Jaarstukken 2023 - Landsmeer - aangepast

91

Ook hebben we ons realisatievermogen in kaart gebracht en door daar focus op te krijgen en te houden kunnen we bewuste stappen zetten in 2024. Toch gaan we natuurlijk door met de verdere ontwikkeling van onze organisatie. In 2023 hebben er een aantal zaken op de ontwikkelagenda gestaan welke van invloed waren op de begroting 2023. Het betreft onder andere: -

De afronding van de inplementatie van HR-21 (de nieuwe gemeentelijke functiebeschrijvingsen waarderingssystematiek); Het vormgeven van het hybride werken (na corona); gedeeltelijk thuis en gedeeltelijk op kantoor is het ‘nieuwe normaal’ geworden; de verbinding tussen collega’s behouden, blijft hierbij een belangrijk uitgangspunt; Het versterken van ons team financien en het vasthouden aan een strakke P&C cyclus, zowel vanuit procesmatige als inhoudelijke invalshoek; De verdere ontwikkeling van onze organisatie vormgeven vanuit kwaliteitsdenken, integraal werken, eigenaarschap en het verder ontwikkelen van onze medewerkers; De verbinding leggen met onze buurgemeenten om te onderzoeken wat we op personeel organisatie voor elkaar kunnen betekenen, daar zijn al contacten gelegd op het terrein van gezondheid en vitaliteit Het opstellen van opleidings- en ontwikkelplan voor onze medewerkers en een begeleidingsplan voor nieuwe medewerkers.

Een aantal zaken zijn inmiddels afgerond en een aantal zaken nog niet, daar werken we nog steeds aan. Aandacht voor vitaliteit kan hier ook een belangrijke rol in spelen en ook op dat terrein zijn we stappen aan het maken. Zo hebben we vers fruit op de werkplek en zijn we bezig met het regelen van stoelmassage, een bijdrage vanuit de werkgever voor fitness/bewegen en het organiseren van Yogasessies en een healtcheck voor al het personeel. Daarmee hopen we een voor de huidige medewerkers aantrekkelijke werkgever te blijven en ook voor nieuwe medewerkers een aantrekkelijke werkgever te worden. Personeelslasten Per 2 januari 2023 is er een nieuwe CAO voor gemeentes en die liep tot en met 31 december 2023. De salariskosten stegen met 2 % en daarboven nog eens met 240 Euro per persoon. Er is een vergoeding gekomen voor thuiswerken en internetgebruik van 3 Euro per dag totaal. Deze kosten zaten al in de begroting. De onbelaste reiskostenvergoeding is in 2023 verhoogd naar 0,21 cent per kilometer (max 80 km enkele reis). Werknemers die meer als 5 kilometer reizen komen in aanmerking voor een reiskostenvergoeding, of je met de auto, met de fiets of lopend naar het werk komt, dat maakt niet uit. Met de verhoging van de onbelaste reiskostenvergoeding blijven we concurrerend met andere bedrijven en gemeente in onze omgeving.

In 2023 hebben we afscheid genomen van 2 wethouders en zijn er 2 nieuwe wethouders aangesteld. Dit hebben we meegenomen in de begroting voor de komende jaren.

92

Betaaltermijn

Landsmeer streeft naar een score van 90% als het gaat om tijdige betalingen en richt zich op een gemiddelde betaaltermijn van <30 dagen. Door de jaren heen zetten we kleine stappen en zien we het percentage van betalingen binnen 30 dagen stijgen en is de gemiddelde betaaltermijn 28 dagen. Vooral dit laatste betekent dat de gemeente gemiddeld netjes binnen de 30 dagen betaald. 2022

2023

Percentage betalingen binnen 30 dagen

78,9%

80,8%

Percentage betalingen >30 dagen

21,1%

19,2%

Gemiddelde betaaltermijn in dagen

30

28

Openbaarheidsparagraaf

De openbaarheidsparagraaf in het kader van de Wet Open Overheid (Woo) is, net als in de begroting 2023 nog niet opgenomen. In 2023 is nagenoeg geen uitvoering aan de Woo gegeven. Vanaf 2024 gaan we inzetten op de implementatie Woo, richting 2027.

