Document · PDF

Rapportage 213a Jeugdhulp versie 1.0.pdf

Gemeenteraad 2 juni 2021, gemeente KerkradeBij agendapunt: Ontwerpbesluit Taskforce fase 2 jeugdhulp17.349 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 3

2015

2016

2017

2018

2019

Kosten jeugdhulp

€ 14.397.321 € 14.411.025 € 16.869.129 € 16.635.813 € 17.087.826

Rijksbijdrage jeugdhulp

€ 14.414.000 € 13.152.953 € 12.784.368 € 12.444.387 € 14.466.839

Verschil kosten - rijksbijdrage Aantal cliënten (unieke BSN nr.) Kosten per unieke cliënt

€ 16.679 -€ 1.258.072 -€ 4.084.761 -€ 4.191.426 -€ 2.620.987

1.033

1.155

1.241

1.389

1.388

€ 13.937

€ 12.477

€ 13.593

€ 11.977

€ 12.311

28 | Eindrapportage 213a onderzoek jeugdhulp gemeente Kerkrade – Definitief versie 1.0

Aanbevelingen Ga door met de ingevoerde maatregelen vanuit de Taskforce Jeugdhulp Fase I gericht op het terugbrengen van het verschil tussen kosten en rijksbijdrage en de verdere invulling van de transformatieopgave. Bekijk of naast de bestaande ingevoerde maatregelen er ook maatregelen zijn die aan de voorkant (van het inkoopproces) bijdragen aan deze doelstelling. Denk hierbij aan maatregelen zoals budgetplafonds of maatregelen bij niet nakomen van afspraken.

BEVINDINGEN | PROCES | CONCLUSIES & AANBEVELINGEN

Het proces wordt steeds efficiënter georganiseerd. Cliënt heeft direct contact met professional en contact met zorgaanbieders & cliënt zijn geïntensiveerd. Proces

2 In hoeverre is het proces van ‘signaal tot uitvoering en evaluatie’ efficiënt georganiseerd en welke verbetermogelijkheden zijn er?

•

2A De efficiency van het proces jeugdhulp wordt gemeten door vast te stellen in hoeverre er: ❑ sprake is van (structurele) wachtlijsten en de duur van wachtlijsten; ❑ sprake is van (lopende) claims; ❑ overschrijdingen zijn van doorlooptijden ten aanzien van de werkvoorraad en ❑ signalen zijn vanuit bijvoorbeeld wijkteams, huisartsen gerelateerd aan de efficiency van het proces

Conclusies • • •

•

(Lopende) claims: uit de rapportage jeugd van december 2019 is gebleken dat er in 2019 geen sprake is geweest van claims (bezwaar, beroep of klachten). Doorlooptijden ten aanzien van de werkvoorraad zijn verkort: In de bootcamp week zijn werkvoorraden opgepakt en weggewerkt. Doorlooptijden zijn teruggebracht van circa 6 weken naar 1 à 2 weken. Signalen vanuit bijvoorbeeld wijkteams en huisartsen gerelateerd aan de efficiency van het proces: uit interviews is gebleken dat er geen signaleringen zijn ontvangen vanuit bijvoorbeeld wijkteams en huisartsen, echter wordt hier ook niet structureel naar gevraagd en zijn hier geen werkprocessen voor ingericht. Met de pilot POH is de verbinding gelegd met huisartspraktijken. Stappen zijn gezet om het proces POH’s efficiënter te organiseren door in de werkwijze hierover afspraken te maken in samenhang met het gemeentelijk toegangsteam en voorliggend veld. Het aanbieden van vervolg arrangementen door zorgaanbieders aan cliënten, indien nodig, vond in het verlegen vaak te laat plaats. Een vervolgindicatie dient acht weken voor het verloop van de lopende toekenning worden aangevraagd. Bij de inrichting van het proces is hier nu rekening mee gehouden. De gemeente Kerkrade kent geen wachtlijsten. Zorgaanbieders dienen eventuele wachtlijsten bij de gemeente te melden en te plaatsen op hun website.

Individuele gemeenten worden door de centrumgemeente geïnformeerd over wachtlijsten.

29 | Eindrapportage 213a onderzoek jeugdhulp gemeente Kerkrade – Definitief versie 1.0

Aanbevelingen • •

In 2019 zijn veel verbeteracties om het proces efficiënter te organiseren opgezet. Aanbevolen wordt om deze ingezette acties structureel te blijven borgen. Voor het inzichtelijk maken van signalering vanuit bijvoorbeeld wijkteams en huisartsen wordt aanbevolen ad hoc werkprocessen in te richten.

BEVINDINGEN | PROCES | BEVINDINGEN

Er is geïnvesteerd in de toegang waardoor medewerkers beter in staat zijn passende oplossingen aan te dragen Proces

2 In hoeverre is het proces van ‘signaal tot uitvoering en evaluatie’ efficiënt georganiseerd en welke verbetermogelijkheden zijn er?

•

Cyclisch proces

1. Vraagverheldering en vraag beantwoord (1/2)

Het proces van ‘signaal tot uitvoering en evaluatie betreft een cyclisch proces waarin gezocht wordt naar een passend ondersteuningsaanbod voor jeugdcliënten. In dit proces worden vijf momenten onderkend. De momenten in dit proces zijn bepalend voor het al of niet gebruiken van maatwerkvoorzieningen en wat er tijdens die momenten precies gebeurt. In het proces zijn 5 momenten te onderkennen: 1. Vraagverheldering en vraag beantwoord 2. Integrale intake & ondersteuningsplan 3. Vaststellen ondersteuningsaanbod 4. Uitvoering 5. Evaluatie

Centraal bij dit moment staan de vragen: Wat doet het gezin zelf? Wat doet de sociale omgeving en/of netwerk? Wat doet de gemeente? De gemeente heeft hierbij als doel het realiseren van meer bewustwording bij ouders en jeugdigen, de regierol bij het gezin neer te leggen in plaats van bij de professional, minder doorverwijzen en meer monitoren, of het realiseren van een warme overdracht, waarbij de eigen kracht van de burger het uitgangspunt is. Hiermee wordt een verschuiving mogelijk van geïndiceerde zorg naar voorliggende voorzieningen of het eigen netwerk van het gezin.

Aan de hand van deze momenten is getoetst in hoeverre het proces efficiënt is georganiseerd.

30 | Eindrapportage 213a onderzoek jeugdhulp gemeente Kerkrade – Definitief versie 1.0

Toegang Uit interviews is gebleken dat sinds begin 2019 direct contact met burgers en cliënten is geïntensiveerd. Door invoering van eenvoudige, maar effectieve maatregelen zoals afgifte van visitekaartjes aan burgers is de bereikbaarheid en benaderbaarheid enorm vergroot. Dit geeft burgers de mogelijkheid direct contact op te nemen met de desbetreffende consulent.

BEVINDINGEN | PROCES | BEVINDINGEN

Verbeterde efficiency door een sterkere toegang, waarbij cliënten direct contact hebben met professional en verkorte doorlooptijden werkvoorraden Proces

2 In hoeverre is het proces van ‘signaal tot uitvoering en evaluatie’ efficiënt georganiseerd en welke verbetermogelijkheden zijn er?

•

1. Vraagverheldering en vraag beantwoord (2/2) POH In 2019 nemen alle 12 huisartsenpraktijken van de gemeente Kerkrade deel aan de pilot POH Jeugd. De POH Jeugd dient actief contact op te zoeken met ketenpartners, zodat ketenpartners ouders hierop kunnen attenderen. Uit de evaluatie pilot POH-GGZ Kind en Jeugd gemeente Kerkrade van oktober 2019 door Keizers Visser is gebleken dat het creëren van deze bekendheid door ketenpartners bij bewoners nog in ontwikkeling is. Tevens dient de samenwerking tussen ketenpartners verder versterkt te worden.

