bijlage-handleiding-accountantscontrole.pdf

Bij openbaar overleggen en/of overleg op internet zetten zal het overleg sneller politiek worden. Adviseurs Vaak nemen ook medewerkers van de griffie, ambtenaren en/of de wethouder financiën deel aan de

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

47

commissie als adviseur van de commissie. Soms nemen ook burgerleden deel. We verwijzen hier naar tekstkader 9 wat betreft de adviesrol van ambtenaren en/of collegeleden. Taken De onderwerpen die minimaal aan bod komen in de auditcommissie zijn de aanbesteding, de planning, de inhoud van de controle, de controleverklaring en het verslag van bevindingen. Het gaat dus om de belangrijkste momenten. Daarnaast kan bijvoorbeeld ook de managementletter worden besproken. Dit hangt er ook vanaf of de raad(scommissie) dit als een onderwerp voor de raad ziet; de managementletter gaat over de bedrijfsvoering (zie paragraaf 3.4). Er zijn ook auditcommissies die zich richten op de interne controle. Onder de interne controle kunnen bijvoorbeeld ook de bevindingen van de Ombudsman vallen, evenals de klachten die binnen komen en de klachtafhandeling. Tot slot, kan het een van de taken van de auditcommissie zijn om de andere onderzoeken en ontwikkelingen rond planning & control te koppelen (zie tekstkader 9). Het gaat dan bijvoorbeeld om de onderzoeken van de rekenkamer(commissie) en de zogenaamde 213a onderzoeken. Ook de voordracht (sollicitatieprocedure) van de leden van de rekenkamer(commissie) en de voorbereiding van aanpassingen van bijvoorbeeld de financiële verordening, het risicobeleid en de nota reserves en voorzieningen kan door de auditcommissie worden gedaan.

Communicatie De communicatie tussen de auditcommissie en de raad is van belang. Vaak koppelt het fractielid dat deelneemt aan de auditcommissie terug aan de fractie. Dat is echter niet voldoende. Een terugkoppeling en/of advies van de auditcommissie aan de raad is van belang. Het is goed daarover afspraken te maken. Tot slot, merken we op dat het voor de betrokkenheid van de raad en de invulling van de verantwoordelijkheid van de raad van belang is dat de raad ook over de controleverklaring praat; waarbij bij voorkeur de accountant aanwezig is (zie ook paragraaf 3.2). Waar de auditcommissie te regelen? De regels rond de auditcommissie kunnen worden vastgelegd in een verordening. Dat kan in de 212-verordening, maar ook in een afzonderlijke verordening (de verordening op de auditcommissie). Een alternatief is de auditcommissie te regelen in een raadsbesluit en dan bijvoorbeeld in een huishoudelijk reglement de nadere uitwerking te regelen. Een voordeel hiervan is dat dit flexibeler is dan een verordening.17

5.2

Hoe kan de raad worden ondersteund? Ondersteuning De raad kan ondersteuning nodig hebben voor de benodigde financiële kennis en daarnaast voor praktische zaken, met name het budgethouderschap. We gaan daar in deze paragraaf verder op in. Ook bij de aanbesteding kan de raad ondersteuning nodig hebben, bij de inkoopprocedures en bij de planning. In hoofdstuk 4 zijn we daar op ingegaan (zie paragraaf 4.2).

5.2.1

Financiële kennis Aanwezigheid financiële kennis Zoals in paragraaf 2.3 aangegeven vindt 20% van de raadsleden en griffiers die de enquête hebben ingevuld de financiële kennis bij de raad voor het uitvoeren van de controlerende functie goed, 50% vindt het voldoende, 26% matig en 5% onvoldoende. Enerzijds is dit een vrij positief beeld, anderzijds is er bij circa 30% nog ruimte voor verbetering. De accountants zijn kritischer over de financiële kennis van de raadsleden (14% voldoende, 56% matig en 31% onvoldoende).

17

48

Deloitte, Auditcommissie: De ogen en oren van de gemeenteraad, 2008.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Vergroten financiële kennis In de enquête is gevraagd of de invullers zelf behoefte hebben aan extra ondersteuning bij het vergroten van de eigen financiële kennis. In figuur 8 hebben we het antwoord op deze vraag opgenomen. Hieruit blijkt dat ten minste ruim 20% behoefte heeft aan ondersteuning. Dit geldt zowel voor griffieleden als voor raadsleden. De antwoorden van de beide groep invullers verschillen niet heel veel. Dit uitgezonderd de mogelijkheid tot het opdoen van kennis via de politieke partij; die mogelijkheid is er alleen voor raadsleden. Figuur 8 behoefte aan extra ondersteuning voor het vergroten van de eigen financiële kennis (Meerdere antwoorden mogelijk. Percentage van respons.)