Rechtmatigheidsverantwoording

Toelichting rechtmatigheidsverantwoording Het college is van mening dat de in deze jaarrekening een aantal verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen volgens de criteria van onderstaande rubriek. Begrotingscriterium 1A. Overschrijding lasten programma’s (of indien van toepassing een ander door de gemeenteraad vastgesteld autorisatieniveau) 1B. Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten) 2. Ongeautoriseerde reservemutaties p.s. veelal zijn dit ook getrouwe beeld fouten, die in de jaarstukken aangepast kunnen worden 3.Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld (hangt af van de intern vastgelegde spelregels in bijvoorbeeld de financiële verordening art. 212 Gemeentewet over de planning & controlcyclus, budgetafwijkingen, budgetoverheveling etc.) inclusief de onderschrijding op investeringskredieten Totaal begrotingsonrechtmatigheden 4. Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid vermelden en verwijzen naar dit vooraf vastgestelde beleid

1.713 626 0

3.863

6.202 2.332

5. Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden (inhoudelijk hier toelichten en in de paragraaf bedrijfsvoering)) Voorwaardencriterium

3.870

Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed (inhoudelijk hier toelichten en in de paragraaf bedrijfsvoering)) M&O criterium Misbruik en oneigenlijk gebruik

825

93

0

Begrotingscriterium De afwijkingen van het begrotingscriterium bedragen € 6.202K, waarvan € 2.332K als acceptabel kwalificeert resterende het saldo van € 3.870K. Hierna wordt dit nader toegelicht. Voorwaardencriterium De afwijking ad € 825K bestaat uit 5 contracten waarvan 4 met een onrechtmatigheid boven de rapporteringstolerantie van €50K. Deze worden hierna toegelicht. Toelichting op de tabel 1A. Dit bedrag betreft het saldo van de overschrijding van de lasten op programmaniveau van programma 4 en 5. Binnen programma 4 is per saldo sprake van een overschrijding van de lasten met 513K, bestaande uit de volgende vier grote posten: • • • •

Energie toeslag 365K (rijksbijdrage via algemene uitkering); Jeugdzorg 413K (open einde regeling); Opvang ontheemden Oekraïne 255K (rijksbijdrage); WMO 263K (open einde regeling).

De overschrijding van de lasten op programma 5 worden bijna volledig verklaard door externe inhuur (-1.553K). Tegenover deze lasten staat echter dekking door lagere salarislasten op alle programma’s wegens vacatures. 1B. Er is sprake van een overschrijding van de investeringskredieten met 626K waarvan 563K tijdig aan de raad is gemeld via de 2e berap van 2023. 2 hiervan is in 2023 geen sprake. 3 Rubriek 3 is nieuw waar het gaat om begrotingsrechtmatigheid. De analyse op de lasten en baten van de programma’s laat het volgende beeld zien.

Lasten Programma 1 Algemeen bestuur 2 Integrale veiligheid 3 Ruimtelijk domein 4 Sociaal domein 5 Financiën

Begroot na wijziging 2.504 1.566 7.986 12.693 5.742

werkelijk 2.360 1.298 7.061 13.100 7.048

94

saldo 145 268 925 -406 -1.306

Baten Programma 1 Algemeen bestuur 2 Integrale veiligheid 3 Ruimtelijk domein 4 Sociaal domein 5 Financiën