Werkvoorraad In oktober 2019 heeft er een bootcamp week plaatsgevonden. Voorafgaand aan de bootcamp week hebben er veel personele wisselingen plaatsgevonden bij team jeugd. Dit had tot gevolg dat er een tekort was aan formatie waardoor de onderhanden werkvoorraad groter werd. Door middel van deze bootcamp week zijn de werkvoorraden opgepakt en weggewerkt. Om inzicht te krijgen in de werkvoorraad zijn door Kerkrade lijsten opgesteld. Deze lijsten worden wekelijks geactualiseerd. Aan de hand hiervan wordt de werkvoorraad goed gemonitord.

Sinds januari 2020 is een eigen bureaudienst opgezet en is de bezetting georganiseerd. Door de eigen bureaudienst krijgen burgers direct contact met een professional. Nieuwe aanmeldingen worden direct bij een van de 9 consulenten ingepland en ouders krijgen meteen een datum/tijdstip waarop het gesprek plaatsvindt. Uit interviews is gebleken dat de doorlooptijd sinds de bootcamp week 1 á 2 weken bedraagt, wat voorheen 6 weken was. Alle 9 consulenten zijn beschikbaar voor zowel reguliere keukentafelgesprekken als het oppakken van veilig thuis meldingen. Huisartsverwijzingen worden dagelijks verwerkt. Kennisteam Kids en aanpak Wij.k Het proces is gericht op meer wijkgerichtheid en het aangaan van relaties met aanbieders en voorliggend veld in de wijk. Daartoe loopt een pilot van 4 kennisteam Kids in de wijken. In deze kennisteams wordt casuïstiek gezamenlijk met betrokken ouders besproken en wordt de transformatiegedachte bij zowel ouders als ketenpartners bevorderd. Vanuit Wij.K aanpak is gestart met de organisatie van groepsbegeleiding in het voorliggend veld. Deze groepsbegeleiding dient maatwerkvoorziening te voorkomen. .

31 | Eindrapportage 213a onderzoek jeugdhulp gemeente Kerkrade – Definitief versie 1.0

BEVINDINGEN | PROCES | BEVINDINGEN

Inzet op eigen kracht komt meer in het DNA van de organisatie, maar het beschikbare instrumentarium kan nog breder worden toegepast Proces

2 In hoeverre is het proces van ‘signaal tot uitvoering en evaluatie’ efficiënt georganiseerd en welke verbetermogelijkheden zijn er?

•

2. Integrale intake & ondersteuningsplan

3. Vaststellen ondersteuningsaanbod

Consulenten werken meer samen met het voorliggend veld en zijn gekoppeld aan de verschillende wijken in Kerkrade. Zo nemen consulenten deel aan het Kennis Team Kids en aan knooppunt overleggen met scholen in de wijk. De samenwerking met het voorliggend veld heeft als gevolg dat er beter op kosten gestuurd kan worden.

Inzetten op de eigen kracht Een van de doelstellingen van jeugdhulp is het inzetten op de eigen kracht van gezinnen en hun sociale omgeving. In de bepaling van het ondersteuningsaanbod worden medewerkers hierop aangesproken. Tevens wordt de mogelijkheid op het inzetten op de eigen kracht ook besproken in de opgezette casuïstiek overleggen.

Doorlooptijd De werkvoorraden zijn in de bootcamp week opgepakt en weggewerkt. Uit interviews is gebleken dat de doorlooptijd momenteel 1 á 2 weken bedraagt. Alvorens het bootcamp was deze doorlooptijd doorgaans 6 weken. Uit interviews is gebleken dat het aanbeveling verdient de uniforme instructie te volgen omtrent verzoek om toewijzing jeugdhulp. De uniformiteit heeft betrekking op de hantering van doorlooptijden en het gebruik van documenten. Het doel hiervan is het hanteren van dezelfde werkwijze omtrent deze berichten door alle gemeenten. Indien alle gemeenten dezelfde termijnen aanhouden en er uniformere instructies worden gegeven omtrent het proces zorgt dit voor meer efficiëntie.

Cruciale interventies als netwerkverkenning en netwerkactivering worden nog maar in beperkte mate ingezet door consulenten. Voor een meer structurele oriëntatie is scholing nodig. Hier is momenteel een actie op uitgezet met aanbieder Benders. In deze transformatiebeweging bestaat nog ontwikkelingsruimte. Gekeken dient te worden naar welke hulpvraag/jeugdhulp voortdurend aan bod komt. Tijdens casus overleggen wordt gemonitord hoe deze anders vorm kan worden gegeven. Indien er een hulpvraag vaak en met enige regelmaat terug komt wordt beleid ingeschakeld om te kijken of er een voorliggende voorziening op georganiseerd kan worden. Er vindt geen vaststelling arrangement plaats zonder de tussenkomst van een gedragswetenschapper of clusterleider.

32 | Eindrapportage 213a onderzoek jeugdhulp gemeente Kerkrade – Definitief versie 1.0

BEVINDINGEN | PROCES | BEVINDINGEN

Contactmomenten met zorgaanbieders zijn geïntensiveerd, waardoor beter tussentijds bijgestuurd kan worden Proces

2 In hoeverre is het proces van ‘signaal tot uitvoering en evaluatie’ efficiënt georganiseerd en welke verbetermogelijkheden zijn er?

•

4. Uitvoering

5. Evaluatie

Rapportage Jeugd – December 2019 Uit het rapportage jeugd van december 2019 is gebleken dat er in 2019 geen sprake is geweest van claims (bezwaar, beroep of klachten).

Contactmomenten met zorgaanbieders zijn geïntensiveerd om de uitvoering van zorg te kunnen monitoren. Tijdens het zorgproces vinden er tussentijds verschillende evaluatiemomenten plaats. Dit is na 6 tot 8 weken vanaf start zorg, halverwege de looptijd van een arrangement en tegen het einde van de beschikking.

Voorliggend veld In moment 1 is beschreven dat het proces gericht is op meer wijkgerichtheid en het aangaan van relaties met aanbieders en voorliggend veld in de wijk. Consulenten nemen deel aan knooppunt overleggen met scholen en aan het Kennis Team Kids. Tevens zijn consulenten gekoppeld aan de scholen in de wijk. Dit heeft als gevolg dat er een betere samenwerking is met het voorliggend veld en er wellicht beter op de kosten gestuurd kan worden. Vervolg arrangementen Uit interviews is gebleken dat het aanbieden van vervolg arrangementen door zorgaanbieders aan cliënten, indien nodig, vaak te laat plaatsvonden. Zorgaanbieders dienden ouders beter te ondersteunen bij het bepalen van vervolg arrangementen. In het proces wordt met betrekking tot deze arrangementen inmiddels rekening mee gehouden.

33 | Eindrapportage 213a onderzoek jeugdhulp gemeente Kerkrade – Definitief versie 1.0

Cliënt ervaringsonderzoeken Cliënt ervaringsonderzoeken zijn een aantal jaren uitgevoerd samen met de gemeenten Parkstad, maar leverden weinig bruikbare informatie. Voor 2019 is vastgesteld geen cliënt ervaringsonderzoeken uit te voeren (mede door COVID-19). Er is gekozen om vanaf 2021 over te stappen naar continue-meting rekening houdend met de opzet van VWS. Middels het houden van een continue-meting wordt er contact gelegd met de ouders van het kind en de zorgaanbieder ter behoeve van sturing.

BEVINDINGEN | MANAGEMENTINFORMATIE & DATA | CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

Beschikbare informatie wordt door `doen-leren’ verder versterkt in eenduidigheid, betrouwbaarheid wat de voorspellende waarde vergroot Management Informatie & Data

3.1 In hoeverre beschikt de gemeente Kerkrade over goede managementinformatie op basis waarvan gedurende het jaar kan worden bijgestuurd op de kwaliteit en kosten van de Jeugdhulp? Wat is de voorspellende waarde van deze informatie?

