Document · PDF

bijlage 2 - Jaarstukken 2021 Streekarchief Midden Holland

Gemeenteraad 2 juni 2022, gemeente Krimpen aan den IJsselBij agendapunt: Raadsvoorstel Streekarchief Midden-Holland Zienswijze jaarrekening 2021 en ontwerpprogrammabegroting 202318.191 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 3

Rekening 2020

Raming 2021

Rekening 2021

-9

Desinvesteringen in (im)materiële vaste activa:Baten uit + desinvesteringen in (im)materiële vaste activa (tegen verkoopprijs), voor zover niet op exploitatie verantwoord

Aankoop van grond en de uitgaven aan bouw-, woonrijp maken e.d. (alleen transacties met derden die niet op de exploitatie staan) Baten bouwgrondexploitatie:Baten voorzover transacties niet op exploitatie verantwoord Lasten op balanspost Voorzieningen voorzover deze transacties met derden betreffen Lasten ivm transacties met derden, die niet via de onder post 1 genoemde exploitatie lopen, maar rechtstreeks ten laste van de reserves (inclusief fondsen en dergelijke) worden gebracht en die nog niet vallen onder één van bovenstaande posten Boekwinst bij verkoop effecten Berekend EMU-saldo

-11

Als gevolg van Europese regelgeving mogen EU-lidstaten een begrotingstekort (EMU-saldo) hebben van maximaal 3% van het bruto binnenlands product (BBP). Aan dit maximale tekort van 3% hebben, naast de Rijksoverheid, ook de decentrale overheden een aandeel. Zoals eerder aangegeven werkt de EMU-systematiek op een andere manier dan het (gemodificeerde) baten- en lastenstelsel dat de gemeentelijke organisaties hanteren. Investeringen tellen bijvoorbeeld niet mee in het stelsel van baten en lasten, daarbij wordt uitgegaan van de afschrijvingslasten van de investeringen. Investeringen in een jaar tellen echter wel volledig mee in het EMU-saldo. Bij een sluitende begroting kan een gemeente daardoor toch een negatief EMU-saldo hebben. Het EMU-saldo van het SAMH voor het jaar 2021 komt uit op - € 11.000. Het betekent dat in EMU-termen de inkomsten € 11.000 lager zijn dan de uitgaven. Financiering De leningportefeuille bestaat uit één lening, welke in 1998 is afgesloten bij de BNG. Oorspronkelijk bedroeg deze € 340.335 tegen een rente van 5,65 % en een looptijd van 25 jaar. De restantschuld bedraagt per 31 december 2021 € 47.432. De rentelasten bedroegen in 2021 € 3.913.

Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Hollan /VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN:

ZIRKZEE AUDI! B.V.

3 1 MI 202 Paraaf: ....................

25 van 49

Financiële kengetallen Het opnemen van financiële kengetallen in de begroting past in het streven naar meer transparantie. Ook geven de kengetallen meer inzicht in de ontwikkeling van de financiële positie en de baten en lasten van SAMH. Kengetallen moeten daarbij in samenhang en in onderlinge verhouding beoordeeld worden. Verloop van de kengetallen

Kengetallen:

netto schuldquote netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen solvabiliteitsratio structurele exploitatieruimte grondexploitatie belastingcapaciteit

Verslag 2020

Begroting 2021

Verslag 2021

-0,1% -2,3% 50,8% 5,4% n.v.t. n.v.t.

4,1% 2,0% 37,5% 0,2% n.v.t. n.v.t.

-1,5% -1,5% 49,7% 1,4% n.v.t. n.v.t.

Het kengetal netto schuldquote geeft het niveau weer van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het kengetal solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin het Streekarchief in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Het eigen vermogen wordt uitgedrukt in een percentage van het balanstotaal. Door verbetering van de resultaten laat deze ratio een hogere waarde zien. De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves gedeeld door de totale baten (exclusief mutaties reserves) en uitgedrukt in een percentage. Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten.

3.2.3 Bedrijfsvoering Bestuur Inhoudelijke bestuurlijke ontwikkelingen in 2021 betroffen de voorbereiding voor het regionaal e-depot, de vaststelling van een nieuwe methodiek voor het toezicht met de nadruk op een onafhankelijke positie van de toezichthouder via het portefeuillehouders-overleg en het uitdragen van de beleidsvisie. Er werd een projectmandaat e-depot vastgesteld, er werden twee presentaties gehouden over het toezicht in het algemeen bestuur en er werden college- en raadspresentaties gehouden rond de beleidsvisie in Krimpen aan de IJssel (januari) en Gouda (maart). Bij alle onderwerpen stond de komst en inwerkingtreding van de WOO (mei 2022) en de gemoderniseerde Archiefwet (zomer 2022 / januari 2023) centraal. Onderwerpen die de bedrijfsvoering betroffen waren de vaststelling van de aangepaste GR (besluitvorming afgerond in juni), de detachering van de directeur voor 8 uur bij Libertum en het proces tot benoeming van een nieuwe directeur per 1 januari 2022. Het bestuur werd voortdurend bijgepraat over de ontwikkelingen rond de verbouwing van de tweede verdieping van de Chocoladefabriek en de positionering van Libertum daarin. Binnen de bestuurlijke vertegenwoordiging van Krimpenerwaard vond er een wijziging plaats. Klantenraad Gebruikers van het archief zijn via de klantenraad vertegenwoordigd en praten zo mee over de archiefontwikkelingen.

De leden adviseerden én testten mee bij de implementatie van de vernieuwde website. Aandacht voor de zoekprocessen stonden bij de implementatie centraal. Daarnaast werd de VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN:

Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-\tolland

ZIRKZEE AUDIT B V

26 van 49

klantenraad meegenomen bij de voorbereidende stappen voor het regionaal e-depot en gaven de wens te kennen grote belangstelling te hebben voorde betrokkenheid hierbij. De leden werden voortdurend op de hoogte gehouden van de verbouwing van de tweede verdieping en de effecten daarvan op de dienstverlening van het Streekarchief. Het gepande bezoek aan Het Hof in Dordrecht werd door de verscherping van de pandemie-maatregelen uitgesteld. Bezoeken aan collegadiensten zijn een vast onderdeel van de klantenraad voor de uitwisseling van kennis en ervaring rond digitale dienstverlening en erfgoedontwikkeling. Voor een vacature-klantenraadslid voor de gemeente Gouda werd door het dagelijks bestuur een nieuwe vertegenwoordiger benoemd. In de klantenraad werd uitgebreid stil gestaan bij het vertrek van de huidige directeur en de benoeming van de nieuwe directeur. Vriendenstichting De Stichting kwam wegens de pandemie slechts 4 keer bij elkaar. De stichting kreeg in 2021 een nieuwe voorzitter en twee nieuwe bestuursleden. Er werd afscheid genomen van twee bijzondere leden die jarenlang de Stichting hebben gesteund en ook mee opgebouwd tot wat het nu is. Voor een overzicht van de aangeschafte stukken zie de paragraaf Acquisitie Particuliere archieven hiervoor.

