Agendabundel

Voor de vervolgstappen wordt verwezen naar hoofdstuk 4. Bij een vermoeden van managementfraude wordt mandaat gegeven aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, voorzitter van de werkgeverscommissie, burgemeester of presidium (afhankelijk van geïnformeerde medewerker hierboven) om een externe partij/jurist te consulteren of in te schakelen. Teneinde de onafhankelijkheid te waarborgen is deze jurist niet de huis(jurist) en/of verdedigt niet de belangen van college en raadsleden. De kring van ingewijden bij de fraude of misstand (hierna: onderzoeksteam) kan afhankelijk van de keuzes die worden gemaakt bestaan uit:  Concerncontroller;  Gemeentesecretaris/algemeen directeur (of burgemeester, of presidium en werkgeverscommissie conform actie 1.); 4/13

T25.01858

    

Frauderesponsplan

CISO/ FG; (Externe) deskundige; (Externe) jurist; (Externe) Communicatiespecialist; Overige indien van belang voor het onderzoek (leidinggevende, HR businesspartner of externe vertrouwenspersoon).

Personeelsfraude Onder personeelsfraude wordt verstaan fraude door een medewerker binnen de gemeente anders dan de medewerkers benoemd bij management fraude. Medewerker die de leiding neemt: Concerncontroller in overleg met de integriteitscoördinator Acties: 1. Concerncontroller informeert zo snel mogelijk de gemeentesecretaris/algemeen directeur (of de griffier als het gaat om medewerkers griffie) en deelt de aanwezige informatie; 2. Concerncontroller informeert de externe accountant dat er sprake is van een vermoeden van fraude. 3. Concerncontroller en gemeentesecretaris/algemeen directeur (of griffier waar het gaat om medewerkers griffie) besluiten wie nog meer geïnformeerd moet worden. Voor de vervolgstappen wordt verwezen naar hoofdstuk 4. De kring van ingewijden bij de fraude of misstand (hierna: onderzoeksteam) kan afhankelijk van de keuzes die worden gemaakt bestaan uit:  Concerncontroller;  Gemeentesecretaris/algemeen directeur;  CISO/ FG;  Medewerker IT-afdeling;  (Externe) deskundige;  (Externe) jurist;  (Externe) Communicatiespecialist;  Overige indien van belang voor het onderzoek ( HR businesspartner of externe vertrouwenspersoon);  Teammanager van melder en teammanager van medewerker waarop het vermoeden betrekking heeft.  Werkgeverscommissie als het gaat om medewerkers griffie.

Hoofdstuk 3: Veiligstellen van data Het is van belang om data in de organisatie veilig te stellen. Dit om te voorkomen dat informatie die van belang is voor het onderzoek of belangrijk bewijsmateriaal wordt gewist of verdwijnt. In dit hoofdstuk is een uitgebreide uitwerking opgenomen hoe dit worden gedaan, in hoofdstuk 4 staat opgenomen wanneer deze actie moet worden ondernomen. Zodra wordt geconcludeerd dat in het belang van nader onderzoek data veiliggesteld moet worden neemt de aangewezen medewerker die leiding neemt zoals beschreven in hoofdstuk 2 de volgende stappen om data 5/13

T25.01858

Frauderesponsplan

veilig te stellen per applicatie van de gemeente. De medewerker neemt contact op via CISO/ FG met de IT afdeling en overlegt met de medewerker de situatie en gaat na welke informatie veiliggesteld moet worden. Denk bij de applicaties aan:  Financiële administratie;  E-mail;  teams;  Bankapplicatie;  Overige applicaties. Per applicatie waarvan de data moet worden veiliggesteld wordt door medewerker de IT-afdeling de volgende stappen gevolgd: 1. Overweeg of de kennis en ervaring voor het veiligstellen van de data voldoende beschikbaar is binnen de gemeente of externe dienstverlener. Indien dit niet het geval is, wordt een deskundige ingeschakeld die weet hoe de authenticiteit en integriteit van de data behouden blijft bij het veiligstellen ervan; 2. Indien sprake is van een IT-applicatie die door een externe dienstverlener wordt beheerd dient contact opgenomen te worden en een back-up te worden veiliggesteld van de gebruiker; 3. In geval van zelf beheerde applicaties wordt deze back-up zelf gemaakt; 4. Houd bij het veiligstellen van de data rekening met de geldende wet- en regelgeving ten aanzien van bescherming persoonsgegevens, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming; 5.

Overweeg of het in het belang van de gemeente noodzakelijk of van belang is om de volledige toegang tot de applicatie(s) te blokkeren; Overweeg met het onderzoeksteam in het fraudeonderzoek of bepaalde hardware veilig gesteld moet worden zoals laptops, mobiele telefoons, camera’s, gegevensdragers en printers.

Hoofdstuk 4: Onderzoek naar een (vermoeden van) fraude Een onderzoek naar een (vermoeden van) fraude kan grote impact op- en consequenties hebben voor de gemeente, degene op wie de verdenking van fraude rust en ook de melder. Daarom dient een dergelijk onderzoek uiterst zorgvuldig te worden uitgevoerd. Een vermoeden van fraude kan op vele manieren bekend worden, bijvoorbeeld via de werking van een klokkenluidersregeling of via een meldpunt.