• • •

3A De huidige managementinformatie wordt vergeleken met de gewenste managementinformatie die is opgehaald vanuit de interviewgesprekken. 3B In hoeverre er periodiek managementrapportages worden opgesteld op de verschillende bestuurs- en managementlagen (raad, college, management en operationeel) 3C In hoeverre de managementinformatie ingaat op de geformuleerde doelstellingen en daaraan gerelateerde activiteiten in werkprocessen en projecten en de normen en indicatoren

Conclusies •

•

• •

Basis informatie over aantallen, in-, door- en uitstroom en productie zijn aanwezig over het totaal en per zorgaanbieder. Iedere bestuurs-en managementlaag ontvangt periodiek rapportages. Uit ervaringen elders en uit gevoerde interviewgesprekken blijkt dat de frequentie van de rapportages voldoet aan de behoefte. De rapportages gaan in op speerpunten en niet op doelstellingen, doordat in de programmabegroting speerpunten zijn benoemd en geen doelstellingen zijn geformuleerd. Een logische cascadering van de doelstellingen in de verschillende rapportages ontbreekt mede daardoor. De driemaandelijkse rapportage aan de raad en commissie wordt ervaren als voldoende. De huidige prognose rapportage voldoet nog niet aan de behoefte. Deze prognoses laten nog te veel fluctuaties zien die nog niet goed en tijdig onderbouwd zijn of kunnen worden. De operationele informatie voldoet aan de behoefte en hier zijn voldoende signaleringslijsten opgesteld die de meest relevante inzichten geven in de voorkomende bijzonderheden over de geleverde zorg. Hierbij is nog wel een behoefte om een soort rapportage van bevindingen te ontvangen over de uitgevoerde analyses op de zogenaamde DQ lijsten en signaallijsten. Dit zijn analyselijstwerken waarin bijzonderheden over de geadministreerde zorg zijn opgenomen, zoals mogelijke overlappende zorg arrangementen.

Veel informatie en inspanning is gericht op het herstellen van fouten of het vergelijken van verschillen. Er is nog geen sprake van één versie van de waarheid. Acties zijn uitgezet om de voorspellende waarde van managementinformatie verder te vergroten.

34 | Eindrapportage 213a onderzoek jeugdhulp gemeente Kerkrade – Definitief versie 1.0

Aanbevelingen •

•

Er is behoefte aan een goede prognose. Maak een keuze hoe de maandelijkse prognoses tot stand komen. Breng hiervoor alternatieven in beeld en geef daarbij aan wat de investering is en welk resultaat het oplevert en wanneer het opgeleverd kan worden. Verwerk dit in een voorstel voor de stuurgroep jeugdhulp. Vanuit het inkoopbureau Zuid-Limburg wordt managementinformatie ontwikkeld met betrekking tot volumes en kwaliteit van zorgaanbieders. Het inkoopbureau Zuid-Limburg heeft hierover een opdracht uitstaan. Inmiddels is geïnvesteerd in het opstellen van prognoses op basis van eigen data en is in de Taskforce Jeugdhulp Fase II een uitvoeringsplan opgenomen over het verder versterken van managementinformatie en het vergroten van de voorspellende waarde hiervan. Stel een rapportage van bevindingen op naar aanleiding van de uitgevoerde analyses aan de hand van de DQ lijsten en signaallijsten. Deze aanbeveling maakt reeds onderdeel uit van de actie van de Taskforce Jeugdhulp.

BEVINDINGEN | MANAGEMENTINFORMATIE & DATA | BEVINDINGEN

Rapportages zijn toegespitst op verschillende bestuurs– en organisatielagen, waarbij verdere versterking in voorspellende waarde in ontwikkeling is ManagementI nformatie & Data

• • •

Gemeenteraad en college B&W

Directie & Management

Ontwikkeling managementinformatie

Jaarlijks rapporteert het college via de programmabegroting, voorjaarsnota, najaarsnota, en jaarstukken aan de gemeenteraad over de jeugdhulp in het programma sociaal domein. Zoals uit vraag 1.1 blijkt kan deze informatie nog meer specifiek ingaan op geformuleerde doelstellingen en de daaraan gerelateerde activiteiten in werkprocessen en projecten.

Maandelijks wordt door het inkoopbureau Zuid-Limburg prognoses aangeleverd en dashboards per maatwerkvoorziening over aantallen en omzet (T en T-1). Op basis van de gevoerde interviewgesprekken komt naar voren dat behoefte is aan goede prognoses van de kosten van jeugdhulp. Er wordt aangegeven dat de huidige prognoses nog te grote fluctuaties geven gedurende een jaar. De opdracht om te komen tot betere prognoses is neergelegd bij de Taskforce Jeugdhulp. Uit gesprekken en documenten is gebleken dat een goede prognose afhankelijk is van meerdere factoren waaronder de juiste invoer in het systeem in Kerkrade (Civision), juiste verwerking van declaratieafspraken, juiste en consistente verwerking van prognose en verantwoordingsafspraken, aantallen instroom. Inmiddels is geïnvesteerd in opstellen van prognoses op basis van eigen data.

Afgelopen jaren is op verschillende fronten geïnvesteerd in de verbetering van de managementinformatie. Bijvoorbeeld in de managementrapportages die hiernaast zijn toegelicht op bestuurs-, directie- en managementniveau. Uit gesprekken en documenten blijkt dat verdere behoefte bestaat aan managementinformatie met een betere voorspellende waarde.

De commissie Burgers en Samenleving ontvangen driemaandelijks een rapportage sociaal domein, waaronder ook jeugdhulp. Deze driemaandelijkse rapportage is een aantal jaren geleden opgezet, waarbij rekening is gehouden met de behoefte vanuit commissie-en raadsleden.

Maandelijks wordt sinds 2019 een rapportage jeugd opgesteld voor het management en de portefeuillehouder Jeugdhulp. Deze rapportage biedt informatie over aantallen, in-,door- en uitstroom, tijdigheid, financiën en productie. Hierover is aangegeven dat met de komst van deze rapportage meer inzicht is ontstaan over wat er op het vlak van jeugdhulp omgaat.

35 | Eindrapportage 213a onderzoek jeugdhulp gemeente Kerkrade – Definitief versie 1.0

Hiertoe zijn acties uitgezet zoals verfijning van bestaande rapportages, borgen van de validiteit van de eigen data door invoering van signaallijsten, aanpak voor het verder toepassen van data gedreven werken, via het inkoopbureau Zuid-Limburg om managementinformatie te ontwikkelen met betrekking tot volumes en kwaliteit van zorgaanbieders en periodieke afstemming tussen controllers van de “grote’ gemeenten in de Zuid-Limburgse samenwerking op gebied van Jeugdhulp voor het doorvoeren van verbeteringen in het financieel administratieve proces voor een betere prognose. In de Taskforce Fase II wordt de uitvoering van bovengenoemde acties gemonitord, zodat een goede samenhang wordt geborgd in lijn met de doelstellingen voor de jeugdhulp.

BEVINDINGEN | MANAGEMENTINFORMATIE & DATA | BEVINDINGEN

Bij het team toegang is managementinformatie verbeterd, waardoor de monitoring en uitvoering beter zijn georganiseerd ManagementI nformatie & Data

• • •

Medewerkers (operationele informatie) Het inkoopbureau Zuid-Limburg stuurt naast de prognoses ook zogenaamde DQ-lijsten. Dit zijn lijstwerken waarop data is opgenomen die mogelijk onjuistheden weergeven in de ingevoerde data door uitvoeringsteams. Denk bijvoorbeeld aan ongebruikelijke eenheden, overlappingen in verleende zorg (tijd en soort). Door onjuist ingevoerde data, rolt er aan de achterkant ook een verkeerde prognose uit. De afgelopen jaren zijn deze DQ lijsten opgesteld en verfijnd. Sinds 2019 worden deze DQ lijsten geanalyseerd door Kerkrade. In de Taskforce Jeugdhulp is de opdracht belegd om de analyse van de DQ lijsten structureel te borgen. De structurele borging is inmiddels belegd. Naast de DQ lijsten stelt Kerkrade sinds november 2019 zelf een vijftiental lijstwerken op (zie bijlage 2). Deze lijsten zijn vanuit de Taskforce Jeugdhulp ontwikkeld en zijn gericht op opvallendheden in de verleende maatwerkvoorziening. Bijvoorbeeld cliënten die meer dan 4 maatwerkvoorzieningen ontvangen, tijdig ontvangen van het 315 (verzoek om toewijzing zorg) bericht. Deze lijstwerken worden maandelijks getoetst en eventuele correcties worden in het systeem doorgevoerd. Uit gesprekken is gebleken dat er behoefte is aan een soort rapportage van bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde analyses, zodat de juiste vervolg acties expliciet worden benoemd en uitgevoerd.