HRM Met het ODMH is er een lopende DVO voor dienstverlening aan het Streekarchief voor de personele administratie, salarisadministratie en advisering over personeel en organisatie. Het vormt onderdeel van een pakket waarin ook financiële en juridische ondersteuning zit. De ondersteuning verloopt naar volle tevredenheid en wordt ook regionaal gewaardeerd. De gemaakte overstap naar de nieuwe arbodienstverlener Zorg van de Zaak, die ook voor ODMH werkzaam is, is naar volle tevredenheid gegaan. Er zijn verdere stappen gezet in de professionalisering van het Ehrm systeem en voor 2022 zijn afspraken gemaakt voor de digitalisering van de personeelsdossiers. Wnra De juridische afdeling van ODMH heeft het Streekarchief ondersteund bij de wijziging van de Regeling Streekarchief Midden - Holland die nodig was in verband met Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra). In juni is de regionale besluitvorming dienaangaande voltooid. Financiële bedrijfsvoering Sinds in 2020 het ODMH de nieuwe dienstverlener en adviseur financiële bedrijfsvoering voor het Streekarchief werd, is de financiële governance versterkt en geborgd. De jaarlijkse financiële controle wordt gedaan doorZirkzee Accountants gevestigd te Oegstgeest. Door het voordeel van het eenmalige positieve resultaat van het coronajaar 2020 (voordeel vanwege de huurkorting door de gemeente Gouda en het uitstel van b.v.

opleidingen en daarmee samenhangende kosten) is sneller dan verwacht het weerstandsvermogen opgebouwd, hetgeen in lijn was met de wens van het algemeen bestuur en verwoord in de nota reserves en voorzieningen In de begroting 2022 is de koppeling met de productcategorieën in de PDC doorgevoerd en is afgesproken dat er een methodiek ontwikkeld wordt voor de verdeling van de indirecte kosten over de producten. Doel daarvan is de bestaande disbalans die er nog is weg te nemen. In juni is dit bij de eerste managementrapportage doorgevoerd en opgelost.

VOORWAARMERKINGSDOELEtNDEN: Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden- Ml,nt

ZIRKZEE AUDIT B.V.

3 1 MAM 2022 Paraaf: ...........'^.i....

27 van 49

Huisvesting Gouwedepot Voor het Gouwedepot heeft het Streekarchief een huurcontract met de gemeente. Daarnaast voert het Streekarchief het beheer uit over het gebouw ten behoeve van de twee andere bewoners, het archeologisch depot van de gemeente Gouda en het Gemeentearchief Alphen aan den Rijn. Hiervoor worden jaarlijks de kosten doorberekend. De toegangspoort van het terrein van het archiefgebouw is in het najaar door een vooralsnog onbekende dader d.m.v. een groot voertuig zwaar beschadigd. Om het terrein toch veilig af te kunnen sluiten is vervolgens een noodreparatie uitgevoerd. De definitieve reparatie zal volgend jaar plaats vinden. Chocoladefabriek Het Streekarchief heeft een huurcontract met de bibliotheek (sinds 2015) en een serviceovereenkomst (vernieuwd in 2017), waarbij jaarlijks bevoorschotting en afrekening plaatsvinden. In juni is het starsein gegeven van de verbouwing van de Chocoladefabriek die duurt tot juni 2022. Doel is in de eerste plaats ruimte te creëren voor vier nieuwe partners: de "Techniekwerkplaats”, de “Freedom Experience” van Libertum, lokalen voor Mirakel Musicaltheater en VR Space. Daarnaast wordt het gebouw verduurzaamd en vinden een aantal grote onderhoudswerkzaamheden plaats. Het is een ingrijpende verbouwing die gepaard gaat met geluidsoverlast, veel stof en vervoersbewegingen rondom de Chocoladefabriek.

Op 22 augustus werd de Chocoladefabriek in de steigers gezet en werd gestart met de sloop van de derde verdieping. Die was nodig omdat de derde verdieping constructief niet goed in elkaar zit, waardoor er bijvoorbeeld lekkages ontstaan op de tweede verdieping. De onderhoudswerkzaamheden betreffen de verbetering van de technische installatie, aanpak van de gevels en het dak. Via de website, nieuwsbrieven en sociale media van Streekarchief en Chocoladefabriek werden en worden de bezoekers op de hoogte gehouden van de vorderingen. Informatievoorziening en automatisering De Wifi-routers van het Gouwedepot werden vervangen. Ook de A0 scanner van het Gouwedepot, met name gebruikt voor het scannen van bouwtekeningen, die door jarenlang zeer intensief gebruik mankementen begon te vertonen, kon dit jaar worden vervangen. Daarnaast kon er een zogenaamde boekscanner worden aangeschaft. Deze is bedoeld voor het met een hoge resolutie scannen van boeken en kwetsbaar archiefmateriaal. Communicatie De externe communicatie stond dit jaar voor een deel in het teken van de coronapandemie. De verschillende sluitingen en heropeningen van de studiezaal alsmede het goed informeren van wat wel of niet mogelijk was in deze perioden, kostte steeds veel tijd om alle klanten zo goed mogelijk op de hoogte te brengen. Daarnaast werden de verschillende projecten onder de aandacht gebracht.

De digitale nieuwsbrief werd het meeste gebruikt en het aantal abonnees groeide naar 962.

VUt/K WAAKMfcKKINooUOELEINDEN; d ZIRKZEE AUDI! B.V. Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Hoitar

3 1 MMRÏ 2022 Paraaf: .......0......

28 van 49

Jaarrekening

Hierna wordt via de balans met toelichting en het overzicht van baten en lasten met toelichting de financiële verantwoording afgelegd over het in het jaar 2021 gerealiseerde beleid.

4.1

Balans

ACTIVA

Ultimo

2021

2020

Vaste activa Materiële vaste activa - Investeringen met economisch nut

352.060

332.289

Financiële vaste activa - Overige langlopende leningen

30.000

Totaal vaste activa

352.060

362.289

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige vorderingen

125.132

Liquide middelen - Kas- en banksaldi

56.990

13.605

34.032

106.397

588

5.130

22.369 136.420

88.330

Overlopende activa - Nog te ontvangen bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen - Vooruitbetaalde bedragen die ten gunste van volgende begrotingsjaren komen

136.420 13.562

18.277

733 18.277

12.829

Totaal vlottende activa

231.739

206.972

Totaal activa

583.799

569.260

^ o.

l(ll,„.tWAARMERKINGSDOELEINDEN: ZIRKZEE AUDIT B V

Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-HQllana

31 mjm

Paraaf:

29 van 49

PASSIVA

Ultimo

2021

2020

Vaste passiva Eigen vermogen - Egalisatiereserve - Bestemmingsreserves - Gerealiseerd resultaat

76.904 202.790 10.433

Voorzieningen - Onderhoudsegalisatievoorzieningen

83.535

290.128

289.227

0 212.323 76.904 83.535

Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer - Onderhandse lening van: Binnenlandse banken en overige financiële instellingen

75.110

24.368

Totaal vaste passiva

47.432

47.432 398.030

411.769

Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige schulden

30.492

Overlopende passiva - Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume

51.985

155.277

105.507

Totaal vlottende passiva

185.769

157.491

Totaal passiva

583.799

569.260

„

Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Holl md

ZIRKZEE AUDIT B.V. 3 1 Httl! 2022 il/ Paraaf: ......... wtx.....

30 van 49

4.2

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft.

