Accountantsverslag gemeente Leeuwarden 2022 definitief.pdf

Salarissen Als onderdeel van de rapportage interim-bevindingen is gerapporteerd over de migratie naar AFAS en de tijdelijke achteruitgang binnen het proces omtrent de salarissen vanwege uitgebreide rechten en ontbrekend lijstwerk ten aanzien van de salarismutaties. Gedurende de eindejaarscontrole is zowel de controle van de migratie als de reguliere controle op de salarissen moeizaam verlopen. De organisatie heeft moeite gehad om aan te tonen dat de data juist en volledig zijn overgezet. Gedurende 2022 is door de VIC door middel van onderzoeken gekeken naar de mogelijkheden om de migratie proces- c.q. systeemgericht te kunnen controleren. Uiteindeljk is intern besloten om een gegevensgerichte controle uit te voeren in het voorjaar 2023, aangezien adequate documentatie over de migratie van het systeem ontbrak.

Wij hebben onze controle op de migratie hiermee ook gegevensgericht uitgevoerd. De lange doorlooptijd van de interne onderzoeken heeft ook effect gehad op de reguliere controle ten aanzien van de salarissen. De uiteindelijke documentatie hiervoor is niet tijdig aangeleverd. Dit heeft geleid tot inefficiënties in het proces en levert ook belangrijke leerpunten op voor de organisatie. Vanuit de door ons uitgevoerde aanvullende controles zijn geen afwijkingen van materieel belang geconstateerd. Wij hebben begrepen dat de verdere inrichting van het systeem nog niet is afgerond en achterligt op schema. Het inrichten van workflows (zoals bedacht) en het ontwikkelen van rapportages zijn hierbij belangrijke punten van aandacht. Deze zullen in 2023 verder vervolg krijgen. Wij zullen dan ook kijken naar de status. Toerekening kosten aan juiste boekjaar vindt niet adequaat plaats Uit de controlewerkzaamheden op de kosten (en de crediteuren) is naar voren gekomen dat kosten niet altijd worden toegerekend aan het juiste boekjaar. Het gevolg hiervan is dat kosten die betrekking hebben op het boekjaar 2022 niet altijd in 2022 worden verantwoord. Wij hebben de gemeente gevraagd om een analyse uit te voeren op alle ingekomen facturen in januari en februari 2023.

Hierbij heeft de gemeente een grondige analyse uitgevoerd waarbij in kaart is gebracht voor welk deel van de facturen onterecht geen reservering is opgenomen ultimo 2022. Wij hebben deze analyse beoordeeld en zijn akkoord met de conclusie van de gemeente. In totaal is € 0,76 miljoen aangepast in de jaarrekening en € 0,55 miljoen niet (aangezien dit te ingrijpend was om nog aan te passen). Dit hebben wij als controleverschil aangemerkt. Wij bevelen aan om periodiek en met name ultimo boekjaar een grondige analyse uit te voeren op de kosten rond balansdatum en de ontvangen facturen in de eerste maanden van het nieuwe boekjaar. Op deze wijze kan de gemeente Leeuwarden de toerekening van kosten aan het juiste boekjaar waarborgen.

24

Accountantsverslag | Gemeente Leeuwarden | 2022

Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Onze conclusies

Update interne beheersing (2/2) Zekerheid ontleend aan de Lost Lemon ISAE 3402 type II

Ontwikkelingen 2022

Jaarverslag Jaarrekening Rechtmatigheid Schattingen Fraude en wet- en regelgeving

Geen nieuwe significante tekortkomingen interne beheersing Gedurende onze controle zijn geen nieuwe significante tekortkomingen in de interne beheersing geïdentificeerd ten opzichte van onze rapportage interimbevindingen 2022 zoals gerapporteerd aan het college en de raad. Ten aanzien van de gerapporteerde tekortkoming met betrekking tot het wijzigen van crediteurenstamgegevens is onze risico-inschatting aangepast. Hierover rapporteren wij als onderdeel van de slide met betrekking tot de verhoogde risico’s.

Update interne beheersing Zekerheid ontleend aan de Lost Lemon ISAE 3402 type II over 2022

Controleaccenten Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen

In de rapportage interim bevindingen hebben we een terugkoppeling gegeven over de uitkomsten van de IT-auditwerkzaamheden. Voor PDC & MensCentraal hebben wij daarbij aangegeven dat de conclusies voor een groot deel afhankelijk zijn van de uitkomsten van de ISAE 3402 type II-rapportage van Lost Lemon. De rapportage over 2021 was nog onvoldoende om hier in de controle gebruik van te maken. Naar aanleiding hiervan heeft de gemeente Leeuwarden overleg gevoerd met de leverancier en haar auditor. We hebben de ISAE 3402-rapportage voor 2022 beoordeeld en constateren dat deze op meerdere punten is aangescherpt door de auditor van Lost Lemon. Hierdoor kunnen we nu voldoende zekerheid verkrijgen over de voor de audit relevante algemene IT-beheersmaatregelen en applicatiecontroles, zoals die bij de leverancier zijn belegd.

Hierdoor kunnen we een meer systeemgerichte controleaanpak hanteren voor de controle van de Jeugd en Wmo-kosten, aangevuld met controles die zijn gedaan door de gemeente Leeuwarden (bijvoorbeeld op het invoeren van prestatieafspraken en het afhandelen van uitgevallen declaraties).

Geen nieuwe bevindingen Voor de overige systemen hanteren we een gegevensgerichte aanpak en zijn er geen nieuwe bevindingen geconstateerd ten aanzien van uw IT-omgeving.

25

Accountantsverslag | Gemeente Leeuwarden | 2022

Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Onze conclusies

Controleaccenten van de gemeenteraad (1/5) Onze bijdrage aan het versterken van de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad

Ontwikkelingen 2022

Jaarverslag Jaarrekening Controleaccenten Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen

Bij de uitvoering van onze controle kunt u specifieke thema’s (controleaccenten) benoemen. Dit hebben we besproken in het najaar met de auditcommissie. Hieruit kwamen de volgende speerpunten naar voren: 1. De risico-ontwikkeling rondom de gebiedsontwikkeling WTCCambuurstadion. 2. Het meelezen in het raadsvoorstel voor de hercalculaties van de grondexploitaties (behandeling in de raad in december 2022) en het stellen van een aantal (niet politieke) vragen die meegenomen kunnen worden in de behandeling ervan in de raad. 3. Energietoeslag: welke baten en lasten zijn er, hoe is het proces ingericht om tot uitbetaling te komen (inclusief beheersmaatregelen), op welke wijze vindt verantwoording plaats in de jaarrekening? 4. Proces subsidieverstrekking: op welke wijze is het proces ingericht en welke processtappen zijn opgenomen om elementen van doelmatigheid/rechtmatigheid intern te toetsen. 5. Didam-arrest – hoe gaat Leeuwarden daarmee om? In de volgende slides gaan wij nader in op de uitkomsten van onze controleaccenten. Bij een aantal controleaccenten wordt hierbij een advies gegeven en bij een aantal controleaccenten bieden wij inzicht en delen wij de uitkomsten van onze controlewerkzaamheden. Hierbij hebben wij het 2e controleaccent ingevuld door het organiseren van een workshop en het meelezen en stellen van vragen bij het raadsvoorstel.

Dit punt hebben wij niet nader uitgewerkt in dit verslag. Zie de volgende link voor geformuleerde vragen: Vragen bij raadsvoorstel hercalculatie grondexploitaties.