In de Taskforce Jeugdhulp is deze actie belegd. Sinds het vierde kwartaal van 2019 zijn verdere verbetering doorgevoerd in operationele rapportages. Wekelijks worden operationele rapportages gemaild naar de clusterleider van het uitvoeringsteam jeugdhulp. Deze rapportages bieden inzicht in de werkvoorraad per medewerker. Met deze informatie is het mogelijk om de uitvoering goed te organiseren en te monitoren.

36 | Eindrapportage 213a onderzoek jeugdhulp gemeente Kerkrade – Definitief versie 1.0

BEVINDINGEN | MANAGEMENTINFORMATIE & DATA | BEVINDINGEN

Met gebruik van data analyse en –visualisatie kunnen de waarde en betrouwbaarheid van management informatie worden vergroot ManagementI nformatie & Data

• • •

Gebruikte systemen De gemeente Kerkrade maakt gebruik van CiVision voor de vastlegging van de verleende maatwerkvoorzieningen jeugdhulp. In CiVision worden onder meer persoonlijke data van de client vastgelegd, start- en einddata, de toegewezen maatwerkvoorziening inclusief de verschillende rekenregels die van toepassing zijn, beschikking en het gezinsplan. Landelijk zijn er afspraken over de wijze van berichtenuitwisseling tussen zorgaanbieder en gemeenten. Hiervoor wordt de informatiestandaard (iStandaard) iJW gehanteerd, die bestaat uit een tiental berichten waarmee gemeenten en zorgaanbieders gegevens over zorgtrajecten op het gebied van Jeugdzorg veilig en geautomatiseerd uitwisselen. Voorbeelden van deze berichten zijn de JW301 Toewijzing jeugdhulp verzonden door gemeente, of JW303 Declaratie/Factuur verzonden door de zorgaanbieder. Voor de uitwisseling van deze berichten gebruikt de gemeente Kerkrade de applicatie ZorgNed. Omdat inkoopbureau Zuid-Limburg de declaratieafhandeling verzorgt voor de gemeente Kerkrade, worden de berichten die te maken hebben met de declaraties ontvangen door het inkoopbureau Zuid-Limburg. Op basis van deze data worden prognoses opgesteld. De rekenregels voor de prognoses weken gedurende het jaar af van de rekenregels die worden toegepast op de verantwoording einde van het jaar. Voor het maken van rapportages wordt gebruik gemaakt van Cognos.

Een overzicht van deze rapportages is te vinden in de bijlage 2. Cognos wordt nog in 2020 vervangen door Xinformation. Met de transitie van jeugdzorg in 2015 is de behoefte van up-to-date monitorings- en sturingsinformatie binnen de gemeenten gegroeid. Momenteel is de gemeente Kerkrade bezig met de overstap naar Tableau onderdeel van X-information, een oplossing op het gebied van data-visualisatie. Middels Tableau kunnen medewerkers in de toekomst zelf informatie uit het systeem halen en kan er meer met dashboards gewerkt worden. Het dashboard jeugd van Tableau maakt onder andere mogelijk onderscheid te maken tussen de kosten per product, de persoonsgebonden uitgaven en de uitgaven per zorgaanbieder. X-information zal voornamelijk inzichten creëren operationeel en tactisch niveau. In Excel wordt jaarlijks een verwijsgids opgesteld waarin de 121 gecontracteerde zorgaanbieder zijn opgenomen. Iedere zorgaanbieder levert meerdere diensten en producten die vallen onder de maatwerkvoorziening.

37 | Eindrapportage 213a onderzoek jeugdhulp gemeente Kerkrade – Definitief versie 1.0

BEVINDINGEN | CONTRACTMANAGEMENT EN TOEGANG | CONCLUSIES & AANBEVELINGEN

Gesprekken met zorgaanbieders worden regionaal gevoerd. Stappen zijn gezet om lokale gesprekken structureel in te bedden in het proces om zo sterker te kunnen sturen op kwaliteit en kosten van zorg voor Kerkrade. Contractmanagement & toegang

4.1 In welke mate en op welke wijze is de gemeente Kerkrade in gesprek met zorgaanbieders van Jeugdhulp over de kwaliteit en volumes van de levering van Jeugdhulp?

• • • •

4A Beschikbaarheid van maandelijkse management informatie over kwaliteit en volumes per zorgaanbieder 4B De betrokkenheid van professionals en client (vertegenwoordigers) 4C Afspraken met de gemeente Maastricht (o.b.v. SLA) ten aanzien van account- en contractmanagement 4D De frequentie van contact (met de zorgaanbieders van Jeugdhulp

Conclusies •

•

De data over volumes per zorgaanbieder is maandelijks beschikbaar in Kerkrade. Een eerste opzet gemaakt van een dashboard per zorgaanbieder waarin in wordt gegaan op volumes, trends en bijzonderheden voor de tien grootste zorgaanbieders van zorg voor Kerkrade. Op Zuid-Limburgse schaal wordt informatie per kwartaal opgesteld en beschikbaar gesteld aan de deelnemers aan de kwartaalgesprekken met de zorgaanbieder. Gesprekken met zorgaanbieders over kwaliteit en volumes geleverde zorg worden in Kerkrade in 1-op-1 gesprekken gevoerd vanuit de uitvoering van reguliere werkzaamheden door consulenten en gaan over specifieke cliënten. Contract- en accountmanagement gesprekken over volumes en kwaliteit op Zuid-Limburgse schaal worden structureel per kwartaal gehouden door het inkoopbureau Zuid-Limburg. Bij deze gesprekken worden functionarissen vanuit de deelnemende gemeenten aangehaakt waaronder ook Kerkrade. Er vindt op Kerkraads niveau nog geen gestructureerd gesprek plaats over volumes en kwaliteit met de belangrijkste zorgaanbieders van zorg voor Kerkrade. De gemeente Kerkrade heeft daarmee een beperkt kwalitatief beeld bij de uitvoering van de Jeugdhulp en is voor de cijfers afhankelijk van Maastricht. Sturen op kwaliteit en realisatie (financieel) is daarmee niet eenvoudig.

In de Taskforce Jeugdhulp is de opdracht belegd om te voorzien in structurele borging van gesprekken met zorgaanbieders op Kerkraads niveau. Informatie over kwaliteit van geleverde zorg is niet gestructureerd beschikbaar. Wel wordt vanuit het contractmanagement van het inkoopbureau Zuid-Limburg getoetst of wordt voldaan aan de opgenomen vereisten in het contract.

38 | Eindrapportage 213a onderzoek jeugdhulp gemeente Kerkrade – Definitief versie 1.0

Aanbevelingen •

•

Als gemeente dient men voeling te blijven houden – zowel kwalitatief als financieel – met wat het binnen de gemeente Kerkrade gebeurt op het gebied van jeugdhulp. Het gaat om grote bedragen en kwetsbare groepen. Vanuit de administratieve belasting is het voor de hand liggend dat contract- en accountgesprekken op Zuid-Limburgs schaal worden gehouden, maar om goed inzicht te krijgen en houden op Kerkraads niveau adviseren wij om in ieder geval de reeds ontwikkelde opzet van het dashboard van de grootste 10 zorgaanbieders voor Kerkrade maandelijks te actualiseren en deze vervolgens te analyseren. De bevindingen van deze analyse terug te koppelen aan het management. Vervolgens bevelen wij aan om daar waar de bevindingen daartoe aanleiding geven in contact te treden met de betreffende zorgaanbieder van zorg en het inkoopbureau Zuid-Limburg.

