Agendabundel

8

Rondvraag

9

Sluiting

Raadsgriffie Bezoekadres:

Alle leden van de Raadscommissies en leden van het college B&W

Markt 1 Ambtenaar

Griffie Telefax Zaaknummer Uw brief van

Uw kenmerk

Ons kenmerk

Datum

29 februari 2024 Onderwerp

Uitnodiging portefeuillehouders commissies 11 maart en 14 maart 2024 Bijlage(n) -0-

Onder verwijzing naar artikel 19 RvO–commissies worden de volgende personen uitgenodigd de vergaderingen bij te wonen:

Commissie AZM maandag 11 maart aanvang 19.00 uur Ontwerpbesluit inzake zienswijze raad op verdere verzelfstandiging Parkstad-IT wethouder Schlangen

Commissie GEZ woensdag 13 maart aanvang 19.00 uur Ontwerpbesluit bp Kerkrade West II eerste herziening Ontwerpbesluit wijziging/actualisatie Afvalstoffenverordening

Postbus 600 6460 AP Kerkrade Telefoon 045 – 567 67 67 Telefax 045 – 567 63 95

ING Bank Kerkrade 67.31.10.672 Postbank 1031755 BNG 28.50.04.484

wethouder Weijers wethouder van Drunen

Raadsgriffie gemeente Kerkrade concept BESLUITENLIJST RAADSCOMMISSIE ALGEMENE ZAKEN EN MIDDELEN 19 februari 2024 nr. 24it00488 Aanwezige raadsleden cie. AZM: Mw. M.A.K.J. Laumann (voorzitter) Dhr. Charlier, M.H.A. (Lokaal Alternatief) Mw. Fischer-Otten, A.M.J.N. (Ouderenpartij Kerkrade) Dhr. Jongen, L.A. (PvdA) Dhr. Krasovec, N. (Ons Kerkrade) Dhr. Meijer, M. (CDA) Dhr. Noël, J.P.J. (Lokaal Alternatief) Dhr. Otten, A.R.J (Hart voor Vrijheid) Mw. Paul-Ubachs, C.E. (Burgerbelangen) Dhr. Vleugels, H. (Ons Kerkrade) Dhr. Wetzels, J.M. (Burgerbelangen)

Aanwezige niet-raadsleden cie. AZM: Dhr. Beek van, A (SP) i.p.v. mevr. Wevers Dhr. Boukar, M. (Ons Kerkrade) Dhr. Bree van, P (Burgerbelangen) Dhr. Caumon, M.C.H. (Burgerbelangen) Dhr. Hanssen, J.L.P. (Burgerbelangen) Dhr. Heijnen, M.A. (CDA) i.p.v. dhr. Hölsgens Dhr. Luurssen, M. (Lokaal Alternatief) Dhr. Paffen, W.A.H.G. (PvdA) Dhr. Piefer, J.A. (Ouderenpartij Kerkrade) Mw. Puts, M.A.A. (Burgerbelangen) Dhr. Scheeren, R.F.C. (VVD) Dhr. Schoen, E.W.B.P. (Burgerbelangen) Mw. Willems-Pütz, W.M.C. (Hart voor Vrijheid)

Verder aanwezig: Dhr. D. Franssen (griffier) Burgemeester Dassen-Housen Mevr. G. van Dorst (ambtenaar) Mevr. A. Ceulemans (ambtenaar) Dhr. Cloodt (vz. Rekenkamer) Sander Hannen (TwynstraGudde) Thijs Boertien (TwynstraGudde)

Afwezig: Dhr. Creusen, R.F.A.C. (VVD) Dhr. Hölsgens, P.P.J. (CDA Dhr. Pasmans, A.J.H. (Burgerbelangen) Dhr. Ritterbeeks, J.P.J. (Burgerbelangen) Dhr. Rozema. J. (Ons Kerkrade) Mw. Wevers, A.C. (SP)

Geluidsfragment kunt u terugvinden via Agenda Kerkrade - Commissie Algemene Zaken en Middelen maandag 19 februari 2024 19:00 22:00 - iBabs Publieksportaal (bestuurlijkeinformatie.nl) 1. Opening door de voorzitter De voorzitter opent de vergadering om 19.00 uur. Afgemeld zijn dhr. Creusen, dhr. Hölsgens, dhr. Pasmans, dhr. Ritterbeeks, dhr. Rozema en mevr. Wevers. Het lootje voor de spreekvolgorde is 11 de spreekvolgorde start bij de fractie CDA. 2. Vragenuurtje Er zijn geen vragen. 3. Spreektijd voor het publiek Dhr. Vrush en dhr. Pennino hebben gebruik gemaakt van hun spreektijd. Ordevoorstel tbv inspreekrecht van OK (N. Krasovec) voor het stellen van vragen aan de heer Vrush. Voorstel is aangenomen met meerderheid. Ook aan de heer Pennino worden na het betoog vragen gesteld. 4. Vaststelling van de agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 5.

Vaststelling van de besluitenlijst van de commissie AZM van 4 december 2023

1

De besluitenlijst wordt ongewijzigd vastgesteld. 6.

Ontwerpbesluit rapport klachtbehandeling

Portefeuillehouder mevr. Dassen-Housen is aanwezig. Dhr. Hannen van TwynstraGudde neemt het woord, gevolgd door een toelichting over het uitgevoerde onderzoek door dhr. Boertien, een van de betrokken onderzoekers, en toelichting door mevr. van Dorst, clusterleider Rechtsbelangen, op de klachtenbehandeling in Kerkrade. Allen beantwoorden de gestelde vragen. Naar de raad: ja, als akkoordstuk De commissie adviseert de raad het volgende besluit te nemen: I.

de conclusies en aanbevelingen van de rapportage 'DoeMee-onderzoek 2023 klachtenbehandeling' die betrekken hebben op gemeente Kerkrade over te nemen;

Toezegging: Mevr. Dassen-Housen zegt de ouderenpartij, Jos Piefer, toe de herziening van de website mee te willen nemen om drempelverlagend te zijn. Antwoord: Burgemeester Dassen geeft aan dat nog eens goed gekeken is naar de informatie op de website over klachtbehandeling. De tekst is begrijpelijk en zowel de mondelinge als schriftelijke mogelijkheid wordt duidelijk genoemd. De suggestie van de Ouderenpartij om de DIGID verplichting voor burgers te schrappen is opgevolgd. Dat betekent dat een burger nu simpelweg het formulier kan invullen zonder zijn DIGID te hoeven invullen. De gemeentelijke website is hier al op aangepast. Het heeft de voorkeur dat dit formulier wordt gebruikt omdat op die manier de klacht snel kan worden herkend en makkelijk kan worden doorgezet naar de behandelaar.

Vragen: Beantwoording: 7

Ontwerpbesluit aanwijzen lokale publieke omroep

Portefeuillehouder mevr. Dassen-Housen geeft extra uitleg rondom de problematieken van het besluit en beantwoordt de gestelde vragen met ambtelijke ondersteuning van mevr. Ceulemans (hoofd afdeling Communicatie & Marketing). Ordevoorstel van Burgerbelangen (N. Paul-Ubachs) nav voorstel heeft Burgerbelangen zich verdiept in de criteria en zijn ze zelf op onderzoek uit gegaan. De conclusies zoals het college genomen heeft zijn voor hen niet vanzelfsprekend en ze hebben het nog in onderzoek. Het lijkt er op dat zij met een andere oplossing gaan komen. Dit wordt nog opgepakt en ze kondigen nu al aan dat ze met hulp van ambtelijke bijstand met een amendement gaan komen. Voorstel is dit agendapunt aan te houden en als bespreekstuk naar de raad door te zetten. De commissie sluit zich hier unaniem bij aan. Naar de raad: ja, als bespreekstuk De commissie adviseert de raad het volgende besluit te nemen: 1. Het Commissariaat voor de Media voor te stellen ZO-NWS aan te wijzen als meest geschikte lokale publieke media-instelling voor de gemeente Kerkrade.

