Agendabundel

19 december 2002, zij het dat dan tegelijk door de gemeenteraad met het werkgeverschap samenhangende besluiten moeten worden genomen. Aanvankelijk was de verwachting dat de verdere concretisering van het werkgeverschap van de raad ook zou moeten leiden tot een aanpassing van de CAR-UWO. Een nadere beschouwing van ingewonnen adviezen en enkele praktijkervaringen sinds medio 2010 leiden er toe dat volstaan kan worden met lokale oplossingen die geen gevolgen hebben voor de CAR-UWO. De arbeidsvoorwaardenregeling Voor alle medewerkers van de gemeente is de centraal vastgestelde arbeidsvoorwaardenregeling de geldende regeling. Dit vloeit ook voort uit de wetsgeschiedenis rondom het invoeren van de griffie. Desgevraagd heeft de toenmalige minister van BZK op vragen uit de Eerste Kamer geantwoord dat de arbeidsvoorwaardenregeling in de sector Gemeenten ook op de griffie van toepassing is. Gemeenten – en daarin wordt geen onderscheid gemaakt tussen college en raad – zijn door hun lidmaatschap van de VNG statutair gebonden aan deze afspraken. Echter, op grond van artikel 125 Ambtenarenwet is het de werkgever die deze arbeidsvoorwaardenregeling vast moet stellen. Dat betekent dat in de gemeente door zowel het college als de gemeenteraad, die immers beide het werkgeverschap uitoefenen, die arbeidsvoorwaardenregeling en ook de wijzigingen daarin moeten worden vastgesteld.

Totstandkoming arbeidsvoorwaardenregeling gemeentepersoneel De arbeidsvoorwaardenregeling voor het gemeentelijke personeel komt deels centraal, deels lokaal tot stand. De centrale totstandkoming vindt plaats in onderhandeling tussen het College voor Arbeidszaken van de VNG, namens de gemeenten als werkgever, en de centrales van overheidspersoneel, de vakorganisaties ABVAKABO/FNV, CNV Publieke Zaak en CMHF. Dit overleg draagt de naam ‘Landelijk Overleg Gemeentelijke Arbeidsvoorwaarden’, afgekort LOGA.

VNG Postbus 30435, 2500 GK Den Haag Tel 070-373 83 93 www.vng.nl

04

Zij leggen een onderhandelaarsakkoord voor aan hun leden, de gemeenten respectievelijk de vakbondsleden. Wanneer deze instemmen stelt het bestuur van de VNG het akkoord vast. De inhoud daarvan kan veel aspecten van werkgeverstaken omvatten, variërend van salarisafspraken tot en met afspraken over de uitvoering van bijvoorbeeld arboregels. In de praktijk wordt het wel een cao genoemd, maar naar de letter van de wet is het dat niet. Strikt formeel zijn het eenzijdig opgelegde regels, maar sinds de invoering van het overeenstemmingsvereiste dient overleg te worden gevoerd met de vakorganisaties. De ‘cao gemeenten’ bestaat uit een drietal onderdelen: 1. de hoofdlijnen van de arbeidsvoorwaarden: de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Regeling, bekend onder de afkorting ‘CAR’; 2. de uitwerking van de hoofdlijnen in de Uitwerkingsovereenkomst, bekend onder de afkorting ‘UWO’; 3. lokale uitvoeringsregels. CAR-UWO De afspraken die in het LOGA worden gemaakt, worden voor een deel omgezet in regelgeving. De teksten daarvan worden ontwikkeld door het CvA en vervolgens in het LOGA vastgesteld. Daarna worden deze teksten en de latere wijzigingen daarin aan de gemeenten gezonden om lokaal te worden overgenomen in de lokale arbeidsvoorwaardenregeling.

Gebondenheid De CAR en de UWO hebben geen rechtstreekse werking in de gemeenten, maar de gemeenten zijn statutair, als lid van de VNG, gebonden aan de letterlijke inhoud van in ieder geval de CAR. Wat de UWO betreft kunnen gemeenten in het lokale georganiseerd overleg met de vakorganisaties (het GO) hebben afgesproken dat de gemeente zich bindt aan de UWO dan wel dat de gemeente de UWO volgt tenzij men lokaal daarvan wenst af te wijken. Als gemeenten hebben gekozen voor de eerste variant, dan zijn zij gebonden aan zowel de teksten van de CAR als van de UWO. De praktijk is dat de gemeenten de UWO veelal ongewijzigd overnemen. Gegeven het feit dat de CAR-UWO geen cao is en dus ook niet algemeen verbindend kan worden verklaard en de VNG geen regelende bevoegdheid heeft in de gemeenten, zal deze lokaal door het regelgevende bestuursorgaan moeten worden vastgesteld om rechtskracht te krijgen voor de gemeentelijke werkgevers en werknemers. Het lokaal achterwege laten van de vaststelling van de wijzigingen betekent dan ook dat die landelijke regels niet van toepassing zijn voor de eigen ambtenaren. Een spoedige ongewijzigde lokale vaststelling door de werkgever van in ieder geval de CAR en in veel gevallen ook de UWO is daarom noodzakelijk.

