Agendabundel

De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Kerkrade 2018 in te trekken; De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Kerkrade 2025 vast te stellen.

Aldus vastgesteld door de raad der gemeente Kerkrade in zijn openbare vergadering d.d. 4 november 2025 De voorzitter van de raad,

De griffier,

dr. T.P. Dassen-Housen.

mr. drs. D.G.M.G. Franssen

Documentnummer: 25Rb072

Nota van toelichting Kerkrade, 19 september 2025 Nummer: 25Tl063 Behorend bij ontwerpbesluit nummer:

Onderwerp Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Kerkrade 2025

Beslispunten -

De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Kerkrade 2018 in te trekken; De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Kerkrade 2025 vast te stellen.

Inleiding Leden van de raad hebben recht op ambtelijke bijstand, en in de raad vertegenwoordigde fracties hebben recht op (financiële) ondersteuning. Dat volgt uit art. 33 Gemeentewet. Met betrekking tot ambtelijke bijstand en fractieondersteuning moet de raad een verordening vaststellen. Deze verordening bevat de procedure voor het verlenen van ambtelijke bijstand, en moet ten aanzien van de fractieondersteuning regels bevatten over de besteding en verantwoording. De huidige verordening dateert uit 2018. Door het aanbieden van deze verordening kan de gemeenteraad deze verordening beoordelen en eventueel verder bijstellen.

Doelstelling Het doel is om de verordening uit 2018 te herzien en deze na zeven jaar ter actualisatie aan te bieden. In de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2025 wordt gestreefd naar een betere rolverdeling tussen de griffier, de gemeentesecretaris en de burgemeester in het proces van ambtelijke bijstand. Daarnaast is onderzoek gedaan naar de toelaatbare doeleinden van fractieondersteuning zoals bedoeld door de wetgever, met als doel dat de gemeente daarop aansluit. De aanpassingen zijn gebaseerd op de basis model verordening van de VNG1. Voor de bedragen is voorgesteld is deze bij te werken naar 2025.

Argumenten Zie de bijgevoegde ‘was-wordt’ verordening voor een volledig overzicht van wat er ten aanzien van de verordening uit 2018 is voorgesteld om te wijzigen. Hieronder de inhoudelijke wijzigingen: Ambtelijke bijstand De huidige verordening richt zich alleen op raadsleden. In Kerkrade zijn er ook burgercommissieleden die een actieve rol hebben. Daarvoor is het belangrijk dat ook zij toegang hebben tot informatie om het commissiewerk goed te kunnen uitvoeren. In de praktijk is die VNG Model Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2019 en Model Instructies voor de griffier en de secretaris 2019 | VNG 1

1

mogelijkheid om informatie op te vragen er al. Nu wordt voorgesteld om dit ook in de verordening op te nemen. Art. 2, Verzoek om informatie In de verordening uit 2018 was geheime informatie uitgesloten van een verzoek om informatie. Informatie kan echter onder geheimhouding aan de raad worden verstrekt. Met de komst van het geheimhoudingsprotocol zijn er tevens regels en afspraken daaromtrent. In aansluiting bij wet- en regelgeving is geheime informatie niet langer uitgesloten van een verzoek om informatie. Art. 4, Geschil over ambtelijke bijstand (Lid 1) In de oude verordening stond dat dat een raadslid dat niet tevreden is over de verleende ambtelijke bijstand, daarover in overleg treedt met de gemeentesecretaris. Die directe benadering van het raadslid naar de gemeentesecretaris is niet praktisch. Een centrale filter maakt het voor de ambtelijke top gemakkelijker om een beeld te vormen van wat er speelt bij de raad. “Griffier en gemeentesecretaris voeren periodiek overleg over (…) de afhandeling van verzoeken om ambtelijke bijstand.” (Art. 4 lid 2 instructie griffier, ‘belangenbehartiger van de raad’). Advies is om de griffier een geschil over ambtelijke bijstand op te laten pakken en het gesprek met de gemeentesecretaris te laten voeren. Dat sluit aan bij de taken die uw raad aan de griffier heeft opgelegd op grond van art.

