Agendabundel

De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. 4. Het per de datum van inwerkingtreding van deze verordening reeds bestaande contract met de externe accountant loopt door voor de resterende looptijd.

−1−

Bijlage behorende bij raadsbesluit nr. 25Rb103

Controleverordening gemeente Kerkrade 2025

Artikel 3. Informatieverstrekking door college 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle. 2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4. Het college overlegt aan de raad de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het (definitieve) verslag van bevindingen. 5. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaringverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld. Artikel 4. Inrichting accountantscontrole 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. 2.

De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening en wettelijke verplichtingen de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren. 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Artikel 5. Toegang tot informatie 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente. 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen. 3.

Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant gevraagd en ongevraagd alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

−2−

Bijlage behorende bij raadsbesluit nr. 25Rb103

Controleverordening gemeente Kerkrade 2025

Artikel 6. Overige controles en opdrachten 1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke advieswerkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken specifieke adviesopdrachten. 2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. 3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. Artikel 7. Rapportering 1.

Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. 2. Indien naar het oordeel van de accountant wenselijk of indien zo overeengekomen brengt de accountant in aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. 3. De controleverklaring en het (concept)verslag van bevindingen worden vóór verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het (definitieve) verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad. Artikel 8. Inwerkingtreding en overgangsregeling 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking, met dien verstande dat zij van toepassing is op het boekjaar 2025 en later.. 2. De Controleverordening 2021 wordt per gelijke datum ingetrokken. Artikel 9. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente Kerkrade 2025”.

−3−

Bijlage behorende bij raadsbesluit nr. 25Rb103

Controleverordening gemeente Kerkrade 2025

Toelichting Algemeen Artikel 213 van de Gemeentewet verplicht de raad bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Door middel van de erordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) stelt de raad de kaders voor de accountantscontrole, gebruik makend van de mogelijkheden die artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (hierna: Bado) daartoe bieden. Het is de raad die de accountant voor de controle van de jaarrekening aanwijst. In het voortraject voor de aanwijzing – de aanbesteding – is het college nauw betrokken. Het college kan daarnaast extra opdrachten aan dezelfde of een andere accountant verstrekken. Wanneer de opdracht is verleend, bepaalt de accountant binnen de kaders van de opdracht, op welke wijze hij de controle uitvoert. Uiteraard vindt hierover wel periodiek overleg plaats, zodat afgestemd kan worden met betrokkenen en andere onderzoeken en controles. Voor een goede uitvoering van en rapportage over de controle, hebben het college en de accountant verschillende rechten en plichten. Zo moet het college ervoor zorgen dat de accountant alle informatie krijgt die hij nodig heeft om de controle uit te voeren. De accountant, aan de andere kant, zorgt dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd over bevindingen.

Verder heeft het college een eigenstandige informatieplicht richting de raad. Relatie met de rechtmatigheidsverantwoording door het college Vanaf boekjaar 2023 neemt het college een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in hoeverre de gemeente rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van het college, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording.

Artikelsgewijs Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hierna nader toegelicht. −4−

Bijlage behorende bij raadsbesluit nr. 25Rb103

Controleverordening gemeente Kerkrade 2025

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moeten de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2 Gemeentewet). De raad is echter niet het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de accountant ondertekent. Het is de burgemeester, die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant moet sluiten. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte, luidt het eerste lid van artikel 171 Gemeentewet. Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Het tweede lid regelt dat het college verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden bevat onder andere regels voor de omvangsbasis en goedkeuringstoleranties voor de controleverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen. De omvangsbasis is gelijk aan de totale lasten (exclusief toevoegingen aan de reserves) van de gemeente. In het programma van eisen kunnen voor de jaarlijkse accountantscontrole specifieke eisen worden opgenomen. Normaliter gelden de goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties zoals opgenomen in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden: Goedkeuringstoleranties

Goedkeurend ≤ 2%

Soort verklaring Beperking Oordeelonthouding/Afkeurend >2% – ≤ 4% > 4%

Afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle Rapporteringstoleranties Gelijk aan goedkeuringstoleranties (tenzij de Raad anders bepaalt) NB: Naast bovenstaande kwantitatieve beoordeling zal de accountant ook altijd nog een meer kwalitatieve beoordeling hanteren: het zogenoemde “professional judgement” van de accountant m.b.t. de weging van fouten en onzekerheden speelt ook mee. Dit is de verantwoordelijkheid van de accountant. In Kerkrade wordt uitgegaan van gelijke goedkeurings- en rapporteringstoleranties, conform het audit contract. Indien de raad specifieke informatiebehoeften heeft, kan via afzonderlijke onderzoeksopdrachten aan deze behoeften worden voldaan. Per onderzoek kan dan namelijk de exacte aard, omvang en wijze van rapportage worden bepaald. In lid 4 tenslotte wordt bepaald dat het huidige contract met de externe accountant doorloopt voor de resterende looptijd en met inachtneming van de opzegtermijn. Het is immers een nog bestaand en rechtsgeldig contract.

−5−

Bijlage behorende bij raadsbesluit nr. 25Rb103

Controleverordening gemeente Kerkrade 2025

Artikel 3. Informatieverstrekking door college Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad is het college ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de raad geëiste overige verantwoordingen. Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant. Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het college op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen. Het derde lid verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een ‘LOR’ (‘Letter Of Representation’) of ‘Bevestiging bij de jaarrekening’ genoemd. In Kerkrade is het verstrekken van een dergelijke verklaring gebruikelijk. In het vierde lid wordt bepaald dat het college aan de raad dient te overleggen de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het (definitieve) rapport van bevindingen.

Voor wat betreft de planningsdata geldt de jaarlijks door het college opgestelde planning die in overleg met het presidium op de raadsagenda wordt opgenomen (zie artikel 4 van de Financiële verordening). De jaarrekening moet binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval vóór 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet). Voor deze datum moet de jaarrekening door de raad zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld. De accountant verzendt de controleverklaring en het (definitieve) verslag van bevindingen aan de raad, met een afschrift aan het college. Het tweede lid van artikel 197 Gemeentewet bepaalt echter, dat het college bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad daarbij (toch) moet toevoegen de controleverklaring en het verslag van bevindingen. Het vijfde lid van het artikel gebiedt het college alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de controleverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de accountant. Artikel 4.

Uitvoering controle Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. De accountant houdt hierbij wel rekening met de wettelijke verplichtingen (zoals de termijn waarop de jaarstukken aan de raad dient te worden aangeboden) en met de gemaakte tijdsplanning zoals genoemd in de Financiële verordening gemeente Kerkrade. Bovendien moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de −6−