BEVINDINGEN | CONTRACTMANAGEMENT EN TOEGANG | BEVINDINGEN

Er bestaat een grote afhankelijkheid van het inkoopbureau Limburg-Zuid voor kwalitatieve en kwantitatieve informatie Contractmanagement & toegang

4.1 In welke mate en op welke wijze is de gemeente Kerkrade in gesprek met zorgaanbieders van Jeugdhulp over de kwaliteit en volumes van de levering van Jeugdhulp?

• • • •

Maandelijkse rapportage inkoopbureau ZuidLimburg Informatie over volumes zijn beschikbaar in rapportages die maandelijks worden verspreidt vanuit het inkoopbureau Zuid-Limburg aan de deelnemende gemeenten. Deze informatie is echter nog niet zo gestructureerd dat direct de volumes en andere relevante informatie zoals ontwikkeling volumes en trends in één oogopslag zichtbaar zijn per zorgaanbieder.

Dashboard per zorgaanbieder Kerkrade Kerkrade heeft eind 2019 een eerste opzet gemaakt van een dashboard per zorgaanbieder van de 10 grootste zorg zorgaanbieders. In dit dashboard wordt onder meer ingegaan op de aantallen en omzet van maatwerkvoorzieningen, vergelijkingen gemaakt tussen verschillende jaren, trends en bijzonderheden. Aan de hand van dit dashboard is de bedoeling om bijzonderheden inzichtelijk te maken en hierover het gesprek aan te gaan met de zorgaanbieder.

39 | Eindrapportage 213a onderzoek jeugdhulp gemeente Kerkrade – Definitief versie 1.0

Kwartaalgesprekken inkoopbureau Zuid-Limburg Account- en contractmanagement is voor Kerkrade belegd bij het inkoopbureau Zuid-Limburg. Hierover zijn afspraken vastgelegd in de centrumregeling en SLA. Per kwartaal worden account- en contract gesprekken gevoerd met de grootste zorgaanbieders. Hierover wordt door het inkoopbureau informatie aangeleverd over volumes en trends van de betreffende aanbieder op Zuid-Limburgse schaal. Kerkrade neemt deel aan enkele van deze kwartaalgesprekken. Er zijn afspraken gemaakt over het aantal gesprekken, de vaste gespreksonderwerpen en deelnemers aan het gesprek. Hierover ontvangt de betreffende Kerkraadse functionaris informatie vanuit het inkoopbureau Zuid-Limburg over de zorgaanbieder in kwestie op ZuidLimburgse schaal. Daarnaast wordt vanuit het inkoopbureau Zuid-Limburg input opgehaald bij de toegangsteams van de verschillende gemeenten over de zorgaanbieder. Deze input wordt meegenomen in de kwartaalgesprekken. Functionarissen bij de toegang hebben 1-op-1 contact met zowel zorgaanbieder als client(vertegenwoordiger) en hebben daardoor waardevolle informatie over de geleverde zorg van de zorgaanbieder. Uit gesprekken is gebleken dat vanuit contractmanagement (inkoopbureau Zuid-Limburg) nog beperkt op enkele kwaliteitsaspecten wordt getoetst. Denk bijvoorbeeld aan de contractvereiste SKJ-registratie voor zorgaanbieder van zorg.

Indien zij deze niet hebben wordt de DVO met de zorgaanbieder ontbonden. In de managementinformatie is verder geen informatie opgenomen over de kwaliteit van geleverde zorg van de zorgaanbieder.

BEVINDINGEN | CONTRACTMANAGEMENT EN TOEGANG | BEVINDINGEN

Er wordt gewerkt aan het verbeteren van managementinformatie, welke als basis dient voor gesprekken met zorgaanbieders Contractmanagement & toegang

4.1 In welke mate en op welke wijze is de gemeente Kerkrade in gesprek met zorgaanbieders van Jeugdhulp over de kwaliteit en volumes van de levering van Jeugdhulp?

• • • •

SLA Jeugdhulp Zuid-Limburg 2019-2022 Zoals eerder is aangegeven wordt er op Zuid-Limburgse schaal samengewerkt ten aanzien van de jeugdhulp. Op hoofdlijnen kan worden gezegd dat de samenwerking zorgt voor de inkoop, contractmanagement en facturatie van de jeugdzorg. In de SLA zijn afspraken opgenomen over contractmanagement over het beheersen van afnemen zorg –en contractmanagement. Voor zowel de centrumgemeente als voor de deelnemende gemeente aan deze samenwerking (centrumregeling) zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden beschreven. In de SLA is opgenomen dat de centrumgemeente ten aanzien van het contractmanagement onder andere zorgt voor opgestelde contractmanagementplannen voor de grootste aanbieders die 80% van de omzet vertegenwoordigen, het houden van periodieke gesprekken met zorgaanbieder over kwaliteit, prognoses, innovaties et cetera. Voor gemeenten is in de SLA onder andere opgenomen dat gemeenten vooraf input leveren voor de te houden gesprekken met zorgaanbieders. De gemeente kan bijvoorbeeld relevante bevindingen uit trendanalyses en 1-op-1 evaluatiegesprekken van consulenten over zorgaanbieders inbrengen, zodat deze besproken worden. De “hoe-vraag” , bijvoorbeeld hoe de kwaliteit van zorgaanbieders wordt beoordeeld is in de SLA niet opgenomen. 40 | Eindrapportage 213a onderzoek jeugdhulp gemeente Kerkrade – Definitief versie 1.0

Ontwikkelingen managementinformatie ZuidLimburg

Frequentie van contact met zorgaanbieders van Jeugdhulp

Vanuit het inkoopbureau ZuidLimburg is opdracht verstrekt aan een extern bureau om voorstellen te doen met betrekking tot managementinformatie op basis van beschikbare data. De achtergrond hierbij was dat er veel beschikbare data is, maar dat te weinig werd omgezet naar managementinformatie. Medio juli 2020 worden de eerste resultaten gepresenteerd. Uit gesprekken is aangegeven dat hierin ook mogelijk informatie wordt gepresenteerd met betrekking tot volumes en kwaliteit van zorgaanbieders.

Uit gesprekken is gebleken dat vanuit de centrumgemeente in principe per kwartaal gesprekken gevoerd met de grootste zorgaanbieders van zorg. Soms is deze frequentie aangepast naar een half jaar. Op Kerkraads niveau worden nog geen structurele gesprekken gevoerd met zorgaanbieders. In 2019 zijn naar aanleiding van een uitgevoerde Quick win in Kerkrade gesprekken gevoerd met zorgaanbieders. Naar aanleiding van deze gesprekken hebben bijstellingen plaatsgevonden van de toegewezen maatwerkvoorzieningen.

Kwaliteitstoets toewijzing In het administratieve proces wordt sinds oktober 2019 een kwaliteitstoets uitgevoerd op de genomen besluiten door consulenten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan zaken zoals: dubbele afgifte arrangement, gelijktijdig openstaan van huisartsverwijzing betrekking op dezelfde aangevraagde arrangement of leidt de afgifte van dit arrangement niet tot een wijziging van een eerder afgegeven arrangement?

BEVINDINGEN | CONTRACTMANAGEMENT EN TOEGANG | CONCLUSIES & AANBEVELINGEN

De effectiviteit van ondersteuning, zorg en behandeling kan verder worden versterkt door structurele borging van gesprekken met zorgaanbieders Contractmanagement & toegang

4.2 In hoeverre heeft de gemeente Kerkrade zicht op de effectiviteit van de ondersteuning, zorg, behandeling van zorgaanbieders?

