Raad onderzoek toetreding HCL

ONDERZOEK TOETREDING GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING HISTORISCH CENTRUM LIMBURG (HCL)

G. (Gertie) Jansen-Arets Kerkrade, 19 januari 2025 Versie 1.0

Managementsamenvatting In 2016 werd de intentie uitgesproken voor een informele samenwerking tussen de Parkstad- en Heuvelland gemeenten en het Regionaal Historisch Centrum Limburg (RHCL) op informatie- en archiefgebied. De noodzaak tot samenwerking werd enerzijds ingegeven door financiële motieven en anderzijds het besef dat de verplichte opslag en het langdurig beheer van openbare digitale data en de dienstverlening hier omheen dermate complex waren dat het niet op schaalgrootte van individuele gemeenten kon worden opgelost. De gemeente Kerkrade sloot aan bij dit initiatief met als doel de kwaliteitsverbetering van de dienstverlening, de audit- en controlefunctie, de ontwikkeling van een e-Depot, de kostenbeheersing en de expertise vanuit de gemeenschappelijke regeling (GR) RHCL, waaronder de Provincie Limburg en de gemeente Maastricht. In 2020 sloot de gemeente Heerlen aan bij de GR RHCL en werd de GR RHCL gewijzigd in GR Historisch Centrum Limburg (HCL). Enkele gemeenten sloten met het HCL een dienstverleningsovereenkomst af. Kerkrade nam op 14 juni 2019 een principebesluit om uitstel van de beslissing tot toetreding tot 2023. De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCenW) heeft in 2018 aangekondigd om uit de gemeenschappelijke regelingen van alle Regionale Historische Centra (RHC’s) in Nederland te treden, waaronder het Historisch Centrum Limburg (HCL).

Deze terugtrekking is gekoppeld aan de invoering van de nieuwe Archiefwet die naar verwachting op 1 juli 2026 in werking zal treden. Het uittreden van de Minister betekent dat een GR overblijft met alleen de gemeenten Maastricht en Heerlen als deelnemers. Praktisch betekent deze aankondiging dat het Rijk in de toekomst alleen de analoge historische archieven laat beheren door het HCL, haar financiële bijdrage continueert, maar dan niet meer via de verbintenis met een GR. Met de nieuwe Archiefwet voor de deur heeft het dagelijks bestuur van de GR HCL in 2022 de partners geïnformeerd over de mogelijkheid om toe te treden tot de GR HCL. Deelnemers met een bestaande dienstverleningsovereenkomst (DVO) zijn ook gevraagd of zij willen toetreden. Omdat Kerkrade geen partner is en ook geen diensten afneemt, is Kerkrade niet benaderd om deel te nemen aan het verkenningsonderzoek. Op uitnodiging van de gemeente Kerkrade heeft in juli 2024 een gesprek plaatsgevonden tussen de directeur domein bestuur, de gemeentearchivaris, het afdelingshoofd informatie en de archivarissen van het HCL. Aanleiding voor dit gesprek waren de personele capaciteit na pensionering van de gemeentearchivaris, kwaliteitsverbetering en -borging, opslag en beheer van informatie in het eDepot, kostenbeheersing door schaalvergroting en het gebruik maken van elkaars expertise.

Na dit positieve gesprek heeft het College op 18 juli 2024 een brief toegezonden aan het bestuur van de GR HCL, waarin werd verzocht om deel te mogen nemen aan het proces van toetreding. De GR HCL is een beleidsarme regeling met vrijwel uitsluitend uitvoerende taken. De keuze voor een lichte gemeenschappelijke regeling voor het HCL is ingegeven vanuit de beperkte complexiteit van een tamelijk specifieke taak van het HCL (archiveren). In dit onderzoek zijn de verschillende varianten onderzocht: 1. Toetreding tot de GR HCL. 2. Afsluiten van een 4- of 8-jarige dienstverleningsovereenkomst met het HCL. 3. Een decentrale archiefdienst in eigen beheer.

1

Advies Advies voor Toetreding tot de GR HCL De gemeente Kerkrade staat voor een belangrijke beslissing met betrekking tot de toetreding tot de GR HCL. Gezien de complexiteit en de voordelen van samenwerking op het gebied van archiefbeheer, zijn er enkele belangrijke overwegingen en aanbevelingen te maken. Kwaliteitsverbetering, expertise, samenwerken en lange termijn kosten De toetreding tot de GR biedt aanzienlijke voordelen op het gebied van kwaliteitsverbetering voor de middellange termijn van de dienstverlening en het beheer van archieven. Door gebruik te maken van de brede expertise en middelen van het HCL en de deelnemers, kan Kerkrade profiteren van verbeterde audit- en controlefuncties, evenals de ontwikkeling van een e-Depot. Door samen te werken met HCL en de deelnemende partijen kunnen we op de langere termijn schaalvoordelen behalen bij inkoop-/aanbestedingstrajecten m.b.t. bijvoorbeeld de implementatie van nieuwe technieken, middelen en/of diensten. Voorbereiding op de nieuwe Archiefwet Met de invoering van de nieuwe Archiefwet in 2026, is het essentieel dat Kerkrade zich voorbereidt op de veranderingen die deze wet met zich meebrengt. De nieuwe wet vereist onder andere een snellere overbrenging van archieven en strengere regels voor openbaarheid.

Toetreding tot de GR HCL kan helpen bij het voldoen aan deze nieuwe eisen en het waarborgen van de duurzame toegankelijkheid en bruikbaarheid van digitale informatie. Alternatieven overwegen Hoewel toetreding tot de GR aanzienlijke voordelen biedt, is het ook belangrijk om alternatieven te overwegen. Dit omvat het afsluiten van een 4- of 8-jarige dienstverleningsovereenkomst (DVO) met het HCL of het in eigen beheer blijven uitvoeren van taken als beheer, adviseren, toezicht en beschikbaar stellen van de Kerkrade archieven.

Conclusie

Gezien de voordelen op het gebied van kwaliteitsverbetering, lange termijn kostenbeheersing en voorbereiding op de nieuwe Archiefwet, wordt aanbevolen dat de gemeente Kerkrade toetreedt tot de GR HCL. Dit zal niet alleen bijdragen aan een efficiënter en effectiever archiefbeheer, maar ook aan de lange termijn duurzaamheid en toegankelijkheid van de gemeentelijke archieven.

2

Inhoudsopgave Managementsamenvatting......................................................................................................................................1 Advies ......................................................................................................................................................................2 Hoofdstuk 1: Inleiding ..............................................................................................................................................4 1.1.

Aanleiding .............................................................................................................................................4

1.2.

Voorgeschiedenis..................................................................................................................................4

1.3.

Probleemstelling ...................................................................................................................................6

Hoofdstuk 2: Historisch Centrum Limburg (HCL) .....................................................................................................7 2.1.

Wat is het Historisch Centrum Limburg? ..............................................................................................7

2.2.

Wat doet het HCL? ................................................................................................................................7

2.3.

Wie vormen de huidige GR HCL? ..........................................................................................................7

2.4.

Wat doet de GR HCL? ...........................................................................................................................7

2.5.

Waarom biedt het HCL de mogelijkheid tot toetreding tot de nieuwe GR?.........................................7

2.6.

Wat zijn de consequenties van het uittreden van de rijksoverheid uit de GR HCL? .............................7

Hoofdstuk 3: Modernisering Archiefwet .................................................................................................................8 3.1.

Digitalisering .........................................................................................................................................8

3.2.

Archiefwet ............................................................................................................................................8

Hoofdstuk 4: Archiefbewaarplaats gemeente Kerkrade........................................................................................10 4.1.

De gemeentelijke archiefbewaarplaats ..............................................................................................10

4.2.

Wat betekent het overbrengen van archieven aan het HCL voor de archiefbewaarplaats? ..............10

4.3.

Wat gebeurt er met de vrijgekomen ruimte in de archiefbewaarplaats? ..........................................10

4.4.

Wat betekent het overdragen van de archieven aan het HCL voor de bezoekers van het archief? ..11

4.5.

