Bijlage 2: 6_voorlopige_jaarstukken_2020_vrhm.pdf

6.

1. Samenvatting voorstel Het Dagelijks Bestuur wordt gevraagd in te stemmen met de voorlopige Jaarstukken 2020 van de Veiligheidsregio Hollands Midden en deze ter informatie aan te bieden aan de raden van de deelnemende gemeenten ingevolge de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen en aan het Algemeen Bestuur ter vaststelling in de vergadering van 24 juni 2021. Het voorlopig jaarrekeningresultaat 2020 bedraagt € 2.150.619 positief. Het Dagelijks Bestuur wordt gevraagd in te stemmen met: - restitutie van het positief jaarrekeningresultaat aan de deelnemende gemeenten conform hun (relatieve) aandeel in de gemeentelijke bijdragen aan de VRHM N.B. Het betreft de voorlopige Jaarstukken en voorlopig jaarrekeningresultaat 2020. De bevindingen van de eindcontrole van de accountant (uitgevoerd in de periode van 8 maart tot en met 19 maart 2021) zijn nog niet bekend. Het positief rekeningresultaat is incidenteel van aard, waarbij COVID-19 een grote invloed heeft gehad op dit resultaat in 2020. Er kon minder worden opgeleid, minder worden getraind en (realistisch) worden geoefend, zowel door de brandweer als voor het multidisciplinair OpleidingsTrainings- en Oefenprogramma. Activiteiten als korpsavonden, open dagen en wedstrijden zijn grotendeels stilgelegd. Door het jaar heen zijn er vacatures ontstaan welke minder snel konden worden ingevuld.

Hoewel een substantieel deel van het Jaarplan 2020 (als onderdeel van het Beleidsplan 2020-2023) kon worden gerealiseerd, heeft COVID-19 vanuit capaciteitsbeslag een grote invloed gehad op de organisatie in 2020. Zo moesten er projecten in tijd naar achter worden geschoven. Dit alles is dan ook van grote invloed geweest op het incidentele rekeningresultaat van 2020. Voor wat betreft de rechtmatigheid is Baker Tilly voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken.

2. Algemeen Onderwerp: Voorstel t.b.v. vergadering: Agendapunt: Portefeuille: Vervolgtraject besluitvorming:

Voorlopige Jaarstukken 2020 VRHM Dagelijks Bestuur

Opgesteld door: Datum

E.H. Breider Concerncontroller 25 maart 2021

6.

Bijlage(n):

1

C.L. Visser (DB) H. Zuidijk (VD) Algemeen Bestuur

Status:

Besluitvormend

Datum:

24 juni 2021

3. Besluit Het Dagelijks Bestuur besluit in te stemmen met: 1. restitutie van het positief jaarrekeningresultaat van € 2.150.619 aan de deelnemende gemeenten conform hun (relatieve) aandeel in de gemeentelijke bijdragen aan de VRHM 2. de aanbieding van de voorlopige Jaarstukken 2020 ingevolge de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen ter informatie aan de raden van de deelnemende gemeenten; 3. de aanbieding van de Jaarstukken 2020 aan het Algemeen Bestuur in verband met de vaststelling in de openbare vergadering van 24 juni 2021.

4. Toelichting op het besluit Proces van de jaarstukken 2020 Volgens het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) bevat de jaarstukken het jaarverslag en de jaarrekening. Het jaarverslag bevat de programmaverantwoordingen alsmede de zogenoemde (verplichte) paragrafen. De jaarrekening bevat de balans en de programmarekening in cijfermatige zin en voorzien van diverse toelichtingen. De jaarrekening bevat verder het verloop van reserves en voorzieningen en wordt voorzien van een controleverklaring door de accountant. Thans is aan de orde de instemming met de voorlopige Jaarstukken 2020 door het Dagelijks Bestuur. Volgens de (gewijzigde) Wet gemeenschappelijke regelingen (Wet van 9 juli 2014, Stb. 306) dient de voorlopige jaarrekening vóór 15 april volgend op het verslagjaar aan de raden van de deelnemende gemeenten te worden toegezonden. Er geldt bij de aanbieding naar de gemeenten geen zienswijzeprocedure zoals in het begrotingsproces. Vaststelling geschiedt uiteindelijk door het Algemeen Bestuur op 24 juni 2021. De jaarrekening wordt uiteindelijk vóór 15 juli aan het college van Gedeputeerde Staten aangeboden in het kader van het toezichtsregime.

Resultaatbepaling voorlopige Jaarstukken 2020 vóór resultaatbestemming Het boekjaar 2020 is met een positief resultaat vóór resultaatbestemming afgesloten: Programmaplan Programma Brandweer en Crisisbeheersing Programma Meldkamer Brandweer Hollands Midden (negatief) Programma Oranje Kolom Totaal VRHM vóór resultaatbestemming (positief)

bedrag

-/-

€ 2.392.768 € 295.442 € 53.293 € 2.150.619

Het resultaat is € 2.150.619 positief. In de jaarstukken 2020 worden de resultaten per programma toegelicht en van een analyse voorzien. Tevens is daarin een toelichting opgenomen van incidentele en structurele lasten en baten. Resultaatbestemming 2020 en reserveringen De Veiligheidsregio Hollands Midden hanteert de volgende beleidsuitgangspunten ten aanzien van resultaatbestemmingen en algemene reserve, te weten: De Veiligheidsregio Hollands Midden beschikt als openbaar lichaam over een eigen algemene reserve als weerstandsvermogen, waarbij ook, conform de Gemeenschappelijke Regeling

2 Agendapunt 6. DB VRHM 25 maart 2021

Veiligheidsregio Hollands Midden, de deelnemende gemeenten zich garant stellen voor dekking van eventuele exploitatie- of begrotingstekorten van de Veiligheidsregio. De omvang van de algemene reserve wordt aan het begin van een nieuwe beleidsplanperiode opnieuw vastgesteld op basis van een risico-inventarisatie en -analyse op het gebied van de interne beheersing van de organisatie. Daarnaast wordt jaarlijks, conform het BBV, de paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing in de begroting en jaarstukken geactualiseerd. Indien de algemene reserve van de VRHM in een nieuwe beleidsplanperiode hoger moet zijn dan in de voorgaande periode, wordt dit aangevuld vanuit een positief jaarrekeningresultaat of vrijval van bestemmingsreserves. Indien de algemene reserve van de VRHM in een nieuwe beleidsplanperiode lager kan zijn dan in de voorgaande periode, wordt het surplus in principe gecrediteerd aan de deelnemende gemeenten op basis van hun relatieve financiële bijdrage aan de VRHM. Tenzij het Algemeen Bestuur op basis van de geactualiseerde paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing in de begroting en jaarstukken anders besluit en het surplus toevoegt aan een of meerdere bestemmingsreserves.

Algemene reserve 2017-2019 en 2020 Om een goed beeld te vormen over de mate waarin VRHM de risico’s op het gebied van de interne beheersing van de organisatie onder controle heeft voor de huidige beleidsplanperiode is een risicoinventarisatie- en analyse (eind 2016/begin 2017) uitgevoerd met behulp van het bureau (en software) NARIS. Op basis van de ingevoerde risico's is een risicosimulatie uitgevoerd. Hieruit volgt dat 90% zeker is dat alle risico's kunnen worden afgedekt met € 917.322. Bij het vaststellen van de Nota Reserves 2017-2018 (op 29 november 2018 heeft het Bestuur ingestemd met de verlenging van de nota tot en met 2019 met de bedoeling om de nieuwe Nota Reserves voor de periode 2020-2023 gelijk te laten lopen met de betreffende beleidsplanperiode) is voor de Algemene Reserve vastgesteld deze te baseren op de benodigde weerstandscapaciteit ad € 917.322 met een ratio van 1.0, wat een duiding kent van een voldoende weerstandsvermogen. In 2018 bedroeg het ‘reguliere’ jaarrekeningresultaat € 199.619 negatief. Het Algemeen Bestuur heeft in de resultaatbestemming 2018 ingestemd met een onttrekking uit de Algemene Reserve ter grootte van dit bedrag. Met de toevoeging van het ‘reguliere’ positief jaarrekeningresultaat van 2019 ad € 202.599 werd de Algemene Reserve weer op het niveau gebracht conform de Nota Reserves 20172019 (€ 920.300).

