorzaken, is naar de mening van De Harmonie geen realistisch pad. Het is niet realistisch hiervoor een aanvullend weerstandvermogen te ramen. De grilligheid van de onvoorspelbare praktijk maakt dat dit niet realistisch is. Ook vindt het geen wettelijke grondslag. In een goede relatie tussen De Harmonie en de gemeente mag worden verondersteld dat, indien De Harmonie wordt geraakt door dergelijke Niet beïnvloedbare oorzaken, waaronder (beleids)maatregelen die door de gemeente worden
8
De prognose is mede gebaseerd op de begroting van 2023. In deze begroting wordt een verlies voorzien van € 1.280.000 (afgerond), mede als gevolg van Covid-19, de inflatie-effecten (vooral de hoge extra energielasten van € 475.000) en het niet opnemen van de extra exploitatiesubsidie (€ 300.000 + € 115.000). 9 Dit balanstotaal bedraagt ultimo 2022 € 7.217.000. Voor de berekening het weerstandsvermogen is het balanstotaal rekenkundig genormaliseerd voor de (Covid-19) bestemmingsreserve, de bestemmingsfondsen en de egalisatiereserve ten behoeve van het groot onderhoud. Deze reserves en fondsen behoren 'normaal gesproken' niet tot de balanspositie van een redelijkerwijs vergelijkbare culturele instelling.
16 november 2023
7
geïnitieerd, de gemeente met De Harmonie tijdig passende afspraken maakt, om de eventuele nadelige consequenties hiervan in de exploitatie op te lossen.
Bestemmingsreserve (Covid-19) De Bestemmingsreserve Covid 19 bedraagt ultimo 2022 € 1.337.000. De reserve is opgebouwd als gevolg van de Covid-steun van het rijk en de gemeente. Het specifiek oormerken van deze reserve heeft tot doel om (mogelijke) toekomstige exploitatietekorten te dekken die voortvloeien uit: • na-ijl effecten van de Covid-crisis, doordat het vrijetijdsgedrag10 van burgers (mogelijk structureel) verandert. • na-ijl effecten van (onvoorspelbaar) gedrag van (reeds geboekte) artiesten en gezelschappen waardoor rechtstreeks de exploitatie van De Harmonie geraakt wordt. • nieuwe beperkende Covidmaatregelen die mogelijk ontstaan indien het rijk deze alsnog oplegt om de crisis te beteugelen. Ook in het jaar 2022 heeft Covid-19 een negatieve invloed gehad op het exploitatieresultaat van € 140.000. Voor het jaar 2023 is een negatief effect op het exploitatieresultaat van De Harmonie voorzien van € 282.000. • mogelijke gedeeltelijke terugbetaling van ontvangen steun indien dit op grond van de afspraken noodzakelijk is. Het bestuur en directie van De Harmonie stellen zich op het standpunt dat deze Bestemmingsreserve expliciet dient om de Covid-19-tekorten te dekken en dat deze reserve in stand dient te worden gehouden tot het moment dat 100% zeker is hoe de Post-Covid-19periode zich ontwikkelt en in welke mate deze reserve de aanwezige risico’s kan afdekken.
Het omvormen van deze Bestemmingsreserve naar de Algemene reserve is op de korte termijn niet aanvaardbaar. Pas als bekend is (na enkele jaren) wat de daadwerkelijke effecten zijn geweest van Covid-19 kan, bij een eventuele positief saldo van de Bestemmingsreserve Covid-19, omvorming naar de Algemene reserve plaatsvinden. Egalisatiereserve De Egalisatiereserve betreft een met de gemeente overeengekomen reserve ter dekking van toekomstig meerjarenonderhoud en kan vanuit die invalshoek niet worden gezien als weerstandsvermogen. Zoals in paragraaf 2 is weergegeven, wordt bepleit dat in de situatie dat sprake is van een verdere verzelfstandiging de verplichtingen die samenhangen met het vastgoedbeheer van De Harmonie, inhoudelijk en financieel contractueel moeten worden geborgd. Het is van belang overeenstemming te hebben over de meerjarenonderhoudsplanning en de financiële verplichting die hier jaarlijks uit voortvloeit om het onderhoud conform een genormaliseerd kwaliteitsniveau uit te kunnen voeren. De Harmonie stelt voor om in overleg met de gemeente stelselmatig (eens per 5 jaar) de meerjarenonderhoudsplanning te herzien en (extern) te (laten) valideren om te objectiveren of de Egalisatiereserve nog passend is om deugdelijk onderhoud te kunnen blijven uitvoeren.
