bijlage 2 - Jaarstukken 2021 Streekarchief Midden Holland

Aan het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland Klein Amerika 20 2806 CA GOUDA

Jaarstukken 2021

Vastgesteld door: Dagelijks bestuur d.d. 17 maart 2022 Algemeen bestuur d.d. 22 juni 2022

VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN: ZIRKZEE AU DIT B.V. 3 1 HWm 2022

Paraaf:

Inhoudsopgave

1

Inleiding...............................................................................................................................................4

2

Financiële samenvatting..................................................................................................................... 5

3

2.1

Resultaat 2021 ............................................................................................................................5

2.2

Resultaatbestemming................................................................................................................. 6

Jaarverslag.......................................................................................................................................... 7 3.1

Programmaverantwoording........................................................................................................ 7

3.1.1

In bewaring nemen............................................................................................................. 7

3.1.2

Bewaren en beheren.......................................................................................................... 8

3.1.3

Ontsluiten / Beschikbaar stellen.......................................................................................10

3.1.4

Educatie, advisering en toezicht........................................................................................ 12

3.1.5

Algemene dekkingsmiddelen........................................................................................... 19

3.2

4

Paragrafen................................................................................................................................ 21

3.2.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing....................................................................21

3.2.2

Financiering...................................................................................................................... 22

3.2.3

Bedrijfsvoering.................................................................................................................. 26

Jaarrekening......................................................................................................................................29 4.1

Balans........................................................................................................................................29

4.2

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling............................................................... 31

4.2.1

Informatie over de rechtspersoon.....................................................................................31

4.2.2

Algemene toelichting........................................................................................................ 31

4.2.3

Algemene grondslagen voor verslaggeving.................................................................... 31

4.2.4

Grondslagen..................................................................................................................... 31

4.3

Toelichting op de balans.......................................................................................................... 33

ACTIVA..............................................................................................................................................33 4.3.1

Materiële vaste activa....................................................................................................... 33

4.3.2

Financiële vaste activa..................................................................................................... 34

4.3.3

Vlottende activa................................................................................................................ 34

PASSIVA........................................................................................................................................... 35 4.3.4

Vaste passiva................................................................................................................... 35

4.3.5

Vlottende passiva............................................................................................................. 37

4.3.6

Niet uit de balans blijkende verplichtingen...................................................................... 38 VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN: ZtRKZEE AUDIT B.V. 2 van 49

Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Holland

3 1 MM11 2D22

Paraaf: ....... V.\.......

4.4

5

39

Overzicht van baten en lasten

4.4.1

Toelichting op het overzicht van baten enlasten 2021.....................................................41

4.4.2

Verschillenanalyse overzicht baten en lasten..................................................................41

4.4.3

Onvoorzien....................................................................................................................... 44

4.4.4

Structurele mutaties in de reserves................................................................................. 44

4.4.5

Incidentele baten en lasten..............................................................................................44

4.5

Structureel begrotingssaldo.....................................................................................................45

4.6

Wet Normering Topinkomens..................................................................................................45

Vaststelling jaarrekening 2021..........................................................................................................47

Bijlage 1

Taakvelden........................................................................................................................... 48

Bijlage 2

Controleverklaring................................................................................................................ 49

VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN: 7IRK7FF AliniTR V

Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-h eiland

_ . 2 1

... inT MAARJ-i

Paraaf: ..........

F

3 van 49

1

Inleiding

Voor u liggen de Jaarstukken 2021. Vooruitlopend op de informatie, welke in de volgende hoofdstukken uitgebreid beschreven wordt, volgen hier alvast de belangrijkste financiële conclusies in deze rapportage: • Het positieve resultaat voor 2021 bedraagt € 10.433 positief; • Het jaar 2021 kende extra, incidentele inkomsten en daarnaast lagere uitgaven aan werk door derden; • Voorgesteld wordt om met het positieve saldo het weerstandsvermogen te verhogen door het saldo toe te voegen aan de egalisatiereserve. De belangrijkste inhoudelijke ontwikkelingen in 2021 betreffen: • Het Streekarchief is als gevolg van de verschillende coronalockdowns verschillende keren (deels) gesloten geweest. Er werd wel steeds een zo veel mogelijk digitale dienstverlening uitgeoefend voor urgente vragen. Het opvragen van archiefstukken door de aangesloten gemeenten en de gemeente Zoetermeer, bleef mogelijk. • Eind maart kwam de nieuwe raadpleegomgeving online. Vooral de mogelijkheden om de uitgebreide beeldbank te gebruiken en onderzoek te doen in de vele nieuwe genealogische data die er beschikbaar zijn gekomen, kunnen rekenen op hoge waardering van de bezoekers.

• Het digitaal toegankelijk maken van de bevolkingsregisters (het zogenaamde project Hallo Midden-Holland!) werd afgerond in maart en werd gelijk gepresenteerd op de nieuwe website • Dankzij de Stichting Oud Zevenhuizen-Moerkapelle werden de edities van de Dorpskrant, Hart van Holland en Hart van Holland Zuidplas integraal gedigitaliseerd en op de website doorzoekbaar gemaakt. • In het kader van digitalisering werden dit jaar van alle gemeenten de doop-, trouw- en begraafregisters en de graf- en militieregisters gedigitaliseerd. Deze zullen in 2022 beschikbaar op de website komen. Ook werden er 15.000 foto’s gedigitaliseerd en bijna 1.000 plattegronden en kaarten. • Het Streekarchief startte met de voorbereidingen voor de inrichting van een regionaal e-depot. In september vond in de Chocoladefabriek een feestelijke kick-off plaats. In de daaropvolgende periode werkt de projectgroep gezamenlijk aan een businesscase. In dit kader werd ook een onderzoek uitgevoerd naar de archivering van de audiovisuele verslagen van raads- en bestuurs-commissievergaderingen, ook wel ‘videotulen’, genoemd • Een handboek Digitaal archiveren voor particulieren werd opgesteld en vervolgens uitgeprobeerd en getest door en in samenwerking met de Protestantse Kerk Gouda (PKG) en de Stichting Goudse Sint-Jan.

• In de lockdownwinter van 2020-2021 ontwikkelde het Historisch Ontmoetingspunt Schoonhoven een bijzonder project: het voorlezen van de roman ‘De barre winter van negentig’ van Herman de Man. • De educatieve website Geschiedenislokaal Midden-Holland werd uitgebreid met een nieuw thema: Nederland 1948-2008. Dit thema sluit aan bij de eindexamenmodule voor de HAVO en bevat een keur aan onderwerpen, zoals emancipatie, jeugdcultuur, de Koude Oorlog en economische groei.

2

Financiële samenvatting

2.1

Resultaat 2021

De jaarrekening 2021, waarvoor op de volgende pagina's een voorstel is geformuleerd, sluit met een positief exploitatieresultaat van € 10.433. Het exploitatieresultaat van 2021 per programma is als volgt opgebouwd, waarbij ter vergelijking de cijfers van de begroting 2021 (inclusief begrotingswijzigingen) en het exploitatieresultaat van hetjaar 2020 zijn weergegeven.

NB In alle overzichten worden de baten weergegeven met een negatief bedrag en de lasten met een positief bedrag.