Gezien de bijzondere omstandigheden in 2020 (COVID-19) is een uitgebreide risico-inventarisatie en -evaluatie op het gebied van de interne beheersing van de organisatie, zoals uitgevoerd in 2016/2017 met ondersteuning van het Nederlands Adviesbureau Risicomanagement (NAR), niet als effectief beoordeeld. In de vergadering van het Dagelijks Bestuur van 3 december 2020 is gemeld dat de nota Reserves 2020-2023, feitelijk nu 2021-2023, op 25 maart 2021 aan het Dagelijks Bestuur wordt aangeboden. Voor de Jaarstukken 2020 is het uitgangspunt gehanteerd dat de beleids- en financiële uitgangspunten van de Nota Reserves 2017-2019 ook vigerend zijn voor 2020. Bestemmingsreserves In de jaarrekening is een specificatie met bijbehorende toelichting gegeven op de mutaties van de bestemmingsreserves.

3 Agendapunt 6. DB VRHM 25 maart 2021

Resumerend voorstel Het jaarrekeningresultaat na bovenstaande (voorgestelde) resultaatbestemmingen van 2020 ziet er daarmee als volgt uit: Totaal positief resultaat op de programma's - vóór resultaatbestemming - Restitutie deelnemende gemeenten Resterend saldo

bedrag € 2.150.619 -/- € 2.150.619 0

5. Kader De jaarstukken 2020 worden afgewikkeld binnen het wettelijk kader en rekening houdend met Financieel Statuut VRHM.

6. Consequenties Controleverklaring en vaststellingsbesluit De (definitieve) jaarstukken 2020 zullen een verklaring van de accountant op het gebied van getrouwheid van de jaarrekening en rechtmatigheid bevatten. Het voorstel aan het Algemeen Bestuur wordt voorzien van een besluit met in hoofdlijnen de drie deelbesluiten, namelijk de vaststelling van de jaarstukken, het verlenen van décharge en de uiteindelijke bestemming van het resultaat.

7. Aandachtspunten/risico’s Controleverklaring accountant Het betreft de voorlopige Jaarstukken en voorlopig jaarrekeningresultaat 2020. De bevindingen van de eindcontrole van de accountant (uitgevoerd in de periode van 8 maart tot en met 19 maart 2021) zijn nog niet bekend. Voor wat betreft de rechtmatigheid is Baker Tilly voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken.

8. Implementatie en communicatie De Jaarstukken 2020 VRHM dienen ter vaststelling doorgeleid te worden naar het Algemeen Bestuur in de vergadering van 24 juni 2021. Na vaststelling worden de jaarstukken in het kader van het financieel toezicht toegezonden aan het college van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland. De deelnemende gemeenten ontvangen een exemplaar van de jaarstukken die ook via de hoofden financien van de gemeenten ter beschikking worden gesteld. De jaarstukken worden tenslotte op de website van de VRHM geplaatst.

9. Bijlagen Er is 1 bijlage: de voorlopige Jaarstukken 2020 VRHM.

10. Historie besluitvorming Ten aanzien van de beleidsuitgangspunten rond resultaatbestemming en reserveringen wordt verwezen naar de Nota Reserves 2017-2018 (verlengd tot en met 2019) alsmede hiermee corresponderende besluiten van het DB.

4 Agendapunt 6. DB VRHM 25 maart 2021

Bijlage 1. Voorlopige Jaarstukken 2020 (afzonderlijk document)

5 Agendapunt 6. DB VRHM 25 maart 2021

Voorlopige jaarstukken 2020

Voorlopige jaarstukken 2020

Datum:

Maart 2021

Inhoudsopgave

Voorlopig Jaarverslag 2020 ........................................................................................... 2 Inleiding ............................................................................................................................................ 3 Vaststellingsbesluit Jaarstukken 2020 ............................................................................................. 4 Jaarverslag 2020 in één oogopslag ................................................................................................. 5 1

Organisatie en Beleidsontwikkelingen ............................................................... 6

Programmaverantwoording ........................................................................................... 8 2 2.4 2.5 2.5 2.5

Programma Brandweer en Crisisbeheersing ..................................................... 9 Deelprogramma Staf ......................................................................................................... 13 Deelprogramma Risico- en crisisbeheersing ..................................................................... 15 Deelprogramma Brandweerzorg ....................................................................................... 18 Deelprogramma Bedrijfsvoering ........................................................................................ 23

3

Programma Meldkamer Brandweer Hollands Midden (MBHM) ........................ 27

4

Programma Oranje Kolom ................................................................................ 31

5

Overzicht Overhead .......................................................................................... 34

6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5

Paragrafen ......................................................................................................... 37 Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing (artikel 11 BBV) ............................ 37 Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen (artikel 12 BBV) ................................................. 41 Paragraaf financiering (artikel 13 BBV) ............................................................................. 45 Paragraaf verbonden partijen (artikel 15 BBV lid 2 BBV) .................................................. 51 Paragraaf bedrijfsvoering (artikel 14 BBV) ........................................................................ 52

Jaarrekening 2020 ........................................................................................................ 53 Balans per 31 december 2020 ....................................................................................................... 54 Overzicht van baten en lasten over 2020 ....................................................................................... 56 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling ...................................................................... 57 Toelichting op de balans per 31 december 2020 ........................................................................... 59 Toelichting op het overzicht van baten en lasten over 2020 .......................................................... 70 Bijlage 1: Taakveldenoverzicht....................................................................................................... 78 Bijlage 2: Verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen (SiSa-bijlage) .................................. 79 Voorstel resultaatbestemming 2020 ............................................................................................... 81 Controleverklaring 2020 .................................................................................................................

82 Bijlage 3: Verantwoording Meerkosten Covid-19 ........................................................................... 84 Bijlage 4: Verantwoording Digitale transformatie en Bluswater………………………………………85

5

Voorlopig Jaarverslag 2020

Inleiding De VRHM is een samenwerkingsverband van gemeenten in de regio Hollands Midden krachtens de (gewijzigde) Wet gemeenschappelijke regelingen 2015. Het openbaar lichaam Veiligheidsregio Hollands Midden bezit rechtspersoonlijkheid en is gevestigd in Leiden. De Veiligheidsregio behartigt, op grond van de vastgestelde gemeenschappelijke regeling, de gemeenschappelijke belangen van de deelnemende gemeenten op de volgende terreinen:

Gemeente

Aantal inwoners

Alphen aan den Rijn

109.682

Bodegraven-Reeuwijk

33.948

Gouda

72.700

Hillegom

21.812

Kaag en Braassem

26.625

Katwijk

64.956

Krimpenerwaard

55.644

Leiden

124.603

•

De brandweerzorg;

Leiderdorp

27.197

•

Het inrichten en in stand houden van de gemeenschappelijke meldkamer;

Lisse

22.746

Nieuwkoop

28.269

•

De geneeskundige hulpverlening bij ongevallen en rampen;

Noordwijk

42.661

•

Oegstgeest

23.887

De multidisciplinaire rampenbestrijding en crisisbeheersing;

Teylingen

36.584

•

De samenwerking bij de gemeentelijke crisisbeheersing en rampenbestrijding.

Voorschoten

25.453

Waddinxveen

27.578

Zoeterwoude

8.430

Zuidplas

41.882

Totaal

794.360

De wijze van uitvoering van de taken en de inrichting van de organisatie zijn vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling en in de organisatieverordening.

Bij de stemverhouding binnen het Algemeen Bestuur en de bijdrage van de deelnemende gemeenten wordt rekening gehouden met het aantal inwoners per gemeente. Hiernaast zijn de inwoneraantallen volgens CBS vermeld per 1 januari 2018 (basis voor programmabegroting 2020). Covid-19 De uitbraak van COVID-19 (Corona) eind februari 2020 heeft in het afgelopen jaar een enorme impact op ons allemaal. De wereldwijde pandemie heeft in 2020 geleid tot ongekende omstandigheden en ook in 2021 heeft Covid-19 de samenleving nog in haar greep. De pandemie raakt veel beleidsterreinen van onze organisatie. In 2020 hebben we gestreefd naar een zo adequaat mogelijke uitvoering van de landelijke en lokale maatregelen en naar zoveel mogelijk continuïteit van de reguliere werkzaamheden en van noodzakelijke (digitale) besluitvorming en hebben daarvoor de nodige interne maatregelen genomen. Dit zal ook voor een groot deel van 2021 gelden.

