21Tl081 nota van toelichting met de verordeningen.pdf
Tekst van het document
-
Bijlage behorende bij raadsbesluit 21Rb082
Financiële verordening gemeente Kerkrade 2021
vindt de kaderstelling plaats in de begroting, tussentijdse rapportages en de jaarrekening. Ten opzichte van de vorige verordening is de informatievoorziening op dit punt fors uitgebreid, waardoor een afzonderlijke nota geen toegevoegde waarde meer heeft. Lid 1 bepaalt dat er geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen plaatsvindt aan de taakvelden. Artikel 12. Kostprijsberekening Artikel 212 Gemeentewet bepaalt in het tweede lid, letter b, dat de verordening in ieder geval bevat de grondslagen voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en tarieven voor rechten. De grondslag voor de prijzen en tarieven vormt de samenstelling van de kostprijs van de diensten waarvoor prijzen en heffingen in rekening worden gebracht. In dit artikel staan de kaders en methodiek voor de bepaling van de kostprijzen. Deze kaders vormen de basis waarbinnen het college haar systematiek van kostentoerekening kan vormgeven en de kostenverdeelsleutels voor de toerekening van indirecte kosten kan vaststellen. Daarbij dient een kosten/baten-afweging voorop te staan. Een zeer complex systeem van kostenverdeling is weliswaar nauwkeuriger, maar ook duurder en tijdsintensiever. Lid 1 spreekt voor zich. Lid 2 bepaalt dat een aantal bijzondere componenten ook onder de indirecte kosten worden verstaan.
Hiermee wordt invulling gegeven aan de mogelijkheid die artikel 229b Gemeentewet biedt. Het rentepercentage van de toerekening van kapitaallasten is van invloed op de lasten, maar ook van invloed op de kostprijs. De systematiek en hoogte van rentetoerekening bij begroting en rekening wordt gevolgd om de (door te berekenen) kosten te bepalen. Het rentepercentage van de reeds bestaande activa blijft ongewijzigd, aangezien ook de financiering destijds tegen die condities heeft plaatsgevonden. Tot slot moet voor het vaststellen van de tarieven inzicht bestaan in de geraamde hoeveelheden/aantallen. De kostentoerekening dient minimaal elke bestuursperiode geactualiseerd te worden en in elk geval bij grote organisatorische wijzigingen of bij grote wijzigingen in het producten/dienstenbestand (bijv. bij uitbreiding gemeentelijk takenpakket). Artikel 13. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen/leges Het vaststellen van de tarieven voor belastingen, rechten en leges is een bevoegdheid van de raad, die niet kan worden gedelegeerd (artikel 156 Gemw). Het vaststellen van de prijs voor een gemeentelijke dienst of de levering van goederen of werken (welke niet vallen onder artikel 229 Gemw) is een privaatrechtelijke besluit. Dergelijke besluiten zijn een bevoegdheid van het college (artikel 160 Gemw).
Daarbij dient de geldende wetgeving (Wet Markt en Overheid) te worden gevolgd. In Kerkrade worden alle (wijzigingen in) tarieven/prijzen/etc. opgenomen in de jaarlijkse door de raad vast te stellen Tarievennota, waar nodig in een later stadium nog aangevuld met separate raadsbesluiten (bijv. omdat bij het opstellen van de tarievennota een aantal tarieven nog niet kunnen worden ingevuld door afhankelijkheid van derden zoals Rijk of RD4). Artikel 14. Financieringsfunctie De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Artikel 212 Gemw bevat de expliciete bepaling dat de financiële verordening hierover regels voor het beleid en de organisatie bevat. In dit artikel wordt hieraan invulling gegeven. Het eerste lid bevat richtlijnen voor de uitvoering van de financieringsfunctie. In het tweede lid staan de kaders voor het financieel beleid opgesomd, die bij de -14-
Bijlage behorende bij raadsbesluit 21Rb082
Financiële verordening gemeente Kerkrade 2021
uitvoering in acht moeten worden genomen. Het verstrekken van leningen, garanties en het aangaan van financiële participaties mogen gemeenten alleen uit hoofde van de publieke functie (artikel 2 Wet Fido). Het laatste lid speelt hierop in, waarbij waar mogelijk zekerheden dienen te worden bedongen. Tot slot bepaalt artikel 160 Gemw dat een besluit tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen niet eerder wordt genomen dan nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en hij zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college heeft kunnen brengen. Artikel 15. Administratie Hierin zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen. Artikel 16. Interne controle De accountant toetst jaarlijks of de gemeenterekening een getrouw beeld geeft van de gemeentelijke financiën en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen rechtmatig zijn verlopen. Dit artikel draagt het college op maatregelen te treffen zodat gedurende het jaar de gemeente zelf al een interne toetsing uitvoert.
De interne controle wordt daarbij gezien als "tooi of management", waarmee het "zelfreinigend vermogen" van de organisatie wordt vergroot. Het totale stelsel van "checks Å balances" is daarbij van belang. Procesmatige tekortkomingen kunnen namelijk worden gecompenseerd door aanvullende maatregelen elders in de organisatie. Artikel 17. Misbruik en oneigenlijk gebruik Dit artikel bepaalt dat in gemeentelijke regelingen en werkprocedures voldoende maatregelen worden getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen te beperken. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om het treffen van voldoende verificatiemaatregelen. De afweging om hiervoor in meer of mindere mate regels voor te stellen is uiteraard een politiek besluit. Bij de behandeling van een nieuwe of geactualiseerde verordening of regeling kan deze afweging plaatsvinden. Artikel 18. Overhevelingen en reserveringen Lid 1 t/m 3 gaan in op mutaties in reserves na 31 december van het boekjaar. In beginsel zijn deze niet toegestaan. Sommige mutaties verzetten zich niet tegen de regelgeving. Dit betreft de reserves met een egaliserende werking. Lid 3 geeft nog de mogelijkheid om reserves aan te geven waar dit ook mogelijk is. In begroting en rekening worden deze specifiek aangegeven. Lid 3 betreft momenteel de "reserve reeds bestemde nog uit te geven middelen".