VNG Postbus 30435, 2500 GK Den Haag Tel 070-373 83 93 www.vng.nl

05

Lokale regelingen Daarnaast kan het nodig zijn lokale uitvoeringsregels vast te stellen zoals bijvoorbeeld een werktijdenregeling, een vakantie- en verlofregeling, een vervoerskostenregeling en een sociaal statuut. Deze regelingen komen ofwel tot stand in het lokale GO dan wel met instemming van de ondernemingsraad. Welk orgaan van werknemers bevoegd is, is in lokale afspraken vastgelegd. Tezamen vormt de set van regelingen *CAR, UWO, lokale regelingen) de lokale arbeidsvoorwaardenregeling die, ondanks dat het een lokale regeling is, toch ook vaak, al dan niet met toevoeging van de gemeentenaam, CAR-UWO wordt genoemd. Invoering dualisme Tot de invoering van het dualisme stelde de gemeenteraad op voorstel van het college van burgemeester en wethouders de lokale arbeidsvoorwaardenregeling voor het eigen gemeentepersoneel vast. Het voorstel was gebaseerd op de informatie met betrekking tot de centraal afgesproken wijzigingen en de eventueel in het lokaal georganiseerd overleg van het college met de vakorganisaties afgesproken lokale regelingen. Sinds 2002 echter heeft de gemeenteraad zijn eigen ambtelijke ondersteuning en is het werkgeverschap van de overige ambtenaren in de Gemeentewet verschoven naar het college. Overgangsbepalingen in de Wet dualisering gemeentebestuur voorzagen daarin.

De op dat moment geldende arbeidsvoorwaardenregeling werd geacht te zijn vastgesteld door het college. Het ging en gaat dus nog steeds over de arbeidsvoorwaardenregeling voor de medewerkers van de gemeente. Tezelfdertijd hebben de gemeenteraden naar aanleiding van advisering door de VNG over de nieuwe werkgeversituatie besloten dat delen van hun werkgeverstaak aan het college werden gedelegeerd of gemandateerd. Voortschrijdend inzicht en ingewonnen adviezen leidden echter aan het einde van het vorige decennium tot de conclusie dat de werkgeverstaken van de raad niet overdraagbaar zijn aan een bestuursorgaan waarvan de raad geen deel uitmaakt, te weten de burgemeester of het college. Gegeven de historische situatie, de structuur en werkwijze van de gemeentelijke organisatie ligt het voor de hand dat het college het voortouw houdt bij de vaststelling van de arbeidsvoorwaardenregelingen en daarover voor zover daartoe met het oog op de landelijk overeengekomen CAR-UWO nog overlegruimte beschikbaar is, ook het lokale overleg voert met de bonden. Vaststelling arbeidsvoorwaardenregeling De vragen die vervolgens aan de orde zijn, betreffen: a. gaat het om een gewijzigde of een ongewijzigde vaststelling? b. op welke wijze kan dit zo goed mogelijk worden geregeld?

VNG Postbus 30435, 2500 GK Den Haag Tel 070-373 83 93 www.vng.nl

06

Ad a gewijzigde of ongewijzigde vaststelling? In de geest van de wetgever is het uitgangspunt dat de raad de arbeidsvoorwaardenregeling die in de gemeente is vastgesteld overneemt. Immers, het gemeentelijk belang vraagt om uniforme regels voor zoveel mogelijk werknemers. Dat neemt niet weg dat de gemeenteraad een aantal afspraken moet beoordelen op een goed kunnen functioneren van de griffier en de griffiemedewerkers als ondersteuning van de raad op de momenten dat de raad zijn werkzaamheden uitoefent. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn voor de werktijdenregeling en de overwerkregeling (de griffie heeft veel avondactiviteiten) of de verlofregeling (de behoefte aan concentratie van verlof in vergadervrije periodes). De raad neemt de arbeidsvoorwaardenregeling over Het gevolg van het voorgaande is dat de raad nu en in het vervolg (wijzigingen in) de arbeidsvoorwaardenregeling vast moet stellen. Zoals hiervoor is aangegeven bestaat de lokale arbeidsvoorwaardenregeling uit een deel dat centraal is overeengekomen en door de lokale vaststelling ook rechtskracht in de gemeente heeft gekregen. Echter daarbij kan het wel noodzakelijk zijn dat over aangelegenheden die in het belang zijn van een goed functioneren van de griffie, vooraf overleg wordt gevoerd met een vertegenwoordiging van de raad (werkgeverscommissie, zie verder in deze ledenbrief).