Overzicht van baten en lasten Omschrijving Programma Baten en lasten

Ftekening 202 3 Baten

Saldo

14.182 501.227 337.618 169.543 319.323 4.393 0

-82.287 0 -17.707 0 -1.312.904 -733 0

-68.105 501.227 319.911 169.543 -993.581 3.660 0

1.346.285

-1.413.630

-67.345

Overhead

0

-9.559

-9.559

Totaal mutaties reserves

0

-9.559

-9.559

1.346.285

-1.423.189

-76.904

In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Vennootschapsbelasting Totaal baten en lasten Mutaties reserves

Resultaat

Overzicht van baten en lasten Omschrijving Programma Baten en lasten

Lasten

Programmabegroting 2021 Baten

Saldo

14.591 527.220 361.125 181.797 373.016 3.913 0

-39.000 0 -10.000 0 -1.402.905 -600 0

-24.409 527.220 351.125 181.797 -1.029.889 3.313 0

1.461.662

-1.452.505

Overhead

0

Totaal mutaties reserves

0 1.461.662

in bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Vennootschapsbelasting Totaal baten en lasten Mutaties reserves

Resultaat

Jaarstukken 2021, Streekarchief Middi

Lasten

Begroting 2021 na wijziging Baten

Saldo

15.047 277.908 322.359 172.227 679.985 3.913 0

-48.987 -493.895 -581.408 -290.214 -53.500 0 0

-33.940 -215.988 -259.050 -117.987 626.485 3.913 0

9.157

1.471.439

-1.468.005

3.434

-12.583

-12.583

0

-9.533

-9.533

-12.583

-12.583

0

-9.533

-9.533

-1.465.088

-3.426

1.471.439

-1.477.538

-6.099

VOOR WAARMERKINGoüUbLtlNUËN. n-Ho/Zan^RKZEEAUDITBA/.

iwmyén

3

Paraaf: ......

Lasten

5 van 49

Overzicht van baten en lasten

Rekening 2021

Omschrijving Programma Baten en lasten

Lasten

Aangepaste begroting 2021 * Baten

Saldo

15.047 478.543 331.111 172.227 470.597 3.913 0

-102.487 -493.895 -581.408 -290.214 0 0 0

-87.440 -15.352 -250.297 -117.987 470.597 3.913 0

-900

1.471.439

-1.468.005

3.434

-9.533

-9.533

0

-9.533

-9.533

-9.533

-9.533

0

-9.533

-9.533

-1.490.210

-10.433

1.471.439

-1.477.538

-6.099

Baten

Saldo

14.478 492.848 326.952 170.135 472.176 3.187 0

-104.066 -493.895 -583.924 -290.214 -8.579 0 0

-89.588 -1.047 -256.971 -120.079 463.597 3.187 0

1.479.777

-1.480.677

Overhead

0

Totaal mutaties reserves

0 1.479.777

In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Vennootschapsbelasting Totaal baten en lasten

Lasten

Mutaties reserves

Resultaat

*

In de aangepaste begroting zijn de kosten en opbrengsten van het Gouwedepot meegenomen in de betrokken programma's, net als in de jaarrekening. In de begroting na wijziging zijn die kosten en opbrengsten onterecht verantwoord binnen de overhead. De aangepaste begroting is niet vastgesteld door het algemeen bestuur. Deze bevat slechts een technische aanpassing ten opzichte van de begroting na wijziging.

Het positieve resultaat is het resultaat van de vier inhoudelijke programma's en van de overhead tezamen. De algemene bijdragen werden in 2020 nog verantwoord in de overhead. Met ingang van het jaar 2021 zijn deze bijdragen ook toegerekend aan de vier programma’s conform de tijdsbesteding van de medewerkers aan deze programma’s. Ook is in 2021 uitvoering gegeven aan de notitie Overhead van de commissie BBV. Kosten die op grond van deze notitie onder overhead verantwoord moeten worden zijn in de gewijzigde begroting omgezet. Ook de baten en lasten van het Gouwedepot zijn omgezet naar de overhead. Dat bleek achteraf onterecht. In de jaarrekening is dit gecorrigeerd. Om toch de jaarcijfers te kunnen vergelijken met de begroting, is een aangepaste begroting toegevoegd. Deze begroting is niet vastgesteld door het algemeen bestuur. De mutatie in de reserve betreft de reguliere onttrekking ter dekking van de kapitaallasten van de verbouwing van Depot. Voor een nadere specificatie van de mutatie wordt verwezen naar de toelichting op de balans. Voor een compleet overzicht van de lasten en baten verwijzen wij naar de recapitulatie van de baten en lasten met toelichting in hoofdstuk 4.4 Overzicht van baten en lasten.

2.2

Resultaatbestemming

Het totale resultaat van 2021 bedraagt € 10.433 positief. Resultaatbestemming Omschrijving

Stand 31-12-2021 voor bestemming

Stand 31-12-2021 na bestemming

Resultaat 2021

Egalisatiereserve

76.904

10.433

87.337

Subtotaal egalisatiereserve

76.904

10.433

87.337

Bestemmingsreserve Nieuwbouw depot

202.790

Subtotaal bestemmingsreserves

202.790

0

202.790

Totaal reserves

279.694

10.433

290.127

202.790

Voorgesteld wordt om bij de resultaatbestemming het exploitatieresultaat ad € 10.433 toe te voegen aan de egalisatiereserve. VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN’ ZIRKZEE AUDIT B.V.

Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden Holland

31 MI 20 22 )....

Paraaf: .......

6 van 49

3

Jaarverslag

3.1

Programmaverantwoording

3.1.1

In bewaring nemen

Doelstellingen: • Bouwen aan het geheugen van de regio • Faciliteren van gemeenten bij archiefzorg Wat hebben we ervoor gedaan? • Verwerven van particuliere archieven en collecties • Verwerven overheidsarchieven en collecties • Faciliteren archiefbewerking door gemeenten • Opslag van niet overgebracht archief Verwerven overheidsarchieven en collecties De gemeente Krimpenerwaard is sinds 2018 bezig om de bouwdossiers van het voormalige Technisch Bureau Krimpenerwaard te integreren in hun eigen bestanden, die grotendeels al op het Gouwedepot worden beheerd. In 2021 kon dit project worden afgerond. De bouwdossiers van de voormalige gemeente Nederlek en voorgangers Lekkerkerk en Krimpen aan de Lek werden dit jaar aangepakt. In totaal werd er meer dan 68 meter aan deze bestanden toegevoegd en werden de bestaande toegangen aangevuld. Van de bovengenoemde gemeenten werden ook aanvullingen op de series hinderwetvergunningen overgebracht (5,5 meter). De gemeente Gouda bracht dit jaar een grote hoeveelheid bouwdossiers over, 146 meter (20002013). Vrijwel alle papieren bouwdossiers van deze gemeente zijn hiermee aan het Streekarchief overgedragen. De serie hinderwetvergunningen van Gouda werd met bijna 19 meter aangevuld.

De gemeente Zuidplas bracht van de voormalige gemeenten Moordrecht het secretarie-archief periode 2000-2009, en van Nieuwerkerk het secretarie-archief periode 1995-2009 over. In totaal ruim 103 meter. Van beide voormalige gemeenten werden ook de hinderwetvergunningen overgebracht (9,5 meter). Verwerven particuliere archieven en collecties Van de familie Hartmans uit Rotterdam ontvingen we het familie-archief van de Nieuwerkerkse familie Hartmans met veel documentatiemateriaal en genealogische aantekeningen. De familie exploiteert een camping te Nieuwerkerk waarover in dit archief ook het nodige te vinden is. Er werden dit jaar ook twee kerkarchieven in bewaring gegeven: Het archief van de voormalige parochie St. Victor te Waddinxveen, waarvan de oudste stukken al uit de 17e eeuw dateren en het archief van de hervormde gemeente Krimpen aan den IJssel (periode 1862-2001). Dankzij de Stichting Vrienden van Archief en Librije kon een fraaie collectie documentatiemateriaal van de Goudse pijpenfabriek “Hollandia” (Van der Want & Barras) uit de periode 1900-1940 worden aangekocht. Deze collectie bevat onder andere divers reclamemateriaal en catalogi van deze fabriek.

Verder financierde de stichting de aankoop van een plaatjesalbum ‘Oud Hollandsche en Moderne Meesters’ - uitgave Koninklijke Stearine Kaarsenfabriek (1909), een handschrift aangeboden uit Deventer uit 1633 getiteld ‘Chronijcke van der Gouda’. Ook een bijzondere aanwinst betreft de VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN:

Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Hott ind

ZIRKZEE AUDIT B.V.

