1.26 RIB Informatiebeleid en Meerjarenonderhoudsplan 2024-2028

RAADSINFORMATIEBRIEF

VAN HET COLLEGE VAN B&W VOOR

de gemeenteraad

CC DATUM ONDERWERP

12 november 2024 Informatiebeleid en Meerjarenonderhoudsplan 2024-2028

Beste meneer, mevrouw, Informatievoorziening is een belangrijke randvoorwaarde voor elke organisatie. Met het bijgaande informatiebeleid geeft de gemeente Krimpenerwaard richting aan de ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening voor de komende vier jaar. Het informatiebeleid is gebaseerd op de doelstellingen van de organisatie en externe ontwikkelingen. De belangrijkste ontwikkelingen voor de komende jaren zijn • De informatiewetgeving waar de gemeente aan moet voldoen waaronder de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer en de Wet open overheid. • De verdere introductie en implementatie van het datagedreven werken. • De ontwikkeling van de cloudovergang van grotere gemeentelijke applicaties. • De toename van het gebruik van kunstmatige intelligentie, • De verdere ontwikkeling van collectieve samenwerking onder andere in Common Ground • Het binnengemeentelijke gebruik van producten als Teams/Sharepoint. • De komst van nieuwe huisvesting. Voor een inhoudelijke toelichting op deze thema’s verwijzen wij naar de bijgevoegde stukken. De financiële stand van zaken op het gebied van informatievoorziening wordt weergegeven in het eveneens bijgevoegde Meerjarenonderhoudsplan 2024-2028. Het toont de benodigde vervangingsinvesteringen om de ITomgeving in stand te houden voor de komende vier jaar. Het meerjarenonderhoudsplan is verwerkt in de meerjarenbegroting.

Bijlagen RIB: Informatiebeleid 2024-2028 en Meerjarenonderhoudsplan 2024-2028

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Krimpenerwaard, de secretaris,

de burgemeester,

J. Hennip

ir. J. Beenakker

1313267 / 1471619 gemeente Krimpenerwaard Postbus 51 2820 AB Stolwijk www.krimpenerwaard.nl

Informatiebeleid 2024-2028

Gemeente Krimpenerwaard

Bestuurlijk opdrachtgever: Pascal van der Hek Ambtelijk opdrachtgever: Sylvia Vos-Been Datum: 17 oktober 2024

Managementsamenvatting Voor u ligt het informatiebeleid 2024-2028. Het informatiebeleid gaat in op de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening. Het vervangt het Informatiebeleid 20202024. Doel van dit document is richting geven aan de informatievoorziening van de komende vier jaar en dit te vertalen naar concrete plannen en concrete investeringen. Het beleid leidt tot een geactualiseerd meerjarig onderhouds- en beheerplan dat gelijktijdig met het beleid in besluitvorming zal worden gebracht. Ook is er een concrete projectenplanning die als bijlage is toegevoegd. Input is geleverd door alle teammanagers en griffier en medewerkers van de afdelingen Informatiemanagement, Documentaire Informatievoorziening, Strategie en Ontwikkeling, Juridische Zaken, Control (privacy, informatiebeveiliging) en Communicatie. De belangrijkste ontwikkelingen voor de komende jaren zijn •

•

•

•

•

Informatiewetten - De toename van actieve informatieverstrekking richting de inwoner en het betrekken van de inwoner. Dit is enerzijds collegebeleid (bijvoorbeeld via het participatiebeleid) en wordt anderzijds gestimuleerd door wetten als de Omgevingswet, de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer en de Wet open overheid. Randvoorwaarde om deze wetten goed te implementeren is weten welke informatie waar wordt bewaard en welke kanalen voor welke informatie worden gebruikt. Het leidt tot nader beleid rond het bewaren van e-mail, een hotspotbeleid en een leidraad voor de digitale werkomgeving (bijlagen 1, 3, 4 en 5). Het leidt ook tot aanpassing van de systemen voor elektronische dienstverlening om aan de eisen te kunnen voldoen. Datagedreven werken – Datagedreven werken heeft een plaats veroverd in A3-jaarplannen en is de voortzetting van de eerste experimentele stappen op dit vlak. Inzet is verdere professionalisering en uitbreiding van dit datagedreven werken door middel van een multidisciplinair datateam zodat op steeds meer terreinen analyse van ruwe data gaat helpen bij het optimaliseren van managementinformatie en het bepalen of aanpassen van beleid. Cloudovergang - De overgang van “legacy”- applicaties (bijvoorbeeld burgerzaken, sociaal domein) naar door de leverancier aangeboden cloudapplicaties heeft grote impact op de organisatie.

De cloudovergang betekent vaak een contractaanpassing of zelfs een aanbesteding. De cloudsystemen zijn voor een groot deel vernieuwd en vergen voor de betrokken teams gewenning aan de nieuwe functionaliteit. Voor Informatiemanagement betekent het een verschuiving van zelf beheren naar regie houden op leveranciers. Er moeten goede afspraken gemaakt worden om te voorkomen dat je niet meer van leverancier kunt wisselen en nog bij de gemeentelijke gegevens kunt komen in het kader van het datagedreven werken. Vandaar dat hier cloudbeleid voor is geformuleerd (bijlage 7). Kunstmatige intelligentie - Het gebruik van kunstmatige intelligentie en de verwerking van kunstmatige intelligentie in applicaties betekent enerzijds kansen voor verdere automatisering van administratieve processen en anderzijds een verhoogde aandacht voor morele en privacy-aspecten in het gebruik van deze applicaties, wat omarming van de nieuwe technologie kan belemmeren. De gemeente volgt hierin Europees en landelijk beleid. Common Ground – Op landelijk niveau werkt de VNG samen met gemeenten aan verbeteringen in het informatielandschap. Dit resulteert in te gebruiken standaarden, 2

•

•

•

collectieve aanbestedingen en in sommige gevallen het samen ontwikkelen van ITvoorzieningen. Samenwerken in Microsoft 365 - De overgang van netwerkschijven naar het gebruik van Teams/Sharepoint in het delen van informatie betekent een uitdaging op diverse vlakken. Een uitdaging is bijvoorbeeld het organiseren van een ordening en een bewaarstrategie in de nieuwe manier van werken en tegelijkertijd het levend houden van de dienstverleningsdoelstellingen uit het zaakgericht werken. Het leidt tot beleid voor het gebruik van Teams dat in bijlage 2 is opgenomen. Huisvesting - De komst van een nieuw gemeentehuis en een nieuwe gemeentewerf betekent veel aandacht voor netwerken, wifi, toegangscontrole, internetverbindingen, werkplekken, smartbuildingsoftware en de audiovisuele apparatuur. Voor deze projecten wordt van de betrokken teams de komende jaren veel inspanning verwacht. Informatiebeveiliging en privacy - Onverminderd belangrijk blijft aandacht voor privacy en informatiebeveiliging. Hiervoor bestaat afzonderlijk beleid.