Ja, ik zou graag naar een of enkele bijeenkomsten gaan op dit gebied

Ja, ik heb behoefte aan een digitale cursus

Ja, ik heb behoefte aan handleidingen

Nee, dat wordt door onze gemeente zelf goed georganiseerd

Nee, dat wordt door de politieke partij geregeld

Nee, ik ben tevreden met de kennis die ik heb 0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

Ondersteuning financiële kennis bij griffie of organisatie De griffie ondersteunt de raad. Binnen de griffie kan financiële deskundigheid aanwezig zijn. Dit is onder andere afhankelijk van de omvang van de griffie. 28% van de invullers van de enquête vindt dat de raad moet kunnen terugvallen op de griffie voor financiële kennis. Bij de griffieleden is dat 37% (zie hiervoor figuur 1 op pagina 16). Daarnaast kunnen raadsleden vaak ook terugvallen op financieel specialisten binnen de organisatie. 68% van de invullers van de enquête vindt dat dit moet kunnen. Bij de griffieleden is dat 80%. Ook is in de enquête gevraagd aan raadsleden en griffiers op wie de auditcommissie of de gemeenteraad steunt. De antwoorden op deze vraag zijn in tabel 2 opgenomen. Tabel 2 Op wie steunt de auditcommissie of de gemeenteraad bij de volgende onderwerpen? (Meerdere antwoorden mogelijk. Percentage van respons.) Mogelijke antwoorden

Niemand

Griffie

Gemeentelijke organisatie

College

Anderen

Weet ik niet

Uitnodigen accountant voor overleg

1

67

31

12

2

13

Vragen stellen aan de accountant

11

50

38

16

7

14

Het bepalen van speerpunten

13

33

37

28

12

18

Planning behandeling jaarrekening

1

57

49

32

4

12

Behandelen eventuele meerwerknota’s

4

35

44

24

4

27

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

49

Ondersteuning auditcommissie Het is mogelijk dat er in een raad of in een (grotere)fractie geen of beperkt financiële kennis aanwezig is. Raadsleden kunnen zich dan laten adviseren door de griffie of ambtelijke organisatie. Het is ook mogelijk kennis van buiten te halen door kennis in te huren, bijvoorbeeld een financieel adviseur die de rol als sparring partner vervult voor de commissie. Ook kan er worden gekeken of er burgers of burgerleden zijn die financiële kennis hebben en de auditcommissie kunnen adviseren.

Tip: denk bij weinig financiële kennis in de raad of fractie ook aan externe ondersteuning van de raad.

5.2.2

Budgethouderschap Budgethouderschap De budgethouder beheert het budget; dat is het bedrag van de accountantscontrole. Bij de overeenkomst is een budget bepaald voor het eerste controlejaar. Vervolgens bevestigen de raad en de accountant jaarlijks hun afspraken in een brief met de jaarlijkse opdrachtverstrekking. Deze brief is gebaseerd op de overeenkomst. Ook wordt er dan rekening gehouden met de actuele wijzigingen op de uitgangspunten, bijvoorbeeld ontwikkelingen in de organisatie en nieuwe wet- en regelgeving (zie ook paragraaf 4.3 onder het kopje ‘Welke afspraken over de kosten voor meerwerk kunnen worden gemaakt’). Akkoord gaan met deze brief is een taak van de budgethouder. Daarnaast loopt ook het meerwerk via de budgethouder. Wie is de budgethouder? In de enquête is ook gevraagd wie het budgethouderschap heeft van de accountantscontrole. 54% van de invullers van de enquête voor raadsleden en griffiers geeft aan dat de raad of de griffie het budgethouderschap heeft. 28% geeft aan dat de ambtelijke organisatie het budgethouderschap heeft. 18% weet niet wie het budgethouderschap heeft. Sommige raden hebben het budgethouderschap gesplitst. De raad heeft het budgethouderschap voor het bedrag van de controle-opdracht; inclusief de eventuele extra vragen van de raad bij de controle.

