1.26 RIB Informatiebeleid en Meerjarenonderhoudsplan 2024-2028

15 Veilig samenwerken 15.1 Vertrouwelijke email In de Besliswijzer veilig mailen (zie intranet) kun je nakijken wanneer informatie veilig verzonden moet worden. Met beveiligde mail kun je veilig vertrouwelijke informatie uitwisselen via Outlook. Gebruik daarvoor de knop ‘Veilig verzenden’ in het bericht of voeg ‘veilig mailen’ toe aan het onderwerp van de email. Veilig mailen vanuit Djuma doe je door het onderwerp van de email te beginnen met ‘Veilig mailen’. 15.2 Kies het juiste mailadres Een tikfout is zo gemaakt en namen worden in de mail aangevuld. Let dus op naar wie je mail stuurt. Gaat het toch mis en betreft het vertrouwelijke informatie? Meld dit als incident, vraag die persoon het mailtje direct te verwijderen en dat te bevestigen. 15.3 Aangetekende papieren post De papieren post is wettelijk goed beschermd met het briefgeheim. Op schending hiervan staan sancties, waar- onder boetes en zelfs gevangenisstraffen. Door informatie aangetekend te versturen, kan papieren post soms een nuttig en veilig alternatief zijn. In het bezorgproces raakt een poststuk weleens zoek: meld dit als incident. 15.4 Veilig delen van (grote) bestanden Gebruik Djuma om bestanden te delen met directe collega’s. Dit werkt niet voor externe betrokkenen of voor grote bestanden. Hiervoor maak je gebruik van beveiligde mail of de samenwerkomgeving (SharePoint/Teams).

De samenwerkomgeving is ook toegankelijk voor partners buiten de gemeente. Deze hebben niet de risico’s van commerciële toepassingen zoals Dropbox en WeTransfer.

16 Omgaan met persoonsgegevens en privacy Ga ervan uit dat je persoonsgegevens rechtmatig gebruikt. Twijfel je hierover en zie je een risico? Spreek het uit! We werken dagelijks met persoonsgegevens, d.w.z. gegevens die direct of indirect te herleiden zijn tot een persoon. Dit doen we met een goede reden, bijvoorbeeld om onze wettelijke taken te kunnen uit voeren of voor onze interne processen. Als je voor je werk persoonsgegevens gebruikt, mag je ze niet zomaar gebruiken voor een ander doel. Soms lijkt het een goed idee om persoonsgegevens die je al hebt ook voor een ander doel te gebruiken. Dat mag als dat nieuwe doel voldoende past bij het oorspronkelijke doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. Om dit beoordelen bespreek je dit met een privacy-specialist. 16.1 Voorkom datalekken: werk veilig Pas de regels voor informatiebeveiliging toe, dan bescherm je ook persoonsgegevens en voorkom je datalekken.

Wat is een datalek? Een datalek ontstaat als de verkeerde personen toegang krijgen tot persoonsgegevens en wanneer persoonsgegevens vernietigd worden zonder dat dit de bedoeling is.

Een belangrijk privacy-onderwerp is het goed Pagina ( 15/19 )

beschermen van persoonsgegevens. Je moet ze kunnen gebruiken voor je werk, maar anderen moeten er niet zomaar bij kunnen. Door veilig om te gaan met gegevens bescherm je de privacy van burgers en medewerkers. De clean desk policy, de papiercontainer, nadenken wat je bespreekt in de openbare ruimte etc. dragen ook bij aan privacybescherming. De gemeente heeft veel aandacht voor privacy, maar het kan toch voorkomen dat er meer gegevens dan nodig verwerkt worden of dat deze langer dan nodig bewaard blijven. Maak je je hier zorgen over? Bespreek dit dan in je team of vraag het aan de privacy officer of functionaris gegevensbescherming. 16.2 Deel en bespreek gedoseerd persoonsgegevens Deel en bespreek niet meer informatie over personen dan nodig is voor je werk en voor het werk van de collega. Ook zonder privacywetgeving is het vanzelfsprekend dat je zorgvuldig met persoonsgegevens omgaat. Je wilt zelf ook graag dat een ander zorgvuldig omgaat met jouw gegevens. Als het voor je werk en van je collega nodig is om persoonsgegevens te delen en daarover te praten, is dat prima. Echter, deel en bespreek niet meer informatie over personen dan nodig voor dat doel. Met trots en plezier praten over je werk is uitstekend, maar pas op welke (persoons)gegevens je daarbij deelt. 16.3 Datalekken melden: klein en groot Meld een datalek, ook als ze klein zijn.

Ook als je heel zorgvuldig werkt, kan je toch een datalek veroorzaken. Dit kan ook buiten je schuld zijn als bijvoorbeeld post zoekraakt met daarin persoonsgegevens. Het versturen van een mail naar een verkeerd adres is een veel voorkomend datalek. Datalekken zijn informatiebeveiligingsincidenten en moet je melden volgens de procedure (zie bijlage 2). Meld wanneer persoonsgegevens bij de verkeerde persoon terecht komen. Doe dit ook als het risico voor de betrokkenen beperkt is. Door consequent te melden, zien we ook waar ruimte is voor verbetering in proces, systeem en instructie. In de verdere afhandeling wordt ervoor gezorgd dat impactvolle datalekken gemeld worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Het is belangrijk dat je een potentieel datalek direct meldt zodat we deze tijdig kunnen melden bij de AP. Ook is de administratie op orde bij vragen van de AP. 16.4 Jouw privacy op het werk Op het werk heb je ook recht op privacy, bijvoorbeeld met betrekking tot je mail en je persoonlijke schijf. In principe is dit persoonlijke informatie. Incidentele controle van emailberichten (en internetgebruik) is alleen toegestaan wanneer er een concreet vermoeden is van ongeoorloofde activiteiten door de werknemer. Waar mogelijk moet de werkgever zich eerst beperken tot meta-data, zoals het tijdstip van de verzending en de grootte van het bericht.

Het is niet de bedoeling dat de inhoud van het bericht wordt gecontroleerd. Is de conclusie dat het een privébericht betreft, dan dient de controle gestaakt te worden, tenzij de controle noodzakelijk is om het doel te bereiken. Sommige handelingen met ICT worden digitaal gelogd en gemonitord. Het voornaamste doel hiervan is ICT-beheer waaronder het oplossen van verstoringen en het detecteren van dreigingen. Verder kunnen loggegevens worden ingezien met heel goede redenen en via vastgestelde procedures, zoals voor AVG-inzageverzoeken of integriteitsonderzoek. Heb je vragen over je eigen privacy? Stel ze bij de Servicedesk. Als zij jouw vraag niet kunnen Pagina ( 16/19 )

beantwoorden, verwijzen ze je door naar de juiste collega. 16.5 Phishing: trap er niet in! Cybercriminelen willen graag inloggegevens en financiële gegevens van je organisatie. Dit doen ze via phishing: via de telefoon of een link in een mailtje kom je op een website terecht die bijna niet van echt te onderscheiden is. Daar moet je dan inloggen en gegevens achterlaten. Vervolgens ben je je gegevens kwijt en kunnen die misbruikt worden voor identiteitsfraude. Cybercriminelen vallen met phishingmails ook organisaties aan. Er zijn phisingmails die virussen verspreiden en bijvoorbeeld bestanden op slot zetten met losgeld als doel. Klik dus nooit zomaar op linkjes in mailtjes. Als je toch denkt dat het een 'echt' bericht is, klik dan niet op de link, maar ga zelf naar de website en log daar in. Of neem zelf rechtstreeks contact op per telefoon of mail. Phishing kan grote gevolgen hebben voor de organisatie waarin je werkt. Dagelijks worden organisaties door dergelijke software platgelegd en het herstel kost veel tijd en geld.