In deze reserve zijn posten opgenomen met een sterk verplichtend karakter, waarbij echter nog geen concrete opdrachtverstrekking naar derden heeft plaatsgevonden. Het verplichte karakter wordt aangegeven door bijv. wet- en regelgeving, of de nog af te ronden uitvoering van een reeds genomen besluit. Dit besluit dient dan wel uiterlijk per jaareinde te zijn genomen. Bij het jaarlijks afsluiten van de boekhouding worden de in de "reserve reeds bestemde nog uit te geven middelen" reeds eerder gereserveerde bedragen in het kader van de interne kwaliteitstoetsing beoordeeld op o.a. hoogte, noodzaak en mogelijkheid tot vrijval. Het kan voorkomen dat hier nog mutaties uit voortvloeien. Dit soort mutaties zijn dus ook na 31 december nog toegestaan. Uiteraard blijft artikel 8 Informatieplicht onverkort van toepassing. Lid 4 regelt de overheveling van de per jaareinde (nog) niet-benutte exploitatiebudgetten. Deze kunnen via de bij lid 3 genoemde reserves (in dit geval de "reserve reeds bestemde nog uit te geven middelen") worden gereserveerd zoals hiervoor beschreven.
15-
-
Bijlage behorende bij raadsbesluit 21Rb082
Financiële verordening gemeente Kerkrade 2021
Lid 5 regelt de overheveling van de per jaareinde (nog) niet-benutte investeringsbudgetten. Het gaat om reeds gevoteerde kredieten voor bepaalde specifieke projecten, waarbij bijvoorbeeld sprake is van een vertraging. Dit is zonder meer mogelijk. Het kan ook gaan om nog beschikbare investeringsruimte voor onderdelen in het investeringsprogramma die nog niet gevoteerd is voor specifieke projecten (bijvoorbeeld 'iet' of 'wegen'). Bij deze is relevant dat de overheveling dient plaats te vinden binnen hetzelfde onderdeel. Dus 'iet' blijft 'iet' en kan niet naar 'wegen'. Overhevelingen tussen verschillende soorten investeringen kan alleen door het gewijzigde investeringsprogramma opnieuw door de raad te laten vaststellen. Artikel 19. Rechtmatigheidsverantwoording college In dit artikel zijn de voor de rechtmatigheidsverantwoording noodzakelijke bepalingen opgenomen. Lid 2 en 3 behoeven een extra toelichting. Vóór de inwerkingtreding van de rechtmatigheidsverantwoording door het college geeft hogere regelgeving aan hoe de accountant bepaalde afwijkingen moet wegen in zijn oordeel. Een kostenoverschrijding op programmaniveau kan immers verschillende oorzaken hebben. Vanaf boekjaar 2022 vervalt dit onderdeel uit de hogere regelgeving voor de accountant, en moet dit in de eigen verordening worden opgenomen.
In verband met een consistente lijn, wordt er voor gekozen om dat wat tot en met 2021 voor de accountant geldt, vanaf 2022 van toepassing te laten zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Concreet betreft dit het volgende schema: Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kunnen tenminste de volgende "soorten" begrotingsafwijkingen op programmaniveau worden onderkend:
Budgetoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, verordening) was gedefinieerd. Budgetoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij ondubbelzinnig is vastgesteld dat die ten onrechte niet tijdig zijn geautoriseerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad. Budgetoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet Budgetoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding. Budgetoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen
16-
-
Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel 1 de verantwoording
Onrechtmatig, en telt mee voor het oordeel 1 de verantwoording X
X
X
X
X
Bijlage behorende bij raadsbesluit 21Rb082___________________ Financiële verordening gemeente Kerkrade 2021
Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kunnen tenminste de volgende "soorten" begrotingsafwijkingen op programmaniveau worden onderkend:
Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel 1 de verantwoording
Onrechtmatig, en telt mee voor het oordeel 1 de verantwoording
Budgetoverschrijdingen betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheidsgevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente ervoor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar. - geconstateerd tijdens verantwoordingsjaar - geconstateerd na verantwoordingsjaar Budgetoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen of totaal geautoriseerd budget) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende járen. -jaarvan investeren - afschrijvings- en financieringslasten in latere járen
X X
X X
De budgetoverschrijdingen op programmaniveau dienen herkenbaar in de rekening te worden opgenomen, net zoals dit t/m 2021 het geval was. Artikel 20. Financiële organisatie Dit artikel geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie. Hieraan kan het college middels het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie een nadere invulling geven. De uitgangspunten vormen kaders voor het college, waaraan hij zich moet houden. De regels van a en b zijn vervat in de vigerende Regeling ambtelijke organisatie gemeente Kerkrade dan wel de Organisatieverordening raadsgriffie der gemeente Kerkrade. De regels van letter c zijn vervat in de vigerende mandaat- en volmacht-regeling. De regels van letter d zijn vervat in het vigerende treasury-statuut. Artikel 21. Inkoop en aanbesteding Dit artikel draagt het college op een inkoop- en aanbestedingsreglement op te stellen. Het zijn namelijk belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effecten kunnen hebben. Europese en nationale aanbestedingsregels moeten daarbij worden nageleefd en vormen het kader waarbinnen een dergelijk inkoopreglement moet worden opgesteld. Artikel 22. Verstrekking subsidies en steunverlening De subsidieverordening(en) worden door de raad vastgesteld en vormen het kader waarbinnen gemeentelijke subsidies worden verstrekt.