Melding wordt ontvangen via melder Een melding wordt conform de ‘Gedragscode Integriteit Medewerkers’, ‘Regeling melding ongewenst gedrag’ of ‘Regeling melden vermoeden misstanden’ gedaan bij een leidinggevende van de medewerker, HR Businesspartner, externe vertrouwenspersoon of externe instantie. Als een medewerker een melding doet van een vermoeden van een misstand, fraude of ambtsmisdrijf wordt de identiteit van de melder pas bekend gemaakt als de medewerker daarom verzoekt of er mee instemt, of als dat gezien de aard van de behandeling wettelijk verplicht is. De teammanager die de melding in ontvangst heeft genomen treedt tot dat moment op als contactpersoon. De teammanager/ griffier neemt de melding in behandeling en neemt contact op met de aangewezen medewerker(s) zoals beschreven in hoofdstuk 2. 6/13

T25.01858

Frauderesponsplan

De rol van de teammanager is als volgt:  De teammanager meldt de melding conform de Gedragscode Integriteit Medewerkers aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur (tenzij de gemeentesecretaris/algemeen directeur hier zelf bij betrokken is) en de medewerker beschreven in hoofdstuk 2. De Griffier meldt het aan de werkgeverscommissie.  De teammanager beoordeelt gedurende het proces of het wettelijk verplicht is de identiteit van de melder bekend te maken.

Het onderzoek De verantwoordelijke van het onderzoek is de concerncontroller (indien niet betrokken bij het vermoede van de fraude) en wordt geassisteerd door de medewerkers en externen beschreven in hoofdstuk 2 (hierna: onderzoeksteam). De groep van geïnformeerden moet zo beperkt mogelijk gehouden worden. Het onderzoek begint met de Oriëntatiefase. Dit bestaat uit de volgende onderdelen  In deze fase wordt onderzocht of de melding voldoende grond en rechtvaardiging geeft voor een vermoeden van fraude. Indien dat het geval is wordt een onderzoeksdoelstelling geformuleerd. Stem de onderzoeksdoelstelling af met de accountant en jurist, zodat zij input kunnen leveren ten aanzien van de onderzoeksdoelstelling, scope en reikwijdte van het uit te voeren fraudeonderzoek.  Overweeg om het (fraude)onderzoek te laten uitvoeren door een hierin gespecialiseerd en daarvoor aangewezen onderzoeksteam of door externe fraudeonderzoekers (bijvoorbeeld een forensisch accountant, een onderzoeksbureau, een certified fraud examiner of andere specialisten). Bij een vermoeden van fraude van enige omvang en impact op de gemeente is de onafhankelijkheid van onderzoekers essentieel, zodat de resultaten gebruikt kunnen worden bij eventuele juridische vervolgstappen.

 Betrek bij het fraudeonderzoek tevens één of meerdere juristen ten aanzien van de relevante rechtsgebieden (veelal arbeidsrecht, ondernemingsrecht/civiel recht en/of financieel economisch strafrecht) die de gemeente juridisch kunnen adviseren en eventuele stappen kunnen ondernemen voorafgaand aan, tijdens, of na het onderzoek.  Zorg ervoor dat het fraudeonderzoeksteam kan werken in niet voor anderen toegankelijke werkruimten en systemen.  Overweeg of de medewerker op non-actief gesteld moet worden tijdens het onderzoek. Zodra het onderzoek verder in gang wordt gezet kan afhankelijk van het belang en de complexiteit van het onderzoek en de afstemming met de accountant, juristen en fraudeonderzoekers gekozen worden hoe het onderzoek verder uitgevoerd gaat worden.

Het onderzoeksdossier Het onderzoek dient te worden gedocumenteerd in een onderzoeksdossier. Het onderzoeksteam vraagt aan de betrokken medewerker van de IT-afdeling een omgeving te creëren in MyCorsa. Waar uitsluitend het onderzoeksteam toegang tot heeft. Deze medewerker waarborgt tevens dat zeer frequent een beveiligde back-up wordt gemaakt. Het is van belang dat in het onderzoek dossier alle informatie wordt verzameld. Het onderzoek dossier bestaat in ieder geval uit:  De melding;  Notulen van bijeenkomsten met het onderzoeksteam en de ingeschakelde externe teamleden, zoals beschreven in hoofdstuk 2; 7/13

T25.01858

         

Frauderesponsplan

Correspondentie met de ingeschakelde externe teamleden; Overeenkomsten met de externe teamleden waarin de reikwijdte en scope van de werkzaamheden staat beschreven; Bewijsstukken; Onderzoeksrapport; Interne en externe communicatie zoals beschreven in hoofdstuk 5; Back-ups zoals beschreven in hoofdstuk 3; Checklist en documentatie zoals beschreven in hoofdstuk 7; Aangifte; Formele besluiten en goedkeuringen van bestuurder en toezichthouder; Rapportages van externe partijen.

Het onderzoek dossier is alleen toegankelijk voor het onderzoeksteam, informatie mag uitsluitend gedeeld worden indien dit is goedgekeurd door de Gemeentesecretaris/algemeen directeur.

Hoofdstuk 5: Communicatie in- en extern, incl. omgang met media De opvolging en afhandeling van een vermoeden van fraude gaat met emoties gepaard en laat een organisatie niet onberoerd. Het is daarom cruciaal dat vertrouwelijk wordt omgegaan met een vermoeden van fraude totdat besluiten zijn genomen over de inhoud en wijze van interne communicatie (bijvoorbeeld aan werknemers) en eventuele externe communicatie (media en andere externe partijen). Fraude kan verschillende vormen hebben, voor communicatie binnen en buiten de gemeente is het van belang dat onderscheid wordt gemaakt in een tweetal vormen van fraude: 1. Fraude met grote gevolgen, voorbeelden hiervan zijn: a. Managementfraude b. Fraude met financiële gevolgen (> €200.000) voor de gemeente c. Fraude waarbij burgers benadeelt zijn 2. Fraude met beperkte gevolgen, voorbeelden hiervan zijn: a. Éénmalige personeelsfraude zonder financiële gevolgen b. Fraude met financiële gevolgen (< €200.000) voor de gemeente Deze lijst is richtinggevend om te beslissen hoe de fraude wordt opgepakt.