107a lid 2 Gemeentewet (Lid 2) In de oude verordening staat dat wanneer het overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een bevredigende oplossing voor beide partijen, het raadslid de zaak voorlegt aan de burgemeester. De burgemeester zal dan over de kwestie beslissen. Advies is om voorafgaand aan dat besluit van de burgemeester, een overleg tussen de griffier, gemeentesecretaris en de burgemeester en eventueel het betrokken raadslid toe te voegen als processtap. Overigens is er in de laatste zes jaar geen geschil geweest. Art. 5, Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand (Lid 2) Bepaling toegevoegd waarbij een raads- of commissielid vertrouwelijkheid kan vragen van de ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent. Voor formele geheimhouding is er geen wettelijke grondslag in de relatie tussen raadslid en ambtenaar die onder het college valt. Maar in de praktijk kan het wenselijk zijn dat er toch een bepaalde vertrouwelijkheid van bijstand uit kan gaan. Dat is in lijn met bijvoorbeeld de werkwijze van de Tweede Kamer2. In een loyaliteitsprobleem voor de ambtenaar kan hij/zij echter niet gehouden worden aan de vertrouwelijkheid. De praktijk leert dat het wel een werkbare modus is gebleken in die gevallen waarin tijdelijke vertrouwelijkheid aan de orde is geweest.

Fractieondersteuning Art. 6, Recht op financiële bijdrage In 2018 heeft de raad de bedragen van de fractieondersteuning vastgesteld. Dat is tot op heden nog steeds een vast deel van € 1.500 per fractie, en een variabel deel van € 500 per zetel voor een fractie. Destijds zijn de bedragen uit de verordening van 2014 overgenomen. In de periode van 2018 tot nu zijn kosten flink gestegen wegens inflatie. Daarom zijn de bedragen geïndexeerd op inflatie met de consumentenprijsindex (CPI) van het CBS. Voorgesteld wordt dan ook aan de gemeenteraad om de bedragen hiervoor te corrigeren. Daarmee komen de bedragen in het voorstel uit op een vast deel van € 1.960, en een variabel deel van afgerond € 650,00. Advies is om de bedragen van de fractieondersteuning iedere raadsperiode, op de 1e van de maand na de definitieve verkiezingsuitslag te laten indexeren. Zie verder nog het kopje financiën.

Handreiking Ambtelijke bijstand bij initiatiefvoorstellen, art. 2.1. Link: https://www.kcbr.nl/beleid-en-regelgevingontwikkelen/draaiboek-voor-de-regelgeving/bijlagen/handreiking-ambtelijke-bijstand-bij-initiatiefwetgeving/2ambtelijke-bijstand-aan-kamerleden-bij-initiatiefvoorstellen/21-vertrouwelijkheid 2

2

Art. 9, Gevolgen splitsen fractie (Lid 1) De verordening uit 2018 stelt dat wanneer er sprake is van een afsplitsing, het voor die zetel beschikbaar gestelde variabele deel (= verleden tijd) wordt toebedeeld aan de fractie waarbij wordt aangesloten. In het voorstel is dit artikel gewijzigd. In geval van splitsing zal het variabele deel naar evenredigheid worden verdeeld tussen de betrokken fracties. Tot en met de maand waarin de afsplitsing plaatsvond, blijft bij de fractie waarvan wordt afgesplitst. Vanaf de maand na de splitsing zal het variabele deel de nieuwe fractie toekomen. Doeleinde fractieondersteuning De wet zegt nu maar beperkt iets over waar de fractieondersteuning wel en niet aan besteed mag worden. Uitgaven dienen wel een versterkende werking te hebben aan de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van een fractie. Ook dat zijn ruime begrippen. Een voorstel aan de Tweede Kamer om door middel van een algemene maatregel van bestuur de bestedingsdoeleinden van de fractieondersteuning te regelen, heeft het niet gehaald.3 Op basis daarvan is de conclusie dat hier enige vrijheid in zit maar er is wel een kader te geven om de gelden rechtmatig te besteden. Uitgaven die bijdragen aan de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van een fractie zijn wél declarabel.

