1.14 RIB Interbestuurlijk programma VTH; Plan van aanpak robuustheid en Verbeterplan visitatie 2023 ODMH

RAADSINFORMATIEBRIEF

VAN HET COLLEGE VAN B&W VOOR

de gemeenteraad

CC DATUM ONDERWERP

26 maart 2024 Interbestuurlijk programma VTH; Plan van aanpak robuustheid en Verbeterplan visitatie 2023 Omgevingsdienst Midden-Holland

Beste meneer, mevrouw, Met deze raadsinformatiebrief wordt u geïnformeerd over de ontwikkelingen omtrent de versterking van het stelsel van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) en de gevolgen hiervan voor de Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH). Uw gemeenteraad is hier eerder per raadsinformatiebrief van 3 oktober 2023 over geïnformeerd. Hieronder leest u de laatste stand van zaken. Aanleiding In 2021 kwam het rapport “Om de leefomgeving, Omgevingsdiensten als gangmaker voor het bestuur” van de commissie Van Aartsen uit. Deze commissie bracht op verzoek van de staatssecretaris van Infrastructuur en Waterstaat (I&W) in beeld welke mogelijkheden er zijn om milieuhandhaving, -toezicht en vergunningverlening in Nederland te versterken, met als doel het stelsel effectiever en slagvaardiger te maken. De commissie oordeelde dat het stelsel niet goed functioneert en kwam met tien aanbevelingen om het stelsel te verbeteren. Een belangrijk aangrijpingspunt voor verbetering van het VTH-stelsel is volgens de commissie de omgevingsdiensten. Omgevingsdiensten moeten effectiever en slagvaardiger kunnen opereren. Daarvoor is robuustheid van de omgevingsdiensten van belang. Iedere omgevingsdienst moet ten minste opgewassen zijn tegen de veelheid van taken die de dienst opgedragen krijgt.

Dat vraagt om voldoende omvang met bijbehorende financiering, zodat de dienst taken kan uitvoeren op het gewenste niveau en kan investeren in kennisopbouw, informatie-uitwisseling en kwaliteitsborging. Beoordeling robuustheid Omgevingsdienst Midden-Holland Op initiatief van I&W is een interbestuurlijk programma (IBP) gevormd waarmee het VTH-stelsel structureel verstevigd kan worden. Hierin participeren het Rijk, gemeenten (VNG) en provincies (IPO). Belangrijk onderdeel van het IBP is ‘robuuste omgevingsdienst en passende financiering’. In het IBP is hiervoor een toetsingskader opgesteld. De ODMH heeft, net als alle andere omgevingsdiensten in Nederland, de robuustheid van haar organisatie getoetst. Op basis hiervan heeft het Algemeen Bestuur van de ODMH op 26 september 2023 besloten om aan de staatssecretaris van I&W te rapporteren dat de ODMH een robuuste organisatie is, die aan alle benodigde criteria voldoet. Deze conclusie van het bestuur wordt ook ondersteund door de uitkomsten van een visitatiecommissie die de ODMH in juni 2023 heeft bezocht, ook in het kader van het IBP VTH: de commissie was positief. De gemeenteraad is geïnformeerd over deze brief aan de staatssecretaris en het rapport van de visitatiecommissie op 3 oktober 2023.

Reactie ministerie en plan van aanpak ODMH In reactie op de robuustheidstoetsing, ontving het Algemeen Bestuur van de ODMH op 19 december 2023 een brief van de Staatssecretaris (zie bijlage 1). Hierin staat dat de ODMH op dit moment niet robuust is. De Staatssecretaris heeft geen enkele omgevingsdienst in Nederland robuust verklaard. Zij heeft iedere 1309658 / 1309660 gemeente Krimpenerwaard Postbus 51 2820 AB Stolwijk www.krimpenerwaard.nl

omgevingsdienst gevraagd om een plan van aanpak op te stellen met daarin maatregelen die ervoor zorgen dat de omgevingsdienst robuust wordt. De ODMH heeft een plan van aanpak gemaakt als reactie op de zienswijze van het ministerie van I&W. Het Algemeen Bestuur van de ODMH heeft dit plan van aanpak op 14 maart 2024 vastgesteld (zie bijlage 2). Het bevat antwoorden op de vragen van de Staatssecretaris en de maatregelen die de ODMH neemt om per 1 april 2026 robuust te zijn: 1. De ODMH stelt een frictiekostenregeling op om haar financiële robuustheid te versterken. Daarnaast is reeds in 2023 de uittredingsregeling vernieuwd. Hiermee vangen we een wijziging in omvang op. Het plan van aanpak benadrukt daarnaast dat, naast de afspraken omtrent financiering, bezuiniging en uittreden, de ODMH altijd open staat voor uitbreiding van taken op verzoek van deelnemers. 2. Het plan van aanpak bevestigt dat alle medewerkers worden getoetst aan de kwaliteitscriteria, dit wordt nader toegelicht. 3. Het plan van aanpak beargumenteert dat het huidige werkgebied passend is en dat de ODMH niet uit eigen beweging initiatief neemt tot aanpassing van het werkgebied, bijvoorbeeld op Groene Hart-schaal. Congruentie met het werkgebied van de veiligheidsregio is er niet en wordt niet als doelstelling gezien. 4. De ODMH stelt een innovatiekalender op.

Hierbij zoekt de ODMH afstemming met de vier andere ZuidHollandse omgevingsdiensten. In het plan van aanpak wordt ook gewezen op een ontwikkeltraject dat de vijf omgevingsdiensten in Zuid-Holland en hun besturen in 2021 zijn gestart, op initiatief van de provincie, ter versterking van de onderlinge samenwerking en taakuitvoering. De vijf diensten continueren dit traject om er voor te zorgen dat zij ook in de toekomst voldoende robuust zijn voor de uitdagingen en opgaven die dan spelen. De gezamenlijke besturen van de diensten zijn van mening dat samenwerking vanuit de inhoud zal leiden tot verbetering van de uitvoering en tot mogelijk andere schaalgrootte op taakniveau. Naar de toekomst toe zou dat organisatorische veranderingen kunnen opleveren, maar die vraag is nu nog niet aan de orde. Het is de wens om deze samenwerking verder vorm te geven zodat er in Zuid-Holland ook in de toekomst een robuuste uitvoering van het VTH-stelsel blijft bestaan. Het plan van aanpak beschrijft ook de wijze van besluitvorming voor de te nemen maatregelen. Daar waar dat van toepassing is wordt de gemeenteraad daarbij betrokken of over geïnformeerd. Verbeterplan naar aanleiding van rapportage visitatiecommissie De visitatiecommissie die de ODMH in juni 2023 bezocht in het kader van het IBP VTH was positief. Deze commissie had ook een aantal aanbevelingen.

De ODMH heeft daarom een verbeterplan opgesteld, om hier opvolging aan te geven (zie bijlage 3). Met name twee elementen krijgen de komende tijd extra aandacht: 1. Verbreding toepassing strafrecht: hierop wordt geïntensiveerd in capaciteit. Ook komt hier meer strategische sturing op en wordt een meer gestructureerde werkwijze voor de inzet van het strafrechtelijk instrumentarium ingezet. Ook wordt de samenwerking meer opgezocht en een BOA-pool opgezet met de 5 omgevingsdiensten in Zuid-Holland. 2. Versterken risicoanalyse door pro-actiever te kijken naar actualisatie van vergunningen, ook gekoppeld aan maatschappelijk effect en outcome. Bijlagen RIB: 1. Brief van ministerie van I&W, van 19 december 2023, oordeel over robuustheid [1323422] 2. Plan van Aanpak ODMH n.a.v. robuustheidstoetsing IBP VTH [1323424] 3. Verbeterplan ODMH, opvolging aanbevelingen visitatiecommissie IBP VTH [1323426]

pag. 2/3

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Krimpenerwaard, de secretaris,

de burgemeester,

J. Hennip

ir. J. Beenakker

pag. 3/3

> Retouradres Postbus 20901 2500 EX Den Haag

Algemeen Bestuur van omgevingsdienst Midden-Holland T.a.v. de voorzitter en de secretaris per mail