Interne communicatie Allereerst is het van belang om informatie en berichtgeving intern te verspreiden en dit op een passende wijze te doen. Het onderzoeksteam is verantwoordelijk voor de interne communicatie. Ze overwegen of het nodig is om een externe partij en een communicatiespecialist hiervoor in te schakelen, bij een fraude met grote vervolgen is dit verplicht. Bij brede interne communicatie gelieve niet meer informatie te verstrekken dan noodzakelijk en deel uitsluitend de hoofdlijnen van het onderzoek. De berichten kunnen verschillen, per berichtgevingsvorm is een stappenplan opgesteld.

8/13

T25.01858

Frauderesponsplan

Er is een vermoeden van fraude: 1. Het onderzoeksteam stemt met de betrokken teammanager af op welke wijze het team of de gehele gemeente wordt geïnformeerd omtrent het vermoeden wat is ontstaan. Ook bepalen zij op welke wijze deze informatie wordt verstrekt. Er is sprake van fraude: 1. Het onderzoeksteam formuleert een bericht in afstemming met betrokken externe partijen en de accountant. Hierbij wordt de identiteit van de fraudepleger geheim gehouden. Hou hierbij ook rekening met de afspraken die zijn gemaakt in een eventuele vaststellingsovereenkomst. 2. Het bericht kan de volgende informatie bevatten: a. Aanleiding voor het onderzoek; b. Inhoud van het onderzoek en ondernomen stappen (bijvoorbeeld medewerkers zijn op non-actief gesteld); c. Onderzoeksteam en betrokken externen (waaronder accountant); d. Relevante inzichten die de gemeente heeft gehad en de aanpassingen in de interne controleomgeving om fraude in de toekomst te kunnen voorkomen; e. Conclusie van het onderzoek; f. Acties die zijn genomen tegen de fraudepleger. 3. Er wordt door het onderzoeksteam gekozen op welke wijze dit gecommuniceerd wordt (bijvoorbeeld intranet of e-mail); 4. Het bericht wordt goedgekeurd door het onderzoeksteam; 5. Het bericht wordt goedgekeurd door de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Er heeft géén fraude plaatsgevonden: 1.

Het onderzoeksteam formuleert een bericht in afstemming met de degene waarop de verdenking beruste. Hierbij wordt afhankelijk van de situatie besloten om de identiteit te vermelden. 2. Het bericht kan de volgende informatie bevatten: a. Aanleiding voor het onderzoek; b. Inhoud van het onderzoek en ondernomen stappen (bijvoorbeeld medewerkers zijn op non-actief gesteld); c. Onderzoeksteam en betrokken externen (waaronder accountant); d. Relevante inzichten die de gemeente heeft gehad en de aanpassingen in de interne controleomgeving; e. Conclusie van het onderzoek; f. Indien gewenst een directe excuses richting degene waarop de verdenking beruste. 3. Er wordt door het onderzoeksteam gekozen op welke wijze dit gecommuniceerd wordt (bijvoorbeeld intranet of e-mail); 4. Het bericht wordt goedgekeurd door het onderzoeksteam en degene waarop de verdenking beruste; 5. Het bericht wordt goedgekeurd door de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Het bericht wordt door de concerncontroller verspreid.

Externe communicatie Externe communicatie dient plaats te vinden op dezelfde dag als de interne communicatie zodat het bericht niet eerder de media of externe partijen bereikt. Hierbij wordt de gemeenteraad geïnformeerd voorafgaand aan het externe bericht. Het onderzoeksteam verspreid een extern bericht in het geval van een fraude met 9/13

T25.01858

Frauderesponsplan

grote gevolgen. Er kan ook een aanleiding zijn voor verspreiding van een extern bericht in geval van bijvoorbeeld een grootschalig onderzoek die heeft plaatsgevonden, als de media of andere stakeholders al op de hoogte zijn van het onderzoek of om gelekte informatie te herstellen. Voor het externe bericht wordt het volgende stappenplan gevolgd: 1. Het onderzoeksteam formuleert een bericht in afstemming met de betrokken externe partijen en de accountant. Hierbij wordt de identiteit van de fraudepleger geheim gehouden. Hou hierbij ook rekening met de afspraken die zijn gemaakt in een eventuele vaststellingsovereenkomst; 2. Het bericht is beknopt en kan de volgende informatie bevatten: a. Aanleiding voor het onderzoek; b. Conclusie van het onderzoek; c. Acties die zijn genomen tegen de fraudepleger. 3. Er wordt door het onderzoeksteam gekozen op welke wijze dit gecommuniceerd wordt (bijvoorbeeld website, brief naar de stakeholders of media); 4. Het bericht wordt goedgekeurd door het onderzoeksteam en de communicatiespecialist; 5. Het bericht wordt goedgekeurd door de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Het bericht wordt door de concerncontroller verspreid.

Omgang met media De afstemming met de media wordt gedaan door communicatie. Zodra het onderzoek loopt wordt er uitsluitend kenbaar gemaakt dat er sprake is van een onderzoek en worden er geen details gedeeld. Naar aanleiding van de externe communicatie wordt (indien gevraagd) de media te woord gestaan door communicatie. Er wordt geen aanvullende informatie verstrekt door communicatie of andere medewerkers van de gemeente dan wat is gecommuniceerd in de externe communicatie.