17 Help elkaar Voorkom incidenten: help elkaar, stel vragen en maak de ander bewust van de goede omgang met informatie. Door elkaar te helpen, voorkomen we dat zaken misgaan. Als je dit lastig vindt, zijn er natuurlijk ook andere mogelijkheden om iets aan te kaarten, zoals dit melden bij je leidinggevende of een vertrouwenspersoon.

Pagina ( 17/19 )

Bijlage 1 – Contactgegevens ICT Servicedesk • +31182729991, ictservicedesk@krimpenerwaard.nl Vragen over informatiebeveiliging • Chief Information Security Officer: Edward van Deursen +31182729410, E.vanDeursen@krimpenerwaard.nl en Rens Burghgraaff, +31182729697, r.burghgraaff@krimpenerwaard.nl • Informatiebeveiligingsfunctionaris/Security Officer: Henk Verveer +31648138263, H.Verveer@krimpenerwaard.nl Vragen over privacy • Functionaris Gegevensbescherming (FG): Nico Mookhoek +31623528032, N.Mookhoek@krimpenerwaard.nl • Privacy Officer: Annemarie Haneveld +31182729404, privacy@krimpenerwaard.nl Vragen over openbaarmaking gegevens en Woo • Coördinator Woo: Kevser Yegenaga +31182361223, K.Yegenaga@krimpenerwaard.nl Vragen over archivering en duurzame opslag informatie • Team DIV/Archief +31182729908, archief@krimpenerwaard.nl

Pagina ( 18/19 )

Bijlage 2 – Verwijzingen naar achterliggende documenten De documenten staan op het intranet. De links werken alleen als je bent ingelogd in de VDIomgeving. Achter het document staat het documentnummer waarmee het te vinden is in Djuma. •

Regeling ICT-middelen en informatie (2020) (683073)

•

Regeling Integriteitsbeleid Gemeente Krimpenerwaard 2022 (803613)

•

Regeling Gedragscode Integriteit 2020 (574577)

•

Beveiligingsbeleid Suwinet-Inkijk 2023-2026 (1033393)

•

Strategisch Informatiebeveiligingsbeleid 2023-2026 (1021427)

•

Algemene informatie over de verwerking van persoonsgegevens

•

Datalek of zwakke plek informatiebeveiliging melden

•

Besliswijzer veilig mailen

•

Veilig én gebruiksvriendelijk mailen. Handleiding zorgmail.

•

Guidelines voor het vormgeven van digitaal en zaakgericht werken

•

Servicenormen Gemeente Krimpenerwaard

•

Onze telefonische bereikbaarheid. Servicenormen, belwijzer en Teams statussen

•

Stroomschema, matrix, handleidingen (digitaal) ondertekenen

•

iStock beeldbank met stockfoto’s/illustraties Voor rechtenvrij beeldmateriaal

•

Informatiebeleid 2024-2027 en bijlagen

•

Alles over privacy: Privacy - Werk ABC - KIS (krimpenerwaard.nl)

Pagina ( 19/19 )

Bijlage 2 - Beleidsuitgangspunten Teams, SharePoint en OneDrive De gemeente maakt gebruik van Microsoft Office 365. Onderdelen hiervan zijn Teams, SharePoint en OneDrive. Dit beleidsdocument geeft richting ten aanzien van gebruik en inrichting van Teams/Sharepoint/Onedrive. •

• •

Microsoft Teams: communicatie- en samenwerkingsplatform. Bellen, videovergaderen, samenwerken aan en delen van informatie. Vormt de toegang tot Teamsites die worden opgeslagen op Sharepoint. SharePoint: intranetachtige faciliteit voor documentbeheer, opslag van niet-archiefwaardige informatie in teamsites. OneDrive: hiermee kunnen bestanden worden opgeslagen in een persoonlijke cloudomgeving van Microsoft. Ook worden documenten uit Djuma tijdelijk op de Onedrive opgeslagen zolang ze door de gebruiker worden gewijzigd.

De volgende beleidsuitgangspunten ten aanzien van de verdere inrichting zijn vastgesteld voor de gemeente: 1. Het zaaksysteem wordt gebruikt voor het opslaan van archiefwaardige informatie. Teams/SharePoint wordt alleen gebruikt voor de tijdelijke opslag van informatie. 2. OneDrive is de persoonlijke schijf voor persoonlijke documenten en bevat geen archiefwaardige informatie. Informatie uit de OneDrive is wel eenvoudig te delen met anderen, let hierop. 3. Informatiemanagement organiseert het beheer van de Microsoftproducten waaronder het functioneel beheer en het technisch beheer. 4. Iedere Teamsite heeft minimaal 2 Teameigenaren. Voordat een medewerker eigenaar kan worden van een team ontvangt deze een instructie van een medewerker van DIV. 5. Functioneel beheer is back up voor het aanpassen van de teameigenaar en teamleden als de teameigenaar in gebreke blijft. 6. De teameigenaar bewaakt dat teamleden informatie op de juiste plaats gestructureerd opslaan en voorzien van een heldere naam en tag. 7. Het aanvragen van een Team gebeurt bij de functioneel beheerder en verloopt via een standaardprocedure (aanvraag via de selfservicedesk). Hierbij worden de afspraken over naamgeving toegepast. 8. Er is een protocol voor de naamgeving van een Team en de naamgeving van kanalen zodat dit eenduidig gebeurd. Deze mogen o.a. geen persoonsgegevens bevatten. 9.

Er wordt gewerkt met standaard sjablonen van Teams/kanalen. Deze worden ingericht door de functioneel beheerder. 10. Teamsites en kanalen hebben een standaard verlooptijd van 180 dagen bij inactiviteit. 30 dagen voor verloop wordt het verantwoordelijke team én DIV geattendeerd. 11. Alle medewerkers die lid zijn van een Team zijn zelf verantwoordelijk voor het opslaan van archiefwaardige informatie in het zaaksysteem. De teameigenaar ziet erop toe dat dit gebeurt. Zij kunnen hiervoor altijd advies inwinnen bij een medewerker van DIV.

