Bijlage 3 Nota van uitgangspunten 3.0 MBijlagen.pdf

Nota van uitgangspunten Ontwerp-, realisatiefase

nieuwe huisvesting gemeentelijke kantoor- en vergaderfuncties

Versie: 3, Datum vaststelling: 14 maart januari 2023 Status: -definitief-

Inleiding De raad heeft op 21 december 2021 besloten om te komen tot de centrale huisvesting van de kantoor- en vergaderfunctie van de gemeente centraal in de Krimpenerwaard. Ook heeft de raad de Nota van Uitgangspunten vastgesteld dat het kader omvat voor de gefaseerde uitvoering van dit besluit door het college van burgemeester en wethouders. Met de vaststelling van deze nota en bijbehorende risicoanalyse is aansluiting gezocht bij de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie aangaande de sturing en beheersing van risicovolle projecten. Aan de nota zijn de onderliggende (onderzoeks) documenten en rapportages als bijlage toegevoegd. De raad heeft op 5 juli 2022 een besluit genomen over de locatie van het gemeentehuis en het ontwerp-stedenbouwkundig vastgesteld. Vervolgens heeft de raad op 14 maart 2023 het voorlopig ontwerp vastgesteld en het krediet beschikbaar gesteld voor de realisatiefase. Naar aanleiding van het laatstgenoemd besluit is de Nota van uitgangspunten geactualiseerd. De actualisering betreft in het bijzonder Onderdeel 4. Locatiekeuze ( de keuze voor de locatie is door de raad bij haar besluit van 5 juli 2022 gemaakt) en Onderdeel 5. Financieel kader). Daarnaast zijn bijlage 5. (hieronder is toegevoegd het besluit van de raad van 14 maart 2023) en bijlage 7. (het advies van de Ondernemingsraad van maart 2023).

-2Nota van uitgangspunten gemeentelijke kantoorhuisvesting

Inhoudsopgave

1.

Uitgangspunten 1.1 Ruimteprogramma 1.2 Duurzaamheid 1.3 Multifunctioneel gebruik 1.4 Locatiekeuze 1.5 Financieel 1.6 Herontwikkeling bestaande kantoorlocaties die leegkomen 1.7 Participatie 1.8 Planning 1.9 Sturing

2.

BIJLAGEN 1. Ruimtelijk-functioneel programma van eisen 2. Ruimte-relatieschema 3. Ruimtestaat 4. Technisch programma van eisen 4a. Ontwerp-stedenbouwkundig plan 5. Raadsbesluit 14 maart 2023 en geactualiseerde risico-analyse 6. Herontwikkelingspotentieel bestaande kantoorlocaties 7. Participatie 8. Resultaten polls medewerkers juni-juli 2021 9. Resultaten inwoners enquête

-3Nota van uitgangspunten gemeentelijke kantoorhuisvesting

1.

Uitgangspunten 1. Ruimteprogramma De nieuwe huisvesting staat ten dienste van een goede dienstverlening aan de inwoners en de bedrijfsvoering van de gemeentelijke organisatie die dit mogelijk moet maken. Daarnaast is in de nieuwe huisvesting de vergaderfunctie van raad en college ondergebracht en kent het een publieksdeel voor ontmoeting met inwoners, bedrijven en instellingen. Het ontwerp is sober en doelmatig van opzet. Het ruimteprogramma bestaande uit het Ruimtelijk-functioneel programma van eisen, het ruimte-relatieschema, de ruimtestaat en het Technisch programma van eisen zoals opgenomen in bijlagen 1. t/m 4. bij deze nota vormen uitgangspunt voor het opstellen van het bouwkundig en technisch ontwerp, de inrichting, de indeling en de omvang van de nieuwe huisvesting. 2. Duurzaamheid In het ontwerp worden betrokken de actuele inzichten op het gebied van energie- en CO2neutraal bouwen, circulair en duurzaam gebruik van grond- en hulpstoffen, klimaatadaptie, ecologisch en natuurinclusief bouwen. Dit geldt niet alleen voor de ontwerp- en realisatiefase van het gebouw zelf maar ook voor de gebruiksfase . Als zodanig is uitgangspunt voor een duurzaam ontwerp van de nieuwe huisvesting circulaire houtbouw op basis van Energieneutraal Gebouw (ENG) en CO2-neutraliteit. De buitenruimte van de huisvesting wordt klimaatadaptief ingericht met voldoende groen en water. 3.

Multifunctioneel gebruik Het ruimteprogramma biedt ruimte en mogelijkheden voor de huisvesting van ketenpartners en andere organisaties in de vorm van werkplekken, balieruimte, vergaderruimten, bijeenkomsten en ontmoeting, voor zover dit is in te passen binnen de omvang van de huisvesting zoals beschreven in het ruimteprogramma. Niet in de investeringsraming en jaarlijkse lasten zijn begrepen de kosten van ketenpartners of andere instellingen die in de nieuwe huisvesting worden ondergebracht van verhuizing en de aan hen in rekening te brengen huur- of exploitatielasten van de nieuwe huisvesting. 4. Locatie De raad heeft op 5 juli 2022 overeenkomstig het voorstel van burgemeester en wethouders als locatie voor het gemeentehuis aangewezen de percelen gelegen aan de zuid-westkant van de rotonde N-210/N208. De locatie staat aangegeven op onderstaande tekening. De tekening omvat de verbeelding van het ontwerp-stedenbouwkundig plan dat de raad in dezelfde vergadering heeft vastgesteld. Het ontwerp-stedenbouwkundig plan is als bijlage 4a bij deze nota gevoegd.

-4Nota van uitgangspunten gemeentelijke kantoorhuisvesting

5. Financieel Uitgangspunt voor het financieel kader is dat de jaarlijkse exploitatielasten (rente en afschrijving, de jaarlijkse kosten van o.a. onderhoud, beheer, schoonmaak, verzekeringen, belastingen en heffingen) van het nieuwe gemeentehuis, uitgaande van een afschrijvingsduur van 40 jaar en op basis van circulaire bouw en nul-op-de-meter, niet hoger zullen zijn dan € 1.114.000 exclusief BTW (prijspeil 2023). Een verdere optimalisatie van de jaarlasten als gevolg van de toepassing van circulair bouwen en de beleidswijziging op het gebied van waardering en afschrijving voor dergelijke nieuwbouw, wordt meegenomen bij de definitieve vaststelling van de jaarlijkse exploitatielasten voorafgaande aan de activering na oplevering en ingebruikname van het gemeentehuis. 6. Herontwikkeling bestaande kantoorlocaties die leegkomen. De deelrapportage Herontwikkelingspotentieel (Bijlage 6. bij deze nota) bevat per locatie een inventarisatie van mogelijke nieuwe bestemmingen en functies op basis van reacties vanuit interne en externe stakeholders en belangorganisaties en de inwoners enquête. Bij een herontwikkeling wordt deze inventarisatie betrokken. Voor alle locaties ligt een accent op herontwikkeling naar Wonen en Maatschappelijke voorzieningen. De aangegeven bandbreedte van verwachte minimale en maximale opbrengst is een ruwe indicatie. 7.

Participatie Het college stelt een participatieplan vast voor de ontwerp- en realisatiefase. Het plan voorziet in de followup van de bewonersenquete die in de verkenningsfase is gehouden, het -5Nota van uitgangspunten gemeentelijke kantoorhuisvesting

informeren en betrekken van inwoners en lokale instellingen, het tijdig betrekken van omwonenden en stakeholders van de beoogde locatie van de nieuwe huisvesting, het informeren en betrekken van de OR, medewerkers, college en raad de laatste 2 in hun hoedanigheid als toekomstige gebruikers van de nieuwe huisvesting. 8. Planning Uitgangspunt voor de planning zijn de volgende mijlpalen:

Deze planning is onder voorbehoud van tijdige besluitvorming over de fasedocumenten door college en raad en het tijdig onherroepelijk worden van de benodigde wijziging van het bestemmings- of omgevingsplan. 9. Sturing Het college voert de ontwerp- en realisatiefase uit met inachtneming van de onder 1. tot met 8. genoemde uitgangspunten. Zij informeert de klankbordgroep van de raad over de voortgang en indien van toepassing, over afwijkingen van de uitgangspunten van de raad.