4.2.1

Informatie over de rechtspersoon

Vestigingsadres en inschrijfnummer handelsregister Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Midden-Holland is feitelijk en statutair gevestigd op Klein Amerika 20, 2806 CA te Gouda en is ingeschreven bij het handelsregister onder nummer 58613064.

4.2.2

Algemene toelichting

De belangrijkste activiteiten van de rechtspersoon De activiteiten van Streekarchief Midden-Holland bestaan voornamelijk uit: het uitvoeren van gemeenschappelijke taken in het kader van de Archiefwet.

4.2.3

Algemene grondslagen voor verslaggeving

De standaarden op basis waarvan de jaarrekening is opgesteld De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bepalingen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Activa en verplichtingen worden in het algemeen gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs of de actuele waarde. Indien geen specifieke waarderingsgrondslag is vermeld vindt waardering plaats tegen de verkrijgingsprijs. In de balans en het overzicht van baten en lasten zijn referenties opgenomen. Met deze referenties wordt verwezen naar de toelichting.

4.2.4

Grondslagen

Materiële vaste activa Materiële vaste activa worden, tenzij anders aangegeven, gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs inclusief direct toerekenbare kosten, onder aftrek van lineaire afschrijvingen gedurende de verwachte toekomstige gebruiksduur en bijzondere waardeverminderingen. De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren (op grond van de Financiële verordening SAMH 2005 ex artikel 212 gemeentewet): - 40 jaar: nieuwbouw bedrijfsgebouwen; - 30 jaar: renovatie, restauratie en aankoop bedrijfsgebouwen; - 20 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen; -10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties, kantoormeubilair, aanleg tijdelijke terreinwerken, nieuwbouw tijdelijke bedrijfsgebouwen en groot onderhoud bedrijfsgebouwen; - 5 jaar: automatiseringsapparatuur; Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven. Financiële vaste activa De onder financiële vaste activa opgenomen overige vorderingen omvatten verstrekte leningen en overige vorderingen, alsmede gekochte leningen die tot het einde van de looptijd zullen worden aangehouden. Deze vorderingen worden initieel gewaardeerd tegen reële waarde. Vervolgens worden deze leningen gewaardeerd tegen de geamortiseerde kostprijs. Ook transactiekosten worden verwerkt in de eerste waardering en als onderdeel van de effectieve rente ten laste van het resultaat gebracht.

Bijzondere waardeverminderingen worden ten laste van de overzicht van baten en lasten gebracht. VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN: ZIRKZEE AUDIT B. V.

Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Holland md

31 van 49

Vorderingen Vorderingen worden bij eerste verwerking gewaardeerd tegen de reële waarde van de tegenprestatie. Voorzieningen wegens oninbaarheid worden in mindering gebracht op de boekwaarde van de vordering. Bestemmingsreserves De bestemmingsreserve is een reserve waaraan het Algemeen Bestuur een bepaalde bestemming heeft gegeven. De bestemmingsreserves zijn gewaardeerd op nominale waarde. Voorzieningen De voorzieningen worden gewaardeerd tegen de beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om de verplichtingen per balansdatum af te wikkelen. De overige voorzieningen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde van de uitgaven die naar verwachting noodzakelijk zijn om de verplichtingen af te wikkelen, tenzij anders vermeld. Voorziening voor groot onderhoud Voor uitgaven voor groot onderhoud en vervanging van de inrichting van het Gouwedepot wordt een voorziening gevormd om deze lasten gelijkmatig te verdelen over een aantal boekjaren. De toevoegingen aan de voorziening wordt bepaald op basis van het geschatte bedrag van het groot onderhoud en de periode die telkens tussen de werkzaamheden voor groot onderhoud verloopt. Vaste schulden Vaste schulden worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Transactiekosten die direct zijn toe te rekenen aan de verwerving van de langlopende schulden worden in de waardering bij eerste verwerking opgenomen.

Vlottende passiva Vlottende passiva worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Grondslagen voor de bepaling van het saldo van baten en lasten Het saldo van baten en lasten wordt bepaald als het verschil tussen de opbrengstwaarde van de geleverde prestaties en de kosten en andere lasten over het jaar. De opbrengsten op transacties worden verantwoord in het jaar waarin zij zijn gerealiseerd. In het overzicht van baten en lasten zijn naast de cijfers over voorgaand boekjaar ook de cijfers van de door het Algemeen Bestuur vastgestelde begroting(en) opgenomen. Subsidiebaten Onder subsidie wordt verstaan de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen en/of diensten.

Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Holl^teOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN:

ZIRKZEE AUDIT B.V.

Paraaf:

32 van 49

4.3

Toelichting op de balans

ACTIVA 4.3.1

Materiële vaste activa

De materiële vaste activa bestaan uit overige investeringen met een economisch nut. Deze investeringen kunnen als volgt worden onderverdeeld: Boekwaarde 31-12-2021

Boekwaarde 31-12-2020

352.060

332.289

352.060

332.289

Machines, apparaten en installaties

Het onderstaande overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de investeringen weer: Investeringen

Boekwaarde 31-12-2020

Machines, apparaten en installaties

332.289

Totaal

332.289

Afwaar dering

Bijdrage van derden

Afschrij vingen

Desinves teringen

Investe ringen

49.648 0

49.648

Boekwaarde 31-12-2021

69.419

352.060

69.419

352.060

Een deel van de kapitaallasten op de materiële vaste activa wordt gedekt uit een bestemmingsreserve. Dit betreft de inrichting van het Gouwe Depot. Voor het verloop van deze reserves wordt verwezen naar hoofdstuk 4.3.4 Vaste Passiva. De totale investeringen in heel 2021 worden in het hierna volgende overzicht getoond. Beschikbaar gesteld krediet

Werkelijk besteed in 2021

Inventaris Kantoorinventaris

0 63.000

0 69.419

T otaal

63.000

69.419

Investeringsomschrijving

De investeringen in 2021 betreffen apparatuur zoals een laptop, een server en 2 scanners. Daarnaast is in 2021 verder geïnvesteerd in de nieuwe beheeromgeving genealogie en kranten en vervanging van de website. Voor het kunnen beheren, raadplegen en delen van (digitale) bestanden op de website, is de website van het Streekarchief omgevormd tot een nieuwe raadpleegomgeving. De bestaande infrastructuur aan de achterkant (ScopeArchiv), waarin de archiefcollecties, bibliotheek en beeldcollectie worden beheerd, is aangesloten op de voorkant, zodat deze op regelmatige basis kan worden bijgewerkt. Daarnaast is voor de nadere toegangen en periodieken ook een nieuwe beheersomgeving ingericht. In de nieuwe raadpleegomgeving kunnen ook alle digitale bestanden en gedigitaliseerde archiefstukken ontsloten worden, die toegankelijk worden gemaakt in de periode 2020-2023. Bij het kiezen van de nieuwe leverancier is zo veel mogelijk rekening gehouden met de noodzakelijke vervanging en conversie van het archiefbeheersysteem in 2024, zodat deze dan zo effectief en kostenbesparend uitgevoerd kan worden. De nieuwe server was niet begroot voor 2021. Hierdoor is de het beschikbare krediet met bijna € 7.000 overschreden. Alle investeringen van het jaar 2021 worden in 5 jaar afgeschreven. WAARMERKINGSDOELEINDEN:

Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden hlland

Z|RKZEE AUDIT B.V.