7 van 49

zogenaamde collectie Verlooij met een groot aantal foto’s en prentbriefkaarten van Waddinxveen. Hierin ook enkele 19e potloodtekeningen van de inmiddels verdwenen openbare school aan de Kerkweg West te Waddinxveen. Faciliteren archiefbewerking door gemeenten Een medewerker van de gemeente Gouda heeft op het Gouwedepot de bouwdossiers over de periode 2007-2013, in totaal 62 meter, bewerkt voor overdracht. Opslag van niet overgebracht archief Gemeente Gouda heeft 319 meter nog te bewerken archief op het Gouwedepot staan. Bij de gemeente Krimpen aan den IJssel gaat het om 438 meter nog te bewerken archief, voor een belangrijk deel bouwdossiers. De gemeente Krimpenerwaard heeft 103 meter archief in “predepot” staan. Wat heeft het gekost? Het programma In bewaring nemen kent een positief saldo van € 89.588. Omschrijving

Gewijzigde begroting 2021 Lasten Baten Saldo

_ Realisatie 2021 Lasten Baten

Saldo

In bewaring nemen

15.047

-48.987

-33.940

14.478

-104.066

-89.588

Totaal baten en lasten

15.047

-48.987

-33.940

14.478

-104.066

-89.588

-

_

_

Totaal mutaties reserves

3

Resultaat

15.047

-48.987

-33.940

_

1I

14.478

_

1

1

-104.066

I

-89.588

3.1.2 Bewaren en beheren Doelstellingen: • Het in stand houden en benutten van de archiefbewaarplaats • Professioneel beheer van de in de bewaarplaats opgeslagen archieven en collecties Wat hebben we en/oor gedaan ? • Materieel beheer archieven en collecties • Administratief beheer overgebrachte archieven en collecties • Toegankelijk maken beheerde archieven en collecties • Nader toegankelijk maken archieven en collecties • Beheer van de archiefbewaarplaats • Verhuur opslagruimte aan externe partijen Materieel beheer archieven en collecties Diverse archieven zijn materieel bewerkt. Dit gebeurde veelal in samenhang met inventarisatiewerkzaamheden. Wat grotere ompakprojecten waren secretarie-archief Schoonhoven (1961-1984), dienst openbare werken Krimpen aan den IJssel en het archief van de hervormde buitengewone wijkgemeente van Krimpen aan den IJssel. In het kader van het “Familysearch project” werden dit jaar van alle gemeenten de doop-, trouw- en begraafregisters, de grafregisters, de militieregisters en nog een deel van de registers van de burgerlijke stand gedigitaliseerd. Deze digitalisering kon in het najaar worden afgerond.

u,

,,

VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN:

Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Hotland

ZIRKZEE AUDIT B V 3 1 MMI 2022

Paraaf:

8 van 49

Ten behoeve van de digitalisering van de collecties werden 15.000 foto’s van diverse formaten gescand. Deze scans zijn al deels beschikbaar op onze website. Op het Gouwedepot zelf werd een groot deel van de collectie kaarten en plattegronden gescand, een project dat in 2022 zal worden afgerond. Er konden dit jaar ook een groot aantal jaargangen van de regionaal-historische tijdschriften worden ingebonden, zodat deze permanent beschikbaar zijn in de studiezaalbibliotheek. Administratief beheer overgebrachte archieven en collecties De gegevens met betrekking tot nieuw binnen gekomen archieven en de aanvullingen en verplaatsingen van archiefblokken werden in ons archiefbeheersysteem Scope verwerkt. Toegankelijk maken beheerde archieven en collectie De inventarissen van de archieven die door de gemeenten werden overgedragen zijn in Scope geïmporteerd of ingevoerd. De toegangen op de bouwdossiers van Nederlek, Lekkerkerk en Krimpen aan den Lek konden door de vele aanvullingen sterk worden uitgebreid en verbeterd. Een medewerker van het streekarchief is daarnaast al sinds 2020 bezig om voor alle bouwdossiercollecties van de bij het streekarchief aangesloten gemeenten de ontbrekende of onvolledige adresgegevens via het kadaster aan te vullen. Hierdoor konden al vele honderden beschrijvingen worden aangepast. Dit project zal in 2022 worden afgerond.

Ook werden van alle gemeenten de bouwkundige dossiers van de diverse scholen in de secretariearchieven, archieven Openbare Werken en schoolarchieven in kaart gebracht en van de juiste adresgegevens voorzien. Het secretarie-archief van Schoonhoven, periodel 961-1984, dat nog een doos-volgnummering kende, is geherinventariseerd, omgenummerd, in Scope gezet en van rubrieken voorzien. Van een groot aantal particuliere archieven en collecties zijn inventarissen die slechts op papier beschikbaar waren in Scope gezet of zijn aanvullingen geïnventariseerd. O.a. de collecties Kemper, Schrijvers en Van der Roest Clement werden zo digitaal ontsloten. De hernummering van de archiefbibliotheek en Goudana is dit jaar volgens verwachting voltooid. Dit betekent dat nu alle bibliotheekcollecties op de juiste manier in Scope zijn geplaatst en beschikbaar zijn gemaakt op de nieuwe website. Tevens werd gestart met de ontsluiting van de collectie prenten en tekeningen en verbetering van de ontsluiting van de fotocollectie. Nader toegankelijk maken archieven en collecties Het nader toegankelijk maken heeft als doel om archiefstukken gemakkelijker te kunnen raadplegen door publiek en medewerkers via de website en in de studiezaal.

Het werk werd in 2021 voor het grootste deel uitgevoerd door vrijwilligers via het crowdsourcingplatform Vele Handen; aan het begin van het jaar aan de bevolkingsregisters van het project Hallo Midden-Holland en aan het einde van het jaar aan het project Match voor het koppelen van de scans aan de indexen van de Burgerlijke Stand. In de tussentijd werd een kleinere groep vrijwilligers geïnstrueerd om de nog ontbrekende indexen van de Burgerlijke Stand in te voeren in het genealogisch beheersysteem. Voordeel van deze nieuwe invoer is dat de nieuwe indexen inclusief gekoppelde scan na controle direct zichtbaar worden op de website. Voor het project Gouda Tijdmachine dat het Streekarchief uitvoert in samenwerking met de historische vereniging Die Goude, werden meerdere bronnen bewerkt en uitgevoerd die zichtbaar worden op de website www.goudatijdmachine.nl. In dit project faciliteert het Streekarchief de vrijwilligers en doet kennis op met het delen van open data uit bronnen die onderling zo veel mogelijk gekoppeld kunnen worden (de zogenaamde linked data). De opgedane kennis kan vervolgens voor de gehele regio ingezet worden. Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Hollai ^OOR WAARMERKINGSDOELEINDEN:

ZIRKZEE AUDIT B.V. 3 t M

Paraaf:

2

9 van 49

Verhuur opslagruimte aan externe partijen Sinds 2015 verhuurt het Streekarchief een deel van haar depotruimte aan de gemeente Zoetermeer. Deze heeft het grootste deel van haar archief, in totaal 2 kilometer in het Gouwedepot geplaatst. Het Streekarchief verzorgt ook de uitlening van dossiers uit de door Zoetermeer opgeslagen bestanden. Vanaf 2019 huurt ook Museum Paulina Bisdom van Vliet uit Haastrecht depotruimte en is het archief van de familie Bisdom en het museumarchief bij ons ondergebracht. Wat heeft het gekost? Het programma Bewaren en beheren kent een positief saldo van € 1.047. Omschrijving