Voor de steunverlening en subsidieverstrekking aan ondernemingen en instellingen zijn op dit moment de Europese staatssteun regels ,de Europese regels voor diensten van algemeen economisch belang), de regels uit de Algemene Wet Bestuursrecht en de eigen subsidieverordening(en) van toepassing.
-17-
Bijlage behorende bij raadsbesluit 21Rb082
Financiële verordening gemeente Kerkrade 2021
Artikel 23. Onderhoud kapitaalgoederen Dit artikel spreekt voor zich en vloeit voort uit aanbevelingen van de landelijke commissie BBV. Artikel 24. Paragrafen Dit artikel geeft zowel het college als de raad de mogelijkheid om aanvullend op de wettelijke eisen specifieke informatie op te nemen. Het geeft voorts de mogelijkheid om bepaalde informatie uit te diepen in afzonderlijke nota's, zonder dat deze uitdieping in afzonderlijke nota's direct verplicht wordt gesteld. Als de paragraaf op zichzelf voldoende informatie bevat, is een afzonderlijke nota namelijk niet altijd even zinvol. Artikel 25. Nadere regels Dit artikel spreekt voor zich. Bepaalde informatie op een verkeerd tijdstip openbaar maken via begroting, rekening, of andere openbare stukken kan de onderhandelingspositie of andere belangen van de gemeente schaden. Informatie over grondbeleid/grondexploitaties bijvoorbeeld kan op enig moment gevoelig zijn, net als informatie over lopende juridische procedures. Artikel 26. Inwerkingtreding Voor wat betreft de gewijzigde cyclus treedt de nieuwe verordening in werking vanaf begrotingsjaar 2021. Er wordt nu al zo gewerkt en de verordening heeft slechts interne werking. De bepalingen ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording treden in werking vanaf boekjaar 2022, omdat vanaf 2022 de wetswijziging ingaat. Artikel 27.
Overgangsbepaling In de Financiële verordening 2019 was een overgangsbepaling opgenomen ten aanzien van investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut die vóór 1 januari 201 7 zijn gedaan. Dit heeft te maken met het gewijzigde Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) vanaf 2017. Deze overgangsbepaling wordt hier herhaald. Artikel 28. Citeertitel Behoeft geen nadere toelichting.
18-
-
Controleverordening (213 Gemw)
Overzicht Wijzigingen Controleverordening 2021 (ten opzichte van 2003):
‘
Op diverse plaatsen kleine redactionele aanpassingen en actualisatie naar situatie 2021, zoals: o art.6 lid 3 zijn geen voorbeelden meer van 'derden' opgenomen, wel nog in de toelichting o toelichting op diverse artikelen aangepast aan nieuwe regelgeving (zoals 'Besluit accountantscontrole gemeenten' vervangen door het nieuwe 'Besluit accountantscontrole decentrale overheden') o toelichting op diverse artikelen beter leesbaar opgeschreven en soms iets ingekort.
"
Artikel 1. Definities: b. Accountantscontrole: Aan 'getrouwe beeld' toegevoegd dat dit inclusief de rechtmatigheidsverantwoording door het college is. Weggelaten 'het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties'. Dit hoort in de nieuwe situatie in de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Die verantwoording wordt dan door de accountant wel nog getoetst, maar accountant geeft geen apart oordeel meer over de rechtmatigheid. c. toegevoegd aan rechtmatigheid:'... en de rechtmatigheidsverantwoording door het college' Toelichting op artikel: nieuwe passage over rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening toegevoegd.
*
Artikel 8. Inwerkingtreding en overgangsbepaling: Artikel herschreven naar de nieuwe situatie, waarbij er rekening mee is gehouden dat de oude verordening nog geldt voor boekjaar 2021 en de nieuwe voor boekjaar 2022 en verder. Verder ingekort omdat de wettelijke verplichtingen niet nog eens herhaald hoeven te worden in de eigen verordening en deels ook achterhaald waren.
De oude verordening is desgewenst te benaderen via onderstaande link: https://lokaleregelgeving.overheid.nI/CVDR57581/1
Bijlage behorende bij raadsbesluit nr. 21Rb083
Controleverordening gemeente Kerkrade 2021
"Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Kerkrade" ex artikel 213 Gemeentewet (Controleverordening gemeente Kerkrade 2021). Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a.
accountant
een door de raad benoemde: registeraccountant of accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening. b.
accountantscontrole
de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de benoemde accountant van: het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen inclusief de rechtmatigheidsverantwoording door het college; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet; de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen. c-
rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording door het college
het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving,
zoals bedoeld in het Besluit begroting en verantwoording
en de Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV. Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole incl. overgangsbepaling 1.
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.
2.
Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding voor.
3.
De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.
4.
Het per de datum van inwerkingtreding van deze verordening reeds bestaande contract met de externe accountant loopt door voor de resterende looptijd.