-6Nota van uitgangspunten gemeentelijke kantoorhuisvesting

2. BIJLAGEN

1. Ruimtelijk-functioneel programma van eisen Versie: HEVO 1614806-0022.3.0, 21 oktober 2021

2. Ruimte-relatieschema Versie: HEVO 1614806-0022.3.0, 21 oktober 2021

3. Ruimtestaat Versie: HEVO 1614806-0058, 13 oktober 2021

4. Technisch programma van eisen Versie: HEVO 1614806-0086.3.0, 21 oktober 2021

4a.Ontwerp-stedenbouwkundig plan 5. Raadsbesluit 14 maart 2023 met bijlagen en geactualiseerde risico-analyse 6. Herontwikkelingspotentieel bestaande kantoorlocaties Versie: HEVO 1614806-0094.2.0, 21 oktober 2021

7. Advies ondernemingsraad Versie: wordt afzonderlijk toegevoegd na ontvangst van het advies

8. Resultaten polls medewerkers juni-juli 2021 Versie: Gemeente Krimpenerwaard BMO/Communicatie, juli 2022

9. Resultaten inwoners enquête Versie: Reserach2Evolve 20210714.01, augustus-september 2021

-7Nota van uitgangspunten gemeentelijke kantoorhuisvesting

1. Ruimtelijk-functioneel programma van eisen

-8Nota van uitgangspunten gemeentelijke kantoorhuisvesting

Ruimtelijk en Functioneel Programma van Eisen Nieuwe huisvesting gemeente

Opdrachtgever Gemeente Krimpenerwaard Datum 21 oktober 2021 Project Huisvestingsplan en PvE gemeentekantoor Referentie 1614806-0022.3.0 Auteur(s) Kim Vermeulen

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

Statenlaan 8

Postbus 70501

T +31 (0)73 6 409 409

www.hevo.nl

ISO 9001-gecertificeerd

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

5223 LA 's-Hertogenbosch

5201 CB 's-Hertogenbosch

info@hevo.nl

www.rpmbyhevo.nl

Voorwoord De gemeente Krimpenerwaard is voornemens haar gemeentelijke huisvesting te moderniseren. De inefficiëntie van meerdere locaties, de wettelijke eisen en ambities op het gebied van duurzaamheid en de gewenste functionele verbeteringen passend bij een moderne, dienstverlenende organisatie maken deze grote investering urgent. De gemeente Krimpenerwaard wenst moderne huisvesting in een omgeving waar de medewerker zich prettig en thuis voelt. De huisvesting dient de uitstraling te krijgen die past bij datgene waar de gemeente als organisatie voor staat en waar zij haar bezoekers en klanten graag uitnodigt. Moderne huisvesting, die de gemeente faciliteert in al haar dienstverlenende, maatschappelijke en organisatorische functies. Daarbij draagt moderne huisvesting bij aan de ambities voor duurzaamheid én modern en professioneel werkgeverschap. Huisvesting is geen doel op zich. Huisvesting is ‘dienend’ en faciliteert de gemeentelijke organisatie om haar werk en dienstverlening zo goed mogelijk uit te voeren. Het programma van eisen sluit aan bij de organisatieontwikkeling die de gemeente onder de titel ‘Krimpenerwaard Vooruit’ voor ogen heeft. Aan het uitwerken van het programma van eisen in deze verkenningsfase voor de gemeentelijke huisvesting ligt het raadsbesluit van 2 juni 2021 ten grondslag.

Het raadsbesluit is gebaseerd op de ‘business case gemeentekantoren’ waarin de verwachte, structurele effecten van de coronacrisis zijn meegenomen: nieuwe balans tussen kantoor- en thuiswerk, samenhang met ondersteunende ICT en hoge eisen aan het binnenklimaat en de ventilatie.

huisvesting van de gemeentelijke organisatie op een fictieve locatie. Het beschrijft als het ware het voor de gemeente Krimpenerwaard ideale gemeentehuis afgestemd op de eisen en wensen van de Gemeenteraad & Griffie, de gemeentelijke organisatie, het College en de dienstverlening. In dit programma beschrijven wij de gewenste functies en hun onderlinge relaties in het gebouw, de benodigde ruimten en de beeldkwaliteit. Vervolgens is dit programma geprojecteerd op beide scenario’s en aangegeven met welke specifieke zaken rekening gehouden moet worden voor de scenario’s afzonderlijk. Denk bijvoorbeeld aan de verdeling van de organisatie over twee locaties in scenario 4 waarvan de mogelijkheden en het extra ruimtebeslag onder meer bepaald worden door het relatieschema en het dubbel uitvoeren van bepaalde ruimtes. Dit eerste deel van het Programma van Eisen (afgekort: PvE) noemen we daarom een Ruimtelijk Functioneel Programma van Eisen. Het tweede deel bestaat uit het Technisch Programma van Eisen (afgekort: T-PvE) (een separaat document) waarin naast alle bouw- en installatietechnische eisen ook de duurzaamheidsambities vormgegeven zijn en in eisen zijn vastgelegd. Wij vertrouwen erop met dit Programma van Eisen de besluitvorming in het College en de Gemeenteraad adequaat te ondersteunen en een goede basis te leggen voor het ontwerp- en realisatieproces voor het gemeentehuis.

Dit Programma van Eisen voldoet aan de eisen voor digitale toegankelijkheid van PDFdocumenten die op de websites van overheden worden gepubliceerd.

Met dat raadsbesluit is opdracht gegeven om twee scenario’s uit de business case voor de modernisering van de gemeentelijke huisvesting verder uit te werken: • Scenario 3: nieuwbouw op een nader te bepalen locatie. • Scenario 4: de renovatie van de locaties Lekkerkerk en Stolwijk inclusief een uitbreiding van de locatie Lekkerkerk. Om voor beide scenario’s een gelijkwaardige verkenning uit te voeren is dit document het Ruimtelijk en Functioneel Programma van Eisen (afgekort: RF-PvE) voor de

Referentie: 1614806-0022.3.0.

Pagina 2 van 31

Inhoudsopgave Voorwoord

2

1. 1.1. 1.2. 1.3.

Inleiding Doel Programma van Eisen Leeswijzer Scope en aanvullende voorwaarden

4 4 4 4

2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6.

Samenvatting van de uitgangspunten Inleiding Balans kantoor- en thuiswerk Indeling en gebruik kantoorwerkgebied Multifunctioneel gebruik Zonering en toegankelijkheid Look & feel

5 5 5 5 5 5 5

3. 3.1. 3.2.

Vertrekpunt project Visie op de organisatie, dienstverlening en huisvesting De impact van de coronaperiode op een kantoorhoudende organisatie

6 6 7

4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4.

Ontwerpprincipes op gebouwniveau Ruimtes en relaties Van visie naar uitgangspunten voor de huisvesting Ontwerpprincipes Zonering

9 9 10 11 13

5. 5.1. 5.2. 5.3.

Ruimtebehoefte Bepaling ruimtebehoefte Samenwerkingsrelaties Ruimtestaat

15 15 15 15

6. 6.1. 6.2.

Uitwerking op voorzieningenniveau Primaire werkomgeving Secundaire werkomgeving

16 16 17

Referentie: 1614806-0022.3.0.

6.3. 6.4. 6.5. 6.6.

Werkomgeving College en Gemeenteraad Publieke voorzieningen Centrale voorzieningen Buitenruimte

20 22 24 26

7.

Projectie van de ruimtelijke en functionele eisen op twee scenario’s

27

Bijlage 1: ruimtestaat

30

Bijlage 2: resultaten medewerkerspoll

30

Bijlage 3: specials in de werkomgeving

30

Bijlage 4: moodboards

30

Pagina 3 van 31

1. Inleiding

1.1.

1.2.

We leven in een samenleving waar veranderingen elkaar steeds sneller opvolgen. Ook de gemeente heeft hier natuurlijk mee te maken en moet hierop anticiperen. Vraagstukken die op de gemeente afkomen zijn complexer en vragen om meer samenwerking, zowel intern als met externe partijen. De manier van werken draait steeds meer om samenwerken vanuit opgaven. Hierbij hoort een andere werkomgeving passende bij de geambieerde manier van werken. Verandering van de werkomgeving is geen ‘one size fits all’. Om een succes te maken van de geambieerde manier van werken en de nieuwe werkomgeving, is een aanpak nodig met voldoende draagvlak binnen de organisatie. Daarom is voor de totstandkoming van het voorliggende Ruimtelijk Functioneel Programma van Eisen (RFPvE) gekozen voor een aanpak waarin middels dialoogsessies en werksessies, input (wensen en eisen) is opgehaald bij een vertegenwoordiging uit de organisatie. Hiermee zijn de eerste belangrijke stappen gezet voor het benodigde draagvlak voor de veranderende werkomgeving. Daarnaast zijn middels een medewerkerspoll enkele vragen uitgezet binnen de organisatie om alle medewerkers te betrekken in de totstandkoming van dit PvE. De resultaten van de poll hebben als input gediend voor het PvE. De gedetailleerde resultaten zijn opgenomen in bijlage 2.