Gewijzigde begroting 2021 Lasten Baten Saldo

Lasten

Bewaren en beheren

277.908

-493.895

-215.988

492.848

-493.895

-1.047

Totaal baten en lasten

277.908

-493.895

-215.988

492.848

-493.895

-1.047

-

-

-

-

-

-

277.908

-493.895

-215.988

492.848

-493.895

-1.047

Totaal mutaties reserves Resultaat

Realisatie 2021 Baten

Saldo

3.1.3 Ontsluiten / Beschikbaar stellen Doelstellingen: • Het in stand houden en benutten van de publieksruimte van het Streekarchief in de Chocoladefabriek • Archieven en toegangen zijn raadpleegbaar via de website en in de studiezaal • Registreren en afhandelen van (aan)vragen archieven door gemeenten en onderzoekers Wat hebben we ervoor gedaan ? • Facilitair beheer studiezaal • Beschikbaar stellen bronnen studiezaalBeschikbaar stellen archiefstukken studiezaal en educatie • Beschikbaarstelling bronnen website • Uitlenen archiefstukken aan deelnemers GR en ODMH • Uitlening archieven externe partijen • Leveren van reproducties • Afhandelen klantvraag Facilitair beheer studiezaal De herinrichting van de studiezaal ten gevolge van de coronamaatregelen bleef dit jaar bestaan. Zo konden medewerkers en klanten makkelijk afstand van elkaar houden en was er altijd een beperking van het aantal werkplekken dat gebruikt kon worden. Beschikbaarstellen bronnen studiezaal en Afhandelen klantvraag Ook dit jaar kende de studiezaal meerdere periodes waarin de studiezaal geheel gesloten was of beperkt open vanwege de coronamaatregelen. De digitale dienstverlening waarmee we in 2019 zijn gestart, werd voortgezet. We proberen hiermee elke klant zoveel mogelijk via het toesturen van scans

Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Holk

VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN:

ZIRKZEE AUDI! B.V.

3 1 MMM ,2022 Paraaf:

10 van 49

te helpen. Dit jaar bepaalde ook de urgentie van de vraag van de klant of deze alsnog langs mocht komen in de studiezaal. Kon de vraag of inzage niet wachten tot na een einde van de lockdowns én was de vraag of inzage te omvangrijk, maakten we voor deze klanten een uitzondering en konden zij op afspraak alsnog de studiezaal bezoeken, zelfs toen ook de rest van de Chocoladefabriek gesloten was. Het totaal aantal bestellingen steeg van 950 stuks in 2020 nog verder naar 1.085. Beschikbaarstellen archiefstukken studiezaal en educatie In totaal werden er 10.496 archiefstukken aangevraagd ten behoeve van de klanten op de studiezaal en voor educatieve projecten. In 2020 waren dit er nog 12.154. Deze daling werd veroorzaakt door de verschillende lockdowns en perioden van beperkte dienstverlening alsmede de digitalisering. Beschikbaarstelling bronnen website Eind maart werd de nieuwe raadpleegomgeving gepresenteerd. Vooral de mogelijkheden om de beeldbank te gebruiken en de vele nieuwe genealogische data die er beschikbaar zijn gekomen, kunnen rekenen op waardering van de bezoekers. Er zijn meerdere bronnen digitaal bewerkt zodat ook nu getoond kunnen worden op de website. Dankzij de Stichting Oud Zevenhuizen-Moerkapelle werden de edities van de Dorpskrant, Hart van Holland en Hart van Holland Zuidplas gedigitaliseerd en op de website doorzoekbaar gemaakt.

Dankzij afspraken met de uitgever kunnen deze kranten integraal getoond worden op het net en is ook voor dit deel van de regio veel plaatselijk nieuws terug te vinden. Sinds 1 april worden de webstatistieken bijgehouden. Vanaf die datum tot en met het einde van het jaar werden op de website meer dan 850.000 paginaweergaven weergegeven door in totaal bijna 22.000 gebruikers, die gemiddeld 2,64 sessies van 15 pagina’s doorbrachten op de website. De website kent een hoog aantal terugkerende bezoekers waarvan het grootste gedeelte uit Nederland komt (85 procent). De meest populaire pagina was de zoekpagina voor de genealogische collecties. Uitlenen archiefstukken aan deelnemers GR en ODMH Door het ODMH en de bij de gemeenschappelijke regeling aangesloten gemeenten werden 6.335 dossiers “terug geleend”. Ter vergelijking, dit waren er in 2020 3.134. Er was dus sprake van een meer dan verdubbeling ten opzichte van het jaar ervoor. In 2020 was er ook al sprake van ruim een verdubbeling ten opzichte van het voorafgaande jaar. Voor beide jaren geldt dat dit een gevolg is van de andere manieren van werken en werkzaamheden door de pandemie en door vervroegde overbrengingstermijn. Uitlening archieven externe partijen Gemeente Zoetermeer, die al haar archieven in het Gouwedepot heeft ondergebracht, heeft in totaal 3.206 dossiers opgevraagd.

Dit is vergelijkbaar met 2020 toen er 3.437 dossiers werden opgevraagd. Leveren reproducties Er werden 3.892 scans van bouwtekeningen gemaakt en 1.795 scans van overige archiefstukken. Dit waren er minder dan in 2020, toen er 5.662 scans werden gemaakt van bouwtekeningen en 2.091 scans van overige archiefstukken. Dit werd vooral veroorzaakt doordat tijdens de lockdowns in 2020 de studiezaal meer gesloten is geweest, waardoor klanten alleen scans konden bestellen. Wat heeft het gekost?

Het programma Ontsluiten / Beschikbaar stellen kent een positief saldo van € 256.971. Omschrijving Ontsluiten/beschikbaar stellen Totaal baten en lasten Totaal mutaties reserves Resultaat

Gewijzigde begroting 2021 Lasten Baten Saldo

Lasten

322.359 322.359

326.952 326.952

-581.408 -581.408

]

-259.050 -259.050 ]

-

Realisatie 2021 Baten

I

-583.924 -583.924

-256.971 -256.971

-

-

-583.924

-256.971

-

322.359

-581.408

-259.050

326.952

Saldo

3.1.4 Educatie, advisering en toezicht Doelstellingen: • Archief in het geschiedenisonderwijs, bewustwording van de eigen omgeving én kennis over praktische tools voor verenigingen, kerken enz. voor het beheer van het eigen archief • Het in stand houden en benutten van regionale Historische Ontmoetingspunten • Streekarchief op de kaart zetten en laagdrempelig maken • Sturen en adviseren van gemeenten bij duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding Wat hebben we ervoor gedaan ? • Onderwijs over archiefonderzoek • Onderwijs over (lokale) geschiedenisonderwerpen voor de jeugd • Onderwijs over (lokale) geschiedenis voor volwassenen • Workshops archiefbeheer voor particulieren • Rondleidingen Gouwedepot • Externe communicatie • Bijdragen aan Historische Ontmoetingspunten (HOP) • Redactionele bijdragen aan historische publicaties en uitingen • Commissie naamgeving openbare ruimte • Regionaal Kennis- en Innovatieplatform • Voorlichting informatiebeheer • Advies m.b.t.

archiefbewerkingsprojecten • Gevraagd advies Informatiebeheer • Periodieke hotspotmonitor • Toetsing van vernietigingslijsten • Inspectie (toezicht op archieven) • KPI-verslagen • Strategisch Informatie Overleg (SIO) • Beheer en onderhoud PDC Regionaal Kennis-en Innovatieplatform VNG Proeftuin “Rol/ taak archiefinstelling’’ De actieve deelname van het Streekarchief aan de proeftuinen van de VNG sinds 2019 is de voorbereiding op de inwerkingtreding van de Wet Open Overheid en de gemoderniseerde Archiefwet, om zo het bestuur en de gemeenten te informeren over de effecten van de wet en de inrichting van het Streekarchief daarop af te stemmen. Praktisch en in samenhang met de beleidsvisie is de aanpak van het regionaal e-depot hiervan een eerste uitkomst. Een van de aspecten van de WOO is immers Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-h oV99R WAARMERKINGS DOELEINDEN: ZIRKZEE AUDI"r b.v.