-1-
Bijlage behorende bij raadsbesluit nr. 21Rb083
Controleverordening gemeente Kerkrade 2021
Artikel 3. Informatieverstrekking door college 1.
Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
2.
Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
3.
Bij de jaarrekening bevestigt het college schríftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
4.
Het college overlegt aan de raad de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring
5.
Alle informatie die na afgifte van de controleverklaringverklaring en voor behandeling van de
en het (definitieve) verslag van bevindingen. jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld. Artikel 4. Inrichting accountantscontrole 1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
2.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening en wettelijke verplichtingen de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente.
3.
Artikel 5. Toegang tot informatie 1.
2.
3.
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schríftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen. Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant gevraagd en ongevraagd alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
2-
-
Bijlage behorende bij raadsbesluit nr. 21Rb083
Controleverordening gemeente Kerkrade 2021
Artikel 6. Overige controles en opdrachten 1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke advieswerkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken specifieke adviesopdrachten. 2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. 3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. Artikel 7. Rapportering 1.
2.
3.
4.
Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze schríftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. Indien naar het oordeel van de accountant wenselijk of indien zo overeengekomen brengt de accountant in aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. De controleverklaring en het (concept)verslag van bevindingen worden vóór verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het (definitieve) verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.
Artikel 8. Inwerkingtreding en overgangsregeling 1. 2.
Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking, met dien verstande dat zij van toepassing is op het boekjaar 2022 en later. De Controleverordening 2003 wordt per gelijke datum ingetrokken, met dien verstande dat zij nog van toepassing is op het boekjaar 2021.
Artikel 9. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als "Controleverordening gemeente Kerkrade 2021".
3-
-
Bijlage behorende bij raadsbesluit nr. 21Rb083
Controleverordening gemeente Kerkrade 2021
Toelichting op de artikelen Artikel 1. Definities Een bevoegd accountant voor de controle van de gemeentelijke jaarrekening is een registeraccountant, een accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36 Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of een organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken. Tot en met het boekjaar 2021 bevat de controleverklaring een oordeel over het getrouwe beeld én de rechtmatigheid gezamenlijk. Een getrouw beeldverklaring houdt in dat de uitkomsten van het gevoerde financieel beheer getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Een getrouw beeld impliceert dat de jaarrekening geen zodanige fouten en/of onzekerheden bevat dat het oordeel van de gebruiker beïnvloed wordt.. Rechtmatigheid in brede zin betekent het voldoen aan de wettelijke kaders en regelgeving. Voor gemeenten zijn dat de wet- en regelgeving van hogere overheden en die van de gemeente zelf. De geldende wet- en regelgeving kan voor een gemeente betrekking hebben op een zeer omvangrijk gebied. Van belang is daarom dat onderscheid wordt gemaakt tussen het juridische begrip rechtmatigheid en het begrip rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole.
Dit laatste begrip is beperkter dan het juridische begrip rechtmatigheid en wordt in de Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV zo goed mogelijk afgebakend. Het gaat vooral om de rechtmatigheid van financiële beheershandelingen (bijv. betalingen, subsidietoekenningen). De vraag of voldaan wordt aan bijvoorbeeld de arbo-wetgeving valt hier niet onder. Volledigheidshalve kan nog worden vermeld dat onrechtmatigheid niet synoniem is met fraude. Bij fraude is altijd sprake van opzet. Vanaf het boekjaar 2022 dient het college een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening op te nemen. De accountant geeft hierover geen apart oordeel meer. De accountant moet beoordelen of de rechtmatigheidsverantwoording zoals opgenomen in de jaarrekening juist, volledigen toereikend is. De accountant geeft in zijn verklaring een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording door college. Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moeten de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet).
De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2 Gemeentewet). De raad is echter niet het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de accountant ondertekent. Het is de burgemeester, die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant moet sluiten. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte, luidt het eerste lid van artikel 171 Gemeentewet. Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Het tweede lid regelt dat het college verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole decentrale overheden Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden bevat onder andere regels voor de omvangsbasis en goedkeuringstoleranties voor de controleverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen. In het programma van eisen kunnen voor de jaarlijkse accountantscontrole specifieke eisen worden opgenomen. Normaliter gelden de goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties zoals opgenomen in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden:
-4-
Bijlage behorende biį raadsbesluit nr. 21Rb083
Controlcverordening gemeente Kerkrade 2021
Goedkeuringstoleranties
Soort verklaring Goedkeurend
Beperking
Oordeelonthouding
Afkeurend
Fouten in de jaarrekening (7o van totale lasten)
« 17o
> 17» < 37»
-
Ž37«
Onzekerheden in de controle (7o van totale lasten)
á37o
> 3 < 107o
^ 107o
-
Rapporteringstoleranties
Gelijk aan goedkeuringstoleranties (tenzij de Raad anders bepaalt)
NB: Naast bovenstaande kwantitatieve beoordeling zal de accountant ook altijd nog een meer kwalitatieve beoordeling hanteren: het zogenoemde "professional judgement" van de accountant m.b.t. de weging van fouten en onzekerheden speelt ook mee. Dit is de verantwoordelijkheid van de accountant. In Kerkrade wordt uitgegaan van gelijke goedkeurings- en rapporteringstoleranties, conform het audit contract. Indien de raad specifieke informatiebehoeften heeft, kan via afzonderlijke onderzoeksopdrachten aan deze behoeften worden voldaan. Per onderzoek kan dan namelijk de exacte aard, omvang en wijze van rapportage worden bepaald. In lid 4 tenslotte wordt bepaald dat het huidige contract met de externe accountant doorloopt voor de resterende looptijd en met inachtneming van de opzegtermijn. Het is immers een nog bestaand en rechtsgeldig contract. Artikel 3. Informatieverstrekking door college Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad is het college ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de raad geëiste overige verantwoordingen. Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant. Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden.
