1.14 RIB Interbestuurlijk programma VTH; Plan van aanpak robuustheid en Verbeterplan visitatie 2023 ODMH

Verbeterplan visitatie 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland

8 van 15

Opzetten interne auditcyclus voor de Wet politiegegevens (Wpg) Onze boa’s werken met politiegegevens waardoor de ODMH te maken heeft met de Wpg. De Wpg vraagt onder andere om periodieke externe en interne audits. In december 2022 vond de eerste externe audit plaats en in 2023 werkten we aan het opzetten van ons interne auditbeleid voor de Wpg. Dit beleid is in oktober 2023 door het MT vastgesteld. We voeren in 2023 nog de eerste interne audit voor de Wpg uit. 2. Strafrecht beter op de kaart zetten Door meer aandacht aan (de mogelijkheden van) strafrecht te besteden, willen we het bewustzijn vergroten, met name intern. Dit draagt bij aan het verbreden en verbeteren van de toepassing van strafrecht door de ODMH. We gaan hier als volgt mee aan de slag: -

-

-

De boa’s gaan structureel terugkoppeling geven wanneer een collega een (mogelijke) strafrechtzaak meldt. Dit doen ze binnen de kaders van de Wpg, bijvoorbeeld door te laten weten ‘ik heb jouw aanmelding gehad en ik heb er iets mee gedaan’. Dit levert een bijdrage aan het creëren van draagvlak voor het melden van (mogelijke) strafrechtzaken. Presentatie over strafrecht geven in team overleggen om kennis en bewustzijn onder collega’s te vergroten. Periodiek aansluiten van de senior boa bij een teamoverleg of deelnemen als agenda-lid waar dit nuttig is. Zo krijgt de senior boa beter zicht op wat er speelt en waar strafrecht mogelijk van toepassing is. De senior boa deelt dit vervolgens weer met de andere boa’s in het interne boa overleg. Bij team Zwemwater sluit de senior boa al structureel aan. De komende periode gaan we hier ook (al dan niet structureel of als agenda-lid) mee starten bij de teams Geluid en lucht, Bodem, Toezicht en handhaving BWT, Juridische zaken BWT en de teams Toezicht en handhaving Noord en Zuid van de afdeling Bedrijven. We besteden meer aandacht aan de outcome van de werkzaamheden van onze boa’s. Wat levert het op? Denk aan (ontwikkelingen op) proces verbaal, BsBm, naleefgedrag etc. Dit gebruiken we om te leren en de toepassing van strafrecht door de ODMH verder te verbeteren.

3. Versterking samenwerking extern We werken al samen met diverse externe partijen. De samenwerking met de Politie loopt op de meeste vlakken al goed. In dit plan van aanpak voor dit onderdeel besteden we daarom voornamelijk aandacht aan het OM en de interne organisatie. De komende periode zetten we in op versterking van die samenwerking. Dit doen we op de volgende manieren: Opstarten periodieke overleggen -

-

1x per 2 maanden overleg tussen de senior boa van de ODMH en de parketsecretaris van het Functioneel Parket (OM). De belangrijkste doelen hiervan zijn casuïstiek bespreken, terugkoppeling op lopende zaken krijgen en de onderlinge contacten onderhouden t.b.v. korte lijntjes. (al afgestemd, start najaar 2023) 1x in de 3 maanden deelname platform ‘Omgevingsdienst en strafrecht’. De belangrijkste doelen hiervan zijn netwerken, casuïstiek bespreken en van elkaar leren. (recent gestart)

Verbeterplan visitatie 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland

9 van 15

-

-

1x in de 2 maanden overleg met de regionale milieupolitie/-recherche. De belangrijkste doelen hiervan zijn netwerken, casuïstiek bespreken en van elkaar leren. Zij werken aan zaken waar wij niet van op de hoogte zijn en andersom. (al afgestemd, start najaar 2023) We onderzoeken de mogelijkheden voor tactisch/strategisch overleg met het OM.

Samenwerking op strafrecht met de gemeenten uit onze regio uitbreiden De samenwerking met de boa’s van onze gemeenten kunnen we nog uitbreiden. Zij komen veel buiten in hun gemeente en zijn daarmee belangrijke oren en ogen in de regio. Ook op andere vlakken binnen het strafrecht zien we mogelijkheden voor verbetering of uitbreiding in de samenwerking. -