Hoofdstuk 6: (Tijdelijke) maatregelen voorafgaand en gedurende het fraudeonderzoek jegens betrokkenen Een onderzoek naar een (vermoeden van) fraude en maatregelen voorafgaand en tijdens het onderzoek hebben grote impact op betrokkenen. Dat vraagt om zorgvuldige procedures temeer omdat in de beginfase vaak alleen nog maar sprake is van een verdenking en het bewijs nog niet onomstotelijk vaststaat. Indien in de oriëntatiefase van het onderzoek blijkt dat de melding voldoende grond en rechtvaardiging geeft voor een vermoeden van fraude wordt door het onderzoeksteam arbeidsrechtelijk juridisch advies ingewonnen om passende maatregelen te nemen. Indien mogelijk op basis van het ingewonnen juridische advies wordt in belang van het onderzoek besloten dat degene op wie de verdenking van fraude rust op non actief wordt gesteld en alle werk gerelateerde hardware in beslag wordt genomen door het onderzoeksteam. De leidinggevende van de medewerker wordt hierbij betrokken, de inname van de hardware en non-actief stellen komt voor de medewerker op een onverwachts moment zodat eventuele bewijsstukken niet kunnen worden verwijderd.

10/13

T25.01858

Frauderesponsplan

Hoofdstuk 7: Opvolging van uitkomsten fraudeonderzoek: te nemen maatregelen Nadat het fraudeonderzoek is afgerond volgt de rapportage met de bevindingen. Op basis van deze uitkomsten bepaalt de Gemeentesecretaris/algemeen directeur welke vervolgstappen moeten worden genomen. Zo nodig en voor zover van toepassing wordt daarover advies ingewonnen bij verschillende betrokken afdelingen. Het onderzoeksteam overweegt het volgende en legt de overwegingen vast in het onderzoek dossier: 1. Formuleer en leg afspraken vast over welke personen binnen de organisatie betrokken zijn bij het inhoudelijk bepalen van vervolgstappen na afronding van fraudeonderzoek. Bijvoorbeeld (arbeids)jurist, HR, compliance, bevoegde medewerkers; 2. Formuleer en leg vast wie wanneer een (externe) jurist inschakelt ten behoeve van advisering bij te nemen maatregelen op basis van vervolgstappen na afronding van fraudeonderzoek. Het kan voorkomen dat al tijdens het onderzoek stappen moeten worden genomen; bijvoorbeeld schorsing van werknemers of bewijsbeslag; 3. Overweeg of de gemeente aangifte moet doen. Als de fraude strafbaar is volgens het Wetboek van Strafrecht, zoals verduistering, valsheid in geschrifte of diefstal, is het doen van aangifte bij de politie meestal noodzakelijk om de strafrechtelijke vervolging te starten; 4.

Maak duidelijke afspraken voor het geval er sprake (b)lijkt te zijn van fraude en er arbeidsrechtelijke maatregelen (zoals bijvoorbeeld schorsing, ontheffing van functie/bevoegdheden, ontslag), civielrechtelijke maatregelen (zoals procedure met eis tot schadevergoeding), of strafrechtelijke maatregelen (zoals aangifte bij OM) genomen gaan worden. Geef daarbij ook aan wie daarbij wordt betrokken; 5. Ga na of en zo ja op welke wijze de jaarrekening dient te worden gecorrigeerd als gevolg van de fraude en het herstel daarvan en stem dit af met de accountant. Betrek hierbij de medewerker interne controle die onderdeel uitmaakt van het onderzoeksteam; 6. Overleg met de accountant over de aanpak en de eisen die hij/zij (minimaal) stelt aan een herstelplan. Zodat de organisatie is voorbereid als daadwerkelijk sprake (b)lijkt te zijn van fraude en er een plan van aanpak voor herstel (correctie) van de fraude en aanvullende maatregelen moeten worden geïmplementeerd om herhaling te voorkomen; 7. Vraag de accountant om het plan van aanpak te beoordelen en vast te stellen dat de organisatie voldoende uitvoering heeft gegeven aan de in het plan van aanpak opgenomen maatregelen voor herstel van de fraude en om herhaling van fraude te voorkomen. Betrek daarin maatregelen ten behoeve van de eigen organisatie, maar ook naar derde partijen zoals leveranciers en klanten; 8.

Overleg met Interne controle afdeling over hun mogelijke toegevoegde waarde richting toekomst. Denk aan hun kritische betrokkenheid en advies bij bijvoorbeeld de opzet of veranderingen van processen, voorschriften en beheersingsmaatregelen. Interne controle is door zijn organisatiesensitiviteit in de positie om verschil in gedragingen te onderkennen en de risico’s en impact van binnen de organisatie te beoordelen en hiermee rekening te houden in de (fraude)risicoanalyses. Zodra het fraudeonderzoek en de te nemen maatregelen zijn afgerond dient het onderzoek dossier gearchiveerd te worden in MyCorsa door deze af te handelen.

11/13

T25.01858

Frauderesponsplan

Bijlage: Frauderesponsplan in één oogopslag (T25.02884)

12/13

BAC - Begeleidingscommissie Accountant Controle Dossiernummer

2952

Vertrouwelijk

Nee

Vergaderdatum

26 november 2025

Agendapunt

8

Titel

Controleverordening 2025

Organisatieonderdeel

4. Concernstaf

Bijlagen [BR2500073] Controleverordening 2025 [T25.06170] Controleverordening 2025 Geagendeerd

Vergaderdatum

B&W

11 november 2025

BAC - Begeleidingscommissie

26 november 2025

Accountant Controle Gemeenteraad

17 december 2025

Voorgesteld besluit Gevraagde beslissing: De Controleverordening gemeente Lansingerland 2025 (T25.06170) vast te stellen.

Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland

Onderwerp

Controleverordening 2025

Portefeuillehouder

Simon Fortuyn

Registratienummer

BR2500073

Datum raad

17/12/2025

Gevraagde beslissing: De Controleverordening gemeente Lansingerland 2025 (T25.06170) vast te stellen. 0. Samenvatting Vanaf boekjaar 2025 is de regelgeving rondom de accountantscontrole bij decentrale overheden gewijzigd. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) is vastgelegd dat de goedkeuringstolerantie voor de controle van de jaarrekening voortaan uniform wordt vastgesteld op 2% van de totale lasten, exclusief dotaties aan de reserves. Voorheen hanteerde de accountant afzonderlijke toleranties voor fouten (1%) en onzekerheden (3%), die zijn nu samengevoegd tot één grens. Deze wijziging heeft directe gevolgen voor de controleverordening van de gemeente. De controleverordening dient te worden aangepast zodat deze in lijn is met de nieuwe wettelijke kaders. 1. Aanleiding/ context met tijdlijn In artikel 213 van de Gemeentewet is vastgelegd dat de gemeenteraad bij verordening de controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente vaststelt. Actualisatie van de controleverordening is noodzakelijk vanwege nieuwe regels die vanaf verslagjaar 2025 van kracht zijn. Deze regels zijn voortgekomen uit wijzigingen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO).

Op 29 september 2025 heeft de commissie BBV de Kadernota rechtmatigheid 2025 gepubliceerd, waarin de laatste wijzigingen in wet- en regelgeving zijn verwerkt. Deze nota geldt vanaf verslagjaar 2025.In artikel 2 van het BADO is onder andere vastgelegd dat de accountant bij de controle van de jaarrekening een uniforme goedkeuringstolerantie toepast. De Controleverordening gemeente Lansingerland 2025 is aangepast op basis van deze gewijzigde regelgeving. Naast het aanpassen van de tolerantienormen zijn ook enkele definities verduidelijkt, met als doel de leesbaarheid en toepasbaarheid van de verordening te verbeteren. Daarnaast wordt in de financiële verordening van de gemeente de grondslag aangepast zodat deze aansluit op de nieuwe definitie van de omvangsbasis: exclusief dotaties aan de reserves. Ter toelichting op de voorgestelde wijzigingen is een overzichtstabel opgenomen waarin de verschillen tussen de oude en nieuwe regelgeving inzichtelijk worden gemaakt. Deze tabel maakt geen onderdeel uit van de verordening zelf, maar dient ter ondersteuning van de besluitvorming.

1

Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland

Onderwerp

Was

Is

Percentage voor de materialiteit

2%

2%

Omvangsbasis voor de materialiteit

De totale lasten, inclusief stortingen in de reserves

De totale lasten, exclusief stortingen in de reserves

Grens voor onzekerheden

Materialiteit op basis van 3% van de omvangsbasis.

Materialiteit van 2% van de omvangsbasis.

Afweging van de fouten en onzekerheden

Omvang van de fouten en onzekerheden afzonderlijk te toetsen aan hun eigen grensbedrag (materialiteit).

Omvang van de fouten en onzekerheden moet gezamenlijk (bij elkaar opgeteld) worden getoetst aan één grensbedrag, de materialiteit.

Percentage voor de verantwoordingsgrens

2%

2%

Artikel 2, derde lid, onder a en b

Artikel 2, derde lid, onder a en b

Artikel waar wijziging heeft plaatsgevonden

2. Maatschappelijk effect Een controleverordening (art. 213 GW) die weer actueel en helder is en daarmee aansluit op de geldende wet- en regelgeving. Hiermee worden geactualiseerde kaders voor de accountantscontrole gegeven. 3. Argumenten 1.1 Actualisatie van de controle verordening (art. 213 GW) is nodig Om te voldoen aan wettelijke vereisten, is het noodzakelijk om één artikel in de controleverordening aan te passen. Hiermee voldoet u aan artikel 213 van de Gemeentewet. 1.2 VNG model verordening is gewijzigd Landelijke regelgeving (BBV en BADO) is gewijzigd De Controleverordening gemeente Lansingerland 2025 (T25.06170) is geactualiseerd naar aanleiding van wijzigingen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Deze wijzigingen hebben gevolgen voor de wijze waarop gemeenten hun financiële verantwoording opstellen en hoe de accountantscontrole wordt ingericht. 4. Kanttekeningen 1.1 Met een niet geactualiseerde verordening voldoen we niet aan de wet- en regelgeving. 1.2. De raad kan besluiten af te wijken van de te hanteren goedkeuringstolerantie. Aanpassing kan leiden tot extra werkzaamheden voor de accountant en daarmee tot een hogere prijsstelling.

2

Raadsvoorstel Gemeente Lansingerland

5. Financiële consequenties met dekkingsvoorstel Het vaststellen van de controleverordening heeft geen financiële gevolgen. 6. Juridische aspecten De controleverordening vloeit voort uit artikel 213 van de Gemeentewet. De nieuwe Controleverordening gemeente Lansingerland 2025 wordt bekendgemaakt in het Gemeenteblad en treedt daardoor in werking, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2025 en later. In artikel 8 van de verordening is bepaald dat de Controleverordening gemeente Lansingerland 2024 wordt ingetrokken met ingang van de datum waarop deze geactualiseerde verordening van kracht wordt met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt. 7. Duurzaamheid Niet van toepassing. 8. Extern draagvlak / burgerparticipatie Niet van toepassing. 9. Verdere procedure De nieuwe controleverordening wordt na het in werking treden als geldend getoond in de decentrale regelingenbank en de huidige verordening als niet meer geldend.