Voor eventuele andere kosten, voor bijvoorbeeld meerwerk, heeft vervolgens de organisatie het budgethouderschap. Complexiteit budgethouderschap Het budgethouderschap is bij de accountantscontrole vaak complex. Dit omdat het een vrij grote aanbesteding (over meerdere jaren) betreft van specialistisch werk. Het inschatten van een redelijke prijs is voor de raad ingewikkeld, maar ook voor de accountant (zie paragraaf 4.3). Daarnaast kunnen er veranderingen optreden, waarmee geen rekening is gehouden. Dit kan worden veroorzaakt door de gemeente (verandering van processen) of door het rijk (verandering wet- en regelgeving). Ook kan de raad extra vragen stellen, waardoor een aanvullende opdracht ontstaan. De complexiteit en de omvang vragen steeds meer om professioneel contractmanagement. Betrokkenheid van de organisatie – van de afdeling inkoop – is dan ook wenselijk. Transparantie Bij het budgethouderschap speelt ook de vraag: hoe om te gaan met meerwerk? een rol. In de eerste plaats is het van belang transparant om te gaan met de kosten voor meerwerk en daarover in gesprek te gaan. In de tweede plaats is het van belang om iemand binnen de raad(scommissie) of iemand van de griffie aan te wijzen die over het budget gaat vanuit de raad. Dit in combinatie met een contactpersoon binnen de organisatie.

De reden hiervoor is dat ongeacht waar het budgethouderschap precies is belegd het van belang is dat de raad(scommissie) en de organisatie zich samen over budgetvragen buigen. De redenen voor hogere kosten kunnen immers met de organisatie en/of met vragen van de raad te maken hebben. Daarnaast is het zowel voor de organisatie als raad van belang dat het budget transparant is. Ten slotte, zit er in de organisatie vaak meer kennis en ervaring met aanbestedingen en de kosten ervan dan in de raad. Dat laat onverlet dat de raad de opdrachtgever is. Zorg er vervolgens voor dat beide contactpersonen samen met de accountant praten. Zie verder paragraaf 4.3.

50

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Bijlagen Bijlage A) Snel problemen oplossen 1) Te weinig raadsleleden hebben financiële kennis. Wat kunnen we doen? Hiervoor zijn een paar opties: • een aantal raadsleden volgen cursussen (bijvoorbeeld van de politieke partij, de VNG, de eigen gemeente of een externe organisatie) en maken zich alsnog de kennis eigen; • de raad zoekt ondersteuning bij de griffie en/of de ambtelijke organisatie; • de raad laat zich ondersteunen door een externe adviseur. 2) • •

•

•

•

Waar vind ik meer informatie over de jaarrekening, de accountantsverklaring of andere financiële onderwerpen? Er is geen website die zich specifiek richt op het uitleggen van financiële onderwerpen voor raadsleden. Er zijn enkele websites met informatie over financiële onderwerpen: Op de website van de VNG staat informatie over de gemeentefinanciën. Er staat onder andere uitleg over de begroting voor raadsleden: https://vng.nl/onderwerpenindex/gemeentefinancien/ begroting-en-verantwoording/wegwijzer-gemeentebegroting. Ook is op de VNG-website de publicatie: ‘De wondere wereld van de gemeentefinanciën’ te vinden met uitleg over de inkomsten en uitgaven van gemeenten en enkele andere onderwerpen: https://vng.nl/files/ vng/20140313-de-wondere-wereld-van-gemeentefinancien.pdf. De website van de commissie BBV - www.commissiebbv.nl - geeft nadere uitleg over het BBV en ook over het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Meer informatie over het normenkader is hier bijvoorbeeld te vinden. Op de website http://kennisopenbaarbestuur.nl/thema/gemeentefonds/ staat een filmpje over de werking van het gemeentefonds. Ook de vijf voorgeschreven financiële kengetallen worden er uitgelegd. Op de website: http://www.waarstaatjegemeente.nl/zijn indicatoren van gemeenten opgenomen.