Paraaf:

33 van 49

4.3.2 Financiële vaste activa Het verloop van deze post is als volgt: Investeringen

Boekwaarde 31-12-2020

Lening u/g

30.000

T otaal

30.000

Aflossingen

Vermeer deringen

Boekwaarde 31-12-2021

30.000 0

30.000

Als zekerheid voor de vordering had het Streekarchief recht van hypotheek op een perceel grond gelegen te Schoonhoven, kadastraal nummer B2272. In januari 2021 is de lening volledig afgelost.

4.3.3 Vlottende activa Onder deze paragraaf lichten we de volgende zaken toe: • uitzettingen korter dan één jaar; • liquide middelen; • overlopende activa. Uitzettingen korter dan één jaar De in de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd van één jaar of minder kunnen als volgt gespecificeerd worden: Soort vordering

Saldo 31-12-2021

Voorziening voor oninbaarheid

Saldo 31-12-2020

Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige vorderingen

13.605

34.032

106.397 5.130

0 0

588 22.369

Totaal

125.132

56.990

De uitstaande vorderingen betreffen voor het merendeel vorderingen op openbare lichamen, waartoe ook de deelnemende gemeenten en provincie behoren. Het restant betreft vorderingen op marktpartijen. Het SAMH heeft geen voorziening voor oninbaarheid. Op grond van de Wet Schatkistbankieren is een drempel vastgesteld met het bedrag dat decentrale overheden buiten de schatkist mogen aanhouden. De drempel is vastgesteld op 0,75% van het jaarlijkse begrotingstotaal, met een minimum van € 250.000. Vanaf 1 juli 2021 is de drempel opgehoogd naar 2% van het jaarlijkse begrotingstotaal, met een minimum van € 1.000.000. De toegestane drempel is lager dan het minimumbedrag, zodat voor het SAMH het minimumbedrag van € 250.000 van toepassing is voor het eerste halfjaar van 2021 en € 1.000.000 voor het tweede halfjaar. Het gemiddelde saldo per kwartaal dat in 2021 buiten de schatkist is gehouden bedroeg: 1e kwartaal 2e kwartaal 3e kwartaal 4e kwartaal

203.690 154.050 132.882 125.330

Het Streekarchief heeft voldaan aan de norm.

Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten: Boekwaarde

Boekwaarde

31-12-2021

31-12-2020

242 88.088

311 136.109

88.330

136.420

Kassaldi Banksaldi

De rekening-courantverhouding met het Rijk voor het schatkistbankieren is opgenomen onder de uitzettingen korter dan één jaar. Overlopende activa De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden: Boekwaarde

Boekwaarde

31-12-2021

31-12-2020

733

18.277

12.829

18.277

13.562

Nog te ontvangen bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Vooruitbetaalde bedragen die ten gunste van volgende begrotingsjaren komen

In 2021 zijn al enkele bedragen betaald voor facturen met kosten van 2022. Dit betreft onder andere de licenties voor de raadpleegomgeving.

PASSIVA 4.3.4 Vaste passiva Eigen Vermogen Het in de balans opgenomen Eigen Vermogen bestaat uit de volgende posten: Boekwaarde

Boekwaarde

31-12-2021

31-12-2020

76.904 202.790 10.433

212.323 76.904

290.128

289.227

Egalisatiereserve Bestemmingsreserves Gerealiseerd resultaat

Het totale resultaat van het SAMH over het jaar 2021 bedraagt € 10.433 positief. In onderstaand overzicht wordt een uiteenzetting gedaan van de stand en de mutaties van de reserves. Hierin is nog geen rekening gehouden met de bestemming van het resultaat 2021.

1 ' --------------------- ------VOOR WAARMERKINÜSDOELEINDEN' ZIRKZEE AUDI! B.V. Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Ho !land

3 1 MMIJ.2022 Paraar: .......

[Li

35 van 49

Omschrijving

Saldo aan het

Bestemming

Saldo begin

Vermindering

Saldo ultimo

begin 2021

resultaat vorig

2021 na

ter dekking van

2021

jaar

resultaat-

afschrijving

Toevoegingen

Onttrekkingen

Vrijval

bestemming AJaemene Reserve Egalisatiereserve

76.904

Totaal Algemene Reserve

76.904

Bestemminqsreserves BR Nieuwbouw depot

212.323

Totaal Bestemmingsreserves

212.323

76.904 0

0 —-1

212.323 0

212.323 ----- —----j-----

Resultaat Resultaat

76.904

-76.904

Totaal Resultaat

76.904

-76.904

. ___

76.904

9.533

202.790

9.533

202.790

10.433 10.433

Totaal Eigen Vermogen

De onttrekking aan de bestemmingsreserve Nieuwbouw depot vindt plaats ter dekking van de afschrijvingslasten van de inrichting van het depot. Dit is een structurele onttrekking. Egalisatiereserve De egalisatiereserve is bedoeld voor het opvangen van schommelingen in het bedrijfsresultaat zodat deelnemende gemeenten niet ieder jaar worden geconfronteerd met een naverrekening, omdat de in de jaarrekening vastgestelde bijdrage afwijkt van de raming. Het saldo van de baten en lasten kan ten bate of ten laste van de egalisatiereserve gebracht worden zolang het in de gemeenschappelijke regeling Streekarchief gestelde maximum van 10% van het begrotingstotaal (totaal bijdragen) niet is bereikt en/of zolang het fonds over voldoende middelen beschikt Bestemmingsreserve Nieuwbouw depot Deze reserve dient ter dekking van de afschrijvingslasten van de investeringen (o.a. aanschaf van stellingen en inventaris) voor het nieuwe depot en de overige verhuiskosten. Voorzieningen Voorzieningen zijn in de volgende categorieën in te delen: 1 onderhoudsvoorzieningen; 2 bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten; 3 verplichtingen of verliezen waarvan de omvang onzeker is, doch waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten; 4 van derden verkregen middelen welke specifiek besteed moeten worden. Boekwaarde

Boekwaarde

31-12-2021

31-12-2020

83.535

75.110

83.535

75.110

Onderhoudsegalisatievoorzieningen

De voorziening gebruikersonderhoud wordt gevormd als egalisatievoorziening voor toekomstig periodiek onderhoud, reparatie en vervanging van het gebruikersdeel van de inrichting van het Gouwedepot. Deze voorziening behoort tot categorie 1. De jaarlijkse dotatie is gebaseerd op de meerjaren onderhoudsplannen huurdersdeel welke in 2013 zijn opgesteld. Deze meerjaren onderhoudsplannen voor de locatie Gouwedepot is opgesteld voor de periode 2014 tot en met 2053. Op grond van deze onderhoudsbegroting bedraagt de jaarlijks noodzakelijke dotatie voor het VOOR WAARMERKINGSDOELF.INDEN: ZIRKZEE AUC)IT B.V. Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Hot! md

MAAR! 2p22 1/

Paraaf ........

36 van 49

Gouwedepot€ 8.425. Van de gevormde voorziening geldt als buffer € 20.000 (in 2014 als minimum ingesteld). In het hierna volgende overzicht wordt een uiteenzetting gedaan van de stand en de mutaties van de voorziening.