Referentie: 1614806-0022.3.0.

Doel Programma van Eisen

In het voorliggend RF-PvE is een vertaling gemaakt van de visie en ambities van de gemeente Krimpenerwaard ten aanzien van de nieuwe huisvesting in ruimtelijke en functionele eisen voor de fysieke werkomgeving. Dit RF-PvE heeft de volgende doelen: • Het is een leidend document voor de ontwerpende partijen, projectmanagers en andere betrokken partijen. • Het is een toetsingsmiddel voor de beoordeling van de output van de ontwerpende partijen en een instrument voor evaluatie.

Leeswijzer

Dit PvE bestaat uit zes hoofdstukken. Na de inleiding en een samenvatting van de uitgangspunten wordt in hoofdstuk 3 het vertrekpunt - de visie en de impact van de coronaperiode op een kantoorhoudende organisatie- beschreven. In hoofdstuk 4 worden de ontwerpprincipes op gebouwniveau beschreven. Hoofdstuk 5 toont de ruimtebehoefte gevolgd door de omschrijving van de functionele en esthetische eisen op voorzieningenniveau in hoofdstuk 6. In hoofdstuk 7 wordt de ruimtebehoefte geprojecteerd op twee scenario’s uit de business case. Alle foto’s in dit document zijn illustratief en hebben niet direct een relatie met de toekomstige huisvesting van gemeente Krimpenerwaard.

1.3. Scope en aanvullende voorwaarden Dit RF-PvE bevat de ruimtelijke en functionele eisen en wensen voor de realisatie van het gemeentehuis Krimpenerwaard. De volgende aspecten zijn geen onderdeel van dit RF-PvE, maar hebben wel aandacht nodig: • De ICT-gerelateerde voorzieningen, zoals het aantal beeldschermen en aansluitingen per werkplek, dienen op ruimteniveau nog nader uitgewerkt te worden. Ook de gebouwgebonden ICT-gerelateerde voorzieningen, zoals infrastructuur en wifi-accespoints, dient inzichtelijk te worden gemaakt. • De veranderende huisvesting leidt niet automatisch tot ander gedrag, een andere manier van werken. Ter voorbereiding op de ingebruikname van het nieuwe gemeentehuis, is het dan ook noodzakelijk om aandacht te hebben voor de nieuwe manier van hybride werken. Het toekomstige gemeentehuis vraagt om een andere manier van werken en de organisatie dient hierop ingespeeld te zijn.

Pagina 4 van 31

2. Samenvatting van de uitgangspunten

2.4. Multifunctioneel gebruik •

2.1. Inleiding Het programma van eisen kent een groot aantal uitgangspunten die in de verschillende hoofdstukken behandeld en uitgewerkt worden. Deze uitgangspunten geven de bepalende keuzes weer die de gemeente en de adviseurs voor de gemeentelijke huisvesting maken op basis van wensen van de betrokken gebruikers, de beoogde organisatieontwikkeling, de dienstverleningsvisie, het beoogde werkplekconcept en de samenwerking met ketenpartners. De meest opvallende uitgangspunten zijn als ‘top 20’ in dit hoofdstuk gebundeld. Zo krijgen de lezer en toekomstige ontwerper in een oogopslag inzicht in de belangrijkste keuzes die gemaakt zijn. De uitgangspunten zijn kort, als bullet points en zonder verdere uitleg benoemd.

2.2. Balans kantoor- en thuiswerk • • • • • •

De gemeentelijke huisvesting dient als ‘clubhuis’. Deze metafoor geeft weer dat de huisvesting een plek voor ontmoeting, kennisdeling en samenwerking is. Thuiswerken is – ‘na Corona’ – een mogelijkheid en geen verplichting. Medewerkers werken digitaal waar het kan en komen fysiek samen waar het waarde toevoegt. De huisvesting is primair bestemd voor ontmoeting, samenwerking, kennisdeling en ‘co-creatie’ en voor fysieke dienstverlening. Gemeentehuis biedt ruimte voor algemene bureauwerkzaamheden en concentratiewerkzaamheden. Een flexfactor van gemiddeld van 0,6 werkplek per medewerker (er zijn 262 arbo-werkplekken in de primaire werkomgeving voor 439 medewerkers inclusief medewerkers uit de flexibele schil).

2.3. Indeling en gebruik kantoorwerkgebied • • •

Er wordt niet gewerkt met ‘vlekken’ waarmee teams of afdelingen een vaste thuisbasis zouden kennen. In het kantoorwerkgebied (de privézone) worden in principe geen externen ontvangen; deze ontvangst vindt plaats in de semi-openbare zone. Voor alle werkplekken hanteert de gemeente het principe van clean desk.

Referentie: 1614806-0022.3.0.

• •

Het College en de ondersteunende staf krijgen een centrale plek in de gemeentelijke huisvesting; het werkdomein van het College kan flexibel gebruikt worden. De Raadszaal kent voor het gebruik door de raad een vaste opstelling met dubbele ring echter zonder vaste sprekersposten. De Raadszaal kan ook worden ingezet voor andere bijeenkomsten; het meubilair is daarom eenvoudig te verplaatsen of te verwijderen zodat de indeling van de zaal aangepast kan worden.

2.5. Zonering en toegankelijkheid •

• • • • • •

• • •

Er is één toegang voor alle bezoekers en medewerkers behalve voor

leveranciers; die hebben een eigen ingang. De hoofdentree wordt ook gebruikt bij raadsvergaderingen (dus geen toegang via bijvoorbeeld een zij-ingang). Er is eén front office voor alle diensten van de gemeente (burgerzaken en sociaal domein) Publiekfuncties en raadzaal zijn bij voorkeur zichtbaar voor de buitenwereld Het actieve hart wordt gevormd door het werkcafé en het publieksgebied De looproutes en indeling houden rekening met hulpbehoevende (bijv. dementerende) mensen. In de publieke zone wordt de bezoeker ontvangen door een gastheer / vrouw Op basis van specifieke afspraken kunnen ketenpartners een ruimere toegang hebben tot de huisvesting dan de reguliere inwoner; in dat geval hebben ketenpartners ook toegang tot de voorzieningen in de gemeentelijke huisvesting. Het werkcafé is voor iedereen toegankelijk tijdens openingstijden Toiletten zijn voor dames en heren gescheiden (dus niet genderneutraal) Alle medewerkers (man /vrouw separaat) kunnen de doucheruimte gebruiken.

2.6. Look & feel Het interieur en de uitstraling van het gemeentehuis en de huisvesting van de afdeling BOR (niet in dit Programma van Eisen) zijn op elkaar afgestemd. Een medewerker of bezoeker van de gemeentelijke huisvesting heeft direct bij binnenkomst het gevoel dat hij of zij thuis is bij de gemeente Krimpenerwaard.

Pagina 5 van 31

3.

Vertrekpunt project

Daarnaast maakt een wendbare organisatie de organisatie aantrekkelijk op de arbeidsmarkt, waar de concurrentie fors is. Huisvesting draagt bij aan dit visitekaartje op de arbeidsmarkt. Een wendbare organisatie vraagt ook iets van de medewerkers: dit vraagt om een open houding, waarbij het draait om slimmer organiseren en anders en beter samenwerken. Verantwoordelijkheid komt meer bij de medewerkers te liggen en het eigen initiatief krijgt een belangrijke rol. Er wordt gestuurd op resultaatafspraken in plaats van aanwezigheid. Thema’s als dienstverlening nabij en digitalisering staan centraal in ontwikkeling van de dienstverlening.

3.1.