Wat betekent het overdragen van de archieven aan het HCL voor de eigen organisatie? ................11

4.6.

Het informatiecentrum .......................................................................................................................11

4.7.

Het e-Depot ........................................................................................................................................11

4.8.

SWOT-analyse samenwerking ............................................................................................................12

Hoofdstuk 5: Opties voor de gemeente Kerkrade .................................................................................................14 5.1.

Optie 1 toetreden tot de nieuwe GR HCL ...........................................................................................14

5.2.

Optie 2 dienstverleningsovereenkomst met het HCL .........................................................................18

5.3.

Optie 3 Gemeente Kerkrade blijft de taken in eigen beheer uitvoeren. ............................................21

5.4.

Kostenvergelijking...............................................................................................................................24

3

Hoofdstuk 1: Inleiding 1.1.

Aanleiding

Archieven vormen de pijler van onze democratische rechtstaat. Archieven stellen de samenleving in staat deel te nemen aan het democratisch proces, zijn de grondstof voor procesuitvoering en zijn het fundament voor recht- en bewijszoekenden van organisatie en samenleving. Daarnaast vervullen (oudere) archieven, waaronder ook digitale archieven, een belangrijke bron voor historisch onderzoek. Archieven zijn een wezenlijk onderdeel van ons cultureel erfgoed en dragen bij aan de culturele identiteit in de regio. De wijze waarop archieven worden gevormd, beheerd, geraadpleegd en hergebruikt verandert in een snel tempo. Nu digitaal werken bij de overheid de norm is en zaakgericht werken is ingevoerd, is de urgentie voor een stabiele, betrouwbare en veilige inrichting van het digitaal archief noodzakelijk. Digitale informatie eist namelijk een andere aanpak dan het beheer van papieren archieven. Papier is immers geduldig. Om papieren archieven over te brengen van dynamisch archief naar het statisch archief kan twintig jaar over gedaan worden. De hedendaagse zorg voor informatie, die merendeel digitaal van aard is, begint echter niet na twintig jaar maar op het moment dat informatie wordt gecreëerd of ontvangen. De huidige Archiefwet is verouderd en wordt gemoderniseerd en is toegespitst op het digitale tijdperk.

Met de nieuwe Archiefwet voor de deur heeft het bestuur van de gemeenschappelijke regeling (GR) Historisch Centrum Limburg (HCL) in 2022 de partners geïnformeerd over de mogelijkheid om toe te treden tot de GR. Deelnemers met een bestaande dienstverleningsovereenkomst (DVO) zijn gevraagd of ze willen deelnemen aan een verkenningsonderzoek. Omdat Kerkrade geen deelnemer is van de GR en ook geen diensten afneemt van het HCL is onze gemeente niet benaderd om deel te nemen aan het verkenningsonderzoek. Wel heeft het College in 2019 een principebesluit genomen voor uitstel van een beslissing tot toetreding in 2023. In juli 2024 heeft een overleg plaatsgevonden tussen de directeur domein bestuur, de gemeentearchivaris, het afdelingshoofd informatie en de archivarissen van het HCL. Naar aanleiding van dit gesprek heeft Kerkrade op 18 juli 2024 een brief toegezonden aan het Dagelijks Bestuur (DB) van het HCL waarin het College verzoekt om deel te mogen nemen aan het proces van toetreding. De gesprekspartners en het DB hebben hun instemming gegeven aan het verzoek van Kerkrade. De GR HCL is een beleidsarme regeling met vrijwel uitsluitend uitvoerende taken. De keuze voor een lichte gemeenschappelijke regeling voor het HCL is ingegeven vanuit de beperkte complexiteit van tamelijk specifieke taak van het HCL (archiveren).

1.2.

Voorgeschiedenis

Het rijksarchief in de provincie Limburg en het gemeentearchief Maastricht zijn sinds 2004 opgegaan in de GR van het Regionaal Historisch Centrum Limburg (RHCL). In november 2014 verscheen een persbericht in de regionale dagbladen waarin het RHCL (het rijksarchief in de provincie, tevens beheerder gemeentearchief Maastricht), Rijckheyt (gemeentearchief Heerlen, tevens beheerder gemeentearchieven Brunssum, Gulpen-Wittem, Nuth, Simpelveld en Voerendaal) en het Euregionaal Historisch Centrum Sittard-Geleen (tevens beheerder gemeentearchieven Beek, Schinnen en Stein) de intentie uitspraken om hun informele samenwerking te intensiveren en te komen tot één archiefdienst voor geheel Zuid-Limburg. De noodzaak tot samenwerking werd ingegeven door financiële motieven, maar ook door het besef dat de verplichte opslag, het langdurig beheer van openbare digitale data van de overheid (het e-Depot) en de dienstverlening hier omheen dermate complex waren, dat het niet op schaalgrootte van individuele gemeenten kon worden opgelost. 4

De gemeente Kerkrade heeft aansluiting bij dit initiatief gezocht. In 2016 werden een aantal scenario's voor samenwerking uitgewerkt, variërend van collegiale informele samenwerking, samenwerking op basis van zakelijke dienstverleningsovereenkomsten tot mogelijke "fusie" in de vorm van deelname aan de GR RHCL. De doelstelling was: • Kwaliteitsverbetering van de dienstverlening. • Kwaliteitsverbetering van de audit- en control-functie informatiebeheer. • Ontwikkeling van een e-Depot (het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt). • Kostenbeheersing door schaalvergroting en het gebruik van elkaars expertise. In 2017 werd door het RHCL onderzocht onder welke condities (nulmeting, in kaart brengen van financiële, personele en organieke consequenties) Kerkrade zou kunnen instromen. Door een extern onderzoeksbureau (Claudia Keuters Business Redesign) werd een onderzoek gedaan naar de haalbaarheid van deelname dat resulteerde in het “Verkenningsonderzoek RHCL – Gemeente Kerkrade”, gedateerd mei 2017.

Naar aanleiding van dit onderzoek ontving de gemeente op 6 november 2018 van het RHCL een offerte waarin werd uitgegaan van een volledige overname van alle wettelijke taken die conform de Archiefwet berusten bij de gemeentelijke overheid. In het voortraject was echter door Kerkrade ingezet op een overdracht van taken rond met name de auditen control-functie archiefbeheer (archiefinspectie) en deelname aan de ontwikkeling van een gezamenlijk e-Depot. Samenwerking op onderdelen was voor het RHCL onbespreekbaar wat leidde tot aanmerkelijk hogere kosten voor deelname als waarmee Kerkrade oorspronkelijk rekening hield. Begin 2019 vond ambtelijk overleg plaats tussen de Provincie Limburg, het RHCL en de gemeenten Heerlen, Kerkrade, Eijsden-Margraten, Meerssen, Sittard-Geleen en Valkenburg aan de Geul over toetreding tot de GR. Het College van Kerkrade nam op 14 juni 2019 een principebesluit om uitstel van de beslissing van toetreding tot 2023. Sittard-Geleen ging zelfstandig verder. Heerlen is op 1 januari 2020 toegetreden tot de GR en heet de regeling GR Historisch Centrum Limburg (HCL). De GR HCL is vanaf dat moment gevormd uit het rijksarchief in de provincie Limburg, het gemeentearchief Maastricht en het streekarchief van Heerlen e.o. (Rijckheyt) en vormen samen de bestuurlijke partners in de GR HCL.