Bro: www.cambuur.nl www.huisaandehavenleeuwarden.nl

26

Accountantsverslag | Gemeente Leeuwarden | 2022

Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Onze conclusies Ontwikkelingen 2022

Jaarverslag Jaarrekening Controleaccenten Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen

Controleaccenten van de gemeenteraad (2/5) Controleaccent 1: De risico-ontwikkeling rondom de gebiedsontwikkeling WTC-Cambuurstadion Gedurende de controle hebben wij een aantal medewerkers over de gebiedsontwikkeling WTC-Cambuurstadion gesproken en hebben wij kennisgenomen van een intern controlememo over de stand van zaken. Een aantal belangrijke ontwikkelingen is: • Medio 2022 is gestart met de bouw van het nieuwe stadion. Inmiddels is daarbij duidelijk geworden dat het speelklaar opleveren van het stadion per 1 september 2023 niet wordt gehaald. Er vinden overleggen plaats met alle stakeholders om te bepalen wat de gevolgen hiervan zijn. Voor de gemeente Leeuwarden heeft dit een naar verwachting beperkt rente-effect op de verstrekte lening tot gevolg; • Mei 2022 zijn de contracten tussen de verschillende partijen formeel getekend; • Er is door Leeuwarden een eerste uitbetaling gedaan op de lening aan Van Wijnen GSC BV van € 5 miljoen. Daarnaast is voor € 2 miljoen aan voorschot betaald op de verstrekte subsidie aan Van Wijnen; • Gemeente Leeuwarden heeft inmiddels van provincie Fryslân een beschikking voor een subsidie verkregen. Leeuwarden verwacht dat voldaan kan worden aan de voorwaarden van de provincie.

Hiermee is het risicoprofiel aanzienlijk gedaald, aangezien hier vorig jaar nog onduidelijkheden over bestonden; • In 2022 is de benodigde grond voor de bouw van het stadion geleverd; • Door de vertraging in het project in combinatie met grote stijgingen van bouwkosten wordt voor de inrichting van de openbare ruimte een overschrijding verwacht van in totaal € 1,6 miljoen (na afboeking van reeds verrichte investeringen, zie ook punt hierna). Hiertoe is de raad door een brief in december 2022 geïnformeerd;

•

Door WTC is, als gevolg van het niet halen van de formele deadlines van de bouw, terugvordering van grond geëist. Hierover lopen juridische discussies. Uit voorzichtigheid heeft Leeuwarden in de jaarrekening 2022, vooruitlopend op teruglevering in 2023, gemaakte kosten op de betreffende grond (investeringen in openbare ruimte) afgeboekt (€ 1,1 miljoen). Wij kunnen hiermee instemmen.

Gemeente Leeuwarden heeft begin 2023 de risicoanalyse van het project geactualiseerd. Daarbij is een brief opgesteld waarmee de raad in mei 2023 wordt geïnformeerd over de belangrijkste aspecten. Wij concluderen dat de risicoanalyse, conform vorige jaren, een diepgaande analyse is, waarbij een koppeling met de impact voor de gemeente Leeuwarden en de mitigerende beheersmaatregelen is gemaakt. Daarnaast is in het weerstandsvermogen rekening gehouden met mogelijke risico’s (met name gericht op de lening die verstrekt is aan Van Wijnen). De belangrijkste risico’s die op dit moment verder worden gezien zijn in algemene zin de mogelijke verdere vertraging in de afbouw van het stadion (met de nodige inhoudelijke en financiële effecten) en specifiek voor Leeuwarden een verdere stijging van de kosten van de openbare inrichting (door de huidige landelijke ontwikkeling van bouwkosten). Daarnaast worden uiteraard ook de juridische discussies over de levering van de grond nauwgezet gevolgd, maar is het standpunt van het college dat hier geen financiële gevolgen voor Leeuwarden worden verwacht.

27

Accountantsverslag | Gemeente Leeuwarden | 2022

Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Onze conclusies Ontwikkelingen 2022

Jaarverslag Jaarrekening Controleaccenten Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen

Controleaccenten van de gemeenteraad (3/5) Controleaccent 3: Energietoeslag: welke baten en lasten zijn er, hoe is het proces ingericht om tot uitbetaling te komen (inclusief beheersmaatregelen), op welke wijze vindt verantwoording plaats in de jaarrekening? Verantwoording in de jaarrekening De totale lasten voor de energietoeslag voor de gemeente Leeuwarden in 2022 bedragen afgerond € 18,8 miljoen. Deze lasten zijn verantwoord binnen het programma Werk & Inkomen in de jaarrekening. Hier worden ook de bijstandsuitkeringen verantwoord. De baten zijn ontvangen via een uitkering van het gemeentefonds als onderdeel van de mei-, september- en december circulaire (in totaal € 19 miljoen) en door de raad is vanuit de algemene reserve een budget van € 4 miljoen beschikbaar gesteld. Achtergronden Door de raad is op 30 november 2022 een besluit genomen om aan huishoudens met een inkomen vanaf 125% tot en met 150% van de toepasselijke bijstandsnorm energietoeslag te verstrekken. Er is een staffel gehanteerd op het percentage van de toepasselijke bijstandsnorm: • 125% - 130%: € 800 • 130% - 140%: € 500 • 140% - 150%: € 300 Landelijk is er sprake van een discussie omtrent het al dan niet toekennen van de energietoeslag aan studenten; dat heeft geleid tot rechtszaken.

Bij de gemeente Leeuwarden is hiervan geen sprake omdat door de raad is besloten dat zelfstandig wonende studenten met een energiecontract op naam ook aanspraak kunnen maken op de energietoeslag. Er zijn reeds aanvragen van studenten goedgekeurd en energietoeslagen uitgekeerd. De lasten ten aanzien van de energietoeslagen hebben betrekking op 2022.

Over 2022 bestaat uiteindelijk een overschot (meer opbrengsten verkregen dan kosten gemaakt) van € 4,6 miljoen. Dit is conform het landeljke beeld en wordt mede veroorzaakt doordat in 2022 ook al bijdragen zijn ontvangen die in 2023 besteed moeten worden. Het resterende budget is per jaareinde gestort in de reserve budgetoverheveling, zodat dit in 2023 ingezet kan worden. Voldoende controles in het proces om tot uitbetaling te komen De uitkeringen van de energietoeslagen lopen via GWS Suite – dit betreft tevens de applicatie op basis waarvan de bijstand wordt uitgekeerd. Voor de energietoeslagen is een specifieke codegroep aangemaakt in Suite. Cliënten bij de gemeente Leeuwarden die reeds waren opgenomen in GWS Suite zijn toegewezen aan deze codegroep op basis van de inkomensgegevens die bij de gemeente bekend zijn. Aanvullend is er door de gemeente een (online) aanvraagformulier beschikbaar gesteld voor inwoners. Deze aanvragen zijn beoordeeld door de afdeling Sociale Zaken, waarbij de reguliere controles zijn gedaan op de persoonsgegevens, woonsituatie en het inkomen alvorens het bedrag is beschikt. Dit proces ligt in lijn met het reguliere proces inzake de bijstandsuitkeringen. Voor de uitbetalingen wordt vanuit GWS Suite een betaalbestand aangemaakt en een opdrachtformulier vanuit de BNG.

Er worden controles gedaan op het aantal posten, het totaalbedrag en het hash-totaal alvorens wordt overgegaan tot betaling. Er is door de interne controle een steekproef gedaan op een drietal verstrekte energietoeslagen en hiervan is vastgesteld dat deze rechtmatig verstrekt zijn. In onze jaarrekeningcontrole en gezien de omvang van de energietoeslagen hebben wij steeksproefsgewijs dossiercontroles uitgevoerd en hierbij getoetst of de uitkeringen rechtmatig zijn verstrekt. Op basis van deze werkzaamheden zijn geen afwijkingen geconstateerd.