Visie op de organisatie, dienstverlening en huisvesting

De gemeente staat voor een omslag naar een nieuwe tijd. Door andere vragen vanuit inwoners, bedrijven en ketenpartners veranderen de verwachtingen van de gemeente. De gemeente wil een organisatie zijn, die zich kan aanpassen aan de veranderingen in de samenleving, de toenemende digitalisering en de veranderende klantbehoefte. De gemeente wil meer samenwerken met de verschillende partijen: inwoners, bedrijven, instellingen en ketenpartners. Digitalisering is een andere belangrijke ontwikkeling die van invloed is op de werkwijzen, producten en diensten van de gemeente. Deze veranderingen en ontwikkelingen vragen om een wendbare organisatie, wendbare mensen en een daarbij passende werkomgeving waarbinnen integraal samenwerken steeds belangrijker wordt. Een wendbare organisatie is continu in verandering, werkt samen en benut ieders inzet en kwaliteiten. Een wendbare organisatie is flexibel in werk en structuur. De huisvesting dient deze wendbaarheid te accommoderen door de toepassing van het werkconcept activiteit gerelateerd werken.

Referentie: 1614806-0022.3.0.

Samenwerking en ontmoeting staat centraal bij de manier van werken van de gemeente. Dit vraagt om een gemeentehuis en werkomgeving, waar mensen elkaar op natuurlijke wijze makkelijk treffen en tot integrale samenwerking kunnen komen. Denken in schotjes of eilandjes past hier niet bij. Net zoals de eigen werkkamer of werkplek. Het gemeentehuis staat ook open voor ketenpartners. Op basis van de inventarisatie die samen met het sociaal domein is uitgevoerd, verwachten we dat ketenpartners slechts in beperkte mate van de gemeentelijke huisvesting gebruik zullen maken. Dit programma van eisen houdt rekening met de ruimtebehoefte van de ketenpartners en de toegankelijkheid van deze ruimten. De gemeente staat voor een aantal uitdagingen om te groeien naar die flexibele en wendbare organisatie. Dit vraagt een andere manier van (samen)werken en een andere houding en gedrag van medewerkers. Van hen wordt gevraagd proactief te zijn, initiatief te tonen en bewust open te staan voor veranderingen, zowel intern als extern. Ze pakken hun verantwoordelijkheid en komen afspraken na. Medewerkers zoeken actief de samenwerking met collega’s. ‘Werken’ is binnen de gemeente Krimpenerwaard in beweging. Een daartoe stimulerende, flexibele en schaalbare werkomgeving ondersteunt en faciliteert dit.

Pagina 6 van 31

3.2. De impact van de coronaperiode op een kantoorhoudende organisatie

Organisaties dienen aandacht te besteden aan de juiste technologische ondersteuning, de organisatiecultuur en bijbehorende verwachtingen om de balans tussen thuis- en op kantoor werken zo goed mogelijk te maken. Daarnaast moet er aandacht blijven voor de medewerkers, qua productiviteit, betrokkenheid en gezondheid, ongeacht waar zij werkzaam zijn. Door de coronacrisis wordt in een sneltreinvaart gedigitaliseerd. Dit heeft impact op gemeentelijke afdelingen zoals ruimtelijke ordening en burgerzaken, maar ook op het contact met inwoners in het sociaal domein. Veel processen en de dienstverlening zijn versneld blijvend gedigitaliseerd, waardoor digitaal, plaats- én tijdonafhankelijk werken beter wordt ondersteund.

Heroverweging benodigd kantooroppervlak door thuiswerken

Door de coronacrisis en de snelle transitie naar het digitaal (thuis)werken is de vraag ontstaan in hoeverre ook op de lange termijn rekening moet worden gehouden met de effecten van de crisis en de effecten op het digitaal (thuis)werken. We zien dat door de restricties in het voorjaar van 2020 het digitaal (samen)werken in een stroomversnelling is gekomen. Veel mensen ervaren de positieve kanten hiervan. Naar verwachting zal het digitaal (samen)werken een vast onderdeel van het werkpatroon worden (wel op een ander niveau dan in de coronaperiode) en zullen we steeds meer een combinatie gaan zien van fysiek en digitaal werken. In deze paragraaf benoemen we de trends en ontwikkelingen ten aanzien van de impact van corona op een kantoorhoudende organisatie.

3.2.1 Trends en ontwikkelingen Versnelde popularisering van digitaal, plaats- én tijdonafhankelijk werken Er zal versneld anders worden gekeken naar de rol die het kantoor speelt bij het mogelijk maken van werk. De coronacrisis heeft laten zien dat werken vanaf een andere locatie ook goed mogelijk is. Het succes daarvan is mede afhankelijk van hoe duidelijk en open er over dit onderwerp wordt gecommuniceerd en hoe goed medewerkers hierin worden ondersteund.

Referentie: 1614806-0022.3.0.

Door een versnelde popularisering van digitaal, plaats- én tijdonafhankelijk werken zal thuiswerken steeds meer het nieuwe normaal gaan worden. Medewerkers zullen bewuster nadenken over waarom en wanneer ze naar kantoor gaan. Echter, de behoefte om naar kantoor te gaan zal blijven bestaan. Organisaties dienen er aandacht aan te besteden dit aantrekkelijk te maken en mogelijk te houden. Daarnaast leent niet iedere thuissituatie zich voor thuiswerken en is het ook persoonsafhankelijk en functieafhankelijk of thuiswerken effectief is en prettig werkt. Doordat thuiswerken steeds meer onderdeel zal worden van de bedrijfscultuur en de manier van werken, is de behoefte aan werkplekken op kantoor minder groot. Dit is direct van invloed op de delingsgraad (ook bekend als ‘flexfactor’: aantal Arbo-conforme werkplekken gedeeld door het aantal medewerkers), mits er afspraken worden gemaakt over het gedeeld gebruik van de werkplekken op kantoor. Immers, als alle medewerkers op dezelfde dagen thuiswerken en op kantoor werken, dan blijft de behoefte aan werkplekken op die piekdagen erg hoog en heeft dit geen impact op de delingsgraad.

Pagina 7 van 31

Heroverweging variatie aan typen werkplekken op kantoor Er ontstaan meer extremen op kantoor. In de recente kantoorontwikkelingen volgde de kantoorwerkplek al de activiteiten die iemand verricht resulterend in een variatie aan werkplekvormen passend bij wat iemand op een dag doet. Van rumoerige werkplekken waar ontmoeting een nadrukkelijke plek krijgt tot rustige werkplekken of stiltezones waar men ongestoord kan werken. Mensen hebben bij het thuiswerken vooral het 'live' contact met collega's gemist. Er is sterke behoefte aan ontmoeting en 'live' samenwerking. Het is belangrijk deze activiteiten ook na de coronaperiode op kantoor te faciliteren. De eenpersoonswerkplekken hebben, voor diegenen die alweer op kantoor komen, ineens een belangrijke tweede functie gekregen. Als men op kantoor komt voor het ontmoeten van collega’s of externen zit men tussendoor ook regelmatig in digitaal overleg. Hiervoor zijn open of halfopen ruimten niet geschikt. Er zal dus een sterkere behoefte zijn aan eenpersoonswerkplekken. Daarnaast dient de audiovisuele apparatuur in project- en vergaderruimten hierop ingericht te worden. De extremen in het kantoorconcept (rust en rumoer) worden belangrijker. Een plek voor ontmoeting en een plek om 'hybride' te kunnen werken.

3.2.2 Wat betekent dit voor de huisvesting de gemeente Krimpenerwaard? Naar verwachting zal, als gevolg van de coronacrisis, het digitaal (samen)werken een vast onderdeel van het werkpatroon worden. Er wordt overgegaan naar een model van ‘hybride werken’: fysiek en digitaal samenwerken lopen door elkaar heen en vinden zelfs soms op hetzelfde moment plaats (een vergadering waarbij enkele mensen fysiek aanwezig zijn en anderen via een beeldverbinding). Ook zullen mensen vaker individueel deelnemen aan digitaal overleg waarvoor ze dan op kantoor wel de juiste ruimten tot hun beschikking moeten hebben (een akoestisch goed geïsoleerde belplek met plaats voor een laptop of een eenpersoonskamer).