Zodra het college een voorstel ontvangt tot vaststelling of wijzigingen van de arbeidsvoorwaardenregeling, wordt dit via de werkgeverscommissie ook voorgelegd aan de gemeenteraad. De raad stelt deze op voorstel van de werkgeverscommissie vast inclusief eventueel noodzakelijke afwijkingen vanwege de specifieke omstandigheden op de griffie. Met het oog op clustering van besluiten die de raad in dit kader moet nemen, wordt geadviseerd de arbeidsvoorwaardenregeling zoals die door het college is vastgesteld ongewijzigd over te nemen. Vervolgens kan worden bekeken of het voor een goede uitvoering van de ondersteunde taak van de griffie noodzakelijk is op de eerder genoemde onderdelen een aanpassing aan te brengen. Ad b organisatie wijziging uitoefening werkgeverstaken In de LOGA-brief d.d. 19 december 2002 is geadviseerd een deel van de werkgeverstaken van de raad te delegeren aan het college.

Met name betrof het de bevoegdheid tot het uitvoeren van de arbeidsvoorwaardenregeling gemeente en daaraan verbonden nadere regelingen ten behoeve van de griffier en de medewerkers van de griffie, behoudens voor zover het betreft - het nemen van besluiten met betrekking tot de aanstelling, overplaatsing, schorsing of het ontslag van de griffier en de medewerkers van de griffie; - het vaststellen van instructies en dienstopdrachten ten aanzien van de griffie en de medewerkers van de griffie; - het verlenen van vakantie en verlof aan de griffier en de medewerkers van de griffie; - besluiten met betrekking tot de ontwikkeling, beoordeling en beloning van de griffier en de medewerkers van de griffie; - het nemen van disciplinaire maatregelen ten aanzien van de griffier en de medewerkers van de griffie.

VNG Postbus 30435, 2500 GK Den Haag Tel 070-373 83 93 www.vng.nl

07

Intrekken delegatiebesluit Bestudering van de wetsgeschiedenis, evaluaties van de stuurgroep Leemhuis van de Wet dualisering gemeentebestuur en de commissie Hermans van de Wet dualisering provinciebestuur en ingewonnen adviezen leiden tot de slotsom dat ‘de aard van de bevoegdheid’ zich verzet tegen delegatie van werkgeversbevoegdheden van de raad aan een bestuursorgaan waar de raad geen deel van uitmaakt. Dat betekent dat delegatie aan het college of de burgemeester niet mogelijk is. Het delegatiebesluit waarbij deze bevoegdheden aan het college zijn gedelegeerd (of gemandateerd) zoals dat in de meeste gemeenten is vastgesteld naar aanleiding van de LOGAbrief d.d. 19 december 2002 moet dan ook worden ingetrokken. Tegelijk zal de gemeenteraad met het werkgeverschap samenhangende besluiten moeten nemen. Werkgeverscommissie De raad is dus de werkgever van de griffie en zal dan ook de daaruit voortvloeiende verplichtingen en taken moeten uitvoeren. Echter, afgezien van de omvang van de raad is het vanwege de vergaderfrequentie nauwelijks mogelijk ook de dagelijkse taken als werving en selectie, het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken, verlofverlening e.d. uit te voeren. Zowel de beslismomenten als de inhoud van de besluiten staan in de weg dat deze in een plenaire raadsvergadering aan de orde zijn.

Alhoewel een deel van deze taken voor zover het de griffiemedewerkers betreft ook kunnen worden uitgevoerd door de griffier, zal de raad in ieder geval ten aanzien van de griffier deze taken zelf uit moeten oefenen. Om pragmatische redenen is het aan te bevelen met toepassing van artikel 83 Gemeentewet een werkgeverscommissie in te stellen bestaande uit leden van de raad. De wet staat niet toe dat de burgemeester (of een wethouder) ook deel uitmaakt van een door de raad ingestelde commissie. Dat neemt niet weg dat de burgemeester en de griffier zeer nauw samenwerken. Bovendien is de burgemeester naast voorzitter van de raad ook voorzitter van het college dat weer de werkgever is van de overige ambtenaren. Om die redenen is het aan te bevelen de burgemeester aan de werkgeverscommissie te verbinden als adviseur. Presidium Vanuit een aantal gemeenten is de vraag gesteld of het presidium ook op kan treden als werkgeverscommissie. Het presidium als zodanig kan niet optreden als werkgeverscommissie. De werkgeverscommissie, ingesteld op basis van artikel 83 van de Gemeentewet, kan immers uitsluitend bestaan uit raadsleden. Het presidium heeft in het VNG-modelreglement van orde van de raad voornamelijk een procedurele rol (vaststellen voorlopige agenda, uitnodigen externen, wijzigen vergadermomenten e.d.).

Diverse gemeenten hebben dit takenpakket uitgebreid met meer inhoudelijke taken. De VNG is van mening dat het presidium voor wat betreft de inhoudelijke aspecten van het raadswerk een ondergeschikte rol dient te vervullen omdat anders het gevaar bestaat dat er binnen de raad een nieuw bestuursorgaan wordt gecreëerd, hetgeen in strijd is met de Grondwet, die het primaat immers expliciet bij de raad legt (artikel 125 lid 1 Grondwet).

