B1. ALS PROTOCOL HULPMIDDELEN

Denk aan functioneringsgesprekken, spiegelgesprekken, intervisie. Regelmatige op-

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

10

fris trainingen, zoals met inzet van ouders, of gebruik maken van acteurs, is verhelderend, confronteert. Het opnemen van klant-contact gesprekken die besproken worden in intervisie sessies, maakt ons bewust van ons gedrag, bedoeld of onbedoeld. De werkgroep wil een oproep op de VNG-Fora plaatsen, of bij Nursing.nl om de discussie te verbreden, om de behoeften te inventariseren voor een platform rondom Bejegening. Voor de domein-overstijgende hulpvragen, dus de overgang van de Wmo naar de Wlz en vooral ook de samenhang met arbeid gerelateerde voorzieningen UWV, wordt het voorbeeld vanuit de zorgverzekeringen: ‘de Transitietafel’ uitgewerkt. Hierbij komen de volgende items aan de orde. Inzicht wordt beschreven in ernst van problematiek die cliënten ervaren bij hulpmiddelenverstrekking (cliëntperspectief). Hoe complexe situaties/knelpunten bij verstrekking hulpmiddelen aan individuele burger op te lossen. Knelpunten in regelgeving en uitvoering in beeld te brengen en te beschrijven hoe deze (te laten) oplossen. Delen van casuïstiek zodat van elkaar kan worden geleerd en inzicht ontstaat in (wel) mogelijke oplossingen. En tenslotte signaleren van de knelpunten aan het beleid zodat wet – en regelgeving en/of het systeem kan worden aangepast.

De werkgroep rondom de Transitietafel gaat de komende periode uitwerken, hoe deze vorm van ‘domein overstijgende samenwerking’ kan worden vormgegeven, waarom dit van belang is voor clienten en op welke manier het werk van de Transitietafel in de praktijk gerealiseerd kan worden. Denkbaar is het om innovatievere manieren van het vormen van een ‘transitietafel’ te bekijken en waar we mensen en kennis bij elkaar kunnen brengen op bijvoorbeeld een snelle, interactieve en meer digitale wijze. Voor ‘Het Juiste Loket’ is besloten om dit thema onder te brengen bij de werkgroep Communicatie. Voor het verhogen van de bekendheid ‘Het juiste loket’ is een sub werkgroep aan de slag gegaan. Over het op te leveren product wordt binnenkort een aanpak gepresenteerd.

Planning toets bij de achterban en implementatie De actiepunten rondom communicatie zijn veelomvattend, ze betreffen álle contactmomenten tussen cliënten en gemeenten, leveranciers en professionals. Deze werkgroep is qua planning niet klaar als de projectperiode voorbij is. Wat er dan wel klaar is, zijn de concepten van de producten. Na de projectperiode moet nog de toetsing bij de achterban, veelal gemeenten en cliëntorganisaties, gedaan worden. Dit is een communicatieproces. We weten wát de ingrediënten van het proces zijn, maar het is lastig te voorspellen, laat staan plannen, hoelang de interactie gaat duren. Daarom plaatsen we hier de kanttekening dat de mogelijkheden om na afloop van de projectperiode nog verder te gaan, afhangt van beschikbare capaciteit en middelen bij de deelnemende partijen.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

11

3.5.

Werkgroep Herkenbaarheid en Eenvoud

Voor het actiepunt hulpmiddelenpaspoort én het schrappen van de terugkerende beschikking treedt VWS op als trekker. Dit in nauwe samenwerking met o.a. de gemeente Den Haag en Rotterdam. Het actiepunt regionale inkoop/ regionale samenwerking trekt Arjan Koerts. Voor de actiepunten onder Herkenbaarheid en Eenvoud, binnen deze werkgroep is de VNG de mede-trekker of facilitator. Aansluiting bij het Normenkader Thema 2: Toegang- / aanvraagprocedure De toegang-/aanvraagprocedure is zo ingericht dat een passend hulpmiddel zo snel mogelijk wordt verstrekt. 3.5.1. Sub werkgroep: Hulpmiddelen Paspoort en schrappen terugkerende Beschikking Actielijn 3: Hulpmiddelen paspoort Actielijn 8: Schappen terugkerende beschikking Eén van de acties uit het actieplan luidde het ontwikkelen van een persoonlijk hulpmiddelenpaspoort. Het doel van het hulpmiddelenpaspoort is voorkomen dat de cliënt iedere keer hetzelfde verhaal moet vertellen en dezelfde gegevens moet aanleveren, terwijl bepaalde omstandigheden niet veranderen. Zodoende kunnen administratieve lasten worden beperkt. In de uitwerking van wat we verstaan onder een hulpmiddelenpaspoort, werd er gekeken naar de vorm van een digitaal klantdossier. Wat is het en hoe gebruik je het met het idee dat mensen niet keer op keer hun beperking moeten aantonen.