• • • •

4E De mate waarin de effectiviteit van ondersteuning, zorg en behandeling terug komt in de management informatie 4F De mate waarin de effectiviteit van ondersteuning, zorg en behandeling onderwerp van gesprek is met zorgaanbieders en hierover door deze zorgaanbieders wordt gerapporteerd. 4G De aanwezigheid en beschikbaarheid van zorgplannen 4H De wijze van betrokkenheid van professionals en client (vertegenwoordigers)

Conclusies

Aanbevelingen

De effectiviteit van ondersteuning, zorg en behandeling in gesprekken met zorgaanbieders wordt structureel geborgd in het proces, welke onderdeel uitmaakt van de Taskforce Fase II. De effectiviteit van ondersteuning, zorg en behandeling zijn onderwerp van gesprek in de gevoerde casus overleggen door consulenten en gedragswetenschapper. In de drie evaluatiemomenten wordt met behulp van de inbreng van de clientvertegenwoordiger de effectiviteit van de ingezette ondersteuning, zorg en behandeling besproken. Daarnaast worden altijd gezinsplannen opgesteld waarin doelen zijn vastgesteld, zodat tussentijds en achteraf kan worden bepaald of de vastgestelde doelen zijn bereikt.

Zorg voor een beter inzicht in de mate van effectiviteit van ondersteuning, zorg en/of behandeling van de zorgaanbieders door deze een vaste plek te geven in de managementinformatie en bepaal welke normen en indicatoren hier aan gekoppeld kunnen worden. Zorg er verder voor dat in het proces van start zorg tot einde zorg de effectiviteit expliciet een plek krijgt in de verschillende stappen en bepaal hoe hierover door zorgaanbieders over wordt gerapporteerd. Vertaal deze afspraken naar het inkoopproces van zorgaanbieders.

41 | Eindrapportage 213a onderzoek jeugdhulp gemeente Kerkrade – Definitief versie 1.0

BEVINDINGEN | CONTRACTMANAGEMENT EN TOEGANG | BEVINDINGEN

De instrumenten om zicht te krijgen op de kwaliteit van de dienstverlening zijn afgelopen periode intensiever ingezet Contractmanagement & toegang

4.2 In hoeverre heeft de gemeente Kerkrade zicht op de effectiviteit van de ondersteuning, zorg, behandeling van zorgaanbieders?

• • • •

Managementinformatie Uit de uitgevoerde analyse van de managementinformati e bij deelvraag 4.1 is gebleken dat deze managementinformati e informatie biedt over geleverde volumes van zorg en verder versterkt kan worden door explicieter in te gaan op de effectiviteit van de geleverde ondersteuning, zorg en behandeling.

Sterke doorontwikkeling van expertise in toegangsteam door casuïstiek en afstemming zorg met zorgaanbieder Consulenten van het uitvoeringsteam in Kerkrade hebben 1-op-1 afstemming met zorgaanbieders over de ondersteuning, zorg en behandeling. In Kerkrade zijn naast de consulenten ook twee gedragswetenschappers werkzaam. Door middel van vaste casus overleggen worden door de gedragswetenschapper en consulenten ingebrachte onderwerpen besproken en aangegeven hoe hier mee om te gaan. De inbreng van casussen wordt gebruikt gemaakt van een standaard casusformulier. Middels deze casussen kan er van elkaar worden geleerd en is het proces effectiever ingericht.

42 | Eindrapportage 213a onderzoek jeugdhulp gemeente Kerkrade – Definitief versie 1.0

Versterkte toegang: direct contact met professionals en geïntensiveerd contact met client(vertegenwoordigers) Sinds begin 2019 is de betrokkenheid van professionals met jeugdhulp vergroot. Uit gesprekken is gebleken dat in middels steeds meer sturing plaats vindt op het contacteren van clientvertegenwoordigers. De consulenten nemen standaard een telefonische triage af bij clientvertegenwoordigers in het toewijzingsproces. Binnen 6 tot 8 weken worden clientvertegenwoordigers altijd gebeld ten behoeve van een controle op de start van de zorg, het verloop van het proces en de tevredenheid. Ook worden clientvertegenwoordigers er op gewezen dat zij in het geval van een nieuwe hulpvraag altijd contact mogen opnemen met de gemeente in plaats van een verwijzing via de huisarts. Bij de beëindiging van de zorg wordt nu altijd een evaluatiegesprek gehouden en wordt nagegaan of de gestelde doelen in het gezinsplan zijn behaald met het arrangement. Bij een lang arrangement wordt na 6 maanden een telefonisch evaluatie uitgevoerd. Indien nodig wordt de geleverde zorg aangepast en afgeschaald van hoog naar midden en van midden naar laag.

Er zijn minimaal drie evaluatiemomenten (triage, 6-8 weken tussenevaluatie en beëindiging) die telefonisch worden besproken met de cliëntvertegenwoordiger.

Verbeterde toewijzing door tussenkomst van gedragswetenschapper Bij het verzoek om toewijzing van zorg door een zorgaanbieder dient de zorgaanbieders van zorg altijd een gezinsplan op te stellen door middel van de methodiek 1 gezin-1 plan – 1 regisseur. In het gezinsplan worden altijd doelen opgenomen en bepaald welke middelen nodig zijn. Bij de vaststelling van arrangementen vindt altijd plaats door tussenkomst van een gedragswetenschapper of clusterleider. Er wordt altijd een afweging gemaakt over de juistheid van het in te zetten arrangement en de kosten daarvan.

BEVINDINGEN | CONTRACTMANAGEMENT EN TOEGANG | CONCLUSIES & AANBEVELINGEN

Het eigen netwerk en het in stelling brengen van het voorliggend veld wordt deels benut en biedt ontwikkelingsruimte. Vervolgstappen zijn en worden uitgewerkt om de transformatie nog verder vorm te geven. Contractmanagement & toegang

4.3 In hoeverre stuurt de gemeente Kerkrade op het maximaal benutten van het eigen netwerk, de wijk en de voorliggende voorzieningen van de gemeenten, alvorens zorg wordt geïndiceerd?

• •

4I De verhouding (financieel) tussen voorliggende voorzieningen en maatwerkvoorzieningen 4J Huidige voorzieningen van de Gemeente Kerkrade bij indicatie zorg

Conclusies •

Kerkrade stuurt deels op het maximaal benutten van het eigen netwerk, de wijk en voorliggende voorzieningen. De eerste stappen zijn in praktijk in 2019 gezet door onder ander de pilot Kennis Team Kids in de vier wijken.

•

De huidige voorzieningen bestaan voor een groot deel uit maatwerkvoorzieningen. De gemeente Kerkrade heeft de afgelopen jaren geïnvesteerd op voorliggende voorzieningen² zoals het welzijnswerk en jeugd- en jongerenwerk. In 2019 bedroeg het begrotingsbedrag €156.000 en in 2020 bedroeg dit €450.000.

•

In het concept plan van de Taskforce Jeugdhulp fase II wordt prioriteit gegeven aan de acties die gericht zijn op de transformatie., waardoor toegewerkt kan worden naar een maximalisatie van het eigen netwerk, de wijk en de voorliggende voorzieningen van de gemeente.

•

In het uitgevoerde onderzoek in Zuid-Limburg ten aanzien van de transformatieladder bevindt Kerkrade zich tussen de 1e en 2e trede. Er zijn in totaal 4 treden te betreden op de transformatieladder.

43 | Eindrapportage 213a onderzoek jeugdhulp gemeente Kerkrade – Definitief versie 1.0

Aanbevelingen Stel een samenhangend plan van aanpak op, die Kerkrade in staat stelt om sterker te sturen op het maximaal benutten van het eigen netwerk, de wijk en de voorliggende voorzieningen. Betrek hierin de reeds lopende projecten en activiteiten, zoals “samen leven” en Wij.K aanpak. Dit is reeds in Taskforce Jeugdhulp fase II opgepakt.

BEVINDINGEN | CONTRACTMANAGEMENT EN TOEGANG | BEVINDINGEN

Vervolgstappen zijn en worden uitgewerkt om de het eigen netwerk en het in stelling brengen van het voorliggend veld nog verder vorm te geven. Contractmanagement & toegang

4.3 In hoeverre stuurt de gemeente Kerkrade op het maximaal benutten van het eigen netwerk, de wijk en de voorliggende voorzieningen van de gemeenten, alvorens zorg wordt geïndiceerd?

