[U23.01888] Leidraad accountantsdiensten 2024-2028
Tekst van het document
Aanbestedingsleidraad Europese openbare procedure
“Accountantsdiensten 2024 - 2028”
Naam aanbesteding: Accountantsdiensten 2024-2028 Corsanummer: U23.01888 Datum: 28 september 2023
1/54
Inhoud 1.
2. 3.
4.
5.
Inleiding ...................................................................................................................... 5 1.1 Algemeen ............................................................................................................. 5 1.2
Samenvatting van de aanbestedingsprocedure ................................................................ 6
1.3
Planning van de aanbestedingsprocedure ....................................................................... 7
Definities ..................................................................................................................... 8 De opdrachtgever ........................................................................................................ 10 3.1 Gemeente Lansingerland ......................................................................................... 10 3.2
Gemeentelijke organisatie ....................................................................................... 10
3.3
Inkoop- en aanbestedingsbeleid ................................................................................ 11
De aanbesteding .......................................................................................................... 12 4.1 Aanleiding van de aanbesteding ................................................................................ 12 4.2
Wijze van aanbesteding .......................................................................................... 12
4.3
Resultaat van de aanbesteding ................................................................................. 12
4.4
Percelen ............................................................................................................. 12
4.5
Toelichting samenvoegen van opdrachten / toelichting percelen ........................................ 12
De opdracht ............................................................................................................... 13 5.1 Inhoud van de opdracht .......................................................................................... 13 5.2
Reguliere accountantsdienst vs meerwerk .................................................................... 13
5.3 Subsidieverantwoordingen of deelverantwoordingen (niet-zijnde SiSa als onderdeel van de jaarrekening) ................................................................................................................ 13
6.
5.4
Toelichting op de opdracht ...................................................................................... 13
5.5
Concept overeenkomst ........................................................................................... 16
5.6
Tijdstip inwerkingtreding overeenkomst ...................................................................... 16
5.7
Herzieningsclausule SISa bijlagen .............................................................................. 16
5.8
Wachtkamerregeling .............................................................................................. 17
5.9
Persoonsgegevens ................................................................................................. 17
De aanbestedingsprocedure ............................................................................................ 18 6.1 Digitaal aanbesteden via TenderNed .......................................................................... 18 6.2
Planning van de aanbestedingsprocedure ..................................................................... 18
6.3
Nota(’s) van Inlichtingen ......................................................................................... 18
6.4
Vormvereisten inschrijving ...................................................................................... 19
6.5
Sluiting inschrijftermijn .......................................................................................... 19
Aanbestedingsleidraad Europese openbare procedure “Accountantsdiensten 2024-2028” Referentienr.: U23.01888 2/54
7.
8.
9.
6.6
Openen inschrijvingen ............................................................................................ 20
6.7
Beoordeling inschrijvingen ....................................................................................... 20
6.8
Voornemen tot gunning .......................................................................................... 21
6.9
Standstill-termijn .................................................................................................. 21
6.10
Verificatie(gesprek) ............................................................................................... 22
6.11
Definitieve gunning ............................................................................................... 22
De uitsluitingsgronden en minimumeisen ............................................................................ 23 Uitsluiting ........................................................................................................... 23 7.1 7.2
Minimumeisen met betrekking tot geschiktheid ............................................................. 23
7.3
Financiële en economische draagkracht ...................................................................... 23
7.4
Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid ........................................................ 24
7.5
Beroepsbevoegdheid .............................................................................................. 25
7.6
Programma van Eisen ............................................................................................. 25
De gunning en gunningscriteria – Gewogen Puntensysteem ...................................................... 26 8.1 Algemeen ........................................................................................................... 26 8.2
Gunningscriterium beste prijs-kwaliteitverhouding / laagste prijs ...................................... 26
8.3
Criteria Prijs en Kwaliteit ........................................................................................ 26
8.4
Kwalitatieve criteria / Programma van Wensen ............................................................. 26
8.5
Berekening score Prijs ............................................................................................ 26
8.6
Berekening score Kwalitatieve criteria / wensen ........................................................... 27
8.7
Totaalscore ......................................................................................................... 28
8.8
Nakomen van de kwalitatieve criteria ......................................................................... 28
Overige bepalingen....................................................................................................... 29 9.1 Auteursrecht ....................................................................................................... 29 9.2
Communicatie ...................................................................................................... 29
9.3
Geen tegemoetkoming tenderkosten .......................................................................... 29
9.4
Gestanddoening inschrijving..................................................................................... 29
9.5
Klachtenprocedure ................................................................................................ 29
9.6
Mededingingsregels ............................................................................................... 30
9.7
Onvoorwaardelijke inschrijving ................................................................................. 30
9.8
Rangorde documenten ............................................................................................ 30
9.9
Realistisch en niet-manipulatief inschrijven ................................................................. 30
9.10
Samenwerking met anderen ..................................................................................... 31
9.11
Stoppen van de aanbesteding ................................................................................... 31
Aanbestedingsleidraad Europese openbare procedure “Accountantsdiensten 2024-2028” Referentienr.: U23.01888 3/54
9.12
Vertrouwelijkheid van aanbestedingsdocumenten en uitvoering opdracht ............................. 31
9.13
Verwijzing naar merknamen/gelijkwaardigheid ............................................................. 32
9.14
Wijzigingen in situatie inschrijver .............................................................................. 32
10. Bijlagen en checklist ................................................................................................. 33 10.1 Bijlagen behorend bij de aanbestedingsleidraad ............................................................ 33 10.2
Overzicht hyperlinks gebruikt in de leidraad ................................................................. 33
10.3
Checklist bij inschrijving in te dienen documenten op TenderNed ...................................... 34
10.4
Checklist bij verificatie te overleggen documenten ........................................................ 35
Bijlage 1 Akkoordverklaring .................................................................................................. 36 Bijlage 2 Uniform Europees Aanbestedingsdocument ................................................................... 38 Bijlage 3 Prijzenblad .......................................................................................................... 39 Bijlage 4 Formulier Kerncompetentie(s) ................................................................................... 41 Bijlage 5 Programma van Eisen.............................................................................................. 43 Bijlage 6 Programma van Wensen .......................................................................................... 49 Bijlage 7 Conceptovereenkomst ............................................................................................ 54 Bijlage 8 Algemene Inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten Lansingerland 2019 ............................ 54
Aanbestedingsleidraad Europese openbare procedure “Accountantsdiensten 2024-2028” Referentienr.: U23.01888 4/54
1. Inleiding 1.1
Algemeen
Deze aanbestedingsleidraad hoort bij de Europese openbare procedure Accountantsdiensten 2024-2028. Wij nodigen u van harte uit om een inschrijving in te dienen. De aanbestedingsleidraad bevat een beschrijving van de procedure en voorwaarden voor het indienen van de inschrijving en de eisen waaraan deze moet voldoen. Wij verzoeken u vriendelijk om u te verdiepen in de aanbestedingsleidraad inclusief bijlagen en de voorwaarden van de uitvraag. Een inschrijver gaat door inschrijving onvoorwaardelijk akkoord met de inhoud van de aanbestedingsstukken en de Algemene Inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten gemeente Lansingerland 2019. De concept overeenkomst prevaleert boven de toegevoegde inkoopvoorwaarden. Voor artikelen die eventueel in strijd zijn met de geldende Accountantswet- en regelgeving geldt dat deze, enkel daar waar nodig, wordt aangepast. Gemeente Lansingerland heeft de aanbestedingsdocumenten met grote zorg samengesteld. Mochten er desondanks onvolkomenheden, tegenstrijdigheden en fouten in de aanbestedingsdocumenten voor komen, verwacht de gemeente van de inschrijver een proactieve houding.
