21Tl081 nota van toelichting met de verordeningen.pdf

c Kerkrade Nota van toelichting Nummer: 21Tİ081

Kerkrade, 8 december 2021

Behorend bij de ontwerpbesluiten nummers 21 Rb082; 21Rb083; 21Rb084; 21Rb085 Onderwerp Actualisatie Financiële verordening ex art. 212 Gemeentewet, Controleverordening ex art. 213 Gemeentewet, Onderzoeksverordening ex. art. 213a Gemeentewet, Kadernota Misbruik en oneigenlijk gebruik (raad), Treasurystatuut (college). Deze nota van toelichting heeft betrekking op de ontwerpbesluiten 21 Rbxxx; 21 RbOxx; 21 RbOxx; 21 RbOxx' met de daarbij behorende bijlagen, zoals die uw raad ter overweging en beslissing zijn voorgelegd. Ten aanzien van het Treasurystatuut is geen ontwerpbesluit aan de orde (zie inleiding).

Beslispunten 1) De navolgende geactualiseerde verordeningen 2021 en 'Kadernota Misbruik en oneigenlijk gebruik' vast te stellen, dit betreft: Ontwerpbesluiten voor: Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Kerkrade" ex artikel 212 Gemeentewet ('Financiële verordening 2021'); Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Kerkrade ex artikel 213 Gemeentewet ('Controleverordening gemeente Kerkrade 2021') Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Kerkrade ex artikel 213A Gemeentewet ('Onderzoeksverordening gemeente Kerkrade 2021') Kadernota Misbruik en Oneigenlijk gebruik 2021

inleiding De drie verordeningen worden door de raad vastgesteld en het is verplicht om deze verordeningen te hebben. Daarbij wordt aangesloten bij de relevante wet- en regelgeving. In het zogenaamde Treasurystatuut heeft het college de belangrijkste aspecten voor de uitvoering uitgewerkt. Een actualisatie van deze verordeningen, de Kadernota Misbruik en oneigenlijk gebruik en het Treasurystatuut is noodzakelijk, om diverse redenenen. Flet betreft hier formeel-technische aanpassingen. Aangezien diverse aanpassingen met elkaar samenhangen is er voor gekozen om dit ineens en in hun onderlinge samenhang te doen. Financiële verordening ex art. 212 Gemeentewet: Deze verordening dateert uit 2019. In 2020 is de planning&control cyclus van de gemeente veranderd door de door de raad ingestelde Werkgroep Begroting. Dit gebeurde in de vorm van een pilot. Relevant voor nu is dat de Voorjaarsnota werd vervangen door een Bestuursrapportage zonder financiële mutaties.

1

fC Kerkrade De Najaarsnota werd geïntegreerd met de Begroting. Na een positieve evaluatie heeft de raad ingestemd met de gewijzigde cyclus. In de verordening worden de oude namen nog gebruikt. Vanaf boekjaar 2022 moet als gevolg van een wetswijziging het college in de jaarrekening een zogenaamde 'rechtmatigheidsverantwoording' opnemen. Voorheen toetste de accountant op 'getrouwheid' en 'rechtmatigheid'. Vanaf 2022 moet het college aangeven in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. De accoujaantant toetst vervolgens het getrouwe beeld van de jaarrekening inclusief die rechtmatigheidsverantwoording. Hij zal zich wel een oordeel moeten vormen over die rechtmatigheidsverantwoording. Geeft het college in de verklaring met toelichting een juist, volledig en toereikend beeld over de rechtmatigheid? Het college zal dat voor de accountant goed moeten onderbouwen. Interne processen zullen moeten worden aangepast om dat (nog beter) mogelijk te maken. Dit proces vordert gestaag in nauwe samenwerking tussen ambtelijke organisatie en accountant. In de aanbesteding van de accountant was overigens met dit traject al rekening gehouden.

Het invoeren van deze rechtmatigheidsverantwoording leidt ertoe dat in de 212-verordening aanvullende bepalingen nodig zijn bij wijze van kaderstelling ten behoeve van het college. Hierbij is aangesloten bij de bestaande lijn van het controleprotocol zoals dat nu al steeds jaarlijks wordt vastgesteld. Verder moet ten behoeve van het college een norm worden gesteld voor het rapporteren van fouten of onduidelijkheden op het gebied van rechtmatig handelen. Wat wordt de verantwoordingsgrens? Wettelijk gezien mag voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college een norm tussen 07o en 37o van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) worden bepaald. Voorgesteld wordt, zoals ook toegelicht in de commissie AZM van september 2021, om een norm van 1 “/o te hanteren, zoals die ook nu en straks geldt voor de controle door de accountant. De accountant adviseert dit ook. Dit percentage wordt gezien als een goede balans tussen uitvoerbaarheid, kosten en transparantie en sluit optimaal aan bij de controle van de accountant. De toleranties voor de accountant voor de controle van de jaarrekening (vanaf 2022 inclusief de rechtmatigheidsverantwoording door het college) blijven (wettelijk) onveranderd ! Tegelijk is het huidige proces opnieuw beoordeeld en kan er nu al al een efficiency-slag worden gemaakt.

Rechtmatigheid is immers niet nieuw, er is vanaf 2022 wel sprake van een verschuiving van rapporteren door accountant naar verantwoorden door college. Op dit moment wordt ten behoeve van de accountant jaarlijks een zogenaamd 'Controleprotocol' opgesteld en vastgesteld door de raad. Daarin is o.a. vastgelegd welke toleranties gehanteerd worden, komen specifieke controle-aspecten aan de orde en wordt in een uitvoerig en gedetailleerd overzicht alle relevante wet- en regelgeving opgenomen. Met de nu voorliggende nieuwe verordening is dit niet meer op deze wijze nodig. De raad moet dan alleen nog jaarlijks een overzicht op hoofdlijnen vaststellen van de relevante wet- en regelgeving, het zogenaamde 'Normenkader'. Het gedetailleerde overzicht met alle relevante artikelen en bepalingen die voor de controle van belang zijn 'verhuisd' naar de uitvoering van de interne controle door de ambtelijke organisatie en dient als basis voor de werkzaamheden waarmee het college kan komen tot een rechtmatigheidsverantwoording. In de nu voorliggende 212-verordening is deze efficiency-slag verwerkt. Dit is relevant voor de rekening 2021. Die komt immers pas definitief tot stand na de verkiezingen van maart 2022. De nieuwe raad wordt dan niet meer belast met de 'oude' werkwijze. Controleverordening ex art.

213 Gemeentewet Deze verordening dateert uit 2003 en dient aangepast te worden naar aanleiding van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. De meeste aanpassingen als gevolg van deze wetswijziging moeten worden gedaan in de 212-verordening (zie hiervoor). De wijzigingen in de 213verordening zelf zijn relatief beperkt en zien vooral op de wettelijke aanpassing van de accountantscontrole. De toelichting bij de verordening is ook op enkele onderdelen geactualiseerd.