-

-

-

Gouda: hier hebben we al korte lijntjes met de APV boa. Ook Gouda heeft de wens de samenwerking te intensiveren. In het najaar van 2023 volgen verkennende gesprekken tussen het hoofd stadstoezicht van Gouda, de senior boa van de ODMH en de verantwoordelijk teamleider van de ODMH. Bodegraven-Reeuwijk, Waddinxveen en Zuidplas. Met een aantal leidinggevenden van de boa’s van deze gemeenten hebben we al korte lijntjes, maar op dit moment uit de samenwerking zich voornamelijk in het sporadisch doormelden van signalen aan elkaar. Onze senior boa gaat met hen in gesprek om de mogelijkheden voor uitbreiding van de samenwerking te bespreken. We onderzoeken of de ODMH Alphen aan den Rijn en Krimpenerwaard kan ondersteunen bij taken die door een grijze boa uitgevoerd moeten worden. Voor de asbest taak doen we dit al. Voor brandveiligheid en monumentenzorg niet. We onderzoeken welke mogelijkheden er nog meer zijn om de samenwerking met onze gemeenten op het gebied van strafrecht uit te breiden.

Samenwerking met boa’s van andere omgevingsdiensten in Zuid-Holland versterken We werken aan het opzetten van een boa pool voor de vijf omgevingsdiensten uit Zuid-Holland via een samenwerkingsconvenant. Een belangrijk doel daarvan is dat we gebruik kunnen maken van elkaars boa capaciteit en dat we expertise kunnen uitwisselen. De DCMR en OZHZ hebben het voortouw genomen en juridische afspraken voor de samenwerking op papier gezet in een convenant. Dit was afgestemd met het OM van Rotterdam, maar het OM van Amsterdam ging niet akkoord. Hierdoor kunnen we nu nog geen gebruik maken van de boa pool. Naast gebruik maken van elkaars capaciteit en expertise, zal de boa pool mogelijk een aantal keer per jaar samen komen. Bijvoorbeeld om te netwerken en gezamenlijk een workshop te volgen. Planning Een deel van de genoemde acties is al in gang gezet. Met de overige acties verwachten we op korte termijn (in het komende halfjaar vanaf november 2023) aan de slag te gaan. Naar verwachting zijn alle acties in mei 2024 in gang gezet of al afgerond. Risico’s De grootste risico’s voor dit onderwerp hebben te maken met de samenwerking met externe partijen. Bijvoorbeeld vertraging door een gebrek aan capaciteit bij het OM of juridische beperkingen zoals bij het opstarten van de boa pool in Zuid-Holland. Het delen van informatie m.b.t.

strafrecht is aan banden gelegd via de Wpg en het delen van informatie die onder de Wpg valt, kan alleen onder strikte voorwaarden. Voor wat betreft de boa pool betekent dit dat we geen gebruik kunnen maken van elkaars capaciteit zolang dit juridisch niet geregeld is. Deze risico’s liggen echter grotendeels buiten

Verbeterplan visitatie 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland

10 van 15

onze invloedssfeer waardoor we daar geen effectieve maatregelen voor kunnen nemen, anders dan dat we monitoren en waar mogelijk sturen op voortgang.

2.5

Ontwikkel integrale risicoanalyse t.b.v. sturing op maatschappelijk effect

De aanbeveling “De ODMH gebruikt de risicoanalyse als basis voor het bepalen van frequenties van toezicht (een mooi voorbeeld van de ‘P’ van de PDCA-cyclus); in de rapportages over geleverde prestaties zou de commissie verwachten dat zou worden teruggekoppeld welke maatschappelijke effecten de inspanningen van ODMH hebben opgeleverd (outcome), in welke mate gestelde doelen worden bereikt en welke acties moeten worden ondernomen als dat onvoldoende het geval is (‘Check’ en ‘Act’); in de rapportages worden vooral aantallen uitgevoerde controles gerapporteerd. Hoewel in de 5- en 12-maandsrapportages wel inhoudelijk verslag wordt gedaan en de dienst aangeeft te streven naar verbetering van outcome-rapportage, behoeft de verwoording van outcome verdere ontwikkeling om te bereiken dat op basis van de rapportages goed kan worden gestuurd (‘Check’ en ‘Act’) op maatschappelijk effect. Wat betreft de risicoanalyse constateren we dat actuele thema’s in relatie tot de opgave en het maatschappelijk effect op dit moment buiten de scope vallen, evenals actualisatie van vergunningen. Het verdient aanbeveling te komen tot één integrale risicoanalyse met een alle factoren omvattende input naar het uitvoeringsprogramma, ten behoeve van sturing op maatschappelijk effect.” Onze acties Het is onze wens om te werken met een brede, integrale risicoanalyse.