Voor de uitvoering van het digitale klantdossier is onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van een PGO, een persoonlijke gezondheidsomgeving. Hiermee kan op een gestandaardiseerd wijze communicatie plaatsvinden tussen klant en de partijen die betrokken zijn bij de aanvraag (gemeente, leverancier, zorgprofessional). Door continue inzicht en aansluiting bij de situatie van de klant zou dit kunnen betekenen dat de terugkerende beschikking geschrapt kan worden. Wellicht is dit een oplossing en kan het in de toekomst gebruikt worden. Aan de hand van een klantreis wordt een schets gemaakt hoe de contactmomenten en informatiestroom inhoudelijke er voor een PGO voor hulpmiddelen uitzien Voor het schrappen terugkerende beschikking wordt een ‘good practice’ opgesteld. Deze richt zich specifiek op de cliënten die al een hulpmiddel hebben dat vervangen moet worden, of een extra/nieuw hulpmiddel nodig hebben die in het verlengde ligt van vorige aanvragen. De ‘good practice’ is een document, geschreven vanuit cliëntperspectief, met daarin aanbevelingen aan gemeenten hoe zij een klantvriendelijke uitvoering kunnen behalen. Daarbij worden aanbevelingen gedaan m.b.t. de inkoop en contractafspraken. Ook wordt de link gelegd met de handreiking inkoop.

Het wordt een praktische beschrijving van waar je als gemeente tegenaan loopt, wat er mogelijk is en welke keuzes je kunt maken (en welke worden aanbevolen). Daarin krijgen randvoorwaarden en beleidsuitgangspunten ook een plek. De borging van de ‘good practice’ loopt op met de borging van de overige producten uit de andere werkgroepen.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

12

Het Ministerie van VWS, de Gemeenten Den Haag en Rotterdam zijn, in samenwerking met Firevaned en patiënten- en cliëntenorganisaties, de stuwende krachten achter het ‘Hulpmiddelen-Paspoort’. Bij de verkenning van het schrappen van de terugkerende beschikking wordt een combinatie van grote, middelgrote en kleine gemeenten samengebracht. Planning toets bij de achterban en implementatie De techniek achter een PGO is dat op deze digitale omgeving meerdere IT systemen moeten worden aangesloten. Vervolgonderzoek moet uitwijzen in hoeverre gemeenten, leveranciers en zorgprofessionals hun systemen hierop aan kunnen sluiten en welke investering hiervoor mogelijk gedaan moet worden om een PGO voor hulpmiddelen te ontwikkelen. Een volgende stap kan vervolgens zijn om met enkele gemeenten, leveranciers en cliënten in een pilotsetting te starten. Recent hebben een cliënt uit de doelgroep en een mantelzorger meegedaan met de werkroep en de status en verwachte opbrengst voorgelegd gekregen. Beiden blijven actief betrokken in de werkgroep, naast de cliëntvertegenwoordigers van Wij zien je Wel en de Patiënten federatie’’.

3.5.2. Sub werkgroep Regionale Inkoop en Regionale Samenwerking Actiepunt 10 Verkennen van Regionale inkoop van hulpmiddelen/ Regionale samenwerking Aansluiting bij het Normenkader Thema 2: Toegang- / aanvraagprocedure De toegang-/aanvraagprocedure is zo ingericht dat een passend hulpmiddel zo snel mogelijk wordt verstrekt. Producten binnen de werkgroep Gemeenten werken veelal samen bij de inkoop van hulpmiddelen. Een aantal gemeenten koopt gezamenlijk in via een regionale inkooporganisatie. Voor de indicatiestelling en het leveren van complexe hulpmiddelen is specifieke kennis nodig en kleinere gemeenten beschikken daar vaak niet voldoende over. Daarom is het van belang dat de specifieke kennis gedeeld en geborgd kan worden. In gesprek met de deelnemers in de werkgroep worden kwaliteitscriteria en randvoorwaarden bepaald, welke de optimale werkwijze kunnen bepalen. Dit is méér dan alleen de geografische omvang van de regio. Het gaat om samenwerking rond kennisdeling en borging omtrent de indicatiestelling en verstrekking van complexe hulpmiddelen. aan cliënten. De discussie verloopt langs drie lijnen: Regionaal inkopen niet het zelfde is als regionaal samenwerken Regionaal afgestemde inkoopvoorwaarden niets af doen aan gemeentelijke beleidsvrijheid.