12. Medewerkers zijn niet vrij om (nieuwe) Microsoft apps toe te voegen aan Teams. Zij kunnen hiervoor een verzoek indienen bij de functioneel beheerder. 13. Nieuwe medewerkers en externe inhuur krijgen bij aanvang van hun werkzaamheden een (al dan niet online) training voor het gebruik van en informatiebeheer binnen Teams. 14. De teameigenaar mag externen toevoegen aan een Team. In de uitnodigingsmail voor deelname aan een Team is een verklaring opgenomen over zorgvuldige omgang met data. De externen wijzen we op de verklaring (hiervoor wordt een sjabloon beschikbaar gesteld). 15. Team DIV is verantwoordelijk voor het inrichten van een minimaal beheerregime voor Teams. 16. Team DIV adviseert en begeleidt medewerkers in het juiste gebruik van Teams met betrekking tot archiefbeheer en het vastleggen van informatie. 17. Team DIV heeft rechten om in Teams te zoeken en controleert steekproefsgewijs of de informatie in het juiste systeem en op de juiste plaats is opgeslagen.

Bijlage 3 - Beleid voor het bewaren van email De gemeente Krimpenerwaard heeft zich aangesloten bij de Capstone-methode voor het bewaren van email. Per 1 januari 2024 geldt voor het bewaren van email een nieuwe gemeentelijke selectielijst waarin is aangegeven wat de vanaf dat moment geldende bewaartermijnen zijn voor welke mailboxen. In grote lijnen betekent de selectielijst het volgende: 1. 2. 3. 4.

De mailboxen van sleutelpersonen worden permanent bewaard. De mailboxen van het overige personeel worden zeven jaar bewaard. Functionele mailboxen worden één jaar bewaard. Het wordt aanbevolen personeel gedurende een bepaalde termijn de mogelijkheid te geven mail op te schonen alvorens de bewaartermijn ingaat.

De lokale beleidsvrijheid bestaat uit de invulling van de details. Het beleid van de gemeente Krimpenerwaard, gehoord de belanghebbenden, luidt als volgt: 1. Er moet worden voorkomen dat zaken in het zaaksysteem incompleet zijn. Het blijft dus nodig voor medewerkers om voor een zaak relevante mail aan deze zaak toe te voegen. Dit wordt gestimuleerd door het opnemen zogeheten checklistitems als een verplicht document moet worden toegevoegd. 2. De gemeente gaat technische voorzieningen aanbrengen om mail langduriger te bewaren dan nu mogelijk is en start daartoe een selectietraject. 3. Tot de komst van een technische voorziening wordt mail van sleutelpersonen bij uitdiensttreding handmatig permanent bewaard. 4. Als sleutelpersoon gelden bij de gemeente Krimpenerwaard met ingang van 1 januari 2024: a. De wethouders/portefeuillehouders b. De burgemeester c. De algemeen directeur en diens plaatsvervanger d. De overige directieleden e. De griffier f. De concerncontroller g. De Chief Information Security Officer h. De Functionaris Gegevensbescherming i. De leden van de rekenkamer 5. Mail van overige personeelsleden wordt vanaf de succesvolle implementatie van een hulpmiddel voor emailbewaring zeven jaar bewaard. Tot die tijd blijft de huidige termijn van drie maanden na uitdiensttreding gelden, mede gezien het staande beleid dat relevante mail in het zaaksysteem wordt opgeslagen. 6.

Er wordt gedurende 10 weken de gelegenheid aangeboden om mail uit te zonderen van bewaring, bijvoorbeeld bij privéberichten of informele mails. 7. Voor het bewaren van email geldt het hotspot-beleid: bewaring vindt plaats in het zaaksysteem en zodra er een hotspot is aangewezen wordt deze bewaring ook actief gestimuleerd. 8. Dit beleid wordt, voorzien van praktische tips, opgenomen in de richtlijn digitaal werken. 9. Toegang tot de gearchiveerde gegevens wordt beperkt tot de personen die dit uit hoofde van hun rol moeten kunnen raadplegen zoals de WOO-coördinator, de teammanager of de door hen aangewezen persoon.

10. Om risico's goed te kunnen inschatten en managen wordt een DPIA uitgevoerd voor de invoering van de geautomatiseerde bewaring.

Bijlage 4 - Beleid voor het benoemen van hotspots Inleiding Archieven hebben verschillende functies, onder andere als bron voor (toekomstig) historisch onderzoek. Daar waar het handelen van de overheid en de samenleving elkaar intens raken, is het vanuit het cultuur-historisch perspectief van belang om de neerslag van deze bijzondere gebeurtenissen veilig te stellen en te bewaren. Veel overheidsinformatie is in selectielijsten voor archiefbescheiden als te vernietigen gewaardeerd. Bij een hotspot staat de interactie tussen overheid en samenleving centraal. Het gaat om gebeurtenissen die maatschappelijke beroering veroorzaken, van bijzondere betekenis zijn voor de inwoners en in de media veel aandacht hebben getrokken. Informatie met betrekking tot een hotspot kan worden uitgesloten van vernietiging. De hotspot-monitor is het proces om hotspots’ te identificeren en benoemen. Wettelijk kader Naast de reguliere overheidsinformatie die de gemeente volgens de Selectielijst al selecteert en bewaart, is elke gemeente vanaf 2017 verplicht een hotspot-monitor op te stellen. Beleid • Deelnemen aan de regionale hotspotmonitor o.l.v. het Streekarchief Midden Holland. • Het instellen van een lokale hotspot-monitor voor het benoemen van hotspots. Periodiek zal een senior informatiebeheerder deelnemen aan het Newsroomoverleg (Team Communicatie).

In dit overleg zullen hotspots worden geïdentificeerd. Indien nodig zullen zij hier interne experts bij uitnodigen. • De lijst hotspots’ zal jaarlijks worden besproken in (bekrachtigd door) het Strategisch Informatie Overleg SIO (archiefinspecteur). • Berichtgeving m.b.t. een hotspot op sociale media van de gemeente zal worden gearchiveerd; • Berichtenverkeer (WhatsApp) m.b.t. een hotspot zal worden gearchiveerd. Dit betreft in ieder geval een Whatsappgroep die specifiek in het leven is geroepen omtrent een gebeurtenis die benoemd is als hotspot. • De hotspotmonitor is een uitzondering op de selectielijst en moet daarom worden gepubliceerd op de website. Dit geeft inwoners de mogelijkheid om input te leveren. Privacy • Het staat de projectleider of verantwoordelijke medewerker vrij het berichtenverkeer te ontdoen van privé berichten voordat deze wordt overgedragen aan DIV. • Wanneer berichtenverkeer en/of sociale media worden overhandigd in het kader van een informatieverzoek Wet open overheid dan wordt deze geanonimiseerd en ontdaan van informatie die op grond van de Woo kan worden uitgesloten verstrekt aan de verzoeker.