Bestuurskern Dir Omgevingsveiligheid & Milieurisico's Den Haag Postbus 20901 2500 EX Den Haag Contact postbusVTH@minienw.nl Ons kenmerk IENW/BSK-2023/372659 Bijlage(n) 1

Datum Betreft

beoordeling zelftoets robuuste omgevingsdienst

Geachte heren Van Vugt en Mutter, Allereerst wil ik u hartelijk bedanken voor het tijdig toesturen van de ingevulde toetsingskaders robuuste omgevingsdiensten. Ik heb hiervan kennis genomen en deze beoordeeld. Met deze brief stel ik u op de hoogte van mijn bevindingen. Met de ondersteuning van het interbestuurlijk programma versterking VTH-stelsel (IBP VTH) zijn de gegevens van alle zelftoetsen geïnventariseerd en geanalyseerd. De stuurgroep en het bestuurlijk overleg van het IBP VTH hebben vervolgens een advies gegeven waarop ik mijn oordeel heb gebaseerd. In deze brief geef ik een oordeel over de zelftoets van uw omgevingsdienst, ga ik in op de inhoud van het op te stellen plan van aanpak en geef ik aan hoe ik invulling wil geven aan de monitoring en bijsturing in het proces om te komen tot robuuste omgevingsdiensten. Algemeen beeld Alle omgevingsdiensten hebben een zelftoets ingevuld. Mijn beeld na het doornemen van de zelftoetsen, de inventarisatie en analyse door het IBP VTH en de overige onderzoeken die de afgelopen jaren zijn uitgevoerd 1, is dat geen enkele omgevingsdienst op dit moment robuust is. Dit heeft te maken met het ontbreken van voldoende onderbouwing van de gegeven antwoorden dan wel het volledig ontbreken van antwoorden. Hierbij zie ik grote verschillen tussen de omgevingsdiensten.

Er zijn een paar koplopers die naar mijn verwachting op korte termijn kunnen voldoen aan de randvoorwaarden en de kritieke prestatie-indicatoren (kpi’s) voor robuuste omgevingsdiensten. Daarnaast is er een grote groep die op een aantal randvoorwaarden of kpi’s inzet moet plegen om robuust te kunnen worden. Als laatste zijn er diverse omgevingsdiensten die niet kunnen voldoen aan nagenoeg alle randvoorwaarden of kpi’s. Aan deze laatste groep wil ik nogmaals 2 nadrukkelijk vragen om bij de uitwerking van het plan van aanpak het gesprek

1 2

Waaronder Omgevingsdiensten in Beeld 2023 Brief met kenmerk IENW/BSK-2023/338645 d.d. 16 november 2023 Pagina 1 van 3

over een optimale schaalgrootte – mogelijk te bereiken door fusie of opsplitsing – te voeren met de omliggende omgevingsdiensten. Oordeel U geeft aan dat omgevingsdienst Midden-Holland voldoet aan de randvoorwaarden en kpi’s. Uit onderstaande tabel waarin door de IBP VHT per onderdeel een korte samenvatting is gegeven komt dit ook naar voren. Begroting in miljoen € 17,5

kwaliteitscriteria 1

Innovatiebudget+ agenda 0

Weerstandsratio 0,92

Opleidingsbudget 3,80%

Bestuurskern Dir Omgevingsveiligheid & Milieurisico's Datum

Ons kenmerk IENW/BSK-2023/372659

congruentie 1

Naar aanleiding van de door u in de zelfevaluatie aangeleverde informatie, laat ik u weten dat ik hierover een andere mening ben toegedaan: mijn oordeel is dat uw omgevingsdienst op dit moment niet robuust is. Ik verzoek u om onderstaande punten mee te nemen in het door u op te stellen plan van aanpak: − −

−

Worden alle medewerkers getoetst aan de actuele kwaliteitscriteria? Ik verzoek u hier in uw plan van aanpak nader op in te gaan. Uw omgevingsdienst voldoet net aan de norm voor omvang. Zelfs bij kleine bezuinigingen zal de dienst onder deze norm vallen. Wat wordt gedaan om dit op te vangen? Ik verzoek u hier nader op in te gaan in het plan van aanpak. De omgevingsdienst is niet congruent aan veiligheidsregio en Alphen aan de Rijn is een extra gemeente. Ik verzoek u, in navolging van de brief van 16 november, en in navolging van het feit dat u niet aan alle robuustheidscriteria voldoet, om hier nader op in te gaan in uw plan van aanpak.

Ik ontvang graag uiterlijk 1 april 2024 uw plan van aanpak waarin u ingaat op de acties die u de komende tijd uitvoert om robuust te worden. Inhoud plan van aanpak Voor het plan van aanpak is geen format opgesteld: voor elke omgevingsdienst is immers maatwerk geboden. Mijn verwachting is dat de koplopers minder werkzaamheden hoeven te verrichten en mogelijk eerder robuust zijn. Daarentegen zullen omgevingsdiensten die momenteel slechts aan een enkele randvoorwaarde of kpi voldoen de volledige twee jaar nodig hebben om alle acties te kunnen uitvoeren. De werkgroep van het IBP VTH heeft bijgaande checklist (bijlage 1) opgesteld. Vanuit mijn stelselverantwoordelijkheid monitor ik het gehele proces van totstandkoming van robuuste omgevingsdiensten. Hierbij stuur ik indien noodzakelijk bij met als doel dat op 1 april 2026 alle omgevingsdiensten robuust zijn. Daarnaast bekijk ik of ik het proces kan faciliteren. Om deze redenen verwacht ik dat de plannen van aanpak tenminste de volgende onderdelen bevatten: − −

onderbouwing van alle gegeven antwoorden op de randvoorwaarden en kpi’s; omschrijving van de acties per randvoorwaarde en/of kpi’s die verricht moeten worden om robuust te zijn;

Pagina 2 van 3

−

een uitgebreide tijdsplanning per kwartaal waarin bovengenoemde acties duidelijk omschreven terugkomen. Hierbij wordt inzichtelijk gemaakt welke tussen- en eindproducten worden voorzien van de acties die de komende twee jaar ontplooid worden om robuust te worden.

Ondersteuning Ik ben bereid ondersteuning te bieden gedurende het proces van vorming van robuuste omgevingsdiensten. Indien u ondersteuning wenst, ontvang ik graag een beschrijving van de gewenste ondersteuning. U kunt dit opnemen in het plan van aanpak. Ook gaan mijn ambtenaren graag hierover met u in gesprek in het eerste kwartaal van 2024. In januari a.s. wordt contact met u opgenomen voor het maken van een afspraak. In dit gesprek kunnen we indien gewenst de zelftoets doornemen en de verwachtingen van het plan van aanpak toelichten.

Bestuurskern Dir Omgevingsveiligheid & Milieurisico's Datum

Ons kenmerk IENW/BSK-2023/372659

Tenslotte Het voldoen aan de randvoorwaarden en kpi’s is niet het einddoel. Dit heb ik eerder aangegeven in mijn brief van 16 november jl. 3 Alleen het voldoen aan deze ondergrens betekent niet automatisch dat een omgevingsdienst robuust is. Ik benadruk het risico dat door het zelfstandig nastreven van de robuustheidscriteria door iedere omgevingsdienst er dadelijk te veel marginaal robuuste omgevingsdiensten bestaan. Tegelijkertijd constateer ik in de huidige praktijk dat veel omgevingsdiensten nu al moeite hebben om het eigenstandig te kunnen bolwerken. Dit is onwenselijk ook gezien de verwachte toenemende complexiteit van uw belangrijke werk in het VTH-stelsel. Ik wil u daarom nogmaals nadrukkelijk vragen om bij de uitwerking van uw plan van aanpak, het gesprek over een optimale schaalgrootte - mogelijk te bereiken door fusie of opsplitsing - te voeren met de omliggende omgevingsdiensten. Voor de borging van de robuustheidscriteria, randvoorwaarden en kpi’s onderzoek ik de mogelijkheden om deze op te nemen in wet- en regelgeving. Ik kijk uit naar uw plan van aanpak op 1 april a.s. en verwacht dat we hiermee met elkaar een belangrijke stap zetten in de versterking van het VTH-stelsel. Met vriendelijke groet, DE STAATSSECRETARIS VAN INFRASTRUCTUUR EN WATERSTAAT,

drs. V.L.W.A. Heijnen

3

Brief met kenmerk IENW/BSK-2023/338645 d.d. 16 november 2023 Pagina 3 van 3

Plan van aanpak robuustheid

Versienummer: 0.3 Datum: 28-2-2024

Productnummer Omschrijving Status Datum Opdrachtgever Opgesteld door

Plan van aanpak robuustheid Conceptversie 0.3 28 februari 2024 A. Mutter Ter vaststelling in het AB ODMH d.d. 14 maart 2024 E. Bes, M. van Bergen