3)

Ik weet niet of het bij ons administratief goed is georganiseerd; wat betekent dat voor de aanbesteding van de accountantscontrole? Voor de accountantscontrole is de kwaliteit van de financiële organisatie van belang. Dit maakt namelijk uit voor de inrichting van de controle en daarmee voor de kosten. Zie verder paragraaf 4.3, onder het kopje ‘hoe staat de organisatie ervoor?’ 4) Wat kan ik de controller vragen? De controller is verantwoordelijk voor de financiële sturing van de organisatie en grotere organisatieonderdelen. Raadsleden kunnen de controller vragen stellen over de financiën. De controller kan dan de vragen zelf beantwoorden, doorverwijzen naar een specialist of een technische sessie met raadsleden houden.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

51

5) Wat is de rol van de interne auditor(s)? De interne auditor heeft een rol in de kwaliteitsborging van de (financiële) organisatie. Hij kijkt naar de kwaliteit van procedures en geeft advies over verbetering ervan. Hoe hoger de kwaliteit van de interne audit hoe meer de accountant daar gebruik van kan maken. 6) Heeft het college ook een accountant?/Kan het college ook een accountant hebben? Een gemeente heeft één jaarrekening met één controleverklaring afgegeven door een accountant die daarvoor bevoegd is. Deze accountant wordt door de raad aangewezen.18 Er is dus één accountant die de jaarrekening controle doet. Het college kan geen tweede accountant aanwijzen voor dezelfde controle. De raad kan het college ook niet vragen de accountant aan te wijzen. Het college kan wel een aanvullende opdracht geven aan de accountant, als dat niet strijdig is met de controle van de jaarrekening. Het gaat dan bijvoorbeeld om de controle van specifieke verantwoordingen, mee te denken over de wijze van inrichting van de interne beheersing en het risicomanagement. Het is dan voor de transparantie wel goed dat dit aan de (voorzitter van de) auditcommissie wordt doorgegeven. Voor andere opdrachten dan de controle van de jaarrekening kan het college wel een andere accountant opdracht geven.

Ook kan het college een auditor aanstellen om de kwaliteit van de administratieve organisatie te verbeteren (zie verder onder de vraag; ‘wat is een (interne) auditor?’). 7)

We denken dat we geen accountant gaan vinden. Wat kunnen we daaraan doen? / hoe zorgen we ervoor dat er voldoende kantoren inschrijven op onze aanbesteding? In tekstkader 7 hebben we vijf aandachtspunten opgenomen die van belang zijn voor het wel of niet inschrijven van accountants. Hou daar in ieder geval rekening mee. Daarnaast is het mogelijk andere gemeenten te vragen naar hun ervaringen of contact op te nemen met de VNG en/of het Ministerie van BZK19 voor advies. 8) De rekening van de accountant is veel hoger dan verwacht? Wat kan ik daaraan doen? Ga het gesprek aan met de accountant. Het is dan ook handig er iemand van de organisatie bij te vragen. Het gaat dan om de afdeling financiën of de controller; zij kunnen het beste beoordelen of de punten van de accountant herkenbaar zijn. Bespreek ook of het een optie is dat de organisatie nog wat extra’s doet in plaats van de accountant. Bespreek naast de redenen van de hogere kosten ook de gevolgde procedure. Een vooraf aangekondigde verwachting van meerkosten met onderbouwing volgens een afgesproken procedure is iets anders dan een mededeling na de controle dat de rekening hoger is. Zie paragraaf 4.3 onder het kopje ‘Welke afspraken over de kosten voor meerwerk kunnen worden gemaakt?’ Voor een uitgebreidere uitwerking van hoe om te gaan met meerkosten.

9) Onze verklaring is niet-goedkeurend mogen we nu wel de jaarrekening vaststellen? Een jaarrekening kan bij een niet-goedkeurende verklaring worden vastgesteld. Wel van belang voor het vaststellen is dat de verklaring er is. Vaststellen zonder controleverklaring en verslag van bevindingen kan niet. De strekking van de verklaring is voor het vaststellen niet van belang. Zie verder paragraaf 3.5 voor de mogelijkheden van het omgaan met een niet-goedkeurende verklaring.

18

19

Het tweede lid van artikel 213 van de Gemeentewet luidt: “De raad wijst een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de in artikel 197 bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Voor de controle van de jaarrekening 2016 konden vier gemeenten in eerste instantie geen accountant vinden. De Minister van BZK heeft deze gemeenten uitstel gegeven van het vaststellen van de jaarstukken tot 30 september. Hierdoor had een accountantskantoor alsnog ruimte de jaarrekeningcontrole bij deze gemeenten te verrichten (brief van de Minister van BZK van 6 februari 2017 aan de Tweede Kamer).