Eerder is vastgesteld op grond van de thans gehanteerde meerjarenonderhoudsplanning, dat de huidige doelsubsidie voor het onderhoud voor De Harmonie ontoereikend is voor de komende 20 jaarsperiode. Op basis daarvan heeft de gemeente het jaarlijkse budget voor afschrijvingen en onderhoud met ingang van 2023 structureel verhoogd met een bedrag van € 130.000.
10
De mate waarin de vrijetijdsbesteding van burgers verandert laat zich ook thans nog niet voorspellen. Het bestuur en de directie staan op het standpunt dat toekomstige exploitatietekorten die terug te voeren zijn op de (na-ijl) effecten van Covid-19 ten laste gebracht dienen te worden van deze Bestemmingsreserve. De schade voor de culturele sector wordt door de Taskforce culturele en creatieve sector voor de jaren 2020 en 2021 geraamd op € 5,5 miljard. Voor het jaar 2022 wordt de schade geraamd op een bedrag van circa € 1 miljard. In het onderzoek Corona, cultuur en gemeenten (deel 2 januari 2022) in opdracht van de VNG door Berenschot uitgevoerd, wordt de vraag gesteld of de sector de komende jaren weer terug gaat naar 'normaal' of dat de situatie voorgoed veranderd is.
16 november 2023
8
De Harmonie zal in 2023 een nieuwe nulmeting laten uitvoeren in de vorm van een geheel nieuw meerjarenonderhoudsplan11. Doel is om zodoende de thans door De Harmonie gehanteerde systematiek en de standen van de meerjarenonderhoudsbegroting te herijken12. Overigens is er vooralsnog geen aanleiding om te veronderstellen dat dit tot andere uitkomsten zal leiden ten opzichte van de thans gehanteerde (en door de gemeente onlangs gesuppleerde) meerjarenonderhoudsbegroting.
Culturele – sociaal maatschappelijke functies programmering De Harmonie pleit al jaren voor een structureel aanvullend budget om de programmering van De Harmonie op het niveau te houden dat past bij de statuur van het theater van de hoofdstad van Fryslân. Zoals reeds in Paragraaf 3 werd gememoreerd, is in diverse externe onderzoeken (Cees Langeveld / KplusV) bevestigd dat De Harmonie in het geheel niet bovenmatig wordt gesubsidieerd. Het Fonds Podiumkunsten heeft in haar Beschikking Honoreren Aanvraag Podiumregeling d.d. 2 november 2022 aan De Harmonie aangegeven dat het artistieke vlakke vloer-aanbod in relatie tot de hoofdstedelijke functie van het theater achterblijft. Om de culturele programmering van De Harmonie passend te houden, wordt opnieuw gepleit voor een aanvullende jaarlijkse subsidie van € 300.000. Overigens is het zo dat ook zonder een verdere verzelfstandiging dit pleidooi onverkort stand houdt. Zie ook paragraaf 3 ad2). Reguliere indexering Bestuur en directie hechten eraan te onderstrepen dat met de gemeente duidelijke afspraken moeten worden gemaakt over de wijze waarop de verschillende subsidiecomponenten worden geïndexeerd om reguliere kostenstijgingen in de exploitatie en vooral ook kostenstijgingen in de uitvoering van het meerjarenonderhoudsplan op te kunnen vangen.
Voor de inkomsten die De Harmonie zelf uit de markt genereert, is De Harmonie zelf verantwoordelijk om de kostenstijgingen op passende wijze te vertalen naar acceptabele marktprijzen. De reguliere indexering staat naar de overtuiging van De Harmonie los van extreme omstandigheden zoals de gevolgen de huidige inflatie die ook forse impact heeft op het kostenniveau van De Harmonie. In paragraaf 4 wordt bepleit, juist over dit soort van extreme niet beïnvloedbare oorzaken voor exploitatietekorten, met de gemeente aanvullende afspraken te maken.