2 van 13

Inhoudsopgave Inleiding ....................................................................................................................................................4 1

Samenvatting robuustheidstoets september 2023 ...........................................................................5

2

Plan van aanpak ...............................................................................................................................6 2.1

Maatregelen randvoorwaarden ............................................................................................... 6

2.2

Maatregelen KPI’s ................................................................................................................... 6

2.2.1

KPI 1 ................................................................................................................................ 7

2.2.2

KPI 2 ................................................................................................................................ 8

2.2.3

KPI 3 ................................................................................................................................ 9

2.2.4

KPI 6 .............................................................................................................................. 10

2.3

Context van de ODMH binnen het stelsel van Zuid-Hollandse omgevingsdiensten ............. 11

2.3.1

Doorontwikkeling Zuid-Hollandse omgevingsdiensten .................................................. 11

2.3.2

Bestuurlijke vervolgopdracht doorontwikkeling Zuid-Hollandse omgevingsdiensten 2024 12

2.4

Planning, besluitvorming en monitoring ................................................................................ 13

2.4.1

Planning per maatregel ................................................................................................. 13

2.4.2

Wijze van besluitvorming ............................................................................................... 13

2.4.3

Monitoring ...................................................................................................................... 13

Aparte bijlagen Bijlage 1 brief uitgevoerde robuustheidstoets ODMH september 2023 Bijlage 2 bijlage bij brief robuustheidstoets: ingevuld toetsingskader ODMH

3 van 13

Inleiding Op 26 september 2023 heeft het algemeen bestuur van de ODMH de uitgevoerde toets met betrekking tot de robuustheid van de ODMH vastgesteld. De toets resulteerde in de conclusie dat de ODMH voldoet aan alle zes de kritische prestatie-indicatoren. De uitgebreide resultaten van deze toets zijn te vinden in bijlage 1 en bijlage 2 bij dit plan van aanpak. Deze resultaten zijn op 27 september 2023 naar het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat verzonden. In reactie op deze toets, ontving de ODMH op 19 december 2023 de brief met kenmerk IENW/BSK2023/372659 van de Staatssecretaris. Hierin geeft de Staatssecretaris aan de ODMH, net als alle andere omgevingsdiensten in Nederland, op dit moment niet robuust te vinden. De staatssecretaris vraagt de ODMH een plan van aanpak op te stellen dat de acties bevat die de ODMH gaat doen om robuust te worden. Het voorliggende document is het plan van aanpak. Dit plan van aanpak is in een aantal stappen tot stand gekomen. Het management van de ODMH heeft besproken welke maatregelen de ODMH kan nemen voor de gevraagde onderwerpen. Op basis van de gesprekken van het management, is vervolgens dit plan van aanpak in concept opgesteld. In het plan van aanpak komen alle aspecten, uit de bij de brief van 19 december 2023 meegeleverde checklist, aan bod.

Het concept plan van aanpak is ter bespreking voorgelegd aan het dagelijks bestuur (28 februari 2024) en het algemeen bestuur (14 maart 2024) van de ODMH. In die laatste vergadering is het concept plan van aanpak definitief gemaakt en vastgesteld.

4 van 13

1

Samenvatting robuustheidstoets september 2023

Op 26 september 2023 heeft het algemeen bestuur van de ODMH de uitgevoerde toets met betrekking tot de robuustheid van de ODMH vastgesteld. De toets resulteerde in de conclusie dat de ODMH voldoet aan alle randvoorwaarden en de kritische prestatie-indicatoren (KPI’s). Op 27 september 2023 zijn de resultaten van de toets door de ODMH gedeeld met het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Samengevat waren de resultaten van de toets als volgt: Resultaat toetsing randvoorwaarden (kruisjestabel)

Alle gemeenten en provincies nemen deel aan de omgevingsdienst en hebben alle basistaken volledig overgedragen De governance is ingericht, er is sprake van goed opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap, onafhankelijkheid en gezag het accounthouderschap is ingevuld, de directeur heeft een stevige positie en mandaat (als aan 1 van deze onderdelen niet wordt voldaan dan nee invullen) (heeft samenhang met pijler 5) Voor de minimale omvang telt uitsluitend de omzet van de basis- en milieugerelateerde taken. Er is een duidelijk onderscheid tussen deze taken en de niet milieugerelateerde plustaken Er wordt zelfstandig voldaan aan de minimale normen voor robuustheid Zijn er specifieke kennisgebieden of taken die door een andere dienst worden uitgevoerd? Zo ja, specificatie in pva met daarbij de gemaakte afspraken over o.a. verantwoording. Bij de toetsing wordt rekening gehouden met de robuustheid in de toekomst (meerjarig perspectief, waarbij ook onderscheid wordt gemaakt tussen structurele en incidentele middelen)

Ja Ja

Nee

Ja

Ja

Ja Ja

Ja

Resultaat toetsing KPI’s De ODMH voldoet aan alle zes kritische prestatie-indicatoren: 1 2 3 4 5 6

De omvang van het regionaal werkprogramma is meer dan € 16,5 miljoen, waarbij 85% van de medewerkers in het primaire proces in dienst is van de ODMH; De ODMH voldoet aan de geldende kwaliteitscriteria voor zowel de milieutaken als de plustaken; De ODMH heeft voldoende aandacht, capaciteit en budget voor innovatie; De ODMH kan risico’s en veranderingen in de omvang van het overgedragen takenpakket opvangen; De ODMH kan relatie leggen tussen werk, mensen en geld. Er wordt informatiegestuurd gewerkt; De ODMH past bij de identiteit van het werkgebied en er is sprake van samenhang in het werkpakket.

De uitgebreide resultaten van deze toets zijn te vinden in bijlage 1 en bijlage 2 bij dit plan van aanpak.

5 van 13

2

Plan van aanpak

Het beeld van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat na het doornemen van de zelftoetsen, is dat geen enkele omgevingsdienst robuust is. Op 19 december 2023 ontving de ODMH de brief met kenmerk IENW/BSK-2023/372659 van de Staatssecretaris. Hierin vraagt de Staatssecretaris aan de ODMH een plan van aanpak op te stellen dat de acties bevat die de ODMH gaat doen om wel robuust te worden. In de komende paragrafen gaan we hier op in.

2.1

Maatregelen randvoorwaarden

Geef per randvoorwaarde aan welke maatregelen worden genomen om te voldoen (verplicht voor de randvoorwaarden die niet voldoen en optioneel voor de randvoorwaarden waaraan voldaan wordt). De ODMH voldoet aan de in de checklist gestelde randvoorwaarden en neemt daarom geen extra maatregelen voor wat betreft de randvoorwaarden. Met dien verstande dat er overlap is tussen randvoorwaarden en KPI’s, en op enkele KPI’s neemt de ODMH wel maatregelen. De randvoorwaarden zijn als volgt: • • •

• • •

2.2

Overdracht van volledig basistakenpakket (BTP). Governance en mandaat van de directeur. Minimale omzet (zie tevens KPI 1) en onderscheid maken tussen Basistakenpakket (BTP), milieu gerelateerde plustaken en overige taken (indien niet beschikbaar is onderbouwde schatting mogelijk). Zelfstandig voldoen aan alle KPI’s voor robuustheid. Afspraken en verantwoording over gedeelde taken die bij andere omgevingsdiensten zijn belegd. Visie van het AB op toekomst van de omgevingsdienst en governance rondom uitvoering van advisering, vergunningen, toezicht-en handhavingstaken van de bevoegde gezagen. Onderdeel is inzicht geven in hoe de omgevingsdienst en deelnemers gaan voldoen aan de producten en andere randvoorwaarden die in de overige pijlers van het IBP-VTH zijn ontwikkeld (relatie met strafrecht, informatiebeheer, kennisontwikkeling, regionale planning, mandaten en monitoring).