Dit betekent dat de inschrijver verplicht is de gemeente zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk bij de Nota’s van Inlichtingen, schriftelijk in kennis te stellen dan wel om opheldering te vragen van onvolkomenheden, tegenstrijdigheden en fouten in de aanbestedingsdocumenten, zodat de gemeente deze zo nodig tijdig kan herstellen. Doet de inschrijver dit niet, dan heeft hij zijn recht verwerkt om hier in rechte tegen op te komen. Indien naderhand blijkt dat deze aanbestedingsleidraad onvolkomenheden, tegenstrijdigheden en fouten bevat en deze niet door inschrijver zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de inschrijver. De gemeente zal aan het uitblijven van klachten het vertrouwen ontlenen, dat de aanbesteding zonder bezwaar kan worden voortgezet en tot ontvangst van de inschrijvingen kan worden overgegaan. Door in te schrijven gaat inschrijver akkoord met de voorwaarden van de uitvraag. Wij wensen u veel succes!
Aanbestedingsleidraad Europese openbare procedure “Accountantsdiensten 2024-2028” Referentienr.: U23.01888 5/54
1.2
Samenvatting van de aanbestedingsprocedure
Hieronder staat een korte samenvatting van de aanbestedingsprocedure. Voor de volledige beschrijving wordt nadrukkelijk verwezen naar de aanbestedingsleidraad en bijlagen. Aan de samenvatting kunnen geen rechten worden ontleend. Type procedure Opdrachtgever
Naam aanbesteding Omvang opdracht
Europese openbare procedure Gemeente Lansingerland Postadres: Postbus 1, 2650 AA Berkel en Rodenrijs Bezoekadres: Tobias Asserlaan 1, 2662 SB Bergschenhoek “Accountantsdiensten 2024-2028” De certificerende functie, gericht op de interim-controle en het verstrekken van verklaringen bij de jaarrekening (inclusief SiSa-verantwoording), rekening houdende met veranderende regelgeving zoals de rechtmatigheidsverantwoording. Met als resultaat een managementletter, het verslag van bevindingen en de controleverklaring. Uitvoering van de natuurlijke adviesfunctie, voortvloeiend uit en onlosmakelijk verbonden met de certificerende functie.
Type en looptijd van de overeenkomst
Algemene bestuurshulp en –ondersteuning in het kader van de controle en in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. Overeenkomst accountantsdiensten 2024-2028, looptijd 4 jaar met optie tot verlenging van maximaal 2 (twee) maal voor telkens een periode van maximaal 24 maanden. Initiële opdracht 2024-2028 Verlengingsoptie 2028-2030 Verlengingsoptie 2030-2032
Uitsluitingsgronden
Geschiktheidseisen
Voorwaarden voor gunning
Boekjaar 2024 – 2025 – 2026 - 2027 Boekjaar 2028 – 2029 Boekjaar 2030 - 2031
Herzieningsclausule: SiSa-bijlagen Toepasselijkheid van één of meer van de omstandigheden als bedoeld in art. 2.86 en 2.87 Aanbestedingswet Toepasselijkheid Russische partij Financiële en economische draagkracht Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid Beroepsbevoegdheid Geen toepasselijkheid van één of meer van de gestelde uitsluitingsgronden
Aanbestedingsleidraad Europese openbare procedure “Accountantsdiensten 2024-2028” Referentienr.: U23.01888 6/54
Gunningscriterium
Voldoen aan gestelde geschiktheidseisen Onvoorwaardelijke instemming met de minimumeisen, conceptovereenkomst Algemene Inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten Lansingerland 2019, Economisch meest voordelige inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding Waardering Prijs: 30% Waardering Kwaliteit: 70%
1.3
Planning van de aanbestedingsprocedure
Hieronder staat de planning van de aanbestedingsprocedure. De gemeente heeft te allen tijde het recht om de planning te wijzigen. Aan de genoemde data in onderstaande planning kunnen geen rechten worden ontleend. Kijk voor de laatst vastgestelde data op TenderNed; deze data zijn altijd leidend. Publiceren aankondiging van de opdracht Uiterlijke ontvangst van vragenronde 1 Vragen worden doorlopend beantwoord Bekendmaken Nota van Inlichtingen 1 Uiterlijke ontvangst van vragen ronde 2 Vragen worden doorlopend beantwoord Bekendmaken van Nota van inlichten 2 Uiterlijke ontvangst van inschrijvingen Opening van de kluis met inschrijvingen Beoordelen inschrijvingen – bestuurlijke besluitvorming Versturen gunningsbeslissing Standstill-termijn Verificatie(gesprek) Definitieve gunning Ondertekening overeenkomst Start overeenkomst
2 oktober 2023 24 oktober 2023, 14.00 uur. 2 november 2023 8 november 2023, 14.00 uur. 15 november 2023 28 november 2023 14:00 uur 28 november 2023 om 14:05 uur 1 februari 2024 5 februari 2024 Twintig (20) kalenderdagen 8 februari 2024 15.00 – 15.45 uur 26 februari 2024 27 februari 2024 1 juli 2024
Aanbestedingsleidraad Europese openbare procedure “Accountantsdiensten 2024-2028” Referentienr.: U23.01888 7/54
2. Definities Begrip
Definitie
Aanbestedende dienst
Gemeente Lansingerland Postadres: Postbus 1, 2650 AA Berkel en Rodenrijs Bezoekadres: Tobias Asserlaan 1, 2662 SB Bergschenhoek
Aanbestedingsstukken/-documenten
Alle stukken die door de gemeente zijn opgesteld of vermeld ter omschrijving of bepaling van onderdelen van de aanbesteding of de procedure, waaronder in ieder geval deze aanbestedingsleidraad inclusief bijlagen en de Nota(’s) van Inlichtingen.
Bepaling omtrent persoonsgegevens
Van toepassing zijn de artikelen Artikel 9.1, 9.3 t/m 9.13 van de Algemene Inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten Lansingerland 2019, met afspraken tussen gemeente Lansingerland en opdrachtnemer – beide in de zin van de geldende privacyregelgeving te beschouwen als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke - over de uitwisseling van persoonsgegevens, de verdeling van verantwoordelijkheid en de uitoefening van de informatieplicht.
Hoofdaannemer
De inschrijver die voor de uitvoering van de opdracht één of meerdere onderaannemers wenst in te schakelen en die, indien de opdracht aan hem gegund wordt, de enige contractuele wederpartij van de gemeente zal zijn.
Inschrijver
De rechtspersoon, onderneming of organisatie die een offerte heeft uitgebracht.
Inschrijving
Het document waarmee de inschrijver meedingt naar de opdracht behorende bij deze aanbesteding.
Jaar
Aaneengesloten periode van 12 maanden.
Nota van Inlichtingen
Document waarin de vragen van inschrijvers en de antwoorden van gemeente Lansingerland zijn opgenomen.
Opdracht
De werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd dan wel de prestaties die moeten worden geleverd door opdrachtnemer op basis van de aanbestedingstukken/-documenten.
Opdrachtgever
Gemeente Lansingerland
Opdrachtnemer
De aannemer, dienstverlener of leverancier aan wie door gemeente Lansingerland de opdracht in het kader van deze aanbesteding is gegund.
Overeenkomst
De als bijlage 7 bij deze aanbestedingsleidraad gevoegde conceptovereenkomst, eventueel gewijzigd bij Nota van Inlichtingen.