2

c Kerkrade Onderzoeksverordening ex art. 213A Gemeentewet Deze verordening dateert uit 2003. De Provincie heeft naar aanleiding van haar Verdiepingsonderzoek 2020 (cie AZM september 2020) verzocht om deze verordening te beoordelen en in elk geval opnieuw vast te stellen. Uit de beoordeling blijkt dat de verordening met toelichting nauwelijks aanpassing behoeft. Voor de uitvoeringspraktijk heeft dit verder geen gevolgen. Kadernota Misbruik en Oneigenlijk gebruik De Kadernota uit 2005 wordt geactualiseerd. Deze is destijds opgesteld in afstemming met de accountant in het kader van de rechtmatigheidscontrole, omdat misbruik en oneigenlijk gebruik een belangrijk criterium is voor de beoordeling van de rechtmatigheid. Nu het college zich vanaf boekjaar 2022 over de rechtmatigheid moet gaan verantwoorden, is het goed om tegelijk ook deze kadernota te actualiseren. Het gaat hierbij (nog steeds) om een conceptueel kader als 'kapstok' voor de lokale regelgeving en voor de uitvoeringsprocessen. Specifieke maatregelen of voorschriften worden in de afzonderlijke verordeningen, regelingen, e.d. opgenomen. Uiteindelijk bepaalt de raad daardoor bij het vaststellen van de afzonderlijke verordeningen, regelingen e.d. (mede) hoe aandacht wordt besteed aan (het voorkomen van) misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen die met gemeenschapsgeld worden bekostigd.

Bij beleidsterreinen zoals belastingheffing is inmiddels sprake van uitvoering door een derde partij (BsGW). Sommige als voorbeeld genoemde regelingen/wetten bestaan niet meer c.q. zijn opgegaan in andere (bijvoorbeeld Wet voorziening gehandicapten in Wet maatschappelijke ondersteuning) en met de decentralisaties in het sociaal domein zijn er nieuwe taken bijgekomen. Privacy-aspecten spelen in 2021 een nog grotere rol dan voorheen. Risicobenaderingen kunnen kostenefficiënt zijn, maar mogen niet discriminerend zijn. Tot slot is ook van belang dat 'goedwillende' burgers en bedrijven niet onbedoeld 'tussen wal en schip' komen. In de geactualiseerde Kadernota zijn deze drie laatste punten meer expliciet benoemd. Treasurystatuut De belangrijkste kaders voor de treasury (financiering) liggen vast in wet- en regelgeving. Het statuut is een nadere uitwerking van artikel 14 van de 212-verordening. Dit statuut heeft daarom een hoog uitvoeringsgehalte en valt binnen de bevoegdheid van het college, zoals ook toegelicht in de informatieve sessie in de commissie AZM van 1 3 september j.l. In overleg met de griffie is daarom geen ontwerpbesluit toegevoegd. Het college heeft het huidige Treasurystatuut in 2008 vastgesteld, in 2010 laatst gewijzigd.

De Provincie heeft naar aanleiding van haar Verdiepingsonderzoek 2020 (cie AZM september 2020) verzocht om het statuut te beoordelen en in elk geval opnieuw vast te stellen. Uit de beoordeling blijkt dat slechts enkele relatief kleine aanpassingen nodig zijn omdat processen en regelgeving in de loop der tijd veranderd zijn. Het betreft een formele aanpassing, voor de uitvoeringspraktijk heeft dit verder geen gevolgen. Het Treasurystatuut is voor de volledigheid als bijlage bij deze nota van toelichting opgenomen zodat u hiervan kennis kunt nemen. Voor elke verordening, de kadernota (en het statuut) wordt inzichtelijk gemaakt wat de wijzigingen zijn en wordt waar relevant een korte toelichting gegeven. Doelstelling Het actualiseren van de genoemde verordeningen, de kadernota en het statuut naar de laatste ontwikkelingen. Argumenten Met het actualiseren wordt voldaan aan de besluitvorming door de raad ten aanzien van de gewijzigde planning Ă control cyclus (212), aan de wetswijziging rechtmatigheidsverantwoording (212, 213, Kadernota) en aan de aanbevelingen van Provincie in haar Verdiepingsonderzoek 2020 (213A, Treasurystatuut).

3

c Kerkrade Kanttekeningen Het begrip rechtmatigheid is niet nieuw, een rechtmatigheidsverantwoording door het college wel. Zoals met alle wetswijzingen zal moeten worden bezien wat voor effecten dit heeft, niet alleen in Kerkrade maar ook landelijk. Mogelijk zijn op basis van het feítelijk werken volgens de nieuwe systematiek er op een later moment nog aanpassingen of nieuwe afwegingen aan de orde. Financiën Met name de rechtmatigheidsverantwoording door het college leidt tot nieuwe inspanningen. Vooralsnog zullen deze plaatsvinden binnen de huidige capaciteit/budgetten. In de aanbesteding van de accountantscontrole was destijds al rekening gehouden met de verwachte invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en ondersteuning door de accountant bij het inrichten ervan. Over boekjaar 2021 zal voor verschillende controleprocessen worden 'proefgedraaid' met de nieuwe werkwijze. Op basis daarvan kan op een later moment een definitieve conclusie worden getrokken. Van belang voor het vaststellen van de rechtmatigheid (en de bijbehorende inspanningen) blijft te allen tijde 'uitvoerbare' wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen en dergelijke. Communicatie Geen bijzonderheden. De verordeningen en het Treasurystatuut worden conform de gebruikelijke wijze gepubliceerd (verplicht).

De kadernota bevat de algemene beleidsmatige uitgangspunten die in de specifieke lokale regelgeving worden uitgewerkt voorzover van toepassing. Publicatie hiervan is niet noodzakelijk. Uitvoering De gewijzigde P&C-cyclus is in de uitvoering al verankerd. Het betreft nu formeel-technische aanpassingen die, met uitzondering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college, geen of nauwelijks invloed hebben op de huidige uitvoeringspraktijk.

Bijlage Treasurystatuut 2021 (college 12 oktober 2021)

4

Financiële verordening (212 Gemw)

Overzicht Wijzigingen Financiële verordening gemeente Kerkrade 2021 (ten opzichte van 2019): I.

Naar aanleiding van de wijzigingen in de planning ét control cyclus en bijbehorende afspraken (Werkgroep Begroting)

m

Artikel 4. Kaders begroting: Aan het artikel is lid 5 toegevoegd. Dit betreft de integratie van de voormalige 'najaarsnota' met de begroting.

5.

De Begroting inclusief meerjarenraming voor het komende begrotingsjaar en verder bevat tevens de eerste formele bijstelling met toelichtingen op de bestuurlijk relevante financiële mutaties van het lopende begrotingsjaar

’

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten: Lid 2 en 3 van het artikel zijn verwijderd. Lid 2 is niet meer relevant als gevolg van de afspraken (raadsbesluit vooraf rekening houdend met artikel 8 en daarin genoemde grensbedragen). Lid 3 is niet meer relevant c.q. overbodig door de nieuwe opzet/indeling van de begroting.

A------ 8ij de begrotingsbehandeling kan de raad indien gewenst aangeven van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip oen apart voorstel voor autorisatie van het investcringskrediet wil ontvangen. fh------- De bij een taakveld behorende lasten en baten maken deel uit van de totale lasten totale baten van een programma. Zų worden niet afzonderlijk geautoriseerd. Hot vermelden daarvan in de begroting en iaarstukken heeft slechts een informatief karakter ten behoeve van de (bij)sturing door de raad. "

Artikel 6. Uitvoering begroting: Lid 4 is niet meer relevant als gevolg van het vervangen van de voormalige Voorjaarsnota door de Bestuursrapportage (deze bevat geen financiële mutaties) en het vervallen van de Najaarsnota en integratie hiervan met de Begroting. Lid 5 en 6 zijn hernummerd en opnieuw geformuleerd. Er blijft immers in de uitvoering ook sprake van budgettair neutrale begrotingsbijstellingen in verband met de dagelijkse budgetbewaking en voorschriften CBS.