Maatregelen KPI’s

Geef per KPI aan welke maatregelen worden genomen om aan de KPI te voldoen (verplicht voor de KPI’s die niet voldoen en optioneel voor de KPI’s die wel voldoen). De ODMH voldoet aan de volgende KPI’s en neemt daarom voor deze KPI’s geen extra maatregelen: • • • •

KPI 4: weerstandsratio van ten minste 0,8%. KPI 4: afspraken over terugname plustaken. KPI 5: opleidingsbudget is ten minste 3% van loonsom. KPI 5: business intelligence strategie en unit bestaande uit ten minste 3 FTE (advies).

Ook voldoet de ODMH aan de volgende KPI, maar desondanks nemen we toch extra maatregelen in de geest van deze KPI: • KPI 3: innovatiekalender en 1% van de begroting besteden aan innovatie.

6 van 13

De Staatssecretaris vraagt in de brief met kenmerk IENW/BSK-2023/372659 de ODMH om in dit plan van aanpak aandacht te besteden aan een aantal onderwerpen met betrekking tot de volgende KPI’s: • KPI 1: omvang • KPI 2: voldoen aan de kwaliteitscriteria (meest recente set). • KPI 6: regionale congruentie In de volgende subparagrafen werken we de te nemen maatregelen uit. En per KPI geven we aan welke consequenties dit heeft.

2.2.1 KPI 1 KPI 1: de norm van € 16,5 miljoen voor BTP en milieu gerelateerde plustaken en minimaal 80% in vaste dienst (opties zijn: uitbreiding met milieu gerelateerde plustaken door de huidige deelnemers, opplussen capaciteit voor basis- en milieu gerelateerde taken of fuseren/opsplitsen). Vraag Staatssecretaris: uw omgevingsdienst voldoet net aan de norm voor omvang. Zelfs bij kleine bezuinigingen zal de dienst onder deze norm vallen. Wat wordt gedaan om dit op te vangen? De ODMH heeft uitgebreide afspraken rondom financiering (en bezuinigingen) met zijn deelnemers. Daarnaast maken we gebruik van een financiële risicoanalyse en hebben we beleid rondom de hoogte van het aan te houden weerstandsvermogen. Ook is in de gemeenschappelijke regeling van de ODMH een garantstelling opgenomen. Hierin is bepaald dat de deelnemers er te allen tijde voor zorgen dat de ODMH over voldoende middelen beschikt om aan zijn verplichtingen te kunnen voldoen. In de Nota P&C is vastgelegd hoe wordt omgegaan met verlaging van jaarprogramma’s en wanneer fictiekosten aan de orde zijn. In jaren dat er geen andere bezuinigingen opgelegd worden, is de maximale (frictieloze) verlaging van uren uit het jaarprogramma 2,5% per jaar. Hiervan uitgezonderd zijn wijzigingen in wettelijke taken die van invloed zijn op de bevoegdheden (en dus ook op de werkzaamheden).

Bezuinigingen in volume kunnen per deelnemer goedgekeurd worden op ambtelijk niveau. Omdat de conjunctuurgevoeligheid van bouw- en woningtoezicht (BWT) werkzaamheden groot is, heeft de 2,5% regel voor de BWT-taken betrekking op het basisbedrag voor de BWT-taken. Dit basisbedrag is via individuele afspraken vastgelegd. Als meerdere deelnemers gelijktijdig willen bezuinigen, wordt dit aan het DB voorgelegd, in het kader van de continuïteit van de dienst. Indien een individuele deelnemer meer dan 2,5% per jaar wil bezuinigen, wordt dit voorgelegd aan het DB van de ODMH. Ook is dan geen sprake meer van frictieloze bezuiniging. In het geval een deelnemer uit de gemeenschappelijke regeling wil treden, gelden de afspraken over uittreden zoals we die vastgelegd hebben in onze gemeenschappelijke regeling. De ODMH is voornemens de drempel voor frictieloze verlaging te herijken via een nieuwe frictiekostenregeling, alsmede nadere voorstellen te doen voor frictiekosten bij afbouw van taken/ bezuinigingen en uittreden. Naast de afspraken uit de nota planning & control, hanteert de ODMH een weerstandsvermogen om risico's op te vangen. In onze Nota weerstandsvermogen en risicomanagement, gaan we in op het risicomanagement en het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota bepalen we ook de gewenste weerstandscapaciteit.

Daarnaast maken we gebruik van de NARIS-methode voor het opstellen van een financiële risicoanalyse. Deze risicoanalyse herzien we jaarlijks.

7 van 13

Deze afspraken helpen ons om de continuïteit en robuustheid van de ODMH te waarborgen. Hierbij voelt de ODMH zich gesteund door de uitkomsten van de visitatiecommissie die de ODMH 6 en 7 juni 2023 bezocht: deze commissie was erg positief. De visitatie is uitgevoerd in het kader van het IBP VTH. Desondanks nemen we extra maatregelen om deze KPI verder te versterken. Naast de wettelijke milieu basistaken, heeft de ODMH een uitgebreid milieu plustakenpakket. Ook voert de ODMH bouw- en woningtoezichttaken uit voor deelnemende gemeenten. Hiermee sluiten we aan op de collegeprogramma’s van de gemeenten uit onze regio. Zo ondersteunen we hen bij de benodigde transities voor de toekomst. Dit is in lijn met de ambities van het IBP en de integrale benadering van de leefomgeving conform de Omgevingswet. Onze begroting en robuustheid zijn derhalve breder en steviger dan de beperkte inhoudelijke scope van de wettelijke milieutaken doet vermoeden. Een en ander illustreert daarenboven het grote commitment van onze deelnemers om uit eigen beweging andere gerelateerde taken in het brede milieu, VTH en fysieke domein bij onze dienst te beleggen, gezien de expertise, inhoudelijke deskundigheid en autoriteit die van de ODMH uit gaat. Daarmee is ons uitvoeringsstelsel ook Omgevingswetbreed zeer robuust.

Naast de hierboven genoemde afspraken omtrent financiering, bezuinigen en uittreden, staan we altijd open voor uitbreiding van taken voor onze deelnemers. We stellen jaarlijks de zogeheten uitgangspuntennotitie op samen met onze deelnemers. Daarin leggen we vast welke ontwikkelingen wij (en onze deelnemers) voorzien. Dit kan consequenties hebben voor ons productaanbod. Bijvoorbeeld uitbreiding van bestaande producten of de ontwikkeling van nieuwe producten. Ook de nog op te stellen innovatie agenda draagt hieraan bij (zie 2.2.3 KPI 3). Maatregelen In 2023 hebben we onze uittredingsregeling vernieuwd in de vierde wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling. Besluitvorming in colleges, raden en staten wordt afgerond in 2024. We nemen in 2024 daarnaast de volgende maatregelen: • Opstellen frictiekostenregeling (kwartaal 2 2024) • Vernieuwde frictiekostenregeling borgen (aansluitend in 2024) Consequenties maatregelen De te nemen maatregelen hebben geen consequenties voor de gevraagde onderdelen: • Personeel in FTE en mogelijk aanpassen van taken en functies. • Samenwerking met andere omgevingsdiensten. • In geval van intentie tot fusie of opsplitsing: welk pad gevolgd gaat worden om tot fusie of opsplitsing te komen. En of er behoefte is aan financiële ondersteuning vanuit IBP-VTH budget voor het fusie/splitsingsproces.

De te nemen maatregelen hebben mogelijk consequenties voor de volgende gevraagde onderdelen. Wat de consequenties precies zijn, wordt echter pas duidelijk op het moment dat we met de maatregelen aan de slag gaan: • Financiële consequenties voor deelnemers (tijdelijk en structureel). • Gevolgen voor de GR, governance en andere (juridische) gevolgen.