28

Accountantsverslag | Gemeente Leeuwarden | 2022

Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Onze conclusies Ontwikkelingen 2022

Jaarverslag

Controleaccenten van de gemeenteraad (4/5) Controleaccent 4: proces subsidieverstrekking: op welke wijze is het proces ingericht en welke processtappen zijn opgenomen om elementen van doelmatigheid/rechtmatigheid intern te toetsen?

Jaarrekening

Het proces voor de subsidieverstrekkingen is ingericht in Stratech. Binnen deze applicatie vindt dossiervorming plaats voor de subsidies van aanvraag tot en met verstrekking & vaststelling.

Controleaccenten

Inrichting van het proces

Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen

Een aanvraag voor een subsidie komt binnen per post of per e-mail, waarna een beleidsmedewerker de aanvraag doorzet naar de relevante afdeling voor inhoudelijke beoordeling. Er wordt in Stratech een dossier aangemaakt en de aanvraag wordt ter beoordeling klaargezet. Er vindt een juridische en financiële toets plaats. Vervolgens vindt er autorisatie plaats door een manager. De basis hiervoor zijn de richtlijnen in de algemene subsidieverordening. Na autorisatie vindt een verstrekking plaats. Subsidies lager dan € 50.000 euro worden direct vastgesteld. Voor de overige subsidies is er, afhankelijk van de omvang, sprake van tussentijdse rapportages en periodiek overleg tussen de gemeente en de externe partij. Bij een aanvraag tot vaststelling dient een externe partij een inhoudelijk verslag van de activiteiten in en een financiële verantwoording over de periode waarop de subsidie betrekking heeft. Bij omvangrijke subsidies is de financiële verantwoording inclusief een controleverklaring van een accountant. De aanvraag tot vaststelling wordt beoordeeld door de betrokken beleidsmedewerkers aan de hand van de verkregen informatie en op basis van de algemene subsidieverordening.

Doelmatigheid Ten aanzien van de doelmatigheid dient een subsidie-ontvanger tussentijds inhoudelijk te rapporteren over de activiteiten. Aanvullend vinden er periodieke voortgangsoverleggen plaats tussen de subsidie-ontvanger en de gemeente. Het toetsen van de doelmatigheid is niet in formele procedures ingeregeld en er is geen sprake van een gemeentebrede, uniforme aanpak. De mate van tussentijdse rapportages en periodieke overleggen is afhankelijk van de omvang van de subsidie en is verschillend per subsidie-ontvanger. Dit wordt overeengekomen in de subsidiebeschikking. De voortgang zou in Stratech dossiermatig inzichtelijk moeten worden gemaakt. Vanuit de controle hebben wij geïdentificeerd dat deze dossiervorming niet altijd plaatsvindt. Wij adviseren de gemeente om waar mogelijk meer harmonisatie aan te brengen in dit proces. Rechtmatigheid In het kader van de rechtmatigheid vindt toetsing in belangrijke mate achteraf plaats door de verbijzonderde interne controle. Aan de hand van het dossier per subsidie-ontvanger in Stratech worden er controles verricht op de rechtmatigheid aan de hand van de algemene subsidieverordening. De twaalf grootste subsidies worden hierbij beoordeeld (betreft € 51 miljoen van de totale € 72 miljoen aan verstrekte subsidies in 2022) en op het restant vindt steeksproefsgewijs een beoordeling plaats.

In 2022 zijn er ten aanzien van de financiële rechtmatigheid geen bevindingen geconstateerd.

29

Accountantsverslag | Gemeente Leeuwarden | 2022

Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen

Controleaccenten van de gemeenteraad (5/5)

Onze conclusies

Controleaccent 5: Didam-arrest – hoe gaat Leeuwarden daarmee om?

Ontwikkelingen 2022

In zijn uitspraak in de zaak ‘Didam’ bepaalde de Hoge Raad in 2021 dat overheden bij de verkoop van grond gelegenheid moeten bieden aan mogelijke gegadigden om mee te dingen. In gebiedsontwikkelingen moeten onder andere gemeenten sinds eind november 2021 rekening houden met het Didam-arrest. Als gevolg hiervan heeft de gemeente Leeuwarden de volgende maatregelen genomen: • Er is een nieuwe nota grondprijs- en uitgiftebeleid opgesteld waarin de gevolgen en acties vanuit het Didam-arrest duidelijk naar voren komen. Vaststelling van het beleid wordt voor de zomer verwacht. • In deze nieuwe nota is beschreven op welke wijze de prijs tot stand komt voor verkopen waarop het Didam-arrest van toepassing is en welke uitzonderingen hierop gelden. • Voor verkopen die in de afgelopen periode overeengekomen zijn, maar waarvoor nog niet het Didam-arrest gold, zijn publicaties ter inzage gedeeld. In deze publicatie is zichtbaar gemaakt welke kavel dit betreft, wat de omvang hiervan is en aan welke partij de gemeente voornemens is om deze kavel te verkopen. Partijen krijgen 20 dagen na publicatie om een kort geding aanhangig te maken bij bedenkingen. Wij hebben begrepen dat hieruit geen bedenkingen naar voren zijn gekomen.

Jaarverslag Jaarrekening Controleaccenten Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen

Als onderdeel van onze werkzaamheden ten aanzien van dit controleaccent hebben wij onder andere de volgende werkzaamheden verricht: • Doornemen conceptnota Grondprijs- en uitgiftebeleid; • Doornemen documentatie van voorbeelden die door het Didam-arrest in de markt zijn gezet; • Beoordelen eventuele reparatie van oude contracten waarbij Didam dient te worden toegepast. Vanuit deze werkzaamheden hebben wij geconcludeerd dat Leeuwarden serieuze maatregelen heeft getroffen om te voldoen aan het Didam-arrest.

Accountantsverslag | Gemeente Leeuwarden | 2022

Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Onze conclusies Ontwikkelingen 2022

Jaarverslag Jaarrekening Controleaccenten Vooruitblik Rechtmatigheidsverantwoording Klimaat en duurzaamheid

Cybersecurity Onze samenwerking Bijlagen

Vooruitblik

30

Accountantsverslag | Gemeente Leeuwarden | 2022

Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Onze conclusies

Rechtmatigheidsverantwoording Inzicht in de status van de voorbereidingen

Ontwikkelingen 2022

Jaarverslag Jaarrekening Controleaccenten Vooruitblik Rechtmatigheidsverantwoording Klimaat en duurzaamheid

Cybersecurity Onze samenwerking Bijlagen

Er wordt goede voortgang geboekt rondom de rechtmatigheidsverantwoording Leeuwarden is al enkele jaren goed in voorbereiding op de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. Hierbij is het uiteindelijke streven in de komende jaren om te komen tot een in-control statement. Er is geïnvesteerd in het uitvoeren van verbijzonderde interne controles en gewerkt aan bewustwording in de organisatie, het proefdraaien (in 2021 en 2022) om aan deze bewustwording bij te dragen en het beschrijven c.q. integraal uitwerken van processen. Hierbij is de uitdaging om rechtmatigheid en interne controles verder te integreren in de primaire processen, zodat het vaststellen van rechtmatigheid al onderdeel is van het reguliere proces. Hierin moeten komend jaar (zoals ook verwoord in onze tussentijdse rapportage) nog verdere stappen worden gezet. In de jaarstukken 2022 is naar onze mening te weinig informatie opgenomen over de positieve stappen die Leeuwarden het afgelopen jaar ook heeft gezet in de voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording. Door personele wijzigingen is de spreiding over het jaar van IC/VIC-werkzaamheden afgelopen jaar iets minder geweest (er lag veel nadruk op het voorjaar 2023). Dit is een aandachtspunt voor komend jaar, ook omdat de jaarrekening met daarbij een rechtmatigheidsverantwoording straks de start is van onze accountantscontrole.