De hypothese wordt getoetst dat bij een regionale inkooporganisatie er meer aandacht is voor complexe vragen en bijzondere doelgroepen, dan bij de lokale gemeente. Op basis van de eerste input is wellicht het regionale aspect minder van belang, maar moet bij aanbestedingstrajecten meer aandacht komen voor de complexe doelgroep, waarbij aandacht is voor

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

13

type hulpmiddel, prijs, toegang en uitvoering van zowel gemeente als de dienstverlening van de leverancier. Om de snelheid van verandering minder afhankelijk te maken van aanbestedingstrajecten moet er ook aandacht zijn voor lopende contracten en bijbehorende uitvoering. Producten en conclusies uit andere werkgroepen kunnen worden gebruikt om bijvoorbeeld de huidige Handreiking Inkoop aan te passen en een (aanvullend) document op te leveren waarbij huidige contracten worden aangescherpt. De werkwijze van zorgverzekeraars en zorgkantoren rondom de complexe doelgroep worden meegenomen in de overwegingen. Planning toets bij de achterban en implementatie Met de variëteit van deskundigheid in de werkgroep worden de elementen van de regionale samenwerking in beeld gebracht. Echter zoals aangegeven tijdens de werkgroep bijeenkomst, moeten nog wel enkele gemeenten toegevoegd worden om een goede mix te krijgen. Als actiepunt heeft de werkgroep geformuleerd dat de input uit de andere werkgroepen wordt opgehaald en gepresenteerd. Daarnaast inventariseert de werkgroep de verbeterpunten voor de bestaande handreiking inkoop hulpmiddelen. Voor de zomer wordt het advies voor ‘regionale inkoop’ bij gemeenten, leveranciers en klantengroepen getoetst. Met de reacties en inbreng vanuit het veld worden de definitieve producten opgesteld.

Na de zomer wordt, samen met andere producten uit De Verbeteragenda Hulpmiddelen, aandacht besteed aan de toegevoegde waarde voor cliënten, gemeenten, leveranciers en zorgprofessionals. Dit kan in de vorm van digitale kennis sessies, of fysieke bijeenkomsten. Mogelijk rond of ná de zomervakantie 2021. Hier plaatsen we de kanttekening dat de mogelijkheden om na afloop van de projectperiode nog verder te gaan, afhangt van beschikbare capaciteit en middelen bij de deelnemende partijen.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

14

4. Monitor Onderdeel van de Verbeteragenda hulpmiddelen is de ontwikkeling van een monitor cliëntervaringen m.b.t. de verstrekking van hulpmiddelen. Doel van de monitor is om inzicht te krijgen in hoe de cliënten de dienstverlening rondom de verstrekking van hulpmiddelen ervaren (eerste meting) en om na te gaan of de resultaten van de Verbeteragenda ertoe hebben geleid dat cliënten verbeteringen in de dienstverlening ook daadwerkelijk in de praktijk ervaren (tweede meting). Deze monitor wordt gedurende de projectperiode twee maal uitgevoerd. De eerste keer in maart 2021 en de laatste keer in februari 2022. Voor de ontwikkeling en uitvoering van de monitor is adviesbureau Significant geselecteerd. Een klankbordgroep bestaande uit VNG, Firevaned, Ieder(in), Per Saldo, Spierziekten Nederland en Dwarslaesie Organisatie Nederland begeleidt de ontwikkeling en uitvoering van de monitor. De stand van zaken is dat de vragenlijst van de monitor gereed is. Om te komen tot een zorgvuldige opgestelde vragenlijst is gekozen om bepaalde onderwerpen, zoals verhuizing niet mee te nemen in de vragenlijst. Dit ter voorkoming van te uitgebreide vragenlijst en het vraagstuk van het bereiken van deze specifiek doelgroep. Afgesproken is dat deze onderwerpen op een later tijdstip gemeten worden.

Planning en realisatie De planning van de uitvoering van de monitor heeft vertraging opgelopen omdat het langer heeft geduurd om in de klankbordgroep tot overeenstemming over de vragenlijst te komen. Uiteindelijk telt de vragenlijst meer vragen dan aanvankelijk was beoogd. De reden daarvan is dat de klankbordgroep het belangrijk vindt dat cliënten hun mening kunnen geven over alle aspecten en fasen in het proces van de dienstverlening. De vragenlijst zal worden uitgezet onder de gebruikers en aanvragers van hulpmiddelen afkomstig circa 10 gemeenten en onder de achterban van Ieder(in), Wij zien je wel, Per Saldo , Dwarslaesie Organisatie Nederlanden Spierziekten Nederland.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