VNG Postbus 30435, 2500 GK Den Haag Tel 070-373 83 93 www.vng.nl

08

In de handreiking ‘De (rechts)positie griffie(r) in het decentrale bestuur’ is een modelbesluit voor het instellen van een werkgeverscommissie opgenomen. In bijlage 1 is dit model nogmaals opgenomen. Delegatie of mandaat Delegatie aan een bestuursorgaan waar de raad geen deel van uitmaakt, te weten de burgemeester of het college, is dus niet mogelijk. Delegatie is daarom alleen mogelijk aan organen waarvan de raad deel uitmaakt zoals een werkgeverscommissie. Desondanks blijft het ook bij het delegeren van bevoegdheden van belang dat het delegerend bestuursorgaan zich realiseert dat delegatie de volledige overdracht betekent van de betreffende bevoegdheden. Een andere vorm van overdracht van bevoegdheden is mandaat. In dat geval kan de raad het gemandateerde orgaan verplichten hem de te informeren over de uitgeoefende bevoegdheden. De raad kan zelfs, wanneer dat in voorkomende geval wenselijk is, het mandaat tijdelijk terug nemen. Niet voor delegatie of mandaat geëigende bevoegdheden Ook in het geval van delegatie of mandaat resteren er werkgeversbevoegdheden die zich niet lenen voor overdracht. Het gaat dan om overdracht van taken waarvan de aard van de bevoegdheid, zelfs als de overdracht plaatsvindt naar een orgaan dat uitsluitend bestaat uit raadsleden, zich verzet tegen overdracht.

Dat is het geval bij het benoemen, schorsen als disciplinaire maatregel en ontslaan van de griffier, het vaststellen van de instructie van de giffier, het regelen van de vervanging van de griffier en de vaststelling en wijziging van de organisatie van de griffie. Deze besluiten hebben een zodanig vergaande strekking dat het evident is dat de raad deze bevoegdheden zelf uitoefent. In het geval van inrichting van de organisatie van de griffie raakt het immers ook de ondersteuning van de raadsleden zelf. Aan de werkgeverscommissie kan wel worden gedelegeerd het schorsen van de griffier als ordemaatregel, het benoemen, schorsen als orde- en disciplinaire maatregel en ontslaan van de griffiemedewerkers. Ook kunnen deze bevoegdheden rechtstreeks door de raad worden gemandateerd aan griffiers die leidinggeven aan één of meerdere griffiemedewerkers. Mandaat of ondermandaat aan de griffier Afhankelijk van het gegeven of het om delegatie of mandaat gaat, kan de werkgeverscommissie vervolgens een deel van de dagelijkse werkgeverstaken voor zover het de griffiemedewerkers betreft in mandaat dan wel submandaat geven aan de griffier. Mocht het (sub)mandaat zijn verleend door het college dan zal dat besluit moeten worden ingetrokken en opnieuw door de raad/werkgeverscommissie aan de griffier moeten worden verleend.

Eerder genomen besluiten in delegatie of mandaat Ook al is de conclusie dat de aard van de bevoegdheid zich verzet tegen delegatie of mandaat aan een bestuursorgaan waarvan de raad geen deel uitmaakt, neemt dat nog niet weg dat tot dusver door het college ten aanzien van de griffier of de medewerkers van de griffie genomen

VNG Postbus 30435, 2500 GK Den Haag Tel 070-373 83 93 www.vng.nl

09

besluiten en die de uitvoering van de arbeidsvoorwaardenregeling betroffen, niet onwettig zijn genomen en derhalve rechtsgeldig zijn. Eventuele sinds de vaststelling van het eerder genoemde delegatiebesluit door het college genomen persoonsgerichte besluiten ten behoeve van de griffier of de griffiemedewerkers zijn inmiddels onherroepelijk geworden en hoeven daarom niet opnieuw te worden vastgesteld.

Door de raad te nemen besluiten De conclusie die uit het voorgaande moet worden getrokken is dat 1. voor zover de raad, voor of na de brief van 3 juni 2010, nog geen werkgeverscommissie heeft ingesteld, is het van belang daartoe alsnog over te gaan. de bijlage treft u die ledenbrief nogmaals aan; 2. de raad zal vervolgens een delegatie- of mandaatbesluit moeten nemen waarbij hij een aantal taken overdraagt aan de werkgeverscommissie; 3. de werkgeverscommissie kan desgewenst een aantal taken die betrekking hebben op de griffiemedewerkers zoals het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken en toekennen van verlof mandateren aan de griffier; 4. het delegatie- of mandaatbesluit waarbij een deel van de werkgeverstaken van de raad werd overgedragen aan het college, zal moeten worden ingetrokken; 5. de raad zal de bestaande arbeidsvoorwaardenregelingen vervolgens opnieuw als verordening vast moeten stellen. In het verlengde daarvan kan het wenselijk zijn vanwege de specifieke werkzaamheden van de griffie noodzakelijk afwijkende regelingen vast te stellen. Lokale voorstellen wijziging arbeidsvoorwaardenregeling Toekomstige wijzigingen in de CAR-UWO en/of lokale regelingen moeten ook door de raad worden vastgesteld.