Regels voor begrotingsonrechtmatigheid worden in de financiële verordening vastgelegd In de verantwoording moeten het college en de raad toelichten wat de begrotingsonrechtmatigheden zijn. De commissie BBV adviseert tussen raad en college om af te spreken hoe afwijkingen van de begroting geïnterpreteerd worden in het kader van het uitoefenen van het budgetrecht door de raad. Begrotingsonrechtmatigheden die binnen de beleidskaders van de raad passen, moeten worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens is overschreden), maar worden dan niet nader toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording.

Vereiste communicatie op grond van controlestandaarden

Heeft het college al afspraken gemaakt over deze onderwerpen? Ja

Onderhanden

De verantwoordingsgrens voor 2023 is bepaald op basis van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves



De verantwoordingsgrens voor 2023 is vastgesteld door de raad



Het normenkader 2023 is onderhanden of de datum van vaststelling door de raad is gepland



De financiële verordening is herzien indien er staat dat de accountant de rechtmatigheid toetst



De financiële verordening bevat de wijze waarop wordt omgegaan met begrotingsonrechtmatigheden



Het college en de raad hebben overeenstemming inzake de mate van detail in de paragraaf ‘Bedrijfsvoering’



Het interne controleplan van de gemeente bevat een scoping van de processen en balansposten, risicoanalyses per proces en post en de controleaanpak



N.v.t.

31

Accountantsverslag | Gemeente Leeuwarden | 2022

Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Onze conclusies

Klimaat en duurzaamheid Sturen op realisatie van klimaat- en duurzaamheidsdoelstellingen

Ontwikkelingen 2022

Jaarverslag Jaarrekening Controleaccenten Vooruitblik Rechtmatigheidsverantwoording

Om de doelstellingen van het klimaatverdrag van Parijs te realiseren hebben provincies en gemeenten een belangrijke maatschappelijke rol en taak om gezamenlijk met bedrijven en maatschappelijke organisaties de uitstoot van broeikasgassen te verminderen. Daarnaast hebben lokale overheden ook andere complexe duurzaamheidsopgaven zoals klimaatadaptatie en het verbeteren van de leefomgeving met bijvoorbeeld het bevorderen van circulariteit en biodiversiteit. Om beter op deze opgave te kunnen sturen, adviseren wij om klimaat- en duurzaamheidsdoelstellingen onderdeel te laten zijn van de P&Ccylus. Daarvoor onderkennen we vijf stappen (zie ook blog).

Klimaat en duurzaamheid 1. Bepaal de opgaven

Cybersecurity Onze samenwerking Bijlagen

Ook voor klimaat- en duurzaamheidsambities is de start het formuleren van de ambities/doelstellingen. Vaak zijn de doelstellingen landelijk al bepaald (in verdragen, akkoorden, strategieën), maar moet nog wel inzicht worden verkregen in de (lokale) opgave: waar staan we nu en wat moeten we dan in de komende 10 tot 15 jaar realiseren? Voor de CO2-opgave wordt vaak aangesloten bij de onderverdeling (sectoren) uit het Nederlandse Klimaatakkoord (2019). 2. Bepaal de kansrijke maatregelen De lokale klimaat- en duurzaamheidsopgaven moeten vervolgens worden uitgewerkt in transitiepaden voor de komende jaren. Per transitiepad worden de meest kansrijke maatregelen geselecteerd op basis van de geschatte ‘opbrengst’ aan CO2-reductie.

3. Bepaal de stuurindicatoren (input/output) bij de transitiepaden Het is goed dat u zich realiseert dat veel nog onbekend en onzeker is en er volop wordt geëxperimenteerd. Monitoren, reflecteren, leren en bijsturen is dus cruciaal en getuigt van professionaliteit. Voor de indicatoren is het verstandig om aan te sluiten bij de landelijke gegevens, metingen en normen, die beschikbaar zijn. Zo wordt een gemeenschappelijke taal gebruikt waarlangs de voortgang kan worden gevolgd.

4. Veranker de sturing in de P&C-cyclus Ook voor duurzaamheidsdoelstellingen geldt de kracht van de P&C-cyclus, waarin kaderstelling en verantwoording zijn verankerd en de raad zijn controlerende rol kan invullen. Een integrale klimaatbegroting als onderdeel (paragraaf) of bijlage van de P&C-cyclus is aanvullend aan te bevelen, omdat dan de resultaten van de transitiepaden gezamenlijk goed te volgen zijn. 5. Verrijk het inzicht met de impact op de brede welvaart Het begrip duurzaamheid wordt vandaag de dag breder gebruikt dan alleen voor milieu en klimaat. Internationaal wordt daarvoor de term ESG (Environmental, Social, Governance) gehanteerd. Het CBS stelt sinds 2020 de Monitor Brede Welvaart op (waaraan ook de SDG’s zijn gekoppeld) en biedt een vaste set aan indicatoren om de ontwikkeling van welvaart in de brede zin van het woord – economisch, ecologisch en sociaal-maatschappelijk – in kaart te brengen. Samen geven deze indicatoren een vergelijkbaar inzicht in duurzaamheid in brede zin. In de jaarstukken 2022 gaat Leeuwarden al meer in op de SDG’s (onder andere bij onderdeel 1.5 en door het opnemen in bijlage G van de bredewelvaartsindex). Dit is een mooie start en krijgt naar verwachting in komende jaren een breder vervolg.

32

Accountantsverslag | Gemeente Leeuwarden | 2022

Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Onze conclusies Ontwikkelingen 2022

Jaarverslag Jaarrekening Controleaccenten Vooruitblik Rechtmatigheidsverantwoording Klimaat en duurzaamheid

Cybersecurity Onze samenwerking Bijlagen

Cybersecurity en de komst van de NIS2-richtlijn In de rapportage interim-bevindingen hebben we terugkoppeling gegeven over cybersecurity. We hebben op basis van interview begrepen dat er zich sindsdien geen significante (cyber)incidenten hebben voorgedaan met een eventuele impact op de controle. Een relevante ontwikkeling op het gebied van cybersecurity voor de gemeente Leeuwarden is de komst van de nieuwe Europese NIS2richtlijn. Het doel van deze richtlijn is het verhogen van het algemene niveau van cybersecurity binnen de Europese Unie. Vanuit de nieuwe richtlijn verwachten wij strengere normen, meer aandacht voor governance en meer verantwoordelijkheden voor bestuursleden. Nieuw is hierbij dat niet-naleving beboet kan worden en bestuursleden mogelijk persoonlijk aansprakelijk kunnen worden gesteld. Deze richtijn is eind 2022 goedgekeurd door het Europees Parlement, waarbij de lidstaten 21 maanden de tijd hebben om deze richtlijn te implementeren in nationale wetgeving. In Nederland zal hier invulling aan gegeven worden door middel van de Wet beveiliging netwerk- en informatiesystemen (Wbni). Organisaties die als ‘essentieel’ of ‘belangrijk’ worden beschouwd moeten vanaf het derde kwartaal van 2024 aan deze regels voldoen. Vanaf dat moment zal hier naar verwachting ook op gehandhaafd gaan worden.

Voor lokale overheden (waaronder gemeenten) geldt dat de NIS2richtlijn deze als optioneel ‘essentieel’ kenmerkt. Dit houdt in dat lidstaten bij de implementatie van de richtlijn zelf kunnen besluiten in hoeverre deze dienstverlening als ‘essentieel’ wordt gezien. Daarnaast kunnen gemeenten mogelijk ook gekenmerkt worden als essentieel vanuit de ‘essentiële’ sector transport (weg).