754443 / 1111037 gemeente Krimpenerwaard Postbus 51 2820 AB Stolwijk www.krimpenerwaard.nl

Bijlage 5 - Beleid voor het bewaren van tekstberichten Landelijk is veel aandacht voor de archivering van (Whatsapp) berichtenverkeer en SMS. Op grond van de Archiefwet zijn overheden dit ook verplicht. Daarnaast is op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. De Woo regelt het recht op publieke informatie van overheidsorganisatie. De komst van de Woo verplicht ook onze gemeente om inwoners en belangstellenden toegang te geven tot informatie. Hieronder vallen ook SMS- en Whatsappberichten. Software om berichtenverkeer (van sleutelfiguren) automatisch te archiveren is in ontwikkeling. Op dit moment heeft de gemeente niet de middelen en de capaciteit om handmatig al het berichtenverkeer te archiveren. Van het berichtenverkeer wordt vooralsnog niets gearchiveerd, tenzij er sprake is van een hotspot of een Woo-verzoek. Het merendeel van deze informatie is op korte termijn vernietigbaar en het risico van informatieverlies is zodanig klein dat dit niet in verhouding staat tot de inspanning die ervoor moet worden geleverd om deze te archiveren. Onder berichtenverkeer wordt verstaan: -

Berichtenverkeer via een app, zoals Whatsapp, Signal, Threema SMS Chatberichten in MS Teams

Richtlijnen m.b.t. het gebruik van chat- en berichtenverkeer zijn opgenomen in de Gedragsregeling Digitale Werkomgeving. Zie hiervoor bijlage 1 van het Informatiebeleid 2024-2028. Berichtenverkeer met betrekking tot een hotspot zal worden gearchiveerd. Zie hiervoor bijlage 4 van het Informatiebeleid 2024-2028.

Bijlage 6 – Strategische kernapplicaties In het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2020 geldt een uitzondering voor strategische ICT-producten. Strategische ICT-producten worden aangewezen in het Informatiebeleid. Hiervoor geldt dat opdrachten rechtstreeks gegund moeten kunnen worden aan de huidige leverancier tot de Europese drempel.1 Strategische kernapplicaties zijn: Kantoorautomatisering en serverbesturing – Microsoft 365, Microsoft Windows server, Microsoft SQL Virtualisatie – VMWare Geoinformatie – ESRI (ArcGis, Geoweb) Publiekszaken – Centric (ediensten, suite voor publieksdiensten) Servicedesksoftware – Topdesk Anonimiseringssoftware – Datamask Ondertekening – Validsign Webdiensten – iO Koppelsoftware – Enable-U Assetmanagement – Obsurv Zaakgericht werken en klantcontacten – Visma/Circle met Djuma Telefonie – Microsoft Teams en cc4all. Digitaal vergaderen – iBabs Videotulen – CompanyWebcast Sjablonen – Templafy Monitoring – PRTG Documentair structuurplan – iNavigator/VIND Vergunningenapplicatie - Centric Leefomgeving Sociaal domein - CiVision Samenlevingszaken (iSam en cSAM) Burgerzakensoftware – Key2Burgerzaken en aanhangende applicaties Procesinventarisaties - Mavim Meldingenapplicatie – Binnenbeter

1 Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Krimpenerwaard 2020, p. 6

Plansoftware en toepasbare regels – XXLNC Financieel systeem - Unit4

Bijlage 7 – Gemeentelijk cloudbeleid Het gemeentelijke cloudbeleid is gebaseerd op de adviezen over de inkoop van cloudapplicaties van het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) en de Informatiebeveiligingsdienst (IBD). • • • • •

• • •

• • • • •

• •

Dit beleid heeft vooral betrekking op diensten die worden afgenomen als software as a service (SAAS). De GIBIT (meest recente versie) is van toepassing. De leverancier committeert zich daarmee aan de VNG-kwaliteitseisen. De gemeente moet vooraf nagedacht hebben over eventuele risico’s van de clouddienst en de geïdentificeerde risico’s moeten gemitigeerd zijn. Het hoofdkantoor van de leverancier en het datacenter zijn gevestigd in de Europese Economische Ruimte. Buiten de EER moeten extra maatregelen genomen worden om aan de verplichtingen vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming te voldoen. Ook moeten extra maatregelen genomen worden op basis van een risicoanalyse bij gebruik van een dienst van een dienstverlener die valt onder een juridisch regiem buiten dat van de AVG (ook al wordt de data in de EER opgeslagen). Er worden geen leveranciers of diensten gebruikt uit landen met een offensief cyberprogramma gericht tegen Nederlandse belangen. Data blijven eigendom van de gemeente en moeten geanalyseerd kunnen worden met behulp van de business intelligence van de gemeente. Dit wordt opgenomen in de overeenkomst met de leverancier. Er is een exit-strategie na afloop van het contract voor het overzetten van data naar een nieuwe applicatie. Dit wordt opgenomen in de overeenkomst met de leverancier.

Er is een dienstverleningsovereenkomst of servicelevel agreement waarmee afspraken over beheer, bereikbaarheid en continuïteit worden vastgelegd. Hierin wordt rekening gehouden met de servicenormen en openingstijden van de gemeente. In de dienstverleningsovereenkomst kunnen ook sanctiemogelijkheden staan bij het niet nakomen van de afspraken. Technisch beheer berust bij de cloudleverancier, functioneel beheer berust bij de gemeente. Over het beheer worden vooraf afspraken gemaakt en vastgelegd. Een functioneel beheerder wordt aangewezen of aangesteld. Cloudverbindingen verlopen via en worden gemonitord door de gemeentelijke servicebus. Koppelvlakken vinden plaats conform VNG en Common Ground standaarden. Cloudverbindingen gaan bij voorkeur via het GGI-netwerk. Applicaties koppelen ten behoeve van 2-factor authenticatie met de Active Directory. Indien de applicatie persoonsgegevens verwerkt wordt er een verwerkersovereenkomst afgesloten conform VNG-model. Opgenomen zijn in ieder geval de karakteristieken van gebruik van een clouddienst, zoals de (hoofd-) dienstverlener en eventuele onderdienstverleners, het type dienstverlening (public/private/hybride/community cloud), de geografische regio van verwerking en opslag van gegevens.

In de overeenkomst met de dienstverlener wordt opgenomen dat de dienstverlener controle en verantwoordingsonderzoeken toelaat of daarover rapporteert; er bestaat een ‘right-toaudit’ voor de opdrachtgevende organisatie. De applicatie moet kunnen archiveren “by design". Dit betekent dat bij vernietiging van geproduceerde documenten het ook mogelijk moet zijn metadata en procesinformatie in de applicatie mee te vernietigen. Ook als documenten via een automatische koppeling worden gearchiveerd in een zaaksysteem.