Eijsden-Margraten, Meerssen en Valkenburg namen in een later stadium een dienstverleningsovereenkomst (DVO) af. De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCenW) heeft in 2018 aangekondigd uit de GR van alle Historische Centra (RHC’s) in Nederland te treden, waaronder het Historisch Centrum Limburg (HCL). De belangrijkste reden hiervoor was dat de verdere ontwikkeling van de lokale dienstverlening – met name op het punt van de e-Depotfunctionaliteit – vanuit het Nationaal Archief knelde met de reikwijdte van de ministeriële verantwoordelijkheid. Praktisch betekent deze aankondiging dat het Rijk in de toekomst nog wel haar analoge historische archieven laat beheren door de RHC’s en haar huidige financiële bijdrage continueert, maar dan niet meer via de verbintenis met een GR. Het uittreden zal gebeuren op het moment dat de nieuwe Archiefwet (waarschijnlijk per 1 juli 2026) van kracht wordt. Door het vertrek van OCenW uit de GR HCL blijft een GR over met alleen Maastricht en Heerlen als deelnemers. Aanpassing van de Archiefwet betekent ook dat de DVO’s in de huidige vorm wettelijk gezien niet meer uitgevoerd kunnen worden en een aanpassing noodzakelijk is. Dit heeft te maken met het feit dat het HCL straks alleen toezicht en beheer op de archieven mag uitvoeren die ondergebracht zijn in de archiefdepots van Maastricht en Heerlen.

5

In dit onderzoek worden de mogelijkheden van toetreding tot de GR, het afnemen van een 4- of 8jarige DVO of het in eigen beheer blijven uitvoeren van taken als beheer, adviseren, toezicht en beschikbaar stellen van de Kerkraadse archieven nader toegelicht. Op bestuurlijk niveau is besluitvorming over toetreding tot de nieuwe GR HCL noodzakelijk.

1.3.

Probleemstelling

De zorg voor het overheidsgeheugen is een operationeel, maar ook tamelijk complex proces. Er is specialistische expertise nodig van zowel eeuwenoude analoge als van digitale archieven zoals ruimtelijke plannen en gearchiveerde websites. Oude archieven, bijvoorbeeld de papieren raadsnotulen uit 1950 moeten in optimale bewaarcondities beheerd worden, maar dat geldt ook voor de videotulen van de raadsvergaderingen uit 2024. Er is kennis nodig van zowel oude als actuele wetgeving en er dient ingespeeld te worden op de veranderende maatschappelijke (digitale) behoeften van de samenleving. De archieffunctie staat door de informatisering en digitalisering van de maatschappij sterk onder druk. In de informatiemaatschappij verwachten archiefgebruikers informatie zonder veel moeite en op het moment dat het hen uitkomt online te kunnen vinden. Hiervoor zullen forse inspanningen gedaan moeten worden om de archiefcollecties te digitaliseren en online doorzoekbaar te maken.

6

Hoofdstuk 2: Historisch Centrum Limburg (HCL) 2.1.

Wat is het Historisch Centrum Limburg?

Het HCL is gevormd uit het rijksarchief in de provincie Limburg, het gemeentearchief Maastricht en het streekarchief van Heerlen e.o. (Rijckheyt). Het HCL is een publiekrechtelijke organisatie.

2.2.

Wat doet het HCL?

•

Verzamelt, beheert en stelt archieven en collecties van Limburgse instellingen en particulieren beschikbaar. • Wil het publiek op zoveel mogelijk manieren interesseren voor het Limburgse verleden. • Voert het archief-wettelijke toezicht uit op de bij haar aangesloten organisaties. • Doet en maakt historisch onderzoek mogelijk. Het HCL beschikt momenteel over 24 kilometer strekkend archief. In de eerste plaats zijn dit archieven van de overheid, maar ook belangrijke particuliere archieven, archieven van kerkgenootschappen, verenigingen, stichtingen, bedrijven, kastelen, families en personen.

2.3.

Wie vormen de huidige GR HCL?

Momenteel vormen de gemeenten Heerlen en Maastricht samen met de rijksoverheid de bestuurlijke partners in de GR HCL. Het HCL is een openbaar lichaam op grond van deze GR en daarmee een publiekrechtelijke organisatie. De rijksoverheid heeft aangegeven uit te willen treden uit de huidige GR. Dit doet de rijksoverheid niet alleen bij het HCL maar bij alle archiefdiensten in het land. Het uittreden vloeit voort uit de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet per 1 juli 2026.

2.4.

Wat doet de GR HCL?

De GR HCL beheert overgebrachte archieven, stelt deze beschikbaar en houdt toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archieven. Kort door de bocht zijn overgebrachte archieven de archieven die voor permanente bewaring in aanmerking komen, ouder dan twintig jaar en openbaar zijn.

2.5.

Waarom biedt het HCL de mogelijkheid tot toetreding tot de nieuwe GR?

De Minister van OCenW stelt de datum van inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet als moment van uittreden door de rijksoverheid uit de huidige GR-en. Dit is een “natuurlijk moment” om nieuwe deelnemers de mogelijkheid te bieden om toe te treden tot de nieuwe GR HCL.

2.6.

Wat zijn de consequenties van het uittreden van de rijksoverheid uit de GR HCL?

Het uittreden van de rijksoverheid betekent dat de rijksoverheid in de toekomst net als nu, haar analoge historische archieven laat beheren het HCL. Ook zal de rijksoverheid de huidige financiële bijdrage continueren, maar dan niet meer als partner in een GR. Daarnaast betekent het uittreden van de rijksoverheid ook dat decentrale overheden geen aansluiting meer kunnen krijgen op en geen gebruik meer mogen maken van het e-Depot van het Nationaal Archief.

7

Hoofdstuk 3: Modernisering Archiefwet 3.1.

Digitalisering

Tegenwoordig is vrijwel alle overheidsinformatie digitaal van aard. Het vindbaar, beschikbaar, leesbaar en toegankelijk maken en houden van digitale informatie vergt andere bewaaromstandigheden, andere kennis en andere systemen dan dat het geval is bij papier. Zo moet er rekening worden gehouden met veranderingen in techniek, bijvoorbeeld veroudering van bestandsformaten, software of informatiedragers, veranderingen van informatiesystemen, maar ook met veranderingen in organisaties en wet- en regelgeving. Digitale archieven dienen in een goed geregisseerd samenspel van organisatie, soft- en hardware, ter zake kundig personeel en goede beheermaatregelen, beheerd te worden om het risico van informatieverlies tot een minimum te beperken.

3.2.

Archiefwet

De nieuwe Archiefwet brengt veranderingen met zich mee ten opzichte van de huidige Archiefwet. Onderstaand zijn de belangrijkste wijzigingen opgenomen. Archivaris Een wijziging ten opzichte van de huidige Archiefwet is de bepaling dat er een verplichting komt tot het aanwijzen van een archivaris. In de huidige wet is de aanwijzing van een archivaris geen harde verplichting. Indien geen archivaris wordt benoemd is de gemeentesecretaris de beheerder van de archiefbewaarplaats. Deze mogelijkheid komt met de nieuwe Archiefwet te vervallen. Tevens vervalt de diploma-eis. Indien er geen archivaris is aangewezen wordt het archief-wettelijke toezicht niet uitgevoerd, de gemeentesecretaris is daartoe niet bevoegd. Overbrengingstermijn van twintig naar tien jaar In de huidige wet zijn gemeenten verplicht om de te bewaren archieven binnen twintig jaar over te brengen naar de archiefbewaarplaats. Om archieven beter toegankelijk te maken is in de nieuwe Archiefwet bepaald dat deze termijn gewijzigd wordt naar tien jaar. Dat betekent dat organisaties vanaf de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet veel sneller hun (digitale) archieven toegankelijk en op orde moeten hebben om de te bewaren archieven over te brengen naar de archiefbewaarplaats c.q. het e-Depot.

Aangezien deze overbrengingstermijn niet met terugwerkende kracht in werking zal treden heeft dit geen gevolgen voor de overbrengingstermijn van eventueel nog niet overgebrachte archieven van vóór 2026. Strikte regels voor openbaarheid Overgebracht archief is openbaar. Aangezien de overbrengingstermijn van twintig naar tien jaar wordt teruggebracht, komt daarmee de overheidsinformatie veel sneller dan nu in de openbaarheid. De Wet open overheid (Woo) is op de overgebrachte archieven niet van toepassing. Net als in de huidige situatie mag alleen voorafgaand aan de overbrenging een openbaarheidsbeperking worden aangebracht. Achteraf is dit niet mogelijk. Die beperking wordt opgelegd door de overbrengende partij, waarbij de archivaris een adviserende rol heeft. Onder de huidige Archiefwet zijn de gronden waarop een openbaarheidsbeperking opgelegd kan worden ruim en soms discutabel. Onder de nieuwe Archiefwet zijn de gronden anders en meer precies. In de praktijk betekent dit dat bij overbrenging van archieven het aanbrengen van openbaarheidsbeperkingen meer werk met zich gaat meebrengen en hier de nodige expertise vereist is op het gebied van de openbaarheidsgronden.