Het tweede lid draagt aan het college op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen. Het derde lid verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een 'LOR' ('Letter Of Representation') of 'Bevestiging bij de jaarrekening' genoemd. In Kerkrade is het verstrekken van een dergelijke verklaring gebruikelijk. In het vierde lid wordt bepaald dat het college aan de raad dient te overleggen de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het (definitieve) rapport van bevindingen. Voor wat betreft de planningsdata geldt de jaarlijks door het college opgestelde planning die in overleg met het presidium op de raadsagenda wordt opgenomen (zie artikel 4 van de Financiële verordening). De jaarrekening moet binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval vóór 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet). Voor deze datummoet de jaarrekening door de raad zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.
5-
-
Bijlage behorende bij raadsbesluit nr. 21Rb083
Controleverordening gemeente Kerkrade 2021
De accountant verzendt de controleverklaring en het (definitieve) verslag van bevindingen aan de raad, met een afschrift aan het college. Het tweede lid van artikel 197 Gemeentewet bepaalt echter, dat het college bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad daarbij (toch) moet toevoegen de controleverklaring en het verslag van bevindingen. Het vijfde lid van het artikel gebiedt het college alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de controleverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de accountant. Artikel 4. Uitvoering controle Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. De accountant houdt hierbij wel rekening met de wettelijke verplichtingen (zoals de termijn waarop de jaarstukken aan de raad dient te worden aangeboden) en met de gemaakte tijdsplanning zoals genoemd in de Financiële verordening gemeente Kerkrade.
Bovendien moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan een vertegenwoordiger van de rekenkamerfunctie, de portefeuillehouder financiën, de algemeen directeur of de directeur domein Bestuur en de afdeling financiën. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole. Overigens gebeurt dit nu ook al in de praktijk. Artikel 5. Toegang tot informatie In het vorige artikel is bepaald dat de accountant leidend is voor wat betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Het artikel legt aan het college de plicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle locaties van de gemeente en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole. Artikel 6. Overige controles en opdrachten Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen.
Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) soms nog een aparte controleverklaring, hoewel het merendeel van dergelijke verantwoordingen inmiddels plaatsvindt via de jaarrekening (Single Information Single Audit, SISA). Ook bij de verantwoording van de besteding van Provinciale subsidies wordt in veel gevallen een controleverklaring gevraagd. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad benoemde accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen. Het eerste lid van artikel 6 bepaalt, dat het college voor specifieke advieswerkzaamheden, zoals bijvoorbeeld op het gebied van de bestuurlijke informatieverzorging of voor de begeleiding en aanschaf van software, de door de raad benoemde accountant kan inschakelen. Indien het college dit voornemen heeft, dient hij de raad hier echter vooraf over te informeren. Dit biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn eventuele bedenkingen aan het college kenbaar te maken.
Door deze werkzaamheden te gunnen aan de door de raad benoemde accountant kan namelijk de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen in verband met op de loer liggende
6-
-
Bijlage behorende bij raadsbesluit nr. 21Rb083
Controleverordening gemeente Kerkrade 2021
belangenverstrengeling tussen college en accountant. Hetzelfde geldt voor die gevallen waar de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren (bijvoorbeeld bij administratieve dienstverlening door de accountant). Het geldt bijvoorbeeld niet voor specifieke onderzoeken (bijv. thema-audits), aangezien de controlebevindingen daarvan bruikbaar kunnen zijn bij c.q. in het verlengde liggen van de jaarrekeningcontrole en het belang normaliter hetzelfde is. Overigens is de accountantswetgeving op het gebied van dit soort advieswerkzaamheden de afgelopen járen fors aangescherpt. De accountant is dan zelf ook gehouden alert te zijn op mogelijke belangenverstrengelingen en dienovereenkomstig te handelen. Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant inschakelt. Het college mag hiervan afwijken indien dit in het belang van de gemeente is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit kan een besparing opleveren. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk.
De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard (zo kunnen de controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een andere gemeente betreffen en de accountantscontrole hiervan door de accountant van de andere gemeente worden uitgevoerd). De verordening regelt dat het college in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant. Artikel 7. Rapportering Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de ínhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college. Aanvullend daarop kan de raad in zijn programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende eisen stellen. Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal eerder al tussentijdse controles (interim-controles). Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schríftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.
Het tweede lid van artikel 7 regelt dat, indien wenselijk of indien zo overeengekomen, het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden. Deze rapportage is in principe niet bedoeld voor de raad. Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het (concept) verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de controleverklaring en het (definitieve) verslag van bevindingen aan de raad door de accountant besproken met het college en/of andere vertegenwoordigers van de gemeente (zie ook artikel 4). Het geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.
Tot slot is in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn (definitieve) verslag van bevindingen aan (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad toelicht.
7
- -
Bijlage behorende bij raadsbesluit nr. 2TRb083
Controleverordening gemeente Kerkrade 2021
Artikel 8. Inwerkingtreding en overgangsregeling Deze verordening treedt in de plaats van de vorige. Aangezien de rechtmatigheidsverantwoording door het college pas met ingang van boekjaar 2022 wordt ingevoerd, blijft de oude verordening nog gelden voor het boekjaar 2021. Artikel 9. Citeertitel In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.