Bijlage 8 - meerjarige projectenplanning informatiemanagement en DIV Project Trekker 2024 Q1 2024Q2 2024Q3 2024Q4 2025Q1 2025Q2 2025Q3 2025Q4 2026Q1 2026Q2 2025Q3 2025Q4 2026Q1 2026Q2 2026Q3 2026Q4 2027Q1 2027Q2 2027Q3 2027Q4 2028Q1 2028Q2 2028Q3 2028Q4 IT-voorzieningen werf vernieuwen thin clients JWdG contracteren en aanleggen glasvezel GM inkoop wifi JWdG inkoop switches JWdG inkoop av GM lease/verhuizen printers en plotters MvdG IT-voorzieningen gemeentehuis aanbesteding av + raadzaalapparatuur GM aanbesteding netwerkapparatuur JWdG aanbesteding wifi JWdG aanbesteding werkplekken JWdG contracteren en aanleggen internet en GGI JWdG contracteren en aanleggen glasvezel GM voorbereiden inrichten balieplekken LZ uitwijkomgeving realiseren en verhuizen JWdG Datagedreven gemeente MvdG Informatiebeveiliging aanbesteden & implementeren monitoring and response HV beveiligde mail en grote bestanden HV acties BIO2 en NIS2 HV uitnutten M365 E5 op het gebied van informatiebeveiliging HV Informatiewetten Gedragsrichtlijn BR Technische voorziening bewaren email en tekstberichten RvD/GM Digitaal ondertekenen RvD WEP ter inzageleggen GM WMEBV zorgplicht PdJ WMEBV kanalenbeleid GM WOO nieuwe versie anonimiseringssoftware GM WOO passief openbaarmaken GM WOO site GM WOO actief openbaarmaken via iBabs en Djuma GM Vervangingsbesluit RvD Archiefwet 2026 BR Pilot edepot RvD Vervroegde overbrenging

edepot BR Online dienstverlening Single digital Gateway PdJ Uitbreiding eformulieren en gebruik klantportaal PdJ Aanpassen klanttevredenheidsmeting PdJ Implementeren website MC Implementeren VIND MC Digitaal participatieplatform SK Publiek domein Doorontwikkeling teamstelefonie LZ Begraven - vernieuwing en cloudgang PvM Betalen - vernieuwing en cloudgang MvdG Burgerzaken - vernieuwing en cloudgang MvdG Sociaal domein Systemen participatie, jeugd, WMO - aanbesteding en cloudgang GM Systeem schulddienstverlening - cloudgang VAC Online dienstverlening participatie sociaal domein GM Ruimtelijk domein Omgevingswet - finetuning ondersteunende software HJW Meldingensysteem aanbesteden HJW Geoinformatiesysteem - vernieuwing & cloudgang HJW Assetsysteem Obsurv - cloudgang HJW Assetsysteem aanbesteden Bedrijfsvoering Integratiesoftware - aanbesteden en implementeren PvM Software financiën & verplichtingen - implementatie MvdG Teams sharepoint implementeren BR/VAC Uitnutten M365 E5 VAC Doorontwikkeling djuma met geomodules en teamskoppeling BR Aanbesteden recruitmentsoftware MvdG Aanbesteden en implementeren HR applicatie MvdG Aanbesteden en implementeren leermanagement MvdG Vervanging mobiele telefoons MvdG Herzien informatiebeleid, MJOP en projectenkalender GM/MvdG Evalueren en aanbesteden contract servicemanagementsysteem MvdG Evalueren en aanbesteden contract sjablonensysteem MvdG

Benchmark IT dienstverlening GM/MvdG Evalueren en eventueel aanbesteden vergadersystemen MvdG Evalueren gebruik VDI omgeving nnb Evalueren noodzaak uitwijkomgeving JWdG

Meerjarenonderhoudsplan Informatiemanagement 2024- 2028 15 oktober 2020, zaaknummer 4647, documentnummer 10016

Inhoud 1. Inleiding ...................................................................................................................................................2 2. Ontwikkelingen kosten ICT ......................................................................................................................3 3. Meerjarenbegroting Informatiemanagement 2024-2028 .......................................................................5 4. Reguliere vervangingsinvesteringen ........................................................................................................7 5. Afschrijvingstermijnen ...........................................................................................................................14 6. Egalisatiereserve ICT ..............................................................................................................................15 Bijlage A: Automatiseringsinfrastructuur ..................................................................................................16 Bijlage B overzicht activiteiten en projecten software ..............................................................................17

1

1. Inleiding Het Meerjarenonderhoudsplan (hierna te noemen MJOP) Informatiemanagement 2024-2028 geeft inzicht in de financiële en projectmatige activiteiten uit het informatiebeleid. Het plan beoogt de kosten die de gemeente maakt ten aanzien van Informatiemanagement inzichtelijk en transparant te maken en deze te beheersen en voorspelbaar te maken. Het MJOP is een uitvloeisel van het informatiebeleid. Dit MJOP is tot stand gekomen door allereerst de projecten die voorvloeien uit het informatiebeleid, wettelijke maatregelen, veranderende regelgeving en wensen van vakgroepen te inventariseren en te budgetteren. Daarnaast vloeien projecten voort uit grote vervangingstrajecten. Vooruitkijken binnen ICT is echter lastig omdat de ontwikkelingen zo snel gaan. Voorstellen rondom nieuw beleid zullen blijven bestaan. Wij houden in dit MJOP ook nog geen rekening met mogelijke toekomstige stijgingen. Ontwikkelingen hieromtrent worden nauwlettend gevolgd en informatiebeleid en het MJOP worden daarop regelmatig geactualiseerd. De uitkomst van bovenstaande input is een meerjarenplanning van alle investeringen en bijkomende uitgaven en inkomsten. Ook alle uitgaven en inkomsten met betrekking tot de reguliere exploitatie vormen onderdeel van het MJOP. Leeswijzer De ontwikkeling van ICT-kosten staat in hoofdstuk 2 beschreven.

In hoofdstuk 3 staat de meerjarenbegroting zoals die is gebruikt als input voor de werkbegroting 20242028. Hoofdstuk 4 toont het reguliere vervangingsschema. De vervangingen zijn gegroepeerd volgens de automatiseringsstructuur zoals de gemeente die kent. In hoofdstuk 5 worden de in 2021 geactualiseerde afschrijvingstermijnen getoond. Deze afschrijvingstermijnen zijn geactualiseerd op basis van twee aspecten uit de nota “investeren en afschrijven”, te weten “technische slijtage” en “economische slijtage”. Hoofdstuk 6 toont de stand en het verloop van de Egalisatiereserve ICT. In de bijlagen zien we de automatiseringsstructuur en het overzicht incidentele software gerelateerde aanvragen.

2

2. Ontwikkelingen kosten ICT Uit benchmark onderzoek is gebleken dat in het algemeen ICT kosten sinds 2015 meer stijgen dan op basis van de inflatie zou worden verwacht. De inflatie bedroeg in 2022 10,0% en de kosten zijn toegenomen met 10,7%.

De ICT-kosten vormen ook een groter wordend onderdeel van de totale begroting van gemeenten. Voor de gemeente Krimpenerwaard is dit 2,9% van de begroting versus 3,3% in de benchmark en 4,1% voor gemeenten van gelijke grootte.

De verwachting is dat kosten voor informatievoorziening de komende jaren alleen maar toenemen1. ICT moet blijven/meer investeren om bij te kunnen blijven met alle ontwikkelingen. Dit lijkt een onomkeerbaar proces. De uitdaging zal zijn de toenemende uitgaven zodanig in te zetten dat gemeenten de voordelen van de digitalisering, innovatie en het data-gedreven werken kunnen benutten.