2

2. ZO-NWS en Stichting Plus / RTV Parkstad op te roepen om maximale inspanningen te verrichten om met het oog op de vorming van een streekomroep hiervoor gezamenlijk één aanvraag in te dienen. Toezegging: Vragen: CDA (M. Meijer) vraagt het wellicht ook het onderliggende rapport van de adviseur toegevoegd kan worden aan de vergaderstukken. Antwoord: Dit rapport wordt gedeeld met de raad door toevoeging aan de vergaderstukken in ibabs.

8.

Lijst van toezeggingen

De lijst van toezeggingen wordt conform vastgesteld. 9.

Rondvraag

Jos Piefer: de Ouderenpartij heeft veel telefoontjes gehad mbt onduidelijkheden rondom de aanvraag energie noodfonds. Hoe is dit gecommuniceerd en waar? Antwoord: Op 22 januari is er een nieuwsbericht op de gemeentelijke website geplaatst. Hierbij een link naar het artikel: Noodfonds Energie | Gemeente Kerkrade Dit bericht is toen ook gedeeld via de social media kanalen. Op 21 februari komt het in de Hallo Kerkrade. Communicatie heeft gepland dit in maart nog eens te herhalen; het artikel wordt dan nogmaals via social media onder de aandacht gebracht en ook nogmaals in de Hallo Kerkrade geplaatst.

10. Sluiting Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering om 20.59 uur.

3

B E H A N D E L B R I E F

Registratienummer: 24it00318 Het Presidium van de gemeente Kerkrade, handelend met mandaat van de gemeenteraad – ex artikel 3a lid 1 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raadcommissies ter voorbereiding van de vergaderingen van de raad der gemeente Kerkrade – stelt de hieronder gekozen commissie(s) voor om in de openbaarheid te doen behandelen, het onderwerp: Onderwerp Zienswijze raad op verdere verzelfstandiging Parkstad-IT Algemene informatie Dit onderwerp is toegekend aan de commissie:

Te behandelen d.d.:

Algemene Zaken en Middelen

11 maart 2024

Aanleiding / toelichting In april 2023 en in december 2023 heeft u raadsinformatiebrieven ontvangen over de verdere verzelfstandiging van Parkstad-IT. In deze raadsinformatiebrieven is al aangekondigd dat we in januari 2024 u zouden vragen om uw zienswijze te geven op deze verdere verzelfstandiging van Parkstad-IT. Voor de volledigheid hieronder de drie hoofdstappen welke op basis van de Wgr in de komende periode worden doorlopen: • Stap 1: Zienswijze gemeenteraad op ontwerp (dit voorstel) Het wijzigen van de regeling is bij uitstek het moment waarop de deelnemers hun opvattingen kunnen geven over de overdracht van taken (en het mandaat van bevoegdheden) aan een bestuur dat op afstand staat van het lokale bestuur. Om de gemeenteraden een meer sturende positie te geven bij het wijzigen van een regeling tussen colleges worden de gemeenteraden op grond van artikel 1 lid 3 van de Wgr gevraagd hun zienswijzen naar voren te brengen op de ontwerpregeling. Na verkregen zienswijzen van de gemeenteraden nemen de colleges pas de vervolgstappen.

Gemeente Kerkrade, afdeling Griffie Telefoonnummer: 045-5676767 Gemeentehuis@kerkrade.nl

Bezoekadres: Markt 1 6461 EB Kerkrade Postadres: Postbus 600 6460 AP Kerkrade

1

B E H A N D E L B R I E F

• Stap 2: Toestemming gemeenteraad bij omzetting (juni 2024) Bij de definitieve omzetting naar de nieuwe (gewijzigde) gemeenschappelijke regeling zullen de colleges hun gemeenteraden om toestemming vragen op grond van artikel 1 lid 4 van de Wgr. Medio juni 2024 zal het college een voorgenomen besluit nemen en een toestemmingsverzoek doen bij de gemeenteraad. • Stap 3: Bekendmaking (juni/juli 2024) Nadat alle colleges besloten hebben, moet de gemeenschappelijke regeling zelf bekendgemaakt worden in het Gemeenteblad van de plaats van vestiging, in dit geval via de gemeente Heerlen. De gewijzigde regeling kan niet in werking treden voordat deze laatste bekendmaking heeft plaatsgevonden. Overigens dienen alle deelnemende colleges op basis van de Algemene Wet Bestuursrecht (Awb) het besluit tot wijzigen van de regeling ook zelf bekend te maken voorafgaande aan de inwerkingtredingsdatum.

Kader / afbakening Streven is om per 1 juli 2024 de huidige centrumregeling Parkstad-IT om te zetten in een volwaardige gemeenschappelijke regeling in de vorm van een openbaar lichaam. Gezien de ambitie zal de naam van de regeling voor 1 juli 2024 nog wijzigen, tot die tijd hanteren wij de Parkstad-IT. In voorbereiding op deze verdere verzelfstandiging is een strategisch adviesrapport inzake Toekomst Parkstad-IT door Berenschot opgeleverd. Hierop voortbordurend is een bedrijfsplan opgesteld, waarbij als stip op de horizon was meegegeven een verhoogde ambitie op het gebied van IT-samenwerking en IT-centralisatie, plus een verdere verzelfstandiging van Parkstad-IT. Naast het bedrijfsplan is op basis van het strategisch advies ook gewerkt aan een concept Ontwerp GR-tekst. Al deze stukken zijn opgenomen als bijlagen. Voor de volledigheid: Het deel van de Wgr dat rechten geeft aan volksvertegenwoordigers is per 1 juli 2022 ingegaan. Voor het andere deel (verplichtingen om bestaande gemeenschappelijke regelingen in lijn met de nieuwe wetgeving aan te passen) geeft de Wgr een implementatieperiode van twee jaar en treedt dus in werking per 1 juli 2024. Procedure verdere verzelfstandiging

Gemeente Kerkrade, afdeling Griffie Telefoonnummer: 045-5676767 Gemeentehuis@kerkrade.nl

Bezoekadres: Markt 1 6461 EB Kerkrade Postadres: Postbus 600 6460 AP Kerkrade

2

B E H A N D E L B R I E F

De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) bepaalt dat gemeenteraden en algemeen besturen van deelnemers hun zienswijze op de ontwerpregeling kunnen geven binnen acht weken na ontvangst van het ontwerp.

Wijze van behandelen Doel: Ter besluitvorming door de Raad

Aard van het onderwerp: Technische / wetswijziging

Vorm: Schriftelijke stukken:

Reeds toegezonden

Mondelinge toelichting: Nee Presentatie: Nee Anders, namelijk:

Tijdsduur Tijdsduur Tijdsduur

minuten minuten minuten

Bestuurlijke verantwoordelijke(n) Wethouder Schlangen

Gemeente Kerkrade, afdeling Griffie Telefoonnummer: 045-5676767 Gemeentehuis@kerkrade.nl

Bezoekadres: Markt 1 6461 EB Kerkrade Postadres: Postbus 600 6460 AP Kerkrade

3

B E H A N D E L B R I E F

Ambtenaren en externen Aanwezig zullen zijn: Externen:

Ambtenaren:

Ron Zwamborn, controller Parkstad-IT

Gemma van Dorst Bart Porankiewicz

Bijlage(n) a) A1 - Ontwerp Gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT (4-jan-2023) b) A2 - Ontwerp Gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT concept stemverhouding (12-dec-2023) c)

A3 - Mogelijke samenstellingen DB conform artikel 14 (12-dec-2023)

d) A4 - Advies inzake wijziging gemeenschappelijke regelingen (BoelsZanders / Cooperación) e) A5 – Reactienota zienswijzen raden (BoelsZanders / Cooperación) f)

B1 - Kadernota 2024 Parkstad-IT

g) B2a - Begroting 2024 Parkstad-IT h) B2b - Dialoog Begroting 2024 Parkstad-IT i)

C1 - Transitieplan 2024 Parkstad-IT

j)

D1 - Strategisch rapport – Toekomst Parkstad-IT (Berenschot)

k) D2 - Tactisch rapport – Bedrijfsplan Parkstad-IT (Berenschot) l)

E1 - Ontwerp Organisatieverordening Parkstad-IT

m) E2 - Cao SGO 2023 n) E3 - Onderhandelingsresultaat over Cao Gemeenten en Cao SGO 2024-2025 o) E4 - Ledenbrief WSGO – Akkoord cao 2024-2025 p) E5 - Ter info – aanvullende arbeidsvoorwaarden gemeente Heerlen 2023 q) Aanbiedingsbrief, Ontwerpbesluit, Nota van toelichting.