3

Inhoudsopgave

Managementsamenvatting .....................................................................................................................2 Inhoudsopgave ........................................................................................................................................4 Begrippen ................................................................................................................................................5 Inleiding en aanleiding ............................................................................................................................7 Hoofdstuk 1 - De belangrijkste trends .....................................................................................................9 Hoofdstuk 2- Algemene ontwikkelingen ...............................................................................................11 Hoofdstuk 3 - Wet- en regelgeving........................................................................................................14 Hoofdstuk 4 - Online dienstverlening ....................................................................................................17 Hoofdstuk 5 - Publiek domein ...............................................................................................................19 Hoofdstuk 6 - Sociaal domein

................................................................................................................20 Hoofdstuk 7- Ruimtelijk domein............................................................................................................22 Hoofdstuk 8 - Bedrijfsvoering ................................................................................................................24 Hoofdstuk 9 - Organisatie van het informatiemanagement .................................................................28 Het kanaliseren van wensen op het gebied van informatievoorziening ...........................................28 Rollen en formatie .............................................................................................................................28 Omgang met wijzigingen ...................................................................................................................29 Servicenormen ..................................................................................................................................30 Geraadpleegde literatuur ......................................................................................................................31 MJOP .....................................................................................................................................................32 Bijlagen

..................................................................................................................................................33 Bijlage 1 – Gedragsrichtlijn voor de digitale werkomgeving .............................................................33 Bijlage 2 – Beleid en inrichting Teams ...............................................................................................33 Bijlage 3 – Beleid bewaren van email ................................................................................................33 Bijlage 4 – Hotspotmonitor archivering sociale media ......................................................................33 Bijlage 5 – Archivering chat- en tekstberichten .................................................................................33 Bijlage 6 – Strategische kernapplicaties ............................................................................................33 Bijlage 7 – gemeentelijk cloudbeleid .................................................................................................33 Bijlage 8 – Projectenkalender ............................................................................................................33

4

Begrippen AI – Artificial Intelligence, zie KI API - Application Programming Interface, een eenvoudig programma waarmee applicaties gegevens kunnen uitwisselen. BIO – Baseline Informatiebeveiliging Overheid. Normenkader voor informatiebeveiliging voor alle overheidslagen. Cloud – Engelse woord voor wolk, wordt gebruikt om aan te duiden dat software niet meer is geïnstalleerd op de eigen pc of een eigen gemeentelijke server maar via het internet bereikbaar is. Daarin zijn meerdere varianten. De meest gebruikte variant is dat een softwareleverancier de applicatie onderbrengt in een datacentrum van Amazon (AWS), Google of Microsoft (Azure) en de applicatie vanaf deze locatie aanbiedt als SaaS. Common Ground – Initiatief vanuit de VNG om gemeentelijke informatievoorziening te hervormen door de datalaag los te koppelen van werkprocessen en applicaties. Gegevens worden bevraagd bij de bron in plaats van ze veelvuldig te kopiëren en op te slaan. Er worden nieuwe uitwisselstandaarden ontwikkeld. Dataclassificatie – inzicht krijgen in de waarde van informatie over de assen beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid. Op basis hiervan kunnen maatregelen genomen worden om de informatie te beschermen. Datagestuurde organisatie – is een organisatie die nadrukkelijk data integreert in de besluitvorming om zo weloverwogen keuzes te kunnen maken.

GGI – Op initiatief van de VNG tot stand gekomen gemeenschappelijk beveiligd netwerk, opvolger van Gemnet. GT – collectieve aanbestedingen vanuit de VNG. Er zijn varianten voor vaste telefonie, mobiele telefonie en printers. Haal Centraal – landelijk programma om gemeenten beter gebruik te laten maken van basisgegevens door met behulp van API’s landelijke databases te bevragen. Hangt samen met Common Ground. Informatievoorziening - De informatievoorziening is het geheel van mensen, middelen en maatregelen, gericht op het invullen van de informatiebehoefte met gegevens en functionaliteit, zoals die volgt uit de bedrijfsprocessen van de organisatie. Informatiemanagement is het regelen dat de informatiebehoefte wordt vervuld. Integraal klantbeeld – Streven om de klant (de inwoner, het bedrijf) beter te kennen om te voorkomen dat deze steeds opnieuw hetzelfde verhaal moet vertellen of van het kastje naar de muur wordt gestuurd. KI – Kunstmatige intelligentie. Wordt gebruikt om het zelfdenkende karakter van software aan te duiden. Leidt tot de niet juiste gedachte dat er sprake is van autonoom denken door een machine. Er is nog altijd sprake van het maken van keuzes door software in een groot aantal mogelijkheden van door mensen vervaardigde en ingevoerde data.

Omdat het rekenmodel op basis van menselijke teksten grammaticaal juist kan formuleren wordt de indruk gewekt van een zekere mate van intelligentie. Kan leiden tot ethisch-juridische vraagstukken, bijvoorbeeld rondom het auteursrecht. 5

SaaS - Software as a service. De gemeente huurt software die vanaf een externe locatie wordt aangeboden. Videotulen – video-notulen. Raads- en commissievergaderingen worden vastgelegd met beeld en geluid en voor het publiek beschikbaar gemaakt inclusief de bijbehorende stukken. VNG – Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Vertegenwoordigt gemeentelijke belangen en houdt zich bezig met intergemeentelijke samenwerking, ook op het gebied van informatievoorziening. Wdo – Wet digitale overheid. Stelt standaarden en beveiligde inlogmethoden voor elektronisch verkeer verplicht. Wmebv – Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. Geeft aan inwoners en bedrijven het recht langs digitale weg zaken te doen met de gemeente. Woo – Wet open overheid. Opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur. Schrijft aan de overheid voor hoe stukken openbaar te maken. Regelt zowel de passieve openbaarmaking (informatie op verzoek) als de actieve openbaarmaking. Zaakgericht werken - Zaakgericht werken is een manier van werken die zich richt op het goed en transparant afhandelen van 'zaken. ' Een zaak is in dit verband een samenhangende hoeveelheid werk, met een duidelijke aanleiding en een duidelijk resultaat.

6

Inleiding en aanleiding Voor u ligt het informatiebeleid en informatieplan van de gemeente Krimpenerwaard. Doel van een informatiebeleid is: • • • • •

Inzicht te geven in de te verwachten ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening. Het gemeentelijk beleid naar aanleiding van deze ontwikkelingen te formuleren. Het beleid te vertalen naar plannen. De plannen te vertalen naar concrete projecten en deze in de tijd uit te zetten. Op basis daarvan handvatten te bieden op het gebied van investeringen in hard- en software.

Dit informatiebeleid vervangt het Informatiebeleid 2021-2024. Aanleiding voor het schrijven van dit beleid is: • • • •

Het duidelijker worden van wet- en regelgeving zoals Woo, Wmebv en Archiefwet waarvoor een lokale beleidsvertaling nodig is. De nieuwe aandacht voor technische ontwikkelingen als geavanceerde algoritmen en kunstmatige intelligentie. Het aflopen van het bestaande beleid en het hieraan gekoppelde meerjarige onderhoudsplan dat de financiële vertaling is van het gevoerde beleid. De behoefte bij medewerkers en management tot het in beeld brengen van alle (soms gelijktijdige) verandertrajecten op het gebied van informatievoorziening inclusief financiële gevolgen. Het hebben van overzicht vergemakkelijkt het stellen van prioriteiten.

Dit beleid is tot stand gekomen op basis van input van teammanagers en directie en de door hen betrokken medewerkers, de door de diverse teams opgestelde jaarplannen, eerdere beleidstukken en literatuur over ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening. Aan dit beleid is meegeschreven door adviseurs uit de teams Strategie en Organisatie, Informatiemanagement, Communicatie en DIV. Onderdelen zijn daarnaast getoetst aan medewerkers van Juridische Zaken (bijlage 1 en juridische onderdelen) en control (privacy). Het informatiebeleid draagt bij aan de speerpunten van Krimpenerwaard Vooruit! Bijvoorbeeld door het centraal stellen van de inwoner door medewerkers van de gemeente van voldoende informatie te voorzien om de dienstverlening goed te kunnen uitvoeren. Maar ook door te regelen dat de inwoner een aanvraag kan volgen, of de juiste informatie kan opzoeken in stukken die actief openbaar worden gemaakt. Ook draagt het beleid bij aan het beter samenwerken, bijvoorbeeld door het stimuleren van het gebruik van hulpmiddelen waarmee de medewerkers goed kunnen samenwerken. In dit beleid wordt de brede definitie van Informatievoorziening gebruikt.