1

ICT Benchmark gemeente, Management Letter gemeente Krimpenerwaard

3

Op dit moment zijn de huidige investeringen afdoende om de informatievoorzieningsprojecten te bekostigen. Kosten waar ICT nu vooral mee te maken heeft of krijgt, hebben betrekking op het aanbesteden van de applicaties en (daarmee) ook de overgang naar Software as a Service (SaaS) applicaties. Een groot gedeelte van de kosten betreffen incidentele kosten om projecten en/of aanbestedingen voor te bereiden en implementatietrajecten uit te voeren. De verwachting is dat de uitgaven aan ICT de komende jaren gaan stijgen, ook ten opzichte van de ICT Benchmark 2023. Reden hiervoor is dat de overgang naar SaaS-applicaties over het algemeen een prijsverhogend effect heeft. Uit benchmarkonderzoek blijkt dat als het aandeel SaaS met 10 procentpunt toeneemt de softwarekosten met ruim een euro per inwoner toenemen. Daarnaast neemt over het geheel genomen de hoeveelheid gebruikte software toe omdat steeds meer processen worden geautomatiseerd. Daarnaast wordt er geïnvesteerd in invulling van functies die tot dusverre niet waren ingevuld (bijvoorbeeld de functies rondom datagedreven werken en de CISO).

4

3. Meerjarenbegroting Informatiemanagement 2024-2028

De meerjarenbegroting gaat in de basis uit van de primitieve meerjarenraming 2023-2027. De reguliere exploitatie van Informatiemanagement heeft betrekking op de volgende kosten. Dit is exclusief de personeelskosten. Kostensoorten 421000 belastingen en heffingen 432000 duurzame goederen & diensten 438059 beveiligingskosten 438062 verzekeringspremie 438101 huur/lease machines/voertuigen 438109 telefoniekosten 438111 aanschaf & onderhoud software 438112 aanschaf & onderhoud hardware 438113 datacommunicatie Subtotaal Kapitaallasten Subtotaal 843800 inkomensoverdrachten overige inst & pers Totaal informatiemanagement

2024

2025

2026

2027

2028

76 47.560 82.614 4.058 50.716 96.772 1.414.317 127.574 91.645

76 47.560 82.614 4.058 50.716 96.772 1.391.517 127.574 91.645

76 47.560 82.614 4.058 50.716 96.772 1.391.517 127.574 91.645

76 47.560 82.614 4.058 50.716 96.772 1.391.517 127.574 91.645

76 47.560 82.614 4.058 50.716 96.772 1.391.517 127.574 91.645

1.917.314 669.888 2.587.203

1.894.514 628.656 2.523.170

1.894.514 785.708 2.680.222

1.894.514 660.550 2.555.064

1.894.514 836.558 2.731.072

-2.379

-2.379

-2.379

-2.379

-2.379

2.584.824

2.520.791

2.677.843

2.552.685

2.728.693

Naast de gecentraliseerde kosten staan er kosten voor onderhoud software decentraal om op die manier een goede kostentoerekening te krijgen. Kosten op overige taakvelden Kostensoorten 438111 aanschaf & onderhoud software 438112 aanschaf & onderhoud hardware 438113 datacommunicatie Totaal overige taakvelden

2024 789.137 10.054 2.266 801.457

2025 724.137 10.054 2.266 736.457

2026 724.137 10.054 2.266 736.457

2027 724.137 10.054 2.266 736.457

2028 724.137 10.054 2.266 736.457

5

3.1 Tussentijdse rapportage 2024 en Kadernota 2025 Om de activiteiten en projecten uit te kunnen gaan voeren die in het Informatiebeleid benoemd staan, zijn onderstaande software gerelateerde aanvragen gedaan in de Tussentijdse rapportage 2024 en Kadernota 2025. Deze vormen daarom nog geen onderdeel van bovenstaande meerjarenbegroting. Bij Informatiemanagement wordt er gewerkt met de Egalisatiereserve ICT (zie hoofdstuk 6). Deze reserve heeft ruimte om €800.000,- incidentele software gerelateerde kosten te dekken. De incidentele software gerelateerde aanvragen betreffen meer dan deze € 800.000,-. Er wordt daarom gevraagd om een storting te doen in deze Egalisatiereserve van € 227.000,-.

1e Tussentijdse rapportage 2024 Kostensoorten

2024

2025

Vervangen meldsysteem

Incidenteel

57.500

Implementatie applicatie financiën

Incidenteel

497.000

MJOP ICT 2024-2028 Totaal

Incidenteel

270.000 824.500

Kadernota 2025 Kostensoorten MJOP ICT 2024-2028- vervanging hardware Totaal

2024 Investering

2026

2027

2028

202.500 202.500

2025 1.118.161 1.118.161

2026 211.070 211.070

2027 561.161 561.161

2028 374.677 374.677

6

4. Reguliere vervangingsinvesteringen In dit hoofdstuk is aangegeven welke vervangingen van de aanwezige ICT-systemen de komende jaren nodig zijn op basis van de voorgestelde afschrijvingstermijnen (zie hoofdstuk 5). 4.1 Algemeen Naast investeren in nieuwe ontwikkelingen die de organisatie slagvaardiger en klantgerichter maken, wensen we de bestaande ICT-voorzieningen minimaal op gelijk niveau te houden. De systeem- en applicatiebeheerders zorgen er met hun inzet voor dat ICT-problemen worden opgelost en de ICT-systemen blijven draaien. Helaas is het dagelijkse beheer alleen niet voldoende om deze voorzieningen in stand te houden. Apparatuur gaat defect en moet gerepareerd of vervangen worden. Apparatuur raakt verouderd en voldoet niet meer aan de eisen van de nieuwe technologische ontwikkelingen en aan nieuwe bedrijfsvoering eisen. Veranderingen in wet- en regelgeving verplichten de gemeente om nieuwe versies van de ondersteunende software aan te schaffen. Het aanbestedingsbeleid en de aanbestedingswet schrijven voor dat met regelmaat aanbesteed moet worden. Daarnaast investeren softwareleveranciers continu in nieuwe systemen en beëindigen zij het onderhoud op de oude applicaties. Ook dient rekening gehouden te worden met de aangescherpte verwachtingen die worden gesteld door burgers en ketenpartners aan de beschikbaarheid van de ICT-voorzieningen.

In het stelsel van Basisregistraties zijn de beschikbaarheid en aanlevering van authentieke gegevens een verantwoordelijkheid van de gemeente. Dit in een 7x24 omgeving. De ICT-inrichting blijft op dat vlak de nodige aandacht verdienen. Er zal dus sprake zijn van investeringen ter vervanging en behoud van kwaliteitsniveau, maar ook van investeringen ter verbetering en verhoging van dienstverlening, beschikbaarheid en betrouwbaarheid. Het gevolg is dat een gemeente blijvend moet investeren, zowel in inspanning als in geld, om de bestaande systemen draaiende en up-to-date te houden. Hogere onderhoudslasten van nieuwe versies en éénmalige vervangingsimplementaties veroorzaken een toename van de kosten, met name op de structurele lasten. 4.2 Uitwijklocatie Bergambacht (vanaf 2025 Ouderkerk aan den IJssel) Ten tijde van de gemeenschappelijke regeling K5-gemeenten zijn er beleidskeuzes gemaakt waarop de gemeente Krimpenerwaard voortborduurt. Een belangrijke keuze was om te gaan werken met een eigen uitwijklocatie. En dit zullen we de aankomende jaren blijven doen. Wanneer de productieomgeving uitvalt door welke calamiteit ook (brand, natuurramp, etc.) kan er direct worden overgeschakeld op de uitwijklocatie, zodat de bedrijfsvoering er weinig tot geen hinder van ondervindt.