Kosten die vallen onder de onkostenvergoeding zoals geregeld in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, kunnen daarentegen niet worden gedeclareerd. Dit vormt het juridisch kader. De onkostenvergoeding ziet toe op de volgende kosten, en kunnen niet gedeclareerd worden:4 • Representatiekosten; • Vakliteratuur; • Excursies; • Bureaukosten; • contributies, lidmaatschappen, zoals contributies van verenigingen en regionale beroepsverbanden (anders dan beroepsverenigingen voor het ambt); • ontvangsten thuis; • zakelijke giften. In het voorstel bewaakt de griffie of bij een besteding aanspraak gemaakt kan worden op de fractieondersteuning. De griffie bewaakt immers de budgetten van de raad, en bevordert een gezonde financiële huishouding (art. 7 lid 8 instructie griffier). De bijlage van de verordening bevat een tabel ter illustratie die leidend is in de beoordeling. Een verandering is dat de besteding fractiebudget transparant en openbaar in het raadsinformatiesysteem wordt opgenomen na afloop van een jaar. Hierbij is de Wet open overheid leidend en worden onderliggende gegevens geanonimiseerd. Art. 12, interpretatie verordening Om het raadslid tegemoet te komen kan onenigheid of onduidelijkheid worden voorgelegd aan de integriteitscommissie. Doel daarvan is dat in de toekomst wordt uitgekristalliseerd welke uitgaven toelaatbaar zijn en welke niet.

Kanttekeningen Artikel 33 lid 3 Gemeentewet schrijft voor dat de raad een verordening vaststelt met betrekking tot ambtelijke bijstand en fractieondersteuning. Aan die eis is voldaan met de huidige verordening. Een goede verordening draagt bij aan goede ondersteuning van fracties, dus is het raadzaam om de verordening regelmatig onder de aandacht te brengen van de leden en periodiek te actualiseren waarbij er keuzes te maken zijn.

3 4

Kamerstukken II 2005/06, 30008, nr. 3 / Kamerstuk 30902, nr. 3, par. 4. https://vng.nl/artikelen/onkosten-raads-en-commissieleden

3

Financiën In het huidige voorstel zijn de bedragen van de fractieondersteuning geïndexeerd ter compensatie van inflatie. Met de huidige samenstelling van de raad (9 fracties, 29 zetels) kost de fractieondersteuning dan maximaal € 36.490 per jaar. Het ligt niet in de lijn der verwachting dat de gehele € 36.490 daadwerkelijk besteed zal worden, gelet op het huidige gebruik van de fractieondersteuning door fracties. Met de bedragen uit de huidige verordening (€ 1.500 vast, en € 500 variabel) kost het € 28.000 per jaar indien alle gelden worden besteed. Het budget fractieondersteuning maakt deel uit van het raadsbudget. Omdat het budget fractieondersteuning variabel wordt benut kan de verhoging van het budget binnen het al bestaande raadsbudget worden opgevangen. Op het moment dat fracties het budget structureel maximaal gaan benutten wordt dit via de P&C cyclus ingebracht om dan het raadsbudget te heroverwegen. Ter vergelijking – overzicht budget fractieondersteuning5: Gemeenten op basis van inwoners

Aantal gemeenten deelgenomen aan onderzoek

Min

Max

Gemiddeld

20.000-50.000

92

€ 100

€ 71.701

€ 18.084

50.000-100.000

33

€ 13.600

€ 116.663

€ 43.224

Communicatie De verordening wordt na vaststelling door de gemeenteraad openbaar gepubliceerd. Politieke partijen worden ook geïnformeerd omdat vaak een penningmeester betrokken is bij het benutten van de fractieondersteuning.

Burgerparticipatie Het is een wettelijk instrument dat alleen voor en door de gemeenteraad ingezet kan worden. Burgerparticipatie kan daarom niet toegepast worden.

Uitvoering De griffie is het eerste aanspreekpunt voor raads- en commissieleden bij een verzoek om informatie of (ambtelijke) bijstand. Indien er behoefte is aan specifieke kennis, die aanwezig is bij onder het college werkzame ambtenaren, verleent die ambtenaar de ambtelijke bijstand. In beginsel bepaalt de griffie of een declaratie voldoet aan de eisen en daarmee voor vergoeding vanuit het fractiebudget in aanmerking komt. De integriteitscommissie beoordeelt in twijfelgevallen of onenigheid of een uitgave toelaatbaar is. De griffie bewaart de facturen en declaraties en maakt deze ieder jaar op 31 januari openbaar. Vaststelling en verantwoording vindt plaats in het seniorenconvent.