Het kantoor als clubhuis

lid bent van een club waar je graag bij aangesloten bent. Het clubhuis is dus een plek waar je graag naar toe wilt/gebruik van wilt maken omdat het daar prettig vertoeven is. De coronaperiode heeft laten zien dat het werken vanuit huis ook goed gaat. Om te kunnen samenwerken is fysiek contact van grote toegevoegde waarde. Het kantoor dient dusdanig aantrekkelijk te worden gemaakt dat medewerkers ook enkele dagen per week naar kantoor willen komen om te ontmoeten. De huisvesting faciliteert met name het ontmoeten en samenwerken op kantoor. Het kantoor wordt het zogenaamde ‘clubhuis’ van de organisatie. Het ontmoeten en samenwerken op kantoor heeft betrekking op de interne organisatie alsmede de externe samenwerkingspartners uit de keten. De werkomgeving dient een open maar ook veilige omgeving te zijn, die ook ruimte biedt aan individuele werkplekken om geconcentreerd te kunnen werken of regulier werk uit te kunnen voeren.

Thuiswerken als onderdeel van de nieuwe manier van werken De huisvesting voorziet ook in voldoende gevarieerde werkplekken om rustig en geconcentreerd te kunnen werken of reguliere werkzaamheden te kunnen uitvoeren, zodat thuiswerken geen dagelijkse noodzaak wordt. Immers, niet alle thuissituaties lenen zich voor het thuiswerken, ondanks het faciliteren van een goede thuiswerkplek vanuit de organisatie. Daarnaast is het prettig thuiswerken ook functieafhankelijk. Thuiswerken wordt een onderdeel van het werken bij de gemeente Krimpenerwaard. Het thuiswerken is een mogelijkheid, maar geen verplichting.

De huisvesting dient als clubhuis om verbinding te leggen tussen medewerkers en samenwerkingspartners. De focus ligt op het ontmoeten en samenwerken in verscheidene vormen zodat er altijd wel een plek is die aansluit bij de behoefte van de gebruiker. Het clubhuis is in dit geval een metafoor. Het idee van een clubhuis is dat je

Referentie: 1614806-0022.3.0.

Pagina 8 van 31

4.

Ontwerpprincipes op gebouwniveau

4.1. Ruimtes en relaties Het eindresultaat van de gehanteerde uitgangspunten en ontwerpprincipes is een visuele weergave die de verschillende functies in het gebouw ten opzichte van elkaar weergeeft. In dit zogenaamde ‘ruimte-relatieschema’ zijn tevens de zones opgenomen die in meer of mindere mate toegankelijk zijn voor verschillende doelgroepen. Het gemeentehuis in zijn ideale vorm ziet er schematisch als volgt uit. De hierna volgende paragrafen geven de inhoudelijke toelichting.

Referentie: 1614806-0022.3.0.

Pagina 9 van 31

•

• • •

4.2.

Van visie naar uitgangspunten voor de huisvesting

Net als in de huidige situatie zal ook in de toekomstige situatie het werkconcept Activiteitgerelateerd werken worden doorgevoerd. Dat betekent dat een medewerker een werkplek kiest die past bij de werkzaamheden die hij/zij op dat moment uitvoert. Een diversiteit aan werkzaamheden vereist een diversiteit aan werkplektypen die medewerkers met elkaar delen. Bij de inrichting van de aantrekkelijke activiteit gerelateerde werkomgeving (front- en backoffice) dient rekening te worden gehouden met het volgende: • Er wordt gewerkt met een activiteitgerichte functionele indeling van werkplekken. Op deze manier ontmoet je collega's van diverse teams op kantoor. De gemeente Krimpenerwaard is een flexibele en wendbare organisatie. Het gemeentehuis is er vooral om te ontmoeten en samen te werken; immers samen kom je verder! Dat geldt ook voor team overstijgend samenwerken. Door niet te werken met vaste vlekken kun je samenwerken met je directe collega’s maar kom je ook in contact met andere collega’s. • De werkomgeving biedt voorzieningen die zowel individuele bureauwerkzaamheden, als werkzaamheden met een samenwerkingskarakter ondersteunen. De werkomgeving dient te voorzien in een variatie aan (samen)werkplekken en

Referentie: 1614806-0022.3.0.

•

biedt daarmee keuzevrijheid. De focus ligt op een variatie aan werkplekken om samen te werken. Iedereen gaat flexibel werken, waarbij er altijd ruimte is voor uitzonderingen om functie of persoonsgebonden redenen. Het College en de Griffie kunnen binnen hun werkdomein ook flexibel werken, met specifiek op hun werkzaamheden afgestemde diversiteit aan werk- en overlegplekken. Daar werkplekken (bureau en bureaustoel) flexibel worden gebruikt, dienen ze gebruiksvriendelijk en makkelijk verstelbaar te zijn. De werkomgeving dient veranderingen op te kunnen vangen, onder meer door flexibiliteit, uniformiteit, gedeeld gebruik en vooral niet ‘te krap’ te huisvesten. De werkomgeving dient de samenwerking tussen medewerkers (en eventueel bedrijven, instellingen en ketenpartners) maximaal te ondersteunen, onder meer door: o Het faciliteren van de (spontane) ontmoeting middels passende voorzieningen. o Zichtbaarheid (van de werkzaamheden) zodat medewerkers beter van elkaar weten waar ze mee bezig zijn, wat er speelt en waar eventueel bij geholpen kan worden. Het publieksgebied (en eet-werkcafé) is uitnodigend en ondersteunt samenwerking tussen inwoners, medewerkers, bedrijven, instellingen en ketenpartners: o De bezoeker van het gemeentehuis voelt zich welkom. Hij/zij voelt zich gastvrij ontvangen in een open en laagdrempelige omgeving.

o Er is één toegang voor alle bezoekers met uitzondering van leveranciers. o Er is één frontoffice voor alle diensten die de gemeente aanbiedt (onder andere de teams binnen het Sociaal domein en Dienstverlening). o Voorzieningen zoals aanlandplekken (in de vergader/projectruimten) en koffiefaciliteiten in het werkcafé worden beschikbaar gesteld voor ketenpartners en andere instellingen waarmee de gemeente samenwerkt.

Pagina 10 van 31

4.3.

Ontwerpprincipes

4.3.1 Flexibiliteit en gedeeld gebruik Activiteitgerelateerd werken betekent dat een medewerker een werkplek kiest die past bij de werkzaamheden die hij/zij op dat moment uitvoert. Een diversiteit aan werkzaamheden vereist een diversiteit aan werkplektypen die medewerkers met elkaar delen. Diverse typen werkplekken, die aansluiten bij de diversiteit aan werkzaamheden, worden gestandaardiseerd waardoor iedereen gebruik kan maken van alle verschillende werkplekken die aanwezig zijn. Niet alle werkplekken behoeven geheel Arbo-conform te worden uitgevoerd. De tijdsduur die een medewerker besteedt op een bepaalde werkplek is bepalend voor de uitvoering van de werkplek. Er wordt onderscheid gemaakt in werkplekken in de primaire en secundaire werkomgeving. De werkplekken in de primaire werkomgeving zijn bedoeld om voor langere tijd gebruik van te maken en zijn daarom geheel Arbo-conform uitgevoerd. De werkplekken (bureaus) zijn makkelijk verstelbaar, van zit tot stahoogte. Hiermee ook staand werken stimulerend. De bureaustoel bij de werkplek dient gebruiksvriendelijk verstelbaar te zijn. De secundaire werkomgeving wordt gezien als de werkomgeving die voor korte tijd (< 2 uur) wordt gebruikt en wordt daarom niet volledig Arbo-conform uitgevoerd.

toekomst. De moderne kantooromgeving biedt een variatie aan werkplekken, keuzemogelijkheden en voorzieningen voor samenwerking, ontmoeting en gedeeld gebruik. Hierdoor hoeft de organisatie niet te worden ‘vastgeklikt’ in haar huidige vorm. De moderne kantooromgeving biedt ruimte om toekomstige veranderingen op te vangen, zonder dat er direct fysieke ingrepen in het gemeentehuis hoeven plaats te vinden.

4.3.2 Openheid en transparantie Om samenwerking, interactie en kennisdeling te bevorderen, dienen zichtbaarheid, vindbaarheid en toegankelijkheid van medewerkers optimaal te worden geborgd. De volgende maatregelen worden getroffen: • Heldere zichtlijnen tussen verdiepingen, waarmee zichtbaarheid en daarmee interactie wordt gestimuleerd. • Een open en transparante omgeving waar het aantal gesloten ruimten beperkt is, met aandacht voor privacy en akoestiek. • Aantrekkelijke, informele overlegplekken op verschillende plaatsen in het gemeentehuis. In het werkcafé kunnen medewerkers (en zakelijke bezoekers) elkaar ontmoeten en wordt samenwerking gestimuleerd. De publieksfuncties (waaronder ook de raadszaal) dienen zichtbaar te zijn voor de ‘buitenwereld’. Voor die functies dient het gemeentehuis transparant en uitnodigend te zijn.