Normaliter zou dit betekenen dat op beide locaties apparatuur staat en dat deze altijd in 2-voud moet worden aangeschaft voor zowel productie- als uitwijklocatie. In dit geval is er uit oogpunt van besparing voor gekozen om productieapparatuur na 3-jaar (economische slijtage) te vervangen en door te schuiven naar de uitwijklocatie waar ze in het gunstigste geval nog 3 jaar meegaan. Dit betekent echter wel dat ondanks dat de apparatuur economisch is afgeschreven de licenties voor gebruik en onderhoud in stand gehouden moeten worden.

7

4.3 Vervangingsinvesteringen De vervangingsinvesteringen zijn onderverdeeld volgens de automatiseringsinfrastructuur zoals we die kennen (zie Bijlage A). De automatiseringsinfrastructuur bestaat uit verschillende groepen en iedere groep bestaat uit meerdere componenten. Per groep volgt een overzicht van de componenten die tot de groep behoren. Het meerjarige investeringsoverzicht ziet er als volgt uit:

Rijlabels 3 jaar afschrijving 3 b1. Apparatuur serverruimte b1. Apparatuur serverruimte d1. Inrichting werkplekken d1. Inrichting werkplekken e1. Werkplekken e1. Werkplekken e2. Faciliteitenmatrix e2. Faciliteitenmatrix 4 jaar afschrijving 4 e2. Faciliteitenmatrix e2. Faciliteitenmatrix 5 jaar afschrijving 5 a1. Serverruimte a1. Serverruimte a2. Actieve componenten a2. Actieve componenten e1. Werkplekken e1. Werkplekken e2. Faciliteitenmatrix e2. Faciliteitenmatrix f2. Vergaderruimten f2. Vergaderruimten 7 jaar afschrijving 7 d1. Inrichting werkplekken d1. Inrichting werkplekken e1. Werkplekken e1. Werkplekken f1. Audio-/video nieuw gemeentehuis f1. Audio-/video nieuw gemeentehuis f2. Vergaderruimte f2. Vergaderruimte f2. Vergaderruimten f2. Vergaderruimten 15 jaar afschrijving 15 a1. Serverruimte a1. Serverruimte Eindtotaal Eindtotaal

2024 2025 2026 2027 2028 478.315 218.227 72.070 478.315 218.227 292.880 170.202 30.360 292.880 170.202 20.015 26.650 20.015 26.650 10.625 10.625 165.420 10.750 41.710 165.420 10.750 59.200 59.200 108.940 474.393 79.800 82.846 156.450 20.500 5.750 45.990 165.547 13.696 86.390 62.950 183.356 59.300 69.150 150.700 39.100 37.000 510.041 17.500 100.934 270.000 37.000 121.607

624.255

1.202.661

211.070

561.161

374.677

a. Fysieke infrastructuur Onder fysieke infrastructuur worden alle componenten verstaan die nodig zijn om het functioneren van de rest van de automatiseringsinfrastructuur mogelijk te maken: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Huisvesting Stroomvoorziening (vast en noodstroom) Koeling voor computerapparatuur Toegangsbeveiliging Branddetectie en blusinstallatie Datacommunicatieverbindingen tussen locaties Verbindingen binnen locaties Externe netwerken (Internettoegang, GGI netwerk) Actieve componenten (switches, routers, Wifi, e.d.)

8

Hardware a.1

Serverruimte

Omschrijving

Is de technische installatie in de beide serverruimten, zijnde: Omschrijving - branddetectie- en blusinstallatie - koelinstallatie - noodstroomvoorziening (UPS)* - serverracks

Aantal 2 2 2 10

Kosten 34.980 34.520 20.699 15.000 105.199

* niet zijnde het noodstroomaggregaat Eigenaar

a.2

Informatiemanagement

Actieve componenten

Omschrijving

Is de hardware en software die nodig is om het netwerkverkeer in stand te houden en daar waar nodig te verbeteren. Het gaat hier om: Omschrijving Aantal Kosten - access points t.b.v. Wifi-bereik* 53 19.000 - routers t.b.v. netwerkverbinding 5 4.154 - switches t.b.v. 88 128.647 netwerkverbinding - firewalls t.b.v. 11 21.972 netwerkbeveiliging 173.773 * incl. software

Eigenaar

Informatiemanagement

9

b.

Kerninfrastructuur

Onder kerninfrastructuur verstaan we alle apparatuur en toebehoren die voor algemeen gebruik voor iedereen als faciliteit beschikbaar moet zijn: 1. Fysieke servers 2. Software voor het creëren virtuele servers 3. Printers, scanners, kopieerapparaten en multifunctionele apparaten 4. Opslagsystemen voor databestanden 5. Back-up en recovery oplossingen 6. Telefonie 7. Beveiliging tegen ongeautoriseerde toegang netwerk (firewall) 8. Beveiliging tegen ongewenste e-mail, virussen, e.d. 9. Software voor beheer van netwerk 10. Software voor monitoring van het netwerk Hardware b.1

Apparatuur serverruimte

Omschrijving

Is de hardware waarop alle programmatuur draait en is het hart van de organisatie incl. opslag, backup en glasswitch We hebben momenteel 19 servers operationeel, waarvan 13 in de productieomgeving en 6 in uitwijkomgeving. Omschrijving - Servers - EMC storage - Veeam back-up - Glas switch

Eigenaar

Aantal 14 5 2 4

Kosten 211.000 127.202 68.000 36.400 442.602

Informatiemanagement

10

d. Werkplek services Onder werkplekservices verstaan we de centrale “diensten” die zorgen voor de beschikbaarheid van de juiste functionaliteiten op de werkplekken: 1. Distributie van software 2. Inrichting en beheer van werkplekken Hardware

d.1

Inrichting Werkplekken

Omschrijving

Is de extra hardware die nodig is bij de afdelingen KCC, facilitair en financiën om de specifieke werkzaamheden te kunnen uitvoeren. - Gezichtsscanner - A3-scanners - A4-scanners - beveiligingsscanners - extra beeldschermen - pinautomaten - SafePay + kluis

Eigenaar

4 5 1 2 10 7 2

2.340 5.835 350 17.675 17.500 6.650 20.000 70.350

Informatiemanagement

11

e. Clients Onder clients verstaan we alle apparaten (inclusief generieke software) die via een netwerk toegang hebben tot backoffice services: 1. Laptops 2. Desktops 3. Monitoren 4. Thin clients 5. Tablets 6. Smartphones 7. Mobiele telefoons 8. Besturingssysteem (Windows) 9. Kantoorautomatisering (Microsoft Office) 10. Beveiliging tegen virussen e.1

Werkplekken

Omschrijving

Het betreft hier de apparatuur op de werkplekken, zijnde: Omschrijving - Werkstations Fat client - Werkstations Thin client - Docking stations - Monitoren