F

31 HAM)22/ Paraaf: .......

12 van 49

duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie waarvoor een e-depot een oplossing is. De twee andere aandachtspunten vanuit de wet zijn informatie op orde en publicatie van 11 informatiecategorieën. Regionaal e-depot Gemeenten werken bijna geheel digitaal. Aandacht voor duurzame digitale toegankelijkheid van overheidsinformatie is wenselijk: om de beschikbaarheid van informatie voor lange tijd te garanderen is hier een voorziening voor noodzakelijk. De vernieuwing van de Archiefwet en de Wet open overheid (Woo) versterken deze ontwikkeling. In opdracht van het Algemeen Bestuur startte het Streekarchief met de voorbereidingen voorde inrichting van een regionaal e-depot. In september vond in de Chocoladefabriek een feestelijke kick-off plaats als aftrap van het project in aanwezigheid van wethouder Thierry van Vught. In de daaropvolgende periode zijn verschillende bijeenkomsten van de projectgroep geweest die gezamenlijk aan een businesscase werken. Ook voerde de projectgroep gesprekken met andere archiefdiensten over het e-depot. De projectgroep bestaat uit een afvaardiging van bijna alle gemeenten, de Omgevingsdienst Midden-Holland en het streekarchief. Voorlichting informatiebeheer Met de gemeenten had de toezichthouder diverse contactmomenten. Door de COVID-19 pandemie is het aantal (digitale en fysieke) contactmomenten nog steeds minder dan voorgaande jaren.

Een selectie van contactmomenten: Gouda (3 contactmomenten) 1. Werkoverleg Krimpen aan den IJssel (6 contactmomenten) 1. Werkoverleg Krimpenerwaard (1 contactmoment) 1. Werkoverleg 2. SIO Waddinxveen (2 contactmomenten) 1. Werkoverleg 2. SIO Zuidplas (3 contactmomenten) 1. Werkoverleg 2. SIO ODMH (2 contactmomenten) 1. Werkoverleg Advies m.b.t. archiefbewerkingsprojecten Het project digitale archivering, dat vorig jaar samen met de PKG (Protestantse Kerk Gouda) werd gestart kon dit jaar worden afgerond. De opzet van het digitale kerkarchief werd nader bekeken en waar nodig werden voorstellen tot verbetering gedaan. Deze samenwerking heeft tevens geresulteerd in een standaard richtlijn van het Streekarchief voor het digitaal archiefbeheer van particuliere instellingen. Gevraagd advies Informatiebeheer Aan de gemeente Waddinxveen is advies gegeven over archivering in een nieuw aan te besteden zaaksyteem en over de archivering van luchtfoto’s. Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Hollanc

VOOR WAARMERKINGSDOELEINDENZIRKZEE AUDI! B.V.

Paraaf:

13 van 49

Voor de GR IJsselgemeenten, waaronder meer de gemeenten Krimpen aan den IJssel en Zuidplas aan deelnemen, is advies gegeven over het nieuwe handboek vervanging. Ook voor de gemeente Gouda is het handboek vervanging opnieuw beoordeeld. Periodieke hotspotmonitor In 2021 is een vervolg gegeven aan een hotspot waar niemand in de wereld omheen kan: de COVID-19 pandemie (Coronacrisis). In 2020 startte het Streekarchief met het verzamelen van informatie over deze pandemie bij burgers in onze regio. Een volgende stap is het toegankelijk maken van deze informatie. Tijdens het Regionaal Informatie Overleg (RIO) in december is tevens het initiatief genomen ook bij de andere gemeenten de invoering van een hotspotmonitor te agenderen voor het Strategisch Informatie Overleg (SIO). Toetsing vernietigingslijsten Door de toezichthouder werden de jaarlijkse vernietigingslijsten voor de vijf gemeenten beoordeeld. Zijn akkoord dient eveneens als akkoord tot vernietiging. Zo nodig werden ook te vernietigen dossiers geraadpleegd. Tevens is geadviseerd bij het vernietigingsproces bij de Omgevingsdienst MiddenHolland (ODMH). Inspectie (toezicht op archieven) Bij de gemeenten Gouda, Krimpenerwaard, Krimpen aan den IJssel, Waddinxveen en Zuidplas is een onderzoek uitgevoerd naar de archivering van de audiovisuele verslagen van raads- en bestuurscommissievergaderingen, ook wel ‘videotulen’, genoemd.

Overall gezien komen uit het onderzoek de volgende aanbevelingen: 1. Trek als gemeentes gezamenlijk in het beheer en de kwaliteitscontrole van de videotulen. 2. Maak heldere afspraken over het toekennen van metadata om de videotulen toegankelijk te maken voor nu en in de toekomst. 3. Zorg voor duurzame digitale opslag van de videotulen en zoek hierin de samenwerking met het Streekarchief in verband met de ontwikkelingen rondom het e-depot. Het onderzoek naar de videotulen heeft een relatie met het project e-depot: het onderzoek zal worden gebruikt als 0-meting voor toekomstige pilots binnen het e-depot. KPI-verslagen In het KPI-verslag legt het college van B en W verantwoording over het archief- en informatiebeheer af aan de gemeenteraad en de provincie. Sinds enkele jaren stelt niet de toezichthouder maar de verantwoordelijk ambtenaar binnen de gemeente de KPI-rapportage op. In 2021 heeft de toezichthouder advies gegeven bij de KPI-rapportage van de gemeente Zuidplas. Strategisch Informatie Overleg (SIO) Voor alle gemeenten afzonderlijk is een SIO ingericht waarin directeur en toezichthouder deelnemen aan overleg over informatievraagstukken die generiek en specifiek bij gemeenten spelen. In 2021 werden de SlO’s, wegens de pandemie, beperkt gehouden. Drie SlO’s werden wel gehouden: • •

Krimpenerwaard: met thema’s KPI en verslag archivaris, TBK archief en overdracht, beleidsvisie Streekarchief en project e-depot, migratie dossiers vanuit Corsa naar Djuma Waddinxveen: met thema’s project “Kraan dicht”, aanbesteding zaak- en archiefsysteem, onderzoek videotulen en e-depot VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN:

Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Hollan t

ZIRKZEE AUDIT B.V.

14 van 49

•

Zuidplas: met thema’s e-depot, VNG visie open data, beleidsplan Streekarchief videotulen en archiefbeheer domeinen

Onderwijs over archiefonderzoek In 2021 wist de afdeling educatie met succes langs digitale weg historisch onderzoek en beleving te bevorderen. Onderwijs over (lokale) geschiedenis voor volwassenen In de lockdownwinter van 2020-2021 ontwikkelde het Historisch Ontmoetingspunt Schoonhoven een bijzonder project: het voorlezen van de roman ‘De barre winter van negentig’ van Herman de Man. Dit gebeurde in plaats van de reguliere HOP-activiteiten die in die maanden niet plaats konden vinden. Niet alleen speelde het werk uit 1936 zich in en om deze regio af, ook konden er diverse parallellen getrokken worden met de situatie van de winter van 2021. Elke week kwam een hoofdstuk online via het YouTube kanaal van het Streekarchief. Naast medewerkers van de Bibliotheek Krimpenerwaard, het Streekarchief Midden-Holland en bestuursleden van de Historische Vereniging Schoonhoven, namen ook Burgemeester Cazemier, Herman de Man-biograaf Gé Vaartjes, oud-docente Nederlands Marjan Veenman, Lyanne de Laat van de Herman de Man-maand en kunstenaars Marco Bakker en Kees Epskamp plaats achter de microfoon. Stagiaire Amber van den Boomgaard hield naast haar voorleesbeurt een nabespreking van het boek met biograaf Gé Vaartjes. De films op YouTube zijn op dit moment per stuk gemiddeld 200 keer aangeklikt.

Zonder dat we het aanvankelijk wisten, vormde de online video-voorlees-marathon een opmaat naar de Herman de Man-maand in de zomer van 2021. Gelukkig was er toen weer meer open in de maatschappij. Diverse HOP’s en het Streekarchief haakten aan met tentoonstellingen en in de Goudse Chocoladefabriek faciliteerde het Streekarchief het Herman de Man dictee en het Goudse sporenarrangement. In het grotendeels digitale stamboomcafé werden ondertussen de nodige presentaties gehouden en werd van de nood een deugd gemaakt door een paar keer op excursie te gaan in de buitenlucht. De leden van het transcriptiecafé werkten grotendeels thuis, maar kwamen zodra het weer mogelijk was samen om hun werk te bespreken. Ook namen ze samen met de werkgroepen van Gouda op Schrift deel aan een groot transcriptieproject voor Museum Gouda. Ten behoeve van het onderzoek voor de tentoonstelling ‘Het Wonder van Gouda’ in 2022 transcribeerden zij gezamenlijk een groot aantal delen van kerkrekeningen. Het Streekarchief coördineerde het versturen van de scans aan de verschillende werkgroepen. De resultaten van de transcribenten vormen een belangrijke inhoudelijke bijdrage aan het onderzoek voor de tentoonstelling.

Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Holland

VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN' ZIRKZEE AUDIT B.V.

3 1 MAARÏ Paraaf:

15 van 49

Onderwijs over (lokale) geschiedenisonderwerpen voor de jeugd Naast de herontdekking van Herman de Man gingen de educatieve activiteiten tijdens en tussen de lockdowns zoveel mogelijk door, of werkten we achter de schermen aan projecten. Zo breidden we onze educatieve website Geschiedenislokaal Midden-Holland uit met een nieuw thema: Nederland 1948-2008. Dit thema sluit aan bij de eindexamenmodule voor de HAVO en en bevat een keur aan onderwerpen, zoals emancipatie, jeugdcultuur, de Koude Oorlog en economische groei. Met Historische Vereniging Die Goude maakten we de afspraak om gezamenlijk op te trekken om de plaatselijke geschiedenis te promoten als onderwerp voor het profielwerkstuk. In de komende jaren zullen we hiervoor een aantal hulpwijzers gaan maken met achtergrondinformatie en geschikt bronnenmateriaal bij een aantal aansprekende onderwerpen. Hoewel de scholen afgelopen jaar veel op thuisonderwijs waren aangewezen, kwam de Goudse Waarden aan het eind van het jaar langs voor een workshop huizengeschiedenis. Ook de Driestar konden we bedienen door het aanleveren van lokaal bronnenmateriaal voor hun geschiedenisles. Bij succes breiden we deze activiteit uit naar andere historische verenigingen.

Workshops archiefbeheer voor particulieren Er werd gewerkt aan een handboek Digitaal archiveren voor particulieren dat uitgeprobeerd en getest werd door en in samenwerking met de Protestantse Kerk Gouda (PKG) en de Stichting Goudse Sint­ jan. De handleiding gaat in op archiefstructuur, bestandsbenaming, selectie, bestandsformaten, beveiliging en wetgeving. De methodiek wordt in 2022 via de website beschikbaar gesteld voor gebruik door private archiefvormers. Rondleidingen Gouwedepot In november werden zes groepen Vele Handen vrijwilligers rondgeleid als dank voor hun bijdrage in het crowdsourcingproject ‘Hallo Midden-Holland. De bevolkingsregister 1830-1920’. Bijdragen aan Historische Ontmoetingspunten (HOP) In de Historische Ontmoetingspunten in de Krimpenerwaard ging met name in het voorjaar en de zomer de programmering gewoon door. Ook legden we een werkbezoek af aan Stichting Vonk in Waddinxveen en brachten de directeur en de cultuurcoach een tegenbezoek met rondleiding door het Gouwedepot. Bibliotheek Krimpenerwaard, het Nationaal Zilvermuseum, het Streekmuseum Krimpenerwaard en het Streekarchief Midden - Holland vervullen voor de gemeente een platformfunctie die vergelijkbaar is met de C4 in Gouda. Het is een uitvloeisel van de Cultuurnota en het daarmee verbonden uitvoeringsprogramma.

Een verhalenproject ter bevordering van de samenhang van de kernen werd door de 4 partners ontwikkeld en zou op 9 december worden uitgevoerd. In verband met de pandemie-maatregelen werd dit verplaatst naar maart 2022 Redactionele bijdragen aan historische publicaties en uitingen Verder klopte het Gemeentearchief Schiedam bij ons aan voor informatie over de Schiedamse Kaarsenfabriek Apollo, die in 1919 fuseerde met de Goudse Stearine Kaarsenfabriek. We konden het nodige beeldmateriaal leveren voor hun publicatie 'Brokkensleepsters en wrijfsters: de meisjes van de Schiedamse kaarsenfabriek. De beeldredactie voor het boek 750 jaar Gouda werd afgerond. Het boek werd gepresenteerd in november 2021 aan de stad. Ook voor andere projecten ter voorbereiding van VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN: ZIRKZEE AUDIT B.V.

Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-l tolland

16 van 49

Gouda750 werd een bijdrage geleverd. Aan de diverse historische verenigingen in de regio werd content aangeleverd ten behoeve van tentoonstellingen of regionale uitgaven. Commissie naamgeving openbare ruimte Vertegenwoordigers van het Streekarchief zijn betrokken in Commissies Naamgeving Openbare Ruimten in twee gemeenten: Gouda en Waddinxveen. Waddinxveen: hierin participeert de vertegenwoordiger van het Streekarchief samen met de vertegenwoordiger van het Historisch Genootschap als externe adviseur. Hoofdthema’s in Waddinxveen waren benoeming van straten voor ’t Stvyffase 2, Tr/ange/deelplannen G3, 11 en I2, voorbereiding van de naamgeving voor het project Noordkade en drie kleinere naamgevingen bij de Wilhelminakade, de Esdoornlaan en de Achter Bredeweg. Gouda: De meeste naamgeving betrof dit jaar de straten in Westergouwe en diverse locaties in de Goudse binnenstad.

Bijlage: Overzicht educatieve bezoeken, workshops, evenementen en presentaties 2021 Jeugdeducatie • Goudazoekers • Open Monumenten Klassendag • Kinderboekenweek: Back tot the future (Gouda in 3D) • Uitlening koffers ‘Oorlog dichterbij in Midden-Holland Voortgezet en hoger onderwijs • Nieuw online thema voor geschiedenislokaal: 'Nederland 1948-2008’ • Collegeplank Gouda in de Middeleeuwen voor De Goudse Waarden • Workshop huizenonderzoek en collegeplank voor De Goudse Waarden • Aanleveren van bronnen en achtergrondinformatie vaan het Driestar college • Aanleveren prentenopdracht bij het onderwerp ‘Opstand” aan het Carmel college Presentaties en lezingen Online • Online voorleesproject 'De Barre Winter van negentig’ door het HOP Schoonhoven in samenwerking met diverse sprekers. • Livestream als onderdeel van het landelijke programma Open Joodse Huizen met een gesprek onder leiding van de educatief medewerker over de Schoonhovense familie Schenk met Ad de Vaal en André Boers.

• Een rondleiding door het Gouwedepot, introductiefilm gemaakt door stagiaire Amber van den Boomgaard Op locatie Chocoladefabriek • Hosting Herman de Man dictee ter gelegenheid van de start van de Herman de Man-maand • Hosting Goudse Sporen arrangement ter gelegenheid van de Herman de Man-maand • Archiefmodule bij de cursus SchoonhovologieWchiefmodule bij de cursus Goudologie HOP Schoonhoven • Lezing over de Dika fabriek door Jan Diekema • Interview met auteur Roxane van Iperen VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN:

Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Ho and

ZIRKZEE AUDIT B.V.

Paraaf:

17 van 49

Filmochtenden met vertoning van diverse regionale onderwerpen HOP Bergambacht • Lezing historische boerderijen door Frits van Ooststroom • Lezing 100 jaar brand in Bergambacht door Roel Botter HOP Krimpen aan de Lek • Lezing Krimpen aan de Lek eind achttiende eeuw door Sander Wassing Elders/extern • Lezing 'Gouda Verlicht’ over kaarsjesavond, de kaarsenfabriek en de komst van het elektrische licht, op locatie bij twee Goudse verzorgingstehuizen Cafés/werkplaatsen • Transcriptiecafé (tweewekelijks in de Chocoladefabriek) • Stamboomcafé (maandelijks in de Chocoladefabriek, digitaal en fysiek) • Flistorisch café (maandelijks in het FIOP Krimpen aan de Lek) Tentoonstellingen Chocoladefabriek • Waar lag de Statensluis? In samenwerking met Archeologische Vereniging Golda • Herman de Man-maand • Gasthuizen in de regio (in het kader van Open Monumentendag) • Groeten uit... • Aan het werk! (Maand van de Geschiedenis) • Gouda Kaarsenstad HOP Schoonhoven • Barre winters in Schoonhoven (online en fysiek in het Hop Schoonhoven) • Herman de Man-maand • De Dikafabriek • De Oude Hollandse Waterlinie HOP Bergambacht • Herman de Man met boeken in bruikleen van dhr.