Programma van Eisen
De eisen die door gemeente Lansingerland aan de opdracht worden gesteld.
Aanbestedingsleidraad Europese openbare procedure “Accountantsdiensten 2024-2028” Referentienr.: U23.01888 8/54
Programma van Wensen
De kwalitatieve criteria / wensen die door gemeente Lansingerland aan de opdracht worden gesteld en waarop de inschrijver punten kan scoren.
Standstill-termijn
De periode die door de gemeente in acht wordt genomen tussen het voornemen tot gunning van de opdracht en de definitieve gunning. De standstill-termijn is een vervaltermijn.
Aanbestedingsleidraad Europese openbare procedure “Accountantsdiensten 2024-2028” Referentienr.: U23.01888 9/54
3. De opdrachtgever 3.1
Gemeente Lansingerland
Lansingerland is een dynamische gemeente in het hart van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag en bestaat uit de kernen Berkel en Rodenrijs, Bergschenhoek en Bleiswijk. De gemeente kenmerkt zich door mooie woonwijken en goede voorzieningen zoals winkels, scholen, sportaccommodaties, recreatiemogelijkheden en een rijk verenigingsleven. Gemeenschapszin, ondernemerschap en duurzaamheid bepalen daarbij onze identiteit. In Lansingerland wonen circa 64.000 mensen; de gemeente groeit in een passend tempo naar een omvang van 75.000 inwoners. Ondanks die groei koesteren wij het dorpse karakter van de oorspronkelijke kernen. Lansingerland heeft een bloeiende lokale economie met veel midden- en klein bedrijven en een uniek glastuinbouwgebied dat qua omvang het tweede grootste glastuinbouwgebied van Nederland is. Lansingerland is met Horti Science hèt kenniscentrum voor high tech agrobusiness en ontwikkelt zich steeds meer als logistiek centrum.
3.2
Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie van Lansingerland bestaat uit het gemeentebestuur en de ambtelijke organisatie.
Het gemeentebestuur bestaat uit de gemeenteraad en het college van burgemeester & wethouders (B&W). De griffie adviseert en ondersteunt de gemeenteraad. De ambtelijke organisatie bestaat uit de volgende domeinen: Bedrijfsvoering (waaronder team Financiën) Ruimte en Economie Samenleving Er is daarnaast een onafhankelijke concernstaf met concern controller, controller, Functionaris gegevensbescherming (FG) en Chief Information Security Officer (CISO). De gemeenteraad is formeel opdrachtgever van deze aanbesteding. Deze aanbesteding wordt geïnitieerd vanuit de griffie, in samenwerking met concern control en team Financiën. Het cluster Inkoop ondersteunt bij de aanbesteding. Hoe de organisatie is ingericht qua rollen en verantwoordelijkheden is opgenomen in het besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lansingerland houdende regels omtrent de organisatie. Het organisatiebesluit gemeente Lansingerland 2019 is terug te vinden via deze link: https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR619534/1
Aanbestedingsleidraad Europese openbare procedure “Accountantsdiensten 2024-2028” Referentienr.: U23.01888 10/54
Het organogram van de gemeente:
3.3
Inkoop- en aanbestedingsbeleid
De gemeenteraad van Lansingerland heeft het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2019 vastgesteld. In dit inkoopen aanbestedingsbeleid staan onze doelstellingen en worden kaders geschetst waarbinnen inkoop binnen gemeente Lansingerland plaatsvindt. Uitgangspunten van dit beleid zijn onder meer rechtmatigheid en doelmatigheid van procedures en maatschappelijk verantwoord inkopen.
Aanbestedingsleidraad Europese openbare procedure “Accountantsdiensten 2024-2028” Referentienr.: U23.01888 11/54
4. De aanbesteding 4.1
Aanleiding van de aanbesteding
De aanleiding van deze aanbestedingsprocedure is dat de huidige overeenkomst voor de Accountantsdienstverlening afloopt. De gemeenteraad (raad) is op zoek naar een accountant die de raad bij staat in de controlerende en kaderstellende rol. Een accountant die proactief met de raad communiceert over controleaangelegenheden, maar daarnaast de raad ook in een natuurlijke adviesrol adviseert over andere belangrijke ontwikkelingen op dit terrein.
4.2
Wijze van aanbesteding
Gemeente Lansingerland volgt, gelet op de aard en de geraamde omvang van de opdracht, een Europese openbare aanbesteding conform de Europese Richtlijn 2014/24/EU, zoals geïmplementeerd in deel 2 van de Aanbestedingswet 2012 (hierna: Aw 2012).
4.3
Resultaat van de aanbesteding
Het resultaat van het succesvol doorlopen van de aanbestedingsprocedure is een afgesloten overeenkomst tussen gemeente Lansingerland en de inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan.
4.4
Percelen
De opdracht bestaat uit één perceel.
4.5
Toelichting samenvoegen van opdrachten / toelichting percelen
De onderdelen van deze opdracht zijn nauw verweven met elkaar. Daarom is ervoor gekozen deze niet op te delen in percelen. De meeste aanbieders in deze markt bieden de benodigde diensten als één geheel aan. Daarnaast zou een opsplitsing van de opdracht ertoe kunnen leiden dat natuurlijke concurrenten een mate van openheid naar elkaar zouden moeten betrachten die niet realistisch of proportioneel wordt geacht. Tevens leidt opdeling tot verlies van kwaliteit en onevenredig hoge kosten. En zou dit voor de markt een onaantrekkelijke opdracht zijn. De opdracht is voldoende toegankelijk voor het MKB.
Aanbestedingsleidraad Europese openbare procedure “Accountantsdiensten 2024-2028” Referentienr.: U23.01888 12/54
5. De opdracht 5.1
Inhoud van de opdracht
De gemeenteraad is op zoek naar een accountant die de raad nadrukkelijk bijstaat in haar controlerende en kaderstellende rol. Een accountant die proactief met de raad communiceert over controle aangelegenheden, maar ook over andere belangrijke ontwikkelingen die de accountant voor de raad ziet. De inhoud van de opdracht Accountantsdienstverlening bestaat uit de volgende scope: -
-
De certificerende functie, gericht op de interim-controle en het verstrekken van verklaringen bij de jaarrekening (inclusief SiSa-verantwoording), rekening houdende met veranderende regelgeving zoals de rechtmatigheidsverantwoording. Met als resultaat een managementletter, het verslag van bevindingen en de controleverklaring; Uitvoering van de natuurlijke adviesfunctie, voortvloeiend uit en onlosmakelijk verbonden met de certificerende functie; Algemene bestuurshulp en –ondersteuning in het kader van de controle en in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording.
5.2
Reguliere accountantsdienst vs meerwerk
Er is in principe geen meerwerk mogelijk. (Extra) werkzaamheden die verband houden met de jaarrekeningcontrole, worden geacht te vallen onder de reguliere accountantsdiensten. Indien inschrijver van mening is dat er sprake is van meerwerk wordt dit eerst ter goedkeuring aan de Begeleidingscommissie Accountant Controle (BAC) voorgelegd, met advies van de griffier en de concern controller.
5.3
Subsidieverantwoordingen of deelverantwoordingen (niet-zijnde SiSa als onderdeel van de jaarrekening)
Bij deze werkzaamheden is het college de opdrachtgever. Het is wenselijk dat deze uitgevoerd worden door de gecontracteerde aanbieder. Het staat de gemeente echter vrij om een derde te vragen deze werkzaamheden uit te voeren.