Begroot na wijziging 153 105 4.397 2.749 21.570

Overschrijding op de baten Onderschrijding op de lasten Onderschrijding op de baten Totaal

werkelijk 166 84 4.717 3.215 23.276

saldo 13 -22 320 466 1.706

2.505 Rubriek 3 1.336 Rubriek 3 21 Rubriek 3 3.862

De overschrijding op de lasten van programma 4 en 5 is onder 1A opgenomen, de overige onder 3. Het bedrag van 3.862K is de optelsom (dus niet het saldo) van de afwijkingen op programmaniveau van zowel de baten als de lasten ten opzichte van de gewijzigde begroting (stand 2e berap). Het lastige hier is nu op welk niveau deze afwijkingen nader geduid moeten worden, hier worstelen vrijwel alle gemeenten mee. Om hier voor dit moment enigszins pragmatisch mee om te gaan zijn onder ‘5’ alle afwijkingen >50 K specifiek benoemd. Het totaal daarvan 4.297K is hoger dan het bedrag van 3.862K dat hier is genoemd. Het verschil tussen deze twee bedragen wordt veroorzaakt doordat, bijvoorbeeld, de overschrijding op de baten van 2.505K het saldo betreft van lagere en hogere baten en onder 5 alle afwijkingen zijn opgenomen. 4 Naar ons oordeel zijn alle afwijkingen(van onderdeel 1A te relateren aan bestaand beleid. Het is bijvoorbeeld toegestaan om medewerkers in te huren en die kosten te dekken uit de vacatureruimte die met het vertrek van medewerkers is ontstaan. De overschrijdingen van programma 4 vloeien voort uit voorgeschreven wet- en regelgeving (open einde) en v.w.b. Jeugd en WMO en tegenover de extra lasten voor de energietoeslag en opvang Oekraïners staan extra rijksbijdragen. 5 Baten en lasten In onderstaande tabel zijn op onderwerp de afwijkingen van ‘criterium 3’ benoemd.

Het betreffen alle afwijkingen >50K (zowel baten als lasten) ten opzichte van de begroting exclusief de afwijkingen die al bij onderdeel 1A zijn benoemd (dus vwb de ‘overschrijding’ op inhuur zijn hier ook niet de overschotten op salarislasten van alles programma’s benoemd). Deze afwijkingen zijn gebaseerd op de afwijkingen van de afzonderlijke programma’s, daar vind u ook de nadere toelichting.

95

Algemeen bestuur Advisering door derden/inhuur Integrale veiligheid OOV Ruimtelijk domein Afval Bestemmingsplannen Duurzaamheid Grond Luijendijk-zuid Nutsvoorzieningen Omgevingswet uitv.prg(uit res) Ontwikkellocatie Violiersweg Afvalstoffenheffing Bouwleges Grond Luijendijk-zuid Verg infra nutsvoorzieningen Sociaal domein Loonkostensubsidie

Integratie nieuwkomers

95

147 SPUK gelden

151

Aanpak energiearmoede 90 Nationaal Programma Onderwijs Bijstandsverlening (WWB) 173 Rijksbijdragen 89 Financiën 159 Overige verzekeringen 60 Woo (Wet Open Overheid) 119 Stelpost Onvoorzien

58 83 60 235

88 Gas en Electra

101

Opbrengsten OZB voorgaande jaren 290 Bruto effect sept en deccirculaire 92 Bijdrage van derden 60 Activeren software 71

77 Rentebaten kapitaallasten Algemene uitkering 87 Totaal afwijkingen 'rubriek 3'

63 109 94

107 939 213 145 146 96 4.297

5 Investeringskredieten Er is sprake (1B) van een overschrijding van 64K voor ‘beschoeiing oeverbeheer fase 4/5’ op een oorspronkelijk budget van 447K. Dit was al als zodanig opgenomen in de jaarrekening 2022 waarbij was aangegeven dat het krediet nog niet was afgesloten. In 2023 zijn er echter geen mutaties meer op deze investering geweest waarmee het krediet bij deze jaarrekening wordt afgesloten, deze afwijking is abusievelijk niet met de overige afwijkingen bij de 2e berap aan de raad gemeld. Naast deze overschrijding is sprake van een drietal onderschrijdingen op investeringskredieten die nog niet eerder zijn gemeld, het gaat om bekabeling gemeentehuis waar 35K minder is besteed dan begroot en een tweetal kredieten voor speelplaatsen waarop in totaal 41K minder is besteed dan begroot.