11 Deze opdracht zal worden uitgevoerd door het in dergelijke opdrachten gespecialiseerde bureau ToornendPartners te
Haarlem. 12 In dit onderzoek wordt niet uitsluitend onderzocht in welke omvang en op welk tijdstip een
meerjarenonderhoudsreserve benodigd is, maar wordt ook onderzoek gedaan naar de demarcatie: de verdeling tussen de onderhoudsverantwoordelijkheden van enerzijds de huurder (De Harmonie) en anderzijds de verhuurder (de gemeente).
16 november 2023
9
Samenvattend beeld Gebaseerd op voorgaande beschouwingen ontstaat onderstaand een geactualiseerd samenvattend financieel beeld. In de tabel wordt onderscheid gemaakt tussen financiële aspecten die onafhankelijk staan van de verdere verzelfstandiging (deze zijn reeds nu onderwerp van gesprek) en financiële aspecten die juist (aanvullend) afhankelijk zijn van de beoogde verdere verzelfstandiging. Let wel: het gaat hier om de bijdragen in het kader van beïnvloedbare oorzaken. Peildatum 31 december 2022 Aanvullende benodigde subsidie
Eenmalig
Structureel per jaar
Onafhankelijk van de verzelfstandiging 1.
Aanvullende subsidie Meerjarenonderhoud13
2.
Aanvullende subsidie Programmabudget
3.
Gemaakte / te maken kosten in het kader van de verdere verzelfstandiging (wijziging governance)
€ PM € 300.000
subtotaal
€ PM
€ PM
€ 300.000
Aanvullend afhankelijk van de verzelfstandiging 4.
Suppletie Algemene reserve
5.
Aanvullende subsidie innovatiebudget
6.
Verbouwingen / stedelijke ontwikkelingen
€ 633.000 € 115.000
subtotaal
Totaal
PM
PM
€ 633.000
€ 115.000
€ 633.000
€ 415.000
5. Slotbeschouwing Het bestuur en directie van De Harmonie realiseren zich eens te meer dat de huidige relatie tussen bestuur en directie van De Harmonie, maar zeker ook die tussen De Harmonie en de gemeente Leeuwarden, niet meer voldoet aan de (juridische) uitgangspunten van een goede governance. Ten aanzien van de rechtszekerheid en daarmee (bestuurs)aansprakelijkheid van bestuursleden van De Harmonie én gemeente dienen hoe dan ook op de korte termijn stappen te worden gezet. In de situatie van verdere verzelfstandiging is het evident dat belangrijke zekerheden voor De Harmonie zullen vervallen. Tegelijkertijd nemen de risico's voor de gemeente af, terwijl de gemeente via beleid en de subsidieverordening, naar de overtuiging van het bestuur, voldoende greep kan houden op deze belangrijke kernvoorziening voor de stad en de provincie. Het verleggen van verantwoordelijkheid vraagt van het bestuur dat zij ook deze verantwoordelijkheid moet kunnen aanvaarden. Dit betekent een zelfstandige governance via 13
Indien onverhoopt noodzakelijk op basis van de nog door een extern bureau uit te voeren nulmeting.
16 november 2023
10
een Raad van Toezichtmodel, zonder directe invloed van de gemeente. Het bestuur is bereid deze verantwoordelijkheid te dragen in de situatie dat redelijkerwijs een gezonde, duurzame bedrijfsvoering mogelijk is. In deze notitie zijn de uitgangspunten daartoe uiteengezet en deze geven een overzichtelijk beeld. Het gaat om een eenmalige injectie van het weerstandsvermogen en jaarlijks risicobudget om dit vermogen duurzaam op peil te houden. Samen met de gemeente hebben wij in juridische zin een voorstel uitgewerkt voor een verdere verzelfstandiging in twee fasen, in de vorm van aangepaste statuten. In fase 1 wordt het Raad van Toezichtmodel geïntroduceerd met vooralsnog behoud van invloed van en (financiële) aansprakelijkheid voor de gemeente. Zodra er overeenstemming is over de financiële randvoorwaarden om een passende programmering te kunnen bieden, kunnen de statuten fase 2 worden bekrachtigd en wordt de gemeentelijke financiële aansprakelijkheid, binnen de kaders van de dan gemaakte afspraken, opgeheven. Hierbij benadrukken wij dat er van fase 2 alleen sprake kan zijn indien naar het oordeel van De Harmonie een gezonde, duurzame bedrijfsvoering in een volledig verzelfstandigde situatie mogelijk is.