8

Een andere wijziging betreft de verzoeken tot opheffing van de openbaarheidsbeperking die een burger of instantie kan doen. De archivaris is verantwoordelijk voor de besluitvorming hierover. Bij de huidige Archiefwet wordt in een dergelijk geval een geheel dossier beschikbaar gesteld, maar door de wijziging in de nieuwe Archiefwet zal het dossier op documentniveau beoordeeld moeten worden. Het bovenstaande impliceert dat het afhandelen van een verzoek om inzage van een dossier met een openbaarheidsbeperking inhoudelijke kennis van zowel de archiefbescheiden als van de openbaarheidsgronden zal vergen. Daarnaast is de verwachting dat dit proces vele malen arbeidsintensiever zal worden, dan nu het geval is. Specifieke regels voor duurzame toegankelijkheid en bruikbaarheid ten behoeve van digitale informatie (e-Depot) De Archiefwet zelf maakt geen onderscheid in analoge of digitale archiefbescheiden. De eisen en kaders zijn geformuleerd in het Archiefbesluit en de Archiefregeling. In het huidige Archiefbesluit en Archiefregeling zijn de eisen en kaders abstract geformuleerd. In de (concept) teksten zijn de bepalingen voor digitale archiefbescheiden veel concreter uitgewerkt. Denk hierbij aan minimale metadata-gegevens of het gebruik van duurzame bestandsformaten zodat digitale archieven ook na verloop van tijd raadpleegbaar, toegankelijk en authentiek zijn.

9

Hoofdstuk 4: Archiefbewaarplaats gemeente Kerkrade 4.1.

De gemeentelijke archiefbewaarplaats

De archiefbewaarplaats is een voorziening die voldoet aan gestelde eisen uit de Archiefwet. De archiefbewaarplaats van de gemeente Kerkrade is gelegen in de kelder van het Stadskantoor. In de bewaarplaats bevinden zich de overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente Kerkrade en de voormalige gemeente Eygelshoven. Het zijn de permanent te bewaren archiefbescheiden vanaf het jaar 1795 tot en met 2000. In dezelfde fysieke ruimte bevindt zich ook het nog te bewerken archief uit de archiefperiode 2001 tot en met 2016 en het op termijn te vernietigen archief. Tevens zijn ook diverse parochiearchieven opgenomen in de archiefbewaarplaats. Archief Eygelshoven 1800-1937 Eygelshoven 1938-1981 Kerkrade 1795-1946 Kerkrade 1947-1960 Kerkrade 1961-1981 Kerkrade 1982-1991 Kerkrade 1992-2000 Politiearchief (gemeente) Bouwvergunningen Bodemonderzoeken Milieuvergunningen Grondtransacties Parochiearchieven Totaal

4.2.

Aantal m1 21 35 140 24 112 31 30 14 337 31 71 62 27 935

Wat betekent het overbrengen van archieven aan het HCL voor de archiefbewaarplaats?

Als de gemeente Kerkrade toetreedt tot de GR HCL, moeten de overgebrachte archieven in bewaring worden geven bij de archiefdepots van het HCL, omdat vanuit de nieuwe Archiefwet wettelijk gezien zowel de zorg- als de beheerplicht ondeelbaar zijn. De huidige situatie, waarin de overgebrachte archieven opgeborgen blijven in de archiefbewaarplaats van de gemeente Kerkrade, is dus niet mogelijk. Het HCL stelt dit als eis bij toetreding tot de GR of het sluiten van een DVO. Concreet betreft dit voor Kerkrade circa 900 strekkende meter in bewaring te geven archief. Voor opslag en beheer worden jaarlijks kosten in rekening gebracht. Deze structurele kosten komen later in dit onderzoek specifiek aan bod.

4.3.

Wat gebeurt er met de vrijgekomen ruimte in de archiefbewaarplaats?

Als de overgebrachte archieven worden opgeslagen in de depots van het HCL kan de huidige archiefbewaarplaats worden gebruikt voor de opslag van de op termijn te vernietigen archieven en de te bewaren archieven uit de archiefperiode 2001-2016 die nog bewerkt moeten worden voor overbrenging. Formeel gezien is er dan geen sprake meer van een archiefbewaarplaats maar van een archiefruimte met minder strenge eisen vanuit de Archiefwet. Te vernietigen archieven zijn op dit

10

moment geplaatst in de archiefkelders van het Raadhuis en de Theaterpassage. De vrijgekomen ruimte in de archiefbewaarplaats kan eventueel gebruikt worden voor de opslag van deze archieven.

4.4.

Wat betekent het overdragen van de archieven aan het HCL voor de bezoekers van het archief?

Bezoekers van het gemeentearchief kunnen voor archiefonderzoek of bijvoorbeeld het opvragen van een kopie van een bouwvergunning straks niet meer bij de gemeente terecht maar kunnen hiervoor naar de studiezalen van het HCL of gebruik maken van de digitale dienstverlening. Het HCL biedt uitgebreidere (grotendeels gratis) digitale dienstverlening aan. Nadeel voor bezoekers kan enerzijds de bereikbaarheid zijn maar anderzijds biedt het HCL wel uitgebreidere openingstijden en ondersteuning. Daarnaast kan het bij sommige archiefonderzoeken (bijvoorbeeld genealogie) ook handig zijn als alle archieven uit de regio op één centrale plek beschikbaar zijn.

4.5.

Wat betekent het overdragen van de archieven aan het HCL voor de eigen organisatie?

Voor onze organisatie betekent dit dat als er een analoog dossier voor intern gebruik nodig is het dossier opgevraagd wordt bij het HCL, waarna het fysiek opgehaald kan worden of via een scanningon-demand service digitaal kan worden verstrekt. De meest gebruikte interne dossiers zijn overigens al digitaal beschikbaar waardoor minder vraag bij het HCL nodig is. Daarnaast streeft onze organisatie naar steeds meer digitaal werken, waardoor de vraag naar fysieke dossiers verder zal afnemen.

4.6.

Het informatiecentrum

In de bezoekersaantallen is de laatste jaren een trend zichtbaar. Het aantal bezoekers aan het informatiecentrum neemt af. Op de begane grond van het Stadskantoor bevindt zich een kleine studiezaal. Onderzoekers kunnen op afspraak een dag in de week terecht in deze studiezaal. Bij toetreding tot de GR moet deze publieksfunctie onderzocht worden. Gedacht wordt aan het uitbreiden van de dienstverleningsfunctie in de HUB als een informatiepunt waar bezoekers hun vragen kunnen stellen en wegwijs kunnen worden gemaakt in de digitale inventarissen. Dat zorgt voor een blijvende en stevige verankering met lokale initiatieven, overlegstructuren en maakt dat archieven beter geworteld zijn in de maatschappij.

4.7.

Het e-Depot

Analoge archieven worden bewaard in de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Voor digitale informatie is een speciale voorziening noodzakelijk, het e-Depot. Het e-Depot is eenvoudig gezegd een digitale opslagplaats waar belangrijke informatie wordt bewaard en beheerd. Het zorgt ervoor dat informatie duurzaam toegankelijk, goed gestructureerd, raadpleegbaar, vindbaar en bruikbaar is. Kerkrade werkt vanaf 1-1-2017 digitaal: analoge informatie wordt gedigitaliseerd, digitale informatie (digital born) blijft digitaal. Informatie wordt opgeslagen in het document managementsysteem (DMS). Hiervoor heeft het College in 2016 een vervangingsbesluit genomen. Recentelijk is in oktober 2024 een nieuw vervangingsbesluit genomen omdat de digitale informatie wordt opgeslagen in de cloud van de leverancier van het DMS. Echter lang niet alle informatie is opgenomen in het DMS (denk bijvoorbeeld aan videotulen, ruimtelijke plannen en de gemeentelijke website). Om ook deze digitale informatie te archiveren is het noodzakelijk dat de gemeente beschikt over een digitale archiefbewaarplaats, het e-Depot.