Evaluatie Voorgesteld wordt om de verordening minimaal een keer per bestuursperiode aan de orde te stellen waarbij de vraag aan de partijen is of de verordening in de opzet nog wenselijk is en aan de griffie of er juridische ontwikkelingen zijn die relevant zijn voor een eventuele wijziging van de verordening. Tussenrapport Zicht op raads- en statenondersteuning, p. 29 (https://open.overheid.nl/documenten/c1277de0-56b04857-9e09-c4a9c5c3a82c/file) 5

4

Gezondheid en Vitaliteit n.v.t.

5

Besluit van de raad van de gemeente Kerkrade tot vaststelling van een nieuwe Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Kerkrade 2025 De raad van de gemeente Kerkrade; gelezen het voorstel van verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2025; gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet; gezien het advies van de commissie Algemene Zaken en Middelen d.d. 8 oktober 2025; besluit vast te stellen de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Kerkrade 2025: Paragraaf 1. Algemene bepalingen Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: - bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie door de griffie; - ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren; - fractie: fractie zoals bedoeld in het Reglement van Orde voor vergaderingen van de raad gemeente Kerkrade; Paragraaf 2. Verzoeken om informatie of bijstand Artikel 2. Verzoek om informatie 1. Raads- en commissieleden kunnen de griffier verzoeken om: a. feitelijke informatie van geringe omvang; b. inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat. 2.

De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken. Artikel 3. Verzoek om (ambtelijke) bijstand 1. Een raads- of commissielid kan de griffier verzoeken om bijstand. 2. De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen. 3. De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als: a. naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden; b. dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden; c. het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd. 4. Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend.

De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek. Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand 1. Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.

2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek. Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand 1. Als het college of een of meer leden van het college meer informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks of via de griffier tot het betrokken raadslid. 2. Op verzoek van het raads- of commissielid kan de ambtelijke bijstand een vertrouwelijk karakter hebben. Paragraaf 3. Fractieondersteuning Artikel 6. Recht op financiële bijdrage 1. De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie voor de duur van de zittingsperiode een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie. 2. De jaarlijkse financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van € 1.960,00 per fractie en een variabel deel van € 650,00 per raadszetel van de fractie. 3. De bedragen in lid 2 worden iedere raadsperiode geïndexeerd volgens het CBS-consumentenprijsindex op de 1e van de maand na de verkiezingsuitslag en afgerond op hele bedragen. Artikel 7. Besteding financiële bijdrage 1.

De financiële bijdrage wordt uitsluitend besteed aan ondersteuning die ertoe strekt de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken. 2. Een uitwerking van de kosten die wel of niet mogen worden vergoed vanuit de door de gemeente beschikbaar gestelde jaarlijkse bijdrage voor fractieondersteuning is opgenomen in een tabel in de bijlage van deze verordening. Artikel 8. Betaling financiële bijdrage 1. Betalingen worden uitgevoerd door de griffie, op basis van betaalde of openstaande facturen. 2. De financiële bijdrage is beschikbaar vanaf 1 januari van het kalenderjaar. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt de financiële bijdrage naar rato beschikbaar gesteld, inhoudende 1/12e deel voor het aantal volledige maanden tot en met de maand waarin verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de definitieve verkiezingsuitslag wordt de bijdrage beschikbaar gesteld voor de rest van dat jaar. Artikel 9. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie 1.

Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, naar rato toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt voor het aantal resterende volledige maanden in dat jaar. 2. Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad. 3. Als een fractie als gevolg van verkiezingen ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de datum dat de raad in de nieuwe samenstelling aantreedt. Artikel 10. Reserve

1. Een fractie kan verzoeken het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie voor het kunnen verlenen van een aanvullende financiële bijdrage ten behoeve van die fractie in volgende jaren. 2. Een reserve is niet groter dan 30% van de financiële bijdrage waar die fractie aanspraak op kon maken in het voorgaande kalenderjaar. Gelden die overblijven vloeien terug naar de algemene middelen. 3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve komt tot uitdrukking in de afrekening over dat jaar. 4. Een reserve blijft na verkiezingen beschikbaar ten behoeve van de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel ten behoeve van de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd. 5. Als zich een situatie als bedoeld in artikel 9, eerste lid, voordoet, wordt een eventuele reserve ten behoeve van de fractie waar de betreffende leden uittreden toebedeeld aan de betrokken fracties naar evenredigheid van de resulterende zetelaantallen, met in achtneming van lid 2. Artikel 11. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage 1. De griffie bewaart de facturen van de fracties in overeenstemming met de archiefwet en maakt deze uiterlijk op 31 januari openbaar op grond van de Wet open overheid. 2.