Het is op dit moment nog niet duidelijk in hoeverre de Nederlandse lidstaat gemeenten hiervoor aanmerkt. We adviseren de gemeente Leeuwarden een zelfevaluatie uit te voeren en afstemming te zoeken met het ministerie om te bepalen in hoeverre de NIS2richtlijn ook van toepassing is op uw organisatie. En indien dat het geval is tijdig de benodigde stappen uit te voeren om aan de NIS2richtlijn te voldoen. Het is hierbij van belang dat deze stappen afgerond zijn vóór het derde kwartaal van 2024. We hebben begrepen dat hier nog geen actie op is gezet vanuit de gemeente Leeuwarden. Wij adviseren, ondanks het recente vertrek van uw CISO en het aanstaande vertrek van uw ISO, hier voldoende aandacht aan te besteden en tijdig actie op te ondernemen. Belangrijke stappen ter voorbereiding op de NIS2-richtlijn Uitvoeren van een cybersecurityrisicoanalyse om eventuele lacunes met betrekking tot de richtlijn op te sporen. Let op, het gaat hierbij primair om risico’s voor de maatschappij en de economie. Identificeren en implementeren van de benodigde cybersecuritymaatregelen die geschikt en proportioneel zijn. Implementeren van een proces voor het tijdig melden van significante cybersecurity-incidenten. Ontwerpen en implementeren van monitoringmechanismen om de effectiviteit van de maatregelen continu te valideren.

33

Accountantsverslag | Gemeente Leeuwarden | 2022

Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Onze conclusies Ontwikkelingen 2022

Jaarverslag Jaarrekening Controleaccenten Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen

Onze samenwerking Jaarrekeningproces vraagt aandacht Als we terugkijken op het jaarrekeningproces dan zien wij een tweeledig beeld Allereerst zien wij de volgende positieve ontwikkelingen: • Samen hebben we meer strakke afspraken met elkaar gemaakt en hebben we geïnvesteerd in gezamenlijke sessies over zowel het jaarrekeningproces als inhoudelijke thema’s. Dit heeft daadwerkelijk geholpen in de uitvoering van de controles, het opleveren van specifieke informatie over belangrijke thema’s en vroegtijdig met elkaar concluderen over belangrijke aandachtspunten. • Ondanks personele mutaties aan onze kant en wat wijzigingen in functies bij Leeuwarden hebben we elkaar goed weten te vinden en hebben we de periodieke overleggen met elkaar voortgezet. Richting komend jaar organiseren wij, als resultaat van een gezamenlijke evaluatie, wat meer ‘benen op tafel’-sessies om te sparren over belangrijke ontwikkelingen. • De controle van de grondexploitaties is beter verlopen. Onder andere het projectbezoek bij Middelsee fase 2 heeft geholpen om begrip te krijgen in het project. Daarnaast zijn de afspraken in de geknipte controle goed nagekomen en heeft dit geholpen om de controle goed uit te kunnen voeren. De beschikbaarheid tijdens de controle was hierbij goed.

Anderzijds zien we ook belangrijke aandachtspunten in het proces, die actie vragen en die voor een (tijds)intensief proces hebben geleid: • Bij het opvragen van controle-informatie merken wij samen met uw kernteam jaarrekeningcontrole dat het moeilijk is om de juiste informatie uit de organisatie te verkrijgen (met voldoende diepgang en kwaliteit).

•

•

•

•

Bij de start van de jaarrekeningcontrole ligt er niet een complete jaarrekening (inclusief jaarverslag). Normaliter is een complete jaarrekening het startpunt voor onze controle. Nu was het stuk, ondanks de gezamenlijke sessie die we hiervoor hebben georganiseerd, niet compleet. De oplevering van belangrijke dossiers is hierbij vertraagd en is gaan schuiven in de tijd (onder andere aanbestedingen en salarissen). Daarnaast zien we dat bij minder grote dossiers de eerste oplevering niet volledig is of niet tijdig is. Inhoudelijke vragen in het jaarrekeningproces blijven hierbij lang openstaan. Het is belangrijk om te beoordelen hoe de kwaliteit van de eerste oplevering kan verbeteren (inclusief uitvoeren goede inhoudelijke interne review). Daarnaast dient te worden beoordeeld hoe de prioriteit in het beantwoorden van vragen kan toenemen. Er zijn veel nagekomen boekingen die nog niet in de eerste jaarrekening zijn verwerkt. Dit aantal is aanzienlijk meer dan vorige jaren en heeft betrekking op veel verschillende jaarrekeningposten (waarbij het vorig jaar vaak beperkt was tot sociaal domein-boekingen, conform verwachting). Uit de controle blijken meer bevindingen bij reguliere dossiers die opgevolgd moeten worden (onder andere bevindingen kas, toerekening van facturen aan juiste boekjaar).

Het is belangrijk dat op deze onderdelen verbeteringen worden doorgevoerd in het jaarrekeningproces. Wij hebben hiertoe besproken om begin juli een uitgebreide evaluatiesessie te plannen.

34

Accountantsverslag | Gemeente Leeuwarden | 2022

Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Onze conclusies

Onze samenwerking Overzicht van de gemaakte uren

Onze samenwerking

De controle van de jaarrekening van de gemeente Leeuwarden vereist voldoende tijd en aandacht van de teamleden van het juiste niveau voor inhoudelijke werkzaamheden, beoordeling en begeleiding. In overeenstemming met de maatregelen die zijn beschreven in het rapport In het publiek belang geven wij hierbij een overzicht van de uren die we hebben besteed aan de controle van het lopende jaar van de gemeente Leeuwarden. De extra gemaakte uren ten opzichte van de planning hebben met name betrekking op extra werkzaamheden als gevolg van toename SiSa-regelingen en migratie salarissysteem, bevindingen in de controle die opgevolgd moesten worden en een niet efficiënte controle door aandachtspunten in het proces.

Bijlagen

Geen bevindingen te melden rondom onafhankelijkheid

Ontwikkelingen 2022

Jaarverslag Jaarrekening Controleaccenten Vooruitblik

Wij hebben onze naleving van externe normen en ons wereldwijde onafhankelijkheidsbeleid met betrekking tot onze dienstverlening in 2022 bewaakt en bevestigen dat wij aan deze onafhankelijkheidsvereisten hebben voldaan en voldoen.

Categorie

Totaal aantal geplande uren

Totaal aantal feitelijke uren (schatting)

%

%

Partner/senior director

120

7

220

9

(Senior) manager

450

26

130

5

Overig personeel*

1.165

67

2.178

86

Totaal

1.735

100

2.528

100

Accountantsverslag | Gemeente Leeuwarden | 2022

Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Onze conclusies Ontwikkelingen 2022

Jaarverslag Jaarrekening Controleaccenten Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen

SiSa Materialiteit Verhoogde risico's Onze controletools Communicatie Verantwoordelijkheden

Bijlagen

Accountantsverslag | Gemeente Leeuwarden | 2022

Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Onze conclusies

SiSa Geen bevindingen in de SiSa-bijlage

Ontwikkelingen 2022

Jaarverslag Jaarrekening Controleaccenten Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen

SiSa Materialiteit Verhoogde risico's Onze controletools Communicatie Verantwoordelijkheden

Wij hebben in onze controle specifieke werkzaamheden verricht om een oordeel te kunnen geven over de getrouwheid en rechtmatigheid van de financiële verantwoordingsinformatie in de SiSa-bijlage bij de jaarrekening 2022. In 2022 zijn er veel SiSa-regelingen bijgekomen. Van de 47 huidige regelingen zijn er 17 nieuw ten opzichte van voorgaand jaar. Voor de bevindingen uit onze controle gelden op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) zwaardere rapporteringstoleranties dan voor andere onderdelen van de reguliere jaarrekening. De rapporteringstolerantie is per specifieke uitkering: • € 12.500 indien de omvangsbasis kleiner dan of gelijk is aan € 125.000; • 10% indien de omvangsbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk is aan € 1.000.000; • € 125.000 indien de omvangsbasis groter is dan € 1.000.000. De rapporteringstolerantie heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. In de volgende tabel hebben wij onze bevindingen per specifieke uitkering opgenomen. Uit onze controlewerkzaamheden komen geen materiële afwijkingen naar voren. Wij hebben de getrouwheid en rechtmatigheid van de SiSa-bijlage in de jaarrekening 2022 vastgesteld.