Bij voorkeur vindt deze vaststelling als hamerstuk plaats in de vergadering van de gemeenteraad, maar deze bevoegdheid kan ook worden overgedragen aan de werkgeverscommissie. Gegeven het feit dat de raad dan wel namens hem de werkgeverscommissie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de arbeidsvoorwaardenregeling, ligt het niet voor de hand de vaststelling van de wijzigingen verder door te mandateren naar de griffier. Het risico van onbekendheid met de actuele arbeidsvoorwaardenregeling is daarvoor te groot. Het college van burgemeester en wethouders heeft voor de ontwikkeling van de lokale arbeidsvoorwaardenregeling, ook wanneer deze op de lokale uitvoeringsregels na geheel identiek is aan de landelijk vastgestelde CAR-UWO de beschikking over een ambtelijke ondersteuning die de raad over het algemeen niet in die mate heeft. Het is ook de vraag of dat noodzakelijk is, zeker in het licht van het in juni 2010 gegeven advies met het college dienstverleningsovereenkomsten te sluiten voor onder meer de ondersteuning op het terrein van het personeelsbeleid. Om deze reden ligt het voor de hand dat namens het college de wijzigingsvoorstellen worden voorbereid en vervolgens ter besluitvorming aan zowel het college als de raad worden voorgelegd.

Zie overigens hetgeen daarover eerder is opgemerkt in het onderdeel De raad neemt de arbeidsvoorwaardenregeling over waar onder meer is opgemerkt dat in voorkomende geval over

VNG Postbus 30435, 2500 GK Den Haag Tel 070-373 83 93 www.vng.nl

10

aangelegenheden die in het belang zijn van een goed functioneren van de griffie, vooraf overleg wordt gevoerd met de werkgeverscommissie, die uiteindelijk ook het voorstel aan de raad voorlegt. Specifieke lokale regelingen voor de griffie Gegeven het uitgangspunt dat lokaal voor alle ambtenaren in principe dezelfde arbeidsvoorwaardenregeling van toepassing is, betekent dit ook dat afwijkingen voor specifieke groepen ambtenaren slechts in het uiterste geval aan de orde is. Dit vraagt bovendien lokaal overleg in het GO. In de eerder genoemde publicaties wordt ervan uit gegaan dat dit bijvoorbeeld het geval kan zijn voor een werktijdenregeling of een vakantie- en verlofregeling. De redenen daarvoor kunnen zijn dat de werktijden van de griffie zich ook vaak uitstrekken tot de avonduren en dat vakantie bij voorkeur gepland wordt in een periode dat de raad niet vergadert. Alvorens over te gaan tot aanpassing van deze lokale regelingen is het van belang na te gaan in hoeverre de tot nu toe toegepaste regelingen aanleiding waren tot problematische situaties. Om deze reden wordt in deze ledenbrief er van afgezien op voorhand daarvoor modellen aan te reiken. Desgewenst kan advies worden ingewonnen bij het College voor Arbeidszaken. Modelbesluiten Bij deze brief treft u als bijlage een aantal modelbesluiten aan.

Deze modelbesluiten zijn qua strekking noodzakelijk, maar kunnen wat de inrichting betreft worden aangepast aan de plaatselijke situatie. Op www.vng.nl zijn onder ‘Praktijkvoorbeelden van en voor gemeenten’ ook voorbeelden van andere gemeenten te vinden. Nadere informatie Alhoewel wij hebben getracht in deze ledenbrief zoveel mogelijk achtergronden en informatie over te nemen besluiten op te nemen, is het mogelijk dat er behoefte is aan nadere informatie. Bij voorkeur ontvangen wij deze vragen per e-mail via cva@vng.nl. Het KlantContactCentrum van de VNG is bereikbaar via 070- 3738020 Hoogachtend, College voor Arbeidszaken van de VNG

mevr. mr. S. Pijpstra, secretaris

Deze ledenbrief staat ook op www.vng.nl onder brieven.