De facturen, declaraties en openstaande reserve worden in het seniorenconvent verantwoord en vastgesteld en vervolgens opgenomen in de P&C cyclus documenten ter vaststelling door de gemeenteraad.

Artikel 12. Interpretatie verordening Vragen over de interpretatie van deze verordening worden voorgelegd aan de griffie. Fracties mogen uitgaan van de juistheid van de beantwoording van de griffie. In geval van onduidelijkheid zal de griffier dit bespreken met de integriteitscommissie. De uitkomst van de bespreking wordt gedeeld met de betrokken fractie en de raad. Paragraaf 4. Slotbepalingen Artikel 13. Intrekking oude verordening en overgangsrecht 1. De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Kerkrade 2018 wordt ingetrokken. 2. De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Kerkrade 2018 blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording, controle, vaststelling en afrekening van die financiële bijdragen. Artikel 14. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op 1 oktober 2025. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Kerkrade 2025. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 4 november 2025. De voorzitter,

Dr. T.P. Dassen-Housen

De griffier

mr. drs. D.G.M.G. Franssen

Tabel: Besteding fractieondersteuning De besteding van de fractieondersteuning heeft als doel het versterken van de controlerende, kaderstellende en volksvertegenwoordigende rol van de fractie. De uitgave dient een aantoonbare relatie te hebben tot het raadswerk of bevordering van de standpuntbepaling. Het is belangrijk om verantwoord om te gaan met publieke middelen, en de uitgave moet in openbaarheid gemotiveerd kunnen worden. Soberheid is en blijft de norm. Dit is geen uitputtende lijst en het dient voor de beeldvorming. Bij twijfel kan er met de griffie worden overlegd.

WEL

NIET

Personele ondersteuning (secretarieel, organisatorisch of inhoudelijk) in lijn met de vrijwilligersvergoeding;

Uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen, in ieder geval: Individuele administratiekosten, uitgaven of onkosten welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen, namelijk: representatiekosten, vakliteratuur, excursies, bureaukosten, contributies, lidmaatschappen (m.u.v. VvR lidmaatschap), ontvangsten thuis en zakelijke giften; (https://vng.nl/artikelen/onkosten-raads-encommissieleden);

Inhuur van deskundigen en adviseurs; Opzetten en onderhouden van een website; Organiseren van bijeenkomsten in het kader van de volksvertegenwoordigende rol (zaalhuur, organisatie, publiciteit) onder de voorwaarde dat een agenda is bijgevoegd, waaruit blijken: de aard van de bijeenkomst of het overleg, de locatie en het aantal deelnemers; Fractievergaderingen op betaalde commerciële locaties; Bijkomende kosten van werkbezoeken die door de fractie gemeenschappelijk zijn gedaan, dan wel in opdracht van de fractie; Administratiekosten t.b.v. de gehele fractie; Communicatiekosten fracties, zoals het presenteren van standpunten en het contact maken met inwoners. Zowel online als offline, hardware en software;

Betalingen zonder reëel gespecificeerde kosten/factuur; Betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen behalve ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie; Financiering van (activiteiten en acties rondom) verkiezingscampagnes; Giften, leningen, beleggingen, sponsoring of voorschotten; Uitgaven ten behoeve van buitenlandse reizen;

Presentjes, bloemen, kaarten etc. ten behoeve van relaties of een zogenaamde ‘lief en leed pot’; Opleidingen voor raads- en commissieleden tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers;

Toelichting Algemeen Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven. De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan. De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Dit betekent dat titel 4.2 van de Awb van toepassing is op het verstrekken van de financiële bijdrage en dat het besluit van de raad waarmee – na verantwoording en controle – de hoogte van de financiële bijdrage wordt vastgesteld (zie artikel 11) vatbaar is voor bezwaar en beroep. In deze verordening vervult de griffier een centrale rol.

