Raad onderzoek toetreding HCL

• Extra kosten bij het treffen van bouwkundige voorzieningen, omdat de archieven enige tijd elders geplaatst moeten worden. • Extra structurele personeelskosten (archivaris, assistent archivaris en functioneel beheerder E-depot). E-depot In 2022 en 2023 heeft Kerkrade samen met de leveranciers van het DMS en het e-Depot een pilot uitgevoerd. In een stappenplan is gekeken of de digitale dossiers van Kerkrade voldeden aan gestelde eisen van duurzame digitale opslag in het e-Depot. Kerkrade voldeed vooralsnog niet aan gestelde eisen van overbrenging. Om het e-Depot in eigen beheer uit te voeren ontbreekt de expertise voor het duurzaam archieven (waarderen, meta-dateren en preservering). Ook ontbreekt de personele capaciteit om het e-Depot in eigen beheer op te pakken. Toezicht en Advies Het toezicht op de informatiehuishouding omvat naast de periodieke toezichtcyclus met een inspectierapport als product (wettelijk verplicht) advisering aan zowel zorgdrager als ambtelijke organisatie. De gemeentearchivaris is tevens clusterleider informatiebeheer. Beide functies zijn qua taken en verantwoordelijkheden niet gescheiden. Dit betekent dat de archivaris eigenlijk “haar eigen vlees keurt”. Het is vanuit het oogpunt van professionaliteit en onpartijdigheid om deze taken door verschillende functionarissen uit te laten voeren.

Functiescheiding is mogelijk doordat de archiefinspecteurs bij het HCL in één pool samenwerken, maar nooit bij dezelfde zorgdrager. Gegevensverantwoordelijk In het geval dat de gemeente alle archieftaken zelf gaat uitvoeren blijft de gegevensverantwoordelijkheid bij de gemeente Kerkrade. Gegevensverantwoordelijkheid betekent dat de gemeente Kerkrade verantwoordelijk is voor het juiste en veilige beheer van persoonlijke en gevoelige gegevens. Dit houdt in dat ze moet zorgen voor de bescherming van deze gegevens tegen 22

ongeoorloofde toegang, verlies of schade en dat ze de gegevens op een verantwoorde manier verzamelen, opslaan, gebruiken en delen. Personele capaciteit Specifieke juridische, tactische en operationele kennis vergen op zowel analoog maar in toenemende mate op digitaal vlak een investering in de personele capaciteit van het cluster informatiebeheer. Ook technische en inhoudelijke kennis van het digitale werkveld zijn noodzakelijk om de digitale archieven voor de toekomst te borgen. De expertise op dit vakgebied ontbreekt binnen het cluster. Ervaringen laten zien dat het een zeer lastige opgave is om als relatief kleine organisatie deze specifieke archieftaken in te vullen en vormt een extra risico in de continuïteit van de uitvoering van de wettelijke taken. Dat kan leiden tot kritische inspectierapporten en beoordelingen vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de Provincie Limburg. Advies De analoge archieven in de gemeentelijke archiefbewaarplaats zijn toegankelijk en beschikbaar voor het publiek. Op dit moment voldoet de archiefbewaarplaats niet aan klimatologische eisen. In de nabije toekomst zijn bouwkundige aanpassingen noodzakelijk om calamiteiten aan analoge dossiers te voorkomen. Inschatting is dat de kosten voor deze aanpassingen circa € 100.000, -- zullen gaan bedragen. Het ontwikkelen van het e-Depot zal voor de toekomst aanzienlijke kosten met zich meebrengen.

Niet alleen het inrichten ervan, maar ook het preserveren van digitale informatie vereist kennis en expertise van de medewerkers. Het HCL heeft als kernactiviteit de totale wettelijke taak voor het informatie- en collectiebeheer. Zij investeren in kennis, expertise en personeel om aan deze taken en verantwoordelijkheden te voldoen voor zowel de organisatie als de samenleving. Bij het werven van personeel zullen medewerkers van de toetredende gemeenten en het Waterschap als interne kandidaat worden beschouwd in de selectieprocedures.

23

5.4.

Kostenvergelijking

In onderstaande tabel is een vergelijking van de geraamde structurele kosten opgesteld voor de drie verschillende scenario’s: 1. Toetreden tot de GR HCL. 2. Afsluiten van een dienstverleningsovereenkomst voor 4 of 8 jaar. 3. Uitvoeren in eigen beheer. In de overzichten van toetreden tot de GR of het afsluiten van een 4- of 8 jarige DVO zijn bij de kosten van het e-Depot voor 2026 en 2027 geen bedragen genoemd. Het aansluiten op een e-Depot vergt een aanzienlijke voorbereiding en doorlooptijd. De huidige applicaties moeten worden aangepast om digitale informatie volgens specifieke normen over te dragen aan het e-Depot. Inschatting is dat het een tot twee jaar zal duren om de voorbereidingen te treffen. De daadwerkelijke aansluiting op het e-Depot zal naar verwachting in 2028 plaatsvinden. Daarom zijn er in 2026 en 2027 geen kosten mee gerekend. Het berekenen van het totale bedrag door het HCL is gebaseerd op vier elementen: aantal inwoners (45.302), een jaarlijkse indexering van 3%, aantal meters overgebracht analoog archief, 100 uur toezicht en per terabyte (TB) voor gegevensopslag.