5.4
Toelichting op de opdracht
De intentie is te komen tot een gedegen samenwerking, vanuit partnerschap, waarbij gemeente(raad) en opdrachtnemer voortdurend aansturen op het optimaliseren van de kwaliteit van de dienstverlening en de bedrijfsvoering. De opdracht is verder uitwerkt in deze paragraaf en in het Programma van Eisen (PvE). In het Programma van Wensen (PvW) kunt u uw meerwaarde hierop aanbieden. Certificerende functie De certificerende functie, het verstrekken van verklaringen, is de kern van de opdracht. In het PvE gaan we verder in op een aantal belangrijke aspecten, zoals de goedkeurings-en rapporteringstoleranties, en de verschillende rapportages die wij van de inschrijver verwachten. In het PvW zijn we vooral geïnteresseerd
Aanbestedingsleidraad Europese openbare procedure “Accountantsdiensten 2024-2028” Referentienr.: U23.01888 13/54
op welke wijze de inschrijver de accountantscontrole organiseert, de eisen die inschrijver aan het eigen controleteam stelt en wat de inschrijver van onze organisatie verwacht. Voor de gemeente Lansingerland is het belangrijk dat de werkwijze van de inschrijver bijdraagt aan de lerende organisatie. Dat betekent dat de visie en controlefilosofie van de inschrijver nauw aansluit bij het risicoprofiel, de planning en controlcyclus en de organisatie van de interne controle van de gemeente Lansingerland. Die controlevisie uit zich in de controle-aanpak (inclusief planning), de managementletter en het verslag op de jaarrekening. De inschrijver werkt volgens de eigen accounting manual, waarin de visie, de door de inschrijver beoogde aanpak en controlefilosofie staat beschreven (zie programma van wensen). SiSa-bijlagen Tot de accountantsdiensten behoren naast de controle van de jaarrekening, op grond van artikel 197 van de gemeentewet, ook de zogenaamde SiSa-bijlagen. In het verslag van de accountant bij de jaarstukken 2022 is het overzicht van de huidige SiSa-verantwoording opgenomen. Zie: https://lansingerland.bestuurlijkeinformatie.nl/Agenda/Index/7ac78e6c-1ee8-448c-9b37-02da11c6dc2b. In de overeenkomst is een herzieningsclausule opgenomen waarin de mogelijkheid is opgenomen de werkzaamheden voor SiSa-bijlagen op- en af te schalen.
Natuurlijke adviesfunctie Een onderscheidend onderdeel van de opdracht is de uitvoering van de natuurlijke adviesfunctie. Deze dient op eigen initiatief van de inschrijver of op verzoek van de gemeente(raad) plaats te vinden. Onder de natuurlijke adviesfunctie verstaan we alle activiteiten ten behoeve van de gemeentelijke organisatie voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. Deze functie bevat adviezen in beperkte omvang, bijvoorbeeld adviezen op basis van controlebevindingen en adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van uitgebrachte (concept-)rapportages. Ook een signalerende functie met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen en risico’s is hier van belang. Een afzonderlijke adviesopdracht wordt hiervoor niet gegeven. Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee dat de accountant direct aanspreekbaar is. Overleg met sleutelfunctionarissen (zoals directeur bedrijfsvoering, concerncontroller) van de ambtelijke organisatie, collegeleden en (een vertegenwoordiging van) de gemeenteraad – i.c. de BAC- wordt gezien als passend binnen de natuurlijke adviesfunctie. De gemeente(raad) verlangt van de accountant een proactieve en oplossingsgerichte opstelling.
Gezien de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording hoort bij de natuurlijke adviesfunctie ook de visie op de veranderende rol van het college en de gemeenteraad. Bestuurshulp en -ondersteuning De bestuurlijke ondersteuning omvat de activiteiten gericht op de ondersteuning van de bestuurlijke organisatie. Het gaat om onderwerpen die vanuit bestuurlijk oogpunt aandacht behoeven. De bevindingen vinden hun weerslag in onder andere de (bestuurlijke samenvatting van de) managementletter, de rapportage over de jaarrekening en ondersteuning bij eventuele Verbijzonderde Interne Controles (VIC’s). Daarnaast verstrekt de accountant algemene bestuurshulp in het kader van de controle door deelname van de eindverantwoordelijke accountant aan periodieke besprekingen met de BAC (2 à 3x per jaar). En periodiek Aanbestedingsleidraad Europese openbare procedure “Accountantsdiensten 2024-2028” Referentienr.: U23.01888 14/54
overleg met de algemeen directeur en concerncontroller (2 x keer per jaar). In het kader van bestuurlijke ondersteuning alsmede bij de bespreking van de jaarrekening zal de eindverantwoordelijke accountant –op verzoek- als adviseur in een vergadering verschijnen. Accountant en BAC evalueren jaarlijks het jaarrekeningtraject. Eventuele afspraken legt de accountant schriftelijk vast. Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van boekjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording van kracht. De gemeente Lansingerland is bezig met de implementatie die zowel gericht is op het informeren en in positie brengen van college en raad als de organisatie. Het uitgangspunt daarbij is te voldoen aan de wettelijke eisen en zoveel als mogelijk aan te sluiten bij de tot en met 2022 gehanteerde toleranties. Door de veranderende verantwoordelijkheden betekent het wel dat er een ander intern controleplan wordt opgesteld dan eerdere jaren. En dat er verordeningen worden geactualiseerd zoals de: Financiële verordening: https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR470985/1 Controleverordening: (https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR307290/1) en het controleprotocol zodat deze aansluiten op de rechtmatigheidsverantwoording.
Aanvullende informatie over de gemeente Voor algemene informatie over Lansingerland: https://www.lansingerland.nl/ en https://www.lansingerland.nl/direct-regelen/wonen-verhuizen-verbouwen/wonen/lansingerland-in-cijfers/ Voor het controleplan 2022 en het controleprotocol 2022 verwijzen wij u naar de agenda van de BAC van 23 november 2022: https://lansingerland.bestuurlijkeinformatie.nl/Agenda/Index/b3bf1f2d-8d4f-4d72-b7b6-bf337b2ae531 Mocht u de inzage willen hebben in de managementletter 2022 en de wijze waarop de gemeente Lansingerland hiermee omgaat, inclusief frauderisicoanalyse en implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording, dan kunt u dat vinden bij de vergaderstukken BAC van 24 mei 2023: https://lansingerland.bestuurlijkeinformatie.nl/Agenda/Index/31a698d2-3ca6-445e-8b50-01c443ecaec4 Voor de jaarstukken 2022 en het verslag van de accountant op de jaarstukken 2022: https://lansingerland.bestuurlijkeinformatie.nl/Agenda/Index/fbf0ca26-d4f1-4370-a540-c47082d5f675 (agendapunt 6c). Overige P&C producten zijn te vinden op: https://lansingerland.begrotingsapp.nl/ Zoals in 3.1 is aangegeven, is gemeente Lansingerland een groeiende gemeente. Dat betekent dat er sprake is van ontwikkelopgaven. Met name de projecten Wilderzijde, Oudeland en Westpolder/Bolwerk zijn omvangrijk.
Zoals zichtbaar is in de verslagen van de accountant en de managementletter hebben wij die processen goed ‘in control’. De Meerjaren Prognose Grondexploitaties 2023 zijn te vinden op: https://lansingerland.bestuurlijkeinformatie.nl/Agenda/Index/fbf0ca26-d4f1-4370-a540-c47082d5f675 (agendapunt 6b).