96

Voorwaardencriterium De afwijkingen van het voorwaardencriterium bedraagt € 825K, zie toelichting hieronder: Onrechtmatig

2023

NUBBV

Straatreiniging

102K

214K

Onderhoudswerkzaamheden

119K

201K

Inhuur personeel

95K

Afvalverwerking

29K

Afvalverwerking

65K

Totaal

410K

Totale onrechtmatigheid

415K 825K

Toelichting Straatreiniging

Betreft straatreiniging. Dit is bij aanbesteden onterecht aangemerkt als werk. De uitgaven zijn boven het EU grensbedrag, er is niet EU aanbesteed. Het contract loopt tot 31-12-2025. De uitgaven in 2023 van € 102 duizend zijn als onrechtmatig aangemerkt. Op basis van de contractwaarde en de resterende looptijd is voor 2024 en 2025 additioneel een bedrag van € 214 duizend als onrechtmatig aangemerkt. Dit is besproken met de afdeling inkoop, bij nieuwe aanbestedingen wordt dit scherper getoetst.

Onderhoudswerkzaamheden Betreft onderhoud van kunstgrasvelden. Dit is bij aanbesteden onterecht aangemerkt als werk. De uitgaven zijn boven het EU grensbedrag, er is niet EU aanbesteed. Het contract loopt tot 31-122025. De uitgaven in 2023 van € 119 duizend zijn als onrechtmatig aangemerkt. Op basis van de contractwaarde en de resterende looptijd is voor 2024 en 2025 additioneel een bedrag van € 201 duizend als onrechtmatig aangemerkt. Dit is besproken met de afdeling inkoop, bij nieuwe aanbestedingen wordt dit scherper getoetst. Inhuur personeel

Betreft inhuur van een projectleider. Totale uitgaven zijn boven het EU grensbedrag. Der halve onrechtmatig. Onder de aandacht gebracht bij het management, voor inhuur zal er gebruik worden gemaakt van Flextender.

97

Afvalverwerking

Betreft Afvalverwerking. Contract afgesloten voor 10 jaar tot 1-1-2019 met verlenging van telkens 5 jaar. Eenmalig verlengd tot 31-12-2023. Op het moment van verlenging had een aanbesteding plaats moeten vinden, omdat op dat moment duidelijk was dat de opdracht volgens de (nieuwe) wetgeving Europees aanbesteed moest worden. Derhalve onrechtmatig. Overeenkomst loopt niet meer in 2024. De nieuwe aanbesteding is via een Europese aanbestedingsprocedure verlopen.

Conclusie Het is voor ons college voor het eerst dat wij zelf de rechtmatigheidsverantwoording opstellen. We merken bij het opstellen van de tabel dat het lastig is te bepalen welke onderdelen we hier nu precies moeten benoemen zonder in herhaling te vallen, dat heeft voornamelijk betrekking op ‘rubriek 3’ van de tabel. Deze schrijft voor dat we alle afwijkingen (zowel de overschrijdingen-als de onderschrijdingen) op zowel de lasten als de baten, die niet geleid hebben tot een begrotingswijziging bij de 1e of 2e berap of niet tijdig gemeld zijn aan de raad, rapporteren. De van toepassing zijnde Financiële verordening (toelichting op artikel 5) zegt hierover het volgende: “Autorisatie door de raad van de baten en de lasten vindt plaats op het niveau van programma’s (eerste lid)”. “Het college dient dreigende overschrijdingen van geautoriseerde lasten en investeringskredieten en dreigende onderschrijdingen van geautoriseerde baten bij het bekend worden aan de raad te melden, zodat de raad kan besluiten of het budget moet worden gewijzigd of dat het beleid moet worden bijgesteld”. “Voor het behandelen van de daadwerkelijke begrotingswijzigingen en bijstellingen van beleid is er voor gekozen deze mee te nemen bij de behandeling van de tussenrapportages”.