11

Elke overheidsinstantie dient te investeren in een hoogwaardig digitaal archief. Van 1 januari 2022 tot en met 31 december 2023 is Kerkrade een pilot e-Depot gestart om te onderzoeken welke stappen noodzakelijk zijn om te komen tot het bewaren van digitale informatie. Deze pilot is in samenwerking met leveranciers van het DMS en het e-Depot gestart. Uit de pilot blijkt dat het niet alleen zaak is om informatie op een gestandaardiseerde wijze te ontsluiten en te bewaren, maar dat ook te stellen eisen aan beheer, onderhoud, technische actualisatie en andere zaken noodzakelijk zijn om digitale informatie over te brengen. Dit vereist veelal specifieke technische en inhoudelijke kennis om informatie voor ons nageslacht te kunnen blijven behouden. Door een gezamenlijke doorontwikkeling van het e-Depot met het HCL kan de gemeente Kerkrade profiteren van de kennis en expertise die reeds bij het HCL aanwezig is en worden financiële, technische en organisatorische risico’s gedeeld met de andere partners in de GR.

4.8.

SWOT-analyse samenwerking

Sterkten Een gezamenlijk e-Depot voor digitale archieven. Optimalisatie opslag van analoge archieven. Beheer-, advies- en toezichtfunctie zijn extern belegd: functiescheiding. Beschikbaar stellen en optimale dienstverlening. Historische kennis en cultuurparticipatie. Kennisdeling en ervaringen met partners. Bedrijfsvoering HCL. Kansen Kenniscentrum digitaal informatiebeheer. (Eu)regionaal e-Depot. Uitbouwen e-Depot functie door uitplaatsing van de archieven. Uitbouwen educatieve component. Sterkere bestuurlijke vervlechting maakt informatiebeheer zichtbaarder.

Zwakten Politieke verantwoordelijkheid is onduidelijker (zorgplicht). Langere wachttijden bij opvragen dossiers. Is er voldoende kwaliteit en kwantiteit personeel HCL bij toetreding? Bereikbaarheid gemeentearchief.

Bedreigingen Financiële positie: kosten bij toetreding GR. Verlies van de eigen identiteit. Ontbreken van urgentie, draagkracht bij bestuurders.

Sterkten • Het HCL realiseert een gezamenlijke e-Depotfunctionaliteit. Ons ambtelijk apparaat wordt effectief en efficiënt ondersteund bij het beheer en gebruik van digitale informatie. Door bundeling van organisatorische, financiële en personele middelen bouwt het HCL aan een slagvaardige organisatie, toegerust op een digitale dienstverlening aan alle gebruikersgroepen. • De beheer-, advies- en toezichtfunctie worden belegd bij het HCL. Deze taken worden niet meer door de gemeente uitgevoerd. Bij de uitvoering van taken en verantwoordelijkheden die momenteel door de clusterleider informatiebeheer / gemeentearchivaris worden uitgevoerd kan sprake zijn van tegengestelde belangen. Door het extern beleggen van deze functies worden de verschillende taken en verantwoordelijkheden gescheiden. • Het HCL heeft een tweetal archiefbewaarplaatsen die voldoen aan archief-wettelijke eisen. Een optimale (vraaggerichte) dienstverlening vindt plaats in de studiezalen van het HCL (standplaats in overleg met de partners).

12

• •

• •

Door historische kennis versterkt het HCL de lokale, provinciale en (eu)regionale identiteiten (cultuurparticipatie). Het HCL biedt als maatschappelijk geheugen van de historische Limburgse regio aan (toekomstige) gebruikers een zo nauwkeurig en correct, maar tevens zo divers mogelijk beeld van het verleden met behulp van authentieke bronnen. Het bouwt en onderhoudt een evenwichtige collectie die de gehele Limburgse regio bestrijkt en niet ophoudt bij de gemeentegrenzen. Het HCL zoekt actief de samenwerking om kennis en ervaring te delen. Voor het HCL is maatschappelijk verantwoord ondernemen het uitgangspunt, zodat de organisatie snel, effectief en flexibel kan inspelen op maatschappelijke en organisatorische ontwikkelingen. Naast de staande organisatie, waar de (wettelijke) kerntaken zijn verankerd, werkt het HCL met een flexibele schil voor het uitvoeren van opdrachten en projecten.

Kansen • De grootste kans is het optimaal benutten van de al bestaande specialistische kennis en infrastructuur bij het HCL, met name op het gebied van digitaal informatiebeheer. Een krachtenbundeling maakt de ambitie om te komen tot één regionaal kenniscentrum realiseerbaar. De (digitale) zichtbaarheid van archieven wordt sterk verbeterd. • Groeikansen voor een regionaal e-Depot kunnen leiden tot archivering direct na afhandeling van een zaak. Dit levert een besparing op bij de opslag van digitale informatie in de cloud bij de leverancier van het DMS. • Meer samenhang van educatie in de regio. • Een sterkere bestuurlijke vervlechting op de wettelijke taken maakt informatiebeheer zichtbaarder. Door krachtenbundeling ontstaat de kans om taken op het gebied van educatie en presentatie uit te bouwen en zo binding te houden met de (digitale) samenleving. Zwakke kansen (beperkingen) • Is personele capaciteit bij toetreding tot de GR HCL (kwantiteit en kwaliteit) toereikend als de gemeenten en het Waterschap toetreden tot de GR? • Door samenwerking kan besluitvorming vertraging oplopen omdat de lijnen langer worden. • Er ontstaat onduidelijkheid bij de zorgplicht van het College, wie neemt de beslissingen? • De bereikbaarheid van het archief voor bezoekers. Bezoekers naar Heerlen of Maastricht.

Bedreigingen • De grootste bedreiging is het missen van aansluiting op digitalisering van de samenleving. Het historisch archief wordt daardoor onzichtbaar en verliest aan cultuur-maatschappelijke betekenis. Hierbij speelt een rol dat toekomstige gebruikers meer verwachten dan alleen het aanbieden van digitale scans (meer interactie). • Het verlies van de (lokale) identiteit. Imagoverlies bij onduidelijke structuren of het blijven ontbreken van de noodzaak bij bestuurlijke besluitvormers. Hierdoor kan de financiële positie in het gedrang komen, bijvoorbeeld door het achterblijven van benodigde toekomstige investeringen. • Bestuurders zien de urgentie van samenwerken niet.

13

Hoofdstuk 5: Opties voor de gemeente Kerkrade Welke opties heeft gemeente Kerkrade? 1. De gemeente Kerkrade treedt toe tot de nieuwe GR HCL. 2. De gemeente Kerkrade sluit een DVO met het HCL. 3. De gemeente Kerkrade blijft beheer, adviseren, toezicht en beschikbaar stellen in eigen beheer uitvoeren. Belangrijk aandachtspunt is dat het niet mogelijk is om alleen bepaalde onderdelen van de primaire taakuitvoering af te nemen bij het HCL. Dit geldt voor zowel partners met een DVO als voor partners in de GR. De belangrijkste reden hiervoor is dat zowel de zorgplicht (bestuurlijk) als de beheerplicht (ambtelijk) ondeelbaar zijn. De Archiefwet maakt geen onderscheid in vorm en koppelt het uit te voeren toezicht aan de beheers-verantwoordelijkheid van overgebracht archief.

5.1.