Gemeente Kerkrade, afdeling Griffie Telefoonnummer: 045-5676767 Gemeentehuis@kerkrade.nl

Bezoekadres: Markt 1 6461 EB Kerkrade Postadres: Postbus 600 6460 AP Kerkrade

4

B E H A N D E L B R I E F

Gemeente Kerkrade, afdeling Griffie Telefoonnummer: 045-5676767 Gemeentehuis@kerkrade.nl

Bezoekadres: Markt 1 6461 EB Kerkrade Postadres: Postbus 600 6460 AP Kerkrade

5

Agendapunt nr.:

Registratienummer: 24it00317 Sector: Bestuur

Kerkrade, 31 januari 2024

Aanbiedingsbrief aan de raad. Nr.: 24it00317 Hierbij bieden wij u ter overweging en beslissing een ontwerpbesluit, nr. 24Rb008, inzake Zienswijze raad op verdere verzelfstandiging Parkstad-IT aan. In de nota van toelichting, nr. 24TL004, die het ontwerpbesluit vergezelt, zijn de overwegingen en nadere gronden aangegeven waarop het ontwerpbesluit berust.

Het college,

De secretaris,

dr. T.P. Dassen-Housen

R.M.J.S. Stijns

Ontwerpbesluit Nr.:

24Rb008

De raad van de gemeente Kerkrade; overwegende, • dat de gemeente Kerkrade is aangeboden het ontwerp van de gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT (9 januari 2024) voor het geven van een zienswijze.

kennis genomen hebbende van, • de nota van toelichting, nr. 24Tl004, behorende bij dit besluit; • de beraadslagingen in de AZM d.d. 11 maart 2024

gelet op, • programma: • gemeentelijk/regionaal beleidskader: • wetsartikel:

besluit: I. Een positieve zienswijze in te dienen ten aanzien van het ontwerp Gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT

Aldus vastgesteld door de raad der gemeente Kerkrade in zijn openbare vergadering d.d. 27 maart 2024. De voorzitter van de raad,

dr. T.P. Dassen-Housen.

Documentnummer: 24Rb008

De griffier,

mr. drs. D.G.M.G. Franssen.

Nota van toelichting Nummer.: 24Tl004

Kerkrade, 29 januari 2024

Behorend bij ontwerpbesluit nummer: 24Rb008

Onderwerp Zienswijze raad op verdere verzelfstandiging Parkstad-IT Beslispunten Een positieve zienswijze in te dienen ten aanzien van het ontwerp Gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT (9 januari 2024) Inleiding Aankondiging vragen om uw zienswijze In april 2023 en in december 2023 heeft u raadsinformatiebrieven ontvangen over de verdere verzelfstandiging van Parkstad-IT. In deze raadsinformatiebrieven is al aangekondigd dat we in januari 2024 u zouden vragen om uw zienswijze te geven op deze verdere verzelfstandiging van Parkstad-IT. Voor de volledigheid hieronder de drie hoofdstappen welke op basis van de Wgr in de komende periode worden doorlopen: • Stap 1: Zienswijze gemeenteraad op ontwerp (dit voorstel) Het wijzigen van de regeling is bij uitstek het moment waarop de deelnemers hun opvattingen kunnen geven over de overdracht van taken (en het mandaat van bevoegdheden) aan een bestuur dat op afstand staat van het lokale bestuur. Om de gemeenteraden een meer sturende positie te geven bij het wijzigen van een regeling tussen colleges worden de gemeenteraden op grond van artikel 1 lid 3 van de Wgr gevraagd hun zienswijzen naar voren te brengen op de ontwerpregeling. Na verkregen zienswijzen van de gemeenteraden nemen de colleges pas de vervolgstappen.

• Stap 2: Toestemming gemeenteraad bij omzetting (juni 2024) Bij de definitieve omzetting naar de nieuwe (gewijzigde) gemeenschappelijke regeling zullen de colleges hun gemeenteraden om toestemming vragen op grond van artikel 1 lid 4 van de Wgr. Medio juni 2024 zal het college een voorgenomen besluit nemen en een toestemmingsverzoek doen bij de gemeenteraad. • Stap 3: Bekendmaking (juni/juli 2024) Nadat alle colleges besloten hebben, moet de gemeenschappelijke regeling zelf bekendgemaakt worden in het Gemeenteblad van de plaats van vestiging, in dit geval via de gemeente Heerlen. De gewijzigde regeling kan niet in werking treden voordat deze laatste bekendmaking heeft plaatsgevonden. Overigens dienen alle deelnemende colleges op basis van de Algemene Wet Bestuursrecht (Awb) het besluit tot wijzigen van de regeling ook zelf bekend te maken voorafgaande aan de inwerkingtredingsdatum. Parkstad-IT Gemeenten werken om allerlei redenen met elkaar samen. Omdat ze gemeenschappelijke opgaven hebben, om meer kennis en kunde te kunnen delen en soms ook om er samen financieel beter van te worden. Samenwerking versterkt de bestuurskracht van de gemeenten. Zo ook in Parkstad voor de samenwerking op het IT-vlak. Wij werken al geruime tijd samen in de centrumregeling Parkstad-IT. 1

Echter, de huidige centrumregeling, ooit opgezet als tijdelijk construct, voldoet niet aan de Aanbestedingswet. Volgens deze wet mogen de huidige niet-centrumgemeenten (zijnde alle deelnemers met uitzondering van de gemeente Heerlen) hun opdracht niet één-op-één gunnen aan Parkstad-IT. Ook voldoet de huidige regeling niet aan de recente wijzigingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Verder biedt het huidige construct te weinig mogelijkheden tot slagvaardig en klantgericht handelen en ervaart een aantal deelnemers momenteel weinig echte zeggenschap. Tot slot heeft de gemeente Heerlen een ongewenste risicopositie ten aanzien van de andere deelnemers (de gemeente Heerlen is en blijft in het huidige construct eindverantwoordelijk voor de centrumregeling Parkstad-IT). Diverse verbeteringen op het gebied van bijvoorbeeld de samenwerking zijn reeds ingezet; ook worden de gemaakte kosten vollediger doorbelast en eerlijker verdeeld (volgens het principe de gebruiker betaalt). Maar deze verbeteringen lossen niet alles op, en niet alle gewenste en noodzakelijke verbeteringen zijn mogelijk in een centrumregeling. Dit maakt een verdere verzelfstandiging en daarmee wijziging van de bestaande regeling van Parkstad-IT nodig.

Daarenboven realiseren de deelnemers zich dat in de huidige maar zeker ook in de toekomstige tijd IT aan de basis staat van alle (bedrijfsvoerings)processen, en dat een kloppende informatiehuishouding de kern is van de bedrijfsvoering. Voor het op orde hebben en houden van de eigen informatiehuishouding is iedere deelnemer afzonderlijk verantwoordelijk. En voor het op orde hebben en houden van de technische automatisering en basis IT-taken werken de deelnemers meer en meer samen via Parkstad-IT. Om onder andere deskundigheid te vergroten, risico’s te verkleinen en kosten te verlagen, hebben de deelnemers ook aangegeven in te willen zetten op verdere samenwerking op het gebied van IT-architectuur. Verder verzelfstandiging per 1 juli 2024 Streven is om per 1 juli 2024 de huidige centrumregeling Parkstad-IT om te zetten in een volwaardige gemeenschappelijke regeling in de vorm van een openbaar lichaam. Gezien de ambitie zal de naam van de regeling voor 1 juli 2024 nog wijzigen, tot die tijd hanteren wij de Parkstad-IT. In voorbereiding op deze verdere verzelfstandiging is een strategisch adviesrapport inzake Toekomst Parkstad-IT door Berenschot opgeleverd. Hierop voortbordurend is een bedrijfsplan opgesteld, waarbij als stip op de horizon was meegegeven een verhoogde ambitie op het gebied van IT-samenwerking en ITcentralisatie, plus een verdere verzelfstandiging van Parkstad-IT.