Voorzieningen

Saldo 31-12-2020

Voorziening gebruikersonderhoud

75.110

Totaal voorzieningen

75.110

Onttrekkingen

Vermindering Toevoegingen ter dekking van afschrijving

Vrijval

Saldo 31-12-2021

8.425

83.535

8.425

83.535

Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar De onderverdeling van de in de balans opgenomen langlopende schulden is als volgt: Boekwaarde

Boekwaarde

31-12-2021

31-12-2020

24.368

47.432

24.368

47.432

Onderhandse lening van: Binnenlandse banken en overige financiële instellingen

In onderstaand overzicht wordt het verloop weergegeven van de vaste schulden over het jaar 2021. Soort vordering

Saldo

Vermeer

31-12-2020

deringen

Onderhandse lening

47.432

Totaal

47.432

Aflossingen

Saldo 31-12-2021

23.064

24.368

23.064

24.368

Het werkelijke saldo van de lening bedraagt ultimo 2021 € 47.432. De hierboven getoonde aflossing betreft de aflossing in 2022, die in de jaarrekening verwerkt wordt in de overlopende passiva. De totale rentelast voor het jaar 2021 met betrekking tot de vaste schulden bedraagt € 3.913.

4.3.5 Vlottende passiva Op basis van het BBV dienen niet-bestede middelen van uitkeringen van Europese en Nederlandse overheidslichamen met een specifiek bestedingsdoel als ‘vooruitontvangen middelen' op de balans verantwoord te worden onder de overlopende passiva. Verder zijn onder de vlottende passiva ook kortlopende schulden opgenomen.

Overige schulden < 1 jaar Overlopende passiva

Boekwaarde

31-12-2021

31-12-2020

30.492 155.277

51.985 105.507

185.769

157.491

VOOR WAARMERKlMr-iRpOELEINDEN* zirkzeeauditbaT Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Hottan /

37 van 49

3 1 MAM 2022 Paraaf: ..... W

Kortlopende schulden < 1 jaar De samenstelling van de kortlopende schulden is als volgt:

Crediteuren

Boekwaarde

31-12-2021

31-12-2020

30.492

51.985

30.492

51.985

Overlopende passiva De post overlopende passiva kan als volgt onderscheiden worden: Boekwaarde

Boekwaarde

31-12-2021

31-12-2020

155.277

105.507

155.277

105.507

Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume

De verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen (met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume) zijn de volgende schulden:

Af te dragen premies en sociale verzekeringen Kortlopend deel lening BNG Rekening-courant BNG Overige nog te betalen bedragen

Boekwaarde

31-12-2021

31-12-2020

65.650 23.064

65.005 21.831

66.562

18.670

155.277

105.507

Het nog te betalen bedrag betreft kosten van 2021, die pas in 2022 betaald worden. Dit betreft onder ander de 4e kwartaalnota voor de huur en bijkomende diensten van de Chocoladefabriek. Ook de caoverhoging van december 2021 van 1,5% en de eenmalige uitkering van € 1.200 per fulltimer zijn hier opgenomen. Omdat de nieuwe cao pas op 27 januari 2022 definitief geworden is, zijn beide pas in februari 2022 uitbetaald aan de medewerkers.

4.3.6 Niet uit de balans blijkende verplichtingen Het SAMH is voor een aantal toekomstige jaren verbonden aan verschillende, niet uit de balans blijkende, financiële verplichtingen. Hieronder volgt een opsomming van de belangrijkste van deze verplichtingen: Huurverplichtingen Met de gemeente Gouda is een huurovereenkomst afgesloten voor de huur van de bedrijfsruimte (depot) gelegen aan de Kleine Esch 970 te Moordrecht, gemeente Zuidplas. De overeenkomst is ingegaan per 10 juni 2014 met een looptijd van 25 jaar. De basishuur exclusief servicekosten en exclusief BTW bedraagt op jaarbasis € 174.305. Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Hoiland

VOOR WAARMtRKINGSDOELEINDEN' ZIRKZEE AUDI! B.V.

3 1 MAM 2022 Paraaf:

38 van 49

De huurprijs wordt jaarlijks per 1 januari geïndexeerd op basis van de wijziging van het consumenten prijsindexcijfer reeks alle huishoudens (2000=100). Met de Stichting Openbare Bibliotheek Gouda is een (onder)huurovereenkomst afgesloten voor de huur van kantoorruimte in het gebouw De Chocoladefabriek, Klein Amerika 20 te Gouda. Het gehuurde deel van de bedrijfsruimte is gelegen op de begane grond en de eerste verdieping en is groot ca. 488 m2 BVO. De overeenkomst is aangegaan voor de duur van 9 jaar en 11 maanden en eindigt per 1 april 2024. De aanvangshuurprijs bedraagt op jaarbasis exclusief BTW en exclusief servicekosten € 38.804. De huurprijs wordt jaarlijks per 1 januari geïndexeerd op basis van de wijziging van het consumentenprijsindexcijfer reeks alle huishoudens (2000=100). Leaseverplichtingen Met Multilease B.V. is een operational leaseovereenkomst afgesloten voor een Opel Combo. De overeenkomst is aangegaan op 22 juni 2020 en heeft een looptijd van 72 maanden. De overeengekomen leaseprijs bedraagt ca € 3.499 per jaar exclusief brandstof.

Beheerovereenkomst Met de medegebruikers van het depot gelegen aan de Kleine Esch 970 te Moordrecht, te weten het Gemeentearchief Alphen aan den Rijn en gemeente Gouda afdeling Archeologie, is een beheer overeenkomst afgesloten waarbij is overeengekomen, dat het Streekarchief Midden-Holland namens de participanten de coördinatie van het beheer van de gemeenschappelijke ruimten op zich neemt voor zover dit het beheer betreft die tot de taken van de gebruikers van het pand behoren. De overeenkomst is ingegaan op de datum van eerste ingebruikname en geldt voor onbepaalde tijd. Met de hoofdhuurder van de Chocoladefabriek, de Stichting Openbare Bibliotheek Gouda gelegen aan het adres Klein Amerika 20, is een beheerovereenkomst afgesloten waarbij is overeengekomen, dat de Bibliotheek Gouda zal optreden als coördinator beheer van de Chocoladefabriek voor zover dit het beheer betreft die tot de taken van de gebruikers van het pand behoren. De overeenkomst is ingegaan op de datum van eerste ingebruikname en geldt voor onbepaalde tijd. Overige overeenkomsten Met Data Matters B.V. is een overeenkomst afgesloten voor applicatiehosting. De overeenkomst is ingegaan per 1 maart 2014 en heeft een looptijd van 5 jaar. De kosten worden geraamd op € 23.840 per jaar. Met Gio Coffee B.V. is een overeenkomst afgesloten voor de huur van een koffie automaat.

De overeenkomst is ingegaan per 29 juli 2019 en heeft een looptijd van 60 maanden. De overeengekomen huurprijs bedraagt ca € 348 op jaarbasis.

4.4

Overzicht van baten en lasten

Samen met de balans vormt het overzicht van baten en lasten de jaarrekening 2021. De jaarrekening geeft inzicht in het financiële eindresultaat 2021 met een analyse en toelichting op de belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de begroting.

\/r\r\D \rt/A An^r-ni>/in^^r-w^r-.

. .

5OU£Lt;IND0V:

, w Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Ho tand

ZIRKZEEAUD IT B.V. 31 Paraaf: ........