15

5. Ervaren knelpunten Gedurende de uitwerking van de Verbeteragenda, kregen we zicht op door sommige deelnemers ervaren Knelpunten. Het gaat over punten die tijdens het project gesignaleerd zijn, maar niét binnen de kaders van het project opgelost kunnen worden. Bijvoorbeeld omdat er wetswijziging voor nodig is, of ook omdat niet alle deelnemers van de Verbeteragenda daarover hetzelfde denken. Voor specifieke doelgroepen rijst de vraag of bovenregionale inkoop van voorzieningen betere mogelijkheden bieden voor het inrichten van passende expertise. Ze willen daarmee komen tot vraaggerichte integrale oplossingen die aansluiten op de vraag en het leven van de mensen wie het betreft. Het Wmo budget van gemeenten is in het algemeen onvoldoende om aan de gestegen vraag te kunnen voldoen. Dit heeft ook consequenties voor de groep cliënten die complexe hulpmiddelen nodig heeft. Voor de voorzieningen die bijvoorbeeld één ZEVMB cliënt nodig heeft, kan het gehele Wmo-budget voor hulpmiddelen van een kleine gemeente voor een jaar uitgeput worden. Patiënten- en cliëntenorganisaties vinden net belangrijk dat de mensen om wie het gaat geen last hebben van discussies over geld tussen Rijk en gemeenten In de handreiking zorginkoop hulpmiddelen 1 zijn aandachtpunten voor de zorginkoop voor complexe hulpmiddelen gegeven.

De contractvoorwaarden tussen gemeente en leverancier zijn een belangrijke voorwaarde voor het realiseren van maatwerk, juist voor de complexe groep. Niet in alle contracten zijn voor deze groep passende afspraken gemaakt, waardoor de levering van maatwerk voor deze groep onder druk kan komen. Hoewel dit niet in lijn is met de bedoeling en opdracht van de wet (compensatiebeginsel en leveren van maatwerk) zien we helaas dat contracten dit soms belemmeren. In de praktijk worden vaak hoofdproductcategorieën onderscheiden die het merendeel van de behoefte van de gebruikers voor hun rekening nemen (circa 90 tot 95%), die relatief simpel kunnen worden ingevuld door leveranciers. De overige 5 tot 10% betreft een complexere vraag naar meer gespecialiseerde hulpmiddelen waar in absolute zin minder vaak vraag naar is. Voor het welslagen van de verbeteragenda is het randvoorwaardelijk dat ook voor deze groepen er een sluitende contractering is. Een echte verbetering zou het zijn als contracten een toets krijgen op kwaliteit, betrokkenheid eindgebruikers en passendheid. 2 In deze tussenrapportage noemen we reeds enkele knelpunten. In het eindrapport gaan we hier nader op in.

1 https://vng.nl/sites/default/files/publicaties/2019/inkoop-hulpmiddelen_20181214.pdf 2 Zie bijvoorbeeld voor complex naar analogie van het aanbestedingsinstituut Mobiliteit https://ai-

mobiliteit.nl/ai-mobiliteit/aim/voor-wie

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

16

6. Verspreiding Verbeteragenda Het doel is: hoe wordt aan de Verbeteragenda (dus de producten) meer bekendheid gegeven. Hoe worden de producten breder gebruikt en worden de juiste effecten bereikt bij cliënten. Bekendheid wordt gegeven aan de opgeleverde producten. Dit in de vorm van een conferentie/ digitaal congres en start van de implementatie die leidt tot een merkbare verbetering in de uitvoering. De digitale bijeenkomsten over kennismaking en uitwisseling van informatie over producten van de Verbeteragenda worden gepland zodra het geheel van producten rond communicatie beschreven zijn én getoetst op bruikbaarheid bij de achterban. Denk aan voorlichting over het verhuisconvenant: het convenant lost niet op, dat de cliënt bij een verhuizing zélf initiatief dient te nemen om zich te melden bij de (oude én nieuwe) gemeente. Dus aandacht voor de randvoorwaarden, waarbinnen een product (bijvoorbeeld het verhuisconvenant) vruchtbaar kan zijn. De komende maanden wordt een plan uitgewerkt. Ter afronding van het project zal medio mei-juni 2021 (of mogelijk direct ná de zomervakantie 2021) het congres worden georganiseerd om de verbeter producten te presenteren. Het effect dat we willen bereiken is het verhogen van de tevredenheid bij cliënten over het gebruik van hulpmiddelen.

Doelgroepen: De doelgroepen van de Verbeteragenda, zijn alle betrokken partijen, die bijdragen aan het verkrijgen, gebruiken en onderhouden van zorg-hulpmiddelen. Dus: cliënten en patiënten Gemeenten Hulpmiddelenleveranciers Zorgprofessionals Zorgverzekeraars Werk gerelateerde instanties, zoals het UWV Het gaat om de doelgroepen, en de daartoe aanwezige branche organisaties. Te bereiken resultaat tijdens het Congres Tijdens het congres worden de producten van de Verbeteragenda gepresenteerd en toegelicht. De thema’s vanuit het Normenkader kunnen als insteek voor de ‘break out sessies’ gehanteerd worden. Daarbij gaan we uit van verschillende soorten op te leveren resutalten: a. Producten die volgens landelijke regelgeving bij gemeenten ingevoerd gaan worden, zoals een (verhuis-) convenant. Hiertoe worden instructies toegelicht en gemotiveerd die in het belang van de cliënten en patiënten tot wijziging in de (gemeentelijke) werkwijze gaan leiden. Ook de beschrijving van de werkwijze om het