Naast het bedrijfsplan is op basis van het strategisch advies ook gewerkt aan een concept Ontwerp GR-tekst. Al deze stukken zijn opgenomen als bijlagen. Procedure verdere verzelfstandiging De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) bepaalt dat gemeenteraden en algemeen besturen van deelnemers hun zienswijze op de ontwerpregeling kunnen geven binnen acht weken na ontvangst van het ontwerp.

Doelstelling Streven is om per 1 juli 2024 de huidige centrumregeling Parkstad-IT om te zetten in een volwaardige gemeenschappelijke regeling in de vorm van een openbaar lichaam.

Argumenten 1.

De huidige centrumregeling, ooit opgezet als tijdelijk construct, voldoet niet aan de Aanbestedingswet. Volgens deze wet mogen de huidige niet-centrumgemeenten (zijnde alle deelnemers met uitzondering van de gemeente Heerlen) hun opdracht niet één-op-één gunnen aan Parkstad-IT. Ook voldoet de huidige regeling niet aan de recente wijzigingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Verder biedt het huidige construct te weinig mogelijkheden tot slagvaardig en klantgericht handelen en ervaart een aantal deelnemers momenteel weinig echte 2

2.

3.

zeggenschap. Tot slot heeft de gemeente Heerlen een ongewenste risicopositie ten aanzien van de andere deelnemers (de gemeente Heerlen is en blijft in het huidige construct eindverantwoordelijk voor de centrumregeling Parkstad-IT). Een volwaardige IT-organisatie die opereert voor en verantwoording aflegt aan alle deelnemers. Het is onwenselijk om het college en de directie van de gemeente Heerlen zowel inhoudelijk als financieel verantwoordelijk te houden voor alle zaken die Parkstad-IT aangaan. Door te kiezen voor een volwaardige gemeenschappelijke regeling ontstaat er een eigenstandige organisatie die onder verantwoordelijkheid van alle deelnemers en hun bestuurders opereert en daarover ook verantwoording aflegt. Parkstad-IT ontzorgt haar deelnemers, waarborgt de continuïteit, bedrijfszekerheid en innovatiekracht van de IT-dienstverlening. Parkstad-IT is de IT-service provider voor overheden in Zuid-Limburg. Parkstad-IT is klantgericht en

wendbaar, staat open voor nieuwe toetreders, werkt vanuit standaardisatie tenzij, zoekt de samenwerking op waar mogelijk en heeft een robuuste bedrijfsvoering. Kanttekeningen 1.

Er zijn nog verplichtingen uit de bestaande centrumregeling De huidige centrumregeling Parkstad-IT wijzigt in de voorliggende regeling. Hierbij is sprake van overgang van onderneming. Bij de overgang van onderneming is sprake van overgang van alle personeelsleden inclusief alle rechten en plichten voortvloeiend uit de arbeidsovereenkomsten. Bij overgang van onderneming is in basis ook sprake van overgang van alle rechten en plichten van leveranciers. Onderzocht en beoordeeld wordt welke verplichtingen hieruit voortvloeien.

2.

Hogere kosten In de begroting 2024 (opgesteld maart 2023) van Parkstad-IT staat uitgewerkt wat de bijdrage van iedere deelnemer is aan de GR. Deze bijdrage is gebaseerd op het principe dat de gebruiker betaalt en dat de verrekening van de kosten plaatsvindt op basis van een PxQ model (prijs maal aantal). Uiteraard is de gehele begroting sober doch doelmatig ingestoken; geen onnodige budgetten claimen maar wel voldoende om de opgedragen taken uit te kunnen voeren. De resultaten van de Cao-onderhandeling 2024 zijn bekend, een loonsverhoging van 4,75%. In de begroting 2024 van Parkstad-IT is rekening gehouden met een stijging van 2,6%. Ook is na samenstelling van de begroting 2024 van Parkstad-IT in de discussie over de verdere verzelfstandiging voorzien dat er extra transitiekosten zullen worden gemaakt. Deze bedragen over 2024 € 245.000. In de Begroting 2024 na verzelfstandiging (1-juli 2024 tot en met 31 december 2024) Parkstad-IT zullen deze extra kosten worden verwerkt, dan zal ook duidelijk zijn wat de bijdrage per deelnemer gaat worden.

Financiën De bijdrage aan Parkstad-IT over 2024 is reeds meegenomen in de begroting. De wijziging in rechtsvorm van de samenwerking heeft in beginsel geen kostprijsverhogende gevolgen. In de begroting 2024 van Parkstad-IT is reeds rekening gehouden met extra kosten die horen bij de verdere verzelfstandiging. In het Transitieplan 2024 is uitgewerkt hoe op dit moment wordt gekeken naar de transitie van de huidige centrumregeling Parkstad-IT naar de nieuwe volwaardige GR Parkstad-IT. Dit op basis van het bedrijfsplan zoals in nauwe samenwerking met de deelnemers uitgewerkt. Op basis van dit transitieplan is in de Begroting 2024 (pagina 13) reeds rekening gehouden met twee extra ‘potjes’, te weten: 3

• Projectbudget – Verdere verzelfstandiging Parkstad-IT, € 100.000, periode 2024-2026, tbv Opheffen en verder verzelfstandigen (conform bedrijfsplan); • Projectbudget – Transitie Parkstad-IT, € 150.000, periode 2024-2026, tbv Transitie naar de nieuwe strategische koers en het hierbij horende nieuwe denken en werken. Uiteraard is de gehele begroting sober doch doelmatig ingestoken; geen onnodige budgetten claimen maar wel voldoende om de opgedragen taken uit te kunnen voeren. Daarnaast is in de Begroting 2024 (zie ook bijlage, pagina 12) ook de formatie-uitbreiding (4 fte per 1-1-2024) opgenomen zoals uitgewerkt in het Bedrijfsplan. In de dialoog over de Begroting 2024 (zie ook bijlage, pagina 8) is op verzoek van de deelnemers nadrukkelijk gezocht naar kostenbesparing. Hierbij is gekozen om de formatie-uitbreiding per 1-1-2024 te beperken tot de concerncontroller; de overige functies zijn uitgesteld tot 1-1-2025. Dit omdat toen de startdatum van de verdere verzelfstandiging nog niet 100% duidelijk was. De doorwerking van deze besluitvorming wordt in de nog op te stellen Begroting 2024 na verzelfstandiging (1-juli 2024 tot en met 31 december 2024) van Parkstad-IT verder verwerkt en uitgewerkt.

Proces De systematiek is dat bij een gemeenschappelijke regeling de kaders en conceptbegroting in het voorjaar voorafgaand aan het begrotingsjaar wordt aangeboden aan de raden en algemeen besturen van de deelnemers, waarop deze hun zienswijzen kenbaar kunnen maken. Daarna stelt het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling hun begroting vast. Verdeling kosten tussen deelnemers In de begroting 2024 van Parkstad-IT is gewerkt met een verrekenmodel. In dit model worden per pijler afspraken gemaakt over hoe kosten worden doorbelast (verdeelsleutels). De resultante van het verrekenmodel is dat er kostprijzen zijn per product en dienst. Dit model maakt doorbelasting van gemaakte kosten aan de verbruiker mogelijk. Controle en verantwoording Ook in het nieuwe Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is sprake van de volgende verordeningen: • financieel beleid, beheer en organisatie verordening (artikel 212), • controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie verordening (artikel 213), • onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur verordening (artikel 213a). Doordat de huidige centrumregeling Parkstad-IT als afdeling integraal is opgenomen in de organisatie en de financiële administratie van de gemeente Heerlen gelden de verordeningen van de gemeente Heerlen.