35

36

Accountantsverslag | Gemeente Leeuwarden | 2022

Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen

Bevindingen per SiSa-regeling

Onze conclusies Nr.

Regeling/indicator

Naam specifieke uitkering

Ontwikkelingen 2022

Jaarverslag Jaarrekening Controleaccenten Vooruitblik

Fout of onzekerheid

Financiële omvang in euro’s

Toelichting fout/ onzekerheid

1

A12B

Incidentele bijdrage ondersteuning naleving controle op coronatoegangsbewijzen (SiSa tussen medeoverheden)

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

2

A13

Regeling specifieke uitkering naleving controle coronatoegangsbewijzen

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

3

A16

Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

4

A17

Regeling specifieke uitkering voorkomen georganiseerde en ondermijnende jeugdcriminaliteit

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

5

B2

Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

6

C9

Specifieke uitkering woningbouwimpuls

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

7

C10

Tijdelijk besluit specifieke uitkering verbetering digitale dienstverlening

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

8

C31

Regeling vaststelling regels verstrekken eenmalige specifieke uitkering aan gemeenten huisvesting kwetsbare doelgroepen

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

9

C32

Regeling specifieke uitkering ventilatie in scholen

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

10

C41B

Regeling specifieke uitkering Regeling flexibele inzet woningbouw (SiSa tussen medeoverheden)

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

11

C43

Regeling reductie energiegebruik woningen

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

12

C47

Volkshuisvesting

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

13

C55

Aanpak energiearmoede

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

Onze samenwerking Bijlagen

SiSa Materialiteit Verhoogde risico's Onze controletools Communicatie Verantwoordelijkheden

Uit onze controlewerkzaamheden komen geen materiële afwijkingen naar voren. Wij hebben de getrouwheid en rechtmatigheid van de SiSa-bijlage in de jaarrekening 2022 vastgesteld.

37

Accountantsverslag | Gemeente Leeuwarden | 2022

Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen

Bevindingen per SiSa-regeling

Onze conclusies Nr.

Regeling/indicator

Naam specifieke uitkering

Ontwikkelingen 2022

Fout of onzekerheid

Financiële omvang in euro’s

Toelichting fout/ onzekerheid

C62

Regeling specifieke uitkering kwijtschelding gemeentelijke belastingen Specifieke uitkering aan gemeenten voor de bekostiging van de kwijtschelding van gemeentelijke belastingen van gedupeerden door de toeslagenaffaire

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

C72

Specifieke uitkering 3e ronde programma Proeftuinen Aardgasvrije Wijken

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

16

D8

Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 (OAB)

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

17

D10

Volwasseneneducatie

Bijlagen

18

D11

Regeling specifieke uitkering extra financiële middelen RMC-functie

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

SiSa

19

D12

Regeling regionale aanpak voortijdig schoolverlaten 2020-2024

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

20

D12A

Regionaal programma voortijdig schoolverlaten

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

D14

Regeling specifieke uitkering inhalen Covid-19 gerelateerde onderwijsvertragingen

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

22

D19

Tijdelijke onderwijshuisvesting ontheemden

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

23

D21

Specifieke uitkering impuls jongerencultuur

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

24

E3

Subsidieregeling sanering verkeerslawaai

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

E10B

Regeling specifieke uitkering snelfietsroutes (SiSa tussen medeoverheden)

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

Jaarverslag 14

Jaarrekening Controleaccenten 15

Vooruitblik Onze samenwerking

Materialiteit Verhoogde risico's Onze controletools Communicatie

21

Verantwoordelijkheden 25

Uit onze controlewerkzaamheden komen geen materiële afwijkingen naar voren. Wij hebben de getrouwheid en rechtmatigheid van de SiSa-bijlage in de jaarrekening 2022 vastgesteld.

38

Accountantsverslag | Gemeente Leeuwarden | 2022

Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen

Bevindingen per SiSa-regeling

Onze conclusies Nr.

Regeling/indicator

Naam specifieke uitkering

Fout of onzekerheid

Financiële omvang in euro’s

Toelichting fout/ onzekerheid

Ontwikkelingen 2022

Jaarverslag

26

E20

Regeling stimulering verkeersmaatregelen 2020-2021

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

27

E21

Regeling specifieke uitkering circulaire ambachtscentra 2020-2022

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

E44B

Tijdelijke impulsregeling klimaatadaptatie 2021–2027 (SiSa tussen medeoverheden)

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

E56

Regeling specifieke uitkering doelmatig en duurzaam gebruik verkeersinfrastructuur 2021

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

Jaarrekening 28

Controleaccenten Vooruitblik

29

Onze samenwerking

30

E83

Tijdelijke regeling specifieke uitkering bodem 2022

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

Bijlagen

31

E84

Regeling stimulering verkeersveiligheidsmaatregelen 2022-2023

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

32

FRL13C

Trekkerschap natuurinclusief werken

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

G2

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2021

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

G3

Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (uitsluitend kapitaalverstrekking) _gemeentedeel 2021

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

G4

Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)_gemeentedeel 2021

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

G10

Wet inburgering 2021_gemeentedeel 2022

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

G12

Kwijtschelden publieke schulden SZW-domein hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

SiSa Materialiteit Verhoogde risico's

33

34

Onze controletools 35

Communicatie 36

Verantwoordelijkheden 37

Uit onze controlewerkzaamheden komen geen materiële afwijkingen naar voren. Wij hebben de getrouwheid en rechtmatigheid van de SiSa-bijlage in de jaarrekening 2022 vastgesteld.

39

Accountantsverslag | Gemeente Leeuwarden | 2022

Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen

Bevindingen per SiSa-regeling

Onze conclusies Nr.

Regeling/indicator

Naam specifieke uitkering

Fout of onzekerheid

Financiële omvang in euro’s

Toelichting fout/ onzekerheid

Ontwikkelingen 2022

Jaarverslag

38

G13

Regeling specifieke uitkering onderwijsroute

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

39

H1

Ministeriële regeling heroïnebehandeling

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

40

H4

Regeling specifieke uitkering stimulering sport

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

H7

Regeling specifieke uitkering aanpak huiselijk geweld en kindermishandeling

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

H8

Regeling Sportakkoord 2020-2022

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

H10

Regeling specifieke uitkering vastgoedtransitie gesloten jeugdhulp 2020

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

H12

Regeling specifieke uitkering lokale preventieakkoorden of preventieaanpakken

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

H20

Regeling specifieke uitkering vastgoedtransitie residentiële jeugdhulp 2021

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

H22

Regeling specifieke uitkering regionaal projectleider aanpak huiselijk geweld en kindermishandeling 2022

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

H25

Regeling Specifieke uitkering ijsbanen en zwembaden (ronde 3)

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

Jaarrekening Controleaccenten 41

Vooruitblik 42

Onze samenwerking 43

Bijlagen

SiSa Materialiteit

44

45

Verhoogde risico's 46

Onze controletools 47

Communicatie Verantwoordelijkheden

Uit onze controlewerkzaamheden komen geen materiële afwijkingen naar voren. Wij hebben de getrouwheid en rechtmatigheid van de SiSa-bijlage in de jaarrekening 2022 vastgesteld.