8-
-
Onderzoeksverordening (213A Gemw)
Overzicht Wijzigingen Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Kerkrade 2021 (ten opzichte van 2003): "
Artikel 1. Definities: Begrip 'Doelmatigheid' aangepast aan modelverordening VNG.
"
Artikel 2. Onderzoeksfrequentie: in lid 1 is 'periodiek' vervangen door 'jaarlijks'. Dit is huidige praktijk en lid 2. Eveneens in toelichting aangepast.
"
Artikel 3. Onderzoeksplan: Aan lid 2 is toegevoegd: 'Alvorens het onderzoeksplan naar de raad te sturen wordt het besproken met de rekenkamercommissie'. Dit is de huidige praktijk. Tevens in toelichting aangepast.
"
Artikel 6. Inwerkingtreding en intrekken oude verordening: Inwerkingtreding nieuwe verordening en intrekking oude verordening 2003 opgenomen. Eveneens in toelichting aangepast.
"
Artikel 7. Citeertitel: Citeertitel aangepast
“
Toelichting verordening: - algemene toelichting bijgevoegd - artikel 5: Passage 'De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgestelď. vervangen door: 'De rapporten worden aan de raad verstrekt zodra deze zijn vastgesteld. In de jaarstukken worden de rapporten benoemend en de datum waarop deze aan de raad zijn aangeboden'.
De oude verordening is desgewenst te benaderen via onderstaande link: https://lokaleregelgeving.overheid.nI/CVDR74566/1
Bijlage behorende bij raadsbesluit nr. 21Rb084
Onderzoeksverordening gemeente Kerkrade 2021
Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Kerkrade" ex artikel 213a Gemeentewet (Onderzoeksverordening gemeente Kerkrade 2021). Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. Doelmatigheid: De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt. b. Doeltreffendheid: De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald. Artikel 2. Onderzoeksfrequentie 1. Het college onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van (onderdelen van) de organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente. 2. Het college toetst jaarlijks de doeltreffendheid van (de uitvoering van) programma's en paragrafen. Artikel 3. Onderzoeksplan 1. Het college zendt jaarlijks een onderzoeksplan naar de raad voor de in het erop volgende jaar te verrichten interne onderzoeken naarde doelmatigheid en de doeltreffendheid. 2. Alvorens het onderzoeksplan naar de raad te sturen wordt het besproken met de rekenkamercommissie. Het onderzoeksplan kan ook in samenspraak met de rekenkamercommissie worden opgesteld. Artikel 4.
Voortgang onderzoeken Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid. Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking 1. De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbeteringen. 2. Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Het college neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen. Artikel 6. Inwerkingtreding en intrekken oude verordening 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. 2. De Onderzoeksverordening gemeente Kerkrade 2003 wordt per gelijke datum ingetrokken. Artikel 7. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als: "Onderzoeksverordening gemeente Kerkrade 2021".
-1-
Bijlage behorende bij raadsbesluit nr. 21Rb084
Onderzoeksverordening gemeente Kerkrade 2021
Toelichting op de artikelen Algemene toelichting Artikel 213a Gemeentewet verplicht tot periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Anders dan het onderzoek door de rekenkamer gaat het hierbij om een zelfonderzoek. Toetsing op doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid is van groot belang voor de algemene oordeelsvorming over het gevoerde beleid. Met de instelling van de onderzoeken wordt beoogd de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten, en daardoor doelmatiger en doeltreffender te werken en de publieke verantwoording daarover te versterken. Alle zaken die voor een doelmatig en doeltreffend bestuur van belang zijn kunnen daarbij aan de orde komen. Artikel 2. Onderzoeksfrequentie In artikel 2 draagt, conform artikel 213a Gemeentewet, de raad het college op om jaarlijks onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid. De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van de middelen. De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma's of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid.
Dit beleid kan gehele begrotings-programma's omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten. Meer concrete voorbeelden van mogelijke onderzoeken zijn de realisatie van voorgenomen programma's beleid en effecten (m.b.t. bijvoorbeeld veiligheid, milieu, leefbaarheid, verkeer en vervoer, huisvesting etc.), de doorlichting van organisatieonderdelen of bedrijfsprocessen, het onderzoeken of beleid effectief is (worden doelstellingen gehaald?) en of processen efficiënt zijn ingericht. Een aantal zaken kunnen direct gemeten worden, voor andere zaken kunnen bijvoorbeeld een burgeronderzoek of benchmarking nodig zijn. Overigens hoeft niet ieder onderzoek even omvangrijk of complex te zijn. Het is bijvoorbeeld goed mogelijk om een onderzoek te doen in de vorm van een 'quick scan', of in de vorm van systeemgerichte onderzoeken zonder diepgaand alle details te bestuderen. Artikel 3. Onderzoeksplan De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan. Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal. De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt.