Eigenaar e.2

Kosten 10.625 62.000 8.640 100.934 182.199

Informatiemanagement Faciliteitenmatrix

Omschrijving

In de faciliteitenmatrix wordt aangegeven welke apparatuur (laptop, tablet en smartphone) nodig is om een functie naar behoren uit te oefenen. Omschrijving - Laptops - Tablets - Smartphones

Eigenaar

Aantal 17 310 48 688

Aantal 474 368 501

Kosten 380.656 204.000 217.880 802.536

Informatiemanagement

12

f. Overige investeringen niet vallende onder de IT-infrastructuur. Naast genoemde investeringen die vallen onder de IT-infrastructuur zijn er ook investeringen die hier niet onder vallen maar wel aan Informatiemanagement gelieerd zijn door historie of doordat het actief in beheer is bij team Informatiemanagement. f.1

Audio-/video Raadzaal Lekkerkerk

Omschrijving

Betreft de vergader-/evenementeninstallatie in de raadzaal incl. software, zijnde: Omschrijving - AV-apparatuur - Pre-meeting management - Presentatiesoftware - Rapportage / notulering - Stemsoftware

Eigenaar f.2

Aantal 1 1 1 1 1

Kosten 125.000 15.000 15.000 15.000 30.000 200.000

Informatiemanagement Vergaderruimten

Omschrijving

Betreft de faciliteiten t.b.v. het houden van vergaderingen incl. software, zijnde: Omschrijving Aantal Kosten - Presentatieschermen 18 46.735 - Touchoverlay 2 2.872 - Barco clickshare (WiFi scherm) 17 24.100 - Roommanagers 40 15.000 - Hybryde vergaderen 72.000 160.707

Eigenaar

Informatiemanagement

13

5. Afschrijvingstermijnen Het BBV kent geen regels voor een sluitend systeem waaraan afschrijvingen moeten voldoen. Wel heeft het BBV kaders gesteld. In de nota Investeren en afschrijven wordt met betrekking tot afschrijvingstermijnen het volgende gezegd: “De afschrijvingstermijn dient zo goed mogelijk aan te sluiten op de feitelijke gebruiksperiode van het kapitaalgoed. Bij de waardedaling moet rekening worden gehouden met de technische en / of economische levensduur.” De technische levensduur is de periode dat de activa technisch tot staat is om gebruikt te worden. De economische levensduur is de periode waarin de activa naar schatting economisch kan worden gebruikt. In beginsel is iedere termijn die op een weloverwogen manier tot stand komt acceptabel. Daarbij kan ook worden gekeken naar wat maatschappelijk aanvaard is. Bij deze overwegingen dienen de volgende aspecten betrokken te worden: 1. Technische slijtage. Deze ontstaat door twee factoren: - het verloop van de tijd; - afhankelijk van de omvang van het gebruik. 2. Economische slijtage. Hoewel het kapitaalgoed technisch nog niet is versleten, voldoet het niet meer aan de eisen van deze tijd. Deze veroudering wordt dan ook wel economische slijtage genoemd. Hierop is één uitzondering: kosten voor onderzoek ten behoeve van een bepaald kapitaalgoed dient in maximaal 5 jaar te worden afgeschreven.

Voor de gemeente Krimpenerwaard zijn in 2021 nieuwe afschrijvingstermijnen bepaald. In de nota waardering en afschrijving 2021 voor ICT-onderdelen de volgende termijnen gehanteerd. Actief

Afschr. in jaren

-

Mobiele telefoons Hardware (24x7)

3 3

-

Faciliteiten Raads- en commissieleden

4

-

Hardware overige Software

5 5

-

Presentatie-/Beeldschermen

7

-

Bekabeling

10

-

Technische installatie serverruimte

15

14

6. Egalisatiereserve ICT Voor steeds meer onderdelen van het gemeentelijk investerings- en onderhoudsprogramma wordt met beheerplannen gewerkt. Waar jaarlijks een specifiek bedrag staat voor vervanging of onderhoud, blijkt de praktijk vaak afwijkend. Vanuit de goede gedachte om niet te vervangen of onderhouden wanneer er budget is, maar vooral wanneer dit echt nodig en gunstig is, ontstaan afwijkingen tussen begroting en werkelijkheid in enig jaar. In meerjarig perspectief doen de kosten zich dus wel voor, maar het verloopt in een ander ritme. In financieel-administratieve zin wordt dit ondersteund door het gebruik van egalisatiereserves. Ook ICT is een onderwerp dat zich hiervoor leent; het vormt een belangrijke ruggengraat voor onze dienstverlening en bedrijfsvoering. Ook hier lopen werkelijke uitgaven en beschikbare budgetten niet altijd in het juiste ritme, mede veroorzaakt door de relatief snelle ontwikkelingen binnen de ICT. Doel is om te komen tot een egalisatie in meerjarig perspectief in de vorm van een bestemmingsreserve. Door de ruimte die hierdoor ontstaat, en de mogelijkheid om onbenutte middelen op de ene kostensoort (aanschaf) in te kunnen zetten voor een andere kostencategorie (onderhoud), kan er veel actiever worden gestuurd op de toenemende druk op ICT-investeringen.

Jaarlijks wordt een bedrag toegevoegd, gebaseerd op het daartoe periodiek op te stellen investeringsplan. Op basis van afzonderlijke raadsvoorstellen/besluiten worden er onttrekkingen gedaan voor investeringen op het gebied van automatisering. Daarnaast wordt de reserve gebruikt ter dekking van afschrijvingslasten op het gebied van automatisering.

15

Bijlage A: Automatiseringsinfrastructuur In deze bijlage brengen we de automatiseringsinfrastructuur in kaart volgens dit model:

16

Bijlage B overzicht activiteiten en projecten software

Activteit in 2024 koppelsoftware aanbesteden / managed integrations (aanbestedingsbegeleiding) Implementeren Teams/Sharepoint Verhoogde support netwerkcomponenten Bedrijfsvoering Cloudgang key2begraven

2024 incidenteel € 12.500,00 € 30.000,00 € 12.000,00 € 54.500,00 € 10.000,00

€ 80.000,00 € Publiek Domein 90.000,00 € Voorbereiden aanbesteden applicaties sociaal domein 50.000,00 € Sociaal Domein 50.000,00 € Cloudgang obsurv + contractwijziging 18.000,00 € Ruimtelijk Domein 18.000,00 € DPIA + software archivering email 7.500,00 € Wettelijk 7.500,00 Advies en ondersteuning systeembeheer nieuwe € werf- gemeentehuis 50.000,00 € Huisvesting werf 50.000,00 Huisvesting gemeentehuis € 270.000,00

netwerkschijven naar Teams/Sharepoint

2025 incidenteel € 77.500,00 € 30.000,00

Bedrijfsvoering

€ 107.500,00

Cloudgang Centric applicaties

€ 20.000,00

Activiteit in 2025 Koppelsoftware aanbesteden / managed integrations en implementeren

Implementatie nieuwe website

Publiek Domein implementeren applicaties sociaal domein (aanbestedingsbegeleiding en consultancy). Sociaal Domein

€ 20.000,00 € 75.000,00 € 75.000,00

Ruimtelijk Domein

Wettelijk

Huisvesting werf Huisvesting gemeentehuis

€ 202.500,00

17