Het gaat zowel over automatisering (computers, servers, databases, netwerken), informatisering (wanneer gebruikt wie welke informatie en in welke applicatie), communicatie (websites, bellen en samenwerken in Teams en SharePoint) als archivering (welke informatie uit welke systemen worden bewaard of vernietigd). Achtereenvolgens wordt ingegaan op algemene, gemeentebrede en wettelijke ontwikkelingen. Daarna wordt ingegaan op domeinspecifieke zaken waarbij de indeling in domeinen wordt gebruikt zoals deze bij de gemeente Krimpenerwaard gebruikelijk is. Het beleid eindigt met een hoofdstuk over de organisatie van de informatievoorziening. Per hoofdstuk wordt begonnen met de 7

beleidsuitgangspunten waarna de plannen op dit gebied worden toegelicht en tot welke projecten deze leiden.

8

Hoofdstuk 1 - De belangrijkste trends In dit onderdeel worden de belangrijkste ontwikkelingen geschetst in de informatievoorziening van gemeenten. IT-ontwikkelingen gaan over het algemeen snel en worden vaak gekenmerkt door trends die achteraf soms een hype bleken. Wat valt waar te nemen is dat de trends over het algemeen snel geabsorbeerd worden in systemen die door de markt worden aangeboden. Enkele jaren geleden waren de belangrijkste trends de blockchain, robotisering, internet of things en virtual reality. Bedrijven probeerden hun consultants vooral te slijten op basis van het begrip Digitale transformatie. Momenteel zijn de belangrijkste trends artificial intelligence en de datagestuurde organisatie. De trends in IT zijn heel snel gemeengoed. Ze worden in rap tempo door de consument omarmd en in softwareapplicaties verwerkt. Veel mensen hebben thuis een elektronische deurbel. De filmpjes worden teruggekeken via de telefoon. Met de telefoon wordt ook de verlichting bediend. Data staan in de cloud en gebruikersovereenkomsten worden niet gelezen maar weggeklikt. In de ‘wallet’ van de telefoon staan de cryptocurrency uit de blockchain en de kaartjes voor het theater. Ook de betaalpassen zijn al opgenomen in de telefoon. Kunstmatige intelligentie wordt in tal van toepassingen verwerkt.

De overheids-IT zit wat ingewikkelder in elkaar en migratietrajecten kosten over het algemeen nogal wat tijd. Ook hier zijn dezelfde trends waarneembaar, maar er zijn ook duidelijke verschillen. De belangrijkste ontwikkelingen in de gemeentelijke markt zijn: •

•

•

Microsoft 365 – Microsoft heeft zich een overheersende positie verworven in de gemeentelijke markt. Gemeenten nemen over het algemeen het gehele Microsoft 365 pakket af. Sinds Corona heeft ook Teams zich een vaste plek verworven als communicatiehulpmiddel. Teams en Office zijn de belangrijkste onderdelen van het Microsoft-pakket. Daarbij wordt steeds minder lokaal op de PC of in het gemeentelijk datacenter geïnstalleerd, en wordt steeds meer vanuit de centrale Microsoft-datacentra aangeboden. De voordelen zijn evident. Iedereen werkt met gestandaardiseerde software, er is een grote uitwisselbaarheid, externen kunnen eenvoudig bij de projecten worden betrokken en de leverancier levert in hoog tempo vernieuwingen uit zoals de door kunstmatige intelligentie gevoede Copilot en de diverse Powerapps. Ook andere applicatieleveranciers kunnen gemakkelijk uitwisselingen maken met Microsoft. Hierdoor kan de gemeente voor heel veel software qua beveiliging gebruik maken van dezelfde 2factor authenticatie. Nadelig is de grote afhankelijkheid van de leverancier en de relatief geringe invloed die valt uit de oefenen, al is het de VNG tot dusverre gelukt goede overeenkomsten met de leverancier af te sluiten.

Het datagedreven werken - Was een eerdere trend dat software goede managementinformatie moest leveren, nu zijn alle gemeenten bezig met systeemoverstijgende managementinformatie met behulp van business intelligence. Doel is dit door te ontwikkelen tot een vorm van datagedreven werken waarbij wordt geprobeerd op basis van vaak ruwe data uit veel verschillende bronnen trends sneller inzichtelijk te krijgen en beleid hier tijdig op aan te passen. De cloud - Waar voorheen gemeenten met elkaar gingen samenwerken om datacentra te delen om daarmee hun eigen gemeentecloud te vormen is de trend nu toch vooral dat leveranciers hun applicaties vanuit de leverancierseigen cloud aanbieden. Dit heeft belangrijke gevolgen voor het informatielandschap, de bemensing en de begroting namelijk:

9

Het spinnenweb met verbindingen binnen het eigen datacentrum wordt vervangen door een spinnenweb tussen verschillende cloudleveranciers die gegevens met elkaar uitwisselen. Dit vergt soms wel gemeentelijke tussenkomst, want de gemeente wil controle houden op welke (persoons)gegevens worden uitgewisseld. o Er zijn geleidelijk meer functioneel beheerders, dataspecialisten en regievoerders. Systeem- en netwerkbeheerders blijven om de lokale omgeving in stand te houden en werkplekken te onderhouden, maar eigen servers en eigen databases zullen aan belang verliezen. Over het algemeen blijft de hoeveelheid IT-medewerkers daarmee gelijk. o Cloudapplicaties zijn duurder. Het financieel model verandert van het kopen van software in het huren van software in een abonnementsvorm per werkplek of per medewerker. De kosten van het eigen datacenter worden door de leverancier aan de klant doorberekend. Gemeenten hebben hierin geen keus omdat alle leveranciers de applicaties vanuit een eigen datacentrum aanbieden. Gemeenten hebben uiteraard wel de gelegenheid van leverancier te veranderen, maar dit vergt inspanning. Minder aanbod - Het aanbod gemeentelijke IT verschraalt door fusies en overnames. Gemeenten hebben steeds minder partijen om uit te kiezen.

Het antwoord aan de vraagkant kan liggen in andere manieren van aanbesteden, vraagbundeling door verdere samenwerking en/of het overlaten van grotere aanbestedingen aan de VNG. Kunstmatige intelligentie - Binnen applicaties zal steeds vaker kunstmatige, zelflerende intelligentie worden toegepast. Dienstverlening – De transparantie richting de inwoner neemt toe, de inwoner kijkt mee. Niet alleen via het eigen klantportaal maar ook door betrokken te zijn in participatietrajecten. Klachten doen snel de ronde via de social media. Veiligheid en privacy – door het toegenomen belang van IT voor organisaties zijn bedreigingen ook toegenomen. Een hack of datalek ligt steeds vaker op de loer. In rap tempo worden ook Europese en Nederlandse beveiligings- en pricacyregels ontwikkeld. Openbaarheid van informatie – de informatiewetten. Veel wetgeving is gericht op de verhouding tussen inwoner en overheid. Informatie van de overheid is in principe openbaar. Die openbare informatie wordt in toenemende mate ook actief ter beschikking gesteld aan die inwoner. Om de informatie daadwerkelijk beschikbaar te hebben en te houden is een goed ingerichte informatievoorziening noodzakelijk. Tegelijkertijd zullen veel medewerkers nog steeds een gevoel van wanhoop ervaren in het zoeken van informatie omdat de hoeveelheid plekken waar informatie wordt opgeslagen alleen maar is toegenomen.

Van bovenaf opgelegde sturing en de zelfredzaamheid van medewerkers kunnen hier met elkaar in conflict komen. Ook het openstellen van veel kanalen (zoals social media en chat) met inwoners betekent enerzijds meer nabijheid van de gemeente, maar anderzijds meer informatie om te archiveren en (bij een Woo-verzoek) te tonen. o

•

• •

•

•

10

Hoofdstuk 2 - Gemeentebrede ontwikkelingen In dit hoofdstuk worden beleid, plannen en projecten benoemd die gemeentebreed gaan spelen.