39 van 49

NB In alle overzichten worden de baten weergegeven met een negatief bedrag en de lasten met een positief bedrag.

Overzicht van baten en lasten Omschrijving Programma Baten en lasten

Rekening 2020 Baten

Saldo

14.182 501.227 337.618 169.543 319.323 4.393 0

-82.287 0 -17.707 0 -1.312.904 -733 0

-68.105 501.227 319.911 169.543 -993.581 3.660 0

1.346.285

-1.413.630

-67.345

Overhead

-9.559

Totaal mutaties reserves

-9.559

1.346.285

-1.423.189

-76.904

In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Vennootschapsbelasting Totaal baten en lasten Mutaties reserves

Resultaat

Overzicht van baten en lasten Omschrijving Programma Baten en lasten

Lasten

Programmabegroting 2021

Begroting 2021 na wijziging Baten

Saldo

15.047 277.908 322.359 172.227 679.985 3.913 0

-48.987 -493.895 -581.408 -290.214 -53.500 0 0

-33.940 -215.988 -259.050 -117.987 626.485 3.913 0

9.157

1.471.439

-1.468.005

3.434

-12.583

-9.533

-12.583

-9.533

-1.465.088

-3.426

1.471.439

-1.477.538

-6.099

Baten

Saldo

14.591 527.220 361.125 181.797 373.016 3.913 0

-39.000 0 -10.000 0 -1.402.905 -600 0

-24.409 527.220 351.125 181.797 -1.029.889 3.313 0

1.461.662

-1.452.505

Overhead

Totaal mutaties reserves

0 1.461.662

In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Vennootschapsbelasting Totaal baten en lasten Mutaties reserves

Resultaat

Lasten

Overzicht van baten en lasten Omschrijving Programma Baten en lasten

In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Vennootschapsbelasting Totaal baten en lasten Mutaties reserves

Overhead

Ftekening 202 Lasten

Resultaat

Aangepaste begroting 2021 *

Baten

Saldo

14.478 492.848 326.952 170.135 472.176 3.187 0

-104.066 -493.895 -583.924 -290.214 -8.579 0 0

-89.588 -1.047 -256.971 -120.079 463.597 3.187 0

1.479.777

-1.480.677

Totaal mutaties reserves 1.479.777

Lasten

Baten

Saldo

15.047 478.543 331.111 172.227 470.597 3.913 0

-102.487 -493.895 -581.408 -290.214 0 0 0

-87.440 -15.352 -250.297 -117.987 470.597 3.913 0

-900

1.471.439

-1.468.005

3.434

-9.533

-1.490.210

-10.433

1.471.439

-1.477.538

-6.099

In de aangepaste begroting zijn de kosten en opbrengsten van het Gouwedepot meegenomen in de betrokken programma's, net als in de jaarrekening. In de begroting na wijziging zijn die kosten en opbrengsten onterecht verantwoord binnen de overhead. De aangepaste begroting is niet vastgesteld door het algemeen bestuur. Deze bevat slechts een technische aanpassing ten opzichte van de begroting na wijziging. VUUK VVMAKmtKWNvjpbUUtLcINDEN:

Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-

«« ZIRKZEE AUDIT B.V.

3 1 MMDT 2p2r

i\y

Paraaf: ........ y..X.

40 van 49

4.4.1

Toelichting op het overzicht van baten en lasten 2021

Het overzicht van baten en lasten 2021 beslaat de periode 1 januari tot en met 31 december 2021. In 2020 is de programmabegroting 2021 vastgesteld De baten van het Streekarchief bestaan voor het overgrote deel uit de vaste bijdragen van de deelnemende gemeenten. De lasten van het Streekarchief zijn grofweg in 2 categorieën op te delen, namelijk personeelskosten en apparaatskosten. De apparaatskosten maken onderdeel uit van de overheadkosten en bestaan voor een groot deel uit huisvestingslasten, automatiseringslasten en afschrijvingslasten. Het positieve resultaat is het resultaat van de vier inhoudelijke programma’s en van de overhead tezamen. De algemene bijdragen werden in 2020 nog verantwoord in de overhead. Met ingang van het jaar 2021 zijn deze bijdragen ook toegerekend aan de vier programma’s conform de tijdsbesteding van de medewerkers aan deze programma's. Ook is in 2021 uitvoering gegeven aan de notitie Overhead van de commissie BBV. Kosten die op grond van deze notitie onder overhead verantwoord moeten worden zijn in de gewijzigde begroting omgezet. Ook de baten en lasten van het Gouwedepot zijn omgezet naarde overhead. Dat bleek achteraf onterecht. In de jaarrekening is dit gecorrigeerd. Om toch de jaarcijfers te kunnen vergelijken met de begroting, is een aangepaste begroting toegevoegd. Die aangepaste begroting 2021 is niet vastgesteld door het algemeen bestuur.

De mutatie in de reserve betreft de reguliere onttrekking ter dekking van de kapitaallasten van de verbouwing van het Gouwedepot. Voor een nadere specificatie van de mutatie wordt verwezen naar de toelichting op de balans. Per 1 januari 2016 is de Wet Modernisering Vennootschapsbelastingplicht Overheidsondernemingen in werking getreden. Ondersteund door een fiscalist van Zirkzee accountants heeft het SAMH onderzocht welke gevolgen deze wet heeft voor de dienst. Geconcludeerd is dat het Streekarchief vrijgesteld is van aangifte.

4.4.2

Verschillenanalyse overzicht baten en lasten

In de volgende tabel worden de verschillen getoond tussen de begrote en de gerealiseerde baten en lasten.

Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Holk na

uutLfciNUtN:

ZIRKZEE AUD TB.V. 3 1 MMW 022

Paraaf: ......

41 van 49

Verschillenanalyse

Begroting 2021

Jaarrekening

na wijziging

2021

Saldo

V/N

In bewarinq nemen

Baten Lasten

-48.987 15.047

-104.066 14.478

-55.079 -569

V V

Saldo van baten en lasten

-33.940

-89.588

-55.648

-33.940

-89.588

-55.648

Baten Lasten

-493.895 277.908

-493.895 492.848

0 214.941

Saldo van baten en lasten

-215.988

-1.047

214.941

-215.988

-1.047

214.941

Baten Lasten

-581.408 322.359

-583.924 326.952

-2.515 4.594

V N

Saldo van baten en lasten

-259.050

-256.971

2.079

-259.050

-256.971

2.079

Baten Lasten

-290.214 172.227

-290.214 170.135

0 -2.092

Saldo van baten en lasten

-117.987

-120.079

-2.092

-117.987

-120.079

-2.092

Baten Lasten

-53.500 679.985

-8.579 472.176

44.921 -207.809

N V

Saldo van baten en lasten

626.485

463.597

-162.888

-9.533

616.952

454.064

-162.888

Baten Lasten

0 3.913

0 3.187

0 -726

Resultaat Treasury

3.913

3.187

-726

Resultaat

-6.099

-10.433

-4.334

Mutaties reserves Resultaat In bewaring nemen Bewaren en beheren

Mutaties reserves Resultaat Bewaren en beheren

Ontsluiten/beschikbaar stellen

Mutaties reserves Resultaat Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht

Mutaties reserves Resultaat Educatie, advisering en toezicht

Overhead

Mutaties reserves Resultaat Overhead Treasurv

De getoonde verschillen in baten en lasten tussen de jaarrekening en de begroting na wijziging zijn vooral het gevolg van de verschillende wijze van verantwoording van de kosten en opbrengsten van het Gouwedepot. In de begroting zijn deze onterecht opgenomen bij de overhead. In de jaarrekening zijn deze correct verantwoord bij de betrokken programma’s. Om een juist vergelijk te kunnen maken is een aangepaste begroting gemaakt. In deze begroting zijn de kosten en opbrengsten van het Gouwedepot net als in de jaarrekening in de programma’s verwerkt. Deze aangepaste begroting 2021 is niet vastgesteld door het algemeen bestuur. Op basis van die begroting ziet de verschillenanalyse er als volgt uit:

VOOR WAARMERKINGSDOELEINDFW2-IKKZEE au DIT B.V. Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Ho land

42 van 49

3 1 MAAfiï,2022 Paraaf: ...