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

17

convenant aan B&W en de Gemeenteraad van een gemeente ter besluitvorming voor te leggen. b. Handreikingen of leidraden die leiden tot verbetering in de interactie tussen opdrachtgever (gemeente), opdracht uitvoerder (leverancier) en de betrokken client (ontvanger/gebruiker hulpmiddel). Het betreft uitleg, onderbouwing, toelichting en uitwerking van procedures in het contact met cliënten. Denk aan de beschrijving model-maatwerk procedure, of de beschrijving van de Good practice t.b.v. schrappen terugkerende beschikking, of een handreiking voor optimale Regionale Samenwerking. c. Te doorlopen processen van Verbeteringen rondom Hulpmiddelen. Zoals het verbeteren van het communicatieproces tussen gemeente en client, zoals het actief uitwisselen van kennis en ervaring over toekennen, gebruiken en beheren van (zorg-)hulpmiddelen. Ook denken we aan het gaan opstarten van een pilot voor een PGO (persoonlijke Gezondheids Omgeving): welke gegevens nodig zijn, hoe deze geadministreerd worden en tot welke voordelen dit leidt bij de client en de gemeente/ leverancier. d. Accordering en startschot implementatiepraktijk met als doel merkbaar beter. Aantallen deelnemers en duur van het-digitale- Congres Ingeschat wordt dat er 300 tot 400 deelnemers zich zullen aanmelden. Deelnemers van 50 gemeenten (2-3 per gemeente). Deelnemers van 4 hulpmiddelen leveranciers (4-5 per leverancier).

25 tot 50 zorgprofessionals: ergotherapeuten, revalidatieartsen, fysiotherapeuten. 100- 150 deelnemers namens de cliëntorganisaties, en hun achterban: spierziekte NL, ALS, blinden/ slechtzienden, ENB/ ZEVMB, en meer.

Communicatie rondom het Congres Het congres wordt omlijst door communicatiemomenten. Vooraf: aankondiging congres: maart-april Tijdens congres: beeldmateriaal/ video verslag van programma/ Na afloop: verslag congres, VNG-site, interviews in de Zorg media. Na het congres Er worden afspraken gemaakt om te komen tot borging van de monitor en continue ondersteuning ter bevordering van een lerende uitvoeringspraktijk di e in lijn is met het gestelde normen kader

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

18

Bijlage: op te leveren producten per werkgroep Werkgroep 1 Er is een convenant voor de overname van hulpmiddelen van huurgemeenten als de cliënt naar een andere gemeente verhuist. Tastbaar product: Convenant meeverhuizen van individuele mobiliteitshulpmiddelen bij een verhuizing Er zijn drie situaties die beschreven worden in het convenant a. Verhuizing van gemeente naar gemeente van een cliënt met een Wmo hulpmiddel dat in natura is verstrekt. b. Verhuizing van een cliënt met een Wmo hulpmiddel naar een instelling, en vice versa. c. Verhuizing van cliënt met een Wmo hulpmiddel dat via een PGB is verstrekt. Werkgroep 2 Een beschrijving van een model-maatwerkprocedure, met als onderdelen: definitie van een complexe hulpmiddelenaanvraag Een beschrijving van de eisen waaraan een functioneel hulpmiddelen-advies dient te voldoen Een beschrijving van het profiel en de werkzaamheden van een casemanager, werkzaam bij gemeente of leverancier.  Voor drie producten één convenant Werkgroep 3 De Hulpwijzer ‘Communicatie en Informatievoorziening’ Verkenning cursussen/trainingen in de markt ‘Hoe cliënten goed te bejegenen’ indien hulpmiddelen ánders dan verwacht, of niet, beschikbaar gesteld worden aan de cliënt. Een ‘slecht nieuws gesprek’ is een specifieke vorm.