Beleid •

•

•

•

•

•

Archivering by design – Op het moment dat de gemeente een werkproces (her)inricht of een informatiesysteem aanschaft, ontwerpt of aanpast worden maatregelen genomen om de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie te waarborgen. Digitaal leiderschap - ICT is een primaire productiefactor en wordt steeds minder gezien als overhead1. Het gebruik van ICT kan zorgen voor efficiencywinst bij gemeenten2. Het helpt als de teammanagers het gebruik van de ter beschikking staande middelen kunnen stimuleren en als een manager een visie heeft op de rol van informatie in hun domein. Digivaardig personeel - Digivaardig personeel heeft het vermogen digitale diensten te integreren in leven en werk. Daarom besteedt de gemeente aandacht aan het regelmatig bijscholen op het gebied van digitale vaardigheden en applicaties door het via het intranet ter beschikking stellen van opleidingen in de belangrijkste informatiesystemen. Digitaal samenwerken – medewerkers van de gemeente kunnen plaats- en tijdonafhankelijk werken en worden hierin ondersteund door apparatuur van de gemeente. Het betekent dat kantoren moeten zijn ingericht met voorzieningen om hybride te vergaderen en belcellen. Het nieuwe gemeentekantoor houdt rekening met een flexfactor. Een deel van de medewerkers werkt thuis of kan “aanlanden”. Ook is er ruimte voor een professionele studio.

Een studio kan gebruikt worden voor streams/webcasts richting inwoner of personeel en opleidingsfilmpjes. Werken onder architectuur – De gemeente zet in op Common Ground als architectuurprincipe waardoor gegevens eenmalig vastgelegd en bij de bron opgevraagd worden op moment van gebruik. Er wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van standaarden. De collectief ontwikkelde API’s vervangen de oude stufstandaarden. Verbindingen worden gelegd, gemonitord en gelogd via een API-gateway (vroeger omschreven als koppelsoftware). Samen organiseren in GT, GGI, Common Ground en Haal Centraal - De gemeente maakt gebruik van GGI-netwerk voor beveiligde verbindingen met centrale dataservices en voor verbindingen met cloudleveranciers. De gemeente maakt daar waar nuttig of noodzakelijk gebruik van collectieve contractvormen zoals GT Microsoft, GT print en GT mobiel omdat dit financiële voordelen met zich meebrengt door de schaalgrootte van dit soort collectieve overeenkomsten. Bovendien wordt de landelijke inspanning voor dit soort inkopen gefinancierd vanuit de aansluitbijdrage die wij als gemeente al betalen, of we nu wel of niet meedoen. Voor de eigen ITinkopen hanteert de gemeente de GIBIT-voorwaarden (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden Bij IT).

De gemeente ondersteunt de common ground-gedachte, waarbij wordt gestreefd naar een architectuur waarbij eenvoudiger van leverancier kan worden gewisseld en applicaties op een meer eenvoudige manier met elkaar kunnen worden gekoppeld. Ook worden data niet meer gekopieerd maar wordt zoveel mogelijk direct de databron bevraagd. De gemeente sluit in dat kader zoveel mogelijk aan op centrale voorzieningen voor basisregistraties zoals Haal Centraal.

1 “Overhead, ICT-kosten en meer”, in: Binnenlands Bestuur 18 (29 september 2023) p. 10-11.

2 “ICT levert meer op dan het kost, gemeenten met hoge ICT-investeringen zijn efficiënter”, in: Binnenlands

Bestuur 18 (29 september 2023) p. 32-33, 35.

11

•

•

•

•

•

Basis- en kernregistraties - De gemeente hanteert het principe van eenmalige uitvraag, meervoudig gebruik. De gemeente vraagt geen gegevens uit die al bekend kunnen zijn. De gemeente maakt daartoe gebruik van basis- en kernregistraties. Op termijn wordt hiervoor gebruik gemaakt van centrale basisregistraties (Haal Centraal) en informatie-uitwisseling via API’s. Datagedreven werken - Alle applicaties zijn in staat managementinformatie te genereren. Bij cloudapplicaties wordt gestreefd naar het beschikbaar en toegankelijk houden van de gegenereerde data. Voor het genereren van applicatie-overstijgende managementinformatie en voor het combineren met landelijke data wordt gebruik gemaakt van een BI-tool en een datawarehouse. Het opslaan van kopieën van data of het te lang bewaren van data wordt zoveel mogelijk beperkt conform de privacywetgeving. Opgavegericht werken – De gemeente werkt multidisciplinair aan maatschappelijke opgaven zoals de energietransitie. Per opgave kan de behoefte aan IT-ondersteuning verschillen. In ieder geval spelen bij het opgavegericht werken thema’s als datagestuurd werken en participatie een rol. Huisvesting – de gemeente betrekt een nieuw pand en het team Uitvoering openbare werken betrekt een nieuwe werf.

De panden worden toekomstgericht vormgegeven met op het gebied van informatievoorziening, aandacht voor moderne IT en geïntegreerde informatievoorziening (smartbuilding). In de nieuwe huisvesting wordt activiteitgericht gewerkt, je betrekt de werkplek die bij de activiteit van dat moment past. Duurzaamheid – De hoeveelheid data groeit, zowel in de maatschappij als bij de gemeente. Dataopslag kost energie. Veel informatie wordt meervoudig opgeslagen en draagt op die manier bij aan het gebruik van (te) veel energie, of deze nu duurzaam opgewekt is of niet. De gemeente streeft daarom naar enkelvoudige opslag en meervoudig gebruik. Dat laat onverlet dat duurzaamheid en IT een lastig thema is. Veel gegevens worden opgeslagen bij cloudleveranciers. De cloudleveranciers brengen hun data onder in grote datacenters die om aan aanbestedingsvereisten voor duurzaamheid te voldoen veel groene energie gebruiken.

Plan •

•

•

Datagedreven werken – Het datagedreven werken binnen de gemeente wordt gestimuleerd door een integraal en multidisciplinair datateam onder voorzitterschap van team Informatiemanagement. Informatiemanagement levert ook technische ondersteuning. De onderliggende software wordt geleidelijk vervangen door Power Bi van Microsoft. Omdat programmatuur steeds meer hulp krijgt van kunstmatige intelligentie zal dit in de loop van de tijd ook een rol gaan spelen. Implementeren mobiele studio – voor het opnemen van instructiefilmpjes of het doen van uitzendingen wordt een studioruimte ingericht. Deze studio is mobiel en verhuist mee naar de nieuwe huisvesting. Informatie digitaal beschikbaar stellen via e-depot – voor de langdurige digitaal duurzame archivering in samenwerking met het Streekarchief en de aan het Streekarchief deelnemende gemeenten is een e-depot aangeschaft. Er wordt in pilotvorm geëxperimenteerd met de langdurige opslag én ontsluiting van videotulen, bestemmingsplannen en omgevingsvergunningen. Vanwege de archiefwet is de overbrengingstermijn naar het streekarchief vanaf 2026 verkort naar 10 jaar, maar het eerder overbrengen van informatie wordt overwogen zodra een goede ontsluiting van de informatie aan de inwoner en medewerker gewaarborgd is. 12

•

•

Huisvesting – Er is voorzien in nieuwe centrale huisvesting voor een gemeentewerf en een gemeentehuis. Hierbij zijn omvangrijke IT-gerelateerde aanbestedingen en verhuisbewegingen voorzien. Vervangingsinvesteringen uit het MJOP worden zoveel mogelijk gebundeld om de verhuizing te versimpelen en de overlast voor medewerkers te beperken. Duurzaamheid, enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik – zowel bij de introductie van het zaakgericht werken in Djuma als bij de introductie van Teams/Sharepoint geldt: we gaan van mailen naar delen. Er wordt samengewerkt in dezelfde zaak of in hetzelfde document. Daarnaast wordt ernaar gestreefd onbeheerde en ongestructureerde opslag, bijvoorbeeld op netwerkschijven, te vervangen door beheerde opslag waarbij aan het einde van de wettelijke bewaartermijn data wordt vernietigd. Een overzicht van de datahoeveelheid wordt (in het kader van de digitaal duurzame archivering) jaarlijks verzameld in samenwerking met het Streekarchief Midden-Holland. Dit alles enerzijds om te voorkomen dat de medewerker verdrinkt in de hoeveelheid plekken waar informatie wordt opgeslagen, anderzijds het bewaren en ontsluiten naar de inwoner te vergemakkelijken.