6.1 bijlage concept voorlopige jaarstukken 2020 VRHM 16032021 versie DB

Pagina 3

Vaststellingsbesluit Jaarstukken 2020 (nog op te stellen obv definitieve jaarrekening 2020) Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Hollands Midden; Gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 3 juni 2021, agendapunt X; Gelet op het bepaalde in de Wet Gemeenschappelijke Regelingen en het bepaalde in de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Hollands Midden;

Besluit: I. De jaarstukken 2020 van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Hollands Midden vast te stellen; II. Décharge te verlenen aan het Dagelijks Bestuur conform het bepaalde in de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Hollands Midden; III. Het resultaat van de jaarrekening 2020, te weten € xxxx positief als volgt te bestemmen:

Jaarrekening 2020 Toevoeging aan de Algemene Reserve Totaalresultaat 2020

€ €

,,- positief

Aldus besloten in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van 24 juni 2021. De secretaris,

de voorzitter,

J.J. Zuidijk

H.J.J. Lenferink

Ingezonden op 25 juni 2021 aan: Het College van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland

6.1 bijlage concept voorlopige jaarstukken 2020 VRHM 16032021 versie DB

Pagina 4

Jaarverslag 2020 in één oogopslag

6.1 bijlage concept voorlopige jaarstukken 2020 VRHM 16032021 versie DB

Pagina 5

1 Organisatie en Beleidsontwikkelingen

Het organisatieplan Samen Verder is de basis geweest voor een omvangrijke organisatieontwikkeling, sinds de inwerkingtreding op 3 september 2018. In 2018 en 2019 is een goede organisatorische basis gelegd om de opgaven in het nieuwe regionaal beleidsplan 2020-2023 gezamenlijk in 2020 uit te kunnen voeren. Sinds 12 maart 2020 functioneert de crisisorganisatie van de Veiligheidsregio Hollands Midden op het hoogste regionale crisisniveau (GRIP 4) en sinds 1 december 2020 GRIP 2. De Corona-crisis heeft er echter voor gezorgd dat de nadruk van de werkzaamheden in 2020 voor een groot deel is verschoven naar het beheersen van de crisis en dat er binnen diverse organisatieonderdelen een andere prioritering in de werkzaamheden heeft plaatsgevonden. Dit heeft invloed gehad op de mate waarin de voorgenomen doelstellingen zijn bereikt. De nadruk heeft in eerste instantie gelegen op het mogelijk maken en verder verbeteren van het digitaal werken en het digitaal samenwerken. Iedereen heeft aan de nieuwe manier van (thuis)werken moeten wennen en dit heeft logischerwijs dan ook zijn weerslag gehad op de mate waarin voorgenomen doelstellingen uit het jaarplan 2020 zijn bereikt. Een doelstelling in het organisatieplan is het versterken van de samenwerking. Hierin speelt het ontwikkeltraject voor leidinggevenden een trekkersrol: zowel in de interne samenwerking als de samenwerking met partners.

Als gevolg van Corona-crisis is de ontwikkeling op dit onderdeel achtergebleven bij de doelstelling. Zodra de situatie het weer mogelijk maakt zal de organisatieontwikkeling worden opgepakt en weer worden vormgegeven. In september 2020 heeft het Veiligheidsberaad het principebesluit genomen tot het oprichten van de Werkgeversvereniging Samenwerkende Veiligheidsregio’s (WVSV), die namens de besturen van de veiligheidsregio’s onderhandelt met de werknemersorganisaties en bindende afspraken maakt over arbeidsvoorwaarden voor het personeel van de veiligheidsregio’s. Een andere externe ontwikkeling was dat de ingangsdatum van de omgevingswet is verschoven naar 1 januari 2022. In 2021 zullen de nodige voorbereidingen worden getroffen.

6.1 bijlage concept voorlopige jaarstukken 2020 VRHM 16032021 versie DB

Pagina 6

Omvang kantoorformatie VRHM ORGANISATIEONDERDEEL Sector Directie en Staf Sector Bedrijfsvoering Sector Brandweerzorg Sector Risico- en Crisisbeheersing Totaal

Formatie (fte) 11,6 54,6 233,8 70,6 370,6

6.1 bijlage concept voorlopige jaarstukken 2020 VRHM 16032021 versie DB

Pagina 7

Programmaverantwoording

6.1 bijlage concept voorlopige jaarstukken 2020 VRHM 16032021 versie DB

Pagina 8

2 Programma Brandweer en Crisisbeheersing

2.1 Algemeen Binnen de VRHM vindt de regie op de samenwerking, voorbereiding en uitvoering van de brandweerzorg en multidisciplinaire rampenbestrijding en crisisbeheersing plaats vanuit het programma Brandweerzorg en Crisisbeheersing. Ambitieniveau Het ambitieniveau wordt bepaald in het nieuwe regionaal beleidsplan 2020-2023. Voor de brandweer ligt er een belangrijke taak om de paraatheid vanuit 47 brandweerkazernes te blijven waarborgen en zal een groot deel van materieel vervangen moeten worden. Ook de al ingezette ontwikkelingen op het gebied van arbeidshygiëne zullen, in het belang van de gezondheid van medewerkers, voortvarend doorgezet moeten worden. Om de zelfredzaamheid van burgers bij brand te vergroten zal een programma Brandveilig leven gestart worden. Op het gebied van (multidisciplinaire) risico- en crisisbeweging is de veiligheidsregio, en haar omgeving, volop in beweging. In de achterliggende jaren is geïnvesteerd in risicobeheersing en risicogericht werken. Mede door de komst van nieuw omgevingsrecht, is meer samenhang in de ontwikkelingen binnen risicobeheersing noodzakelijk en zal meer toegewerkt worden naar risicomanagement.

2.2 Wijze van realisatie van de beleidsvoornemens in 2020 Wat willen wij bereiken Strategisch doel Afstemmen van materieel- en personeelssterkte op de risico’s

Operationeel doel Zorgen voor passende materieelsterkte bij de huidige risico’s binnen de brandweer

Wat gaan wij ervoor doen Realisatie Prestaties - Aanschaf van ontbrekend materiaal Ja - Harmonisatie van de adembescherming

Realisatie/toelichting op afwijking De aanbestedingen lopen op schema, hier en daar zijn er kleine vertragingen door Covid-19 Optimaliseren van de dekking en specialismeverdeling

Na inventarisatie van de risico’s in het verzorgingsgebied werken met afgewogen, realistische en aanvaardbare opkomsttijden

- Samen met de buurregio’s de dekking aan de randen van de regio optimaliseren - Vanuit meer kazernes specialistische taken uitoefenen, maar wel optimaal gespreid

Ja

Realisatie/toelichting op afwijking Er is in 2020 gestart met het Gebiedsgerichte dekkingsplan. Samen met taakdifferentiatie en brandweer risicoprofiel zal hier in de toekomst verder invulling aan worden gegeven. Slim samen werken binnen Brandweer Nederland

Op basis van risico-inventarisatie en – evaluatie bekijken hoe expertise en bijzonder materieel in Nederland het beste verspreid kunnen worden. Zodat we efficiënter, doelmatiger en zo veilig mogelijk kunnen optreden.

- Implementeren van resultaten van het project Logistiek en Ondersteuning - Constructief samenwerken met de LMS - Binnen een uur Specialistische Technische Hulpverlening aan de omliggende regio’s bieden op basis van dekkingsberekeningen door de programmaraad Incidentbestrijding

6.1 bijlage concept voorlopige jaarstukken 2020 VRHM 16032021 versie DB

Deels

Pagina 9

Realisatie/toelichting op afwijking - Het project logistieke ondersteuning heeft vertraging opgelopen Covid-19. - Specialistische hulpverlening heeft vertraging opgelopen door Covid-19. Zal opgepakt moeten worden aan de hand van een nieuwe visie op hulpverlening.