• •

4I De verhouding (financieel) tussen voorliggende voorzieningen en maatwerkvoorzieningen 4J Huidige voorzieningen van de Gemeente Kerkrade bij indicatie zorg Bevindingen

Voorliggende voorziening In de gemeente Kerkrade is Impuls de welzijnsorganisatie die zorgt voor voorliggende voorzieningen. Impuls organiseert onder meer groepsbegeleiding in het voorliggend veld. Deze groepsbegeleiding dient maatwerkvoorziening te voorkomen. Kerkrade investeert in de voorliggende voorziening. In 2020 is ten opzichte van jaren daarvoor circa 300K meer geïnvesteerd.

Kennis Team Kids

Indicatie van zorg

Taskforce Jeugdhulp

Sterke toegang

Het project WIJ.K is gericht op meer wijkgerichtheid en het aangaan van relaties met aanbieders en voorliggend veld in de wijk. Daartoe zijn er 4 kennisteam Kids in de wijken opgericht, bestaande uit o.a. consulenten en Impuls. In deze kennisteams wordt casuïstiek gezamenlijk met betrokken ouders besproken en wordt de transformatiegedachte bij zowel ouders als ketenpartners bevorderd.

Bij de indicatie van zorg is verwijsgids beschikbaar voor de consulenten. In deze verwijsgids zijn 121 zorgaanbieders opgenomen die zijn gecontracteerd. Elke zorgaanbieder biedt meerdere maatwerkvoorzieningen aan. De verwijsgids is in een Excel bestand opgenomen die door inkoopbureau ZuidLimburg meerdere keren per jaar wordt geactualiseerd en verspreid. Door middel van het ingeven van bepaalde variabelen kan gezocht worden in de verwijsgids. In deze verwijsgids zijn enkel de gecontracteerde zorgaanbieders opgenomen.

In de Taskforce Jeugdhulp worden naast de korte termijn acties om de tekorten te verminderen sinds kort ingezet op acties die het tekort op middellange termijn dienen te verminderen. Deze acties hebben te maken met de uitbreiding van de voorliggende voorziening en het versnellen van de transformatiegedachte , dat ervoor zorgt dat het eigen netwerk, de wijk en voorliggende voorzieningen maxima(a)l(er) worden benut.

Er zijn acties opgezet om te zorgen voor vergroten van de expertise bij niet alleen het toegangsteam, maar ook breder besef in de organisatie dat de transformatie vraagt om anders handelen. Bijvoorbeeld d.m.v. scholing van consulenten, houden van intervisiebijeenkoms ten en de wekelijkse casus overleggen waarin specifiek wordt ingegaan op de transformatie opgave.

44 | Eindrapportage 213a onderzoek jeugdhulp gemeente Kerkrade – Definitief versie 1.0

Analyse “Een beetje transformeren bestaat niet” In het najaar van 2019 is een analyse uitgevoerd voor de Zuid-Limburgse gemeenten om na te gaan hoever de gemeenten waren in de transformatie. Hiertoe is gebruik gemaakt van de transformatieladder waarin vier treden zijn, die de verschillende ontwikkelstadia van de transformatie weergeven. Uit deze analyse blijkt dat de gemeente Kerkrade wordt ingeschaald tussen trede 1 en 2. De analyse geeft onder meer aan dat in praktijk een beginnende oriëntatie zichtbaar is op het versterken van de eigen kracht, maar dat instrument voor netwerkverkenning en – activering breder kan worden ingezet.

BEVINDINGEN | CONTRACTMANAGEMENT EN TOEGANG | CONCLUSIES & AANBEVELINGEN

Kerkrade stuurt met pilots op het benutten van het eigen netwerk en borgt de opbrengsten hiervan in haar werkwijzen Contractmanagement & toegang

4.4 In welke mate zijn personen die de toegang tot de jeugdhulp verlenen bekend met de geachte van de kanteling en in welke mate passen zij deze gedachte toe?

•

4K De mate waarin het sturen op het benutten van het eigen netwerk, de wijk en de voorliggende voorzieningen is verankerd in beleid en werkprocessen en dit bekend is bij de medewerkers

Conclusies

Aanbevelingen

Kerkrade stuurt deels op het benutten van het eigen netwerk, de wijk en de voorliggende voorzieningen. In praktijk is een beginnende oriëntatie zichtbaar op het versterken van de eigen kracht. Instrument voor netwerkverkenning en –activering kan nog meer worden ingezet. Op organisatie onderdelen is een breed besef aanwezig dat de transformatie een ander handelen vraagt dat uitgedragen en gefaciliteerd moet worden.

Zorg voor verbreding van het besef dat de transformatie ander handelen vraagt dat uitgedragen en gefaciliteerd moet worden. Maak dit onderdeel van het doorontwikkelen van de professionals. Laat dit bijvoorbeeld terugkomen in de afdelingsplannen en persoonlijke ontwikkelplannen van medewerkers.

45 | Eindrapportage 213a onderzoek jeugdhulp gemeente Kerkrade – Definitief versie 1.0

In de Taskforce Jeugdhulp Fase II wordt hier aandacht aan besteed en is dit meegenomen in uitvoeringsplannen.

BEVINDINGEN | CONTRACTMANAGEMENT EN TOEGANG | BEVINDINGEN

Instrumenten voor verdere kanteling worden steeds meer structureel ingezet om stappen te maken Contractmanagement & toegang

4.4 In welke mate zijn personen die de toegang tot de jeugdhulp verlenen bekend met de geachte van de kanteling en in welke mate passen zij deze gedachte toe?

•

4K De mate waarin het sturen op het benutten van het eigen netwerk, de wijk en de voorliggende voorzieningen is verankerd in beleid en werkprocessen en dit bekend is bij de medewerkers Bevindingen

Analyse “Een beetje transformeren bestaat niet”

Toegang

De methodiek 1G1P1R maakt onderdeel uit van het beleid van de gemeente Kerkrade en is het instrument waarlangs de gedachte van de kanteling kan worden bewerkstelligd en belangrijkste transformatiedoelstellingen kunnen worden gerealiseerd. In de methodiek staat het principe dat het gezin eigenaar is van het probleem en de oplossing centraal. De regie ligt dus bij het gezin. Deze rol van het gezin vergt zowel van het gezin als de professional ander gedrag dat tot nog toe (vóór de kanteling) gebruikelijk was.

Na het op orde krijgen van de bezetting en de uitvoering zijn stappen gezet om de kanteling in praktijk te brengen.

In het najaar van 2019 is een analyse uitgevoerd voor de Zuid-Limburgse gemeenten om na te gaan hoever de gemeenten waren in de transformatie. Hiertoe is gebruik gemaakt van de transformatieladder waarin vier treden zijn, die de verschillende ontwikkelstadia van de transformatie weergeven. Uit deze analyse blijkt dat de gemeente Kerkrade wordt ingeschaald tussen trede 1 en 2. De analyse geeft aan dat in praktijk een beginnende oriëntatie zichtbaar is op het versterken van de eigen kracht, maar dat instrument voor netwerkverkenning en –activering niet of nauwelijks worden ingezet. Binnen de organisatie zou nog geen breed besef zijn dat de transformatie een ander handelen vraagt dat uitgedragen en gefaciliteerd moet worden.

46 | Eindrapportage 213a onderzoek jeugdhulp gemeente Kerkrade – Definitief versie 1.0

Door toegang is ingezet op deskundigheidsbevordering van consulenten, gestandaardiseerde en wekelijkse behandeling van casuïstiek, beoordeling van gedragswetenschapper in het toewijzingsproces. Allemaal voorbeelden van maatregelen die zorgen voor de verdere kanteling. Ook levert de toegang input voor mogelijkheden voor verdere benutting van het voorliggend veld. Hier werkt de toegang sterk samen met beleid van de gemeente Kerkrade.