Het onderzoeksplan wordt aangeboden aan de raad, en de raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het college vastgesteld. In het onderzoeksplan kan worden opgenomen: a. Het object van onderzoek; b. De reikwijdte van het onderzoek (welke organisatie-eenheden, instellingen, tijdvak etc.); c. De onderzoeksmethode (benchmarking, enquête, quick scan etc); d. De doorlooptijd van het onderzoek; e. De wijze van uitvoering (door ambtenaren, derden, etc.); f. De geraamde kosten in relatie tot de beschikbare onderzoeksbudgetten. Lid 2 voorziet in het afstemmen van onderwerpen met de rekenkamercommissie en de mogelijkheid om een gezamenlijk onderzoeksplan op te stellen met daarbij een duidelijke taak- en verantwoordelijkheidsverdeling. Artikel 4. Voortgang onderzoek De bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken
2-
-
Bijlage behorende bij raadsbesluit nr. 21Rb084
Onderzoeksverordening gemeente Kerkrade 2021
en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Het ligt voor de hand om in deze paragraaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid. Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergeiegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid, van de Gemeentewet. De rapporten worden aan de raad verstrekt zodra deze zijn vastgesteld. In de jaarstukken worden de rapporten benoemd en de datum waarop deze aan de raad zijn aangeboden. Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet.
Artikel 6. Inwerkingtreding en intrekken oude verordening De verordening treedt in werking de dag na bekendmaking. De oude verordening wordt per gelijke datum ingetrokken. Artikel 7. Citeertitel In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.
3-
-
Kadernota Misbruik å Oneigenlijk gebruik
Bijlage bij raadsbesluit 2 IRbŭ85:
Kadernota misbruik å oneigenlijk gebruik 2021
KADERNOTA MISBRUIK Å ONEIGENLIJK GEBRUIK 2021
1. Inleiding Onder het rechtmatigheidbegrip valt ook het Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&Oĵ-criterium. De raad dient hierover een nota vast te stellen. Achtereenvolgens zal worden ingegaan op wat M&O is en wat de gemeente Kerkrade hier al aan doet. Daarbij zullen een aantal beleidsterreinen aan de orde komen. Tot slot wordt middels deze kadernota het M&O-beleid in algemene zin geformaliseerd. 2. Wat is Misbruik en Oneigenlijk gebruik? Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van informatie betreft een bewuste misleiding om onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen. Bijvoorbeeld bij overheidssubsidies of uitkeringen. In een dergelijke situatie is sprake van misbruik. Misbruik van overheidsgelden kan gelijk worden gesteld met het plegen van fraude om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Bij fraude passen beheersmaatregelen zoals fraudepreventie, handhaving, fraudeopsporing en sancties. Bij oneigenlijk gebruik van overheidsgelden wordt feítelijk gehandeld in overeenstemming met wet- en regelgeving. Daarmee zijn dergelijke handelingen niet onrechtmatig voor de accountantscontrole. Wel is er sprake van het in strijd handelen met het doel en de strekking van de wet- en regelgeving.
Indien de wet- en regelgeving oneigenlijk gebruik mogelijk maakt is het blijkbaar noodzakelijk dat de wet- en regelgeving wordt aangepast en/of duidelijker wordt toegelicht. De beheersmaatregelen die daarbij passen zijn. handhaving, voorlichting en het actueel houden van wet- en regelgeving waarbij op afdoende wijze wordt rekening gehouden met in de praktijk voorkomende situaties. 3. Controle van de gemeente op Misbruik en Oneigenlijk gebruik Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen is een mix van maatregelen nodig die ook nog daadwerkelijk dienen te functioneren. Daarbij kan onderscheid worden gemaakt tussen preventieve- en repressieve maatregelen. Een preventieve maatregel is bijvoorbeeld het toetsen van verstrekte gegevens aan de hand van bewijsstukken. Bij een repressieve maatregel valt te denken aan bestandsvergelijking en inzet van controleurs. Ten aanzien van diverse beleidsterreinen zijn in Kerkrade maatregelen getroffen om misbruik en oneigenlijk te voorkomen. Hieronder volgen, bij wijze van voorbeeld, een aantal maatregelen in relatie tot enkele beleidsterreinen: Soort Maatregel(-en) Voorlichting (publicatie, persoonlijk, folders, gemeentelijke website, etc.) Toetsen aanvragen/declaraties, mede aan de hand van verificatie-en bewijsstukken, op juistheid en volledigheid (o.a.
identiteit, inkomen, vermogen, bankafschriften, jaaropgaven, jaarrekening, beschikkingen derden-instanties zoals UWV en ziektekostenverzekeraars, doktersverklaring, facturen, etc.) Vaststellen identiteit
Bestandsvergelijking en informatie derden (openbare bronnen) ( o.a. Basisregistraties, Kadaster, Kamer van koophandel, Belastingdienst) Controle door taxateurs, toezichthouders, bevolkingscontroleur, Sociale Recherche, bouwinspecteurs, etc.
Beleidsterrein(-en), m.n. Inkomen en inkomensondersteuning, Belastingen (algemeen), Burgerplein Inkomen en inkomensondersteuning, Belastingen en kwijtschelding (via BsGW), Burgerplein, Wmo, Jeugdzorg, Subsidies, Vergunningen en ontheffingen.
Inkomen en inkomensondersteuning, Belastingen en kwijtschelding (via BsGW), Burgerplein, Wmo, Jeugdzorg, Vergunningen en ontheffingen Belastingen/WOZ en kwijtschelding (via BsGW), Inkomen en inkomensondersteuning, Vergunningen. Woz en hondenbelasting (via BsGW), Burgerplein, Parkeren, Inkomen en inkomensondersteuning, Vergunningen (m.n. bouw, milieu)
Bijlage bij raadsbesluit 21Rb085:
Sancties 1 Boeten
Kadernota misbruik Sc oneiaenliik gebruik 2021
Inkomen en inkomensondersteuning 1 participatie, Subsidies
Voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik is dus verankerd in wetten, verordeningen, interne regelgeving en procedures, echter niet altijd zo benoemd. In paragraaf 4 wordt in het kort een conceptueel en overkoepelend kader voor de gemeente gegeven, tegen de achtergrond van de beoordeling van het rechtmatigheidscriterium 'misbruik en oneigenlijk ’ gebruik'.