Optie 1 toetreden tot de nieuwe GR HCL

De eerste optie is dat de gemeente Kerkrade per 1 juli 2026 (na de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet) zal toetreden tot de nieuwe GR HCL. Het HCL kan de gemeente Kerkrade bij deze optie in hoge mate ontzorgen op het gebied van toezicht, adviseren, beheer en beschikbaar stellen. Deze taken vergen specifieke juridische, tactische en operationele kennis op analoog en in toenemende mate op digitaal vlak. Aangezien het HCL beschikt over deze expertise kan de gemeente Kerkrade bij toetreding gebruik maken van deze expertise wat uiteraard een groot voordeel is. Overgebrachte archieven In het geval van toetreding tot de GR HCL dienen de overgebrachte archieven verplicht ondergebracht te worden in de archiefdepots van het HCL. Deze bevinden zich in Maastricht en Heerlen. Van de eis tot het onderbrengen van de archieven in de archiefdepots van het HCL kan niet worden afgeweken omdat vanuit de nieuwe Archiefwet wettelijk gezien de zorg- en de beheerplicht ondeelbaar zijn. In overleg met het HCL wordt de keuze van het archiefdepot bepaald. Voordelen: • De depots van het HCL voldoen aan hoge eisen voor de opslag van archieven. Er vindt continu monitoring plaats. Het HCL beschikt over specialistische kennis om de duurzaamheid van overgebrachte analoge archieven te monitoren (klimatologische omstandigheden).

• Het HCL draagt zorg voor de materiële verzorging van de in het depot geplaatste archieven. • Archiefonderzoek door derden kan op één centrale locatie plaatsvinden omdat alle overgebrachte archieven van de Zuid-Limburgse gemeenten bij het HCL geplaatst zijn. • Bepaalde diensten vallen binnen de taakuitvoering voor partners in de regeling. Denk hierbij aan o.a. de materiële verzorging van overgebrachte archieven, nadere toegankelijkheid, verwerving van particulier archief of seriematige digitalisering. Voor partners in de GR zijn hieraan geen additionele kosten verbonden. Nadelen: • Langere wachttijden om dossiers te raadplegen omdat ze niet bij de gemeentelijke organisatie zijn opgeslagen. • Kosten voor externe opslag (kostprijs per strekkende meter). • Archiefonderzoekers kunnen het lastig vinden dat ze niet meer bij de gemeente terecht kunnen voor archiefonderzoek. • Eenmalige kosten voor verhuizing van analoge archieven naar het depot. • Structurele kosten voor beheer, toezicht en beschikbaar stellen. 14

In onderstaande raming is rekening gehouden met circa 900 strekkende meter overgebracht papieren archief met een gemiddelde jaarlijkse indexering van 3%. Omschrijving 2026 Structurele kosten Overgebracht papieren archief Eenmalige kosten Verhuiskosten

2027

2028

2029

2030

159.224

164.000

168.920

173.988

179.208

10.000

0

0

0

0

E-depot Door toe te treden tot de GR HCL kan Kerkrade gebruik maken van het e-Depot van het HCL. Voordelen: • Kerkrade hoeft niet zelf te investeren in een e-Depot. De kosten worden door alle deelnemers gedragen. • De doorontwikkeling van het e-Depot gebeurt onder regie van het HCL in afstemming met diverse IT-leveranciers waardoor in toenemende mate aansluitingen tussen applicaties en het e-Depot mogelijk worden. • Personele capaciteit (kwaliteit en kwantiteit) voor het beheer hoeft niet intern geregeld te worden. • Medewerkers van het HCL en alle deelnemers samen hebben ruime kennis en expertise wat betreft het digitaal aanleveren van informatie voor het e-Depot. Van die ervaring kunnen partners in de GR samen gebruik maken. • Opslagkosten van digitaal archief zijn in verhouding goedkoper dan fysieke opslag. • Met de afname van het e-Depot kan ook voorzien worden in afname van het pre-depot, een beheeromgeving waarin digitale bestanden en verouderde software opgenomen en beheerd worden op een digitale duurzame manier tot het moment van vernietiging of overbrenging naar het e-depot. • Schaalvoordeel bij toekomstige inkoop-/aanbestedingstrajecten m.b.t. bijvoorbeeld de implementatie van nieuwe technieken, systemen, diensten.

Nadelen: • Financiële kosten: bij toetreding tot de GR worden structureel per inwoner kosten in rekening gebracht alsmede een bedrag per TB (of een aangebroken deel ervan). In onderstaande raming is rekening gehouden met 1 TB digitaal archief, per inwoner, met een gemiddelde indexering van 3%. Omschrijving 2026 Structurele kosten Aansluiting op e-Depot Storage Eenmalige kosten Niet van toepassing Totaal

2027

2028

2029

2030

0

0

69.853

71.948

74.107

0

0

1.413

1.456

1.499

0

0

71.266

73.404

75.606 15

In de raming zijn voor de jaren 2026 en 2027 geen kosten opgenomen. Het aansluiten op een eDepot vergt een aanzienlijke voorbereiding en doorlooptijd. De huidige applicaties moeten aangepast worden om digitale informatie volgens specifieke normen over te dragen naar het eDepot. Inschatting is dat het een tot twee jaar zal duren om deze voorbereidingen te treffen. De daadwerkelijke aansluiting zal naar verwachting in 2028 plaatsvinden. Toezicht en advies Toetreding tot de GR betekent dat de deelnemer jaarlijks recht heeft op 150 uur ondersteuning op het gebied van toezicht en advies. Hieraan zijn geen additionele kosten verbonden. Eventuele meeruren worden wel in rekening gebracht. De kosten maken integraal onderdeel uit van genoemde kosten bij overgebrachte archieven. De 150 uur ondersteuning vertegenwoordigen een waarde van € 18.273, --. Vanuit oogpunt van professionaliteit en onpartijdigheid zijn de toezicht- en adviesfunctie bij het HCL gescheiden. Beleidsmatige koers Als eventuele partner in de GR heeft de gemeente Kerkrade invloed op de beleidsmatige koers van het HCL. Bij tactische en operationele afwegingen, zoals bijvoorbeeld de volgorde van aansluiten op het e-Depot, krijgt een partner in de GR voorrang op partners van een DVO. Zorgplicht Bij toetreding tot de regeling worden beheer-, advies-, toezichttaken en beschikbaar stellen gedelegeerd naar de GR.

Dat betekent niet dat de bestuurlijke zorgplicht voor het beheer van de overgebrachte archieven, wordt overgeheveld van het College van burgemeester en wethouders naar het DB van het HCL. Wel de daarbij behorende taakuitvoering. Zorgplicht is onvervreemdbaar en hangt samen met de bestuurlijke eindverantwoordelijkheid. Het ambtelijk beheer voor de overgebrachte archieven (ongeacht de vorm) wordt voor wat betreft ambtelijke verantwoordelijkheid geplaatst bij de archivaris. Dat gebeurt door aanwijzing in de regeling en de DVO-constructie. Voor deelnemers in de regeling wordt de aanwijzing gedaan door het DB HCL, voor DVO-partners wordt dit gedaan door eigen de zorgdrager (het College van burgemeester en wethouders). Gegevensverantwoordelijk In het geval van partnerschap in de regeling wordt het HCL gegevensverantwoordelijk in het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Gegevensverantwoordelijkheid betekent dat het HCL verantwoordelijk is voor een juist en veilig beheer van persoonlijke en gevoelige gegevens. Dit houdt in dat het HCL moet zorgen voor de bescherming van deze gegevens tegen ongeoorloofde toegang, verlies of schade en dat ze de gegevens op een verantwoorde manier verzamelen, opslaan, gebruiken en delen. Mate van ontzorgen Bij een partnerschap in de GR wordt de gemeente in de hoogste mate ontzorgt door het HCL.