Informatie gestuurd werken door de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon te brengen

Nauwe samenwerking met ketenpartners met behulp van betrouwbare en moderne informatiesystemen

Bijzondere aandacht voor het versterken van de verantwoording over de prestaties van de brandweer aan de gemeentebesturen

Deels

Realisatie/toelichting op afwijking Heeft vertraging opgelopen door Covid-19. Met de start van Gebiedsgerichte opkomststijden is hier wel een nieuwe stap ingezet. Daarnaast is er een samenwerking gestart tussen de informatiespecialisten van Brandweerzorg, Risicobeheersing en Bedrijfsvoering (informatiemanagement). Investeren in medewerkers

De visie op vrijwilligheid bepaalt, in combinatie met het formatiemodel voor vrijwillige kazernes, het aantal benodigde vrijwilligers

Wervingssysteem vrijwilligers ontwikkelen en waar nodig per kazerne toepassen

Ja

- Implementeren maatregelen op landelijk niveau gericht op aanpassing van gedrag (risicobewustzijn) en brandweerkazernes - Schoon werken bij incidentbestrijding - Aanbevelingen voor oefeninstructeurs - Verbeteringen logistieke proces “verwerking van vervuilde beschermingsmiddelen”

Deels

- Per kazerne de te leveren producten bepalen - Per risico verfijnde kazernevolgordetabel, uitrukconfiguraties en uitrukvoorstellen

Ja

Realisatie/toelichting op afwijking Betreft een continue proces (going concern). Verbeteren hygiëne rond Verbeteren arbeidshygiëne brandbestrijding en voorkomen opname van kankerverwekkende stoffen door de huid, waarbij toename van lichaamstemperatuur als gevolg van werken in hitte en daarmee het openstaan van de poriën, dit proces versnelt

Realisatie/toelichting op afwijking Door Covid-19 heeft dit vertraging opgelopen, maar heeft de aandacht. Productverfijning biedt ons de We werken meer risicogericht mogelijkheid om beter te sturen op risico´s, kosten te beheersen en interne processen te optimaliseren

Deels

Realisatie/toelichting op afwijking Stappen op het gebied van risicogerichtheid i.r.t. brandweerzorg zijn gezet en worden vervolgd/ heeft continue de aandacht in 2021 e.v. Dit is expliciet aan de orde bij het traject gebiedsgerichte opkomsttijden (inbreng vanuit Risico en Crisisbeheersing) en het traject vervanging DBK/RIS (gezamenlijk vooronderzoek Brandweerzorg, Risico en Crisisbeheersing en Bedrijfsvoering en keuze vervolgprojecten). We introduceren innovatieve werkwijzen

Zorgen voor een (kosten)efficiënte invulling voor bluswatervoorziening Werken met variabele voertuigbezetting

Met gemeenten en partners een implementatieplan bluswatervoorziening maken Implementeren resultaten onderzoek naar de mogelijkheden van variabele voertuigbezetting

Ja

Ja

2.3 Lasten en baten Het programma Brandweerzorg en Crisisbeheersing bestaat uit de deelprogramma’s Staf, Risico- en Crisisbeheersing, Brandweerzorg en Bedrijfsvoering.

6.1 bijlage concept voorlopige jaarstukken 2020 VRHM 16032021 versie DB

Pagina 10

Programma Brandweer en crisisbeheersing

Programmabegroting 2020

Saldo -32.147 539.664 913.597 902 -15.015 17.240 1.424.241

- -47.639.000 -6.033.000 -1.545.000 -193.000 - -55.410.000

-47.397.467 -6.247.975 -1.624.940 -192.600 -55.462.982

-47.397.467 -6.247.975 -1.624.940 -192.600 -55.462.982

-241.533 214.975 79.940 -400 52.982

-12.379.000 -752.000 -13.131.000

95.000 -12.284.000 -95.000 -847.000 - -13.131.000

41.701.759 -55.462.982 -448.268 41.701.759 -55.911.250

-13.761.223 -448.268 -14.209.491

1.477.223 -398.732 1.078.491

-13.131.000

- -13.131.000

41.701.759

-55.911.250

-14.209.491

1.078.491

Exclusief overhead Overhead

-13.131.000 13.131.000

- -13.131.000 13.131.000

41.701.759 11.816.723

-55.911.250

-14.209.491 11.816.723

1.078.491 1.314.277

Inclusief overhead

-

-

53.518.482

-55.911.250

-2.392.769

2.392.768

Dekkingsbronnen: Gemeentelijke bijdrage Rijksbijdrage (BDUR) Ov. Baten - primair Gem bijdr, Veiligheidshuis Subtotaal Baten Voor bestemming Mutatie reserves Na bestemming Vennootschapsbelasting Na belasting

Primair 50.000 801.000 41.782.000 160.000 188.000 50.000 43.031.000

1.1 1.1 1.1 1.2

-47.639.000 -6.033.000 -1.545.000 -193.000 -55.410.000

0.10

Wijziging 95.000

95.000

Saldo 50.000 801.000 41.877.000 160.000 188.000 50.000 43.126.000

Lasten 82.147 261.336 40.963.403 159.098 203.015 32.760 41.701.759

Verschil Saldo 82.147 261.336 40.963.403 159.098 203.015 32.760 41.701.759

Bestuur Treasury Onvoorzien Brandweer en Crisisbeheersing KF-Slachtofferhulp KF-Veiligheidshuis Advisering Brandveiligheid Subtotaal Lasten

Taakveld 0.1 0.5 0.8 1.1 1.1 1.2 8.3

Realisatie 2020 Baten

( x € 1.0 0 0 )

0.9 0.11

-

De realisatie is binnen het budgettaire kader van de begroting 2020 gebleven. De afwijking van het saldo ten opzichte van de programmabegroting en de mutaties in de reserves worden toegelicht in de toelichting baten en lasten per programma in de jaarrekening.

6.1 bijlage concept voorlopige jaarstukken 2020 VRHM 16032021 versie DB

Pagina 11

2.4 Deelprogramma Staf Binnen het deelprogramma Staf zijn de taken ondergebracht die belegd zijn bij de stafafdelingen Strategie & Beleid en Planning & Control. Het deelprogramma is verantwoordelijk voor: - Het ontwikkelen van het strategisch beleid van de organisatie, de advisering en ondersteuning van de voorzitter, directeur veiligheidsregio/regionaal commandant (in zijn onderscheiden rollen) en de (leden van de) directieteams. - Het sturen op, beheersen van en verantwoorden over de integrale realisatie van de organisatiedoelstellingen. Bron: GR VRHM (art. 28, 42 t/m 45).

Ambitieniveau Een belangrijke ontwikkelopgave, naast de realisatie van de inhoudelijke taken en ambities, is het beter in besturing komen door het vertalen van het strategisch beleid in een samenhangende reeks activiteiten om de beleidsdoelen te behalen en op de uitvoering hiervan te sturen. Ook ligt een belangrijke ontwikkelopgave in het beter in besturing komen door het verbreden van de control-taak van financial control naar (ook) performance- en quality-control en risicomanagement. Wat willen wij bereiken Strategisch doel Operationeel doel Bevorderen van Meedenken over de betekenis een veilige van ontwikkelingen in de samenleving in samenleving en veranderingen de regio door in wet- en regelgeving voor de slagvaardige koers van de VRHM. veiligheidsregio

Het opzetten en implementeren van een transparante integrale planning & control cyclus met verbrede sturing op de

Zorgdragen voor een zorgvuldige besluitvorming door borging van een multidisciplinaire en integrale voorbereiding van de adviezen aan de verschillende vergaderingen, bewaking van het ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingsproces en regievoering op de implementatie, monitoring en borging van genomen besluiten Het leggen van een koppeling tussen beleidsplannen, jaarplannen en werkplannen die de organisatie beter in staat stelt te sturen op het realiseren van de organisatiedoelstellingen Qlickview meer inzetten ter ondersteuning van de informatievoorziening

Wat gaan wij ervoor doen Prestaties - Advisering van de directie - Koersbepaling door het opstellen van strategische documenten. Verzorging van en regie op de totstandkoming van beleidsplannen en de daarin opgenomen projecten. - Borging van de uitvoering van de actiepunten genoemd in het Regionaal Beleidsplan 20202023, vertaald in jaarlijkse werkplannen van de multidisciplinaire werkgroepen en afdelingen - Monitoring uitvoering aanbevelingen interne en externe evaluaties - Vergaderingen - Ondersteuning landelijke en provinciale overleggen: - Rapportages