De benodigde verordeningen zullen na de verdere verzelfstandiging worden uitgewerkt voor Parkstad-IT. De huidige centrumregeling Parkstad-IT valt dus ook binnen de rechtmatigheidsverantwoording en getrouwheidsoordeel van de accountant zoals geldt voor de gemeente Heerlen. Na de verdere verzelfstandiging zal het (dagelijks) bestuur van Parkstad-IT een eigen accountscontrole ondergaan en een eigen rechtmatigheidsverantwoording afgeven. Verder geldt dat Parkstad-IT jaarlijks wordt geaudit op het gebied van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO); hierover wordt door een onafhankelijke auditor een zogenaamde TPM-verklaring afgegeven. Communicatie De deelnemers en Parkstad-IT zullen regelmatig met elkaar communiceren over de verdere planning, procedure en uitvoering (inclusief inrichten structuur onder de gemeenschappelijke regeling). Burgerparticipatie Niet van toepassing Uitvoering 4

•

•

Mei-juni 2024: Voorgenomen besluit verdere verzelfstandiging & vragen toestemming. Dit betekent dat de colleges van de deelnemers een voorlopig besluit nemen omtrent de nieuwe regeling, en vervolgens de toestemming vraagt aan haar gemeenteraad voor het instellen van de regeling. Op die toestemming is afdeling 10.2.1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) van overeenkomstige toepassing. Dat betekent dat de gemeenteraad 13 weken heeft om te beslissen omtrent de toestemming. De termijn van 13 weken begint te lopen vanaf het moment van verzending door het college. Dit is natuurlijk een maximumtermijn, de raad mag het ook sneller doen. Mocht de raad er binnen 13 weken niet uit kunnen komen, dan kan de raad beslissen de toestemmingstermijn eenmalig te verlengen met maximaal 13 weken. Beslist de raad onverhoopt niet tijdig, dan is de toestemming van rechtswege verleend. De raad kan de toestemming overigens alleen onthouden wegens strijd met het recht, of strijd met het algemeen belang. Van strijd met het recht is sprake wanneer de gemeenschappelijke regeling in strijd is met (hoger) geschreven of ongeschreven recht. De grond ‘strijd met het algemeen belang’ is wat vager.

Van een dergelijke strijd kan sprake zijn als er onverantwoorde financiële risico’s worden genomen, als de gemeenteraad vindt dat er teveel zeggenschap verloren gaat of wanneer blijkt dat niets of niet afdoende met de ingediende zienswijzen is gedaan. juli 2024: Bekendmaking regeling door de gemeente Heerlen. Nadat de raden van de deelnemers besloten hebben over de toestemming, moet dit besluit worden toegezonden aan het colleges. De griffiers worden verzocht dit direct na de betreffende raadsvergadering te doen. Publicatie van het raadsbesluit tot toestemming is niet vereist, althans de bekendmaking geschiedt via de toezending aan het college. Elk college neemt ten slotte het definitieve besluit tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling. Nadat alle colleges besloten hebben is de gemeenschappelijke regeling tot stand gekomen. Het besluit van het college moet wél bekendgemaakt worden alvorens het in werking treedt. Dat moet via publicatie in het Gemeenteblad. Het eventueel niet bekendmaken van dit besluit lijkt overigens geen gevolgen te hebben voor de rechtsgeldigheid van de gemeenschappelijke regeling. Nadat alle colleges besloten hebben, moet de gemeenschappelijke regeling zelf bekendgemaakt worden in het Gemeenteblad van de plaats van vestiging, in dit geval via de gemeente Heerlen.

De gemeenschappelijke regeling kan niet in werking treden voordat deze laatste bekendmaking heeft plaatsgevonden.

Gezondheid en Vitaliteit Niet van toepassing

5

Bijlagen a) A1 - Ontwerp Gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT (4-jan-2023) b) A2 - Ontwerp Gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT concept stemverhouding (12-dec-2023) c) A3 - Mogelijke samenstellingen DB conform artikel 14 (12-dec-2023) d) A4 - Advies inzake wijziging gemeenschappelijke regelingen (BoelsZanders / Cooperación) e) A5 – Reactienota zienswijzen raden (BoelsZanders / Cooperación) f) B1 - Kadernota 2024 Parkstad-IT g) B2a - Begroting 2024 Parkstad-IT h) B2b - Dialoog Begroting 2024 Parkstad-IT i) C1 - Transitieplan 2024 Parkstad-IT j) D1 - Strategisch rapport – Toekomst Parkstad-IT (Berenschot) k) D2 - Tactisch rapport – Bedrijfsplan Parkstad-IT (Berenschot) l) E1 - Ontwerp Organisatieverordening Parkstad-IT m) E2 - Cao SGO 2023 n) E3 - Onderhandelingsresultaat over Cao Gemeenten en Cao SGO 2024-2025 o) E4 - Ledenbrief WSGO – Akkoord cao 2024-2025 p) E5 - Ter info – aanvullende arbeidsvoorwaarden gemeente Heerlen 2023

6

Ontwerp Gemeenschappelijke

regeling Parkstad-IT (15-jan2024)

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Beekdaelen, Brunssum, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Simpelveld en Voerendaal,

Het dagelijkse bestuur van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg, elk voor zover het hun bevoegdheden betreft, gelet op de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht, gelet op de verleende toestemmingen door de gemeenteraden van Beekdaelen, Brunssum, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Simpelveld en Voerendaal,

gelet op de verleende toestemming van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg,

overwegende dat samenwerking op het gebied van specifieke ondersteunende, uitvoerende en

beleidsprocessen ten aanzien van IT binnen de gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT meerwaarde oplevert;

gelezen het voorstel van […] van [datum en nummer];

besluiten tot het treffen van de navolgende gemeenschappelijke regeling tot vorming van een openbaar lichaam genaamd: Parkstad-IT

Hoofdstuk 1 – Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen 1.

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder: a.

b.

de regeling: de gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT;

deelnemer(s): het (de) college(s) van burgemeester en wethouders van de

gemeente(n) Beekdaelen, Brunssum, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Simpelveld en Voerendaal plus het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling

c.

Veiligheidsregio Zuid-Limburg;

de wet: de Wet gemeenschappelijke regelingen;

d.

Parkstad-IT: het rechtspersoonlijkheid bezittende openbaar lichaam, zoals bedoeld

e.

het algemeen bestuur (AB): het algemeen bestuur van de regeling;

f.

in artikel 2 van de regeling;

het dagelijks bestuur (DB): het dagelijks bestuur van de regeling;

g. h.

2.

IT: het geheel aan voorzieningen op het gebied van Informatietechnologie, inclusief Communicatietechnologie;

BIO: Baseline Informatiebeveiliging Overheid;

i.

college(s):het (de) college(s) van burgemeester en wethouders van de gemeente(n)

j.

raden: de raden van de deelnemende gemeenten, tevens moet hier worden gelezen

Beekdaelen, Brunssum, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Simpelveld en Voerendaal;

het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio ZuidLimburg;

Waar in deze regeling artikelen van de Gemeentewet of van enige andere wet of wettelijke

regeling van overeenkomstige toepassing worden verklaard, wordt, tenzij anders vermeld, in die artikelen voor de gemeente, de raad en burgemeester en wethouders gelezen: het openbaar lichaam, het algemeen bestuur en dagelijks bestuur.

Artikel 2 Instelling en doel 1.

Er is een openbaar lichaam dat rechtspersoonlijkheid bezit als bedoeld in artikel 8, eerste

2.

Parkstad-IT is gevestigd te Heerlen.

3. 4.

5. 6.

lid, van de wet. De naam van dit openbaar lichaam is Parkstad-IT.

Tot wijziging van de vestigingsplaats wordt door het algemeen bestuur met unanimiteit van stemmen besloten.

Parkstad-IT is ingesteld om haar deelnemers te ontzorgen op het gebied van IT. De deelnemers treffen deze regeling ter behartiging van de sturing en beheersing van ondersteunende processen en van uitvoeringstaken van de deelnemers. Parkstad-IT voert deze regeling uitsluitend in mandaat uit. Deze regeling wordt getroffen voor onbepaalde tijd.

Hoofdstuk 2 - Taken Artikel 3 1.

De taak van Parkstad-IT is het leveren van producten en diensten op het gebied van IT. De

2.

Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks een overzicht op van de ondersteunende, uitvoerende en

BIO is van overeenkomstige toepassing.

beleidsprocessen die betrekking hebben op de in het eerste lid genoemde taak.