Bestuur en directie De Harmonie, 16 november 2023
16 november 2023
11
NOTITIE Aan : Van : Datum : Betreft :
het bestuur van Stichting Cultureel Centrum ‘De Harmonie’ mr. R.H. Knegtering & mr. R.W. Kuper 4 oktober 2022 Harmonie/Noodzaak statutenwijziging (180145)
Aanleiding Het bestuur en de directie van Stichting Cultureel Centrum ‘De Harmonie’ (hierna: De Harmonie) heeft al langere tijd de ambitie om vanuit het traditionele bestuursmodel over te gaan naar een Raad van Toezicht model. Deze ambitie is bekend bij de Gemeente Leeuwarden, en wordt ook benoemd in het KplusV rapport d.d. 12 november 2019 zoals uitgevoerd in opdracht van de Gemeente. De Harmonie is in 1970 opgericht vanuit het destijds standaard bestuursmodel. Tegenwoordig is er veel meer aandacht voor een goede regulering van bestuur en toezicht en wordt ook veel meer belang gehecht aan een goede governance. Voor de cultuursector geldt de Governance Code Cultuur. Als professionele culturele instelling die zich in een stabiele en volwassen fase bevindt, stelt het bestuur en de directie van De Harmonie zich op het standpunt dat zij zich dient te conformeren aan de Governance Code Cultuur. Zij voelt zich in deze stelling gesteund door het KplusV rapport. Ook hierin wordt immers geconcludeerd dat culturele instellingen, zoals De Harmonie, geacht worden zich te conformeren aan de Governance Code Cultuur als instrument voor goed bestuur en toezicht.
Uit ditzelfde KplusV rapport, maar ook in de Governance Code Cultuur zelf, volgt dat kennis en capaciteiten en de scheiding tussen bestuur en toezicht in het algemeen beter worden gewaarborgd in een Raad van Toezicht model dan in een traditioneel bestuursmodel. In de gehele Governance Code Cultuur wordt het Raad van Toezicht model als uitgangspunt genomen. Het bestuur en de directie van De Harmonie wenst haar bestuur en toezicht te reguleren op een wijze die van deze tijd is en aan de maatschappelijk daaraan te stellen eisen voldoet. Ook heeft het bestuur en de directie kennis genomen van de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (hierna: WBTR) die per 1 juli 2021 in werking is getreden en diverse wijzigingen met zich brengt op het gebied van bestuur en toezicht bij o.a. stichtingen. Daarnaast constateert zij dat haar huidige statuten
gedateerd zijn (laatstelijk gewijzigd in 1983) en op diverse punten ook niet meer overeenkomen met de feitelijke situatie. Deze constateringen tezamen hebben voor het bestuur de aanleiding gevormd om aan opstellers van deze notitie de opdracht te geven om onderhavige memo op te stellen. Vraagstelling o Voldoen de huidige statuten van De Harmonie na 1 juli 2021 nog aan de
daaraan te stellen eisen, onder meer bezien in het licht van de inwerkingtreding van de WBTR en de Governance Code Cultuur? Beoordeling statuten en huidig bestuursmodel Statuten wijken af van feitelijke situatie Als eerste springt in het oog dat de huidige statuten van De Harmonie niet volledig recht meer doen aan de feitelijk situatie. In artikel 4 van de statuten is bepaald dat het bestuur uit negen personen dient te bestaan, waarvan drie leden het dagelijks bestuur vormen (artikel 5 Statuten). Van een bestuur met een dermate grote omvang is echter al jarenlang geen sprake. Een bestuur van negen personen is voor een stichting erg groot. Waarschijnlijk is bij de opstelling dan wel de wijziging van de statuten in 1983 de motivering hiervoor geweest dat het dagelijks bestuur een uitvoerende rol op zich zou nemen en dat de overige leden op meer afstand zouden staan waarmee zij een feite een meer toezichthoudende functie hadden. Hoewel dit niet expliciet in de statuten is vastgelegd, komt de destijds gekozen structuur dus in feite overeen met hetgeen nu wordt geduid als een monistisch bestuurssysteem (one-tier board). Hier volgt dan ook uit dat kennelijk ook bij de opstelling van de huidige statuten al aandacht is geweest bij de wenselijkheid van controle en toezicht en regulering hiervan. Een formele c.q. duidelijke basis ontbreekt echter.