2.2.2 KPI 2 KPI 2: Voldoen aan de kwaliteitscriteria (meest recente set).

8 van 13

Vraag Staatssecretaris: worden alle medewerkers getoetst aan de actuele kwaliteitscriteria? Ik verzoek u hier in uw plan van aanpak nader op in te gaan. Ja. Alle medewerkers die taken uitvoeren die vallen onder de deskundigheidsgebieden van de kwaliteitscriteria, toetsen we aan de actuele kwaliteitscriteria. De uitkomst van die toetsing wordt getoetst in het MT en hierover rapporteren we vervolgens jaarlijks aan de opdrachtgevers conform het format dat door alle omgevingsdiensten in Zuid-Holland wordt gebruikt. De toetsing doen we met behulp van de gegevens uit ons opleidingenregistratiesysteem ORCA en deels handmatig. Handmatige toetsing doen we voor de teams die nog niet (volledig) in ORCA opgenomen zijn. Deze teams werken momenteel aan het invoeren van de benodigde gegevens in ORCA. In ORCA staan cursussen, opleidingen en kennis verkregen door ervaring geregistreerd. Iedere medewerker heeft een persoonlijke omgeving in ORCA waar zijn/haar functie uit ons functiehuis HR21 aan gekoppeld is. In HR21 bestaat een functie uit een functiebeschrijving en een competentieprofiel. In ORCA is daardoor te zien welke opleidingen en kennis/ervaring die medewerker nodig heeft voor de uitvoering van zijn/haar functie. Het gaat hierbij zowel om eisen vanuit de landelijke kwaliteitscriteria als aanvullende opleiding en ervaring die de ODMH noodzakelijk vindt voor de functie.

De ODMH geeft er de voorkeur aan om met eigen medewerkers te voldoen aan de kwaliteitscriteria. Onze strategische personeelsplanning helpt ons onze kennisbehoefte op de lange termijn zo goed mogelijk in te schatten. We voldoen ook voor het overgrote deel aan de kwaliteitscriteria met medewerkers in eigen dienst. Voor enkele specialistische functies (bijvoorbeeld Externe Veiligheid) zijn we echter kwetsbaar. Daarom zoeken wij de samenwerking op met de omgevingsdiensten in Zuid-Holland en onderzoeken we of en hoe we elkaars expertise kunnen versterken. Dit doen we onder de noemer ‘Doorontwikkeling omgevingsdiensten Zuid-Holland’. Binnen deze doorontwikkeling pakken wij thema’s op die ook aansluiten bij het IBP VTH en dit programma versterken (zie 2.3 voor meer informatie). Voor opleidingen maken we onder andere gebruik van de ODNL Academy. Wij verwachten dat we in de aankomende jaren meer en meer gebruik zullen maken van ODNL Academy. Om onze arbeidsmarktpositie te versterken hebben de vijf omgevingsdiensten in Zuid-Holland de arbeidsmarktstrategie ‘de betere wereldbaan’ ontwikkeld (en onze learnings brengen we in in de ontwikkeling van de landelijke arbeidsmarktcampagne in het kader van het IBP VTH). Tevens werken we met gezamenlijke traineeprogramma’s in Zuid-Holland. Maatregelen Niet van toepassing. Consequenties maatregelen Niet van toepassing.

2.2.3 KPI 3 KPI 3: innovatiekalender en 1% van de begroting besteden aan innovatie.

9 van 13

De ODMH werkt over de hele breedte van de organisatie aan verschillende innovaties. Zo zijn we de afgelopen jaren gestart aan nieuwe specialismen zoals administratief toezicht, toezicht met behulp van drones of circulaire economie. We zijn kennispartner rond bodemproblematiek bij het nationaal Kenniscentrum Bodemdaling & Funderingen en de onderwijs- en innovatieprojecten vanuit Campus Gouda. Op provincie niveau zien we dat we op steeds meer onderwerpen samenwerken. Ook op het gebied van data-inzet en innovaties willen we meer samenwerken, ookgerrit buiten ons eigen werkgebied/regio. We stellen daarom een meerjarige innovatiekalender op, in afstemming met de andere omgevingsdiensten uit Zuid-Holland. Maatregelen In 2024 en 2025 stellen we een innovatiekalender op. Consequenties maatregelen De exacte consequenties worden pas bekend zodra de inhoud van de innovatiekalender bekend is. De te nemen maatregelen hebben mogelijk consequenties voor de volgende onderdelen: • Personeel in FTE en mogelijk aanpassen van taken en functies: afhankelijk van de keuzes die we voor de innovatiekalender maken, moet er mogelijk extra capaciteit komen om uitvoering te geven aan de kalender. • Samenwerking met andere omgevingsdiensten: we zullen vaker de samenwerking opzoeken om innovaties efficiënter en effectiever te realiseren dan wanneer we dat zelfstandig zouden doen.

• Financiële consequenties voor deelnemers (tijdelijk en structureel): we streven ernaar de innovatiekalender uit de huidige begroting te realiseren. Afhankelijk van de keuzes die we voor de innovatiekalender maken, kan het betekenen dat er tijdelijk of structureel extra financiering nodig is. In dat geval gaan we in gesprek met ons bestuur. • Gevolgen voor de GR, governance en andere (juridische) gevolgen. De te nemen maatregelen hebben geen consequenties voor de volgende onderdelen: • In geval van intentie tot fusie of opsplitsing: welk pad gevolgd gaat worden om tot fusie of opsplitsing te komen. En of er behoefte is aan financiële ondersteuning vanuit IBP-VTH budget voor het fusie/splitsingsproces.

2.2.4 KPI 6 KPI 6: regionale congruentie Vraag Staatssecretaris: de omgevingsdienst is niet congruent aan de veiligheidsregio en Alphen aan den Rijn is een extra gemeente. Ik verzoek u, in navolging van de brief van 16 november, en in navolging van het feit dat u niet aan alle robuustheidscriteria voldoet, om hier nader op in te gaan. De ODMH neemt geen initiatief tot aanpassing van zijn werkgebied. Ons huidige werkgebied, waarin de gemeente Alphen aan den Rijn geen ‘extra’ gemeente is, maar een volwaardig deelnemer in onze GR zoals ieder andere, biedt een stevige basis om ons werk kwalitatief goed uit te voeren zonder nabijheid te verliezen. Daarnaast hebben we door de jaren heen specialistische kennis opgebouwd waarmee we goed en professioneel met zowel de kansen als de problematiek binnen onze regio kunnen omgaan. Het is onduidelijk waarom congruentie met de veiligheidsregioschaal door I&W als doelstelling wordt geformuleerd, evenals wat dit zou opleveren. Bij een werkgebied op het niveau van de Veiligheidsregio Hollands-Midden (VRHM), zien wij de hiervoor genoemde voordelen niet. Dit

10 van 13

gebied is dermate groot dat we nabijheid en daarmee ook autoriteit, gezag en legitimiteit verliezen. Daarnaast is er een (te) grote diversiteit in de gebiedskenmerken binnen de regio van de VRHM. Een verbreed werkgebied binnen de contouren van het Groene Hart is dan logischer. Het Groene Hart is een NOVEX-gebied, op bestuurlijk niveau zijn hier reeds samenwerkingen, en de inhoudelijke karakteristieken van het gebied komen meer overeen. In eerdere gesprekken en correspondentie gaven wij reeds aan dat wij open staan voor een gesprek over samenwerking op Groene Hart-schaal, wanneer dit de robuustheid van het geheel aan omgevingsdiensten zou versterken. Wij zien op dit moment echter geen aanknopingspunten om dit gesprek zelf te initiëren, daar: 1) ODMH in onze optiek, zeker ook met inachtneming van het gestelde in dit plan van aanpak, voldoet aan de robuustheidscriteria; en 2) Wij het niet zuiver vinden om in het werkgebied van collega-OD’s te gaan spreken met individuele gemeenten over aanhaking bij onze GR. Maatregelen Niet van toepassing. Consequenties maatregelen Niet van toepassing.