WAS: ^------- de behandeling van de tussentijdse rapportages in de raad doet hot college voorstellen voor bijstelling van hot beleid en wijziging van de geautoriseerde baten en lasten, en investeringskredieten. 5. De budgettair neutrale begrotingsbijstellingen die omwille van een adequate budgetbewaking plaatsvinden ná vaststelling van de laatste tussentijdse rapportage maar vóór vaststelling van de jaarrekening, worden door de raad in beginsel als geautoriseerd beschouwd, mits deze transparant blijken uit de jaarrekening. 6. Met het vaststellen van de tussentijdse rapportages resp. de jaarstukken worden alle wijzigingen en bijstellingen tot dan toe geautoriseerd door de raad. WORDT: 4. Omwille van een adequate budgetbewaking vinden doorlopend budgettair neutrale begrotingsbijstellingen plaats. Daarbij worden de bepalingen in artikel 8 informatieplicht in acht genomen. 5. Met het vaststellen van de Bestuursrapportage resp. Begroting inch meerjarenraming I ie bijstelling worden de budgettair neutrale bijstellingen zoals in lid 4 bedoeld, tot dan toe geautoriseerd door de raad.

De budgettair neutrale begrotingsbijstellingen die omwille van een adequate budgetbewaking plaatsvinden ná vaststelling van de laatste tussentijdse rapportage maar vóór vaststelling van de jaarrekening, worden door de raad in beginsel als geautoriseerd beschouwd, mits deze transparant blijken uit de jaarrekening.

Artikel 7. Tussentijdse rapportage (Bestuursrapportage): De aanpassingen in lid 1 volgen uit de gewijzigde cyclus en afspraken. Verder wordt verduidelijkt dat de Bestuursrapportage geen voorstellen voor nieuw beleid of nieuwe activiteiten/projecten bevat. WAS: 1. Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente van het lopende boekjaar en doet zo nodig voorstellen tot bijstelling van beleid. WORDT: I. Het college informeert de raad door middel van een tussentijdse rapportage (Bestuursrapportage) over de realisatie van de begroting van de gemeente van het lopende boekjaar. De Bestuursrapportage bevat geen voorstellen voor nieuw beleid of nieuwe activiteiten/projecten. De aanpassingen in lid 2 t/m 6 betreffen redactionele aanpassingen (m.n. 'Bestuursrapportage' in plaats van 'tussentijdse rapportages' Artikel 8. Informatieplicht: Lid 3 is niet meer relevant.

Een situatie van achteraf verantwoorden van het aangaan van dit soort verplichtingen is immers niet meer aan de orde als gevolg van de afspraken (raadsbesluit vóóraf rekening houdend met artikel 8 en daarin genoemde grensbedragen) ^------- Het college legt voorts over het aangaan van de verplichtingen zoals genoemd in lid 1 en de financiële dekking daarvan zo spoedig mogelijk doch uiterlijk verantwoording af via de eerstvolgende tusscntiidsc rapportage en/of de jaarrekening. Verder is de toelichting verduidelijkt, het moet gaan om nieuwe projecten/activiteiten. II. a

Naar aanleiding van de wetswijziging rechtmatigheidsverantwoording college Artikel 1t. Reserves en voorzieningen. Lid 3 t/m 5 van dit artikel 'verhuizen' 1-op-1naar het nieuwe artikel 18. ' Overhevelingen en reserveringen' en worden daar lid 1 t/m lid 3 (zie bij artikel 18).

"

Hoofdstuk 4 'Financieel beheer en interne controle' wordt hernoemd naar Hoofdstuk 4 'Financieel beheer, interne controle en rechtmatigheidsverantwoording'

“

Artikel 17. Misbruik en oneigenlijk gebruik: Aan het bestaande artikel wordt expliciet toegevoegd dat de door de raad vastgestelde 'Kadernota Misbruik å Oneigenlijk gebruik' als uitgangspunt wordt gebruikt.

"

Artikel 18. Overhevelingen en reserveringen. Dit is een nieuw artikel. Lid 1 t/m 3 zijn 1-op-1 'verhuisd' van de oude verordening (was artikel 11 lid 3 t/m 5). Lid 4 en 5 zijn voor de duidelijkheid toegevoegd in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording, maar wijkt niet af van de huidige situatie tot nu toe. Op basis van besluitvorming uiterlijk per jaareinde kunnen gelden worden overgeheveld naar het nieuwe boekjaar. Het moet dan wel gaan om activiteiten/projecten waartoe eerder is besloten of de verplichte uitvoering van hogere regelgeving, maar waar bijvoorbeeld sprake is van een vertraging. Voor wat betreft de overhevelingen van investeringsbudgetten vanuit oude járen, wordt dit ook steeds zichtbaar gemaakt in het investeringsprogramma. Vroeger in de Voorjaarsnota, tegenwoordig in de Bestuursrapportage. De toelichting is hierop ook aangepast.

‘

Artikel 19. Rechtmatigheidsverantwoording college. Dit artikel is nieuw en bevat de uitgangspunten die 'lokaal' geregeld moeten worden. Dit omvat tevens een beschrijving van afwijkingen welke relevant zijn voor de toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording. Voorheen waren deze opgenomen in hogere regelgeving voor de rapportering door de accountant, maar die hogere regelgeving vervalt vanaf 2022. Daarom moet dit

nu in de verordening worden opgenomen. In beginsel is elke budgetoverschrijding op programmaniveau onrechtmatig, maar niet alle soorten overschrijdingen telden mee voor het oordeel van de accountant. In een tabel werd meer concreet beschreven welke soort overschrijdingen meetelden en welke niet. Diezelfde systematiek/tabel wordt nu gehanteerd voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college. In de toelichting op het artikel is de tabel opgenomen. De afwijkingen dienen herkenbaar in de rekening te worden opgenomen. Dat gebeurde tot nu toe ook al, namelijk bij het onderdeel 'Financiële beschouwingen - 1c'. Voor het overige is er sprake van (hogere) regelgeving waar de gemeente zich aan dient te houden na definitieve invoering. De oude artikelen 18 t/m 23 zijn hernummerd naar artikel 20 t/m 25. “

Artikel 26 Inwerkingtreding (was 24): Opnieuw geformuleerd als gevolg van de wetswijziging ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording. Voor het overige geldt deze verordening vanaf begrotingsjaar 2021 omdat al volgens de nieuwe afspraken gewerkt wordt en deze verordening alleen interne werking heeft.

III.

Overige wijzigingen

Alle terminologie, eventuele verwijzingen naar regelgeving en de toelichtingen op de artikelen zijn geactualiseerd naar de huidige situatie. Bijvoorbeeld 'Voorjaarsnota' en 'Najaarsnota' bestaan niet meer, 'Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten' is tegenwoordig 'Besluit accountantscontrole Decentrale Overheden'. De oude verordening is desgewenst te benaderen via onderstaande link: https://lokaleregelgeving.overheid.nI/CVDR622969/1

Bijlage behorende bij raadsbesluit 21Rb082

Financiële verordening gemeente Kerkrade 2021

"Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Kerkrade" ex artikel 212 Gemeentewet (Financiële verordening 2021).