4.3.3 Logistiek en toegankelijkheid De primaire en secundaire werkomgeving lopen door elkaar heen zodat looproutes beperkt blijven. Door activiteiten met bijbehorend geluidsniveau en openheid te clusteren worden de activiteiten optimaal ondersteund. Clean-desk is een randvoorwaarde voor activiteit gerelateerd werken. Op verschillende plekken worden lockers geplaatst om persoonlijke spullen in op te slaan. Uitgangspunt is voor iedere medewerker een persoonlijke locker. Flexibiliteit en gedeeld gebruik, als onderdeel van het huisvestingsconcept, maken het mogelijk om externe- en interne (organisatie)ontwikkelingen op te vangen in de (nabije)

Referentie: 1614806-0022.3.0.

Toegankelijkheid zorgt ervoor dat mensen met een functiebeperking niet onnodig worden uitgesloten van het gebruik van voorzieningen, producten en diensten. Bovenal is toegankelijkheid een kwaliteitsaspect. Toegankelijkheid van de gebouwen voor mindervaliden, slechthorenden en slechtzienden dienen in de openbare en privé zone georganiseerd te zijn conform het Handboek voor Toegankelijkheid. Het behalen van een ITS-keurmerk (Internationaal Toegankelijkheidssymbool) is van toepassing. Ook dient rekening gehouden te worden met hulpbehoevende (denk aan dementerende) mensen en een voor hen logische indeling en routing binnen het publieksgebied.

Pagina 11 van 31

Binnen het gemeentehuis moet gezorgd worden voor een goede logistiek. Het publieksgebied en het werkcafé vormen het ‘actieve hart’ waar (informeel) ontmoeten centraal staat. De verschillende zones en werkgebieden moeten goed bereikbaar zijn en met elkaar in verbinding staan. De werkomgeving moet ontmoeten bevorderen en communicatie-bevorderend werken. Openheid en transparantie zijn daarom een vereiste. Hierbij gaat het vooral om een meer transparante uitstraling met zichtlijnen, zonder volledige openheid na te streven. De hoofdentree is de toegang voor het publiek en wordt ook gebruikt bij vergaderingen van de Gemeenteraad en Raadscommissies. Deze ingang kan tijdens openingstijden ook gebruikt worden door de medewerkers. De medewerkers kunnen echter ook gebruik maken van de personeelsingang. Buiten openingstijden, maar binnen kantooruren kunnen medewerkers (inclusief de handhavers en schoonmakers) alleen gebruik maken van de personeelsingang. Deze ingang dient buiten openingstijden tevens als ingang tot het vergadergebied en is ’s avonds dus te gebruiken door fracties en commissies. Aan- en afvoer van goederen vindt plaats via de goederen/expeditie toegang. Grenzend aan de goederen/expeditie ingang is een expeditie ruimte die dient als tussenopslag om van daaruit de verdere transportbewegingen door het gemeentehuis te kunnen reguleren.

In de nabijheid van de goederen/expeditie ingang is in de buitenruimte ruimte voor de afvalcontainers. De diverse toegangen tot het gemeentehuis zijn voorzien van passende toegangsbeveiligingssystemen, waarmee geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de voor hun benodigde verschillende gebouwdelen / zones in het gemeentehuis.

gevaar komen. Voor fysieke beveiliging en beveiliging van de (werk)omgeving dient de NEN-7510 en dan met name hoofdstuk 11 en een deel van hoofdstuk 9 in acht te worden genomen. Gekeken naar de zonering van het gebouw is de volgende beveiliging gewenst: Openbare en semi openbare zone Het publieksgebied is voor iedereen vrij toegankelijk. Bezoekers kunnen hier wachten totdat ze worden opgehaald voor hun afspraak. Zowel formele als informele overlegruimten zijn aanwezig in het publieksgebied zodat bezoekers niet meegenomen hoeven worden naar de privé zone in het gemeentehuis. Een aantal van deze formele overlegruimten in de publiekshal zijn inzetbaar als beveiligde spreekkamers. Het publieksgebied met formele en informele overlegplekken loopt op een natuurlijke manier over in het werkcafé en naar de raadszaal en trouwzaal. Privé zone De privé zone is het werkgebied van de ambtelijke organisatie en het College. Ook de Gemeenteraad heeft toegang tot deze zone. Bezoekers worden zo veel als mogelijk ontvangen in de openbare en semi-openbare zone en niet meegenomen naar de privé zone, zodat hier in alle rust en met de nodige privacy gewerkt kan worden. De privé zone is voorzien van passende toegangsbeveiligingsmaatregelen en enkel met toezicht en/of de juiste toegangsvoorziening bereikbaar.

Buiten reguliere openingstijden en kantooruren is slechts de centrale vergadervleugel toegankelijk. Andere delen zijn dan ‘afgesloten’ en op het alarm geplaatst. Tijdens Gemeenteraadsvergaderingen valt natuurlijk ook de raadszaal binnen de zone die dan opengesteld is. Ten tijde van crisissituaties, dienen daartoe aangemerkte crisisruimten ook buiten de reguliere openingstijden en kantooruren beschikbaar te zijn. Buiten reguliere openingstijden dienen de alarmtijden per zone aangepast te kunnen worden.

4.3.4 Beveiliging en veiligheid Beveiliging en sociale veiligheid is belangrijk binnen het gemeentehuis. De huisvesting moet voldoen aan alle wettelijk vastgelegde veiligheidseisen. De sociale veiligheid, gezondheid en het welbevinden van de gebruiker moeten gewaarborgd zijn. Veiligheid voor medewerkers door mogelijk agressief gedrag van bezoekers is een belangrijk aandachtspunt. Daarnaast mogen de primaire en secundaire bedrijfsprocessen niet in

Referentie: 1614806-0022.3.0.

4.3.5 Beleving In de nieuwe werkomgeving hebben medewerkers in beginsel geen eigen werkplek; alle werkplekken en faciliteiten worden gedeeld. Om te zorgen voor geborgenheid en een ‘thuisgevoel’, is het belangrijk om gebruikers te laten benoemen welke sfeerkenmerken hun belevingswereld op kantoor kenmerkt.

Pagina 12 van 31

De identiteit (het DNA) van de gemeente dient terug te komen in het gemeentehuis middels de materiaalkeuze, kleurgebruik, visuals, geïntegreerde kunst en de algehele inrichting. Zodra een interieurarchitect betrokken wordt bij het project kan met hem/haar de sfeer en beleving nader worden ingevuld. De look & feel van het gemeentehuis en de werf dient op een lijn te liggen; het gaat hier immers om één organisatie. Ter input is door de werkgroep een aantal moodboards gemaakt (bijlage 4). Er is onderscheid gemaakt tussen een moodboard algemeen, ontmoetingsgebied, werkomgeving en een moodboard wat absoluut niet?

4.4. Zonering Toegankelijkheid voor medewerkers vertaalt zich in een vrije toegang en zo min mogelijk deuren in het hele gemeentehuis. Echter vanwege privacy en veiligheid, zal er wel gewerkt worden met beveiligingsschillen/zonering, zoals in paragraaf 3.2.4. al vermeld. • Zone 1: openbare zone: publieksgebied (plus het werkcafé, de raadszaal en de trouwzaal), wat vrij toegankelijk is voor bezoekers. • Zone 2: semi-openbare zone: politiek- en projectgebied zowel te gebruiken door de ambtelijke organisatie als door de fracties (vooral ‘s avonds) en ketenpartners. • Zone 3: privédomein; werkgebied van de ambtelijke organisatie, griffie en het College. • Zone 4: ondersteunende ruimten binnen zone 1-3, waarbij de toegang geregeld is met een sleutelplan of elektronische toegangsbeveiliging. Hierbij gaat het om ruimten die slechts voor daartoe geautoriseerde medewerkers toegankelijk zijn. Denk hierbij aan logistieke ruimten, kluisruimte voor waardedocumenten, archieven, server- en netwerkruimte. Maar ook de ruimten van de catering en de schoonmakers.

4.4.1 Openbare zone – publieksgebied De bezoeker van het gemeentehuis komt na binnenkomst door de hoofdentree in de publieke zone. In deze publieke zone wordt de bezoeker ontvangen door een gastheer/vrouw.