Realisatie Ja

Ja

Ja

Ja

Het verbeteren van transparantie van zowel verantwoordings- als stuurinformatie door het creëren van inzicht in de prestaties en kwaliteit als output, gekoppeld aan de daarvoor benodigde middelen als input

Deels

- Rechtstreeks aanlevering aan CBS van de gewenste IV-3 kwartaalrapportages

Ja

6.1 bijlage concept voorlopige jaarstukken 2020 VRHM 16032021 versie DB

Pagina 12

realisatie van onze plannen en planningen

Verhogen informatiewaarde en leesbaarheid van de PCK-producten, zo efficiënt mogelijk digitaal ondersteund Versterken projectmatig werken, de ontwikkeling en verbetering van eigen projectmanagementcapaciteit

- Doorlooptijd opstellen rapportage -50% - Verminderen handmatige acties bij samenstellen informatie - 100% toelichting op de indicatoren

Deels

Versterking Projectmatig werken: - Keuze organisatie brede projectmethodiek - Poule van opgeleide projectleiders - Ontwikkeling sjablonen en een digitale projectomgeving - Opleiding medewerkers die het projectmatig werken implementeren

Deels

Realisatie/toelichting op afwijking - Het verbeteren van transparantie van zowel verantwoordings- als stuurinformatie is als doel opgenomen in het regionaal beleidsplan 2020-2023 - De P&C-producten zijn hierop aangepast. Verdere doorontwikkeling is opgenomen in het regionaal beleidsplan 2020-2023 - Is als doel op genomen in het regionaal beleidsplan 2020-2023. In 2020 is de systematiek van projectmatig werken uitgewerkt. De training van medewerkers (incl. projectleiders) start in 2021.

6.1 bijlage concept voorlopige jaarstukken 2020 VRHM 16032021 versie DB

Pagina 13

2.5 Deelprogramma Risico- en crisisbeheersing Binnen het deelprogramma risico- en crisisbeheersing zijn de taken van de sector Risico- en Crisisbeheersing (RCB) belegd. De sector RCB is verantwoordelijk voor de uitvoering van de hoofdprocessen Beheersen van risico’s en Verlenen van hulp (onderdeel multidisciplinaire crisisbeheersing). Ambities De ambities zijn als volgt uitgewerkt: Waar gaan we voor? We kennen de risico’s in onze regio, analyseren ze en geven er duiding aan. We adviseren binnen en buiten onze organisatie om risico’s te verminderen en effecten te beperken. Wij dragen als deskundige en onafhankelijke partner/adviseur bij aan een veerkrachtige, (brand) veilige samenleving. Wij dragen bij aan een parate vakbekwame en veerkrachtige organisatie van BHM en VRHM. Waar staan we voor? Wij staan voor kwaliteit van producten en dienstverlening op het gebied van risico- en crisisbeheersing. Wij gaan actief op zoek naar het oordeel van de klant over onze producten en diensten. Wat is onze unieke kracht? Wij zijn experts op het gebied van risico, - en crisisbeheersing en wij zijn betrouwbaar, benaderbaar, onafhankelijk en verbindend. Wij treden omgevingsbewust en relationeel sensitief op. Welke plek willen we innemen? Wij willen een gelijkwaardige en onderscheidende netwerkpartner zijn.

Voor de burger is het succes van “ons werk” niet een afgeleide van ieder van de (netwerk)organisaties, maar van de samenwerking als geheel! Wij kiezen een uitvoerende, leidende of faciliterende positie naar gelang de situatie. Wat willen wij bereiken Strategisch doel RCB draagt als deskundige en onafhankelijke partner bij aan een veerkrachtige en (brand)veilige samenleving en aan een parate, vakbekwame en veerkrachtige organisatie van BHM en VRHM.

Operationeel doel

Wat gaan wij ervoor doen Prestaties

Realisatie

Bestaande en nieuwe risico’s zijn in beeld binnen de organisatie, bij bestuur, burgers en bedrijven.

Per trend uit het nieuwe regionale Ja risicoprofiel (energietransitie, klimaatadaptatie, continuïteit v/d samenleving) wordt voor de regio een risicoen netwerkanalyse uitgevoerd i.s.m. landelijke en regionale partners. Een van het regionaal risicoprofiel afgeleid Nee brandrisicoprofiel wordt ontwikkeld. Resultaten uit o.m. brandonderzoek worden hierbij betrokken.

VRHM speelt in op ontwikkelingen rondom drinkwater en de effecten daarvan op bluswater (besluit AB november 2018)

Een nieuw gestapeld bluswaterconcept met WTS500 met tank wordt in een pilot uitgetest in de periode 2021-2022. In de voorbereiding hierop wordt i.s.m. de drinkwaterbedrijven en de gemeenten het aantal brandkranen verminderd.

6.1 bijlage concept voorlopige jaarstukken 2020 VRHM 16032021 versie DB

Ja

Pagina 14

Realisatie/toelichting op afwijking: Brandrisicoprofiel is een co-productie met Brandweerzorg en is in de jaarplannen 2021 van de beide sectoren opgenomen. Brandweerzorg is hierbij de initiator. De risico’s in onze regio zijn bekend, we analyseren ze en geven er duiding aan. We adviseren binnen en buiten onze organisatie om risico’s te verminderen en de effecten te beperken.

Overheden, burgers, bedrijven en instellingen hebben meer zicht op de eigen invloed op brandveiligheid, de handelingsperspectie ven en het uitvoeren van passende maatregelen en activiteiten. Het bevoegd gezag is in staat om in landelijke wetgeving vastgestelde veiligheidsrisico’s mee te wegen bij het maken van keuzen.

De samenleving is voorbereid op de rampen en crises die bevolking en het milieu kunnen treffen en over de maatregelen die de overheid heeft getroffen ter voorkoming en bestrijding ervan. De VRHM investeert in relevante partnerschappen en netwerken. De crisisorganisatie van de VRHM is paraat en kwalitatief en kwantitatief op orde. Medewerkers hebben regie op de eigen vakbekwaamheid.

VRHM beschrijft de ambitie op het gebied van Brandveilig Leven en ontwikkelt in coproductie concrete producten en diensten die gericht zijn op het nemen van verantwoordelijkheid voor de eigen veiligheid; uitgewerkt in een jaarlijks werkplan Brandveilig Leven.

Ja

We adviseren het bevoegd gezag over veiligheidsrisico’s in samenhang met het: - Besluit risico’s en zware ongevallen; - Besluit bedrijfsbrandweren (art. 31 Wvr); - Besluit externe veiligheid inrichtingen; - Besluit externe veiligheid buisleidingen; - Besluit externe veiligheid transportroutes; - Vuurwerkbesluit; - Omgevingswet en bijbehorende besluiten (omgevingsbesluit, besluit bouwwerken leefomgeving, besluit kwaliteit leefomgeving, besluit activiteiten leefomgeving); gefaseerd van kracht vanaf 2021.

Ja

We toetsen en controleren op brandveiligheid op basis van procesafspraken met gemeenten en omgevingsdiensten.

Ja

Het jaarlijkse werkplan van de regionale werkgroep risico- en crisiscommunicatie wordt uitgevoerd i.o.m. de gemeenten. De Veiligheidsregio levert de gemeenten allerlei producten, zodat zij in staat zijn hun inwoners adequaat te informeren over de risico’s in hun leefomgeving en de bijbehorende handelingsperspectieven.

Ja

Voor elk van de netwerkpartners is een partnerprofiel uitgewerkt. Op basis van dit partnerprofiel wordt invulling gegeven aan o.a. netwerk- en vakbekwaamheidsactiviteiten. De crisisorganisatie wordt voorbereid op specifieke risico’s via planvormings- en informatieproducten. Er is een jaarlijks vakbekwaamheidsprogramma (met GHOR, politie, brandweer en gemeenten uitgewerkt) waarop naar behoefte kan worden ingeschreven.

Nee

Coördinatie van de instandhouding en werking van de hoofdstructuur van de crisisbeheersing. Dit betreft zowel de crisisfaciliteiten als de werkwijze- en organisatieaspecten.

Ja

Operationele informatievoorziening t.b.v. de crisisorganisatie en netcentrisch werken wordt actueel gehouden en ontwikkeld i.s.m. het landelijke netwerk informatievoorziening.