Momenteel werken we voor de prioritering van ons toezicht met een risicoanalyse waarin hoofdzakelijk de risico’s op basis van het type inrichting en het naleefgedrag een rol spelen. In de prioritering die daaruit volgt, verwerken we vervolgens nog actuele thema’s en/of de actualisatie van vergunningen als dat nodig is. Door actuele thema’s en de actualisatie van vergunningen niet pas achteraf, maar al aan de voorkant mee te nemen in de risicoanalyse, én ook de maatschappelijke effecten (outcome) daar nog aan toe te voegen, kunnen we onze prioritering verder verbeteren. Om de gewenste aanpassingen aan onze methode voor de risicoanalyse te realiseren, moeten we een aantal grotere aanpassingen in onze organisatie doen. Bijvoorbeeld op het gebied van het vastleggen van data. In deze paragraaf beschrijven we daarom een plan van aanpak dat over meer aspecten gaat dan alleen de risicoanalyse. De aanpak vraagt om een gedegen uitvoering en daar nemen we de tijd voor. We pakken dit projectmatig aan en werken de aanpak in delen uit. Dit doen we in delen omdat we bij aanvang van het project nog niet precies weten wat nodig is. Met name stap twee geeft belangrijke input voor de verdere uitwerking. We pakken dit als volgt aan: 1. Samenstellen projectgroep Het kernteam bestaat minimaal uit de volgende functionarissen: • •

Beleidsadviseur Bedrijven (projectleider) Data analist

Verbeterplan visitatie 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland

11 van 15

•

Senior toezichthouder Bedrijven

Daarnaast verwachten we gedurende het project de volgende functionarissen/teams in meer of mindere mate te betrekken. Van wie wanneer welke inzet verwacht wordt, zal variëren: • • • • • • • • • • •

Opdrachtgevers ODMH Beleidsadviseur BWT Concernjurist Coördinator kwaliteit DIV ICT Functioneel applicatiebeheer (FAB) Senior boa Senior toezichthouder BWT Toezichthouder Zwemwater Verantwoordelijk leidinggevenden toezicht en handhaving Milieu en BWT

2. Verkennende gesprekken We gaan zowel intern als extern in gesprek om behoeften en informatie op te halen én inspiratie op te doen. Dan doen we door gesprekken met: a) Onze opdrachtgevers We starten met gesprekken met onze opdrachtgevers. Wat is hun behoefte? Hoe kijken zij naar de risicoanalyse van de toekomst? Welke ideeën hebben zij? b) Collega’s binnen de ODMH We hebben veel kennis en ervaring in huis. We horen graag van onze toezichthouders en de verantwoordelijk leidinggevenden welke ideeën en wensen zij hebben. Zij hebben niet alleen de juiste kennis in huis, maar de risicoanalyse heeft ook direct invloed op hun werk. c) Andere relevante organisaties We leren graag van anderen. Wat zijn de best practices? Hoe verhouden die zich tot de ODMH en de kenmerken van ons werkgebied? Wat werkt (niet) en waarom? Hiervoor gaan we in gesprek met partijen zoals: • Andere omgevingsdiensten, • Ketenpartners zoals de veiligheidsregio, GGD en Politie, • Relevante ministeries van de Rijksoverheid, bijvoorbeeld Binnenlandse zaken en Infrastructuur en Waterstaat, • Ondersteuningsteam IBP (mits dit opgezet wordt). 3. Aanpak verder uitwerken Op basis van de gesprekken van stap twee werken we de aanpak verder uit. Wel kunnen we nu al zeggen dat data, digitale systemen en het verbeteren van de datageletterdheid van onze medewerkers een belangrijk onderdeel zullen zijn.

Op digitaal gebied hebben we de basis ruim op orde. Onze werkzaamheden leveren ons veel data op, maar we maken nog (relatief) weinig gebruik van de mogelijkheden die het gebruik van die data bieden. Om deze data te kunnen gebruiken voor

Verbeterplan visitatie 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland

12 van 15

een integrale risicoanalyse, moeten we onze data op een andere manier vastleggen. Dat vraagt aanpassingen, onder andere aan onze systemen én van onze medewerkers. Bij de verdere uitwerking houden we ook rekening met lopende interne en externe ontwikkelingen zoals: • ODMH koers 2023-2026, • Gerelateerde werkgroepen/projecten van het IBP (waaronder de handreiking risicoanalyse van pijler 5), • Ontwikkeling outcome gericht rapporteren/werken, • Gerelateerde taken ODMH zoals boa, strafrecht en ondermijning. 4. Start uitvoering We verwachten vanaf kwartaal 3 in 2024 te starten met de uitvoering van de aanpak die we in de eerste helft van 2024 uitwerken. Planning In de planning houden we rekening met de verwachte drukte rondom de inwerkingtreding van de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb). Ook loopt momenteel een wervingstraject voor een data analist. Deze functionaris maakt deel uit van de projectgroep. We nemen daarom een wat langere aanloopperiode. De planning ziet er als volgt uit: Wat? Samenstellen projectgroep Verkennende gesprekken Verdere uitwerking aanpak Start uitvoering Afronding