Artikel 4 Dienstverlening deelnemers 1.

De taken die Parkstad-IT voor de deelnemers uitvoert kunnen worden onderverdeeld in

2.

De nadere omschrijving van basisdienstverlening met het daarbij behorend standaardniveau

3. 4.

basisdienstverlening en aanvullende dienstverlening.

van uitvoering, alsmede de omschrijving van aanvullende dienstverlening, wordt door het algemeen bestuur vastgelegd in een dienstverleningshandvest zoals bedoeld in artikel 6. De deelnemers nemen het pakket aan basisdienstverlening volledig af.

Ter uitvoering van de taken zoals opgenomen in artikel 3 van de regeling worden

dienstverleningsovereenkomsten zoals bedoeld in artikel 8 afgesloten tussen Parkstad-IT als dienstverlenende instantie (opdrachtnemer) en de deelnemers als afnemende instanties (opdrachtgevers).

Artikel 5 Omgekeerde dienstverlening Voor bedrijfsvoeringstaken op ander gebied dan IT-gebied, kan Parkstad-IT deze ondersteuning van de deelnemers krijgen, eveneens op basis van een dienstverleningsovereenkomst (omgekeerde dienstverlening).

Artikel 6 Dienstverleningshandvest 1.

2.

Het algemeen bestuur stelt een dienstverleningshandvest op, dat nadere uitwerking geeft aan deze regeling. Besluitvorming vindt plaats met een gekwalificeerde meerderheid van twee derde van het aantal stemmen.

In het dienstverleningshandvest worden in ieder geval geregeld: a.

b. c.

de uitvoeringskaders;

het onderscheiden tussen basisdienstverlening en aanvullende dienstverlening ten aanzien van producten en diensten;

de wijze waarop de verrekening van de kosten zal plaatsvinden;

d.

de wijze waarop het overzicht van de door Parkstad-IT te leveren producten en

e.

de verplichtingen tussen de deelnemers; en

f.

diensten wordt vormgegeven en vastgesteld in een producten- en dienstencatalogus; de wijze waarop de deelnemers elkaar informeren over het niet nakomen van hun verplichtingen en de gevolgen die zij daaraan verbinden.

Artikel 7 Dienstverleningsovereenkomst 1.

Voor het afnemen van producten en diensten sluiten de deelnemers een

2.

In de dienstverleningsovereenkomst kan een nadere uitwerking worden gegeven aan het

dienstverleningsovereenkomst met de regeling.

dienstverleningshandvest, zoals bedoeld in artikel 6.

Artikel 8 Werkzaamheden voor derden 1.

Voor zover de producten en diensten vallen binnen het kader van de in artikel 3 vermelde

taken, is Parkstad-IT bevoegd tot het verrichten van diensten voor andere gemeenten dan de

deelnemers en/of derden met een publiekrechtelijke status, na instemming door het algemeen bestuur en passend binnen geldende wettelijke kaders. Met deze organisaties worden 2.

eveneens dienstverleningsovereenkomsten afgesloten en integrale prijsafspraken gemaakt. Het algemeen bestuur besluit niet tot het uitvoeren van diensten / het aangaan van

dienstverleningsovereenkomsten / samenwerkingsovereenkomsten / het uitvoeren van

projecten met / voor derden dan nadat de raden van de deelnemende gemeenten gedurende

twaalf weken in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk hun zienswijzen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen met meerderheid van twee derde van de stemmen.

Artikel 9 Deelname aan samenwerkingsvormen 1.

Parkstad-IT kan deelnemen aan gemeenschappelijke regelingen overeenkomstig het

2.

Parkstad-IT kan deelnemen aan een Europese Groepering voor Territoriale Samenwerking

3.

bepaalde in de artikelen 93 tot en met 95 van de wet.

(EGTS), overeenkomstig de Verordening (EG) nr. 1082/2006 van het Europees Parlement en de Raad van 5 juli 2006 [Publicatieblad L 210 van 31.7.2006].

Tot het besluit als bedoeld in de leden 1 en 2 wordt door het algemeen bestuur met ten

minste twee derde meerderheid van stemmen besloten. De raden en de algemene besturen van de deelnemende gemeenten respectievelijk gemeenschappelijke regelingen worden gedurende een periode van twaalf weken in de gelegenheid gesteld om schriftelijk hun zienswijzen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen.

Hoofdstuk 3 – Het bestuur Artikel 10 bestuursorganen

Het bestuur van Parkstad-IT bestaat uit het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter.

Artikel 11 Het algemeen bestuur 1. 2. 3.

Het algemeen bestuur wordt gevormd door één bestuurslid per deelnemer.

Bij het algemeen bestuur berust alle bevoegdheid, die bij wet, dan wel bij of krachtens deze regeling aan het algemeen bestuur is geattribueerd, opgedragen of gedelegeerd.

Het algemeen bestuur is bevoegd tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge

waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. De raden en de algemene

besturen van de deelnemende gemeenten respectievelijk gemeenschappelijke regelingen

worden gedurende een periode van twaalf weken in de gelegenheid gesteld om schriftelijk hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen.

Artikel 12 De werkwijze van het algemeen bestuur 1.

Besluitvorming vindt plaats op basis van consensus. Indien geen consensus wordt bereikt,

vindt besluitvorming plaats op basis van gewone meerderheid van stemmen. Elke deelnemer heeft één stem, vermeerderd met: a.

voor gemeenten een stem voor elke 10.000 inwoners of een gedeelte daarvan op 1

b.

voor elke deelnemer een stem voor elke € 1.000.000 afname aan producten en

januari van het voorafgaande jaar,

diensten, of een gedeelte daarvan, in de vigerende begroting.

Het aantal stemmen per deelnemer bedraagt nooit minder dan drie stemmen en nooit meer dan twaalf stemmen. 2.

Indien de stemmen met betrekking tot een bepaald voorstel staken, wordt het betrokken

besluit aangehouden tot de eerstvolgende vergadering. Indien de stemmen wederom staken, is het voorstel verworpen. Ingeval de stemmen bij herstemming over besluiten met

betrekking tot benoeming, voordracht of aanbeveling van personen staken, beslist de 3. 4.

5. 6. 7.

voorzitter.

Bij het doen van benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen betreffende personen wordt schriftelijk gestemd, in de overige gevallen mondeling.

Het algemeen bestuur vergadert jaarlijks tenminste drie keer en voorts zo vaak als de

voorzitter of het algemeen bestuur dit nodig acht, of wanneer ten minste een vijfde van de leden daarom verzoeken.

De vergaderingen zijn openbaar. Datum, tijdstip, plaats en agenda van de vergadering worden door de voorzitter bekend gemaakt.

Het algemeen bestuur kan besluiten dat een vergadering besloten is, indien tenminste een vijfde gedeelte van de aanwezige leden daarom verzoekt of de voorzitter dat nodig acht. Het algemeen bestuur stelt een reglement van orde voor zijn vergaderingen vast.

Artikel 13 Het dagelijks bestuur 1.

2.

Het dagelijks bestuur bestaat uit tenminste twee leden en de voorzitter. Het algemeen

bestuur kiest uit zijn midden de leden, met inachtneming van het gestelde in artikel 15, lid 1.

De leden en het aantal leden van het dagelijks bestuur worden zo gekozen dat zij

gezamenlijk minder dan de helft van het totale stemrecht als bedoeld in artikel 12 kunnen uitoefenen in het algemeen bestuur.

Artikel 14 Taken en bevoegdheden van het dagelijks bestuur

1.

De taken en bevoegdheden van het dagelijks bestuur volgen uit de wet, deze regeling of zijn door de deelnemers in mandaat opgedragen. Het dagelijks bestuur heeft de navolgende taken: a.

de uitvoering van specifieke ondersteunende, uitvoerende en interne

b.

de besturing en de verantwoording van de regeling;

d.

het leggen van dwarsverbanden en initiëren/uitvoeren van overkoepelende

e.

het vervullen van de werkgeversrol voor de Parkstad-IT organisatie;

c.

f.