Ja

6.1 bijlage concept voorlopige jaarstukken 2020 VRHM 16032021 versie DB

Deels

Pagina 15

Realisatie/toelichting op afwijking Producten partnerprofiel zijn door de Covid-19-crisis niet opgeleverd. Wel is door deze crisis het partnernetwerk actief benut en verstevigd. Ook het OTO (Opleiden Trainen Oefenen) -programma is onder invloed van de Covid-19-maatregelen beperkt uitgevoerd. Alternatieve (digitale) werkvormen zijn zoveel mogelijk benut.

Prestatieverloop 2018

2019

2020

% adv. WABO binnen behandeltermijn

91%

88%

87%

Aantal registraties

2018

2019

2020

Adviezen WABO

1.612

1.605

1.331

Adviezen evenementen

570

502

236

Adviezen bereikbaarheid

1.678

1.862

1.735

Adviezen overig

1.975

1.646

1.639

Controles brandveiligheid

1.827

1.539

641

Hercontroles brandveiligheid

221

160

45

6.1 bijlage concept voorlopige jaarstukken 2020 VRHM 16032021 versie DB

Pagina 16

2.6 Deelprogramma Brandweerzorg De regie op de Brandweerzorg vindt plaats vanuit het deelprogramma Brandweerzorg (uitvoerende en de voorbereidende en ondersteunende taken ten behoeve van brandbestrijding en hulpverlening). Binnen het deelprogramma Brandweerzorg zijn de taken ondergebracht die belegd zijn bij de sector Brandweerzorg. Ambitieniveau De ambities binnen Brandweerzorg liggen bij de volgende onderwerpen: Meer zelfstandigheid van de kazernes; Het bereiken van een zo optimaal mogelijke paraatheid; Inzet en tijdbesteding van het personeel in 24-uursdienst; Implementatie en uitvoering van de principes onder Vakbekwaamheid 2.0, neerkomend op het meer vraaggestuurd dan aanbodgestuurd organiseren van het vakbekwaamheidsprogramma, waarbij het minimale vakbekwaamheidsniveau wordt bewaakt; Opbouwen van een systeem van integrale planning met als doel de operationele beschikbaarheid en verdeling van schaarse middelen te optimaliseren.

Wat willen wij bereiken Strategisch doel Going Concern Leed en schade door brand en ongevallen voorkomen of te beperken

Wat gaan wij ervoor doen

Realisatie

Operationeel doel

Prestaties

24/7 paraatheid leveren

Zie kengetallen

Ja

Vakbekwaam personeel

-

Deels

Kwaliteitsbewaking

Vakbekwaamheidsmomenten Functie Opleidingen Trainingen Jaarlijkse update van de KVT Evalueren Mono en leveren bijdrage aan Multievaluatie

Ja

Realisatie/toelichting op afwijking - Paraatheid: I.v.m. met de Covid-19-crisis is de paraatheid verbeterd doordat meer mensen thuis werken. - In het opleiden en geoefend houden van onze brandweermensen hebben we veel last gehad van de invloed van Covid-19. Zoveel als mogelijk hebben vakbekwaamheidsmomenten in aangepaste vorm plaatsgevonden. Daarbij heeft (digitaal) onderwijs op afstand zijn intrede gedaan. Er is achterstand opgelopen in het opleiden van brandweermensen. Het is daarbij de verwachting dat deze achterstand ingehaald kan worden. De achterstand heeft niet geleid tot paraatheidsproblemen. - De inspanning die in 2021 moet worden geleverd zal afhangen van de ontwikkelingen en beperkingen die i.v.m. bestrijding van de Covid-19-crisis worden opgelegd. - Evaluatie incidenten loopt achter i.v.m. met verschuiving prioriteiten als gevolg van Covid-19. Verbeterprojecten Materieel- en Versterken van de paraatheid personeelssterk met als inzet het kunnen te afstemmen garanderen van de op de brandweerzorg voor onze risico’s burgers Realisatie/toelichting op afwijking

- Onderzoek naar de huidige sterkte om te komen tot een strategische planning - Voorstellen om paraatheid te monitoren en te optimaliseren

Ja

- Het project In- door- en uitstroom is gestart. - De paraatheid monitoren ontwikkelt zich conform plan langs het werk bij de projecten GGO, informatievoorziening en in-uitstroom. Optimaliseren van Harmoniseren en taken verdelen op - Uitvoering geven aan het Materieelplan Ja de dekking en de basis van de te leveren zorg en in - Het benodigde materieel in topconditie houden specialismeverdeli samenhang met de personele en verbeteren wanneer nodig ng mogelijkheden Ter vervanging van de kazernes Onze nieuwe brandweerkazerne Leiden-Noord is in Deels Leiden-Noord, Leiderdorp en 2022 operationeel Oegstgeest een kazerne bouwen aan de Schipholweg in Leiden 6.1 bijlage concept voorlopige jaarstukken 2020 VRHM 16032021 versie DB

Pagina 17

Realisatie/toelichting op afwijking - Vervangingsprojecten zijn gestart en Beheer & Onderhoud loopt op schema m.b.t. tot de processen voor onderhoud materieel/materiaal. - Project Leiden Noord is iets vertraagd maar conform aangepaste planning. Planning is dat Q4 2022 de kazerne operationeel is. Uitbreiding First Als brandweer een belangrijke Op verzoek van de RAV breidden wij sinds 2016 Ja Responder voorpostfunctie vervullen bij het aantal kazernes met First Responder-taken reanimaties. Onze medewerkers uit van 13 naar 28. De resultaten hiervan worden aanvullend opgeleid door de monitoren wij in 2020 verder RAV Realisatie/toelichting op afwijking In 2021 zal dit in samenhang met RAV worden geëvalueerd. Investeren in Inzetten van specifieke kennis en medewerkers kwaliteit van onze vrijwilligers ten behoeve van het facilitair proces Belangrijk uitgangspunt voor komende jaren is: centraal doen wat moet, en lokaal doen wat kan Realisatie/toelichting op afwijking

We zorgen ervoor dat onze medewerkers op een slimmere manier vakbekwaam worden en blijven Uitwerken samenhangende actiepunten uit de visie op vrijwilligheid

Ja

Landelijke les- en leerstof en regionale lesplannen voor opleiden, bijscholen en oefenen van personeel gebruiken

Ja

Focus op kantoor-, uitruk-personeel en sleutelfunctionarissen multidisciplinaire en bestuurlijke crisisbeheersing

Ja

Vertegenwoordigd in de Programmaraad Vakbekwaamheid & Kennis

Ja

Deels

- Wordt langs het werk ontwikkeld. - Covid-19 zorgt voor vertraging van de uitvoering Vakbekwaamheid Slim samen werken binnen Brandweer Nederland

Op basis van landelijke ontwikkelingen en behoefte uit het werkveld worden bestaande opleidingen en oefeningen continu verbeterd Vanuit diverse werklocaties wordt actief samengewerkt met de andere sectoren van BHM om opleidingen en oefeningen te plannen, te organiseren en uit te voeren Voor opleidingen werken wij intensief samen met omliggende Veiligheidsregio’s in het samenwerkingsgebied West 4 Realisatie/toelichting op afwijking

In 2020 zijn hiervoor de noodzakelijke voorbereidingen getroffen en zijn aanbevelingen uit de eerdere certificering, gelijktijdig met het verbeteren van de werkprocessen voor vakbekwaamheidsactiviteiten, geïmplementeerd. 2021 staat voor een belangrijk deel in het teken van de her-certificering van de aanbieder van brandweeronderwijs Samenwerking binnen West4 (de brandweren van de veiligheidsregio’s Haaglanden, Zuid-Holland-Zuid, Rotterdam-Rijnmond en Hollands Midden) is verder uitgebouwd, met name op het gebied van specialismen, verbetering vakbekwaamheidsstaf en kwaliteitszorg. Investeren in medewerkers

Vanwege nieuwe werkwijzen, nieuwe samenwerkingsverbanden en nieuwe technologieën gaan we onze medewerkers beter toerusten op toekomstige ontwikkelingen Brandweervrijwilligers zijn belangrijk voor de repressieve capaciteit van de brandweer. Daarom investeert VRHM in hen en hun omgeving. Belangrijk uitgangspunt voor de komende jaren: centraal wat moet, en lokaal wat kan

6.1 bijlage concept voorlopige jaarstukken 2020 VRHM 16032021 versie DB

Ja

Deels

Pagina 18

Verbeteren arbeidshygi ëne

Meewerken aan implementatie landelijke maatregelen gericht op gedragsaanpassing en aanpassing van brandweerkazernes Realisatie/toelichting op afwijking

Uitvoeren van het landelijk plan van aanpak

Deels

Vertraagd als gevolg van Covid-19. Is wel een proces wat continue aandacht heeft. Aandacht heeft zich nu vooral gericht op schoon en veilig werken in relatie tot Covid-19. Verbeteren Werken met een systeem om meer In 2020 wordt het nieuwe programma Deels planmatig werken resultaatgericht te oefenen; een geëvalueerd persoonlijk vakbekwaamheidsprogramma gebaseerd op de operationele functie, de aard van het verzorgingsgebied en de competenties van de medewerker Realisatie/toelichting op afwijking In ontwikkeling maar is vertraagd door Covid-19.