De werkgroep wil bejegening in brede(re) zin zien: de gelijkwaardige benadering van cliënt, consulent, aanbieder en zorgprofessional. Leidraad hoe om te gaan met domein-overstijgende hulpvragen, in de vorm van een ‘transitietafel’. Digitale bijeenkomsten gericht op kennismaking en uitwisseling van informatie en kennisoverdracht voor stakeholders.  Tastbaar product: een samenhangende handreiking voor aspecten van communicatie Werkgroep 4a Good practice t.b.v. schrappen machtiging/ beschikking Opzet pilot PGO  Tastbaar product: handreiking en pilot

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

19

Werkgroep 4b Het streven is te komen tot een handreiking voor gemeenten en leveranciers over de optimale omvang en inhoud van regionale samenwerking.  Tastbaar product: aanpassing handreiking inkoop en handreiking voor bestaande contracten

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

20

Vereenvoudigen terugkerende beschikking

Inleiding In het Landelijk normenkader hulpmiddelen (normenkader) zijn vijf thema’s gedefinieerd met als doel de dienstverlening van gemeenten én leveranciers m.b.t. hulpmiddelen meetbaar te verbeteren voor alle doelgroepen van cliënten en in het bijzonder voor de groep van cliënten die veel, vaak en complexe hulpmiddelen nodig heeft als gevolg van meervoudige beperkingen of een progressieve aandoening. Van gemeenten wordt - net als van hulpmiddelenleveranciers en zorgprofessionals - verwacht dat zij het landelijk normenkader gebruiken in de hulpmiddelenverstrekking. De normen bevatten aanbevelingen ter ondersteuning van de realisatie van de norm. De toepassing van het normenkader moet leiden tot een betere hulpmiddelenverstrekking én aansluiten bij de wettelijke opdracht. Daarnaast blijft de beleidsvrijheid van gemeenten gewaarborgd door het accent te leggen op het resultaat en niet op de uitvoering. Voorliggend document bevat een nadere uitwerking van onderstaande norm: Norm

Aanbeveling ter ondersteuning realisatie norm

Alle partijen voorkomen onnodige herhaling van de uitvraag van (medische) gegevens en maken onderscheid tussen een bekende of nieuwe cliënt.

1. In alle gevallen brengt de gemeente het mogelijke voortraject van de cliënt voor het aanvraagproces in beeld door dit expliciet mee te nemen bij de intake. 2. Bij een bekende cliënt, waarbij sprake is van levenslang gebruik, zet de gemeente in beginsel een herhaalaanvraag/ vervangingsvraag direct door naar de leverancier zonder een nieuw beoordelingsonderzoek uit te voeren.

In de totstandkoming van dit document is verkend of het mogelijk is om door gemeenten een terugkerende beschikkingen te schrappen voor hulpmiddelenaanvragen van mensen met chronische aandoeningen en beperkingen. Hiermee wordt beoogd de aanvraagprocedure te vereenvoudigen, ook voor cliënten die voor een "herhaalmiddel" komen. In de praktijk blijken al meerdere gemeenten niet te werken met de terugkerende beschikking, dus dat niets een gemeente beleidsmatig of juridisch in de weg staat de terugkerende beschikking te schrappen. Daarom wordt in dit document aangegeven wat gemeenten moeten doen om dit resultaat te behalen. Dit combineren we met best practices over hoe gemeenten dit kunnen doen. De (algemene) uitgangspunten en doelstellingen zoals beschreven in hoofdstuk 4 van het normenkader blijven onverminderd van toepassing.

2

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

1 Open einde beschikking of evaluatiemoment in plaats van einddatum Beschikking met einddatum - cliënt

Beschikking met einddatum - gemeente

“Ik heb in 2016 een beschikking voor mijn elektrische rolstoel gekregen met een looptijd van 5 jaar. Het is nu 2021 en binnenkort heb ik weer een gesprek met de gemeente. Ik ben bang dat ik mijn elektrische rolstoel moet inleveren. Misschien is mijn rolstoel wel te duur geworden? Of misschien heeft de gemeente nieuwe regels en moet ik zelf een elektrische rolstoel kopen?”

“Wij gaven voorheen standaard beschikkingen af met een looptijd van 5 jaar. Dit deden we omdat we het belangrijk vonden om de cliënt regelmatig te zien. Dan popte de cliënt na 4,5 jaar op in het systeem en zo wisten we zeker dat we elke cliënt iedere 5 jaar zouden zien. Voor ons was dit min of meer een formaliteit, maar we merkten in gesprekken dat cliënten erg gespannen waren. We hebben inmiddels ons proces veranderd en geven voor onbepaalde tijd beschikkingen af en plannen na 5 jaar een evaluatie in. Dit zijn positievere gesprekken over hoe het met de cliënt gaat.”