52

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Bijlage B) Woordenlijst Administratieve organisatie en interne controle In een AO/IC worden processen beschreven, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op functie- en afdelingsniveau vastgelegd, evenals risico’s en maatregelen van interne controle. Tot slot, wordt ook de kwaliteitstoetsing, kwaliteitsverbetering en voortgangsbewaking en managementrapportages beschreven. Het doel is de administratie en controle zo te beschrijven dat iedereen weet wat hij moet doen, waarbij er voldoende aandacht is voor functiescheiding en controle, zodat de kwaliteit is geborgd. AFM Zie onder Autoriteit Financiële Markten. AO/IC Zie onder administratieve organisatie en interne controle. Autoriteit Financiële Markten Deze autoriteit heeft onder andere als taak het verstrekken van vergunningen aan accountants voor het mogen controleren van jaarrekeningen van gemeenten. De autoriteit houdt vervolgens toezicht op deze vergunninghouders. BBV Zie onder Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Besluit op basis van het eerste lid van artikel 186 van de Gemeentewet. Dit besluit bevat de regels voor de inrichting van de begroting, de begrotingswijzigingen, de meerjarenraming, de jaarrekening en het jaarverslag van gemeenten.

Ook zijn er regels opgenomen voor door het college vast te stellen documenten ten behoeve van de uitvoering van de begroting en de jaarrekening en door het college aan derden te verstrekken informatie op basis van de begroting en de jaarrekening en de controle van deze informatie. Budgethouderschap De budgethouder beheert het budget; dat is het bedrag van de accountantscontrole. Bij de overeenkomst is een budget bepaald voor het eerste controle jaar. Vervolgens bevestigen de raad en de accountant jaarlijks hun afspraken in een brief met de jaarlijkse opdrachtverstrekking. Deze brief is gebaseerd op de overeenkomst. Ook wordt er dan rekening gehouden met de actuele wijzigingen op de uitgangspunten, bijvoorbeeld ontwikkelingen in de organisatie en nieuwe wet- en regelgeving. Akkoord gaan met deze brief is een taak van de budgethouder. Daarnaast loopt ook het meerwerk via de budgethouder. BZK Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Controle- en Overige Standaarden Kort samengevat zijn het nadere regels die de accountant dient te volgen bij de controle. Het betreft nadere voorschriften op basis van artikel 24 van de Verordening Gedrags- en Beroepsregels Accountants.

De COS zijn gebaseerd op de ‘International Standards on Auditing’ (ISA ontwikkeld door IFAC; de International Federation of Accountants) en worden door de minister van Financiën goedgekeurd en vervolgens gepubliceerd in de Staatscourant. (NV) COS Zie onder Controle- en Overige Standaarden. NBA De Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants. De NBA is de beroepsorganisatie van accountants in Nederland.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

53

VNG Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Accountant Iemand die op basis van een opleiding in het accountantsregister staat ingeschreven. Voor het controleren van de jaarrekening van gemeenten dienen accountants een vergunning hebben en ingeschreven staan in het vergunningenregister van de AFM (Autoriteit Financiële Markten). Accountantsverklaring In plaats van deze term wordt meestal de term controleverklaring gebruikt; zie verder onder controleverklaring. (Natuurlijke) adviesfunctie (of signalerende functie) accountant Adviezen en punten van aandacht die bijvoorbeeld een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen, van de bevindingen in andere gemeenten of die voortkomen uit ontwikkelingen op het vakgebied. De focus ligt hierbij op de bedrijfsvoering. Het gaat om adviezen die zonder extra werk kunnen worden gedaan. Het gaat er dan om dat de accountant aangeeft wat hem opvalt. Wat doet de gemeente anders dan andere gemeenten? Wat is hij tegengekomen? Wat is zijn advies? Algemene voorwaarden In algemene voorwaarden leggen ondernemers de regels vast die zij gebruiken bij de verkoop van producten of diensten. Dit schept duidelijkheid over allerlei zaken die met de verkoop te maken hebben. Ook opdrachtgevers kunnen algemene voorwaarden opstellen voor de te verstrekken opdracht.