Beheer en beschikbaar stellen van het overgebracht archief én toezicht op het niet-overgebracht archief worden gedelegeerd naar het HCL. Personele capaciteit De gemeente Kerkrade heeft de beheer-, advies-, toezichttaken en het beschikbaar stellen van de archieven ondergebracht bij het cluster informatiebeheer van de afdeling Informatie. De gemeentearchivaris voert tevens taken uit als clusterleider informatiebeheer. De taken worden dus door één en dezelfde medewerker uitgevoerd. Het is niet wenselijk dat de beheer-, advies- en 16

toezichtzaken door één en dezelfde medewerker worden uitgevoerd: de archivaris keurt namelijk als het ware “haar eigen vlees”. Door de assistent archivaris worden archieven beschikbaar gesteld aan bezoekers van het informatiecentrum. Naast het beschikbaar stellen worden taken in het kader van het cultuur-historisch erfgoed uitgevoerd, zoals het inventariseren en beschrijven van het fotoarchief, het (mede) organiseren van activiteiten (Monumentenmaand) en het bemensen van het informatiepunt in de HUB en het secretariaat van de Straatnaamcommissie. Medewerker Archivaris Assistent archivaris

Taken historisch archief 0,3 fte 0,2 fte

Taken informatiebeheer 0,58 fte 0,57 fte

Toetreding tot de GR HCL betekent dat taken als beheer, adviseren, toezicht houden en beschikbaar stellen niet meer door voormelde medewerkers uitgevoerd worden. Einde 2025 gaat de gemeentearchivaris met pensioen en zal invulling van 0,3 fte niet meer noodzakelijk zijn. Ook zullen taken als het beschikbaar stellen van archieven door de assistent archivaris komen te vervallen. Wel moet nadrukkelijk rekening worden gehouden met de eisen die de nieuwe Archiefwet stelt. Andere taken zoals het eerder openbaar worden van informatie en de voorbereidingswerkzaamheden voor het overbrengen van de archieven door de verkorting van de overbrengingstermijn van twintig naar tien jaar zullen meer personele capaciteit vergen. Na toetreding door de gemeenten en het Waterschap, zal de kwalitatieve en kwantitatieve personele bezetting door het HCL in kaart worden gebracht. In het vacature-traject worden medewerkers van de toetredende gemeenten en het Waterschap als interne kandidaat beschouwd en hebben zij voorrang boven sollicitanten van “buitenaf”. Operationele en financiële risico’s In een GR is elke afzonderlijke deelnemer risicodrager voor het geheel. In dit geval betreft het een toetreding tot een GR waarin de taakuitvoering (beheer, toezicht en beschikbaar stellen) als tamelijk risicoloos worden ingeschat.

Ten aanzien van de financiële risico’s kan gesteld worden dat de GR in de afgelopen jaren een stabiele financiële positie heeft waardoor ook de financiële risico’s beperkt zijn. Advies Hoge kwaliteit en lage kwetsbaarheid alsmede efficiëntie en effectiviteit in zowel beleidsontwikkeling als taakuitvoering zijn noodzakelijk om maatschappelijke en technologische ontwikkelingen in de digitale wereld het hoofd te kunnen bieden. Samenwerking biedt de deelnemende partners de mogelijkheid om kennis en expertise te bundelen, middelen efficiënter in te zetten en daardoor slagvaardiger te kunnen opereren. Toetreding betekent dat personele uren bij de gemeente Kerkrade zullen vrijvallen. Een besparing op de korte termijn is mogelijk door pensionering van de gemeentearchivaris. Optie 1 biedt voor Kerkrade de hoogste mate van ontzorgen op het gebied van beheer-, advies-, toezichttaken en beschikbaar stellen.

17

5.2.

Optie 2 dienstverleningsovereenkomst met het HCL

De tweede optie is dat de gemeente Kerkrade per 1 januari 2026 een DVO afsluit met het HCL. Het HCL kan de gemeente Kerkrade ontzorgen op het gebied van beheer, adviseren, toezicht houden en beschikbaar stellen. Deze taken vergen specifieke juridische, tactische en operationele kennis op zowel analoog als in toenemende mate op digitaal vlak. Aangezien het HCL beschikt over deze expertise kan de gemeente Kerkrade bij het afsluiten van een DVO gebruik maken van deze expertise wat uiteraard een groot voordeel is. Belangrijk aandachtspunt is dat bij een DVO een risico-opslag van 25% geldt bij een overeenkomst voor 4 jaar en een risico-opslag van 10% bij een overeenkomst voor 8 jaar. Overgebrachte archieven Ook in het geval van een DVO dienen de overgebrachte archieven verplicht ondergebracht te worden in de archiefdepots van het HCL. Van de eis tot het onderbrengen van de archieven in de archiefdepots van het HCL kan niet worden afgeweken omdat vanuit de nieuwe Archiefwet wettelijk gezien zowel de zorgplicht als de beheerplicht ondeelbaar is. Voordelen: • De depots van het HCL voldoen aan hoge eisen voor de opslag van archieven en er vindt continu monitoring plaats. De Kerkraadse archiefbewaarplaats voldoet ook aan gestelde eisen, maar wordt vanwege de verouderde klimaatinstallatie minder frequent gemonitord dan de archiefdepots van het HCL.

Het risico bestaat dat een eventuele calamiteit minder snel wordt opgemerkt. • Het HCL beschikt over meer gespecialiseerde kennis om de duurzaamheid van de overgebrachte archieven te monitoren (denk hierbij aan eventuele schade aan boeken door schimmels of wisselingen in de klimatologische omstandigheden). • Archiefonderzoek door derden kan op één centrale locatie plaatsvinden omdat overgebrachte archieven van gemeenten in Zuid-Limburg bij het HCL opgeborgen zijn. Nadelen: • De langere wachttijden door medewerkers van de organisatie om dossiers te raadplegen omdat ze niet in “eigen huis” zijn opgeslagen. • De kosten voor externe opslag in de depots van het HCL. • Archiefonderzoekers kunnen het lastig vinden dat ze niet meer bij de gemeente terecht kunnen voor archiefonderzoek. • Bepaalde diensten vallen niet binnen de taakuitvoering van de DVO, zoals de materiële verzorging van overgebrachte archieven, duurzame toegankelijkheid, verwerving van particulier archief of seriematige digitalisering. Deze diensten kunnen partners met een DVO wel afnemen, maar dan tegen additionele kosten. • Op financieel gebied brengen de overgebrachte archieven in deze optie zowel eenmalige kosten met zich mee voor de verhuizing van de archieven naar de archiefdepots van het HCL als structurele kosten voor het beheren en beschikbaar stellen van het overgebracht archief (kostprijs strekkende meter).

18

In onderstaande raming is rekening gehouden met circa 900 strekkende meter overgebracht papieren archief met een gemiddelde jaarlijkse indexering van 3%. Omschrijving Structurele kosten 4-jarig DVO Toezicht en advies Totaal 8-jarige DVO Toezicht en advies Totaal Eenmalige kosten Verhuiskosten

2026

2027

2028

2029

2030

199.030 12.900

205.001 13.300

211.151 13.700

217.485 14.100

224.010 14.500

211.930

218.301

224.851

231.585

238.510

175.146 14.216

180.400 14.642

185.813 15.082

191.387 15.534

197.129 16.000

189.362

195.042

200.895

206.921

213.129

10.000

E-depot Door een DVO af te sluiten kan de gemeente Kerkrade gebruik maken van het e-Depot van het HCL. Voordelen: • De gemeente hoeft niet zelf te investeren in een e-Depot. • Personele capaciteit (kwaliteit en kwantiteit) voor het beheer hoeven niet geregeld te worden. • Het HCL heeft de kennis en expertise in huis wat betreft het digitaal aanleveren van informatie. Van die ervaring kunnen partners in het DVO ook gebruik maken. • De opslagkosten van digitaal archief zijn in verhouding goedkoper dan fysieke opslag. Nadelen: • Financiële kosten: bij toetreding tot de GR worden structureel per inwoner kosten in rekening gebracht, alsmede een bedrag per TB (of een aangebroken deel ervan). • Kerkrade is geen deelnemer van de GR en kan o.a. het beleid, visie en werkwijze niet medebepalen. In onderstaande raming is rekening gehouden met 1 TB digitaal archief, per inwoner, met een gemiddelde indexering van 3%. In de raming voor 2026 en 2027 zijn geen kosten opgenomen. Omschrijving Structurele kosten 4-jarig DVO Storage Totaal 8-jarig DVO Storage Totaal