VNG Postbus 30435, 2500 GK Den Haag Tel 070-373 83 93 www.vng.nl

11

1 Bijlage 2 Handreiking De griffier en de werkgeverscommissie.pdf

de griffier & de werkgeverscommissie gesprekspunten voor een goed samenspel

Datum: Auteur:

10 december 2020 Petra Paulides

Voorwoord Het werkgeverschap is voor raads- en statenleden een bijzaak, maar voor ons als griffiers niet. Want, hoe zorg je er voor dat je jouw beoordeling in goede banen leidt, regie voert over de scholing van je zelf van je collega’s op de griffie, er aandacht is voor je loopbaan, de werkdruk op de griffie etc. etc.? Raads- en Statenleden kiezen er niet voor om werkgeverstaken te verrichten, maar ze moeten zich er van bewust zijn dat ze die taak wel hebben. Als griffier kun je daar zelf het voortouw in nemen. Deze handreiking wil je daarbij helpen. Omdat het niet efficiënt en effectief is om het vervullen van de werkgeversrol door de voltallige raad of staten te laten uitoefenen, stellen de meeste raden en staten een aparte werkgeverscommissie in, die namens de raad of staten deze taak vervullen. Wij bewegen ons in een politieke omgeving waar belangen en visies behoorlijk uiteen kunnen lopen. Het is onze taak om geheel onafhankelijk en onbevooroordeeld de raad, de fracties en de raadsleden te ondersteunen en te adviseren. Verschillende belangen en visies binnen de raad kunnen de relatie met de raad of staten als werkgever echter behoorlijk beïnvloeden. Ook dat is een reden om zelf het roer in handen te nemen en te houden. Laat je niet verrassen door acties vanuit de raad of staten en de werkgeverscommissie.

Om jullie handvatten te geven de werkgeverscommissie goed te begeleiden, hebben we deze handreiking op laten stellen. Aan de orde komen o.a.: • hoe wordt een werkgeverscommissie samengesteld? • wie zijn de adviseurs, welke rol spelen zijn en hoe kun jij als griffier deze adviseurs benutten? • hoe vaak spreek je met elkaar, zowel formeel als informeel en waarover gaan deze gesprekken? • hoe onderhoud de werkgeverscommissie de verbinding met de gemeenteraad? • wat kun je doen als je relatie met de werkgeverscommissie onder druk komt te staan? Deze handreiking is tot stand gekomen met subsidie van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en met inzet van Petra Paulides en de commissie Belangenbehartiging. Waarvoor uiteraard onze dank. Wij hopen dat deze handreiking zal bijdragen aan goed werkgeverschap van raden en staten, en bovenal aan de verdere ontwikkeling van het mooie vak van griffier! Heb je tips die in deze handreiking niet onvermeld mogen blijven, laat het ons weten via info@griffiers.nl

Renée Wiggers Voorzitter Vereniging van Griffiers

Hans Scherpenzeel Bestuurslid Belangenbehartiging

Inhoud Inleiding: Investeer in het samenspel tussen werkgeverscommissie & griffier.................................. 3 Taken van de werkgeverscommissie & de griffier .............................................................................. 4 2.1

Juridische basis: kennis van de Gemeentewet ......................................................................... 4

2.2

Juridische basis: kennis van de andere juridische kaders en wetten ....................................... 5

2.3

•

Wet Normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) ................................................... 5

•

CAO Gemeenten en Ambtenarenwet ............................................................................. 5

•

Wet Normering topinkomens (WNT) .............................................................................. 5

Taak gemeenteraad en de werkgeverscommissie.................................................................... 6 1. Organiseer de werkgeversrol ............................................................................................. 6 2. Geef richting: Visie op de raad en de ondersteuning ......................................................... 7 3. Rechtspositie: De arbeidsrelatie met de griffier en de griffiemedewerkers ....................... 8 4. Ruggensteun: het gezag van de griffie(r) ........................................................................... 9

2.4

Taken van de griffier ............................................................................................................... 10 2.4.1 Afspraken maken over de taken ................................................................................... 10 2.4.2 Dagelijkse leiding van de griffie .................................................................................... 11

2.5

Taakverdeling tussen griffier en werkgeverscommissie: suggesties uit de praktijk .............. 13

2.6

De taak van de werkgevercommissie bij een herindeling van gemeentegrenzen ................ 13

Samenstelling van de werkgeverscommissie.................................................................................... 14 3.1

Keuze voor de organisatievorm .............................................................................................. 14

3.2

Selectie van de leden .............................................................................................................. 15

3.3

Selectie van de leden: suggesties uit de praktijk .................................................................... 16

3.4

Rol van de voorzitter en de leden ........................................................................................... 16

3.5

Adviseurs van de werkgeverscommissie ................................................................................ 17 3.5.1 De personeelsadviseur .................................................................................................. 17 3.5.2 Personeelsadviseur: suggesties uit de praktijk ............................................................. 18 3.5.3 De burgemeester als adviseur ...................................................................................... 18 3.5.4 De burgemeester als adviseur: suggesties uit de praktijk ............................................ 19

Het overleg tussen griffier en werkgeverscommissie ....................................................................... 20 4.1

Frequentie: hoe vaak spreek je elkaar? .................................................................................. 20

•

Formeel overleg ............................................................................................................ 20

•

Informeel overleg.......................................................................................................... 20 1

4.2

Secretariaat van de commissie ............................................................................................... 20

•

Agenda.......................................................................................................................... 21