Projecten • •

• • • •

•

Project IT-voorzieningen werf – betreft het verhuizen en/of inkopen en plaatsen van werkplekken, wifi, switches, AV-apparatuur, verbindingen, toegangscontrole en printers. Project aanbesteding en implementatie AV-voorzieningen nieuwe gemeentehuis – betreft het aanbesteden en implementeren van apparatuur voor raadzaal, commissiekamers, trouwzaal en vergaderruimten. Project aanbesteding en implementatie werkplekken nieuwe gemeentehuis – betreft het inrichten van IT-apparatuur op naar schatting 280 werkplekken en balies. Project aanbesteding en implementatie wifi nieuwe gemeentehuis – betreft aanbesteding en implementatie van wifipunten en de bijbehorende beheerapparatuur. Project aanbesteding en implementatie netwerkvoorzieningen nieuwe gemeentehuis – betreft het aanbesteden en configureren van distributieswitches en coreswitches. Project realisatie aansluiting op glasvezel, GGI-netwerk en internet – betreft het aansluiten op het eigen glasvezelnetwerk, de verbinding met Diginetwerk via GGI-netwerk en het afnemen van een internetverbinding bij één van de landelijke providers. Project Datagedreven werken – betreft het vormgeven van datagedreven werken binnen de gemeente Krimpenerwaard met behulp van een multidisciplinair datateam (inclusief eventuele formatieve gevolgen).

13

Hoofdstuk 3 - Wet- en regelgeving In dit hoofdstuk wordt wetgeving rondom informatievoorziening toegelicht en vertaald in concrete acties. Beleid •

Europese wetgeving – De Europese commissie heeft een aantal regelgevende voorstellen gemaakt waarmee de digitale toekomst van Europa wordt vormgegeven. Deze voorstellen die bestaan uit richtlijnen en verordeningen hebben impact op de digitalisering bij gemeenten. Een deel is al van kracht, een deel komt er nog aan. Het is de bedoeling om alle wetten eind 2026 geïmplementeerd te hebben. Vooral NIS2 (informatiebeveiliging) en de ePrivacy-verordening gaat naar verwachting veel impact hebben op gemeenten, al wordt op dit moment nog gewerkt aan de vertaalslag naar de lokale situatie.

•

Wet open overheid - De gemeente verstrekt actief en op verzoek informatie aan de samenleving. Om journalisten en inwoners te helpen bij de zoektocht naar informatie heeft de gemeente een Woo-contactpersoon aangesteld. De gemeente zorgt ervoor de juiste informatie te kunnen bewaren en verstrekken door het hanteren van een zaaksysteem en anonimiseringssoftware. De gemeente maakt een start met dataclassificatie. De gemeente volgt de ontwikkelingen met betrekking tot het actief openbaar maken als een vroege volger met een normaal ambitieniveau. Dit wil zeggen dat de gemeente Woo-verzoeken passief openbaar maakt via de website, en actief openbaar maakt volgens de hiervoor landelijk afgesproken momenten. Dat betekent voor de komende jaren dat de gemeente aan de gang gaat met het actief openbaar maken van bestuurlijke besluitvorming (de college- en raadsstukken), convenanten met verbonden partijen 14

•

•

•

•

•

• •

• •

•

en de organisatiegegevens. Daarna gaan we aan de gang met het actief openbaar maken van de stukken van adviescolleges, jaarplannen en -verslagen, onderzoeken, beschikkingen en klachten. Randvoorwaarde is een goede inrichting van de informatievoorziening. Voor de goede inrichting van de informatievoorziening zijn aparte beleidsregels geformuleerd als onderdeel van dit informatiebeleid (hotspotbeleid, beleid bewaren e-mail en tekstberichten, richtlijn digitaal werken). Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer - Inwoners en bedrijven hebben in deze wet het recht elektronisch met de overheid te communiceren. De gemeente stelt vast voor welke producten welk digitaal kanaal openstaat. De gemeente stuurt ontvangstbevestigingen en kan laten zien wat is aangevraagd via bijvoorbeeld het klantportaal. Er is hulp beschikbaar voor hen die digitaal minder vaardig zijn. Wet digitale overheid - Deze kaderwet schrijft voor dat inwoners en bedrijven veilig en betrouwbaar kunnen inloggen bij de overheid met een hoog betrouwbaarheidsniveau en dat de voorzieningen van de gemeenten voorzien in het gebruik van open standaarden en de regels omtrent toegankelijkheid. De wet digitale overheid heeft verband met de hierboven genoemde Europese wetgeving over de Europese identiteit (EIDAS). Archiefwet - De Archiefwet 1995 wordt naar verwachting in 2026 vervangen door een gemoderniseerde wet.

Een belangrijke vernieuwing in de wet is de verkorting van de overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar. De overbrengingstermijn is de termijn waarop permanent te bewaren stukken worden overgebracht naar de regionale archiefinstelling. Hierdoor worden archieven eerder openbaar voor inwoners, journalisten, wetenschappelijke onderzoekers en overheid. Ook algoritmes zijn informatieobjecten die vallen onder de archiefwet. Omgevingswet – De omgevingswet zorgt voor een vermindering van regeldruk. Daar staat tegenover dat het vertalen van wetgeving in heldere toepasbare regels en de goede werking van het achterliggende digitaal stelsel omgevingswet de komende jaren nog aandacht zullen vragen. Single Digital Gateway – De Single Digital Gateway geeft burgers en bedrijven toegang tot digitale overheidsdienstverlening in de Europese Unie via het portaal Your Europe. De gemeente sluit hierop aan met de eigen informatievoorziening via de website. De VNG zorgt voor een centrale SDG-invoervoorziening. Wet digitale toegankelijkheid – Verplicht overheidsinstanties om inzicht te geven in hun inspanningen om websites en apps toegankelijk te maken voor iedereen. Wet politiegegevens (Wpg) – regelt de rechten en plichten rondom het verwerken van gegevens van de politie zelf maar ook van bijzondere opsporingsdiensten en BOA’s.

Kent ook een jaarlijkse audit die weer raakvlakken heeft met de BIO en AVG. E-privacyverordening – richt zich specifiek op privacy op het gebied van elektronische dienstverlening. Wet hergebruik overheidsinformatie (Who) – is bedoeld om de openheid en het hergebruik van gegevens die door organisaties met een publieke taak worden beheerd te verbeteren. Het gaat erom na te gaan welke informatie voor derden interessant kan zijn en deze in een machineleesbaar formaat te publiceren. Wet aanpak meervoudige problematiek sociaal domein (Wams) – geeft een grondslag aan de verzameling, verwerking en deling van persoonsgegevens over domeinen heen zodat de wetten in het sociaal domein (Wmo, Jeugdwet, Participatiewet) in meer samenhang kunnen worden uitgevoerd.