2026

2027

2028

2029

2030

0 0 0

0 0 0

87.316 1.767 89.083

89.936 1.820 91.756

92.634 1.874 94.508

0 0 0

0 0 0

76.838 1.555 78.393

79.143 1.601 80.744

81.518 1.649 83.167

19

Toezicht en Advies Een nadeel van een DVO is dat de organisatie verplicht is om minimaal 100 uur ondersteuning op het gebied van toezicht en advies af te nemen. Eventuele meer-uren worden in rekening gebracht. Beleidsmatige koers De partner met een DVO heeft geen invloed op de beleidsmatige koers van het HCL. Dit kan een nadeel zijn als de organisatie hier toch op wil sturen. Bij tactische en operationele afwegingen zoals bijvoorbeeld de volgorde van aansluiten op het e-Depot krijgt een partner met een DVO geen voorrang op een partner in de GR. Gegevensverantwoordelijk In het geval van een DVO blijft de gegevensverantwoordelijkheid bij de gemeente Kerkrade. Gegevensverantwoordelijkheid betekent dat de gemeente Kerkrade verantwoordelijk is voor het juiste en veilige beheer van persoonlijke en gevoelige gegevens. Dit houdt in dat de gemeente moet zorgen voor de bescherming van deze gegevens tegen ongeoorloofde toegang, verlies of schade en dat ze de gegevens op een verantwoorde manier verzamelen, opslaan, gebruiken en delen. Mate van ontzorgen Bij een DVO wordt de gemeente in de hoge mate ontzorgt door het HCL, maar op een lager niveau dan bij een partner in de GR. Het beheer en beschikbaar stellen van het overgebrachte archief en toezicht op niet-overgebracht archief, wordt gedelegeerd aan het HCL. Personele capaciteit Einde 2025 gaat de gemeentearchivaris met pensioen.

Als gevolg hiervan is de personele capaciteit bij het gemeentearchief kwetsbaar en niet berekend om alle taken die horen bij digitaal informatiebeheer en het overbrengen ervan naar een e-Depot uit te voeren. Operationele en financiële risico’s Het voordeel van een DVO is dat de operationele en financiële risico’s minder hoog zijn dan bij toetreden tot de GR. Nadeel is dat bij een DVO vrijwel geen mogelijkheid is tot maatwerk. Er wordt één standaardovereenkomst aangeboden en zijn er geen mogelijkheden om deze naar behoefte in te richten. Argumentatie is dat door de bepalingen in de nieuwe Archiefwet dit niet mogelijk is. Advies: Deze optie biedt voor Kerkrade een hoge mate van ontzorgen op het gebied van het beheer, beschikbaar stellen en toezicht van informatie. Financieel gezien zijn de opties van een 4-jarige of 8jarige DVO duurder dan toetreden tot de GR HCL. De belangrijkste verschillen tussen opties 1 en 2 zijn: •

Financieel voordeel bij partner GR. Een DVO is, zeker op de lange termijn en met het oog op het e-Depot, financieel ongunstiger dan partnerschap. Partners ontvangen meer diensten en ondersteuning tegen een gunstiger tarief. a. Partner in de regeling ontvangt jaarlijks 150 uur beheer-, toezicht- en adviesdiensten. DVO moet minimaal 100 uur afnemen. Deze kostenpost wordt apart berekend bij de structurele jaarlijkse kosten. b. DVO partner betaalt risico-opslag voor analoog en digitaal archief: - 25% risico-opslag voor e-Depot diensten; - 25% risico-opslag voor beheer en beschikbaarstelling op strekkende meterprijs archief bij 4-jarig DVO; 20

-

•

• • •

•

•

5.3.

10% risico-opslag voor beheer en beschikbaarstelling op strekkende meterprijs archief bij 8-jarig DVO. Bepaalde diensten vallen buiten een DVO maar wel binnen de taakuitvoering voor partners in de GR: a. Materiële verzorging van overgebrachte analoge archieven. b. Duurzame toegankelijkheid. c. Verwerving van particulier archief. d. Mogelijkheid tot uitplaatsing van archief. Geen invloed op beleidsmatige koers HCL voor DVO-partners en bij tactische en operationele afwegingen zal partner in GR voorrang krijgen. Geen ruimte voor maatwerk in een DVO. In elk geval een standaard looptijd van minimaal vier jaar en maximaal acht jaar. In het geval van partnerschap in de GR wordt het HCL gegevensverantwoordelijk in het kader van de AVG. In het geval van een DVO blijft de gegevensverantwoordelijkheid bij de DVOpartner. Toetreding tot de GR betekent een hogere mate van ontzorgen. Beheer en beschikbaar stellen van het overgebrachte archief en toezicht op het niet-overgebracht archief worden immers gedelegeerd. Een DVO valt strikt genomen onder de aanbestedingsregels en toetreding tot de GR niet.

Optie 3 Gemeente Kerkrade blijft de taken in eigen beheer uitvoeren.

Bij optie 3 blijft de gemeente Kerkrade alle taken in eigen beheer uitvoeren. Overgebrachte archieven De gemeente Kerkrade beschikt over een gemeentelijke archiefbewaarplaats en is gelegen in de kelder van het Stadskantoor. De bewaarplaats heeft een opslagcapaciteit van circa 2 km te bewaren analoog archief. De analoge archieven omvatten de gemeentearchieven van Kerkrade, de voormalige gemeente Eygelshoven, de in bruikleen gegeven parochiearchieven van het Dekenaat Kerkrade en enkele particuliere archieven. De archiefbewaarplaats wordt niet alleen gebruikt voor te bewaren archieven maar ook voor het semi-statisch archief. De archieven tot en met het jaar 2000 zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en zijn voor publiek openbaar. De archiefperiode 2001 tot en met 2016 (hybride archief 264 m1) moet nog geschoond en bewerkt worden waarna overbrenging kan plaatsvinden en dit archief ook openbaar wordt. Voor de publieksfunctie wordt naast het gebruik van analoge beschrijvende inventarissen ook gebruik gemaakt van digitale inventarissen in het DMS. Tevens zijn dossiers te raadplegen bij www.Archieven.nl. De huidige archiefbewaarplaats voldoet niet meer aan de eisen die vanuit de Archiefwet aan een bewaarplaats worden gesteld.

De afgelopen jaren heeft diverse keren wateroverlast plaatsgevonden waardoor luchtvochtigheid en temperatuur niet meer voldoen aan de normen en schimmelvorming en aantasting van papier kunnen ontstaan. Het monitoren van het klimaat wordt nauwlettend in de gaten gehouden. Onderzoek door de afdeling personeel en organisatie (gebouwenbeheer) heeft uitgewezen dat bouwkundige kosten en het aanbrengen van een nieuwe klimaatinstallatie meer dan € 100.000,-zullen bedragen. 21

Voordelen: • De overgebrachte archieven kunnen in de gemeentelijke archiefbewaarplaats opgeslagen blijven. Net zoals in de huidige situatie dient wel periodiek onderhoud te worden gepleegd aan de archiefbewaarplaats (klimaatinstallatie) en zullen bouwkundige voorzieningen getroffen moeten worden. • Korte wachttijden door het in “eigen huis” hebben van de archieven. • Lage kosten van opslag. De papieren archieven kunnen opgeslagen blijven in de archiefbewaarplaats. • Archiefonderzoekers kunnen in de gemeente terecht voor archiefonderzoek. Nadelen: • De archieven zijn verspreid over de gemeentelijke archiefbewaarplaats en een tweetal archiefkelders. • De archiefbewaarplaats voldoet niet aan de huidige klimaateisen die in de Archiefwet gesteld worden. Luchtvochtigheid en temperatuur zijn te hoog zijn. Calamiteiten als schimmelvorming en aantasting van het te bewaren analoge archief liggen op de loer en kunnen grote gevolgen hebben voor het gemeentelijk archief. • Vooralsnog kunnen geen technische bouwkundige voorzieningen worden getroffen voor de klimaatbeheersing. In overleg met externe bouwbedrijven en de gemeentelijke gebouwendienst is geconstateerd dat voorzieningen pas na een jaar getroffen kunnen worden vanwege optrekkend vocht in betonnen muren en vloeren. Dit zal een grote kostenpost met zich meebrengen.