1.

Inleidende bepalingen

Artikel 1. Definities en begrippen In deze verordening wordt verstaan onder: a. organisatorische eenheid: Iedere eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig in de vigerende Regeling ambtelijke organisatie gemeente Kerkrade dan wel de Organisatieverordening raadsgriffie der gemeente Kerkrade is aangewezen en die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college heeft. b.

administratie:

Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Kerkrade en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. c. programma's, taakvelden en speerpunten: Verantwoording vindt plaats op basis van programma's, gebaseerd op de (hoofd)taakvelden volgens het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en de Informatievoorschriften voor derden (IV3). Binnen de programma's zijn speerpunten van beleid benoemd, m.n. gebaseerd op het collegeprogramma.

2.

Begroting en verantwoording

Artikel 2. Indeling begroting en jaarstukken 1. De raad stelt de indeling van de programma's met bijbehorende taakvelden vast. 2. De raad stelt binnen de programma's de speerpunten van beleid vast waarop hij intensief wil sturen. 3. De raad stelt per programma de beleidsindicatoren vast. Deze bevatten ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in de geldende BBV-voorschriften. Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken 1.

Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma's, het overzicht van algemene dekkingsmiddelen en het overzicht van de overhead, de baten en lasten per taakveld weergegeven.

2.

Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting respectievelijk bij de tussentijdse

3-

rapportages wordt van de toekomstige investeringen per investering het beschikbare investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de investeringskredieten weergegeven.

Artikel 4. Kaders begroting 1. Algemeen uitgangspunt is een evenwichtige en sluitende begroting in meerjarenperspectief, rekening houdend met het meerjarig investeringsprogramma.

1

- -

Bijlage behorende bij raadsbesluit 21Rb082

2. 3.

4. 5.

Financiële verordening gemeente Kerkrade 2021

Bij aanvang van een nieuwe raadsperiode worden de politieke wensen financieel vertaald naar een meerjarenbegroting, hetgeen de basis is voor de jaarlijkse begroting. In de begroting wordt een post voor onvoorziene lasten opgenomen, rekening houdend met de richtlijnen van de provinciale toezichthouder. Indien gewenst kan deze post nader worden onverdeeld. Het college draagt in overleg met het presidium zorg voor een tijdsplanning van alle producten uit de bestuurlijke planning ă control cyclus. De Begroting inclusief meerjarenraming voor het komende begrotingsjaar en verder bevat tevens de eerste formele bijstelling met toelichtingen op de bestuurlijk relevante financiële mutaties van het lopende begrotingsjaar

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting en de daarin opgenomen financiële positie de totale lasten, de totale baten en investeringskredieten per programma. Artikel 6. Uitvoering begroting 1. Het college draagt er zorg voor dat: a. de lasten en baten van de programma's eenduidig zijn toegewezen aan de taakvelden; b. de budgetten uit de taakvelden en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie; de lasten van de taakvelden niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere taakvelden binnen hetzelfde programma onderdruk komt. Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma's, zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden. In afwijking van lid 2 en mits voorzien van een budgettair neutrale begrotingsbijstelling geldt dat overschrijdingen op programmaniveau gecompenseerd mogen worden: c.

2. 3.

a.

4.

5.

vanuit een ander programma mits geen noemenswaardige gevolgen voor de realisatie van de doelstellingen van dat andere programma; b. vanuit het nog vrije deel van de totale post onvoorzien; c. door extra daarmee samenhangende baten; d. vanuit de algemene dekkingsmiddelen; e. door inzet van de daarvoor bedoelde reserves met een budgettair egaliserend karakter. Omwille van een adequate budgetbewaking vinden doorlopend budgettair neutrale begrotingsbijstellingen plaats. Daarbij worden de bepalingen in artikel 8 informatieplicht in acht genomen. Met het vaststellen van de Bestuursrapportage resp. Begroting incl. meerjarenraming I 1e bijstelling worden de budgettair neutrale bijstellingen zoals in lid 4 bedoeld, tot dan toe geautoriseerd door de raad. De budgettair neutrale begrotingsbijstellingen die omwille van een adequate budgetbewaking plaatsvinden ná vaststelling van de laatste tussentijdse rapportage maar vóór vaststelling van de jaarrekening, worden door de raad in beginsel als geautoriseerd beschouwd, mits deze transparant blijken uit de jaarrekening.

Artikel 7. Tussentijdse rapportage (Bestuursrapportage) 1. Het college informeert de raad door middel van een tussentijdse rapportage (Bestuursrapportage) over de realisatie van de begroting van de gemeente van het lopende boekjaar. De Bestuursrapportage bevat 2.

geen voorstellen voor nieuw beleid of nieuwe activiteiten/projecten. De Bestuursrapportage wordt aan de raad aangeboden conform de tijdsplanning zoals bedoeld in artikel 4 lid 4. 2-

-

Bijlage behorende bij raadsbesluit 2tRb082

Financiële verordening gemeente Kerkrade 2021

3. 4.

De inrichting van de Bestuursrapportage sluit aan bij de indeling van de begroting. De Bestuursrapportage gaat indien en voor zover daartoe aanleiding is, in op bestuurlijk relevante ontwikkelingen en afwijkingen, zowel wat betreft beleidsmatige zaken, de lasten, de baten, de investeringskredieten, de geleverde goederen en diensten, de maatschappelijke effecten en indicatoren.

5.

De Bestuursrapportage bevat in elk geval een actuele raming voor het lopende boekjaar van: a. de baten en lasten per programma; b. de algemene dekkingsmiddelen, overhead en vennootschapsbelasting; c. het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b; d. de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma; e. het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d,

6.

De Bestuursrapportage bevat in elk geval van het lopende boekjaar de uitputting alsook een actueel overzicht van de beschikbare investeringskredieten.

Artikel 8. Informatieplicht 1.

a. b. c. d. 2.

3.

Het college informeert de raad in elk geval vooraf en stelt de raad in de gelegenheid zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen, voorzover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake: investeringen, aankopen van goederen en diensten, of toekennen van subsidies groter dan « 250.000; het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan C 100.000; verkoop van goederen en diensten of eigendommen groter dan C 100.000; het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen. Lid 1 geldt niet indien de verplichting wordt afgedekt uit een eerder voor dat doel én financiële omvang gevormde bestemmingsreserve of voorziening en waarvoor de raad reeds toestemming heeft gegeven. Voorzover de verplichting groter blijkt dan het voorziene bedrag, geldt voor het meerdere het bepaalde onder lid 1.

Financieel beleid

Artikel 9. Waarderen en afschrijven vaste activa Voor het afschrijven van vaste activa worden de uitgangspunten, methodieken en termijnen gehanteerd zoals vermeld in de bijlage "Afschrijvingsbeleid" die onderdeel uitmaakt van deze verordening. Artikel 10. Voorziening voor oninbare vorderingen Voor openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van ervaringscijfers en/of een beoordeling van openstaande vorderingen. Artikel 11. Reserves en voorzieningen 1. In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats. 2. De begroting en jaarstukken geven inzicht in (wijzigingen in) de vorming en besteding van reserves en voorzieningen, de doelstelling en voeding per reserve en voorziening en eventueel de wenselijk geachte minimale en maximale omvang per reserve en voorziening. Artikel 12. Kostprijsberekening 1.

Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten van goederen, werken en diensten in rekening worden gebracht wordt een methodiek gevolg waarbij een 3-

-

Bijlage behorende bij raadsbesluit 21Rb082

2.

3.

Financiële verordening gemeente Kerkrade 2021

extracomptabel stelsel van kostentoerekening wordt gehanteerd, waarbij de directe en indirecte kosten/overhead volgens geldende fiscale regels en subsidievoorschriften worden verbijzonderd naar de producten en diensten voor zover zij daarmee redelijkerwijs en rechtstreeks samenhangen. Bij de kosten kunnen voor zover van toepassing ook worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen aan voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa, de compensabele BTW, te betalen vennootschapsbelasting en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid en oninbare debiteuren. De hoogte van de bij de begroting ingecalculeerde financieringsrente en de bij de jaarrekening gerealiseerde financieringsrente is bepalend voor de rentetoerekening aan de nieuwe activa van het betreffende boekjaar. Het toe te rekenen rentepercentage van de reeds bestaande activa blijft ongewijzigd.

Artikel 13. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen 1. Het college biedt jaarlijks voor het komende begrotingsjaar een tarievennota aan. Deze nota bevat een overzicht van de diverse belastingen, rechten, heffingen en prijzen/leges. 2. De raad stelt de tarievennota en de bijbehorende verordeningen vast. Artikel 14: Financieringsfunctie 1. Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor: a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de begroting uit te kunnen voeren; b. het beheersen van de risico's verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico's, koersrisico's en kredietrisico's; c. het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen; d. het zoveel mogelijk beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities. 2. Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie in acht: a. het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen die gevestigd zijn in door de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo)

b.

aangegeven staten en die minimaal de door Ruddo aan de looptijd van de uitzetting gekoppelde vereiste rating hebben; de (overige) bepalingen van de Wet Financiële decentrale overheden (FIDO) en de Ruddo,

waaronder inbegrepen eisen aan de toegestane productvormen en het gebruik daarvan; voor het aantrekken van financieringen met een looptijd van langer dan 1 jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; d. overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Indien van toepassing motiveert het college in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke transacties. c.

3.

4-

-

Bijlage behorende bij raadsbesluit 21Rb082

4.

Financiële verordening gemeente Kerkrade 2027

Financieel beheer, interne controle en rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 15. Administratie De administratie in brede zin is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor: a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de organisatorische eenheden; b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, c. d. e.

f.

activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, enzovoorts; het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties; het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid; het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 16. Interne controle Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de handelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. Artikel 17. Misbruik en oneigenlijk gebruik Het college zorgt voor en legt zoveel mogelijk vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke verordeningen, regelingen en eigendommen. Deze regels zijn bij voorkeur opgenomen in de betreffende gemeentelijke verordeningen en regelingen zelf en de bijbehorende werkprocedures. Hierbij wordt de door de raad vastgestelde 'Kadernota Misbruik à Oneigenlijk gebruik' als uitgangspunt gebruikt. Artikel 18. Overhevelingen en reserveringen 1. Mutaties in reserveringen zijn na 31 december van betreffend boekjaar niet meer toegestaan, tenzij de besluitvorming nog in betreffend kalenderjaar heeft plaatsgevonden. 2. Uitzondering op lid 1 zijn mutaties in de door de raad aangewezen reserves die een egaliserende werking hebben. 3. 4.

5.

Uitzondering op lid 1 zijn voorts mutaties in specifiek door de raad aangewezen reserves. Per jaareinde beschikbare maar (nog) niet-benutte exploitatiebudgetten kunnen worden overgeheveld naar een volgend boekjaar via de reserves zoals bedoeld in lid 3, mits overheveling noodzakelijk is om een project/activiteit waartoe eerder besloten is af te kunnen ronden. Per jaareinde beschikbare maar (nog) niet-benutte investeringsbudgetten kunnen worden overgeheveld naar een volgend boekjaar.

Artikel 19. Rechtmatigheidsverantwoording college 1. De grens waarboven afwijkingen in de verantwoording moeten worden opgenomen bedraagt 1 7o van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves).

5-

-

Bijlage behorende bij raadsbesluit 21Rb082

2. 3.

4.

5.

5.

Financiële verordening gemeente Kerkrade 2021

Als blijkt dat de gerealiseerde uitgaven op programmaniveau hoger zijn dan geautoriseerd, is er in beginsel sprake van een afwijking. In afwijking van lid 2, worden afwijkingen op programmaniveau die passen binnen de door de raad gestelde kaders, niet toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. Dergelijke afwijkingen worden wel herkenbaar opgenomen in de jaarrekening. De raad stelt jaarlijks het normenkader voor de rechtmatigheidsverantwoording vast. Het operationaliseren van het normenkader is een taak van het college. Collegebesluiten vallen niet onder de rechtmatigheidsverantwoording, tenzij de verantwoording hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving.

Financiële organisatie

Artikel 20. Financiële organisatie Het college zorgt voor en legt zo nodig in een besluit vast: a. b.

c. d. e.

f.

een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de organisatorische eenheden; een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids-, beheers- en toezichtsorganen is gewaarborgd; de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie; de te maken afspraken met de organisatorische eenheden over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen; de kosten-verdeelmethodiek en -sleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de taakvelden

Artikel 21. Inkoop en aanbesteding 1. Het college zorgt voor en legt in een besluit vast de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. 2.

De regels waarborgen onder meer dat wordt gehandeld in overeenstemming met de relevante Europese en overige regelgeving.

Artikel 22. Verstrekking subsidies en steunverlening 1. Het college biedt ter besluitvorming een subsidieverordening aan. Deze bevat het kader voor de 2.

verstrekking van gemeentelijke subsidies. Het college dient te waarborgen dat in het geval van (mogelijke) steunverlening aan ondernemingen en instellingen er wordt gehandeld in overeenstemming met de relevante Europese en overige regelgeving.

Artikel 23. Onderhoud kapitaalgoederen Het college zorgt voor periodiek geactualiseerde onderhoudsplannen voor gemeentelijke kapitaalgoederen, waaronder wegen, riolering, gebouwen en openbaar groen. Deze onderhoudsplannen maken inzichtelijk het te plegen onderhoud en de meerjarige financiële dekking van de kosten.

6-

-

Bijlage behorende bij raadsbesluit 21Rb082

6.

Financiële verordening gemeente Kerkrade 2021

Paragrafen

Artikel 24. Paragrafen 1.

2.

7.

In de verplichte paragrafen bij begroting en rekening dient minimaal voldaan te worden aan de wettelijke eisen. Daarnaast kan het college aanvullende relevante informatie opnemen. Ook kan de raad verzoeken om aanvullende informatie op te nemen. Voorts kunnen de betreffende onderwerpen ten behoeve van de kaderstelling door de raad nader worden uitgediept in afzonderlijke nota's.

Slot- en overgangsbepalingen

Artikel 25. Nadere regels 1. 2.

Het college kan voor de uitvoering van deze verordening nadere regels en instructies geven. Daar waar te verstrekken informatie de onderhandelingspositie of andere belangen van de gemeente in individuele gevallen naar het oordeel van het college kan aantasten, kan worden volstaan met het niet of niet afzonderlijk herkenbaar opnemen van deze informatie in begroting, jaarstukken en andere openbare stukken.