Verschillenanalyse

Aangepaste

Jaarrekening

begroting 2021

2021

Saldo

V/N

In bewarinq nemen -102.487 15.047

-104.066 14.478

-1.579 -569

V V

-87.440

-89.588

-2.148

-87.440

-89.588

-2.148

Baten Lasten

-493.895

-493.895 492.848

478.543

14.305

Saldo van baten en lasten

-15.352

-1.047

14.305

-15.352

-1.047

14.305

Baten Lasten

-581.408 331.111

-583.924

-2.515

326.952

-4.159

V V

Saldo van baten en lasten

-250.297

-256.971

-6.674

V -

-250.297

-256.971

-6.674

Baten Lasten

-290.214

172.227 -117.987

-2.092 -2.092

Saldo van baten en lasten

170.135 -120.079

-117.987

-120.079

-2.092

Baten Lasten

0 470.597

-8.579 472.176

-8.579 1.579

V N

Saldo van baten en lasten

470.597

463.597

-6.999

-9.533

461.064

454.064

-6.999

Baten Lasten Saldo van baten en lasten

Mutaties reserves Resultaat In bewaring nemen Bewaren en beheren

Mutaties reserves Resultaat Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen

Mutaties reserves Resultaat Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht

Mutaties reserves Resultaat Educatie, advisering en toezicht

Overhead

Mutaties reserves Resultaat Overhead Treasurv

Baten Lasten

3.913

3.187

Resultaat Treasury

3.913

3.187

-726 -726

[Resultaat

-6.099

-10.433

-4.334 1 v 1

Deze verschillenanalyse toont geringe afwijkingen ten opzichte van de aangepaste begroting. Bijna alle afwijking zijn voordelen. Alleen bij programma Bewaren en beheren is een grotere afwijking dan € 10.000 opgetreden. Dit nadeel van ruim € 14.000 is onder andere het gevolg van de restauratie van archiefstukken. Tegenover het nadeel van Bewaren en beheren staan voordelen op de overige programma’s. Ook bij het onderdeel Overhead zijn zowel bij de baten als de lasten voordelen opgetreden. In 2021 zijn extra inkomsten gegenereerd door de detacheringsopdracht van de directeur als interim-directeur bij de Stichting Verzetsmuseum Zuid-Holland. De overheadlasten van 2021 zijn iets hoger dan vooraf geraamd. De automatiseringslasten waren hoog in 2021, maar zijn grotendeels gecompenseerd door de lagere inzet van derden.

VOOR WAA R ME R KiNG SDÖEL EINDEN7

Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Holtand

ZIRKZEE AUDIT B.V.

3 1 Paraaf:

43 van 49

4.4.3

Onvoorzien

In de programmarekening dient inzicht gegeven te worden in het gebruik van een eventueel geraamd bedrag voor onvoorzien. In de begroting 2021 van het Streekarchief was geen post onvoorzien geraamd. In geval van onvoorziene kosten die de exploitatie overstijgen wordt dekking gevonden in de egalisatiereserve, dan wel zijn de deelnemende gemeenten en aansprakelijk.

4.4.4

Structurele mutaties in de reserves

De structurele mutaties in de reserves zien er als volgt uit: Begroting 2021 na wijziging

Structurele mutaties in de reserves

Jaarrekening 2021

Structurele onttrekkinqen Bestemmingsreserve Nieuwbouw depot

9.533

Totaal structurele reservemutaties

9.533

De structurele onttrekking betreft de jaarlijkse onttrekking aan de bestemmingsreserve Nieuwbouw depot. Deze structurele onttrekking wordt ingezet ter dekking van de eveneens structurele afschrijvingslasten op de investeringen voor de inrichting van het Gouwedepot.

4.4.5 Incidentele baten en lasten Het hierna volgende overzicht toont de hiervoor genoemde incidentele baten en lasten. Dit zijn baten en lasten die zich maximaal 3 jaar achtereen voordoen. Incidentele baten en lasten

Begroting 2021 na wijziging

Jaarrekening 2021

Programma

Incidentele baten

Extra inkomsten fotografie Detacheringsinkomsten

-5.000 0

-7.515 -8.562

Totaal incidentele baten

-5.000

-16.077

Werk door derden/inhuur personeel Nagekomen lasten vorige jaren

35.000 250

26.160 0

Totaal incidentele lasten

35.250

26.160

Totaal

30.250

10.084

Ontsluiten en beschikbaar stellen Overhead

Incidentele lasten

Overhead Overhead

De coronapandemie heeft ook in 2021 voor extra inkomsten gezorgd. Als gevolg van het vele thuiszitten, zijn weer meer reproductieaanvragen binnengekomen. De detacheringsovereenkomst van de directeur als interim-directeur bij de Stichting Verzetsmuseum Zuid-Holland heeft ook voor aanvullende inkomsten gezorgd. Deze waren niet voorzien voor 2021. De inzet van derden voor het Streekarchief is vanuit financieel oogpunt gunstig verlopen en is minder omvangrijk gebleken dan aanvankelijk geraamd was.

VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN:

ZTRKZEE ADDITEA/T Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Holian 1

44 van 49

31 rniptti

4.5

Structureel begrotingssaldo

Het structurele begrotingssaldo van het SAMH ziet er als volgt uit: Presentatie van het structureel begrotingssaldo Saldo baten en lasten Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Begrotingssaldo na bestemming Waarvan incidentele baten en lasten (saldo) Structrueel begrotingssaldo

Rekening Begroting 2020 2021 -67.345 3.434 -9.559 -9.533 -76.904 -6.099 994 30.250 -77.898 -36.349

Rekening 2021 -900 -9.533 -10.433 10.084 -20.517

Het totale rekeningsaldo van het SAMH is ruim €10.000 positief. Als de incidentele baten en lasten hieruit gehaald worden, resteert een resultaat van ruim € 20.000 positief.

4.6

Wet Normering Topinkomens

Op grond van de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sectoren (WNT) moeten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in de jaarstukken per individuele functionaris aangeven wat het belastbare loon en de voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn zijn, indien deze uitgaan boven de WNT-norm (in 2021: € 209.000). Voor elke topfunctionaris moeten deze gegevens sowieso vermeld worden. Ook als de WNT-norm niet overschreden wordt. In 2021 heeft binnen het SAMH geen overschrijding plaatsgevonden van het maximum salaris als bedoeld in de WNT. De functionarissen die bij het SAMH onder deze wet vallen zijn de leden van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur. Met uitzondering van de heer S.M.J. Janzing zijn alle leden van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur onbezoldigd binnen het SAMH. Om deze reden wordt het belastbaar loon van deze leden niet benoemd. Het SAMH heeft geen beloningen aan de leden betaald. De specificatie van het belastbaar loon topfunctionarissen luidt als volgt:

\/nr>R WAARMFRKINCïSnOELEIMDEM' Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Ho land

ZIRKZEE AUDIT B.V.