De Ridder uit Bergambacht en aandacht voor de opnames van de film het Wassende Water • Meten is weten • Geloof van alledag (met quiz) • 100 jaar brand in Bergambacht HOP Krimpen aan de Lek • Het Groene Kruis • Sportverenigingen • Monumenten • Krimpen aan de Lek in het verleden

VOOR WAARMERKINGSDOELEINÜEN: ZIRKZEE AUDI! B.V.

Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Hollé nd

3 1 HUW 2^022 Paraaf: .......MA....

18 van 49

HOP Ouderkerk aan den IJssel Nadenken over en terugdenken aan vijf lange jaren van bezetting Wat heeft het gekost? Het programma Educatie, advisering en toezicht kent een positief saldo van € 120.079. Omschrijving

Gewijzigde begroting 2021 Lasten Baten Saldo

Lasten

Realisatie 2021 Baten

Saldo

Educatie, advisering en toezicht

172.227

-290.214

-117.987

170.135

-290.214

-120.079

Totaal baten en lasten

172.227

-290.214

-117.987

170.135

-290.214

-120.079

-

-

.

-

.

Totaal mutaties reserves Resultaat

172.227

1

_

I

-290.214

-117.987

170.135

-290.214

1

-120.079

3.1.5 Algemene dekkingsmiddelen In de programmaverantwoording moet ook het overzicht Algemene dekkingsmiddelen worden gegeven. Voor onze gemeenschappelijke regeling interpreteren wij dit als de bijdragen, die de deelnemende gemeenten betalen aan het Streekarchief (hoewel dit volgens het BBV niet als zodanig kwalificeert). De algemene bijdragen werden tot en met 2020 nog verantwoord in de overhead. Met ingang van het jaar 2021 zijn deze bijdragen ook toegerekend worden aan de vier programma’s conform de tijdsbesteding van de medewerkers aan deze programma’s. Overhead In het vernieuwde BBV wordt overhead gedefinieerd als 'alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces'. Kort samengevat omvat de overhead: • Leidinggevenden • Financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie; • Human Resource; • Inkoop (incl. aanbesteding en contractmanagement); • Interne en externe communicatie m.u.v. klantcommunicatie (KCC); • Juridische zaken, voor zover het bedrijfsvoering betreft; • Bestuursondersteuning; • Informatievoorziening en automatisering (ICT) • Facilitaire zaken en Huisvesting; • Managementondersteuning Financieringsfunctie Met ingang van 2014 zijn deze rentebaten bijna geheel weggevallen door de invoering van het schatkistbankieren.

Door deze invoering is het Streekarchief, net als andere lagere overheden, verplicht overtollige middelen weg te zetten bij het rijk. De rentevergoeding die hier tegenover staat is vooralsnog nihil. Voor de lening bij de Bank Nederlandse Gemeenten bedroeg de rente in 2021 € 3.913. Deze lening is in 2023 volledig afgelost. Ultimo 2021 bedroeg deze lening € 47.432.

VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN: ZIRKZEE AUDI1r b.v. Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Ho tand

19 van 49

31

MMtl 21)22

Paraaf: ...... cr.

p

Vennootschapsbelasting Per 1 januari 2016 is de Wet Modernisering Vennootschapsbelastingplicht Overheidsondernemingen in werking getreden. Ondersteund door een fiscalist van Zirkzee accountants heeft het SAMH onderzocht welke gevolgen deze wet heeft voor de dienst. Geconcludeerd is dat het SAMH vrijgesteld is van aangifte. Onvoorzien Het Streekarchief houdt in de begroting geen rekening met een post onvoorzien. Wat heeft het gekost? Over het gehele jaar bedraagt het negatieve resultaat van de algemene dekkingsmiddelen € 457.251. Omschrijving

Gewijzigde begroting 2021 Lasten Baten Saldo

Lasten

Realisatie 2021 Baten

Saldo

Baten en lasten Overhead

683.898

-53.500

630.398

475.363

-8.579

466.784

Totaal baten en lasten

683.898

-53.500

630.398

475.363

-8.579

466.784

-9.533

-9.533

-9.533

-9.533

-9.533

-9.533

-9.533

-9.533

-18.112

457.251

Mutaties reserves Overhead

Totaal mutaties reserves

-

-

I

Resultaat

683.898

-63.033

620.865

VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN: ZIRKZEE AUDITB.V.

Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Hqlland

3 1 MAM 20: Paraaf:

^ 475.363

20 van 49

3.2

Paragrafen

Artikel 26 van het BBV schrijft voor dat in het jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden als die in de begroting opgenomen zijn. Voor het Streekarchief zijn de volgende paragrafen van toepassing: • Weerstandsvermogen • Financiering • Bedrijfsvoering Niet van toepassing zijn de volgende paragrafen: • Lokale heffingen • Onderhoud • Bestuurlijke participaties • Grondbeleid

3.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen is gedefinieerd als het vermogen van het SAMH om niet-structurele financiële risico’s op te kunnen vangen ten einde zijn taken te kunnen voortzetten. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen weerstandscapaciteit en de risico’s waarvoor geen voorzieningen zijn getroffen. Reserves en voorzieningen Voor de herijking van het weerstandsvermogen is een nota reserves en voorzieningen opgesteld. In de vergadering van 28 november 2019 is de nota reserves en voorzieningen 2020-2023 door het algemeen bestuur vastgesteld. Herijking is een vierjaarlijkse wettelijke verplichting. Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit. dat wil zeggen de middelen die SAMH beschikbaar heeft of kan maken om de financiële gevolgen van niet-begrote lasten (zoals risico’s) op te kunnen vangen. Bij de weerstandscapaciteit wordt een onderverdeling gemaakt naar: 1. Stille reserves: Materiële en financiële vaste activa In de materiële en financiële vaste activa van de SAMH komen geen stille reserves voor. 2. Vrije deel passiva: Reserves en voorzieningen Bij het bepalen van het vrije deel van de reserves en voorzieningen moet voorzichtigheid betracht worden. Criterium is of het algemeen bestuur de betreffende reserve in geval van een calamiteit kan vrijmaken zonder dat hierdoor een exploitatietekort ontstaat.

Van de reserves is alleen de egalisatiereserve aan te merken als beschikbare weerstandscapaciteit. 3. Overige componenten In de gemeenschappelijke regeling is opgenomen dat de deelnemende gemeenten en provincie als achtervang dienen. Zij dienen derhalve in hun risicoparagrafen, naar rato van hun aandeel in de gemeenschappelijke regeling, rekening te houden met de weerstandscapaciteit van het SAMH. Op grond van voorgaande kan gesteld worden dat de weerstandscapaciteit van het SAMH slechts gevormd wordt door de egalisatiereserve.

VOOR WAARMERKINGSDOELFJNDEN:

Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-H illand

ZIRKZEE AUDIT B.V.