Plan 15

•

•

•

Informatievoorziening op orde - De gemeente waarborgt een goede informatievoorziening door het hanteren van de KIDO-methodiek. Team DIV en Team Informatiemanagement houden toezicht op de kwaliteit van het informatiebeheer via het kwaliteitssysteem informatiebeheer (KIDO) dat jaarlijks volgens de PDCA-cyclus wordt uitgevoerd. In beleids- en beheerplannen wordt een duidelijke koers uitgestippeld voor het informatiebeheer. Door middel van de PDCAcyclus kan deze koers worden bijgesteld. De teams bewaken dat verantwoordelijkheden worden genomen en doen hiervan jaarlijks verslaglegging naar directie, college, raad en provincie. Daarbij wordt in de applicatie VIND-informatiemanagement een documentair structuurplan bijgehouden en worden rondom risicovolle processen separate informatieplannen opgesteld. Er is een hotspotbeleid (bijlage), een beleid voor het bewaren van e-mail, tekstberichten en sociale media (bijlage) en er is beleid omtrent het digitaal werken in de organisatie (bijlage). Voor eventuele papieren stukken is een vervangingsbesluit genomen. Archiveren by design en MDTO. Eisen uit de Archiefwet worden (waar mogelijk) direct meegenomen bij het ontwerpen van nieuwe informatiesystemen en/of processen. Zo wordt geborgd dat de informatie die wordt opgeslagen in het systeem voldoet aan wettelijke eisen en duurzaam toegankelijk blijft.

Er worden metadataschema’s opgesteld voor duurzaam te bewaren informatie. Multidisciplinaire projectgroep informatiewetten - De implementatie van de Woo en andere wetgeving is een traject van meerdere jaren. Er is een projectgroep Wep/Woo/Wmebv/Wdo om de gevolgen van wetgeving te vertalen naar de gemeente Krimpenerwaard. Via deze projectgroep wordt gewerkt aan actieve en passieve openbaarmaking van informatie. Het openbaar maken gebeurt vooralsnog via de website open.krimpenerwaard.nl. Er wordt software ingekocht voor het digitaal duurzaam archiveren van e-mail en tekstberichten. Tot die tijd gebruikt de gemeente het zaaksysteem voor de archivering van mail en tekstberichten. Op termijn selecteert de gemeente mogelijk een applicatie voor het actief openbaar maken van informatie. Daarnaast zal voor het actief openbaar maken gebruik worden gemaakt van de applicaties iBabs en Djuma. Het gebruik van de bestaande anonimiseringssoftware wordt op termijn geëvalueerd. Ook zal de werkgroep zich bezighouden met de gevolgen van overige Europese wetgeving. De wetgeving op het gebied van informatieveiligheid en privacy wordt opgepakt door respectievelijk de Chief Information Security Officer (CISO), de Privacy Officer (PO) en de Functionaris Gegevensbescherming (FG).

Projecten •

•

•

Project Informatievoorziening op orde - Richtlijn digitaal werken uitbrengen, selectie en implementatie software voor archivering van tekstberichten en e-mail. Implementeren van het gebruik van Teams en SharePoint. Migratie van netwerkschijven naar Teams en SharePoint. Aansluiten op het e-depot voor digitaal duurzame archivering van videotulen, bestemmingsplannen en vergunningen. Project Wep/Woo/Wmebv/Wdo - Ontwerpen en implementeren voorzieningen ten behoeve van actief en passief openbaar maken. Evalueren anonimiseringssoftware. Aanpassen en communiceren EH2+ en DIGID met sms-controle voor de elektronische dienstverlening van de gemeente. Vaststellen welke digitale kanalen voor welke diensten kunnen worden gebruikt en communiceren van de zorgplicht in het kader van de Wmebv. Project Single Digital Gateway – gaat over de toegankelijkheid van de overheidsinformatie voor inwoners uit de Europese Unie. Hier wordt aan gewerkt vanuit het digitaal team. 16

Hoofdstuk 4 - Online dienstverlening Dit hoofdstuk omschrijft de ambities en afspraken op het gebied van online dienstverlening.

Beleid •

• • •

•

•

•

• •

•

Toegankelijkheid - De online dienstverlening van de gemeente Krimpenerwaard is zo makkelijk en toegankelijk dat gebruikers hier de voorkeur aan geven, als ze informatie zoeken, zaken willen regelen of contact willen met de gemeente. Dienstverleningsvisie - Het beleid voor de online dienstverlening is gebaseerd op de dienstverleningsvisie Inwoner Centraal3 en bouwt hierop voort. Gebruiker centraal - De gebruiker staat centraal. Bij alles wat we online maken, denken en handelen we vanuit onze gebruikers. De focus ligt op de meest gebruikte content (toptaken). Digitaal waar het kan, persoonlijk waar nodig - We bieden online veel informatie en diensten aan, maar we zorgen altijd voor een niet-digitaal alternatief. Zo kunnen inwoners die moeite hebben met digitaal zaken regelen of die complexe vragen hebben ook met ons in gesprek via persoonlijke kanalen, zoals balie of telefoon. Voor iedereen toegankelijk - Iedereen kan onze website gebruiken. Dit houdt in dat de website voldoet aan de wetgeving rond digitale toegankelijkheid, gebruiksvriendelijk en begrijpelijk is. Content is in eenvoudig Nederlands geschreven (B1-niveau). Ook voor de subwebsites werkt de gemeente aan de toegankelijkheid. Feiten en cijfers - We laten ons leiden door onderzoek en statistiek.

Om te bepalen wat wel en niet op de website moet, baseren we ons niet op meningen, maar op statistieken en gebruikersonderzoeken. Eerst het probleem, dan pas de oplossing - Per initiatief vanuit de organisatie kijken we gezamenlijk naar het onderliggende probleem en dan pas naar de meest geschikte oplossing. De vraag die hierbij centraal staat is: wat heeft onze gebruiker eraan? Bij voorkeur kiezen we voor een oplossing die al in gebruik is. Dat is effectiever én efficiënter. Eén herkenbaar gezicht - We werken zoveel mogelijk met één website. Werken met één website is duidelijk voor de gebruiker. Daarnaast is het efficiënter in beheer. Duidelijke afzender - De online dienstverlening heeft altijd een duidelijke afzender. Zo weten bezoekers met wie ze te maken hebben, de gemeente of met partners. Zo zijn we consequent in wat we uitstralen en zijn we professioneel. Eén team voor online diensten - Het digitaal team wordt direct betrokken bij nieuwe online initiatieven, adviseert en zorgt dat deze kaders gevolgd worden. Het lanceren van websites, apps of andere online initiatieven ligt bij het digitaal team. De vakinhoudelijke collega’s zijn verantwoordelijk voor de doelen en dat de content altijd actueel en juist is (wat). Het digitaal team bepaalt de manier waarop de content wordt gepubliceerd (hoe).

Plan •

Doorontwikkeling online dienstverlening - Het verbeteren van de online dienstverlening is enkele jaren geleden gestart met de introductie van een gemeentebreed zaaksysteem, de introductie van een klantportaal met lopende zaken en de introductie van diverse digitale formulieren. Er

3 Dienstverleningsvisie inwoner centraal Gemeente Krimpenerwaard 8 maart 2022.

17

•

• • • • • • •

wordt onderzoek gedaan naar elektronische ondertekening ook door inwoners, bijvoorbeeld bij het toevoegen van noodzakelijke verklaringen, machtigingen etc. Monitoring op klanttevredenheid - Digitale formulieren, website, digitale nieuwsbrief, meldingen via het meldingensysteem en bezoeken aan de balie worden gemonitord op klanttevredenheid. Dit wordt – afhankelijk van de behoefte – verder uitgebreid. Digitaal team - Het digitaal team bewaakt de doorontwikkeling van de online dienstverlening. Vernieuwde website - De website is vernieuwd en verbeterd. Integraal klantbeeld – een integraal klantbeeld ontstaat door het bijhouden van zaken én contacten in het klantcontact- en zaaksysteem. Productencatalogus - Een nieuwe productencatalogus helpt de inwoner van de juiste informatie te voorzien. API’s voor koppelingen - Daar waar informatie gebruikt wordt uit andere systemen dan het zaaksysteem worden API’s gebruikt met andere applicaties via de servicebus. Stimuleren gebruik klantportaal - De functionaliteit van de MijnGemeente-omgeving (het klantportaal) wordt zo mogelijk uitgebreid en het gebruik wordt verder gestimuleerd. Participatie - Participatie wordt mogelijk gemaakt rondom grote projecten en het sociaal domein, ook in verband met het right to challenge.