Een gemeente zou ernaar moeten streven hulpmiddelen als ‘open einde’ beschikking toe te kennen. Daarmee is de cliënt als het ware verzekerd van een passend hulpmiddel zolang er sprake is van de geconstateerde beperking. De persoonlijke situatie van de cliënt en het verloop van het ziektebeeld dienen leidend te zijn bij deze afweging. Bij gezondheidsproblemen die ernstig zijn en een levenslange beperking met zich meebrengen is de noodzaak van een hulpmiddel doorgaans onbetwist. Geef de uitvoerend Wmo-professional de ruimte en het mandaat om die afweging te maken. Die doet dat in overeenstemming met thema 3 van het normenkader op basis van de input van de cliënt en indien aanwezig op basis van het advies van de (behandelend) zorgprofessional. Die laatste kent immers de situatie van de cliënt goed. Bij twijfel of als de situatie om een snelle oplossing vraagt kan er een tijdelijk hulpmiddel worden ingezet voordat er een definitief hulpmiddel wordt geleverd. Bij complexe hulpmiddel is dit niet altijd mogelijk. Een gemeente kan te allen tijde een heronderzoek beginnen en indien nodig de beschikking wijzigen/beëindigen. En periodiek kan er een evaluatie plaatsvinden: is het hulpmiddel nog adequaat of is er wellicht meer of iets anders nodig? Mocht een gemeente toch voor een einddatum willen kiezen, zorg er dan voor dat die als evaluatiemoment werkt.

Zodat de beperking van de cliënt niet ter discussie staat en er een vereenvoudigd proces is (zie ook paragraaf 2) op basis van wat er uit de evaluatie komt. Tip: bij de beschikking kan een bepaling worden opgenomen dat de beschikking eindigt bij overlijden of als iemand aangeeft de voorziening niet meer nodig te hebben. Dan hoeft er in zo’n geval geen beëindigingsbeschikking gestuurd te worden.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

3

2 Laagdrempelig contact bij wijzigende omstandigheden Laagdrempelig contact “Cliënten kunnen een nieuwe ondersteuningsvraag direct telefonisch of per e-mail bij hun eigen casemanager melden, zonder het gebruikelijke proces te doorlopen.”

Gewijzigde omstandigheden kunnen blijken uit het ‘periodiek contact’ zoals onder 1 beschreven, uit een melding door de hulpmiddelenleverancier of uit een melding door (of namens) de cliënt. Het proces voor bestaande cliënten is korter en eenvoudiger dan voor nieuwe cliënten. Er wordt gebruik gemaakt van de al aanwezige kennis door de vaste contactpersoon en door goede vastlegging en processen (zodat de informatie ook bij afwezigheid of wisseling van de vaste contactpersoon geborgd is). Ook hier geldt dat de uitvoerend Wmo-professional de ruimte en het mandaat moet hebben om snel een passende keuze te kunnen maken. Deze zal daarbij ook weer gebruik maken van de input van de cliënt en externe professionals zoals de zorgverleners rondom de cliënt en de hulpmiddelenleverancier. Bij bepaalde aandoeningen en situaties is bovendien in redelijke mate te voorspellen hoe dit zich in de toekomst zal ontwikkelen. Kinderen groeien (bijvoorbeeld een aangepaste kinderwagen wordt opgevolgd door een rolstoel) en bij progressieve aandoeningen kan de situatie verslechteren (en soms juist verbeteren). De gemeente kan in dat geval anticiperen op de toekomstige hulpvraag, ook breder dan alleen de Wmo-hulpmiddelen. In het dossier en misschien ook in de beschikking kan hiermee rekening worden gehouden.

Ook hier is de inzet van een vaste casemanager of contactpersoon met voldoende expertise van cruciaal belang. Zodat de cliënt in de toekomst snel een reactie kan krijgen wanneer andere, of meer, hulpmiddelen nodig zijn. De leverancier kan bij de keuze voor een hulpmiddel dan ook rekening houden met mogelijke toekomstige aanpassingen.

4

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

3 Eenvoudig vervangen van het hulpmiddel Vervanging hulpmiddel - huur

Vervanging hulpmiddel - koop

“Reparatie, aanpassingen of vervanging kan de leveran- “Na-aanpassingen binnen de prijsafspraak kan de cier zelf uitvoeren zonder tussenkomst van de gemeente leverancier uitvoeren en zal de leverancier doorgeven aan de gemeente. zolang er geen categoriewisseling nodig is. Voor de gemeente verandert er niks, de huurprijs blijft hetzelfde. Vervanging van voorziening, voor de duur van de overeenkomst, binnen dezelfde categorie behoort tot de Als de leverancier al bij een cliënt langs gaat voor een verantwoordelijkheid van de leverancier. De leverancier reparatie of vervanging en vervolgens vaststelt dat er een categoriewisseling nodig is, kunnen zij met toestem- stuurt de gemeente een afkeurrapport. Is de voorziening ming van de casemanager het hulpmiddel alvast leveren jonger dan de afgesproken technische levensduur dan is akkoord van de gemeente nodig. waarna de indicatie vervolgens met terugwerkende kracht wordt ingezet.” Indien de klant volgens de leverancier een voorziening uit een andere categorie dan de geïndiceerde categorie nodig heeft, treedt de leverancier proactief in contact met de gemeente. De leverancier mag alleen met toestemming van de gemeente afwijken van de geïndiceerde categorie. Hiervoor levert de leverancier een onderbouwing aan bij de gemeente.”