Wat willen wij bereiken Strategisch doel Planvorming De monodisciplinaire planvorming is georiënteerd op de ‘eigen’ brandweerdiscipline , waarbij de focus ligt op het ondersteunen van het veilig en adequaat optreden van de repressieve medewerkers

Wat gaan wij ervoor doen Operationeel doel

Prestaties

Realisatie

Planvorming verzorgt alle vormen en soorten van monodisciplinaire plannen, procedures, werkinstructies voor het brandweeroptreden

Zie jaarplan PV mono en acteren op vragen die zich in 2020 voordoen Zie jaarplan PV mono en aansluiten bij het werkplan van de ontwikkelgroep Werkplan MDOP en evenementenkalender - Opstellen convenanten en sturen op ontwikkeling van operationele afspraken - Jaarlijkse evaluatie bestaande convenanten Periodieke contacten voor afstemming GMK over het regulier werkproces en ontwikkelingen LMO

Ja

Daarbij wordt nauw samengewerkt met de sector OD om op basis van behoeften en prioriteiten te komen tot een werkpakket Namens de brandweer deelnemen aan multidisciplinaire planvormingstrajecten en de voorbereiding op evenementen Ontwikkelen van afspraken over operationele grenzen met omliggende regio’s en het uitwerken van grootschalig brandweeroptreden in het Regionaal Crisisplan

De verbinding naar de GMK-MKB

Ja

Ja Deels

Ja

Realisatie/toelichting op afwijking Jaarlijks evalueren van convenanten is vertraagd door verschoven prioriteiten. Er zal een nieuwe planning gemaakt worden om dit in te halen. Efficiënter We werken met digitale, gebruiksvriendelijke Samen met CAB DBK-RIS door Ja beschikbaar planvormingsproducten en zorgen ervoor dat beschikbare ontwikkelen OIV stellen van operationele informatie tijdig bij de juiste persoon op elke plek Ja - Planvormingsapp vullen operationele benut kan worden en beschikbaar stellen informatie - Evalueren gebruik bepalen volgens nieuwe doorontwikkeling (informatie)techn Opstellen/onderhouden Ja ologische Dekkingsplan en KVT ontwikkelingen Realisatie/toelichting op afwijking Wordt opgepakt in diverse projecten.

6.1 bijlage concept voorlopige jaarstukken 2020 VRHM 16032021 versie DB

Pagina 19

Kerngegevens

6.1 bijlage concept voorlopige jaarstukken 2020 VRHM 16032021 versie DB

Pagina 20

6.1 bijlage concept voorlopige jaarstukken 2020 VRHM 16032021 versie DB

Pagina 21

2.7 Deelprogramma Bedrijfsvoering Inleiding Binnen het deelprogramma Bedrijfsvoering zijn ondersteunende taken voor de deelprogramma’s Staf, Risico- en Crisisbeheersing en Brandweerzorg ondergebracht. De sector heeft een belangrijke adviserende, ondersteunende en ontwikkelende rol in het kader van integraal management richting leidinggevenden, de managementteams en het directieteam. Ambitieniveau In 2020 werken we aan en vanuit een stabiele basis en als businesspartner werken we voor en aan “een nog makkelijkere/betere oplossing voor de organisatie”. Vanuit de sector Bedrijfsvoering zullen we ook in 2020 de samenwerking tussen de afdelingen van bedrijfsvoering en de klant blijven stimuleren en optimaliseren. Dit betekent onder meer dat we op het gebied van PIOFACH (Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financien, Algemene Zaken, Communicatie en Huisvesting) zullen werken aan een servicegerichte en deskundige advisering en ondersteuning. Wat willen wij bereiken Strategisch doel Informatiemanagement (IM) Eigenaarschapsverschuiving van i naar de gebruikers(afdelingen)

Wat gaan wij ervoor doen Operationeel doel

Prestaties

Realisatie

Binnen de hele organisatie wordt digitaal de norm. Grotere betrokkenheid gebruikers/business betekent een betere informatievoorziening.

Introductie van key-users

Ja

Eigenaarschap over IV beter vormgegeven vanuit de gebruikende afdelingen.

Deels

Voor aspecten van het eigenaarschap van de informatievoorziening, zoals bijvoorbeeld informatiebeveiliging speelt de gebruiker een steeds grotere rol.

Informatiebeveiliging beter op orde

Ja

Medewerkers worden zelfverantwoordelijk voor registratie, archivering, opslag en informatieuitwisseling. Realisatie/toelichting op afwijking De onverwachte maximale thuiswerksituatie voor kantoorpersoneel is gebruikt als impuls om versneld MS-Teams binnen de VRHM te introduceren voor video-vergaderen en digitaal samenwerken. Projecten die een nieuw informatiesysteem opleveren werken vanaf begin met actieve key-users. Deze krijgen na de projectfase een plek in de beheerfase. Zowel bij de projecten Zorro als Topdesk-upgrade is dit succesvol. Hierbij is eigenaarschap en opdrachtgeverschap in de betreffende stuurgroepen actief en goed geborgd. Het bewustzijn van informatiebeveiliging is verbeterd door diverse webinars en communicatie. Zo is bijvoorbeeld de Citrix-bug begin 2020 gebruikt als aanleiding voor bewustwording t.a.v. informatieveiligheid en tegelijk als impuls voor verbetering van technische maatregelen. De VRHM heeft als enige veiligheidsregio een externe informatieveiligheid audit uitgevoerd. De resultaten hiervan worden in 2021 risicogericht beoordeeld en opgepakt. Efficiënte bedrijfsvoering & Optimale ondersteuning bedrijfsvoeringsprocessen

Door ontwikkelen en innoveren met informatievoorzieni ng en ICT: 1. Systemen blijven vernieuwen en door ontwikkelen, met ruimte voor innovatie 2. Blijven innoveren met ICT om (nog beter) bij te blijven

Gefaseerd vernieuwen van (een deel van) de huidige ICTen informatiesystemen.

6.1 bijlage concept voorlopige jaarstukken 2020 VRHM 16032021 versie DB

Ja

Deels

Pagina 22

Realisatie/toelichting op afwijking 1. 2.

Het project Zorro heeft het nieuwe zaaksysteem Squit2020 en het Omgevingsdossier gerealiseerd. De vernieuwing van facilitair- en logistiek management systeem Topdesk is gestart en wordt conform planning in 2021 afgerond. Innovatie heeft beperkte aandacht gehad in 2020. Het innovatie onderzoek voor gebruik body-cams bij de eenheid gevaarlijke stoffen is afgerond.

Betere samenwerking met digitale middelen

Digitale transformatie (aanvullend budget benodigd): 1. Ketensamenwerking 2. Integraal management

3. Integrale planning

1a. Doorontwikkeling samenwerkingsinfrastructuur (Geo, ICT, Digitaal werken) 1b. Digitale Stelsel Omgevingswet – DSO 2. Analyse, sturen en verantwoorden (BI): - Verbeteren van de BI-omgeving. 3. Integrale planningsondersteuning - Integraal planningssysteem inrichten.