2.3 Context van de ODMH binnen het stelsel van Zuid-Hollandse omgevingsdiensten 2.3.1 Doorontwikkeling Zuid-Hollandse omgevingsdiensten In Zuid-Holland zijn de vijf omgevingsdiensten in 2021 gestart met intensivering van de samenwerking met als doel dat de omgevingsdiensten ook in de toekomst voldoende robuust zijn voor de uitdagingen en opgaven die dan spelen. Dit heeft de afgelopen jaren geleid tot mooie samenwerkingen op projectbasis, gezamenlijk optrekken op de arbeidsmarkt en vergroting van de kennisdeling. Ook is gezamenlijk opgetrokken in het Interbestuurlijk programma VTH-stelsel (IBP) en de daaraan gekoppelde SPUK projecten. De gezamenlijke besturen van de diensten zijn van mening dat samenwerking vanuit de inhoud zal leiden tot verbetering van de uitvoering en tot mogelijk andere schaalgrootte op taakniveau. Naar de toekomst toe zou dat organisatorische veranderingen kunnen opleveren, maar die vraag is nu nog niet aan de orde. Daarbij is ook belangrijk dat we een optimum handhaven tussen enerzijds onafhankelijkheid van en anderzijds nabijheid bij de deelnemers. Het is de wens om deze samenwerking verder vorm te geven zodat er in Zuid-Holland ook in de toekomst een robuuste uitvoering van het VTH-stelsel blijft bestaan.

De omgevingsdiensten hebben daarom een gezamenlijke visie en strategie ontwikkeld die bijdraagt aan het permanent blijven ontwikkelen van de diensten en die zorgdraagt dat de diensten in staat zijn om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen en uitdagingen. We hebben afgesproken het innovatie vraagstuk gezamenlijk op te pakken. Daarmee ontstaat meer ontwikkelkracht dan wanneer dit door iedere omgevingsdienst apart zou worden opgepakt. En natuurlijk wordt verkend welke opgaven beter gezamenlijk kunnen worden opgepakt ook met betrekking tot expertises die nodig zijn bij nieuwe ontwikkelingen zoals uniformering van bedrijfsvoering, ZZS, PFAS en op het gebied van WOO en AVG-regelgeving. Van intensivering van de

11 van 13

samenwerking is al sprake bij de strafrechtelijke handhaving en bij het datagestuurd werken ten behoeve van prioriteitstelling, programmering en uitvoering van de VTH-taken.

2.3.2 Bestuurlijke vervolgopdracht doorontwikkeling Zuid-Hollandse omgevingsdiensten 2024 Twynstra Gudde heeft in 2021 in opdracht van de provincie samen met gemeenten en de diensten, een provincie brede verkenning naar uitvoering van de VTH-taken uitgevoerd. Naar aanleiding van het Twynstra-Gudde rapport en de daaruit volgende bestuurlijke opdracht aan de diensten, is er ingezet op een intensivering van de samenwerking tussen de Zuid-Hollandse omgevingsdiensten. Dankzij dit traject is in de afgelopen twee jaren succes geboekt met mooie samenwerking op projectbasis, gezamenlijk optrekken op de arbeidsmarkt en kennisdeling. Daarnaast zijn in het kader van het landelijke interbestuurlijke programma verbetering VTH-stelsel bij alle omgevingsdiensten robuustheidsonderzoeken uitgevoerd. Ook worden op verzoek van het ministerie van I&W voor 1 april 2024 plannen van aanpak opgesteld om gesignaleerde verbeterpunten per omgevingsdienst aan te pakken. Bij alle diensten in Zuid-Holland is vanuit het ministerie aangegeven dat het criterium van congruentie (homogeniteit van het werkgebied) en schaalgrootte (fusering) meegenomen moet worden in deze plannen van aanpak.

De bestuurlijke begeleidingscommissie van het doorontwikkeltraject, bestaande uit een DB-lid van iedere omgevingsdienst onder voorzitterschap van Gedeputeerde de heer Stolk, is van mening dat samenwerking vanuit de inhoud van de uitvoering zal leiden tot verbetering van de uitvoering en andere schaalgrootte op taakniveau. Naar de toekomst toe zou dat organisatorische veranderingen kunnen opleveren, maar dat is zeker geen doel op zich van dit traject. Naast deze ontwikkelingen raken ook de grote maatschappelijke transities energie en circulaire economie de uitvoering van de taken die bij omgevingsdiensten zijn ondergebracht. Hiervoor is nieuwe expertise nodig die tijdig aangetrokken of opgebouwd moet worden. Voor deze opgaven staan alle bevoegde gezagen en omgevingsdiensten aan de lat, dus samenwerking hierop is logisch en efficiënter dan wanneer de vijf diensten dat afzonderlijk van elkaar doen. Tegen deze achtergrond is aan de vijf omgevingsdiensten gevraagd het volgende verder uit te werken: • Maak afspraken over een robuuste strategie voor de samenwerking en maak die concreet met gezamenlijke trajecten en uit te voeren projecten. Zorg ervoor dat deze afspraken zodanig worden geborgd dat er een voortdurende aandacht is voor de projecten, taken en trajecten die in gezamenlijkheid tussen de diensten kunnen worden op gepakt.

Neem hier nadrukkelijk ook de maatschappelijke transitie opgaven in mee en wat dat betekent voor de uitvoering. • Kijk naar welke taken of specialismen zich lenen om in gezamenlijkheid op te pakken, zowel primaire als niet primaire taken. Hierbij valt te denken aan de innovatiekalender als onderdeel van de robuustheidscriteria, expertises die nodig zijn bij nieuwe ontwikkelingen zoals circulaire economie, ZZS en PFAS en ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering, WOO en AVGregelgeving. Voor (niche) taken zou onderzocht moeten worden hoeveel Fte er per dienst beschikbaar is en of clustering efficiencywinst en betere kennisborging tot gevolg heeft. Hiernaast is het ook belangrijk om uit te werken hoe deze taken dan op een werkbare manier gezamenlijk kunnen worden opgepakt en hoe toegankelijkheid tot de taak en financiële consequenties kunnen worden geregeld.

12 van 13

De begeleidingscommissie geeft aan dat als er behoefte is bij de directeuren aan externe begeleiding bij de uitwerking van deze vragen, dit gefaciliteerd kan worden.

2.4

Planning, besluitvorming en monitoring

Opdrachtgever voor dit plan van aanpak is het ministerie van I&W. Dit plan van aanpak is opgesteld door de ODMH. De ODMH zal dit plan van aanpak uitvoeren. Het wordt vastgesteld door het algemeen bestuur van de ODMH. Het MT van de ODMH is intern opdrachtgever. Het dagelijks bestuur van de ODMH komt 5 keer per jaar bijeen. Tijdens deze bijeenkomsten zal de ODMH de voortgang in de op te leveren producten voorleggen aan het dagelijks bestuur. Aansluitend zal de voortgang worden voorgelegd aan het algemeen bestuur van de ODMH. De gemeenteraden en staten zullen over het plan van aanpak worden geïnformeerd.

2.4.1 Planning per maatregel 2024 Q1

2025 Q2

Q3

Q4

Q1

Q2

Q3

Q4

KPI 1 Opstellen frictiekosten regeling KPI 1 Frictiekostenregeling borgen KPI 3 Opstellen innovatiekalender

2.4.2 Wijze van besluitvorming De besluitvormingsprocedure van producten die voortkomen uit dit plan van aanpak (de frictiekostenregelen en de innovatiekalender) vindt plaats langs de planning en control-lijn van de ODMH. De besluitvorming is als volgt ingericht: 1. 2. 3. 4. 5.

Opstellen ambtelijk Aanbieden aan MT ODMH ter instemming Aanbieden aan adviescommissie inhoud en/of financiën ODMH ter instemming Aanbieden aan DB ODMH ter instemming Aanbieden aan AB ODMH ter vaststelling.

Voorstellen over de verdere versterking van de samenwerking met de andere Zuid-Hollandse omgevingsdiensten worden in 2024 en verder via de lijn van een bestuurlijke begeleidingscommissie aan het dagelijks en algemeen bestuur van de omgevingsdiensten voorgelegd.

2.4.3 Monitoring Na vaststelling van dit plan van aanpak, rapporteren we over de voortgang en op te leveren producten in het dagelijks en algemeen bestuur van de ODMH. Het dagelijks bestuur van de ODMH komt 5 maal per jaar bijeen, het algemeen bestuur vier maal. De ODMH neemt de robuustheidscriteria en de uitvoering van dit plan van aanpak op als KPI’s in de programmabegroting. Met de vijf omgevingsdiensten in Zuid-Holland worden afspraken gemaakt over de monitoring en rapportage van de versterking van de samenwerking en de bestuurlijk agendering daarvan.