Artikel 26. Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking vanaf begrotingsjaar 2021, met dien verstande dat de bepalingen ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording in werking treden vanaf boekjaar 2022. Artikel 27. Overgangsbepaling 1. 2.

De "Financiële verordening gemeente Kerkrade 2019" wordt ingetrokken. Op investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut die vóór 1 januari 201 7 zijn gedaan, blijft "Financiële verordening gemeente Kerkrade 2008" van toepassing zoals deze gold op de dag voor de inwerkingtreding van deze verordening.

Artikel 28. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Financiële verordening gemeente Kerkrade 2021".

7-

-

Bijlage behorende bij raadsbesluit 21Rb082

Financiële verordening gemeente Kerkrade 2021

Bijlage "Afschrijvingsbeleid" SI. Definities en uitgangspunten Uiteraard zijn het Besluit begroting en verantwoording (BBV) en de uitspraken en notities van de landelijke commissie BBV leidend. Binnen deze landelijke kaders hebben gemeenten een bepaalde mate van vrijheid. De invulling daarvan wordt als lokaal kader in deze bijlage vastgelegd. Onder een investering wordt verstaan het vastleggen van vermogen in een object, waarvan het nut zich over meer járen uitstrekt. Voor de verschillende vormen van investeringen wordt verwezen naar het actuele BBV. Activeren is het op de balans presenteren van de financiële waarde van het aangeschafte of vervaardigde object met meerjarig nut (kapitaalgoed), dat vanaf dat moment als bezitting kan worden beschouwd. Als een investering is geactiveerd, moet er op worden afgeschreven, enkele uitzonderingen daargelaten. Afschrijven is het op methodische wijze - volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur - ten laste van de exploitatie brengen van een kapitaalgoed. Dat gebeurt om de lasten toe te kunnen rekenen aan het jaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het activeren ontstaan er jaarlijkse kapitaal lasten, totdat de investering geheel is afgeschreven. Deze kapitaal lasten bestaan uit afschrijvingen en toegerekende rentekosten.

Een eerste uitgangspunt is dat lineair wordt afgeschreven op basis van de verwachte economische levensduur van een actief. In sommige gevallen, wanneer de technische levensduur langer is dan de economische en het actief als zodanig ook nog kan worden gebruikt, kan worden afgeschreven over maximaal de technische levensduur (voorbeeld: computers, kantoormeubilair). Een tweede uitgangspunt is dat alle redelijkerwijs met de vervaardiging of verkrijging van een activum samenhangende directe en indirecte kosten/overhead voor activering in aanmerking komen, althans voor zover het kapitaalgoed en de samenhangende kosten volgens de BBV-voorschriften mag worden geactiveerd. Of sprake is van een investeringsuitgave of onderhoudsuitgave is overigens niet altijd duidelijk aan te geven. Bij een bestaand actief is sprake van een investering indien de uitgaven: leiden tot een significante kwaliteitsverbetering; en/of leiden tot een levensduurverlenging; en/of aanpassingen betreffen om te voldoen aan wet- en regelgeving (bijv. investeringen in een gebouw om te voldoen aan veiligheidsvoorschriften). Wanneer uitgaven worden gedaan ten behoeve van het behoud van de oorspronkelijke kwaliteit en levensduur van een actief, dan is er sprake van onderhoud.

1 Verlenging van de afschrijvingstermijn kan worden overwogen indien een nieuwe beoordeling van de voorheen gekozen looptijd tot de conclusie leidt dat de levensduur/gebruiksduur van een activum een verlenging rechtvaardigt. Omgekeerd kan natuurlijk ook. Een aanpassing van de gebruiksduur betreft een schattingswijziging. De bestaande (rest)boekwaarde wordt niet herrekend, maar over de langere, dan wel kortere, dan wel gelijkblijvende verwachte toekomstige gebruiksduur afgeschreven. 2 Tot slot geldt dat de bepalingen en termijnen die hieronder worden genoemd leidend zijn, doch niet absoluut. In individuele gevallen kan het namelijk gerechtvaardigd zijn een andere termijn of methodiek te hanteren. Een andere termijn kan aan de orde zijn afhankelijk van bijvoorbeeld de aard van de

1 Commissie BBV, Notitie Materiële Vaste Activa 2 Commissie BBV, Notitie Materiële Vaste Activa 8-

-

Bijlage behorende bij raadsbesluit 21Rb082

Financiële verordening gemeente Kerkrade 2021

investering, de technische kwaliteit van de gebruikte materialen of omgevingsfactoren waarin het activum wordt gebruikt. Een andere methodiek, bijvoorbeeld annuïteiten, kan aan de orde zijn wanneer het wenselijk is om de totale kapitaallasten van het activum jaarlijks gelijk te houden. Ş2.

Specifieke bepalingen

Omschrijving

Afschrijving

Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan C 5.000, uitgezonderd gronden en terreinen

Komen ten laste van de exploitatie, worden dus ook niet geactiveerd en afgeschreven.

Gronden en terreinen

Niet: op grond kan niet worden afgeschreven, omdat grond geen slijtend actief is en daarom een eeuwigdurende gebruiksduur heeft.

Geactiveerde kosten voor Lineair, maximaal 5 jaar (BBV art. 64 lid 5). onderzoek en ontwikkeling voor Deze (voo rbe re id ings-) kosten kunnen geactiveerd worden, mits aan de een bepaald actief (immateriële voorwaarden wordt voldaan zoals gesteld in het geldende BBV. vaste activa) Kosten voor het afsluiten van geldleningen

Komen ten laste van de exploitatie, worden dus ook niet geactiveerd en afgeschreven. Voor zover de kosten groter zijn dan C 50.000 en de lening een looptijd heeft langer dan 1 jaar, mogen deze kosten lineair worden afgeschreven gedurende maximaal de looptijd van de lening.

Financiële bijdragen aan activa ir Bij voorkeur zo snel mogelijk afschrijven, maar maximaal gelijk aan de eigendom van derden afschrijvingsduur van de activa waarvoor de bijdrage aan derden wordt (immateriële vaste activa)

verstrekt (BBV art.64 lid 6), met een maximum van 25 jaar. Overigens moet wel worden voldaan aan de specifieke voorwaarden die het BBV voor activering stelt.

S3.

Afschrijvingstermijnen

Investeringen economisch nut járen omschrijving 40

(nieuwe) rioleringen en relining

25

6

nieuwbouw, renovatie, restauratie en aankoop woonruimten en bedrijfsgebouwen inclusief daarin inbegrepen voorzieningen en (technische) installaties mits inbegrepen in totaalkrediet afzonderlijke bouwkundige of andere voorzieningen, technische installaties, meubilair, levensduur-verlengend onderhoud (upgrading) NB: wanneer bijv. als gevolg van reconstructie feítelijk en technisch sprake is van een nieuw activum, kan er als zodanig ook op worden afgeschreven transportmiddelen

5

automatiseringsapparatuur en programmatuur

5

rolstoelen en overige WMO-hulpmiddelen NB: bepaalde hulpmiddelen kunnen langer meegaan, bijvoorbeeld trapliften 10 jaar

10

9-

-

Bijlage behorende bij raadsbesluit 21Rb082

Financiële verordening gemeente Kerkrade 2021

Investeringen maatschappelijk nut openbare ruimte járen

omschrijving

25 1 35

wegen/straten/pleinen, kunstwerken

25 15 10

S4.

bruggen, viaducten, geluidswallen en overige civieltechnisch

NB: voor zover de technische levensduur van een bepaald nieuw of gereconstrueerd actìvun 35 jaar of meer is, kan vanaf 2008 dit activum in maximaal 35 jaar worden afgeschreven. Begraafplaatsen (niet de grond, hierop mag niet worden afgeschreven) sportcomplexen/velden (voor zover eigendom gemeente) openbare verlichting, openbaar groen/groenvoorzieningen, verkeersregel installaties straatmeubilair, fiets/voetpaden

speelvoorzieningen,

hondenuitlaatplaatsen,

verkeersmaatregelen

Moment en bedrag van activeren en afschrijven.