Deels

Nee Deels Nee

Realisatie/toelichting op afwijking 1. De multi-samenwerking is overgezet naar MS-Teams en de toegang is vereenvoudigd. De omgevingswet is met één jaar uitgesteld waardoor Digitale Stelsel Omgevingswet pas in 2021 opgepakt wordt. Rondom geo is een beperkt aantal kaartlagen toegankelijk gemaakt. 2. Ter voorbereiding op verbeteren van de BI-omgeving is gestart met architectuur en strategie van een data- en integratie platform. 3. Integrale planningsondersteuning is niet opgepakt door veranderde prioriteiten bij zowel de afdeling IM als de afdeling integrale planning ondersteuning. Wat willen wij bereiken Strategisch doel Personeel Efficiënte bedrijfsvoering Inzetten van medewerkers waar zij de grootste meerwaarde voor de organisatie realiseren

Het optimaal bezetten van de formatie. (Juiste man op de juiste plek)

Het laten aansluiten van de competenties van de medewerkers op de ambities van de organisatie

Operationeel doel Inzetten van de gesprekscyclus (jaarlijks) en de schouw (tweejaarlijks)

De reorganisatie heeft geleid tot boventalligheid. Deze boventalligheid moet in de komende 2 jaar zoveel als mogelijk gereduceerd worden Opstarten ontwikkeltrajecten

Wat gaan wij ervoor doen Prestaties De gesprekscyclus wordt uitgevoerd voor alle medewerkers als een integrale cyclus, waarbij de aanpalende instrumenten (POP, opleidingsbeleid, mobiliteit, 2e loopbaan en schouw), toegepast kunnen worden Met de boventalligen worden individuele afspraken gemaakt die leiden tot het vinden van een formatieve functie binnen of buiten de organisatie. Het ontwikkelprogramma voor leidinggevenden wordt opgestart in 2019 en loopt door in 2020. Aansluitend vindt verdere ontwikkeling en borging plaats

Realisatie Ja

Ja

Ja

Binnen RCB wordt voor medewerkers die andere competenties moeten ontwikkelen een ontwikkeltraject opgestart (de expeditie)

Ja

Voor de ploegchef vrijwillig wordt een maatwerk programma ontwikkeld.

Nee

Leidinggevenden faciliteren in het invulling geven aan integraal management. Hiervoor worden de zgn. PIOFACH-trainingen ontwikkeld.

Deels

6.1 bijlage concept voorlopige jaarstukken 2020 VRHM 16032021 versie DB

Pagina 23

Realisatie/toelichting op afwijking - Ontwikkeltraject voor leidinggevenden is opgestart en uitgevoerd. De borging is een continue punt van aandacht, dat plaatsvindt in de gesprekken tussen medewerkers en leidinggevende. - Programma voor ploegchefs is doorgeschoven naar 2021. - Aanvang van PIOFACH-trainingen is gemaakt. Het verder invulling hieraan geven loopt door in 2021. Inzetten op een veilige en duurzame werkomgeving

Driejaarlijks uitvoeren Medewerkers- onderzoek

In plaats van het uitvoeren van een groot medewerkers onderzoek wordt ervoor gekozen om gerichte audits uit te voeren. De eerst vindt plaats in Q1 2020.

Ja

Realisatie/toelichting op afwijking In de eerste helft van 2020 heeft een gericht onderzoek plaatsgevonden naar het welzijn van de collega’s en de Covid-19 situatie, vaak in combinatie met thuiswerken. Regelmatig uitvoeren De evaluatie uit 2017 is in 2018 Optimale beheersing risico’s Deels PPMO, Fysieke test en geïmplementeerd. Verdere Aanstellingskeuringen (AK) ontwikkelingen op dit thema worden nauwlettend gevolgd. Implementeren Resultaten Wij werken deze speerpunten uit: Ja van de RI&E en Schoon - Veilig werken werken - Schoon werken - Arbo organisatie Realisatie/toelichting op afwijking In de overgang van oud naar nieuw wordt dit vormgegeven. Processen zijn voor 90% ingericht. Covid-19 heeft hier wel vertragend gewerkt. Resultaten van de eerdere RI&E worden doorlopend geprioriteerd en opgepakt. In 2020 is de rol van arbo adviseur en preventiemedewerker vormgegeven binnen de organisatie, zodat toezicht en advies op veilig en schoon werken geborgd is.

Efficiënte bedrijfsvoering Klantgerichtheid

Inzetten van marktconforme en actuele arbeidsvoorwaarden

Het project 2e loopbaanbeleid leidt tot uitvoering. - Het onderhandelaarsakkoo rd FLOovergangsrecht uitvoeren;

Ja

Ja

- Voorbereiden van de Nee uitvoering van normaliseren van de ambtenarenstatus; - Uitvoeren onderhandelde caoDeels akkoord; - Brandweerkamer voert overleg over Ja de 20jarige contracten Realisatie/toelichting op afwijking - Landelijk geen voortgang geweest op dit thema. In afwachting van uitkomst taakdifferentiatie. - Er is in 2020 geen Cao-akkoord afgesloten. Er is afgesproken de loonafspraken te volgen die gemaakt werden bij de Cao Gemeenten. Deze zijn uitgevoerd.

6.1 bijlage concept voorlopige jaarstukken 2020 VRHM 16032021 versie DB

Pagina 24

Wat willen wij bereiken Strategisch doel Operationeel doel Communicatie Versterken van de Het ontwikkelen van een externe visie op externe communicatie communicatie. (Communicatie 2.0)

Versterken van de Interne Communicatie (Communicatie 2.0)

De organisatie communicatiever maken.

De interne communicatiemiddelen verbeteren en nieuwe middelen ontwikkelen Duidelijkheid geven over wie welke rol heeft in de in- en externe communicatie.

Door ontwikkelen mediamonitoringsyst eem/webcare

Buitenwereld binnenbrengen en binnenwereld naar buiten brengen

VIMS Informatieveiligheid Ontwikkelprogramma Samen Verder leidinggevenden

Wat gaan wij ervoor doen Prestaties Realisatie - Visie op de merkpositionering: wanneer presenteren wij ons als Veiligheidsregio Hollands Midden en wanneer als Brandweer Hollands Midden - Communicatie is eigenaar van de strategische externe communicatiemiddelen en is ondersteunend en kaderstellend voor andere communicatieprocessen en middelen - Analyses maken van gebruik externe communicatiemiddelen en communicatiemiddelen aanpassen - Door ontwikkelen externe communicatiemiddelen

Nee

Nee - Communicatie is eigenaar van de strategische interne communicatiemiddelen en ondersteunend en kaderstellend voor andere interne communicatieprocessen en -middelen - Adviseren en ondersteunen leidinggevenden en projectleiders bij het brengen van hun boodschap (maatwerk) - Tools ontwikkelen om onze leidinggevenden communicatiever te maken. O.a. infographics over PIOFACH- taken die de rolverdeling tussen managers en de verschillende afdelingen van de sector Bedrijfsvoering beschrijven - Analyses maken van gebruik interne communicatiemiddelen en communicatiemiddelen aanpassen - Door ontwikkelen nieuw sociaal intranet; Nee - Door ontwikkelen overige interne communicatiemiddelen - Adviseren en ondersteunen van Nee leidinggevenden op het gebied van communicatie bij hun rol als integraal manager - Dagelijkse rapportages maken die inzicht Nee geven hoe VRHM/BHM wordt beleefd. Dialoog aangaan met de buitenwereld aan de hand van een contentplanning - Communicatieadvies en realisatie Nee communicatiemiddelen

Adviseren en ondersteunen bij projecten uit het korpsbeleidsplan.

Nee

6.1 bijlage concept voorlopige jaarstukken 2020 VRHM 16032021 versie DB

Pagina 25

Realisatie/toelichting op afwijking Vanwege de Covid-19-crisis is de aandacht op communicatiegebied volledig uitgegaan naar de informatieverstrekking op zowel intern als extern (website hollandsmiddenveilig.nl) vlak. Naast de reguliere interne en externe communicatie-uitingen (bv het jaarverslag) heeft deze informatieverstrekking veel capaciteit gevergd en is dat ten koste gegaan van de voorgenomen doelen op communicatiegebied.

Prestatieverloop Indicator Verzuimpercentage*

2018

2019

2020

4,95%

6,18%

4,65%

Instroom*

17

26

41

Instroom (vrijwilligers)

59

112

60

Uitstroom*

15

26

20

Uitstroom (vrijwilligers)