•

Notulen ......................................................................................................................... 21

4.3

Openbare stukken en besloten vergaderingen ...................................................................... 21

4.4

Het overleg tussen griffier en werkgeverscommissie: suggesties uit de praktijk................... 22

De werkgeversrelatie gemeenteraad, werkgeverscommissie & griffier........................................... 23 5.1

Informeren en betrekken gemeenteraad werkgeversrol ....................................................... 23

•

Informeren gemeenteraad ........................................................................................... 23

•

Betrokkenheid gemeenteraad ...................................................................................... 23

5.2

De rol van de griffier in de werkgeversrelatie ........................................................................ 24

5.3

De werkgeversrelatie gemeenteraad, werkgevercommissie & griffier: suggesties uit de praktijk .................................................................................................................................... 24

5.4

Conflicten tussen de gemeenteraad en de griffier ................................................................. 25

5.5

Conflicten tussen gemeenteraad & griffier: suggesties uit de praktijk .................................. 26

2

Inleiding: Investeer in het samenspel tussen werkgeverscommissie & griffier De Vereniging van Griffiers (VvG) en de Nederlandse vereniging voor Raadsleden (NvvR) hebben dit jaar samen geconcludeerd dat het belangrijk is om aandacht te geven aan het bouwen van een goede samenwerking tussen de werkgeverscommissie en de griffier. Het investeren in deze relatie en een goede ondersteuning voor deze taak blijft onverminderd belangrijk in de momenteel snel veranderende omstandigheden. Vanuit beide verenigingen zijn er om daarom projecten opgestart om in het samenspel tussen de werkgeverscommissie en de griffier te investeren. In de afgelopen maanden is samen met de commissie Belangenbehartiging van de VvG gewerkt aan de voorliggende handreiking met gesprekpunten voor een goede werkrelatie1. Er is voornamelijk gekeken vanuit de rol van de griffier. Welke rol hij/zij zelf kan nemen in het verbeteren van de samenwerking en de ontwikkeling van de rol & taak van de werkgeverscommissie. Aan de hand van vier thema’s zijn de gesprekpunten uitgewerkt. 1. Taken van de werkgeverscommissie & de griffier 2. De samenstelling van de werkgeverscommissie 3. Het overleg tussen griffier en werkgeverscommissie 4.

De werkgeversrelatie raad, werkgeverscommissie & de griffier De gesprekpunten zijn een handreiking in het opbouwen van een nieuwe relatie tussen raad, werkgeverscommissie en griffier, maar ze zijn ook te gebruiken in al bestaande relaties. Soms sluipen er bewust of onbewust patronen in die voor verbetering vatbaar zijn of zijn niet alle onderwerpen goed besproken in deze raadsperiode. Het veranderen van een personele bezetting van de werkgeverscommissie of de komst van een nieuwe griffier kan ook een aanleiding zijn om de werkafspraken en de relatie gezamenlijk te bekijken. Oproep vanuit de VvG Vanuit de VvG willen we griffiers en werkgeverscommissies het volgende vragen: maak het samenspel, maar ook inhoudelijke onderwerpen die betrekking hebben op de rol van de raad als werkgever regelmatig bespreekbaar. Investeer in een goede werkrelatie tussen werkgeverscommissie & griffier. Hiermee kan de werkgeverscommissie niet alleen de formele rol van werkgever vormgeven, maar kan ze de griffier ook de noodzakelijke ruggensteun en gezag geven om zijn ondersteunende rol waar te maken!

1

De gesprekpunten zijn suggesties en geven geen weging of normering van de mogelijkheden om invulling te geven aan de samenwerkingsrelatie.

3

Taken van de werkgeverscommissie & de griffier 2.1

Juridische basis: kennis van de Gemeentewet

Sinds 2002 is de gemeenteraad zelf verantwoordelijk voor de eigen ambtelijke ondersteuning. In artikel 107 lid 1 van de gemeentewet staat dat de raad de griffier aanwijst. De raad is bevoegd te besluiten tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst met de griffier (artikel 107 lid 1). Zij kunnen daarnaast ook andere medewerkers op de griffie aanstellen (artikel 107e, lid 2). De gemeenteraad is daarmee werkgever geworden. Een werkgever draagt rechtspositionele verantwoordelijkheden (zoals bezoldiging, ziekte en verlof), maar heeft ook verantwoordelijkheid voor het welzijn en de ontwikkeling van zijn personeel. In samenspraak met de gemeenteraad kan invulling worden geven aan de ondersteuning van de griffie(r). Wat de precieze taken zijn van een griffier is door de wetgever voor een groot deel open gelaten. De Gemeentewet bepaalt alleen dat de griffier: • de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde staat (artikel 107a, lid 1 Gemeentewet); • de griffier in de vergaderingen van de raad aanwezig is (artikel 107b Gemeentewet). De raad stelt via een instructie nadere regels op over de taken en de bevoegdheden van de griffier (artikel 107a, lid 2 Gemeentewet) en kan regels opstellen over de organisatie van de griffie (artikel 107 e, lid 1).