Aanbestedingsleidraad Europese openbare procedure “Accountantsdiensten 2024-2028” Referentienr.: U23.01888 15/54
5.5
Concept overeenkomst
Op de uitvoering van de opdracht zijn de als bijlage 7 bijgevoegde conceptovereenkomst, eventueel gewijzigd bij Nota(’s) van Inlichtingen, en de als bijlage 8 opgenomen Algemene Inkoopvoorwaarden Leveringen en Diensten Lansingerland 2019 van toepassing.
5.6
Tijdstip inwerkingtreding overeenkomst
De overeenkomst treedt in werking op 1 juli 2024 en loopt tot en met 30 juni 2028. Met een optie tot eenzijdige verlenging door de aanbestedende dienst van maximaal 2 (twee) maal voor telkens een periode van maximaal 24 maanden. Periode Initiële opdracht 2024-2028 Verlengingsoptie 2028-2030 Verlengingsoptie 2030-2032
Boekjaren 2024 – 2025 – 2026 - 2027 2028 – 2029 2030 - 2031
Indien de afronding van de controle van de jaarrekening over het voorgaande boekjaar nog niet is afgerond op de einddatum van de overeenkomst heeft de gemeente het recht de overeenkomst te verlengen tot het moment dat de jaarcontrole van het betreffende boekjaar is afgerond. Voor de initiële looptijd betreft dit het boekjaar 2027. Indien de gemeente geen gebruik maakt van de verlengingsoptie eindigt de overeenkomst van rechtswege na het verstrijken van de initiële termijn. Indien schriftelijk bezwaar wordt gemaakt tegen de gunningsbeslissing en/of een kort geding aanhangig wordt gemaakt heeft de gemeente het recht de overeenkomst op een later tijdstip in werking te doen treden. Inschrijver dient bij het opstellen van zijn inschrijving hier nadrukkelijk rekening mee te houden.
5.7
Herzieningsclausule SISa bijlagen
SiSa bijlagen zijn een onderdeel van het vaste jaarbedrag voor de gehele accountantsdienstverlening zoals beschreven in paragraaf 5.1 van de leidraad. Bij de publicatie van de aanbesteding publiceert de gemeente een overzicht van het huidig aantal SiSabijlagen dat onderdeel is van de initiële overeenkomst. Hierbij wordt 1 juli 2023 als peildatum gehanteerd. Het aantal SiSa verantwoordingen fluctueert en kan toe- en/of afnemen. Indien deze toe- of afname 5 of meer dan 5 SiSa bijlagen is dan zal de gemeente de overeenkomst met de opdrachtnemer herzien en indien van toepassing aanpassen: a) jaarlijks, na publicatie van de Rijksoverheid van de ‘invulwijzer SiSa’ maakt de gemeente het aantal SiSa-bijlagen kenbaar voor het komende controlejaar; b) hierbij wordt bepaald of het aantal SiSa-bijlagen in aantal van 5 of meer dan 5 groeit danwel afneemt ten opzichte van peildatum 1 juli 2023; c) indien dit zo is wordt op basis van de open begroting een herberekening gemaakt. Dit wordt gedaan door het bedrag waarmee de opdrachtnemer heeft ingeschreven op het specifieke onderdeel SiSabijlage te delen door het aantal SiSa-bijlagen die verzonden zijn bij de publicatie van de Aanbestedingsleidraad Europese openbare procedure “Accountantsdiensten 2024-2028” Referentienr.: U23.01888 16/54
aanbesteding. En vervolgens vermenigvuldigt de gemeente dit met het aantal SiSa-bijlagen van dat moment. Het verschil wordt dan opgeteld of in mindering gebracht op het jaarbedrag. Als fictief rekenvoorbeeld: Inschrijfprijs voor 18 SiSa bijlagen = € 2.000 € 2.000 / 18 = € 111,11 Huidig aantal SiSa bijlagen voor dat betreffende jaar: 12 SiSa Bijlagen. Nieuw te factureren bedrag: 12 * € 111,11 = € 1.333,32
5.8
Wachtkamerregeling
Indien de overeenkomst met de inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan op enigerlei wijze voortijdig wordt beëindigd, is de gemeente gerechtigd een wachtkamerregeling in te roepen: aan de nummer twee van deze aanbesteding wordt gevraagd zijn inschrijving gestand te doen voor de resterende periode van de overeenkomst, inclusief optiejaren, met oorspronkelijke prijzen. In overleg kan worden geïndexeerd naar jaar van uitvoering. Indien de nummer twee van deze aanbesteding hier niet mee instemt, kan de gemeente Lansingerland hetzelfde vragen aan nummer drie en zo verder. Met het inschrijven op deze aanbesteding verklaart de inschrijver zich tegen deze wachtkamerregeling niet te verweren.
5.9
Persoonsgegevens
Opdrachtnemer is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en zal de in het kader van de overeenkomst te verwerken persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de geldende privacyregelgeving, waaronder de AVG en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).
Aanbestedingsleidraad Europese openbare procedure “Accountantsdiensten 2024-2028” Referentienr.: U23.01888 17/54
6. De aanbestedingsprocedure 6.1
Digitaal aanbesteden via TenderNed
De aanbestedingsprocedure wordt geheel digitaal uitgevoerd. Dit betekent dat alle aanbestedingsdocumenten worden gepubliceerd via het online aanbestedingsplatform TenderNed. Dit houdt tevens in dat alle communicatie via TenderNed plaatsvindt. Communicatie mondeling, per brief of per e-mail is nadrukkelijk niet toegestaan. Ook de inschrijvingen kunnen uitsluitend via TenderNed worden ingediend.
6.2
Planning van de aanbestedingsprocedure
Voor de planning van de aanbestedingsprocedure wordt verwezen naar paragraaf 1.3.
6.3
Nota(’s) van Inlichtingen
Als u vragen heeft over de ontvangen aanbestedingsdocumenten kunt u deze tot uiterlijk de op TenderNed genoemde datum stellen. U dient uw vragen duidelijk geformuleerd via TenderNed (onder ‘Vragen en Antwoorden’ met de knop ‘Stel uw vraag’) in. Gemeente Lansingerland gaat ervan uit dat u als proactieve inschrijver ten behoeve van de Nota van Inlichtingen alle vragen stelt die u heeft over de ontvangen aanbestedingsdocumenten. Eventueel aanvullende Nota’s zijn alleen bedoeld om onduidelijkheden in de door ons toegezonden antwoorden nader toe te lichten. Gemeente Lansingerland behoudt zich desalniettemin het recht voor om vragen die later binnenkomen eveneens te beantwoorden, mits de gemeente dit nodig en mogelijk acht, zulks uitsluitend ter beoordeling aan de gemeente. Het risico van niet-beantwoording van te laat gestelde vragen ligt volledig bij de ondernemer. U heeft de keuze om individuele of openbare vragen te stellen. De gemeente wijst erop dat, indien er geen bedrijfseconomisch belang is die noodzaakt de vraag individueel te beantwoorden, de vraag kan worden afgewezen. De gemeente beantwoordt de vragen doorlopend schriftelijk en geanonimiseerd in twee Nota(’s) van Inlichtingen. De vragen worden doorlopend beantwoord. Inlichtingen zijn alleen bindend voor zover deze in een Nota van Inlichtingen zijn opgenomen of individueel schriftelijk zijn beantwoord.