4.
M&O-beleid gemeente Kerkrade
Het M&O-beleid van de gemeente Kerkrade gaat uit van een goede toepassing van preventieve en repressieve beheersmaatregelen. Daarbij gelden de randvoorwaarden van redelijkheid, billijkheid en een gezonde kosten/baten verhouding. Tevens mag een bepaalde risico-afweging plaatsvinden teneinde de beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten. Het etnisch profileren, zijnde het gebruik van criteria zoals religie, ras, huidskleur, nationaliteit, houdt mogelijk discriminatie in zich en is bij controle in het kader van misbruik en oneigenlijk gebruik niet toegestaan. Bij controlemogelijkheden, zowel vooraf als achteraf, dienen in voorkomend geval de privacyaspecten zorgvuldig in acht te worden genomen. Om te voorkomen dat toepassing van regelgeving in het individuele geval tot onbedoelde of zelfs tot schrijnende situaties leidt, dient steeds bezien te worden of het noodzakelijk is om passende hardheidsclausules op te nemen in de lokale regelgeving, zoals verordeningen. Binnen dit overkoepelend en conceptueel kader, kiest de gemeente Kerkrade er voor om de specifieke uitwerkingen lokaal" in de afzonderlijke verordeningen I regelingen op te nemen, mede omdat een aantal maatregelen in hun onderlinge samenhang en in relatie tot het hele proces bezien moeten worden. Tot slot dient de actualiteit van de genomen maatregelen steeds in aanmerking te worden genomen.
Nieuwe technologische ontwikkelingen kunnen bijvoorbeeld bijdragen aan een efficiëntere en effectievere uitvoering van het M&O-beleid.
Treasurystatuut
Overzicht Wijzigingen Treasurystatuut 2021 (ten opzichte van 2008/gewijzigd 2010): *
Diverse plaatsen: 'GW' voluit geschreven als Gemeentewet, afkorting GW wordt namelijk gebruikt voor Grondwet;
*
Artikel 1. Definities: Toevoeging begrippen 'Onderhandse geldlening', 'Schatkist' en 'Schatkistbankieren' Artikel 2. De doelstellingen van de treasuryfunctie: Toevoeging actuele externe wet- en regelgeving, namelijk: Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo), Regeling Schatkistbankieren, Besluit leningvoorwaarden decentrale overheden, Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden
"
Artikel 8. Financiering aangepast. De bepaling in lid 1 was dubbelop, de eerder in het statuut genoemde uitgangspunten en bepalingen gelden immers voor het hele statuut. Toegevoegd is de bepaling over toegestane instrumenten voor een looptijd van 1 jaar of langer. Overigens werden en worden alleen onderhandse leningen gebruikt. WAS Artikel 8. Langlopende uitzettingen Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van de treasuryfunctie voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten: ^' Uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder de in artikel 4, 5 en 6 genoemde voorwaarden; 2. De gemeente vraagt bij ten minste 2 instellingen offertes op alvorens een langlopende uitzetting wordt gedaan. WORDT Artikel 8. Financiering 1. Bij het aantrekken of uitzetten van middelen uit hoofde van de treasuryfunctie voor een periode van één jaar en langer vraagt de gemeente bij ten minste 2 instellingen offertes op alvorens een financiering wordt aangegaan. 2. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van middelen voor een periode van één jaar en langer zijn onderhandse leningen.
"
Artikel 9. Relatiebeheer: Opsomming verwijderd. Was een herhaling van wat al geregeld was in betreffende (hogere) wetten (artikel 2 lid 1). Daarnaast 'Stichting Toezicht Effecten-verkeer' (STE) vervangen door diens rechtsopvolger de 'Autoriteit Financiële Markten' (AFM);
’
Artikel 13. Verantwoordelijkheden: functie 'Vakcommissie' vervangen door 'Commissie Algemene Zaken en Middelen' als verantwoordelijke commissie;
*
Artikel 13. Verantwoordelijkheden: verduidelijking over wijze van rapporteren en verantwoorden, nl. via de financieringsparagraaf in begroting en jaarverslag/jaarrekening;
"
Artikel 13. Verantwoordelijkheden: vervangen van 'het clusterhoofd' door 'leidinggevende' onder functie 'de kassier'. Artikel 17. Inwerkingtreding: het nieuwe statuut treedt in werking per 1 november 2021 onder intrekking van het oude statuut.
Flet oude statuut is desgewenst te benaderen via onderstaande link: https://lokaleregelgeving.overheid.nI/CVDRi053 76/2
Treasurystatuut gemeente Kerkrade 2021
Treasurystatuut Gemeente Kerkrade 2021
Treasurystatuut gemeente Kerkrade 2021
Begrippenkader en doelstellingen van de treasuryfunctie............................................................................... ... Artikel 1. Definities................................................................................................. 3 Artikel 2. De doelstellingen van de treasuryfunctie....................................................................................4 Additionele bepalingen en regels bij de onderscheidene taakgebieden en aandachtsvelden van de treasuryfunctie................................................................................................................