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand. Een nadere omschrijving van en toelichting op de taken van de griffier is vastgelegd in de ambtsinstructie van de griffier. De griffiemedewerkers (ongeacht functiebenaming als griffiemedewerker of commissiegriffier) vallen onder het gezag van de griffier. De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen.

Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie. Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld. Artikel 1. Definities Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet). Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 2. Verzoek om informatie Raadsleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffier kunnen richten. Verzoeken die betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier gericht. Daarbij zij er volledigheidshalve op gewezen dat de griffier een opgelegde geheimhouding in acht moet nemen.

Als een raadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, moet de griffier het verzoek van het raadslid doorgeleiden naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd. De griffier (of één van de griffiemedewerkers) verstrekt de informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als de griffier niet in staat is om volledig tegemoet te komen aan het verzoek, kan hij de secretaris vragen of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier het aanspreekpunt en de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken. Artikel 3. Verzoek om bijstand Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid (vierde lid).

Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer. Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het

verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand. De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken. Artikel 6. Recht op financiële bijdrage Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen. De fractieondersteuning bestaat uit een basisbedrag per in de raad vertegenwoordigde fractie en een variabel deel per raadszetel van die fractie (tweede lid). Het basisbedrag garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op een gelijkwaardig basisniveau te laten ondersteunen. Naar rato van fractiegrootte wordt daarnaast een variabel deel toegekend, zodat ook ieder fractielid op gelijkwaardig niveau ondersteund kan worden. De bijdrage wordt verstrekt voor de duur van de zittingsperiode van de raad (eerste lid).

Ook na een gemeentelijke herindeling waarbij de nieuwe raad vanaf 1 januari aantreedt, zal de bijdrage voor de duur van de zittingsperiode van die raad verstrekt worden (op basis van een door de nieuwe raad vastgestelde verordening). De herindelingsverkiezingen zijn dan in november van het jaar daarvóór geweest. De financiële bijdrage voor fractieondersteuning voldoet aan de definitie van subsidie van artikel 4:21 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Omdat het verlenen van subsidies in de Algemene subsidieverordening ((hierna: ASV) indien van kracht) in de gemeente doorgaans aan het college gedelegeerd is, zal voornoemde verordening uitdrukkelijk niet van toepassing verklaard moeten worden op de bijdrage voor fractieondersteuning. Niet alleen vanwege het dualisme tussen de raad en het college, maar ook omdat het regime in de ASV wezenlijk anders is dan het regime voor het verlenen, vaststellen en verantwoorden van de bijdrage voor fractieondersteuning. Artikel 7. Besteding financiële bijdrage Voor wat betreft de besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de financiële bijdrage besteed wordt aan ondersteuning om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken.

Daarnaast is in het tweede lid verwezen naar een tabel die illustreert waar de fractieondersteuning wel en niet voor gebruikt mag worden. Deze opsomming is niet limitatief. Het is uiteraard niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning en dat ook contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde organisaties via de fractieondersteuning kunnen worden gefinancierd. Een lidmaatschap van een dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van een raadslid en niet van de betreffende gemeenteraadsfractie. Bij (andere) uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege kan onder andere gedacht worden aan bepaalde reis- en verblijfkosten, kosten voor een buitenlandse excursie of reis, kosten voor scholing, kosten voor een computer en internetverbinding en de contributie van bepaalde beroepsverenigingen. Deze komen voor vergoeding in aanmerking op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de wet. In het bijzonder wordt benadrukt dat het dus ook niet is toegestaan om met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning verkiezingscampagnes te financieren. Artikel 8.

Betaling financiële bijdrage Gebruikmaken van de fractieondersteuning gebeurt op declaratiebasis bij het tonen van een betaalde of openstaande factuur. De griffie bewaakt of een uitgave de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende taak van een fractie versterkt. Dat dient door de fractie gemotiveerd te worden.