De laatste Nota van Inlichtingen wordt uiterlijk 10 kalenderdagen voor de datum van de uiterlijke ontvangst van inschrijvingen op TenderNed gepubliceerd. In de Nota(’s) van Inlichtingen kan de gemeente wijzigingen in de aanbestedingsdocumenten aanbrengen. De Nota(’s) van Inlichtingen maken integraal deel uit van de aanbestedingsdocumenten en prevaleren boven de aanbestedingsleidraad. Indien er meerdere Nota’s van Inlichtingen zijn, prevaleert, in geval van tegenstrijdigheden tussen de Nota’s van Inlichtingen, het bepaalde in de meest recente Nota van Inlichtingen.
Aanbestedingsleidraad Europese openbare procedure “Accountantsdiensten 2024-2028” Referentienr.: U23.01888 18/54
6.4
Vormvereisten inschrijving
De inschrijving dient rechtsgeldig te zijn ondertekend en moet bestaan uit de volgende documenten:
De onderstaande documenten uploaden op TenderNed onder de tab Kwaliteit: 1. Ingevuld en rechtsgeldig ondertekende Akkoordverklaring 2. Ingevuld Uniform Europees Aanbestedingsdocument 3. Uittreksel Kamer van Koophandel (niet ouder dan zes maanden) 4. Formulier Kerncompetentie(s) 5. Beantwoording kwalitatieve criteria / Programma van Wensen 1, 2, en 3 inclusief bijlagen. 6. Beantwoording kwalitatief criterium Social Return 4 De onderstaande documenten uploaden op TenderNed onder de tab Kosten/Prijs: 1. Prijzenblad
Ondertekening van de inschrijving dient te geschieden door de rechtsgeldige vertegenwoordiger van inschrijver. Dit is de natuurlijke persoon die als bevoegd geregistreerd staat in het uittreksel van de Kamer van Koophandel. Indien noodzakelijk dient u meerdere uittreksels Kamer van Koophandel in te dienen, zodat herleidbaar is dat de natuurlijke persoon die de inschrijving heeft ondertekend (alleen en zelfstandig) bevoegd is om de onderneming te vertegenwoordigen. Indien de ondertekening geschiedt door een ander dan vermeld in het uittreksel is tevens (een kopie van) de daartoe vereiste volmacht vereist die is ondertekend door de natuurlijk persoon die tekenbevoegd is en welke staat genoemd in het uittreksel. Deze volmacht mag niet ouder zijn dan zes maanden ten tijde van de sluitingstermijn van de inschrijving. De ondertekening van de inschrijving geldt tevens voor het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. Het is (nog) niet mogelijk de UEA in TenderNed digitaal te ondertekenen. U hoeft het document dus niet te ondertekenen. Let op: het Uniform Europees Aanbestedingsdocument vult automatisch de voor u positieve antwoorden in. Het blijft uw verantwoordelijkheid om te verifiëren of dit klopt.
Zie hoofdstuk Bijlagen en checklist
6.5
Sluiting inschrijftermijn
Inschrijvingen moeten uiterlijk op de op TenderNed genoemde datum en tijd zijn ingediend. Op deze datum en dit tijdstip eindigt de inschrijftermijn en sluit de digitale kluis in TenderNed. Na de sluiting van de inschrijftermijn is het niet meer mogelijk om nog in te schrijven. Aanbestedingsleidraad Europese openbare procedure “Accountantsdiensten 2024-2028” Referentienr.: U23.01888 19/54
Het risico van niet-tijdige indiening vanwege defecte of trage systemen, netwerkverbindingen en/of pc’s is voor rekening van de inschrijver. Gemeente Lansingerland raadt inschrijvers daarom met klem aan op tijd aan te vangen met het uploaden van de inschrijving. Indien bij TenderNed een storing optreedt vlak voor het verstrijken van de inschrijftermijn en inschrijver hierdoor niet tijdig de inschrijving kan indienen, dan dient inschrijver dit direct te melden via een e-mail aan inkoop@lansingerland.nl. Daarnaast dient inschrijver contact op te nemen met TenderNed over de storing. De opgave van TenderNed over de storing is bepalend voor de beslissing van de gemeente om de inschrijftermijn eventueel te verlengen.
6.6
Openen inschrijvingen
Tot de sluiting van de inschrijftermijn heeft de gemeente Lansingerland géén toegang tot de digitale kluis. De inschrijvingen worden na dit tijdstip geopend. Bij het openen van de elektronische kluis met de ontvangen inschrijvingen kunnen geen vertegenwoordigers van inschrijvers aanwezig zijn.
6.7
Beoordeling inschrijvingen
De ontvangen inschrijvingen worden eerst beoordeeld op volledigheid en geldigheid. Volledigheid betekent dat alle vereiste documenten bijgesloten zijn. Geldigheid betekent dat alle documenten (voor zover vereist) rechtsgeldig zijn ondertekend en voldoen aan de eisen die hieraan zijn gesteld. Indien niet aan alle eisen voor wat betreft volledigheid en geldigheid is voldaan, wordt de inschrijving terzijde gelegd en van deelneming uitgesloten. Vervolgens toetst gemeente Lansingerland of op een inschrijver enige uitsluitingsgrond van toepassing is en of de inschrijver aan de minimumeisen met betrekking tot geschiktheid voldoet, aan de hand van het ingevulde Uniform Europees Aanbestedingsdocument en of een inschrijver aan de eisen voldoet. Indien niet aan alle eisen met betrekking tot uitsluitingsgronden en minimumeisen is voldaan, wordt de inschrijving terzijde gelegd en van deelneming uitgesloten. Gemeente Lansingerland behoudt zich niettemin het recht voor om bij kleine omissies in de door inschrijver aan te leveren en aangeleverde documenten foutherstel toe te (laten) passen, zulks uitsluitend ter beoordeling aan de gemeente. Onder kleine omissies wordt in geen geval verstaan omissies die bij wet of in de aanbestedingsstukken gesanctioneerd zijn met uitsluiting, of die bij herstel leiden tot een inhoudelijk nieuwe inschrijving.
Een kleine omissie die vatbaar is voor herstel moet binnen twee werkdagen door inschrijver worden hersteld.
Zie hoofdstuk De uitsluitingsgronden en minimumeisen
De geldige inschrijvingen worden vervolgens inhoudelijk op de kwalitatieve criteria beoordeeld. Hiervoor wordt een beoordelingsteam vastgesteld. In dit team hebben vakinhoudelijk deskundige medewerkers zitting, zowel vanuit de ambtelijke organisatie, de griffie als de BAC. Aanbestedingsleidraad Europese openbare procedure “Accountantsdiensten 2024-2028” Referentienr.: U23.01888 20/54
De gescoorde punten van Wens 4 Social Return is direct zichtbaar en hoeft derhalve niet beoordeeld te worden door het beoordelingsteam. De adviseur Social Return beoordeelt deze stukken te samen met de inkoopadviseur. Gedurende de inhoudelijke beoordeling kan aan een inschrijver verduidelijking worden gevraagd van zijn inschrijving. Om de objectiviteit te waarborgen, wordt het beoordelingsteam niet op de hoogte gesteld van de door de inschrijvers ingediende prijzen. Een inkoopadviseur begeleidt het beoordelingsproces.