In de verordening is verder bepaald dat er 2 tussentijdse rapportages zijn (over de eerste 3 maanden en over de eerste 8 maanden). De definitieve verantwoording vindt plaats bij de jaarrekening (over de totale 12 maanden). Het is onvoldoende duidelijk wanneer het college de raad dan te laat heeft geïnformeerd. Men kan stellen dat het dan om afwijkingen >50K moet gaan die pas bij de jaarrekening zijn gemeld terwijl dat al bij de 1e of 2e bestuursrapportage had gemoeten. Het is voor nu (qua tijdsinvestering) niet te achterhalen welke afwijkingen boven 50K in de uiteindelijke jaarrekening feitelijk al bekend waren bij de 1e of 2e bestuursrapportage. Om die reden zijn nu alle afwijkingen >50K ten opzichte van de 2e bestuursrapportage hier opgenomen. We kunnen ons niet voorstellen dat de wetgever heeft beoogd dat we meerdere malen dezelfde informatie in het jaarverslag opnemen. In de inleiding van het jaarverslag zijn namelijk al alle afwijkingen >50K (die van invloed zijn op het resultaat, dus netto) opgenomen en daarnaast worden bij de programma’s alle afwijkingen >25K op zowel de baten als de lasten toegelicht. Niets wat nu in deze rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen is niet ook al elders in het jaarverslag opgenomen. Wellicht komt dat door het hanteren van die afwijkingsgrens van >25K waar dat bij andere gemeenten wellicht anders is. 98

We gaan daarom graag, via de Auditcommissie, met de raad in gesprek over een eventuele aanpassing van de financiële verordening op dit onderdeel zodat we de bedoeling en verwachting rondom de rechtmatigheidsverantwoording voor zowel ons college als uw raad kunnen aanscherpen en deze verantwoording ook effectief is.

99

Verbonden partijen Algemeen

In deze paragraaf geven we, volgens het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), een overzicht van alle verbonden partijen van de gemeente en van de financiële aspecten ervan. In de programma’s staat informatie over de betrokkenheid van verbonden partijen bij het halen van de doelstellingen. Een verbonden partij is een rechtspersoon waarin we een financieel belang én een bestuurlijk belang hebben. Het gaat hierbij om: • Privaatrechtelijke rechtspersonen (vennootschappen, stichtingen en verenigingen); • Publiekrechtelijke rechtspersonen (gemeenschappelijke regelingen). Voor de betekenis van de begrippen ‘bestuurlijk belang’ en ‘financieel belang’ sluiten we aan bij de definities zoals in het BBV staan. En in de bijbehorende circulaires en toelichtingen daarop. Er is een financieel belang als we: • een aan een verbonden partij ter beschikking gesteld bedrag bij faillissement niet kunnen verhalen; • aansprakelijk zijn wanneer de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Dit kan onder meer het geval zijn wanneer we: • aandeelhouder zijn; • aan een gemeenschappelijke regeling deelnemen; • een garantie hebben afgegeven; • een lening hebben verstrekt. Een bestuurlijk belang betekent dat we zeggenschap hebben in de rechtspersoon, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur, hetzij uit hoofde van stemrecht.

Er is een bestuurlijk belang als een wethouder, raadslid of ambtenaar van de gemeente namens de gemeente in het bestuur van de verbonden partij plaatsneemt, of namens de gemeente stemt. Bij zitting in een toezichthoudend orgaan is geen sprake van vertegenwoordiging in het bestuur. Wanneer we in een toezichthoudend orgaan echter een besluitvormende stem hebben, stelt het BBV dit gelijk aan vertegenwoordiging in het bestuur. Er is dan wel een bestuurlijk belang. Wanneer er alleen een adviserend lidmaatschap is in een toezichthoudend orgaan, dan bestaat er volgens de definitie van het BBV geen bestuurlijk belang. Bij alleen een benoemingsrecht of voordrachtsrecht voor het bestuur is er strikt genomen geen sprake van een verbonden partij.

100