Wanneer? Kwartaal 4, 2023 Kwartaal 1, 2024 Kwartaal 1 en 2, 2024 Kwartaal 3, 2024 Ca. eind 2025

Aandachtspunten - De integrale risicoanalyse moet passen bij de ODMH en onze opdrachtgevers. Het moet een praktische analyse zijn die ons op de juiste manier ondersteunt bij het uitvoeren van onze toezichtstaken. - De risicoanalyse wordt juridisch geborgd in de eerstvolgende Nota VTH; de verplichte gezamenlijk vast te stellen uitvoerings- en handhavingsstrategie (afdeling 13.2 Omgevingsbesluit) - We gaan meer data-gedreven werken, maar vinden het erg belangrijk de menselijke maat te behouden. We willen absoluut voorkomen dat de intensivering van het werken met data resulteert in een situatie vergelijkbaar met de bekende toeslagenaffaire. We willen voorkomen dat data onjuist toegepast wordt in onze organisatie en dat de toepassing daarmee onterecht negatief uitpakt voor betrokkenen. We hebben hier doorlopend aandacht voor. - We hebben doorlopend aandacht voor de veiligheid rondom data. Denk aan veilige opslag en gebruik van met data. Bijvoorbeeld door beveiliging van digitale systemen door onze teams ICT/FAB en door bewustwording en training van onze medewerkers. Risico’s Voor dit project zien we op dit moment de volgende risico’s: Risico Verbeterplan visitatie 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland

Maatregelen 13 van 15

De gewenste risicoanalyse is niet haalbaar, bijvoorbeeld door beperkingen in systemen of capaciteit. Het project loopt uit doordat het meer tijd vraagt dan gedacht.

Verhoogde werkdruk doordat de benodigde tijdsinvestering hoger is dan de beschikbare tijd van medewerkers. De risicoanalyse past niet bij de wensen van onze opdrachtgevers Medewerkers hebben weerstand tegen de veranderingen die de nieuwe risicoanalyse van hen vraagt

3

Dit risico beperken we door continu en bij de juiste mensen te toetsen of dat wat we bedenken, wel haalbaar is.

Dit risico lopen we omdat we nog niet precies weten wat we gaan doen en kunnen we daarom niet wegnemen. Het is echter geen ernstig risico en dus acceptabel. Een nieuwe integrale risicoanalyse is een wens en een verbetering, maar de huidige risicoanalyse functioneert ook goed. De werkwijze voor de huidige risicoanalyse is vastgelegd in onze integrale nota VTH voor de periode 2023-2026. Dit is mogelijk een risico. Omdat we nog niet precies weten wat we gaan doen, is nog niet duidelijk in welke mate dit risico mogelijk optreedt. We zullen hier doorlopend aandacht voor moeten hebben zodat we tijdig actie kunnen nemen. Bijvoorbeeld door capaciteit in te huren of de planning aan te passen. Dit risico nemen we weg door onze opdrachtgevers in een vroeg stadium te betrekken en dat het hele traject de blijven doen. Dit risico beperken we zoveel mogelijk door medewerkers te betrekken bij het project, op te leiden en bewust te maken van de voordelen die het hen oplevert. Ook hebben we hier oog voor de bij het inrichten van de systemen. De veranderingen moeten werkbaar en praktisch zijn. Bij voorkeur vraagt het vastleggen van data minder of evenveel tijd als nu.

Planning

Iedere actie heeft één of meerdere trekkers die de voortgang bijhouden. De planning is als volgt: Actie 2.1 Robuustheidstoets IBP 2.1 Acties koers thema Robuuste organisatie

Trekker(s) André Mutter Henk Spruit Marieke Belt

2.1

Acties koers thema Landelijke ontwikkelingen

Wim Teeuwen Marlies van Bergen

2.3

Opstellen strategische personeelsplanning Acties koers thema Mensen

Marjan Rooker

Implementatie wijzigingen in werkwijze toepassing strafrecht

Miranda Meijer

2023 t/m 2026, verschilt per actie, monitoren we in de voortgang van de koers. Ca. mei 2024

Verbeterplan visitatie 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland

14 van 15

2.3

2.4

Claar van Houtum Reinate Kila

Datum gereed? September 2023 2023 t/m 2026, verschilt per actie, monitoren we in de voortgang van de koers. 2023 t/m 2026, verschilt per actie, monitoren we in de voortgang van de koers. 2023

2.5

Integrale risicoanalyse methodiek

Danny Boerhout

Verbeterplan visitatie 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland

2023 t/m ca. 2025

15 van 15