40

Accountantsverslag | Gemeente Leeuwarden | 2022

Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Onze conclusies

Materialiteit De materialiteit is gedurende de controle toegenomen

Ontwikkelingen 2022

Jaarverslag Jaarrekening Controleaccenten Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen

SiSa Materialiteit Verhoogde risico's Onze controletools Communicatie Verantwoordelijkheden

De gehanteerde materialiteit is € 6,88 miljoen De reikwijdte van onze controle wordt beïnvloed door het toepassen van materialiteit. Het begrip ‘materieel’ wordt toegelicht in de paragraaf ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening’ in onze controleverklaring. Afwijkingen worden als materieel beschouwd wanneer redelijkerwijs kan worden verwacht dat ze, elk afzonderlijk of in totaal, gevolgen kunnen hebben voor de economische beslissingen die gebruikers op grond van de jaarrekening nemen. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) zijn de goedkeuringstoleranties bepaald die de accountant ten behoeve van de oordeelsvorming over de jaarrekening van de gemeente hanteert. De totale werkelijke kosten van de gemeente, inclusief de toevoegingen aan de bestemmingsreserves, vormen de totale werkelijke kosten van de gemeente. De materialiteit bepaalt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en het effect van vastgestelde afwijkingen op onze verklaring. In ons controleplan hebben wij een materialiteit vastgesteld van € 5,9 miljoen. De materialiteit wordt echter geactualiseerd op basis van de feitelijke financiële gegevens en wijzigingen in uw organisatie en omgeving gedurende het hele jaar.

Aangezien de werkelijke lasten, inclusief dotaties aan de bestemmingsreserves, hoger zijn dan in de programmabegroting op basis waarvan wij onze initiële materialiteit hebben berekend, heeft er op basis van de wettelijke uitgangspunten een verhoging plaatsgevonden naar € 6,88 miljoen.

Ontwikkeling van de materialiteit €25.000.000 €20.667.000

€20.000.000 €17.766.000

€15.000.000

€10.000.000 €5.922.000

€6.889.000

€5.000.000

€Begroting Fouten

Jaarrekening Onzekerheden

41

Accountantsverslag | Gemeente Leeuwarden | 2022

Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Onze conclusies Ontwikkelingen 2022

Verhoogde risico’s Bij de uitvoering van de werkzaamheden ten aanzien van de verhoogde risico’s hebben we geen uitzonderingen of aanwijzingen van frauduleuze activiteiten opgemerkt

Jaarrekening

In onderstaande tabel geven wij een samenvatting van de bevindingen van verrichte werkzaamheden met betrekking tot de significante en hogere-normale risico’s die in ons controleplan zijn vastgesteld.

Controleaccenten

Risico

Uitkomst controlewerkzaamheden

De inherente mogelijkheid van het management om interne beheersingsmaatregelen te doorbreken

Het doorbreken van de beheersingsmaatregelen door het college c.q. management is op basis van de controlestandaarden altijd een significant risico. Interne beheersingsmaatregelen, ongeacht hoe goed in opzet en bestaan, kunnen risico’s van materiële onjuistheden in de jaarrekeningen slechts beperken, en niet volledig afdekken, wegens de inherente beperkingen van interne beheersingsmaatregelen. We hebben een data-analyse uitgevoerd op (handmatige) boekingen 2022 voor de gemeente Leeuwarden. We hebben uit hoofde van deze test geen ongebruikelijke transacties geconstateerd.

Waardering van de grondexploitaties is niet juist

Het risico van waardering van de grondexploitaties is doorgaans bij gemeenten een verhoogd risico. Dit komt omdat er veel schattingsposten zijn gemoeid bij deze balanspost. Behalve de parameters (kostenstijging, opbrengstenstijging, etc.) is de waardering gebaseerd op een raming van nog te maken kosten en nog te realiseren opbrengsten. We hebben controlewerkzaamheden uitgevoerd op de waardering en we hebben uit hoofde van deze werkzaamheden geen bijzonderheden geconstateerd.

Jaarverslag

Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen

Ten opzichte van ons controleplan hebben wij het significante risico inzake het ontbreken van adequate beheersingsmaatregelen op mutaties stamgegevens van crediteuren bijgesteld naar een normaal risico. Risiconiveau

Normaal

Significant

Normaal

Significant

Normaal

Significant

SiSa Materialiteit Verhoogde risico's Onze controletools Communicatie Verantwoordelijkheden

Gunning van (Europese) aanbesteding aan bevriende partijen

Dit risico rondom mogelijke gunning aan bevriende partijen is doorgaans bij gemeenten een verhoogd risico. Dit komt omdat gemeenten zaken doen met een veelvoud aan leveranciers met ook nog een grote diversiteit in inkoop van goederen en diensten. Bij onze controlewerkzaamheden hebben we gecontroleerd of voldoende functiescheiding is gehanteerd bij aanbestedingstrajecten en bij het aangaan van contracten. We hebben bij het uitvoeren van deze controlewerkzaamheden geen bevindingen geconstateerd.

42

Accountantsverslag | Gemeente Leeuwarden | 2022

Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen

Verhoogde risico’s

Onze conclusies Ontwikkelingen 2022

Jaarverslag Jaarrekening

Risico

Uitkomst controlewerkzaamheden

Het ontbreken van adequate beheersingsmaatregelen op mutaties stamgegevens van crediteuren

Als onderdeel van de interim-controle hebben wij vastgesteld dat de gemeente Leeuwarden opvolging heeft gegeven aan de tekortkoming in het betalingsproces waarbij geen (formele) autorisatie plaatsvond op crediteurenstamgegevens. Hierbij constateerden wij wel dat functioneel beheerders rechten hebben om de geïmplementeerde beheersingsmaatregelen te omzeilen door aanpassingen te maken in de database. Wij hebben dit proces opnieuw beoordeeld als onderdeel van de jaarrekeningcontrole en hierbij zijn wij tot de conclusie gekomen dat deze medewerkers geen rol hebben in het inkoop- en betalingsproces. Deze functioneel beheerders zorgen uitsluitend voor het beheer van onder andere Unit4Financials. Tevens vinden er nog meerdere controles plaats op bijvoorbeeld de voorlopige betaallijst voordat betaling plaatsvindt. Op grond hiervan merken wij dit niet meer aan als frauderisico en hebben wij dit ten opzichte van het controleplan bijgesteld naar een normaal risico.

Normaal

Significant

Frauderisico in de omzetverantwoording van de grondexploitaties

Dit risico rondom mogelijke niet-zakelijke transacties bij grondverkopen is doorgaans bij gemeenten met een relatief grote projectportefeuille een verhoogd risico. Dit komt omdat er doorgaans veel grondverkopen plaatsvinden. Bij onze controlewerkzaamheden hebben we gecontroleerd of bij grondverkopen een marktconforme prijs is ontvangen en dat daarbij de bandbreedtes zijn gehanteerd die de raad heeft meegegeven in de grondprijzennota. We hebben bij het uitvoeren van deze controlewerkzaamheden geen bijzonderheden geconstateerd.

Normaal

Significant

Aanbestedingen voldoen niet aan EU-aanbestedingsrichtlijn

De aanbestedingsrichtlijnen zijn complex. De omvang van de onrechtmatige aanbestedingen is toegenomen van € 3,7 miljoen naar € 5,18 miljoen. De onrechtmatigheden komen voort uit dossiers die in het verleden ten onrechte (nog) niet zijn aanbesteed. In de conclusie zijn wij nader ingegaan op de geconstateerde onrechtmatigheden vanuit de controle van de aanbestedingen.