Zie hoofdstuk De gunning en gunningscriteria
6.8
Voornemen tot gunning
De inschrijver die als hoogste eindigt in de totale beoordeling van Prijs en Kwaliteit zal een voornemen tot gunning toegekend krijgen. Het besluit hiervoor wordt genomen door de gemeenteraad in een raadsvergadering. Indien twee of meer inschrijvers na beoordeling gelijkelijk voor de gunning van de opdracht in aanmerking komen, zal de inschrijver die het hoogst heeft gescoord op de kwalitatieve gunningscriteria de opdracht worden gegund. Gemeente Lansingerland maakt het voornemen tot gunning van de opdracht gelijktijdig bekend aan alle inschrijvers door het versturen van de gunningsbeslissing. De voorgenomen winnende inschrijver kan aan de gunningsbeslissing geen enkel recht ontlenen. De mededeling van het voornemen tot gunning houdt geen aanvaarding in van diens aanbod als bedoeld in artikel 6:217 lid 1 BW. De afgewezen inschrijvers worden op de hoogte gesteld van de naam van de voorgenomen winnende inschrijver, de gronden waarop de gunningsbeslissing is gebaseerd en de kenmerken en voordelen van de winnende inschrijving. De gunningsbeslissing bevat het door de afgewezen inschrijver behaalde aantal gescoorde punten en het door de voorgenomen winnende inschrijver behaalde aantal gescoorde punten op het criterium Kwaliteit. Om commercieel vertrouwelijke informatie niet vrij te geven, wordt bij het criterium Prijs niet het aantal gescoorde punten, maar de rangschikking vermeld.
Indien u vragen of opmerkingen heeft over de gunningsbeslissing, kunt u dit kenbaar maken door een bericht te sturen via TenderNed (met de knop ‘Verstuur een bericht over deze aanbesteding naar…’). Gemeente Lansingerland wordt daarmee in staat gesteld om eventuele vragen of opmerkingen te beantwoorden (ruim) voor het einde van de standstill-termijn.
6.9
Standstill-termijn
De gemeente Lansingerland zal gedurende de standstill-termijn van 20 kalenderdagen na het bekendmaken van het voornemen tot gunning geen uitvoering geven aan die beslissing en niet tot ondertekening van de overeenkomst overgaan, teneinde afgewezen inschrijvers gedurende deze termijn gelegenheid te bieden een Aanbestedingsleidraad Europese openbare procedure “Accountantsdiensten 2024-2028” Referentienr.: U23.01888 21/54
kortgeding aanhangig te maken door het laten betekenen van een dagvaarding op het adres van de gemeente Lansingerland. De bevoegde rechter is de voorzieningenrechter in de rechtbank Rotterdam. De standstill-termijn is een vervaltermijn. Indien binnen deze termijn geen dagvaarding is uitgebracht, vervalt het recht om nog in kort geding op te komen tegen het voornemen tot gunning. Gemeente Lansingerland zal aan het uitblijven van een dagvaarding binnen de standstill-termijn het gerechtvaardigde vertrouwen ontlenen dat tot definitieve gunning van de opdracht kan worden overgegaan.
Overweegt u een kort geding aanhangig te maken? Wij verzoeken u dan ons tijdig hierover te informeren met een e-mail aan inkoop@lansingerland.nl bij voorkeur door het tijdig verzenden van een kopie van de (concept)dagvaarding.
Indien een inschrijver binnen de standstill-termijn een kort geding aanhangig heeft gemaakt, wordt de definitieve gunning opgeschort. De opschorting vervalt indien en zodra de gevraagde voorlopige voorziening door middel van een rechterlijke uitspraak is afgewezen. Een inschrijver die een bodemprocedure aanhangig wenst te maken dient dit niet later dan 90 kalenderdagen na het bekendmaken van de definitieve gunning te doen op straffe van niet-ontvankelijkheid, tenzij het geschil voortvloeit uit een omstandigheid die eerst na verloop van deze termijn is gebleken. In dat laatste geval gaat de termijn van 30 kalenderdagen in op de dag dat van de desbetreffende omstandigheid is gebleken. De bevoegde rechtbank is de rechtbank Rotterdam.
6.10 Verificatie(gesprek) Nadat de gemeente Lansingerland het voornemen tot gunning van de opdracht bekend heeft gemaakt, wordt overgegaan tot verificatie van de inschrijving. Het verificatiegesprek vindt plaats op de datum als vermeld in de samenvatting van de aanbesteding. Het verificatiegesprek heeft tot doel om met zekerheid vast te stellen dat de voorgenomen winnende inschrijver in staat en bereid is om de opdracht conform de aanbestedingsdocumenten en de inschrijving uit te voeren. Tevens wordt in het verificatiegesprek aan de voorgenomen winnende inschrijver gevraagd bepaalde bewijsmiddelen te overleggen.
Zie hoofdstuk Bijlagen en checklist
6.11 Definitieve gunning De gunning van de opdracht is definitief zodra de gemeente Lansingerland dat schriftelijk meedeelt aan de winnende inschrijver. De inschrijfprijs van de winnende inschrijver kan op TenderNed worden gepubliceerd.
Aanbestedingsleidraad Europese openbare procedure “Accountantsdiensten 2024-2028” Referentienr.: U23.01888 22/54
7. De uitsluitingsgronden en minimumeisen 7.1
Uitsluiting
Gemeente Lansingerland sluit een inschrijver waarop één of meer van de in het bijgevoegde Uniform Europees Aanbestedingsdocument aangevinkte uitsluitingsgronden van toepassing zijn, uit van de aanbestedingsprocedure. U dient door invulling van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument te verklaren dat de betreffende uitsluitingsgronden niet op uw onderneming van toepassing zijn. Een inschrijver die de gevraagde verklaring niet overlegt, wordt uitgesloten. Bij inschrijving door een samenwerkingsverband (combinatie) geldt deze eis voor alle deelnemers aan het samenwerkingsverband; ieder afzonderlijke deelnemer aan het samenwerkingsverband moet daartoe het Uniform Europees Aanbestedingsdocument invullen. Indien de opdracht voorlopig aan u wordt gegund, dient u bij verificatie de volgende bewijsstukken te overleggen: Gedragsverklaring aanbesteden (niet ouder dan twee jaar en te verkrijgen bij Justis.
Wij attenderen u erop dat de aanvraag van deze gedragsverklaring ongeveer acht weken in beslag neemt) Verklaring belastingdienst (niet ouder dan zes maanden) De gemeente kan ondanks dat het van toepassing zijn van uitsluitingsgronden een inschrijver toch toelaten tot de aanbestedingsprocedure, indien de inschrijver naar het oordeel van de gemeente zijn betrouwbaarheid voldoende kan aantonen aan de hand van door hem genomen maatregelen, om dwingende reden van algemeen belang of indien naar het oordeel van de gemeente uitsluiting niet proportioneel is. Indien de gemeente aanwijzingen heeft dat op een ondernemer één of meer uitsluitingsgronden van toepassing zijn, kunnen wij overgaan tot het starten van een Bibob onderzoek en inwinnen van een Bibobadvies op basis van de Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (Wet Bibob). In dat geval zullen wij op grond van de uitkomsten van het onderzoek en advies beoordelen of er voldoende aanleiding is om de betrokken ondernemer uit te sluiten.
7.2
Minimumeisen met betrekking tot geschiktheid
Met de invulling van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument verklaart u tevens dat uw onderneming voldoet aan de door de gemeente Lansingerland gestelde minimumeisen met betrekking tot financiële en economische draagkracht, technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid, en overige minimumeisen. Inschrijver kan een beroep op derden doen voor bepaalde kwalificaties. Deze moeten wel bij de inschrijving worden aangegeven.