2.

beleidsprocessen met betrekking tot de in artikel 3 genoemde taken; het bevorderen en invullen van de samenwerking tussen de deelnemers; activiteiten;

de communicatie naar de stakeholders, zoals gemeenteraden, algemene besturen, colleges, dagelijkse besturen, provincie, maatschappelijke organisaties en ketenpartners.

Aan het dagelijks bestuur worden bij deze regeling alle bevoegdheden opgedragen, die nodig zijn voor de uitvoering van de in het eerste lid genoemde taken.

Artikel 15 De werkwijze van het dagelijks bestuur 1.

Besluitvorming vindt plaats op basis van consensus. Indien geen consensus wordt bereikt,

vindt besluitvorming plaats op basis van gewone meerderheid van stemmen. Elke deelnemer heeft één stem, vermeerderd met: a.

voor gemeenten een stem voor elke 10.000 inwoners of een gedeelte daarvan op 1

b.

voor elke deelnemer een stem voor elke € 1.000.000 afname aan producten en

januari van het voorafgaande jaar.

diensten, of een gedeelte daarvan, in de vigerende begroting.

Het aantal stemmen per deelnemer bedraagt nooit minder dan drie stemmen en nooit meer dan twaalf stemmen. 2.

Indien de stemmen met betrekking tot een bepaald voorstel staken, wordt het betrokken

besluit aangehouden tot de eerstvolgende vergadering. Indien de stemmen wederom staken, is het voorstel verworpen. Ingeval de stemmen bij herstemming over besluiten met

betrekking tot benoeming, voordracht of aanbeveling van personen staken, beslist de 3. 4. 5. 6. 7.

voorzitter.

Bij het doen van benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen betreffende personen wordt schriftelijk gestemd, in de overige gevallen mondeling.

Het dagelijks bestuur vergadert zo vaak als de voorzitter of het dagelijks bestuur dit nodig acht, of indien ten minste twee van de leden daarom verzoeken.

De vergaderingen zijn besloten. Datum, tijdstip, plaats en agenda van de vergadering worden door de voorzitter bekend gemaakt.

Het dagelijks bestuur kan besluiten dat een vergadering openbaar is, indien tenminste twee van de aanwezige leden daarom verzoekt of de voorzitter dat nodig acht.

Het dagelijks bestuur stelt een reglement van orde voor zijn vergaderingen vast.

Artikel 16 De voorzitter 1.

2. 3.

Het algemeen bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend

voorzitter aan, tevens zijnde voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van het dagelijks bestuur.

De voorzitter vertegenwoordigt Parkstad-IT in en buiten rechte. De voorzitter kan deze vertegenwoordiging aan een door hem aan te wijzen gemachtigde opdragen.

De voorzitter ondertekent de stukken die van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur uitgaan.

Hoofdstuk 4 - Organisatiebepalingen Artikel 17 De directeur/secretaris 1. 2. 3. 4. 5.

Parkstad-IT heeft een ambtelijke organisatie, met aan het hoofd de directeur/secretaris. De directeur/secretaris wordt aangesteld, geschorst en ontslagen door het dagelijks bestuur, gehoord hebbende het algemeen bestuur.

Het dagelijks bestuur wijst een plaatsvervanger voor de directeur/secretaris aan, die de directeur/secretaris in geval van verhindering of ontstentenis vervangt.

Het dagelijks bestuur stelt de bezoldiging van de directeur/secretaris vast. Het dagelijks bestuur stelt een instructie voor de directeur/secretaris vast.

Artikel 18 Taken en bevoegdheden van de directeur/secretaris 1.

De directeur/secretaris staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur, en de voorzitter

2.

De directeur/secretaris is aanwezig tijdens de vergaderingen van het algemeen bestuur en

3. 4.

terzijde.

het dagelijks bestuur en draagt zorg voor de notulering daarvan.

Door de directeur/secretaris worden alle stukken die van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur uitgaan (mee-) ondertekend.

De directeur/secretaris is belast met de algemene bedrijfsvoering en de leiding van de ambtelijke organisatie.

Artikel 19 Rechtspositie 1.

Op het personeel van Parkstad-IT is de CAO ‘Samenwerkende gemeentelijke organisaties’ van toepassing alsmede de door het dagelijks bestuur vastgestelde personele regelingen. Het openbaar lichaam neemt hiertoe als lid deel aan de Werkgeversvereniging

2.

Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties (WSGO).

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de uitvoering van de arbeidsvoorwaarden en de personele regelingen en kan daartoe volmacht/machtiging verlenen aan de directeur/secretaris.

Artikel 20 Personeel 1. 2. 3.

Het dagelijks bestuur stelt de formatieomvang vast.

Het dagelijks bestuur is belast met het aangaan van arbeidsovereenkomsten naar burgerlijk recht en met het schorsen en ontslaan van het personeel.

Het dagelijks bestuur kan de in het tweede lid bedoelde bevoegdheden opdragen (en

daartoe tevens volmacht verlenen) aan de directeur/secretaris van Parkstad-IT, tenzij het

medewerkers betreft die belast zijn met functies van leidinggevende aard die rechtstreeks onder de directeur/secretaris ressorteren, of de directeur/secretaris zelf.

Hoofdstuk 5 - Financiën, begroting en jaarrekening Artikel 21 Organisatie van beheer en administratie 1.

Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de

2.

Het algemeen bestuur is bevoegd om geldleningen aan te gaan. De raden en de algemene

administratie en van het beheer van de vermogenswaarden van Parkstad-IT.

besturen van de deelnemende gemeenten respectievelijk gemeenschappelijke regelingen

worden gedurende een periode van twaalf weken in de gelegenheid gesteld om schriftelijk hun zienswijzen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen.

Artikel 22 Ontwerpbegroting, algemene financiële/beleidsmatige kaders en voorlopige jaarrekening

Het dagelijks bestuur zendt vóór 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de ontwerpbegroting -inclusief de algemene financiële en beleidsmatige kaders - en de

voorlopige jaarrekening aan de raden van de deelnemende gemeenten. Een en ander overeenkomstig artikel 34b en 35 van de wet.

Artikel 23 De begroting 1.

2. 3.

Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting en bijbehorende stukken ten minste twaalf weken voordat deze aan het algemeen bestuur worden aangeboden toe aan de colleges, dagelijks besturen, raden en algemeen besturen van de deelnemers.

De ontwerpbegroting wordt door de deelnemers voor eenieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van de kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld.

De raden van de deelnemende gemeenten en algemeen besturen van de deelnemende

gemeenschappelijke regelingen kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de

ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur ter 4.

vaststelling wordt aangeboden.

Het dagelijks bestuur stelt de raden van de gemeenten en algemeen besturen van de gemeenschappelijke regelingen voorafgaande aan het vaststellen van de begroting

schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het 5. 6.

7.

8.

9.

derde lid, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

Het algemeen bestuur stelt jaarlijks de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient.

Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval vóór de in artikel 34, tweede lid, van de wet genoemde datum, aan Gedeputeerde Staten.

Nadat de begroting is vastgesteld zendt het algemeen bestuur de begroting aan de raden

van de gemeenten, die ter zake bij gedeputeerde staten hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

Het bepaalde in het eerste, derde, vierde, zesde en zevende lid van dit artikel is, met

uitzondering van de in het zesde lid genoemde termijn, van overeenkomstige toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting.

Het achtste lid is niet van toepassing op wijzigingen van de begroting, die niet leiden tot een overschrijding van de jaarlijkse bijdragen van de deelnemers.

Artikel 24 De jaarrekening en jaarverslag 1.

Van de baten en lasten van het openbaar lichaam wordt door het dagelijks bestuur over elk begrotingsjaar verantwoording afgelegd aan het algemeen bestuur, onder overlegging van

de conceptjaarrekening, het jaarverslag met daarbij behorende bescheiden, zoals vermeld in artikel 213 van de Gemeentewet. Na de eigen oordeelsvorming zendt het dagelijks bestuur de voorlopige jaarrekening jaarlijks vóór de in artikel 34b van de wet genoemde datum toe 2.

3.

aan de deelnemers.

De voorlopige jaarrekening en het jaarverslag worden door de deelnemers voor eenieder ter

inzage gelegd en, tegen betaling van de kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld. Artikel 197, tweede en derde lid van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.