3 1 iffl .2022 ^

45 van 49

Gegevens 2021 Drs. S.M.J. Janzing

bedragen x € 1 Functiegegevens

Directeur

Aanvang en einde functievervulling in 2020 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking?

1/1 -31/12 0,89 ____________ia

Bezoldiging

Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal

73.424 13.282 86.706

Individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum

185.778

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag

N.v.t.

Totale bezoldiging

86.706

N.v.t. N.v.t.

Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling

Gegevens 2020 Drs. S.M.J. Janzing

bedragen x € 1 Functiegegevens

Directeur

Aanvang en einde functievervulling in 2019 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking?

1/1 - 31/12 0,89 ja

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal

72.520 12.564 85.084

Individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum

178.667

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag

N.v.t. 85.084

Totale bezoldiging

Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling

VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN; ZIRK2EE AUDIT B.V.

Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Hnlland

Paraaf:

N.v.t. N.v.t.

46 van 49

Vaststelling jaarrekening 2021

Het Streekarchief Midden-Holland gezien het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 17 maart 2022.

BESLUIT: De balans en de rekening van baten en lasten welke gecontroleerd zijn door de accountant voor het jaar 2021 vast te stellen. Aldus besloten in de openbare vergadering van het algemeen bestuur d.d. 22 juni 2022.

De voorzitter,

De directeur,

VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN: __ZIRKZEE Al miT R V Jaarstukken 2021, Streekarchief Midck

3 1 MAARÏ^2022 Paraaf: ...... ,.dZ....

47 van 49

Bijlage 1

Taakvelden

Met ingang van begrotingsjaar 2018 zijn gemeenschappelijke regelingen verplicht om een overzicht op te nemen waarin de lasten en baten van de regeling verdeeld worden naar (hoofd)taakvelden. Deze (hoofd)taakvelden zijn door het Rijk vastgesteld. Via dit overzicht kunnen overheden makkelijker met elkaar vergeleken worden. De jaarrekening 2021 ingedeeld naar taakvelden ziet er als volgt uit:

Taak-

Omschrijving

Programmabegroting 2021

Gewijzigde begroting 2021

Lasten

Baten

1.084.733 373.016 3.913 0 3.426

-49.000' -1.402.905 -600 -12.583 0

787.541 679.985 3.913 0 6.099

-1.414.505 -53.500 0 -9.533 0

Totaal taakvelden

1.465.088

-1.465.088

1.477.538

-1.477.538

Taak-

Jaarrekening 2021

0.1 0.4 0.5 0.10 0.11

Bestuur Overhead Treasury Mutaties reserves Resultaat van rekening van baten en lasten

Omschrijving

Bestuur Overhead Treasury Mutaties reserves Resultaat van rekening van baten en lasten

Totaal taakvelden

Lasten

Baten

Verschil jaarrekening t.o.v. gewijzigde begroting Baten

Lasten

Baten

Lasten

1.004.414 472.176 3.187 0 10.433

-1.472.099 -8.579 0 -9.533 0

216.873 -207.809 -726 0 4.3341

-57.594 44.921 0 0 0

1.490.210

-1.490.210

12.672

-12.672

Bijlage 2

Controleverklaring

VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN: ZIKKZEE AUDI! B.V. Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden- -iolland

49 van 49

31 mm,

Zirkzee Audit accountants

Kapteynstraat 1 SBIC-building suite 300 2201 BB Noordwijk Postbus 93 2340 AB Oegstgeest T 071 - 51 54014 F 071 - 51 73 666 mail@zirkzee.nl vwwv.zirkzee.nl

onderdeel van de Zirkzce-groep

CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan: de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland A. Verklaring over de in de Jaarstukken opgenomen jaarrekening 2021 Verklaring over de jaarrekening 2021 Ons oordeel Wij hebben de in de Jaarstukken op de pagina’s 29 tot en met 46 opgenomen jaarrekening 2021 van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland te Gouda gecontroleerd. Naar ons oordeel: • geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief MiddenHolland per 31 december 2021 en van het resultaat over 2021 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de bepalingen van en krachtens de WNT; • zijn de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2021 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving waaronder het Normen en toetsingskader van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland. De jaarrekening bestaat uit: 1. de balans per 31 december 2021; 2. het overzicht van baten en lasten over 2021; en 3. de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en overige toelichtingen.

De Zir!<zee-groep is een samenwerkingsverband van registeraccountants, accountants-administratieconsulenten, belastingadviseurs en administratieve dienstverleners. Zirkzee Audit accountants is de handelsnaam van Zirkzee Audit B.V., statutair gevestigd te Oegstgeest (KvK nr. 28049205).

Op alle opdrachten die aan ons worden verleend, zijn toepasselijk de algemene voorwaarden van het SRA. Iedere aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval onder onze beroepsaansprakelijkheidsverzekering wordt uitbetaald. Op eerste verzoek zal u een exemplaar van deze voorwaarden toegezonden worden.

Zirkzee Audit accountants

De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2021 en het Normen en toetsingskader van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening'. Wij zijn onafhankelijk van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2021 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, subj Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd.

Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de getrouwheid van de jaarrekening als geheel en voor de financiële rechtmatigheid bepaald op € 14.640. De bij onze controle toegepaste materialiteit is gebaseerd op 1% van de totale lasten. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2021. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn.

B. Verklaring over het in de Jaarstukken opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de Jaarstukken andere informatie die bestaan uit: • •

Jaarverslag 2021 bestaande uit "Programmaverantwoording” en “Paragrafen”; Overige gegevens.

Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie: • •

met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat; alle informatie bevat die die is vereist op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten

Zirkzee Audit accountants

Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de controle of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten volgens het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag en de overige gegevens in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het bestuur voor de jaarrekening Het bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Het bestuur is ook verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting, met het Normen en toetsingskader van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland en met de bepalingen van en krachtens de WNT. In dit kader is het bestuur verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het bestuur afwegen of het Streekarchief Midden-Holland in staat is om haar werkzaamheden in continuïteit voort te zetten. Op grond van genoemd verslaggevingsstelsel moet het bestuur de jaarrekening opmaken op basis van de continuïteitsveronderstelling, tenzij het bestuur het voornemen heeft om de organisatie te liquideren of de activiteiten te beëindigen of als beëindiging het enige realistische alternatief is.

Het bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de organisatie haar activiteiten in continuïteit kan voortzetten, toelichten in de jaarrekening. Het bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de Gemeenschappelijk regeling Streekarchief Midden-Holland. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.

Zirkzee Audit accountants

Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Normen en toetsingskader van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Midden-Holland, het Controleprotocol WNT 2021, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: •

het identificeren en inschatten van de risico’s: o

dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude;

o van het niet rechtmatig tot stand komen van baten en lasten alsmede de balansmutaties

die van materieel belang zijn, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing;

← Vorig deel Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/11449923/1