Bijlagen 1. Controleverordening gemeente Lansingerland 2025 (T25.06170)

3

Raadsbesluit Gemeente Lansingerland

Onderwerp

Controleverordening 2025

Portefeuillehouder

Simon Fortuyn

Registratienummer

BR2500073

Datum raad

17/12/2025

De raad van de gemeente Lansingerland; Na het voorstel gelezen te hebben Op basis van de argumenten - om te kunnen voldoen aan wettelijke vereisten, is het noodzakelijk om de controleverordening aan te passen. Hiermee wordt voldaan aan artikel 213 van de Gemeentewet; - de Controleverordening gemeente Lansingerland 2025 (T25.06170) is gebaseerd basis van de wijzigingen in het BBV en BADO. Rekening te houden met - Artikel 213 van de Gemeentewet.

Besluit(en) De Controleverordening gemeente Lansingerland 2025 (T25.06170) vast te stellen.

Dit Raadsbesluit is vastgesteld door de raad van de gemeente Lansingerland in zijn openbare vergadering van 17 december 2025. de griffier,

de voorzitter,

Eveline Hamelink-van Rens

Jules Bijl

Controleverordening gemeente Lansingerland 2025 Besluit van de raad van de gemeente Lansingerland tot vaststelling van de Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Lansingerland 2025 (Controleverordening gemeente Lansingerland 2025). De raad van de gemeente Lansingerland; gelezen het voorstel van het college van 11 november 2025; gelet op artikel 213, eerste lid, van de Gemeentewet ; gelezen het advies van de BAC; besluit vast te stellen de volgende verordening: Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Lansingerland 2025 (Controleverordening gemeente Lansingerland 2025). Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a) accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet; b) accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant; c) Begeleidingscommissie Accountant Controle (BAC); een door de raad ingestelde commissie samengesteld uit leden van de gemeenteraad (zie Reglement van orde van de commissies gemeente Lansingerland 2025) die over alle zaken gaat die de raad en de accountant aangaan.

d) College: het college van burgemeester en wethouders; e) deelverantwoording SiSa: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening; f) jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet; g) managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen; h) raad: gemeenteraad; i) rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant op voordracht van de BAC. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar. 2. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval: a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het college en afwijkende rapportagegrenzen; b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties; c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering zoals de managementletter; f. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden; g.

de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden. 4. In afwijking van het derde lid, aanhef, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt. 5. De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast. Artikel 3. Overige controles en opdrachten 1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Lansingerland 2023 (artikel 213a Gemeentewet) voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2. Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. 3. Het college draagt zorg voor de verantwoording aan derden ((Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening: a. De wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de frequentie, de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie; b. De accountant kan de werkzaamheden in het kader van de accountantscontrole ook zonder vooraankondiging uitvoeren. De voor de controle benodigde dossierstukken vraagt de accountant zoveel mogelijk vooraf schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie; 2. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de BAC en vertegenwoordigers van de gemeente. Artikel 5. Informatieverstrekking door college 1. Het college is verantwoordelijk voor de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole. 2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn. 3.

Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle bij het college bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk [datum] aan de raad. 5. Het college overlegt de managementletter met een reactie vanuit het college aan de raad. 6. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld. 7. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college zo veel mogelijk gebruik van het namens het college uitgevoerde onafhankelijke onderzoek. 8. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering. Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant 1.

Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente. 2. De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen. 3. Het college draagt er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel

het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten. Artikel 7. Rapportering door accountant 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. 2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de Begeleidingscommissie Accountant Controle (BAC). Artikel 8.

Intrekking oude regeling De controleverordening gemeente Lansingerland 2024 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt. Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en de SiSa deelverantwoordingen van het verslagjaar 2025 en later. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening gemeente Lansingerland 2025. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 17 december 2025. de griffier,

de voorzitter

Eveline Hamelink-van Rens

Jules Bijl

Artikelsgewijze toelichting Controleverordening gemeente Lansingerland 2025 Algemeen Artikel 213 van de Gemeentewet verplicht de raad bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Door middel van de Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) stelt de raad de kaders voor de accountantscontrole, gebruik makend van de mogelijkheden die artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (hierna: Bado) daartoe bieden. Het is de raad die de accountant voor de controle van de jaarrekening aanwijst. In het voortraject voor de aanwijzing – de aanbesteding – is het college nauw betrokken. Het college kan daarnaast extra opdrachten aan dezelfde of een andere accountant verstrekken. Wanneer de opdracht is verleend, bepaalt de accountant binnen de kaders van de opdracht, op welke wijze hij de controle uitvoert. Uiteraard vindt hierover wel periodiek overleg plaats, zodat afgestemd kan worden met betrokkenen en andere onderzoeken en controles. Voor een goede uitvoering van en rapportage over de controle, hebben het college en de accountant verschillende rechten en plichten. Zo moet het college ervoor zorgen dat de accountant alle informatie krijgt die hij nodig heeft om de controle uit te voeren.

De accountant, aan de andere kant, zorgt dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd over bevindingen. Verder heeft het college een eigenstandige informatieplicht richting de raad. Relatie met de rechtmatigheidsverantwoording door het college Vanaf boekjaar 2023 neemt het college een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in hoeverre de gemeente rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de raad en het college, over de (financiële) rechtmatigheid. Met als doel om de kaderstellende en controlerende rol van de raad op dit vlak te versterken. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is.

Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van het college, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording. Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.