Op basis van de oorspronkelijke kredietvoteringen en de boekwaarde per 1/1 van het jaar dat volgt op het jaar waarin met de productie of aanschaf van het object wordt gestart, worden de afschrijvingen geraamd. Feítelijke afschrijvingen vinden plaats naarmate het activum gereed komt c.q. uitgaven zijn gedaan.3 Er mag immers geen negatieve boekwaarde ontstaan. In bepaalde situaties, bijvoorbeeld bij majeure langlopende projecten, kan er voor worden gekozen om de ingebruikname van het object maatgevend te laten zijn voor het startjaar voor de afschrijvingen. Deze systematiek heeft als kenmerken voorzichtigheid en vooral gelijkmatigheid, waardoor er begrotingstechnisch geen onnodige fluctuaties in de kapitaal lasten ontstaan. In het geval een investering is vertraagd, maar het bedrag van de al gedane investering hoog genoeg is om op af te schrijven, wordt hiermee al gestart. De afschrijvingen lopen dan in de pas met de begrote afschrijvingen. Bovendien wordt hiermee het gelijkmatigheidsbeginsel nagestreefd. In totaliteit wordt uiteraard hetzelfde bedrag afgeschreven. Uitgangspunt is volledige afschrijving van een object. Er wordt geen rekening gehouden met een eventuele restwaarde. Indien een object met een bepaalde restwaarde wordt afgestoten, dient afboeking van de restwaarde (sanering) plaats te vinden.

Indien bij het afstoten een boekwinst wordt gerealiseerd, dient deze boekwinst na overdracht te worden verwerkt als incidentele bate. De opbrengst mag niet direct met de aanschafwaarde van het eventuele vervangingsobject worden verrekend. Ş5.

Inzet van reserves bij investeringen

Volgens het BBV moeten thans alle investeringen in materiële vaste activa op de balans worden geactiveerd. Voorheen gold voor investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte een "kan" bepaling. Het gevolg is dat wanneer investeringen financieel worden afgedekt uit reserves, deze "bruto" worden geactiveerd voor de werkelijke aanschafwaarde of vervaardigingsprijs. Het bedrag van de daarvoor bedoelde reserve wordt "gereserveerd", hieruit wordt vervolgens gedurende de looptijd een bedrag onttrokken ter dekking van de afschrijvingslasten.

! Voorbeeld: Stel investering C 100.000 volledig in 2018 geraamd, 10 jaar afschrijven - e 10.000 per jaar. a) Als totale uitgaven (-boekwaarde) per 1/1/2019 C 100.000, dan wordt in 2019 C 10.000 afgesch reven, enz. b) Als uitgaven per 1/1/2019 « 15.000, dan wordt in 2019 e 10.000 afgeschreven, enz. (dus oorspronkelijke reeks). c) Als uitgaven per 1/1/2019 minder dan F. 10.000, dan wordt in 2019 niets afgeschreven en in 2020 begint de reeks van č 10.000 (mits dan wel voldoende uitgaven).

10-

-

Bijlage behorende bij raadsbesluit 21Rb082

Financiële verordening gemeente Kerkrade 2021

Toelichting op de artikelen Artikel 1. Definities Voor de gehanteerde begrippen in de verordening gelden de definities uit de Gemeentewet, de Wet Fido, de wet Ruddo, het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV), Informatie voor Derden (Iv3) en het Besluit accountantscontrole Decentrale Overheden. De overige begrippen uit de verordening worden hier verduidelijkt. De onderscheiden organisatorische eenheden zijn vastgelegd in de vigerende Regeling ambtelijke organisatie gemeente Kerkrade. De Organisatieverordening raadsgriffie der gemeente Kerkrade onderkent nog als eenheid de griffie. Verantwoording vindt plaats op basis van programma's, gebaseerd op de (hoofd)taakvelden volgens het BBV en IV3. Artikel 2. Indeling begroting en jaarstukken en Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken De raad legt op basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting vast, evenals de informatie waarop en waarmee de raad wil sturen en controleren. Meestal zal die vaststelling voor meerdere járen gelden. Het is niet de bedoeling om de indeling steeds te veranderen , dat is ook niet raadzaam voor een consistent beeld. Alleen indien daartoe een echte aanleiding is, kan de raad de indeling wijzigen. Per programma komen bijvoorbeeld aan bod: »

Een algemene omschrijving van het programma, uit welke taakvelden dit programma bestaat en wie de portefeuillehouders zijn.

*

De speerpunten van beleid, de activiteiten/projecten en de voortgang

»

Overige bestuurlijk relevante ontwikkelingen, activiteiten of projecten

»

Landelijk uniforme basisset beleidsindicatoren (de zogenaamde verplichte beleidsindicatoren conform BBV-voorschriften) en eigen indicatoren

»

Inzicht in de financiën van het programma, zowel exploitatie als investeringen.

Sturen op hoofdlijnen en op uitzonderingen blijft in beginsel het uitgangspunt. De financiën zijn op detailniveau gekoppeld aan de gerelateerde taakvelden. In sommige gevallen is daarbij (noodgedwongen) een keuze gemaakt wat "het best passende" taakveld is voor het geformuleerde beleid of project/activiteit. Tot slot moge duidelijk zijn dat niet alle activiteiten die de gemeente ontplooit, expliciet in de begroting terugkomen. Hetzij omdat ze als regulier of als onderdeel van de bedrijfsvoering worden beschouwd, hetzij omdat de activiteiten conform planning lopen en er geen bijzonderheden te melden zijn. De financiële positie in de begroting, tussentijdse rapportages en jaarrekening geeft ook inzicht in de investeringskredieten. Artikel 4. Kaders begroting Hierin zijn de algemene uitgangspunten vastgelegd. In jaar 1 van een nieuwe raadsperiode worden de politieke wensen uit het collegeprogramma financieel vertaald naar een meerjarenbeleidsplan en -begroting, hetgeen de grondslag vormt voor de jaarlijkse begroting. In jaar 2 t/m 4 van de raadsperiode evalueren de voorjaarsnota maar ook de najaarsnota jaarlijks de voortgang van het meerjarenbeleidsplan, zodat tussentijdse bijsturing mogelijk is. De beleidsmatige doelstellingen worden vertaald naar programma's die gelijk zijn aan de hoofdtaakvelden van de BBV en Iv3-voorschriften.