Artikel 12 (van de Financiële Verhoudingswet) Dit artikel bepaalt dat gemeente een aanvullende uitkering kunnen krijgen indien de algemene middelen van de gemeente aanmerkelijk en structureel tekort zullen schieten om in de noodzakelijke behoeften te voorzien, terwijl de eigen inkomsten van de gemeente zich op een redelijk peil bevinden. Indien een gemeente deze bijdrage krijgt, komt deze uit het gemeentefonds. De bijdrage wordt in mindering gebracht bij de andere gemeenten. Auditcommissie Een raadscommissie die de accountantscontrole coördineert vanuit de raad. De commissie kan verschillende taken hebben, maar in het algemeen gaat het ten minste om het voorbereiden van de benoeming van de accountant, het voeren van gesprekken met de accountant en het bespreken van de stukken van de accountant. Vervolgens adviseert de auditcommissie de raad over de diverse punten. De auditcommissie kan ook een andere naam hebben. (interne) Auditor Heeft een rol in de kwaliteitsborging van de (financiële) organisatie. Hij kijkt naar de kwaliteit van procedures en geeft advies over verbetering ervan. Hoe hoger de kwaliteit van de interne audit hoe meer de accountant daar gebruik van kan maken. Bestek De omschrijving van een uit te voeren werk, inclusief de administratieve, juridische en technische bepalingen en uitvoeringsvoorwaarden.

Best Value Procurement Een inkoopmanier waarbij de inschrijvingen in de gunningsfase worden gewaardeerd volgens het principe dat de meeste waarde moet worden verkregen voor de laagste prijs. De wijze van inkopen is erop gericht dat de opdrachtformulering relatief weinig vereisten kent, waardoor de inschrijvers meer ruimte hebben voor hun expertise. Zie verder tekstkader 8. BVP Zie onder Best Value Procurement.

54

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Controleplan Planning van controlemaatregelen voor het ondervangen van risico’s van materiële onjuistheden in de jaarrekening. Het gaat dan om de jaarrekening als geheel en de onderliggende processen en jaarrekeningposten. Controleverklaring Deze verklaring bevat het oordeel van de accountant over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid. Dit oordeel kan goedkeurend zijn, met beperking, oordeelsonthouding of niet-goedkeurend (zie ook tekstkader 1). Controleverordening Zie onder 213 – verordening. Financiële verordening Zie onder 212- verordening. Getrouw beeld Dit wil zeggen dat het beeld dat wordt gegeven in de jaarrekening klopt. Bijvoorbeeld als een jaarrekening een klein positief saldo laat zien en de accountant geeft een goedkeurende verklaring dan klopt dit beeld. Als een accountant bijvoorbeeld ziet dat er niet reële afschrijvingstermijnen worden gehanteerd, of dat grondexploitatie opbrengsten te hoog worden ingeschat dan zal hij dit opmerken. Als dit leidt tot een ander beeld zal hij geen goedkeurende verklaring geven. Goedkeuringstolerantie Percentage fouten of onzekerheden in de jaarrekening waarbij nog een goedkeurende accountantsverklaring gegeven wordt. Het gaat om een percentage van de totale lasten van de jaarrekening (zie ook tekstkader 1). Interimcontrole De interimcontrole richt zich op de bedrijfsvoering en administratieve organisatie.

De interimcontole vindt in het najaar van het te controleren jaar plaats. De controle heeft twee doelen. Het eerste doel is dat de organisatie eventueel nog aanpassingen kan doen. Het tweede doel is dat de accountant kan bepalen hoe zijn controle in te richten. Jaarrekening De financiële verantwoording over een begrotingsjaar van de gemeente. De jaarrekening omvat het overzicht van de baten en lasten en de balans met toelichtingen. Jaarstukken De jaarrekening en het jaarverslag. Jaarverslag De verantwoording over het beleid van een begrotingsjaar van de gemeente. Het jaarverslag omvat de programmaverantwoording en de paragrafen. Managementletter Brief/notitie van de accountant naar aanleiding van de interimcontrole, waarin de accountant aanbevelingen doet aan het bestuur met betrekking tot de bedrijfsvoering en de administratieve organisatie. De managementletter is aan het college en het management gericht. Als de managementletter naar de raad wordt gestuurd, is hij openbaar (zie verder paragraaf 3.4). Marktconsultatie Een informatie-uitwisseling met mogelijke aanbesteders. De marktconsultatie wordt door de opdrachtgever georganiseerd. Het doel kan onder anders zijn om aan de hand van de opgedane informatie en inzichten de haalbaarheid en de randvoorwaarden van de opdracht vast te stellen.

Welke criteria bij de opdrachtformulering te stellen? en welke beoordeling is passend? Een

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

55

marktconsultatie kan ook breder zijn en als doel hebben het verkrijgen van inzicht in mogelijke oplossingen voor een probleem. Voor de aanbesteding van de accountantscontrole kan een marktconsulatie bijvoorbeeld een overweging zijn als er het beeld van de kwaliteit van de financiële organisatie niet voldoende is. De marktconsultatie vraagt veel van de partijen. Het moet dus redelijk zijn om dit te vragen. Bij een intensieve marktconsultatie is een betaling voor de consultatie te overwegen. Normenkader (voor de accountantscontrole) Betreft de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeente zelf. (artikel) 213a – Onderzoeken Onderzoeken op basis van artikel 213a van de Gemeentewet. Dit artikel bepaalt dat het college periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur verricht. Het college brengt schriftelijk verslag uit aan de raad van de resultaten van de onderzoeken. Prestatie-inkoop Zie Best Value Procurement. Preventief toezicht De toezichthouder (gedeputeerde staten) keuren de begroting en begrotingswijzingen vooraf goed. Preventief toezicht wordt ingesteld indien de begroting niet structureel en reëel in evenwicht is. Bij het overschrijden van de termijnen van het opsturen van de vastgestelde jaarstukken en begroting kan ook preventief toezicht worden ingesteld.

Programma van eisen In het programma van eisen en wensen worden de technische en functionele (minimum)eisen waaraan de opdracht moet voldoen beschreven. Bij een Europese Aanbesteding worden hier diverse voorwaarden aan gesteld. Zo moet de vraagspecificatie transparant, non-discriminatoir zijn en niet in strijd met het gelijkheidsbeginsel. De eisen en wensen moeten proportioneel zijn. Rapporteringstolerantie Percentage fouten of onzekerheden in de jaarrekening waarover wordt gerapporteerd in het verslag van bevindingen. Het gaat om een percentage van de totale lasten van de jaarrekening. Het wettelijke (minimum)percentage is gelijk aan het wettelijke (minimum)percentage voor de goedkeuringstolerantie (zie ook tekstkader 1). Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole (ook wel financiële rechtmatigheid genoemd) Er is gehandeld in overeenstemming met alle wetten en regels voor de financiën en het college heeft gedaan wat is afgesproken wat betreft financiële handelingen. (lokale)Rekenkamer(commissie) De rekenkamer(commissie) onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Een door de rekenkamer ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur bevat niet de controle van de jaarrekening die door de accountant wordt gedaan.

De rekenkamer of rekenkamercommissie is verplicht op basis van artikel 182 van de Gemeentewet. Sisa – bijlage Sisa staat voor single information en single audit (van specifieke uitkeringen). Dat wil zeggen het gelijktijdig met de jaarrekening presenteren (single information) en laten controleren (single audit) van informatie die het rijk wil hebben vanwege het verstrekken van specifieke uitkeringen. Doordat de informatie als bijlage bij de jaarrekening is opgenomen kan deze relatief eenvoudig worden gecontroleerd door de accountant. Het is verplicht deze bijlage tegelijkertijd te laten controleren met de jaarrekening. De raad is verantwoordelijk voor de bijlage.

56

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Social return (on investment) Afspraken met als doel een bijdrage te leveren aan het vergroten van de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dit kan bij een aanbesteding verplicht worden gesteld. (financieel) Toezichthouder De financieel toezichthouder voor gemeenten zijn de gedeputeerde staten van de provincies. De financieel toezichthouder ziet erop toe dat de begroting structureel en reëel in evenwicht is. Indien dit niet het geval is en het niet aannemelijk is dat in de eerstvolgende jaren een structureel en reëel evenwicht tot stand zal worden gebracht, stelt de toezichthouder de gemeente onder preventief toezicht. Dat wil zeggen de begroting en begrotingswijzigingen moeten worden goedgekeurd door gedeputeerde staten. Verslag van bevindingen In dit verslag wordt het oordeel van de controleverklaring nader toegelicht. Ook bij een goedkeurende verklaring geeft de accountant aan wat hij is tegengekomen. Zie verder paragraaf 2.2. 212-Verordening (ook wel financiële verordening genoemd) Verordening op basis van artikel 212 van de Gemeentewet. Dit artikel bepaalt dat de raad een verordening vaststelt met de uitgangspunten voor het financiële beleid, voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie.

In deze verordening regelt de gemeente bijvoorbeeld wanneer de raad de programma-indeling van de begroting vaststelt en wanneer de tussentijdse rapportages aan de raad worden aangeboden. 213-Verordening (ook wel controleverordening genoemd) Verordening op basis van artikel 213 van de Gemeentewet. Dit artikel bepaalt dat de raad bij verordening regels vaststelt voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. In deze verordening wordt met name de interne controle geregeld. Wet normering topinkomens Het doel van de wet is het tegengaan van bovenmatige beloningen en ontslagvergoedingen bij instellingen in de (semi) publieke sector. In de wet worden inkomens en ontslagvergoedingen van topfunctionarissen bij instellingen met een publieke taak genormeerd en openbaar gemaakt. Jaarlijks worden de bezoldigingsnormen in een ministeriële regeling vastgesteld. Voor de accountantscontrole betekent deze wet dat de rapportering over de inkomens van topmanagers en bestuurders mee moet worden genomen in de controle. Voor gemeenten gaat het om de inkomens van de griffier en de gemeentesecretaris. WNT Zie onder Wet normering topinkomens.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

57

Bijlage C) Adviezen werkgroep Vernieuwing accountantscontrole gemeenten, 2015 De werkgroep vernieuwing accountantscontrole heeft zeven adviezen gegeven. Advies 1) is relevant voor deze publicatie. Dit advies is hieronder opgenomen. Advies 3) is opgenomen, omdat advies 1) daarnaar verwijst. Advies 1) opdrachtgeverschap De gemeenteraad is de opdrachtgever van de accountantscontrole. Meer aandacht voor de kwaliteit van het opdrachtgeverschap van de raad is nodig. De werkgroep adviseert: de VNG een handreiking te maken voor de versterking van het opdrachtgeverschap van de raad. Factoren, zoals de rol en samenstelling van de auditcommissie, aansluiting interne en externe controle, en de aanbesteding van de accountantscontrole maken onderdeel uit van de handreiking. de VNG zich bij het maken van deze handreiking te laten ondersteunen door in ieder geval raadsleden, griffiers, (inkoop)deskundigen, interne controleurs en accountants. de overwegingen voor een accountant in private sector of in publieke dienst (zie advies 3) onderdeel uit te laten maken van de handreiking. Advies 3) keuzen tussen accountants Het is belangrijk dat gemeenten een accountant hebben die goed aansluit bij de controlebehoeften van gemeenteraden. Er zijn twee hoofdmogelijkheden bij de keuze voor een accountant: een accountant in publieke dienst en een accountant in private dienst.

De werkgroep signaleert dat gemeenten, als ze eenmaal een accountant in private of een accountant in publieke dienst hebben, dit niet meer heroverwegen. Beide mogelijkheden hebben echter voor- en nadelen. De werkgroep vernieuwing accountantscontrole gemeente adviseert gemeenteraden de keuze voor een accountant in private en/of publieke dienst een expliciete keuze te maken en niet een gewoonte.

58

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Bijlage D) Leden werkgroep versterking opdrachtgeverschap van de raad bij de accountantscontrole Rob Ellermeijer Dennis van der Graaf Jan Houtenbos Frank van Kommer Huib Kruijt Tom Veerman Rein-Aart van Vugt Edwin Westphal Katie Zwetsloot Melchior Kerklaan Elma van de Mortel

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Raadslid, gemeente Amstelveen Concerncontroller, gemeente Alblasserdam Raadslid, gemeente Bergen (Noord – Holland) PWC Griffier, gemeente Katwijk Auditdienst ACAM (gemeente Amsterdam) Deloitte Concerncontroller, gemeente Zaanstad VNG VNG (secretaris) IdeeVersa (rapporteur/adviseur)

59

Bijlage E Deelnemers bijeenkomst raadsleden en griffiers Henk Bouwmans Rob Ellermeijer Gerrit Hagelstein Arthur ten Have John Heuvelings Pieter Holkamp Jan Houtenbos Huib Kruijt Ron van Loon Pierre Sijben Marjolein Valasek – Slijkhuis Hester Tjalma Jelle de Visser Melchior Kerklaan Elma van de Mortel

60

Directeur, vereniging raadslid.nu Raadslid, gemeente Amstelveen Griffier, gemeente Ede Griffier, gemeente Zwolle Raadslid, gemeente Venlo Raadslid, gemeente Capelle aan den IJssel Raadslid, gemeente Bergen (Noord – Holland) Griffier, gemeente Katwijk Raadslid, gemeente Breda Raadslid, gemeente Weert Secretaris van de auditcommissie, gemeente Katwijk Bestuursadviseur, vereniging van griffiers Raadslid, gemeente Leeuwarden VNG (secretaris) IdeeVersa (rapporteur/adviseur)

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

61

Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 | 2514 JS Den Haag info@vng.nl