Projecten •

• • •

•

• •

Onderzoek uitbreiding e-formulieren (doorlopend) - Meer processen digitaliseren en uitbreiden eformulieren, bijvoorbeeld als e-diensten. Daarnaast de medewerkers blijven attenderen op het gebruik van het klantportaal. Onderzoek vervanging feedbacksoftware - Mogelijkheid onderzoeken van betere feedbackmogelijkheid. Implementatie en lancering nieuwe website – In de loop van 2024 wordt de nieuwe gemeentelijke website gepresenteerd. Implementeren nieuwe VIND productencatalogus – Voor de productencatalogus en vervolgens ook de kennisbank zal de VIND productencatalogus worden gehanteerd. Deze sluit goed aan op de reeds gebruikte zaaktypencatalogus van VIND informatiemanagement. Uitbreiding koppelingen naar het klantportaal – alle inwoneraanvragen uit backofficeapplicaties kunnen in het MijnGemeente-portaal inzichtelijk worden gemaakt, mits de applicatie is gekoppeld aan Djuma. Implementeren van een digitaal participatieplatform – Inwonersparticipatie kan worden ondersteund vanuit diverse applicaties. Hier wordt nog een definitieve keuze gemaakt. Verbeteren van de digitale toegankelijkheid– Het digitaal team werkt doorlopend aan het beter toegankelijk maken van de website en subwebsites. Digitale toegankelijkheid strekt zich echter ook uit tot bijvoorbeeld de WOO-publicaties die bijvoorbeeld machineleesbaar moeten zijn.

18

Hoofdstuk 5 - Publiek domein Dit hoofdstuk beschrijft beleid, ambities en afspraken op het gebied van het publiek domein.

Beleid • •

•

Integraal klantbeeld - De gemeente streeft naar een integraal klantbeeld via het klantcontactsysteem. Hierin worden ook afspraken vastgelegd. Moderatie social media - Er wordt software gebruikt voor het analyseren van berichten op social media, het plaatsen van eigen content en het beantwoorden van vragen. Met behulp van deze software kunnen berichten ook na langere tijd teruggevonden worden. De inwoner kiest het kanaal – Er kan sprake zijn van kanaalsturing, bijvoorbeeld door digitale producten goedkoper te maken. Bij digitale kanalen wordt gebruik gemaakt van een hoog niveau van digitale beveiliging.

Plan •

•

•

Verbeteren telefonische bereikbaarheid - De telefonische bereikbaarheid wordt verbeterd. Het afhandelen van terugbelverzoeken en het vullen van het klantportaal wordt gestimuleerd. Geleidelijk gaan we ook kijken in hoeverre beeldbellen in een behoefte gaat voorzien. Cloudapplicaties publiek domein - Veel applicaties in het publiek domein zullen de komende jaren migreren naar een cloudapplicatie. Per applicatie moet worden bekeken of dit wordt aanbesteed of dat met de huidige leverancier een cloudmigratie wordt ingegaan. Inhuizing - De verhuizing van Publiekszaken naar het nieuwe gemeentehuis zal de nodige aandacht vergen van het team en van Informatiemanagement (fotohokje, balie-apparatuur, pinautomaten, reisdocumentenscanners, geldkluis etc).

Projecten • • •

•

• •

Doorontwikkeling Teams-telefonie - Uitbreiden CC4All met extra functionaliteit omnichannel, beeldbellen met inwoners onderzoeken, implementeren VIND-kennisbank. Voorbereiden en migreren cloudgang - Cloudgang Key2Begraven, Key2Betalen, Key2Burgerzaken, DIS4ALL, Key2Data, Key2GBA-V voorbereiden, eventueel aanbesteden en migreren. Productovernames Publiekszaken – Daar waar publiekszaken activiteiten gaat uitvoeren die oorspronkelijk in de backoffice werden uitgevoerd dienen systemen zoals Djuma hierop aangepast te worden. Datagestuurd werken – ook bij de publieksteams wordt datagestuurd werken ingezet, bijvoorbeeld in het kader van de omgevingsanalyses van de Newsroom in relatie tot de telefonieapplicatie en de applicatie voor het modereren van social media. Voorbereiden verhuizing en inrichting gemeentehuis – De balies van burgerzaken kennen veel zogeheten “specials” waarbij extra aandacht nodig is voor de inrichting en verhuizing. Verloren en gevonden – op termijn onderzoeken of de applicatie voor verloren en gevonden voorwerpen moet worden aangepast of gewijzigd.

19

Hoofdstuk 6 - Sociaal domein In dit hoofdstuk wordt ingegaan op beleid, afspraken en ambities op het gebied van het sociaal domein in relatie tot informatiemanagement en DIV. Beleid •

•

•

Integrale toegang – Met een integrale toegang zorgt de gemeente voor het aanbieden van algemeen toegankelijke voorzieningen, het verminderen van complexiteit en het inzetten op preventie. Verbeteren digitale dienstverlening – In lijn met het beleid elektronische dienstverlening wordt gestreefd naar het uitbreiden van de digitaal aangeboden diensten en verbetering in het gebruik van het klantportaal. De applicaties voor Wmo, jeugd en participatie zullen worden vernieuwd. Integraal klantbeeld - Ook in het sociaal domein wordt aandacht besteed aan dienstverlening door het uitvoeren van klantreizen en wordt gestreefd naar een integraal klantbeeld binnen de wettelijke beperkingen.

Plan •

•

• •

• •

•

Ondersteuning integrale toegang – Daar waar nodig helpt Informatiemanagement met de ITondersteuning in het project integrale toegang. Integrale toegang gaat starten in drie kernen met in de overige kernen servicepunten. Er wordt gebruik gemaakt van bestaande laagdrempelige voorzieningen zoals de welzijnspunten in bibliotheken. Digitale dienstverlening - In het algemeen wordt de digitale dienstverlening verbeterd op het gebied van meer toegankelijke e-formulieren en het beter inzetten van het klantportaal. Van belang is dat ook de aansluiting tussen zaaksysteem en sociale zaken-applicatie verbetert. In de aanbesteding van applicaties voor het sociaal domein wordt aan deze aspecten aandacht besteed. Cloudovergang applicaties - De gebruikte applicaties, ook die van schulddienstverlening zullen naar de cloud verhuizen al dan niet via aanbestedingen. Datagedreven - Het datagedreven werken bij het sociaal domein wordt vanuit het project datagedreven werken verder uitgebreid. Hierbij wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van landelijke gegevensstandaarden zoals het SUWI-gegevensregister en SGR. Participatie – Participatie speelt ook bij het sociaal domein, bijvoorbeeld in de zin van bewonersplatforms. Subsidies – Rondom subsidies is meegedaan aan een designsprint over het verwerken van subsidies in Djuma.

Hieromtrent moet nog worden onderzocht of dit resulteert in een voor dit doel bruikbare applicatie. Sociale kaart – De sociale kaart wordt geïntegreerd met Krimpenerwaard actief.

Projecten •

Project integrale toegang – Dit project wordt vormgegeven vanuit het sociaal domein. Informatiemanagement heeft hier zijdelings mee te maken op het gebied van IT-advies en ITondersteuning bijvoorbeeld door functioneel beheer. 20

•

•

• •

Project verbeteren e-formulieren en inzet klantportaal - In dit project wordt gekeken in hoeverre bestaande formulieren beter kunnen worden benut, het klantportaal meer wordt ingezet, en er eventueel nieuwe e-formulieren worden ingezet voor bijvoorbeeld de aanvraag levensonderhoud. Project aanbesteden applicaties sociaal domein – de huidige applicaties voor de terreinen participatie, wmo en jeugd zijn jaren geleden aanbesteed. Met de verdere cloudgang van deze applicaties is er een natuurlijk moment om deze applicaties aan te besteden. Mogelijk maakt schulddienstverlening ook onderdeel uit van dit project. Project cloudgang Stratech SDV - al dan niet via aanbesteding en opname in het project over de aanbesteding van applicaties sociaal domein. Project datagedreven werken sociaal domein - Aandacht voor pilotstatus, behoefte aan meedenken en koppeling kaartgericht werken en sociaal domein.