Artikel 1. Definities In artikel 213, vijfde lid, van de Gemeentewet is bepaald dat de accountant verslag uitbrengt aan de raad met een afschrift aan het college. Men kan ervoor kiezen dat de accountant, uit hoofde van zijn natuurlijke adviesfunctie, ook een zogenoemde managementletter uitbrengt met meer gedetailleerde bevindingen die niet direct de verklaring raken. De accountant kan daar aanbevelingen voor verbeteringen aan toevoegen met betrekking tot de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen. Een dergelijke managementletter is uiteraard bestemd voor het management van het gemeentelijk apparaat en het college. Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, eerste lid, van de Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, tweede lid, van de Gemeentewet). Artikel 2 regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening. In de opdrachtverlening kan de raad aandachtspunten meegeven aan de accountant die de raad nader belicht wil zien. Eerste lid Artikel 213 van de Gemeentewet geeft aan dat raad een of meerdere accountants aanwijst.

Hierbij wordt verwezen naar de kwaliteitseisen zoals die zijn geformuleerd in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Het moet gaan om een registeraccountant of een AccountantAdministratieconsulent ten aanzien van wie in het accountantsregister een aantekening is geplaatst. Door gebruikmaking van deze bevoegdheid kan de raad zijn controlerende rol richting de organisatie versterken. De periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening is ook vastgelegd in het eerste lid. Dit impliceert niet dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht. Een raad die per periode wil wisselen van controlerend accountant zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten houden, door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten. Tweede lid Het tweede lid dicht een uitvoerende rol toe aan het college. De raad heeft een kaderstellende rol; hij stelt de selectiecriteria vast op basis waarvan de keuze voor de accountant wordt bepaald. In de praktijk stellen afgevaardigden namens het college het programma van eisen (in concept) op. Na aanwijzing door de raad is het de burgemeester die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant sluit.

De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte, zie artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet. Derde lid, onder a

Voor de accountantscontrole is het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) van toepassing, zoals vastgesteld door de minister op grond van artikel 213, zesde lid, van de Gemeentewet. Dit besluit bevat bepalingen over onder meer de omvangsbasis, de goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.

De omvangsbasis betreft de totale lasten van de gemeente, exclusief reservemutaties. Op grond van bijzondere activiteiten binnen een deel van de gemeentelijke organisatie kan de accountant gemotiveerd kiezen voor een andere omvangsbasis dan de totale lasten van de betreffende deelverantwoording. Deze mogelijkheid is geregeld in artikel 2, zevende lid, van het BADO en biedt ruimte voor maatwerk bij de controle van specifieke deelverantwoordingen. De goedkeuringstolerantie geeft aan binnen welke grenzen fouten en onzekerheden in de jaarrekening zijn toegestaan om tot een goedkeurende accountantsverklaring te kunnen komen. De rapporteringstolerantie bepaalt wanneer afzonderlijke fouten en onzekerheden moeten worden toegelicht in het verslag van bevindingen van de accountant. Indien deze grenzen worden overschreden, kan de accountant concluderen dat de jaarrekening geen getrouw beeld geeft. De actuele normen zoals opgenomen in het BADO zijn leidend bij de uitvoering van de controle. De raad heeft de mogelijkheid om de in het BADO opgenomen toleranties aan te scherpen. In dat geval worden de aangepaste toleranties opgenomen in het programma van eisen bij de aanbesteding van de accountantscontrole. Deze aanscherping kan leiden tot een hogere prijsstelling, vanwege de extra werkzaamheden die dit voor de accountant met zich meebrengt.

De verantwoordingsgrens en eventuele rapportagegrenzen worden geregeld in de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie van de gemeente. De verantwoordingsgrens bepaalt boven welk bedrag het college verplicht is om fouten of onzekerheden te rapporteren aan de raad via de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast kan de raad een rapportagegrens vaststellen waarboven het college afwijkingen nader moet toelichten in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening.

Derde lid, onder b

Daarnaast heeft het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) ook betrekking op de deelverantwoordingen (SiSa) die afzonderlijk door de accountant moeten worden gecontroleerd. Ook voor deze deelverantwoordingen geldt een goedkeuringstolerantie die bepaalt binnen welke grenzen fouten en onzekerheden zijn toegestaan om tot een goedkeurende accountantsverklaring te komen. De bovengrens voor deze goedkeuringstolerantie is gelijk aan de goedkeuringstoleratie zoals beschreven in derde lid onder a. De raad heeft de mogelijkheid om deze tolerantie aan te scherpen, bijvoorbeeld door een lager percentage vast te stellen in het programma van eisen bij de aanbesteding van de accountantscontrole. Een dergelijke aanscherping kan leiden tot extra werkzaamheden voor de accountant en daarmee tot een hogere prijsstelling. Derde lid, onder c tot en met h Bij de overige onderdelen in het derde lid is een aantal zaken gespecificeerd die mogelijk kostenverhogend kunnen werken. Daarom is hiervan expliciet opgenomen dat ze in de uitvraag voor de opdrachtverlening expliciet benoemd moeten worden.

Vierde lid De raad kan in het programma van eisen ter voorbereiding op het aantrekken van een nieuwe accountant, afspraken maken over de wijze waarop de raad de opdrachtgevende rol uitvoert. Hierover worden bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening opgenomen. Vijfde lid Het bedrag dat is gemoeid met de accountantscontrole van de jaarrekening kan zo hoog zijn, dat deze controle Europees moet worden aanbesteed. Dit hangt natuurlijk ook af van de contractduur die met de accountant wordt aangegaan. Bij een langere contractduur is de prijs van het contract eveneens hoger. Bij Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van jaarrekening bepalen. De raad stelt de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren vast. Artikel 3. Overige controles en opdrachten Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college.

Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen. Eerste lid Het eerste lid regelt hoe het college moet omgaan met de uitbesteding van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid, zoals de verbetering van de administratieve organisatie, aan de accountant. Veelal zal het hier gaan om onderzoeken die vallen onder de reikwijdte van de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Lansingerland 2023 (artikel 213a Gemeentewet). Door deze werkzaamheden te gunnen aan de accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen. Op de loer liggende belangenverstrengeling tussen het college en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Indien het college het voornemen heeft de accountant te vragen voor advieswerkzaamheden, dient het college de raad hier vooraf over te informeren. Dit biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het college kenbaar te maken.

Tweede en derde lid Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad aangewezen accountant inschakelen. Voor de controles die worden bedoeld in het tweede en derde lid, gelden vaak afwijkende controle-eisen van de derden, bijvoorbeeld vanuit de ministeries. In dat geval dient in de opdrachtverlening aan de accountant te worden aangegeven dat de controle aan deze eisen moet voldoen.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole Eerste lid Het eerste lid regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Het college is hierin volgend. Tweede lid In het tweede lid staat dat de accountant ook kan besluiten de controlewerkzaamheden onaangekondigd te verrichten. Voorafgaand aan de accountantscontrole vraagt de accountant de voor de controle benodigde dossierstukken wel zoveel mogelijk schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie. Derde lid Verder moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant, een vertegenwoordiger uit de raad en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Deze vertegenwoordigers zijn bijvoorbeeld een vertegenwoordiger van de rekenkamer, de portefeuillehouder, de directeur bedrijfsvoering, teammanager financiën, de gemeentesecretaris en de (concern)controller. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.

Daarnaast moet men bewust zijn van het feit dat er vanuit verschillende invalshoeken controlerende werkzaamheden plaatsvinden: werkzaamheden vanuit de verbijzonderde interne controle, de onderzoeken die worden uitgevoerd door de lokale rekenkamer en de doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken die door het college worden uitgevoerd. Om te voorkomen dat er dubbel werk wordt verricht is het raadzaam dat er periodiek afstemming plaats vindt over de uit te voeren onderzoeken. Artikel 5. Informatieverstrekking door het college Eerste lid Het college is niet alleen verantwoordelijk voor de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording, waar een verklaring op wordt afgegeven, ten opzichte van de raad is het college ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de raad geëiste deelverantwoordingen. Tweede lid Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden, bijvoorbeeld verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten en berekeningen. Het college zorgt ervoor dat deze bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

Derde lid Het derde lid verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een Letter Of Representation (LOR) genoemd.]

Vierde lid In het vierde lid is een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval vóór 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 van de Gemeentewet). Dat betekent dat voor deze datum de jaarrekening door de raad moet zijn behandeld, een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 van de Gemeentewet) doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld. Overigens verzendt de accountant de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen ook rechtstreeks aan de raad. Artikel 197, tweede lid, van de Gemeentewet bepaalt dat het college bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad, de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen daarbij moeten toevoegen. Vijfde lid Het vijfde lid gaat in op de wijze waarop het college de managementletter aanbiedt aan de raad. Zesde lid Het zesde lid gebiedt het college alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening – en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan het college bekend is geworden – terstond te melden aan de raad en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.

Zevende en achtste lid De zevende en achtste leden beogen te waarborgen dat de accountant bij de uitvoering van zijn werkzaamheden zoveel als mogelijk zal steunen op de interne auditfunctie binnen de gemeente. Als de werkzaamheden van voldoende kwaliteit zijn en voldoen aan de daarvoor geldende standaarden, dan dient de accountant daar zoveel als mogelijk op te steunen bij de totstandkoming van zijn oordeel. Hiermee wordt beoogd dat door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering wordt gestimuleerd. Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 6 kent deze bevoegdheid toe aan de accountant. De verantwoordelijkheid ligt bij het college om de accountant deze onbelemmerde toegang te verschaffen. Eerste lid De accountant is bijvoorbeeld bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Tweede lid Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding.

Artikel 7. Rapportering door accountant Artikel 213, derde en vierde lid, van de Gemeentewet geeft aan waar de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen betrekking op moeten hebben. Zo moet de accountant onder meer aangeven of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de baten en lasten en de grootte en de samenstelling van het vermogen. Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Artikel 7 regelt zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk ook in het programma van eisen bij de aanbesteding moeten worden geregeld. Eerste lid Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door de raad in het programma van eisen van de aanbesteding opgenomen tussentijdse controles zijn. Het eerste lid regelt dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant, die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad.

Hetzelfde geldt voor het oordeel van de accountant dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is (zie toelichting bij artikel 2, derde lid). Dit zodat het college (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kunnen treffen. Tweede lid Het tweede lid regelt, dat daarvoor in aanmerking komende ambtenaren een rapportage krijgen van de door de accountant uitgevoerde controles. Overigens kan dit ook gaan om een deelcontrole (een gedeelte van de volledige controle). De in aanmerking komende ambtenaren zijn bijvoorbeeld de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de (concern)controller en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen, die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hier bijvoorbeeld om opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, die eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost.

Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden. Derde lid Het derde lid regelt de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in de controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de controleverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad door de accountant besproken met het college. Het geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in de controleverklaring en het verslag van bevindingen.

Vierde lid Dit artikel geeft aan op welke wijze de accountant zijn verslag van bevindingen toelicht aan raad, raadscommissie of BAC.