21 van 49

Risico’s De risico’s die verzekerd kunnen worden zijn verzekerd. Bij brand is reconstructie niet mogelijk. Eventuele uitkeringen aan medewerkers bij gedwongen ontslag zijn niet voorzien en komen in voorkomend geval ten laste van de exploitatie in het jaar waarin de gebeurtenis zich zal voordoen. Beleid weerstandcapaciteit en risico’s Het beleid is erop gericht met de bestaande subsidies minimaal te voorzien in de reguliere exploitatielasten van het SAMH. De weerstandscapaciteit zijn de middelen waarover het SAMH kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. Bij SAMH is dit de egalisatiereserve. De bestemmingsreserve nieuwbouw depot en de voorziening onderhoud zijn afgestemd op de te verwachten toekomstige kosten voor dekking van de afschrijvingslasten (nieuwbouw depot) en voor periodiek onderhoud en vervanging ten laste van de huurder van het depot. Voor een toelichting op de gevormde reserves en voorziening en het doel waarvoor deze zijn gevormd verwijzen wij naar de toelichting op de balans onder hoofdstuk 4.3.4 van de jaarrekening. Risicoanalyse De bestaande risico’s zijn opgenomen in de nota reserves en voorziening (april 2020). Deze ontstaan uit wettelijk vraagstukken zoals het Auteursrecht, personele calamiteiten zoals ziekteverzuim en uitstroom, diefstal en schade aan documenten, organisatorische veranderingen b.v.

het uittreden van een gemeente en ICT impact door digitale veranderingen en leveranciersknelpunten. De risico’s liggen bij het SAMH. Het SAMH neemt voldoende beheersmaatregelen om de risico’s te minimaliseren. Nooit uitgesloten kan worden dat incidenten zich toch voordoen waardoor, met als voorbeeld het Auteursrecht, boetes kunnen worden opgelegd. Door de in die wet vastgestelde hoogte van zo’n boete zal dit naar verwachting de begrotingsomvang van het SAMH al snel overschrijden. Deze risico's kunnen jaarlijks variëren, reden waarom die worden gemonitord om daarop een advies te onderbouwen voor de opbouw van het weerstandsvermogen. De monitoring geeft geen aanleiding om de opbouw van het weerstandsvermogen aan te passen. Een nieuw, zij het tijdelijk, risico is de corona pandemie. De effecten daarvan zijn de afgelopen twee jaar bijgehouden en daaruit is gebleken dat die nihil zijn voor het Streekarchief. Doordat vooral in 2020 uit raadpleging op afstand meer inkomsten werden gegenereerd en materiële kosten lagerwaren is er een positief resultaat ontstaan. Dit bood de mogelijkheid om via resultaatbestemming het weerstandsvermogen sneller dan verwacht naar het in de regeling gestelde plafond, 10% van de begroting, te brengen.

3.2.2 Financiering In deze paragraaf dient de realisatie van de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille te worden opgenomen. In de vergadering van het algemeen bestuur van 14 maart 2019 is het Treasurystatuut van het SAMH geactualiseerd vastgesteld. In dit statuut wordt de beleidsmatige infrastructuur van de treasuryfunctie vastgelegd in de vorm van uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten. Het statuut maakt een objectieve en transparante verantwoording vooraf en achteraf mogelijk. Jaarlijks wordt zowel in de begroting als in de jaarrekening een treasuryparagraaf opgenomen. In deze paragraaf worden de specifieke beleidsvoornemens respectievelijk de uitvoering van het beleid op het gebied van de treasury vastgelegd. in het kort wordt de huidige situatie weergegeven met betrekking tot een aantal aandachtspunten:

Financieringspositie De financieringspositie wordt als volgt weergegeven (bedragen x € 1.000): Ultimo 2021 352 0 0 352

Ultimo 2020 332 30 0 362

Langlopende schulden Eigen vermogen Voorzieningen Totaal financiering

24 290 84 398

47 289 75 412

Financieringsoverschot

46

49

Afname financieringsoverschot

4

Materiële vaste activa Financiële vaste actvia Overige verbonden partijen Totaal vaste activa Deze boekwaarde wordt gefinancierd met:

Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft aan in welke mate in de financiering van investeringen mag worden voorzien in de vorm van kortlopende middelen. Volgens de wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO) bedraagt de kasgeldlimiet 8,2% van het totaal van de (primitieve) begroting ad € 1.461.662 (zie hoofdstuk 4.4) ofwel € 119.856. Volgens de jaarrekening 2021 bedraagt het overschot aan vlottende middelen (bedragen x € 1.000): Volgens de jaarrekening 2021 bedraagt het overschot aan vlottende middelen (bedragen x€ 1.0( Totaal vlottende activa 232 Totaal vlottende passiva 186 Overschot middelen 46 De confrontatie van de kasgeldlimiet aan de netto vlottende schuld heeft periodiek plaatsgevonden. Renterisicobeheer Bij het aantrekken van langlopende financiering stelt de wet Fido een norm waaraan het renterisico van de langlopende opgenomen leningen als geheel moet voldoen. Deze norm wordt aangeduid als de renterisiconorm en bedraagt 20% van het begrotingstotaal. De aflossingen en renteherzieningen van de bestaande leningenportefeuille mogen jaarlijks deze norm niet overschrijden. De renterisiconorm bedraagt 20% van het (primitieve) begrotingstotaal van € 1.461.662 ofwel € 292.332. De toetsing van het renterisico aan de norm laat zien dat het Streekarchief binnen de norm blijft. De berekening van deze toetsing is als volgt:

VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN:

Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden-Holte nd

ZIRKZEE AUDIT B.V.

3 1 MIJ Paraaf:

23 van 49

Renterisico's

Renteherzieningen 2021 Aflossingen 2021 Renterisico 2021

22 22

Berekening renterisiconorm Begrotingstotaal 2021 Percentage conform regeling Renterisiconorm 2021

1.462 20% 292

Toetsing renterisico aan norm Renterisico Renterisiconorm Onderschrijding

22 292 270

Bedragen x € 1.000,-

Schatkistbankieren In december 2013 is de Wet Schatkistbankieren ingevoerd. Op grond van deze wet is een drempel vastgesteld met het bedrag dat decentrale overheden buiten de schatkist mogen aanhouden. De drempel is vastgesteld op 0,75% van het jaarlijkse begrotingstotaal, met een minimum van € 250.000. Met ingang van 1 juli 2021 is de drempel opgehoogd naar 2% van het jaarlijks begrotingstotaal, met een minimum van € 1.000.000 Berekening drempel schatkistbankieren 1 januari t/m 30 juni Primitieve begroting 2021: 1.461.662 Percentage: 0,75% Toegestane drempel: 10.962 Berekening drempel schatkistbankieren 1 juli t/m 31 december Primitieve begroting 2021: 1.461.662 Percentage: 2,00% Toegestane drempel: 29.233 De toegestane drempel is lager dan het minimumbedrag, zodat voor het SAMH het minimumbedrag van € 250.000 van toepassing is voor het eerste halfjaar van 2021 en € 1.000.000 voor het tweede halfjaar. Het gemiddelde saldo per kwartaal dat in 2021 buiten de schatkist is gehouden bedroeg: 1e kwartaal 2e kwartaal 3e kwartaal 4e kwartaal

203.690 154.050 132.882 125.330

EMU-saldo De begroting en jaarrekening van het SAMH is opgesteld conform ene (gemodificeerd) stelsel van baten en lasten. Het EMU-saldo gaat niet uit van baten en lasten, maar gaat uit van ontvangsten en uitgaven van de overheidsorganisatie, berekend op transactiebasis en overeenkomst de voorschriften van het Europese systeem van nationale en regionale rekeningen in de Europese Unie.

VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN:

Jaarstukken 2021, Streekarchief Midden- Holland

ZIRKZEE AUDIT B.V.

24 van 49

1 2 3 4

5

6

7 8 9

10

11

(bedragen x € 1.000) Omschrijving Exploitatiesaldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, artikel 17c) (een nadelig saldo wordt negatief weergegeven) Afschrijvingen ten laste van de exploitatie Bruto dotaties aan de post voorzieningen ten laste van de exploitatie minus de vrijval van de voorzieningen ten bate van de exploitatie Investeringen in (im)materiële vaste activa die op de balans worden geactiveerd Baten uit bijdragen van andere overheden, de Europese Unie en overigen, die niet op de exploitatie zijn verantwoord en niet al in mindering zijn gebracht bij post 4