De Gemeentewet biedt hiermee ruimte voor een lokale invulling van de rol van de griffie. Een griffie moet passen bij de ambities van de raad en zijn leden en deze ondersteunen. Het is daarmee belangrijk om regelmatig als raad en griffier het gesprek te voeren over de invulling van de ondersteuning en het samenspel.

Gemeentewet (per 1 januari 2020) Artikel 107 1.

De raad wijst de griffier aan. De aanwijzing eindigt van rechtswege met ingang van de datum dat de uitoefening van de

functie van griffier geen onderdeel meer uitmaakt van de werkzaamheden van de betreffende ambtenaar. 2.

De raad is bevoegd te besluiten tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst met de griffier.

Artikel 107a 1.

De griffier staat de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde.

2.

De raad stelt in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de griffier.

Artikel 107b De griffier is in de vergadering van de raad aanwezig Artikel 107d: 1.

De raad regelt de vervanging van de griffier.

2.

De artikelen 100, tweede lid, 101 en 107 tot en met 107b zijn van overeenkomstige toepassing op degene die de

griffier vervangt. Artikel 107e 1.

De raad kan regels stellen over de organisatie van de griffie.

2.

De raad besluit tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de op de griffie werkzame

ambtenaren

4

2.2

Juridische basis: kennis van de andere juridische kaders en wetten

Naast de kennis van de Gemeentewet en de taken die de gemeenteraad heeft gekregen als werkgever voor de griffie, zijn er ook andere juridische kaders en wetten relevant voor de uitvoering van deze taak. Hieronder worden ze kort opgesomd, voor meer informatie zie de publicatie ‘de rechtspositie van de griffie(r), anno 2018’2 van de Vereniging van Griffiers. Voor de werkgeverscommissie en de griffier is het belangrijk om de ontwikkelingen op dit gebied bij te houden of te laten houden door een adviseur. •

Wet Normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) Sinds 1 januari 2020 is een door de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren een wijziging aangebracht in de arbeidsverhouding van ambtenaren en hun werkgever. Het werkgeverschap bij de gemeenten gaat onder dezelfde regels vallen als alle andere medewerkers in Nederland. Hiermee krijgen medewerkers van een gemeente een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht, een overeenkomst op basis van het burgerlijk wetboek. De eenzijdige aanstelling van ambtenaren is hierdoor veranderd in een tweezijdige arbeidsovereenkomst. Een andere belangrijke wijzing is dat de arbeidsvoorwaarden regeling volgens de ambtenaren wet (CAR-UWO) plaats heeft gemaakt voor een CAO Gemeenten in overeenstemming met de wet op de CAO. Voor meer informatie over deze wet en de rol van de gemeenteraad als werkgever: zie hoofdstuk 5 (Griffie en de WNRA) van de publicatie ‘De rechtspositie van de griffie(r), anno 2018’ VvG.

•

CAO Gemeenten en Ambtenarenwet De cao Gemeenten geldt voor alle gemeenteambtenaren in Nederland, óók voor het personeel van de griffie. De VNG onderhandelt namens gemeenten met vakorganisaties over de cao. Gemeenten houden het recht om al dan niet in te stemmen met het akkoord. In een ledenraadpleging spreekt elke gemeente met één stem: college en raad moeten hun reactie dus samen voorbereiden. De Ambtenarenwet regelt nu alleen nog de zaken waar ambtenaren anders zijn dan andere werknemers, zoals integriteit en de ambtseed. De werkgever, en daarmee ook de gemeenteraad, is op basis van de Ambtenarenwet verplicht tot het voeren van integriteitsbeleid, gericht op het bevorderen van goed ambtelijk handelen en het voorkomen van misbruik. Voor meer informatie zie hoofdstuk 3 (Rechtspositie griffie, arbeidsvoorwaarden, werkgeverschap) en hoofdstuk 4 (Integriteit en oneigenlijke beïnvloeding) van de publicatie ‘de rechtspositie van de griffier (r), anno 2018’ VvG.

•

Wet Normering topinkomens (WNT) De griffier is in de WNT aangemerkt als een topfunctionaris. In deze wet is bepaald dat de salarissen van topfunctionarissen jaarlijks over het voorafgaande boekjaar vóór 1 juli in een verantwoordingformulier aan de minister van Binnenlandse Zaken moeten worden gemeld. De accountant verwerkt dit ook in zijn verslag. Verantwoordelijk voor deze toezending is het college. De (werkgeverscommissie van de) gemeenteraad verstrekt in overleg met personeelszaken de vereiste gegevens voor de griffier3.

2 ‘De rechtspositie van de griffie(r), anno 2018’ Vereniging van Griffier, 2018

3 ‘De rechtspositie van de griffie(r), anno 2018’ Vereniging van Griffier, 2018, Pagina 55/56

5