24

1. Toetreden tot de GR HCL Omschrijving 2026 2027 2028 2029 2030 Structurele kosten Analoog archief 159.224 164.000 168.920 173.988 179.208 Digitaal archief 0 0 69.853 71.948 74.107 Storage 0 0 1.413 1.456 1.499 Toezicht en 0 0 0 0 0 advies Totaal 159.224 164.000 240.186 247.392 254.814 Eenmalige kosten Verhuiskosten 10.000 Tabel 1: totale kosten deelname GR HCL 2026 tot en met 2030.

2. Afsluiten DVO voor 4 of 8 jaar Omschrijving 2026 2027 2028 2029 2030 Structurele kosten DVO 4 jaar Analoog archief 199.030 205.001 211.151 217.485 224.010 Digitaal archief 0 0 87.316 89.936 92.634 Storage 0 0 1.767 1.820 1.874 Toezicht en 12.900 13.300 13.700 14.100 14.500 advies Totaal 211.930 218.301 313.934 323.341 333.018 Eenmalige kosten Verhuiskosten 10.000

Omschrijving Structurele kosten DVO 8 jaar Analoog archief Digitaal archief Storage Toezicht en advies Totaal Eenmalige kosten Verhuiskosten

2026

2027

2028

2029

2030

175.146 0 0 14.216

180.400 0 0 14.442

185.813 76.838 1.555 15.082

191.387 79.143 1.601 15.534

197.129 81.518 1.649 16.000

189.362

194.442

279.288

287.665

296.296

10.000

Tabel 2: Totalel kosten dienstverleningsovereenkomst (DVO) met het HCL 2026 tot en met 2030.

25

3. Uitvoeren in eigen beheer Omschrijving Structurele kosten e-Depot * Data-opslag cloud DMS Loonkosten (zonder indexering) Subtotaal

2026

2027

2028

2029

2030

34.000 5.000

35.020 5.440

36.070 6.080

37.152 6.620

38.266 7.160

185.038

185.038

185.038

185.038

185.038

224.038

225.498

227.188

228.810

230.464

Eenmalige kosten Bouwkundige 2.000 13.000 13.000 12.000 12.000 kosten en Kapitaallasten Kapitaallasten Kapitaallasten Kapitaallasten klimaatinstallatie Kapitaallasten * € 100.000,-geeft kapitaallasten Verhuiskosten bij plaatsing extern tijdens renovatie * Subtotaal Totaal

35.000

0

0

0

0

37.000 261.038

13.000 238.498

13.000

12.000

12.000

240.188

240.810

242.464

Tabel 3: Totale kosten uitvoeren in eigen beheer. • Deze kosten zijn niet geraamd in de huidige begroting. Loonkosten en dataopslag zijn wel begroot.

Uitvoeren in eigen beheer heeft tot gevolg dat de volgende drie functies binnen de gemeente Kerkrade ingeregeld moeten zijn: archivaris, assistent archivaris en functioneel beheerder e-depot. Indien wordt overgegaan tot het uitbesteden aan HCL of het afsluiten van een DVO bij HCL dan zijn deze functies binnen de gemeentelijke organisatie niet nodig. Onderstaande opgave is een kostenindicatie per jaar, met een inschatting van de werkgeverslasten. De loonkosten zijn berekend op basis van de CAO 1 oktober 2024, inclusief vakantiegeld en een dertiende maand. De totale loonkosten per jaar inclusief werkgeverslasten bedragen naar verwachting € 185.038, --. Uitgaande van werkgeverslasten van 30% van het brutosalaris. Personele lasten Archivaris

FTE

Generieke functie

Salarisschaal

0,75

11-11

Assistent archivaris Functioneel beheerder eDepot

0,3

Clusterleider informatiebeheer/Gemeentearchivaris Assistent gemeentearchivaris

Jaarkosten excl. werkgeverslasten 63.756

10-11

22.315

Medewerker informatie- en gegevensbeheer

9-5

56.266

Subtotaal Inschatting werkgeverslasten

142.337 42.701

1

Totaal

185.038

Tabel 4: Indicatie loonkosten bij uitvoering in eigen beheer

26

Begroting 2026 en meerjarenraming Onafhankelijk van de nog bestuurlijk te maken keuze zullen voor 2026 extra structurele kosten voor dit taakveld te verwachten zijn. In de begroting 2026 zullen de structurele als de eenmalige kosten opgenomen moeten worden.

27