Normaal

Significant

Controleaccenten Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen

SiSa Materialiteit Verhoogde risico's Onze controletools Communicatie Verantwoordelijkheden

Risiconiveau

Accountantsverslag | Gemeente Leeuwarden | 2022

Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Onze conclusies

Onze controletools De uitkomsten uit onze toegepaste controletools

Ontwikkelingen 2022

Jaarverslag Jaarrekening Controleaccenten Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen

SiSa

In onze controle maken wij gebruik van controletools. Hieronder geven wij u de uitkomsten weer van onze werkzaamheden. Halo for Journals Met Halo for Journals kunnen alle boekingen worden doorzocht, getest en geanalyseerd om ongebruikelijke relaties en patronen aan het licht te brengen. Hierdoor wordt de kwaliteit van de tests verbeterd, kunnen wij risico’s beter beoordelen en kunnen wij ons focussen op de dingen die echt belangrijk zijn. Wij hebben Halo for Journals toegepast op onze werkzaamheden met betrekking tot het risico op het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het college c.q. management. Vanuit deze controle zijn geen bevindingen geconstateerd.

Materialiteit HR Insights Verhoogde risico's Onze controletools Communicatie Verantwoordelijkheden

HR Insights richt zich op de controle van de salariskosten. Door het geautomatiseerd uitvoeren van een aantal controlestappen (zoals een integrale bruto-nettocontrole en het vaststellen van de juistheid van de sociale premies) kan snel worden geconcludeerd of de salarisadministratie op orde is. Door de migratie naar AFAS is het dit jaar mogelijk geweest om deze tool in te zetten in de controle. Vanuit deze controle zijn geen materiële bevindingen geconstateerd.

43

44

Accountantsverslag | Gemeente Leeuwarden | 2022

Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Onze conclusies

Communicatie Update over onze communicatie met u

Ontwikkelingen 2022

Jaarverslag Vereiste communicatie op grond van controlestandaarden

Controleplan

Jaarrekening

Rapportage interimbevindingen

Accountantsverslag

Mededeling over de verantwoordelijkheden van de accountant



Bevestiging van de onafhankelijkheid van PwC





De zaken die zijn aangemerkt als kernpunten van de controle





Controleaccenten Vooruitblik Onze samenwerking

Eventuele significante tekortkomingen in de interne controle





Bijlagen

Eventuele ontdekte of vermoede fraude





SiSa

Niet naleven van wet- en regelgeving



Schriftelijke bevestigingen gevraagd van het college van burgemeester en wethouders



Alle zaken die van invloed zijn op de vorm en inhoud van de controleverklaring



Standpunt van de accountant over belangrijke kwalitatieve aspecten van de verslaggeving door het college



Communicatie

Rapporteren over significante moeilijkheden, aangelegenheden en overige zaken die van belang zijn voor het toezicht op het financiële verslaggevingsproces



Verantwoordelijkheden

Niet-gecorrigeerde afwijkingen



Significante aangelegenheden die naar voren komen tijdens de controle in verband met verbonden partijen van de gemeente



Materialiteit Verhoogde risico's Onze controletools

Beschrijving van de reikwijdte en timing van de controle, waaronder significante risico’s







45

Accountantsverslag | Gemeente Leeuwarden | 2022

Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Onze conclusies

Verantwoordelijkheden

Ontwikkelingen 2022

Overzicht van verantwoordelijkheden van het college en de raad met betrekking tot fraude en niet-naleving van weten regelgeving

Jaarverslag

De verantwoordelijkheden van het college

Jaarrekening Controleaccenten Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen

SiSa Materialiteit Verhoogde risico's Onze controletools Communicatie Verantwoordelijkheden

Deze bestaan uit: • het identificeren en monitoren van de wet- en regelgeving die van toepassing is op de gemeente en zorgen voor volledigheid ervan; • het uitvoeren van een risicobeoordeling die expliciet het risico op fraude omvat, door een analyse van prikkels en druk, kansen, en gedrag en rationalisatie, en het risico van niet-naleving van wet- en regelgeving; • het opstellen en uitvoeren van programma’s en beheersingsmaatregelen ter preventie, ontmoediging en opsporing van fraude (fraudebestrijdingsprogramma’s) en niet-naleving van wet- en regelgeving; • het waarborgen dat de cultuur en de omgeving van de gemeente integer zijn en ethisch gedrag bevorderen; • ervoor zorgen dat de activiteiten van de gemeente worden uitgevoerd conform de bepalingen van wet- en regelgeving, inclusief het voldoen aan de wet- en regelgeving waarin de vaststelling van de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening wordt geregeld; • het onderzoeken van iedere vermeende of vermoede misstand die onder de aandacht van het college c.q. management wordt gebracht.

De verantwoordelijkheden van degenen die zijn belast met toezicht (de gemeenteraad) Deze bestaan uit: • het versterken van een cultuur van integriteit en ethisch gedrag door middel van actief toezicht; • het beoordelen van de vaststelling van frauderisico’s door het college c.q. management en niet-naleving van wet- en regelgeving, het nemen van passende maatregelen en het zorgen voor een juiste tone at the top; • het waarborgen dat het management en het college passende maatregelen nemen om fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving te ontmoedigen en te voorkomen, voor een betere bescherming van medewerkers en andere belanghebbenden; • het onderzoeken van iedere vermeende of vermoede misstand die onder de aandacht van de gemeenteraad wordt gebracht; • het aannemen van een kritische houding ten opzichte van het college op het gebied van niet-gebruikelijke transacties met verbonden partijen.

Accountantsverslag | Gemeente Leeuwarden | 2022

46

Aanbiedingsbrief Onze kernboodschappen Onze conclusies

Verantwoordelijkheden

Ontwikkelingen 2022

Overzicht van verantwoordelijkheden van ons als accountant met betrekking tot fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving

Jaarverslag

De verantwoordelijkheid van de accountant

Jaarrekening Controleaccenten Vooruitblik Onze samenwerking Bijlagen

SiSa Materialiteit Verhoogde risico's Onze controletools Communicatie Verantwoordelijkheden

Deze bestaat uit: • het plannen en uitvoeren van de controle om een redelijke zekerheid te krijgen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat, hetzij door fraude of door fouten; • het beoordelen of de programma’s en de interne beheersingsmaatregelen van de gemeente, waarmee geïdentificeerde risico’s van materiële fouten als gevolg van fraude en van niet-naleving van wet- en regelgeving worden aangepakt, op de juiste wijze zijn opgezet en worden uitgevoerd; • het evalueren van het proces dat het college c.q. management hanteert voor het beoordelen van de doeltreffendheid van de programma’s en interne beheersingsmaatregelen in verband met fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving; • het evalueren van iedere fraude door het college c.q. management en het effect op de beheersingsomgeving; • het adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.

Onze doelstellingen met betrekking tot fraude en niet-naleving van weten regelgeving in de context van onze controle van de jaarrekening Deze zijn als volgt: • het vaststellen en beoordelen van het risico van materiële onjuistheden in de jaarrekening als gevolg van fraude en als gevolg van niet-naleving van weten regelgeving; • het verkrijgen van voldoende geschikte controle-informatie met betrekking tot de beoordeelde risico’s van materiële onjuistheden als gevolg van fraude, door een gepaste controleaanpak te ontwerpen en te implementeren; • het verkrijgen van voldoende geschikte controle-informatie met betrekking tot de naleving van de bepalingen van die wet- en regelgeving waarvan algemeen wordt erkend dat ze directe gevolgen hebben voor de bepaling van materiële bedragen en toelichtingen in de jaarrekening; en • het adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.