De publieke zone is een ontmoetingsruimte waar verschillende voorzieningen zijn getroffen om de bezoeker gastvrij te ontvangen. Vanuit deze ontmoetingszone worden bezoekers opgehaald door de desbetreffende medewerker waarmee hij/zij een afspraak/overleg heeft. De gehele inrichting dient een informele sfeer te hebben. Het moet uitnodigend zijn om naar binnen te komen. Het publieksgebied met formele en informele overlegplekken is verbonden met het werkcafé, de raadszaal en de trouwzaal. Het publieksgebied is op hetzelfde niveau gesitueerd als de aangrenzende buitenruimte dat de verbinding met de omgeving vormt. Op die manier is het publieksgebied open, transparant en uitnodigend. Het publieksgebied met aangrenzend het werkcafé vormt het hart van het gebouw. Het werkcafé dient op een natuurlijke wijze het punt met de meeste beweging te worden waar collega’s, maar ook medewerkers en bezoekers elkaar ontmoeten. Door dit gebied geschikt te maken voor eten, ontmoeten, samenwerken, maar ook individueel werken, ontstaat eigenlijk een uitbreiding van de werkgebieden waarmee piekbenutting goed opgevangen kan worden. Door het bieden van een diversiteit aan plekken in een werkcafé, leert de ervaring dat het beter gebruikt wordt, ook buiten lunchtijd. Het werkcafé is ook toegankelijk voor zakelijke relaties. Zij kunnen daar gebruik van maken om voor of na een afspraak te werken.

Door de positie van dit gebied gun je hun een ‘kijkje in de keuken’ en ontstaat een levendig gebied.

4.4.2 Semi openbare zone – politiek- en projectgebied Het publieksgebied met de overlegplekken klantencontact en formele (beveiligde) en informele overlegplekken is verbonden met de semi openbare zone, waarin het centrale vergader/projectgebied is gesitueerd. Dit gebied is separaat van de overige gebieden ook buiten de reguliere openingstijden toegankelijk voor de fracties en Gemeentegraad en eventuele andere gebruikers (maatschappelijke partners). De personeelsingang wordt hiervoor gebruikt.

4.4.3 Privé zone - werkomgeving ambtelijke organisatie en het College De werkgebieden voor de ambtelijke organisatie, griffie en het College bevinden zich in de privé zone, waarbij een deel van de werkplekken (met name de overlegplekken

Referentie: 1614806-0022.3.0.

Pagina 13 van 31

klantencontact en spreekplekken/ruimten) (frontoffice) zich in de openbare zone bevinden. De werkgebieden zijn uitsluitend te gebruiken door geautoriseerde medewerkers. In dit gebied worden in principe geen externen ontvangen. Dit betekent dat het werkdomein van het College zich zowel in zone 2 als zone 3 bevindt. Dit vraagt een nadere (ontwerp) uitwerking.

Referentie: 1614806-0022.3.0.

Pagina 14 van 31

5. Ruimtebehoefte

aantal werkplekken wordt in beginsel niet met extra medewerkers (lees: groei) gerekend; dit zit al voldoende geborgd in het concept zelf. De werkgebieden bestaan uit een mix van gesloten en open werkplekken en aanvullende voorzieningen. Door deze verschillende werkplekken en voorzieningen slim te positioneren ten opzichte van elkaar, wordt zorg gedragen voor rust en privacy, maar ook voor flexibiliteit.

Bepaling aantal overlegplekken/vergaderruimten De overlegplekken/vergaderruimten zijn verdeeld in twee categorieën: 1. De centrale overlegplekken/vergaderruimten. 2. De overlegplekken/vergaderruimten binnen de werkomgeving. Op basis van het totaal aantal Arbo-conforme werkplekken is er met een toeslag gerekend voor overlegplekken en vergaderruimten die in de eerste categorie vallen.

5.2. Samenwerkingsrelaties 5.1. Bepaling ruimtebehoefte Aantal Arbo-conforme werkplekken Om het aantal Arbo-conforme werkplekken in de primaire werkomgeving te kunnen definiëren is uitgegaan van een flexfactor gemiddelde van 0,6 (# Arbo-werkplekken/ # medewerkers). Hieronder liggen de volgende uitgangspunten ten grondslag: • • • •

Medewerkers blijven ook na de coronacrisis meer thuiswerken. Digitaal waar het kan, fysiek waar het waarde toevoegt. Het gemeentehuis is er vooral voor ontmoeten, samenwerken, co-creëren en fysieke dienstverlening. Het gemeentehuis biedt ook ruimte voor algemene bureauwerkzaamheden en concentratiewerkzaamheden.

Op het gebied van samenwerkingsrelaties en hoe deze worden gefacliteerd in het gemeentehuis staan de woorden transparantie, flexibiliteit en vindbaarheid centraal. Er wordt niet gewerkt met vlekken. De gemeente Krimpenerwaard is een flexibele en wendbare organisatie. Het gemeentehuis is er vooral om te ontmoeten en samen te werken; immers samen kom je verder! Binnen de geambieerde manier van werken is multidisciplinair samenwerken belangrijk. Door niet te werken met vaste vlekken kun je samenwerken met je directe collega’s maar kom je ook in contact met andere collega’s.

5.3. Ruimtestaat In de ruimtestaat (bijlage 1) zijn de diverse benodigde ruimten opgenomen.

Dit resulteert in 262 Arbo-werkplekken voor 439 medewerkers in de primaire werkomgeving. Door het activiteitgerelateerd werken te faciliteren met de nieuwe werkomgeving in het gemeentehuis, is het mogelijk beperkte groei op te vangen. In de berekening van het

Referentie: 1614806-0022.3.0.

Pagina 15 van 31

6.

Uitwerking op voorzieningenniveau

6.1.

Primaire werkomgeving

6.1.1 Basiswerkplek De basiswerkplekken zijn bedoeld voor semigeconcentreerd bureauwerk, routinematige activiteiten en werkzaamheden waarbij sprake is van een aanloopfunctie. Het open karakter van de werkplek en de positie in de kantooromgeving stimuleert directe interactie. In de basis wordt er individueel gewerkt op de open werkplekken, waarbij de mogelijkheid bestaat om met elkaar af te stemmen. De basiswerkplek wordt in varianten van verschillende aantallen aaneengeschakeld in de werkomgeving gepositioneerd. De werkplek is bedoeld om voor langere tijd aan te werken en dient daarom Arbo-conform te worden uitgevoerd.

Situering De werkplekken zijn zodanig gesitueerd dat er een prettige, werkbare ruimte ontstaat waarin geluidsoverlast wordt voorkomen door compartimentering. Er wordt gestreefd naar basiswerkplekken in groepen van maximaal 6 werkplekken, zodat er natuurlijke akoestische barrières ontstaan in de plattegrond van de kantoorvloeren. Vanwege de openheid van de werkplekken en de aanloopfunctie is het belangrijk dat de looplijnen naar belplekken, concentratiewerkplekken en overlegplekken kort zijn.

Faciliteiten Alle basiswerkplekken hebben een elektrisch in hoogte verstelbaar bureau tot stahoogte en een verstelbare bureaustoel. De bureaus hebben een afmeting van 1,60 x 0,80 meter. Alle bureaus in de primaire werkomgeving zijn in hoogte verstelbaar tot stahoogte.

Referentie: 1614806-0022.3.0.

6.1.2 Concentratiewerkplek De concentratiewerkplekken zijn afgesloten of besloten werkplekken. Deze werkplek is bedoeld voor geconcentreerd bureauwerk, vertrouwelijke of lange digitale gesprekken (in geval van de 1-persoons gesloten werkplek). De werkplek wordt Arbo-conform uitgevoerd. De verhouding tussen de afgesloten en besloten concentratiewerkplek is ongeveer 1 op 2. In het ontwerptraject dient dit nader uitgewerkt te worden met aandacht voor de openheid op de kantoorvloeren.