Naast de realisatie van beleid is ook van belang de vertaling van incidentele 11-

-

Bijlage behorende bij raadsbesluit 21Rb082

Financiële verordening gemeente Kerkrade 2021

en structurele financiële mee- en tegenvallers naar de verschillende programma's uit de bestuurlijke planning 8i control cyclus Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten Dit artikel bevat nadere regels voor de autorisatie van de begroting en investeringskredieten. Autorisatie van budgetten vindt plaats op het niveau van de programma's, Deze programma's bevatten informatie over de speerpunten van beleid, de verplichte indicatoren en overige indicatoren, de lasten en baten en de begrote kosten van uitbreidings- en vervangingsinvesteringen. Dit geeft de raad voldoende mogelijkheden om (bij) te sturen en bekrachtigt het budgetrecht van de raad. De lasten en baten per taakveld worden apart weergegeven ter informatie, maar niet afzonderlijk geautoriseerd. Artikel 6. Uitvoering begroting In dit artikel geeft de raad expliciet aan dat het college verantwoordelijk is voor een goede uitvoering van de begroting. In het duale stelsel geeft de raad geen nadere uitvoeringsregels om aan de prestatie-eis te voldoen. Deze uitvoeringsregels zijn aan het college. Overigens is in de Wet dualisering gemeentebestuur bepaald dat een privaatrechtelijke rechtshandeling, zoals het aan- en verkoop van goederen en diensten, het aangaan van geldleningen en bankkredieten, etc. een taak is voor het college.

De raad neemt daarover niet direct een besluit meer, maar houdt via het vaststellen van de uiteenzetting van de financiële positie en de financieringsparagraaf bij de begroting en rekening inzicht en invloed. Compensatie binnen programma's is zonder meer mogelijk. Hiervoor zijn op ambtelijk niveau in de vigerende budgethouders-regeling nadere eisen gesteld, o.a. de eis van budgettair neutrale begrotingsbijstellingen. Deze neutrale bijstellingen vinden plaats binnen de programma's, waarvan de raad zo spoedig mogelijk bij de tussentijdse informatievoorziening (Bestuursrapportage)) c.q. jaarrekening (net wat eerder komt) kennis kan nemen c.q. die achteraf formeel worden geautoriseerd door het vaststellen van de Bestuursrapportage en jaarrekening. Compensatie tussen de programma's onderling is onder voorwaarden mogelijk en zal zo spoedig mogelijk door de raad moeten worden goedgekeurd, hetgeen uiterlijk gebeurt bij de Bestuursrapportage en/of jaarrekening. Door de intern stringente budgetbewaking worden in beginsel geen betalingen gedaan zonder dat er budget is. Daarom worden intern zgn. budgettair neutrale begrotingsbijstellingen verlangd.

Omdat formeel de raad de begrotingsbijstellingen dient te autoriseren, doet zich de paradoxale situatie voor dat de stringente budgetbewaking leidt tot een begrotingsonrechtmatigheid voor wat betreft de bijstellingen die plaatsvinden ná vaststelling van de Begroting incl. meerjarenraming/r bijstelling maar vóór vaststelling van de jaarrekening. Om dit te verzachten is bepaald dat deze bijstellingen door de raad in beginsel als geautoriseerd beschouwd, mits deze transparant blijken uit de jaarrekening. De raad kan zich dan alsnog een oordeel vormen. In het uiterste geval kan dit leiden tot een indemniteitsprocedure conform de gemeentewet (de raad heeft dan "bedenkingen" tegen de jaarrekening waardoor deze niet kan worden vastgesteld). Begrotingsoverschrijdingen in een jaar kunnen ook nog na 31 december worden goedgekeurd door de raad, wanneer deze herkenbaar in de jaarrekening worden opgenomen. In het uiterste geval kan dit leiden tot een eerder genoemde indemniteitsprocedure.

Artikel 7. Tussentijdse rapportage (Bestuursrapportage) 12-

-

Bijlage behorende bij raadsbesluit 21Rb082

Financiële verordening gemeente Kerkrade 2021

Een belangrijk onderdeel van de planning en control-cyclus is de Bestuursrapportage. Middels deze rapportage kan de raad indien nodig bijsturen. Het artikel bevat bepalingen over de minimale Ínhoud van de rapportage. Voor wat betreft de programma's die veelal meerjarig zullen zijn, zal er overigens niet elke tussenrapportage iets zinvols te melden zijn. Artikel 8. Informatieplicht Het college heeft op grond van artikel 169 Gemeentewet altijd een informatieplicht. Bij het aangaan van verplichtingen of het uitoefenen van bevoegdheden door het college met ingrijpende gevolgen voor de gemeente moet het college eerst het gevoelen van de raad inwinnen. Het betreft hier nadrukkelijk privaatrechtelijke rechtshandelingen. Deze bepaling, in combinatie met de eis van een sluitende begroting en een transparante verantwoording zorgt voor een natuurlijke "rem" bij het toepassen van dit artikel. In artikel 8 verzoekt de raad het college om informatie vooraf aan het aangaan van de opgesomde rechtshandelingen met een financieel gevolg, indien het aangaan van deze verplichtingen de in het artikel genoemde bedragen overschrijden.

Over verplichtingen die betrekking hebben op activiteiten/projecten die eerder al bij begroting (of middels begrotingswijzigingen) of middels een separaat besluit door de raad zijn goedgekeurd, hoeft de raad bij de verdere uitvoering ervan (bijvoorbeeld bij het doen van een concrete aankoop passend bij het project) niet opnieuw te worden geïnformeerd. Dat geldt dan ook voor onttrekkingen aan een specifiek voor dat doel én financiële omvang gevormde bestemmingsreserve of voorzieningen of voor het investeringsprogramma. Deze maken namelijk ook deel uit van de begroting. Deze bepaling geldt dus alleen voor nieuwe activiteiten/projecten waarmee de raad niet eerder heeft ingestemd én wanneer deze de genoemde grensbedragen te boven gaan. De bepalingen uit het artikel ontslaan het college niet van de wettelijke informatieplicht in andere gevallen. Het artikel schept slechts meer duidelijkheid tussen het college en de raad over wanneer de raad in elk geval vóóraf wenst te worden geïnformeerd en in de gelegenheid wil worden gesteld zijn wensen en bedenkingen aan het college kenbaar te maken. De genoemde bedragen gelden per investeringsproject, per goed of dienst, lening, waarborg of garantie etcetera afzonderlijk. Met kapitaal (lid d) wordt bedoeld het verstrekken van geldmiddelen in de vorm van het inbrengen van risicodragend vermogen zoals aandelenkapitaal.

Het uitgangspunt van meerjarig sluitende begroting blijft echter onverminderd overeind. Derhalve zal ook steeds dekking moeten worden gevonden, bij voorkeur binnen het betreffende programma. Artikel 9. Waarderen en afschrijven vaste activa Op grond van de Gemeentewet dient in de financiële verordening in elk geval de regels voor waardering en afschrijving te bevatten. Er is voor gekozen dit beleid in een bijlage vast te leggen, welke onderdeel uitmaakt van deze verordening. Artikel 10. Voorziening voor oninbare vorderingen Op basis van ervaringscijfers (historische percentages, m.n. voor de bulkfacturen) en/of een individuele beoordeling van posten wordt het bedrag voor (mogelijk) oninbare debiteuren bepaald. Momenteel is er een voorziening voor de oninbare belastingdebiteuren en een voorziening voor de oninbare sozawe-debiteuren. Artikel 11. Reserves en voorzieningen Reserves en voorzieningen zijn belangrijke componenten bij het beoordelen van de financiële positie van een gemeente. Voorheen vond de kaderstelling plaats middels een nota reserves en voorzieningen. Inmiddels 13-