Kortom, het toezicht op de stichting is op geen enkele manier formeel gereguleerd. In het licht van het maatschappelijk belang dat wordt gehecht aan een goede governance, de aard en omvang van de stichting en ook de betrokkenheid van de Gemeente is dit onwenselijk. Maar ook meer algemeen in het kader van de rechtszekerheid is onduidelijkheid niet wenselijk. Bestuurders en derden moeten kunnen vertrouwen op de juistheid en deugdelijkheid van de statuten, deze vormen immers de basis waarop te allen tijde teruggegrepen moet kunnen
2 van 6
worden. Dit in het bijzonder op het moment dat zich in het kader van bestuur en toezicht mogelijke problemen voordoen. Ook de kans dat vacatures voor een bestuursfunctie eerder vervuld zullen worden op het moment dat er een goede regulering van het bestuur en toezicht is, is aanmerkelijk. Op dat moment is er immers een heldere taakverdeling en zijn verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden inzichtelijk. Het ontbreken van een goede governance bij een stichting met de omvang van De Harmonie, kan potentiële bestuurders afschrikken. Dit temeer gelet op de toenemende aandacht voor en verscherping van de kaders van bestuurdersaansprakelijkheid bij stichtingen, zoals ook blijkt uit de invoering van de WBTR. Een andere onwenselijk punt waarop de statuten door de tijd zijn achterhaald, betreft de verwijzing naar artikel 228 Gemeentewet in artikel 10 Statuten. Doordat de Gemeentewet in de afgelopen decennia is gewijzigd, klopt deze verwijzing niet meer. Dit met het gevolg dat niet langer inzichtelijk is welke besluiten door het bestuur van De Harmonie voor hun tenuitvoerlegging goedkeuring van het College van B&W behoeven. Vanzelfsprekend in het kader van de rechtszekerheid een ongewenste omissie. WBTR Per 1 juli 2021 is de WBTR in werking getreden. Hoewel de inwerkingtreding van deze wet stichtingen niet direct dwingt tot statutenwijzigingen, verdient dit wel de sterke aanbeveling.
Uit de Memorie van Toelichting bij de WBTR volgt dat de WBTR beoogt de regeling voor bestuur en toezicht bij onder andere stichtingen aan te vullen en te verduidelijken. Hiermee wordt voorzien in een behoefte van de praktijk. De vormgeving van bestuur en toezicht is ook voor stichtingen immers van wezenlijk belang. Met de WBTR wordt voor o.a. stichtingen een wettelijke basis gegeven voor de instelling van een Raad van Toezicht. Hieruit volgt dat ook onze wetgever het belang van een goede regulering van bestuur en toezicht bij stichtingen onderschrijft. Strekking van de WBTR is dat gekozen wordt voor een bestuursmodel met de mogelijkheid tot een one-tier board of voor een Raad van Toezicht model. Op dit moment is bij De Harmonie geen sprake van een one-tier board noch Raad van Toezicht, hetgeen een onwenselijke situatie bezien in het licht van een goede governance oplevert. 3 van 6
Op grond van de WBTR hebben bestuurders van stichtingen zich na 1 juli 2021 expliciet enkel nog te richten op het belang van de stichting en de met haar verbonden ondernemingen en/of organisaties. Ook wordt het regime voor bestuurdersaansprakelijkheid in geval van faillissement uitgebreid. Hiermee formaliseert de rol en verantwoordelijkheid van bestuurders verder en wordt de goede regulering van bestuur en toezicht van een nog groter belang. De WBTR verplicht stichtingen bovendien om in de statuten een regeling op te nemen voor de wijze waarop in de taakoefening van bestuurders wordt voorzien in geval van ontstentenis of belet van alle bestuurders. Daarnaast dient een tegenstrijdig belangregeling voor de bestuurders en toezichthouders te worden vastgesteld. Deze regelingen ontbreken in de huidige statuten van De Harmonie. Governance Code Cultuur 2019 In de Governance Code Cultuur wordt als eerste overwogen: