Document · PDF

Bijlage 6.1 - Ondernemingsplan 2027 HCL

Gemeenteraad 1 juli 2026, gemeente KerkradeBij agendapunt: GR HCL (Historisch Centrum Limburg)9.972 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Historisch Centrum Limburg Locatie Maastricht (hoofdvestiging) Sint Pieterstraat 7 6211 JM Maastricht +31 (0)43 328 55 00 info@hclimburg.nl

Locatie Heerlen Navolaan 83 6414 HE Heerlen +31(0)43 328 55 00 info@hclimburg.nl

Inhoudsopgave 1

Algemeen

1.1

Gemeenschappelijke Regeling HCL

1.2

Archiefbewaarplaatsen

1.3

Wettelijk kader

1.4

Visie, missie en kernwaarden

1.5

Onze archieven

Werkzaamheden

2.1

Kerntaken

2.2

Pijler 1: Robuuste organisatie

2.3

Pijler 2: Digitale dienstverlening

2.4

Pijler 3: Toonaangevend toezicht & advies

2.5

Pijler 4: Open toegankelijkheid

2.6

Pijler 5: Verbindende samenwerking

2.7

Financiële kader

2.8

Samenvattend

Beleidsbegroting

Programmaplan

3.1

Programma Historisch Centrum Limburg

3.2

Algemene dekkingsmiddelen

3.3

Kosten van overhead

3.4

Bedrag voor vennootschapsbelasting

3.5

Bedrag voor onvoorzien

Paragrafen

3.6

Verslaglegging

3.7

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

3.8

Onderhoud kapitaalgoederen

3.9

Financiering

3.10

Bedrijfsvoering

3.11

Verbonden partijen

3.12

Rechtmatigheid

3.13

Organisatiegegevens

3.14

Openbaarheid

Financiële begroting

4.1

III Baten en lasten met toelichting

4.2

IV Balans met toelichting

4.3

V Meerjarenraming 2026 – 2029 met toelichting

4.4

Geprognosticeerde begin- en eindbalans 2027-2030

Overzicht DVP-partners HCL 2027

Opbouw deelnemersbijdragen 2027

Bijlagen

Algemeen

1.1

Gemeenschappelijke Regeling HCL

De Gemeenschappelijke Regeling Historisch Centrum Limburg (GR HCL) is een openbaar lichaam dat voor haar deelnemers de volgende kerntaken uitvoert: • Het verwerven, beheren en beschikbaar stellen van de archieven en collecties van de aangesloten overheden en van particuliere instanties of personen die archieven hebben ondergebracht bij het HCL; • Het uitvoeren van de wettelijke taken aangaande de Archiefwet inclusief de taken op gebied van toezicht en advisering voor de aangesloten instanties met betrekking tot de inrichting van modern digitaal informatie- en archiefbeheer en duurzame bewaring; • Het in de archiefbewaarplaatsen van het HCL ondergebrachte erfgoed toegankelijk maken en op eigentijdse wijze onder de aandacht brengen van een breed publiek. Het HCL voert deze kerntaken uit binnen de kaders van een 4-jaarlijks te actualiseren Meerjarenbeleidsplan. Het jaar 2027 is het eerste uitvoeringsjaar van het Meerjarenbeleidsplan 2027–2030. Dit ondernemingsplan vertaalt voor het jaar 2027 de in het Meerjarenbeleidsplan opgenomen strategische koers naar concrete, SMART geformuleerde doelen en resultaten. De context waarbinnen het HCL opereert is in 2026, met de toetreding van elf gemeenten en het Waterschap Limburg tot de gemeenschappelijke regeling, ingrijpend gewijzigd.

Ook in 2027 ontstaat een nieuwe situatie: per 1 januari 2027 treedt de nieuwe Archiefwet in werking en treedt daaraan gekoppeld het Rijk uit de GR. In de nieuwe Archiefwet ligt de nadruk op digitalisering, ketenverantwoordelijkheid en duurzaam informatiebeheer. Dit heeft invloed op de strategische koers van het HCL voor de komende jaren, welke in het Meerjarenbeleidsplan 2027-2030 is opgebouwd rond vijf pijlers: 1. 2. 3. 4. 5.

1.2

Robuuste organisatie Digitale dienstverlening Toonaangevend toezicht & advies Open toegankelijkheid Verbindende samenwerking

Archiefbewaarplaatsen

Het HCL beheert twee archiefbewaarplaatsen: - Locatie Maastricht, gelegen aan Sint Pieterstraat 7 - Locatie Heerlen, gelegen aan Navolaan 83

1.3

Wettelijk kader

Er is een openbaar lichaam, Historisch Centrum Limburg (HCL), gevestigd in de gemeente Maastricht.

Het HCL is ingesteld met het doel de belangen van de deelnemers bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Limburg en in de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen van de gemeenten en het waterschap in gezamenlijkheid te behartigen. 5

Aan het bestuur van het HCL zijn daartoe de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de deelnemers overgedragen: a. De beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden, die berusten in de genoemde archiefbewaarplaatsen; b. De taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 19, 31 en 32, derde lid, en 37, derde lid, van de Archiefwet 1995; c. De bevoegdheid van de Minister om op grond van de artikelen 25 en 26, tweede lid, van de Archiefwet 1995 de rijksarchivaris in de provincie aan te wijzen; d. Het adviseren en het doen van voorstellen aan de deelnemers over de taken en bevoegdheden, die door de deelnemers worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, 30 en 32, tweede lid, 35 en 37, tweede lid, van de Archiefwet 1995; e. Het verrichten van door de deelnemers opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid.

Het HCL stelt zich tevens ten doel het in de archiefbewaarplaatsen ondergebrachte cultuurhistorisch erfgoed van de deelnemers toegankelijk te maken voor en onder de aandacht te brengen van een breed publiek.

De deelnemers kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het HCL de belangen, bedoeld in het tweede lid, behartigt.

De deelnemers dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om zijn verplichtingen te voldoen.

De voor de uitvoering van de GR HCL ter beschikking te stellen middelen worden door de deelnemers verschaft door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen op basis van een goedgekeurde begroting.

De bijdragen van de deelnemers worden jaarlijks aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen en prijzen met een percentage, welke is gebaseerd op de ontwikkeling van het consumenten-prijsindex-cijfer (CPI).

De bijdragen worden verleend onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 4:34, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.

1.4

Visie, missie en kernwaarden HCL

Missie HCL HCL bewaart en verbindt het Limburgse geheugen en is een deskundige, betrouwbare partner in archiefbeheer, die informatie van gisteren en vandaag duurzaam beschikbaar maakt voor de samenleving van morgen. Visie HCL In 2030 staat HCL bekend als een toonaangevende en digitaal georiënteerde archiefbeheerder die Limburgse archieven en collecties duurzaam beheert, laagdrempelig beschikbaar maakt en betekenis geeft voor overheid en samenleving. HCL ondersteunt en adviseert aangesloten overheidsorganisaties vanaf het moment van creatie van informatie en houdt toezicht op zorgvuldig en transparant informatiebeheer. HCL verbindt verleden, heden en toekomst en draagt zo bij aan democratie, vertrouwen en kennis van de Limburgse samenleving.

Kernwaarden Het HCL handelt volgens een viertal kernwaarden: betrouwbaar, samenwerkend, deskundig en lerend. • We zijn betrouwbaar, communiceren open en handelen integer. We zijn aanspreekbaar op onze woorden en daden en doen wat is afgesproken. • We werken samen, zowel onderling als met onze partners, omdat we ervan overtuigd zijn dat het geheel meer is dan de som der delen. • We zijn ter zake deskundig en stimuleren de ontwikkeling van individuele medewerkers. • We staan open voor nieuwe ideeën, leren van zaken die niet goed gaan en verbeteren constant. In lijn met het Meerjarenbeleidsplan 2027-2030 ontwikkelt het HCL zich tot een toonaangevende, digitaal georiënteerde archiefbeheerder en partner in (duurzaam) informatiebeheer. Digitalisering wordt daarbij niet primair opgevat als het digitaliseren van analoge collecties, maar als: • het duurzaam beheren van digitale overheidsinformatie; • het functioneren als regionaal digitaal knooppunt op het gebied van archief- en informatiebeheer; • het faciliteren van hergebruik van betrouwbare gegevens door overheden en maatschappij; • het ondersteunen van deelnemers vanaf het moment van informatiecreatie (“archive by design”). De maatschappelijke gebruikersgroep is daarbij breed.

Het HCL bedient zowel ambtenaren van de aangesloten overheidsorganisaties, burgers, journalisten, onderzoekers, advocaten, architecten, nabestaanden en waarheidsvinders van het maatschappelijk democratisch geheugen. Het HCL borgt betrouwbare, vindbare en betekenisvolle informatie voor al deze doelgroepen. Onze kernwaarden – betrouwbaar, samenwerkend, lerend en positief – vormen het fundament van ons handelen.

1.5

Onze archieven

Het HCL beheert circa 34 kilometer archief verdeeld over de archiefbewaarplaatsen in Maastricht en Heerlen. Dit omvat archieven van overheden, kerkgenootschappen, verenigingen, stichtingen, bedrijven, kastelen, families en personen. Naast deze archieven heeft het HCL omvangrijke collecties handschriften, almanakken, foto’s, (land)kaarten, tekeningen, affiches, bidprentjes, briefhoofden en een bibliotheek. Het HCL investeert daarnaast in de doorontwikkeling van een eigen e-depot, waarin overheden rechtstreeks hun digitale archieven kunnen onderbrengen. Meerdere GR-deelnemers maken op dit moment al gebruik van deze faciliteit. In het kader van toegankelijkheid en beschikbaarstelling beschikt het HCL over twee studiezalen, in Maastricht en in Heerlen, die beiden meerdere dagen per week voor bezoekers en informatievragers geopend zijn. Daarnaast biedt het HCL een scanning-on-demand-service aan, waarmee informatievragers digitaal archieven kunnen aanvragen en ontvangen. Tegelijkertijd staan er miljoenen pagina’s gescande documenten online ter inzage.

Werkzaamheden

2.1

Kerntaken

Het HCL voert voor haar deelnemers de volgende kerntaken uit: • Het verwerven, beheren en beschikbaar stellen van de archieven en collecties van de aangesloten overheden en van particuliere instanties of personen die archieven hebben ondergebracht bij het HCL; • Het uitvoeren van de wettelijke taken aangaande de Archiefwet en de taken op gebied van toezicht en advisering voor de aangesloten instanties met betrekking tot de inrichting van modern digitaal informatie- en archiefbeheer en duurzame bewaring; • Het in de archiefbewaarplaatsen van het HCL ondergebrachte erfgoed toegankelijk maken en op eigentijdse wijze onder de aandacht brengen van een breed publiek.

Binnen de kaders van deze kerntaken onderscheidt het HCL voor 2027 expliciete doelstellingen voor ieder van de in het Meerjarenbeleidsplan 2027-2030 opgenomen vijf strategische pijlers.

2.2

Pijler 1: Robuuste organisatie

In 2027 richt het HCL zich op het robuust inrichten van de organisatie na schaalvergroting. Dit betekent dat de interne organisatie wordt geharmoniseerd en professioneel ingericht, passend bij de grotere schaal en het gewijzigde deelnemersveld. Processen zijn eenduidig beschreven en belegd, rollen en verantwoordelijkheden zijn helder vastgelegd en sturingsinformatie wordt structureel beschikbaar gesteld. Daarmee ontstaat een stabiele basis voor uitvoering, verantwoording en verdere ontwikkeling. Focus 2027: intern op orde, procesgericht en financieel beheerst. Doelen 2027: •Vaststellen en implementeren van een organisatiebrede procesarchitectuur. •Versterken van AO/IC en managementinformatie. •Doorontwikkeling strategische personeelsplanning (SPP). •Verduidelijken van rollen, verantwoordelijkheden en governance. •BIO-compliance aantoonbaar geborgd. Beoogde resultaten 2027: •100% kernprocessen beschreven en toegewezen aan proceseigenaren. •Geactualiseerde P&C-cyclus met kwartaalrapportages. •SPP gekoppeld aan meerjarenformatie en begroting 2028. •Medewerkerstevredenheid ≥ 7,5. •Succesvolle interne BIO-audit zonder majeure bevindingen.

2.3

Pijler 2: Digitale dienstverlening

Het HCL positioneert zich in toenemende mate als digitaal knooppunt en duurzame archiefnutsvoorziening voor aangesloten organisaties. Het HCL ontwikkelt zich daarbij nadrukkelijk als regionaal centrum voor 8

digitaal archief- en informatiebeheer. Digitale overbrenging via het e-depot wordt de standaard werkwijze, en deelnemers worden ondersteund bij het duurzaam inrichten van hun informatiehuishouding. Het HCL faciliteert het duurzaam beheren, beschikbaar stellen en hergebruiken van digitale overheidsinformatie en vervult daarmee een structurele nutsfunctie binnen de regio. Focus 2027: duurzaam digitaal archiefbeheer als regionale nutsfunctie. Doelen 2027: • Doorontwikkeling van het e-depot als: o regionale digitale archiefvoorziening, o autonome en duurzame databron, o integraal onderdeel van deelnemende informatiehuishoudingen. • Harmonisatie van metadata- en datamodellen. • Vaststellen data-opslag- en kostenbeheersingsstrategie. Beoogde resultaten 2027: • Minimaal 5 deelnemers actief aangesloten op het e-depot. • Vastgestelde metadata-standaard HCL-breed toegepast. • Data-opslagplan vastgesteld.

2.4

Pijler 3: Toonaangevend toezicht & advies

Het jaar 2027 staat in het teken van het uniform uitvoeren van toezicht en advisering conform nieuwe wetgeving. Met de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet wordt de toezichtfunctie herijkt en gestandaardiseerd. Alle deelnemers doorlopen eenzelfde toezichtcyclus en ontvangen periodiek toezicht en advies, met specifieke aandacht voor de implementatie van de nieuwe wettelijke eisen. Toezicht en advies worden integraal en risicogericht ingericht, zodat zij bijdragen aan duurzame verbetering van informatiebeheer. Focus 2027: uniforme toezichtcyclus en positionering als kenniscentrum. Doelen 2027: • Uitvoering van de volledige toezichtcyclus voor alle deelnemers. • Begeleiding van deelnemers in de implementatie van de nieuwe Archiefwet. • Het aanbieden van structurele adviesdiensten rond “archive by design”. Beoogde resultaten 2027: • 100% deelnemers voorzien van toezicht-rapportage. • Minimaal 10 gerichte adviestrajecten duurzaam digitaal archiefbeheer. • Publicatie van 2 kennisproducten (handreiking/whitepaper).

2.5

Pijler 4: Open toegankelijkheid

Het HCL richt zich in 2027 op het verder versterken van haar toegankelijkheid en maatschappelijke betekenis. Het HCL investeert daartoe in het optimale beheren van archieven om deze beschikbaar te houden voor de toekomst, in het toegankelijk en vindbaar maken van zijn collecties en in het vergroten van het publieksbereik. Daarbij gaat het zowel om fysieke als digitale toegankelijkheid, en om het delen van kennis en context. Door 9

gerichte communicatie, publieksactiviteiten en samenwerking met maatschappelijke partners wordt het Limburgse geheugen zichtbaar en relevant gehouden voor uiteenlopende doelgroepen. Focus 2027: betrouwbare, gebruiksvriendelijke en duurzame beschikbaarstelling. Doelen 2027: • Verbetering digitale én fysieke toegankelijkheid. • Voortzetting materiële verzorging en conservering. • Voorbereiding transitie nieuw collectiebeheersysteem (CBS). Beoogde resultaten 2027: • 15% groei in digitale raadplegingen t.o.v. 2026. • Depotcondities voldoen voor 95% aan norm. • Besluitvorming en roadmap inzake implementatie en migratie CBS vastgesteld. • Scanning-on-demand structureel ingericht.

2.6

Pijler 5: Verbindende samenwerking

In 2027 zoekt het HCL verdere verdieping ten aanzien van strategische samenwerking. Het HCL versterkt zijn positie in regionale en landelijke netwerken op het gebied van archief- en informatiebeheer. Door actieve deelname aan kennisnetwerken en het ontwikkelen van een gerichte communicatiestrategie wordt kennis gedeeld, expertise opgebouwd en de zichtbaarheid en impact van het HCL vergroot. Samenwerking wordt daarbij gezien als voorwaarde voor kwaliteit, innovatie en bestuurlijke verankering. Focus 2027: samenwerken waar het versterkt. Doelen 2027: • Intensiveren ketensamenwerking (van archiefvormer tot en met archiefbeheerder). • Heldere positionering in regionale en landelijke netwerken. • Strategische communicatie richting deelnemers en partners. Beoogde resultaten 2027: • Herijkte samenwerkingsafspraken met relevante partners. • Minimaal 3 gezamenlijke projecten gestart. • Communicatiekalender uitgevoerd.

2.7

Financiële kader

Het ondernemingsplan wordt uitgevoerd binnen het vastgestelde meerjarige financiële kader 2027–2030. Investeringen richten zich primair op: 1.

wettelijke taken;

digitale archiefvoorziening;

beheer en behoud van analoge archieven (incl. wegwerken achterstanden);

toezicht & advies;

organisatieontwikkeling.

Voortgang wordt per kwartaal gemonitord via de P&C-cyclus.

2.8

Samenvattend

Het Ondernemingsplan 2027 operationaliseert het Meerjarenbeleidsplan 2027–2030 in concrete, meetbare resultaten. Het HCL kiest in 2027 nadrukkelijk voor: •

het robuust inrichten van de organisatie na schaalvergroting;

•

het positioneren van het HCL als digitaal knooppunt en duurzame archiefnutsvoorziening;

•

het uniform uitvoeren van toezicht en advisering conform nieuwe wetgeving;

•

het versterken van toegankelijkheid en maatschappelijke betekenis;

•

het verdiepen van strategische samenwerking.

Zo blijft het Historisch Centrum Limburg een betrouwbare en toekomstbestendige archieforganisatie voor Zuid-Limburg — sterk in de toekomst van het verleden.

Beleidsbegroting

Programmaplan

3.1

Programma Historisch Centrum Limburg

Het HCL kent één programma. Het HCL voert één programma uit; er is geen nadere onderverdeling in deelprogramma’s. Er is binnen HCL sprake van beperkte mate van budgetverdeling met bijbehorende financiële mandaten. In de loop van 2026 zal – naar aanleiding van de toetreding van een twaalftal nieuwe GR partners tot de GR HCL en de beoogde uittreding van het Rijk per 1 januari 2027 – een nieuw Meerjarenbeleidsplan 2027-2030 opgesteld, waarin onze missie, visie, ambities en strategie voor de komende jaren zijn vastgelegd. De voorliggende begroting 2027, alsmede de meerjarenraming 2028-2030, is opgesteld met de beoogde contouren van dit Meerjarenbeleidsplan in het achterhoofd. Bestuurlijke en wettelijke wijzigingen De archiefsector is volop in beweging, niet alleen op het gebied van digitalisering maar ook qua wettelijke ontwikkelingen. De wijziging van de Archiefwet heeft gevolgen voor de RHC’s in Nederland en vraagt van het HCL een nieuwe bestuurlijke inrichting vanwege het bestuurlijke terugtreden van het Rijk uit de Gemeenschappelijke Regeling van het HCL, per 1 januari 2027. Tevens zijn op 1 januari 2026 een twaalftal nieuwe partners in de GR HCL toegetreden, wat ten opzichte van voorgaande jaren tot een sterk gewijzigde bestuurlijke context heeft geleid.

De implicaties van deze ontwikkelingen vormen een belangrijk contextueel kader dat onder voortdurende aandacht van bestuur en directie staat. Transitie HCL De impact van de herijking van de primaire processen richting digitalisering en het versterken van de robuustheid van de ondersteunende bedrijfsvoering op de organisatie is groot. Om als organisatie toekomstbestendig te zijn en te blijven wordt ook de komende jaren nog stevig op het transitieproces ingezet. Voor 2027 betreft het met name de afronding van het meerjarige project inzake duurzame versterking van het eigen informatiebeheer, de inrichting van een nieuw collectiebeheersysteem en het verder doorontwikkelen van het e-depot. , Dit proces zal ook in de komende jaren de werkzaamheden van het HCL op een veelheid van terreinen, zowel binnen het primair proces als binnen de ondersteunende taken in de algemene bedrijfsvoering, sterk beïnvloeden.

3.2

Algemene dekkingsmiddelen

Conform de Gemeenschappelijke Regeling Historisch Centrum Limburg (GR HCL), artikel 27, worden de ter beschikking te stellen middelen verschaft door de deelnemers, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de begroting. Deze zijn vermeld in de Financiële Begroting (onderdeel III) als ‘bijdrage’. De aangekondigde juridische terugtrekking van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling heeft, volgens toezegging van de minister van OCW, geen financiële consequenties voor de hoogte van de huidige bijdrage. Wel zal er na uittreding niet langer sprake zijn van een lumpsumbijdrage maar van een SPUK-bijdrage, onder handhaving van een vergelijkbaar verantwoordingsregime als voorheen.

3.3

Kosten van overhead

De kosten voor de overhead van het HCL worden bepaald door de directe personele kosten van directie, management en bedrijfsvoering. Het betreft 22 medewerkers, die deels ook worden ingezet in het primaire proces of worden gefinancierd door derden. In 2027 bedragen deze kosten naar verwachting € 1.788.000, dat betekent een overhead van 21,4%.

3.4

Bedrag voor vennootschapsbelasting

Vanaf 2016 zijn overheidsondernemingen belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting. Het Nationaal Archief heeft overleg gevoerd met de Belastingdienst en het ministerie van Financiën over de positie van onder meer de RHC’s in deze context. Hier is geen gemeenschappelijk standpunt uit gekomen. Het HCL heeft de standpunten ten aanzien van de vennootschapsbelasting met ABAB-adviseurs opgesteld en voorgelegd aan de belastingdienst. In september 2020 heeft de Belastingdienst per brief aangegeven dat de archieftaken die het HCL verricht ten behoeve van zowel haar GR-deelnemers als haar DVO-partners vallen onder de samenstellingsvrijstelling zoals bedoeld in artikel 8e van de Wet op de Vennootschapsbelasting 1969. Tevens heeft de Belastingdienst in deze brief aangegeven dat door het HCL geen fiscale onderneming wordt gedreven betreffende de dienstverlening aan Tracé en overige dienstverlening, en vennootschapsbelasting dus niet van toepassing is.

3.5

Bedrag voor onvoorzien

In de begroting van het HCL is geen bedrag opgenomen voor onvoorzien.

Paragrafen

3.6

Verslaglegging

In de GR HCL (artikel 26-33) zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van de begroting, de meerjarenraming en de jaarstukken. De Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR), de Gemeentewet en de Waterschapswet schrijven voor dat iedere GR begrotings- en verantwoordingsstukken opstelt conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit besluit is ook van toepassing op het HCL; de betreffende stukken zijn conform de BBV opgesteld.

3.7

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het HCL in staat is middelen vrij te maken om substantiële financiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Een risico is de kans op het optreden van een positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieel belang, die niet voorzien is in de begroting van enig jaar. 13

Conform artikel 2 van de GR HCL heeft het HCL tot doel “de belangen van de deelnemers bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten en het waterschap, in gezamenlijkheid te behartigen”. Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is het HCL nagenoeg geheel afhankelijk van de deelnemers. Het weerstandsvermogen betreft de overige reserve en bedraagt per 1 januari 2026 € 338.720. Dit betreft 9,4% van de deelnemersbijdragen in het HCL (referentiejaar 2025). Het weerstandsvermogen ligt daarbij lager dan de maximale reserve conform de GR HCL, waar in artikel 33 is opgenomen dat deze in enig jaar niet meer dan 10% van de gezamenlijke deelnemersbijdragen mag bedragen. Risico’s die van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn: a) Wijzigingen in de GR of de bijdrage deelnemers b) Wijzigingen in SPUK-bijdrage of verantwoordingswijze Rijk c) Wijzigingen in subsidies en zakelijke diensten d) CAO aanpassingen en ww-verplichtingen e) Calamiteiten ten aanzien van het gebouw of de archieven f) Wijzigingen in btw-regime of regime vennootschapsbelasting g) Vertraging in groeitempo e-depot inkomsten

Risico Laag Laag Laag Laag Laag Laag Midden

Genomen risicomaatregelen: Ad a) Wijzigingen in de samenstelling van de GR of de bijdrage van deelnemers dienen altijd met unanimiteit genomen te worden, zodat deze eventualiteit zich niet eenzijdig voor kan doen zonder bijbehorende afspraken welke vooraf in de (meerjaren)begroting kunnen worden verwerkt Ad b) In de in het kader van uittreding met het Rijk afgesproken voorwaarden, is sprake van omzetting van de huidige lumpsumbijdrage naar een SPUK-bijdrage, waarvan hoogte, indexering en verantwoordingswijze vergelijkbaar zijn met de situatie van het Rijk als GR-deelnemer. De door het HCL daartoe uit te voeren taken zijn vastgelegd in de nieuwe Archiefwet 20XX, en kennen daardoor een stabiele, wettelijke basis. Indien als gevolg van toekomstige wetswijzigingen deze wettelijke basis zou veranderen en het HCL niet langer als archiefbewaarplaats voor analoge Rijksarchieven binnen de provincie Limburg wordt aangewezen, dan ontvangt het HCL na beëindiging van de daaraan gekoppelde taakstelling nog voor een periode van 5 jaar de volledige SPUK-bijdrage van het laatste jaar voor beëindiging.

Ad c) Ten aanzien van de extra benodigde personele capaciteit en zakelijke diensten wordt gewerkt met tijdelijke functies en arbeidsovereenkomsten, dan wel worden met opdrachtgever financiële afspraken gemaakt waardoor eventuele transitie- en ww-verplichtingen richting zittend personeel door opdrachtgever worden afgedekt. Ad d) In de begroting en meerjarenraming wordt er van uitgegaan dat de kosten van CAO aanpassingen structureel 1% hoger liggen dan de indexering van inkomsten. Ad e) Het HCL kent zowel een brand-, opstal als inboedelverzekering. Vanwege hun uniciteit zijn de archieven zelf niet verzekerd. Wel zijn in het gebouw een veelheid aan maatregelen (o.a. extra brandwerende deuren en waterdetectie, collectiehulpverleningsplan) genomen om het risico van calamiteiten in de archieven tot een minimum te beperken.

Ad f) Ten aanzien van zowel btw als vennootschapsbelasting zijn er door de Belastingdienst uitspraken gedaan, waardoor het HCL goed weet welke regels in dezen op haar van toepassing zijn. Ad g) Het e-depot van het HCL is nog volop in ontwikkeling, zowel qua aan te bieden dienstverlening als qua aantal afnemende klanten. In de begroting 2027-2030 is echter voorzichtigheidshalve voor de periode 2028-2030 slechts een prijsindexatie conform verwachte CPI-ontwikkeling opgenomen. EMU-saldo Het EMU-saldo geeft het gerealiseerde saldo van de ontvangsten en uitgaven van de organisatie weer, berekend op transactiebasis. In onderstaande tabel zijn de verwachtingen voor het begrotingsjaar en de meerjarenraming opgenomen.

EMU saldo (x realisatie 2025 Begroting 2026 Begroting 2027 Begroting 2028 Begroting 2029 Begroting 2030 € 1.000) 1242 317 597 775 549 291

Kengetallen Het BBV kent een verplichte set van financiële kengetallen. Naast de kengetallen dient een beoordeling van de onderlinge verhouding van de kengetallen in relatie tot de financiële positie te worden opgenomen.

realisatie 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Begroting 2028

Begroting 2029

Begroting 2030

Netto schuldquote

Netto schuldquote, gecorrigeerd voor verstrekte leningen

Liquiditeits-ratio

6,30

7,96

7,87

8,05

8,07

7,57

Solvabiliteits-ratio

0,36

0,27

0,23

0,20

0,18

Structurele exploitatie-ruimte

7,98%

7,73%

5,10%

3,86%

3,02%

2,97%

Grond-exploitatie

n.v.t.

Belasting-capaciteit

n.v.t.

Netto schuldquote De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de GR ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter. Liquiditeitsratio De liquiditeitsratio geeft inzicht in de mate waarin de organisatie in staat is (voor de korte termijn) aan haar financiële verplichtingen te voldoen en hangt samen met de beschikbaarheid van afdoende vlottende middelen (vlottende activa) om aan de kortlopende verplichtingen (vlottende passiva) te voldoen en wordt 15

uitgedrukt in een verhoudingsgetal of ratio. Onder liquiditeitsratio wordt verstaan de vlottende activa ten opzichte van de vlottende passiva. De liquiditeitspositie wordt als gezond beoordeeld bij een liquiditeitsratio van > 1. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de GR in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. De VNG gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordeling van dit kengetal moet in ogenschouw worden genomen, dat het HCL een GR is en sinds de oprichting een maximale reserve van 10% mag hebben. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten. Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht.

3.8

Onderhoud kapitaalgoederen

Het HCL kent twee archiefbewaarplaatsen, gevestigd in Maastricht en in Heerlen. Het gebouw in Maastricht huurt hij van Rijksvastgoed. Het gebouw is niet in eigendom, maar sinds 1 januari 2019 komt het volledige onderhoud van het pand voor rekening van het HCL, waartoe hij vanuit het Rijk een jaarlijkse vergoeding ontvangt. Ten behoeve van het uitvoeren van het onderhoud is een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opgesteld. Om voldoende middelen te hebben om het MJOP te kunnen uitvoeren, beschikt het HCL over een Egalisatievoorziening Groot Onderhoud Gebouwen. De archiefbewaarplaats in Heerlen, gevestigd in de Christus Koning Kerk (CKK), wordt onderhouden voor rekening en risico van de gemeente Heerlen. Voor huur en onderhoud is het HCL een jaarlijkse vergoeding aan de gemeente Heerlen verschuldigd.

3.9

Financiering

Door het Algemeen Bestuur (AB) is het normenkader voor rechtmatigheid vastgesteld in de Financiële Verordening. Hierbij dienen met name risico’s bij financieringen beheersbaar te zijn en de kosten van geldleningen zo veel mogelijk beperkt. Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Per 1 januari 2026 wordt een bedrag van € 8.150.048 aangehouden bij het Ministerie van Financiën. Het drempelbedrag (het bedrag dat gemiddeld buiten de schatkist mag worden gehouden) bedraagt € 250.000. De renterisiconorm is wettelijk vastgesteld op 20% van de begrotingsomvang. Van de langlopende schuld mag maximaal dat bedrag aan een renteherziening onderhevig zijn. De renterisiconorm is niet van toepassing voor het HCL.

3.10

Bedrijfsvoering

Aan het hoofd van het openbaar lichaam HCL staat het algemeen bestuur (AB). De voorzitter en twee1 leden van het algemeen bestuur hebben zitting in het dagelijks bestuur (DB). De ambtelijke leiding van het HCL is belegd bij een door het algemeen bestuur benoemde algemeen directeur, die wordt bijgestaan door een adjunct-directeur, tevens hoofd bedrijfsvoering. Het HCL kent vier afdelingen (Dienstverlening en Publiekszaken, Archieven en Collecties, Toezicht en Advies, en Bedrijfsvoering) die tezamen één programma verzorgen: de uitvoering van de archiefwet voor de deelnemers in de GR. De organisatie heeft één managementteam, dat direct leiding geeft aan alle medewerkers en vrijwilligers.

3.11

Rechtmatigheid

In de GR HCL (GR HCL artikel 32) is opgenomen dat jaarlijks een jaarrekening wordt opgesteld met een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid, afgegeven door een accountant. Vanaf het boekjaar 2023 moet het dagelijks bestuur van het HCL de rechtmatigheid verantwoorden in de jaarrekening. Ingevolge de (aanpassing van de) Gemeentewet, het BBV en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) is een Intern Controle Plan (ICP) vastgesteld voor de verantwoording van de financiële rechtmatigheid. In de rechtmatigheidsverantwoording geeft het dagelijks bestuur aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met vastgestelde kaders en relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium.

3.12

Verbonden partijen

Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin het HCL een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake bij het ter beschikking stellen van een bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is aanwezig bij zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Het HCL heeft geen verbonden partij.

3.13

Organisatiegegevens

Statutaire naam : Vestigingsplaats : Rechtsvorm : Locaties:

Historisch Centrum Limburg Maastricht Openbaar lichaam op basis van de wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) Sint Pieterstraat 7, 6211 JM Maastricht Navolaan 83, 6414 HE Heerlen

Doelstelling Het HCL heeft tot doel “de belangen van de deelnemers bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de

Uitgaande van een effectieve uittreding van het Rijk per 1 januari 2027 17

rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”. Directie De directie wordt gevoerd door algemeen directeur (1,0 fte) Senta Schiffeleers met ondersteuning van de adjunct-directeur (1,0 fte) Jeroen Bregman. De directie valt onder de Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De bezoldiging van de directeur alsook adjunctdirecteur ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.

Bestuur (per 1 januari 2017, op basis van namen bestuursleden per 1 maart 2026) Naam Namens AB

Richard de Boer

Gemeente Landgraaf

Lid

Marc Breugelmans

Waterschap Limburg

Lid

Jordy Clemens

Gemeente Heerlen

Lid

Raymond Dirx

Gemeente Beek

Lid

Manon Fokke

Gemeente Maastricht

Voorzitter

Vérénice Hermans

Gemeente Brunssum

Lid

Daniël Joppe

Gemeente Voerendaal

Lid

Jean-Paul Kompier

Gemeente Vaals

Lid

Jacques Niederer

Gemeente Meerssen

Lid

Nicole Ramaekers

Gemeente Gulpen-Wittem

Lid

Kevin Rouwette

Gemeente Valkenburg ad Geul

Lid

Susanne Scheepers

Gemeente Simpelveld

Lid

Raoul Vinken

Gemeente Kerkrade

Lid

Jan Weling

Gemeente Eijsden-Margraten

Lid

Voorzitter

De bestuursleden vallen onder de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De bezoldiging van de bestuursleden ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum. Er is een vacatieregeling vastgesteld.

3.14

Openbaarheid

Conform artikel 3.5 van de Wet Open Overheid (WOO) worden het beleid en de uitvoering van de wetgeving verantwoord in het jaarverslag; hier is nog geen standaardmodel voor. Het HCL plaatst zoals voorgeschreven het de vastgestelde jaarstukken alsmede het ondernemingsplan inclusief begroting en meerjarenraming digitaal op Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties (DROP). Daarnaast worden deze gepubliceerd op onze website: www.historischcentrumlimburg.nl.

Financiële begroting

4.1

III Baten en lasten met toelichting

Lasten

Baten

Categorie

Subcategorie

Spuk bijdrage Rijk Bijdrage GR partners Bijdrage Rijk Incidentele bijdrage Rijk Algemene Bijdrage Gem Maastricht baten Bijdrage Gem Heerlen Bijdrage nieuwe GR partners Bijdrage huur en onderhoud Rijk Totaal algemene baten Programmabijdrage e-depot (Rijk) Opbrengsten bestuursovereenk. Provincie Limburg DVO-opbrengsten overheden (incl AMV tm 2025) E-depot opbrengsten Directe baten Additionele opbrengsten Opbrengsten diensten derden Bijdrage Tracé Publieksinkomsten Totaal directe baten Rentebaten Vrijval uit voorzieningen Overige baten Overige baten Totaal overige baten Totaal Totaal baten Salaris en sociale lasten Overige personele kosten Personeels- Inhuur extern personeel kosten Kosten opleiding en ontwikkeling Reis en verblijfkosten Totaal personeelskosten Huur Onderhoudskosten gebouwen HuisvestingsExploitatiekosten kosten Overige huisvestingskosten Totaal huisvestingskosten Directe Directe kosten archieven en collecties Directe kosten publieke dienstverlening Directe kosten T&A en e-depot Projectkosten Totale directe materiële lasten ICT kosten ICT-kosten Totale kosten ICT en kantoorautomatisering Kosten bestuur en OR Marketing, PR en communicatie Externe ondersteuning Algemene Kantoor & kantine organisatie Kopieer, telefoon en portokosten kosten Verzekeringen & abonnementen Overige algemene kosten Totaal algemene organisatie kosten Bank en rente Kapitaallasten

Afschrijvingskosten Totaal kapitaallasten Dotatie voorziening groot onderhoud gebouwen Onttrekking bestemmingsreserve DTR gelden Dotaties, Dotatie bestemmingsreserve Rijk onttrekkingen Dotatie/onttrekking algemene reserve en overige Dotatie voorziening transitie HCL lasten Dotatie/onttrekking voorziening AMV Totaal dotaties, onttrekkingen en overige lasten Totaal Totaal lasten RESULTAAT

Begroting 2026 (2e wijziging) 0 0 0 0 -1.652.958 -1.714.164 -71.784 -63.441 -1.078.944 -1.024.997 -875.407 -831.637 0 -1.018.658 -2.052.178 -2.113.744 -5.731.271 -6.766.642 -50.000 -50.000 -525.444 -535.953 -2.234.691 -334.287 -120.703 -237.715 0 -198.833 -35.432 -43.730 -146.609 -137.307 -13.155 -13.809 -3.126.034 -1.551.634 -160.283 -160.000 -132.818 -132.818 -2.208 0 -295.309 -292.818 -9.152.612 -8.611.094 4.543.832 5.043.755 117.700 31.060 286.185 151.995 25.487 37.828 6.791 72.927 4.979.995 5.337.565 674.948 518.968 665.281 1.065.415 132.674 175.000 62.892 65.639 1.535.795 1.825.021 194.101 356.034 33.700 34.374 55.415 106.314 41.621 0 324.928 496.722 443.456 474.308 443.456 474.308 2.011 1.301 18.548 18.324 386.635 281.753 25.554 26.065 36.762 37.497 64.779 55.386 3.811 370 538.100 420.696 1.045 1.000 89.919 100.000 90.964 101.000 296.361 327.362 0 -81.018 0 84.301 0 -42.377 0 -105.987 0 -226.500 296.361 -44.219 8.209.600 8.611.094 -943.013 0 FY 2025

Begroting 2027 -1.748.447 -3.512.147 0 0 0 0 0 -2.156.019 -7.416.614 0 -546.672 -338.785 0 0 -44.605 -140.109 -14.086 -1.084.256 -160.000 -132.818 0 -292.818 -8.793.688 5.069.005 31.681 150.000 50.646 73.065 5.374.398 529.347 914.490 190.000 66.951 1.700.788 363.155 34.374 109.034 0 506.563 483.794 483.794 2.000 18.690 250.000 26.586 38.247 67.396 3.965 406.885 1.000 100.000 101.000 508.682 -80.000 0 0 0 -208.422 220.260 8.793.688 0

De als vertrekpunt voor de begroting 2027 en meerjarenraming 2028-2030 gehanteerde begroting 2026 (2e wijziging), is onder voorbehoud van instemming met de 2e wijziging door het Dagelijks Bestuur van de GR HCL op 25 maart 2026 en vaststelling van de 2e wijziging door het Algemeen Bestuur van de GR HCL tijdens haar vergadering van 8 april 2026. Hieronder wordt een toelichting gegeven op diverse posten in de begroting. Algemene baten - Bijdragen De algemene baten bestaan uit de SPUK-bijdrage van het Rijk, de huur- en onderhoudsbijdrage Rijk en de deelnemersbijdragen2 van de deelnemers in de GR HCL. Per deelnemer is de begrote bijdrage voor 2027 als volgt: Gemeente Beek Gemeente Brunssum Gemeente Eijsden-Margraten Gemeente Gulpen-Wittem Gemeente Heerlen Gemeente Kerkrade Gemeente Landgraaf Gemeente Maastricht Gemeente Meerssen Gemeente Simpelveld Gemeente Vaals Gemeente Valkenburg ad Geul Gemeente Voerendaal Waterschap Limburg

€ 106.305 € 123.612 € 108.489 € 137.798 € 1.033.587 € 191.808 € 210.023 € 1.126.114 € 83.522 € 66.884 € 59.810 € 91.237 € 81.425 € 91.534

Directe baten - Programmabijdrage e-depot Ten behoeve van de ontwikkeling en inrichting van een eigen e-depotvoorziening ontving het HCL de afgelopen jaren vanuit het Rijk een jaarlijkse bijdrage van €50.000, welke begrotingstechnisch werden toegevoegd aan de post programmabijdrage e-depot (DTR-gelden). Vanaf 2027 eindigt deze bijdrage. Directe baten - DVO-opbrengsten Provincie De DVO-opbrengsten Provincie betreffenden de opbrengsten archiefbeheer, conform de Bestuursovereenkomst decentralisatie overheidsarchieven uit 2012. Directe baten - DVO-opbrengsten overheden Dit betreft de DVO-opbrengsten voortvloeiend uit wettelijke taken – archiefbeheer, toezicht en advies – zoals door het HCL in de vorm van een dienstverleningsovereenkomst voor overheden, zijnde geen GR-deelnemer, wordt verzorgd, alsmede de opbrengsten van eventueel aanvullend afgenomen e-depot dienstverlening. Directe baten - bijdrage Tracé De bijdrage Tracé omvat een vergoeding voor de inwoning van het SHCL in het gebouw van het HCL in Maastricht.

Zijnde de vergoeding voor analoog archiefbeheer & dienstverlening, e-depot dienstverlening, afname extra uren toezicht en advies, en het gebruik van scanning-on-demand faciliteiten. Zie voor opbouw bijlage I. 21

Overige baten – vrijval uit voorzieningen In 2020 is de Voorziening huurverplichtingen CKK ingericht, ter gedeeltelijke dekking van in de toekomst verschuldigde huurkosten van de archiefbewaarplaats in Heerlen, welke is gevestigd in de voormalige Christus Koningkerk (CKK). Hiertoe is in 2022 een huurovereenkomst met Heerlen gesloten met een looptijd van 10 jaar. Op basis van deze overeenkomst bedragen vanaf 1 augustus 2023 de jaarlijkse huurkosten inclusief onderhoud €360.000, jaarlijks te indexeren conform CPI. Ter gedeeltelijke dekking van de kosten van huur en onderhoud van de CKK over de periode 2023-2032 zijn de sinds toetreding van de gemeente Heerlen tot de GR HCL niet in rekening gebrachte huurkosten over de jaren 2020 t/m juli 2023 toegevoegd aan de post Voorziening huurverplichtingen CKK. Vanaf augustus 2023 valt gedurende de looptijd van de huurovereenkomst jaarlijks een bedrag van €129.000 uit deze voorziening vrij. Personele lasten – salaris- en sociale lasten In de begroting is voor 2027 uitgegaan van een stijging van de CAO-kosten met 3%, welke gedeeltelijk wordt opgevangen door het selectief niet vervangen van medewerkers die met pensioen gaan.

Personele lasten – reis- en verblijfskosten In de CAO SGO 2025-2027 is een reiskostenregeling voor woon-werkverkeer afgesproken, welke in de begroting is vertaald in een additionele kostenpost van gemiddeld € 1.000 per medewerker per jaar. Personele lasten – kosten opleiding en ontwikkeling Voor 2027 wordt in de begroting een bedrag van 1% van de loonsom opgenomen voor kosten van opleiding en ontwikkeling van medewerkers. Huisvesting – huur Onder deze begrotingspost vallen de huurkosten voor de archiefbewaarplaats Maastricht (gehuurd van het Rijk) en de archiefbewaarplaats Heerlen (gehuurd van de gemeente Heerlen). De ontwikkeling van de huurkosten vindt voor locatie Maastricht plaats op basis van een geïndexeerde ontwikkeling van de boekwaarde, voor locatie Heerlen op basis van de ontwikkeling van de CPI. In het kader van de voor 2026 en verder afgesloten huurovereenkomst met het Rijk zijn daarbij een aantal gerelateerde kosten, zoals de opslag voor de kosten van dienstverlening vanuit het Rijksvastgoedbedrijf, niet langer of slechts beperkt in de huurprijs verdisconteerd. Huisvesting - onderhoudskosten gebouwen De post Onderhoudskosten heeft betrekking op de door het HCL gemaakte kosten voor het onderhoud van de archiefbewaarplaats in Maastricht, dat tot de stelselwijziging inzake onderhoud per 2019 voor rekening van het Rijksvastgoedbedrijf kwam.

De jaarlijkse omvang van de post Onderhoudskosten wordt ingeschat op basis van een in 2025 geactualiseerd MJOP. Ter dekking van deze kosten ontvangt het HCL van het Rijk een jaarlijkse vergoeding. De kosten voor het onderhoud van de archiefbewaarplaats Heerlen maken onderdeel uit van de huurovereenkomst tussen HCL en de gemeente Heerlen inzake de CKK. Huisvesting – exploitatiekosten Deze post omvat de kosten voor gas, elektriciteit en water, alsmede de kosten voor tuinonderhoud, bewaking en schoonmaak. Directe materiële lasten – directe kosten archieven en collecties Deze begrotingspost omvat alle materiële kosten die rechtstreeks zijn toe te schrijven aan het behoud en beheer van de analoge archieven, waaronder de kosten van verpakkingsmaterialen en collectiebeheer.

Directe materiële lasten – directe kosten publieke dienstverlening De begrotingspost Directe kosten publieke dienstverlening betreft de directe materiële kosten verbonden aan de studiezaal en het vergroten van het publieksbereik. Directe materiële lasten – directe kosten e-depot De directe kosten e-depot hebben betrekking op de licentie- en ontwikkelkosten gerelateerd aan het eigen HCL e-depot. ICT en automatisering – ICT kosten De post ICT-kosten heeft betrekking op de door het HCL gemaakte ICT-kosten voor werkplekbeheer en kantoorautomatisering (overeenkomst met Solido), data-opslagkosten, en randapparatuur, zoals printers. Ook de kosten van iBabs en de licentiekosten van de DMS-voorziening vallen onder deze post. Algemene organisatiekosten – externe ondersteuning De kosten van externe ondersteuning betreft zowel de kosten gekoppeld aan het onderbrengen van de P&O diensten en salarisverwerking bij de gemeente Maastricht en de accountantskosten, alsook de kosten van externe inhuur gerelateerd aan de verdere doorontwikkeling van het HCL. Overige lasten – dotatie voorziening groot onderhoud gebouw Sinds 2019 is het HCL zelf verantwoordelijk voor het meerjarenonderhoud van de archiefbewaarplaats in Maastricht.

Om in de bijbehorende onderhoudskosten te kunnen voorzien, doteert hij jaarlijks de nietaangewende Rijksbijdrage voor huisvesting en onderhoud aan de post Voorziening groot onderhoud gebouwen. Overige lasten – onttrekking bestemmingsreserve DTR-gelden Dit betreft het aanwenden van een deel van de geoormerkte bijdrage van het Rijk ten behoeve van de doorontwikkeling van het e-depot van HCL. Overige lasten – onttrekking voorziening AMV Dit betreft een onttrekking ten behoeve van het betalen van de salaris- en uitkeringslasten van (voormalige) HCL medewerkers die bij beëindiging van het project AMV per 31 december 2025 boventallig werden. Het betreft vier medewerkers, waarvan er drie tot aan hun pensionering binnen het HCL op tijdelijk toegevoegde functies herplaatst zijn. Twee van deze drie medewerkers gaan in het 4 e kwartaal van 2027 met pensioen, de derde medewerker eind juni 2029. De beschikbare middelen in deze voorziening komen voort uit de in de periode 2021-2025 gerealiseerde overwaarde op het project AMV. Aanwending van deze voorziening vindt plaats vanaf januari 2026.

4.2

IV Balans met toelichting

Vaste activa Immateriële vaste activa Materiële vaste activa Financiële vast activa Totaal vaste activa Vlottende activa Vorderingen Liquide middelen Totaal vlottende activa Totaal activa Passiva Eigen vermogen Voorzieningen Schulden op korte termijn Totaal passiva Specificatie/saldi eigen vermogen en voorzieningen Eigen vermogen: Bestemmingsreserve MG Limburg Bestemmingsreserve digitalisering MG Bestemmingsreserve restauratie registers Bestemmingsreserve DTR-gelden Bestemmingsreserve legaat Bestemmingsreserve AMV Bestemmingsreserve restant vakantiedagen Bestemmingsreserve WW verplichting Bestemmingsreserves Gemeente Maastricht Bestemmingsreserves Gemeente Heerlen Bestemmingsreserves Adopteer archief Overige (algemene) reserves Resultaat boekjaar Totaal eigen vermogen Voorzieningen: Egalisatierekening aanpassing huurvergoeding Egalisatierekening groot onderhoud gebouwen Voorziening verlofsparen Voorziening transitie HCL Egalisatierekening bijdrage huurverplichting CKK Totaal voorzieningen

Realisatie 2025

Prognose 2026

Prognose 2027

0 319.546 0 319.546

0 311.546 0 311.546

0 302.046 0 302.046

2.194.483 8.376.748 10.571.231 10.890.778

2.238.372 6.236.216 8.474.588 8.786.134

2.283.140 6.316.007 8.599.147 8.901.193

3.913.958 5.299.371 1.677.449 10.890.778

2.331.288 5.390.273 1.064.573 8.786.134

2.040.791 5.768.137 1.092.265 8.901.193

147.910 3.170 6.261 401.018 9.860 698.127 238.671 329.943 485.044 310.811 1.410 338.720 943.013 3.913.958

0 0 0 320.000 0 471.627 243.444 281.943 485.044 224.811 0 304.419 0 2.331.288

0 0 0 240.000 0 263.205 248.313 275.000 485.044 224.811 0 304.419 0 2.040.791

11.455 4.096.024 107.655 105.987 978.250 5.299.371

7.637 4.423.386 110.000 0 849.250 5.390.273

3.819 4.932.068 112.000 0 720.250 5.768.137

4.3

V Meerjarenraming met toelichting

Op enkele begrotingsposten na, is de meerjarenraming een extrapolatie van de begroting 2027.

Lasten

Baten

Categorie

Subcategorie

Spuk bijdrage Rijk Bijdrage GR partners Bijdrage Rijk Incidentele bijdrage Rijk Algemene Bijdrage Gem Maastricht baten Bijdrage Gem Heerlen Bijdrage nieuwe GR partners Bijdrage huur en onderhoud Rijk Totaal algemene baten Programmabijdrage e-depot (Rijk) Opbrengsten bestuursovereenk. Provincie Limburg DVO-opbrengsten overheden (incl AMV tm 2025) Additionele opbrengsten Directe baten Opbrengsten diensten derden Bijdrage Tracé Publieksinkomsten Totaal directe baten Rentebaten Vrijval uit voorzieningen Overige baten Overige baten Totaal overige baten Totaal Totaal baten Salaris en sociale lasten Overige personele kosten Personeels- Inhuur extern personeel kosten Kosten opleiding en ontwikkeling Reis en verblijfkosten Totaal personeelskosten Huur Onderhoudskosten gebouwen HuisvestingsExploitatiekosten kosten Overige huisvestingskosten Totaal huisvestingskosten Directe Directe kosten archieven en collecties Directe kosten publieke dienstverlening Directe kosten T&A en e-depot Projectkosten Totale directe materiële lasten ICT kosten ICT-kosten Totale kosten ICT en kantoorautomatisering Kosten bestuur en OR Marketing, PR en communicatie Externe ondersteuning Algemene Kantoor & kantine organisatie Kopieer, telefoon en portokosten kosten Verzekeringen & abonnementen Overige algemene kosten Totaal algemene organisatie kosten Bank en rente Kapitaallasten Afschrijvingskosten Totaal

kapitaallasten Dotatie voorziening groot onderhoud gebouwen Onttrekking bestemmingsreserve DTR gelden Dotaties, Dotatie bestemmingsreserve Rijk onttrekkingen Dotatie/onttrekking algemene reserve en overige Dotatie voorziening transitie HCL lasten Dotatie/onttrekking voorziening AMV Totaal dotaties, onttrekkingen en overige lasten Totaal Totaal lasten RESULTAAT

Begroting 2027 -1.748.447 -3.512.147 0 0 0 0 0 -2.156.019 -7.416.614 0 -546.672 -338.785 0 -44.605 -140.109 -14.086 -1.084.256 -160.000 -132.818 0 -292.818 -8.793.688 5.069.005 31.681 150.000 50.646 73.065 5.374.398 529.347 914.490 190.000 66.951 1.700.788 363.155 34.374 109.034 0 506.563 483.794 483.794 2.000 18.690 250.000 26.586 38.247 67.396 3.965 406.885 1.000 100.000 101.000 508.682 -80.000 0 0 0 -208.422 220.260 8.793.688 0

Begroting 2028 -1.783.416 -3.582.390 0 0 0 0 0 -2.199.140 -7.564.946 0 -557.605 -345.561 0 -45.497 -142.911 -14.367 -1.105.941 -160.000 -132.818 0 -292.818 -8.963.705 5.109.808 32.315 125.000 63.854 74.527 5.405.504 539.934 757.265 185.000 68.290 1.550.489 370.418 35.061 111.806 0 517.285 493.470 493.470 2.000 19.064 225.000 27.118 39.012 68.744 4.044 384.983 1.000 100.000 101.000 696.941 -80.000 0 0 0 -105.966 510.975 8.963.706 0

Begroting 2029 -1.819.085 -3.654.038 0 0 0 0 0 -2.243.122 -7.716.245 0 -568.757 -352.472 0 -46.407 -145.769 -14.655 -1.128.060 -160.000 -129.000 0 -289.000 -9.133.305 5.151.498 32.961 100.000 77.311 76.017 5.437.788 550.733 1.025.062 210.000 69.656 1.855.451 377.826 35.763 114.630 0 528.219 503.339 503.339 2.000 19.445 200.000 27.660 39.792 70.119 4.125 363.142 1.000 100.000 101.000 460.328 -80.000 0 0 0 -35.962 344.366 9.133.305 0

Begroting 2030 -1.855.466 -3.727.118 0 0 0 0 0 -2.287.985 -7.870.570 0 -580.133 -359.521 0 -47.335 -148.685 -14.948 -1.150.621 -160.000 -129.000 0 -289.000 -9.310.191 5.243.590 33.620 100.000 91.809 77.538 5.546.557 561.747 1.720.023 210.000 71.049 2.562.820 385.383 36.478 117.509 0 539.370 513.406 513.406 2.000 19.834 200.000 28.214 40.588 71.521 4.208 366.365 1.000 100.000 101.000 -202.286 -80.000 0 0 0 -37.041 -319.327 9.310.191 0

Hieronder wordt een toelichting gegeven op de belangrijkste posten in de meerjarenraming. Algemene baten - Bijdragen De algemene baten bestaan uit de SPUK-bijdrage van het Rijk, de huur- en onderhoudsbijdrage Rijk en de deelnemersbijdragen3 van de deelnemers in de GR HCL. Per deelnemer is de geraamde bijdrage voor de jaren 2028-2030 gebaseerd op een jaarlijkse CPI-indexering van 2% van de begrote deelnemersbijdrage voor 2027, en luidt daarmee als volgt:

Gemeente Beek Gemeente Brunssum Gemeente Eijsden-Margraten Gemeente Gulpen-Wittem Gemeente Heerlen Gemeente Kerkrade Gemeente Landgraaf Gemeente Maastricht Gemeente Meerssen Gemeente Simpelveld Gemeente Vaals Gemeente Valkenburg ad Geul Gemeente Voerendaal Waterschap Limburg

2027

2028

2029

2030

€ 106.305 € 123.612 € 108.489 € 137.798 € 1.033.587 € 191.808 € 210.023 € 1.126.114 € 83.522 € 66.884 € 59.810 € 91.237 € 81.425 € 91.534

€ 108.431 € 126.084 € 110.659 € 140.554 € 1.054.259 € 195.644 € 214.223 € 1.148.636 € 85.192 € 68.222 € 61.006 € 93.062 € 83.054 € 93.365

€ 110.600 € 128.606 € 112.872 € 143.365 € 1.075.344 € 199.557 € 218.508 € 1.171.609 € 86.897 € 69.586 € 62.226 € 94.923 € 84.715 € 95.232

€ 112.812 € 131.178 € 115.129 € 146.232 € 1.096.851 € 203.548 € 222.878 € 1.195.041 € 88.634 € 70.978 € 63.471 € 96.821 € 86.409 € 97.137

Directe baten - DVO-opbrengsten Provincie De DVO-opbrengsten Provincie betreffenden de opbrengsten archiefbeheer, conform de Bestuursovereenkomst decentralisatie overheidsarchieven uit 2012. Ook hier wordt uitgegaan van een jaarlijkse indexatie van 2% voor de periode 2028-2030. Directe baten - DVO-opbrengsten overheden Dit betreft de DVO-opbrengsten voortvloeiend uit wettelijke taken – archiefbeheer, toezicht en advies – zoals door het HCL in de vorm van een dienstverleningsovereenkomst voor overheden, zijnde geen GR-deelnemer, wordt verzorgd, alsmede de vergoeding voor eventuele additioneel afgenomen e-depot dienstverlening. Er wordt voor de periode 2028-2030 in de begroting uitgegaan dat het huidige aantal DVO-partners gelijk blijft, met qua baten een jaarlijkse indexering van 2%. Directe baten - bijdrage Tracé De bijdrage Tracé omvat een vergoeding voor de inwoning van het SHCL in het gebouw van het HCL in Maastricht. Ook deze opbrengsten worden in de meerjarenraming jaarlijks met 2% geïndexeerd. Overige baten – vrijval uit voorzieningen In 2020 is de Voorziening huurverplichtingen CKK ingericht, ter gedeeltelijke dekking van in de toekomst verschuldigde huurkosten van de archiefbewaarplaats in Heerlen, welke is gevestigd in de voormalige Christus Koningkerk (CKK). Hiertoe is in 2022 een huurovereenkomst met Heerlen gesloten met een looptijd van 10 jaar.

Op basis van deze overeenkomst bedragen vanaf 1 augustus 2023 de jaarlijkse huurkosten inclusief onderhoud €360.000, jaarlijks te indexeren conform CPI. 3

Zijnde de vergoeding voor analoog archiefbeheer & dienstverlening, e-depot dienstverlening, afname extra uren toezicht en advies, en het gebruik van scanning-on-demand faciliteiten. 26

Ter gedeeltelijke dekking van de kosten van huur en onderhoud van de CKK over de periode 2023-2032 zijn de sinds toetreding van de gemeente Heerlen tot de GR HCL niet in rekening gebrachte huurkosten over de jaren 2020 t/m juli 2023 toegevoegd aan de post Voorziening huurverplichtingen CKK. Vanaf augustus 2023 valt gedurende de looptijd van de huurovereenkomst jaarlijks een bedrag van €129.000 uit deze voorziening vrij. Personele lasten – salaris- en sociale lasten In de meerjarenraming is voor de hele periode 2028-2030 uitgegaan van een jaarlijkse stijging van de CAOkosten met 3%, welke gedeeltelijk wordt opgevangen door het selectief niet vervangen van medewerkers die met pensioen gaan. Personele lasten – kosten opleiding en ontwikkeling Als gevolg van digitalisering, interne professionalisering en de in het Meerjarenbeleidsplan opgenomen doel om voor de GR-deelnemers de rol van regionaal kenniscentrum voor het archief- en informatiebeheer te gaan vervullen, wordt er de komende jaren ook geïnvesteerd in de ontwikkeling van de eigen medewerkers. In de meerjarenraming voor 2028-2030 wordt daartoe in de begroting voor 2028 een bedrag van 1,25% van de loonsom opgenomen voor kosten van opleiding en ontwikkeling, in 2029 1,5% en in 2030 1,75%.

Huisvesting – huur Onder deze begrotingspost vallen de huurkosten voor de archiefbewaarplaats Maastricht (gehuurd van het Rijk) en de archiefbewaarplaats Heerlen (gehuurd van de gemeente Heerlen). De ontwikkeling van de huurkosten vindt voor locatie Maastricht plaats op basis van een geïndexeerde ontwikkeling van de boekwaarde, voor locatie Heerlen op basis van de ontwikkeling van de CPI. Huisvesting - onderhoudskosten gebouwen De post Onderhoudskosten heeft betrekking op de door het HCL gemaakte kosten voor het onderhoud van de archiefbewaarplaats in Maastricht, dat tot de stelselwijziging inzake onderhoud per 2019 voor rekening van het Rijksvastgoedbedrijf kwam. De jaarlijkse omvang van de post Onderhoudskosten wordt ingeschat op basis van een in 2025 geactualiseerd MJOP. Ter dekking van deze kosten ontvangt het HCL van het Rijk een jaarlijkse vergoeding. De kosten voor het onderhoud van de archiefbewaarplaats Heerlen maken onderdeel uit van de huurovereenkomst tussen HCL en de gemeente Heerlen inzake de CKK. Huisvesting – exploitatiekosten Deze post omvat de kosten voor gas, elektriciteit en water, alsmede de kosten voor tuinonderhoud, bewaking en schoonmaak.

Directe materiële lasten – directe kosten archieven en collecties Deze begrotingspost omvat alle materiële kosten die rechtstreeks zijn toe te schrijven aan het behoud en beheer van de analoge archieven, waaronder de kosten van verpakkingsmaterialen en collectiebeheer. Directe materiële lasten – directe kosten publieke dienstverlening De begrotingspost Directe kosten publieke dienstverlening betreft de directe materiële kosten verbonden aan de studiezaal en het vergroten van het publieksbereik. Directe materiële lasten – directe kosten e-depot De directe kosten e-depot hebben betrekking op de licentie- en ontwikkelkosten gerelateerd aan het eigen HCL e-depot.

ICT en automatisering – ICT kosten De post ICT-kosten heeft betrekking op de door het HCL gemaakte ICT-kosten voor werkplekbeheer en kantoorautomatisering (overeenkomst met Solido), data-opslagkosten, en randapparatuur, zoals printers. Ook de kosten van iBabs en de licientiekosten van de DMS-voorziening vallen onder deze post. Algemene organisatiekosten – externe ondersteuning De kosten van externe ondersteuning betreft zowel de kosten gekoppeld aan het onderbrengen van de P&O diensten en salarisverwerking bij de gemeente Maastricht en de accountantskosten, alsook de kosten van externe inhuur gerelateerd aan de verdere doorontwikkeling van het HCL. Overige lasten – dotatie voorziening groot onderhoud gebouw Sinds 2019 is het HCL zelf verantwoordelijk voor het meerjarenonderhoud van de archiefbewaarplaats in Maastricht. Om in de bijbehorende onderhoudskosten te kunnen voorzien, is ten behoeve van de meerjarenraming voorzien dat zij jaarlijks de niet-aangewende Rijksbijdrage voor huisvesting en onderhoud doteert aan de post Voorziening groot onderhoud gebouwen. Overige lasten – onttrekking bestemmingsreserve DTR-gelden Dit betreft het aanwenden van een deel van de geoormerkte bijdrage van het Rijk ten behoeve van de doorontwikkeling van het e-depot van HCL.

Overige lasten – onttrekking voorziening AMV Dit betreft een onttrekking ten behoeve van het betalen van de salaris- en uitkeringslasten van (voormalige) HCL medewerkers die bij beëindiging van het project AMV per 31 december 2025 boventallig werden. Het betreft vier medewerkers, waarvan er drie tot aan hun pensionering binnen het HCL op tijdelijk toegevoegde functies herplaatst zijn. Twee van deze drie medewerkers gaan in het 4 e kwartaal van 2027 met pensioen, de derde medewerker eind juni 2029. De beschikbare middelen in deze voorziening komen voort uit de in de periode 2021-2025 gerealiseerde overwaarde op het project AMV.

4.4

VI Geprognosticeerde begin- en eindbalans 2027-2030

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Kerkrade&id=0f5cf0b5-8094-44e5-a14c-265af9e05d75