In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden kan een fractie aanspraak maken op 1/12e deel van het fractiebudget, vermenigvuldigd met het aantal maanden tot en met de verkiezingen. Artikel 9. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie Als er mutaties plaatsvinden in zittende fracties is het wenselijk dat de financiële bijdrage aangepast wordt aan veranderde verhoudingen in de raad. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen het vaste basisbedrag dat ten behoeve van iedere fractie wordt verleend en het variabel deel per raadszetel. Het vaste deel is ook daadwerkelijk ‘vast’; dit deel van de bijdrage blijft bestemd voor de betreffende fractie, ook al vindt er tussentijds een splitsing of afscheiding plaats. Alleen het variabele deel van de fractievergoeding wordt overgeheveld ten behoeve van de nieuwe fractie (eerste lid). Bij splitsing zal het variabele deel evenredig moeten worden verdeeld tussen de betrokken fracties. Dat betekent dat de fractie waarvan afgesplitst wordt aanspraak kan blijven maken op het variabele deel van de afsplitser tot en met de maand waarin de afsplitsing plaatsvond. De rest van het variabele deel komt de fractie waarbij wordt aangesloten toe.

Artikel 10. Reserve Het deel van de financiële bijdrage waarop voorwaardelijk aanspraak wordt gemaakt en dat niet wordt gebruikt, wordt door de raad gereserveerd voor gebruik ten behoeve van die fractie in de volgende jaren (eerste lid). Als in die jaren verkiezingen plaatsvinden, dan wordt de reserve na verkiezingen beschikbaar gesteld ten behoeve van de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd (vierde lid). Omdat het niet wenselijk is dat een reserve eindeloos groeit, is hier wel een maximum aan verbonden (tweede lid). Overschotten vloeien terug naar de algemene middelen. Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met mutaties in zittende fracties. De regeling van het vijfde lid voorziet in verdeling over de betrokken fracties naar evenredigheid van de resulterende zetelaantallen van die fracties. Artikel 11. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage De griffie zal de declaraties van fracties bijhouden en openbaarmaken. In het seniorenconvent worden onder andere de openstaande reserve en gemaakte betalingen vastgesteld en verantwoord. Artikel 12. Interpretatie verordening De begrippen volksvertegenwoordigend, kaderstellend en controlerend zijn ruim geformuleerd.

Een wetsvoorstel om middels Algemene Maatregel van Bestuur te preciseren wat onder die begrippen valt, en welke uitgaven dus toelaatbaar moeten worden geacht is niet aangenomen. Gezien het feit dat de griffie bewaakt welke uitgaven toelaatbaar zijn en welke niet, is er de mogelijkheid om de kwestie aan de integriteitscommissie voor te leggen. Daarmee wordt het raadslid extra mogelijkheden gegeven met deze ‘bezwaarfunctie’ en blijft de griffie als uitvoerende organisatie in een passende positie.

Behandelbrief Registratienummer: 25it01500 Het Presidium van de gemeente Kerkrade, handelend met mandaat van de gemeenteraad – ex artikel 3a lid 1 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raadcommissies ter voorbereiding van de vergaderingen van de raad der gemeente Kerkrade – stelt de hieronder gekozen commissie(s) voor om in de openbaarheid te doen behandelen, het onderwerp:

Onderwerp: Ontwerpbesluit Protocol geheimhouding Kerkrade 2025

Algemene informatie Dit onderwerp is toegekend aan de commissie: Algemene Zaken en Middelen Te behandelen d.d.: 6 oktober 2025 Aanleiding / toelichting Op 1 april 2023 is de Wet bevordering integriteit en functioneren decentraal bestuur in werking getreden. Met de doorvoering van de wetswijziging zijn onder andere nieuwe bepalingen over geheimhouding voor gemeenten ingegaan. De wettelijke kaders van geheimhouding samen met lokale afspraken over procedures en bevoegdheden worden gebundeld in één document, te weten het protocol geheimhouding gemeente Kerkrade 2025. Kader / afbakening wetsartikel: Artikelen 23, 87, 88 en 89 Gemeentewet, artikel 2:5 Algemene wet bestuursrecht, artikel 4:81 jo. 1:3 lid 4 Algemene wet bestuursrecht zijn van toepassing. Daarnaast kunnen deze aangevuld worden met lokale afspraken. Wijze van behandelen Doel: Ter besluitvorming door de Raad

Aard van het onderwerp: Eigen/ nieuw beleid