Situering De concentratiewerkplek is bij voorkeur niet gesitueerd in de buurt van drukke functies zoals een ontmoetingsgebied of koffiecorner. Besloten werkplek (coupé werkplek): Er wordt gestreefd naar besloten werkplekken in groepen van maximaal 4, zodat er natuurlijke akoestische barrières ontstaan in de plattegrond van de kantoorvloeren. Door de toepassing van halfhoge akoestische wanden aan 3 zijden van de werkplek wordt de rust op de werkplek gecreëerd. Gesloten werkplek: De positie van het bureau in de ruimte moet zodanig zijn dat de persoon die in de ruimte is zich maximaal kan concentreren en manoeuvreren. De scheidingswanden moeten dusdanig transparant zijn dat men in de ruimte geen opgesloten gevoel heeft. Daarbij dient wel voldoende privacy te worden geboden voor geconcentreerd werk. Bij het werkblad dienen de wanden dan ook niet volledig transparant te zijn. De gesloten concentratiewerkplek kan worden uitgevoerd in de vorm van een 1persoons plek of een gesloten ruimte voor meerdere personen (bibliotheek).

Faciliteiten Alle concentratiewerkplekken hebben een elektrisch in hoogte verstelbaar bureau en een verstelbare bureaustoel. De bureaus hebben een afmeting van 1,60 x 0,80 meter.

Pagina 16 van 31

6.1.3 Overleg-/samenwerkplek (2-/3-persoons) De samenwerkplekken zijn bedoeld om in duo’s of trio’s samen te werken of te overleggen. De samenwerkplek is een afgesloten ruimte. Akoestiek is een aandachtspunt om de privacy van gesprekken te borgen en om overlast naar andere medewerkers te beperken.

Situering De samenwerkplek is bedoeld om voor langere tijd te werken en dient daarom Arboconform te worden uitgevoerd. De samenwerkplekken bevinden zich in de nabijheid van de basiswerkplekken.

Faciliteiten De samenwerkplek is voorzien van 2 of 3 aaneengesloten, (elektrisch) in hoogte verstelbare bureaus en 2 of 3 verstelbare bureaustoelen. De bureaus hebben een afmeting van 1,60 x 0,80 meter. De bureaus zijn in hoogte verstelbaar tot stahoogte. Er is minstens één beschrijfbaar element aan de wand aanwezig.

6.1.4 Belplekken, newsroom en studio Dienstverlening Frontoffice De werkvlek van het telefoonteam van Dienstverlening Frontoffice bestaat uit basiswerkplekken met de nodige akoestische voorzieningen om onderling geen overlast te ondervinden. Er dient dus maximale aandacht te zijn voor zowel bouwkundige als meubilair gerelateerde geluiddempende voorzieningen. De ruimte/thuisbasis voor het telefoonteam van Dienstverlening Frontoffice is voorzien van 6 telefoonwerkplekken. Voor het afhandelen van online vragen, reageren op twitterberichten, het uit doen van nieuwsberichten, kortom werkzaamheden rondom social media, is er een Newsroom in de nabijheid van het telefoonteam. De Newsroom is gesitueerd nabij het bestuur en goed zichtbaar voor de organisatie. De Newsroom bestaat uit een projectruimte met 4 werkplekken waar ook makkelijk met elkaar vergaderd kan worden. De Newsroom heeft een dynamische uitstraling passend bij ‘social media’ activiteiten. De belplekken en newsroom hebben een centrale positie in de backoffice omgeving (werkplekken ambtelijke organisatie – zone 3). Het is een team dat met iedereen samenwerkt.

het opnemen korte videoboodschappen die online geplaatst kunnen worden. De studio dient eenvoudig opgeschaald te kunnen worden bij grotere events, wanneer meerdere camera's en regie nodig is door een externe partij. In de studio is aandacht nodig voor licht (geen of weinig ramen) en geluid. Er zijn 2 vaste zit/sta werkplekken met een greenscreen. De maximale bezetting van de ruimte is 6 personen.

6.1.5 Werk/ontmoetingsruimte handhavers Voor de handhavers is geen aparte afsluitbare werk/ontmoetingsruimte benodigd. Middels het beveiligingssysteem hebben de handhavers ook buiten reguliere openingstijden en kantooruren toegang tot de benodigde voorzieningen in het gemeentehuis. Voor het omkleden kunnen de handhavers gebruik maken van de kleedruimte die ook voor andere medewerkers ter beschikking staat. De kleedruimte is voorzien van afsluitbare kledinglockers (o.a. voor de handhavers).

6.2. Secundaire werkomgeving 6.2.1 Belplek (1-persoons) De belplek is een kleine gesloten ruimte die gebruikt kan worden op de momenten dat medewerkers in de open werkplekken een individueel telefoongesprek moeten voeren. De belplek is geen volwaardige werkplek en is bedoeld voor tijdelijk gebruik. De belplek wordt daarom niet Arbo-conform uitgevoerd. Het is echter wel van belang dat er voldoende licht in de ruimte valt. De ruimte dient transparant te zijn.

Situering De belplekken bevinden zich tussen de basiswerkplekken. De situering van de ruimten kan inpandig zijn vanwege het tijdelijke gebruik. Deze plekken worden voorzien van de benodigde akoestische voorzieningen zodat geen overlast wordt veroorzaakt.

Faciliteiten De belplekken zijn voorzien van een hoge kruk en een hoge, smalle tafel om een mobile device op te plaatsen.

De newsroom is middels een glazen wand ertussen gekoppeld aan een studio. Het doel van de studio is het voorzitten van live videovergaderingen / events / webinars en

Referentie: 1614806-0022.3.0.

Pagina 17 van 31

6.2.2 Aanlandplek

Faciliteiten Deze plek wordt gebruikt om tijdelijk aan te werken, bijvoorbeeld tussen afspraken door, of overleg te hebben. Gezien de tijdelijke aard van gebruik wordt de aanlandplek niet Arbo-conform uitgevoerd.

De projectruimte heeft (elektrisch) in hoogte verstelbare bureaus en verstelbare bureaustoelen. De bureaus hebben een afmeting van 1,60 x 0,80 meter. Alle bureaus in de primaire werkomgeving zijn in hoogte verstelbaar tot stahoogte. Er is ruimte aan de wanden om spullen op te hangen of iets te kunnen opschrijven ter ondersteuning van creatieve processen.

6.2.4 Vergaderruimten Situering

De verschillende varianten vergaderruimten zijn bestemd voor het voeren van (ad hoc) overleg, groepsgesprekken en vertrouwelijke gesprekken. De overlegplekken worden niet Arbo-conform uitgevoerd.

Deze plekken worden in de randen van de werkomgeving of in het ontmoetingsgebied gesitueerd om interactie en kennisdeling te stimuleren. De aanlandplekken zijn semi-afgesloten van de werkplekken. Bij semi-afgesloten kan gedacht worden aan een halfhoge afscherming rondom de aanlandplek.

6.2.3 Projectruimten (4-6-persoons) De projectruimte is bedoeld voor het werken aan multidisciplinaire projecten (tussen teams, maar ook voor opdrachten/projecten in samenwerking met externen). Hiervoor moeten voldoende faciliteiten voor video vergaderen en het hybride werken aanwezig zijn, zoals internetverbinding voor externen en een groot beeldscherm/ smartboard met een camera die aanwezigen in de ruimte goed in beeld brengt. De ruimte is bedoeld om voor langere tijd te werken en dient daarom met Arbo-conform meubilair te worden uitgevoerd. De ruimte is semi-transparant in verband met vertrouwelijkheid en afleiding. De ruimte moet om dezelfde redenen akoestisch optimaal geïsoleerd zijn. In het kader van flexibiliteit kunnen projectruimten ook gebruikt kunnen worden als vergaderruimten.

In de vergaderruimten dienen voorzieningen aanwezig te zijn voor hybride overleggen en videoconferencing. De ruimten hebben verschillende ‘looks’ passend bij de verschillende typen overleggen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan brainstormen.

Situering De situering van de ruimten kan deels inpandig zijn vanwege het tijdelijke gebruik. De ruimten mogen niet te transparant zijn in verband met vertrouwelijkheid en afleiding; een redelijke mate van beschutting is daarom vereist (niet geheel voorzien van glazen wanden). De ruimten dienen om dezelfde redenen akoestisch optimaal geïsoleerd te zijn. Van buitenaf dient men te kunnen zien of de ruimte beschikbaar is of niet door de toepassing van een glazen wand. Overlegplekken zijn zowel binnen de werkgebieden als in het werkcafé aanwezig. Bij het inrichten van de overlegplekken dient te worden gestreefd naar een aangename verhouding tussen het volume van de ruimte en het volume van de inrichtingselementen. Bij de positionering van de overlegplekken binnen de werkgebieden is de routing naar de ruimte belangrijk: medewerkers dienen zo min mogelijk ‘gestoord’ te worden in hun werkzaamheden.