7.3
Financiële en economische draagkracht
Inschrijver verklaart, indien hij jaarrekeningsplichtig is, door invullen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, dat de meest recente accountantscontrole in de jaarrekening geen paragraaf bevat met negatieve continuïteitsverwachtingen. Indien de opdracht voorlopig aan u wordt gegund, dient u bij verificatie de accountantsverklaring en de jaarrekening als bewijsstuk te overleggen. Aanbestedingsleidraad Europese openbare procedure “Accountantsdiensten 2024-2028” Referentienr.: U23.01888 23/54
Indien inschrijver niet jaarrekeningsplichtig is, verklaart hij door invullen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument dat de financiële en economische draagkracht van de onderneming zodanig is, dat de continuïteit van de dienstverlening gedurende de looptijd van de opdracht, inclusief mogelijke verlengingen, niet in gevaar komt. Indien de opdracht voorlopig aan u wordt gegund, dient u bij verificatie het jaarverslag als bewijsstuk te overleggen. Inschrijver verklaart, door invullen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, dat hij beschikt over een adequate verzekering (beroeps- en/of wettelijke aansprakelijkheidsverzekering) of voorziening voor bedrijfsaansprakelijkheid en dat hij zich, indien de overeenkomst met hem wordt gesloten, gedurende de duur van de overeenkomst adequaat verzekerd houdt. De verzekerde som moet daarom per gebeurtenis tenminste € 1.000.000,- bedragen en per jaar ten minste € 2.500.000,-. Indien de opdracht voorlopig aan u wordt gegund, dient u bij verificatie een kopie van de verzekeringspolissen als bewijsstuk te overleggen.
7.4
Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid
Inschrijver dient te beschikken over de volgende kerncompetenties: 1 Kennis van en ervaring met het uitvoeren van accountantsdiensten bij een gemeente, provincie of een waterschap, met een waarde van een begrotingstotaal van minimaal € 120.000.000 per jaar. 2 Ervaring met het uitvoeren van controles op subsidieverantwoordingen van provinciale, nationale of Europese subsidies en het opstellen van controleverklaring daarbij, waarbij de waarde van het subsidiebedrag van een individuele subsidie minimaal € 200.000 per jaar bedraagt. Kennis en ervaring met het uitvoeren van interim- en jaarrekeningcontroles van grondexploitaties 3 waarbij sprake is van ten minste een grondexploitatie met een geprognotiseerde opbrengst van € 100.000.000. Inschrijver toont aan dat hij over deze kerncompetenties beschikt door middel van één of meer opdrachten die uitgevoerd zijn in de afgelopen drie jaar, gerekend vanaf de datum van inschrijving. De kerncompetenties mogen zowel zijn uitgevoerd binnen één en dezelfde opdracht als in verschillende opdrachten. Een referentie mag dan ook meerdere malen worden opgevoerd, ter voldoening aan meerdere kerncompetenties. Inschrijver dient het ingevulde en ondertekende formulier Kerncompetentie(s) (bijlage 4) in de inschrijving bij te voegen.
De gemeente behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om, ter verificatie, contact op te nemen met de op het formulier Kerncompetentie(s) genoemde contactpersoon/instantie van de ingediende referent. In geval een referentieopdracht in combinatie en/of in hoofd-/onderaanneming met een derde is uitgevoerd, kan de inschrijver deze slechts opvoeren als zijn eigen referentie voor zover het werkzaamheden betreft die hij in de referentieopdracht zelf heeft uitgevoerd (behoudens de mogelijkheid om een beroep te doen op de technische bekwaamheid van een derde als bedoeld in art. 2.94 Aanbestedingswet). De inschrijver dient in dat geval gegevens over te leggen die betrekking hebben op zijn eigen aandeel in de uitvoering van de referentieopdrachten.
Aanbestedingsleidraad Europese openbare procedure “Accountantsdiensten 2024-2028” Referentienr.: U23.01888 24/54
NB. De in het formulier Kerncompetentie ingevulde informatie van de referentieopdracht dient volledig en eenduidig te zijn zodat de gemeente kan vaststellen dat wordt voldaan aan de minimale eisen betreffende de ervaring/referentie. Het is belangrijk om niet te vergeten de juiste kerncompetentie(s) aan te kruisen in deel 1. In de omschrijving van deel 3 dient een korte toelichting gegeven te worden die inzicht geeft in de gevraagde kerncompetentie en minimale aantal/waarde, dat ook daadwerkelijk betrekking heeft op het gevraagde. Alleen de vermelding van een bestekstitel, of algemene term zoals “divers onderhoud” en zonder uitgevoerd aantal/waarde t.a.v. hetgeen minimaal gevraagd is, is voor de gemeente niet te beoordelen. Het is niet nodig om werkzaamheden vanuit de referentieopdracht die niet zijn gerelateerd aan de kerncompetentie te vermelden, dat is onnodige informatie.
7.5
Beroepsbevoegdheid
Inschrijver verklaart door invullen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument dat hij bevoegd is om de opdracht uit te voeren en beschikt over een WTA-vergunning (Wet toezicht accountantsorganisaties) die door de Autoriteit Financiële Markten is afgegeven. Daarnaast maken de leidinggevenden en de direct voor de controle verantwoordelijke medewerkers deel uit van beroepsgroep accountants zoals bedoeld in artikel 393, 1 e lid van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Indien de opdracht voorlopig aan u wordt gegund, dient u bij verificatie bewijsstukken te overleggen. Inschrijver verklaart door invullen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument dat hij is ingeschreven in het handelsregister volgens de eisen van de wetgeving van het land waar hij is gevestigd. Indien de opdracht voorlopig aan u wordt gegund, dient u bij verificatie een bewijsstuk te overleggen.
7.6
Programma van Eisen
Het Programma van Eisen heeft een knock-out karakter: het niet voldoen aan één of meerdere van deze eisen leidt automatisch tot uitsluiting.
Aanbestedingsleidraad Europese openbare procedure “Accountantsdiensten 2024-2028” Referentienr.: U23.01888 25/54
8. De gunning en gunningscriteria – Gewogen Puntensysteem 8.1
Algemeen
Voor de geldige inschrijvingen geldt onderstaande gunningsprocedure.
8.2
Gunningscriterium beste prijs-kwaliteitverhouding / laagste prijs
Gemeente Lansingerland gunt de opdracht aan de inschrijver die op basis van de beste prijskwaliteitverhouding de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan. De prijs-kwaliteitverhouding is in deze aanbesteding 30-70.
8.3
Criteria Prijs en Kwaliteit
Bij de gunning aan de inschrijver die de inschrijving met de beste prijs-kwaliteitverhouding worden de volgende criteria in aanmerking genomen: Criteria Prijs Kwalitatief criterium Algemeen certificerende functie Kwalitatief criterium Continuïteit en andere aspecten van de dienstverlening Kwalitatief criterium Natuurlijke adviesfunctie Kwalitatief criterium Social Return
8.4
Maximaal aantal te behalen punten 30 20 20 20 10
Kwalitatieve criteria / Programma van Wensen
Het Programma van Wensen is toegevoegd als bijlage 6.
8.5
Berekening score Prijs
De laagst geboden inschrijfprijs krijgt 30 punten; de overige geboden inschrijfprijzen worden aan de laagst geboden inschrijfprijs gerelateerd conform onderstaande formule. In het geval dat een geboden inschrijfprijs het dubbele is van de laagste geboden inschrijfprijs ontvangt deze 0 punten. Indien de geboden inschrijfprijs meer dan het dubbele is van de laagste geboden inschrijfprijs wordt onderstaande formule niet doorberekend naar minpunten, maar ontvangt de inschrijver 0 punten.
(1- (Uw inschrijfprijs – laagst geboden inschrijfprijs)) x 30 punten= ---------------------------------------------------------Laagste geboden inschrijfprijs