De raden en de algemene besturen van de deelnemende gemeenten respectievelijk

gemeenschappelijke regelingen kunnen bij het dagelijks bestuur desgewenst hun zienswijze over de voorlopige jaarrekening en het jaarverslag naar voren brengen. Het dagelijks

bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de stukken, zoals deze

aan het algemeen bestuur ter vaststelling worden behandeld. Nadat een daartoe aangestelde accountant een controleverklaring over de jaarrekening heeft afgegeven, wordt de 4.

jaarrekening vervolgens door het algemeen bestuur vastgesteld.

Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór de in artikel 34, vierde lid, van de wet genoemde datum het jaar volgende

op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft aan gedeputeerde staten en voorts aan 5.

6.

de deelnemers.

In de jaarrekening wordt, met inachtneming van het bepaalde in artikel 25 van deze

regeling, de door iedere deelnemer over het desbetreffende jaar verschuldigde bijdrage opgenomen.

Behoudens later in rechte gebleken onregelmatigheden, ontlast de vaststelling van de

jaarrekening de leden van het dagelijks bestuur ten aanzien van het daarin verantwoorde financieel beheer.

Artikel 25 Inkomstenbronnen 1.

De begroting van Parkstad-IT bestaat uit: a.

de bijdragen van de deelnemers, tot het bedrag dat jaarlijks bij de vaststelling van de

b.

inkomsten van dienstverlening aan derden;

d.

overige inkomsten.

c.

begroting wordt aangegeven naar rato van de afgenomen (basis- en aanvullende-) dienstverlening; subsidies;

Artikel 26 Betaling van bijdragen 1.

2. 3.

De deelnemers betalen voor de vijftiende dag van de maanden januari, april, juli en oktober telkens een vierde deel van de voor het begrotingsjaar geraamde bijdrage voor de

basisdienstverlening, plus hun bijdrage voor de geraamde aanvullende dienstverlening.

Derden betalen voor de vijftiende dag van de maanden januari, april, juli en oktober telkens een vierde deel van hun bijdrage voor de geraamde dienstverlening.

Daar waar nodig en mogelijk vindt, met in achtneming van het bepaalde in artikel 24 van

deze regeling, zo snel als mogelijk na einde van het kalenderjaar een eindafrekening plaats.

Hoofdstuk 6 – Inlichtingenplicht Artikel 27 Inlichtingenplicht voor deelnemers De deelnemers verstrekken op verzoek van het openbaar lichaam benodigde inlichtingen en geven de medewerking, die voor de vervulling van de taken van Parkstad-IT nodig is.

Artikel 28 Inlichtingen door de leden van het algemeen bestuur 1.

2. 3.

Een lid van het algemeen bestuur verschaft de deelnemer die hem heeft afgevaardigd op de voor die deelnemer gebruikelijke wijze alle inlichtingen, die door de deelnemer worden verlangd.

Deze inlichtingen worden, behoudens strijdigheid met het algemeen belang, zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen twee maanden verstrekt.

De deelnemer die hem heeft afgevaardigd kan een lid van het algemeen bestuur, nadat de

inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid.

Artikel 29 Inlichtingen door het algemeen en dagelijks bestuur en de voorzitter 1.

2.

Het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur maken de vergaderstukken en verslagen uit

eigen beweging openbaar, tenzij de artikelen 5.1, eerste, tweede en vijfde lid, en 5.2 van de Wet open overheid daaraan in de weg staan.

Het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter geven de raden van de deelnemende gemeenten en de algemeen besturen van de deelnemende

gemeenschappelijke regelingen schriftelijk alle inlichtingen die de raden en algemeen

besturen nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. Deze inlichtingen worden in beginsel verstrekt via een door de regeling uitgegeven nieuwsbrief die periodiek, doch minimaal drie keer per jaar, aan de deelnemers wordt toegezonden.

Hoofdstuk 7 - Het archief Artikel 30 Archivering 1.

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden van de organen van het

2.

De directeur/secretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de organen

3.

4. 5.

6.

7.

8. 9. 10.

openbaar lichaam.

van het openbaar lichaam, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Het dagelijks bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden van de organen van het

openbaar lichaam wordt aangewezen de archiefbewaarplaats Historisch Centrum Limburg.

Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de

archiefbewaarplaats, is belast de archivaris van Historisch Centrum Limburg.

De archivaris van Historisch Centrum Limburg van brengt jaarlijks aan het dagelijks bestuur

verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks verslag uit aan het algemeen bestuur over de

uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van de organen van het openbaar lichaam.

De deelnemers aan de regeling stellen tijdig aan het dagelijks bestuur de archiefbescheiden beschikbaar, die nodig zijn voor de uitvoering van de opgedragen taken.

In een verklaring van terbeschikkingstelling worden de periode van terbeschikkingstelling en het toezicht op het beheer van de ter beschikking gestelde archiefbescheiden vastgelegd.

In de verklaring kunnen nadere voorwaarden worden gesteld aan de terbeschikkingstelling.

Hoofdstuk 8 - Toetreden, uittreden, wijzigen of opheffen Artikel 31 Toetreding 1.

2. 3.

Toetreding tot deze regeling kan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 1, derde en vierde lid van de wet, plaatsvinden bij daartoe strekkende besluiten van alle deelnemers alsmede van de potentiële deelnemer.

Het dagelijks bestuur doet daartoe een voorstel en geeft daarin aan of, en zo ja, welke voorwaarden aan de toetreding zijn verbonden.

Het algemeen bestuur stelt een toetredingssom vast voor de toetreding tot deze regeling.

4.

5.

6.

7.

8.

De toetreding gaat in op een in overleg tussen het algemeen bestuur en de toetredende

deelnemer te bepalen tijdstip, dat niet ligt vóór het tijdstip dat de in het eerste lid genoemde besluiten zijn genomen.

Het dagelijks bestuur inventariseert de gevolgen van de toetreding, de wijze waarop met

deze gevolgen kan of moet worden omgegaan en de voorwaarden voor toetreding, welke

nadien worden vastgelegd in een door het algemeen bestuur vast te stellen toetredingsplan. Uiterlijk zes maanden na het moment van toetreding stelt het algemeen bestuur het

toetredingsplan vast. De daarin voor de toetredende deelnemer omschreven financiële verplichtingen zijn bindend.

Nadat het toetredingsplan is vastgesteld, is de toetredende deelnemer gehouden om binnen zes maanden de daarin voor de toetredende deelnemer omschreven financiële verplichtingen aan de regeling te voldoen.

Het bepaalde in artikelen 33 tot en met 35 is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 32 Uittreding 1.

Een deelnemer kan besluiten tot uittreding uit de regeling, onverminderd het bepaalde in

2.

Een deelnemer zendt het besluit tot uittreding aangetekend aan het algemeen bestuur.

artikel 1 van de wet.

Daarbij wordt een opzegtermijn van 2 jaar, ingaande op 1 januari van het eerstvolgende

kalenderjaar, in acht genomen, tenzij het algemeen bestuur bij unaniem besluit instemt met 3.

4.

5.

kortere opzegtermijn.

Het dagelijks bestuur inventariseert de gevolgen van de uittreding, de wijze waarop met

deze gevolgen kan of moet worden omgegaan en de voorwaarden voor uittreding, welke

nadien worden vastgelegd in een door het algemeen bestuur vast te stellen uittredingsplan. Uiterlijk zes maanden na het moment van uittreding stelt het algemeen bestuur het

uittredingsplan vast. De daarin voor de uittredende deelnemer omschreven financiële verplichtingen zijn bindend.

Nadat het uittredingsplan is vastgesteld, is de uittredende deelnemer gehouden om binnen

zes maanden de daarin voor de uittredende deelnemer omschreven financiële verplichtingen aan de regeling te voldoen.

Artikel 33 Procedure en inhoud van het uittredingsplan 1.

Het in artikel 32, derde lid, bedoelde uittredingsplan bevat de financiële, juridische,

personele en organisatorische consequenties die gedurende een periode van vijf jaar het directe en indirecte gevolg zijn van de uittreding. Tevens bevat het uittredingsplan de