13 van 13

Verbeterplan visitatie 2023 Plan van aanpak naar aanleiding van het visitatierapport ODMH 2023

Versienummer: 1.1 Datum: 26 oktober 2023

Productnummer Omschrijving Status Datum Opdrachtgever Opgesteld door

Verbeterplan visitatie 2023 Ter vaststelling 26-10-2023 André Mutter Elisa Bes

Verbeterplan visitatie 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland

2 van 15

Inhoudsopgave 1

Inleiding ............................................................................................................................................4

2

Plan van aanpak ...............................................................................................................................5

3

2.1

Voer de dialoog over robuustheid ........................................................................................... 5

2.2

Borg kwaliteit bij hanteren 2% norm ........................................................................................ 5

2.3

Wees nog zuiniger op personeel ............................................................................................. 6

2.4

Verbreed toepassing strafrecht ............................................................................................... 7

2.5

Ontwikkel integrale risicoanalyse t.b.v. sturing op maatschappelijk effect ............................ 11

Planning ......................................................................................................................................... 14

Verbeterplan visitatie 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland

3 van 15

1

Inleiding

In 2023 vond bij de ODMH een visitatie plaats vanwege het landelijke Interbestuurlijk programma versterking VTH (IBP). Dit landelijke programma heeft als doel het VTH-stelsel te versterken. Het programma bestaat uit zes pijlers, waarvan de visitaties onder pijler 6 (Monitoring kwaliteit milieutoezicht) vallen. ODNL is trekker van de visitaties. In 2023 en 2024 worden alle omgevingsdiensten (OD’s) gevisiteerd door een visitatiecommissie. De commissie bestaat uit een wisselende samenstelling van directeuren en kwaliteitsmedewerkers van OD’s onder leiding van een onafhankelijk voorzitter. De OD beantwoordt voorafgaand aan de visitatie een lijst met vragen. De ingevulde vragenlijst vormt de basis voor het tweedaagse bezoek door de visitatiecommissie aan de OD. Tijdens dit bezoek spreekt de visitatiecommissie het management, bestuur, diverse collega’s én ketenpartners van de OD. Na afloop van het visitatiebezoek volgt een openbaar rapport met aanbevelingen. De OD deelt dit rapport actief met partijen zoals het bestuur, het ministerie van IenW en de ILT. Van iedere OD wordt ook verwacht dat zij een plan van aanpak opstellen waarin zij aangeven wat ze met de aanbevelingen van de visitatiecommissie doen. Vanaf 2025 is het plan dat alle OD’s één keer per vier jaar gevisiteerd worden. De voortgang van de aanbevelingen uit de vorige visitatie komen dan aan bod.

Op die manier vormen de visitaties een sluitende verbetercyclus (Plan Do Check Act (PDCA) cyclus). Dit document is het plan van aanpak naar aanleiding van de eerste visitatie bij de ODMH op 6 en 7 juni 2023. Hierin beschrijven we welke acties we op welke termijn uitvoeren voor de verschillende aanbevelingen. De mate van concreetheid van het plan van aanpak verschilt per aanbeveling. Dit komt doordat we met sommige onderwerpen al bezig zijn en daar al een duidelijker beeld van hebben dan van andere onderwerpen.

Verbeterplan visitatie 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland

4 van 15

2

Plan van aanpak

In dit hoofdstuk beschrijven we per aanbeveling uit ons visitatierapport welke acties we nemen. Als we geen actie ondernemen op een aanbevelingen, onderbouwen we dat ook. Iedere paragraaf gaat over een aanbeveling.

2.1

Voer de dialoog over robuustheid

De aanbeveling “De ODMH heeft een breed pakket aan taken toevertrouwd gekregen van zijn deelnemers en vervult deze taken naar tevredenheid; dankzij dit brede takenpakket heeft ODMH zich kunnen ontwikkelen tot een stevige omgevingsdienst; in de landelijke discussies over robuustheid van omgevingsdiensten naar aanleiding van het rapport van de Commissie van Aartsen wordt echter in het bijzonder gekeken naar de omvang van de VTH-taken op het gebied van milieu; ODMH en zijn bestuur zullen de dialoog moeten voeren over de opvatting dat naar een breder takenpakket dan VTH-milieu gekeken moet worden bij de bepaling van robuustheid, waarbij er ook oog moet zijn voor het feit dat taken op de meest efficiënte manier moeten worden uitgevoerd (en dus soms op een andere schaal).” Onze acties We voeren geen extra acties uit naar aanleiding van deze aanbeveling omdat we al aan dit onderwerp werken via eerder ingezette trajecten. Die eerder ingezette trajecten zijn: -

Robuustheidstoets op de criteria van IBP in 2023, Acties van de thema’s Robuuste organisatie en Landelijke ontwikkelingen uit ons Koersplan voor 2023 – 2026, Op bestuurlijk niveau voeren we gesprekken met het Rijk en de koepels IPO en VNG over de meerwaarde van een brede omgevingsdienst, mede in het licht van de Omgevingswet.

Toelichting koersplan thema’s Robuuste organisatie en Landelijke ontwikkelingen In 2023 rondden we de nieuwe koers voor de ODMH voor de periode 2023-2026 af. Daaronder vallen 5 thema’s, waaronder Robuuste organisatie en Landelijke ontwikkelingen. Onder deze thema’s gaan we de komende koersperiode aan de slag met verschillende acties die de visitatiecommissie in deze aanbeveling heeft benoemd. Onder het thema Robuuste organisatie vallen bijvoorbeeld acties met betrekking tot de samenwerking met andere omgevingsdiensten en ontwikkeling van bestaande en nieuwe taken die we uitvoeren. Onder het thema Landelijke ontwikkelingen vallen bijvoorbeeld acties met betrekking tot de voorbereiding op de Omgevingswet en Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb), maar ook het IBP en de doorontwikkeling van OD’s in Zuid-Holland.

2.2

Borg kwaliteit bij hanteren 2% norm

De aanbeveling “Het hanteren van de 2%-norm geeft enerzijds rust; anderzijds kan die er ook toe leiden dat om te voorkomen dat deze norm bij een bepaalde deelnemer wordt overschreden, een uitruil tussen producten plaatsvindt; er wordt daarmee afgeweken van de oorspronkelijk overeengekomen productmix, hetgeen mogelijk consequenties heeft voor de kwaliteit en effectiviteit van het pakket aan geleverde diensten; de 2%-norm levert in dat geval een perverse prikkel op; dat er per deelnemer

Verbeterplan visitatie 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland

5 van 15

geschoven wordt tussen producten om overschrijding per deelnemer te voorkomen is bevestigd; of dat tot verlies aan kwaliteit en effectiviteit leidt heeft de commissie binnen het bestek van de visitatie niet kunnen vaststellen; desalniettemin is zij van mening dat hier de aanbeveling op zijn plaats is, namelijk: borg dat door het hanteren van deze norm de kwaliteit niet onder druk komt te staan.” Onze acties We voeren geen extra acties uit naar aanleiding van deze aanbeveling. We zijn ons bewust van de mogelijke risico’s die deze werkwijze met zich meebrengt en houden dit daarom altijd scherp in de gaten. Als we afwijken van een jaarprogramma door te schuiven met uren, doen we dat altijd met bewustzijn van de (mogelijke) gevolgen voor de effectiviteit én kwaliteit van onze dienstverlening. Dat betekent concreet dat we altijd kijken of het niet of minder uitvoeren van in het jaarprogramma geplande taken, wel verantwoord is. Als we bijvoorbeeld keuzes maken waarbij controles bij bedrijven vervallen, gaat het altijd om bedrijven die geen hoge prioriteit hebben. Daarnaast plannen we deze vervallen controles in het begin van het volgende jaar alsnog in zodat de controles op korte termijn alsnog plaatsvinden. Tot op heden wijzen de cijfers echter uit dat controles zelden vervallen. Ook is de 2%-norm niet ‘in beton gegoten’.

Als het niet mogelijk is om én binnen de 2% te blijven én een effectieve en kwalitatief goede dienstverlening te leveren, gaan we met onze opdrachtgevers in gesprek. Dit is een onderwerp wat doorlopend aan bod komt in de reguliere (en als nodig incidentele) contactmomenten met onze opdrachtgevers.