Aanpak Wij.K en kennisteam Kids Sinds begin 2020 opereert het kennisteam Kids in de wijken van Kerkrade. Er zijn vier kennisteams Kids in Kerkrade. Het kennisteam kids bestaat uit een consulent van de gemeente, medewerker van Impuls en zorgaanbieder. Aangegeven is dat elk verzoek om maatwerkvoorziening eerst wordt getoetst in het kennisteam Kids. De toets omvat de check of het verzoek om maatwerkvoorziening omgezet kan worden naar een voorliggende voorziening.

POH In 2019 nemen alle 12 huisartsenpraktijken van de gemeente Kerkrade deel aan de pilot POH Jeugd. De taak van de POH Jeugd is om voordat de definitieve verwijzing van de huisarts wordt opgesteld, na te gaan of alternatieven zoals het voorliggend veld of een goedkopere maatwerkvoorziening een beter of minimaal hetzelfde resultaat oplevert.

Bijlagen

• L e v e l 1 b u l l e t

BIJLAGE 1

Drie routes die leiden tot toegang jeugdhulp

Drie verschillende routes in het proces met betrekking tot signalering 1. Gemeentelijke toegang

−L e v e l 2 b u l l e t ◦ L e v e l 3 b u l l e t

Als een gezin zich meldt bij een gemeentelijke toegang zal deze samen met het gezin een vraagverheldering uitvoeren om vervolgens samen te komen tot een Gezinsplan. De gemeentelijke toegang kan dit plan en de gestelde doelen in het plan gebruiken om een voorziening aan het gezin toe te kennen. Een jeugdhulpaanbieder kan vervolgens aan de slag met de toegewezen doelstelling(en) en werkt deze uit in een eigen plan van aanpak/behandelplan.

2. De (huis)artsen route Als een gezin met problematiek zich meldt bij een (huis)arts en een verwijzing krijgt voor jeugdhulp, zal de betreffende jeugdhulpaanbieder bij de gemeente verzoeken om een ‘toewijzing’ voor deze hulp via het berichtenverkeer (315 bericht). De aanbieder is dan aan zet om samen met het gezin een vraagverheldering uit te voeren. Als blijkt dat er meerdere hulpverleners betrokken zijn bij het gezin moet er een Gezinsplan opgesteld (of aangevuld) worden

3. Route via Gecertificeerde Instellingen (GI) Als er een jeugdbeschermingsmaatregel is uitgesproken in een gezin en de betrokken Gecertificeerde Instelling vindt het noodzakelijk om jeugdhulp in te zetten voor het gezin, dient deze GI te zorgen voor het aanvullen van het Gezinsplan dat in het vrijwillig kader reeds opgesteld moet zijn.

48 | Eindrapportage 213a onderzoek jeugdhulp gemeente Kerkrade – Definitief versie 1.0

BIJLAGE 2

Lijst rapportages jeugd Rapportages IBM Cognos ten behoeve van vraag 3

Nr.

Rapportage

JG-001_verloop aantal voorzieningen jeugd

JG-003_Aantallen per voorziening jeugd op peildatum

JG-004_Jeugd_werkprocessen_14_dagen

JG-005_Jeugd_verloop sub-werkprocessen

JG-008_315_bericht_8_weken

JG-009_Afgesloten_voorz_zonder_declaratie

JG-010_ontwikkeling_arrangementen

JG-011_Controle_tbv_301

JG-012_Controle_tbv_einde_zorg_307

10.

JG-013_Overlappende_periode_arrangementen

11.

JG-014_Overlappende_periode_groep_arrangementen

12.

JG-015_Meer_dan_4_arrangementen_per_jaar

13.

JG-016_Controle_geen_305_bericht

14.

JG-017_duur_indicatie_maanden

15.

JG-018_6_maanden

49 | Eindrapportage 213a onderzoek jeugdhulp gemeente Kerkrade – Definitief versie 1.0

BIJLAGE 3

Geïnterviewde functionarissen Overzicht van de geïnterviewde functionarissen en bijbehorende functie.

Onderwerp

Functie (naam)

Datum

J. Schlangen

Portefeuillehouder Jeugd

01-05-2020

B. Bejas

Portefeuillehouder Financiën

01-05-2020

R. Steijns

Directeur MaZo

01-05-2020

L. Nijssen

Teamleider uitvoering

06-05-2020

M. Bakker

Hoofd Bedrijfsbureau / Werk, inkomen en zorg

07-05-2020

H. Keulers

Programmamanager

07-05-2020

J. Schillings

Beleidsmedewerker

11-05-2020

J. Chappin

Manageruitvoering

12-05-2020

D. Stadhouders en P. Mathissen

Medewerkers bedrijfsbureau

12-05-2020

N. Eussen

Gedragswetenschapper

12-05-2020

M. Burkard

Consulenten uitvoering

14-05-2020

J. Monsewije

Procescoördinator

14-05-2020

E. chaufeli

Financieel Beleidsadviseur

26-05-2020

50 | Eindrapportage 213a onderzoek jeugdhulp gemeente Kerkrade – Definitief versie 1.0

BIJLAGE 4

Gehanteerde documenten (1/3) Onderstaande de gehanteerde documenten van de gemeente Kerkrade.

Nr.

Documentnaam

Actieplan jeugdhulp 2017-2018 vastgesteld

Alphen aan de Rijn een jeugdhulpaanbieder

Analyse stand 01-05-2019 Jeugd Amacura

Analyse stand 01-05-2019 Totaal Amacura

Analyse stand 01-05-2019 Totaal per gemeente Amacura

Analyse t.b.v. lokaal contractmanagement 1.1

Begroting (2015- heden)

Beleidsplan jeugdhulp Zuid-Limburg 2019-2022 incl. bijlage 2 Wat gaan we daarvoor doen beleidskader

Bestuurs- en management rapportages 2019

10.

BI Tool - Blinqt V.06

11.

Bootcampweek Team jeugd recente cijfers

12.

Casusformulier Jeugdwet Kerkrade

13.

Centrumregeling inkoop jeugdzorg Zuid-Limburg

14.

Chronologisch overzicht uitvoering Jeugd vanaf 2015

15.

Doorontwikkeling voorliggend in de WIJ.K

51 | Eindrapportage 213a onderzoek jeugdhulp gemeente Kerkrade – Definitief versie 1.0

BIJLAGE 4

Gehanteerde documenten (2/3) Onderstaande de gehanteerde documenten van de gemeente Kerkrade.

Nr.

Documentnaam

16.

Eindverslag jeugdhulp

17.

Evaluatie pilot POH

18.

FAQ Overlopende post 2019

19.

Geformuleerde doelstellingen met hun haalbaarheid en realisatie

20.

Inschaling transformatieladder

21.

Intern memo bestuurlijk standpunt Wij Samen

22.

Jaaroverzicht aantal cliënten 2015 t/m 2019 t.a.v. arrangementen begeleiding, behandeling en verblijf inclusief realisatie

23.

Jaarrekening (2015- heden)

24.

Jeugd werkvoorraad

25.

Kadernota meer grip op de jeugdhulp versie 4

26.

Kennissessie arrangementen en contractuele voorwaarden jeugdhulp

27.

Kwantitatieve analyse over geheel 2019

28.

Kwartaalgesprekverslag Amacura Q1 2019 06 12

29.

Lijst van zorgaanbieders met volumes en kwaliteit

30.

Maandrapportage Maastricht

52 | Eindrapportage 213a onderzoek jeugdhulp gemeente Kerkrade – Definitief versie 1.0

BIJLAGE 4

Gehanteerde documenten (3/3) Onderstaande de gehanteerde documenten van de gemeente Kerkrade.

Nr.

Documentnaam

31.

Maandrapportages uit eigen systemen

32.

Meerjarenbegroting (2015-heden)

33.

Mogelijke oorzaken en tekorten die gedeeltelijk in beeld zijn

34.

Notitie een beetje transformeren bestaat niet

35.

Overzicht aantal cliënten 2015-heden met eventuele vastgelegde data over ondersteuning

← Vorig deel Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Kerkrade&id=9ebe75f9-46d9-41fc-8d6e-671abecede05