Maak gebruik van de categorie-indeling zoals beschreven in de Handreiking Inkoop Hulpmiddelen én spreekt een vaste prijs af per categorie (behalve eventueel de ‘restcategorieën). De opdrachtverstrekking aan de leverancier is om op basis van de functionele omschrijving een hulpmiddel binnen een bepaalde categorie te leveren. Geef ruimte aan de leverancier om tot vervanging van een hulpmiddel binnen dezelfde categorie over te gaan. Ongeacht of dit wegens een technische reden is of moet gebeuren door wijziging in de omstandigheden van de cliënt. In een huursituatie heeft dit geen gevolgen voor de gemeente. In een koopsituatie leidt dit tot kosten voor de levering van de nieuwe voorziening. Daarom kan het wenselijk zijn om een beslismoment voor de gemeente op te nemen.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

5

4 Leer van de werkwijze van zorgverzekeraars De werkwijze bij het verstrekken van hulpmiddelen door zorgverzekeraars wijkt op veel punten af van de wijze waarop gemeenten dit doen. Voor een belangrijk deel is dit verklaarbaar door de onderliggende wetgeving. Toch kunnen we ook voor de Wmo uitvoering leren van de manier waarop zorgverzekeraars hun processen hebben vormgegeven. Twee elementen zijn daarbij van groot belang: vertrouwen op (medische) professionals en zorgen voor goede controle achteraf. a Vertrouw op de (medisch) professionals De zorgverzekeraars stellen zelf de voorwaarden vast voor welk hulpmiddel voorafgaande toestemming is vereist en van welke voorschrijver een medische toelichting nodig is. Het uitgangspunt bij zorgverzekeraars is om niet onnodig om een medisch voorschrift te vragen. Zorgverzekeraars hebben een groot deel van de beoordeling bij de ketenpartners belegd. Deze voorwaarden verschillen per zorgverzekeraar en zijn opgenomen in de diverse reglementen van elke zorgverzekeraar. Er zijn veel indicaties waarbij de situatie van de verzekerde niet zal verbeteren. Het is dan niet nodig om herhaaldelijk deze indicatie op te vragen. Hierover zijn afspraken gemaakt en gezamenlijk wordt gewerkt aan verdere verbetering1. b Zorg voor controle achteraf Waar gemeenten doorgaans vooraf toetsen is dat bij de zorgverzekeraars meestal achteraf.

In samenhang met het vertrouwen op de professionals wordt de beslissing vaak daarop gebaseerd en wordt achteraf getoetst op rechtmatigheid en doelmatigheid. Hiervoor zetten de zorgverzekeraars diverse instrumenten in zoals rapportages, analyses en steekproeven. De processen en protocollen zijn in vergaande mate geautomatiseerd zodat er sneller besluitvorming plaatsvindt. Dit onderwerp leent zich wellicht voor een verdere verdieping via de in ontwikkeling zijnde Transitietafel Hulpmiddelen.

1

6

https://www.ordz.nl/actueel/nieuws/2020/01/22/eenmalige-diagnose-bij-chronische-aandoeningen

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

5 Blijf samen verbeteren Het is belangrijk om en gezamenlijk te blijven werken aan verbeteringen. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van onderstaande voorbeelden. • Betrek de doelgroepen als volwaardig partner bij het gezamenlijk en continu verbeteren van de dienstverlening. • Overweeg om cliënten te betrekken bij de inkoopprocedure. Maak ze eventueel zelfs onderdeel van je verwervingsteam zodat je je contractafspraken vanuit het oogpunt van de cliënt bekijkt. • Zoek actief contact met (vertegenwoordigers van) belanghebbenden zoals cliëntenraden, revalidatiecentra en leveranciers. Plan periodiek een overleg tussen ervaringsdeskundigen en leveranciers. Bespreek hier knelpunten (vooraf aangegeven door de cliënten), mogelijkheden voor verbetering maar ook wat er juist wel goed gaat. Dit is ook een plek waar leveranciers kunnen uitleggen waarom sommige dingen bijvoorbeeld lang duren en kunnen ze van de ervaringen van gebruikers leren, hierdoor ontstaat wederzijds draagvlak. • Maak ook gebruik van de diverse analyses rapportages zoals klanttevredenheidsonderzoeken en klachtenrapportages. • Zorg voor een laagdrempelige klachtenprocedure en wees bereid daadwerkelijk van klachten te leren. Tip: neem eens contact op met cliënten (ook degenen die iets niet hebben gekregen) en vraag hoe het met ze gaat en wat ze nodig hebben.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

7

Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 2514 JS Den Haag +31 70 373 83 93 info@vng.nl juni 2021

vng.nl