2.3

Wees nog zuiniger op personeel

De aanbeveling “ODMH is zich bewust van de noodzaak van een actief personeelsbeleid; er is een gezamenlijke benadering van de arbeidsmarkt ontwikkeld samen met de collega-omgevingsdiensten in ZuidHolland; opleidingen worden ingezet om de kennis en vaardigheden van medewerkers scherp te houden, of om nieuwe medewerkers die bij indiensttreding nog niet aan alle eisen voldoen, toe te laten groeien naar een volwaardige functie-invulling; het voornemen bestaat om in de loop van dit jaar een strategische personeelsplanning in te richten; de visitatiecommissie vindt dat ook noodzakelijk; voorkomen van ongewenst verloop en de balans in de leeftijdsopbouw van het personeelsbestand (inclusief het MT) zijn daarbij wat betreft de commissie aandachtspunten.” Onze acties Deze aanbeveling onderschrijven we grotendeels. Onze medewerkers zijn ons grootste goed. Hoewel de balans in de leeftijdsopbouw van onze organisatie onze aandacht heeft, is die wat ons betreft op orde. Het verloop zit voor het grootste gedeelte in oudere medewerkers die met pensioen gaan. Daar staat tegenover dat er relatief veel jonge mensen bij ons solliciteren en in dienst komen. Sinds een aantal jaar is ons personeelsbestand flink aan het verjongen. De gemiddelde leeftijd van nieuwe medewerkers was in 2023 (t/m oktober) 39 jaar.

Deze verjonging van de organisatie zorgt er wel voor dat we extra aandacht moeten hebben voor het behoud van kennis. We zetten daarom sterk in op (tijdige) kennisoverdracht van de oudere op de jongere generatie collega’s. In ons MT is diversiteit in geslacht en leeftijd ook terug te zien. We voeren geen extra acties uit naar aanleiding van deze aanbeveling omdat we al aan dit onderwerp werken via eerder ingezette trajecten. Die eerder ingezette trajecten zijn:

Verbeterplan visitatie 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland

6 van 15

-

Opstellen strategische personeelsplanning in 2023, Acties van het thema Mensen uit ons Koersplan voor 2023 – 2026, Verbeteren in- en uitdiensttredingsprocessen.

De strategische personeelsplanning helpt ons om een beter overzicht te krijgen van wat de ODMH de komende jaren nodig zal hebben op het gebied van personeel. Daardoor kunnen we gerichter nieuwe medewerkers werven en ook bestaande medewerkers zich gerichter laten ontwikkelen. Voor wat betreft de in- en uitdiensttredingsprocessen, werken we aan meer structuur. Bijvoorbeeld zodat iedere nieuwe medewerker dezelfde start krijgt. Toelichting koersplan thema Mensen In 2023 rondden we de nieuwe koers voor de ODMH voor de periode 2023-2026 af. Daaronder vallen 5 thema’s en één van die thema’s is het thema Mensen. Onder dit thema gaan we de komende koersperiode aan de slag met verschillende acties die de visitatiecommissie in deze aanbeveling heeft benoemd. Het thema Mensen bestaat weer uit diverse sub thema’s waarvoor we verschillende acties uitvoeren. De sub thema’s zijn: - Cultuur - Ontwikkeling en groei - Opleidingen - Arbeidsmarkt - Werkdruk en belastbaarheid - Leidinggevenden Eén van de eerste acties van dit thema is een enquête onder onze medewerkers om te achterhalen wat zij belangrijk vinden. De enquête hebben we recent uitgevoerd (zomer 2023) en de resultaten geven belangrijke informatie voor de verdere uitwerking van de acties voor dit thema.

2.4

Verbreed toepassing strafrecht

De aanbeveling “Er zal verdere doorontwikkeling van de toepassing van strafrecht moeten plaatsvinden; de visitatiecommissie realiseert zich dat voor een succesvolle toepassing ook aandacht en capaciteit bij OM en politie noodzakelijk zijn; echter wat tijdens de visitatie naar voren is gebracht met betrekking tot de inzet van Boa’s betrof toezicht op zwemwater in opdracht van de provincie; ook al is naar we aannemen de inzet van strafrecht waarschijnlijk wel breder, dit neemt niet weg dat deze observatie aanleiding geeft om aan te bevelen om de toepassing van strafrechtelijke handhaving te verbreden.” Onze acties Hoewel we strafrecht inderdaad al breder toepassen dan de inzet voor onze zwemwatertaak, onderschrijven we deze aanbeveling. Voor toezicht en handhaving volgen we de Landelijke Handhavingsstrategie (LHS). Vanaf 1 januari 2024 wordt de LHS vervangen door de Landelijke Handhavingsstrategie Omgevingsrecht (LHSO). Capaciteit van het OM en de Politie is daarbij wel een (externe) factor die een nadelige invloed heeft op de resultaten van de inzet van strafrecht door ODMH. De ODMH heeft vier medewerkers in dienst die boa taken uitvoeren. Daarnaast is ruimte voor uitbreiding met een extra boa.

Verbeterplan visitatie 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland

7 van 15

Tot aan mei 2023 werkten we zonder duidelijke strategie voor strafrecht. Sindsdien zijn we gestart met het versterken van de toepassing van strafrecht door de ODMH. Onze senior boa trekt dit traject door een strategie uit te denken en volgens die strategie de versterking van de toepassing van strafrecht te realiseren. De plannen zijn als volgt: 1. Verder structureren werkwijze strafrecht Vernieuwen procedure aanmelden (mogelijke) strafrechtzaken Momenteel melden collega’s zaken aan bij één van de boa’s en die boa beslist of de zaak voor toepassing van strafrecht in aanmerking komt. In de nieuwe situatie meldt een collega een (mogelijke) strafrechtzaak bij de senior boa via een speciale strafrecht e-mailbox. De senior boa bepaalt vervolgens of de zaak in aanmerking komt en bespreekt dit zo nodig met het OM. Een andere aanpassing waar we aan werken is dat onze boa’s ook zelf actief monitoren of zaken in aanmerking komen voor de toepassing van strafrecht. Dit doen ze door periodiek een lijst uit ons zaaksysteem te halen met daarin alle zaken met een bepaalde LHS score. Zo zorgen we ervoor dat onze boa’s ook de zaken in beeld hebben die volgens de LHS score in aanmerking komen voor de toepassing van strafrecht, maar niet gemeld worden door de toezichthouder.

Hoewel het niet wenselijk is dat een toezichthouder deze zaken niet bij de boa’s meldt (en we dit proberen te voorkomen), kan het voorkomen dat een toezichthouder een zaak niet meldt. Bijvoorbeeld vanwege hun relatie met een bedrijf of omdat het erbij inschiet. Verbreding en versterking inzet boa’s We zetten in op verbreding én versterking van de inzet van onze boa’s. Dat doen we als volgt: Momenteel werken de boa’s voornamelijk aan zaken die voortkomen uit de afdeling waar zij in dienst zijn. We streven ernaar dit vanaf 1 januari 2024 te veranderen. Boa’s uit de hele organisatie gaan meer samenwerken en worden inzetbaar voor alle strafrechtzaken, ongeacht door welke collega (afdeling) de zaak is aangemeld. Op die manier kunnen de boa’s elkaar ondersteunen en vervangen. Als dat nodig is om ODMH brede inzet mogelijk te maken, zorgen we voor bijscholing. Verder gaan we met de volgende acties aan de slag: -

-

-

Werken met het boa handboek. Hierin staan alle benodigde werkafspraken en bijbehorende informatie voor onze boa’s beschreven. Het handboek is in oktober 2023 vastgesteld door het MT. Opstarten maandelijks intern boa overleg. De teamleiders van de boa’s kunnen aansluiten tot het moment dat casuïstiek besproken wordt. We onderzoeken hoe we onze boa’s meer kunnen betrekken bij ondermijning, bijvoorbeeld door deelname aan integrale controles. Hier zijn ook veel ketenpartners aanwezig zoals de Politie. Dat biedt kansen voor netwerken, informatie uitwisselen en daarmee het versterken van de samenwerking en betrokkenheid. Buiten de verplichte opleidingen bieden we ruimte voor aanvullende, optionele opleidingen die nuttig zijn voor onze boa’s.