21

Hoofdstuk 7- Ruimtelijk domein In dit hoofdstuk wordt ingegaan op beleid, afspraken en ambities op het gebied van het ruimtelijk domein in relatie tot informatiemanagement en DIV. Beleid •

•

•

•

• • •

•

Omgevingswet – De Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen zijn per 1 januari 2024 in werking getreden. Er is zijn applicaties in gebruik voor het afhandelen van vergunningaanvragen, het beheer van toepasbare regels en het valideren van ruimtelijke plannen. De slimme stad of het slimme dorp (smart city) - Een smart city is een stad die gebruik maakt van technologie om de dienstverlening, leefbaarheid, duurzaamheid, efficiëntie en veiligheid te verbeteren. Je kunt dan denken aan open data om de lokale democratie te versterken. Maar ook aan IT-voorzieningen om te helpen bij de energietransitie. Informatiemanagement en DIV adviseren in deze ontwikkelingen de betrokken teams. Inwonerparticipatie – In de planfase van ruimtelijke projecten komt steeds meer aandacht voor co-creatie met inwoners. Participatie van inwoners wordt gestimuleerd om meer draagvlak te krijgen voor projecten. Daarnaast is er vanuit de omgevingswetgeving het uitdaagrecht: met het uitdaagrecht kunnen inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners een gemeentelijke taak overnemen. Energietransitie – De gemeente is volop bezig met deze transitie in de omgeving, maar ook voor de eigen gebouwen waarvan de monitoringsoftware weer aansluit op het smartbuilding concept.

Buiten de gemeentelijke gebouwen zorgt de transitie voor nieuwe ruimtelijke uitdagingen zoals versterking van het stroomnet, de komst van batterijopslag of extra transformatoren, warmtenetten, warmtepompen waarbij voor medewerkers een goede kaartgerichte ondersteuning noodzakelijk is. Eén omgevingsloket – Het digitale omgevingsloket geeft informatie over besluiten en regels met betrekking tot de fysieke leefomgeving. Meldingen – Inwoners kunnen hun opmerkingen over de buitenruimte op eenvoudige wijze delen met de gemeente. Ketensamenwerking – De gemeente is gekoppeld aan de Samenwerkfunctionaliteit van het DSO voor advisering in de vergunningsketen. Voor toezicht en handhaving worden aparte afspraken gemaakt. Datagedreven werken op basis van geografische data – Het datagedreven werken zal ook in het ruimtelijk domein toenemen om beleidskeuzes te maken en inzicht te verschaffen richting belanghebbenden. Er wordt steeds meer gewerkt met visualisaties in 3D. Geografische gegevens worden ontsloten via de website en het klantportaal.

Plan •

Omgevingswet – In het kader van de omgevingswet is software beschikbaar in de vorm van software voor vergunningverlening, voor het valideren van ruimtelijke plannen en voor toepasbare regels. De inspanningen zitten de komende jaren in het uitbannen van kinderziekten rond het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Daarnaast zijn er inspanningen in het verbeteren van briefsjablonen, bijvoorbeeld door het inzetten van de centrale documentengenerator.

22

•

•

•

Inwonersparticipatie – De uitvoering van de inwonersparticipatie geldt voor alle domeinen. Softwarematige ondersteuning wordt mogelijk ingekocht, waarbij ook aandacht is voor functioneel beheer. Energietransitie – De gemeente krijgt te maken met de energietransitie en is bezig met de nieuwbouw van energie-efficiënte gemeentelijke gebouwen. Energie-efficiency van deze gebouwen komt tot uiting in dashboards en wordt verzameld in smartbuildingsoftware. Datagedreven werken en kaartgericht werken – Er zal steeds meer vraag komen naar 3Dmodellering en het verbeteren van de beschikbare geo-informatie. De applicaties voor meldingen openbare ruimte en het beheer van de gemeentelijke eigendommen in de openbare ruimte zullen vernieuwd worden. Ook de voor het kaartgericht werken gebruikte hulpmiddelen zullen worden vernieuwd. In het zaaksysteem komt steeds meer aandacht voor het gebruik van geografische componenten.

Projecten •

•

• • •

Omgevingswet – De IT-implementatie van de omgevingswet is grotendeels afgerond. Er zal nog geruime tijd nazorg nodig zijn in de zin van het goed laten functioneren van het DSO en de aansluiting hierop, de kwaliteit van de koppeling met het zaaksysteem, en de integratie met de plansoftware en toepasbare regels. Juridische regels worden vertaald naar toepasbare regels. Dit betekent nog enige tijd een verhoogde inzet van advies en functioneel beheer. Contractvernieuwingen en cloudmigraties ruimtelijk domein – De veelgebruikte applicaties in dit domein zullen worden aanbesteed of worden vernieuwd vanuit het bestaande contract. Daar waar sprake is van een wezenlijke wijziging van de applicatie met veel gevolgen voor de stakeholders zal dit projectmatig worden uitgevoerd. Te denken valt aan o Aanbesteden of vernieuwen van de gemeentebrede gislicentie. o Aanbesteden of vernieuwen assetmanagementsoftware. o Aanbesteden meldingensoftware. o Geo-informatie verwerken in het zaaksysteem. Implementatie rittenregistratie – Vanuit belastingwetgeving wordt bij de gemeentelijke vervoermiddelen een elektronische rittenregistratie geïntroduceerd (UOR). Uitfaseren inkoopapp UOR - Wegens digitale administratielast wordt dit hulpmiddel beëindigt.

Archiveringsmodule vergunningen kabels en leidingen – In het kader van het bewaren en vernietigen van deze vergunningsdata wordt aan deze applicatie een archiveringsapplicatie gekoppeld.

23

Hoofdstuk 8 - Bedrijfsvoering In dit hoofdstuk wordt ingegaan op beleid, afspraken en ambities op het gebied van bedrijfsvoering in relatie tot Informatiemanagement en DIV. Beleid •

•

•

•

•

Ondersteunen van het samenwerken - De gemeente werkt samen om de dienstverlening zo goed mogelijk uit te voeren en stelt software beschikbaar om deze samenwerking te bevorderen zoals het zaaksysteem, het intranet en Teams. Informatiehuishouding op orde - De gemeente werkt zaak(proces)gericht, werkt kaartgericht, en werkt datagestuurd. Het zaaksysteem blijft essentieel voor procesinformatie, het langdurig digitaal duurzaam bewaren van informatie, het integraal klantbeeld ten behoeve van publiekszaken en het klantportaal met “de stand van zaken” voor de eigen inwoners en bedrijven. Er wordt zaakgericht gewerkt, gearchiveerd en vernietigd. Risicovolle processen krijgen een apart informatieplan. In aansluiting hierop wordt Teams/SharePoint, als vervanging van de netwerkschijven, alleen gebruikt voor de tijdelijke opslag van informatie en als samenwerkingsomgeving. Ook op de netwerkschijven en SharePoint vindt informatiebeheer plaats. Vanuit de informatiewetten zoals de vernieuwde Archiefwet, De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer en de Wet open overheid is het op orde zijn van de informatiehuishouding belangrijk. Dit betekent extra aandacht voor het bewaren van e-mail, tekstberichten en uitingen van de gemeente op social media. Archivering vindt plaats in het zaaksysteem, permanente archivering vindt plaats in het e-depot.